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USUARIO: PERSONAL DE IRVOE SIICEI Versión 0.20

Sistema Integral de Información de la Coordinación de

Estudios Incorporados

Manual de Usuario

INGRESO

SITUACION DE ALUMNOS

PERMANENCIA DE ALUMNOS

REPORTES ESTADISTICOS

PERSONAL DOCENTE Y PLANTILLA ACADEMICA

SIICEI

2

SIICEI Manual del Usuario

Directorio

Mtro. Itzcóatl Tonatiuh Bravo Padilla

Rector General

Mtro. José Alfredo Peña Ramos

Secretario General

Mtra. María del Pilar Aguirre Thomas

Coordinadora de Estudios Incorporados

3


ÍNDICE

HISTÓRICO DE VERSIONES ........................................................................................................................ 2

INDICE .................................................................................................¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

ACERCA DE SIICEI ...................................................................................................................................... 6

1 REQUISITOS DEL SISTEMA .................................................................................................................... 7

2 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................................................................ 7

3 INICIAR SIICEI ..................................................................................................................................... 14

4 INGRESO ............................................................................................................................................. 15

4.1 REGISTRO DE SOLICITUD DE ASPIRANTES ....................................................................................... 16

4.1.1 AGREGAR SOLICITUD DE ASPIRANTE ......................................................................................... 18

4.1.2 MODIFICAR SOLICITUD DE ASPIRANTE ...................................................................................... 21

4.1.3 ELIMINAR SOLICITUD DE ASPIRANTE ......................................................................................... 23

4.1.4 DOCUMENTACIÓN DE ASPIRANTE............................................................................................. 25

4.1.5 IMPRIMIR SOLICITUD DE ASPIRANTE ........................................................................................ 28

4.2 ENVÍO DE PAQUETES ...................................................................................................................... 31

4.2.1 GENERAR / ACTUALIZAR PAQUETES .......................................................................................... 32

4.2.2 ENVÍAR PAQUETES A CEI ........................................................................................................... 34

4.2.3 DESHACER PAQUETES ................................................................................................................ 36

4.2.4 IMPRIMIR PAQUETES................................................................................................................. 38

4.3 ACTIVAR SOLICITUDES RECHAZADAS ............................................................................................. 42

4.4 MONITOREO DE INDICADORES DE INGRESO .................................................................................. 44

4.5 REPORTE DE RELACION DE SOLICITUDES ........................................................................................ 46

5 SITUACION DE ALUMNOS ................................................................................................................... 49

5.1 BAJA DE ALUMNOS ......................................................................................................................... 50

5.2 CAMBIO DE TURNO ........................................................................................................................ 53

5.3 CAMBIO DE GRUPO ........................................................................................................................ 56

5.4 CAMBIO DE PLANTEL ...................................................................................................................... 59

6 PERMANENCIA DE ALUMNOS ............................................................................................................. 62

6.1 CAPTURA DE CALIFICACIONES DE LOS HISTORICOS ACADEMICOS ................................................. 63

6.1.1 Continuar al siguiente conjunto de asignaturas ........................................................................ 67

6.1.2 Terminar la Captura de Calificaciones Históricas ...................................................................... 67

6.1.3 Omitir Ciclo Escolar .................................................................................................................... 67

6.1.4 Borrar Calificaciones del Kárdex ................................................................................................ 67

6.1.5 Eliminar Kárdex ......................................................................................................................... 68

4


6.1.6 Salir de Captura de Calificaciones ............................................................................................. 68

6.2 INSCRIBIR ALUMNOS A LAS TAE ..................................................................................................... 70

6.3 LISTAS DE ASISTENCIA .................................................................................................................... 74

6.3.1 REUBICAR ALUMNOS EN LAS LISTAS DE ASISTENCIA ................................................................ 75

6.3.2 AGREGAR ALUMNOS A LAS LISTAS DE ASISTENCIA ................................................................... 82

6.3.3 ELIMINAR ALUMNOS DE LAS LISTAS DE ASISTENCIA ................................................................. 88

6.3.4 CAMBIAR NOMBRE DEL DOCENTE DE LA LISTA DE ASISTENCIA. ............................................... 93

6.3.5 IMPRIMIR LISTAS DE ASISTENCIA .............................................................................................. 97

6.4 CAPTURA DE ACTA DE CALIFICACIONES ....................................................................................... 103

6.5 IMPRIMIR ACTAS DE CALIFICACIONES .......................................................................................... 109

7 REPORTES ESTADISTICOS .................................................................................................................. 112

7.1 REPORTE ESTADÍSTICO DE ALUMNOS .......................................................................................... 113

7.2 REPORTE DE ALUMNOS VIGENTES ............................................................................................... 116

8 FORMATOS DE PAGO ....................................................................................................................... 120

8.1 DESCARGAR FORMATOS DE PAGO ............................................................................................... 121

8.2 TIPOS DE FORMATOS.................................................................................................................... 125

8.3 HISTORICO DE FORMATOS DE PAGO ............................................................................................ 135

9 DOCENTES ........................................................................................................................................ 137

9.1 PERSONAL DOCENTE .................................................................................................................... 138

9.1.1 ALTA DE PERSONAL DOCENTE ................................................................................................. 140

9.1.2 MODIFICAR DATOS GENERALES DEL DOCENTE ....................................................................... 142

9.1.3 BAJA DE PERSONAL DOCENTE ................................................................................................. 144

9.1.4 ALTA DE COMPROBANTES DE ESTUDIO .................................................................................. 146

9.1.5 ELIMINAR COMPROBANTES DE ESTUDIO ................................................................................ 148

9.1.6 RELACION DE DOCENTES REGISTRADOS ................................................................................. 150

9.1.7 CONSULTAR DOCUMENTOS DIGITALES DE LOS DOCENTES .................................................... 153

9.2 PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE ............................................................................................. 157

9.2.1 GENERAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE ........................................................................ 158

9.2.2 ENVÍAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE ........................................................................... 160

9.2.3 CANCELAR ENVIO DE PAQUETE DE PERSONAL ACADEMICO ................................................... 162

9.2.4 ACTIVAR DOCENTES RECHAZADOS .......................................................................................... 164

9.2.5 RELACION DE PAQUETE DE PERSONAL DOCENTE ................................................................... 166

9.3 PLANTILLA ACADEMICA ................................................................................................................ 169

9.3.1 CREAR PLANTILLA ACADEMICA ............................................................................................... 171

9.3.2 CAPTURA DE CURSOS DE LA PLANTILLA ACADEMICA ............................................................. 174

9.3.3 MODIFICAR PLANTILLA ACADEMICA ....................................................................................... 178

9.3.4 CONSULTAR PLANTILLA ACADEMICA ...................................................................................... 184

9.3.5 ENVÍAR PLANTILLA ACADEMICA A CEI ..................................................................................... 188

9.3.6 CANCELAR ENVIO DE PLANTILLA ACADEMICA ........................................................................ 190

5


9.3.7 MONITOR DE PLANTILLAS ACADEMICAS ................................................................................. 192

10 PERMISOS DE ACCESO ........................................................................................................... 195

10.1 CAMBIAR CONTRASEÑA ............................................................................................................... 195

11 ANEXO ................................................................................................................................... 196

6


ACERCA DE SIICEI

La Coordinación de Estudios Incorporados de la Universidad de Guadalajara (CEI) es la

dependencia encargada de recibir, revisar y tramitar, ante los Centros Universitarios y el Sistema

de Educación Media Superior, las solicitudes de Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios que

presenten los particulares, atender a las instituciones con estudios incorporados y coordinar las

actividades de control escolar y supervisión de los planteles educativos autorizados. (Art. 24a del

Reglamento Interno de la Administración General).

El Sistema Integral de Información de la Coordinación de Estudios Incorporados (SIICEI) es

un sistema Web que automatiza procesos que se realizan en la Coordinación con la finalidad de

administrar mejor la información generada y utilizada por la Coordinación, así como la unificación y

disposición de la información entre las diversas áreas de la Coordinación, las IRVOE y con los

Centros Universitarios o SEMS.

7


1 REQUISITOS DEL SISTEMA

Los requisitos mínimos para ingresar al sistema son:

Disponer del servicio de Internet.

Características mínimas en el equipo de cómputo: 1. Windows XP 2. Procesador Pentium 4 3. 512 Mega-Bytes en RAM 4. Resolución de pantalla 1024 X 768 5. Conexión a Internet de 512 Kilo-bits.

Tener instalado uno de los siguientes navegadores: 1. Mozilla FireFox 2.0 y 3.0 2. Internet Explorer 7.0 y 8.0

Tener una cuenta o nombre de usuario válido y vigente para ingresar al sistema.

2 CONSIDERACIONES GENERALES

Tipos de usuarios.

El SIICEI maneja dos tipos de usuarios para las IRVOE:

Usuario de IRVOE. Usuario que se asigna a determinado personal de IRVOE que se

caracteriza por interactuar con información de todos los planteles de su Institución.

Usuario de Plantel. Usuario que se asigna a determinado personal de IRVOE que se

caracteriza por interactuar con información referente al Plantel donde labora.

Desconexión por seguridad

El SIICEI se desconecta por seguridad si no es utilizado durante 30 minutos. Para volver a trabajar

deberá firmarse nuevamente en el la ventana de Inicio de Sesión.

Uno de los mensajes que señala que se desconectó del SIICEI, es el siguiente:

8


Configuración necesaria para utilizar el SIICEI con el Navegador Internet

Explorer. (básico para tener siempre actualizada la versión del SIICEI)

Si utiliza el navegador Internet Explorer, es necesario configurar una opción para tener actualizado

siempre el sistema al navegar entra las ventanas. Esto se realiza de la siguiente forma:

1. Abrir el navegador Internet Explorer.

2. En el menú “Herramientas” situado en la parte superior del navegador, se selecciona

“Opciones de Internet”.

3. Indicar la pestaña “General”.

4. En el apartado “Historial de exploración” pulsar el botón Configuración.

5. En la ventana “Config. de archivos temporales de Internet e historial” indicar la opción

“Cada vez que visite la pagina Web”.

6. Finalmente, pulsar el botón Aceptar.

Configuración para permitir abrir ventanas emergentes (básico para mostrar

reportes del SIICEI).

Una ventana emergente es aquella ventana que se abre encima de la ventana actual que muestra

el navegador WEB (Internet Explorer, Mozilla, etc.); por lo regular son de diferente tamaño y sirven

para mostrar información extra, complementos o para publicidad. En la página del SIICEI las

ventanas emergentes se usan para mostrar algunos reportes, por tanto se necesita que el

navegador esté configurado para permitir abrir ventanas emergentes.

Para si el navegador no permitir abrir ventanas emergentes al trabajar con el SIICEI, suceden los

siguientes casos:

Al tratar de abrir algunos reportes se muestra el siguiente mensaje

Al tratar de abrir algunos reportes no se observa ninguna respuesta de si abrió o no el

reporte.

Para permitir abrir las ventanas emergentes se realizan los siguientes pasos según el navegador:

Usando Internet Explorer:

1. Del menú “Herramientas” elegir “bloqueador de elementos emergentes”.

2. Indicar opción “desactivar bloqueador de elementos emergentes” ó “Permitir siempre

elementos emergentes de este sitio…”.

Usando Mozilla FireFox:

1. Del menú “Herramientas” elegir “Opciones”.

2. De la ventana “Opciones” elegir pestaña “Contenido”.

3. Quitar palomita de la opción “Bloquear ventanas emergentes”.

4. Pulsar botón “Aceptar”.

9


Borrado de memoria cache

Considerando que el SIICEI es un sistema WEB, es necesario dar un mantenimiento por utilizar un

navegador WEB, este consiste en el “Borrado de memoria cache”.

Antes de indicar porque y como se debe borrar la cache se describe cual es su finalidad. La caché

(memoria cache) de cualquier navegador es permitir una rápida visualización de las páginas

visitadas con anterioridad, almacenando en el disco del usuario las páginas ya vistas, o elementos

gráficos que se repiten en muchas páginas, como un logo, para así evitar descargar nuevamente

archivos, etc.

Las desventajas de no borrar la cache periódicamente pueden ser:

- Hacer vulnerable la privacidad de los usuarios, al revelar información detallada de dónde

han estado, que páginas ha visitado, o qué han visto o leído.

- La cache crece rápidamente y puede hacer que el navegador se detenga sorpresivamente

sin motivo aparente o se congele.

- No permite el cargado de las últimas versiones de las páginas Web y programas visitados.

Por tanto, para el caso del SIICEI es necesario el borrado de cache cuando se notifica por parte de

CEI que existe una nueva actualización, y el usuario desde su navegador deberá realizar el

borrado de cache para poder trabajar con el SIICEI actualizado.

Antes del borrado de cache, lo primero que deberá saber que navegador está usando y la versión

de su navegador. Para “Internet Explorer” ir al menú “Ayuda" y seleccionar la opción "Acerca de

Internet Explorer" o para FireFox ir al menú "Ayuda" y la opción "Acerca de Mozilla FireFox".

Para borrar la caché en Internet Explorer 7:

1. Se debe salir del SIICEI (Cerrar Sesión) y se deben cerrar todas las ventanas de

navegación abiertas.

2. Desde el menú “Herramientas” situado en la parte superior del navegador, se selecciona

“Opciones de Internet”.

3. Indicar la pestaña “General”.

4. En “Historial de exploración” se debe pulsar el botón Eliminar….

5. En “Archivos temporales de Internet” se debe pulsar el botón Eliminar archivos.

6. Una vez borrado el caché se debe recargar o actualizar la página inicial, presionando el

botón Actualizar de la barra de botones.

Para borrar la caché en Mozilla Firefox 2:

10


1. Se debe salir del SIICEI (Cerrar Sesión) y se deben cerrar todas las ventanas de

navegación abiertas.

2. Desde el menú “Herramientas” situado en la parte superior del navegador, se selecciona

“Opciones”.

3. Dar un clic en “Privacidad”, enseguida se pulsa el botón Borrar ahora…

4. Seleccionar la opción “Cache” y pulsar el botón Borrar datos privados ahora

5. Una vez borrado el caché se debe recargar o actualizar la página inicial, presionando el

botón Recargar de la barra de botones.

Establecer la Configuración Regional.

La Configuración Regional es una opción de Windows que sirve para establecer el idioma que

estará disponible y los formatos de número, moneda, fecha y hora. El idioma que se selecciona

ajusta automáticamente la configuración los formatos.

El SIICEI genera algunos reportes en archivos de Excel con características especiales, por tanto es

necesario que se establezca el idioma (español “México”) en la Configuración Regional, para

indicar esta opción se siguen los siguientes pasos:

1. Para abrir Configuración regional y de idioma, haga clic en el botón “Inicio”, en “Panel de control”, y después pulsar ícono “Configuración regional y de idioma”.

2. Elegir pestaña “Opciones Regionales”. 3. Seleccione el idioma “(español (México)” de la lista de “Estándares y formatos”, y

automáticamente se cambiarán los formatos de: número, moneda fecha y hora. Aunque se pueden modificar los valores de los formatos, es recomendable dejarlos como aparecen por default.

4. Finalmente se da clic en “Aplicar”.

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ELEMENTOS DE VENTANAS

La mayoría de elementos y acciones que se encuentran en las ventanas del sistema tienen

propósitos genérales para facilitar el uso de los mismos, en seguida se describen los más

comunes:

Navegar entre campos. Para ir de un campo a otro de forma más rápida y cómoda, se utiliza la

tecla TAB o Tabulador.

Listas de opciones. Es un campo de tipo lista que muestra opciones o elementos disponibles que

existen para elegir.

Para buscar una opción de una lista, deberá dar clic en la flechita de la derecha y mostrará la lista

de todas las opciones disponibles, para elegir se da un clic en la opción deseada.

Campos obligatorios. Son los campos que necesariamente deben estar capturados, en el sistema

se indican con un asterisco en la parte izquierda de los campos.

Si los campos obligatorios no son capturados al momento de guardar la información, el sistema

mostrará en mensaje de error en la parte inferior del campo en color rojo y también el nombre del

campo, hasta que no sean capturados. Por tanto, si no existe algún valor real para capturar en ese

tipo de campo, es necesario capturar cualquier texto que describa algún valor descriptivo, por

ejemplo: “sin nombre”, “no contiene”, etc.

Campos de consulta o lectura. Existen campos en las ventanas del sistema con la finalidad de

ser informativos, así que no podrán modificarse. Estos campos se identifican por tener fondo gris.

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Campos de búsqueda. Son los campos que buscan algún valor determinado, dando como

resultado el llenado automático de otros datos. Estos campos se identifican por tener fondo azul.

Etiquetas de información. Los iconos de los menús del sistema muestran dos tipos de etiquetas

de información; una se observa al pasar el cursor sobre el icono y en la parte central del la ventana

aparece la etiqueta dando información del icono seleccionado. Otra forma de ver información del

icono, es posicionarse encima y aparecerá la etiqueta informativa. En la siguiente figura se

observan los dos tipos de etiquetas.

Botones de propósito general. En todo el sistema aparecen botones de funciones concretas que

se describen enseguida.

Cierra la ventana activa y regresa a la ventana donde se encuentra el

menú anterior.

