resoluciÓn numero 144 - procuraduria general de colombia

REVOCADA POR LA RESOLUCION

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RESOLUCIÓN NUMERO 144 (03 MAYO 2004)

Por la cual se modifica la Resolución No. 225 del 18 de julio de 2003 y se adoptan los manuales de procedimientos de la Unidad Coordinadora Preventiva para los

Derechos Humanos.

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las contenidas en el numeral 7 del artículo 7 del Decreto 262 de 2000, y

CONSIDERANDO Que para el cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones constitucionales y legales encomendadas a la Procuraduría General de la Nación , es necesario contar con unos procedimientos que delimiten claramente las responsabilidades, actividades y objetivos de los funcionarios en las dependencias de la Entidad. Que mediante resolución No. 225 del 18 de julio de 2003 se creo “como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada para la Contratación Estatal , la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Contratación Estatal, Delegada para la Moralidad Pública y Delegada para la Economía y Hacienda Pública, que será responsable del desarrollo de los tramites secretariales y administrativos relacionados con la gestión disciplinaria adelantada por las Procuradurías Delegadas señaladas, adoptando los procedimientos respectivos. Que es necesario ajustar algunas de las actividades previstas en la Resolución No. 225 antes citada, con el fin de lograr eficiencia en las labores a ella encomendada. Que mediante resolución No. 187 del 5 de abril de 2003 se conformó la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas para la Defensa del Menor y la Familia, Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios y Procuraduría Delegada para la prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios cuyo objeto es “apoyar la gestión secretarial y administrativa necesaria en las Procuradurías Delegadas señaladas”. Que en el artículo Décimo Séptimo se estipuló “La Unidad Coordinadora ejercerá sus funciones de conformidad con el manual de procedimientos que expida el Procurador General de la Nación”. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE


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ARTICULO PRIMERO.- Modificar el artículo décimo tercero de la Resolución No. 225 de julio 18 de 2002, referida a los Manuales de Procedimientos de la Unidad Coordinadora, adoptando los siguientes: PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ACTUACIONES EN GEDIS

DEPENDENCIA: UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL

PROCESO: Gestión Documental

REVISÓ APROBÓ FECHA: FEBRERO 26 DE 2004

Objetivo Asegurar el registro de las distintas actuaciones procésales que tienen lugar según la etapa del proceso disciplinario en que se encuentren, en el sistema de Gestión GEDIS, así como la entrega y devolución de expedientes y proyectos de decisión entre profesionales, coordinador y delegado.

Alcance Aplica a todos los proyectos de auto y/o fallo elaborados por los profesionales, revisados por los coordinadores y firmados por los delegados.

Clientes Delegados, profesionales

Responsabilidades El procedimiento involucra al funcionario encargado del manejo del GEDIS en la UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL y a los delegados y profesionales de las distintas Delegadas adscritas a dicha Unidad.

Documentos de Referencia

Ley 200 de 1995 Ley 734 de 2002 Guía Disciplinaria FO – UCCE - 005 Formato para elaboración de autos y fallos. FO – UCCE – 006 Ficha para entrega y devolución de expedientes (FEDE). FO – UCCE – 007 Hoja de identificación del proceso disciplinario

Definiciones GEDIS: Sistema de información de gestión disciplinaria. OUTLOOK: Programa para administración de correo electrónico interno.

CONDICIONES GENERALES

✓ En la UNIDAD COORDINADORA sólo deberán reposar los expedientes pendientes de trámite diferente al registro de la entrega y devolución de expedientes entre profesionales y delegado.

✓ El expediente sólo se allegará a la UNIDAD COORDINADORA cuando el auto / fallo o providencia salga firmado del despacho por el delegado o cuando con oficio del profesional a cargo se devuelva para la depuración de un trámite administrativo.

✓ ES EL PROFESIONAL EL RESPONSABLE DEL PROCESO DISCIPLINARIO AÚN CUANDO ESTE SE ENCUENTRE EN MANOS DEL COORDINADOR O DELEGADO, CENTRO DE NOTIFICACIONES O EN COMISION, ESTO ES, DEBE LLEVAR EL CONTROL DE TÉRMINOS DE CADA ETAPA PROCESAL Y HACERLE SEGUIMIENTO CUANDO ÉSTE NO SE ENCUENTRE BAJO SU CUSTODIA


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✓ La revisión de los proyectos de decisión se hará por pantalla. Estos sólo serán impresos, previo bueno, por el Delegado para su firma.

Salidas Auto o fallo firmado por el Delegado FEDE diligenciada para la entrega del expediente a la Unidad

Coordinadora

Bases de autocontrol

Verificar que los datos enviados en el correo electrónico correspondientes a la FEDE estén completos

Comprobar que el expediente sea entregado a la Unidad con la FEDE respectiva

Confirmar que el auto / fallo esté debidamente numerado, fechado y foliado.

Anexos No aplica

CONTENIDO ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Estudia el expediente, Verifica que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita, proyecta auto y lo envía a coordinador y encargado GEDIS vía Outlook, diligencia ficha FEDE, la anexa al expediente y lo entrega al Coordinador si lo hubiere o a la Secretaria del Despacho.

Profesional

2. Carga en el sistema el expediente al coordinador y lo descarga al profesional.

Encargado de GEDIS

3. Recibe Expediente, firma fecha FEDE y la entrega al profesional; hace correcciones en pantalla y da visto bueno, envía proyecto corregido a Delegado e informa a GEDIS por correo electrónico, diligencia ficha FEDE y lo entrega a la Secretaria del Despacho para el Delegado.

Coordinador

4. Carga en el sistema el expediente al Delegado y descarga al Coordinador si lo hubiere

Encargado de GEDIS

5. Recibe expediente, firma ficha FEDE y la entrega al coordinador si lo hubiere

Secretaria del Despacho

6. Hace correcciones necesarias y da visto bueno, Envía por correo electrónico el proyecto definitivo al profesional e imprime. Pasa auto y expediente a secretaria de despacho.

Delegado

7. Guarda auto en archivo electrónico para posteriores consultas

Profesional

8. Fecha, folia e incorpora auto / fallo a expediente. Diligencia formularios 0 y FEDE y lleva a encargado GEDIS para su firma de recibo. Archiva FEDE para futuras consultas

Secretaria de Despacho

9. Recibe expediente, firma FEDE y la entrega a secretaria de Despacho. Ingresa al sistema la actuación

Encargado de GEDIS


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PROCEDIMIENTO REPARTO QUEJAS NUEVAS Y REMISIONES


PROCESO: Gestión Secretarial del Proceso Disciplinario


Objetivo Sustanciar las quejas recibidas, asignarles competencia y remitirlas a la dependencia competente.

Alcance Involucra a los ciudadanos que demanden el servicio, a las Entidades del Estado, al grupo de sustanciación de Quejas y a las dependencias de la Procuraduría competentes

Clientes Delegados, profesionales, Unidad Coordinadora

Responsabilidades El procedimiento involucra al encargado del manejo de GEDIS, al citador de la Unidad y el Delegado o quien éste disponga para los fines.


Ley 200 de 1995 Ley 734 de 2002 Decreto Ley 262 de 2000 Art. 18 num. 1. Guía Disciplinaria Plantilla preestablecida para la elaboración de autos y fallos FEDE: Ficha para la entrega y devolución de expedientes

Definiciones GEDIS: Sistema de información de gestión disciplinaria. SIAF : Sistema De Información Administrativa y Financiera.

