Informacje o kliencieStworzona w roku 1937 w Niemczech firma HARDECK to rodzinny biznes, zajmujący się sprzedażą detaliczną mebli już od czterech pokoleń. Kultura korporacyjna koncentruje się na tradycji i doświadczeniu, skupiając się na nowatorskim, dynamicznym i zrównoważonym podejściu do biznesu. Przykładowo, hipermarket firmy HARDECK w Bochum to pierwszy w Europie sklep meblarski zero-energetyczny, czyli niezależny od zasilania z sieci energetycznej. Firma zatrudnia obecnie zespół składający się z 1400 pracowników, pracujących w sześciu sklepach meblarskich w czterech różnych lokalizacjach na terenie Niemiec. Hipermarkety zlokalizowane są w Nadrenii Północnej-Westfalii oraz Dolnej Saksonii i obejmują całkowitą powierzchnię sprzedażową rzędu 160 000 metrów kwadratowych.

Firma OKI zapewnia usługi Managed Print Services detalicznemu sprzedawcy mebli HARDECK

FLOTA DRUKAREK ZAINSTALOWANA NA WIĘCEJ NIŻ

500urządzeniach

WyzwaniePrzez wiele lat firma HARDECK była znana jako tradycyjny sprzedawca detaliczny mebli. Posiadała oddział HARDI w Bochum z asortymentem skierowanym do młodych odbiorców. Początkowo, firmowy zespół informatyczny, zarządzany przez Joachima Barthela, obsługiwał wszelkie prace informatyczne wewnątrz firmy, w tym wymianę urządzeń, nowe zakupy oraz wsparcie techniczne. Firma zaczęła się rozwijać w roku 2014, otwierając dwa dodatkowe oddziały w Senden, niedaleko Münster i Bramsche (Dolna Saksonia), wraz z dodatkowym oddziałem w Hilden, niedaleko Düsseldorfu, który został oficjalnie otwarty w 2015 roku.

Ten nagły rozwój spowodował powstanie licznych nowych wyzwań dla Działu Informatycznego. Nowe markety nadal używały własnych systemów informatycznych oraz sprzętu, podczas gdy znacząco wzrosła liczba pracowników zależnych od wewnętrznych usług informatycznych HARDECK.

Przykład zastosowania rozwiązań firmy OKI

Branża: handel detaliczny Rozwiązanie: Managed Print Services Lokalizacja: Niemcy

HARDECK, Oddział w Hilden

W konsekwencji zespół informatyczny spędzał coraz więcej czasu na rozwiązywaniu problemów pojawiających się w nowej sieci marketów.

„Stało się dla mnie jasne, że potrzebny nam jest dobry pomysł na to, by szybko ustandaryzować te jakże różne środowiska informatyczne”, wyjaśnia Barthel. „Należało skupić się na zastosowaniu właściwego podejścia do wymiany starego sprzętu w marketach, które zostały przejęte. Mój zespół zetknął się z nagłą potrzebą wsparcia zewnętrznego, dzięki któremu wdrożenie mogłoby okazać się sukcesem. Ostatecznie zależało nam na stworzeniu ekonomicznej, przejrzystej i łatwej w użytkowaniu infrastruktury drukującej.”

Jednym ze szczególnych wyzwań firmy HARDECK była potrzeba wdrożenia oprogramowania. Firma posługuje się technologią klientów uproszczonych, którzy mogą być zarządzani zdalnie. Jest to niezawodna, opłacalna i energooszczędna alternatywa dla komputerów stacjonarnych. Drukarki stosowane w punktach obsługi klienta w marketach HARDECK są sterowane za pomocą tych klientów uproszczonych, a co za tym idzie, są podłączone za pomocą portów USB i nie są widoczne w sieci. To oznaczało, że adresy IP drukarek nie mogły być wybierane mimo faktu, że to oznaczało kluczowy aspekt przy implementacji postanowień umowy, dotyczących pakietu drukowania ryczałtowego.

