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MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012

Rapport Final

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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

REPUBLIQUE DU BURUNDI

PROJET DE DEVELOPPEMENT DES

SECTEURS FINANCIER ET PRIVE

(PSD)

AUTORITE DE REGULATION DES

MARCHES PUBLICS

(ARMP)

MINISTERE DE LA DEFENSE NATIONALE

ET DES ANCIENS COMBATTANTS

(MDNAC)

REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE LA

PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES

EXERCICES 2011 ET 2012

RAPPORT FINAL

(septembre 2014)


Rapport Final

2

Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

Bujumbura, le 20 septembre 2014

Monsieur le Coordinateur du Projet de

Développement des Secteurs Financier et Privés

(PSD)

Bujumbura

Monsieur le Coordinateur,

Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification

des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de

contrôle des marchés conclus par le Ministère de la Défense Nationale et des Anciens

Combattants (MDNAC) pour la période allant du 1er

janvier 2011 au 31 décembre 2012.

Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et

procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation

des marchés et de gestion des contrats conclus par le MDNAC avec les dispositions dudit

code.

Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan

international a comporté les sondages et autres procédés de vérification que nous avons jugés

nécessaires en la circonstance.

Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance

raisonnable que :

- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière

transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics

et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies

significatives ;

- que l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles

et à la règlementation en vigueur ;

- que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et

permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions

techniques et aux normes prévues.

Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :


Rapport Final

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A. Réserves

a) l’examen de la procédure d’acquisition par entente directe (DNCMP 183/F/2011) de

400 tonnes de riz auprès de NDAYIZAMBA VALENTIN pour un montant de

799 200 000 FBU a permis de noter les non conformités ci-après :

- les étapes préalables à la formulation de la requête adressée à la DNCMP pour obtenir

l’autorisation de conclure un marché par entente directe ne sont pas respectées

notamment :

o la réunion de la Commission de Passation des Marchés à l’effet de statuer sur

l’opportunité du choix de la procédure d’entente directe en présence d’un

observateur indépendant. Les documents de suivi de l’exécution du marché

initial non honoré par son attributaire pourraient être examinés en vue d’être

annexés à la requête (lettres de relance, lettre de mise en demeure, lettre de

résiliation) en appui à la demande d’autorisation de contracter par entente

directe sous le couvert de l’extrême urgence d’exécuter un marché en lieu et

place d’un titulaire défaillant (article 40 du CMP);

o la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés, d’un rapport spécial

à l’issue de cette réunion,

o la rédaction, par l’observateur indépendant, d’un rapport séparé

- à l’appui de la demande d’autorisation de conclure ce marché de gré à gré, le MDNAC

a invoqué les prix exorbitants appliqués par les fournisseurs ayant conduits l’Autorité

Contractante à déclarer l’appel d’offres qu’elle avait lancée infructueux. Il ne suffit

pas de qualifier les prix d’exorbitants pour recommander, comme indiqué dans l’Avis

de Non Objection de la DNCMP sur l’Entente Directe, la relance de la procédure

d’appel d’offres sur les autres lots incriminés. Si les prix proposés dépassent les

montants budgétés, la Commission de Passation des Marchés peut déclarer les lots

infructueux aux termes de l’article 61 du CMP. En fait il s’agit de lots à déclarer sans

suite si les montants proposés par les candidats dépassent l’enveloppe budgétaire

prévue pour cette acquisition; cette notion d’appel d’offres sans suite ne figure pas

dans les textes qui encadrent la commande publique au Burundi. Il y’a tout de même

lieu de distinguer dans le Code des Marchés Publics l’appel d’offres sans suite de

l’appel d’offres infructueux (se référer aux Common Procurement Vocabulary

autrement dit le vocabulaire commun pour les marchés publics).

Le texte de l’article 61 du CMP pourrait être reformulé comme suit :

Appel d’offres sans suite « l'autorité contractante, après consultation de la Direction Nationale de Contrôle des

Marchés Publics, peut déclarer un appel d'offres infructueux lorsque selon l'avis de la

Commission de Passation des Marchés compétente, aucune offre n’a été remise à

l’expiration de la date limite de dépôt des offres ou lorsqu'il n'a été proposé que des

offres irrecevables ou non conformes, bien que toutes les conditions devant assurer le

succès de l’appel à la concurrence aient été remplies.


Rapport Final

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Dans ce cas, l'autorité contractante en avise immédiatement tous les candidats. Elle

peut alors procéder soit à un nouvel appel d'offres, soit, si les conditions initiales du

marché ne sont pas modifiées, à un appel d'offres restreint conformément à l’article 27

du CMP ».

Appel d’offres infructueux:

« L'autorité contractante peut, après consultation de la Direction Nationale de Contrôle

des Marchés Publics, ne pas donner suite à un appel d'offres pour des motifs d'intérêt

général, tels que la disparition du besoin qui était à l'origine de la procédure ou des

montants d'offres trop élevés par rapport à la valeur estimée du marché ».

- le contrôle de l’exécution de ce marché a permis de constater que plusieurs bordereaux

d’expédition comportaient des surcharges sur les quantités qui auraient été modifiées

pour les mettre en cohérence avec les quantités facturées (BE N° 010/2012 du 20

janvier 2012, BE N°011/2012 du 23 janvier 2012, BE N°° 013/2012 du 24 janvier

2012). Ces anomalies laissent entrevoir une incertitude sur l’exécution conforme de ce

marché avec les termes de la lettre de marché, dans la mesure où les paiements

peuvent ne pas correspondre avec les livraisons effectives, ceci d’autant plus qu’aucun

élément de la comptabilité « matières » n’a été mise à notre disposition en place pour

retracer la destination des acquisitions.

- le MDNAC n’a pas veillé au respect du principe de séparation des fonctions qui est

une exigence d’un bon contrôle interne car les mêmes personnes ont siégé aux travaux

d’ouverture, d’analyse, d’attribution et de réception de ce marché en violation des

dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement de la CGMP.

- nous avons noté que la garantie de bonne exécution requise aux termes de l’article 8

du contrat n’a pas été constituée au regard des éléments du dossier de marché qui nous

a été transmis. Il s’agit d’une violation des dispositions des articles 95 et 97 du CMP.

Sous ce rapport il convient de noter que le dossier de marché ne comprend pas non pus

les mainlevées des garanties de soumission des candidats non retenus.

b) l’examen de l’avenant de 41 627 100 FBU au marché de gré à gré N°

DNCMP/278/F/2010 d’un montant de 937 200 000 FBU relatif à l’achat de carburant

auprès de EBS a permis de noter les anomalies ci-après :

- cet avenant résulte en fait de la révision des prix faisant suite aux modifications de la

structure officielle des prix des hydrocarbures. Cette révision de prix, quoique

justifiable au regard de la nature des produits pétroliers qui subissent les aléas du

marché international, n’en constitue pas moins une violation des dispositions de

l’article 106 du Code des Marchés Publics car : « …les conditions de révision des prix

doivent être expressément prévues par le marché en vertu d’une clause de révision du

prix stipulée au marché par application des indices de prix officiels nationaux… ».

Nous notons sous ce rapport que l’article 1 de la lettre de commande stipule que le

marché est à prix ferme, non actualisable et non révisable sauf en cas de changement

officiel de la structure des prix….. Cette clause aurait dû être corrigée dans le DAO


Rapport Final

5

lors de sa revue par la DNCMP notamment en y rajoutant la formule de révision des

prix ou en indiquant expressément les indices à appliquer car les modalités de

détermination de la révision doivent être clairement indiquées dans le règlement de la

consultation. Ainsi, l’absence de formule de révision de prix a entrainé les errements

de la Commission de Passation des Marchés pour la détermination du montant de

l’ajustement opéré. En somme, il s’agit d’un avenant non conforme à la loi (article 108

du CMP) qui porte sur un montant 41 62 100 FBU. Nous rappelons pour mémoire,

que l’autorisation de passer un marché de gré à gré avec EBS d’un montant de

937 200 000 FBU avait été accordée en 2010 suite à un litige né de l’appréciation de la

validité ou non de l’attestation de non recevabilité à l’OBR fournie par

INTERPETROL et sur des bases non conformes car les dispositions de l’article 42 du

CMP n’avaient pas été respectées. La même violation des dispositions de l’article 42

du CMP a été notée dans la procédure de gré à gré relative au marché

DNCMP/381/F/2011 pour l’achat de 160 000 litres de Gasoil et 10 000 litres

d’essence.

c) l’examen de l’avenant de 439 319 850 FBU au marché DNCMP 323/F/2011 conclu

avec NIYOKINDI DIDIER pour un montant de 3 323 300 000 FBU a également

permis de noter les mêmes anomalies décrites ci-avant ; l’absence de formule de

révision de prix a encore conduit aux mêmes errements de la commission d’analyse

pour la détermination du montant de l’ajustement opéré. L’avenant porte sur un

montant de 439 319 850 FBU en lieu de place des 619 284 900 FBU initialement

calculés à tort, sur la base du prix CIF de soumission en lieu et place du prix CIF

majoré de la TVA mais hors droits d’accises et sur les quantités non encore livrées.

Sous ce rapport il convient de préciser que les ajustements de prix résultant de

l’application de la révision de prix prévue au contrat ne donnent pas lieu à la

conclusion d’un avenant (article 108 du CMP). Nous rappelons également que le

marché à prix ferme est actualisable entre la date est actualisable entre la date limite de

validité de l’offre et la date de notification du marché. Il y’a lieu de veiller à corriger

les clauses interdisant l’actualisation des marchés et d’insérer les formules

d’actualisation dans les contrats.

d) l’examen du marché de gré à gré N°520/264/04.12 pour la fourniture de combustibles

attribué à ONATOUR, COODLP pour des montants respectifs de 723 450 000 FBU et

309 946 000 FBU soit un montant global de 1 033 396 000 FBU a permis de noter

que le MDNAC ne s’est pas conformé aux dispositions de l’article 42 du CMP. Par

ailleurs, nous estimons que l’autorisation de contracter par entente directe n’a pas été

accordée conformément aux dispositions de l’article 40 du CMP qui fixe les cas

limitatifs qui justifient la conclusion d’un marché de gré à gré. Le risque de rupture de

stock invoqué à l’appui de la requête du MDNAC résulte plus d’une mauvaise

planification que de l’urgence impérieuse motivée par des circonstances imprévisibles

ne permettant pas de respecter les délais prévus dans les procédures d’appel d’offres.

e) l’examen des procédures d’appels d’offres restreints pour l’acquisition de 28 000

imperméables (DNCMP/87/F/2011 attribué à NANJING JIHUA pour 1 945 985 530

FBU), de 12 000 tenues de combat (DNCMP/179/F/2011 attribué à NANJING

JIHUA pour 808 035 840 FBU), d’effets d’habillement (DNCMP/269/F/2011 attribué

à NANJING JIHUA pour 1 567 308 309 FBU) d’équipements militaires


Rapport Final

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(DNCMP/52/F/2012 attribué à NANJING JIHUA pour 5 523 773 995 FBU) a permis

de noter les anomalies ci-après :

- le choix de la procédure de consultation restreinte retenue par le Ministère de la

Défense et des Anciens Combattants (MDNAC) et autorisée par la DNCMP n’a

pas fait l’objet d’une publicité conformément aux dispositions de l’article 27 du

Code des Marchés Publics ; cette publicité est une exigence de transparence à

laquelle il convient de se conformer pour permettre à de potentiels candidats de se

manifester ou de contester le mode de dévolution de ces marchés (sauf cas de

secret défense)

- nous avons noté la récurrence de la consultation conjointe des mêmes candidats sur

toutes ces procédures restreintes avec toujours le même attributaire NANJING

JIHUA, les autres candidats semblant être des faire-valoir consultés pour donner

les atours de la régularité à un processus de consultation biaisé. En fait, l’examen

des offres des candidats à ces procédures nous a permis de constater des

similitudes dans la présentation des offres (équipements militaires) laissant

entrevoir que lesdites offres proviennent de la même source ou de sources liées. Il

s’y ajoute que les personnes physiques désignées pour représenter au Burundi les

soumissionnaires supposés concurrents dans chacune de ces procédures varient en

fonction des marchés montrant que ces candidats ont parties liées ; à titre

d’exemple, nous pouvons citer SUGURU OLIVIER qui représente NANJING

JIHUA, KINGDAO ou P T ALENA et KAZOHERA VENERAND qui représente

NANJING JIHUA, KINGDAO, SHANGHAI PHOENICS dans des marchés où

ces derniers sont censés être des concurrents. Ce cumul de non conformités laisse

subsister une incertitude sur la transparence de ces procédures qui ont permis de

conclure quatre marchés avec ce fournisseur pour une valeur globale estimée à

9 845 103 674 FBU.

- pour ces différentes acquisitions, une disposition des Dossiers d’Appel d’Offres

respectifs indique que le soumissionnaire gagnant devra mettre à la disposition de

deux ou trois personnes tous les moyens nécessaires à l’accomplissement de la

vérification partielle de la conformité des marchandises dans les usines de

fabrication conformément à la législation burundaise en vigueur en la matière

(ticket d’avion, frais de mission et de séjour,…). A notre avis, la production

d’échantillons au moment de la soumission (pas toujours requise dans les DAO

incriminés à une exception près), l’exigence de fiches techniques délivrées par des

organismes de normalisation, l’évaluation au regard desdites normes bien

identifiées et indiquées dans le dossier de consultation est préférable à cette clause.

Il s’y ajoute que les bonnes pratiques internationales indiquent que : « l’Acheteur

ou son représentant autorisé aura le droit d’assister aux essais et / ou aux

inspections étant entendu que l’Acheteur supportera la totalité des frais et dépenses

engagées à cet effet, y compris mais pas exclusivement, tous les frais de

déplacement, de subsistance et d’hébergement ». A défaut, le dossier d’appel

d’offres aurait dû préciser la durée des missions et les taux officiels appliqués pour

les per diem, afin de permettre aux soumissionnaires de chiffrer ces dépenses dans

leurs offres. Ceci devrait également permettre d’éviter de discuter des montants de

cette rubrique a posteriori.


Rapport Final

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- le contrôle de la conformité technique des offres pour ces différentes acquisitions a

été effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne sont que la reproduction

fidèle des spécifications techniques du DAO par les soumissionnaires qui ne

donnent aucune indication sur le descriptif des produits offerts par les candidats

pour satisfaire les besoins exprimés dans le DAO. Nous précisons qu’une fiche

technique d’un produit comprend : l’identification du produit (photo par exemple),

la marque, le modèle, la référence, l’origine de fabrication, les informations

techniques sur le produit (taille, poids, pointure, les couleurs, la forme, la

composition, le conditionnement….), les informations commerciales (garanties,

services liés au produit, livraisons…), l’image de marque, la notoriété, les

références commerciales…

- des échantillons n’ont pas été requis pour s’assurer de la qualité des produits alors

que pour ce type de fournitures lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO

(Imperméables) ne définit aucun critère de qualification des candidats notamment

en apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues, leur qualité de

fabricant des fournitures…

- pour la procédure d’appel d’offres restreint - DNCMP /52/F/2011 relatif au marché

portant acquisition d’équipements militaires, les quatre lots ont été attribués au

soumissionnaire NANJING JIHUA en raison du désistement de MICKO

LIMITED signifié à l’Autorité Contractante le 21 mars 2012 au lendemain de

l’ouverture des offres. Sous ce rapport, il convient de préciser que le candidat reste

engagé par son offre pendant la durée convenue dans le DAO et dans sa lettre

d’engagement. Le retrait d’une offre n’est acceptable qu’avant la date limite de

dépôt et d’ouverture des offres. Dès lors que le candidat a déposé une offre qui a

été ouverte, il ne peut plus la retirer ; une des dispositions de la lettre

d’engagement stipule : « notre offre demeurera valide pendant une période de 90

jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres dans le dossier

d’appel d’offres… ». La sous-commission d’analyse devait par conséquent

proposer l’attribution sans tenir compte de la lettre de désistement. En outre, la

garantie de soumission devrait être saisie, car l’offre a été retirée pendant la

période de validité. Par ailleurs, l’examen des offres a permis de noter des

similitudes laissant entrevoir que les offres des trois candidats proviennent de la

même source ou de sources liées d’où une incertitude sur la transparence de la

procédure.

- les lettres d’information des candidats non retenus ne sont pas classées ; ces lettres

doivent être transmises conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP qui

stipule que « L’Autorité Contractante doit communiquer par écrit à tout sou-

missionnaire écarté les motifs du rejet de son offre, le montant du marché attribué

et le nom de l’attributaire. Tout soumissionnaire écarté peut demander une copie

du procès-verbal d’attribution et toute autre information pertinente qui lui seront

remises dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la réception de sa

demande écrite… ». L’absence d’information des candidats évincés les prive des

moyens d’user de leur droit de recours en vertu des dispositions des articles 132 et

135 du CMP.


Rapport Final

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- les copies des garanties de soumission ne sont pas classées dans le dossier de

marché de même que les attestations de mainlevée desdites garanties de

soumission des candidats évincés (acquisition d’imperméables) ; il est par ailleurs

indiqué dans les rapports d’analyse que les offres d’un ou de plusieurs candidats

ont été rejetées car ils n’ont pas produit de chèques certifiés. Nous précisons qu’un

chèque certifié ne peut servir de garantie de soumission qui doit être constituée

conformément aux dispositions de l’article 99 du CMP sous forme de garantie à

première demande ou de cautionnement.

- contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport d’analyse, aucun des

candidats n’a remis de bordereau des prix unitaires ; leurs offres comprennent le

devis quantitatif estimatif qui est considéré à tort comme bordereau de prix

unitaire.

d) la procédure d’appel d’offres ouvert pour l’acquisition de 2 000 tonnes de riz blanc

(DNCMP/05/F/2012) a été attribué dans un premier temps à quatre candidats

(RWASA, NSANZE, ETRACOG, NDIKUMANA CLAUDE) pour un montant de

3 239 280 000 FBU puis réattribué à ADEQ Lots 1, 3 et 4 et NSANZE PAUL pour

les lots 2 et 5 qui lui avaient déjà été attribués, pour un montant global de

3 778 690 000 FBU soit un surcoût de 539 409 500 FBU. L’examen de cette

procédure a permis de noter que des lots initialement attribués à des titulaires

défaillants ont été réattribués à ADEQ en violation du règlement de la consultation

qui stipule au point 2.2 du RPAO : « aucun soumissionnaire ne peut gagner plus de

trois lots pour les lots 2, 3, 4 et 5 ; celui qui gagnera le premier lot ne peut

prétendre à d’autres lots ». En conséquence, ADEQ ne pouvait être attributaire

d’autres lots en plus du premier ; il s’y ajoute que ce candidat n’était pas non plus

le moins disant d’où une violation du règlement de la consultation. Les

attributaires défaillants auraient dû être mis en demeure de se conforme à leurs

engagements contractuels, les marchés résiliés aux torts des attributaires

défaillants à leurs risques et périls en cas de non exécution de leurs obligations

dans les délais impartis dans la mise en demeure, les garanties de bonne exécution

saisies, des marchés par entente directe passés après autorisation de la DNCMP

conformément à l’article 42 du CMP pour l’exécution en lieu et place de titulaires

défaillants. Lesdits marchés par entente directe doivent être notifiés aux titulaires

défaillants avant leur exécution afin de pouvoir leur imputer les surcoûts résultants

des nouveaux contrats.

e) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP/352/F/2010 portant fourniture

de combustibles attribué à COODLP, ONATOUR et BRICOOP pour un montant

global de 4 877 808 960 FBU a permis de constater que la date d’ouverture des

plis a été plusieurs fois reportée pour permettre à l’ONATOUR d’obtenir une

dérogation pour la production de l’attestation de non redevabilité de l’OBR ; il

s’agit d’une rupture du principe d’égalité de traitement des candidats dont l’un a


Rapport Final

9

vu son offre rejetée du fait de l’expiration de la durée de validité de certaines

pièces administratives et d’une violation du règlement de la consultation. Par

ailleurs, une dérogation à la loi ne peut être accordée par simple lettre du Ministre

des Finances qui a permis à l’ONATOUR de participer aux marchés publics sans

produire l’attestation de non redevabilité de l’OBR

f) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP 352/F/2010 portant acquisition

de combustibles a permis de noter au vu du contenu des échanges entre les

candidats et le MDNAC que cette procédure a été organisée pour régulariser une

exécution anticipée des prestations durant tout le premier trimestre 2011. Il s’y

ajoute que les quantités initialement attribuées à ONATOUR (10 387 080 KG) et

COODLP (4 707 000 Kg) ont été réduites de 33,33% chacune dans une proportion

dépassant les marges de fluctuation généralement admises ; le dossier qui nous a

été remis ne comprenant pas le DAO, nous ne pouvons nous prononcer sur la

justification de ces variations de quantités.

g) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP/258/F/2012 portant fourniture

de combustibles (tourbe et briquettes) attribué à COODLP, ONATOUR et

BUFABRI pour un montant global de 5 571 800 000 FBU a permis de constater

que le MDNAC a attribué les lots N°2 et N°3 à un seul soumissionnaire

(COODLP) alors que le règlement de la consultation stipulait qu’un candidat qui

gagne le lot N°2 ou le lot N°3 ne pouvait en gagner d’autres. Le souci de la

sécurité des approvisionnements ayant justifié l’allotissement interdisait de facto

l’attribution de ces deux lots à un seul et unique candidat malgré les justifications

servies par le MDNAC sur les prépositions « et » et « ou ». Par ailleurs, la

commission d‘analyse a apporté des corrections inappropriées sur l’offre d’un

candidat qui avait soumissionné pour les lots N°1 et N°2 mais en commettant

l’erreur d’y porter les quantités relatives aux lots N°3 et N°4. La commission a

discrétionnairement choisi d’évaluer cette offre pour les lots N°3 et N°4.

h) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert DNCMP/49/F/2012 portant achat

de carburant attribué à INTERPETROL unique soumissionnaire pour un montant

2 304 300 000 FBU a permis de constater que le marché a été conclu pour un

montant différent du montant de la soumission qui se chiffre à 3 167 550 000

FBU soit une fluctuation de 27% supérieur à la marge de fluctuation de 20%, ce

qui peut contribuer à fausser les conditions initiales de concurrence.

i) le MDNAC n’a pas transmis l’état récapitulatif des demandes de cotations au titre

des deux exercices sous revue. Cependant, l’examen des dossiers d’achat de

carburant nous a permis d’en identifier deux relatives précisément au transport du

carburant :


Rapport Final

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l’examen des offres relatives à la procédure de sélection d’un

prestataire pour le transport du carburant (lettre de saisine

N°520/784/04.12 du 18 mars 2011) pour l’exercice 2011 attribué à

DIDIER NIYONKINDI a permis de constater des signes de collusion

entre les soumissionnaires NIMBONA RICHARD, SWEDI SUDI. Le

contrat a été conclu le 11 mars 2011 pour le premier volet (Bujumbura-

Autres destinations); ledit contrat a été approuvé par le Ministre de la

Défense Nationale et des Anciens Combattants. Il s’agit manifestement

d’un contrat de régularisation car sa date d’approbation est antérieure à

la date d’ouverture et d’analyse des offres (29 mars 2011), à la lettre

d’invitation à soumissionner (N° 520/784/04.12 du 18 mars 2011).

