sỔ tay hƯỚng dẪn hoẠt ĐỘng truyỀn thÔng · 2019. 7. 22. · sổ tay hướng dẫn...

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN QUỐC GIA

SỔ TAY HƯỚNG DẪN

HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG

Hà Nội, tháng 5 năm 2018

811

4

4

7

7

13

13

2021232424

17

17181920

25

2828293030

27

27

Mẫu KH 1: Kế hoạch thực hiện công tác truyền thôngMẫu KH 2: Kế hoạch triển khai từng hoạt động truyền thông cụ thể

MỤC LỤC

PHẦN I: HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNGI. QUY TRÌNH LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNGII. YÊU CẦU CƠ BẢN KHI LẬP KẾ HOẠCHIII. CÁC BIỂU MẪU LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Mẫu BC 1: Báo cáo thực hiện công tác truyền thông

IV. CÁC BIỂU MẪU BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

1. Thông cáo báo chí 2. Tổ chức họp báo 3. Trả lời phỏng vấn của báo chí 4. Tổ chức công tác thực địa 5. Các sản phẩm và tư liệu truyền thông do EVNNPT sản xuất

PHẦN II: HƯỚNG DẪN QUAN HỆ VÀ LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍI. HIỂU BÁO CHÍII. PHÂN LOẠI BÁO CHÍIII. CHỌN BÁO, ĐÀI KHI HỢP TÁC TRUYỀN THÔNGIV. CÁC CÔNG CỤ ĐỂ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO BÁO CHÍ

V. XÂY DỰNG VÀ DUY TRÌ QUAN HỆ VỚI BÁO CHÍ

1. Định vị thương hiệu EVNNPT2. Những vấn đề và rủi ro từ báo chí và truyền thông3. Những rủi ro từ hoạt động của doanh nghiệp4. Những rủi ro liên quan đến thực hiện kế hoạch truyền thông 5. Những rủi ro bắt nguồn từ truyền thông xã hội

PHẦN III: XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG TRUYỀN THÔNGI. CÁC VẤN ĐỀ VÀ RỦI RO CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN KHỦNG HOẢNG TRUYỀN THÔNG

3132

3233353738

39

39

42

3940

4243

45

46

II. QUY TRÌNH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG TRUYỀN THÔNGIII. CÁC BIỂU MẪU VÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

1. Xác định tình trạng khủng hoảng và nguyên nhân2. Xác định chiến lược xử lý khủng hoảng 3. Xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng 4. Thực hiện kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh 5. Đánh giá kết quả

PHẦN IV: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TRUYỀN THÔNG XÃ HỘII. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MẠNG XÃ HỘI CHO MỤC ĐÍCH TRUYỀN THÔNG VÀ MARKETING

II. HƯỚNG DẪN CBCNV SỬ DỤNG MẠNG XÃ HỘI

1. Sử dụng mạng xã hội trong truyền thông nội bộ2. Sử dụng mạng xã hội để truyền thông với bên ngoài

1. Những nguyên tắc chung2. Các lưu ý cơ bản khi chia sẻ thông tin của EVNNPT

PHẦN V: LƯU Ý VỀ SỬ DỤNG NHẬN DIỆN THƯƠNG HIỆU

PHẦN VI: LƯU Ý VỀ TRUYỀN THÔNG VỚI CỘNG ĐỒNG

4

PHẦN II HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNGPHẦN I

I. QUY TRÌNH LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Kế hoạch truyền thông của EVNNPT được xây dựng và tổ chức thực hiện hàng năm ở 2 cấpTổng công ty Các đơn vị cấp dưới (các Ban Quản lý dự án, các Công ty Truyền tải, và NPTS).

Từ trên xuống (đáp ứng nhu cầu thống nhất phương pháp trong toàn hệ thống Tổng công ty) Từ dưới lên (đáp ứng nhu cầu công tác và truyền thông cụ thể của từng đơn vị)

Các bước cụ thể trong quy trình lập và thực hiện kế hoạch truyền thông được mô tả như sau:

Quá trình lập kế hoạch và ngân sách thực hiện công tác truyền thông hàng năm được thực hiện theo cách thức hai chiều kết hợp: Quá trình lập kế hoạch và ngân sách thực hiện công tác truyền thông hàng năm được thực hiện theo cách thức hai chiều kết hợp:

Xác định nhu cầu truyền

thông của từng đơn vị

01

Đề xuất kế hoạch truyền

thông của từng đơn vị

02

Đề xuất kế hoạch truyền thông của

Tổng công ty

03Hoàn thiện, phê

duyệt và thông báo Kế hoạch truyền

04

Thực hiện kế hoạch

truyền thông

05

Theo dõi, đánh giá và báo cáo kết

06

5Sổ tay hướng dẫn hoạt động truyền thông

Bước 1: Tổng công ty tham vấn các đơn vị về nhu cầu truyền thông hàng nămVào quý cuối của năm trước, Ban Quan hệ cộng đồng (QHCĐ) của Tổng công ty xây dựng dự thảo kế hoạch cho toàn Tổng công ty với các mục tiêu và định hướng công tác truyền thông-trong năm, sử dụng Mẫu KH1 (Kế hoạch thực hiện công tác truyền thông) và Mẫu KH2 (Kế hoạch triển khai từng hoạt động truyền thông cụ thể).

Bước 2: Các đơn vị đề xuất kế hoạch công tác truyền thông hàng nămCác Ban và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty (Ban quản lý dự án, Công ty truyền tải, NPTS), xuất phát từ các yêu cầu cụ thể của đơn vị và tham khảo hướng dẫn của Tổng công ty, tổng hợp nhu cầu từ các bộ phận trong phạm vi quản lý của mình, đề xuất kế hoạch công tác truyền thông của đơn vị theo Mẫu 1 và Mẫu 2, sau đó gửi về Tổng công ty để xem xét tổng hợp.

Khi xây dựng đề xuất kế hoạch truyền thông, các đơn vị cần hoàn chỉnh thông tin thông tin tổng hợp yêu cầu trong Mẫu KH1, đồng thời xác định chi tiết từng hoạt động truyền thông cụ thể của đơn vị theo yêu cầu và hướng dẫn trong Mẫu KH2. Kế hoạch hoàn chỉnh bao gồm cả 2 mẫu này.

Bước này cần được hoàn thành trong tháng 10.

Mẫu KH1 và Mẫu KH2 đồng thời cũng được gửi cho các Ban thuộc Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty (Ban Quản lý dự án, Công ty Truyền tải, NPTS) để thu nhận thông tin, xác nhận nhu cầu từ các đơn vị làm cơ sở xây dựng kế hoạch công tác truyền thông.

Lưu ý: Mẫu KH1 và Mẫu KH2 đi liền với nhau và được sử dụng thống nhất trên toàn hệ thốngBước này cần được hoàn thành trong tháng 9.

Bước 3: Tổng công ty soạn thảo đề xuất kế hoạch truyền thông hàng nămBan QHCĐ của Tổng công ty tổng hợp toàn bộ các đề xuất từ các Ban và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty để hình thành Đề xuất Kế hoạch truyền thông của Tổng công ty. Trong quá trình tổng hợp và hình thành đề xuất, Ban QHCĐ tham vấn với các Ban:

Trưởng ban QHCĐ chia sẻ bản Đề xuất Kế hoạch truyền thông hàng năm qua kênh truyền thông nội bộ tới tất cả các Ban và đơn vị trực thuộc.


Kế hoạch và đầu tư (góp ý về lịch hoạt động và các nhau cầu truyền thông)Tài chính - Kế toán (góp ý về chi phí và ngân sách)Công nghệ thông tin (góp ý về công nghệ truyền thông và ứng dụng hạ tầng thông tin)Công đoàn và các đoàn thể (góp ý về các hoạt động nội bộ, đoàn thể, và hoạt động xã hội)

6

Ban QHCĐ tổng hợp lần cuối các góp ý điều chỉnh để trình lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt. Sau đó, Kế hoạch truyền thông của Tổng công ty được thông báo chính thức tới toàn hệ thống để thực hiện.


Bước 4: Hoàn thiện, phê duyệt và thông báo Kế hoạch truyền thông Sau khi công bố, tất cả các Ban và các đơn vị trực thuộc có 15 ngày để góp ý lần cuối và đề nghị điều chỉnh Đề xuất Kế hoạch (nếu có nhu cầu hợp lý).

Bước 5: Thực hiện kế hoạch truyền thôngSau khi Lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt kế hoạch, Tổng Công ty giao chỉ tiêu ngân sách cho các đơn vị để tổ chức thực hiện.

Các hoạt động lớn của công tác truyền thông sẽ được thực hiện theo Mẫu KH1.

Từng hoạt động truyền thông cụ thể sẽ được thực hiện theo Mẫu KH2.

Bước 6: Theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả Mọi hoạt động truyền thông cụ thể đều cần được theo dõi tiến độ theo định kỳ và được đánh giá hoàn thành so với các kết quả và mục tiêu đã đề ra. Đánh giá giữa năm và cuối năm cần được tiến hành một cách bắt buộc, theo Mẫu BC đính kèm, dựa trên tổng hợp các đánh giá của từng hoạt động truyền thông cụ thể.

Kế hoạch cho các hoạt động truyền thông cụ thể luôn cần được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.

Bất kỳ hoạt động truyền thông nào cũng yêu cầu kế hoạch chi tiết, cụ thể hoá các nội dung trong Mẫu KH2

Lưu ý:

Theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả các hoạt động lớn của công tác truyền thông được đối chiếu theo Mẫu BC, thực hiện 6 tháng một lần.

Theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả của từng hoạt độngh truyền thông cụ thể được đối chiếu theo Mục 11 của Mẫu KH2, thực hiện nhanh và ngắn gọn ngay sau khi kết thúc từng hoạt động truyền thông cụ thể.

Lưu ý:


II. YÊU CẦU CƠ BẢN KHI LẬP KẾ HOẠCHTrong xây dựng các nội dung kế hoạch truyền thông, cần đảm bảo tuân thủ các tiêu chí kỹ thuật sau đây:

III. CÁC BIỂU MẪU LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNGKhi xây dựng đề xuất kế hoạch truyền thông, các đơn vị cần hoàn chỉnh thông tin thông tin tổng hợp yêu cầu trong Mẫu KH1, đồng thời xác định chi tiết từng hoạt động truyền thông cụ thể của đơn vị theo yêu cầu và hướng dẫn trong Mẫu KH2. Kế hoạch hoàn chỉnh bao gồm cả Mẫu KH1 và nhiều Mẫu KH2 (mỗi hoạt động truyền thông cụ thể cần 1 Mẫu KH2 riêng).