RozwiązanieSinell EDV Zubehör GmbH, firma informatyczna z siedzibą w Monheim nad Renem, współpracowała z firmą HARDECK jako partner informatyczny przez wiele lat. We współpracy z firmą Sinell, sprzedawca mebli przeprowadził obszerne studium w celu przeanalizowania swojej różnorodnej infrastruktury drukującej. W następstwie tego procesu, stworzono wstępny projekt, który miał na celu zapewnienie tych samych systemów, linii serwisowych, materiałów oraz aplikacji we wszystkich lokalizacjach. Barthel zasięgnął informacji od kilku dostawców, ostatecznie decydując się na współpracę z firmą OKI.

Rozwiązanie obejmowało całkowitą wymianę wszystkich dotychczasowych systemów w firmie, które pochodziły od różnych dostawców. Systemy zostały zastąpione przez drukarki z serii OKI Executive oraz wdrożono technologię OKI Managed Print Services (MPS).

Firma HARDECK oraz zespół zarządzający byli początkowo pod wrażeniem stosunku ceny do wydajności prezentowanego przez serię drukarek OKI Executive. Pomocny okazał się również fakt, że pracownicy firmy HARDECK byli już zaznajomieni z marką OKI, ponieważ firma używała już kilku produktów tej marki, takich jak drukarki LED oraz drukarki igłowe, które Barthel opisuje jako „urządzenia wysokiej jakości o długiej żywotności.”

„ Pozytywne doświadczenia z przeszłości, wnikliwe konsultacje oraz imponujący stosunek ceny do wydajności ostatecznie przechyliły szalę na korzyść firmy OKI.”

Joachim Barthel, menedżer ds. informatycznych, HARDECK

Podsumowanie korzyści: • Większa niezawodność z

solidnymi produktami firmy OKI o wysokiej jakości

• Poprawiona wydajność z łatwą obsługą urządzeń

• Ulepszona widoczność kosztów wydruku i zużycia

„Nasze pozytywne doświadczenia z przeszłości, wnikliwe konsultacje oraz imponujący stosunek ceny do wydajności ostatecznie przechyliły szalę na korzyść firmy OKI,” mówi Barthel.

Firma HARDECK zleciła zewnętrzną analizę, która została wykonana przez firmy OKI i Sinell, w celu określenia konkretnych wymogów do spełnienia w całej firmie. Pierwszą grupą, która została wzięta pod uwagę, byli poszczególni handlowcy w hipermarketach. Firma zdecydowała się wyposażyć każdego konsultanta w drukarkę zamiast zapewniać kilka drukarek centralnych. W ten sposób konsultanci nie muszą pozostawiać klienta bez obsługi do czasu podpisania umowy. Druga analiza została przeprowadzona przez dział marketingu w centrali w Bochum, który produkuje liczną dokumentację, w tym formaty graficzne dla poszczególnych punktów sprzedaży. Nie bez powodu dla działu marketingu wybrano mocniejsze urządzenia OKI, ponieważ te urządzenia są lepiej dopasowane do dużej ilości wydruków oraz zapewniają profesjonalną jakość potrzebną do produkcji materiałów marketingowych.

Po zakończeniu projektu, nie tylko sklepy meblarskie posiadały nowy, ustandaryzowany sprzęt, ale także centrala w Bochum odniosła spore korzyści z wdrożenia znacznych inwestycji w obszarze sprzętu informatycznego.

Dziś firma HARDECK używa ponad 500 urządzeń OKI w ramach swojego programu MPS. Firma OKI jest w stanie w sposób elastyczny odpowiadać na zmieniające się wymogi klienta. Dodawanie nowego sprzętu odbywa się w ramach prostego procesu, pozwalając na dodawanie go do tego samego kontraktu.

