Escuela de Ingeniería Informática 1

PROPUESTA DE ANTEPROYECTO

TITULO “ANALISIS Y MODELAMIENTO DEL SISTEMA DE

GESTION Y CONTROL MÉDICO DEL CENTRO

OFTALMOLÓGICO OFTAMEDICA”

PROFESOR GUIA: CESAR FERNANDEZ

FIRMA:

MARCOS LEVANO HUAMACCTO

COORDINADOR DEL SEMINARIO DE TITULO

FIRMA:

Escuela de Ingeniería Informática 2

Titulo ANÁLISIS Y MODELAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL

MÉDICO DEL CENTRO OFTALMOLÓGICO OFTAMEDICA

Alumno/A Rodrigo Fernando Guzmán Ramos

Institución Universidad Católica De Temuco

Carrera / Programa Programa Especial

Año/Fecha 2013

Profesor Guía Cesar Fernández

Fecha Inicio 5 abril 2013

Fecha Final 17 agosto 2013

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Resumen Ejecutivo

Con la creciente expansión del mercado de la salud y las diversas prestaciones que estas ofrecen hoy en

día, se hace cada vez más necesario el uso de una herramienta informática de gestión, control y administración

que facilite la distribución de información y recursos, tanto materiales como humano.

Los centros privados de salud en Chile son normados por el Ministerio de Salud, organismo que regula

el correcto funcionamiento de estos y calidad de sus servicios. La “Norma técnica básica de autorización

sanitaria para establecimientos de salud de atención cerrada” es el documento principal en el que se basan las

instituciones privadas de salud además con la entrada en vigencia de la ley 20.584 que hace referencia a los

derechos y deberes de los pacientes.

En la ciudad de Temuco existen dos grandes centros privados de salud, el Hospital Clínico de la

Universidad Mayor y la Clínica Alemana de Temuco. Pero existen más de 20 centros de diagnósticos y

especialidades médicas, destinados a prestar servicios y coberturas en áreas específicas de la salud. Por otra

parte, existen más de 100 profesionales del área médica que no necesariamente perteneces o forman parte de un

centro médico de salud, muchos de ellos tienen 1 o más consultas privadas en la región.

El Centro Medico OFTAMEDICA radica en la ciudad de Temuco, con más de 10 años de experiencia

es el único centro de la región especializado en cirugías y tratamientos Lasik. Cuenta con un Staff de 18 médicos

oftalmólogos, 6 tecnólogos médicos, 10 secretarias y un administrador. Todos ellos bajo responsabilidad de un

directorio.

El crecimiento de los convenios con profesionales de la salud ha ido en aumento en los últimos 10 años,

llegando a un 31% promedio, esto es producto de la fuerte demanda por especialistas. Se proyecta para el 2014

aumentar en un 25% la cantidad de profesionales debido a la entrega del nuevo edificio adquirido por el centro

médico. (Ver figura 1 y 2)

Figura 1 “Cantidad de Profesionales en Convenio”

Figura 2 “Crecimiento en los ultimos 10 años del Centro

Médico”

El flujo de pacientes aumenta considerablemente al comparar el primer trimestre 2012 con el 2013, a

raíz de las nuevas prestaciones que el centro medico comenzo a realizar. Sumado al aumento de nuevos

pacientes. (Ver figura 3 y 4)

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Figura 3

Figura 4

Cuadro comparativo de motivos de atención años 2012 y 2013.

Obteniendo el promedio de atención del primer trimestre, podemos observar que la demanda de hora no

esta distribuida en forma equitativa sobrecargando las primeras 3 horas del día bajando considerablemente el

resto del día. La carga de trabajo recae sobre un tercio de los funcionarios, quienes absorven la mayor cantidad

de pacientes en los distintos horarios de atención. (Ver figura 5 y 6)

Figura 5 “Horas de atenciones”

Figura 6 “Carga de trabajo, ranking de agentes”

Según este análisis logramos observar que los mayores inconvenientes se presentan en la distribución de

las horas, carga de trabajo y aumento de profesionales las cuales repercuten directamente en las siguientes áreas:

• Registro de Pacientes.

• Ficha Clínica.

• Reserva de horas.

• Participación Médica.

• Valorización de Aranceles.

