RESMİ YAZIŞMALARDARESMİ YAZIŞMALARDA

UYGULANACAK ESAS UYGULANACAK ESAS VEVE

USULLER HAKKINDAUSULLER HAKKINDA

YÖNETMELİKYÖNETMELİK

RESMİ YAZIŞMA

PROTOKOLÜ

Yasemin ARAS5 Mayıs 2005

““YAZI, MEMURUN KALİTESİNİ;YAZI, MEMURUN KALİTESİNİ;MEMUR DA KURUMUN MEMUR DA KURUMUN

KALİTESİNİ YANSITIR”KALİTESİNİ YANSITIR”

RESMİ YAZILARRESMİ YAZILAR Normal Normal Dağıtımlı Dağıtımlı İvediİvedi Günlü veya SüreliGünlü veya Süreli Gizlilik DereceliGizlilik Dereceli a) Kişiye Özela) Kişiye Özel b) Hizmete Özelb) Hizmete Özel c) Gizlic) Gizli d) Çok Gizlid) Çok Gizli Önemli Önemli Genelge ve BildirgeGenelge ve Bildirge DuyuruDuyuru OnayOnay KararKarar RaporRapor TutanakTutanak ProtokolProtokol AndıçAndıç Bilgi NotuBilgi Notu E-Posta (Elmek)E-Posta (Elmek)

……. GENEL MÜDÜRLÜĞÜ. GENEL MÜDÜRLÜĞÜEğitim Dairesi BaşkanlığıEğitim Dairesi Başkanlığı

BİLGİ NOTUBİLGİ NOTUTarih :Sıra No :Konu :Hazırlayan :Sunulan Makam :

BİLGİLER :1……………………………………………………………………………………………………………….2……………………………………………………………………………………………..3……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Bilgilerine saygılarımla sunarım.(Hazırlayanın Parafı)

Füsun SAÇIN Eğitim Dairesi

Başkanı

E-POSTA (ELMEK) ÖRNEĞİ

Kimden : TODAİE Genel Müdürlüğü Tarih: 16/02/2005 15:27Kime : TRT Genel MüdürlüğüBilgi (Dağıtım) : AA Genel Müdürlüğü Konu : Ulusal Kalite KongresiEkler : Basinaciklamasi.doc

TÜRKİYE VE ORTA DOĞU AMME İDARESİ ENSTİTÜSÜ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

SAYI : B.02.2.TOD.0.01/A.0-990 16/02/2004KONU : Ulusal Kalite Kongresi

TRT GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE

İLGİ : Yönetim Kurulunun 25/01/2004 tarih ve 5 sayılı kararı.

İlgi karar gereğince, 15 Mart 2004 tarihinde Enstitümüzde yapılacak olan “Ulusal Kalite Kongresi”nin tanıtımıyla ilgili basın açıklaması ekte gönderilmiştir.

Bilgilerinizi saygılarımla rica ederim.

