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U. E. 008: PROYECTOS ESPECIALES PLIEGO 003: MINISTERIO DE CULTURA

Resolución de Jefatura N° 4 g -2014-U E-PE-J

Lima, ̀17 DIC. 701 4

VISTO:

El informe N° 004-2014-UE-PE-OAD de fecha 24 de noviembre de 2014 y el Informe N° 20-

2014-UE-PE-OAJ de fecha 04 de diciembre de 2014.

CONSIDERANDO:

Que, el numeral 62.3 del artículo 62° de la Ley del Procedimiento Administrativo General establece que cada Entidad es competente para realizar las tareas materiales internas necesarias

para el eficiente cumplimiento de su misión y objetivos;

Que, mediante Ley N52 25323 se creó el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de

integrar estructural, normativamente y funcionalmente los archivos de las entidades públicas

existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas técnicas y métodos

de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, incremento y servicio del Patrimonio

documental de la Nación;

Que, con Resolución Jefatural N° 375-2008-AGN/J se aprobó la Directiva N° 005-2008- AGN/DNDAA1 denominada "Normas para la Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos" cuyo numeral IV, dispone que es de cumplimiento

obligatorio en las Entidades de la administración pública;

Que, en cumplimiento a las normas antes mencionadas, la Oficina de Administración de la Unidad Ejecutora 008- Proyectos Especiales, mediante Informe N° 004-2014-UE-PE-OAD remite el Proyecto de Directiva de "Foliación de Documentos" para su aprobación;

Estando a lo establecido en la Ley N° 27444 — Ley de Procedimiento Administrativo General, Ley N° 25323 - Ley que crea el Sistema Nacional de Archivo y la Directiva N°005-2008- AGN/DNDAA1 — "Normas para la Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivo" y contando con la visación de la Oficina de Administración y la

Oficina de Asesoría Jurídica.

UNIDAD EJECUTORA N0 L 'OHMS ESPECIALES El presente documento es COPIA FIEL DEL

ORIGINAL, que he tenido a la vista

ABOG. MARIA LIZn . CRESPO MINAYA FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ

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SE RESUELVE:

Artículo 1°.- Aprobar la Directiva N°3-2014-UE-PE-J "Foliación de Documentos de la

Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales", la misma que forma parte integrante de la presente

Resolución.

Artículo 2°.- la presente Directiva tendrá vigencia a partir de la fecha de suscrita la

presente Resolución y será de aplicación de todo el personal de la Unidad Ejecutora 008 —

Proyectos Especiales.

Artículo 3°.- Encargar a la Oficina de Administración, la publicación de la presente

resolución en el Portal institucional de la Unidad Ejecutora N° 008 — Proyectos Especiales, para su

debida difusión e implementación.

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.

tL JAVIER GAte05-s Responcable (e)

Uniebd Ejecuten] Ne 008 - Proyectos Especlales MINISTERIO DE CULTURA

UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES El presente documento es COPIA FIEL DEL


ABOG. MARIA LIZE ,ESPO MINA YA FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - - PELJ

N° de Reg . : .. (.. Z(.17 Fecha:) - /z 200'

4.totteD DEL

Ministerio de Cultura

"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Comp omiso Climático"

DIRECTIVA N° 3-2014-PROYECTOS ESPECIALES UE-PE-008/J

"FOLIACION DE DOCUMENTOS DE LA UNIDAD EJECUTORA 008 — PROYECTOS ESPECIALES"

I. OBJETO Establecer normas y procedimientos internos en la Unidad Ejecutora N° 008 Proyectos Especiales, para la adecuada foliación de documentos, brindando mayor seguridad e intangibilidad a la composición de los expedientes administrativos, evitando alteraciones y teniendo una foliación cronológica para una mejor ubicación y seguimiento de los mismos.