Cụ thể (Specific)

Đo lường được (Measurable)

Các nội dung được thể hiện rõ ràng và cụ thể, dễ dàng diễn giải và không hiểu sai.

Các mục tiêu, hoạt động và kết quả được thể hiện bằng các số liệu định lượng hoặc định tính để có thể phân tích, so sánh và đánh giá được trong thực hiện, theo dõi và đánh giá.

Hướng vào kết quả (Result-oriented)Các công việc, hoạt động, kết quả, phân công và tổ chức thực hiện phải hướng vào đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cần xem xét tính chi phí- hiệu quả của các nguồn lực thực hiện các hoạt động.

Có thể đạt được (Achievable)Các mục tiêu, hoạt động, kết quả đặt ra để phấn đấu đạt được, song cần thực tế và khả thi, trên cơ sở các nguồn lực và thời gian sẵn có.

Có khung thời gian (Time-bound)Có khung thời gian/thời hạn thực hiện các công việc để có thể đánh giá được kết quả và mức độ hoàn thành

5

4

3

2

1

8

Đơn vị: ................Ngày gửi Tổng công ty: ................Người lập kế hoạch (hoặc đầu mối liên hệ): .....................Email:................. ; Điện thoại:................

Kỳ báo cáo: ................

Mẫu KH 1: Kế hoạch thực hiện công tác truyền thông

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG EVNNPT NĂM 201X

I. BỐI CẢNH:

II. KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG

Tình hình và nhiệm vụ công tác của đơn vị trong năm kế hoạch (nêu tổng quát tình hình, phương hướng hoạt động của đơn vị, các nhiệm vụ trọng tâm, các sự kiện lớn…)

Các hoạt động trọng tâm cần truyền thông hỗ trợ (xác định những việc/hoạt động/sự kiện/chương trình…của đơn vị nhất định phải có truyền thông hỗ trợ).

Các ưu tiên truyền thông của đơn vị (sắp xếp theo thứ tự quan trọng nhất trở xuống)? Lý do? (Mô tả tại đây và tổng hợp trong Bảng 2 Mẫu KH1 bên dưới)

Đối chiếu với 4 Mục tiêu chiến lược (Cột 1 trong bảng dưới đây), các đơn vị đăng ký các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể cho đơn vị mình trong kỳ kế hoạch (cột 2 trong bảng dưới đây).

Xây dựng hình ảnh EVNNPT như một doanh nghiệp chuyên nghiệp, đáng tin cậy, có vai trò chủ lực trong phục vụ an ninh năng lượng, góp phần phát triển kinh tế quốc gia và đảm bảo an ninh, quốc phòng

Bảng 1 Mẫu KH1: Các chỉ tiêu kế hoạch cho công tác truyền thông

Thương hiệu được sử dụng nhất quán, dễ nhận biết, được yêu thích, được tin cậyTỉ lệ đối tượng truyền thông ở các mức độ nhận thức (Cao/Trung bình/Thấp). VD: 20% số đối tượng được khảo sát có nhận thức Cao về một vấn đề cụ thể nào đó trong các vấn đề này.

01 Các chỉ tiêu đăng ký cho kỳ kế hoạch MỤC TIÊU


Thu hút sự quan tâm và thúc đẩy sự ủng hộ của các nhóm đối tượng trong các hoạt động vận hành và đầu tư phát triển của EVNNPT

Số trường hợp vi phạm an toàn lưới điệnSố trường hợp phản ánh/khiếu nại/khiếu kiện liên quan đến hoạt động của EVNNPT ở tất cả các lĩnh vực và đối tượngTỉ lệ hộ dân thực hiện bàn giao mặt bằng đúng tiến độ Số lượng cơ quan, tổ chức địa phương ký và các đối tác ký thỏa thuận hợp tác/cơ chế phối hợpMức độ tăng nguồn lực hàng năm (vốn, công nghệ, con người) từ kết quả của truyền thông và quan hệSố lượng bài báo/chương trình chính thống phản ánh tích cực về EVNNPT, kèm theo PR value và số lượng người xem tương ứngSố lượng xem, thích, chia sẻ, bình luận, thích trên mạng xã hội Số vụ khủng hoảng truyền thông liên quan đến EVNNPT.Mức độ giảm thiệt hại hàng năm nhờ quản lý quan hệ quản lý khủng hoảng truyền thông Thời gian bình quân xử lý thành công từng vụ việc khủng hoảng


Thu hút sự tham gia của các nhóm đối tượng trong các hoạt động của các chương trình phát triển bền vững do EVNNPT đề xuất hoặc chủ trì tiến hành.

Số lượng người hưởng lợiQuy mô gây quỹ Số lượng nhà tài trợ (tổ chức và cá nhân)Số lượng đối tác tham giaĐánh giá của truyền thông Kết quả truyền thông của các đối tác về các hoạt động của họ trong các chương trình chung với EVNNPT


Xây dựng năng lực truyền thông cho EVNNPT

Sơ đồ tổ chức và công việc truyền thôngMô tả công việc cho từng vị trí công tác truyền thông Số lượt cán bộ nhân viên được đào tạo truyền thôngNgân sách hoạt động truyền thôngNền tảng công nghệ thông tin truyền thông Số lượng nhà cung cấp dịch vụ và chuyên gia truyền thông sử dụng trong kỳ


10

III. BẢNG TỐNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG CỤ THỂ VÀ NGÂN SÁCH ĐỀ XUẤT Hoạt động truyền thông cụ thể sẽ dựa trên Lịch tổng hợp các sự kiện và hoạt động truyền thông, bao gồm:

Các hoạt động truyền thông sẽ bám theo các sự kiện/hoạt động chính được đề ra trong kế hoạch công tác, đồng thời có sự điều chỉnh cho phù hợp với các diễn biến thực tế.

Bảng 3 Mẫu KH1: Tổng hợp các hoạt động truyền thông cụ thể

Các hoạt động/sự kiện dự án đầu tư?Các sự kiện vận hành lưới điện?Các sự kiện hợp tác với các đối tác kinh doanh hoặc triển khai hoạt động? Các sự kiện và hoạt động cộng đồng (xã hội, môi trường, sinh kế, thiện nguyện...)?Các sự kiện nội bộ cần truyền thông nội bộ?Các sự kiện khác?

Bảng 2 Mẫu KH1: Lịch sự kiện truyền thông

Hoạt động/ Sự kiện truyền thông

1.2.

n.

Tên hoạt động/sự kiện 1

Quý IT1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12

Quý II Quý III Quý IV

Tên hoạt động/sự kiện

HOẠT ĐỘNG Mục tiêutruyền thôngĐối tượng

truyền thôngThông điệpvà nội dung

chính

Kênh truyền thông

đề xuấtNgân sách

đề xuấtĐơn vị phối hợp

Đơn vịchủ trì

Thời gian (bắt đầu - kết thúc)

Các chiệm vụ

chính

Truyền thông với bên ngoài

Truyền thông nội bộ

Hoạt động 1 (tên hoạt động)

Hoạt động 2

Hoạt động 1

Hoạt động 2

Tổng cộng

Tổng cộng


Khi xây dựng đề xuất kế hoạch truyền thông, các đơn vị cần hoàn chỉnh thông tin thông tin tổng hợp yêu cầu trong Mẫu KH1, đồng thời xác định chi tiết từng hoạt động truyền thông cụ thể của đơn vị theo yêu cầu và hướng dẫn trong Mẫu KH2. Kế hoạch hoàn chỉnh bao gồm Mẫu KH1 và nhiều Mẫu KH2 (mỗi hoạt động truyền thông cụ thể cần 1 Mẫu KH2 riêng).

Bối cảnh truyền thông của sự kiện cụ thể? Yêu cầu mô tả: Quy mô và ý nghĩa sự kiện, thời gian, địa điểm...

Mẫu KH 2: Kế hoạch triển khai từng hoạt động truyền thông cụ thể

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG

Bảng 4 Mẫu KH1: Tổng hợp các hoạt động tăng cường năng lực truyền thông

(Tên hoạt động truyền thông số n)

Các hoạt động tăng cường năng lực truyền thông sẽ bám theo các nhu cầu năng lực truyền thông được đề ra trong chiến lược truyền thông (ví dụ đào tạo kỹ năng truyền thông, sản xuất tài liệu truyền thông, phát triển cơ sở hạ tầng truyền thông...), đồng thời phân bổ cho phù hợp với lịch công tác tác của đơn vị.

Mục tiêu truyền thông trong bảng này là kết quả cụ thể cần đạt được của hoạt động truyền thông đó. Kết quả này có thể đóng góp cho ít nhất 01 Mục tiêu của chiến lược truyền thông ở phần trên. Tránh nhầm lẫn giữa mục tiêu của từng hoạt động truyền thông cụ thể với Mục tiêu chiến lược truyền thông.

Lưu ý:

IV. BẢNG TỐNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC TRUYỀN THÔNG VÀ NGÂN SÁCH ĐỀ XUẤT

HOẠT ĐỘNG Kết quả dự kiến Đơn vị chủ trì Đơn vị phối hợpThời gian (bắt đầu - kết thúc)

LINH VỰC I

LINH VỰC II

Hoạt động 1.1 (tên hoạt động)

Hoạt động 1.2

Hoạt động 2.1

Hoạt động 2.2

Tổng cộng

Ngân sách đề xuất

1

12

Mục tiêu truyền thông? Yêu cầu mô tả: Cần đạt được kết quả gì từ truyền thông2

Đối tượng truyền thông? Yêu cầu mô tả: Truyền thông nhằm vào nhóm đối tượng nào3

Đơn vị phối hợp Yêu cầu mô tả: Tên đơn vị phối hợp truyền thông, lý do8

Chọn đơn vị dịch vụ truyền thông Yêu cầu mô tả: Tên nhà cung cấp dịch vụ, lý do lựa chọn9

Ngân sách Yêu cầu mô tả: Ngân sách cụ thể cho từng hoạt động phát sinh chi phí và tổng cộng10

Theo dói, đánh giá và báo cáo kết quả Yêu cầu mô tả: 11

Nội dung truyền thông và thông điệp chính Yêu cầu mô tả: Nói hay ngụ ý gì với nhóm đối tượng này (Ví dụ về Nội dung truyền thông: các hướng dẫn người dân tham gia bảo vệ công trình; Thông điệp: Doanh nghiệp trong vùng dự án nên tuân thủ ..)