Prof.Dr. Turgay ERGUNGenel Müdür

DAĞITIM :A.A. Genel Müdürlüğüne

İYİ BİR YAZIDAİYİ BİR YAZIDA

GEREKSİZ TEKRARLAR OLMAZGEREKSİZ TEKRARLAR OLMAZ

ÇABUK VE KOLAY ANLAŞILIRÇABUK VE KOLAY ANLAŞILIR

YANLIŞ ANLAMALARA YOL AÇMAZYANLIŞ ANLAMALARA YOL AÇMAZ

YAZIYI OKUYACAKLARIN KÜLTÜR SEVİYESİ DİKKATE ALINIRYAZIYI OKUYACAKLARIN KÜLTÜR SEVİYESİ DİKKATE ALINIR

SADE VE HERKESÇE BİLİNEN KELİMELER KULLANILIRSADE VE HERKESÇE BİLİNEN KELİMELER KULLANILIR

HER PARAGRAF BİR ANA FİKRE DAYANIRHER PARAGRAF BİR ANA FİKRE DAYANIR

12 punto ile “TİMES NEW ROMAN” yazı tipi kullanılır12 punto ile “TİMES NEW ROMAN” yazı tipi kullanılır Paragraf başları 1,25 cm içeriden başlanır (12 VURUŞ)Paragraf başları 1,25 cm içeriden başlanır (12 VURUŞ) Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır boşluk bırakılırParagraf yapılmadığı zaman, bir satır boşluk bırakılır Sayılar rakamla ve / veya yazıyla yazılabilirSayılar rakamla ve / veya yazıyla yazılabilir Yazı TDK‘nun hazırladığı imla klavuzu ve Türkçe sözlük Yazı TDK‘nun hazırladığı imla klavuzu ve Türkçe sözlük

esas alınarak, yaşayan Türkçe ile yazılıresas alınarak, yaşayan Türkçe ile yazılır Kısaltma kullanıldığında, kısaltmanın ilk kullanıldığı Kısaltma kullanıldığında, kısaltmanın ilk kullanıldığı

yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösteriliryerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir Yazılara postalandığı günün tarihi verilirYazılara postalandığı günün tarihi verilir Noktalama işaretlerinden sonra bir vuruş boşluk Noktalama işaretlerinden sonra bir vuruş boşluk

bırakılırbırakılır Büyük sayı grupları sağdan sola doğru üçlü olarak Büyük sayı grupları sağdan sola doğru üçlü olarak

gruplandırılır ve araya nokta konur. Kesirli sayılarda gruplandırılır ve araya nokta konur. Kesirli sayılarda ise virgül konurise virgül konur

Yazılar en az 2 nüsha düzenlenirYazılar en az 2 nüsha düzenlenir Yazının gönderileceği alt birim belli ise parantez içinde Yazının gönderileceği alt birim belli ise parantez içinde

yazılıryazılır

RESMİ YAZILARDA İMLA KURALLARIRESMİ YAZILARDA İMLA KURALLARI

ASALETEN İMZAASALETEN İMZA

VEKALETEN İMZAVEKALETEN İMZA

““ADINA” İMZAADINA” İMZA

““YERİNE” İMZAYERİNE” İMZA

ONAY İMZAONAY İMZA

ÇİFT İMZAÇİFT İMZA

KURUL İMZASIKURUL İMZASI

KISA İMZA (PARAF)KISA İMZA (PARAF)

İMZA TÜRLERİİMZA TÜRLERİ

(İMZA)(İMZA)

Ahmet BOZKURTAhmet BOZKURT

Yayımlar Dairesi Başkanı V.Yayımlar Dairesi Başkanı V.

(İMZA)(İMZA)

Ali YILDIZAli YILDIZ

Bakan a.Bakan a.

Müsteşar YardımcısıMüsteşar Yardımcısı

İKİ İMZALI YAZILARDAİKİ İMZALI YAZILARDA : :

(İMZA)(İMZA) (İMZA)(İMZA) Orhan GÜNEŞOrhan GÜNEŞ Doç.Dr. Ahmet ARAL Doç.Dr. Ahmet ARAL Genel Müdür YardımcısıGenel Müdür Yardımcısı Genel Müdür Genel Müdür

Üstün İmzası SağdaÜstün İmzası Sağda

İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN İMZALAMASI DURUMUNDA:İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN İMZALAMASI DURUMUNDA:

(İMZA)(İMZA) (İMZA) (İMZA) (İMZA) (İMZA)Doç.Dr. Ahmet ARAL Doç.Dr. Ahmet ARAL Orhan GÜNEŞ Orhan GÜNEŞ Ali GÜLER Ali GÜLER

Genel Müdür Genel Müdür Genel Müdür YardımcısıGenel Müdür Yardımcısı ..Şube Müdürü ..Şube Müdürü