Condiciones generales

El reparto debe efectuarse por lo menos cada quince días Sólo tendrán reparto dirigido, aquellas quejas que a criterio del

Delegado deban ser entregadas a un funcionario particular para su estudio. Las restantes quejas serán sometidas a reparto aleatorio soportado por el GEDIS

El profesional firmará el acta de reparto como constancia de recibo del expediente

Salidas Acta de reparto por profesional Hoja de reparto por queja

Registros En la tabla de control de reparto: asignación de las quejas nuevas decidida por el Delegado

En el GEDIS – módulo de reparto: asignación de quejas nuevas y remisiones hecha por el Delegado o por el sistema


Revisar que las quejas nuevas enviadas por Registro y Control tengan correcto el número del expediente; esto es, que sus 3 primeros números correspondan con el código de la Delegada

Controlar que los expedientes remitidos por competencia sean descargados de las Delegadas coordinadas por la Unidad


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CONTENIDO

ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Recoge quejas nuevas y firma planilla, clasifica según Delegada y arma el expediente con carátula, rotulo de identificación y FEDE.

Citador

2. Radica y reparte en forma sistemática los expedientes entre los funcionarios según sea la actuación a seguir.

Funcionario GEDIS

3. Entrega con listado los asuntos repartidos a cada uno de los profesionales.

Citador

4. La evaluación inicial de la queja debe hacerse exclusivamente por un profesional de la dependencia

Profesional Delegada


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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE NOTIFICACIÓN PERSONAL


PROCESO: Gestión Secretarial del Proceso Disciplinario


Objetivo Solicitar al Centro de Notificaciones, notificar personal o subsidiariamente por edicto o estado las decisiones proferidas en desarrollo del proceso disciplinario, para que las pueda conocer, rendir descargos por escrito, solicitar ser oído en versión, de descargos, presentar sus alegatos de conclusión e interponer los recursos dentro de los términos y condiciones establecidos en el Código Disciplinario Único.

Alcance Este procedimiento aplica exclusivamente a las providencias que deban ser notificadas al disciplinado, para que las pueda conocer, interponga y sustente los recursos y / o presente descargos o alegatos de conclusión, según el tipo de actos

Clientes CENTRO DE NOTIFICACIONES

Responsabilidades El procedimiento involucra al encargado del manejo del SIRENO en las Unidades Coordinadoras.


Ley 200 de 1995 Ley 734 de 2002 Guía Disciplinaria Plantilla preestablecida para la elaboración de autos y fallos FEDE: Ficha para la entrega y devolución de expedientes

Definiciones GEDIS: Sistema de información de gestión disciplinaria. SIRENO : Sistema Integrado de registro de notificaciones. HOJA DE RUTA: Formato

Formatos a utilizar Hoja de Ruta instalada en el SIRENO

Tenga en cuanta los siguientes criterios, en el orden presentado, para determinar el tipo de notificación que debe surtirse con el disciplinado para las diferentes decisiones procesales:

1. Las que se profieren en audiencia pública o en el curso de cualquier diligencia de carácter verbal se consideran notificadas inmediatamente se haga el pronunciamiento, se encuentre o no presente.

2. El pliego de cargos inicial y el pliego de cargos variado siempre

se notifican personalmente al disciplinado, su apoderado o al defensor de oficio, diligencia que se surte con el primero que se presente, a los demás se notifica por estado. Lo anterior, sin perjuicio que el comisionado fije edicto en la secretaría de su despacho cuando no pueda realizar la notificación personal.

3. Se notifican en forma personal y si ésta no puede realizarse, se

notifican por edicto:

Auto de indagación preliminar Auto de investigación disciplinaria, su ampliación o la orden de

vinculación, según el caso. Fallos de primera, única y segunda instancia y los que los

corrigen, aclaran o adicionan.


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Citación a audiencia en los procedimientos especiales.

4. Se notifican por estado: Auto que ordena el traslado para el trámite del recursos de

reposición. Auto que ordena el traslado para la presentación de alegatos de

conclusión.

Auto que ordena el traslado para la presentación de alegaciones en el trámite de la consulta de la suspensión provisional.

5. Se notifican en forma personal y si ésta no puede realizarse, se

notifican por estado, las demás decisiones susceptibles de recurso y/o interlocutorias, como son:

Archivo definitivo. Decide sobre la nulidad de oficio o a petición de parte. Inadmite la solicitud de revocatoria directa

Niega la expedición de las copias solicitadas.

Niega la práctica de pruebas solicitadas por el disciplinado.

Rechaza, declara desierto o niega el recurso de apelación.

Suspensión provisional del disciplinado dentro de un proceso de

única instancia

6. Las demás decisiones contra las que no procede recurso o son de impulso procesal se comunican, con excepción de las siguientes, que no deben ser objeto de ningún tipo de comunicación:

Decide conflicto de competencias no reasignando el expediente. Declara impedimento

Ordena ejercer supervigilancia administrativa

Promueve conflicto de competencias

Reconoce personería jurídica al apoderado.

Remite por competencia a otra dependencia.

Al quejoso se le notifican personalmente las siguientes decisiones:


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Auto que rechaza, niega o declara desierto el recurso de apelación contra el fallo absolutorio de primera instancia

Fallo que resuelve el recurso de apelación contra la sanción de

multa por queja temeraria.

En caso que no puedan realizarse personalmente, la primera se notifica subsidiariamente por estado y la ultima por edicto. De otra parte, al quejoso se le comunican las siguientes decisiones:

Archivo definitivo.

Citación a audiencia por queja temeraria

Concede el recurso de apelación del auto de archivo o del

fallo absolutorio de primera instancia.

Decide el recurso de apelación contra el auto de archivo dentro de un proceso de doble instancia.

Decide el recurso de reposición contra el auto de archivo

dentro de un proceso de única instancia.

Decide el recurso de queja.

Fallo absolutorio de primera o única instancia

Fallo de segunda instancia que decide la apelación del fallo absolutorio de primera instancia.

Fallo que resuelve el recurso de reposición del fallo

absolutorio de única instancia

Inhibitorio

Rechaza niega o declara desierto el recurso de queja impuesto por el.

Al testigo renuente se le comunica el auto de citación a audiencia Cuando no se haya podido efectuar la notificación personal o se haya notificado irregularmente el auto o fallo proferido en un proceso disciplinario, la exigencia legal se entiende satisfecha para todos los efectos, si el disciplinado no reclama y actúa en diligencias posteriores o interpone los recursos contra ellos, situación que se denomina notificación por conducta concluyente


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Las decisiones que deban notificarse personalmente pueden ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del disciplinado o su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. Igual procedimiento puede aplicarse para las comunicaciones que deban enviarse al disciplinado y el quejoso, pues se considera el medio más eficaz.

La notificación o comunicación se entiende surtida en la fecha en que aparece el reporte del fax o en que el correo electrónico es enviado. Sin embargo, cuando se utilice el último medio, de ser posible se debe solicitar al servidor de correo la confirmación de la fecha en que el mensaje es depositado en el buzón o cuenta del destinatario. Las respectivas constancias deben ser anexadas al expediente.

Para surtir la notificación personal se envía citación al disciplinado o quejoso, por un medio eficaz, a la dirección que figure en el expediente, a la entidad donde trabaja, a la ultima dirección que figure en el expediente, a la entidad donde trabaja , a la última dirección registrada en su hoja de vida o a la que aparezca en el directorio telefónico. Del envío de esta citación se debe dejar constancia secretarial en el expediente.