II. FINALIDAD Establecer criterios uniformes para la foliación de los documentos por parte de las Oficinas y/o Áreas de la Unidad Ejecutora N° 008 Proyectos Especiales, garantizando la ordenación e intangibilidad de los expedientes.

III. BASE LEGAL Ley N° 29565 Ley que crea el Ministerio de Cultura. Ley N° 25323 — Ley del Sistema Nacional de Archivos. Ley N° 28296 — Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación Ley N° 27806 — Ley de Transferencia y Acceso a la Información Pública

- Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N° 27658 — Ley Marco de Modernización de Gestión del Estado. Decreto Supremo N° 008-92-JUS aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323.

- Decreto Supremo N° 005-93-JUS Modifica el Decreto Supremo N° 008-92- JUS.

- Decreto Supremo N° 072- 2003-PCM — Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Resolución Ministerial N° 050-2013-MC —Formalización de la Creación de la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales.

- Resolución Ministerial N° 330-2014-MC — Precisa que corresponde al Responsable de la Unidad Ejecutora Aprobar los instrumentos de gestión interna que corresponda. Resolución Jefatural N° 27-2014-UE-PE/J — Modifica la Directiva N° 001- 2014-UE-PEM que aprueba la Organización Funcional de la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales.

IV. ALCANCE La presente Directiva es de observancia y de aplicación obligatoria por parte de los funcionarios y servidores de la Unidad Ejecutora N° 008 Proyectos Especiales.

V. RESPONSABILIDADES 5.1 Los funcionarios y servidores de la Unidad Ejecutora N° 008 Proyectos

Especiales, son responsables del eficaz cumplimiento de la presente Directiva.

5.2 Todos los funcionarios y servidores de la UE N° 008 Proyectos Especiales, que incumplan la presente Directiva se harán acreedores a las sanciones establecidas por Ley.

PERU


"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"

VI. DISPOSICIONES GENERALES.-

6.1 DEFINICION DE FOLIACIÓN La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios que conforman un expediente, tiene como principal objetivo no sólo la numeración en orden sucesivo o cronológico, sino también constituirse en una herramienta de identificación y control.

6.2 EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Instrumento material sistemáticamente ordenado que acumula toda la actividad procedimental de un mismo asunto, originado de oficio o a solicitud de parte, comprendiendo documentos, notificaciones, copia de publicaciones oficiales efectuadas, actas, escritos, resoluciones, etc, que sirven de fundamento a la decisión administrativa y evidencian las diligencias encaminadas a ejecutarlas.

VII DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 DE LA FOLIACIÓN > La foliación es un acto administrativo que consiste en numerar cada

una de las hojas de todo expediente o documento recibido en una dependencia administrativa, de manera correlativa y cronológica.

> El personal secretarial y/o administrativo o los que hagan sus veces, al adicionar escritos o cualquier otra documentación de las áreas para las cuales prestan servicios, deberán efectuar su foliación correlativamente con la hoja que antecede, de forma tal que el expediente sea compaginado siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran, formando cuerpos correlativos que no excedan de los doscientos (200) folios, siempre y cuando el volumen documental lo permita, en caso contrario podrá dividirse en función de la cantidad de folios, pero siempre formando un solo texto, manteniendo su unidad de información.

> La foliación se efectuará en números arábigos, y se iniciará con el primer documento que genere el funcionario competente; no se deberá utilizar letras de abecedario o cifras como 1, 1B, 1Bis o los términos "bis" o "tris".

> Para el caso específico de la foliación, se utilizará un sello estandarizado (Anexo 1) en el ángulo inferior derecho. El sello consta de dos casilleros:

• El casillero superior se consigna la denominación de la Oficina o Área que efectúa la foliación.

• El casillero inferior se consigna el número de folios. > La foliación se realizará de adelante hacia el final, de tal manera que la

primera hoja del escrito y demás hojas serán foliadas en forma correlativa, según se vayan acumulando los documentos, escritos y demás actuaciones. Estos deberán estar debidamente foliados y por estricto orden cronológico, formando con todos ellos un solo cuerpo.