Üstün İmzası SoldaÜstün İmzası Solda

Sosyal yaşamda “rica etmek” dilemek;Sosyal yaşamda “rica etmek” dilemek;

yönetim dilinde ise, “emretmektir”yönetim dilinde ise, “emretmektir”

RESMİ YAZILARDA ARZ/RİCA KURALLARIRESMİ YAZILARDA ARZ/RİCA KURALLARI

ÜST

AST AST

ARZ

RİCA

ARZ

Dış Kuruluşlara Yazı Yazılırken Uyulması Gereken Dış Kuruluşlara Yazı Yazılırken Uyulması Gereken Protokol Kuralları:Protokol Kuralları:

Devlet protokol listesinde yer alan kuruluşun protokol olarak önde gelmesi, Devlet protokol listesinde yer alan kuruluşun protokol olarak önde gelmesi, listede alt sıradaki bir kuruluşa listede alt sıradaki bir kuruluşa “rica ederim”“rica ederim” deme hakkı doğurmaz deme hakkı doğurmaz

Adli ve askeri kuruluşlara Adli ve askeri kuruluşlara “arz ederim”“arz ederim” ifadesi kullanılmalıdır. ifadesi kullanılmalıdır.

Uluslar arası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara; bilimsel, akademik Uluslar arası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara; bilimsel, akademik ve özerk kuruluşlara ve özerk kuruluşlara “arz ederim”, “saygılarımla rica ederim”“arz ederim”, “saygılarımla rica ederim” ya da ya da “rica eder, “rica eder, saygılarımı sunarım”saygılarımı sunarım” ifadeleri uygundur. ifadeleri uygundur.

Yerel ve özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazılarda Yerel ve özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazılarda “saygılarımla rica “saygılarımla rica ederim”ederim” ifadesi kullanılmalıdır. ifadesi kullanılmalıdır.

Yazışmalarda Yazışmalarda “arz ve rica”“arz ve rica” konusunda sorun olduğunda konusunda sorun olduğunda “saygılarımla”“saygılarımla” ifadesi ifadesi kullanılmalıdır.kullanılmalıdır.

““KARŞILIKLILIK İLKESİ”KARŞILIKLILIK İLKESİ” gereğince, eşit düzeyde kuruluşlarda; gereğince, eşit düzeyde kuruluşlarda; ““rica ederim”rica ederim” ifadesi kullanıldıysa, ifadesi kullanıldıysa, “rica ederim”“rica ederim” ““arz ederim”arz ederim” ifadesi kullanıldıysa, ifadesi kullanıldıysa, “arz ederim”“arz ederim” ““saygılarımla”saygılarımla” ifadesi kullanıldıysa, ifadesi kullanıldıysa, “saygılarımla”“saygılarımla” ifadesi kullanılmalıdır. ifadesi kullanılmalıdır.

Hiyerarşik olarak bağlı kişi ve kuruluşlarla kurum içinde birimler/şubeler ve Hiyerarşik olarak bağlı kişi ve kuruluşlarla kurum içinde birimler/şubeler ve personel ile yapılan yazışmalarda personel ile yapılan yazışmalarda “Sayın”“Sayın” ve ve “Saygılarımla”“Saygılarımla” kelimeleri kelimeleri kullanılmaz.kullanılmaz.

Bir yazı yalnızca bir kişi ya da kuruluşa gönderildiği zaman Bir yazı yalnızca bir kişi ya da kuruluşa gönderildiği zaman “arz/rica ederim”“arz/rica ederim” demek doğru değildir. Çünkü; onun ast mı üst mü olduğunu bilmemek demek doğru değildir. Çünkü; onun ast mı üst mü olduğunu bilmemek demektir.demektir.