Al efectuarse la notificación se entrega copia de la decisión al notificado y en el respectivo acto se debe indicar con claridad el tipo de recurso que procede y el término del que dispone para interponerlo y sustentarlo.

Si dentro de los cinco días hábiles siguientes a la citación el disciplinado o su defensor, si lo tuviere, no se han presentado para notificarse del pliego de cargos, se procederá a nombrar defensor de oficio con quien se surtirá la notificación personal.

El edicto que expide el comisionado cuando no puede realizar la notificación personal del auto de cargos, debe fijarse por el término de cinco (5) días, contados a partir de los ocho (8) días siguientes al envío de la citación.

La notificación por estado se hace conforme lo dispone el artículo 321 del Código de Procedimiento Civil. La inserción en el estado se hace pasado un día de la fecha del auto, y en ella se ha de constar:


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La identificación del proceso.

La indicación de los nombres del quejoso y

disciplinados.

La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.

La fecha del estado, el tipo de decisión que notifica y la firma del secretario.

El estado se fija en un lugar visible de la secretaria y permanecerá allí durante las horas de trabajo del respectivo día. De las notificaciones hechas por estado el secretario dejará testimonio con su firma al pie de la providencia notificada. De los estados se dejará un duplicado autorizado por el secretario; ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su conservación en el archivo y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquél.

En las comunicaciones se debe indicar con claridad el tipo de recurso que procede y el término para interponerlo, se envían al día siguiente de expedición del acto procesal por el medio más eficaz y de ello se debe dejar constancia en el expediente.

El trámite de notificación o comunicación de las decisiones procésales, incluidos los fallos, corresponde a la dependencia que profiere la decisión, sin perjuicio que la notificación del pliego de cargos se pueda adelantar por comisionado.

Cuando se notifique el pliego de cargos el expediente debe permanecer en la Secretaría de la dependencia competente

por el término de diez (10) días a disposición del disciplinado para que lo pueda examinar. Si este solicita copias, le deben ser autorizadas de manera inmediata y expedirse dentro de un término razonable.

En el procedimiento ordinario la actuación disciplinaria es reservada hasta cuando se profiera pliego de cargos o providencia que ordene el archivo definitivo. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia se puede oponer reserva al disciplinado, quien tiene derecho a examinar en su integridad todos los documentos y pruebas que obran en el expediente.

Mediante la solicitud de notificación personal a través del

SIRENO, la dependencia autoriza la disponibilidad del material de notificación; esto es, el original del expediente y


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la copia del auto / fallo a notificar

Se tramitará una solicitud por cada disciplinado a notificar

Salidas Solicitud de notificación y entrega de documentos de las Hoja de Ruta diligenciada en el SIRENO

Registros En la hoja de ruta del SIRENO:

✓ Identificación de la dependencia

✓ Código único de identificación del proceso

✓ Número de implicados dentro del proceso

✓ Tipo de auto / fallo a notificar y su fecha

✓ Nombre o razón social de las partes

✓ Dirección domiciliaria del disciplinado

✓ Cargo nombre de la entidad

✓ Números telefónicos y dirección, si aún labora en la misma


Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita Verificar que la notificación solicitada corresponda a los autos o

fallos relacionados en las “CONDICIONES GENERALES”

CONTENIDO


1. Prepara el material de notificación: expediente en original, copia del auto / fallo a notificar

Encargado GEDIS

2. Diligencia en el sistema los datos correspondientes del numeral 1 de la Hoja de Ruta y envía al CENTRO DE NOTIFICACIONES la hoja de ruta diligenciada a través del SISTEMA autorizando la disponibilidad del material de notificación.

Encargado GEDIS


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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES


PROCESO: Control de gestión


Objetivo Garantizar el conocimiento de las partes o terceros interesados de la existencia de un proceso o actuación administrativa y de su desarrollo, respondiente al principio de publicidad contemplado en el Código Disciplinario Único.

Alcance El procedimiento aplica a todos los autos / fallos proferidos dentro de un proceso disciplinario en cuya parte resolutiva ordenen la comunicación de la decisión a las partes o elaboración de oficios que impulsen el proceso

Clientes Disciplinado / apoderado Quejoso Entidades oficiales o privadas

Responsabilidades El procedimiento involucra a los encargados de la elaboración de oficios y comunicaciones de la Unidad y, eventualmente, a los profesionales de las Delegadas.


Ley 200 de 1995 Ley 734 de 2002 Guía Disciplinaria

Definiciones No aplica

Formatos a utilizar No aplica

Salidas Comunicaciones u oficios con número único de radicación asignado por el SIAF

Registros No aplica

CONTENIDO


1. Elaborar las comunicaciones siguiendo las instrucciones dadas en la parte resolutiva del auto o fallo y los formatos de oficios/ comunicaciones base adoptados por la guía disciplinaria.

Encargado de la elaboración de oficios

2. Luego de elaborados, diariamente el Coordinador de la Unidad revisará redacción y contenido, firmará las comunicaciones para su envío y lo entregará al encargado del GEDIS para la anotación correspondiente.

Coordinador UNIDAD

3. En aquellos eventos en que los profesionales de las delegadas deban apoyar a la Unidad en la elaboración de oficios de sustanciación, deberán hacerlos llegar a la Unidad a través de correo electrónico o por medio magnético para que sean impresos y radicados en ella.

Profesional

4. Da trámite a las solicitudes de información o pruebas de otras dependencias o entidades, relacionadas con acciones de tutela, derechos de petición u otros requerimientos con trámite preferencial según sus competencias; de lo contrario, indicará su envío al competente para su respectivo trámite y firmará el oficio respectivo

Coordinador UNIDAD


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PROCEDIMIENTO REGISTRO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA


PROCESO: Gestión documental


Objetivo Registrar en el módulo de correspondencia enviada del SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA –SIAF- toda la documentación saliente de la Unidad Coordinadora Dar trámite a la correspondencia registrada en el SIAF para su oportuno envío a través del grupo de correspondencia de la PGN.

Alcance El procedimiento aplica a todos los oficios y comunicaciones elaborados por la Unidad Coordinadora, por los profesionales o las secretarias del despacho

Clientes UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL Profesionales

Responsabilidades El procedimiento involucra a los encargados del manejo del SIAF y los citadores de la UNIDAD COORDINADORA.



Definiciones SIAF: SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


Salidas Planilla de relación de oficios Correspondencia embalada

CONTENIDO


1. Registra en el SIAF – módulo de correspondencia enviada datos básicos de los oficios / comunicaciones debidamente radicados y enviados por la Unidad Coordinadora Rotula con el stiquer respectivo cada uno de los oficios y sus copias. Toda la correspondencia enviada por la Unidad Coordinadora debe tener número único de radicación asignado por el SIAF. Solo deben generarse dos copias del oficio: uno para el grupo de correspondencia y la otra para anexar al expediente. Esta última NO debe llevarse a correspondencia pues es responsabilidad de la Unidad darle trámite inmediato y enviarlo a más tardar el día siguiente de la fecha de elaboración del mismo. Imprime la planilla de relación de oficios diaria Archiva planilla con sello en consecutivo

Encargado SIAF

2. Embala la correspondencia mas no la cierra o sella, adjunta Citador


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La copia del oficio al expediente y lleva a la División de correspondencia con planilla para la firma.

