requisiÇÕes de diÁrias no sistema sei...2002/10/15 · 1. este procedimento é baseado nas...
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1ª SECRETARIA
REQUISIÇÕES DE DIÁRIAS
NO SISTEMA SEI
4ª Revisão em 02/10/2015
Considerações Preliminares:
1. Este procedimento é baseado nas requisições de diárias vencidas. As diárias
antecipadas seguirão a mesma lógica, enviando-se, via SEI, a requisição
antes da viagem e, posteriormente, a devida prestação de contas no
retorno do beneficiado.
2. Será gerado APENAS um processo de diárias anualmente por servidor.
� A 1ª SECRETARIA NÃO ACEITARÁ PROCESSO DE DIÁRIAS EM
DUPLICIDADE PARA O ANO VIGENTE.
� PARA OS PROCESSO FÍSICOS ABERTOS EM 2015, CONTINUAM VALENDO
AS REGRAS ANTERIORES. PORTANTO, ESTE PROCEDIMENTO VALERÁ
APENAS PARA O SERVIDOR QUE AINDA NÃO SOLICITOU DIÁRIAS NESTE
ANO.
3. As requisições continuam sendo geradas no Sistema de Diárias (Sisdiári@s),
ou seja, para incluir uma solicitação no SEI, ela deve ser primeiramente
gerada no Sistema de Diárias.
4. O processo de diárias no SEI será aberto pelo SETOR SOLICITANTE.
5. Será responsabilidade do SETOR SOLICITANTE a digitalização das notas
fiscais e de outros documentos comprobatórios.
6. Nível de acesso no SEI será sempre do tipo PÚBLICO.
7. A inserção de requisições e de demais documentos nos processos
eletrônicos deverá ser feita somente quando o processo estiver aberto no
setor do solicitante.
8. As notas fiscais em papel serão entregues na 1ª Secretaria, coladas em
folhas A4, com nº da Requisição de Diárias e o nº do documento criado no
SEI.
RESUMO DAS ETAPAS DO PROCESSO EM FLUXO
Início:Verificar existência
processo do servidor beneficiado no SEI
ÁREA SOLICITANTE
Já Possui processo
?
Abre processo eletrônico de
diárias
Elabora todo o procedimento usual no sistema de diárias e
Inclui o relatório de prestação de contas no SEI
Insere notas fiscais escaneadas ou e-NF
Responsável e beneficiário assinam
digitalmente
não
sim
Envia 1ª Secretaria:1- processo eletrônico via sistema SEI 2- notas fiscais em papel devidamente coladas em folhas de ofício anotadas com:• nº da requisição• nº do processo SEI• nº do documento SEI • nome do beneficiado
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1ª ETAPA – PESQUISA PROCESSO ELETRÔNICO A unidade solicitante pesquisa se já existe processo de diárias aberto no SEI para o servidor:
• Clicar em PESQUISA (coluna à esquerda da tela inicial do SEI).
• Selecionar apenas a opção Processos.
• Preencher o campo INTERESSADO/REMETENTE com o nome do servidor beneficiário da
diária. À medida em que se digita, aparecem os nomes dos servidores da Casa.
• Preencher o campo TIPO DE PROCESSO selecionando a opção Diárias
Resultado da pesquisa quando não existe processo:
Resultado da pesquisa quando existe processo:
CASO A PESQUISA LOCALIZE PROCESSO DO BENEFICIADO PARA O ANO CORRENTE, CLIQUE NO ÍCONE
VISUALIZAR ÁRVORE E PASSE PARA 3ª ETAPA
2ª ETAPA – CRIAÇÃO DE PROCESSO PARA O BENEFICIÁRIO
(caso ainda não tenha processo aberto)
• Ir para a tela inicial, clicar em INICIAR PROCESSO e selecionar o tipo de processo
DIÁRIAS.
• Preencher o campo ESPECIFICAÇÃO com a unidade solicitante (ex.: Gabinete Dep.
Fulano de Tal).
• Preencher o campo INTERESSADO selecionando o usuário beneficiário da diária na lista.
• No campo OBSERVAÇÃO, digitar o CPF e a lotação do servidor beneficiário.
• Definir o nível de acesso como PÚBLICO e SALVAR.
3ª ETAPA – INCLUSÃO DA REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS
• Clicar no ícone de inclusão de documento.
• Selecionar REQUISIÇÃO/SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS
• Na Descrição: Preencher com o Nº da requisição de diária.
• Definir o nível de acesso como PÚBLICO.
• CONFIRMAR DADOS
Copiar a requisição do Sistema de Diárias para o SEI:
• Entrar no Sistema de Diárias, na tela de Prestação de Contas.
• Ao invés de imprimir a requisição que seria entregue assinada na 1ª Secretaria, Clique
no botão Copia tela e a seguir cole no Editor do SEI (o editor é aberto pelo ícone Editar
Documento).
• SALVAR o documento
O documento do SEI deverá ser assinado eletronicamente, em conformidade com a RSM
1.352/2015 (assinaturas do responsável e do servidor beneficiário), da mesma forma do
processo em papel. OBS.: Não esquecer de Enviar à 1ª Secretaria no Sistema de Diárias.
ATENÇÃO:
• Em caso de colar documento errado, o mesmo poderá ser excluído antes de enviar o processo:
Obs. Após envio do processo para outro setor será possível somente cancelar o
documento, tal ação torna obrigatória a inserção de uma justificativa, e o documento
permanece na árvore, porém, sem acesso ao conteúdo.
4ª ETAPA – INCLUSÃO DE NOTA FISCAL
• Posicionar no processo do SEI e INCLUIR DOCUMENTO do tipo Externo.
• No campo Tipo do Documento selecione Nota Fiscal e insira Data de emissão dessa nota.
• Nível de acesso: Público
• Clicando em PROCURAR selecione o arquivo contendo o comprovante fiscal digitalizado
• CONFIRMAR DADOS
OBS. Se houver mais notas/cupons fiscais, repetir OS PASSOS ACIMA.
SUGESTÃO: Ao digitalizar a nota fiscal, salvá-la com as iniciais NF, nome do local e data.
Exemplo: NF Hotel Plaza 5-9-15.pdf
5ª ETAPA (FINAL) - ENVIO PARA 1ª SECRETARIA
Selecione o processo e clique em Enviar processo, UNIDADE: 1Sec-Diárias marcando SOMENTE
“Enviar e-mail de notificação”. Não marcar nenhuma outra opção, sob pena de não haver como
tramitar devidamente a diária.
IMPORTANTE: Não esquecer de levar as notas fiscais originais na 1ª
Secretaria.