> El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales, etc.

Se folian: a. Toda la documentación en soporte papel, es decir las hojas útiles

que contengan escritos, dibujos y otro tipo de información. b. Las hojas de trámite documentario o de ruta que estén numeradas,

fechadas y contengan disposiciones debidamente firmadas por los funcionarios competentes.

c. Proyectos de resoluciones u otros que obren como antecedentes, siempre que estén visados o contengan observaciones escritas en los mismos, las copias, formularios, planos, recibos, partes, anillados, etc.

d. Cuando las unidades documentales, contengan documentos en distintos soportes al papel, como por ejemplo: discos digitales — CD'S, videos, audios, etc., deberán numerarse con una hoja llamada "Hoja de Testigo o Referencia Cruzada" (Anexo 2) anotándose en esta hoja su respectivo número de folio , lo que permitirá dejar constancia de su existencia. En el caso que se opte por separar este material, la hoja de Testigo o Referencia Cruzada deberá contener la siguiente información: Número de folio, titulo, asunto, fecha, tamaño, colores u otros datos relevantes.

e. Los documentos que se encuentren anexos a uno principal tales como: planos, mapas, dibujos, fotografías, negativos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas, etc) cuyas características tanto internas como externas (formato y tamaño) impliquen un trato especial y/o se encuentren doblados o en condiciones poco favorables para su estado de conservación, se podrá optar por separar este material, numerándose en un solo folio y dejándose constancia con la "hoja de testigo o referencia cruzada" de su existencia.

f. Cuando los documentos en formato pequeño, por ejemplo los documentos contables como recibos de pago, facturas, vouchers, etc., que se encuentren adheridos a una hoja, a esta le corresponderá su respectivo número de folio, asimismo la información detallada se mencionará en el instrumento descriptivo.

g. Otros que conformen el expediente, como duplicados de documentos originales ya foliados.

No se folian: a. Las hojas en blanco b. El reverso de las hojas ya foliadas c. Las hojas de trámite o de ruta en blanco d. Los Convenios Interinstitucionales suscritos (originales)

7.2 DE LA RECTIFICACIÓN > La Rectificación es una tarea administrativa mediante la cual al

detectarse errores en la foliación de un expediente, se procederá a su respectiva corrección. Los errores de foliación podrán ser:

PERU Ministerio de Cultura Unidad tja~ra

ProyectIspeda


* Por haber transgredido los procedimientos indicados en la presente norma. * Por omisión. * Por repetición de folios.

➢ Luego de recibido el expediente no habrá lugar a reclamo o devoluciones por razones de foliación, haciéndose responsable el área receptora del mismo.

➢ La foliación será rectificada en la oficina que detectó el error. Al detectarse el error se deberá rectificar la foliación tachando la anterior con dos líneas oblicuas cruzadas y a continuación se efectuará la foliación correcta, consignando la rúbrica de quien realizo la rectificación. El colaborador que haya realizado la rectificación está en la obligación de comunicar a la Oficina respectiva de dicho error para su nuevo registro. (Anexo 3).

7.3 DE LA ACUMULACIÓN ➢ La acumulación de expedientes, es una tarea administrativa por la cual

se adicionan o se juntan uno o más documentos y/o expedientes sobre un mismo asunto, que guardan afinidad o relacionados entre sí.

➢ Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados) no continuarán su foliatura, por lo tanto mantendrán su numeración, dejándose una constancia que indique "Documento o Expediente Acumulado" (Anexo 4) en la cual se deberá indicar su agregación y la cantidad de fojas de acumuladas, según lo establecido en el artículo 152.2 de la Ley 27444 — Ley de Procedimiento Administrativo General.

7.4 DEL DESGLOSE (Anexo 5) ➢ El desglose es una tarea administrativa, que consiste en segregar o

retirar temporal o definitivamente uno o más documentos y/o fojas que forman parte de un expediente.