3. Firma la planilla previa verificación de los documentos y lo envía a su destinatario a través de la entidad o firma que la Institución defina La constancia de envío reposará en la planilla de relación de oficios que sella correspondencia al recibir los documentos Se llevará un consecutivo de planillas y oficios / comunicaciones para posteriores consultas

Encargado de la DIVISIÓN DE

CORRESPONDENCIA


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PROCEDIMIENTO REGISTRO Y REPARTO DE CORRESPONDENCIA

RECIBIDA




Objetivo Hacer entrega oportuna al respectivo destinatario de los documentos que llegan a la Unidad Coordinadora, previo registro de los mismos en el módulo de correspondencia recibida del SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO – SIAF -

Alcance El procedimiento aplica a todos los documentos que lleguen a la Unidad Coordinadora diferentes quejas nuevas o remisiones

Clientes Delegados, profesionales UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Responsabilidades El procedimiento involucra a los encargados del manejo del SIAF y a los citadores



Definiciones SIAF: SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO GEDIS: Sistema de gestión disciplinaria


Salidas No aplica


✓ Verificar que los destinatarios allegados y la competencia para darles trámite sean de las delegadas o de la Unidad Coordinadora

✓ Identificar aquellos documentos que están dando respuesta a algún oficio generado en la Unidad para realizar el debido registro den el SIAF y poder hacerle seguimiento al documento

✓ Identificar rápidamente los derechos de petición para darles pronto trámite

Anexos No aplica

Terminología SIAF: SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO GEDIS: Sistema de gestión disciplinaria

CONTENIDO


1. Recoge la correspondencia diariamente a las 8:30 a.m. y a las 2:00 p.m., verificando cada uno de los documentos entregados y la entrega al encargado SIAF junto con la planilla elaborada en la División de Correspondencia

Citador


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2. Verifica que los destinatarios de los documentos allegados y

la competencia para darles trámite sean de las Delegadas o de la Unidad Coordinadora Identifica aquellos documentos que están dando respuesta a algún oficio generado en la Unidad de los derechos de petición a los que dará trámite prioritario Consulta en el GEDIS el nombre del profesional que tiene a cargo el expediente al que hay q anexar el documento y escribe en la planilla el resultado de su consulta Registra en el campo “detalle” del módulo de correspondencia recibida del SIAF la especificación o referencia del documento a que está dando respuesta Entrega los documentos al citador

Encargado SIAF

3. Entrega respuesta de oficios a los profesionales y correspondencia de Delegado a la secretaria de Despacho. Entrega los derechos de petición al coordinador y aquellos que no son competencia de la Unidad Coordinadora al profesional correspondiente

4. Firma la planilla como constancia de recepción de documentos

Destinatario

5. Archiva planilla en la serie documental correspondiente Citador


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PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE EXPEDIENTES DISCIPLINARIOS EN

TRAMITE




Objetivo Disponer, en lugares apropiados, en forma organizada y debidamente clasificados e identificados, aquellos expedientes que no son objeto de ningún trámite por parte de los profesionales y así evitar deshonres que propicien la posible pérdida o traspapelo de los expedientes.

Alcance El procedimiento aplica a todos aquellos expedientes que, dada la carga laboral de los profesionales, no pueden ser atendidos por éstos en forma simultanea y deban ser dispuestos y organizados en un lugar apropiado para tales fines

Clientes Delegados profesionales UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Responsabilidades El procedimiento involucra a los encargados del manejo del GEDIS y a los citadores



Definiciones GEDIS: Sistema de gestión disciplinaria FEDE: Ficha de entrega y devolución de expedientes

Formatos a utilizar FEDE: Ficha de entrega y devolución de expedientes

Salidas No aplica


Control para no almacenar documentos duplicados en los expedientes de procesos disciplinarios

Archivar los expedientes el mismo día en que se reciben Confrontación de los listados de inventarios que arroja el GEDIS

con el inventario físico de expedientes bajo la custodia de la UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Anexos No aplica CONTENIDO


1. Ingresa datos al GEDIS, diligencia el FEDE de archivo y lo entrega al encargado de archivo

2. Archiva los expedientes el mismo día en que se reciben Dentro de la estantería vertical los expedientes se archivaran por el lomo en la cual se haga visible la pestaña de identificación y el orden numérico ascendente por número de proceso y año, los archivos verticales en forma vertical La ordenación documental dentro de los expedientes deberá ser cronológica reflejando la forma en que se presentan los hechos Los archivadores de expedientes de proceso disciplinarios deberán permanecer bajo llave en el momento en que no se estén utilizando Archiva en el correspondiente expediente todos los documentos referentes a un proceso disciplinario Registra la salida del expediente en cualquier evento y el nombre de la persona que lo retiró para garantizar su seguridad Confronta los listados de inventarios que arroja el GEDIS con el inventario físico de expedientes bajo custodia de la Unidad Coordinadora


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PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE REPORTES PARA EL CONTROL

DE GESTION




Objetivo Diseñar los instrumentos de gestión que permitan el monitoreo y ajuste

de los niveles de desempeño de las delegadas disciplinarias que además permitan una organización centrada en los resultados e impactos de su gestión

Alcance El procedimiento aplica a todos los trámites inherentes al proceso disciplinario adelantados por las delegadas

Clientes Delegados y profesionales UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Responsabilidades El procedimiento involucra a la Coordinación de la UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL y a los encargados del manejo del GEDIS en la UNIDAD



Definiciones GEDIS: Sistema de gestión disciplinaria GENERADOR DE REPORTES: Sistema IMPROMPTU para generación de estadísticas y reportes

CONTENIDO


1. Imprime mensualmente los siguientes documentos a través del GEDIS o del GENERADOR DE REPORTES; la estadística de tipo de producto por funcionario, relación de expedientes a cargo, consolidado de listado de labores por delegada, relación de expedientes sin registro específico de profesional, movimiento general de expedientes de primera y segunda instancia y trimestralmente, el inventario de cada uno de los delegados Verifica que cada uno de los datos contenidos en los reportes sean confiables, esto es, que el GEDIS se encuentre actualizado a la fecha de corte de los reportes

Encargado GEDIS

2. Entrega previa verificación de las variables de cada reporte a los Delegados

Coordinador UNIDAD


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PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN




Objetivo Posibilitar la permanente retroalimentación, enriquecimiento y fortalecimiento del sistema implantado en las delegadas para garantizar el éxito de las operaciones y obtener un cumplimiento más eficaz de los objetivos propuestos, fundamentados en un sistema adecuado de comunicación que incluya información veraz, precisa y oportuna.

Alcance El procedimiento aplica a todos los procedimientos inherentes al proceso disciplinario adelantado por las delegadas

Clientes Delegados y profesionales UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Responsabilidades El procedimiento involucra a la Coordinación de la UNIDAD COORDINADORA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL, a los Procuradores Delegados y profesionales de las delegadas.


Guía Disciplinaria Informe de gestión

Definiciones No aplica

Formatos a utilizar Informe de gestión

CONDICIONES GENERALES

Los Procuradores Delegados deben emprender planes de acción acordes a los resultados de cada informe de gestión y asegurar el cumplimiento de las metas propuestas en cada plan para garantizar la superación de las falencias detectadas

El coordinador de a Unidad expondrá los resultados de cada informe a todas las delegadas y prestará apoyo en el seguimiento de los planes propuestos por cada delegado

Salidas Planes de acción mensual

Registros No aplica


Verificar y evaluar el grado de cumplimiento del plan de acción acordado para el mes de vigencia

Anexos No aplica

Terminología No aplica


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CONTENIDO


1. Emprende planes de acción acordes a los resultados de cada informe de gestión y asegura el cumplimiento de las metas propuestas en cada plan para garantizar la superación de las falencias detectadas a través de reuniones periódicas

DELEGADO

2. Presta apoyo en el seguimiento de los planes propuestos por cada delegado

Coordinador UNIDAD

3. Retroalimenta y evalúa los resultados de gestión de las delegadas Formula planes de acción para mejorar la productividad

DELEGADO y profesionales

4. Hace seguimiento del plan acordado DELEGADO y Coordinador UNIDAD

5. Realiza reuniones periódicas para evaluar la gestión realizada por la UNIDAD Retroalimenta y evalúa los resultados de gestión de la Unidad Coordinadora Formula planes de acción para mejorar la productividad Hace seguimiento del plan acordado

Coordinador UNIDAD


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ARTICULO SEGUNDO.- Adoptar los manuales de procedimiento de la Unidad Coordinadora Preventiva para los derechos Humanos.