Actualmente los procesos de administración, gestión y control se realizan en forma manual con

procedimientos propensos a fallos, llevando gran parte de los datos de pacientes y gestión de pago en planillas

Excel o simplemente libros de registros en donde reflejan cada uno de los movimientos realizados. Otro de los

grandes inconvenientes radica en la perdida de pacientes tras largas esperas que deben realizar al momento de

solicitar una hora de atención o exámenes. Estas horas son solicitadas por los pacientes en forma presencial o vía

telefónica. La administración de las fichas clínicas es llevada solo en formato manual y no disponen de métodos

o sistema digital de registro, lo que entorpece la búsqueda de fichas con datos anteriores del paciente. Con el

aumento en la demanda de horas de atención y el incremento de profesionales médicos, se ve enormemente

complejo realizar los cálculos de participación y liquidación de honorarios médicos.

El objetivo de este proyecto es digitalizar los movimientos principales de un centro médico estándar,

entregando las herramientas informáticas necesarias para este fin. Registrar la traza del paciente desde el

momento que llama solicitando una hora hasta el momento que es atendido. Además entregar los recursos

necesarios para poder realizar una eficiente gestión y análisis de los datos obtenidos en cada una de las

atenciones registradas.

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Se propone analizar e implementar un sistema informático, capaz de registrar los movimientos

realizados por los funcionarios en relación al paciente. Esta herramienta será en ambiente web para simplificar su

uso desde los distintos equipos existente en el centro médico, evitando así, tener que modificar las estaciones de

trabajo al momento de ocurrir actualizaciones de sistema.

Se hará uso de las metodologías agiles de desarrollo, ya que es necesario dividir el proyecto en

prototipos que serán entregados al clientes en módulos funcionales. Para este proyecto se adapta de mejor

manera la metodología SCRUM, debido al uso de iteraciones y división de la solución final en pequeñas

entregas funcionales al cliente. Este ve constante entregas de módulos completamente funcionales. Además

incorpora reuniones periódicas para que todos se informen del grado de avance.

Con esta herramienta se espera mejorar los tiempos de atención en mesón y lograr incrementar el

ingreso de llamadas realizadas al centro y que fueron realmente concretadas. Con esto se minimiza la fuga de

pacientes a otros centros de diagnósticos por una atención deficiente. Además aumentar la productividad en el

centro médico debido a una controlada agenda médica, tiempos acotados de atención y una buena

retroalimentación de los procesos realizados al momento de atender al paciente en sala. Mejorar la distribución

de carga de trabajo de los funcionarios de atención, mediante los informes de gestión generados por el sistema.

Controlar y administrar de mejor manera la ficha clínica del paciente, reduciendo el máximo posible de espacio

físico que actualmente tiene asignado.

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2. Descripción General.

Hoy en día existen diversos problemas en los centros médicos a la hora de registrar y almacenar la

información de los pacientes, además trabajar con los valores de las prestaciones que cancelan al momento de su

atención. Mayormente esta información es registradas en fichas de cartón y almacenadas en cajones o gavetas

destinadas para este fin, pero el alto flujo de funcionarios y la mala administración de estas fichas hace que este

proceso se vuelva lento y en ocasiones tedioso por los siguientes motivos:

• Ficha con letra ilegible

• Ficha deteriorada

• Ficha extraviada

• Ficha con datos cambiados

Otro de los inconvenientes es el manejo de los aranceles de cobro paciente, producto del registro en

planillas Excel o en formato de papel que comparten entre los funcionarios de atención a pacientes. Muchas

veces los cobros son erróneos causando grabes problemas al paciente y al encargado de cobros y registro de

aranceles. Los aranceles deben ser capturados en planillas Excel para procesar los datos obtenidos de los

pacientes, posterior a estos deben realizar diversos cruces de datos mediante tablas dinámicas y procesos

manuales propensos a errores.

Al momento de agendar una hora al paciente, esta es registrada en un cuaderno que tienen para este fin,

compartido entre todos los funcionarios que registran hora a pacientes. Los borrones y correcciones son cosa

habitual en este cuaderno o también ha ocurrido en más de una ocasión que se ha extraviado el cuaderno, lo que

conlleva a graves problemas con los pacientes, atrasos en la hora de atención, malestar con los médicos y

engrosar el libro de reclamos. Producto de tener una agenda manual, no se puede llevar una trazabilidad del

paciente en el centro médico impidiendo el trabajo con los datos y análisis que lleven a un mejor servicio.

