rotary international distrito 4500 assemblÉia distrital – 2006/2007 21 a 23/04/2006 joão pessoa...
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Rotary InternationalRotary InternationalDistrito 4500Distrito 4500
ASSEMBLÉIA DISTRITAL – 2006/2007
21 A 23/04/2006
João Pessoa - PB
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A importância do Protocolo em Rotary
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PROTÓKOLLON – Primeira folha colada aos rolos de papiro e na qual se escrevia um resumo do conteúdo
manuscrito
Aurélio – Registro dos atos públicos – cartão ou papeleta em que se anotam a data e o número de ordem com que foi registrado um requerimento e que serve como recibo... ou
Fig. Formalidade, etiqueta, cerimonial
Protocolo
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O cerimonial em Rotary, que usualmente chamamos de Protocolo é uma das funções
mais importantes no clube
É o Diretor de Protocolo quem deve organizar o desenvolvimento das reuniões, sejam elas ordinárias, extraordinárias ou comemorativas
O Diretor de Protocolo deve trabalhar em perfeita sintonia com a presidência
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Atribuições do Protocolo
1 – Manter contato antecipado com o responsável pelo local da reunião
2 – Chegar sempre antecipado ao local da reunião para fazer um feed-back das condições do ambiente
3 – Providenciar para que o local da reunião seja agradável e o cardápio de boa qualidade e variado
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6 - Procurar saber com antecedência, do 6 - Procurar saber com antecedência, do presidente, os assuntos que serão tratados na presidente, os assuntos que serão tratados na reunião.reunião.
Atribuições do Protocolo
4 – Tomar para si a verificação do som ambiente (se houver) colocação da panóplia, sino, martela e o simbólo do Rotary nos seus devidos lugares
5 - Manter perfeito entrosamento com a comissão de companheirismo para a recepção dos companheiros e convidados.
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Atribuições do Protocolo
10 - Ser sempre o último a sair do recinto da 10 - Ser sempre o último a sair do recinto da reunião. Após a saída do presidente.reunião. Após a saída do presidente.
9 - Tentar fazer com que os companheiros prestem atenção ao sinal do presidente e não conversem durante o tempo em que o palestrante convidado estiver falando
7 - Confirmar com antecipação a presença de 7 - Confirmar com antecipação a presença de convidados na mesa da presidência.convidados na mesa da presidência.
8 - Nunca se dirigir à mesa como “Mesa 8 - Nunca se dirigir à mesa como “Mesa Principal”.Principal”.
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Seu trabalho deve ser voltado para a boa orientação do desenvolvimento da reunião,
agindo com parcimônia, prudência, discretamente. Isto irá proporcionar uma
excelente reunião e uma boa impressão do clube por parte dos convidados
Deve executar seu trabalho no clube sempre bem trajado
O Diretor de Protocolo não é um animador de Auditório
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Durante a reunião para que seja cumprido o tempo sugerido pelo RI, os companheiros que
desejarem fazer algum pronunciamento ou comunicação deverão procurar o Diretor de
Protocolo para inscrever-se. É importante que o assunto a ser tratado e o tempo gasto seja
do conhecimento do Diretor de protocolo
A Mesa DiretivaA formação da mesa da reunião é atribuição
exclusiva do Diretor de Protocolo, entretanto ele poderá combinar como o fará com o presidente
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A Mesa DiretivaA formação da mesa diretiva ou mesa da presidência deve obedecer sempre o bom
senso. O tamanho ideal de uma mesa diretiva, para uma reunião ordinária,está
entre 5 a 7 lugares
O diretor de Protocolo deve ter sempre o cuidado de colocar à mesa um convidado ou visitante, EGD, Governador Assistente, ex-
presidente de clube e presidente de clube e na medida do possível, sempre um
companheiro do clube
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Quantas vezes não presenciamos
companheiros usarem a tribuna indevidamente, por longo tempo e com assuntos que chegam a causar constrangimento
aos presentes.
Observação ImportanteCabe aos companheiros do clube abster-se
de falar assuntos que não sejam pertinentes à reunião
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Organizando a Comissão de Protocolo
Você não pode ser onipresente!
Convide um ou mais companheiros para fazerem parte de sua comissão de Protocolo. Eles serão peças chaves para o êxito do seu trabalho
Na visita do Governador do distrito e nas festivas do clube o Diretor de Protocolo é sempre mais exigido. Nestas ocasiões sua comissão, bem organizada será de suma
importância para o sucesso do evento
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A Visita Oficial do GovernadorAo visitar o clube, o governador deve receber do diretor de protocolo o programa com certa
antecipação
Durante o almoço ou jantar festivo o diretor de protocolo deve atuar com desenvoltura.
Convém lembrar que nessas ocasiões só devem falar o preidente do clube, um companheiro (orador que vai saudar o
governador) e o governador.O Diretor de Protocolo deve lembrar ao
presidente que a Festa é do governador. O clube deve, na medida do possível evitar
convites a autoridades públicas nesta reunião.