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Preventiva para los Derechos Humanos


PROCEDIMIENTO: Registro y reparto de correspondencia recibida

REVISÓ: APROBO: FECHA: Febrero 2003

1. OBJETIVO

Tramitar la oportuna entrega a los destinatarios de los documentos que llegan a la Unidad Coordinadora y que no requieren reparto. Sin perjuicio del registro de todos los documentos en el módulo de correspondencia recibida del Sistema de Información Administrativo y Financiero – SIAF. 2. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos que lleguen a la Unidad Coordinadora. 3. CLIENTES

Procurador Delegado, profesionales, Procuradores Judiciales y Unidad Coordinadora. 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los funcionarios de las áreas de sustanciación, gestión documental, apoyo y de sistemas de la Unidad Coordinadora. 5. REFERENCIAS

No aplica 6. DEFINICIONES

SIAF – Sistema De Información Administrativa y Financiera 7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica 8. CONDICIONES GENERALES

El funcionario área de sistemas de información clasificará la correspondencia

diariamente y le dará el trámite inmediato. La correspondencia deberá ser recogida diariamente a las 8:15 a.m. y a la

1:30 p.m. El oficinista y el funcionario área de sistemas de información, bajo ninguna

circunstancia deben retener por más de un día un documento Debe quedar registrado en el campo “detalle” del módulo de correspondencia

recibida del Siaf la correspondencia que esté dando respuesta a un oficio / comunicación enviado por la Unidad, para poder hacerle seguimiento a los documentos que entran y salen de la misma.


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Todo oficio remitido por la Unidad Coordinadora informará claramente el

número SIAF a citarse en la respuesta o en futuras consultas. La correspondencia de cada Procurador Delegado será entregada a su

respectiva secretaria de despacho (funcionario área de apoyo) quien le dará el trámite pertinente.

Los servidores de gestión documental además de las funciones contempladas en este procedimiento deberán elaborar y consultar los inventarios individuales de los servidores de las Delegadas y de la Unidad Coordinadora. Igualmente colaborarán en las demás diligencias operativas q surjan, dentro de la naturaleza de sus cargos.

9. SALIDAS

Planillas de correspondencia SIAF. 10. REGISTROS En el SIAF – módulo de correspondencia recibida: en el campo “detalle” la especificación o referencia del documento a que esta dando respuesta. 11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar que los destinatarios de los documentos allegados y la competencia para tramitarlos, sea de las Procuradurías Delegadas o de la Unidad Coordinadora.

Identificar aquellos documentos que están dando respuesta a algún oficio generado en la Unidad para realizar el debido registro en el SIAF y poder hacerle seguimiento al documento.

Identificar rápidamente los derechos de petición para darles pronto trámite. 12. ANEXOS

No aplica 13. ACTIVIDADES Funcionario área gestión documental 13.1 Recoge correspondencia en la División de Registro, Control y Correspondencia 13.2 Verifica que la documentación esté acorde con la planilla y firma el recibido 13.3 Fotocopia documentos públicos necesarios 13.4 Archivar la documentación de las Delegadas 13.5 Radicar e introducir los documentos en las carpetas de los profesionales 13.6 Realizar diligencias de carácter oficial de los Procuradores Delegados 13.7 Entrega al funcionario área de sistemas de información. Funcionario Area de sistemas de información (SIAF) encargado del registro de la correspondencia entrante.


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13.8 Verifica que los documentos entregados sean los que aparecen relacionados en la planilla de correspondencia.

13.9 Abre el sistemas de información, registra correspondencia recibida en el sistema SIAF, especificando si se trata de un documento que esta dando respuesta a uno originado en la Procuraduría Delegada o en la Unidad y lo carga al servidor que lo proyecto.

13.10 Verifica el documento si es nuevo le asigna número de radicación. 13.11 Clasifica la correspondencia en tres grupos: correspondencia para Procurador

Delegado, profesionales y sustanciadores Unidad Coordinadora. 13.12 Entrega correspondencia restante (incluidas quejas nuevas) a funcionarios

área de sustanciación. Profesional / funcionario área de apoyo / coordinador de la unidad 13.13 Firma la planilla como constancia de recepción de documentos. Funcionario área de sustanciación 13.14 Firma la planilla como constancia de recepción de documentos e inicia

procedimiento “SUSTANCIACIÓN” . Funcionario área gestión documental (encargado de archivo) 13.15 Archiva planilla de correspondencia en la serie documental correspondiente. 14. INDICADORES Grado de acierto en el reparto: Total documentos repartidos – No. De documentos mal direccionados X 100 Total documentos repartidos


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PROCESO: Gestión Secretarial del Proceso Preventivo

PROCEDIMIENTO: Sustanciación


1. OBJETIVO Determinar si los asuntos y diligencias varias allegadas a la Unidad Coordinadora serán tramitados en las Delegadas, proyectar los autos y determinar que asuntos serán remitidos a otras dependencias de la PGN u otras entidades. Además, informar a los ciudadanos que suministraron su dirección el trámite inicial dado a su queja / solicitud. 2. ALCANCE El procedimiento aplica a los asuntos nuevos o diligencias varias, copias de quejas interpuestas en otras entidades, solicitudes de intervención, derechos de petición, solicitudes de información, de fotocopias, etc., que lleguen a la Unidad Coordinadora. 3. CLIENTES Procurador Delegado, profesionales, Unidad Coordinadora. 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los funcionarios del área de sustanciación de la Unidad Coordinadora. 5. REFERENCIAS

No aplica 6. DEFINICIONES

No aplica 7. FORMATOS A UTILIZAR Modelo de comunicación al quejoso / solicitante sobre trámite inicial 8. CONDICIONES GENERALES Debe pasar al área de sustanciación la documentación que llegue a la Unidad

Coordinadora que no corresponda a respuestas a oficios enviados por los profesionales, documentación dirigida al Procurador Delegado o derechos de petición.

El área de sustentación estudiará y analizará la correspondencia de cada delegada y determinará el trámite que debe dársele a cada documento. Finalmente, la decisión será siempre avalada por el Procurador Delegado quien firmará todas las respuestas, autos y oficios que proyecten los funcionarios del área de sustanciación.


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La correspondencia relacionada con los asuntos nuevos, diligencias varias y

solicitudes de intervención deberán ser registrados en la base de datos correspondiente.

El área de sustentación debe contar con las herramientas necesarias para adelantar su gestión; esto es, al módulo de correspondencia SIAF, sólo con la opción de consulta; acceso al sistema de la relatoría de la PGN y a jurisprudencia en general; posibilidad de consultar los archivos de la Unidad Coordinadora.