4

Yêu cầu về thể hiện nội dung?Yêu cầu mô tả: Câu chuyện, góc nhìn, ngôn ngữ, hình thức thể hiện của sản phẩm truyền thông, tin hay bài, phóng sự, phim tài liệu, pa-nô, ap-phích, video clips, infographics, tờ rơi...?

5

Chọn kênh truyền thông Yêu cầu mô tả: Chọn báo, đài nào hay truyền thông trực tiếp qua gặp mặt, họp, kết hợp với kênh truyền thông xã hội nào

Các hoạt động truyền thông và thời gianYêu cầu mô tả: Hoạt động truyền thông trước sự kiện, trong sự kiện, sau sự kiện - ghi rõ thời gian

6

7

Kết quả đạt được trên thực tế (Đo kết quả truyền thông bằng số lượng tin, bài, lượng view, share, cộng với các đánh giá truyền thông chuyên nghiệp như media clipping, PR values, social listening... )

Những công việc đã được thực hiện thuận lợi

Những công việc đã được thực hiện không thuận lợi hoặc không thực hiện được. Tại sao.

Những kinh nghiệm và bài học cần lưu ý.


Các mục tiêu của Chiến lược truyền thông Các chỉ tiêu đăng ký cho kỳ kế hoạch Kết quả thực hiện các chỉ tiêu trong kỳ báo cáo

Mục tiêu 1:

Xây dựng hình ảnh EVNNPT như một doanh nghiệp chuyên nghiệp, đáng tin cậy, có vai trò chủ lực trong phục vụ an ninh năng lượng, góp phần phát triển kinh tế quốc gia và đảm bảo an ninh, quốc phòng

Mục tiêu 2:

Thu hút sự quan tâm và thúc đẩy sự ủng hộ của các nhóm đối tượng trong các hoạt động

I. BỐI CẢNH:

II. KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG

Tình hình và nhiệm vụ công tác của đơn vị?

Các yêu cầu về truyền thông của đơn vị?

Các ưu tiên truyền thông của đơn vị? Lý do?

Đối chiếu các chỉ tiêu kế hoạch với các kết quả đạt được trên thực tế.

Thương hiệu được sử dụng nhất quán, dễ nhận biết, được yêu thích, được tin cậy

Tỉ lệ đối tượng truyền thông ở các mức độ nhận thức (Cao/Trung bình/Thấp). VD: 20% số đối tượng được khảo sát có nhận thức Cao về một vấn đề cụ thể nào đó trong các vấn đề này.

Báo cáo kết quả thực hiện ở cột này


Số trường hợp vi phạm an toàn lưới điện

Số trường hợp phản ánh/khiếu nại/khiếu kiện liên quan đến

Đơn vị: ................Ngày gửi Tổng công ty: ................Người lập kế hoạch (hoặc đầu mối liên hệ): .....................Email:................. ; Điện thoại:................

Mẫu BC 1: Báo cáo thực hiện công tác truyền thông BÁO CÁO THỰC HIỆN CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG EVNNPT

IV. CÁC BIỂU MẪU BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Kỳ báo cáo: ................

14

vận hành và đầu tư phát triển của EVNNPT



hoạt động của EVNNPT ở tất cả các lĩnh vực và đối tượng

Tỉ lệ hộ dân thực hiện bàn giao mặt bằng đúng tiến độ

Số lượng cơ quan, tổ chức địa phương ký và các đối tác ký thỏa thuận hợp tác/cơ chế phối hợp

Mức độ tăng nguồn lực hàng năm (vốn, công nghệ, con người) từ kết quả của truyền thông và quan hệ

Số lượng bài báo/chương trình chính thống phản ánh tích cực về EVNNPT, kèm theo PR value và số lượng người xem tương ứng

Số lượng xem, thích, chia sẻ, bình luận, thích trên mạng xã hội

Số vụ khủng hoảng truyền thông liên quan đến EVNNPT.

Mức độ giảm thiệt hại hàng năm nhờ quản lý quan hệ quản lý khủng hoảng truyền thông

Thời gian bình quân xử lý thành công từng vụ việc khủng hoảng

Số lượng người hưởng lợi

Quy mô gây quỹ Số lượng nhà tài trợ (tổ chức và cá nhân)

Số lượng đối tác tham gia

Đánh giá của truyền thông

Kết quả truyền thông của các đối tác về các hoạt động của họ trong các chương trình chung với EVNNPT

Mục tiêu 3:

Thu hút sự tham gia của các nhóm đối tượng trong các hoạt động của các chương trình phát triển bền vững do EVNNPT đề xuất hoặc chủ trì tiến hành.


Các khác biệt giữa kế hoạch và thực hiện trên thực tế cần được nêu rõ tại đây và nêu lý do.

Lưu ý:

HOẠT ĐỘNGMục tiêu

truyền thôngđã đạt được

Đối tượngtruyền thông Thông điệp

Chi phí thực tế

Đơn vị phối hợp

Đơn vịchủ trì

Kênh truyền thông

đã sử dụng

Thời gian (bắt đầu - kết thúc)

Truyền thông với bên ngoài

Truyền thông nội bộ

Hoạt động 1 (tên hoạt động)

Hoạt động 2

Hoạt động 1

Hoạt động 2

Tổng cộng

Tổng cộng

III. BẢNG TỐNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG CỤ THỂ ĐÃ THỰC HIỆN

Mục tiêu 4:

Xây dựng năng lực truyền thông cho EVNNPT

Sơ đồ tổ chức và công việc truyền thông

Mô tả công việc cho từng vị trí công tác truyền thông

Số lượt cán bộ nhân viên được đào tạo truyền thông

Ngân sách hoạt động truyền thông

Nền tảng công nghệ thông tin truyền thông

Số lượng nhà cung cấp dịch vụ và chuyên gia truyền thông sử dụng trong kỳ

Nội dung, ấn phẩm

đã thực hiện

16

Kết quả đạt được trên thực tế (Thuyết minh kết quả thực hiện Kế hoạch truyền thông bằng các chỉ tiêu kế hoạch đã đăng ký theo 4 Mục tiêu của Chiến lược truyền thông)

Những hoạt động đã được thực hiện thuận lợi

Những hoạt động đã được thực hiện không thuận lợi hoặc không thực hiện được. Tại sao.

Những kinh nghiệm và bài học cần lưu ý.

Yêu cầu đánh giá:

Các khác biệt giữa kế hoạch và thực hiện trên thực tế cần được nêu rõ tại đây và nêu lý do.

Lưu ý:

IV. BẢNG TỐNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC TRUYỀN THÔNG ĐÃ THỰC HIỆN

V. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

HOẠT ĐỘNG Kết quả dự kiến Đơn vị chủ trì Đơn vị phối hợpThời gian (bắt đầu - kết thúc)

LINH VỰC I

LINH VỰC II

Hoạt động 1.1 (tên hoạt động)

Hoạt động 1.2

Hoạt động 2.1

Hoạt động 2.2

Tổng cộng

Chi phíthực tế


Nội dung phong phú hơn, gần với độc giả và đời sống hơn.

Chuyển hướng thông tin nhiều chiều, có sự tham gia của độc giả.

Cạnh tranh chất lượng, cạnh tranh độc giả. Những bài báo theo phong cách tuyên truyên truyền giảm xuống vì không còn người đọc.

Nhà báo phải năng động hơn, bám các sự kiện và biến động của đời sống.

Xuất hiện báo chí thương mại phải bám vào nhu cầu của thị trường để tìm nguồn sống.

Tính cạnh tranh ngày càng tăng do công nghệ mới và báo điện tử.

Mạng xã hội đang biến mọi công dân đều có thể trở thành người đưa tin. Mạng xã hội đang trở thành nguồn tin của báo chí chính thống.

I. HIỂU BÁO CHÍĐể làm việc hiệu quả với báo chí, cần hiểu rõ hệ thống báo chí ở Việt Nam, các đặc điểm và nhu cầu của báo chí. Báo chí trước đây được bao cấp, chủ yếu là công cụ tuyên truyền, đưa thông tin một chiều, từ trên xuống, mang nặng tính giáo huấn và ít có sự tương tác.

Hiện nay, chỉ còn rất ít tờ báo được bao cấp, mà chủ yếu phải tự hạch toán. Cùng với sự xuất hiện của Internet, điều này đã dẫn tới sự hình thành một nền báo chí mới với đặc điểm:

Những điều báo chí cần ở nguồn tin là:

PHẦN II HƯỚNG DẪN QUAN HỆ VÀ LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍBáo chí là kênh thông tin chính tiếp cận được mọi đối tượng một cách dễ dàng và có ảnh hưởng trong việc định hướng nhận thức xã hội. Trong Chiến lược truyền thông của EVNNPT, báo chí được coi là một trong những kênh thông tin quan trọng nhất để cung cấp thông tin cho công chúng và các bên liên quan. Đây cũng là kênh góp phần đẩy mạnh quảng bá thương hiệu EVNNPT.

NEWSLOREM IPS

UM DOLOR SIT AMET

No.

11:12:2014

LOREM IPSUM

DOLOR SIT AMET

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREMT

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMETLOREM IPS

UM DOLOR SIT AMET

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMETLOREM IPS

UM DOLOR SIT AMET

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOL

OR SIT AMET LORE

M IPSUM DOLOR SI

T

AMETLOREM IPSUM D

OLOR SIT AMET LORE

M IPSUM DOLOR SIT

AMET LOREM IPSUM

DOLOR SIT AMET LO

REM IPSUM DOLOR SI

T

AMET

LOREM IPSUM

DOLOR SIT AMET

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET LOREM IP

SUM DOLOR SIT AME

T

LOREM IPSUM DOLOR

SIT AMET

NEWSLOREM IPSUM DOLOR SIT AMET No.