Cada vez que se realiza un operación el funcionario encargado de agendar el pabellón, debe registrar en

una ficha manual cada uno de los profesionales que participaron en ese procedimiento, posteriormente deben ser

entregadas al funcionario encargado de registrar en el libro de participaciones quien debe anotar el porcentaje de

comisión que recibirá cada uno de los profesionales al final del mes por ese procedimiento. Muchas veces no son

registrados correctamente o son cargados a otros profesionales procedimientos no realizados o procedimientos

que aún están en proceso de evaluación, estos se ven reflejados a final de mes cuando son canceladas las

nóminas de los profesionales y se encuentran con las grandes diferencias.

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2.1 Objetivo General

Como objetivo principal de este proyecto es entregar una solución mediante una herramienta

informática que sea capaz de corregir las grandes diferencias en las fichas de los pacientes, en el agendamiento

de horas de atención, cálculo de participación, registro de aranceles y reducir los tiempos de atención.

Tener una aplicación que en un corto plazo logre suplir las necesidades existentes en el centro médico,

que además sea susceptible a los cambios de protocolos y procedimientos.

2.2. Objetivos Específicos.

• Reducir considerablemente el tiempo de atención a pacientes

• Digitalizar los procesos de mayor relevancia en el centro médico.

• Agendar las horas de paciente en línea

• Tener un administrador de clientes y profesionales único para todo el centro medico

• Registrar la trazabilidad del paciente, en cada uno de los estados del sistema

• Disponer de un set de informes para ayudar a la gestión

2.4. Resultados y Productos Esperados.

Como producto final se entregará un sistema informático pre-compilado diseñado para plataformas web.

Además se entregará la documentación necesaria tales como: Maqueta de Software, Modelo MER y código

fuente.

Además se espera tener un sistema informático modelado y diseñado a la realidad del centro médico

OFTAMEDICA, cumpliendo con los objetivos y requerimientos estipulados por el cliente.

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3. Antecedentes y Justificación.

El sector privado de la salud en Chile ha tenido un importante desarrollo y es, por lo mismo, un actor

cuya visión y experiencia puede contribuir de manera contundente a mejorar el modelo de salud general del país.

El escenario que enfrentan los sistemas de salud en el país es muy complejo ya que la demanda por

cuidados médicos es potencialmente ilimitada, pero los sistemas que la financia no lo son. Esta contradicción es

el gran desafío que enfrentan los sistemas de salud en Chile, lo que plantea un desafío fundamental, ante el cual

deben responder con equidad y eficiencia. Este crecimiento de la demanda por atenciones de salud es legítimo y

deseable, obedeciendo a factores demográficos, culturales y de avances tecnológicos.

Un estudio realizado por Clínicas Chilenas A.G. indica que: Este gran cambio del sistema de salud

chileno imprimió a la industria un dinamismo nunca antes visto, haciendo que la oferta de infraestructura privada

aumentara considerablemente, como se aprecia en los siguientes gráficos:

(a)

(b)

(c)

(d)

Figura 1 “Infraestructura centros de salud privada”

Una de las principales herramientas para la gestión y toma de decisiones son los sistemas informáticos,

plataformas generadas a la realidad de estos centros médicos y que conllevan un grado de importancia

fundamental a la hora de administrar y distribuir los recursos. Estas soluciones tienen costos asociados en

licenciamiento e implementación muy elevados y generalmente están implementados en grandes centros de

salud. Los centros más pequeños, independientes y autónomos llevan sus registros en formato manual con

procedimientos propensos a fallas.

Actualmente en el mercado existen diversas soluciones informáticas que ayudan y colaboran con la

administración diaria de un centro médico, tales como: Gestión de Sistemas Médicos, SysMed, CRX MED,

MediConsulta entre otros, son sistemas independientes y no compatibles entre sí, obligando a tener que duplicar

la información en dos o más sistemas, como por ejemplo un simple administrador de clientes.

Entregar una solución que reúna todas las características anexas a los sistemas tradicionales será de vital

importancia, disminuyendo la gran cantidad de duplicidad de información, generación de informes cruzados y

vinculados entre sí. Es por esto que la solución planteada en este proyecto toma gran relevancia al ser una

solución adaptada a las necesidades reales del centro médico, cubriendo las cualidades y particularidades que

puedan tener entre sí.

Al momento de agendar una hora a un paciente son diversos los eventos y acciones que se generan,

todos enlazados entre sí, tiene que haber una sala disponible, un profesional de la salud, un equipo de asistentes

dispuestos a prestar atención al paciente y un funcionario encargado de gestionar administrativamente todas las

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acciones. La Ficha Clínica es un historial del paciente, registro que deja huellas en la historia médica del

paciente tras su paso en una o más visitas al centro médico.