Cette procédure a été déroulée pour habiller une opération de

régularisation d’un marché déjà attribué. Ces mêmes signes de

collusion ont été notées dans la procédure de sélection d’un prestataire

pour le transport du carburant de l’exercice 2012 (N° 121/04/12 en date

du 4 avril 2012) encore attribué à DIDIER NIYONKINDI. L’examen

des offres des candidats (DIDIER NIYONKINDI, MUSSA ISSA,

NDAYIZIYE SAID NASSOR) laisse entrevoir des signes de collusion

même si les soumissionnaires se sont particulièrement évertués à

masquer lesdits signes.

B. Limitations à l’étendue de nos travaux et autres domaines d’incertitudes

subsistants à l’issue de nos travaux :

- une Commission de Passation des Marchés est désignée par la Personne Responsable

des Marchés Publics du MDNAC pour chaque acquisition alors que l’article 16 du

décret 100/123 portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics indique que les membres de la Commission de Passation

des Marchés sont nommés par la PRMP pour un an renouvelable. Cette Commission

de Passation des Marchés ad hoc effectue les opérations d’ouverture, d’analyse et

d’attribution en violation des principes de séparation des fonctions et des dispositions

de l’article 19 du décret 100/123 ci-avant mentionné.

- les dossiers de marchés ne comprennent pas l’ANO formel de la DNCMP sur le projet

de DAO et sur le projet de contrat car cette dernière ne délivre pas de manière

formelle un avis de non objection sur le DAO et le contrat comme si l’attribution d’un

numéro au DAO et la non objection sur la proposition d’attribution emportaient celle

du DAO et du contrat. Il convient de formaliser les avis de non objections à toutes les

étapes de contrôle a priori (ANO sur le Projet de DAO, ANO sur le rapport d’analyse

et la proposition d’attribution, ANO sur le Projet de Contrat après revue juridique et

technique).


Rapport Final

11

- les copies des garanties de bonne exécution ne sont pas classées dans le dossier de

marché de même que les attestations de mainlevée des garanties de soumission des

candidats évincés.

- les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de leurs offres ne sont pas

classées dans les dossiers de marché ; ces lettres doivent être transmises

conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP. La non information des

candidats évincés les prive des moyens d’user de leur droit de recours en vertu des

dispositions des articles 132 et 135 du CMP. Cette pratique est une violation des

dispositions de l’article 68 du CMP.

- comme indiqué au point i) du paragraphe 1 ci-avant, la liste des demandes de cotations

n’a pas été mise à notre disposition pour la mise en œuvre des procédures de vérification

propres à nous permettre de nous exprimer sur la conformité des procédures suivies pour

la dévolution des marchés y relatifs ; il s’ensuit une incertitude sur l’exhaustivité des

informations transmises par le MDNAC.

Au regard de l’importance des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est

que le MDNAC s’est conformée de manière non satisfaisante aux procédures de passation et

d’exécution des marchés et aux principes généraux d’économie, d’efficacité, d’équité et de

transparence édictés par le Code des Marchés Publics.


Rapport Final

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SOMMAIRE

Pages

Lexique des abréviations et sigles 13

1. Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 14

2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 20

2.1 Contexte de l’intervention 21

2.2 Objectifs de la mission 22

2.2.1 Objectifs généraux 22

2.2.2 Objectifs spécifiques 22

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 23

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 26

3 Approche méthodologique mise en œuvre 28

3.1 Revue approfondie des textes de référence 29

3.2 Détermination de l’échantillon des marchés à examiner 30

3.3

3.4

Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des marchés

Vérification des différentes étapes de la passation des marchés

31

32

3.4.1 Audit de la préparation des marchés 33

3.4.2 Audit de la gestion de l’attribution 34

3.4.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects administratifs,

financiers et physiques

35

4 Résultats des travaux 36

4.1 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des marchés 37

4.1.1 Autorité de régulation des marchés publics 37

4.1.2 Direction nationale de contrôle des marchés publics 40

4.1.3 Organes de la passation des marchés institués au sein de l’autorité contractante 41

4.1.3.1 Cellules de gestion des marchés publics 41

4.1.3.2 Cellule de passation des marchés 42

4.1.3.3

4.2

Commission de réception

Document de programmation de la passation des marchés

43

43

4.2.1 Plan prévisionnel annuel de passation des marchés 43

4.2.2 Avis général de passation des marchés 44

4.2.3

43

4.3.1

4.3.2

Rappel des seuils applicables au MDNAC

Examen des marchés

Périmètre couvert par nos travaux

Marchés passés par entente directe ou gré à gré

44

45

45

49

4.3.3 Marchés passés par appels d’offres restreints 67

4.3.4 Marchés passés par appels d’offres ouverts 90


Rapport Final

13

Liste des abréviations et sigles

AC Autorité Contractante

AGPM Avis Général de Passation des Marchés

ANO Avis de Non Objection

AOOI Appel d’Offres Ouvert International

AOON Appel d’Offres Ouvert National

AOR Appel d’Offres Restreint

ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics

BPU Bordereau des Prix Unitaires

CD Commission Disciplinaire

CPM Commission de Passation des Marchés

CMP Code des Marchés Publics

CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics

COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for Eastern

and Southern Africa)

CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)

CR Consultation Restreinte

CRD Commission de Règlement des Différents

DAC Dossier d’Appel à la Concurrence

DAF Direction Administrative et Financière

DAO Dossier d’Appel d’Offres

DG Directeur Général

DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

DP Demande de Propositions

DC Demande de Cotations

DQE Devis Quantitatif Estimatif


Rapport Final

14

ED Entente Directe

FBU Franc Burundais

GBE Garantie de Bonne Exécution

GG Gré à Gré

GS Garantie de Soumission

MDNAC Ministère de la Défense Nationale et des Anciens Combattants

MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du Développement

NA Non Applicable

OI Observateur Indépendant

PPM Plan de Passation des Marchés

PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé

PRMP Personne Responsable des Marchés Publics

PVA Procès Verbal d’Attribution

PVO Procès Verbal d’Ouverture

TDR Termes de Référence

TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise

SCA Sous-commission d’analyse

SCO Sous-commission d’ouverture


Rapport Final

15

1. SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS


Rapport Final

16

TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Description ED DNCMP /183/F/2011 ED DNCMP/ 278/F/2011 ED DNCMP /87/F/2011 520/264/04.12 Nature 400 TONNES DE RIZ CARBURANT CARBURANT COMBUSTIBLE DE SECOURS

Attributaires NDAYIZAMBA VALENTIN EURO BURUNDI

SUPPLIES

INTERPETROL ONATOUR COODLP

Montants en FBUTVAC 799 200 000 937 200 000 339 960 000 723 450 000 309 946 000

Violation de l’article 42 du

CMP sur l’observation des

étapes préalables à la demande

d’ANO sur l’ED


CMP sur l’information de

l’ARMP

Non respect des dispositions des

articles 95 et 97 sur la

constitution des garanties de

bonne exécution

Confusion entre appel d’offres

sans suite et appel d’offres

infructueux

Non respect des dispositions de

l’article 19 du décret 100/123 du

11 juillet 2008


CMP qui interdit la conclusion

d’un avenant suite à

l’application d’une clause de

révision des prix


Rapport Final

17

Description 520/1357/04.12 AOR DNCMP/87/F/2011 AOR DNCMP/179/F/2011 AOR DNCMP/2699/F/2011 Nature HARICOTS SECS 28 000 IMPERMEABLES 12 000 TENUES DE COMBAT EFFETS D’HABILLEMENT

Attributaires IGIRAZENA EATG NANJING JIHUA NANJING JIHUA NANJING JIHUA

Montants en FBUTVAC 345 978 500 530 470 300 1 945 985 530 808 035 840 1 567 308 309


CMP sur l’observation des

étapes préalables à la demande

d’ANO sur l’ED


CMP relatif à la publicité du

choix de la méthode de

passation par appel d’offres

restreint

Non respect des dispositions

de l’article 19 du décret

100/123 du 11 juillet 2008


CMP sur l’information des

candidats évincés du rejet de

leurs offres

Non respect des dispositions

des articles 95 et 97 sur la

constitution des garanties de

bonne exécution


Rapport Final

18

Description AOR DNCMP/52/F/2012 AOO

DNCMP/05/F/2012 AOO

DNCMP/352/F/2010

AOO

DNCMP/258/F/2012 Nature EQUIPEMENTS

MILITAIRE

2000 TONNES DE RIZ

BLANC

FOURNITURE DE

COMBUSTIBLES

FOURNITURE DE

COMBUSTIBLES

Attributaires NANJING JIHUA LOTS N° 1, 3, 4 ADEQ

LOTS N° 2 ET N°5

NSANGE PAUL,

LOTS N°2, 3 ET 6

ONATOUR,

LOTS N° 4 ET 5

BRICOOP,

LOT N° 1 COODLP

LOTS N°2, 3 ET 6

ONATOUR,

LOTS N° 4 ET 5

BRICOOP,

LOT N° 1 COODLP

Montants en FBUTVAC 5 523 773 995 3 778 690 000 4 877 808 960 5 571 800 000

Non respect des dispositions du DAO relatives à la

durée de validité des offres

Violation de l’article 27 du CMP relatif à la publicité

du choix de la méthode de passation par appel

d’offres restreint

Violation de l’article 47 du CMP sur la publication de

l’AAO

Non respect des dispositions de l’article 44 sur le

contenu des avis d’appel d’offres

Violation de l’article 67 du CMP sur l’établissement

du procès verbal d’attribution

Exécution anticipée d’un contrat en violation de

l’article 76 du CMP

Non respect des dispositions de l’article 19 du décret

100/123 du 11 juillet 2008

Violation de l’article 68 du CMP sur l’information des

candidats évincés du rejet de leurs offres

Non respect des dispositions des articles 95 et 97 sur

la constitution des garanties de bonne exécution


Rapport Final

19

Description AOO

DNCMP/49/F/2012 ED DNCMP

381/F/2011

AOO

DNCMP/363/F/2011

MARCHE DE BASE

ET AVENANT

AOOI

DNCMP/68/F/2011

AOO DNCMP

84/F/2011

AOO DNCMP

2000/F/2012

Nature CARBURANT CARBURANT CARBURANT HUILE DE PALME FOURNITURE DE

1512 TONNES DE

RIZ BLANC

FOURNITURE DE

1512 TONNES DE

RIZ BLANC

Attributaires INTERPETROL INTERPETROL NIYONKINDI DIDIER EBS EBS

Montants en

FBUTVAC

2 304 300 000 339 960 000 MB 3 323 300 000

AVENANT 439 319

850

1 981 033 272 1 723 680 000 3 239280 500

Violation de l’article 44

du CMP sur le contenu

de l’AAO


du CMP sur la

publication de l’AAO

Non respect des

dispositions de l’article

42 du CMP


du CMP sur l’ouverture

des plis


du CMP sur les

missions de la sous-

commission d’analyse


du CMP sur

l’établissement du

procès verbal

d’attribution


du CMP sur

l’information des

candidats évincés du

rejet de leurs offres


Rapport Final

20

Non respect des


76 du CMP

Non respect des

dispositions des articles

95 et 97 sur la

constitution des

garanties de bonne

exécution

Non respect des


106 sur les

caractéristiques de prix

Non respect des


108 sur les avenants

Non respect des


19 du décret 100/123

du 11 juillet 2008


Rapport Final

21

SECTION 2

CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION


Rapport Final

22

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2.1CONTEXTE DE L’INTERVENTION

Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot

considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,

l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de

droit, le Gouvernement du Burundi a procédé à une profonde réforme de son système de

gestion des finances publiques et de son système de passation des marchés publics.. Cette

double réforme vise à rationaliser les dépenses publiques et aligner le système de

Passation des Marchés Publics, sur les meilleures pratiques internationales en la matière,

notamment en se conformant aux directives du COMESA relatives à l’harmonisation des

marchés publics des Etats membres de la Communauté. Elle comporte d’importantes

innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce qu’elle consacre la régulation,

institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade de passation de marchés,

rationalise le contrôle a priori, responsabilise davantage les ministères et organismes

dépensiers et systématise le contrôle a posteriori.

Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du

service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des

marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics

(DNCMP).

Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie

financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des

marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent

d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans

l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et

formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre

professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit

et le règlement des conflits.

En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion

budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la

réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et

conventions.

La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la

vérification, en référence au Code des Marchés publics (CMP), de la transparence et des

conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des


Rapport Final

23

marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices

2009, 2010 et 2011 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents

termes de référence.

2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION

2.2.1Objectifs Généraux

L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le

processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er Janvier 2011 et le

31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures

édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agira principalement d’apprécier

l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des

contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités

contractantes.

2.2.2Objectifs Spécifiques

Les objectifs spécifiques sont les suivants :

se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les

contrats sélectionnés ;

Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,

d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;

Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les

aspects techniques et économiques ;

Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en

particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de

marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-

respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils

fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,

etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement

sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;

Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,

l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le

pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en

ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des

Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en

pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la

pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de

revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics (DNCMP),

Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette

direction ;

Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par

rapport au niveau d’exécution ;


Rapport Final

24

Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le

consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et

déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des

marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité

contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de

gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la

mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente

directe ;

Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,

fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des

recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules

de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des

Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et

des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP) ;

Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles

qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;

Formuler des recommandations pour le futur.

Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert

désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités

contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre

efficace de nos travaux.

En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de

passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et

cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics DNCMP.

Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer

Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités

contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de

référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de

l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement ( des ressources

internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services

centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à

l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de

recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de

l’exécution des marchés.


Rapport Final

25

A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre

proposition technique:

a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un

échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des

marchés. L’échantillon est composé comme suit :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.

Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la

distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types

de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).

Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle

a été exhaustif.

b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon

(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de

passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,

traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des

attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais

des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de

réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la

conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;

c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement

importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les

plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,

l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les

conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes

d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par

les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les

seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,

etc. ;

d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en

particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu

compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes

de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps

moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés

Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques

sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la DNCMP,


Rapport Final

26

e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de

passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation

institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de

suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des

Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;

f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la

production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne

exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission

formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les

commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour

du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant

des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités

locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc.

g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)

telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque

mondiale ;

h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du

CMP ;

i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en

matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5

experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics (DNCMP).

Modalités d’échantillonnage des marchés audités:

Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :

les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait

l’objet d’un contrôle a priori ;

les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.

Par la suite un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%

pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.

Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une

catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.

De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été

examinés à 50%.

Pour les marchés passés par entente directe, le consultant prendra les dispositions pour

s’assurer le contrôle des prix de revient.

Dans ses recommandations, le Consultant donnera des indications claires sur les marchés dans

lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de

poursuivre les investigations appropriées.


Rapport Final

27

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission

Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la

mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :

i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le

démarrage de la mission ;

ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après

le début des prestations ;

iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification

des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront

de 5 jours ouvrables pour ce faire ;

iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification

des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui

disposeront de 5 jours pour ce faire.

Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en

fichiers PDF et Word.

Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent

également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés

(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés

Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances

en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des

dispositions du CMP par les autorités contractantes.

Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des

indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les

performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs

Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.


Rapport Final

28

SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE


Rapport Final

29

3. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux

ci - après :

3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE

Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre

général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs

et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la

passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :

- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,

- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,

- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la

corruption et des infractions connexes,

- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique

- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique. - décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés publics,

- décret N° 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics,

- décret N° 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés publics,

- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la

Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de

gré à gré présentant un caractère secret,

- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,

de contrôle et de publication des marchés publics,

- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,

- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à

caractère commercial,

- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des

documents types de passation des marchés

- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers

types de passation des marchés publics

- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés publics.


Rapport Final

30

3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A

EXAMINER

Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons

procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque

autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,

l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en

respectant la répartition suivante :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non

compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP

(non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes

La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de

l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à

l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner

par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas

d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).

Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières

catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain

nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par

l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.

Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),

la sélection a tenu compte des critères suivants :

- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;

- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires

ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement

décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;

- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous

les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement

des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux

A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la

constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur

lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un

second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.

Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert

l’ensemble des marchés passés.


Rapport Final

31

3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT

DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission nous avons effectué une revue succincte de

l’organisation et du fonctionnement du MDNAC pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre

de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules

d’analyse et d’évaluation ci - après :

- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des

dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11

juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés publics (CGMP),

- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des

Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces

structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est

conférée par la réglementation),

- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de

passation des marchés (CGMP, CPM, CR, SCO, SCTAO)

- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne

pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en

respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les

intervenants,

- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur

conception et à leur correcte mise en œuvre,

- contrôle de la régularité des dépenses.

Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout

premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette

mission. En effet le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur

l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux

pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par

conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque

d’audit.

Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée

ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du

système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les

anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.

Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de

chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la

définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et,

d’autre part d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations

de passation des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des

enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et


Rapport Final

32

obligations, valorisation des opérations, présentation des informations, rattachement des

opérations à la bonne période) . Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que

nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission.

3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA

PASSATION DES MARCHES

La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à

procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il

s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.

Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à

constituer pour les différents types de marchés.

Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-

avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution

d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont

porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de

reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse

et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le

risque d’échantillonnage.

Les contrôles préalables suivants ont été effectués :

- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité

de son établissement à l’article 15 du CMP,

- rapprochement du plan prévisionnel approuvé par la DNCMP avec celui qui a été

publié,

- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan

prévisionnel,

- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la

situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes

fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs,

- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon

de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,

au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain

nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon

des marchés à auditer),

- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des

marchés.

Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux

ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.


Rapport Final

33

3.4.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES

La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à

la Concurrence (DAC) à la réception des offres.

Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :

- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du

CMP ?

- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité

Contractante ?

- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou

leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?

- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?

Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :

- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le

risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit

utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher

un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les

seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés

attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront

particulièrement surveillés) ;

- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers

d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,

il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer

s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;

- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,

dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de

l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED

sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations

nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le

contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle

outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;

- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires

potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande

publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;

- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la

concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et

d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des

entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications

techniques ou des critères de qualification) ;

- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,

- au respect des délais de préparation des offres ;

- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des

interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais

requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par


Rapport Final

34

la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur

l’ouverture) ;

- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates

d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des

membres de la CPMP).

3.4.2 - MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION

L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation

du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :

- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité

de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires,

- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou

rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,

- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de

l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de

qualification,

- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le

DAC,

- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,

- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes

directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,

- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles

collusions ou les conflits d’intérêt,

- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du

contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),

- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire

(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),

- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,

- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à

leurs demandes d’informations,

- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,

- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les

marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis

éventuel de la DNCMP),

- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,

- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme

aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),

- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,

- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la

performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;

attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une

demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et

subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le

DAO conformément à l’article 106 du CMP),

- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.


Rapport Final

35

3.4.3 - MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES

DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES

L’audit de contrôle physique sera examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en

cours d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par

l’audit, en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous

les marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.

Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :

- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais

contractuels,

- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur

conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,

- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions

réglementaires (Article 99 du CMP),

- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du

cautionnement définitif (Article 97 du CMP),

- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de

l’application des clauses de pénalités,

- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait

l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,

- vérification de la conformité des avenants éventuels,

- vérification de la gestion des éventuels litiges,

- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de

validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au

paiement par rapport aux livrables…) ;

Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution

financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous

avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations

de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres

vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et

services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une

part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions

constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans

la comptabilité matières.

- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne

exécution, retenue de garantie et garantie décennale),

- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,

- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par

rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du

nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention

des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les

appareils sous contrat de maintenance ;

- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les

prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le

marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions

d’utilisation.


Rapport Final

36

SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX


Rapport Final

37

4. RESULTATS DES TRAVAUX

4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES

L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi

définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de

trois structures à savoir :

- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics

- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

- les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités

Contractantes

4.1.1 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP)

Les articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué l’ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le

décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP.

L’article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : « L’ARMP a pour mission d’assurer

la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de

services publics.