11:12:2014

LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET

LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET

LOREMT





LOREM IPSUM DOLOR SIT AMETLOREM IPSUM DOLOR SIT AMET












LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET





LOREM IPSUM DOLOR SIT AMETLOREM IPSUM DOLOR SIT AMET




LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET LOREM IPSUM DOLOR SIT

AMETLOREM IPSUM DOLOR SIT AMET LOREM IPSUM DOLOR SIT

AMET LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET LOREM IPSUM DOLOR SIT

AMET







Thông tin: Có gì mới không? Nếu không có gì mới, thông tin không hấp dẫn, cũ, không có giá trị thông tin thì sẽ không thu hút được báo chí.

Cung cấp kiến thức: Báo chí không phải chuyên gia nên để họ viết đúng và chính xác, cần giúp họ hiểu bằng cách cung cấp các tài liệu được viết theo ngôn ngữ thông thường, ai cũng hiểu. Nếu báo chí không hiểu thì độc giả cũng không hiểu.

18

II. PHÂN LOẠI BÁO CHÍ Điểm mạnh Điểm yếu

Chủ đề nóng: Giúp báo chí nhìn sâu vào vấn đề nóng được quan tâm.

Thông tin mới: Giúp phát hiện vấn đề mới.

Có câu chuyện: Cung cấp các câu chuyện hay và bối cảnh thực tế.

Bằng chứng thuyết phục: Cung cấp phân tích chính sách, bằng chứng tác động của chính sách.

Tạo điều kiện đi thực địa.

Nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhà báo đối với lĩnh vực ngành nghề này.

Chủ đề nóng: Giúp báo chí nhìn sâu vào vấn đề nóng được quan tâm.

Thông tin mới: Giúp phát hiện vấn đề mới.

Có câu chuyện: Cung cấp các câu chuyện hay và bối cảnh thực tế.

Bằng chứng thuyết phục: Cung cấp phân tích chính sách, bằng chứng tác động của chính sách.

Tạo điều kiện đi thực địa.

Nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhà báo đối với lĩnh vực ngành nghề này.

Có hình, hấp dẫn, phong phú, có nhiều kênh phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau. Tiếp cận được lượng người xem rất lớn, cả thành thị và nông thônCó ảnh hưởng lớn

Phải xem vào giờ nhất định.Nội dung không sâu Không đưa được thông tin chi tiết, nhiều kỳ, hay lặp đi lặp lại

TV

Nội dung sâu, có thể linh hoạt về thời gian Các báo lớn có sức ảnh hưởng Có khả năng phản biện sâu Có thể theo đuổi nhiều kỳ về một vụ việc

Số lượng phát hành không lớn, chỉ phù hợp với thành phố

Phong phú, có nhiều kênh phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau.

Ít người nghe, phải nghe vào giờ nhất định Nội dung không sâu

ĐÀI PHÁT THANH

BÁO IN

Nhanh, có tính tương tác mạnh, phù hợp với đối tượng độc giả trẻ, dân văn phòng, tầng lớp trung lưuKhông mất tiền Có khả năng tạo ra những cuộc thảo luận các vấn đề xã hội sâu, kéo dài, thảo luận trực tuyến

Phải chấp nhận đáp ứng nhu cầu của nhiều loại độc giả và thị hiếu rất khác nhau, khó có trọng tâm, bên cạnh những thông tin nghiêm túc là rất nhiều câu chuyện lá cải. Một số tờ báo điện tử nhỏ hay khiêu khích doanh nghiệp để tạo chú ý.

BÁO ĐIỆN TỬ

Có không gian cho thảo luận các vấn đề tĩnh, chuyên sâu, thay đổi chậm

Chậm, kén người đọc

TẠP CHÍ


Loại tin Nhóm báo chí phù hợp Gợi ý

Thông tin về các khởi công, đóng điện, chương trình đầu tư mới, phát triển ngành, thành tựu…

Thông tin liên quan tới sự cố, phòng tránh sự cố, các nỗ lực chuẩn bị phòng sự cố truyền tải

Câu chuyện hiện trường (tác động ảnh hưởng tới người dân, đời sống của người làm nghề truyền tải…)

Báo ngànhBáo, đài địa phươngCác báo, đài lớn và chính thống ở trung ươngCác báo đài tiếng Anh lớn của Việt NamMột số báo đài khu vực và quốc tế có đại diện tại Việt Nam (chọn lọc)

Các báo, đài nhiều người theo dõi

Các báo, đài nhiều người theo dõi

Để thông tin của bạn thật sự đến được với đối tượng bạn muốn, cần trả lời những câu hỏi quan trọng sau đây:

Để thông tin đăng tải có tác động mong muốn, cần lưu ý phân loại thông tin phù hợp cho từng nhóm báo đế nhận được sự quan tâm của báo chí và đáp ứng nhu cầu của người xem:

Mục đích/mục tiêu truyền thông của chúng ta là gì?Chúng ta có thông tin gì có giá trị/mới?Chúng ta cần truyền cho ai? Chúng ta muốn tác động đến ai? Tờ báo/TV/Đài nào có thể đến được với đối tượng truyền thông của chúng ta? Những đối tượng chúng ta nhắm đến có đọc/xem/nghe bằng các phương tiện này không? Họ sử dụng khi nào (thói quen)?Tờ báo/đài đó liệu có quan tâm tới thông tin/vấn đề chúng ta cung cấp hay không?Khuynh hướng, chủ trương, tôn chỉ mục đích của tờ báo là gì? Độc giả chính của nó là ai?Phóng viên theo dõi lĩnh vực chúng ta quan tâm là ai? Liệu chúng ta có thể tiếp cận họ được không? Chúng ta tiếp cận họ bằng cách nào?Làm thế nào để giúp họ hiểu được những thông tin chúng ta cung cấp?

III. CHỌN BÁO, ĐÀI KHI HỢP TÁC TRUYỀN THÔNG

Báo Công thươngBáo, Đài PTTH, cổng thông tin điện tử của tỉnhCổng thông tin điện tử của Chính phủVTV, VOV, Báo Nhân dân, TTXVNVietnam News, Vietnam Investment Review,

VTV VOVVTCHTVVietnamNet, Dân tríVnExpress, Tuổi trẻThanh niên, Tiền phong, Lao động, Người lao động

20

1. Thông cáo báo chí

Bước 1: Chọn chủ đề

Cách viết một thông cáo báo chí:

IV. CÁC CÔNG CỤ ĐỂ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO BÁO CHÍ

Báo chí là một kênh truyền thông hết sức quan trọng trong việc nâng cao thương hiệu của EVNNPT. Các mối quan hệ với báo chí cần được xác định và củng cố dựa trên hiểu biết đầy đủ về tôn chỉ mục đích, nhu cầu thông tin và đặc điểm cũng như khả năng ảnh hưởng của từng tờ báo.

Luôn quan tâm tới nhu cầu tiếp nhận thông tin của công chúng và các nhóm đối tượng truyền thông, tuân thủ nguyên tắc: Cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu đẩy mạnh thương hiệu của EVNNPT, nhưng phải là những thông tin có chọn lọc và là những thông tin có giá trị tin tức, có câu chuyện, có liên quan lợi ích, hấp dẫn đối với từng nhóm cụ thể. Không chạy theo số lượng bài đăng, dẫn đến buộc phải ký kết các hợp đồng đăng tải với báo chí mà thực chất số lượng người đọc vẫn thấp. Hướng tới việc chính nhà báo sẽ phải tìm đến EVNNPT để lấy thông tin, bằng cách chuẩn bị và cung cấp nguồn tin, chất liệu truyền thông có giá trị và có nhiều thông tin hấp dẫn.

Thông cáo báo chí bắt đầu bằng điều bạn muốn thông báo điều vừa xảy ra cho báo chí và công chúng. Đây chính là tin của bạn và chủ đề của thông cáo báo chí.

Tin đó có thể là công bố kết quả nghiên cứu, kết quả điều tra, khảo sát, dịch vụ mới, khởi động chương trình mới, phần thưởng, giải thưởng, kí kết quan hệ hợp tác mới, công bố danh sách đen...

Bước 2: Viết đoạn mở đầu

Đoạn mở đầu nên là một câu đơn giản thể hiện rõ tin mới là gì.

Người đọc cần biết chính xác bạn công bố điều gì bằng việc đọc đoạn mở đầu.

Đoạn mở đầu không nên dài quá 2 câu, chỉ gói gọn trong 3 dòng.

Bước 3: Phát triển nội dung

Phần nội dung của thông cáo báo chí là phần mở rộng thông tin về “Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Như thế nào và Tại sao“

Chi tiết của thông cáo báo chí chỉ nên hạn chế với các dữ liệu về thông tin được công bố.

Ý kiến, đánh giá thổi phồng, cường điệu không phù hợp.

Không nên có các câu nhận định, đánh giá thái quá theo kiểu “chưa bao giờ có một phát hiện/sáng kiến gây ngạc nhiên như thế”.


Bước 1: Xác định lý do họp báo

Nói chung chỉ nên tiến hành họp báo khi muống công bố thông tin quan trọng, đáng kể, và muốn gây sự chú ý của đông đảo báo chí. Họp báo có thể được cân nhắc sử dụng khi công bố những thành tự lớn, khi có những sự kiện truyền thông lớn của tổ chức có thể quảng bá thương hiệu, hoặc khi gặp khủng hoảng truyền thông cần khẩn cấp lên tiếng để bảo vệ thương hiệu.

Bước 2: Chuẩn bị nội dung

Lên chương trình họp báoXác định người phát biểu chính

2. Tổ chức họp báo

Luôn sử dụng giấy có nhận diện thương hiệu của Tổng công ty Mở đầu rõ ràng, vào ngay vấn đề Tập trung vào thông tin mới được công bố Cần có địa chỉ, điện thoại, tên người liên hệ ở cuối thông cáo báo chí Không dài quá một trang Có địa chỉ website để người đọc có thể tìm hiểu thêm thông tin

Những lưu ý khi làm thông cáo báo chí:

Bước 4: Kết thúc

Điều quan trọng là dựa trên dữ kiện, người đọc sẽ tự định hình ý kiến của mình.Có thể trích dẫn 1, 2 câu nói của nhân vật quan trọng liên quan nói về ý nghĩa của sự kiện được nêu.

Thông cáo báo chí thường được kết thúc bằng các thông tin bối cảnh/thông tin bổ sung giới thiệu về cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp công bố thông tin.