Este botón en una ventana de captura o edición limpia e inicializa valores

de los campos, pero en una ventana donde se muestra información de

consulta, regresará a la ventana donde se realizó la consulta.

Registra o guarda en el sistema la información capturada o actualizada en

los campos de la ventana.

Realiza la búsqueda de información por algún criterio indicado.

Activa la información de los campos de la ventana para poderlos modificar.

Muestra un mensaje para que el usuario confirme la eliminación de un

elemento.

Titulo de menú

Etiqueta emergente del

ícono seleccionado

Etiqueta del ícono

seleccionado

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Va al siguiente elemento encontrado.

Regresa al anterior elemento encontrado.

Este botón aparece en todos los menús del SIICEI y sirve para regresar al

menú previo. El menú principal no contiene este botón.

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3 INICIAR SIICEI

Para ingresar al sistema debe abrir el navegador de Internet, después debe ir la página oficial de la

Coordinación http://www.cei.udg.mx/ , dentro de la página ir al menú de la izquierda y elegir

opción “SIICEI”.

Después deberá elegir la siguiente liga para ingresar a SIICEI

Se mostrará la ventana Inicial del SIICEI, también llamada ventana de “Inicio de Sesión”.

Para ingresar al SIICEI deberá capturar el nombre de usuario y contraseña, después deberá pulsar

el botón Ingresar.

Una vez que se ingresa al sistema se mostrará la ventana inicial, mostrando el menú principal.

Módulos principales

del SIICEI

Usuario con que se ingresó

Versión del SIICEI

http://www.cei.udg.mx/

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4 INGRESO

El SIICEI contiene el módulo de “Ingreso” que trata el control de Ingreso de Aspirantes. Los

procesos de Ingreso se dividen en los que realizan las Escuelas Incorporadas y los que realizan el

personal de Ingreso de la Coordinación de Estudios Incorporados.

Esta sección del manual describe los procesos que realizan las Escuelas Incorporadas para iniciar

los procesos de Ingreso de Aspirantes, a Primer Ingreso o a Grado Superior.

Desde el menú principal de “Escolar” se elige el ícono “Ingreso”

Enseguida se muestra el menú “ingreso”.

Los iconos del menú “ingreso” corresponden a las siguientes funciones:

Registro de Aspirantes. Registro de solicitudes de aspirante y documentación.

Envío de Paquetes. Generar, enviar, deshacer e imprimir paquetes de solicitudes.

Activar Solicitudes Rechazadas. Activar solicitudes de aspirante que fueron rechazadas

previamente en la revisión minuciosa de solicitudes a autorizar.

Monitoreo. Consulta de indicadores de paquetes y solicitudes registrados.

Relación de Solicitudes. Reporte de todas las solicitudes registradas, su paquete y el

estatus en que se encuentran.

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4.1 REGISTRO DE SOLICITUD DE ASPIRANTES

El Registro de Aspirantes de IRVOE es la función donde cada IRVOE podrá registrar el aspirante

mediante una Solicitud de Aspirante del Sistema

El Registro de Aspirantes se realizará solo si se captura dentro del periodo permitido para está

actividad. El periodo permitido será publicado por la Unidad de Servicios Escolares de la

Coordinación de Estudios Incorporados.

En el Registro de Aspirantes de IRVOE el SIICEI tendrá actualizada automáticamente toda la

Oferta Académica que ofrecen las IRVOE en ese ciclo escolar, quedando a consideración que

cada IRVOE registrará aspirantes solo en las carreras que debe ofertar.

El SIICEI cuenta con un historial de alumnos, permitiendo completar rápidamente el Registro de

Aspirantes para exalumnos que actualmente no son vigentes.

La documentación que entrega el aspirante a la IRVOE se captura por separado, es decir, después

de registrar la Solicitud de un Aspirante podrá realizarse la función de modificar la documentación

que entregan los aspirantes.

Un aspirante se puede registrar en más de una IRVOE, pero no en la misma.

Para ir a las funciones de registro de aspirantes, desde el menú “Ingreso” elegir el icono “Registro

de Aspirantes”.

Enseguida se muestra el menú “registro de aspirantes”

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Los iconos del menú “registro de aspirantes” corresponden a las siguientes funciones:

Agregar Solicitud de Aspirante.

Modificar Solicitud de Aspirante.

Eliminar Solicitud de Aspirante.

Modificar Documentación de Solicitud de Aspirante.

Imprimir Solicitud de Aspirante.

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4.1.1 AGREGAR SOLICITUD DE ASPIRANTE

Los pasos para registrar una Solicitud de Aspirante son:

1. Desde el menú de “Registro de Aspirantes de IRVOE” se pulsa el icono “Agregar Solicitud de Aspirante”.

2. Enseguida se muestra la ventana “Solicitud de Aspirante”

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3. En ésta ventana se capturan los siguientes datos:

Código de alumno. Campo de búsqueda. Se captura el código del alumno solo si el aspirante previamente fue alumno de una IRVOE. Después de capturar un Código de Alumno válido, automáticamente se mostrarán los datos personales del aspirante.

Numero de solicitud. Campo de consulta. Identificador de la solicitud de aspirante, se muestra automáticamente después de haberse registrado el aspirante.

Fecha de nacimiento. Campo obligatorio. Fecha de nacimiento del aspirante.

Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre. Campos obligatorios. Nombre completo del aspirante (No es obligatorio el Segundo Apellido).

País, Estado, Municipio. Campos obligatorios. País, Estado y Municipio del lugar de nacimiento del aspirante.

Nacionalidad. Campo obligatorio. Nacionalidad del aspirante.

Estado Civil. Campo obligatorio. Estado civil del aspirante.

CURP. Campo obligatorio. Clave Única de Registro de Población, del aspirante.

Correo electrónico. Correo electrónico o email del aspirante.

¿Trabaja?. Indica si trabaja o no el aspirante.

Genero. Campo obligatorio. Genero del aspirante.

Nombre tutor. Nombre de la persona tutora del aspirante.

Calle, Num.Ext., Int. Campos Obligatorios. Calle, numero exterior y numero interior (si existe) del domicilio actual del aspirante.

Entre Calle, y Calle, Posterior. Calles laterales y posterior del domicilio actual del aspirante.

Código Postal. Campo obligatorio y campo de búsqueda. Código postal del domicilio actual del aspirante. Después de capturar un Código Postal válido, automáticamente se mostrará una lista de las Localidades o Colonias correspondientes.

Localidad/colonia. Campo obligatorio. Poblado, localidad o colonia del domicilio actual del aspirante.

Área. Campo obligatorio. Área o clave lada telefónica.

Número. Campo obligatorio. Número del teléfono donde se pueda localizar el aspirante.

Extensión. Extensión telefónica.

Comentario. Información acerca del teléfono. Por ejemplo: si se trata de teléfono de casa, horario en que se encuentra en casa u oficina, otros teléfonos, etc.

Ciclo escolar. Campo obligatorio. Ciclo escolar vigente al que se aspira ingresar.

Nivel. Campo obligatorio. Nivel escolar al que se ingresará.

Tramite. Campo obligatorio. Trámite al que se desea aspirar.

Institución. Campo obligatorio. Nombre de la Institución o IRVOE en donde desea ingresar el aspirante.

Plantel. Campo obligatorio. Nombre del plantel al que desea ingresar el aspirante.

Carrera. Campo obligatorio. Nombre de la carrera que desea cursar el aspirante.

Programa. Campo obligatorio. Nombre del programa o plan de estudio con el que se debe ingresar.

Turno. Campo obligatorio. Turno al que desea ingresar el alumno. 4. Capturar todo los campos editables. 5. Si no se conoce el Código Postal. Al momento de la captura, si no se conoce el Código

Postal, se debe dar clic en el botón “Clic aquí si no se conoce el c.p.”, y el sistema mostrará el

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listado de estados y municipios de México. Se deberá indicar el estado y municipio del domicilio y sistema automáticamente mostrará el Código Postal que corresponde.

6. Después de capturar los campos, se pulsará el botón Guardar, y aparecerá el botón Nuevo, el

cual se pulsa para iniciar una nueva ventana de captura de otra Solicitud de Aspirante. Nota. La descripción completa de los trámites se muestra en el Anexo del Manual de Usuario.

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4.1.2 MODIFICAR SOLICITUD DE ASPIRANTE

Función que consiste en actualizar los datos del Aspirante en la Solicitud.

Se podrá actualizar la solicitud, si ésta aun no se ha empaquetado.

Pasos para actualizar la solicitud:

1. Desde el menú de “registro de aspirantes” se pulsa el icono “Modificar Solicitud De Aspirante”

2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la solicitud de Aspirante a

modificar.

3. En esta ventana de búsqueda podrá localizar la Solicitud de Aspirante por dos opciones:

Por Número de Solicitud. Al indicar directamente el número de solicitud (número que generó el sistema).

Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de aspirante.

Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción.

4. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana.

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5. Enseguida se deben actualizar los datos que se requieren. 6. Después se deben guardar los cambios al pulsar el botón Guardar.

23


4.1.3 ELIMINAR SOLICITUD DE ASPIRANTE

Función que consiste en eliminar una Solicitud de Aspirante.

Se podrá eliminar una solicitud, si ésta aun no se ha empaquetado.

Pasos para eliminar la solicitud:

1. Desde el menú de “registro de aspirantes” se pulsa el icono “Baja de Solicitud de Aspirante”

2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a eliminar.





3. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la

siguiente ventana.

24


4. Finalmente para realizar la eliminación se debe pulsar el botón Si, que eliminará la Solicitud.

25


4.1.4 DOCUMENTACIÓN DE ASPIRANTE

Esta función consiste en registrar la documentación que los aspirantes entregan a la IRVOE para

completar los requisitos del registro de ingreso.

Si un aspirante hace varias solicitudes de ingreso en diferentes IRVOE, solamente se podrá

completar su trámite de ingreso en la primer IRVOE que registre su documentación.

Pasos para registrar la documentación del aspirante:

1. Desde el menú de “registro de aspirantes” se pulsará el icono “Documentación de Aspirante”.

2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la solicitud de Aspirante para el

registro de la documentación.






siguiente ventana.

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5. Esta ventana se solicitan los siguientes tipos de datos:

Datos de ubicación. Grado y Grupo en donde se ubicará el alumno al momento de ingresar

a Primer Ingreso o Grado Superior.

Datos de Estudios de Procedencia. Información del estudio que el alumno curso y terminó

en su anterior nivel académico, o en su caso también información del estudio truncados en

el mismo nivel académico. Nota: los datos de estudio de procedencia parcial solo se

solicitan cuando el trámite de ingreso sea de Grado Superior.

Documentación. Los documentos requeridos según el tipo de trámite de ingreso.

6. Enseguida se describen todos los campos a capturar agrupados por el tipo de información:

Datos de ubicación

Grado Aspiración. Campo obligatorio. Es el grado de estudio donde se ubicará el alumno.

Grupo. Campo obligatorio. Es el grupo al que corresponderá el alumno. Datos de Estudios De Procedencia y Datos De Ultimo Estudio Parcial Capturando la Clave SEP

Clave SEP. Campo para autocompletar. Es la clave de Centro de Trabajo o Clave de la SEP que identifica la escuela donde cursó su estudio totalmente o parcialmente (según corresponda). Al capturar una clave SEP válida, el sistema automáticamente mostrará información de la escuela de procedencia como se muestra en el siguiente ejemplo.

27


Sin capturar la Clave SEP

No conoces la Clave SEP. Si no se conoce la clave SEP se marca en el recuadro y el sistema mostrará los siguientes campos para captura la escuela de procedencia.

Estudios de procedencia. Campo obligatorio. Seleccionar el tipo de clasificación de la

escuela donde se curso el estudio de procedencia.

Escuela de procedencia. Campo obligatorio. Nombre de la escuela donde se curso el

estudio de procedencia.

Clave de Escuela de Procedencia. Clave que identifica la escuela donde se curso el

estudio de procedencia.

Estado de procedencia. Campo obligatorio. Entidad Federativa donde se ubica la escuela

donde se curso el estudio de procedencia.

C.P. Código Postal que corresponde a la escuela donde se curso el estudio de

procedencia.

Promedio Certificado. Campo obligatorio. Calificación que se obtuvo al concluir totalmente o parcialmente su último estudio (según corresponda).

Documentos

Lista de documentos. Se muestra la lista de documentos que corresponde al tipo de

trámite de ingreso. Se deben indicar en el recuadro de cada documento que entregó el

alumno como requisitos del trámite.

Nota: El sistema considera un el trámite de ingreso completo hasta que estén capturados

todos los datos obligatorios de ésta ventana así como marcados todos los documentos

requeridos, de lo contrario, la solicitud de aspirante no se podrá empaquetar en los procesos

posteriores del trámite de ingreso.

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4.1.5 IMPRIMIR SOLICITUD DE ASPIRANTE

Una Solicitud de Aspirante se podrá imprimir cuando esté completa, es decir que también se hayan

actualizado todos los documentos requeridos en la solicitud.

Pasos para imprimir Solicitudes de Aspirantes:

1. Desde el menú de “Registro de Aspirantes de IRVOE” se pulsará el icono “Imprimir

Solicitud de Aspirante”

2. Enseguida se mostrará la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a Imprimir.





4. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra el

Nombre completo y Fecha de Nacimiento de la solicitud que se desea imprimir.

5. Para observar la impresión previa se da un clic sobre los datos de la solicitud, y mostrará la

solicitud en una ventana aparte como archivo de tipo PDF.

29


6. Desde ésta ventana se imprime el documento con el icono de la impresora que se

encuentra en el menú de la parte superior. Se enviará a imprimir el documento como se

muestra en la siguiente figura.

30


31


4.2 ENVÍO DE PAQUETES

Después de haber registrado solicitudes y documentarlas, el usuario de IRVOE deberá preparar las

solicitudes para enviarlas a CEI, es decir, deberá Generar los paquetes electrónicos de solicitudes

y realizar el envío electrónico de paquetes a CEI. También se podrán deshacer o imprimir paquetes

Las funciones para generar/actualizar, enviar, imprimir o deshacer el paquete se realizan desde el

menú de “Envío de Paquete”; para ingresar a éste menú es necesario elegir la pestaña “Escolar”, y

elegir el icono “Ingreso”.

Para ir a las funciones de envío de paquetes, desde el menú “Ingreso” elegir el icono “Envío de

Paquetes”.

Enseguida se muestra el menú “envío de paquetes”.

Los iconos del menú “envío de paquetes” corresponden a las siguientes funciones:

Generar o Actualizar Paquetes.

Enviar Paquetes a CEI.

Deshacer Paquetes.

Imprimir Paquetes.

32


4.2.1 GENERAR / ACTUALIZAR PAQUETES

Este proceso crea paquetes o reagrupa los paquetes de solicitudes de aspirantes automáticamente. Un paquete de Solicitudes de Aspirantes esta agrupado por IRVOE, plantel, nivel, carrera, trámite de aspiración y turno. Según se presente la agrupación de solicitudes, el SIICEI realiza alguno de los dos procesos que se mencionan enseguida:

Generación del Paquete. Consiste en que el SIICEI revisa la agrupación de solicitudes e identifica que paquetes son candidatos a crearse, y enseguida realiza la creación de dichos paquetes agrupando las solicitudes según sus características.

Actualización del Paquete. Consiste en que el SIICEI identifica la existencia de paquetes que aun no se ha enviado a la CEI, y de solicitudes que pueden aun agruparse a dichos paquetes, entonces el SIICEI anexa las solicitudes a los paquetes correspondientes.

Pasos para Generar/Actualizar: 1. Para ingresar a ésta función desde el menú de “Envío de Paquetes” se pulsa el icono

“Generar Paquetes de Expedientes”.

2. Enseguida se muestra la ventana “Generar Paquete”

3. En ésta ventana se indican tres campos para crear o actualizar paquetes en un Plantel de

una IRVOE. Los campos a indicar son:

Ciclo escolar.

IRVOE

Plantel.

4. Después de seleccionar los campos, se deberá pulsar el botón Generar/Actualizar. Al momento de querer generar los paquetes puede suceder lo siguiente:

Generar o actualizar normalmente los paquetes. Ver siguiente paso (5).

Si existieran solicitudes con estatus “Rechazadas” (solicitudes rechazadas por CEI cuando se revisaron), el SIICEI mostrará el siguiente mensaje:

33


Si elige el botón Si continuara con el siguiente paso (5), de lo contrario, al pulsar botón No, se cancela la generación de paquetes, permitiendo consultar y activar solicitudes rechazadas (Véase “Activar Solicitudes Rechazas”).

5. Al finalizar el proceso, se mostrará cuantos paquetes se crearon, y cuantos se

actualizaron.

34


4.2.2 ENVÍAR PAQUETES A CEI

Envío usando SIICEI. Es el proceso de envío electrónico de paquetes a través del SIICEI,

dirigidos a USE (Unidad de Servicios Escolares) de la CEI.

Envío físico de paquetes. Después de realizar el envío usando el SIICEI se deberá realizar el

envío físico del paquete a USE. La forma para realizar este envío es imprimir los siguientes

documentos: la relación de paquete con estatus “ENVIADO” (Ver “Imprimir paquetes”) y las

solicitudes firmadas por el aspirante (ver “Impresión de solicitud de aspirante”), estas impresiones

se anexarán a los documentos físicos que forman el paquete.