Cette mission de régulation a pour objet d’émettre des avis, propositions ou recommandations

dans le cadre de la définition des politiques et de l’assistance à l’élaboration de la

réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à

l’information, à la formation de l’ensemble des acteurs de la commande publique, au

développement du cadre professionnel et à l’évaluation des performances des acteurs du

système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de

service public, d’exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d’audits

techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de

procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l’occasion de la passation des

marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, elle est chargée de :

- veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation

et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de

proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et

délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer

l’efficience du système des marchés publics ;

- élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de

Contrôle des marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les


Rapport Final

38

organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides

d’évaluation et progiciels appropriés ;

- collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des

Marchés Publics, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation

et les statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics et

délégation de service public ; à cet effet, l’ARMP reçoit des autorités contractantes

copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout

rapport d’activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives

relatives aux marchés et conventions ;

- évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et

délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de

passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de

nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d’économie, de

transparence et d’efficacité ;

- initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,

des programmes de formation, de sensibilisation et d’information des opérateurs

économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations

de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des

marchés publics, notamment à travers la publication régulière d’un journal Officiel des

Marchés Publics ;

- suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des

capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et

délégations de service public ;

- assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à

l’élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la

qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ;

- procéder au recrutement d’observateurs indépendants selon des modalités définies par

voie réglementaire qui seront chargés d’assister sans voie consultative ou délibérative

aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’approbation des

propositions d’attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la

Direction de Contrôle des marchés compétente et rémunérés sur le budget de

l’ARMP ;

- assurer par le biais d’audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a

posteriori de la passation, de l’exécution des marchés et délégations de service public ;

à cette fin, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de

chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de

marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux


Rapport Final

39

dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d’exécution et de

contrôle des marchés publics ou délégations de service public ;

- initier ou faire procéder sur la base d’une demande ou d’une information émanant de

toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et

les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et

internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d’exécution des

marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l’ARMP est habilité à

ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s’assurer du respect par l’ensemble

des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de

délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces

investigations sont réalisées par des agents de l’ARMP assermentés dont le

recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ;

- prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires

et/ou d’exclusion visées à l’article 144 du Code des Marchés Publics, à l’encontre des

acteurs du secteurs privé, en cas d’atteinte par ces derniers à la réglementation

applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d’infractions assimilables

dans le cadre de l’attribution et de l’exécution des marchés publics et délégations de

service public ;

- recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même

s’autosaisir des violation de la réglementation en matières de marchés publics et

délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de

statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la

présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ;

- recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la

réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ;

- assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou

internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux

termes d’un Traité ou d’une Convention auxquels la république du Burundi est partie ;

recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa

demande dès lors qu’elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ;

diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s’agissant de violations

à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à

l’occasion d’une procédure de passation ou d’exécution d’un marché public ou

délégation de service public, qu’elle ait été commise sur le territoire de la république

du Burundi ou dans le territoire d’une partie au Traité ou à la Convention, par une

entreprise domiciliée au Burundi ;

- participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et

délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec

les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ;


Rapport Final

40

- transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au

Président de l’Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour

des Comptes, un rapport annuel sur l’efficacité et la fiabilité du système de passation,

d’exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti

de toutes recommandations susceptibles de l’améliorer ; réaliser toute autre mission

relative aux marchés publics

4.1.2 LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES

PUBLICS (DNCMP)

Les articles 11 et 12 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par

le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions.

Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l’article 3 du décret 100/120 du 8

juillet 2008 ci-avant mentionnée.

La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la

procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie

réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation

des marchés d’un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi

de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics :

- émet un avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres avant le lancement de

l’appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs

modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du

code des marchés publics ;

- accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités

Contractantes lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative des propositions et

le procès-verbal d’attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de

Passation du Marché ;

- procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant

son approbation et au besoin adresse à l’Autorité Contractante toute demande

d’éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec

le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur les projets d’avenants ;

- apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis

la préparation des dossiers d’appel d’offres jusqu’à la réception définitive des

prestations.


Rapport Final

41

4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES AU SEIN DE L’AUTORITE

CONTRACTANTE

Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation

des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec

les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.

4.1.3.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)

La Cellule de Gestion des Marchés Publics du MDNAC, compétente pour les opérations de

passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de

consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la

Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le

décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9

de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.

Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics

n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus

de révision du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle toutes les

Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de Gestion des

Marchés Publics (CGMP).

Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont nommés pour un exercice

budgétaire et non pour une année pouvant chevaucher deux exercices budgétaires ; ainsi, pour

éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un exercice budgétaire continuent à opérer en

dehors de tout cadre règlementaire, une date limite de constitution ou de renouvellement de

cette structure doit être indiquée par voie règlementaire. Cette date pourrait être fixée au 5

janvier de l’exercice budgétaire au titre duquel les membres de la CGMP sont nommés.

Nous avons obtenu, dans le cadre de nos travaux, l’ordonnance ministérielle N° 520/1302 en

date du 4 septembre 2010 instituant la Cellule de Gestion des Marchés Publics du Ministère

de la Défense Nationale et des Anciens Combattants. Nous précisons encore que la Cellule de

Gestion des Marchés Publics tout comme la Commission de Passation des Marchés doivent

être mises en place en début d’exercice budgétaire et pour ledit exercice.

Dans le cadre de nos travaux, nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-

types élaborés par l’ARMP et entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009

portant mise en place des dossiers-types de passation des marchés publics. Il convient de

signaler que le MDNAC utilise les documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour

l’élaboration du Plan Prévisionnel de Passation des Marchés que pour la confection des

Dossiers d’Appel à la Concurrence.

Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers -types devraient faire

l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin,

aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des

dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être

constituée au moyen d’un chèque certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le

compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au


Rapport Final

42

terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la

banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer

librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de

soumission parce qu’étant de la trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque

certifié. Cette insuffisance d’un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire

l’objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP.

Aux termes du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement d’ordre intérieur de la

CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été élaboré par la CGPM du

MDNAC pour se conformer aux exigences règlementaires.

4.1.3.2 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)

Le Directeur Général des Approvisionnements et du Budget, Personne Responsable des

Marchés Publics et Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics placée sous son

Autorité en vertu de l’article 1 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement des CGPM doit mettre en place la Commission de Passation

des Marchés dont les membres doivent être nommés pour une période d’un an conformément

à l’article 16 du décret ci-avant mentionné.

Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée au niveau du

Ministère de la Défense Nationale et des Anciens Combattants conformément à l’article 4

décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné. Des commissions dites d’ouverture,

d’analyse et d’attribution sont instituées à chaque fois que de besoin en fonction de la

spécificité des marchés à examiner et des compétences des membres de la CGPM. Dans

certains cas les membres de ces commissions participent également aux opérations de

réception; ainsi, le MDNAC n’a pas veillé au respect du principe de séparation des fonctions

qui une exigence d’un bon contrôle interne car les mêmes personnes ont siégé aux travaux

d’ouverture, d’analyse d’attribution et de réception. Il s’agit d’une violation de l’article 19 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008.

Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics par la Personne Responsable des Marchés

Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion

est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne

Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité

Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation

des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des

candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.

Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la

sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.

Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des

propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.

Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du11 juillet 2008 portant


Rapport Final

43

création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la

confusion entre ses alinéas 4 et 5.

4.1.3.3 COMMISSION DE RECEPTION

Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des

Marchés Publics en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 en son article 23, une

Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme

des prestations objet des marchés conclus. La Commission de Réception, tout comme la

Commission de Passation des Marchés, n’a pas été constituée conformément à l’article 4 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008.

Nous nous sommes assurés pour tous les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces

Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n’avons noté

sur certains marchés des cumuls de fonctions incompatibles les mêmes personnes participant

à l’ouverture des plis, à l’analyse des offres et à la réception des prestations.

4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan

Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de

Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement

prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler

qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM

et d’AGPM.

Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification

des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la

commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de

remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au

Burundi.

4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)

Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la

Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de

l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer

la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes

pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun avis spécifique de passation de

marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de

sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés

ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.

Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées doit être

obligatoire lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel

d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant

fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics

(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février


Rapport Final

44

2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du

17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux

marchés publics à financement extérieur).

L’examen des Plans de Passation des Marchés établis par le MDNAC au titre des exercices

2011 et 2012 (article 15 du CMP) a permis de noter que l’Autorité Contractante s’est

conformée au modèle prescrit par la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics et

l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.

Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux

prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge du MDNAC, que le journal

officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore

opérationnels.

Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du PPM aux Organes de

Contrôle et de Régulation des Marchés Publics, du Plan Prévisionnel de Passation des

Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international recommande que cette

transmission soit faite au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de

passation des marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP

et posté sur le portail des marchés publics.

4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)

Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, le MDNAC doit publier un Avis

Général de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP. Le Code des

Marchés ne fixe pas de date limite de transmission aux Organes de Contrôle et de Régulation

des Marchés Publics et de publicité de l’Avis Général de Passation des Marchés mais la règle

généralement admise sur le plan international voudrait que ces opérations soient effectuées

avant la fin du mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.

Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription

dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de

seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).

Nous avons noté que le MDNAC n’a pas publié d’AGMP au titre des exercices 2011 et 2012

sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un journal à large

diffusion.

4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES AU MDNAC

Les seuils de passation, de publicité et de contrôle a priori des marchés du MDNAC sont

résumés dans le tableau récapitulatif ci – après :


Rapport Final

45

TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE PUBLICATION ET DE CONTRÔLE APPLICABLES AU MDNAC EN VERTU DE

L’ORDONNANCE 540/1035/ 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DES ARTICLES 5 ET 12 DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Type de marchés

Seuils de

passation par

Appel d’Offres

Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de

soumission

1 à 2% du montant

prévisionnel

Garantie de bonne

exécution

Maximum 5% du

montant du marché

Contrôle a priori du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

Seuil de publication du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

sur le plan international

Contrôle a posteriori

pour marchés avec

publication de l’appel

d’offres

Contrôle a posteriori

simple consultation

écrite d’au moins trois

candidats

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008

en application

de l’article 5 du

CMP

Article 2 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008 en

application de l’article

5 du CMP

Article 3 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008 en

application de l’article 5

du CMP

Articles 1 et 2 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008

Article 92 du CMP Article 96 du CMP

Travaux

≥ 10 000 000 ≥ 20 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <

20 000000

<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Fournitures et

services

≥ 5 000 000 ≥ 15 000 000 Fournitures : > 700 000

000

5 000 000 ≤ x <

15 000 000

<5 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Services : > 50 000000

Prestations

Intellectuelles

≥ 5 000 000

≥ 15 000 000

> 50 000000 5 000 000 ≤ x <

15 000 000

<5 000 000

NA

N/A


Rapport Final

46

4.3 EXAMEN DES MARCHES

4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX

Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés

présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :

Modes de passation de

marchés

Typologie des marchés

présentés

Typologie des marchés

revus

Taux de

couverture

Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant

Appel d’offres ouvert

(AOO) 25 41 358 744 556 7 23 560 612 232 28,00% 56,97%

Appel d’offres restreint

(AOR) 5 10 583 543 156 4 9 845 103 672 80,00% 93,02%

Demande de proposition

Demande de Cotation

(DC)

Entente directe (Gré/Gré) 6 4 137 404 800 5 3 986 204 800 83,33% 96,35%

Avenant 2 480 946 950 2 480 946 950 100,00% 100,00%

TOTAL 38 56 560 639 462 18 37 872 867 654 47,37% 66,96%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR

MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR

AOO 66%

AOR 13%

Gré/Gré 16%

Avenant 5%

En nombre

AOO 73%

AOR 19%

Gré/Gré 7%

Avenant 1%

En valeur


Rapport Final

47

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN

NOMBRE ET EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE

PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 47%

Marchés non

revus 53%

En nombre

Marchés revus 67%

Marchés non

revus 33%

En valeur

AOO 39%

AOR 22%

Gré/Gré 28%

Avenant 11%

En nombre

AOO 62%

AOR 26%

Gré/Gré 11%

Avenant 1%

En valeur


Rapport Final

48

Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des

marchés présentés et revus :

EXERCICE 2011

Modes de

passation de

marchés

Typologie des marchés présentés Typologie des marchés revus Taux de couverture

%


Appel d’offres

ouvert (AOO) 10 18 496 264 898 4 11 905 822 232 40% 64,37%

Appel d’offres

restreint (AOR) 2 2 754 021 370 2 2 754 021 370 100% 100%

Demande de

Proposition (DP)

Demande de

Cotation (DC)

Entente directe

(Gré/Gré) 2 1 736 400 000 2 1 736 400 000 100% 100%

Avenant 2 480 946 950 2 480 946 950 100% 100%

TOTAL 16 23 467 633 218 10 16 877 190 552 63% 72%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE


AOO 62%

AOR 12%

Gré/Gré 13%

Avenant 13%

En nombre

AOO 79%

AOR 12%

Gré/Gré 7%

Avenant 2%

En valeur


Rapport Final

49

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 62%

Marchés non

revus 38%

En nombre

Marchés revus 72%

Marchés non

revus 28%

En valeur

AOO 40%

AOR 20%

Gré/Gré 20%

Avenant 20%

En nombre

AOO 71%

AOR 16%

Gré/Gré 10%

Avenant 3%

En valeur


Rapport Final

50

EXERCICE 2012

Modes de

passation de

marchés

Typologie des marchés présentés Typologie des marchés revus Taux de couverture

%


Appel d’offres

ouvert (AOO) 15 22 862 479 658 3 11 654 790 000 20,00% 50,98%

Appel d’offres

restreint (AOR) 3 7 829 521 786 2 7 091 082 302 66,67% 90,57%

Demande de

Proposition (DP)

Demande de

Cotation (DC)

Entente directe

(Gré/Gré) 4 2 401 004 800 3 2 249 804 800 75,00% 93,70%

Avenant

TOTAL 22 33 093 006 244 8 20 995 677 102 36% 63%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE


AOO 68%

AOR 14%

Gré/Gré 18%

En nombre

AOO 69%

AOR 24%

Gré/Gré 7%

En valeur


Rapport Final

51

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 36%

Marchés non

revus 64%

En nombre

Marchés revus 63%

Marchés non

revus 37%

En valeur

AOO 37%

AOR 25%

Gré/Gré 38%

En nombre

AOO 55%

AOR 34%

Gré/Gré 11%

En valeur


Rapport Final

52

4.3.2 MARCHES PASSES PAR ENTENTE DIRECTE OU MARCHES DE GRE A

GRE

EXERCICE 2011

ED - DNCMP/183/F/2011 -

FOURNITURE DE 600 / 400 TONNES DE RIZ

Date de demande d’ANO à la

DNCMP sur le PV d’attribution

Le 21 décembre 2011

Date d’ANO à la DNCMP sur le

PV d’attribution

Le 22 décembre 2011

Date de souscription Le 22 décembre 2011

Date d’approbation Le 22 décembre 2011

Date d’immatriculation -

Délai d’exécution 30 jours

Attributaire Lot 1 : Mr NDAYIZAMBA Valentin

Montant en FBU TVAC 799 200 000

Date de la demande d’ANO

sur le procès-verbal

d’attribution de la DNCMP

Le 21 décembre 2011, par courrier N°520/3019/04.12

Non conformités

Le 22 décembre 2011, la DNCMP par lettre

n°549/2312/AM/CSF adressée à la PRMP du Ministère de

la DNAC a donné son ANO pour la fourniture de 600

Tonnes de riz blanc. Il est en outre demandé une relance des

lots 2, 3, 4 et 5 car les prix des soumissionnaires consultés

étaient exorbitants. Il ne suffit pas de qualifier les prix

d’exorbitants pour recommander la relance sur les lots

incriminés. Si les prix proposés dépassent les montants

budgétés, la Commission de Passation des Marchés peut

déclarer les lots infructueux aux termes de l’article 61 du

CMP. En fait il s’agit de lots à déclarer sans suite puisque

les montants proposés par les candidats dépassent

l’enveloppe budgétaire prévue pour cette acquisition; cette

notion d’appel d’offres sans suite ne figure pas dans les

textes qui encadrent la commande publique au Burundi. Il

y’a tout de même lieu de distinguer dans le Code des

Marchés Publics l’appel d’offres sans suite de l’appel

d’offres infructueux.

Le texte de l’article 61 du CMP pourrait être reformulé

comme suit :


Rapport Final

53

Appel d’offres sans suite

« l'autorité contractante, après consultation de la Direction

Nationale de Contrôle des Marchés Publics, peut déclarer un

appel d'offres infructueux lorsque selon l'avis de la

Commission de Passation des Marchés compétente, aucune

offre n’a été remise à l’expiration de la date limite de dépôt

des offres ou lorsqu'il n'a été proposé que des offres

irrecevables ou non conformes, bien que toutes les

conditions devant assurer le succès de l’appel à la

concurrence aient été remplies.

Dans ce cas, l'autorité contractante en avise immédiatement

tous les candidats. Elle peut alors procéder soit à un nouvel

appel d'offres, soit, si les conditions initiales du marché ne

sont pas modifiées, à un appel d'offres restreint

conformément à l’article 27 du CMP.

Appel d’offres infructueux:

L'autorité contractante peut, après consultation de la

Direction Nationale de contrôle des Marchés Publics, ne pas

donner suite à un appel d'offres pour des motifs d'intérêt

général, tels que la disparition du besoin qui était à l'origine

de la procédure ou des montants d'offres trop élevés par

rapport à la valeur estimée du marché.

L’examen de cette procédure de passation d’un marché de

gré à gré a permis de noter que les étapes préalables à la

formulation de la requête ne sont pas respectées

notamment :

- la réunion de la Commission de Passation des

Marchés à l’effet de statuer sur l’opportunité du

choix de la procédure d’entente directe en présence

d’un observateur indépendant ; les documents de

suivi de l’exécution du marché initial non honoré par

son attributaire pourraient être examinés en vue

d’être annexés à la requête (lettres de relance, lettre

de mise en demeure, lettre de résiliation) pour

justifier la demande d’autorisation de contracter par

entente directe sous le couvert de l’extrême urgence

d’exécuter un marché en lieu et place d’un titulaire

défaillant (article 40 du CMP) ;

- la rédaction, par la Commission de Passation des

Marchés d’un rapport spécial à l’issue de cette

réunion ;


Rapport Final

54

- la rédaction, par l’observateur indépendant d’un

rapport séparé.

Le contrôle de l’exécution de ce marché a permis de noter

les anomalies ci-après :

- certains bordereaux d’expédition comportent des

surcharges sur certains parmi ex notamment le

bordereau d’expédition N°010/2012 du 20 janvier

2012 sur une fourniture de 10000 kg (une surcharge

a été faite sur le poids total avec l’insertion d’un 6

entre deux zéro pour faire correspondre le montant

de la livraison avec le montant facturé. Le même

constat a été fait sur le bordereau d’expédition

N°011/2012 du 23 janvier 2012 retraçant la

fourniture de 20 000 kg et le Bordereau N°013/2012

du 24 janvier 2012 portant sur une fourniture de

20 080 kg (une surcharge a été noté sur le 8 car au

regard du nombre de sacs pour un poids de 50 kg, il

est impossible de tomber à un poids total de 20 080

kg). Ces anomalies laissent entrevoir que des

livraisons fictives ont pu être payées d’où une

incertitude sur l’exécution conforme du marché.

Le MDNAC n’a pas veillé au respect du principe de

séparation des fonctions qui une exigence d’un bon contrôle

interne car les mêmes personnes ont siégé aux travaux

d’ouverture, d’analyse d’attribution et de réception.

Nous avons noté que la garantie de bonne exécution requise

aux termes de l’article 8 du contrat n’a pas été constituée au

regard des éléments du dossier de marché. Il s’agit d’une

violation des dispositions de l’article 95 du CMP.

Les supports des engagements de dépenses, de leur

liquidation et de leur certification ne sont pas classés dans le

dossier de marché et de pour nous permettre de contrôler

son exécution financière.

Recommandations Le processus de révision du code des marchés publics

devrait prendre en compte la notion de marché sans suite à

distinguer du marché infructueux.

Veiller au respect des différentes étapes préalables à la

formulation d’une requête pour passer un marché de gré à


Rapport Final

55

gré. Le préalable avant l’introduction d’une demande

d’autorisation de conclure un marché de gré à gré suite à la

défaillance du titulaire, c’est le suivi de l’exécution du

marché initial à travers notamment les relances, la mise en

demeure du titulaire et la résiliation du contrat. Ce sont ces

éléments qui doivent être les supports des travaux de la

Commission de Passation des Marchés, alimenter son

rapport spécial et venir en appui à la demande d’autorisation

de contracter par entente directe sous le couvert de l’article

40 du CMP en son alinéa relatif à l’extrême urgence qui

conduit à faire exécuter un contrat en lieu et place d’un

titulaire défaillant.

Mettre en place la Commission de Passation des Marchés

conformément aux textes règlementaires et lui laisser

exercer la plénitude de ses attributions notamment en

matière de nomination des membres de la sous-commission

d’ouverture et de la sous-commission d’analyse.

Commentaires de l’Autorité

Contractante

Le MDNAC a reçu l’avis de non objection de la

DNCMP. Cette dernière a constaté que les prix proposés pour les

lots 2, 3, 4, et 5 étaient exorbitants, d’ où la relance du marché. La

procédure de gré à gré a été dictée par la situation sur terrain de

rupture de stock au sein des unités (spécificité militaire).

Le MDNAC partage l’idée de révision du code mais

demande en plus de considérer les contraintes défense et sécurité

afin qu’elles puissent être régies par un code spécifique (référence

loi défense et sécurité en Belgique).

Les étapes préalables de la formulation de la requête ont

été substantiellement respectées par le MDNAC ayant délégué

les services logistiques (Etat-major Logistique, EMG/G4) et les

services du budget et des approvisionnements (Achats locaux et

Achats à l’Etranger) pour assurer les missions prévues au code

réservées à la CPM.

Ce marché a été conclu pour le dépannage en attendant la

procédure normale d’un appel d’offres ouvert pour la fourniture

du riz.

Le MDNAC prend acte des recommandations émises afin

que la cellule de gestion des marchés publics prévue par le code

soit plus opérationnelle dès 2015 en conformité avec les textes

réglementaires pour appuyer les services jadis existants.


Rapport Final

56

Appréciation du Consultant Nous avons pris bonne note de vos commentaires et

préoccupations.

Sur le caractère exorbitant des prix, nous avons indiqué que le

règlement de la consultation doit définir les modalités de son

appréciation ; nous avons également indiqué que dès lors que

l’enveloppe budgétaire couvre le prix proposé, l’AC n’est pas

fondée à déclarer l’appel d’offres sans suite ou infructueux.

Vous estimez que les étapes de la procédure sont

substantiellement respectées ; ce n’est pas notre avis au regard du

contenu du dossier de marché.

Vous invoquez le dépannage en attendant la procédure normale

d’un appel d’offres ouvert ce qui est une illustration d’une

insuffisance dans la planification des achats.

Nous maintenons toutes les observations et recommandations

formulées dans notre rapport provisoire.