Bước 5: Phát hành và đăng tải

Gửi thông cáo báo chí qua email cho các phóng viênNên gửi kèm từ 1 - 3 ảnh đã chuẩn bị, thể hiện tốt nhất hình ảnh doanh nghiệp theo chủ đề và góc nhìn mong muốn Đưa lên trang dành cho báo chí trên website của Tổng công ty/đơn vị.

Bước 6: Theo dõi đăng tải

Sau khi gửi thông cáo báo chí, theo dõi xem các báo có đăng thông tin không. Tổng hợp tin hoặc bài, đồng thời theo dõi kết quả (có thể tự làm hoặc qua dịch vụ media report (đối với báo chí) và các hiệu ứng trên truyền thông xã hội (có thể tự làm hoặc qua dịch vụ social listening).

22

Bước 4: Tiến hành họp báo

Tiếp đón phóng viên, phát tài liệu Giới thiệu người dự Tuyên bố lý do họp báo Bài phát biểu chính (1-3 phát biểu tùy theo nội dung họp báo)Hỏi đáp giữa phóng viên và những người chủ trì họp báo


Sau khi họp báo, theo dõi xem các báo có đăng thông tin không và đăng như thế nào. Tổng hợp tin hoặc bài, đồng thời theo dõi kết quả (có thể tự làm hoặc qua dịch vụ media report (đối với báo chí) và các hiệu ứng trên truyền thông xã hội (có thể tự làm hoặc qua dịch vụ social listening).

Những người phát biểu phụ Chuẩn bị bài phát biểu/trình bày Xác định ai sẽ trả lời phỏng vấn nếu báo chí yêu cầu Chuẩn bị thông cáo báo chí và các tài liệu như báo cáo, ấn phẩm để phát cho phóng viên…Dự liệu những câu hỏi phóng viên có thể hỏi và chuẩn bị câu trả lời Dự liệu các tình huống không mong muốn trong họp báo:

Không ai hỏi: Chuẩn bị trước “quân xanh” Hỏi lung tung, không liên quan – Lúc này cần có kỹ năng dẫn dắt tốt để kéo sự quan tâm của phóng viên vào vấn đề chính. Cần biết từ chối trả lời những câu hỏi không liên quan. Luôn luôn kéo sự chú ý quay về vấn đề then chốt.Hỏi nhạy cảm, thiếu thiện chí: Hẹn trả lời sau do “thời gian eo hẹp”. Tấn công trực diện diễn giả một cách hiếu chiến: định hướng lại nội dung yêu cầu, yêu cầu tôn trọng, trả lời sau Một người hỏi quá nhiều: Người dẫn dắt cần cắt để chuyển mic cho những người khác có cơ hội được hỏi.

Bước 3: Chuẩn bị về mặt tổ chức

Xác định các báo sẽ mời và lên danh sách phóng viênLên danh sách chủ nhàXác định địa điểmTrang trí địa điểm theo chủ đề nội dung họp báo, đồng thời tuân thủ hướng dẫn sử dụng nhận diện thương hiệuGửi đơn xin phép họp báo tại http://dvc.ict-hanoi.gov.vn/dvctt/index.phpGửi giấy mờiThời gian: tối đa 60 phút, không nên kéo dài.


Bước 3: Tiến hành trả lời phỏng vấn

Tiếp đón phóng viên và mở đầu câu chuyện vui vẻ và thân thiện để tạo không khí tốt. Đừng ngại đề nghị tạm dừng phỏng vấn để bắt đầu lại hoặc điều chỉnh nếu thấy nội dung trả lời không chính xác hoặc không phù hợp. Cán bộ phụ trách truyền thông luôn tham dự cùng để hỗ trợ người trả lời phỏng vấn.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Người đầu tiên tiếp nhận chuyển yêu cầu của phóng viên sang đầu mối phụ trách truyền thông. Cán bộ truyền thông xác định danh tính nhà báo và cơ quan báo chí và nhận yêu cầu phỏng vấn. Xác định mục đích phỏng vấn và phạm vi nội dung.

Để phỏng vấn, phóng viên thường gọi điện xin gặp người muốn phỏng vấn. Khi một cán bộ ở bất kỳ bộ phận nào nhận được yêu cầu này, cần thực hiện những bước sau đây:

Bước 2: Chuẩn bị trả lời phỏng vấn

Cán bộ truyền thông báo cáo lãnh đạo phụ trách truyền thông về yêu cầu phỏng vấn và đề xuất ai là người phù hợp để trả lời.Yêu cầu phóng viên gửi câu hỏi để chuẩn bị. Trao đổi lại với phóng viên để làm rõ nội dung câu hỏi, đặc biệt là đối với những trường hợp chủ đề phỏng vấn đòi hỏi thận trọng khi trả lời.Phối hợp với các bộ phận chuyên môn hỗ trợ người trả lời tìm tài liệu, thông tin phù hợp.Chuẩn bị các điểm nội dung cơ bản cho người trả lời. Nội dung trả lời càng ngắn gọn càng tốt.Xác định địa điểm trả lời phỏng vấn.Xác định bối cảnh địa điểm phỏng vấn và phong cách phù hợp của người trả lời. Thông tin lại cho phóng viên, khẳng định yêu cầu được chấp nhận và hẹn ngày giờ và địa điểm.

3. Trả lời phỏng vấn của báo chí

Luôn trang trí địa điểm họp báo theo chuẩn nhận diện thương hiệu của Tổng công ty và phù hợp với chủ đề họp báoKiểm soát tốt danh sách nhà báo được mờiKhông tổ chức họp báo đối với những sự kiện không ấn tượng.

Những lưu ý khi tổ chức họp báo:

24

Truyền thông đại chúng qua các tin, bài, phóng sự ảnh (báo in và báo mạng), các chương trình phát thanh, truyền hình... có độ tin cậy với công chúng khá cao so với các sản phẩm truyền thông do các doanh nghiệp tự sản xuất. Tuy nhiên, muốn báo chí phản ánh chính xác và theo

5. Các sản phẩm và tư liệu truyền thông do EVNNPT sản xuất

Tổ chức thực địa là một trong những cách được báo chí ưa thích, do phóng viên vừa có thể chủ động thu thập thông tin vừa có cơ hội trải nghiệm.

4. Tổ chức công tác thực địa

Phỏng vấn có thể được ghi hình và ghi âm. Luôn chọn và trang trí địa điểm phỏng vấn theo chuẩn nhận diện thương hiệu của Tổng công ty và phù hợp với chủ đề phỏng vấn. Người trả lời phỏng vấn cần được tư vấn về phong cách ăn mặc và sử dụng ngôn ngữ cho phù hợp bối cảnh và chủ đề phòng vấn.Kiểm soát tốt nội dung phỏng vấn đã chuẩn bị. Để tránh bị động khi phóng viên hỏi các câu hỏi ngoài phạm vi nội dung, đặc biệt là các câu hỏi nhạy cảm, cần xin lỗi và hẹn trả lời sau. Nếu nhận thấy thái độ thiếu thiện chí của phóng viên, cần khéo léo dừng cuộc phỏng vấn và hẹn trả lời vào dịp khác. Ngoài ra, những người lãnh đạo các đơn vị nên được tập huấn về kỹ năng trả lời phỏng vấn báo chí.

Những lưu ý khi trả lời phỏng vấn:


Sau khi phỏng vấn, theo dõi báo, đài có đăng bài phỏng vấn không và đăng như thế nào. Nhiều bài phỏng vấn phản tác dụng vì bị cắt ngắn quá mức hoặc sử dụng các câu hỏi và trả lời không đúng bối cảnh. Rút kinh nghiệm nội bộ và kinh nghiệm với phóng viên. Nếu thấy bài phỏng vấn gây hiệu ứng tiêu cực, cần đề nghị báo, đài dừng đăng tải, không phát lại, thậm chí được đính chính hoặc phỏng vấn lại nếu cần.

Xác định mời ai. Nếu là một sự kiện nhanh gọn thì có thể mời nhiều, nhưng nếu đi hiện trường thì chỉ nên mời nhóm nhỏ từ 1-3 nhà báo.Mời phóng viên gặp trước khi đi hiện trường để cung cấp tài liệu và cung cấp một số thông tin cơ bản liên quan đến nơi họ sẽ đến. Hỏi trước xem họ có nhu cầu gặp ai ở hiện trường để giúp sắp xếp các cuộc gặp.Phối hợp với cán bộ ở đơn vị và cơ sở lập kế hoạch rõ ràng cho chuyến công tác thực địa trước khi tiến hành.

Những lưu ý khi tổ chức thực địa:


V. XÂY DỰNG VÀ DUY TRÌ QUAN HỆ VỚI BÁO CHÍ

Các sản phẩm và tư liệu truyền thông cần sản xuất và cung cấp cho báo chí sử dụng phải tuân thủ chiến lược và kế hoạch truyền thông và rõ ràng về cách thức sử dụng, không sản xuất và sử dụng tuỳ tiện Tin bài do EVNNPT viết sẽ không thể đạt chất lượng báo chí chuyên nghiệp, do đó cần hạn chế ở mức viết để cung cấp thông tin Lập và thường xuyên cập nhật danh sách các đơn vị dịch vụ truyền thông chuyên nghiệp để hợp tác sản xuất sản phẩm và tư liệu truyền thông ở mức độ chất lượng mong muốn.

Các lưu ý khi cung cấp sản phẩm và tư liệu truyền thông cho báo chí:

EVNNPT website là nguồn thông tin chính thống và cơ bản nhất mà báo chí có thể khai thác. Ngoài góc dành riêng cho báo chí với các thông cáo báo chí và tư liệu cần thiết cho hoạt động báo chí như họp báo, phỏng vấn, website là nơi tốt nhất để cập nhật và lưu trữ các sản phẩm truyền thông.

Các sản phẩm và tư liệu truyền thông mà EVNNPT sản xuất và cung cấp cho báo chí sử dụng thường bao gồm:

Có cán bộ truyền thông giỏi, am hiểu báo chí Có lịch sự kiện và hoạt động dành cho báo chí Cán bộ chuyên trách/kiêm nhiệm truyền thông có kỹ năng làm việc với báo chíCó quy định về quản lý thông tin nội bộCó quy định về phát ngôn với báo chí Luôn có thái độ xây dựng và hợp tác với báo chí

Tin, bàiInfographics, ảnh, video clips, Ấn phẩm, tài liệu quảng báPhim tài liệu

định hướng mong muốn của mình, EVNNPT cần chủ động chuẩn bị và sản xuất một số sản phẩm và tư liệu truyền thông để cung cấp thường xuyên hoặc theo chủ đề cho báo chí, và được chia sẻ công khai ở những nơi mà báo chí truyền thông có thể truy cập và sử dụng một cách thuận tiện nhất.