9. SALIDAS

Auto de Sustanciación, remisión por competencia, oficios de respuesta, asuntos nuevos o diligencias varias para reparto entre profesionales, solicitudes de intervención para reparto entre Procuradores Judiciales, etc. 10. REGISTROS

En la base de datos correspondiente: Información básica de los asuntos nuevos y diligencias varias. 11. BASES DE AUTOCONTROL

Si se trata de asuntos, diligencias nuevas y solicitudes de intervención, verificar que no existan antecedentes sobre los mismos hechos.

Contestar a tiempo los derechos de petición que le correspondan Verificar que a cada quejoso que haya informado su ubicación le sea enviado

el oficio informativo del trámite dado. 12. ANEXOS No aplica 13. ACTIVIDADES Funcionario área sustanciación para la Procuraduría Delegada 13.1 Sustancia los asuntos para reparto entre los profesionales de la Delegada y los

ingresa al Despacho del Procurador Delegado 13.2 Proyecta para la firma del Procurador Delegado, el auto comisorio cuando se

requiere y elabora los oficios remisorios y los del peticionario. 13.3 Proyecta para la firma del Coordinador de la Unidad, los oficios remisorios de

asuntos por competencia a otras dependencias o entidades 13.4 Elabora estadística mensual. En el caso de la delegada para la Defensa del

Menor y la Familia también se incluyen la comisiones conferidas a los Personeros Municipales, Procuradores Regionales y Provinciales.

Procurador Delegado Inicia Procedimiento “Reparto de asuntos nuevos o diligencias varias”


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Funcionario área de sustanciación 13.5 Entrega a funcionario área sistemas de información si se trata de documentos diferentes a asuntos nuevos, diligencias varias. Inicia procedimiento “REPARTO ASUNTOS NUEVOS, DILIGENCIAS VARIAS Y SOLICITUDES DE INTERVENCIÓN”. Servidor de área de sustanciación para la Unidad Coordinadora 13.6 Proyecta las comunicaciones de los asuntos archivados o remitidos por

competencia y de los disciplinarios internos, firmados por el Procurador Delegado.

13.7 Registra en el archivo sistematizado de la Unidad Coordinadora, los datos específicos de las audiencias de conciliación extrajudicial realizadas por los Procuradores Judiciales en Asuntos de Familia de Bogotá.

13.8 Para la firma del Procurador Delegado para la Defensa del menor y la Familia realiza el cuadro estadístico de los datos básicos de las audiencias de conciliación extrajudicial realizadas por los Procuradores Judiciales en Familia de Bogotá según lo establecido por el artículo 15 de la ley 640/01 y proyecta oficio remisorio con destino al Ministerio del Interior y de la Justicia y lo entrega a la Unidad Coordinadora para que sea remitido .

Las solicitudes de intervención para los Procuradores Judiciales fuera de sede central, se reciben por la Unidad Coordinadora, se efectúa el reparto, se realizan las estadísticas y se ubican en las carpetas respectivas. 14. INDICADORES

Promedio de retención del documento: Promedio de No. días trascurridos entre la recepción del documento y la firma del delegado.

No. De documentos para sustanciar X 100 Total documentos recibidos

No. De remisiones por competencia X 100 No. De documentos para sustanciar

No. De asuntos, diligencias varias y solicitudes de intervención para reparto X 100 No. De documentos para sustanciación


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PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Preventiva para el bloque de Derechos Humanos


PROCEDIMIENTO: Registro y envío de correspondencia


1. OBJETIVOS

Registrar en el sistema de información de correspondencia enviada, toda la documentación saliente de la Unidad Coordinadora

Tramitar en forma rápida la correspondencia registrada en el Sistema de información, para su oportuno envío a través del grupo de correspondencia de la PGN

2. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los oficios y comunicaciones elaboradas por la Unidad Coordinadora, por los profesionales o las secretarias de despacho. 3. CLIENTES

Unidad Coordinadora Profesionales Secretarias de despacho 4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios del área de sistemas de información y funcionarios del área gestión documental de la Unidad Coordinadora. 5. REFERENCIAS No aplica 6. DEFINICIONES No aplica 7. FORMATOS A UTILIZAR No aplica 8. CONDICIONES GENERALES

Toda la correspondencia enviada por la Unidad Coordinadora debe tener número único de radicación asignado por el sistema de información de correspondencia enviada.

Todo oficio remitido por la Unidad Coordinadora informará claramente el número dado por el sistema, el cual deberá citarse en la respuesta o en futuras consultas.

Solo deben generarse dos copias del oficio: una para el grupo de correspondencia y la otra para anexar al asunto. Esta última NO debe llevarse a correspondencia pues es responsabilidad de la Unidad darle trámite


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inmediato y enviarlo a más tardar al día siguiente de la fecha de elaboración del mismo. La constancia de envío reposará en la planilla de relación de oficios que sella correspondencia al recibir los documentos.

Las planillas de relación de oficios serán archivadas No se llevarán controles adicionales de correspondencia; esto es, no se

llevarán libros radicadores ni consecutivos de oficios / comunicaciones. 9. SALIDAS

Planilla de relación de oficios. Correspondencia embalada

10. REGISTROS En el sistema de información de correspondencia enviada se registran: datos básicos de los oficios / comunicaciones debidamente radicados y enviados por la Unidad Coordinadora. En la base de datos correspondiente al registro de asuntos o diligencias varias, se registrará el trámite dado a los asuntos nuevos y diligencias varias. 11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar que los autos, oficios y sus copias tengan número único de radicación del sistema.

Verifica apoyándose en la planilla para correspondencia enviada, que todos los documentos hayan sido registrados en el Sistema de información de correspondencia enviada.

12. ANEXOS Planilla de correspondencia enviada. 13. ACTIVIDADES Funcionario área sistemas de información 13.1 Abre el Sistema de información, crea un nuevo registro y asigna número de

radicación a la comunicación. 13.2 Toma número de radicación e ingresa datos básicos de oficio en sistema. 13.3 Imprime sticker con número de radicación asignado por el sistema. 13.4 Imprime la planilla de correspondencia enviada de las tres delegadas y de la

Unidad Coordinadora 13.5 Entrega la correspondencia con los sticker elaborados al servidor del área de

gestión documental. 13.6 Entrega la planilla de correspondencia saliente (realiza manualmente la

anotación indicando el número con que el oficio fue remitido) a los servidores del área de sistemas de información para alimentar el sistema IMPROMPTU y al área de sustanciación para efectos de elaboración de la estadística de asuntos enviados por la Unidad Coordinadora.


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Funcionario área sistemas de información área de gestión documental. 13.7 Guarda comunicación en sobre y lo cierra 13.8 Anexa una copia del oficio al sobre y la otra la anexa a las diligencias varías y/o

asuntos cuando lo tenga. 13.9 Si no recibe las copias del documento original, saca las respectivas fotocopias. 13.10 Pesa correspondencia y consulta costo en la tabla correspondiente. 13.11 Entrega oficios y planilla al funcionario área de gestión documental para que

sea entregado en el grupo de Correspondencia. 13.12 Entrega diligencias varias, asuntos y/o copia del oficio al funcionario área de

sustanciación. Funcionario área de sustanciación 13.13 Registra en la base de datos correspondiente, los oficios (con sus números de

radicación) que se enviaron correspondientes a cada asunto o diligencia, especificando el trámite realizado.

13.14 Entrega copia del oficio o expediente al funcionario área de gestión documental para su archivo

Funcionario área gestión documental (citador) 13.15 Entrega a profesional copia del oficio 13.16 Lleva documentos y planilla al Grupo de Correspondencia y recibe planilla con

sello de constancia de recibo. 13.17 Archiva planilla con sello del Grupo de Correspondencia en la serie

documental correspondiente. 14. INDICADORES

Número de documentos enviados durante el mes.