Pasos para enviar un paquete usando el SIICEI:

1. Desde el menú de “Envío de Paquetes” se pulsa el icono “Envío de Paquetes”.

2. En seguida se muestra la ventana “Enviar paquete”

3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a enviar. Existen dos opciones

de búsqueda: a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y

Plantel. b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo

“Numero de Paquete”. Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción.

4. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a enviar, como se muestra enseguida.

35


Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno.

5. Cuando se encuentre con el paquete a enviar, deberá pulsar el botón Enviar y se mostrará

el mensaje un mensaje de confirmación.

Nota. Para los paquetes que están agrupados con el trámite de Primer Ingreso, el SIICEI revisará que cumplan con el mínimo de 15 solicitudes en el paquete a enviar a CEI. Si no cumple el mínimo no se podrá enviar el paquete y se mostrara el siguiente mensaje.

Una excepción es que si se podrán enviar paquetes sin importar el número de solicitudes agrupadas, solo si personal de CEI previamente ya Verificó un paquete con las mismas características.

36


4.2.3 DESHACER PAQUETES

Si después de haber enviado electrónicamente el paquete, se necesita agregar más solicitudes a

un paquete, y éste aun no se ha recibido por parte de la CEI, entonces el SIICEI permite deshacer

el paquete para agregar o quitar solicitudes del paquete.

Pasos para deshacer un paquete:

1. Para deshacer un paquete previamente enviado que aun no se ha recibido por CEI, desde el menú de “Envío de Paquetes” se pulsa el icono “Deshacer Paquetes de Expedientes”.

2. En seguida se muestra la ventana “Deshacer paquete”

3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a deshacer. Existen dos opciones de búsqueda:

a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel.

b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo “Numero de Paquete”.

Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción.

4. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a deshacer, como se muestra enseguida.

37



5. Cuando se encuentre con el paquete a deshacer, solamente se pulsa el botón Deshacer

Paquete. Y se mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

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4.2.4 IMPRIMIR PAQUETES

Es la emisión del listado de solicitudes agrupadas por paquete. Este listado sirve para anexarse al

paquete que se enviara físicamente.

Pasos para imprimir un paquete:

1. Para deshacer un paquete previamente enviado que aun no se ha recibido por CEI, desde el menú de “Envío de Paquetes” se pulsa el icono “Imprimir Paquetes”.

2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a Imprimir.

3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a imprimir. Existen dos opciones de búsqueda:

a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel.

b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo “Numero de Paquete”.

Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción.

4. Independientemente de la opción de búsqueda elegida, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a imprimir, como se muestra enseguida.

39



5. Cuando se encuentre con el paquete a imprimir, se pulsa el botón Imprimir y mostrará un

reporte en otra ventana como archivo tipo PDF.

40


6. Desde ésta ventana se imprime el documento con el icono de la impresora que se encuentra en la parte superior del menú de ésta ventana. El documento impreso se muestra en la siguiente figura.

41


42


4.3 ACTIVAR SOLICITUDES RECHAZADAS

La Coordinación de Estudios Incorporados a través del área de Servicios Escolares durante el

periodo de registro de solicitudes de aspirante, puede rechazar solicitudes durante la minuciosa

revisión de la documentación de las solicitudes de aspirante que se desean autorizar.

Por lo tanto, las solicitudes rechazadas se notificarán al personal de la IRVOE mediante un reporte

que se firmará con acuse de recibo; y también se entregará a la IRVOE la documentación

correspondiente a cada solicitud rechazada.

Enseguida, el personal de la IRVOE desde su Institución podrá consultar en el SIICEI las

solicitudes que se le rechazaron y el motivo, permitiendo completar o corregir documentación o

datos de la solicitud. Las solicitudes corregidas se podrán activar en el SIICEI con la finalidad de

volverlas empaquetar y enviar nuevamente a la Coordinación (véase “Generar/Actualizar

Paquetes”).

Pasos para activar solicitudes rechazadas:

1. Desde el menú de “envío de paquetes” se pulsa el icono “Activar Solicitudes Rechazadas”.

2. En seguida se muestra la ventana “Búsqueda De Solicitudes Rechazadas”

3. En ésta ventana se indica el “Ciclo Escolar”, “Nombre de la IRVOE” y “Plantel” del que se desea consultar las solicitudes rechazadas, enseguida se pulsa el botón Buscar , enseguida se muestra la siguiente ventana.

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4. En esta ventana se listan todas las solicitudes rechazadas del plantel correspondiente. Cada solicitud rechazada muestra los siguientes datos:

Numero de solicitud

Nombre completo del aspirante

Carrera

Programa

Turno

Tramite de la solicitud rechazada.

Enseguida se debe seleccionar en el recuadro izquierdo, cada solicitud que se desean activar.

5. Después se pulsa el botón Activar, y se mostrará un mensaje de confirmación.

6. Finalmente para activar se debe pulsar Si, que mostrara el siguiente mensaje.

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4.4 MONITOREO DE INDICADORES DE INGRESO

Función que tiene como finalidad mostrar el resultado estadístico de las solicitudes y paquetes que

se están generando o actualizando durante los procesos de Ingreso Escolar para un plantel

específico.

Estos indicadores se muestran en la ventana “Monitor de Indicadores de Ingreso”, para ir a ésta

ventana se debe elegir la pestaña “Escolar” del menú principal.

Después elegir el icono “Ingreso”, y del menú “Ingreso” elegir el icono “Monitoreo”.

Enseguida se muestra el menú “Monitoreo”, en donde se selecciona el icono “Indicadores de

Ingreso”.

Se muestra la ventana donde se observa el resultado de indicadores Ingreso ordenados por IRVOE

y plantel.

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En esta ventana se muestran tres partes: En la primera se encuentra el ciclo escolar, la IRVOE y

plantel del que se revisan los indicadores.

La segunda parte muestra cuantos paquetes están: Creados, Enviados, Recibidos o Rechazados.

También se muestra el total de paquetes.

La tercera parte muestra cuantas solicitudes están: Creadas, Documentadas o Empaquetadas.

También se muestra el total de solicitudes.

Nota. Los usuarios de tipo IRVOE, podrán consultar en este monitor los indicadores de todos los

planteles de su Institución.

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4.5 REPORTE DE RELACION DE SOLICITUDES

Es la impresión de todas las solicitudes registradas para un plantel.

Para imprimir se deberá ir a la ventana “Buscar Relación De Solicitudes”, para ir a ésta ventana se

debe elegir la pestaña “Escolar” del menú principal.

Después elegir el icono “Ingreso”, y del menú “Ingreso” elegir el icono “Relación de Solicitudes”.

Se muestra la ventana para buscar las todas las solicitudes del plantel.

Después de indicar el ciclo escolar, IRVOE y Plantel, se debe pulsar el botón Buscar, que muestra

en otra ventana el reporte de solicitudes.

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Desde ésta ventana se imprime el documento con el icono de la impresora que se encuentra

en el menú de la parte superior. Se enviará a imprimir el documento como se muestra en la

siguiente figura.

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49


5 SITUACION DE ALUMNOS

El SIICEI cuenta con el módulo de “Situación de alumnos” el cual se realiza la gestión de la

actualización de los cambios de situaciones de los alumnos que se van realizando durante la

permanencia en la “Escuela Incorporada de Reconocimiento de Validez Oficial” (IRVOE). Personal

administrativos de la IRVOE relacionados a Control Escolar son los encargados de realizar los

siguientes cambios de situación a los alumnos:

Las actividades del módulo Situación de Alumnos son las siguientes:

Dar de baja. Es la actividad para aplicar una baja del alumno.

Cambio de turno. Es la actividad de cambiar el alumno de turno cuando va a cursar sus

asignaturas.

Cambio de grupo. Es la actividad de cambiar el alumno de grupo donde va a cursar sus

asignaturas.

Cambio de plantel. Es la actividad de cambiar el alumno de plantel donde va a asistir para

cursar sus asignaturas.

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5.1 BAJA DE ALUMNOS

Una baja de un alumno es el dejar de cursar la carrera quedando truncada la terminación del plan de estudios. La solicitud de la baja se puede solicitar directamente por el alumno o por personal administrativo de la IRVOE que notifica algún motivo para aplicar la baja al alumno.

Se puede dar de baja un alumno solo si actualmente es vigente. Las bajas de los alumno se podrán realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones.

Los pasos para dar de baja un alumno son:

1. Desde el menú “Escolar” se pulsa el icono “Situación de Alumno”.

2. En el menú “Situación de Alumno” se pulsa el icono “Actualizar Situación de Alumno”.

3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno que se desea dar de

baja.

4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del alumno por dos opciones:

Por Código de Alumno. Al indicar directamente el código del alumno.

Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de alumno.


51


5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6).

6. Se muestran los datos del alumno encontrado, como se ve en la siguiente ventana.

7. En esta ventana se muestran todos los datos de la situación en la que se encuentra actualmente el alumno, así como datos históricos de cuando se autorizó su ingreso.

8. Para dar de baja solo deberá pulsar el botón Baja, que mostrará la siguiente sección de confirmación.

9. Antes de confirmar la baja, puede capturar observaciones referentes al asunto en el campo Comentario.

52


10. Finalmente para confirmar la baja se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje.

11. Automáticamente se mostrarán los datos actualizados del alumno en la sección “datos de la ubicación actual” como resultado de este cambio de situación del alumno.

53


5.2 CAMBIO DE TURNO

Función que permite realizar el cambio de Turno de un alumno. El nuevo Turno a donde se desea ubicar el alumno será por otro disponible que se está ofertando en el plantel para cursar las mismas asignaturas que actualmente tiene asignadas el alumno. Por tanto, después de realizar este cambio, todas las asignaturas que esta cursando el alumno en el ciclo escolar actual, se cambiarán por las asignaturas que se están cursando en el nuevo Turno, esto permite que el alumno ya deba aparecer en todas las listas de asistencia y actas de calificaciones relacionadas al nuevo Turno. El cambio de turno se podrá realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones.

Los pasos para cambiar el turno de un alumno son:



3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno al que se le desea

cambiar el turno.





54


5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de

la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6).



8. Para cambiar el turno se deberá pulsar el botón Cambiar Turno, que mostrará la siguiente

sección para indicar el nuevo turno.

9. Enseguida se debe seleccionar el nuevo turno, en la lista Turno. En éste momento, si se desea, también se puede realizar un cambio de Grupo, al seleccionar nuevo grupo.

55


10. Finalmente para confirmar el cambio se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje si

se trata solo del cambio de Turno.

Si también se realizo el cambio de grupo se mostrará el siguiente mensaje.

11. Automáticamente se mostrarán los datos actualizados del alumno en la sección “datos de la ubicación actual”.

56


5.3 CAMBIO DE GRUPO Función que permite realizar el cambio de Grupo de un alumno. Después de realizar este cambio, todas las asignaturas que esta cursando el alumno en el ciclo escolar actual, se cambiarán por las asignaturas que se están cursando en el nuevo Grupo, esto permite que el alumno ya deba aparecer en todas las listas de asistencia y actas de calificaciones relacionadas al nuevo Grupo. El cambio de Grupo se podrá realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones.

Los pasos para cambiar el grupo de un alumno son:



3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno al que se le desea

cambiar el grupo.





5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de

la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se

57


mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6).



8. Para cambiar el grupo solo deberá pulsar el botón Cambiar Grupo, que mostrará la siguiente

sección para indicar el nuevo Grupo.

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9. Enseguida se debe seleccionar el nuevo turno, en la lista Grupo.

10. Finalmente para confirmar el cambio se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje

de cambio exitoso.

11. Automáticamente se mostrarán los datos actualizados del alumno en la sección “datos de la ubicación actual”.

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5.4 CAMBIO DE PLANTEL El cambio de Plantel es el proceso de asignar el alumno en otro Plantel de la IRVOE donde podrá cursar sus actuales asignaturas. El cambio de plantel se puede realizar si el plantel a cambiar imparte el mismo plan de estudio. El cambio de Plantel se podrá realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones.

Los pasos para cambiar el plantel de un alumno son:



3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno.





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5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6).



8. Para cambiar el plantel solo deberá pulsar el botón Cambio Plantel, que mostrará la siguiente

sección para indicar el nuevo plantel.

61


9. Enseguida se debe seleccionar el nuevo Plantel, Turno y Grupo.

10. Finalmente para confirmar el cambio se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje

de cambio exitoso.

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6 PERMANENCIA DE ALUMNOS

El SIICEI cuenta con el módulo de “Permanencia de alumnos” el cual consiste en el control de

avance de los estudios de los alumnos durante la permanencia en la Escuela Incorporada. De las

principales funciones se describen reinscripción de alumnos, control de calificaciones, emisión de

certificados, emisión de documentación escolar, control de profesores.

Las actividades del módulo Permanencia son las siguientes:

Captura de Calificaciones Históricas. Herramienta para capturar el histórico de calificaciones para alumnos de baja y egresados hasta el ciclo escolar 2009B.

Inscripción de Alumnos a las TAE. Función para asignar las TAE que cursará un alumno.

Listas de Asistencia. Actividad para realizar la gestión de ubicación de alumnos.

Acta de Calificaciones. Herramienta para la captura de calificaciones del ciclo escolar vigente.

Kárdex. Consulta e impresión de kárdex de alumnos.

63


6.1 CAPTURA DE CALIFICACIONES DE LOS HISTORICOS

ACADEMICOS

Este módulo tiene la función de ser una herramienta que permite realizar el registro de

calificaciones del historial académico de los alumnos del BACHILLERATO GENERAL, las

calificaciones a registrar son las que se generaron durante el ciclo escolar 2001B al 2009B.

Estas calificaciones corresponden a los alumnos con estatus: Activos, Egresados o de

Baja.

Esta herramienta también permite el registro de calificaciones de tipo: acreditadas,

revalidadas o equivalentes, solo si el alumno ingreso en el ciclo escolar 2009B o en ciclos

anteriores a éste. NOTA IMPORTANTE: Este tipo de calificaciones después del ciclo escolar

2010A se registra por personal de la CEI.

El personal encargado de control escolar de la Escuela son quienes usaran la herramienta para

capturar las calificaciones históricas al realizar el vaciado del kárdex en el SIICEI.

Definición de términos: - Tipos de exámenes. Identifican cuando y como se obtuvo la calificación de una asignatura, existen: “ORD”, “EXT”,

“ACR”, “EQV”, “REV”.

- ORD. Calificación asentada en las actas de calificaciones de examen en el periodo ordinario.

- EXT. Calificación asentada en las actas de calificaciones de examen en el periodo extraordinario.

- ACR. Calificación de una asignatura acreditada en el mismo plan o diferente plan.

- EQV. Calificación de una asignatura equivalente.

- REV. Calificación de una asignatura revalidada.

- Tipos de calificaciones: Es el valor o significado que puede tener una calificación en uno o mas tipo de examen, pueden ser calificaciones cuantitativas (numéricas) o cualitativas (acreditadas) como: “SD”, “AC”, “NA”

- SD. Asignatura Sin Derecho.

- AC. Asignatura Acreditada.

- NA. Asignatura No Acreditada.

- Autorización de ingreso. Es el tipo de ingreso de como inicio el Plan de Estudio el alumno, puede ser en Primer Ingreso o Grado Superior.

- Ciclo Escolar en Curso. Es el ciclo escolar vigente donde se están cursando un conjunto de asignaturas determinadas conforme el avance de un Plan de Estudio.

- Ciclo Escolar Acreditado. Es el ciclo escolar cuando se emitió el documento de autorización de asignaturas acreditadas, equivalentes o revalidadas para Grado Superior, por parte de CEI, Entidad de Red o SEMS.

- Ciclo Escolar de Autorización. Es el ciclo escolar cuando se autorizó el ingreso del alumno a Primer Ingreso o a Grado Superior por parte de la CEI (Coordinación de Estudios Incorporados). Un Ciclo escolar de Autorización a Grado Superior se define como “Ciclo de Acreditación”, “Ciclo de Equivalencia” o “Ciclo de Revalidación”.

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Los pasos para registrar calificaciones son los siguientes:

1. Del menú “permanencia” elegir el icono “Asistente de Captura de Calificaciones Históricas”

2. Se mostrará el menú “asistente de captura de calificaciones históricas” en donde se debe elegir

el icono “Bachillerato General”.

3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno al que se le capturarán las calificaciones.





5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar.

5.1. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre o si el alumno tiene más de un tipo de autorización de ingreso (Primer Ingreso ó Grado Superior), se mostrará una lista con las coincidencias ordenadas por nombre del alumno y tipo de autorización, como se muestra enseguida.

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5.2. Para seleccionar un alumno y su tipo de autorización se da un clic sobre el nombre. Si el

tipo de autorización corresponde a “Primer Ingreso” va al paso 6. 5.3. Para seleccionar un alumno y su tipo de autorización se da un clic sobre el nombre. Si el

tipo de autorización corresponde a “Grado Superior” se mostrará automáticamente la siguiente ventana para capturar información referente a éste tipo de autorización.

5.4. En esta ventana se solicita indicar los siguientes campos:

Tipo de Autorización: Elegir de la lista el tipo de autorización de ingreso, si es “ACR” Acreditación, “EQV” Equivalencia ó “REV” Revalidación.