Makam sahibi (kurum amiri), alt/ast bir kuruluşa gönderdiği yazıda Makam sahibi (kurum amiri), alt/ast bir kuruluşa gönderdiği yazıda “rica ederim” “rica ederim” diyerek imza atıyorsa, kurum amiri diyerek imza atıyorsa, kurum amiri “adına”“adına” imza atan kişi de imza atan kişi de “rica ederim”“rica ederim” der. der.

““Duyurulur”, “sunulurDuyurulur”, “sunulur” ibaresi yalnızca imzasız duyuru ve açıklamalarda ” ibaresi yalnızca imzasız duyuru ve açıklamalarda kullanılır. Resmi yazışmalarda sadece kullanılır. Resmi yazışmalarda sadece “arz ederim”“arz ederim” veya veya “rica ederim”“rica ederim” ibaresi ibaresi kullanılır.kullanılır.

Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiiller ilke olarak 3. çoğul şahıs Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiiller ilke olarak 3. çoğul şahıs olmalıdır. Örn : olmalıdır. Örn : “Olurlarına arz ederim”“Olurlarına arz ederim”.. Çünkü teklif, şahsın değil, makamın Çünkü teklif, şahsın değil, makamın olurlarına sunulur.olurlarına sunulur.

Makama sunulan yazıların sonunda Makama sunulan yazıların sonunda “Bilgilerine arz ederim”“Bilgilerine arz ederim” veya veya “Takdirlerine “Takdirlerine arz ederim”, “Tasviplerine arz ederim”arz ederim”, “Tasviplerine arz ederim” veya veya “Gereğini müsaadelerine arz “Gereğini müsaadelerine arz ederim”ederim” demek gerekir. demek gerekir.

Vatandaş olarak, bir kamu kuruluşuna yazılan yazının sonunda Vatandaş olarak, bir kamu kuruluşuna yazılan yazının sonunda “… “….. rica ederim. Saygılarımla.” .. rica ederim. Saygılarımla.” demesi doğrudur.demesi doğrudur.

Süreyya SERDENGEÇTİSüreyya SERDENGEÇTİTürkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası BaşkanıTürkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası Başkanı

AnkaraAnkara

Bilgen AYTÜRK Profesyonel Turizm Rehberi

Turizm Genel Müdürlüğü Tel: (0312)285 36 70Kızılay/Ankara Faks: (0312) 231 7100

Gülçin AYKUL

(4,5 x 8 cm)

Sayın Nihat AYTÜRK

Yeni yılınızı sağlık, mutluluk ve başarı dileklerimle kutlar, saygılar sunarım

(İmza) Hasan YÜCESAN

Polis Akademisi Başkanı

Erdil AKAY

Cumhurbaşkanlığı Özel Kalem Müdürü

Yeni yılınızı en iyi dilekleriyle kutlar, saygılar sunar.

(İmza)

Sayın Filiz ŞAHİNSayın Filiz ŞAHİN

Yeni görevinizi yürekten kutlar;Yeni görevinizi yürekten kutlar;üstün başarı dileklerimle saygılar sunarım.üstün başarı dileklerimle saygılar sunarım.

(İmza) (İmza) Nihat AYTÜRK Nihat AYTÜRK

Sayın Aslan Ailesi,Sayın Aslan Ailesi,

Kurumunuzda görev yapmış olan değerli müdürlerimizden Yusuf Kurumunuzda görev yapmış olan değerli müdürlerimizden Yusuf ASLAN’ı kaybetmiş olduğumuzu derin bir üzüntüyle öğrenmiş bulunuyoruz. ASLAN’ı kaybetmiş olduğumuzu derin bir üzüntüyle öğrenmiş bulunuyoruz. Yusuf ASLAN’ı seçkin ve örnek şahsiyeti ve Kurumunuzdaki üstün hizmetleri Yusuf ASLAN’ı seçkin ve örnek şahsiyeti ve Kurumunuzdaki üstün hizmetleri hiçbir zaman unutulmayacaktır. Bu duygularla Kurumunuz adına, en derin hiçbir zaman unutulmayacaktır. Bu duygularla Kurumunuz adına, en derin üzüntülerimi belirtir; kederli ailesine başsağlığı ve merhuma Tanrı’dan rahmet üzüntülerimi belirtir; kederli ailesine başsağlığı ve merhuma Tanrı’dan rahmet dilerim. Saygılarımla.dilerim. Saygılarımla.

