Resumes and cover letters are the primary documents used in any job or internship search. Initially this presentation will focus on the basics of resume design, content, and strategy. In the latter part of the presentation, you’ll learn about the purpose of the cover letter and its structure and content. You can build upon this information by scheduling a career advising appointment with the ECRC through Engineering Careers. 

1

Resumes are intended to summarize the skills and experiences you’re bringing to the table, rather than be a long drawn out list of explanations. Often students want to be as comprehensive as possible in their resume on the chance that the employer will find something relevant in a long list of skills and experiences. But most employers do not have the time to read through resumes in great detail. Employers typically spend less than a minute looking over a resume according to a 2018 survey of hiring managers and HR professional in the United States. 

As you create your resume, you want to keep in mind what’s going to be relevant at this point in the process. You want to provide details in your bullet points to help the employer understand the value of your experiences, but you also have a limited amount of space and need to save some of the specifics for the interview. This can be difficult to achieve, so it’s helpful to have another person look over your bullet points and provide feedback. 

2

Clear: Make sure you’re using a limited amount of color and graphics on your resume. You don’t want the employer to be so distracted by the design of your resume that they don’t read through your bullet points. 

Concise: The goal of your resume is to summarize your relevant experiences and skills for the opportunity, not provide an in depth analysis of everything you’ve ever done, accomplished, or explored in your academic and professional life. 

Consistent: Consistency is an easy thing to forget as you’ve investing time and energy in optimizing your resume. But ultimately consistency reflects on your organizational abilities and attention to detail. Consistency also helps the employer to find key pieces of information easily. 

Customized: One resume version does not work for every opportunity. Each opportunity may focus on different skillsets and experiences. You want to focus on customizing your resume experiences and bullet points based on the qualifications on the opportunity and make sure there’s a clear match. This helps create a compelling argument for why the employer should select you as a candidate to interview. 

3

3

You’ll want to avoid stylized fonts and use more conservative fonts to keep the focus on your content and not on your design decisions.

You want your name to stand out on your resume, but not take over your resume and potentially cost you extra space. A good font size for your name is between 14‐16pt font. 

Students often turn to the use of color to make their resume stand out or more visually engaging. But you don’t want your resume to be memorable for the font color, you want it to be memorable for the great experience and skills your demonstrating. Using color sparingly color is fine, but you want to use more neutral hues like gray and blue, rather than bright colors like orange and pink. 

4

Design plays an important part in communicating your skills and experiences to potential employers. It’s important to use formatting elements like margins and spacing to enable better readability of your resume.

Margins can be between 0.5 and 1 inches. Smaller margins are best suited for resumes that have a lot of experience or section headings. Larger margins are more appropriate for resumes without a lot of experiences. Typically larger margins are used as you begin your educational career at Michigan Engineering and as you move through your educational career the margins generally decrease. 

You always want to clearly identify your resume as representing you, so you should always start your resume with your name and contact information at the top of the page. You’ll see different examples of formatting for your name and contact information later in the presentation. 

As for section headings, you want to place those either on the left(more common) or in the center since people read left to right. 

5

Use consistent formatting to help create a cohesive document for the employer to read. Pay attention to the details like the use of periods at the end of your bullet points, the placement and formatting of dates, abbreviations, etc… 

In addition to the overall formatting of the resume, many students ask whether a 1 page or 2 page document is more appropriate for them. Most often for industry positions like internships, co‐ops, and full‐time opportunities, a 1 page resume is more appropriate for students whether they’re in their first year of undergrad or starting their 1st year of graduate school. 2 page resumes are more appropriate for opportunities related to research and development or if the job posting is asking for a CV. You want to try to make your experiences fit on one page and often this requires you to be selective about the content you include on your resume. Often it’s helpful to develop a “master resume” that includes all of your experiences and then tailor different types of resumes for specific opportunities you’re applying for that are looking for specific skillsets. 

5

You have flexibility in choosing a format for your contact information. The goal is to use space wisely. NAME is the only is the only item on resume that should be a larger font size.

You can see that based on formatting choices that some of these headings take up more room than others. If you are looking to take up space with your heading because you don’t have a lot of info to put on your resume, use the middle heading.  If you’re trying to save space, use the last heading.  And if you are somewhere in the middle, use something similar to the top heading.

6

Headings represent common categories or sections that employers look for when scanning a resume. Demonstrating your skills across a wide range of experiences shows that you are a well rounded candidate. You do not need to use all of these headings; and there may be others that better fit your specific experiences. 

The only section that every student will include on their resume is the Education section. Every other section is dependent on your experiences and want you choose to incorporate on your resume. You want to use headings that best highlight your own experiences.

7

Please note that an objective is not always present on a resume. You only want to incorporate an objective on your resume for specific events. Here are some examples of when you would use an objective:

1. Use when applying for specific position (particularly at Career Fair) or 2. When exploring specific industry/emphasizing certain skills/expertise.3. Ok to leave open for “chance” companies or during exploration. Ask industry reps for their feedback.