Tipo de Documento. Elegir de la lista el tipo de documento de autorización, si es “Oficio” ó “Dictamen”

Numero de Documento. Capturar el número que identifica el documento de autorización.

Fecha de Documento. Capturar la fecha del documento de autorización.

Indicar datos de la escuela de procedencia: o IRVOE. Si viene de una IRVOE, elegir de la lista el nombre de la IRVOE. o No es una Escuela Incorporada. Si no viene de una IRVOE capturar el

nombre de escuela y la Clave SEP. 5.5. Después de capturar datos de autorización a Grado Superior se pulsa el botón Continuar.

6. El sistema despliega el primer conjunto de asignaturas del Plan de Estudio.

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7. En ésta ventana se muestra la siguiente información:

Datos de autorización de ingreso del alumno.

Las asignaturas del ciclo escolar en curso.

Los campos para capturar calificaciones en los diferentes tipos de examen (“ORD”, “EXT”, “ACR”, “EQV”, “REV”). Nota. Las columnas de tipos de examen se mostrarán o no automáticamente dependiendo del tipo de autorización de ingreso.

Cantidad de asignaturas acreditadas registradas. 8. El encargado de certificados debe capturar por cada asignatura la calificación en el tipo de

examen que corresponde. La captura debe validarse de la siguiente forma: 8.1. Si la calificación de la asignatura es cuantitativa(numérica), es válido capturar los

siguientes valores:

0 a 100 o “SD ” en el campo “ORD”

0 a 100 o “SD” en el campo “EXT”

60 a 100 en el campo “ACR”, “EQV” o ”REV” 8.2. Si la calificación de la asignatura es cualitativa(acreditada), es válido capturar los

siguientes valores:

“SD”, “AC, “NA” en el campo “ORD”

“AC” en el campo “ACR”, “EQV” o “REV” 9. Después de capturar la calificación a cada asignatura del conjunto, se puede avanzar al

siguiente conjunto de asignaturas del Plan de Estudio al pulsar el botón Continuar. Si alguna calificación está mal capturada o no es válida, el sistema indicará el error correspondiente. De lo contrario, si todas las calificaciones del conjunto están bien capturadas, se mostrará el siguiente conjunto de asignaturas.

10. Por cada conjunto de asignaturas que se van mostrando se repite el paso “8” y “9” para capturar todos los conjuntos de asignaturas que integran el Plan de Estudio de Bachillerato

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General. Durante el avance de captura de calificaciones el sistema automáticamente estará validando asignaturas aprobadas, no aprobadas, serializadas, etc. para integrar los conjuntos de asignaturas que se van mostrando en los ciclos escolares en curso. Enseguida se describen algunas de las validaciones mas comunes que realiza el sistema:

Si una asignatura en el ciclo escolar en un curso es reprobada se mostrará en la parte superior del siguiente conjunto de asignaturas.

Si una asignatura serializadas se reprueba por segunda vez, el alumno quedará retenido, y el sistema mostrará en el siguiente conjunto las asignaturas no aprobadas.

Para capturar Calificaciones de ingreso a Grado Superior en el ciclo escolar 2009B se deberán indicar “NC” en todas las asignaturas donde el alumno no está acreditado, y capturando su valor correspondiente en las asignaturas acreditadas.

6.1.1 Continuar al siguiente conjunto de asignaturas

Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Continuar se permite avanzar al

siguiente conjunto de asignaturas, para posteriormente capturar calificaciones. Al momento de

continuar, automáticamente se analizan las calificaciones de las asignaturas y si se detectan

asignaturas reprobadas el sistema permite anexarlas en el siguiente conjunto de asignaturas.

6.1.2 Terminar la Captura de Calificaciones Históricas

Desde la venta de captura de calificaciones con el botón Terminar se permite concluir o dar por

terminada la captura de calificaciones. El sistema permite “Terminar” si se capturaron

correctamente todas las calificaciones de los conjuntos de asignaturas que integran el Plan de

Estudio. Al momento de terminar la captura automáticamente se bloquea el kárdex por seguridad

para evitar futuras alteraciones de calificaciones, dando lugar a un kárdex completo. Después de

realizar ésta acción se permitirá emitir el Certificado Total y si el alumno estaba activo se egresa.

6.1.3 Omitir Ciclo Escolar

Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Omitir Ciclo se permite ignorar el ciclo

escolar en curso para registrar calificaciones, dando lugar el avanzar al siguiente el ciclo escolar en

curso. El omitir el ciclo escolar en curso no permite el avance del grado de estudio para el conjunto

de asignaturas en curso.

6.1.4 Borrar Calificaciones del Kárdex

Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Borrar Calif. se permite borrar todas las

calificaciones de las asignaturas que integran el Kárdex y no solo de las asignaturas en curso.

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Después del borrar calificaciones el sistema solicita la captura de calificaciones nuevamente desde

el primer grado de estudio.

El borrado de calificaciones se puede realizar desde cualquier ciclo escolar en curso solo si aun no

se ha dado por “Terminada” la captura de calificaciones.

6.1.5 Eliminar Kárdex

Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Eliminar Kardex se permite eliminar

completamente el kárdex y sus calificaciones. Después de eliminar el kárdex el sistema solicita de

nuevo algunos datos de autorización de ingreso a Grado Superior, para posteriormente comenzar

la captura de calificaciones desde el primer grado de estudio.

La eliminación del kárdex se puede realizar desde cualquier ciclo escolar en curso solo si aun no

se ha dado por “Terminada” la captura de calificaciones.

6.1.6 Salir de Captura de Calificaciones

Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Salir se permite salir de la herramienta

de captura de calificaciones en cualquier ciclo escolar en curso. El usuario puede salir de la

herramienta aun si no se han terminado de capturar todas las calificaciones del kárdex,

ocasionando una captura parcial, y podrá reanudar la captura de calificaciones en donde se quedó

la siguiente vez que ingrese a la herramienta.

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70


6.2 INSCRIBIR ALUMNOS A LAS TAE

Esta función consiste en inscribir los alumnos a una o más TAE (Trayectoria de Aprendizaje

Especializante) que les corresponden. Esta inscripción se realizará por única vez para cada alumno

que esta cursando el tercer grado del Bachillerato General por Competencias, es decir esta

inscripción no será necesaria si el alumno sigue con sus TAE asignadas durante cuarto, quinto y

sexto grado de estudio; pero si existe la posibilidad de que se pueda realizar nuevamente la

inscripción si el alumno cambia de TAE en cualquiera de los grados de estudios antes

mencionados.

El objetivo principal de esta función de inscripción es que el alumno tenga relacionadas las TAE

que le corresponden sin importar en que grupo este ubicado actualmente.

Después de realizar la inscripción a las TAE, deberá revisar las listas de asistencia (Vea el

siguiente capitulo del manual “Listas de Asistencia”) para verificar que los alumnos están

correctamente ubicados en el curso donde se imparte las asignaturas de la TAE, de no ser así,

podrá mover los alumnos para ubicarlos en otro curso donde se lleva la asignatura de la TAE.

Los pasos para inscribir a los alumnos a sus TAE son:

1. Desde el menú “Escolar” se pulsa el icono “Permanencia”.

2. En el menú “Permanencia” se pulsa el icono “Actas De calificaciones”.

3. En el menú “Actas De Calificaciones” se pulsa el icono “Inscribir Alumnos A TAE”.

4. Enseguida se muestra la siguiente ventana de búsqueda de alumnos.

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5. Para facilitar el proceso de inscripción se considera hacerlo de forma masiva es decir inscribir a mas de un alumno a la vez, para ello se aprovecha realizar la búsqueda de alumnos considerando la ubicación que mantienen actualmente (ubicación por grupo en base a sus asignaturas obligatorias).

6. Como se mencionó se puede realizar la búsqueda de los alumnos por grupo donde están ubicados actualmente, dicha opción de búsqueda se describe al seleccionar los siguientes campos:

Ciclo Escolar. Ciclo Escolar vigente.

Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución.

Plantel. Nombre del plantel.

Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel.

Programa. Nombre del programa de la carrera.

Turno. Turno y horario que abarca el turno.

Grupo. Nombre del grupo de alumnos.

Grado. Grado escolar que está cursando el grupo.

7. Otra opción de búsqueda es de forma individual de alumno por alumno, esto es capturar el código del alumno directamente en el campo “Código de Alumno”.

8. Después de seleccionar cualquiera de las dos opciones de búsqueda, se debe pulsar el botón Buscar que mostrará el listado de uno o mas alumnos, así como las TAE a donde se pueden inscribir como se muestra enseguida.

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Nota: Los nombres de las TAE por defauld se muestran abreviados, para conocer el nombre completo, se pasa el puntero del Mouse por encima de la abreviatura y aparecerá el nombre completo.

Ejemplo: Tres

TAE autorizadas

para el plantel

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9. Para indicar de alumno por alumno que TAE va a cursar, se debe seleccionar con una palomita en el recuadro correspondiente a la abreviatura de la TAE.

10. En el ejemplo anterior, se indica la TAE DG (Diseño Grafico) y GS (Gestión de Salud) que

cursa el alumno Covarrubias García Gilberto.

11. Si todos los alumnos del listado van a cursar la misma TAE se pueden seleccionar en un paso al marcar el recuadro “TODOS” correspondiente a la TAE.

12. Una vez que se seleccionan las TAE para los alumnos del listado, se deberá pulsar el botón

Inscribir, enseguida se mostrará el siguiente mensaje confirmando que se han registrado las inscripciones a las TAE.

13. Después de inscribir las TAE a los alumnos del listado, si por alguna razón se necesita

cambiar una o mas TAE de un alumno, como es agregar o quitar la TAE, esto es seleccionar una nueva TAE (paso 9) o quitar, al desmarcar el recuadro correspondiente a la TAE, y finalmente se deberán guardar los nuevos cambios al pulsar el botón Inscribir.

74


6.3 LISTAS DE ASISTENCIA

Las listas de asistencias en el SIICEI tienen diferentes fines, el principal es ser utilizado como una

herramienta para gestionar la ubicación y ajuste de alumnos en sus respectivos cursos (Grado,

Grupo y Turno) en el ciclo escolar actual. Los movimientos de alumnos en listas de asistencias se

podrán realizar durante un periodo establecido (desde el inicio de ciclo escolar hasta el inicio

captura de calificaciones en las Actas).

Se considera importante que personal del escolar de las Instituciones utilicen esta herramienta

durante el periodo establecido para lograr la correcta ubicación de los alumnos en sus cursos que

realmente están tomando, ya que al finalizar este periodo y comenzar el de captura de

calificaciones en Actas, el SIICEI automáticamente transforma las Listas de Asistencias ya

trabajadas como Actas de Calificaciones, considerando que será un periodo exclusivamente para

capturar calificaciones y no para mover alumnos en las Actas.

Esta herramienta también tiene la finalidad de proporcionar listas de asistencias impresas que

pueden ser utilizadas como documentos de apoyo para llevar el control de asistencias

directamente por los docentes, permitiendo la retroalimentación por parte de los docentes hacia el

personal de Control Escolar de la Institución una auditoria de la correcta ubicación de alumnos.

Los movimientos para gestionar la ubicación de alumnos usando listas de asistencia son:

1. Reubicación de alumnos de la lista de asistencia. Es mover uno o más alumnos de la

lista de asistencia actual, a la lista de asistencia donde realmente deben estar ubicados

dichos alumnos.

2. Agregar alumnos a la lista de asistencia. Al trabajar una lista de asistencia se observa

que hace falta un alumno que debería estar ubicado ahí, entonces se podrá traer el alumno

ó jalarlo de la lista donde actualmente esta ubicado el alumno.

3. Eliminar alumnos de la lista de asistencia. Es eliminar de la lista de asistencia el alumno

irregular que no deberá estar cursando dicha asignatura.

4. Imprimir listas de asistencia. Es la impresión de una o varias listas de asistencia a la vez,

para un trimestre especifico.

5. Cambiar el nombre del docente. Es la edición del nombre del docente pero solo para

listas de asignaturas del Bachillerato General.

75


6.3.1 REUBICAR ALUMNOS EN LAS LISTAS DE ASISTENCIA

Función que consiste en mover alumnos de la lista de asistencia hacia otra lista referente a la

misma asignatura o unidad de aprendizaje. Esto se debe porque existe la posibilidad de haber uno

o más alumnos de una lista de asistencia mal ubicados, es decir que están anotados en la lista de

asistencia donde realmente no están cursando dicha asignatura, o no se encuentran en dicho

grupo o turno, por tanto habrá que trasladarlos a la lista de asistencia correcta.

Los pasos para reubicar uno o más alumnos son:


2. En el menú “Permanencia” se pulsa el icono “Actas De Calificaciones”.

3. En el menú “Actas De Calificaciones” se pulsa el icono “Listas de Asistencia”.

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4. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de las listas de asistencia.

5. En ésta ventana se muestran dos opciones para buscar listas de asistencia: 5.1. Opción 1. Para buscar todas las listas de asistencia de un grupo de alumnos, indicando

los siguientes campos:

Ciclo Escolar. Ciclo Escolar a consultar.






Grupo. Letra que identifica el grupo de alumnos.


5.2. Opción 2. Para buscar una lista de asistencia, indicando el número de la lista.

No. lista. Número de la lista de asistencia a consultar.

Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la segunda opción.

6. Si se elige la segunda opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrará

directamente la lista de asistencia solicitada (ver el punto 8).

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7. De lo contrario, si se elige la primera opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrarán todas las listas de asistencia del grupo seleccionado como se muestra enseguida.

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8. Enseguida se selecciona una lista de asistencia al dar un clic sobre el nombre de la Asignatura, y se mostrará en otra ventana la lista de asistencia correspondiente a la asignatura seleccionada.

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9. Para reubicar o mover alumnos de esta lista a otra, tomaremos el siguiente ejemplo: Si en la lista de asistencia con número 388814 de Matemáticas IV de 4°A, esta mal ubicado el alumno Aguayo Chávez Blanca Estela, con código Y08534357. Ya que éste alumno actualmente cursa Matemáticas IV en 4°B.

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10. Primero se debe seleccionar el alumno a reubicar esto al señalar el cuadro correspondiente a

la izquierda del alumno. *

11. Enseguida se deberá indicar el curso a donde se desea reubicar el alumno, esto es, seleccionando un curso de la lista “Curso a reubicar” donde se muestran todas las listas de asistencia referentes a cursos disponibles a donde se podría reubicar el alumno. Para este ejemplo es necesario elegir Matemáticas IV del Grupo B, como se muestra en la siguiente figura.

12. Después se debe pulsar el botón Reubicar el cual muestra el siguiente mensaje de confirmación.

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13. Para confirmar se pulsa el botón Si, y se mostrarán mensajes indicando la reubicación exitosa, también la alumna Aguayo Chávez Blanca Estela con código Y08534357 desaparece de ésta lista. Por tanto, la alumna la alumna forma parte de la lista de asistencia de Matemáticas IV de 4°B.

* Para el caso de necesitar reubicar a todos los alumnos al mismo en otra lista de asistencia,

se podrán seleccionar todos los alumnos al indicar el cuadro “Todos”.

82


6.3.2 AGREGAR ALUMNOS A LAS LISTAS DE ASISTENCIA

Función que consiste en traer un alumno a la lista de asistencia actual. Esto es, si al trabajar una

lista de asistencia se observa que hace falta un alumno que debería estar ubicado ahí, entonces se

podrá buscar al alumno en toda la IRVOE y una vez encontrado se podrá traerlo ó jalarlo a esta

lista que se está trabajando. Dando lugar a un movimiento del alumno, de la lista de asistencia

anterior donde estaba mal ubicado a la lista actual corrigiendo así el problema.

Los pasos para agregar un alumno a la lista de asistencia son:




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85



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9. Para agregar un alumno a la lista de asistencia actual, tomaremos el siguiente ejemplo: para esta lista de asistencia con número 388814 de Matemáticas IV de 4°A no se encuentra registrada la alumna Aguayo Chávez Blanca Estela con código Y0853435, siendo que ésta alumna debería estar anotada en ésta lista de asistencia ya que actualmente está tomando éste curso, por tanto, en el SIICEI la alumna está mal ubicada en otra lista e asistencia.

10. Antes de traer la alumna a ésta lista de asistencia, se deberá buscar en que lista de asistencia

se encuentra actualmente, esto se realiza buscando la alumna por su código de alumno al capturarlo en el campo “Código del Alumno”, una vez capturado el código el SIICEI automáticamente realizará la búsqueda de la alumna, y si la encuentra mostrará el nombre completo así como el nombre de las asignaturas referentes a las listas de asistencia donde actualmente se encuentra ubicada la alumna, como se muestra enseguida.

11. De la lista de cursos que se refiere a las listas de asistencias donde se ubica la alumna, se

elige el curso (curso de donde se moverá la alumna hacia esta lista de asistencia que se está trabajando), enseguida para traer o mover la alumna a está lista de asistencia se pulsa el botón Agregar a la Lista, el cual muestra el siguiente mensaje de confirmación.

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12. Para confirmar se pulsa el botón Si, y se mostrarán mensajes de la agregación exitosa, automáticamente se mostrará en ésta lista de asistencia la alumna Aguayo Chávez Blanca Estela.