Una aplicación hecha a la medida facilita enormemente el funcionamiento y la escalabilidad del sistema

a la hora de requerir nuevas mejoras o adaptaciones adecuadas al centro médico. Con una aplicación de código

cerrado comprada en el mercado se limitan por completo para estos futuros cambios, teniendo que adaptarse el

centro médico a la realidad de dicho software.

Con la llegada de la nueva ley de “Derechos y Deberes de los Pacientes”, se hace necesario adaptarse al

nuevo sistema de salud en Chile, implementando nuevas mejoras a los procedimientos y protocolos tradicionales

de trato a pacientes. Este sistema ofrecido debe cumplir con las nuevas necesidades vigentes y colaborar con la

entrega de información y reportes que ayuden a la generación de indicadores y medidores de la calidad

entregada.

Una de las motivaciones personales que me llevan a concretar este proyecto es el aumento considerable

de centros médicos en la región, viendo en si una gran posibilidad de concretar un negocio personal ofreciendo

los servicios de implementación de este sistema en cualquier centro médico de la región o el país que lo requiera.

A sí, ser partícipe de la evolución de estos centros en la región aportando un proyecto ingenieril de calidad.

4. Planificación y Métodos.

Realizar una planificación adecuada en base a los diversos requerimientos entregados por el cliente, es

sin lugar a duda uno de los puntos principales a la hora de planificar un proyecto.

En este proyecto se definen claramente los requerimientos funcionales y no funcionales que debe

cumplir el sistema a desarrollar.

4.1. Requerimientos funcionales y no funcionales.

Funcionales

Debe tener un nivel de seguridad en el manejo de la aplicación, impidiendo el acceso a

personal no autorizado.

Debe tener un sistema de roles para dividir funciones.

Debe tener validadores en todos los formularios siendo los de mayor relevancia: RUT, Valores

Numéricos, Valores en Caracteres, Correo Electrónico, Fechas y Calendarios.

Debe entregar alertas en caso de errores de enlace, formularios incompletos, datos incorrectos.

El menú de navegación debe estar posicionado en la parte superior del sistema

El cierre de los procesos debe ser realizado por el personal asignado en cada una de las áreas

no necesariamente quien creo el registro.

Debe entregar los informes necesarios para realizar gestión.

Los informes deben ser en formato EXCEL y PDF

No Funcionales

El Sistema debe estar diseñado en .NET

Debe ser bajo plataforma Web

Para el uso del sistema se debe considerar la reutilización al máximo de los recursos existentes

tanto de Hardware como RRHH

Debe tener un soporte oportuno

Debe mantener en su estructura el logo y colores corporativo

Debe soportar una alta concurrencia, promedio 30 usuarios en línea.

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4.2. Metodología.

Los principios ágiles ponen el énfasis en construir software que funcione que se pueda usar

rápidamente, en vez de pasarse mucho tiempo al principio escribiendo especificaciones. El desarrollo ágil se

centra en equipos multifuncionales con capacidad para decidir por ellos mismos, en vez de grandes jerarquías y

divisiones por funcionalidad. Y se centra en iteraciones rápidas, con el cliente dando su opinión continuamente.

Suele pasar que cuando la gente oye hablar sobre desarrollo ágil o Scrum hay un gesto de reconocimiento.

El método ágil más popular es Scrum. Tuvo una fuerte influencia de un artículo de 1986 en el Harvard

Business Review sobre prácticas asociadas con grupos exitosos de desarrollo de producto; en este artículo se

introdujo el término “Scrum” (melé), relacionando el desarrollo exitoso de productos con el juego del rugby en

el que un equipo auto-organizado (auto-gestionado) se mueve junto por el campo de desarrollo de productos. El

primer equipo de Scrum lo creó Jeff Sutherland en Easel Corporation en 1993 y el marco de trabajo Scrum lo

formalizó Ken Schwaber en 1995. Hoy en día Scrum es usado por empresas de todos los tamaños tales como

Yahoo!, Microsoft, Google, Lockheed Martin, Motorola, SAP, Cisco, GE, CapitalOne y la Reserva Federal de

EE.UU. Muchos equipos que usan Scrum dicen haber obtenido mejoras sustanciales, y en algunos casos una

completa transformación de la productividad y la moral.