Cũng như các mối quan hệ khác, quan hệ với báo chí cần được xây dựng và phải có chiến lược làm việc với nhóm đặc biệt này. Sau đây là những yếu tố cần lưu ý:

Ở cấp độ tổ chức:

26

Chuyên nghiệp Có kế hoạch Chủ động, sẵn sàng Cởi mở Tôn trọng báo chí Thái độ hợp tác

Có chiến lược và kế hoạch sử dụng công cụ báo chí và hợp tác với các báo Có kế hoạch hoạt động cụ thể với báo chí

Lập danh sách phóng viên chuyên theo dõi lĩnh vực/ngành dựa trên nghiên cứu các báo, đài, các phóng viên và sản phẩm của họ

Lập danh sách chủ đề và mục tiêu truyền thông và thường xuyên cập nhật danh sách này

Quan tâm và nhạy cảm với nhu cầu của báo chí

Thông tin thường xuyên cho báo chí với các công cụ: thông cáo báo chí, họp báo, họp mặt, gói thông tin, tóm tắt báo cáo nghiên cứu, các tư liệu cập nhật trên website

Hỗ trợ báo chí với các khoá tập huấn và công tác thực địa

Lãnh đạo gửi bưu thiếp chúc mừng năm mới, ngày nhà báo Việt Nam…

Ở cấp độ cán bộ thực hiện:

Một số nguyên tắc cần lưu ý trong quan hệ với báo chí

NÊNLãnh đạo cấp cao quá thân mật với báo chí Thụ động trong cung cấp thông tinCoi thường báo chí Đối đầu với báo chí Giấu giếm thông tinTrả lời vòng vèo, quanh coChiều chuộng, trả tiền Công khai ưu ái phóng viên báo này hơn báo khác Đòi kiểm soát bài của phóng viên

KHÔNG NÊN


Công tác quản trị khủng hoảng truyền thông là một phần của công tác quản trị khủng hoảng doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản trị khủng hoảng truyền thông sử dụng phương pháp luận, cách tiếp cận và công cụ quản trị truyền thông.

Xử lý khủng hoảng truyền thông bao gồm một tập hợp các hành động chiến lược của tập thể được giao trách nhiệm, nhằm ứng phó nhanh với dư luận qua các kênh truyền thông, giải toả các vấn đề cốt lõi tạo ra nguyên nhân khủng hoảng, và cao nhất là bảo vệ hình ảnh và thương hiệu EVNNPT.

I. CÁC VẤN ĐỀ VÀ RỦI RO CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN KHỦNG HOẢNG TRUYỀN THÔNG

Một Kế hoạch Xử lý khủng hoảng truyền thông phải nhất quán với Chiến lược truyền thông, nhằm hỗ trợ Chiến lược phát triển kinh doanh của EVNNPT. Sự xuất hiện quá nhiều các thông điệp truyền thông không nhất quán thông qua các kênh truyền thông không phù hợp và không nhắm tới đúng đối tượng mục tiêu có thể còn gây phản cảm và sự lẫn lộn trong công chúng, dẫn đến sự thiếu tin cậy về tính chuyên nghiệp cần có của một doanh nghiệp lớn như EVNNPT.

Do đó, Kế hoạch Xử lý khủng hoảng truyền thông không chỉ cần được thiết kế và phát triển một cách chuyên nghiệp, cân nhắc kỹ lưỡng đến tính khả thi, tính phù hợp, tính hiệu quả và tác động tích cực có thể đạt được, mà còn phải được thực hiện một cách nghiêm túc, tuân thủ các hướng dẫn chung, và được đánh giá kết quả một cách nghiêm túc.

Các rủi ro tiềm ẩn hoàn toàn có thể bùng phát thành khủng hoảng qua báo chí và dư luận. Hoạt động truyền thông gắn liền với các loại hình báo chí truyền thông, từ báo chí thông tấn chính thống (báo viết, báo nói, báo hình, báo điện tử...) đến các phương tiện nghe nhìn, các kênh truyền thông công cộng và mạng xã hội. Do vậy, phải có chiến lược xử lý, giải quyết khủng hoảng, để ngăn chặn và giảm thiểu được thiệt hại do khủng hoảng gây ra.

PHẦN III XỬ LÝ KHỦNG HOẢNGTRUYỀN THÔNG

Xử lý khủng hoảng truyền thông là nhiệm vụ tức thời, cần được triển khai nhanh chóng, nhằm đưa ra:

1

2

3

4

5

Các phân tích và đánh giá về khủng hoảng, nguyên nhân và mức độ trầm trọng

Các định hướng chiến lược xử lý khủng hoảng

Một kế hoạch ngắn và dài hạn chỉ rõ các hành động cụ thể, bao gồm cả hoạt động truyền thông và phi truyền thông

Thực hiện kế hoạch xử lý khủng hoảng

Theo dõi và đánh giá kết quả

28

EVNNPT là một thương hiệu mang đặc thù doanh nghiệp nhà nước với nhiều nhiệm vụ quan trọng phục vụ cho nền kinh tế. Vì vậy, công tác truyền thông trước tiên cần phải tạo ra sự nhận biết, thái độ ủng hộ, dẫn tới sự cam kết và tham gia theo hướng tích cực của cộng đồng và công chúng nói chung, cũng như của toàn thể CBCNV.

Là doanh nghiệp thành viên của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVNNPT sẽ tuân thủ các quy định hướng dẫn về nhận diện thương hiệu của Tập đoàn, đồng thời nhấn mạnh các giá trị và bản sắc riêng của mình. (Xem thêm Chiến lược truyền thông đến 2025 tầm nhìn 2040).

EVNNPT đang là doanh nghiệp duy nhất và độc quyền trong lĩnh vực truyền tải. Tình trạng độc quyền và những hệ quả, ví dụ sự liên quan của chi phí truyền tải và tổn thất điện năng đến giá điện có thể là một trong những vấn đề cần lưu ý khi xử lý khủng hoảng truyền thông.

Các hoạt động của EVNNPT có liên quan nhiều đến sử dụng và quản lý tài nguyên đất, nước, rừng, v.v..., nơi có nhiều xung đột lợi ích của các nhóm sử dụng. Đây cũng là vấn đề cần lưu ý khi xử lý khủng hoảng truyền thông.

Nỗ lực và sáng tạo của toàn thể cán bộ công nhân viên EVNNPT trong nhiều năm qua đã tạo nên một nền tảng thương hiệu mạnh cho doanh nghiệp. Việc thể hiện nền tảng thương hiệu mạnh đó cần được thể hiện tốt nhất trong công tác truyền thông và đặc biệt trong xử lý khủng hoảng truyền thông.

Một cuộc khủng hoảng trên truyền thông và công luận, tuy vậy, không chỉ bắt nguồn từ giới truyền thông mà thường có những nguyên nhân xuất phát từ các vấn đề và rủi ro tiềm ẩn từ chính hoạt động của doanh nghiệp. Phân tích các vấn đề và rủi ro, vì thế, có vai trò quan trọng không thể thiếu để quản lý hiệu quả các rủi ro đó, tránh được các khủng hoảng gây tốn kém hay thậm chí đổ vỡ uy tín đã tạo dựng. Xử lý khủng hoảng truyền thông cần lý giải rõ các vấn đề này.

1. tĐịnh vị thương hiệu EVNNPT

Thời gian gần đây, hoạt động báo chí cũng như sự quan tâm của công chúng đã có mối quan hệ chặt chẽ hơn với hoạt động kinh doanh và đời sống kinh tế. Công chúng bắt đầu có cái nhìn khách quan và gắt gao hơn về thông tin trên báo chí. Các thông tin PR lộ liễu hay quảng cáo thổi phồng…thường đem lại tác động tiêu cực. Hoạt động của các doanh nghiệp được phản ánh đều đặn, vai trò của các doanh nghiệp và doanh nhân trở nên quan trọng hơn. Số lượng báo, đài, kênh thông tin, ấn phẩm về kinh tế - tài chính phát triển mạnh. Vai trò của truyền thông xã hội ngày càng mạnh mẽ và gắn kết trực tiếp với báo chí chính thống. Hiện nay, Việt Nam có hơn 700 báo in và tạp chí, khoảng 70 đài phát thanh, truyền hình cả cấp trung ương và địa phương, ở mạng lưới truyền thanh cơ sở có khoảng 600 đài cấp huyện và hệ thống truyền thanh xã phường rộng khắp, hàng trăm báo điện tử và trang tin điện tử của các cơ quan báo chí, hội đoàn. Vì vậy, việc đặt quan hệ với tất cả các báo là việc làm không thể.

2. tNhững vấn đề và rủi ro từ báo chí và truyền thông


Những vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đơn vị của Tổng công ty và các Công ty.

Những sự cố bất thường, các vấn đề về chất lượng, tiến độ, tại các công trình, đường dây truyền tải, cột điện.

Những sự cố liên quan đến an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến môi trường và dân sinh.

Các vấn đề bất lợi xuất phát từ tranh chấp đất đai, tài nguyên với người dân, cộng đồng địa phương.

Các vấn đề bất lợi xuất phát từ khách hàng, các nhà đầu tư, các đối tác…

Các vấn đề bất lợi từ việc các đơn vị hoặc cá nhân của EVNNPT cung cấp hoặc phổ biến các thông tin, các hình ảnh quảng bá chưa được chọn lọc, do vô tình hoặc do bất mãn...

Các rủi ro khác có thể xẩy ra bất cứ lúc nào trong quá trình sản xuất kinh doanh mà các phương tiện truyền thông có thể nhắm đến.

Đây là những vấn đề rủi ro phát sinh từ trong chính hoạt động vận hành và đầu tư phát triển của EVNNPT, đặc biệt nhạy cảm với đời sống nhân dân địa phương và môi trường. Những ví dụ sau đây thường được truyền thông khai thác mạnh ở khía cạnh tiêu cực:

3. tNhững rủi ro từ hoạt động của doanh nghiệp

Đội ngũ phóng viên báo chí ngày càng tăng, đội ngũ phóng viên và cộng tác viên của các toàn soạn lên tới hàng chục ngàn người. Trình độ, năng lực của đội ngũ cộng tác viên còn hạn chế và trách nhiệm chưa cao nên những thông tin, bài viết không phải bao giờ cũng đúng và đáng tin cậy.