Your objective presents “you” as a well qualified candidate for the job you are applying to. You may be overlooked if it’s not clear from the start, what you bring to the table or why you are applying to the job. Avoid using a generic objective, or one that doesn’t match the job you are seeking. If it’s not a fit, the reviewer is likely to pass on you.

8

Education is pretty straight forward. List your degree and coursework that matches your target job or demonstrates what’s unique about your area of specialization.

1. Ideally the degree should be spelled out in full, Bachelor of Science in Engineering in Industrial and Operations Engineering. (Abbreviations fine if fit better.)2. Not necessary to include ‘college of engineering’. 3. GPA – should be carried out to same number of decimal places to the right of decimal point.

Coursework (5‐6 courses max), focus on areas of specialization, performance and/or relevance to the job you’re applying to. Focus on areas that match employer needs. Avoid entry‐level, common requirements, as they are assumed. 

BE SURE TO INCLUDE UNIVERISTY OF MICHIGAN ON YOUR RESUME.

9

Here is an example Education section that demonstrates how you could add any study abroad experiences to your resume. 

10

Experience can encompass several sections. In essence, you want to showcase experiences where you apply your academic knowledge to real life situations, or where you have successfully demonstrated transferrable skills. 

As you’re describing your experiences you’ll want to follow the bullet point formula. Bullet point=Action Verb(skill‐based)+what you did+ result/purpose/impact(pick one). Page 9 of the ECRC Career Guide includes a list of action verbs to help you select strong, skill focused action verbs. One strong action verb can make an immediate impression and drawers reviewer in.

Make sure your bullet point descriptions of what you did are not generalized, make them specific to your individual contributions. The resume is supposed to be focused on you, not your teammates. 

11

If you only include one bullet point, it doesn’t seem like that experience had a lot of depth, so you want to make sure you have at least two bullet point per experience. 

You want to make sure your resume is as well written as possible, but you don’t want to exaggerate. It can be helpful to think about how what you did fits in the larger portion of the organization and how your skills connect to one another. 

Writing bullet points can be one of the most time consuming components of creating your resume. It’s a balancing act between being specific enough that you’re able to showcase your skills and being concise enough that you aren’t writing paragraphs. It’s helpful to have other people read your bullet points and ask them if they understand the skills you want to showcase for each bullet point. 

While you may be hesitant to incorporate course projects into your resume because you feel like they’re not unique enough, it’s important that you do so to demonstrate your technical skills especially when you’re just starting your engineering degree. You need to be able to provide examples and applications of your technical skills so employers know where that experience is coming from. 

12

Non‐engineering work experience can add diversity to the set of skills represented on your resume. You want to be able to showcase your communication, teamwork, leadership, and conflict resolution skills in addition to your technical skills. 

12

The ECRC has a formula to help you describe your experiences in a manner that demonstrates your transferrable skills and the impact (or contribution) you have made. The formula has 3 components. 

1. Actions – highlight skills required for the job (answers What?)2. Context – provides meaning and circumstances (answers How?)3. Result – demonstrates impact or outcome or purpose (answers Why?)

Let’s walk through the examples and break them down into the formula components. The action is the start of each bullet point with the verbs “Coordinated” and “Developed” The context is “transition to new part supplier” and “database tools to track inventory”The result is “resulting in $7,000 savings” and “from new supplier to company warehouse” 

13

On this slide you’ll find a list of common bullet point mistakes and their solutions. Below you’ll find some additional clarifications on each of the common mistakes. 

1. Avoid using extra words. Get straight to the point. Start with powerful action verb.2. Avoid listing a competency or skill as a bullet. Simply listing the skills doesn’t help 

employers understand how you’ve used it and how it might apply to the work they do. Providing additional context, helps establish how your experiences connect to the job posting and makes your qualifications more apparent. 

3. Avoid using ‘marketing phrases’ without substance. In third example, you could update that bullet point to include more specific information like, “Developed and implemented consistent office procedures to ensure efficient operations”

14

As you consider the value of your experiences, consider what the employers are looking for (transferrable skills). These are skills required for success in the work place. Demonstrate (or provide evidence) that you possess these skills by writing effective impact statements. 

Employers aren’t just looking for academically‐focused students.  Straight As and high test scores are great and technical skills are necessary, but the non‐technical skills are just as important! Employers look for evidence that you can work well with others to complete a project and that you can apply your analytical skills to help solve their challenges. These skills are referred to as Transferrable Skills. Some other examples of transferrable skills include communication, teamwork, and problem solving. Make sure you read through your resume and check to see if you have a balance of transferrable and technical skills. Engineering resumes are often skewed toward more technical skillsets due to the nature of the work they are applying for, but it’s also important to incorporate transferrable skills like communication and teamwork to demonstrate your ability to work with other people at the organization. 

15

It can be easier to focus simply on summarizing experiences that don’t relate directly to your technical career goals such as being a summer camp counselor. But it’s important that you invest the same time and energy in presenting your non‐technical experiences as you invest in your technical experiences. You never want an employer to be able to identify an experience on your resume that you don’t value based on how you’re written your bullet points. 