13. Cuando se agregó la alumna a esta lista de asistencia, el SIICEI automáticamente desapareció la alumna de la lista de asistencia donde anteriormente estaba ubicada.

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6.3.3 ELIMINAR ALUMNOS DE LAS LISTAS DE ASISTENCIA

Función que consiste en eliminar por completo un alumno de una lista de asistencia, esto es, se

eliminará el alumno del curso donde estaba registrado. Esta función es necesaria los casos de

alumnos irregulares, ya que en el SIICEI cada inicio de ciclo escolar se realiza un avance general

de grado de los alumnos por el proceso de Inscripción, dando lugar a que también se realiza el

avance de grado de alumnos irregulares que no deberían cursar una o mas asignaturas en dicho

ciclo escolar, por tanto, será necesario eliminar a los alumno irregulares de las listas de asistencia

donde no deberían estar.

Un caso común, es el de eliminar un alumno irregular de una lista de asistencia de una asignatura

que no se oferta en el ciclo escolar actual.

Otro caso, es para los alumnos irregulares que están registrados en más de una listas de

asistencia de asignaturas seriadas, pero que en el ciclo actual no se oferta una asignatura

seriada precedente, entonces será necesario eliminar dicha asignatura precedente y las

posteriores a esta. Un ejemplo es que si un alumno es irregular en el 2010A en las Asignaturas

Matemática III y Matemáticas IV, pero si no se oferta en dicho ciclo escolar Matemáticas III, el

alumno se deberá eliminar de la listas de asistencia de Matemáticas III y Matemáticas IV (si solo

se elimina de Matemáticas III el SIICEI automáticamente eliminará el alumno de la lista de

asistencia de Matemáticas IV).

Esta herramienta permite llevar el control de las asignaturas que realmente pueden cursar los

alumnos irregulares de Bachillerato General por Competencias, ya que en su caso no se pueden

retener, se les pueden limitar asignaturas para cursar en cada ciclo escolar, permitiendo

personalizar las asignaturas para cada alumno irregular.

Los pasos para eliminar un alumno de una lista de asistencia:



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9. Para eliminar un alumno de la lista de asistencia, se deberá dar clic en el icono eliminar ubicado a la derecha del alumno a eliminar, y el sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

10. Para confirmar la eliminación da clic en la opción “SI” y el sistema automáticamente borrará el alumno de la lista, enseguida se mostrará el siguiente mensaje de eliminación exitosa.

93


6.3.4 CAMBIAR NOMBRE DEL DOCENTE DE LA LISTA DE ASISTENCIA.

Función que consiste en cambiar o actualizar el nombre del docente de una lista de asistencia.

Esta función se puede realizar solamente para listas de asistencias referentes a las asignaturas del

Bachillerato General.

Los pasos para cambiar el nombre de docente de una lista de asistencia son:





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directamente la lista de asistencia solicitada (ver el punto 8). 7. De lo contrario, si se elige la primera opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se

mostrarán todas las listas de asistencia del grupo seleccionado como se muestra enseguida.

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9. Para cambiar el nombre del docente se captura el nuevo valor o modificación en el campo “Nombre del Docente”.

10. Para registrar el cambio del nuevo modificado, se pulsa el botón Guardar Docente, y se

mostrará el siguiente mensaje de cambio exitoso.

97


6.3.5 IMPRIMIR LISTAS DE ASISTENCIA

Función que consiste en consultar e imprimir las listas de asistencia de las asignaturas o unidades

de aprendizajes de un grupo de alumnos determinado. La impresión de listas de asistencia se

podrá realizar después de la inscripción de alumnos en cursos por parte de personal de la CEI al

iniciar el ciclo escolar.

Los pasos para imprimir una lista de asistencia:

12. Desde el menú “Escolar” se pulsa el icono “permanencia”.



15. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de las listas de asistencia a

imprimir.

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15.1. Imprimir listas de asistencia desde el listado de asignaturas.

15.1.1. Desde esta ventana se puede indicar la opción de búsqueda para encontrar listas de asistencia de un grupo de alumnos determinados. Primero se indica el grupo de alumnos al seleccionar los siguientes campos:









15.1.2. Después de señalar el grupo de alumnos se deberá pulsar el botón Buscar, el cual muestra en otra ventana las listas de asistencias encontradas.

99


15.1.3. Para imprimir una lista de asistencia en particular de un trimestre se deberá dar clic

en el icono de impresora correspondiente a la unidad de aprendizaje y trimestre correspondiente. Como un ejemplo, si se desea imprimir la lista de asistencia de Matemáticas IV del primer trimestre.

15.1.4. Para imprimir todas las listas de asistencia de un trimestre de un grupo de

alumnos, se deberá dar clic en el icono de impresora del área “IMPRIMIR TODAS” correspondiente al trimestre que se desee.

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15.1.5. Después ejecutar la impresión, se mostrará en otra ventana una o mas listas de asistencias solicitadas como previas de ser impresas, como se muestra enseguida.

15.1.6. Finalmente, para enviar imprimir se da clic en el icono de la impresora del menú de impresión.

101


15.2. Imprimir listas de asistencia directamente.

15.2.1. Desde esta ventana se puede indicar la opción de búsqueda para encontrar

directamente una lista de asistencia a imprimir. Esto se realiza al capturar el número de lista de asistencia en el campo “N° Lista”

15.2.2. Después se deberá pulsar el botón Buscar, el cual muestra la lista de asistencia a imprimir.

102


15.2.3. Para imprimir la lista de asistencia de un trimestre específico se deberá dar clic en

el icono de impresora correspondiente al trimestre solicitado, estos iconos se ubican en la parte superior de la lista de asistencia.

15.2.4. Después ejecutar la impresión, se mostrará en otra ventana la lista de asistencia previa a la impresión, como se describe en el punto anterior 4.1.5.

103


6.4 CAPTURA DE ACTA DE CALIFICACIONES

Herramienta que permite la captura de calificaciones de los alumnos en Actas (asignatura, grado

grupo y turno) del ciclo escolar vigente. El valor de las calificaciones es para indicar el total de la

evaluación continua obtenida hasta el periodo ordinario, así como la calificación del extraordinario.

Estas calificaciones a registrar son las que se generaron a partir del ciclo escolar 2009B para

alumnos con estatus: Activos, Egresados o de Baja.

Actualmente el SIICEI permite la captura de actas de calificaciones solo para las carreras de

Bachillerato General y Bachillerato General por Competencias.

Para realizar la captura de calificaciones en actas, es necesario que los alumnos previamente se

encuentren perfectamente ubicados en sus cursos respectivos, resultado del proceso de

reubicación de alumnos usando la herramienta de Listas de Asistencias (Ver “Listas de

Asistencia”), ya que éste periodo de captura de actas de calificaciones es exclusivamente para

capturar calificaciones y no para mover alumnos entre actas.

Actualmente esta herramienta de captura de calificaciones en actas NO permite la captura de

calificaciones de tipo: acreditadas, revalidadas o equivalentes, estas calificaciones se podrán

registrar en la herramienta de captura de calificaciones históricas (Ver “Captura de calificaciones

históricas”) pero solo las de ingreso a Grado Superior del ciclo escolar 2001B al 2009B, las del

2010A en adelante se capturarán por personal de la CEI.

También se deberán capturar calificaciones de alumnos dados de Baja en el ciclo escolar vigente

en actas solo si el alumno curso las asignaturas después de tercer día del tercer mes después de

haber iniciado el ciclo escolar. Un ejemplo: Considerando que la fecha oficial en el SIICEI para

comenzar el registro de calificaciones en ciclo 2010A fuera el día 04/04/2010, si enseguida se

registra en el SIICEI la baja del alumno el día 02/04/2010 entonces no será necesario registrar las

calificaciones generadas en el 2010A. De lo contrario, si la fecha de baja fue el día 07/04/2010 si

es necesario registrar sus calificaciones aunque sea un alumno en estatus de Baja

Para el caso de alumnos de 6to, al terminar de capturar y bloquear todas las calificaciones en

actas, el SIICEI automáticamente realizará el EGRESO de dichos alumnos, por tanto, ya no es

necesario que Personal del Escolar de las Instituciones realicen el Egreso de alumnos usando el

SIICEI.

Se podrá solicitar si se desea, un certificado de un alumno, a partir de que todas las actas

relacionadas a las calificaciones del alumno estén Bloqueadas en Ordinario, una vez impreso el

certificado, NUNCA se podrán actualizar las calificaciones de éste alumno, aun estando en un

periodo que permite de nuevo el desbloqueo de dichas actas de calificaciones. Esto porque las

calificaciones quedaron impresas en un documento oficial. Por tanto, será necesario antes de

solicitar un certificado, revisar a detalle las calificaciones registradas.

104


Personal de IRVOE del Escolar son los encargados de capturar calificaciones en actas, modificar

calificaciones, imprimir actas, bloquear y desbloquear actas pero solo en el periodo establecido

(periodo establecido según comunicados de la CEI). Una vez terminado el periodo permitido para

editar actas de calificaciones, estas automáticamente se bloquearán para evitar actualizaciones.

Esta herramienta también permite la consulta de actas de calificaciones (bloqueadas) de ciclos

escolares anteriores.

Los pasos para capturar calificaciones son:



3. En el menú “Actas De Calificaciones” se pulsa el icono “Captura De Acta De Calificaciones”.

105


4. Enseguida se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de todas las actas de calificaciones de un grupo de alumnos.

5. En ésta ventana se deberán seleccionar los siguientes campos:









6. Después de seleccionar los campos, se debe pulsar el botón Buscar que mostrará una lista de actas asociadas al grupo de alumnos seleccionado, como se ve en la siguiente ventana.

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7. Enseguida se selecciona con un clic sobre el nombre de la Unidad de Aprendizaje o Asignatura correspondiente al acta que se desea capturar. Recuerde que solo le permitirá capturar las actas que se encuentren en estatus CREADA (PREACTA) ó CAPTURADA, porque cuando se encuentran bloqueadas solo se permitirá consultarlas.

8. En esta ventana en la parte superior se muestran los datos generales del acta de calificaciones, así como un número de acta que el sistema le asignó. También en esta ventana se muestran todos los alumnos que actualmente están asociados al curso que indica el acta de calificaciones.

9. La captura de calificaciones se realizará para cada alumno según el periodo establecido, es

decir, ya sea para ordinario o extraordinario, como se describe enseguida:

9.1. Captura de calificaciones ordinarias. Desde que inicia hasta que finaliza el periodo de ordinarios, deberán capturarse todas las calificaciones, y al final guardar las calificaciones al pulsar el botón Guardar ó el botón Bloquear:

El botón Guardar, registrará todas las calificaciones de ordinarios, y las calificaciones se podrán seguir actualizando mientras no sea el final del periodo ordinario.

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El botón Bloquear, registrará todas las calificaciones de ordinarios y el acta se bloqueará para no permitir la captura ni actualización de calificaciones en ordinario. Automáticamente se mostrará el campo EXT para permitir la captura de calificaciones extraordinarias, si las hubiera.

9.2. Captura de calificaciones extraordinarias. A continuación de registrar y bloquear

calificaciones en periodo ordinario, se podrán capturar calificaciones extraordinarias para los alumnos, y al final se deberán guardar las calificaciones al pulsar el botón Guardar ó el botón Bloquear:

El botón Guardar, registrará todas las calificaciones de extraordinario, y las calificaciones se podrán seguir actualizando mientras no sea el final del periodo extraordinario.

El botón Bloquear, registrará todas las calificaciones de extraordinario y el acta se bloqueará para no permitir la captura ni actualización de calificaciones en extraordinario. Si no se capturaron calificaciones extraordinarias para ningún alumno, aun así es necesario bloquear en extraordinario el acta, para finalizar el ciclo de captura y cierre de calificaciones para ésta acta.

10. Después de capturar calificaciones o bloquear el acta, podrá regresar a la lista de actas del

grupo, si pulsa el botón Cancelar.

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Herramientas de apoyo para capturar calificaciones Para agilizar la captura o borrado de calificaciones en el acta de calificaciones, el SIICEI ofrece tres herramientas. La descripción de ellas se presenta en la parte superior de la lista de alumnos.

Las tres herramientas se encuentran a la derecha de cada tipo de calificación.

Enseguida se describe cada herramienta:

1. Replica valores en toda el acta. Después de capturar un valor en el campo de

calificación y dar clic en el botón , el sistema automáticamente copiará y reemplazará dicha calificación en todas las calificaciones de los alumnos del acta.

2. Eliminar coincidencias en el acta. Enseguida de capturar calificaciones de los alumnos si hubiera calificaciones similares y se desean eliminar, entonces se deberá

posicionarse en un valor de calificación y dar clic en el botón que eliminará todas las calificaciones que coincidan a dicha calificación.

3. Borrar todas las calificaciones del acta. Si después de capturar calificaciones en el

acta se requiere eliminar todas y comenzar de nuevo, se da clic en el botón .

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6.5 IMPRIMIR ACTAS DE CALIFICACIONES

Proceso que consiste en la impresión de actas de calificaciones, este proceso se realiza después

de haber terminado de capturar y bloquear las actas de calificaciones.

Si una acta de calificaciones esta completa y bloqueada en el periodo de ordinario, y ya no existen

calificaciones de extraordinario pendientes de capturar, entonces se podrá imprimir el acta de

calificaciones, en este caso el acta se encontrará en el estatus “BLOQUEADA_ORD”; de lo

contrario, si existen calificaciones de extraordinario pendientes se deberán capturar en el periodo

establecido, para posteriormente boquear el acta y finalmente poder imprimirla, en este caso el

acta se encontrará en el estatus “BLOQUEADA_EXT”.

Los pasos para imprimir un acta de calificaciones son:



3. En el menú “Actas De Calificaciones” se pulsa el icono “Captura De Acta De Calificaciones”.

4. Enseguida se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de todas las actas de calificaciones de un grupo de alumnos.

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5. En ésta ventana se deberán seleccionar los siguientes campos:









6. Después de seleccionar los campos, se debe pulsar el botón Buscar que mostrará una lista de actas asociadas al grupo de alumnos seleccionado, como se ve en la siguiente ventana.

7. Esta ventana muestra las actas de calificaciones y sus estatus, así como el icono para imprimir

cada acta, ubicada a la derecha de las mismas. Si un acta de calificación esta completa y bloqueada en alguno de los dos periodos, entonces automáticamente se habilita el icono de impresión para poder ser utilizado.

8. Para imprimir el acta se deberá dar clic sobre el icono de impresora correspondiente. 9. Después de solicitar la impresión del acta se mostrará en otra ventana una vista previa de

impresión del acta de calificación como se muestra enseguida.

111


10. Finalmente para enviar a imprimir el acta se dá clic sobre el icono de impresión, que se

muestra enseguida.

Imprimir

112


7 REPORTES ESTADISTICOS

El SIICEI integra el módulo “ESTADISTICO” el cual genera reportes que resumen y describen

información estadística de estatus de alumnos, costos de colegiaturas, totales, etc.

Desde el menú principal, en la pestaña “ESTADISTICO” se muestran los íconos de de los reportes.

Los iconos del menú “ESTADISTICO” corresponden a los siguientes reportes:

Reporte Estadístico de Alumnos.

Reporte de Alumnos Vigentes.

Reporte Detallado de Estadístico de Alumnos.

113


7.1 REPORTE ESTADÍSTICO DE ALUMNOS

Reporte que muestra como resultado estadístico, el concentrado de los movimientos de los

alumnos, ordenados por ciclo escolar, IRVOE, plantel, carrera y entidad de red (dependencia

universitaria).

Los pasos para generar un reporte estadístico de alumnos son:

1. Elegir la pestaña “ESTADISTICO” del menú principal.

2. Después se debe elegir el icono “Reporte Estadístico De Alumnos”, que mostrará la

siguiente ventana donde se realizará la búsqueda estadística de alumnos.

3. En esta ventana se muestran las siguientes opciones de búsqueda.

Ciclo Escolar. Ciclo Escolar del que se realiza la estadística.

IRVOE. Nombre de la IRVOE de la que se realiza la estadística.

Plantel. Nombre del plantel del que se realiza la estadística.

Carrera. Nombre de la carrera de la que se realiza la estadística.

Entidad de Red. Dependencia universitaria que otorgó el REVOE.

4. Cada opción de búsqueda se puede elegir para buscar por dos formas:

Al seleccionar un valor especifico de la lista.

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Al señalar “Todos” a la derecha la opción, indica que buscará todos los valores

referentes a la opción, ignorando el valor de la lista.

5. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar que abre otra ventana con

el reporte generado.

Nota. Dependiendo del tipo de usuario con el que se ingreso al sistema, habrá

restricciones para seleccionar opciones de búsqueda.

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6. Cada conjunto de datos encontrado se muestra ordenado de la siguiente manera.

En la parte superior izquierda se indica el ciclo escolar, IRVOE y Plantel referentes

al conjunto de datos

El conjunto de datos se ordena linealmente por carrera y turno en el ciclo escolar,

con los datos que se describen enseguida de izquierda a derecha:

Clave de carrera

Turno en que se cursa la carrera.

Monto de la colegiatura en el ciclo escolar para dicha carrera y turno

Total de alumnos que iniciaron con Reinscripción en dicha carrera y

turno

Total de alumnos que iniciaron con Reingreso en dicha carrera y turno

Total de alumnos que iniciaron con Primer Ingreso y Grado Superior

en dicha carrera y turno

Total de alumnos que iniciaron en el ciclo escolar.