Stworzono także osobne rozwiązanie dla klientów uproszczonych. Wraz z ekspertami ds. oprogramowania z firmy OKI, japoński producent klientów uproszczonych zaprogramował dopasowane sterowniki dla rozwiązania zaimplementowanego w firmie HARDECK. W trakcie trwania całego procesu, współpraca międzynarodowa była bardzo pozytywna. „Sprawy działy się nieco wolniej niż bym sobie tego życzył,” wspomina Barthel, „ale wynikało to z faktu, że zaangażowane były różne kraje i struktury hierarchiczne, jednak ogólnie współpraca szła bardzo dobrze. Byliśmy pod dużym wrażeniem tego, jak chętnie firma OKI reaguje na nasze konkretne potrzeby. Po czterech miesiącach programowania, w tym fazie testowej, robocza wersja sterownika była gotowa, a firma Sinell zainicjowała produkcję.

„W trakcie całego procesu współpraca z OKI była bardzo dobra, zwłaszcza doradztwo, którego firma nam udzielała”, mówi Dirk Fischer, menedżer ds. projektów w firmie Sinell. „Implementacja projektu, w tym stworzenie oprogramowania, faza testowa oraz stopniowe wprowadzenie urządzeń do poszczególnych sklepów meblarskich zajęło rok czasu, ale każdy krok był realizowany w sposób bardzo płynny.”

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

www.oki.com/eu

„Nasze zasoby informatyczne znów mają wolne moce przerobowe, które mogą zostać wykorzystane do bardziej wymagających zadań. Nawet nasz dział finansowy zauważył zwiększoną przejrzystość czasu drukowania oraz kosztów wydruku, co wskazuje na wyraźne oznaki postępu”, mówi Barthel.

PrzyszłośćZastąpienie urządzeń oraz ciągła optymalizacja obecnego rozwiązania stały się częścią standardowego, codziennego zarządzania biurem. Firmy HARDECK, Sinell oraz OKI odbywają regularne spotkania, a także pozostają w kontakcie pomiędzy spotkaniami, aby zapewnić bezproblemowe funkcjonowanie rozwiązania. „Nasza współpraca jest bardzo udana i naprawdę satysfakcjonująca,” mówi Fischer, opisując sytuację. Trójka partnerów widzi swoją współpracę w sposób optymistyczny, zwłaszcza od momentu, kiedy firma HARDECK mówi o planach dalszej ekspansji w przyszłości.

KorzyściEfektem końcowym było rozwiązanie dopasowane do bardzo konkretnych i zmieniających się potrzeb firmy, uwzględniające standaryzację usług serwisowych oraz wysoki poziom wydajności usług.

Procesy pracy zostały zoptymalizowane, wewnętrzne procesy zostały uproszczone, a koszty uległy znaczącej redukcji.

Reakcja pracowników firmy HARDECK na nowy sprzęt informatyczny była również bardzo pozytywna. Ponieważ technologia jest niezawodna, pracownicy mogą skoncentrować się na swojej pracy, tym samym znacząco poprawiając swoją produktywność. Drukarki są obsługiwane w sposób intuicyjny i są zuniformizowane dla każdego oddziału, co zapewnia łatwość użytkowania.

Standaryzacja urządzeń w sposób znaczący uprościła wykonywanie zadań przez wewnętrzny help desk oraz pracowników wsparcia pierwszej linii, zapewniane przez zespół Barthela.

Market HARDECK w Bochum

Program Smart Managed Print Services firmy OKI polega na użyciu szeregu wypróbowanych i gruntownie przetestowanych metod oraz narzędzi w celu dokonania oceny bieżących kosztów i procesów w organizacji związanych z drukowaniem przed przygotowaniem profesjonalnej oferty

dopasowanej do indywidualnych wymagań klienta. Nasz zespół sprzedaży i inżynierów ściśle współpracuje z kluczowymi partnerami, aby zaoferować usługę Managed Print Solutions z korzyścią dla klienta.

„ Byliśmy pod dużym wrażeniem tego, jak chętnie firma OKI reaguje na nasze konkretne potrzeby.”

Joachim Barthel, menedżer ds. informatycznych, HARDECK