Phần lớn báo chí có xu hướng chạy theo nguồn thu, quan tâm khai thác nhiều các đề tài “giật gân” câu khách. Hầu hết các báo không thuộc nhóm kinh tế đều có trang hay chuyên mục kinh tế, để qua đó “khai thác” mặt trái của doanh nghiệp, nhiều khi cố tình đưa tin sai sự thật, suy diễn, quy chụp…

Nhu cầu/đòi hỏi về quảng cáo, phát hành của báo chí đối với doanh nghiệp rất lớn. Có nhiều báo cho phép đội ngũ phóng viên vừa viết bài vừa tham gia mời chào quảng cáo (dù như vậy là vi phạm luật báo chí).

Ngoài ra, báo chí cũng đang dễ bị lợi dụng cho những biện pháp cạnh tranh không lành mạnh của các đối thủ trong hoạt động kinh doanh.

Sự bùng nổ lượng người sử dụng mạng xã hội gần đây càng khiến xu hướng này trở nên trầm trọng hơn, đồng thời làm tăng tốc độ lan truyền của khủng hoảng truyền thông thậm chí đến mức không thể kiểm soát, buộc EVNNPT phải rất thận trọng khi xử lý khủng hoảng truyền thông.

30

Những lời phàn nàn về quyền lợi bị ảnh hưởng của người dân khi EVNNPT tiến hành dự án

Những bình luận chê bai về hành vi bị coi là không chuẩn mực của nhân viên EVNNPT khi làm việc với đối tác

Những chỉ trích về chất lượng dịch vụ truyền tải, chất lượng công trình

Tham nhũng hoặc lừa đảo, lạm quyền bị công luận phát hiện, v.v...

Khủng hoảng truyền thông xã hội là mối đe dọa khó lường trước, xuất phát từ các phương tiện truyền thông xã hội và có khả năng gây tổn hại nghiêm trọng đến hình ảnh, uy tín hoặc các hoạt động mà EVNNPT đang triển khai.

Các rủi ro có thể bắt nguồn từ một sự kiện hoặc sự việc không tốt xảy ra trong thực tế, dẫn đến việc bị phản ánh trên báo chí và/hoặc lan truyền rộng trên mạng xã hội:

Khi có sự cộng hưởng giữa báo chí chính thống và truyền thông xã hội, sức tàn phá của khủng hoảng là không thể lường tính được.

5. tNhững rủi ro bắt nguồn từ truyền thông xã hội

Sự cố về thông tin truyền thông khi công bố mà không có sự kiểm soát và chưa được phép của người chịu trách nhiệm công bố và quản trị thông tin.

Thiếu kinh phí thực hiện hoạt động truyền thông theo ngân sách truyền thông được duyệt, dẫn đến kết quả nửa vời hoặc phản ứng tiêu cực từ công luận.

Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng trong Tổng công ty dẫn đến việc thực hiện hoạt động truyền thông, thông tin không nhất quán, xảy ra các phản ứng nghiêm trọng.

Đối thủ cạnh tranh hoặc cá nhân cố tình tung tin sai lệch, bôi nhọ uy tín, danh dự của Tổng công ty và các lãnh đạo.

Các rủi ro khác….

Trong quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông của EVNNPT, có thể xảy ra các rủi ro tiềm ẩn như sau:

4. tNhững rủi ro liên quan đến thực hiện kế hoạch truyền thông


II. QUY TRÌNH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG TRUYỀN THÔNGCông tác xử lý khủng hoảng truyền thông được thực hiện theo 5 bước, với sự tham gia của các đơn vị và cá nhân chủ chốt như sau:

(Ban QHCĐ + Ban Lãnh đạo Tổng công ty + Ban pháp chế + Đơn vị liên quan trực tiếp tới khủng hoảng + Chuyên gia truyền thông + Luật sư)

Xác định tình trạng khủng hoảng và nguyên nhân khủng hoảng

Xác định tình trạng khủng hoảng và nguyên nhân1

Xác định chiến lược xử lý khủng hoảng2

Xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng3

Thực hiện kế hoạch, theo dõi phản ứng dư luận và điều 4

Đánh giá kết quả5

01BƯỚC

(Ban QHCĐ + Ban Lãnh đạo Tổng công ty + Ban pháp chế + Chuyên gia truyền thông + Luật sư)

Xác định chiến lược xử lý khủng hoảng bằng truyền thông và phi truyền thông02(Ban QHCĐ + Ban Lãnh đạo Tổng công ty + Ban pháp chế + Ban Tài chính kế toán + Chuyên gia truyền thông + Luật sư)

Xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng trước mắt và dài hạnt03(Ban QHCĐ + Đại diện phát ngôn của Tổng công ty + Chuyên gia truyền thông + Luật sư)

Thực hiện kế hoạch xử lý khủng hoảng, bao gồm cả theo dõi phản ứng của dư luận và điều chỉnh kế hoạch04(Ban QHCĐ + Chuyên gia truyền thông)Đánh giá kết quả05

32

Tên vụ việc khủng hoảng: ABCD Họp đánh giá khủng hoảng

Thời gian phát Thời gian họp:

Ban QHCĐ phối hợp với đơn vị liên quan trực tiếp tới khủng hoảng chủ trì quá trình chuẩn bị và tiến hành cuộc họp đánh giá khủng hoảng. Thành phần cuộc họp đánh giá khủng hoảng tuỳ theo mức độ trầm trọng theo cảm nhận và đánh giá ban đầu của Ban QHCĐ qua thu thập và phân tích động thái của truyền thông đại chúng và truyền thông xã hội.

Thông thường, thành phần họp bao gồm: Ban QHCĐ + Ban Lãnh đạo Tổng công ty + Ban pháp chế + Đơn vị liên quan trực tiếp tới khủng hoảng. Ban truyền thông có thể đề xuất thuê Chuyên gia truyền thông và Luật sư có kinh nghiệm hỗ trợ những trường hợp khủng hoảng nghiêm trọng.

Mẫu 1a và 1b dưới đây được đề nghị sử dụng trước, trong và sau cuộc họp.

1. tXác định tình trạng khủng hoảng và nguyên nhân

III. CÁC BIỂU MẪU VÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ XỬ LÝ KHỦNG HOẢNGIII. CÁC BIỂU MẪU VÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ XỬ LÝ KHỦNG HOẢNGCác biểu mẫu dưới đây được đề nghị sử dụng để hỗ trợ công tác trong từng bước của quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông:

Mẫu 1a. Xác định và đánh giá khủng hoảng

Địa điểm phát sinh: Địa điểm:

Quy mô vụ việc: (đánh dấu)Đơn vị trong hệ thốngĐịa phươngQuốc giaQuốc tế

Thành phần: (đánh dấu, kèm danh sách và ký tên)

Lãnh đạo Tổng công tyVăn phòng Đơn vị liên quan trực tiếp khủng hoảng Ban pháp chế Chuyên gia truyền thông Luật sư

Đánh giá sơ bộ tình hình: (sử dụng Mẫu 1b dưới đây)

Đánh giá của cuộc họp sau khi nghe báo cáo và thảo luận: (sử dụng Mẫu 1b)

Sự kiện truyền thôngSự cố truyền thông Khủng hoảng

Sự kiện truyền thôngSự cố truyền thông Khủng hoảng


Xác định và chọn lựa chiến lược xử lý khủng hoảng là nhiệm vụ quan trọng của Uỷ ban xử lý khủng hoảng. Ban QHCĐ + Ban Lãnh đạo Tổng công ty + Ban pháp chế là những thành viên cơ bản của Uỷ ban xử lý khủng hoảng. Chuyên gia truyền thông và Luật sư có thể là thành viên bổ trợ.

2. tXác định chiến lược xử lý khủng hoảng

Tiêu chí đánh giá Sự kiện truyền thôngSự cố truyền thông Khủng hoảng Ghi chú

1. Mức độ ảnh hưởng của nguồn tin

Mẫu 1b. Đánh giá xác định mức độ khủng hoảng (dùng kèm theo Mẫu 1a)

Mẫu 1a và 1b sau khi hoàn thành phải được gửi Lãnh đạo để báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo, lưu tại Ban Truyền thông để tiếp tục triển khai và theo dõi kết quả.

Uy tín của cơ quan báo chí; Lãnh đạo hoặc chuyên gia lên tiếng

Thấp CaoTrung bình

2. Sắc thái của thông điệp từ nguồn tin

5. Xu thế và mức độ ảnh hưởng tiêu cực tới EVNNPT

Quan điểm và thái độ của nguồn tin

Truyền đạt thông tin đơn thuần

Công kích, hung hãn

Tiêu cực, không thoả mãn

Mô tả vụ việc: ................................................................................................................................................................

................................................................................