Total de alumnos que Egresaron en el ciclo escolar.

Total de alumnos que tuvieron baja en el primero, segundo, tercero,

cuarto, quinto o sexto mes durante el ciclo escolar cuando cursaban

dicha carrera y turno.

Total de Bajas en los seis meses del ciclo escolar cuando cursaban

dicha carrera y turno.

Total de alumnos vigentes con el que se cierra el ciclo escolar para dicha

carrera y turno

7. En la parte inferior del conjunto de datos, se muestra:

Total de alumnos que iniciaron en ciclo escolar.

Total de alumnos vigentes con el que se cierra el ciclo escolar.

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7.2 REPORTE DE ALUMNOS VIGENTES

Reporte que muestra como resultado estadístico, el concentrado de los alumnos vigentes en el

ciclo escolar vigente.

Los pasos para generar el reporte de alumnos vigentes son:

1. Elegir la pestaña “ESTADISTICO” del menú principal.

2. Después se debe elegir el icono “Reporte Alumnos Vigentes”, que mostrará la siguiente

ventana donde se realizará la búsqueda.


IRVOE. Nombre de la IRVOE.


Carrera. Nombre de la carrera.

Entidad de Red. Dependencia universitaria que otorgó REVOE.

4. Cada opción se puede elegir para buscar por dos formas:


Al señalar “Todos” a la derecha la opción, indica que buscará todos los valores

referentes a la opción, ignorando el valor de la lista.

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5. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar abre otra ventana con el

reporte generado.

Nota. Dependiendo del tipo de usuario con el que se ingreso al sistema, habrá

restricciones para seleccionar opciones de búsqueda.

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6. Los alumnos vigentes encontrados se muestran en conjuntos de datos ordenados por

IRVOE, Plantel y Carrera en el ciclo escolar vigente. Enseguida se describe un conjunto de

datos de alumnos vigentes.

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En la parte superior se indica el ciclo escolar vigente y nombre de la IRVOE.

El conjunto de datos muestra subtotal de alumnos vigentes en forma lineal subtotal

ordenados por plantel y carrera. De izquierda a derecha se muestran los siguientes

datos:

Clave y Nombre del Plantel.

Clave de la Carrera.

Total de alumnos vigentes por carrera en un plantel.

Total parcial acumulado de alumnos vigentes del plantel (suma de todos

los alumnos del plantel).

Debajo del conjunto de datos se muestra total de alumnos vigentes de la IRVOE

Al final del reporte se muestra el total final de todos los alumnos vigentes

encontrados según el criterio de búsqueda.

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8 FORMATOS DE PAGO

El SIICEI integra el módulo “FORMATOS DE PAGO” donde se lleva el control de los formatos

emitidos por la Coordinación de Estudios Incorporados.

Con éste módulo el Personal de IRVOE podrá agilizar el proceso de pagos de los diversos

aranceles, al permitir generar los formatos de pago por medio del sistema.

Los iconos del menú “FORMATOS DE PAGO” corresponden a las siguientes funciones:

Descargar Formato. Generación y descarga de los formatos de pago.

Histórico de Formatos de Pago. Consulta todos los formatos de pago descargados por la

IRVOE mostrando información de pago

121


8.1 DESCARGAR FORMATOS DE PAGO

Función que consiste en descargar e imprimir los formatos de pago emitidos por la Coordinación de

Estudios Incorporados.

Pasos para descargar formatos:

1. Desde el menú de “Formatos de pago” se pulsa el icono “Modificar Solicitud de Aspirante”

2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda del formato a descargar.

3. En esta ventana se deben elegir la IRVOE, Carrera y el tipo de formato correspondiente.

4. Después de indicar los campos requeridos se pulsa el botón Buscar, y dependiendo del tipo de

formato de pago seleccionado el sistema realiza una de las siguientes acciones:

4.1. La primera variante es cuando se muestra directamente un formato estático como una

vista previa de impresión del formato. Estos formatos se caracterizan por no calcular

información y cuentan con el mismo numero de referencia “90000005109“. El formato se

despliega en dos apartados para quien va designado “BANCO” y “BENEFICIARIO”.

122


4.2. La segunda variante es calcular el formato de pago por alumno, esto es, el sistema solicita

el código de alumno, nombre del alumno y cantidad de lo que se pagará (asignaturas,

constancias ó exámenes).

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4.3. La tercer variante es calcular el formato de pago por grupo, esto es, el sistema solicita la

cantidad de lo que pagará (certificados, alumnos, solicitudes, exámenes). En el siguiente

ejemplo se solicita la cantidad de certificados.

5. Enseguida se pulsa el botón Generar que solicitará la confirmación para generar el formato.

6. Si se pulsa el botón SI, se mostrará la siguiente vista previa de impresión del formato

descargado. El formato se despliega en dos apartados para quien va designado “BANCO” y

“BENEFICIARIO”.

124


7. Finalmente para imprimir cualquier formato de pago se pulsa el siguiente ícono.

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8.2 TIPOS DE FORMATOS

En esta sección se describen los diferentes formatos que se pueden descargar del sistema. De manera descriptiva solo se muestra la parte “BANCO” y se omite la parte “BENEFICIARIO” que es lo mismo. 1. Formatos sin información calculada, para los siguientes conceptos de pago:

Equivalencia

Revalidación

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Acreditación nivel medio superior distinto plan.

Derecho a examen de titulación nivel técnico

2. Formatos por alumno para los siguientes conceptos de pago:

Acreditación nivel medio superior mismo plan

127


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Acreditación nivel superior

Constancia de solicitud de cedula provisional

Para éste formato también se imprime un recibo.

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130


Constancia de no adeudo de documentos

Derecho a examen de titulación licenciatura

3. Formatos por grupos para los siguientes conceptos de pago:

Solicitud de baja

131


132


Solicitud de copia certificada

Solicitud de copia simple

Venta de certificados

133


134


Venta de listas de exámenes

135


8.3 HISTORICO DE FORMATOS DE PAGO

Función que consiste en consultar los formatos de pago registrados. La consulta mostrará

solamente los formatos que fueron registrados en el ciclo escolar activo.

Pasos para consultar los formatos de pago:

1. Desde el menú de “Formatos de pago” se pulsa el icono “Histórico De Formatos De Pago”

2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda del formato.


IRVOE. Nombre de la IRVOE que emitió el formato de pago.

Formato de Pago. Concepto del formato de pago. 4. Cada opción de búsqueda se puede elegir de dos formas:


Al señalar “Todos” a la derecha la opción, indica que buscará todos los valores referentes a la opción, ignorando el valor específico de la lista.

5. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar que abre la siguiente ventana.

6. Esta ventana lista todos los formatos encontrados. Por cada formato se muestra:

Formato. Nombre del concepto de pago del formato.

No. De Referencia. Clave que identifica al formato.

Fecha de emisión. Fecha en que se descargó o generó el formato.

Monto. Valor a pagar del formato.

136


Usuario. Nombre del usuario que descargó o generó el formato.

Clave y nombre de IRVOE. Irvoe que descargó o generó el formato.

Fecha de recepción. Fecha cuando se registró el pago del formato en la Coordinación. 7. Los formatos se muestran ordenados por fecha de emisión (descendente), por IRVOE, por

concepto del formato.

8. También se distinguen los formatos que aun no tienen registrado su pago por el concepto

marcados en color azul. Para mostrar la imagen de algún formato de este tipo, se da clic sobre

el nombre del concepto.

9. La consulta solo muestra 5 formatos a la vez, para ver los demás formatos se usan las flechas

de navegación.

10. Otra forma de ir rápidamente a la ventana de algún grupo de formatos es indicando la pagina

donde se encuentran y enseguida se pulsa el botón Ir A Pagina.

137


9 DOCENTES

El SIICEI contiene el módulo de “Docentes” que trata el control de Registro del Personal Docente.

Los procesos de Docentes se dividen en los que realizan las Escuelas Incorporadas y los que

realizan el personal de la Unidad de Recepción y Trámite de la Coordinación de Estudios

Incorporados.

Esta sección del manual describe los procesos que realizan las Escuelas Incorporadas para iniciar

los procesos Registro de Docentes.

Desde el menú principal de “Incorporación” se elige el ícono “Docentes”

Enseguida se muestra el menú “Docentes”.

Los iconos del menú “Docentes” corresponden a las siguientes funciones:

Personal Docente. Registro de docentes y su documentación.

Paquetes Personal Docente. Generar, enviar, imprimir paquetes de docentes y activar

paquetes docentes rechazados.

Plantilla Académica. Crear, modificar, enviar, cancelar envío e impresión del monitor de

plantilla.

138


9.1 PERSONAL DOCENTE

El Registro de Personal Docente de IRVOE es la función en donde cada IRVOE deberá registrar al

docente mediante un formato de Creación de Personal Docente del Sistema.

El Registro de Docentes se realizará durante el periodo permitido de captura de Plantilla

Académica. El periodo permitido será publicado por la Unidad de Recepción y Tramite de la

Coordinación de Estudios Incorporados.

El SIICEI cuenta con un historial de Docentes, permitiendo completar rápidamente el Registro para

aquellos que ya hayan estado registrados como docentes, dentro del mismo sistema.

La Documentación del Docente se integrará en dos partes la primera que es de identificación del

docente se podrá capturar al mismo tiempo que se da de alta el docente, la demás documentación

que corresponde a la trayectoria educativa del docente se capturará por separado, es decir,

después de registrar al docente podrá realizarse la función de Modificar Comprobantes de Estudio.

El Docente se puede registrar en más de una IRVOE.

Para ir a las funciones de registro de Docentes, desde el menú “Docentes” debe elegir el icono

“Alta de Personal Docente”.

Enseguida se muestra el menú “Personal Docente”

139


Los iconos del menú “registro de aspirantes” corresponden a las siguientes funciones:

Alta de Personal Docente. Registro de nuevos docentes en la Institución.

Modificar Datos Generales del Docente por IRVOE. Corrección o actualización de datos

personales.

Baja del Personal Docente. Baja del docente de la Institución donde fue registrado.

Alta de Comprobantes de Estudios. Registro de uno o mas documentos de

comprobantes de estudios del docente.

Relación de Docentes Registrados. Listado de todos los docentes registrados en la

institución.

Documentos Digitalizados del Docente. Consulta de los documentos digitalizados por

docente.

140


9.1.1 ALTA DE PERSONAL DOCENTE

Función que consiste en registrar el nuevo personal docente en la Institución, así como el reingreso

si actualmente el docente está dado de baja de la Institución. Si previamente se registraron datos

personales del docente en el sistema, se mostraran los datos registrados para evitar capturarlos de

nuevo.

Los pasos para registrar un docente son:

1. Desde el menú “docentes” se pulsa el icono “Personal Docente”.

2. el menú “personal docentes” se pulsa el icono “Alta de Personal Docente”.

3. Enseguida se muestra la ventana “Alta de Personal Docente”

141


4. En ésta ventana se capturan los siguientes datos:

Código del docente. Campo de búsqueda. Código que se asigna al docente si previamente ha sido autorizado como un personal académico.

IRVOE. Campo obligatorio. Clave de la IRVOE donde labora el docente.

Tipo de Tratamiento. Campo requerido. Titulo o tratamiento con el que se firma el docente.

Fecha de nacimiento. Campo requerido. Fecha de nacimiento del docente.

Primer Apellido, Segundo apellido, Nombre. Campos requeridos. Nombre completo del docente (No es obligatorio el Segundo Apellido).

Correo electrónico. Correo electrónico o email del docente.

CURP. Campo requerido. Clave Única de Registro de Población del docente.

Número de IFE. Numero de Identificación de la Credencial de Elector del docente (Numero ubicado en la parte posterior de la credencia).

Nacionalidad. Campo requerido. Nacionalidad de nacimiento del docente.

Genero. Campo requerido. Genero del docente.

Estado Civil. Campo requerido. Estado civil del docente.

Con Diplomado SEMS. Campo requerido. Indica si el docente cursó el diplomado BGC por parte de SEMS.

Documentación completa. Campo requerido. Indica si el docente está entregando la documentación de identidad completa que se solicita en el listado.

5. Capturar y señalar todos los campos editables. 6. Después de capturar los campos, se pulsará el botón Guardar, se mostraría un mensaje de

notificación del registro.

7. Enseguida aparece el botón Nuevo, el cual se debe pulsar para iniciar la captura de otro

Personal Docente.

142


9.1.2 MODIFICAR DATOS GENERALES DEL DOCENTE

Acción que permite actualizar los datos generales del docente. La actualización de datos solo se permite antes de ser enviado el docente a la CEI para su autorización de identidad. Los pasos para modificar los datos personales del docente son:


2. el menú “personal docentes” se pulsa el icono “Modificar Datos Generales De Docente Por IRVOE”.

3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para buscar el docente.

4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del docente por dos opciones:

Buscar por Código del Docente. Al indicar directamente el código del docente.

Buscar por Nombre del Docente. Al escribir por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente.

Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el primer valor correcto de cualquiera de las opciones.

5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un docente con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir uno al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del docente (paso6).

143


6. Se muestran los datos del docente, como se ve en la siguiente ventana.

7. Enseguida se deberán actualizar los datos necesarios del docente, siempre y cuando sea datos habilitados, es decir, algunos campos no se podrán actualizar porque el estatus en que se encuentra el docente no lo permite.

8. Finalmente para guardar los cambios se pulsa el botón Guardar, que mostrará el siguiente mensaje que confirma la actualización realizada.

144


9.1.3 BAJA DE PERSONAL DOCENTE

Función que Acción que permite dar de baja al docente de la Institución donde estaba registrado. Los pasos para dar de baja un docente son:


2. En el menú “personal docentes” se pulsa el icono “Baja del Personal Docente”.


4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del docente por dos opciones:

Buscar por Código del Docente. Al indicar directamente el código del docente.

Buscar por Nombre del Docente. Al escribir por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente.

Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el primer valor correcto de cualquiera de las opciones.

5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un docente con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir uno al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del docente (paso6).

145


6. Se muestran los datos del docente, como se ve en la siguiente ventana.

7. Para continuar con la baja del docente de la Institución se pulsa el botón Eliminar, y enseguida se solicitará un mensaje para confirmar la baja.

8. Finalmente se realiza la baja al elegir la opción “Si”, y automáticamente se muestra el

mensaje de la baja realizada.

146


9.1.4 ALTA DE COMPROBANTES DE ESTUDIO

Esta función consiste en registrar nuevos comprobantes de estudio del docente.

Los pasos para registrar comprobantes de estudio son:


2. el menú “personal docentes” se pulsa el icono “Alta de Comprobantes de Estudio”.


4. Se podrá realizar la búsqueda por dos opciones:

Buscar por Código del Docente. Al capturar directamente el código del docente (si ya lo tiene).

Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente.

Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de cualquiera de las dos opciones.


siguiente ventana.

147


6. Desde ésta ventana se solicita registrar un documento a la vez, para cada documento se requiere capturar la siguiente información:

Tipo de Comprobante. Campo obligatorio. Tipo de documento, por ejemplo si se trata de

un Titulo, Diploma, Constancia, etc.

Descripción. Campo obligatorio. Descripción o nombre del documento de estudio.

Institución que emite. Campo obligatorio. Quien generó y otorgó el comprobante de

estudio al docente.

Número de documento. Solo si el documento está foliado, indicar dicho numero que

identifica el documento.

Observaciones. Solo si se necesita anotar alguna anotación referente al documento de

estudio.

7. Para registrar un documento de comprobante de estudio, capturar los campos necesarios.

8. Para guardar el comprobante de estudio se pulsa el botón Guardar, y se mostrará un mensaje de confirmación de haber registrado con éxito el comprobante.

9. En la parte inferior, se muestra el nuevo comprobante en la lista de todos los comprobantes

del docente previamente registrados.

148


9.1.5 ELIMINAR COMPROBANTES DE ESTUDIO

Esta función consiste en eliminar comprobantes de estudio del docente registrados

incorrectamente.

Los pasos para eliminar un comprobante de estudio son:


2. el menú “personal docentes” se pulsa el icono “Alta de Comprobantes de Estudio”.



Buscar por Código del Docente. Al capturar directamente el código del docente (si ya lo tiene).




siguiente ventana.

149


6. Esta ventana muestra una lista de todos los comprobantes de estudios registrados.

7. Para eliminar algún documento en específico, solo se da un clic en el icono que se encuentra a la derecha del documento, y enseguida el sistema solicita una confirmación de

eliminación. 8. Por ejemplo, si se desea eliminar el documento “Constancia de Ingles Nivel 1” que se muestra

en la ventana anterior, se da un clic en el icono correspondiente y automáticamente se muestra una confirmación para continuar.

9. Finalmente para terminar la eliminación se elige “SI”, y el sistema quitará el documento de la

lista de comprobantes de estudio del docente.

150


9.1.6 RELACION DE DOCENTES REGISTRADOS

Es la emisión del listado de todos los docentes registrados en la Institución y vigentes en el Ciclo

Escolar actual. Este listado se puede consultar ordenado por Nombres de Docentes, otra opción de

consulta de los docentes es ordenados por el ciclo escolar en que se registraron.