Rapport Final

57

GRE à GRE N°

DNCMP/278/F/2010

CARBURANT

AVENANT

Date de la demande d’ANO à

la DNCMP

le 15 décembre 2010 par

lettre n°520/2476/04.12

-

Date autorisation de l’ARMP Le 15 décembre 2010 par

lettre n°

ARMP/DG/452/LM/2010

-

Date ANO de la DNCMP Le 15 décembre 2010 par

lettre n°549/CP/2576/2010

-

Date invitation des candidats

short listés

- N/A

Date d’attribution - Non applicable

Date d’ANO de la DNCMP sur

le projet de contrat

Le 16 décembre 2010 par

lettre

n°549/2578/A.M/CSF/2010

Le 29 février 2012 par lettre

n°549/332/NC/C.S/2012

Date de souscription du

marché

Le 16 octobre 2010 Le 07 janvier 2011

Date d’approbation du marché Le 16 octobre 2010 Le 07 janvier 2011

Date ANO de la DNCMP sur

l’avenant

- Le 29 février 2012

Date de notification du marché Le 16 octobre 2010 Le 07 janvier 2011

Délai d’exécution Livraison immédiate pour

300 000 L de gasoil et 20

000 litres d’essence, le

reste livrable dans un délai

de 1 mois à compter de la

date de notification du 16

octobre 2010

Livraison immédiate à

compter de la date de

notification du 07 janvier

2011

Attributaire Euro Burundi Supplies (EBS)

Montant TTC 937 200 000 41 627 100

Conditions pour passer un

avenant

Un procès-verbal de la commission restreinte de la ré-

analyse du prix du marché de fourniture du carburant par

EBS a été faite sans qu’il ne soit daté.

Suite à la lettre n°2011/004/01 du 25 janvier 2011 portant

réajustement des prix du carburant par le fournisseur EBS,

une commission ad hoc avait produit un rapport y relatif

suivant une analyse de l’évolution de la structure officielle

du prix et un tableau a été établi à cet effet. Ainsi, le

montant total du marché reviendra à 978 827 100 et le

montant de l’avenant de 41 627 100 FBU.

Non conformités

L’entente directe :

Le marché avait été initialement lancé par appel d’offres

le 18 aout 2010 date de la première publication sous le

numéro DNCMP/278/F/2010 puis relancé le 06 octobre

2010, date de la deuxième publication. Les

soumissionnaires notés lors de la relance étaient :

INTERPETROL, MULTI LINK CO LTD et EBS et


Rapport Final

58

l’attributaire se trouvait être INTERPETROL pour un

montant de 4 986 700 000 FBU (le 05 novembre

2010).l’examen du rapport d’analyse en date du 05

novembre 2010 a permis de noter que ce marché a été

attribué comme s’il s’agissait d’un marché global alors

qu’il comportait 5 lots, attribués à INTERPETROL à un

montant de 4 986 700 000 FBU. Il s’agit donc d’une

entorse à la mise en œuvre des critères d’évaluation et

d’attribution des marchés allotis. Le dossier comprend une

notification de marché en date du 16 octobre 2010 par

laquelle EBS se voit octroyer les lots 1 et 2 pour un

montant global de 937 200 000 alors qu’il n’est pas moins

disant sur les dits lots.

Puis, une autorisation de conclure un marché par entente

directe a été accordée par la DNCMP, le 15 décembre

2010 suite une demande introduite le 01 décembre 2010

de le MDNAC. Entre temps, le MDNAC devait se

prononcer sur les informations fournies par l’OBR à

propos d’EBS. Signalons que EBS avait introduit un

recours auprès de l’ARMP suite une disqualification de

son offre motivée par la non production des pièces

administratives conformes.

En conclusion, l’autorisation initiale de contracter par

entente directe accordée par la DNCMP au MDNAC

comporte de nombreuses irrégularités au regard des

dispositions de l’article 42 du code des marchés publics

dans relatif aux autorisations préalables pour une entente

directe.

- le gré à gré est accordé à EBS alors 2ème

moins

disant du marché initial sans que nous ayons des

explications sur ce choix car INTERPETROL était

l’attributaire au regard du rapport de la

commission d’ouverture, d’analyse et de

proposition du novembre 2010 et des factures

montrant l’exécution du marché,

- au regard de l’article 42 relatif à l’autorisation

préalable de la procédure d’un marché de gré à gré

que cette autorisation de la DNCMP est accordée

sur la base d’un rapport établi par la Commission

de Passation des Marchés publics au terme d’une

séance d’analyse des motifs justifiant du recours à

la procédure de gré à gré en présence d’un

observateur indépendant qui aura établi un rapport

de mission séparé joint au rapport spécial de la

commission de passation des marchés et transmis à

l’ARMP. Or en appréciant, les pièces justificatives

du dossier, la demande d’autorisation n’est

accompagnée d’aucun rapport de la commission de


Rapport Final

59

passation des marchés et encore moins du rapport

d’un observateur indépendant,

- il s’y ajoute nous le dossier de marché ne

comprend aucune pièce justificative de la tenue

d’une rencontre de la commission de passation des

marchés en vue d’une analyse de l’opportunité de

contracter par entente directe avec la participation

d’un observateur indépendant.

Nous avons noté une incohérence entre la date de l’avis de

non objection de la DNCMP pour la conclusion du gré à

gré qui serait du 16 décembre 2010 pour un marché notifié

le 16 octobre 2010 laissant entrevoir une régularisation

d’un marché déjà attribué et exécuté.

L’avenant :

Le rapport de la commission restreinte de ré-analyse du

réajustement de prix n’est pas daté. Ce rapport fait suite

aux observations formulées par la DNCMP notamment

sur le réajustement du prix qui devrait se faire en

référence au prix comprenant la taxe sur la valeur ajoutée

diminué des droits d’accise au lieu de se référer au prix

CIF.

Cette révision de prix quoique justifiable au regard de la

nature des produits pétroliers qui subissent les aléas du

marché international n’en constitue pas moins une

violation des dispositions de l’article 106 du Code des

Marchés Publics car : « …les conditions de révision des

prix doivent être expressément prévues par le marché en

vertu d’une clause de révision du prix stipulée au marché

par application des indices de prix officiels nationaux… ».

Par ailleurs, les ajustements de prix prévu au contrat

résultant de l’application de la révision de prix ne donnent

pas lieu à la conclusion d’un avenant (article 108 du

CMP).

Recommandations Veiller au respect des différentes étapes préalables à la

formulation d’une requête pour passer un marché de gré à

gré.

Insérer une clause de révision des prix dans les contrats

pétroliers et bien définir les indices et la formule de

révision des prix.

Ne pas conclure d’avenant suite à l’application de la

formule de révision des prix.


Rapport Final

60


Contractante

Le MDNAC a suivi les procédures normales d’appel

d’offres pour le marché initial qui a été relancé.

Le gré à gré a été motivé par la rupture de stock de

carburant consécutive à la non attribution du marché

initial.

Les préalables du gré à gré ont été respectées tel

qu’indiquées ci haut mais le MDNAC prend acte des

recommandations de l’auditeur.

Appréciation du Consultant

Nous prenons bonne note de vos commentaires mais nous

maintenons toutes les observations et recommandations

formulées dans notre rapport provisoire.


Rapport Final

61

EXERCICE 2012

ED N° DNCMP/381/F/2011 - FOURNITURE DE CARBURANT

(160 000L DE GASOIL ET 10 000 L D’ESSENCE)

Date de transmission du DAO -

Date d’ANO de la DNCMP sur le

DAO

Le 09 mars 2012

Il est à noter que conformément à l’article 42, un

DAO est exigé et la liste restreinte des

soumissionnaires invités, ce que

Date d’ouverture des plis Le 13 mars 2012

Période de validité des offres 30 jours

Date de l’évaluation technique Le 13 mars 2012

Date d’attribution Le 13 mars 2012

Date d’ANO à la DNCMP sur le

PV d’attribution

Le 16 mars 2012

Date de souscription Le 16 mars 2012

Date d’approbation Le 16 mars 2012

Délai d’exécution Livraison immédiate de 80 000 L de Gasoil et 5000 L

d’essence et le reste dans un délai de 1 mois

Attributaire INTERPETROL Burundi S.A

Montant en FBU TVAC 339 960 000

Notification définitive Le 19 mars 2012, une lettre n°520/799/04.12 de la

PRMP au Ministère de la DNAC avait été adressée à

INTERPETROL BURUNDI S.A pour la fourniture

de 160 000 Litres de gasoil et 10 000 litres d’essence

pour un montant de 339 960 000 FBU.

Le support de la publicité de l’attribution provisoire

n’est pas classé dans le dossier de marché. Il s’agit

d’une exigence de l’article 67 du CMP à laquelle il

convient de se conformer.

Date de la demande d’ANO sur le

procès-verbal d’attribution de la

14 mars 2012


Rapport Final

62

DNCMP

Date de l’ANO de la DNCMP sur

le procès-verbal d’attribution

16 décembre 2012

Non conformités

L’examen de cette procédure de passation d’un marché de gré à gré a

permis de noter que les étapes préalables à la formulation de la requête

ne sont pas respectées notamment :

- la réunion de la Commission de Passation des Marchés à l’effet

de statuer sur l’opportunité du choix de la procédure d’entente

directe en présence d’un observateur indépendant,;

- la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés d’un

rapport spécial à l’issue de cette réunion,

- la rédaction, par l’observateur indépendant d’un rapport séparé ;

L’article 47 du CMP stipule que «…Tout marché conclu selon la

procédure de gré à gré est communiqué pour information à l’Autorité de

Régulation des Marchés Publics… ». Le support de transmission de

cette information n’est pas classé dans le dossier de marché.

Nous avons noté que les mêmes personnes ont effectué les opérations

d’ouverture et d’analyse des offres en violation des dispositions de

l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

fonctionnement et organisation de la CGMP qui stipule que la sous-

commission d’analyse comprend entre autres, deux membres de la

CGMP n’ayant pas participé aux travaux de la sous-commission

d’ouverture.

Le procès-verbal d’attribution n’a pas été établi conformément aux

dispositions de l’article 67 du CMP et publié conformément à l’article

68 du CMP.

Les pièces justificatives liées au règlement des factures n’ont pas été

transmises (Bon d’engagement, chèques ou lettres de virement).

Une garantie de bonne exécution est exigée dans le contrat en son

article III, dans les 15 jours qui suivent la notification. Ceci est une

violation des dispositions du CMP en son article 97 qui stipule un délai

de 20 jours.

Nous avons noté que les attestations de mainlevée des garanties de

soumission n'ont pas été classées dans le dossier.

La copie de la GBE n’est pas classée dans le dossier de marché.


Rapport Final

63

Les pièces justificatives liées au règlement des factures n’ont pas été

transmises (Bon d’engagement, chèques ou lettres de virement)

Recommandations Veiller au respect des dispositions de l’article 42 du CMP.

Se conformer aux dispositions des articles 60 et 62 relatifs à l’ouverture

des plis et à l’évaluation des offres.

Respecter les dispositions de l’article 67 relatif au procès-verbal

d’attribution.

Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à l’information des

soumissionnaires non retenus.

Veiller au respect des dispositions de l’article 97 du CMP

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Le MDNAC a reçu les Avis de non objection auprès de la

DNCMP.

Les irrégularités des procédures telles que constatées par l’auditeur

ont un caractère non substantiel par rapport au fonctionnement des

services logistiques et d’approvisionnement ayant statué sur le

choix de la procédure.

Toutefois, le MDNAC tiendra compte des recommandations de

l’auditeur.

Appréciation du

Consultant

Nous maintenons toutes les observations et recommandations formulées

dans notre rapport provisoire.


Rapport Final

64

GRE A GRE N° 520/264/04.12

FOURNITURE DE COMBUSTIBLES DE SECOURS AU MDNAC

Date de demande d’autorisation de

la DNCMP

10 janvier 2012

Date d’ANO de la DNCMP 13 janvier 2012

Date d’invitation des fournisseurs

pressentis

07 février 2012

Date limite de dépôt des offres 22 février 2012

Délai de préparation des offres 15 jours

Date d’ouverture des offres 22 février 2012

Date d’évaluation technique -

Date d’attribution -


DNCMP sur l’attribution du

marché

05 mars 2012


l’attribution du marché

Lots 1, 2, 3, 4, 5, 7 et 9 : 13 mars 2012

Lots 6, 8 et 10 : A relancer

Date de notification d’attribution 15 mars 2012

Date de souscription Lots 2 et 3 : 02 avril 2012

Date d’approbation Lots 2 et 3 : 02 avril 2012

Date de notification Lots 2 et 3 : 16 avril 2012

Délai d’exécution Deux mois à compter de la notification du marché

Attributaires ONATOUR Lot 1 215 150 000 FBU TVAC

Lot 4 185 725 000 FBU TVAC

Lot 5 91 885 000 FBU TVAC

Lot 7 134 895 000 FBU TVAC

Lot 9 95 795 000 FBU TVAC

Total 723 450 000 FBU TVAC

COODLP Lot 2 162 578 000 FBU TVAC


Rapport Final

65

Lot 3 147 368 000 FBU TVAC

Total 309 946 000 FBU TVAC

Montant en FBU TVAC 1 033 396 000

Non conformités

L’examen de cette procédure de passation d’un marché de gré à gré

a permis de noter que les étapes préalables à la formulation de la

requête ne sont pas respectées notamment :

- la réunion de la Commission de Passation des Marchés à

l’effet de statuer sur l’opportunité du choix de la procédure

d’entente directe en présence d’un observateur indépendant ;

- la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés

d’un rapport spécial à l’issue de cette réunion ;

- la rédaction, par l’observateur indépendant d’un rapport

séparé.

Le MDNAC n’a pas institué une sous-commission d’ouverture

distincte de la sous-commission d’analyse pour se conformer aux de

l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement de la CGMP.

Les procès verbaux d’ouverture, d’analyse et d’attribution ne sont

pas joints au dossier. Les lettres d’information des candidats non

retenus du rejet de leurs offres n’ont pas été jointes au dossier de

marché. Il s’agit d’une exigence de l’article 68 du CMP à laquelle il

convient de se conformer.

Recommandations Veiller à classer dans le dossier de marché des copies des lettres de

saisine déchargées par les destinataires.

Veiller au respect des dispositions de l’article 19 du décret N°

100/123 du 11 juillet 2008 sur les commissions d’ouverture et

d’analyse.

Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des pièces de

marchés.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Le MDNAC prend acte des recommandations émises pour tous les

marchés repris sur le plan prévisionnel dès 2015 quelque soit la

procédure d’attribution

Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de votre engagement à mettre en œuvre les

recommandations formulées dans le cadre de la revue.


Rapport Final

66

GRE A GRE N° 520/1357/04.12

ACHAT DE HARICOTS SECS

Date de demande d’autorisation de la

DNCMP

-

Date d’ANO de la DNCMP -

Date d’invitation des fournisseurs

pressentis

-

Date limite de dépôt des offres -

Délai de préparation des offres -

Date d’ouverture des offres -

Date d’évaluation technique -


Date de demande d’ANO à la DNCMP

sur l’attribution du marché

-


l’attribution du marché

-

Date de notification de l’attribution -

Date de souscription Lots N°1 et N°2 : 04 octobre 2012

Date d’approbation Lots N°1 et N°2 : 04 octobre 2012

Date de notification Lot N°1 : 08 octobre 2012

Lot N°2 : 09 octobre 2012

Délai d’exécution Deux mois à compter de la notification du

marché

Attributaires EAGTC Lot N°1 :

545 tonnes

530 470 300 FBU HTVA

MAGASIN

IGIRANEZA

Lot N°2 :

355 tonnes

345 978 500 FBU HTVA

Montant en FBU HTVA 876 448 800

Non conformités

La requête aux fins de passer un marché par entente directe de même

que l’avis de non objection de la DNCMP et les copies des lettres

d’invitation adressées aux candidats figurant sur la liste restreinte ne


Rapport Final

67

sont pas classées dans le dossier de marché. Le classement et

l’archivage des pièces de marché est un impératif pour un bon suivi

des processus de passation et d’exécution des marchés. Les procès

verbaux d’ouverture, d’analyse et d’attribution ne sont pas non plus

joints au dossier, par conséquent, nous n’avons pas pu apprécier la

conformité de la procédure de passation de ce marché.

Aucune pièce relative au règlement du marché n’a été versée au

dossier.

Pour le lot N°1, la lettre de transmission du rapport de la

commission chargée de la réception établie par cette dernière et

adressée au Chef d’EML pour attester de la réception conforme des

fournitures, est datée du 23 octobre 2012 alors qu’il est indiqué dans

le PV de réception que la commission de réception s’est réunie le 29

octobre 2012 pour procéder à la réception de 545 tonnes de haricots.

Il y’a lieu de veiller à la cohérence interne des documents de

passation des marchés.

Nous avons noté des incohérences entre les deux derniers

bordereaux d’expédition d’EAGTC. En effet, le bordereau

d’expédition N° 004 porte la date du 03 octobre 2012 et le dernier

porte le numéro 6 et la date du 24 septembre 2012. Le dernier devait

être subséquent au BE N°4 à savoir inversés et le dernier devrait

porter le N° 5 en lieu et place du N°6 tel indiqué dans la lettre de

transmission de la commission de réception du 23 octobre 2012.

La note de service portant nomination des membres de la

commission de réception et les bons de commande n’ont pas été

joints au dossier.

Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des pièces de

marchés.

Veiller à la cohérence interne des dates et informations inscrites

dans les différents documents de passation de marché.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Il s’agit d’un problème de classement qui est entrain d’être

corrigé par les services logistiques et ceux des

approvisionnements.

Appréciation du

Consultant

Toutes les observations et recommandations formulées dans notre

rapport provisoire sont maintenues.


Rapport Final

68

4.3.3 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES RESTREINT

APPEL D’OFFRES RESTREINT DNCMP/87/F/2011

ACQUISITION DE 28 000 IMPERMEABLES

Date de transmission de la

demande d’autorisation de

passer un marché par AOR

(article 27 du CMP)

Lettre N° 520/2203/04.12 du 5 novembre 2010

Date d’ANO de la DNCMP

sur la demande

d’autorisation

10 novembre 2010 par lettre N° 549/2412/AM/CSF/2010

Date de publication Les lettres d’invitation (AAO) sont datées du 10 mars 2011

et la date d’ouverture des plis est programmée pour le 25

avril 2011.

Date limite de dépôt des

offres

25 avril 2011

Délai de préparation des

offres

45 jours

Date d’ouverture des plis 25 avril 2011

Une commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution a été

désignée par lettre N°520/1008/04.12 du 21 avril 2011.

Période validité des offres 90 jours.

Garantie de soumission

FBU

10 000 000

Date de l’évaluation

technique

26 avril 2011

Commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution désignée

par lettre N°520/1008/04.12 du 21 avril 2011.

Date d’attribution 25 avril 2011

Date de demande d’ANO à

la DNCMP sur le procès-

verbal d’attribution

9 mai 2011 par lettre N°520/CAB/1145/04.12 (d’après

l’ANO de la DNCMP, la demande du MDNAC n’est pas

classée dans le dossier de marché)



d’attribution

17 mai 2011 par lettre N°549/649/SM/CSF/2011

Date de notification 25 mai 2011 par lettre 520/DGAG/121/04.12


Rapport Final

69

d’attribution

Date de publication de

l’attribution provisoire

Non Publiée


la DNCMP sur le projet de

contrat

27 mai 2011 par lettre N° 520/CAB/1320/04.12


sur le projet de contrat

Non formalisée

Date de souscription 26 mai 2011 (date inscrite sur la lettre de commande N°

520/1313/04.12

Date d’approbation 26 mai 2011 (date inscrite sur la lettre de commande N°

520/1313/04.12

Date de notification

définitive

Lettre de notification du marché non classée

Date d’information du

candidat non retenu et

restitution de sa garantie de

soumission

Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont

pas classées ; ces lettres doivent être transmises

conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP.

Date de publication de l’avis

d’attribution définitive

Non communiquée

Délai d’exécution 120 jours dans

Attributaire NANJING JIHUA

Montant du marché 1 372 000 USD 1 945 985 530 FBU

Non conformités

Le DAO mentionne dans son article 7 que l’autorité

contractante répondra à toute demande d’éclaircissement

reçue au plus tard dans les dix jours précédant la date limite

de dépôt des offres. Cette clause est incomplète car elle aurait

également dû préciser la date limite de transmission de la

réponse de l’Autorité Contractante en rapport avec la date

limite de dépôt des offres.

L’article 10 du DAO indique que les prix doivent être

exprimés HDD mais TVAC. Cette disposition est anormale

au vu de la composition de la liste restreinte constituée

exclusivement de société étrangère non habilitée à facturer la

TVA.

Le point F des DPAO portant « Modification des quantités au

moment de l’attribution » indique que : « les quantités


Rapport Final

70

peuvent être augmentées ou diminuées d’un pourcentage

selon la capacité financière du Maître d’Ouvrage ». La

formulation de cette clause doit être plus précise en indiquant

de manière claire la marge de fluctuation au moment de la

signature du contrat et non au moment de l’attribution.

Une disposition du DAO indique que le soumissionnaire

gagnant devra mettre à la disposition de trois personnes tous

les moyens nécessaires à l’accomplissement de la vérification

partielle de la conformité des marchandises dans les usines

de fabrication conformément à la législation burundaise en

vigueur en la matière (ticket d’avion, frais de mission et de

séjour,…). La production d’échantillons au moment de la

soumission, la soumission, l’exigence de fiches techniques

délivrées par des organismes de normalisation, l’évaluation

au regard desdites normes bien identifiées et indiquées dans

le dossier de consultation est préférable à cette clause

susceptible de créer des liens entre l’attributaire et le

personnel de l’Autorité Contractante au détriment des intérêts

de cette dernière.

Le dossier ne comprend pas le support de publicité du choix

de la consultation restreinte pour cette acquisition (secret

défense). Il s’agit d’une exigence de l’article 27 du CMP à

laquelle le MDNAC ne peut pas se conformer en raison du

secret défense.

Le PVO ne donne aucune indication sur la présence ou non

des pièces requises à l’ouverture au regard des dispositions

de l’article 10 du DAO. Le PVO indique que l’analyse sera

effectuée par une sous-commission désignée par le Président

de la Commission d’Ouverture. Il y’a lieu d’être plus précis

sur les termes utilisés. L’ouverture des plis est faite par une

sous-commission d’ouverture désignée par le Président de la

Commission de Passation des Marchés elle-même instituée

par le Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics

du MDNAC. Le Président de la Commission de Passation

des Marchés désigne également les membres de la sous-

commission d’analyse. Nous notons que la même

commission est instituée pour effectuer les opération

d’ouverture et d’analyse des offres en violation des

dispositions de l’article 19 du décret 100/123 portant

création, organisation et fonctionnement des CGPM.