➢ Los desgloses podrán ser otorgados de cumplir los siguientes requisitos: • Petición escrita del interesado o decisión de la autoridad • Asentar en el expediente constancia del desglose efectuado, de su

finalidad, quien lo autoriza y si el mismo es temporal o permanente. • Dejar copia autenticada por el fedatario del documento desglosado, sin

alterar la foliatura general del expediente. ➢ No será factible el desglosamiento:

• Cuando el documento solicitado sea indispensable o de gran importancia para el trámite posterior del expediente o acto administrativo, en cuyo caso se reemplazará con una copia autenticada.

• Cuando el documento sea de carácter reservado o que compromete la gestión institucional, administrativa e inclusive las que traten asunto de estado, en este caso se otorgará copia autenticada del mismo siempre y cuando sea autorizado por la máxima autoridad administrativa.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES:

8.1. CONTROL Y SEGURIDAD ➢ El contenido de un documento y/o expediente en trámite o terminado ,

es intangible, es decir, que no puede introducirse enmendaduras,

,syytelna 4.■

PERÚ


Unidad Ejecutora. Ci311/3 Prtyectos Especlaills;


alteraciones, entrelineados, ni agregados en los documentos, una vez que hayan sido firmados por la autoridad competente. De realizarse alguna modificación, esta deberá haber sido hecho mediante autorización escrita del personal reglamentariamente autorizado para ello, o de los funcionarios competentes. Dicha autorización deberá ser insertada en el expediente dejando constancia detallada y expresa de las modificaciones y/o alteraciones que se hubieran producido y la justificación fundamentada de las mismas.

> Si un documento se extraviara, la Oficina o Área tiene la obligación, bajo responsabilidad de reconstruir el mismo, independientemente si aún el interesado se encuentre en autos de lo acontecido. Esta reconstrucción debe efectuarse dentro de los tres (03) días siguientes, de la perdida. Si en el transcurso de la tramitación el expediente apareciera será reemplazado por el rehecho.

> Todo el Personal de la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales es responsable del eficaz cumplimiento de la presente Directiva.

> El personal que incumpla la presente Directiva se harán acreedores a las sanciones establecidas por Ley.

8.2. VIGENCIA ➢ La presente Directiva entrara en vigencia a partir del día siguiente de la

expedición de la Resolución que la aprueba. > A partir de la entrada en vigencia de la presente Directiva todas la Oficina

y Áreas de la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales tienen que contar con un sello de foliación, el mismo que deberá cumplir con el modelo del Formato (Anexo 1)

IX. ANEXOS

ANEXO 01 Formato de Sello de Foliación ANEXO 02 Hoja de Testigo o Referencia Cruzada ANEXO 03 Rectificación de Foliación ANEXO 04 Acumulación ANEXO 05 Desglose

UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES El presente documento ea COPiA FIEL DEL


ABOG. MARIA 11- l-/ CRESPO MINAYA FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ

N° de Reg.:..(./ ,Y Fecha. /.7 —/ 2 2 ;11-

0.01.1CA

Ministerio de Cultura PERU

UE 008 PROYECTOS ESPECIALES Administración

Folio N°

UE 008 PROYECTOS ESPECIALES

Proyectos Especiales

Folio N°


Recursos Humanos

Folio N°


ANEXO N° 1

En el caso de que se use el sello estandarizado, la foliación de los documentos se efectuará en el ángulo inferior derecho, tal y como se indica en el dibujo.

Gráfico N° 1

El sello de foliación institucional consignará en la parte superior: "UE 008 PROYECTOS ESPECIALES" y el área que efectúa la foliación; y en la parte inferior: "Folio l\P", con la finalidad de que se coloque en ese espacio el número de folio correspondiente.

El estampado del sello de foliación estandarizado tendrá como dimensiones 2 cm x a 4 cm.