Los pasos para emitir el reporte de personal docente registrado son:

1. Desde el menú “Docentes” se pulsa el icono “Personal Docente”.

2. el menú “personal docentes” se pulsa el icono “Relación De Docentes Registrados”.

3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de los docentes.


Ciclo Escolar. Ciclo en que se registraron los docentes en la Institución

(seleccionada en la opción de búsqueda “IRVOE”). Para esta opción, si se marca

el recuadro “Todos”, indica que buscará todos los docentes en todos los ciclos

escolares donde haya registros.

IRVOE. Clave y nombre de la Institución donde se registraron los docentes.

5. Enseguida se debe elegir la forma en que se mostraran ordenados los docentes

encontrados:

151


Nombre. Se indica que mostrará los docentes ordenados por nombre sin importar en que ciclo escolar se registraron.

Ciclo Escolar. Se indica que mostrará los docentes ordenados por el ciclo escolar en que se registraron.

6. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar que abre otra ventana con

el reporte generado. Como ejemplo se muestra un reporte donde se muestran todos los docentes ordenados por nombre que fueron registrados en todos los ciclos escolares en la institución I021.

152


Imprimir reporte

153


9.1.7 CONSULTAR DOCUMENTOS DIGITALES DE LOS DOCENTES

Consulta que muestra todos los documentos digitalizados de los docentes, la consulta se presenta

a través de un archivo *.PDF que al abrirlo muestra las imágenes de los documentos. Un docente

puede tener registrado uno o más archivos de sus documentos.

Los pasos para consultar los documentos digitalizados de un docente son:

1. Desde el menú “Docentes” se pulsa el icono “Personal Docente”.

2. el menú “Personal Docente” se pulsa el icono “Documentos Digitalizados Del Docente”.



Buscar por Código del Docente. Al capturar directamente el código del docente.



154


5. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana.

6. En esta ventana se muestra en la parte superior los datos generales del docente. En la parte inferior se muestra la lista de uno o más vínculos de donde se consultan los archivos de documentos digitalizados.

7. Para consultar un archivo se da un clic en el vínculo correspondiente, en este caso el nombre

del docente.

Haga clic para mostrar el archivo Quien y cuando se agregó el archivo digitalizado

155


8. Después de dar clic cobre el vínculo, se abrirá en otra ventana el archivo mostrando las imágenes de los documentos de identidad y/o comprobantes de estudio digitalizados.

156


9. Cada documento digitalizado se muestra de forma independiente en la ventana completa, para poder observar los demás, se usan las herramientas que se encuentran en el menú ubicado en la parte superior de la ventana; enseguida se describen.

Icono para imprimir

las imágenes

Ir al documento

anterior

Ir al siguiente

documento

Total de

documentos

157


9.2 PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE

Después de haber registrado el personal Docente y documentarlos, el usuario de IRVOE deberá

preparar los registros de los Docentes para enviarlos a la Coordinación de Estudios Incorporados,

es decir, deberá Generar los paquetes electrónicos de Docentes y realizar el envío electrónico de

los paquetes a CEI. También se podrán imprimir paquetes y Activar Docentes Rechazados.

Estas funciones para generar, enviar, imprimir o activar docentes rechazados se podrán realizar

desde el menú de “Paquetes Personal Docente”, para ingresar a este menú es necesario elegir la

pestaña “Incorporación”, y elegir el icono de “Docentes”.

Enseguida se muestra el menú “Paquetes Personal Docente”

Los iconos del menú “Paquetes Personal Docente” corresponden a las siguientes funciones:

Generar Paquetes de Personal Docente

Enviar Paquete de Personal Docente

Cancelar Envió del Paquete de Personal Docente

Activar Docentes Rechazados

Relación de Paquete de Personal Docente

158


9.2.1 GENERAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE

Este proceso crea paquetes de docentes. Los docentes que necesitan ser autorizados como nuevo personal docente o los docentes que requieren que se les validen sus nuevos documentos de estudio, son quienes se agruparan en los paquetes, que posteriormente ser enviados a CEI y SEMS. El sistema automáticamente genera los paquetes y relaciona los docentes previamente registrados en el sistema considerando las características de los docentes mencionados. No importa el número de docentes para la creación de un paquete, ya que se puede generar un paquete con uno o más docentes pendientes de autorizar. Pasos para Generar un Paquete de Docentes: 1. Para ingresar a ésta función desde el menú de “docentes” se pulsa el icono “Paquetes

Personal Docente”.

2. En el menú el menú de “paquetes personal docente” se pulsa el icono “Generar Paquetes

Personal Docente”.

3. Enseguida se muestra la siguiente ventana.

4. En ésta ventana se indican dos campos para crear un paquete de docentes:

Ciclo Escolar Actual.

IRVOE.

5. Después de seleccionar la IRVOE, se deberá pulsar el botón Generar Paquete, se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

159


6. Para confirmar la creación del paquete se deberá eligir el botón Si y se mostrará el siguiente mensaje para notificar la creación exitosa del paquete.

7. El mensaje describe el número de paquete que automáticamente le asignó el SIICEI al paquete, así como la cantidad de docentes que integran el paquete.

160


9.2.2 ENVÍAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE

Proceso por el cuál se envía electrónicamente o en línea el paquete de docentes y posteriormente

se realiza el envío del paquete en forma física, con todos los expedientes de documentación de los

docentes.

Envío en línea. El SIICEI cuenta con un módulo para realizar el envío de paquetes, enseguida el

personal de URT podrá ingresar a dicha información para la autorización de docentes. Una vez

enviado el paquete no se podrá editar por personal de la IRVOE.

Envío físico. Después de realizar el envío en línea se deberá realizar el envío físico al reunir todos

los expedientes de documentos y agruparlos como un solo paquete similar al acomodo que se

realizó en línea. Estos paquetes se deberán entregar en el área URT de la CEI en el periodo

establecido, anexando la relación de Paquete de Docentes con estatus “ENVIADO” (Ver “Relación

de Paquetes de Personal Docente”).

Pasos para enviar en línea un paquete:

1. Desde el menú de “docentes” se pulsa el icono “Paquetes Personal Docente”.

2. En el menú de “paquetes personal docente” se pulsa el icono “Enviar Paquete De Personal Docente”.

3. Se muestra la siguiente ventana.

161


4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a enviar. Existen dos opciones

de búsqueda: a. Buscar por Ciclo Escolar e IRVOE. Al elegir Ciclo Escolar y la clave IRVOE

correspondiente. b. Buscar por Número de Paquete. Al capturar directamente el numero en el campo

“Numero de Paquete”. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de una de las opciones.

5. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a enviar, como se muestra enseguida.

Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar más paquetes a enviar.

6. Cuando se encuentre con el paquete a enviar, deberá pulsar el botón Enviar y se mostrará

el siguiente mensaje.

Botones de

navegación

162


9.2.3 CANCELAR ENVIO DE PAQUETE DE PERSONAL ACADEMICO

Durante el proceso de autorización de nuevos docentes, si después de haber realizado el envío

electrónico del paquete del personal docente a la CEI en donde se autorizarán los docentes, se

necesita cancelar o deshacer la función de envío de dicho paquete, el usuario de IRVOE podrá

cancelar el envió solo si aun no se ha registrado la recepción del paquete en la CEI, es decir, se

podrá cancelar el envío del paquete si éste aun se encuentra en Estatus “Enviado”, el estatus se

muestra en el reporte “Impresión de paquete”.

Si se logra cancelar el envío del paquete este se eliminará, ocasionado que los docentes ya no

pertenecerán al paquete recién cancelado.

Pasos para cancelar el envío de un paquete de docentes:

1. Para ingresar a ésta función desde el menú de “Docentes” se pulsa el icono “Paquetes Personal Docente”.

2. En el menú el menú de “Paquetes Personal Docente” se pulsa el icono “Cancelar Envío De

Paquete De Personal Docente”.

3. En seguida se muestra la ventana para buscar los paquetes para cancelar su envío.

4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda de paquetes por dos opciones:

Buscar por Ciclo Escolar e Institución. Al seleccionar el ciclo escolar y nombre de la Institución IRVOE, de todos los paquetes registrados.

163


Buscar por Número de Paquete. Al capturar directamente el numero de paquete del que se desea cancelar el envío.

Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda el sistema tomará el primer valor correcto de una de las opciones.

5. Después de indicar una opción de búsqueda, se debe pulsar el botón Buscar, y se mostrarán los paquetes con estatus “ENVIADO” que aun se podrán cancelar.

6. En esta ventana para indicar el paquete del que se desea cancelar el envío, esto es al marcar el recuadro “Marcar para Cancelar Envío” ubicado a la derecha del paquete requerido.

7. Si se desea cancelar el envío de todos los paquetes, se podrán indicar seleccionar todos al marcar el recuadro “Marcar para Cancelar Envío” ubicado junto a éste titulo.

8. Después de seleccionar uno o más paquetes, para continuar con la cancelación se deberá pulsar el botón Cancelar Envío, y se mostrará un mensaje para confirmar la cancelación.

9. Finalmente se confirma la cancelación al dar clic en el botón Si, y se muestra el mensaje que notifica la cancelación.

164


9.2.4 ACTIVAR DOCENTES RECHAZADOS

Proceso en el cual se activan uno o más docentes que fueron rechazados durante el proceso de

“Autorización de Identidad de Docentes”. El activar los docentes permite a los usuarios de IRVOE

poder corregir datos personales de los docentes, así como actualizar sus comprobantes de estudio.

Los pasos para activar docentes son:


2. En el menú de “paquetes personal docente” se pulsa el icono “Activar Docentes Rechazados”.

3. Se muestra la siguiente ventana, para realizar búsqueda de los decentes a activar.

4. Enseguida se elige el Ciclo Escolar y la clave de IRVOE correspondiente y se pulsa el

botón Buscar, se mostrará la lista con uno o mas docentes rechazados.

165


5. Se deberá dar un clic en el cuadro de la izquierda del docente, para seleccionar cual docente se desea activar.

6. Enseguida se debe pulsar el botón Activar, y el sistema muestra el siguiente mensaje para

confirmar la activación.

7. Finalmente se da clic en Si, para activar los docentes, mostrando el siguiente mensaje que notifica la activación.

166


9.2.5 RELACION DE PAQUETE DE PERSONAL DOCENTE

Es la emisión del listado de docentes agrupados en un paquete. Este listado se puede imprimir

para anexarlo en físico al paquete de documentos originales que se envía a la CEI para su

autorización.

Pasos para imprimir un paquete de personal docente:


2. En el menú de “paquetes personal docente” se pulsa el icono “Relación De Paquete De Personal Docente”.

3. Enseguida se muestra la siguiente ventana.

4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a imprimir. Existen dos opciones de búsqueda:

c. Buscar por Ciclo Escolar e IRVOE. Al elegir Ciclo Escolar y Clave de IRVOE

correspondiente. d. Buscar por número de paquete. Al capturar directamente el numero en el campo

“Numero de Paquete”.

167


Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de una de las opciones.

5. Independientemente de la opción de búsqueda elegida, se pulsa Buscar para encontrar el

resumen del paquete a imprimir, como se muestra enseguida.


6. Cuando se encuentre con el paquete a imprimir, se pulsa el botón Imprimir y abrirá otra

ventana con el reporte (como archivo tipo PDF).

Botones para navegar entre mas

paquetes de la IRVOE

168


Clic para imprimir reporte

169


9.3 PLANTILLA ACADEMICA

Después del Proceso de la Identificación del Personal Docente de cada IRVOE, se deberán crear

las plantillas Académicas. Este proceso se trata de la creación de la programación Unidades de

Aprendizaje y docentes previamente registrados.

El usuario de IRVOE deberá preparar las plantillas académicas para enviarlas a la Coordinación de

Estudios Incorporados, es decir, deberá, después de concluir con el proceso de creación, enviar de

manera electrónica las plantillas creadas a la CEI. También podrá cancelar el envío de la plantilla

como la impresión del reporte del monitor de plantilla, que especifica el estatus de cada una de las

plantillas que cada IRVOE creó.

Estas funciones para crear, modificar, enviar, cancelar envío e impresión del monitor de plantilla, se

podrán realizar desde el menú de “Plantilla Académica”, para ingresar a este menú es necesario

elegir la pestaña de “Incorporación” y elegir después el icono de “Docentes”.

Enseguida se muestra el menú “Plantilla Académica”

Los iconos del menú “Plantilla Academica” corresponden a las siguientes funciones:

170


Crear Plantilla Académica

Modificar Plantilla Académica

Enviar Plantilla Académica

Cancelar Envío de Plantilla Académica

Reporte Monitor Plantilla

171


9.3.1 CREAR PLANTILLA ACADEMICA

Función que consiste generar la plantilla académica donde se representará la programación de

cursos que tomará un grupo de alumnos en un ciclo escolar. Cada curso describe una Unidad de

Aprendizaje del plan de estudio en el ciclo escolar que corresponde.

Una plantilla académica se identifica para un grupo de alumnos: por Ciclo Escolar, IRVOE, Plantel,

Carrera, Grado, Grupo y Turno.

Al crear la plantilla académica se genera la estructura de sus cursos asociados, en la cual se podrá

completar la información de cada curso, como es: el docente que impartirá la Unidad de

Aprendizaje, lugar donde se impartirá la Unidad de Aprendizaje, así como el horario y días de la

semana cuando se impartirá. Pero si se desea completar la información de la plantilla en otro

momento, lo podrá hacer desde el apartado del sistema “Actualización de Plantilla”.

Los pasos para crear una plantilla académica:

1. Desde el menú “docentes” se pulsa el icono “Plantilla Académica”.

2. En el menú “plantilla académica” se pulsa el icono “Crear Plantilla Académica”.

3. Enseguida se muestra la ventana “Crear Plantilla Académica”

4. En ésta ventana se indican los datos que identifica la nueva plantilla académica, enseguida se describen:

172


Ciclo Escolar. Campo requerido. Ciclo Escolar vigente.

Institución. Campo requerido. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución.

Plantel. . Campo requerido. Nombre del plantel.

Carrera. Campo requerido. Nombre de la carrera que se oferta el plantel.

Programa. Campos requerido. Nombre del programa de la carrera.

Turno. Campo requerido. Turno y horario que abarca el turno.

Grupo. Campo requerido. Nombre del grupo de alumnos. 5. Enseguida se deberán seleccionar todos campos requeridos para elegir una plantilla. 6. Después se pulsará el botón Crear.

a. Si ya existe una plantilla con las mismas características de la que se desea crear el sistema mostrará el siguiente mensaje.

b. Si no existe ningún docente autorizado en la Institución para agregarlos en la Plantilla Académica, el sistema mostrará el siguiente mensaje.

7. Si todos los datos son correctos se crea exitosamente la Plantilla Académica con el estatus

“Creada” como se muestra enseguida.

8. Hasta este momento se puede realizar tres acciones sobre la nueva plantilla:

a. Comenzar hasta completar la captura de datos de todos los cursos que integran la plantilla (ver “Captura de cursos de la Plantilla Académica”), y al finalizar podrá guardar los datos al pulsar el botón Guardar.

b. Continuar en otro momento con la captura de datos de todos los cursos de la plantilla (módulo del sistema “Modificar Plantilla Académica”), deberá pulsar el botón Salir, que regresará al menú.

Estatus de la Nueva Plantilla

173


c. Si por alguna razón no es la plantilla que deseaba generar, puede cancelarla de inmediato, eliminado cualquier información capturada, para ello deberá pulsar el botón Cancelar, que regresará a los campos para indicar una nueva plantilla. Nota: La plantilla recién cancelada no se borrará del sistema, y se considerará como inutilizada por el usuario.

Plantillas y las Unidades de Aprendizaje TAE

Las plantillas que se crean para el plan de estudio de BGC para los grados de estudio de 3ro a 6to

mostraran automáticamente los cursos de las TAE (Trayectoria de Aprendizaje

Especializante).autorizadas.

Enseguida se observa una plantilla académica de 3ro.

Cursos de las TAE

174


9.3.2 CAPTURA DE CURSOS DE LA PLANTILLA ACADEMICA

La captura de cursos es el proceso de completar o actualizar la información de los cursos que

integran la Plantilla Académica.

Se pueden capturar o actualizar cursos solo si aun no se ha enviado la plantilla para su

autorización.

Los pasos para capturar cursos en la plantilla académica son:

1. Desde la ventana donde se muestra la Plantilla Académica (Al crear, actualizar o corregir la Plantilla Académica) con el estatus “Creada” ó “Capturada”.

2. Los cursos se encuentra ordenados por las Unidades de Aprendizaje del Plan Estudio.

3. Un curso se integra por la Unidad de Aprendizaje, docente, el lugar y cuando se impartirá el

curso.

Cursos de la plantilla

175


4. Enseguida se describen los elementos de un curso:

a) Unidad de Aprendizaje. Campo de consulta. Nombre de la Asignatura del plan de estudio correspondiente.

b) Estatus Curso. Campo de consulta. Estatus actual del curso. El estatus cambia en las siguientes situaciones del curso:

Al crear la plantilla el estatus es “Creado”.

Cuando el curso es autorizado por SEMS el estatus es “Autorizado”.

Cuando el curso no es autorizado por SEMS el estatus es “Rechazado”.