L’examen du rapport d’analyse des offres a permis de noter

les non conformités ci-après:

- le tableau d’analyse des documents administratifs


Rapport Final

71

indique que deux offres ne sont pas conformes parce

que les garanties de soumission ont été constituées

sou la forme de chèques non certifiés. Sous ce

rapport, il convient de préciser que même le chèque

certifié ne peut pas constituer une garantie de

soumission à la différence du chèque de banque qui

est de la liquidité par excellence. La Commission

d’analyse aurait également dû rejeter les offres de

tous les autres candidats n’ayant pas produit une

garantie bancaire conforme au modèle inséré dans le

DAO.

- le tableau d’analyse des fiches techniques se limite à

indiquer que toutes les offres sont conformes alors

qu’aucun candidat n’a fourni de fiches techniques de

ses produits ; ils se sont tous limités à reproduire in

extenso les spécifications techniques du DAO ; il s’y

ajoute que les offres des deux candidats non

conformes sur le plan administratif ont été admises

pour examen détaillé alors que seules les offres

administrativement conformes auraient dû être

examinées sur le plan de la conformité technique.

- Le contrôle de la conformité technique des offres a

été effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne

sont que la reproduction fidèle des spécifications

techniques du DAO par les soumissionnaires qui ne

donnent aucune indication sur le descriptif des

produits offerts par les candidats pour satisfaire les

besoins exprimés dans le DAO. Les échantillons

requis devraient être utilisés si tant est qu’elles ont été

déposées, pour s’assurer de la qualité des produits.

Notons que le DAO ne définit aucun critère de

qualification des candidats notamment en apportant la

preuve de l’exécution de marchés analogues, leur

qualité de fabricant des fournitures…

- Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport

d’évaluation aucun des candidats n’a remis de

bordereau des prix unitaires ; leurs offres

comprennent le devis quantitatif estimatif qui est

considéré à tort comme bordereau de prix unitaire.

- Les justificatifs de la restitution des chèques déposés

au titre de la garantie de soumission des candidats

évincés ne sont pas classés dans le dossier de marché.





Rapport Final

72

L’information des soumissionnaires non retenus du rejet de

leurs offres est une formalité essentielle de l’achèvement de

la procédure de passation et donne également le point de

départ du délai de recours offert aux candidats contre la,

procédure ou contre le marché. Il est indispensable de se

conformer à l’article 68 du CMP.

L’examen des offres a permis d’identifier que tous les

soumissionnaires ont facturés CINF, incoterm inconnu au

bataillon : le DAO avait requis une facturation CIF. Par

ailleurs, quatre des soumissionnaires ont fait deux offres de

prix selon que le mode de transport est aérien ou maritime. Il

s’y ajoute que le prix de NANJING JIHUA consigné dans le

PVO (1 330 000 USD) est différent de celui repris dans le

rapport d’analyse (1 372 000 USD) qui reprend le montant de

l’offre de ce candidat pour une livraison par la voie

maritime. C’est le montant du devis par la voie maritime qui

a été retenu pour tous les soumissionnaires. La Commission

d’analyse a ainsi eu le choix entre le devis par voie aérienne

et le devis par voie maritime alors qu’elle n’aurait dû avoir

d’option en la matière.

La lettre de soumission de NANJING JIHUA ne donne pas

d’indication sur le prix total de son offre. Nous rappelons

que dans les marchés publics, l’offre est le montant du

marché porté sur la lettre de soumission ; en son absence, il

n’ ya pas d’offre. Le même constat a été fait dans les offres

de tous les autres soumissionnaires.

L’article 6 de cette lettre dite de « Notification de marché »

indique que : « … toutefois le Ministère considère que la

présente notification constitue le début de l’exécution du

marché. La lettre de commande avec d’autres clauses

administratives régissant le marché attend les visas

nécessaires et vous sera transmise incessamment ». Il s’agit

d’une invitation à l’exécution anticipée d’un contrat non

approuvé en violation des dispositions des articles 73, 74, 75

et 76 du CMP.

Nous notons que certains membres de la Commission de

Réception sont également membres de la sous-commission

d’ouverture et de la sous-commission d’analyse en violation

des dispositions du CMP qui interdit aux membres de la

sous-commission d’ouverture de figurer dans la sous-

commission d’analyse et à ces derniers d’être dans la

Commission de Réception.

Recommandations Préciser la date limite de transmission des réponses aux

demandes de clarification. Au besoin envisager le report de


Rapport Final

73

la date d’ouverture des plis.

La facturation dans ce cas spécifique ne peut pas être faite

TTC au vu de la configuration de la liste restreinte des

candidats consultés.

Le règlement de la consultation doit être précis en indiquant

de manière claire la marge de fluctuation au moment de la

signature du contrat et non au moment de l’attribution.

Les bonnes pratiques internationales indiquent

que : « l’Acheteur ou son représentant autorisé aura le droit

d’assister aux essais et / ou aux inspections étant entendu

que l’Acheteur supportera la totalité des frais et dépenses

engagées à cet effet, y compris mais pas exclusivement, tous

les frais de déplacement, de subsistance et d’hébergement ».

Il aurait donc fallu que le dossier d’appel d’offres précise la

durée des missions et les taux officiels appliqués pour les per

diem, afin de permettre aux soumissionnaires de chiffrer ces

dépenses dans leurs offres. Ceci devrait également permettre

d’éviter de discuter des montants de cette rubrique a

posteriori.

Se conformer à l’article 27 du CMP.

Se conformer à l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet

2008.

Lister dans un tableau récapitulatif à annexer au PVO, toutes

les pièces requises dans le DAO pour satisfaire aux exigences

en matière de conformité administrative et veiller à

renseigner ce tableau conformément au contenu des offres.

L’ouverture des plis doit être faite par une sous-commission

d’ouverture désignée par le Président de la Commission de

Passation des Marchés elle-même instituée par le Président

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics du MDNAC.

Le Président de la Commission de Passation des Marchés

désigne également les membres de la sous-commission

d’analyse. Conformément aux dispositions de l’article 19 du

décret 100/123 portant création, organisation et

fonctionnement des CGPM.

Un chèque certifié ne peut pas constituer une garantie de

soumission à la différence du chèque de banque qui est de la

liquidité par excellence.

Seules les offres administrativement conformes doivent être

examinées sur le plan de la conformité technique.


Rapport Final

74

Les échantillons requis doivent être examinés pour s’assurer

de la qualité des produits offerts.

Faire la distinction entre le Bordereau des Prix Unitaires

(BPU) et le cadre du Devis Quantitatif Estimatif (DQE).

Veiller à la traçabilité de la restitution des chèques déposés

au titre de la garantie de soumission des candidats évincés.

Ne pas accepter les chèques certifiés au titre de la garantie de

soumission.

Les lettres d’information des candidats non retenus doivent

être transmises conformément aux dispositions de l’article 68

du CMP. L’information des soumissionnaires non retenus du

rejet de leurs offres est une formalité essentielle de

l’achèvement de la procédure de passation et donne

également le point de départ du délai de recours offert aux

candidats contre la, procédure ou contre le marché.

Etre précis sur les modalités de facturation et ne laisser

aucune marge de manœuvre à la sous-commission d’analyse

sur le choix des devis à comparer.

Veiller à ce que les lettres de soumission soient correctement

renseignées notamment en y indiquant le montant de l’offre.

Faire la distinction entre la notification de l’attribution et la

notification du marché.

Ne pas inciter les attributaires à une exécution anticipée d’un

marché non approuvé ce qui constitue une violation des

dispositions des articles 73, 74, 75 et 76 du CMP.

Les membres de la sous-commission d’analyse ne doivent

pas participer à la réception.


Contractante

Le MDNAC a suivi toutes les procédures de passation

d’un marché restreint et le DAO a été transmis à la DNCMP

pour ANO.

Le MDNAC prend acte de toutes les

recommandations.

Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées dans

notre rapport provisoire sont maintenues.


Rapport Final

75


ACQUISITION DE 12 000 TENUES DE COMBAT




(article 27 du CMP)

Lettre 520/1965/04.12 du 8 octobre 2010


sur la demande

10 novembre 2010 par lettre N° 549/2411/AM/CSF/2010

Date de publication Le dossier ne comprend pas le support de publicité du choix

de la consultation restreinte pour cette acquisition. Il s’agit

d’une exigence de l’article 27 du CMP à laquelle il convient

de se conformer pour donner la latitude à de potentiels

candidats non invités de se manifester et de contester au

besoin les modalités de constitution de la liste restreinte.

Les lettres d’invitation sont datées du 04 mai 2011 et la date

d’ouverture des plis est programmée pour le 17 juin 2011.


offres

17 juin 2011


offres

43 jours

Date d’ouverture des plis 17 juin 2011

Sous-commission d’ouverture et d’analyse désignée par lettre

N°520/1456/04.12 du 15 juin 2011.

Période validité des offres 120 jours dans le DAO mais à l’ouverture le président de la

Commission de Passation des Marchés a précisé que ce délai

est de 90 jours ; il s’agit d’une entorse au principe

d’intangibilité du règlement de la consultation. Les délais de

livraison mentionnés dans les offres sont bien de 120 jours

comme prévu dans le DAO.


FBU

10 000 000


technique

26 avril 2011

Sous-commission d’ouverture et d’analyse désignée par lettre

N°520/1456/04.12 du 15 juin 2011.


Rapport Final

76



la DNCMP sur le procès-


7 juillet 2011 par lettre N°520/CAB/1624/04.12 (d’après

l’ANO de la DNCMP, la demande du MDNAC n’est pas

classée dans le dossier de marché)



d’attribution

17 juillet 2011 par lettre N°549/1126/SM/CSF/2011


d’attribution

Lettre de commande 520/1758/04.12 (source lettre

d’acceptation de la non prise en compte des pénalités)



Non Communiquée



contrat

Non Communiquée



Non formalisée

Date de souscription -

Date d’approbation -


définitive

-

Date d’information des

candidats non retenus et

restitution des garanties de

soumission






Non communiquée



Montant du marché 576 000 USD 808 035 840 FBU

Non conformités

Une disposition du DAO indique que le soumissionnaire

gagnant devra mettre à la disposition de trois personnes tous

les moyens nécessaires à l’accomplissement de la vérification

partielle de la conformité des marchandises dans les usines

de fabrication conformément à la législation burundaise en


Rapport Final

77

vigueur en la matière (ticket d’avion, frais de mission et de

séjour,…). La production d’échantillons au moment de la

soumission, la soumission, l’exigence de fiches techniques

délivrées par des organismes de normalisation, l’évaluation

au regard desdites normes bien identifiées et indiquées dans

le dossier de consultation est préférable à cette clause

susceptible de créer des liens entre l’attributaire et le

personnel de l’Autorité Contractante au détriment des intérêts

de cette dernière. Il s’y ajoute que les bonnes pratiques

internationales indiquent que : « l’Acheteur ou son

représentant autorisé aura le droit d’assister aux essais et / ou

aux inspections étant entendu que l’Acheteur supportera la

totalité des frais et dépenses engagées à cet effet, y compris

mais pas exclusivement, tous les frais de déplacement, de

subsistance et d’hébergement ». Il aurait donc fallu que le

dossier d’appel d’offres précise la durée des missions et les

taux officiels appliqués pour les per diem, afin de permettre

aux soumissionnaires de chiffrer ces dépenses dans leurs

offres. Ceci devrait également permettre d’éviter de discuter

des montants de cette rubrique a posteriori.


de la consultation restreinte pour cette acquisition (secret

défense). Il s’agit d’une exigence de l’article 27 du CMP à

laquelle le MDNAC ne peut pas se conformer en raison du

secret défense.

Le PVO ne donne aucune indication sur la présence ou non

des pièces requises à l’ouverture au regard des dispositions

de l’article 10 du DAO. Le PVO indique que l’analyse sera

effectuée par une sous-commission désignée par le Président

de la Commission d’Ouverture. Il y’a lieu d’être plus précis

sur les termes utilisés. L’ouverture des plis est faite par une

sous-commission d’ouverture désignée par le Président de la

Commission de Passation des Marchés elle-même instituée

par le Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics

du MDNAC. Le Président de la Commission de Passation

des Marchés désigne également les membres de la sous-




dispositions de l’article 19 du décret 100/123 portant

création, organisation et fonctionnement des CGPM.

Le tableau de contrôle de la conformité des pièces

administratives ne donne pas d’indications sur l’identité de

la banque émettrice de la garantie de soumission, ni sur la


Rapport Final

78

date limite de validité desdites garanties ; le tableau doit

lister toutes les pièces requises et mentionner si elles ont été

fournies ou pas fournies, leurs dates limite de validité…Par

ailleurs les fiches techniques des produits ont été requises et

aucun des candidats n’a produit de fiche technique

contrairement à ce qui est mentionné dans le PVO. Une fiche

technique d’un produit comprend : l’identification du produit

(photo par exemple), la marque, le modèle, la référence,

l’origine de fabrication, les informations techniques sur le

produit (taille, poids, pointure, les couleurs, la forme, la

composition, le conditionnement….), les informations

commerciales (garanties, services liés au produit,

livraisons…), l’image de marque, la notoriété, les références

commerciales…

Le contrôle de la conformité technique des offres a été

effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne sont que

la reproduction fidèle des spécifications techniques du

DAO par les soumissionnaires qui ne donnent aucune

indication sur le descriptif des produits offerts par les

candidats pour satisfaire les besoins exprimés dans le DAO.

Des échantillons n’ont pas été requis pour s’assurer de la

qualité des produits alors que pour ce type de fournitures

lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO ne définit

aucun critère de qualification des candidats notamment en

apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues,

leur qualité de fabricant des fournitures…

Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport

d’évaluation aucun des candidats n’a remis de bordereau des

prix unitaires ; leurs offres comprennent le devis quantitatif

estimatif qui est considéré à tort comme bordereau de prix

unitaire.

Les copies des attestations de mainlevée des garanties de

soumission des candidats évincés.




Recommandations Voir fiche ci-avant


Contractante

Le MDNAC a demandé et a bel et bien reçu les

autorisations préalables auprès de la DNCMP.


recommandations comme indiquées ci – haut.


Rapport Final

79



EXERCICE 2012


ACQUISITION D’EFFETS D’HABILLEMENT

30 000 BERETS ET 90 000 CHAUSSETTES


demande d’autorisation de passer

un marché par AOR (article 27 du

CMP)

Lettre 520/1138/04.12 du 9 mai 2011

Date d’ANO de la DNCMP sur la

demande

13 mai 2011 par lettre N° 549/661/AM/CSF/2011

Date de publication Le dossier ne comprend pas le support de publicité du

choix de la consultation restreinte pour cette

acquisition. Il s’agit d’une exigence de l’article 27 du

CMP à laquelle il convient de se conformer pour

donner la latitude à de potentiels candidats non invités

de se manifester et de contester au besoin les

modalités de constitution de la liste restreinte.

Les lettres d’invitation sont datées du 20 juillet 2011

et la date d’ouverture des plis est programmée pour le

23 août 2011.

Date limite de dépôt des offres 23 août 2011


Date d’ouverture des plis 23 août 2011

Commission d’ouverture et d’analyse désignée par

lettre N°520/2063/04.12 du 18 août 2011.

Période validité des offres 90 jours.

Garantie de soumission FBU 5 000 000.

Date de l’évaluation technique 26 avril 2011

Commission d’ouverture et d’analyse désignée par

lettre N°520/2063/04.12 du 18 août 2011.


Rapport Final

80



DNCMP sur le procès-verbal

d’attribution

7 juillet 2011 par lettre N°520/CAB/1624/04.12

(d’après l’ANO de la DNCMP, la demande du

MDNAC n’est pas classée dans le dossier de marché)


procès-verbal d’attribution

17 juillet 2011 par lettre N°549/1126/SM/CSF/2011

Date de notification d’attribution Lettre de commande 520/1758/04.12 (source lettre

d’acceptation de la non prise en compte des pénalités)



Non Communiquée


DNCMP sur le projet de contrat

Non Communiquée


projet de contrat

Non formalisée



Date de notification définitive -

Date d’information des candidats

non retenus et de restitution des

garanties de soumission

Les lettres d’information des candidats non retenus ne

sont pas classées ; ces lettres doivent être transmises

conformément aux dispositions de l’article 68 du

CMP.



Non communiquée



Montant du marché 1 567 308 309 FBU

Examen de l’exécution du marché

et du contrat

Le 13 novembre 2012 l’attributaire a saisi le MDNAC

pour demander la non application des pénalités de

retard en raison du non paiement de l’avance de

démarrage et de la non transmission d’éléments

demandés pour entamer la confection (éléments non

précisés dans la lettre) ; le 10 décembre 2012, le

MDNAC a accédé à la requête de l’attributaire jugeant


Rapport Final

81

les raisons invoquées fondées..

Aucun élément portant réception effective des

équipements militaires ne figure dans le dossier de

marché.

Règlement Aucune pièce de règlement n’est classée dans le

dossier de marché.

Non conformités

Une disposition du DAO (article 11) indique que le

soumissionnaire gagnant devra mettre à la disposition

de trois personnes tous les moyens nécessaires à

l’accomplissement de la vérification partielle de la

conformité des marchandises dans les usines de

fabrication conformément à la législation burundaise

en vigueur en la matière (ticket d’avion, frais de

mission et de séjour,…). La production d’échantillons

au moment de la soumission, l’exigence de fiches

techniques délivrées par des organismes de

normalisation, l’évaluation au regard desdites normes

bien identifiées et indiquées dans le dossier de

consultation est préférable à cette clause. Il s’ ajoute

que les bonnes pratiques internationales indiquent

que : « l’Acheteur ou son représentant autorisé aura le

droit d’assister aux essais et / ou aux inspections étant

entendu que l’Acheteur supportera la totalité des frais

et dépenses engagées à cet effet, y compris mais pas

exclusivement, tous les frais de déplacement, de

subsistance et d’hébergement ». .

Le dossier ne comprend pas le support de publicité du

choix de la consultation restreinte pour cette

acquisition (secret défense). Il s’agit d’une exigence

de l’article 27 du CMP à laquelle le MDNAC ne peut

pas se conformer en raison du secret défense.

Le PVO ne donne aucune indication sur la présence ou

non des pièces requises à l’ouverture au regard des

dispositions de l’article 10 du DAO. Le PVO indique

que l’analyse sera effectuée par une sous-commission

désignée par le Président de la Commission

d’Ouverture. Il y’a lieu d’être plus précis sur les

termes utilisés. L’ouverture des plis est faite par une

sous-commission d’ouverture désignée par le

Président de la Commission de Passation des Marchés

elle-même instituée par le Président de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics du MDNAC. Le


Rapport Final

82

Président de la Commission de Passation des Marchés

désigne également les membres de la sous-




dispositions du décret 100/123 portant création,

organisation et fonctionnement des CGPM.

Le tableau de contrôle de la conformité des pièces

administratives ne donne pas d’indications sur

l’identité de la banque émettrice de la garantie de

soumission, ni sur la date limite de validité desdites

garanties ; le tableau doit lister toutes les pièces

requises et mentionner si elles ont été fournies ou pas

fournies, leurs dates limite de validité…Par ailleurs les

fiches techniques des produits ont été requises et

aucun des candidats n’a produit de fiche technique

contrairement à ce qui est mentionné dans le PVO.

Une fiche technique d’un produit comprend :

l’identification du produit (photo par exemple), la

marque, le modèle, la référence, l’origine de

fabrication, les informations techniques sur le produit

(taille, poids, pointure, les couleurs, la forme, la

composition, le conditionnement….), les informations

commerciales (garanties, services liés au produit,

livraisons…), l’image de marque, la notoriété, les

références commerciales…


effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne

sont que la reproduction fidèle des spécifications

techniques du DAO par les soumissionnaires qui ne

donnent aucune indication sur le descriptif des

produits offerts par les candidats pour satisfaire les

besoins exprimés dans le DAO. Des échantillons n’ont

pas été requis pour s’assurer de la qualité des produits

alors que pour ce type de fournitures lesdits

échantillons doivent être requis ; le DAO ne définit

aucun critère de qualification des candidats

notamment en apportant la preuve de l’exécution de

marchés analogues, leur qualité de fabricant des

fournitures…


d’évaluation aucun des candidats n’a remis de

bordereau des prix unitaires ; leurs offres comprennent

le devis quantitatif estimatif qui est considéré à tort

comme bordereau de prix unitaire.


Rapport Final

83

Les copies des attestations de mainlevée des garanties

de soumission des candidats évincés.

Les lettres d’information des candidats non retenus ne

sont pas classées ; ces lettres doivent être transmises

conformément aux dispositions de l’article 68 du

CMP.

Recommandations Voir ci-avant


Contractante

Le dossier a suivi le cours normal malgré les

irrégularités non substantielles relevées par l’auditeur.





Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées

dans notre rapport provisoire sont maintenues.


Rapport Final

84

APPEL D’OFFRES RESTREINT DNCMP/52/F/2012 - ACQUISITION

D’EQUIPEMENTS MILITAIRES

LOT N°1 : 25 000 TENUES DE COMBAT ET 30 000 BERETS - LOT N°2 : 90 000

CHAUSSETTES ET 2 000 CHAUSSURES « MOLIERES » - LOT N° 3 : 30 000

COUVERTURES - LOT N°4 : 34 000 METRES DE TISSU POUR TENUES DE

TRAVAIL (ETAT MAJOR, MARINE, AVIATION) ET 14 000 CEINTURONS




(article 27 du CMP)

Lettre 520/222/04.12 du 2 février 2012 et N°520/262/04.12

du 3 février 2012 (informations tirées de la réponse de la

DNCMP la requête n’étant pas classée dans le dossier de

marché qui nous a été remis)


sur la demande

10 février 2012 par lettre N° 549/208/DM/CSF/2012


offres

20 mars 2012


offres

28 jours

Date d’ouverture des plis 20 mars 2012

Une commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution est

désignée par lettre N°520/784/04.12 du 16 mars 2012.

Notons que la règlementation interdit qu’un membre de la

sous-commission d’ouverture participe à l’analyse et qu’un

membre de la sous-commission d’analyse participe à la

réception.