So to make the most of your non‐technical experiences, you want to think about the transferrable skills you can write about rather than simply summarizing the tasks you completed. Think about the lessons you learned from this experience and how they will help you as you move forward in your career. 

To improve your bullet points, make sure you incorporate an impact or result in each one. Sometimes this requires thinking more broadly about how you have impacted the organization, your team, other people for the better with your skillsets. 

16

On this slide, there is an example experience section from a resume that includes an internship and project experience. Notice the consistency of the formatting and how each bullet point starts with a strong action verb. You can see there’s a diversity of technical and transferrable skills showcased within this experience section. 

17

Share skills that are unique to you or relevant to the employer, particularly as you advance through college.

A skills section is a great way to summarize your skills for the employer at a quick glance. Incorporating categories can help make the skills section more organized and also enable employers to find skills quickly. 

Some common categories are Computer(which encompasses programming languages, platforms, and applications), Research, Lab Techniques, Fabrication, Machining, Manufacturing, Foreign Languages. 

Many students will ask whether they need to qualify their skillsets with descriptions like expert, intermediate, basic, etc.. This description tend to be more subjective, rather objective and can lead to some confusion about your skill level. If you choose to qualify your skills, it’s better to use more objective descriptions like years of experiences or lines of code. 

18

Think about other groups/activities you participate in. Evaluate these experiences for examples of transferrable skills. What was your role? How did you contribute to the group’s goal? What do these contributions say about you? 

Depending on your level of involvement and space available on your resume, you can describe as an experience or create a list of organizations/activities.

Many engineering students are reluctant to include non‐technical experiences on their resume. But these experiences can help you showcase your interests and “fit” for the company or organization. 

19

On this slide, you’ll see an example of activities and skills sections. 

20

Another common component of internship and full‐time applications is the cover letter. In the following slides, you’ll find information about the purpose of the cover letter, the structure of the letter, and the type of content you should include. 

21

Many students ask, “What is the purpose of a cover letter?”

A cover letter is intended to help enhance your job application by providing your reasoning for applying to the opportunity from a first person perspective. It’s intended to help elaborate on your experiences in a way you cannot necessarily accomplish in the resume alone. It also enables you to provide the employer with insight about your excitement and interest in their work and can help you stand out among the applicants for the opportunity. 

Another common question, is “Do I have to write one, will anyone actually read it?”

If the employer asks for one, they absolutely you need to write one and invest the time and energy to make it great! But even if the employer doesn’t specifically ask for a cover letter and instead makes it optional‐it’s also a good idea to write one. It helps to showcase you’re serious about the opportunity and willing to invest the extra time, but it also provides the employer with more insight into your resume and enables you to walk the employer through your relevant experiences and make your qualifications for the opportunity more obvious. 

22

The length of a cover letter should be limited to 1 page and should contain 3‐4 paragraphs. The first paragraph should be introductory and provide information about your interest in the company, the position, and summarize the skills you’re going to talk about more specifically in the next 1‐2 paragraphs. The second and optional third paragraph should focus more specifically on your experiences and the skills you have that relate to the opportunity. This is where you can complement your resume by expanding on your bullet points with more details. In the final paragraph, you want to wrap things up and express gratitude for the person reviewing your application materials. 

You always want to research the opportunity and company and see if you can figure out the specific person to address your cover letter to. If you absolutely cannot find the contact person, then you can address it more generally as “Dear Hiring manager” or “Dear Hiring Representative”. You do NOT want to address it “Dear Sir or Madam” or “To whom it my concern”. 

You should format the cover letter like a formal business letter with everything left aligned and include the date, employer name and address, and your own contact information at the top of the page as a header.  

23

You can include a signature at the end of the letter if you wish, but you can also type your name as well. 

23

In this slide, you’ll see the basic information you’ll want to include in the introductory paragraph. This is where you can showcase more of your excitement about the opportunity and demonstrate what you’ve learned about the organization. This is also where you establish what you’re going to talk about in the rest of letter through a thesis statement that outlines the skills you’ll talk about in the next paragraphs. Make sure you reference the job posting and highlight the skills listed in the posting to help make your fit for the opportunity more obvious. 

24

In this slide, you’ll find a breakdown of the content you should include in your 2nd and 3rd paragraphs and the final paragraph of the letter. Your 2nd and 3rd paragraph could connect to the skills represented in the job posting and provide additional details about the experiences showcased on your resume. 

In the final paragraph, you should focus on summarizing your relevant skills to the position and expressing appreciation and gratitude for the person reading your application materials. This paragraph tends to be the shortest  paragraph in the cover letter. 

25

As a final wrap up on the cover letter, remember that a cover letter is different from the resume because it allows you to tell your story and explain your reasoning for why you’re the best fit for this opportunity. You want to use narrative and topic sentences to help create a cohesive explanation for the employer. 

Because the value of the cover letter comes from sharing your fit for a specific position, it’s important that you update the cover letter for each employer and opportunity you apply for. Depending on how distinct the opportunities are, you may have to do some more editing than if the positions you’re applying for are very similar in their qualifications. 

And finally, as with the resume, don’t forget to include the interpersonal skills the employer is looking for as well as the technical skillsets. 

26

27