(İmza)(İmza)ÖzcanYAĞCI ÖzcanYAĞCI …… …… Genel MüdürüGenel Müdürü

RESMİ HİTAP BİÇİMLERİRESMİ HİTAP BİÇİMLERİ

CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINACUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA BAŞBAKANLIĞA veya BAŞBAKANLIK KATINABAŞBAKANLIĞA veya BAŞBAKANLIK KATINA BAŞBAKANLIK MAKAMINABAŞBAKANLIK MAKAMINA MALİYE BAKANLIĞINA ya da BAKANLIK MAKAMINAMALİYE BAKANLIĞINA ya da BAKANLIK MAKAMINA DPT MÜSTEŞARLIĞINA ya da DPT MÜSTEŞARLIĞINA ya da MÜSTEŞARLIK MAKAMINAMÜSTEŞARLIK MAKAMINA VAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ya daVAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ya da GENEL MÜDÜRLÜK MAKAMINAGENEL MÜDÜRLÜK MAKAMINA AYDIN VALİLİĞİNE ya da VALİLİK MAKAMINAAYDIN VALİLİĞİNE ya da VALİLİK MAKAMINA

YARI RESMİ HİTAP BİÇİMLERİYARI RESMİ HİTAP BİÇİMLERİ

Sayın Bülent ECEVİTSayın Bülent ECEVİT BaşbakanBaşbakan

Sayın Sümer ORALSayın Sümer ORAL Maliye Bakanı Maliye Bakanı

veya ;veya ;

Sayın Başbakan,Sayın Başbakan,Sayın Bakan,Sayın Bakan,Sayın Vali,Sayın Vali,Sayın Genel Müdür,Sayın Genel Müdür,

SOSYAL HİTAP BİÇİMLERİSOSYAL HİTAP BİÇİMLERİ

Devlet ve Hükümet Adamları İçin :Devlet ve Hükümet Adamları İçin :

Pek Muhterem Beyefendi, Pek Muhterem Hanımefendi,Pek Muhterem Beyefendi, Pek Muhterem Hanımefendi,Muhterem Beyefendi, Muhterem HanımefendiMuhterem Beyefendi, Muhterem Hanımefendi

Üst Yöneticiler İçin:Üst Yöneticiler İçin:

Muhterem Beyefendi, Muhterem Hanımefendi, Muhterem Beyefendi, Muhterem Hanımefendi, Beyefendi, Hanımefendi,Beyefendi, Hanımefendi,

SAYGI İFADELERİSAYGI İFADELERİ

Devlet ve Hükümet Adamlarına Saygı İfadeleri :Devlet ve Hükümet Adamlarına Saygı İfadeleri :En derin saygılarımı kabul buyurmalarını istirham En derin saygılarımı kabul buyurmalarını istirham ederim, efendim.ederim, efendim.Derin saygılarımın kabulünü müsaadelerine arz ederim.Derin saygılarımın kabulünü müsaadelerine arz ederim.Derin saygılarımın kabulünü dilerim.Derin saygılarımın kabulünü dilerim.En derin saygılarımla.En derin saygılarımla.

Üst Yöneticilere, Büyüklere ve Hanımlara Saygı Üst Yöneticilere, Büyüklere ve Hanımlara Saygı İfadeleri :İfadeleri :Derin saygılarımla.Derin saygılarımla.Saygılarımla.Saygılarımla.

DİNLEDİĞİNİZ İÇİNDİNLEDİĞİNİZ İÇİN

TEŞEKKÜRLERTEŞEKKÜRLER