Période validité des offres 90 jours

Garantie de soumission Lot N°1 : 5 000 000 Lot N°2 : 3 000 000 Lot N°3 :

3 000 000 Lot N°4 : 2 000 000


technique

20 mars 2012

La commission désignée par lettre N°520/784/04.12 du 16

mars 2012 a effectuée les opérations d’analyse en violation

du CMP.

Date d’attribution 20 mars 2012


Rapport Final

85



d’attribution

Lettre N° 520/870/04.12 du 27 mars 2012



d’attribution

3 avril 2012 par lettre N° 549/529/AM/CSF/2012


d’attribution

4 avril 2012

La lettre N° 520/DGAG/069/04.12 est intitulée "Notification

de marché » alors il s’agit plutôt de la notification de

l’attribution provisoire ; il y’a lieu d’utiliser les termes

appropriés à chaque stade de la procédure. Un marché n’est

notifié qu’une fois approuvé par l’Autorité d’approbation.



Non publiée



contrat

9 avril 2012 par lettre N°520/CAB/1003/04.12



Non formalisée

Date de souscription 5 avril 2012

Date d’approbation 5 avril 2012


définitive

La lettre de marché est datée du 9 avril 2012.




soumission



conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP. Il

s’agit d’une formalité essentielle de l’achèvement de la

procédure de passation et détermine la date de départ du délai

de recours éventuels des candidats contre la procédure.



Non publiée

Délai d’exécution 90 jours


Montant du marché 3 564 900 USD 5 523 773 995 FBU


Rapport Final

86

Examen du rapport

d’analyse et de la

proposition d’attribution

Les quatre lots ont été attribués au soumissionnaire Nanjing

Jihua en raison du désistement de Micko Limited signifié à

l’Autorité Contractante le 21 mars 2012 au lendemain de

l’ouverture des offres.

Sous ce rapport, il convient de préciser que le candidat reste

engagé par son offre pendant la durée convenue dans le DAO

et dans sa lettre d’engagement. Le retrait d’une offre n’est

acceptable qu’avant la date limite de dépôt et d’ouverture des

offres. Dès lors que le candidat a déposé une offre qui a été

ouverte, il ne peut plus la retirer ; une des dispositions de la

lettre d’engagement stipule : « notre offre demeurera valide

pendant une période de 90 jours à compter de la date limite

fixée pour la remise des offres dans le dossier d’appel

d’offres… ». La sous-commission d’analyse devait par

conséquent proposer l’attribution sans tenir compte de la

lettre de désistement.

L’examen des offres a permis de noter des similitudes laissant

entrevoir que les offres des trois candidats proviennent de la même

source ou de sources liées d’où une incertitude sur la transparence

de la procédure.

Le contrôle de la conformité technique des offres a été effectué sur

la base de « fiches techniques » qui ne sont que la reproduction

fidèle des spécifications techniques du DAO par les

soumissionnaires qui ne donnent aucune indication sur le descriptif

des produits offerts par les candidats pour satisfaire les besoins

exprimés dans le DAO. Des échantillons n’ont pas été requis pour

s’assurer de la qualité des produits alors que pour ce type de

fournitures lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO ne

définit aucun critère de qualification des candidats notamment en

apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues, leur

qualité de fabricant des fournitures…

Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport d’évaluation

aucun des candidats n’a remis de bordereau des prix unitaires ;

leurs offres comprennent le devis quantitatif estimatif qui est

considéré à tort comme bordereau de prix unitaire.

Les copies des garanties de soumission ne sont pas classées dans le

dossier de marché de même que attestations de mainlevée des

garanties de soumission des candidats évincés.

Il est indiqué dans l’ANO de la DNCMP sur la proposition

d’attribution tout comme dans le procès verbal d’attribution

que le soumissionnaire ayant écrit une lettre de désistement

devra être sanctionné conformément à la loi. En fait, la

Commission de Passation des Marchés aurait dû proposer

l’attribution, constater la non acceptation, retenir la garantie

de soumission, faire un rapport circonstancié au CRD de


Rapport Final

87

l’ARMP qui est habilité à prendre des sanctions.




Non conformités


de la consultation restreinte pour cette acquisition. Il s’agit

d’une exigence de l’article 27 du CMP à laquelle il convient

de se conformer pour donner la latitude à de potentiels

candidats non invités de se manifester et de contester au

besoin les modalités de constitution de la liste restreinte.

Une commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution est

désignée par lettre N°520/784/04.12 du 16 mars 2012.

Notons que la règlementation interdit qu’un membre de la

sous-commission d’ouverture ne participe à l’analyse et

qu’un membre de la sous-commission d’analyse ne participe

à la réception.

Les quatre lots ont été attribués au soumissionnaire Nanjing

Jihua en raison du désistement de Micko Limited signifié à

l’Autorité Contractante le 21 mars 2012 au lendemain de

l’ouverture des offres.

Sous ce rapport, il convient de préciser que le candidat reste

engagé par son offre pendant la durée convenue dans le DAO

et dans sa lettre d’engagement. Le retrait d’une offre n’est

acceptable qu’avant la date limite de dépôt et d’ouverture des

offres. Dès lors que le candidat a déposé une offre qui a été

ouverte, il ne peut plus la retirer ; une des dispositions de la

lettre d’engagement stipule : « notre offre demeurera valide

pendant une période de 90 jours à compter de la date limite

fixée pour la remise des offres dans le dossier d’appel

d’offres… ». La sous-commission d’analyse devait par

conséquent proposer l’attribution sans tenir compte de la

lettre de désistement.

L’examen des offres a permis de noter des similitudes

laissant entrevoir que les offres des trois candidats

proviennent de la même source ou de sources liées d’où une

incertitude sur la transparence de la procédure.


effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne sont que

la reproduction fidèle des spécifications techniques du

DAO par les soumissionnaires qui ne donnent aucune


Rapport Final

88

indication sur le descriptif des produits offerts par les

candidats pour satisfaire les besoins exprimés dans le DAO.

Des échantillons n’ont pas été requis pour s’assurer de la

qualité des produits alors que pour ce type de fournitures

lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO ne définit

aucun critère de qualification des candidats notamment en

apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues,

leur qualité de fabricant des fournitures…


d’évaluation aucun des candidats n’a remis de bordereau des

prix unitaires ; leurs offres comprennent le devis quantitatif

estimatif qui est considéré à tort comme bordereau de prix

unitaire.

Les copies des garanties de soumission ne sont pas classées

dans le dossier de marché de même que attestations de

mainlevée des garanties de soumission des candidats évincés.




L’accusé de réception requis dans l’article 8 de la lettre de

marché n’est pas classé. Cet article 8 indique que ledit

accusé de réception peut avoir des observations éventuelles.

Nous précisons que dès lors que la lettre de marché est

souscrite par l’attributaire, signée par la PRMP et approuvée

par l’Autorité d’approbation, le titulaire n’a plus à formuler

d’observations sur son contenu sauf dans la perspective d’un

avenant.

Recommandations Voir ci-avant


Contractante

Le MDNAC prend acte de toutes les recommandations.




Rapport Final

89

4.3.4 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES OUVERTS

EXERCICE 2011

AOON N° DNCMP/352/F/2010 Fourniture de combustibles

Date de transmission du DAO

N° DNCMP/352/F/2010 de

Non classée dans le dossier


le DAO

Non formalisée

Date de publication 24 décembre 2010

Date limite de dépôt des offres 27 janvier 2011


Date d’ouverture des plis 27 janvier 2011 reportée au 15 février 2011 puis au 29

mars 2011


Date de l’évaluation technique -




d’attribution

11 avril 2011



15 avril 2011


d’attribution

20 avril 2011 (non transmise)



-


DNCMP sur le projet de contrat

27 mai 2011 et 1er

juin 2011 pour tous les lots

Lots 4 et 5 : 04 juillet 2011


Rapport Final

90


le projet de contrat

14 juillet 2011



Date de notification définitive Lots 1, 2, 3 et 6 : 24 mai 2011

Lots 4 et 5 : 30 juin 2011


candidats non retenus et

restitution des garanties de

soumission

-



-

Délai d’exécution Lots 2, 3 et 6 : 8 mois à compter du 1er

mai 2011

jusqu’au 31 décembre 2011


Attributaires COODLP Lot

1

1 154 784 000 FBU TVAC

ONATOUR Lot

2

815 880 000 FBU TVAC

Lot

3

607 795 200 FBU TVAC

Lot

6

603 955 200 FBU TVAC

BRICOOP Lot

4

822 155 520 FBU TVAC

Lot

5

873 239 040 FBU TVAC

Montant total du marché en

FBU

4 877 808 960 FBU TVAC

Avis d’appel d’offres AAO N° 520/DGAG/.418/04.12

Addendum à l’AAO N° 520/DGAG/.418/04.12 :

14/01/11

25/01/11 : Lettre de report de la date d’ouverture des


Rapport Final

91

offres prévue le 27/01/11 reportée au 15/02/2011.

Notification et publicité de


Lettres de notification d’attribution du 20/04/11 non

transmises

Lettre du MDNAC aux attributaires du 23/05/11 pour

changement du délai d’exécution à 8 mois à compter du

1er

mai 2011 jusqu’au 31 décembre 2011. Les quantités

sont ramenées à 6 924 720 Kgs pour ONATOUR et

3 138 000 Kgs pour COODLP.

Lettre du 24/05/11 d’ONATOUR, qui demande l’octroi

de l’acompte conformément à la notification du marché

suite à des problèmes de trésorerie qu’elle rencontre.

Publicité de l’attribution

définitive

Notification de l’attribution

définitive

Non publiée

Non conformités

La lettre de demande d’ANO du MDNAC et l’ANO de

la DNCMP sur le DAO n’ont pas été joints au dossier.

L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne

comporte pas la plupart des mentions obligatoires telles

que stipulées à l’article 44 du CMP à savoir la

qualification des candidats, les critères d’évaluation des

offres exprimés en termes monétaires, le délai pendant

lequel les candidats restent engagés par leurs offres, les

conditions auxquelles doivent répondre les offres,

notamment le montant de la caution de soumission. Ces

informations doivent être portées à la connaissance des

candidats potentiels pour leur permette de savoir s’ils

sont en mesure de participer à l’appel d’offres ou pas.

Son support de publicité n’a pas été mis à notre

disposition.

Cette procédure d’appel d’offres est entachée de

plusieurs irrégularités :

o l’appel d’offres a été lancé pour régulariser une

exécution anticipée d’opérations déjà confiées aux

fournisseurs ayant exécuté le marché antérieur de 2010,

o une offre irrecevable au regard des exigences relatives


Rapport Final

92

aux justifications et informations à fournir au titre de la

conformité administrative a été admise pour examen

détaillé (attestation de non redevabilité délivrée par

l’OBR non transmise), nous rappelons que la lettre de

dérogation signée par le chef de cabinet du ministre des

finances ne peut pas faire office et venir en

remplacement de cette attestation ; cette irrégularité a été

entérinée par la DNCMP à travers son avis de non

objection N° 549/468/SM/CSF/2011 du 15 avril 2011.

Le procès verbal d’ouverture indique que cinq

entreprises avaient acheté le DAO mais n’en a énuméré

que quatre.

Dans le rapport d’analyse, nous avons constaté que les

pièces administratives (garantie de soumission,

attestations OBR et INSS…) requises n’ont pas été

détaillées pour procéder à la vérification de leur

conformité notamment leur durée de validité, la

commission s’est contentée de marquer la mention

« OK » sur chaque lot. D’ailleurs, sur ce même tableau,

la commission a omis de mentionner le lot 3 alors

qu’elle déclare par la suite que toutes les offres sont

conformes et sont acceptées pour l’analyse financière. Il

s’y ajoute que ce rapport d’analyse ne relate pas

l’analyse financière des offres qui a été effectuée. Ceci

n’a été retracé que dans le procès verbal d’attribution.

A l’ouverture des plis, d’une part, la commission a

soulevé le point sur le report successif de la date

d’ouverture des offres qui était dû à la question de

l’ONATOUR. En effet, le Ministre des Finances avait

adressé une demande de dérogation aux autorités

concernées (ARMP, DNCMP…) pour l’ONATOUR,

lettre qui a été considérée comme la dérogation en tant

que telle alors qu’il n’est pas possible de déroger à une

loi par une simple lettre, ceci constitue un acte de

prévarication.

D’autre part, l’entreprise SERAP a émis des

observations dans ce même PV en soulignant qu’elle n’a

pas été avisée à temps pour le report de la date

d’ouverture des plis du 29 mars 2011 alors que la lettre

de report est datée du 16 mars 2011, cette lettre ne


Rapport Final

93

portant pas l’accusé de réception de cette entreprise,

nous n’avons pas l’assurance qu’elle l’a reçue à temps

ou non. De plus, nous jugeons non équitable le fait que

la date d’ouverture des plis soit reportée pour régler le

cas de l’ONATOUR alors que les pièces administratives

de SETRAP ne puissent pas être acceptées car étant

expirées à cause de ces nombreux reports. Nous

estimons qu’un délai supplémentaire aurait pu être

accordé à ce soumissionnaire pour transmettre ces pièces

en bonne et due forme car la faute ne lui est pas

imputable, d’autant plus qu’ONATOUR n’avait pas

fourni l’attestation de redevabilité de l’OBR mais son

offre a été tout de même acceptée, ceci constitue une

entrave aux trois principes de la passation des marchés

publics à savoir l’égalité de traitement des candidats, le

libre accès à la commande publique et la transparence de

la procédure.

Le rapport d’évaluation et le procès verbal d’attribution

ne sont pas datés.

Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des

membres des sous commissions d’ouverture et

d’analyse. Une commission de passation des marchés a

été formellement nommée et les mêmes membres de

cette commission ont procédé aux opérations

d’ouverture et d’analyse des offres en violation de

l’article 19 du décret N° 100/123 du juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement de la CGMP.

La commission de réception comprend également quatre

des membres de cette commission de passation des

marchés, ceux qui réceptionnent ne peuvent pas être les

mêmes que ceux qui sont intervenus durant toute la

procédure de passation, ils doivent être indépendants.

Les lettres de notification d’attribution du marché (20

avril 2011) auxquelles fait référence le MDNAC dans sa

lettre du 23 mai 2011 adressée aux attributaires du

marché et qui ont porté sur le délai d’exécution du

marché qui a été modifié par cette lettre du 23 mai 2011

n’ont pas été versées au dossier.

Dans cette lettre, le MDNAC demande aux prestataires

de continuer les livraisons en attendant la signature du


Rapport Final

94

contrat, incitant ces derniers à une exécution anticipée

des contrats en violation des articles 75 et 76 du CMP.

Ces lettres mentionnent à l’occasion que les quantités

des combustibles des lots gagnés par les

soumissionnaires ONATOUR et COODLP ont été revus

à la baisse, cependant, n’étant pas en possession du

DAO, nous n’avons pas l’assurance que des marges de

fluctuation avaient été prévues dans ce dernier. Les

lettres d’information des candidats non retenus du rejet

de leurs offres n’ont pas été classées dans le dossier en

violation de l’article 68 du CMP.

Les supports de publicité des avis d’attribution

provisoire et définitive n’ont pas été versés dans le

dossier en violation des articles 68 et 76 du CMP.

L’ANO de la DNCMP sur le contrat n’a pas été non plus

joint au dossier en violation des articles 72 et 73 du

CMP.

Les contrats des trois prestataires qui nous ont été

transmis sont signés et approuvés par les autorités

compétentes notamment le Ministre des Finances mais

ne sont pas datés.

Aucun document lié à l’exécution (factures, bons de

commandes, bordereaux d’expédition, garantie de bonne

exécution…) et au règlement (chèque, ordre de virement

ou bon d’engagement) n’a été joint au dossier pour

attester de l’effectivité des prestations.

Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des

documents pour une bonne tenue des dossiers de

marchés.

Se conformer aux dispositions de l’article 44 du CMP

sur le contenu de l’avis d’appel d’offres.

Eviter la régularisation notamment l’exécution anticipée

des marchés.

Veiller au respect des trois principes qui régissent la

passation des marchés publics à savoir le livre accès à la

commande publique, l’égalité de traitement des

candidats et la transparence des procédures.


Rapport Final

95

Etablir dans le procès verbal d’ouverture un tableau

détaillé et précis sur la vérification des pièces

administratives y compris leur durée de validité.

Veiller à procéder à une évaluation des offres techniques

détaillée en bonne et due forme.

Veiller à ce que les dérogations faites soient basées sur

un texte réglementaire bien précis.

Dater les procès verbaux.

Veiller au respect de l’article 19 du décret 100/123 du 11

juillet 2008 sur les sous commissions d’ouverture et

d’analyse des marchés.

Prévoir au DAO une clause relative à la marge de

fluctuation des quantités à commander.

Se conformer aux dispositions des articles 68, 72, 73 et

76 du CMP.


Contractante

Le MDNAC prend acte des recommandations

émises mais souligne que leur prise en compte serait

effective par application d’un code défense et sécurité

tenant compte des particularités des corps de défense et

de sécurité, ce qui n’exclut ni les contrôles à priori ou à

postériori ni le respect des principes généraux de

transparence, de libre accès à la commande publique et

d’égalité de traitement des candidats en concurrence.

Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées

dans notre rapport provisoire sont maintenues.


Rapport Final

96

AOON N° DNCMP/363/F/2011

ACHAT DE CARBURANT

Marché de base Avenant N°1 Objet de la

LCN° 520/721/04.12 à la

LC N° 520/809/04.12

Date de transmission du

DAO N° 363/F/2011 de

Janvier 2011

- -

Date d’ANO de la DCMP

sur le DAO

- -

Date de publication 10 janvier 2011 N/A


offres

10 février 2011 N/A


offres

30 jours N/A

Date d’ouverture des plis 10 février 2011 N/A

Période validité des offres 90 jours N/A

Date d’attribution Analyse et attribution

condensées

Date de l’attestation

d’existence de crédits

- -



d’attribution

03 mars 2011 -



d’attribution

08 mars 2011 -


d’attribution

- -


Rapport Final

97



- -



contrat

15 mars 2011 Transmission de l’avenant à

la DNCMP le 13 mars 2012

pour demande de visa



- ANO sur l’avenant DNCMP

N° 549/333/NC/CS/2012 du

29 février 2012

Date de souscription 22 mars 13 mars 2012

Date d’approbation 22 mars 2011 par le

MDNAC et le Ministre des

Finances

13 mars 2012

Date d’immatriculation N/A N/A


définitive

23 mars 2011 13 mars 2012 (date de la

lettre de marché ; il n’y a pas

de lettre formelle de

notification de l’avenant

Date d’enregistrement du

contrat

- Non enregistré




soumission

- N/A



- N/A

Délai d’exécution 90 jours -

Garantie de soumission Lot 1 : 10 000 000 FBU

Lot 2 : 1 000 000 FBU

-

Garantie de bonne

exécution

Non Constituée Non Constituée bien que

prévue dans la clause VII du

contrat.

Attributaire Niyokindi Didier Niyokindi Didier

Montant du marché en FBU 3 323 300 000 439 319 850

Notification et publicité de -


Rapport Final

98



définitive


définitive

-

Non conformités

Il est indiqué au point D.8 de l’avis d’appel d’offres que

« Toute personne intéressée par l’appel d’offres devra

acheter le DAO à retirer sur présentation d’un bordereau de

versement d’un montant de 25 000 FBU à verser sur le

compte ouvert à la BRB au nom de l’ARMP et d’un

bordereau de versement de 25 000 FBU à verser sur le

compte de la BRB au nom de l’Ordonnateur Trésorier du

Burundi (OTBU) ». A l’examen des quatre bordereaux de

versement, nous avons noté que la totalité de la somme de

50 000 FBU a été versée au compte de l’OTBU et non en

deux versements séparés comme indiqué ci-avant.

Une incohérence est notée concernant le délai d’exécution

mentionné dans l’avis d’appel d’offres et le contrat qui est de

90 jours au maximum alors que l’article 2 du RPAO indique

que le soumissionnaire retenu doit livrer les fournitures dans

un délai de 30 jours à compter de la date de notification de

l’entrée en vigueur du marché.

La lettre de demande d’ANO du MDNAC et l’ANO de la

DNCMP sur le DAO n’ont pas été joints au dossier.

L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne comporte

pas la plupart des mentions obligatoires tel stipulé à l’article

44 du CMP à savoir la qualification des candidats, les critères

d’évaluation des offres exprimés en termes monétaires, le

délai pendant lequel les candidats restent engagés par leurs

offres, les conditions auxquelles doivent répondre les offres,



candidats potentiels pour leur permette de savoir s’ils sont en

mesure de participer à l’appel d’offres ou pas. Son support de

publicité n’a pas été mis à notre disposition.

L’article 34 du RPAO stipule que l’attributaire fournira une

GBE dans les 28 jours qui suivent la réception de la lettre de

marché. Il convient de noter que la garantie de bonne


Rapport Final

99

exécution ne peut être demandée au Garant que sur la base

d’un marché dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce

qui n’est pas le cas du marché soumis à l’attributaire pour

signature.

Il est indiqué au point E des DPAO que « les quantités


selon la capacité financière du maître de l’ouvrage ». Il aurait

fallu que l’AC précise et fixe les marges de fluctuation de la

masse des fournitures.

Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des

membres des sous commissions d’ouverture et d’analyse.

Une commission de passation des marchés a été

formellement nommée et les mêmes membres de cette

commission ont procédé aux opérations d’ouverture et

d’analyse des offres en violation de l’article 19 du décret N°

100/123 du juillet 2008 portant création, organisation et

fonctionnement de la CGMP.

L’article 34 du RPAO relatif à la caution de bonne exécution

indique un délai de constitution de la GBE de 28 jours après

la notification du marché donc il vient en contradiction avec

le point G des DPAO qui précise que l’attributaire fournira

une GBE dans les 10 jours qui suivent la notification du

marché. Ces deux articles ne sont pas conformes à l’article

97 du CMP.

Le procès verbal de réception du 06 juin 2011 indique que

465 000 litres de gasoil et 40 000 litres d’essence ont été

réceptionnés le 1er

juin 2011, procès verbal qui a été signé

par tous les membres de la commission de réception et le

fournisseur.