SCRUM es un marco de trabajo para la gestión y desarrollo de software basada en un proceso iterativo

e incremental utilizado comúnmente en entornos basados en el desarrollo ágil de software. Está enfocado a la

gestión de procesos de desarrollo de software, puede ser utilizado en equipos de mantenimiento de software, o en

una aproximación de gestión de programas. Para el desarrollo de este proyecto se ha optado por hacer uso de las metodologías agiles de desarrollo

por su simplicidad de uso, resultados en poco tiempo, calza con la entrega en base a prototipos de desarrollo tal

como es solicitado por el cliente. Quien solicita entregar módulos de trabajo divididos en varias etapas de

desarrollo, impidiendo adaptarse a un sistema completo de una vez.

Dentro de los requerimientos asociados al proyecto se solicita incluir la entrega parcializada de módulos

de trabajo, al trabajar con SCRUM podremos realizar prototipos generados en base a las necesidades del centro

médico.

4.3. Planificación de actividades

Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

Levantamiento de Información 10 días lun 01-04-13 vie 12-04-13

Verificación del actual sistema de trabajo Atención Publico

2 días lun 01-04-13 mar 02-04-13

Verificación del actual sistema de trabajo Administración Bonos

2 días mié 03-04-13 jue 04-04-13

Verificación del actual sistema de Registro y mantención de profesionales

2 días vie 05-04-13 lun 08-04-13

Capturas y Recolección de documentación generada en forma regular

1 día mar 09-04-13 mar 09-04-13

Evaluación y Generación de diagramas en actividades actuales

3 días mié 10-04-13 vie 12-04-13

Análisis y 1era Propuesta 10 días? lun 15-04-13 vie 26-04-13

Análisis de la información que se encuentra en formato digital

3 días lun 15-04-13 mié 17-04-13

Generación de Informe de Requerimientos y Necesidades (Cliente)

5 días lun 15-04-13 vie 19-04-13

Generar Paleta de colores y diseño 2 días jue 18-04-13 vie 19-04-13

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Corporativo

Generar Maqueta preliminar con colores corporativo

5 días lun 22-04-13 vie 26-04-13

Crear 1era propuesta - Primera entrega 9 días lun 22-04-13 jue 02-05-13

Entregar V°B° de la 1era Propuesta 3 días vie 03-05-13 mar 07-05-13

Corrección y Adaptación primera entrega 1 día? mié 08-05-13 mié 08-05-13

Recepción primera Entrega, modificaciones y correcciones

10 días mié 08-05-13 mar 21-05-13

Entregar V°B° de la 2era Propuesta 3 días mié 22-05-13 vie 24-05-13

Análisis y Modelado 21 días jue 09-05-13 jue 06-06-13

Generación de Diagrama UML Casos de Uso

5 días lun 27-05-13 vie 31-05-13

Generación de Diagrama UML Clases 5 días lun 03-06-13 vie 07-06-13

Generar Modelo MER - BDD 7 días lun 10-06-13 mar 18-06-13

Crear Documentación: Diccionario de Datos

3 días mié 19-06-13 vie 21-06-13

Generar Maqueta de Software 20 días lun 03-06-13 vie 28-06-13

Desarrollo de Software 40 días vie 07-06-13 jue 01-08-13

Análisis, Prueba, Evaluación y Documentación

40 días lun 01-07-13 vie 23-08-13

Generación de Mantenedor Prestación 3 días lun 01-07-13 mié 03-07-13

Generación de Mantenedor Profesional 3 días jue 04-07-13 lun 08-07-13

Generación de Mantenedor Equipo Profesional

3 días mar 09-07-13 jue 11-07-13

Generación de Mantenedor Aranceles 5 días vie 12-07-13 jue 18-07-13

Generación de administrador de Clientes 5 días vie 19-07-13 jue 25-07-13

Generación de Agendar Hora 5 días vie 26-07-13 jue 01-08-13

Generación de Agenda Diaria 3 días vie 02-08-13 mar 06-08-13

Generador de Excel y PDF Agenda Diaria 1 día mié 07-08-13 mié 07-08-13

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Referencias

Revista Temas de Coyuntura N°15 (2009), Clínicas de Chile A.G.

http://www.clinicasdechile.cl/Coyuntura_15.pdf

Modelo SCRUM rev.01 (2006), Juan Palacios

http://www.navegapolis.net/files/s/NST-010_01.pdf

The SCRUM Primer v. 1.1 (2009), Pete Deemer, Gabrielle Benefield, Craig Larman, Bas Vodde.

assets.scrumfoundation.com/downloads/3/scrumprimer_es.pdf