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Assembléia do GovernadorPara a Assembléia que o clube irá realizar com
o Governador o Diretor de Protocolo deve formar a mesa obedecendo a seguinte ordem
PresidenteGovernado
r
Secretário
Presidente
eleito
Cônjuge do Governador
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A Festiva do GovernadorPara a reunião festiva em homenagem ao
governador e seu cônjuge o Protocolo deverá formar a mesa presidencial obedecendo a
seguinte ordem:
presidente
governador
Cônjuge Cônjuge
1 – presidente (a) 3 – conjuge do presidente
2 – governador (a) 4 – cônjuge do governador
1 2 3
4
Após isso serão chamadas as autoridades rotárias presentes à reunião bem como outras
autoridades
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Ordem de Precedência no Protocolo
Existe uma ordem que deve obedecer, tanto o protocolo oficial do
Rotary quanto as Normas de Precedência para o cerimonial
Público no BrasilNo que diz respeito à Precedência em Rotary
veremos a seguir alguns exemplos, entretanto aconselhamos a todo bom Diretor
de Protocolo recorrer ao Decreto Federal 74.274/72 que regulamenta o assunto
www.planalto.gov.br (legislação)
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Alguns exemplos da precedência no que diz respeito a autoridades rotárias
1 – Presidente
2 – Governador de distrito
3 – Governadores de outros distritos
4 – Ex-governadores
5 – Governador eleito
Ordem de Precedência para Autoridades Rotárias
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Ordem de Precedência para Autoridades Rotárias
Alguns exemplos da precedência no que diz respeito a autoridades rotárias
6 – Governador indicado
7 – Ex-presidentes de clubes
8 – Presidente eleito
9 – Vice-presidente
10- Secretário……
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Ordem de Precedência para autoridades de R.I. e da Fundação Rotária
Com relação a autoridades de Rotary International e da Fundação Rotária existe
uma decisão do Conselho Diretor do RI fixando a seguinte precedência:1 – Presidente ( ou seu representante )
2 – Presidente eleito
3 – Vice-presidente
4 - Tesoureiro
5 – Outros diretores
6 - Curadores
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Ordem de Precedência para autoridades de R.I. E da Fundação Rotária
7 – Secretário Geral
8 – Ex-Presidentes de RI (ordem de antiguidade)
9 – Ex-Diretores
10- Ex-Curadores
11- Diretores Eleitos
12 – Governadores de Distrito
13 – Ex-Governadores
14 – Governadores Entrantes
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Bandeiras e Hino NacionalÉ importante que o Diretor de Protocolo esteja bem informado com relação ao
posicionamento das bandeiras no local da reunião, bem como aos procedimentos com
relação ao Hino nacional
Centro – Brasil
Direita – Nações Unidas ou Estados Federativos
Esquerda – Rotary e Países na ordem alfabética
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Localização da Panóplia
• A panóplia deverá estar sempre localizada à direita da mesa presidencial (nunca atrás). Não podemos dar as costas nem à nossa nem a nenhuma bandeira. É falta de respeito.
• A tribuna (quando houver no clube) deverá ficar ao lado esquerdo da mesa.
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Hino Nacional
Devemos todo respeito ao nosso Hino, ele simboliza o nosso País.
Deve ser ouvido de pé, em silêncio
( se não for cantado)
Quando apenas tocado, deverá ser executada só a primeira parte. Se
acompanhado de canto, executa-se as duas partes
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Duração da Reunião do clube
Uma reunião ordinária do clube
não deve exceder os 90 minutos
O tempo ideal para uma reunião está em torno de no máximo 75 minutos que devem ser distribuídos de melhor forma possível na seguinte ordem:
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Reunião Ideal
Formação da Mesa....... 04 minutosSaudação e Oração...... 03 minutosMomento da Presidência.... 05 minutosExpediente/Secretaria....... 03 minutosInformação Rotária............ 03 minutosComunicação e Propostas... 03 minutosApresentação do Palestrante 03 minutosPalestrante.......................... 20 minutosCompanheirismo (almoço ou jantar)..25 minutosFrequência e Sociais........... 03 minutosPalavra final do Presidente........... 03 minutosTEMPO TOTAL................................ 75 MINUTOS
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RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
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Faça com Amor e fará bem feitoQualquer tarefa que assumimos em qualquer
atividade da nossa vida só terá efeitos positivos se encararmos aquele desafio com amor e
seriedade.
Fazer pelo simples fato de fazer ou por obrigação não é fazer!
No protocolo ou cerimonial de um clube de Rotary não é diferente. Quanto mais você gostar
do que faz mais êxito terá na sua realização.
O tamanho do seu sucesso será diretamente proporcional ao tamanho do amor que você colocar no desenvolvimento do seu trabalho