Cependant, nous avons noté en fin de procès verbal, des

annotations des membres de la commission désignés pour

représenter la DNCMP à la réception, qui précisent en détail

le nombre de litres de carburant qui a été livré à différents

endroits qui s’élève à 120 000 litres mais une erreur a été

commise sur la quantité totale mentionnée par ces

contrôleurs qui ont avancé un nombre total de 140 000 litres

en lieu et place des 120 000 litres. Ces membres de la

DNCMP rajoutent qu’ils n’ont été présents que lors de la

livraison des 140 000 litres avec les bordereaux à l’appui, le


Rapport Final

100

reste a été réceptionné par la commission de réception en

l’absence de la DNCMP. Par conséquent, nous n’avons pas

l’assurance que la totalité des 465 000 litres a été

effectivement réceptionnée tel indiqué dans le procès verbal

de réception.

La lettre de notification d’attribution provisoire et les lettres

d’information des candidats non retenus du rejet de leurs

offres n’ont pas été classées dans le dossier en violation de

l’article 68 du CMP.

Les supports de publicité des avis d’attribution provisoire et

définitive n’ont pas été versés dans le dossier en violation des

articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la DNCMP sur le

contrat n’a pas été non plus joint au dossier de marché.

Le marché a été justifié à hauteur 2 722 695 950 FBU suivant

les factures classées dans le dossier, les quantités livrées sont

au nombre total de 80 000 litres pour l’essence et 230 000

litres de gasoil selon les bordereaux d’expédition joints au

dossier, ceci ne reflète pas les informations inscrites dans le

PV de réception du 06 juin 2011 qui indique que 465 000

litres de gasoil et 40 000 litres d’essence ont été réceptionnés

par la commission de réception et qu’il restait 1 535 000

litres de gasoil et 60 000 litres d’essence à livrer. Les

justificatifs du carburant restant à livrer n’ont pas versés au

dossier.

AVENANT

Le rapport de la commission d’analyse du réajustement de

prix est daté du 23 mars 2011 soit un jour après la signature

de l’avenant par l’attributaire. Ce second rapport fait suite

aux observations formulées par la DNCMP sur la méthode de

calcul utilisée pour déterminer le montant de l’ajustement à

opérer.

Cette révision de prix quoique justifiable au regard de la

nature des produits pétroliers qui subissent les aléas du

marché international n’en constitue pas moins une violation

des dispositions de l’article 106 du Code des Marchés

Publics car : « …les conditions de révision des prix doivent

être expressément prévues par le marché en vertu d’une

clause de révision du prix stipulée au marché par application

des indices de prix officiels nationaux… ». Nous notons sous

ce rapport que l’article 1 de la lettre de commande stipule


Rapport Final

101

que le marché est à prix ferme non actualisable et non

révisable sauf en cas de changement officiel de la structure

des prix….. Cette clause aurait dû être corrigée dans le DAO

et/ou lors de la revue du contrat par la DNCMP notamment

en y rajoutant la formule de révision des prix car les

modalités de détermination de l’ajustement doivent être

clairement indiquées dans le règlement de la consultation.

Ainsi, l’absence de formule de révision de prix a entrainé les

errements de la Commission de Passation des Marchés pour

la détermination du montant de l’ajustement opéré. En

somme, il s’agit d’un avenant non conforme à la loi qui porte

sur un montant de 439 319 850 FBU en lieu de place des

619 284 900 FBU initialement calculés sur la base du prix

CIF de soumission en lieu et place du prix CIF majoré de la

TVA mais hors droits d’accises et sur les quantités non

encore livrées. Nous rappelons au passage que le marché à

prix ferme est actualisable entre la date est actualisable entre

la date limite de validité de l’offre et la date de notification

du marché. Il y’a lieu de veiller à corriger les clauses

interdisant l’actualisation des marchés.

Par ailleurs, les ajustements de prix résultant de l’application

de la révision de prix prévue au contrat ne donnent pas lieu à

la conclusion d’un avenant (article 108 d) du CMP).

Recommandations Révision de prix.

La formule de révision des prix doit être insérée au contrat

dans une clause explicite indiquant la date d’établissement du

prix initial de référence (Prix CIF fors droits d’accise mais

TVA comprise à la date de soumission et non à la date de

signature du contrat comme le suggère la DNCMP), la base

de calcul de la révision qui doit être le volume non encore

livré à la date de modification de la structure officielle des

prix du carburant indiquée par ordonnance ministérielle


Contractante

Le MDNAC a respecté les procédures de passation et

d’exécution du marché de base à l’ exception des délais de

livraison prorogés par manque des PCL à capacité suffisante

pour stocker toute la quantité demandée.

Le MDNAC va désormais insérer la formule de

révision des prix au DAO, ce qui lui permettra de respecter le

taux maximal des avenants autorisés pour chaque exercice

budgétaire.



Rapport Final

102


AOOI N° DNCMP/68/F/2011

FOURNITURE DE L’HUILE DE PALME INDUSTRIELLE (806 398 LITRES)

Date de transmission du

DAO N° 68/F/2011 de

Février 2011

-


sur le DAO

-

Date de publication 21 février 2011


offres

22 mars 2011


offres

28 jours

Date d’ouverture des plis 30 mars 2011



technique

05 avril 2011

Date d’attribution PV non daté



-



d’attribution

11 avril 2011



15 avril 2011


Rapport Final

103

d’attribution


d’attribution

20 avril 2011



-



-


Date d’approbation 28 avril 2011 par le Ministre de la DNAC et le Ministre des

Finances



définitive

04 mai 2011


contrat

-




soumission

-


l’avis d’attribution

définitive

-

Délai d’exécution Une année calendaire (10 mois) à partir de la date de

signature du contrat

Garantie de soumission Lot N° 1 1 RM 4 000 000

Lot N° 2 2 RM 1 500 000

Lot N° 3 3 RM 1 000 000

Lot N° 4 4 RM 1 000 000

Lot N° 5 5 RM 1 500 000

Attributaire HPB

Montant du marché en

FBU

1 981 033 272 FBU TVAC

Notification et publicité de


Notification d’attribution provisoire le 20/04/11

Pas d’avis d’attribution provisoire


Rapport Final

104


définitive


définitive

Notification définitive le 05/05/11

Pas d’avis d’attribution définitive

Non conformités

La lettre de demande d’ANO du MDNAC et l’ANO de la

DNCMP sur le DAO n’ont pas été joints au dossier.

L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne comporte

pas la plupart des mentions obligatoires tel stipulé à l’article

44 du CMP à savoir la qualification des candidats, les critères

d’évaluation des offres exprimés en termes monétaires, le

délai pendant lequel les candidats restent engagés par leurs

offres, les conditions auxquelles doivent répondre les offres,



candidats potentiels pour leur permette de savoir s’ils sont en

mesure de participer à l’appel d’offres ou pas. Son support de

publicité n’a pas été mis à notre disposition, cependant, la

lettre de commande adressée au journal le « Le Renouveau »

pour la publication est classée dans le dossier.

L’article 35 du RPAO stipule que l’attributaire fournira une

GBE dans les 10 jours qui suivent la réception de la lettre de

marché. Il convient de noter que la garantie de bonne

exécution ne peut être demandée au Garant que sur la base

d’un marché dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce

qui n’est pas le cas du marché soumis à l’attributaire pour

signature.

Il est indiqué au point E des DPAO que « les quantités


selon la capacité financière du maître de l’ouvrage ». Il aurait

fallu que l’AC précise et fixe les marges de fluctuation de la


Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des membres

des sous commissions d’ouverture et d’analyse. Une

commission de passation des marchés a été formellement

nommée et les mêmes membres de cette commission ont

procédé aux opérations d’ouverture et d’analyse des offres en

violation de l’article 19 du décret N° 100/123 du juillet 2008

portant création, organisation et fonctionnement de la CGMP.


Rapport Final

105

L’ouverture des plis était prévue le 22 mars 2011, cependant,

les offres n’ont été ouvertes que le 30 mars 2011 alors que

l’ouverture des offres doit être effective à la date limite de

dépôt des offres tel stipulé par l’article 60 du CMP.

Le procès verbal d’ouverture des plis ne retrace pas la

vérification faite des pièces administratives requises dans le

DAO hormis la garantie de soumission.

Le rapport d’analyse indique que la commission a procédé à

l’analyse des documents administratifs et techniques mais cet

examen n’a pas été détaillé dans ce rapport.

Le procès verbal d’attribution qui nous a été transmis n’est

pas daté.

L’article 8 du contrat portant modalités de paiement fait

mention d’un « acompte de 40% contre une caution bancaire

dont la main levée aura lieu après la livraison totale du

marché ».

Nous notons une mauvaise formulation de cet article car l’AC

ne peut pas accorder une avance de 40% contre une caution

bancaire qui n’est pas spécifiquement déterminée, l’AC devait

requérir une caution de restitution d’avance contre l’avance

de démarrage accordée au soumissionnaire.

Le terme « acompte » utilisé n’est pas conforme car voulant

dire dans le cas d’espère avance de démarrage, l’acompte

n’étant versé qu’une fois l’exécution déjà entreprise. S’y

ajoute que le taux fixé pour l’avance de démarrage est

excessif en violation de l’article 120 du CMP qui précise un

taux de 30% pour les fournitures ou services.

L’article 9 du contrat relatif à la caution de bonne exécution

indique un délai de constitution de la GBE de 20 jours après

la notification du marché donc il vient en contradiction avec

l’article 35 du RPAO qui précise que l’attributaire fournira

une GBE dans les 10 jours qui suivent la réception de la lettre

de marché.

Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de

leurs offres n’ont pas été classées dans le dossier en violation

de l’article 68 du CMP.



Rapport Final

106

définitive n’ont pas été versés dans le dossier en violation des

articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la DNCMP sur le

contrat n’a pas été non plus joint au dossier en violation des

articles 72 et 73 du CMP.

Le marché a été justifié à hauteur de 1 274 162 040 FBU pour

la livraison d’une quantité de 520 070 litres, de ce fait, les

pièces relatives à la livraison de 286 328 litres pour un

montant de 706 871 232 FBU n’ont pas été mises à notre

disposition.

Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des

documents pour une bonne tenue des dossiers de marchés.

Se conformer aux dispositions de l’article 44 du CMP sur le

contenu de l’avis d’appel d’offres.

Modifier la clause du contrat portant constitution de la GBE

qui ne peut être exigée qu’une fois le marché dûment signé,

approuvé et notifié par les autorités compétentes.

Prévoir au DAO une clause relative aux taux limites de

fluctuation des quantités à commander.

Veiller au respect de l’article 19 du décret 100/123 du 11

juillet 2008 sur les sous commissions d’ouverture et d’analyse

des marchés.

Se conformer à l’article 60 du CMP sur l’ouverture des offres.

Etablir dans le procès verbal d’ouverture un tableau détaillé et

précis sur la vérification des pièces administratives y compris

leur durée de validité.

Veiller à retracer l’examen détaillé fait des offres à savoir

l’examen préliminaire (vérification de la conformité des

critères de conformité et de recevabilité), l’examen détaillé

(examen des spécifications techniques des travaux,

fournitures ou services) et l’examen des critères de

qualification qui se rapport aux candidats (expérience,

références, CV,…).


Revoir la clause du contrat précisant les conditions de

l’avance de démarrage et utiliser les termes qui siéent.


Rapport Final

107

Veiller à harmoniser les informations inscrites dans les

différents documents.

Corriger l’article du contrat portant sur les pénalités de retard

qui doivent être calculées sur le montant des fournitures non

livrées et non sur le montant du marché.

Veiller au respect des dispositions des articles 68, 72, 73 et 76

du CMP.

Commentaires de

l’Autorité Contractante

Le MDNAC prend acte des irrégularités et des

recommandations émises par l’auditeur, leur correction et

mise en œuvre seront assurées par les commissions de

passation ou de réception des marchés ad hoc.

Appréciation du

Consultant

Toutes les observations et recommandations formulées dans



Rapport Final

108

APPEL D’OFFRES OUVERT N°DNCMP/84/F/2011

FOURNITURE DE 1512 TONNES DE RIZ BLANC

Date de la demande d’ANO

à la DNCMP sur le DAO

Le 04 janvier 2011, un courrier n°520/007/04/12 relatif à la

transmission du dossier d’appel d’offres restreint pour

correction, a été adressé à la DNCMP.

Date de l’ANO de la

DNCMP sur le DAO

L’avis de non objection de la DNCMP sur le Projet de DAO

n’est pas formalisé ; elle se limite à attribuer un numéro au

DAO qui ne saurait se substituer à un avis de non objection

formel ; par ailleurs, les observations et corrections apportées

sur le projet de DAO ne sont pas non plus retracées. Il est

important de formaliser toutes les interactions entre la

DNCMP et les Autorités Contractantes ; cela revêt un

caractère didactique important qui participe du processus

d’apprentissage et d’appropriation des règles qui régissent la



l’AO

Le 04 mars 2011

Une lettre n°520/DBA/025/04.12 relative à une commande

provisoire datée du 03 mars 2011, a été adressée aux

Publications de Presse Burundaise pour une publication de

l’avis d’appel d’offres n° 520/DGAG/047/04.12 relatif à la

FOURNITURE DE 1512 TONNES DE RIZ BLANC.

Le support de publication n’a pas été joint pour matérialier la

publication effective de l’avis d’appel d’offres en conformité

avec les dispositions de l’article 47 du CMP.


offres

Le 04 avril 2011

Délai de préparation des 30 jours


Rapport Final

109

offres

Durée de validité des offres 90 jours

Date d’ouverture des plis Le 04 avril 2011


technique

Le 07 avril 2011

Date du PV d’attribution

provisoire

Le 12 avril 2011



Le support de publication de l’avis d’attribution provisoire ne

nous a pas été soumis en violation des dispositions de l’article

67 du CMP qui stipule que : « …ce procès-verbal est établi

selon un document modèle et fait l’objet d’une publication,

après validation par la Direction de Contrôle des Marchés

Publics compétente ».


sur le rapport d’analyse et


Le 05 mai 2011



L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint en

violation des dispositions de l’article 17 qui stipule que

« L’Autorité Contractante est tenue de s’assurer de la mise en

place et de la disponibilité du financement avant le lancement

de la consultation conformément à son plan prévisionnel

annuel de passation de marchés, et ce jusqu’à la notification

du marché ».

Date de souscription Le 24 mai 2011

Date d’approbation Le 24 mai 2011


Date de notification Le 26 mai 2011


contrat

-

Délai d’exécution Une année calendrier

Garantie de soumission Le marché a été divisé en région militaire devant comprendre

chacune, une garantie de soumission:

- 1er

région militaire : 7 000 000 FBU

- 2ème


- 3ème



Rapport Final

110

- 4ème


- 5éme région militaire : 2 000 000 FBU

Attributaire Lot Montant TVAC

E.B.S

1 – 678

tonnes

783 180 000

2 – 219

tonnes

249 660 000

3 – 188

tonnes

214 320 000

4 – 201

tonnes

229 140 000

5 – 217

tonnes

247 000 000


TVAC

1 723 680 000

Date de la demande d’AON

à la DNCMP

18 avril 2011

Date de l’AON de la

DNCMP

05 mai 2011 Le 03 juin 2011, la DNCMP adresse à la PRMP

au MDNAC un courrier n°549/838/A.M/CSF/2011 relatif au

remplacement de l’avis de non objection accordé.

Information et publicité de


Le 12 mai 2011

Notification définitive Lettre de commande établie le 26 mai 2011 signée au

préalable par le fournisseur en date du 24 mai 2011 et

approuvé par le Ministre de la DNAC et la Ministre des

Finances.

Non conformités

Le support de publication de l’AAO n’a pas été transmis en

violation des dispositions de l’article 41du CMP qui stipule

que «…Les marchés publics par appel d’offres, dont le

montant est supérieur ou égal au seuil réglementaire visé à

l’article 5 de la présente loi, doivent obligatoirement faire

l’objet d’un avis d’appel à la concurrence porté à la

connaissance du public par une insertion faite, dans les mêmes

termes, dans le Journal des Marchés Publics ou toute

publication nationale et/ou internationale ainsi que sous mode


Rapport Final

111

électronique, selon un document modèle dont les mentions

obligatoires seront fixées par voie réglementaire… ».

Nous avons noté que les trois membres ayant siégé à la

commission d’analyse ont également participé à l’ouverture

des plis en violation des disposition de l’article 19 du décret

100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et


Il s’y ajoute que la sous- commission d’analyse devait être

composée de cinq (5) membres mais seuls quatre (03)

membres ont procédé à l’analyse des offres, alors que le

minimum requis est de cinq (5) membres, en violation

toujours de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008

portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule

de Gestion des Marchés Publics.

Le support de publication de l’attribution provisoire n’a pas

été joint au dossier en violation des dispositions de l’article 67

du CMP.

L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint en

violation des dispositions de l’article 17 qui stipule que «

L’Autorité Contractante est tenue de s’assurer de la mise en

place et de la disponibilité du financement avant le lancement

de la consultation conformément à son plan prévisionnel

annuel de passation de marchés, et ce jusqu’à la notification

du marché ».

Il s’y ajoute que les lettres d’information des candidats non

retenue du rejet de leur offre n’ont pas été transmises en

violation aux dispositions de l’article 68 du CMP.

Il a été noté que la constitution de la garantie de bonne

exécution est exigée dans les 28 jours ce qui est contraire aux

dispositions de l’article 97 du CMP qui stipule que la

constitution de la garantie de bonne exécution doit être faite

dans les 20 jours. Il a lieu d’accorder les points du contrat à

celui du code des marchés publics qui tient lieu de références

Nous avons noté que les copies des garanties de bonne

exécution et les mains levées sur les garanties de soumission

n’ont pas été transmises.

Le MDNAC en la personne de la PRMP dans sa demande


Rapport Final

112

d’avis de non objection du 30 janvier 2011 avait déclaré que

le fournisseur EBS est considéré comme défaillant et partant

ne voudrait plus le voir soumissionner dans tous ses marchés.

Nous rappelons qu’il n’est pas dans les prérogatives de

l’autorité contracté de déclarer un fournisseur défaillant pour

ne plus le considérer comme soumissionnaire dans les

marchés. La revue des pièces justificatives de l’exécution du

marché nous a montré que l’ensemble des pièces justifiant

l’exécution total du marché n’ont pas été jointes car nous

avons trouvé un total de pièces justificatives de

1 474 506 780, ce qui nous donne une différence de

249 173 220 FBU comme complément d’exécution.

Il en est de même sur le règlement des pièces justificatives où

nous totalisons un montant de 68 600 000 FBU.

Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés

conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer

la plénitude de ses attributions notamment en matière de

nomination des membres des sous-commissions d’ouverture

et d’analyse.

Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs

à la passation des marchés.

Respecter les dispositions de l’article 12 relatif aux missions

et attributions de la DNCMP.

Respecter les dispositions de l’article 17 relatif à la

disponibilité de crédit.

Respecter les dispositions de l’article 43 relatif à la

consultation libre du DAO.

Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 47

relatif à l’obligation de publicité.

Se conformer aux dispositions des articles 60 et 67 relatifs

respectivement au procès-verbal d’ouverture et au procès-

verbal d’analyse des offres.

Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à l’information

des soumissionnaires.

Respecter les termes utilisés en conformités au code des

marchés publics (article 75 Notification définitive / lettre de


Rapport Final

113

commande.

Commentaires de


Le MDNAC a respecté les procédures de passation

mais EBS n’a pas respecté son engagement de bonne fin

d’exécution pour ce marché.

Le MDNAC prend acte des irrégularités non

substantielles relevées par l’auditeur.

Le MDNAC s’engage à mettre en œuvre les

recommandations émises en collaboration avec les organes de

contrôle et de régulation.

Appréciation du

Consultant

Toutes les observations et recommandations formulées dans



Rapport Final

114

EXERCICE 2012

FOURNITURE DE 2000 TONNES DE RIZ BLANC

N°DNCMP/05/F/2012

Date de la demande

d’ANO à la DNCMP

sur le DAO

Lettre non classée dans le dossier de marché

Date de l’ANO de la

DNCMP sur le DAO

Non formalisée


l’AO

Le 13 janvier 2012

Le support de publication n’a pas été joint pour une matérialité de

cette publication conformément aux dispositions de l’article 47

du CMP.


offres

Le 14 février 2012

Délai de préparation

des offres

32 jours

Durée de validité des

offres

120 jours

Date d’ouverture des

plis

Le 14 février 2012


technique

Le 14 avril 2012

Date du PV

d’attribution provisoire

Le 14 avril 2012


Rapport Final

115



Le procès verbal d’attribution n’a pas été établi conformément à

l’article 67 du CMP. qui stipule que « Ce procès-verbal est établi

selon un document modèle et fait l’objet d’une publication, après

validation par la Direction de Contrôle des Marchés Publics

compétente. »

Date de la demande

d’ANO à la DNCMP

sur le rapport d’analyse

et procès-verbal

d’attribution

Le 22 février 2012

Date d’ANO de la

DNCMP sur le rapport

d’analyse et procès-


Le 29 février 2012

Date de souscription Le 23 mars 2012

Date d’approbation Le 23 mars 2012


Date de notification Le 13 mars 2012

Délai d’exécution 04 mois

Garantie de soumission Le marché a été divisé en lot devant comprendre chacune, une

garantie de soumission:

- 1er

Lot : 10 000 000 FBU

- 2ème

Lot : 3 300 000 FBU

- 3ème

Lot : 3 000 000 FBU

- 4ème

Lot : 3 000 000 FBU

- 5éme lot : 3 300 000 FBU

Attributaire Lot Montant TVAC

E.B.S

1 – 900

tonnes

1 338 120 000

2 – 300

tonnes

517 548 000

3 – 250

tonnes

433 737 500

4 – 250

tonnes

434 475 000


Rapport Final

116

5 – 300

tonnes

515 400 000


TVAC

3 239 280 500

Avis d’appel d’offres Un avis d’appel d’offres, conforme à l’article 44 a été émis, et a

été publié le 13 janvier 2012.

Date de la demande

d’AON à la DNCMP

Un courrier n°520/457/ 04.12 du 22 février 2012 dont copie ne

nous pas été transmis portant demande de la PRMP au MDNAC

pour un avis de non objection avait été transmis à la DNCMP.

Un courrier n°520/1089/04.12 du 17 avril 2012 dont copie ne

nous pas été transmis a été adressé à la DNCMP pour avis de non

abjection pour réattribution du marché.