UNIDAD EJECUTORA N° 003 PROYECTOS ESPECIALES El presente documento es COMA FIEL DEL

011iGINAL, que he tenido a la vista

ABOG. MARI' ETH CRESPO MINAYA FEDA1ARi0 11.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ

N° de Reg • / VIS Fecha:/-7 —/Z 2O/ 5'

Ministerio de Cultura Unidad Ejecutora robos Proyectos Especiales

UE 008 PROYECTOS ESPECIALES HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA

OFICINA O AREA FECHA FOLIO

TITULO: (DESCRIPCION) UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES El presente documento es COPIA FIEL DEL

ORIGINAL, que he tenido a la ista

INIGMEMS1111.1....


ANEXO N° 2 HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA

TESTIGO En el folio 23 hay un plano referente a la ciudad de Lima, perteneciente al Grupo SAYA, reconstruido por el Ing. Charles Mc Collins, de año 1879. Está identificado con el N° 600, en la Planoteca 6, gaveta 2.

NOTAS: CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO FOLIADO: TAMAÑO, COLORES, TITULO, ASUNTO, FECHAS Y OTROS DATOS QUE SE CONSIDEREN PFRTMIFAITES'

'1.1.2nUCIURIVIII.I..ell,18W.:!VIRS6

ABOG. MARIA LlZ CRESPO MiNAYA FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELA

N° de . U." Fecha. /41"/Z

UE 008 PROYECTOS ESPECIALES Proyectos Especiales

Folio N°


El que suscribe

HACE CONSTAR:

Que el Exp. N° de fecha Asunto: Ha sido OBSERVADO, por tener error en la foliación de al

Fecha Firma NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

PERU



ANEXO N° 3 CONSTANCIA DE RECTIFICACION

UNIDAD EJECUTORA N°008 PROYECTOS ESPECIALES El presente documento es COPIA FIEL DEL


ABOG. MARIA UÍH CRESPO MINAYA FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ

• N° de Reg Y Fecha. /-7—/2- 2'(

PERU Ministerio de Cultura


ANEXO N° 4

DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO

A. CARATULA (HOJA)

Carátula u hoja

Debidamente foliada

DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO

REF. MEMORANDUM N° 009 - 2014-UE/PE-OAD

CANTIDAD DE FOJAS ACUMULADAS DEL FOLIO: AL FOLIO:

FIRMA NOMBRES Y APELLIDOS

UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES El presente documento es COPIA FIEL DEL


ABOG. MARIA II H CRESPO MINAYA FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - LIE - PELJ

N° de Reg • 1 Fecha. / —Lee— ZOO' UE 008 PROYECTOS ESPECIALES Proyectos Especiales

Folio N°

Unidad ejecutora N,008 Proyectos Especiales ERU



ANEXO N° 5 CONSTANCIA DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS

Mur

SOLICITUD DE DESGLOSAMIENTO

Sr. Responsable de la Oficina de Administración.

Yo, Héctor Gastón Medina Rivera, identificado con DNI N° ,1 domiciliado en , solicito a Usted el desglosamiento de la Resolución

trabajador de

Jefatural N° , de fecha , la cual resuelve la kg

apertura de mi proceso administrativo por Siendo el motivo

d de dicho desglose, la presentación de dicho documento a la . Sala Penal del Poder Judicial de Cono Norte; cuyas fojas son del N° al ....., pertenecientes a la Oficina de Secretaría General, la cual servirá como prueba en el proceso que se me viene llevando. 1

1

V°B NOMBRES Y APELLIDOS

AUTORIZADO POR

RESPONSABLE DE

FIRMA

UE 008 PROYECTOS ESPECIALES Proyectos Especiales

1:U111/ 11

UNIDAD EJECUTORA NI 008 PROYECTOS ESPECiALES El presente documento es COPIA FIEL DEL


ABOG. MARIA H CRESPO MINAYA

FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - IJE - FEL]

N° de Fleg • f( Fechalz. . . .. . .