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PROCEDIMIENTO: Reparto asuntos nuevos, diligencias varias y solicitudes de intervención


1. OBJETIVO Efectuar la asignación de los asuntos nuevos, diligencias varias y solicitudes de intervención que llegan a la Unidad Coordinadora, entre los profesionales de cada delegada y los Procuradores Judiciales adscritos a ella; y registrarlos en el sistema de información correspondiente. 2. ALCANCE

El procedimiento aplica para todos los asuntos nuevos, diligencias varias y solicitudes de intervención que lleguen a la Unidad Coordinadora. 3. CLIENTES Procuraduría Delegada, Unidad Coordinadora 4. RESPONSABILIDADES En el procedimiento están involucrados el coordinador, el funcionario del área de sistemas de información, el funcionario del área gestión documental de la Unidad, y el Procurador Delegado o quien este disponga para estos fines. 5. REFERENCIAS No aplica 6. DEFINICIONES Reparto Aleatorio: Efectuado por el sistema de información, al azar y manteniendo el concepto de puertas Reparto dirigido: Efectuado directamente por el Procurador Delegado basándose en criterios de especialidad y experiencia. 7. FORMATOS A UTILIZAR Acta de reparto Planilla de informes parciales Formato de reparto de expedientes 8. CONDICIONES GENERALES

El reparto debe efectuarse semanalmente los días lunes (De ser necesario, se programarán repartos adicionales).


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La elección entre el reparto dirigido y aleatorio será tomada por el Procurador Delegado, basado en las necesidades de la delegada.

El reparto dirigido lo realiza el Procurador Delegado, con el apoyo del funcionario de sustanciación, este tipo de reparto, permite asignar a un funcionario particular las quejas para su estudio, teniendo en cuenta criterios como especialidad, experiencia e importancia del asunto.

El reparto aleatorio lo realizará el Coordinador de la Unidad, con el apoyo del funcionario de sistemas de información y podrá asistir el profesional que delegue el Procurador Delegado.

En el reparto aleatorio se generará un acta del reparto, donde se indicará la fecha de entrega de los asuntos nuevos o diligencias varias al profesional.

La tabla de control de reparto será un apoyo para realizar el reparto dirigido. Los asistentes al reparto firmarán el acta de reparto como constancia de

recibo de los documentos. 9. SALIDAS

Acta de reparto de asuntos nuevos, diligencias varias y solicitudes de

intervención. Autos de comisión.

10. REGISTROS

El resultado del reparto, debe quedar registrado en la base de datos

correspondiente, al igual que los datos iniciales de los asuntos o diligencias varias.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Revisar que los asuntos nuevos o diligencias varias recibidas por la UCA,

sean registradas en la base de datos correspondiente y que tenga número SIAF.

Controlar que los asuntos nuevos o diligencias varias remitidos por competencias sean descargados de las Procuradurías Delegadas en la base de datos.

El funcionario de gestión documental, debe garantizar la entrega de los asuntos nuevos o diligencias varias a los profesionales el mismo día en que es efectuado el reparto.

El funcionario del área de sustanciación informará al Procurador Delegado los nombres de los profesionales que por las diferentes situaciones administrativas, no se encuentren presentes, para que este decida si se incluyen o no en el reparto.

12. ANEXOS

No aplica 13. ACTIVIDADES

Reparto dirigido


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Procurador Delegado 13.1.1. Una vez reciba del sustanciador los asuntos nuevos, diligencias varias y

solicitudes de intervención sustanciados, con la sugerencia de trámite y proyecto de oficio/auto, los revisa, los aprueba y firma o solicita su corrección.

13.1.2. Con la colaboración del sustanciador, efectúa el reparto definitivo, teniendo

en cuenta criterios de experiencia, especialidad y competencia. Funcionario de sustanciación 13.1.3. Diligencia el formato de reparto de expedientes (asuntos nuevos o diligencias

varias y solicitudes de intervención) a profesionales. 13.1.4. Elabora los oficios y/o autos, que de la revisión de la sustanciación resulten,

incluidos los oficios informativos al quejoso. 13.1.5. Registra en el sistema los datos del reparto y los datos básicos de los

asuntos o diligencias varias. 13.1.6 Entrega expediente (asuntos y diligencias) con sus respectivos autos / oficios

a la delegada para la correspondiente firma, exceptuando los oficios informativos al quejoso que deberán ser firmados por el coordinador de la Unidad. Entrega a funcionaria de área de apoyo el formato de reparto de expedientes.

Procurador Delegado 13.1.7. Firma oficios / autos y pasa a funcionario área de apoyo. Continúa actividad

13.1.10. Coordinador Unidad 13.1.8. Firma oficios y pasa funcionario área de sistemas de información. Funcionario área de apoyo 13.1.10. Recibe documentos del Procurador Delegado, elabora la carátula, organiza

el expediente y folia. 13.1.11. Recibe formato de reparto de expedientes del sustanciador. 13.1.12. Entrega la documentación al profesional con su respectiva planilla de

informes parciales o diligencias varias, solicitando firma del funcionario en el formato de reparto de expedientes.

13.1.13. Entrega a funcionario área sistemas de información las solicitudes de intervención para los Procuradores Judiciales ubicados fuera de la sede Central.

13.1.14. Archiva formato de reparto de expedientes en consecutivo.


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Funcionario área de sistemas de información Inicia procedimiento “REGISTRO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA”

Para los Procuradores Judiciales ubicados fuera de la sede Central 13.2. Reparto automático Procurador Delegado 13.2.1 Entrega a funcionario área de sustanciación los asuntos nuevos o diligencias

varias que van a reparto automático. 13.2.2 Recibe documentos e ingresa al sistema la información necesaria para

efectuar el reparto automático. 13.2.3 Realiza reparto automático acompañado por el coordinador y el delegado o su

representante. 13.2.4 Imprime acta de reparto de asuntos nuevos o diligencias varias 13.2.5 Tanto el sustanciador como los asistentes, deben firmar el acta de reparto 13.2.6 Elabora e imprime autos de comisión necesarios y planilla de informes

parciales. 13.2.7 Entrega a funcionario área de apoyo los autos y expedientes si lo tiene y acta

de reparto. Procurador Delegado: 13.2.8 Realiza correcciones y/o firma autos. Funcionario área de apoyo 13.2.9. Recibe documentos y acta. 13.2.10. Hace la carátula, organiza el expediente, folia los documentos recibidos y

entrega profesional previa firma de recibido en el acta de reparto. 13.2.11. Archiva actas de reparto en consecutivo. 13.2.12. Entrega a funcionario área de sistemas de información las solicitudes de

intervención. Funcionario área de sistemas de información Inicia procedimiento “REGISTRO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA”

14. INDICADORES No. De asuntos, solicitudes de intervención y/o diligencias varias repartidas por delegada X100

Total asuntos, solicitudes de intervención y/o diligencias varias repartidas


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PROCEDIMIENTO: Elaboración de Autos y Oficios

REVISÓ: APROBO: FECHA: ENERO 29 2003

1. OBJETIVO Apoyar a la Unidad Coordinadora y a las Delegadas preventivas en la elaboración de oficios que resulten de la labor preventiva, y que no estén directamente relacionados con asuntos nuevos o diligencias varias. 2. ALCANCE El procedimiento aplica a los oficios relacionados con la labor secretarial de la Unidad Coordinadora. 3. CLIENTES Ciudadanía Entidades oficiales o privadas 4. RESPONSABILIDADES En el procedimiento involucra a los funcionarios del área de gestión documental de la Unidad Coordinadora y, eventualmente, a los profesionales de las Procuradurías Delegadas. 5. REFERENCIAS

Ley 734 de 5 de febrero de 2003. 6. DEFINICIONES No aplica 7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica 8.CONDICIONES GENERALES

Los autos serán firmados por el Procurador Delegado Cuando los oficios estén relacionados con programas desarrollados por la

Delegada del Menor y la Familia, estos deben ser registrados en la base de datos correspondiente.