Si un curso está “Autorizado” o “Rechazado”, y si se actualiza el docente, ubicación para impartir el curso u horarios, el estatus cambia a “Modificado”.

c) Docente. Campo de requerido. Nombre del docente autorizado para impartir el curso. d) Edificio. Campo requerido. Clave alfanumérica del edificio donde se imparte el curso. e) Aula. Campo requerido. Clave numérica del aula donde se imparte el curso. f) Lunes. Campo opcional. Hora de inicio y fin si se imparte la Unidad de Aprendizaje en

lunes. g) Martes. Campo opcional. Hora de inicio y fin si se imparte la Unidad de Aprendizaje en

martes. h) Miércoles. Campo opcional. Hora de inicio si se imparte la Unidad de Aprendizaje en

miércoles. i) Jueves. Campo opcional. Hora de inicio si se imparte la Unidad de Aprendizaje en jueves. j) Viernes. Campo opcional. Hora de inicio si se imparte la Unidad de Aprendizaje en viernes. k) Sábado. Campo opcional. Hora de inicio y fin si se imparte la Unidad de Aprendizaje en

sábado.

5. Seleccionar los campos requeridos y editables del curso, como son:

a) Seleccionar el nombre del docente. b) Capturar ubicación de edificio y aula. c) Capturar el horario de los días cuando se imparte el curso. Cualquier hora que se capture

con uno o dos dígitos sencillos se autocompletará de forma automática al formato valido para el sistema, ejemplo: si la captura es 8 se autocompletará como 08:00

6. El SIICEI realiza validaciones de cruces de horarios y docentes para los cursos con un criterio

de agrupación basado en el plan de estudios de BGC, por ejemplo, para una plantilla de 1ro. grado, se validará por las asignaturas que se impartirán en el primer periodo del ciclo escolar (Primer Grupo), y enseguida las demás asignaturas que se validan en conjunto por impartirse en el segundo periodo del ciclo escolar (Segundo Grupo).

176


7. Después de capturar o completar los cursos de la plantilla es necesario guardar los cambios,

es entonces cuando el SIICEI realiza las validaciones antes mencionadas referentes a cruces de horarios. Enseguida se muestran los posibles mensajes que muestra el SIICEI dependiendo de los errores que detectó:

Si se repite el mismo horario para un curso:

Si se cruzan los horarios de dos cursos:

Segundo

Grupo

Primer

Grupo

177


Captura de cursos de las TAE

Las plantillas del plan de estudio de BGC para los grados de estudio de 3ro a 6to muestran cursos

referentes a las TAE (Trayectoria de Aprendizaje Especializante). Estos cursos se capturan

similares a los cursos de asignaturas obligatorias, es decir, se aplican las mismas validaciones

para cuidar el cruce de horarios y de docentes. Los cursos de tipo TAE se muestran en la parte

inferior de la plantilla como se muestra en la siguiente plantilla.

En por alguna razón el docente no impartirá un curso de TAE, se podrá señalar para no

considerarse como un curso vigente en la plantilla, esto se podrá realizar al marcar el recuadro

“Omitir” a la izquierda del nombre de la Unidad de Aprendizaje TAE.

Al marcar como omitir la Unidad de Aprendizaje, no se eliminara de la plantilla solamente será

ignorada como un curso de la plantilla.

Cursos de las TAE

Unidad de Aprendizaje TAE

omitida

178


9.3.3 MODIFICAR PLANTILLA ACADEMICA

Una plantilla académica se modifica cuando se necesita completar toda la información de los

cursos que la componen, en otro caso, se modifica si se necesita corregir o actualizar los datos de

uno o más cursos que se hayan rechazado durante el proceso de Autorización por parte de CEI y

SEMS.

La plantilla académica se podrá actualizar en cualquier momento solo si aun no se ha enviado para

su autorización, es decir, cuando actualmente se encuentre en el estatus “Creada” ó “Capturada”.

De lo contrario, si no se permite actualizar la plantilla académica, desde este proceso se podrá

mostrar la plantilla pero en modo de consulta (Ver “Consultar Plantilla Académica”).

En el caso de haber actualizado la plantilla; después de completar, actualizar o corregir cursos se

podrá enviar a CEI de nuevo la plantilla para continuar con el proceso de Autorización. Una vez

que es enviada la plantilla no se podrán actualizar cursos de la misma.

Los pasos para modificar los cursos de la plantilla son:


2. En el menú “plantilla académica” se pulsa el icono “Modificar/Consultar Plantilla

Académica”.

3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para buscar la plantilla a actualizar.

179


4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda de la plantilla por dos opciones:

Por Institución en un Ciclo Escolar. Al seleccionar el Ciclo Escolar, nombre de la Institución y el nombre del plantel.

Por Clave de Plantilla. Al escribir directamente la clave que tiene asignada la plantilla académica.


5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de una plantilla para el mismo plantel, se mostrará un listado de las plantillas académicas encontradas. Después se deberá elegir la plantilla indicada al dar clic sobre el “Código de Plantilla”. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos de la plantilla (paso6).

6. Se muestra la plantilla académica como se ve en la siguiente ventana.

180


7. Esta ventana contiene varias secciones como son:

a. Encabezado de la plantilla académica.

b. Cursos de la plantilla.

Por ejemplo, si se da un clic en el botón para consultar cursos del docente “Martinez Juarez Elena”, se abrirá otra ventana mostrando todos sus cursos de las plantillas que tiene asociadas, como se muestra en la siguiente ventana.

Botones para mostrar todos

los cursos de los docentes

(cursos de todas las

plantillas asociadas)

181


c. Exportar plantilla a Excel o archivo PDF. La platilla es portable para abrirla en un archivo

de Excel o como un archivo PDF (formato de documento portátil), esto se puede realizar al dar clic en cualquiera de los dos iconos correspondientes que se muestran en la parte superior derecha de la plantilla.

Clic para importar a archivo PDF o Excel.

182


d. Apartado de comentarios. En ésta parte se listan las observaciones de los cursos rechazados, con el fin de conocer el motivo del rechazo el cual se indicó durante la Autorización de la plantilla por parte de la CEI o SEMS.

e. Apartado para consultar el seguimiento de la plantilla . El seguimiento de la plantilla

durante el proceso de autorización se muestra al dar clic sobre el texto “Mostrar Seguimiento”, enseguida se abrirá otra ventana mostrando la información.

8. Para continuar con la modificación de los cursos de la plantilla, se deberá completar, corregir o actualizar la información de uno o mas cursos “rechazados” o si se requiere también los cursos “autorizados” (ver “Captura de cursos de la Plantilla Académica”). Por ejemplo en esta plantilla se observa un curso “rechazado”, y en las observaciones se recomienda actualizar el horario, por tanto se deberá capturar un nuevo horario para dicha asignatura.

183


9. Después de actualizar los cursos requeridos se deberán guardar los cambios al pulsar el

botón Guardar, y se muestra el siguiente mensaje para confirmar la operación.

10. Finalmente se pulsará el botón Si para confirmar los cambios y se mostrará el mensaje para notificar que los cambios se realizaron.

11. Hasta este momento la plantilla cambia a estatus “Capturada” que indica que la plantilla tiene todos los cursos requeridos actualizados y está lista para poderse enviar para su Autorización (ver “Enviar Plantilla Académica”). Cada curso actualizado, cambiará su estatus como “Modificado”, como se muestra en el siguiente ejemplo.

184


9.3.4 CONSULTAR PLANTILLA ACADEMICA

Una plantilla académica que se ha enviado a CEI y a SEMS para su autorización se bloqueará para

no permitir modificaciones, así como también no se permiten actualizaciones de la plantilla

después de su autorización. Cuando la plantilla se encuentre en cualquiera de éstos casos siempre

se permitirá consultarla. Si la plantilla se encuentra en el proceso de autorización la consulta

permite observar el seguimiento de cómo se están autorizando cada curso que componen la

plantilla.

Los pasos para consultar una plantilla son:


2. En el menú “plantilla académica” se pulsa el icono “Modificar/Consultar Plantilla

Académica”.

3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para buscar la plantilla a actualizar.

4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda de la plantilla por dos opciones:

Por Institución en un Ciclo Escolar. Al seleccionar el Ciclo Escolar, nombre de la Institución y el nombre del plantel.

Por Clave de Plantilla. Al escribir directamente la clave que tiene asignada la plantilla académica.


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5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado

de la búsqueda reconoce la existencia de más de una plantilla para el mismo plantel, se mostrará un listado de las plantillas académicas encontradas. Después se deberá elegir la plantilla indicada al dar clic sobre el “Código de Plantilla”. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos de la plantilla (paso6).

6. Se muestra la plantilla académica como se ve en la siguiente ventana.

7. En ésta ventana se podrá consultar los siguiente: a. Estatus de la plantilla. b. Estatus de cada curso de la plantilla. c. Consulta cursos de un docente. Se permitirá consultar todos los cursos de esta

y otras plantillas asociadas al docente, al dar clic sobre el nombre del docente listado en esta plantilla. Por ejemplo al dar clic en el nombre del docente “Martinez Castañeda Sergio” se abrirá una ventana mostrado todos sus cursos.

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d. Exportar plantilla a Excel o archivo PDF. La platilla es portable para abrirla en un archivo de Excel o como un archivo PDF (formato de documento portátil), esto se puede realizar al dar clic en cualquiera de los dos iconos correspondientes que se muestran en la parte superior derecha de la plantilla.

Clic para importar a archivo PDF o Excel.

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e. Apartado de comentarios. En ésta parte se listan las observaciones de los cursos rechazados, con el fin de conocer el motivo del rechazo el cual se indicó durante la Autorización de la plantilla por parte de la CEI o SEMS.

f. Apartado para consultar el seguimiento de la plantilla . El seguimiento de la plantilla durante el proceso de autorización se muestra al dar clic sobre el texto “Mostrar Seguimiento”, enseguida se abrirá otra ventana mostrando la información.

188


9.3.5 ENVÍAR PLANTILLA ACADEMICA A CEI

Proceso en el cual se realiza el envío de la Plantilla a la CEI. Esta función permitirá a usuarios de la

CEI comenzar con el proceso de Autorización de la Plantilla. Después de realizar el envío de la

Plantilla no s permitirá modificar datos de la plantilla por parte de usuarios de IRVOE.

Los pasos para enviar una plantilla son:

1. Desde el menú de “docentes” se pulsa el icono “Plantilla Académica”.

2. En el menú de “plantilla académica” se pulsa el icono “Enviar Paquete De Personal Docente”.

3. Se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de la plantilla a enviar.

4. Se deberá elegir el Ciclo Escolar, la Institución y Plantel, después se debe pulsar el botón

Buscar, se mostrará la lista de plantillas preparadas para ser enviadas.

Selecciona todas las

plantillas para enviar

Consultar plantilla

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5. Antes de realizar el envío de plantillas, se podrán consultar de forma individual las plantillas al dar clic sobre el “Código de Plantilla” correspondiente.

6. Enseguida se deberán seleccionar una o más plantillas que se desean enviar al marcar el recuadro “Marcar para Enviar” correspondiente.

7. Para continuar con el envío de las plantillas seleccionadas se debe pulsar el botón Enviar, y se mostrará un mensaje para confirmar el envío.

8. Finalmente se da clic en el botón Si, el estatus de cada plantilla enviada cambiará su

estatus de “CAPTURADA” A “ENVIADA CEI” y se muestra el mensaje que notifica el envío exitoso, de una o mas plantillas que seleccionaron.

190


9.3.6 CANCELAR ENVIO DE PLANTILLA ACADEMICA

Si después de haber enviado electrónicamente la Plantilla Académica a la CEI, es necesario

modificar la plantilla, el usuario de IRVOE podrá cancelar el envió solo si aun no se ha registrado la

recepción de plantilla por parte de la CEI, porque de haberse registrado la recepción en CEI no se

pudiera cancelar el envío de la plantilla y el SIICEI informará a través de un mensaje.

Pasos para deshacer el envío de una plantilla:


11. En el menú de “plantilla académica” se pulsa el icono “Cancelar Envío de Plantilla Académica”.

12. En seguida se muestra la ventana para buscar las plantillas para cancelar su envío.

13. Se deberá elegir el Ciclo Escolar, la Institución y Plantel, después se debe pulsar el botón Buscar, se mostrará la lista de plantillas que aun se les puede cancelar su envío (Plantillas con estatus “ENVIADA CEI”).

14. Antes de realizar la cancelación del envío de plantillas, se podrán consultar de forma individual las plantillas al dar clic sobre el “Código de Plantilla” correspondiente.

191


15. Para continuar con la cancelación de envío, se deberán seleccionar una o más plantillas que se desea cancelar su envío al marcar el recuadro “Marcar para Cancelar Envío” correspondiente.

16. Para finalizar con la cancelación de envío de las plantillas seleccionadas se debe pulsar el botón Cancelar Envío, y se mostrará un mensaje para confirmar la cancelación.

17. Para confirmar se da clic en el botón Si, y se muestra el mensaje que notifica la

cancelación.

192


9.3.7 MONITOR DE PLANTILLAS ACADEMICAS

Proceso en el cual se genera un reporte de monitoreo del las plantillas académicas, donde se

resumen cuantas y cuales plantillas académicas existen en las diferentes etapas durante el

seguimiento de la autorización de las plantillas, desde que son registradas hasta su autorización.


2. En el menú de “plantilla académica” se pulsa el icono “Reporte Monitor Plantilla”.

3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para monitorear todas las plantillas de una

IRVOE.

4. Se deberá indicar el Ciclo Escolar y la IRVOE correspondiente, enseguida se pulsa el botón Buscar, y se abrirá otra ventana mostrando el reporte de monitoreo.

193


194


5. Este reporte indica los siguientes estatus de plantilla: a. CREADA. Total de plantillas que se han registrado pero no se han completado de

capturar sus cursos. b. CAPTURADA. Total de plantillas que tienen capturados todos sus cursos, y las

plantillas se encuentra en modo de edición. c. ENVIADA CEI. Total de plantillas que han sido enviadas por parte de las IRVOE a

la CEI, con el fin de solicitar el inicio de la autorización de plantillas. d. RECIBIDA CEI. Total de plantillas que han sido recibidas por la CEI. e. AUTORIZADA CEI. Total de plantillas que se han revisadas y autorizadas por la

CEI, y ya han sido enviadas a SEMS para su revisión. f. RECHAZADA SEMS. Total de platillas que se han rechazado por parte de SEMS

durante el proceso de autorización de cursos. g. VISTO BUENO SEMS. Total de plantillas que se han revisado por parte de SEMS

y se les ha dado el visto bueno. h. NOTIFICADA CEI. Total de plantillas que han tenido el visto bueno por parte de

SEMS y que completa la autorización de la plantilla.

195


10 PERMISOS DE ACCESO

En el módulo de “PERMISOS” de SIICEI se configuran algunos valores del sistema para el control

de usuarios y seguridad, como es el cambio de contraseña de usuario, que se describe en la

siguiente sección.

10.1 CAMBIAR CONTRASEÑA

Para cambiar la contraseña para ingresar a SIICEI se siguen los siguientes pasos:

1. Elegir la pestaña “PERMISOS” del menú principal.

2. Después se debe elegir el icono “Cambiar Mi Password”, que mostrará la siguiente ventana

donde se cambiará la contraseña.

3. Capturar los siguientes campos:

Clave. Contraseña actual con la que se ingreso a SIICEI.

Nueva Clave. Nueva contraseña.

Repetir Clave. Escribir otra vez la nueva contraseña.

4. Después de capturar los campos, se pulsa el botón Guardar y se muestra el siguiente

mensaje de confirmación.

196


11 ANEXO

Descripción de trámites.

NIVEL MEDIO SUPERIOR

PRIMER INGRESO PRIMER INGRESO

GRADO SUPERIOR EQUIVALENCIA GRADO SUPERIOR CON EQUIVALENCIA (PLAN AJENO A UDEG, DEL SISTEMA DE EDUCACION NACIONAL)

GRADO SUPERIOR ACREDITACION MP GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (MISMO PLAN UDEG)

GRADO SUPERIOR ACREDITACION DP GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (DIFERENTE PLAN DE UDEG)

GRADO SUPERIOR REVALIDACION GRADO SUPERIOR CON REVALIDACION (PLAN AJENO A UDEG, ESTUDIO EXTRANJERO)

GRADO SUPERIOR BGC TRANSITO DE UN ALUMNO DE BACHILLERATO GENERAL POR COMPETENCIAS ENTRE INSTITUCIONES CON DICHO PLAN DE ESTUDIOS

NIVEL SUPERIOR

PRIMER INGRESO PRIMER INGRESO

GRADO SUPERIOR EQUIVALENCIA GRADO SUPERIOR CON EQUIVALENCIA (PLAN AJENO A UDEG, DEL SISTEMA DE EDUCACION NACIONAL)

GRADO SUPERIOR ACREDITACION MP GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (MISMO PLAN UDEG)

GRADO SUPERIOR ACREDITACION DP GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (DIFERENTE PLAN DE UDEG)

GRADO SUPERIOR REVALIDACION GRADO SUPERIOR CON REVALIDACION (PLAN AJENO A UDEG, ESTUDIO EXTRANJERO)

s integral de información de la coordinación de … · mozilla firefox 2.0 y 3.0 2. ... las...

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