1VIIrdsteric2 de Cultura Unidad Ejecutora N"008 Proyectos Especiales

••:1:5.1. • •

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"

"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

I

INFORME N° 020-2014-UE PE-OAJ

PARA

DE

JAVIER ENRIQUE GALDOS CARVAJAL Responsable (e) UE.008 — Proyectos Especiales — 5

i Hora. Hrn \ ° CV" MARÍA LIZETH CRESPO MINAYA r

Responsable (e) de la Oficina de Asesoría Jurídica Ruc"1Tc:oN if,,;51,);;A

ASUNTO Directiva "Foliación de Documentos"

REF. Informe N° 004-2014-UE-PE-OAD

FECHA San Borja, 04 de Diciembre de 2014

Es grato dirigirme a usted, en atención a los documentos de la referencia, a efectos de informarle lo siguiente:

I. BASE LEGAL

• Ley N° 25323 - Sistema Nacional de Archivos. • Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.

II. ANTECEDENTES

2.1. Con fecha 09 de julio del 2014, la Jefa de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, remite el Memorando Circular N° 034-2014-OACGD-SG/MC, mediante el cual señala algunos lineamientos en materia de gestión documentaria y adjunta la Resolución Directoral Nacional N° 1793/INC, que aprueba la Directiva N° 001-2008-OAD/INC - Normas para la Foliación de documentos en el Instituto Nacional de Cultura.

2.2. Mediante Informe N° 004-2014-UE-PE-OAD de fecha 24 de noviembre, la Responsable de la Oficina de Administración, señala que resulta necesario aprobar la Directiva "Foliación de Documentos" para la Unidad Ejecutora 008 -Proyectos Especiales.

III. ANÁLISIS

3.1. Mediante Ley N° 25323 se crea el "Sistema Nacional de Archivos" con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional. Mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del "Patrimonio Documental de la Nación".

3.2. Mediante Memorando Circular N° 034-2014-OACGD-SG/MC de fecha 09 de julios de 2014, la Jefa de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión

NliNISTERi0 DE CULTURA UNIDAD EJECUTORA N° 008 - PROYECTOS ESPECIALES

Lea' de del 20 l'exe a:

Acción: 1.- Urgente 6, Informe 2.- Conocimiento y fines 7.- Opinión

Tomar Note y Devolver 8.- Preparar Respuesta ..• Según Solicitado 9.- Viseción •.• Por Corresponderte 10.- Aprobación

11.- Anexen el Legajo personal 12.- Archivar 13.- Ayude Memoria 14.- Sugerencia 15.• Seguimiento

IVIlinistarici de Cultura Unidad Ejecutora 1\r'008 Proyectos Especiales

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"

"Año de la Promoción de la Industria Responsable y de! Compromiso Climático"

Documentaria señala algunos lineamientos en materia de gestión documentaria y adjunta la Resolución Directoral Nacional N° 1793/INC, que aprueba la Directiva N° 001-2008-OAD/INC — Normas para la Foliación de documentos en el Instituto Nacional de Cultura.

Sin embargo, en el artículo IV de la directiva señalada en párrafo precedente, se indica que será de aplicación por los diversos órganos que conforman el Instituto Nacional de Cultura.

3.3. Considerando que la Unidad Ejecutora N° 008 — Proyectos especiales no pertenece al Instituto Nacional de Cultura, sino al Ministerio de Cultura — Pliego 003, que de acuerdo al numeral 62.3 del artículo 62 de la Ley del Procedimiento Administrativo General cada Entidad es competente para realizar las tareas materiales internas necesarias para el eficiente cumplimiento de su misión y objetivos y que la foliación es una actividad necesaria y obligatoria de acuerdo a Ley en el proceso de organización documental, específicamente en los trabajos de ordenamiento documental.