9. SALIDAS

Comunicaciones, oficios o autos. 10.REGISTROS No aplica 11.BASES DE AUTOCONTROL


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12.ANEXOS


Funcionario área de gestión documental 13.1 Elabora oficios / comunicaciones según instrucciones impartidas por los delegados y / o coordinador de la unidad. 13.2 Imprime oficio / comunicación en original y dos copias 13.3 Entrega para la firma al Coordinador de Unidad / Procurador Delegado. Coordinador de Unidad / Procurador Delegado 13.4 firma los oficios y los entrega al funcionario área de sistemas de información. Funcionario área sistemas de información Inicia procedimiento REGISTRO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA 14. INDICADORES No. De oficios elaborados durante el mes (Por Delegada) Total oficios elaborados en el mes


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PROCEDIMIENTO: Reparto asuntos nuevos, diligencias varias y solicitudes de intervención


1. OBJETIVO Atender y orientar desde la Unidad Coordinadora, a las personas que previamente hayan presentado quejas, reclamos o solicitudes de intervención ante la delegada, por cualquiera de los medios previstos por esta para recepcionarlas (Oficina CAP, correo y de oficio). Con la atención al público desde la UCA, se busca centralizar la atención del público de la delegada, evitando así las continuas interrupciones a los profesionales. 2. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas aquellas personas que previamente hayan solicitado intervención a las Delegadas. 3. CLIENTES

Personas que previamente hayan presentado quejas, reclamos o solicitudes de intervención a la delegada. 4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de la UCA. 5. REFERENCIAS Constitución política. 6. DEFINICIONES

No aplica. 7. FORMATOS A UTILIZAR No aplica. 8. CONDICIONES GENERALES

La atención al público desde la Unidad Coordinadora o la delegada, se debe

restringir, solo a las personas que con anterioridad hayan presentado sus quejas o solicitudes de intervención a la delegada, pues las personas que acuden por primera vez a hacer consultas, presentar quejas o solicitar intervención a la delegada, pues las personas que acuden por primera vez a hacer consultas, presentar quejas o solicitar intervención del Ministerio Público, deben ser dirigidas al CAP, donde serán atendidas en la oficina del menor y la familia por un profesional de la delegada.


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La información sobre el trámite dado a las quejas o solicitudes, será suministrada por el Coordinador de la UCA, que tendrá acceso al SIAF el cual contiene información actualizada de cada uno de los asuntos o diligencias varias tramitadas o en trámite en la delegada.

Solo cuando la información requerida por el usuario, no se encuentre en la base de datos correspondiente, el profesional debe suministrar directamente la información necesaria.

Siempre se debe brindar información completa al usuario de la gestión realizada en pro de su queja o solicitud de intervención

Se informará al ciudadano sobre la necesidad de presentar con anterioridad la queja o solicitud a la delegada para la defensa del Menor y la Familia.

Cuando el usuario aporte nuevos documentos al proceso dirigirse al grupo de Correspondencia del CAP para que allí sean radicados.

9. SALIDAS No aplica 10. REGISTROS

No aplica 11.BASES DE AUTOCONTROL

El funcionario de la división de seguridad orientará al edificio de la torre B (Oficina del Menor y de Familia) a aquellas personas que se acerquen a la PGN con el propósito de presentar una queja o efectuar una consulta.

El coordinador de la UCA verificará que la persona que solicita información directamente en la UCA, haya presentado su queja o solicitud con anterioridad ante la delegada o se trate de un tercero dentro del proceso.

12. ANEXOS

No aplica 13. ACTIVIDADES Coordinador De la UCA 13.1 Atiende la petición de información formulada por el usuario. 13.2 Si el usuario se dirige a la Delegada para la Defensa del Menor y la Familia y no

ha presentado con anterioridad la queja lo remite al CAP a la respectiva oficina. 13.3 Si se trata de otra delegada y efectivamente presentó con anterioridad la

solicitud, consulta la base de datos respectiva, e informa al usuario los trámites adelantados por la delegada o el funcionario asignado a su proceso en caso de solicitud de intervención judicial.

13.4 Ingresa al sistema el informe de la visita


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14.INDICADORES

Nro. Solicitudes personales atendidas por delegada Nro solicitudes telefónicas atendidas por delegada


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PROCESO: Control de Gestión

PROCEDIMIENTO: Evaluación y control estadístico mensual a los funcionarios que integran la Unidad Coordinadora.

REVISÓ: APROBO: FECHA: Julio 2003

1. OBJETIVO Posibilitar la permanente retroalimentación, enriquecimiento y fortalecimiento de la labor que desempeñan los funcionarios de la Unidad Coordinadora a través del análisis de los indicadores de gestión propuestos para cada uno de los procesos desarrollados por la Unidad. 2. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los funcionarios que integran la Unidad Coordinadora. 3. CLIENTES 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra al coordinador de la Unidad Coordinadora, funcionarios de la Unidad Coordinadora. 5. REFERENCIAS

No aplica 6. DEFINICIONES No aplica. 7. FORMATOS A UTILIZAR

Indicadores de gestión 8. CONDICIONES GENERALES

El informe lo debe elaborar mensualmente el coordinador de la Unidad de acuerdo a la guía para evaluación y control estadístico mensual.

El coordinador de la Unidad debe presentar cada trimestre el informe de evaluación y control estadístico de gestión consolidado, al comité de procuradores delegados, quienes lo evaluaran; y cuando lo consideren necesario, con la participación del coordinador, propondrán planes de acción que permitan mejorar el funcionamiento de la unidad coordinadora.

9.SALIDAS

Informe de evaluación y control estadístico 10.REGISTROS No aplica


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11.BASES DE AUTOCONTROL Verificar y evaluar el grado de cumplimiento del plan de acción acordado 12. ANEXOS


Procurador Delegado 13.1 Realiza reuniones semanales para exponer el cuadro de resultados de la

Procuraduría Delegada a los profesionales Procurador Delegado y Profesionales 13.2 Retroalimentación y evaluación de los resultados de gestión de la Procuraduría

Delegada 13.3 Formulación de planes de acción para mejorar la productividad Procurador Delegado y Coordinador Unidad 13.4 Seguimiento del plan acordado Para la Unidad Coordinadora Coordinador Unidad 13.5 Realiza reuniones mensuales (último viernes de cada mes) para exponer el

cuadro de resultados de la Unidad Coordinadora a sus funcionarios 13.6 Retroalimentación y evaluación de los resultados de gestión de la Unidad

Coordinadora 13.7 Formulación de planes de acción para mejorar la productividad 13.8 Seguimiento del plan acordado 14. INDICADORES

Ver guía para la elaboración del informe de Gestión


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ARTICULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su

expedición.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 03 MAYO 2004

EDGARDO JOSE MAYA VILLAZÓN

resoluciÓn numero 144 - procuraduria general de colombia

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