Nạn nhân/bên thiệt hại chính: (danh sách)Báo và nhà báo liên quan: (danh sách)Mạng xã hội liên quan: (danh sách)Tài liệu, chứng cứ đã thu thập: (các bài báo, chương trình PTTH, nội dung bài/ảnh/clip trên mạng xã hội và các bình luận...)Xác định sơ bộ nguyên nhân:

Nguyên nhân khủng hoảng: (gắn với trách nhiệm liên đới của EVNNPT)

(Mô tả cụ thể nguyên nhân)

Tin tức không chính xácLỗi do khách quan Lỗi của EVNNPT

Hành động cần thiết:Thu thập thêm thông tin để đánh giáPhân công đơn vị xử lý ngayLập Uỷ ban xử lý khủng hoảng

4. Tốc độ lan truyềnTốc độ tăng số lượng bài báo, quan tâm, bình luận, chia sẻ

Thấp CaoTrung bình

Mức độ liên đới trách nhiệm của EVNNPT

Ít khả năng Chắc chắnCó thể

3. Mức độ nhạy cảm của vấn đề

Khả năng có sự hưởng ứng của công chúng với vấn đề mà nguồn tin đưa ra

Cục bộ nhóm nhỏ

Gây lo lắng, phẫn nộ diện rộng

Quan tâm diện rộng

34

Mức độ khủng hoảng Sự kiện truyền thôngSự cố truyền thông Khủng hoảng

Ghi chú về Nguyên nhân khủng hoảng

Đề xuất giải pháp xử lý khủng hoảng Nguyên nhân khủng hoảng:

Đề xuất giải pháp xử lý khủng hoảng Nguyên nhân khủng hoảng:

Mẫu 2a. Xác định chiến lược xử lý khủng hoảng bằng truyền thông và phi truyền thông

Chọn các giải pháp này nếu nguồn tin không chính xác (tin vịt) hoặc lỗi khách quan không thuộc trách nhiệm xử lý của EVNNPT

Bỏ qua

Tin tức không chính xácLỗi do khách quan

Mức độ của khủng hoảng: Sự kiện truyền thông, Sự cố truyền thông, hay Khủng hoảng truyền thông thực sựNguyên nhân của khủng hoảng: gắn với trách nhiệm liên đới của EVNNPT, do Tin tức không chính xác, Lỗi do khách quan, hay Lỗi của EVNNPT, cũng như Mô tả cụ thể nguyên nhân tạo ra khủng hoảngCác bên liên quan tới khủng hoảng: bao gồm các đối tượng thiệt hại, các cơ quan báo chí truyền thông, và các nhóm đối tượng khác đang lên tiếng trong khủng hoảng.

Sau khi tiến hành Bước 1, chúng ta xác định được một số yếu tố cơ bản liên quan đến khủng hoảng:

Lưu ý rằng các nguyên nhân tạo ra khủng hoảng truyền thông thường bắt nguồn từ các nguyên nhân phi truyền thông, đặc biệt trong trường hợp lỗi phát sinh gây hậu quả và dư luận xã hội xuất phát từ EVNNPT và thuộc trách nhiệm của EVNNPT. Để xử lý thành công khủng hoảng, cần phải xử lý được các nguyên nhân cốt lõi này và tiến hành ngay các giải pháp điều chỉnh cần thiết chứ không chỉ tiến hành các giải pháp truyền thông đơn thuần.

Trong Mẫu 2a dưới đây, giải pháp "Điều chỉnh lỗi EVNNPT" cần phải được tiến hành càng sớm càng tốt, và đó không phải là hoạt động thuộc phạm vi truyền thông.

Thông báo riêng tới nguồn tin đề nghị cải chính

Thông báo riêng tới nguồn tin đề nghị cải chính

Gặp trực tiếp nguồn tin đề nghị cải chính

Lập UB xử lý khủng hoảngGặp trực tiếp nguồn tin đề nghị cải chínhGửi thông cáo báo chíTổ chức họp báo

Chọn các giải pháp này nếu khủng hoảng hình thành từ lỗi của EVNNPT, thuộc trách nhiệm xử lý của EVNNPT

Lỗi của EVNNPT

Gặp nguồn tin đề nghị hợp tácĐiều chỉnh lỗi EVNNPT

Thông báo riêng tới người thiệt hại

Thông báo riêng tới nguồn tin

Điều chỉnh lỗi EVNNPT

Thông báo riêng tới người thiệt hạiThông báo riêng tới nguồn tin

Gặp nguồn tin đề nghị hợp tác

Lập UB xử lý khủng hoảngGặp các nguồn tin lớn đề nghị hợp tácĐiều chỉnh lỗi EVNNPTThông báo riêng tới người thiệt Gửi thông cáo báo chí

Triển khai KH hợp tác truyền thông

Tổ chức họp báo


Uỷ ban xử lý khủng hoảng (Ban QHCĐ + Ban Lãnh đạo Tổng công ty + Ban pháp chế + Ban Tài chính kế toán + Chuyên gia truyền thông + Luật sư) cũng sẽ quyết định Kế hoạch xử lý khủng hoảng, do Ban QHCĐ soạn thảo phục vụ cho thảo luận và quyết định. Mẫu 3 dưới đây hỗ trợ công việc này.

3. tXây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng

Đối tượng Nội dung thông điệp Ghi chú về nguyên tắc

Cá nhân người/gia đình bị thiệt hại

1. Thông báo đã nắm được tình hình2. Bày tỏ cảm thông sâu sắc3. Chúng tôi đang xử lý như thế nào4. Chúng tôi sẽ tiếp tục thông báo về . kế hoạch, tiến độ, kết quả xử lý5. Đây là người sẽ liên lạc với bạn

Thông cảmTrung thực Có trách nhiệm Chuyên nghiệp

Mẫu 2b. Cấu trúc và nội dung cơ bản của thông điệp truyền thông

Các hành động phù hợp của EVNNPT để điều chính, sửa chữa hoặc khắc phục sai sót phải được thông báo trân trọng tới người bị thiệt hại, tới nguồn tin, và được công bố một cách cầu thị tới công chúng về kế hoạch xử lý thiệt hại, tiến độ xử lý, và kết quả xử lý.

Mẫu 2b dưới đây giúp Ban Truyền thông và Uỷ ban xử lý khủng hoảng truyền thông soạn thảo và gửi thư riêng thông báo hoặc thông cáo báo chí, hoặc đưa vào các sản phẩm truyền thông có liên quan.

Thư thông báo và thông cáo báo chí phải tuân thủ hướng dẫn nhận diện thương hiệu của EVNNPT.

Thư thông báo do người có thẩm quyền phù hợp nhất đứng tên và ký để đảm bảo sự trân trọng đối với người nhận, nhưng không nên là người có thẩm quyền quá cao nếu không cần thiết.

Lưu ý:

Công chúng 1. Điều gì đã xảy ra2. Chúng tôi đang xử lý như thế nào 3. Chúng tôi sẽ thường xuyên thông . báo về kế hoạch, tiến độ, kết quả . . xử lý việc này

Trung thực Cầu thịVì lợi ích quốc gia và cộng đồng

Các sai phạm, sai sót được xử lý nghiêm túc và chuyên nghiệp

36

Hành động Trách nhiệm Thời gian Ghi chú

1.

Mẫu 3. Các hành động cơ bản khi gặp khủng hoảng

Từ .... đến ... Mẫu 1a và 1bBan QHCĐĐánh giá sơ bộ và mời họp đánh giá khủng hoảng

2. Từ .... đến ... Mẫu 1a và 1bBan QHCĐĐơn vị liên quan đến khủng hoảng

Họp đánh giá khủng hoảng và đưa ra kết luận

3. Từ .... đến ...Quyết định ngay sau khi họp đánh giá

Ban QHCĐCác thành viên phù hợp

Thành lập uỷ ban xử lý khủng hoảng

Thu thập thêm thông tin về tình huống và người thiệt hại

4. Từ .... đến ... Mẫu 2aUỷ ban xử lý khủng hoảng

Thảo luận và thống nhất Chiến lược xử lý khủng hoảng

5. Từ .... đến ... Mẫu 3Uỷ ban xử lý khủng hoảng

Lập Kế hoạch truyền thông

6. Từ .... đến ... Mẫu 2bUỷ ban xử lý khủng hoảng

Soạn thảo nội dung thông báo dựa trên hướng dẫn về nội dung thông điệp

7. Từ .... đến ... Mẫu 1a và 1bBan QHCĐĐơn vị liên đới trách nhiệm

8. Từ .... đến ...Hoạt động phi truyền thông

Đơn vị liên đớitrách nhiệm

Điều chỉnh, sửa lỗi và báo cáo kết quả

9. Từ .... đến ...Ban QHCĐGặp nguồn tin đề nghị hợp tác

10 Từ .... đến ... Mẫu 2bBan QHCĐGửi thông báo riêng cho người thiệt hại

11 Từ .... đến ... Mẫu 2bBan QHCĐGửi thông báo riêng cho nguồn tin gây ra khủng hoảng

12 Từ .... đến ... Mẫu 2bBan QHCĐGửi thông cáo báo chí


Danh mục theo dõi Mô tả Mô tả Ghi chú

Trạng thái hiện tại và xu hướng của khủng hoảng?

Điều gì đã xảy ra (diễn biến truyền thông)? Tại sao?

Những hành động nào không mang lại kết quả?

Cần phải thay đổi điều gì?

Những hành động nào mang lại kết quả?

Sử dụng thêm báo cáo media report và social listening nếu cần

Giải pháp xử lý:Quy trình xử lý:Công cụ:Khác:

Mẫu 4. Danh mục theo dõi xử lý khủng hoảng

Theo dõi xử lý khủng hoảng truyền thông là việc phải làm hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Đại diện phát ngôn của Tổng công ty sẽ là nhân vật quan trọng trong giai đoạn này, với sự hỗ trợ của Uỷ ban xử lý khủng hoảng.

4. tThực hiện kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh

13 Từ .... đến ...

Theo hướng dẫn tổ chức họp báo trong Hướng dẫn quan hệ báo chí

Ban QHCĐUỷ ban xử lý khủng hoảng

Tổ chức họp báo

14 Từ .... đến ...Theo mẫu kế hoạch truyền thông

Đại diện phát ngôn của Tổng công ty xuất hiện

Ban QHCĐXây dựng kế hoạch hợp tác truyền thông

15 Từ .... đến ...Ban QHCĐUỷ ban xử lý khủng hoảng

Thực hiện kế hoạch xử lý khủng hoảng, theo dõi và điều chỉnh

16 Từ .... đến ... Mẫu 4Ban QHCĐUỷ ban xử lý khủng hoảng

Theo dõi và đánh giá kết quả

38

Danh mục theo dõi Mô tả Mô tả Ghi chú

Có những điều chỉnh gì sau hoạt động theo dõi và điều chỉnh? Tại sao?

Những điều chỉnh nào mang lại hiệu quả tốt? Tại sao?

Bài học quan trọng từ xử lý khủng hoảng?

Cần phải thay đổi điều gì?

Khủng hoảng này có thể dự báo trước không? Tại sao?

Giải pháp xử lý:Quy trình xử lý:Công cụ:Khác:

Mẫu 5. Đánh giá kết quả

Sau khủng hoảng, Ban QHCĐ, với sự hỗ trợ của Chuyên gia truyền thông (nếu cần thiết), sẽ đánh giá kết

sỔ tay hƯỚng dẪn hoẠt ĐỘng truyỀn thÔng · 2019. 7. 22. · sổ tay hướng dẫn...

Documents