Resulta necesaria la aprobación de la Directiva "Foliación de Documentos".

IV. CONCLUSIONES

Por los argumentos expuestos en el presente informe, esta Oficina de Asesoría Jurídica recomienda la aprobación de la Directiva "Foliación de Documentos de la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales".

Se adjunta proyecto de resolución y proyecto de directiva visados.

Sin otro en particular, es cuanto informo a usted.

Atentamente,

170'

;bseravaciones

RI A4 A

MARÍA LIZETH CRESPO MINAYA Responsable (e) de la Oficina de Asesoría Jurídica Unidad Ejecutora N° 008 — Proyectos Especiales

MINISTERIO DE CULTURA

PERU


Unidad Ejecutora NI*008• Prwectos Esheciales

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

De : Inés Zúñiga Trelles

Responsable de la Oficina de Ad

INFORME N2 O O -2014-U E-PE-0A MINISTERIO LTURA

Unidad Ejecutora N° 008 - os Especiales JEFAT

RECIB o utora 008 2 11 KV. 2014 vo

NO IMPLICA LA ONFORMIDAO

Para

Javier Galdos Carvajal

Responsable (e) de la Unidad Eje Proyectos Especiales

1Z3OP M Hora. I Firma

• ∎1 I1411I: le

Asunto Directiva "Foliación de documentos"

Fecha

Lima, 24 de Noviembre de 2014

El presente Informe versa sobre la necesidad de contar con una Directiva de foliación de

documentos para la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales.

I. ANTECEDENTES:

A la fecha la Unidad Ejecutora 008- Proyectos Especiales no cuenta con una Directiva para

la Foliciación de documentos y/o expedientes que posteriormente pasaran al Archivo de

Gestión de la Unidad Ejecutora.

II. ANALISIS:

Al respecto, mediante Ley N2 25323, se creó el Sistema Nacional de Archivos, con la

finalidad de integrar estructural, normativamente y funcionalmente los archivos de las

entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios,

normas técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación,

incremento y servicio del Patrimonio documental de la Nación.

Cabe señalar que, en concordancia con la Ley N2 27444 — Ley del Procedimiento

Administrativo General y la Resolución Jefatural 375-008-AGNIJ que aprueba la

Directiva N2 005-2008-AGN — Normas para la foliación de documentos archivísticos en los

archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivo, resulta necesario establecer

disposiciones específicas en la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales, que regulen

en forma general los procedimientos sobre foliación de documentos y/o expedientes estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliación uniforme y sistemática de los

documentos generados por las Oficinas o Áreas de la Unidad Ejecutora.

Siendo ello así, la foliación es una actividad necesaria y obligatoria de acuerdo a Ley en el proceso de organización documental, específicamente en los trabajos de ordenamiento

documental.

Mediante la foliación la ubicación de los documentos y/o expedientes, resulta más eficaz y

eficiente, logrando con ello conocer la información requerida oportunamente,

garantizando la integridad y seguridad de estos; garantizando el acceso a la información pública y a la transparencia en la gestión institucional de manera rápida y oportuna,

sirviendo de respaldo técnico — legal.

IN GA TFIELLES Responsable Oficina de Administración

unidad Ejecutora N° 008 - Proyectos Especiales MINISTERIO DE CULTURA

Unidad Ejecutora N°008 Proyectos Especiales PERU


"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

Finalmente se adjunta el proyecto de Directiva "Foliación de Documentos" y Proyecto de Resolución que aprueba la misma.

III. CONCLUSION:

Bajo este contexto, de acuerdo a lo expuesto en el análisis del presente informe resulta

necesario aprobar la Directiva "Foliación de Documentos" para la Unidad Ejecutora 008 —

Proyectos Especiales

Atentamente,

resolución de jefatura - …proyectosespeciales.cultura.gob.pe/sites/default/files/048-2014... ·...

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