Information et publicité

de l’attribution

provisoire

Le 19 mars 2012

Notification définitive Le 13 mars 2012, un courrier n°520/720/04.12 est adressé aux Ets

NSANZE Paul portant lettre de commande suite à la notification

n°520/571/04.12, suivi du contrat signé le 23 mars 2012.

Le 27 mars 2012, la PRMP au Ministère de la DNAC a adressé

un courrier n°520/879/04.12 pour un rappel à la signature de la

lettre de commande.

Le 02 mai 2012, une lettre de commande n°520/1222/04.12 est

adressée à ADEQ pour une commande totale de 1400 Tonnes de

riz blancs, annexée au contrat signé par le fournisseur ADEQ le

20 avril 2012, le Ministre de la DNAC et le Ministre des Finances

et de la Planification du Développement Economique.

Non conformités

Le support de publication de l’avis d’appel d’offres n’est pas

classé dans le dossier de marché. Cette publication doit être faite


Le procès verbal d’attribution n’a pas été élaboré conformément à

l’article 67 du CMP et n’a pas non plus été publié Il s’agit d’une

exigence de l’article 67 du CMP auquel il faut se conformer. n

violation des dispositions de l’article 67 du CMP qui stipule que

« Ce procès-verbal est établi selon un document modèle et fait

l’objet d’une publication, après validation par la Direction de


Rapport Final

117

Contrôle des Marchés Publics compétente. ».

L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint en violation

des dispositions de l’article 17 qui stipule que « L’Autorité

Contractante est tenue de s’assurer de la mise en place et de la

disponibilité du financement avant le lancement de la

consultation conformément à son plan prévisionnel annuel de

passation de marchés, et ce jusqu’à la notification du marché ».

Le Les mêmes personnes ont été désignées pour effectuer les

opérations d’ouverture, d’analyse et d’attribution en violation de

l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008. Cet article

précise bien que les membres de la Commission de Passation des

Marchés siégeant à la sous-commission d’analyse ne doivent pas

avoir participé à l’ouverture des offres.

La notification du marché à l’attributaire NSANZE Paul est datée

du 13 mars 2012 or la souscription et l’approbation datent du 23

mars 2012. Il convient de veiller à la cohérence des dates

d’établissement des différents documents de passation de marché.

La DNCMP se devait de ne pas donner son avis de non objection

pour la réattribution dans les conditions stipulées car :

- ADEQ a pris l’initiative d’écrire la PRMP en se proposant

pour l’exécution du marché car ayant appris la défaillance

des autres attributaires, par quel moyen, on ne saurait le

dire.

- ADEQ s’est vu attribué les lots 1, 3 et 4, or au regard des

dispositions du RPAO qui précise en son article 2 alinéas

2 qu’ « aucun soumissionnaire ne peut gagner plus de 3

lots pour les lots 2, 3, 4 et 5 ; celui qui gagnera le 1er lot

ne peut pas prétendre à d’autres lots ». Or nous constatons

le non-respect de cette disposition.

- Au regard du positionnement de ADEQ sur les différents

lots n’a pas l’offre la moins disante qui suit après ceux

considérés comme attributaires. Ceci est une violation des

dispositions de l’article 41.3 des IS du dossier type qui

stipule que «…Si l’attributaire du Marché ne remplit pas

les conditions stipulées dans les Clauses 40 ou 41 des IS,

l’attribution du Marché sera annulée et la garantie de

l’offre saisie. L’Acheteur peut alors attribuer le Marché au

Soumissionnaire classé second… ».

La DNCMP a demandé à la PRMP au Ministère de la DNAC de


Rapport Final

118

proposer des sanctions sévères. Nous précisons que la prise de

sanctions est du ressort du Comité de Règlement des Différends

de l’ARMP.

Le support de publication de l’attribution provisoire n’a pas été

joint au dossier en violation des dispositions de l’article 67 du

CMP.

Les lettres de notification des marchés ne sont pas classées dans

le dossier de marché. Il a été noté que la constitution de la

garantie de bonne exécution est exigée dans les 28 jours ce qui est

contraire aux dispositions de l’article 97 du CMP qui stipule que

la constitution de la garantie de bonne exécution doit être faite

dans les 20 jours. Il a lieu d’accorder cette clause du contrat au

code des marchés publics.

Le DAO précise à l’article 14 alinéas 5 les différentes situations

sur la saisie de la garantie de soumission :

- Si le soumissionnaire retire son offre durant la période de

validité,

- Si le soumissionnaire n’accepte pas la correction du

montant de sa soumission,

- Si l’attributaire du marché ne parvient pas dans les délais

fixés par la loi, à signer l’acte d’engagement ou à fournir

la garantie de bonne exécution requise.

En vertu de cette disposition du DAO, les garanties de

soumission des candidats ayant refusé de signer l’acte

d’engagement auraient dû être saisies.

Les mains levées sur les garanties de soumission ne sont pas

classées dans le dossier de marché.

Les pièces justificatives de l’exécution du marché n’ont pas été

transmises (Facture, Bordereau d’expédition…). Les pièces

justificatives du règlement du marché n’ont pas été transmises

(Facture, Bon d’engagement, chèque ou lettre de virement…).

Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés

conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer la

plénitude de ses attributions notamment en matière de nomination

des membres des sous-commissions d’ouverture et d’analyse.

Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs à la


Rapport Final

119


Respecter les dispositions de l’article 12 relatif aux missions et

attributions de la DNCMP.

Respecter les dispositions de l’article 43 relatif à la consultation

libre du DAO.

Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 47 relatif à

l’obligation de publicité.

Se conformer aux dispositions des articles 60 et 67 relatifs

respectivement au procès-verbal d’ouverture et au rapport

d’analyse des offres.

Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à l’information

des soumissionnaires.

Respecter les termes utilisés en conformités au code des marchés

publics (article 75 Notification définitive / lettre de commande.

Commentaires de


Le marché initial n’a pas été attribué à EBS mais plutôt

RWASA, S – NSANZE P- ETRACOG et NDIKUMANA C.

Trois d’ entre eux se sont désistés d’ où la réattribution à ADEQ.

Les irrégularités relevées sont donc liées à la volonté du

MDNAC de vouloir régler une situation de rupture de stock de riz

au sein des unités survenue suite à la lourdeur des procédures. Le

cas tel que présenté était assimilé au cas de Force Majeure qu’il

convient de corriger en mettant en place un code de défense et

sécurité qui autorise notamment des contrats pluri – annuels pour

certains types de marchés.

Le MDNAC prend acte des recommandations émises par

l’auditeur pour les marchés futurs.

Appréciation du

Consultant




Rapport Final

120


ACHAT DE 15 000 TONNES DE COMBUSTIBLES : TOURBES ET BRIQUETTES

Date de transmission du DAO Document non classé dans le dossier de marché

Date d’ANO de la DNCMP sur le DAO Non formalisée

Date de publication 29 juin 2012

Date limite de dépôt des offres 30 juillet 2012


Date d’ouverture des plis 30 juillet 2012


Date de l’évaluation technique un procès verbal unique a été établi que regroupe

les opérations d’ouverture, d’analyse et

d’attribution.

Date d’attribution Un procès verbal unique a été établi que regroupe

les opérations d’ouverture, d’analyse et

d’attribution.

Date de demande d’ANO à la DNCMP sur


24 août 2012 reçue le 21 septembre 2012 par la

DNCMP



05 octobre 2012

Date d’information des candidats non

retenus

11 octobre 2012 (BQS)

Date de publication de l’attribution

provisoire

Non publiée


Rapport Final

121

Date de demande d’ANO à la DNCMP


Document non classé dans le dossier de marché


projet de contrat


Date de souscription 08 janvier 2013

Date d’approbation 08 janvier 2013


Date de notification définitive 11 janvier 2013



Non publiée

Délai d’exécution 12 mois calendaires à compter du 1er

mars 2012


Attributaires ONATOUR Lot 1 :

Tourbe

958 245 000 FBU TVAC

Lot 4 :

Tourbe

488 750 000 FBU TVAC

Lot 6:

Tourbe

958 245 000 FBU TVAC

Lot 8:

Tourbe

414 460 000 FBU TVAC

Lot 10:

Tourbe

445 740 000 FBU TVAC

COODLP Lot 2 :

Briquettes

761 080 000 FBU TVAC

Lot 3 :

Briquettes

718 000 000 FBU TVAC

BUFABRI Lot 5 :

Briquettes

329 825 000 FBU TVAC

Lot 7 :

Briquettes

308 100 000 FBU TVAC


Rapport Final

122

Lot 9 :

Briquettes

193 550 000 FBU TVAC

Lot 11 :

Briquettes

387 100 000 FBU TVAC

Montant total du marché en FBU

TVAC

5 571 800 000

Notification et publicité de l’attribution

provisoire

Lettres de notification d’attribution et

d’information des candidats non retenus non

transmises à l’exception de celle de BQS du

11/10/12

Lettre de recours de BQS du 15/10/12 :

l’article 3 du DAO stipule que « le

soumissionnaire qui gagne le 2ème

ou le 3ème

lot

ne peut pas prétendre à en gagner d’autres lots.

Lors de l’ouverture des offres le 30/07/12, seuls

COODLP et BQS avaient soumissionné pour les

lots N° 2 et 3. Aucun des 2 soumissionnaires ne

pouvait donc gagner les deux lots à la fois, tel

que le stipule l’article 3 du DAO.

Malheureusement force est de constater qu’en

violation des dispositions contenues dans l’article

3 du DAO, COODLP a eu l’attribution des 2 lots

à la fois.

Cela constitue une violation caractérisée de la

réglementation des MP au sens de l’article 133

du CMP.

L’article 1er

du CMP énonce : « Ces règles

reposent sur le principe de liberté d’accès à la

commande publique, d’égalité de traitement des

candidats et de transparence des procédures. Ils

s’imposent aux AC dans le cadre des procédures

de passation des marchés. »

Conformément à l’article 68 alinéa 2 qui dispose

« tout soumissionnaire écarté peut demander une

copie de PV d’attribution et toute information

pertinente… ». Nous vous saurions gré de nous

faire parvenir ce PV d’attribution.


Rapport Final

123

Quant à dire que notre offre n’a pas été la moins

disante, nous tenons à préciser que nous avons

toujours demandé depuis le lancement du DAO

au mois de mars d’effectuer des tests comparatifs

de cuisson pour démontrer que là où on utilise un

kilo de briquette BQS, on le remplace par 3 kilos

de briquette COODLP.

Briquette BQS : 1 kg = 502 FBU *1 = 502 FBU

Briquette COODLP : 3 kg = 359 FBU *3 = 1 077

FBU

Le recours a pour effet de suspendre la procédure

jusqu’à la décision définitive de la PRM, de son

autorité hiérarchique ou de l’ARMP.

La réponse du MDNAC au recours de BQS n’a

pas été classée dans le dossier.

BQS saisit l’ARMP le 25/10/12 pour le recours

contentieux et évoque la réponse du MDNAC à

son recours, le MDNAC parle de :

- De « soumissionnaires spéculateurs » qui

veulent profiter de cet allotissement pour

élever sensiblement leurs offres

- Il revient à l’AC d’apprécier les offres par

rapport au prix réel du marché et à son

budget

- Le remplacement de la conjonction « et »

par « ou »

- Modification de la volonté de l’AC

puisque la conjonction « ou » autorise un

seul lot par soumissionnaire. Ne pas faire

sortir +ou- 300 000 000 FBU du trésor

public. Il y a spéculation

- Cette situation a été portée à la

connaissance des autorités de la 2ème

vice

présidence de la République qui a donné

raison à MDNAC

- La comparaison des prix et de la qualité

de la Briquette de BQS et celle de

COODLP, pas de référence pour faire des

affirmations gratuites, car il n’y a pas eu


Rapport Final

124

de temps matériel pour organiser les tests

de cuisson demandés dans votre premier

recours…

Publicité de l’attribution définitive

Notification de l’attribution définitive

Marché notifié le 11/01/13

Pas de publicité de l’avis d’attribution définitive.

Non conformités

La lettre de demande d’ANO du MDNAC et

l’ANO de la DNCMP sur le DAO n’ont pas été

joints au dossier.

Les articles 34 et 37 du RPAO stipulent que

l’attributaire fournira une GBE dans les 20 jours

qui suivent la réception de l’acte d’engagement et

de la lettre de marché. Il convient de noter que la

garantie de bonne exécution ne peut être

demandée au Garant que sur la base d’un marché

dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce

qui n’est pas le cas du marché soumis à

l’attributaire pour signature. Il s’y ajoute que

nous avons noté un manque d’harmonisation

entre les différentes informations consignées

dans le DAO car le point F) des DPAO indique

que « la GBE sera mise en place dix jours

calendaires au maximum après la notification du

marché et avant l’expiration de la garantie

d’offre ».

L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne

comporte pas la plupart des mentions obligatoires

tel stipulé à l’article 44 du CMP à savoir la

qualification des candidats, les critères

d’évaluation des offres exprimés en termes

monétaires, la garantie de soumission, le délai

pendant lequel les candidats restent engagés par

leurs offres, les conditions auxquelles doivent

répondre les offres, notamment le montant de la

caution de soumission. Ces informations doivent

être portées à la connaissance des candidats

potentiels pour leur permette de savoir s’ils sont

en mesure de participer à l’appel d’offres ou pas.

Son support de publicité n’a pas été mis à notre

disposition.


Rapport Final

125

A l’ouverture des offres financières, il est indiqué

dans le PVO qu’ « il y a eu une correction pour le

soumissionnaire COODLP qui a indiqué dans

son offre qu’il soumissionne pour le lot N° 1 et 2

alors que les quantités sont celles demandées

pour les lots N° 2 et 3 ». Est-ce que son offre

devait être acceptée ?

Dans le rapport d’analyse, nous avons constaté

que les pièces administratives (garantie de

soumission, attestations OBR et INSS…)

requises n’ont pas été détaillées pour procéder à

la vérification de leur conformité notamment leur

durée de validité, la commission s’est contentée

de marquer la mention « OK » sur chaque lot.

Une offre irrecevable, celle d’ONATOUR, au

regard des exigences relatives aux justifications

et informations à fournir au titre de la conformité

administrative a été admise pour examen détaillé

(attestation de non redevabilité délivrée par

l’OBR et garantie de soumission non transmises),

nous rappelons que la lettre de dérogation signée

par le chef de cabinet du ministre des finances ne

peut pas faire office et venir en remplacement de

cette attestation ; cette irrégularité a été entérinée

par la DNCMP à travers son avis de non

objection N° 549/468/SM/CSF/2011 du 15 avril

2011. De plus, ceci constitue une discrimination

contre les candidats potentiels et une entrave au

principe d’égalité de traitement des candidats aux

marchés publics.

Les lettres de notification d’attribution

provisoire et les lettres d’information des

candidats non retenus à l’exception de BQS n’ont

pas été jointes au dossier.

Le rapport d’évaluation et d’attribution n’est pas

daté.

Aucune distinction n’a été faite sur la séparation

des membres des sous commissions d’ouverture

et d’analyse. Une commission de passation des


Rapport Final

126

marchés a été formellement nommée et les

mêmes membres de cette commission ont

procédé aux opérations d’ouverture et d’analyse

des offres en violation de l’article 19 du décret

N° 100/123 du juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement de la CGMP. La

commission de réception comprend également

quatre des membres de cette commission de

passation des marchés, ceux qui réceptionnent ne

peuvent pas être les mêmes que ceux qui sont

intervenus durant toute la procédure de

passation ; ils doivent être indépendants.

Les supports de publicité des avis d’appel

d’offres, d’attribution provisoire et définitive

n’ont pas été versés dans le dossier en violation

des articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la

DNCMP sur le contrat n’a pas non plus été joint

au dossier en violation des articles 72 et 73 du

CMP.

La suite donnée à la lettre de recours de BQS

adressée au MDNAC le 15 octobre 2012 et à

l’ARMP le 25 octobre 2012 n’a pas été versée au

dossier. Parmi les motifs avancés par BQS pour

fonder son recours, il ya le fait que le DAO avait

stipulé en son article 3 que « Le soumissionnaire

qui gagne le 2ème

ou le 3ème

lot ne peut pas

prétendre à gagner d’autres lots ». Cependant, à

l’analyse des offres, ces deux lots ont été

attribués à un seul soumissionnaire à savoir

COODLP qui avait annoncé qu’il soumissionnait

pour les lots 1 et 2 alors que les quantités qu’elle

a proposées se rapportaient aux lots 2 et 3, ceci a

été corrigée par la commission d’analyse qui a

considéré que ce candidat a soumissionné pour

les lots 2 et 3 alors que la correction devait être

effectuée sur les quantités car ce dernier a bien

précisé avoir soumissionné pour les lots 1 et 2.

De plus, BQS évoque dans sa lettre de recours du

25 octobre 2012 que le MDNAC parle du

« remplacement de la conjonction « et » par

« ou ». L’AC ne peut pas modifier les termes du


Rapport Final

127

DAO une fois que le marché ait déjà suivi son

cours et devait être, ceci nous semble être une

violation au principe de l’égalité de traitement

des candidats.

L’article 5 du contrat précise un délai de

livraison de douze mois calendaires à compter du

1er

mars 2012 donc vient en contradiction avec

l’article 2 du RPAO qui fixe un délai de 10 mois

calendaires conformément aux calendriers de

livraison qui seront fixés en commun accord avec

les commandants de Régions Militaires.

S’y ajoute que ces délais ne peuvent commencer

à courir à compter du 1er

mars 2012 alors que

l’approbation et la notification du marché ont été

faites en Janvier 2013.

Nous notons que l’article 4 de la lettre de

commande et le point C) des DPAO stipulent que

le marché est à prix ferme non actualisable et non

révisable durant toute la période d’exécution du

marché.. Nous rappelons que le marché à prix

ferme est actualisable entre la date limite de

validité de l’offre et la date de notification du

marché. Il y’a lieu de veiller à corriger les

clauses interdisant l’actualisation des marchés.

Aucun document lié à l’exécution (factures, bons

de commandes et bordereaux d’expédition…) et

au règlement (chèque, ordre de virement ou bon

d’engagement) n’a été joint au dossier pour

attester de l’effectivité des prestations.

Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif

des documents pour une bonne tenue des dossiers

de marchés.

Modifier la clause du contrat portant constitution

de la GBE qui ne peut être exigée qu’une fois le

marché dûment signé, approuvé et notifié par les

autorités compétentes.

Mettre en cohérence les informations consignées

dans les différents documents de passation des


Rapport Final

128

marchés.

Se conformer aux dispositions de l’article 44 du

CMP sur le contenu de l’avis d’appel d’offres.

Etablir dans le procès verbal d’ouverture un

tableau détaillé et précis sur la vérification des

pièces administratives y compris leur durée de

validité.

Veiller au respect des trois principes qui régissent

la passation des marchés publics à savoir le livre

accès à la commande publique, l’égalité de

traitement des candidats et la transparence des

procédures.


Veiller au respect de l’article 19 du décret

100/123 du 11 juillet 2008 sur les sous

commissions d’ouverture et d’analyse des

marchés.

Se conformer aux dispositions des articles 68, 72,

73 et 76 du CMP.

Revoir la clause du DAO et du contrat portant sur

la non révision et la non actualisation des

marchés. L’actualisation des marchés ne devrait

pas être interdite.


Contractante

La prise en compte des recommandations

par la cellule de gestion des marchés publics va

désormais pallier les irrégularités relevées pour

les marchés à venir.

Le MDNAC prend acte des

recommandations émises par l’auditeur.

Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations

formulées dans notre rapport provisoire sont

maintenues.


Rapport Final

129


ACHAT DE CARBURANT

Date de transmission

du DAO N° 363/F/2011

de Janvier 2011


Date d’ANO de la

DNCMP sur le DAO


Date de publication -

Date limite de dépôt

des offres

-

Délai de préparation

des offres

-

Date d’ouverture des

plis

20 mars 2012

Période validité des

offres

-


technique

Un procès verbal unique a été établi que regroupe les opérations

d’ouverture, d’analyse et d’attribution

Date d’attribution Un procès verbal unique a été établi que regroupe les opérations

d’ouverture, d’analyse et d’attribution



-

Date de demande d’ANO

à la DNCMP sur le

procès-verbal

26 mars 2012 (Non transmise)


Rapport Final

130

d’attribution

Date d’ANO de la

DNCMP sur le procès-


30 mars 2012


d’attribution

16 avril 2012



Non publié

Date de demande

d’ANO à la DNCMP


- Document non classé dans le dossier de marché

Date d’ANO de la

DNCMP sur le projet

de contrat

Non formalisé


Date d’approbation 19 avril 2012


définitive



candidats non retenus

et restitution des

garanties de

soumission



l’avis d’attribution

définitive

Non publiée

Délai d’exécution 90 jours à compter de la date de réception de la notification de la

lettre du marché

Garantie de

soumission

-

Attributaire INTERPETROL


FBU

2 304 300 000 FBU TVAC


Rapport Final

131

Avis d’appel d’offres Avis d’appel d’offres non transmis

DAO DAO non transmis

-

Examen du PV

d’attribution

Analyse et attribution condensées dans le même rapport

Notification et

publicité de



Publicité de

l’attribution définitive

Notification de

l’attribution définitive

Non publiée

Non conformités

La lettre de demande d’ANO du MDNAC, l’ANO de la DNCMP

sur le DAO, le DAO et le support de publicité de l’avis d’appel

d’offres n’ont pas été joints au dossier. L’absence du DAO ne nous

permet de nous assurer de la conformité de la procédure telle

exigée par les clauses de ce dernier.

Dans le rapport d’analyse, nous avons constaté que les pièces

administratives (garantie de soumission, attestations OBR et

INSS…) requises n’ont pas été détaillées pour procéder à la

vérification de leur conformité notamment leur durée de validité, la

commission s’est contentée de marquer la mention « Oui » qui

marque la présence ou non des pièces.

Par conséquent, aucun procès verbal ne nous renseigne sur le

montant de la garantie de soumission.

Les actes de nomination de la commission de passation des

marchés et de la commission de réception n’ont pas été joints au

dossier.

Le rapport d’analyse servant également de Procès Verbal

d’attribution n’est pas daté.

Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des membres des

sous commissions d’ouverture et d’analyse. Les mêmes membres

de la commission de passation ont procédé aux opérations

d’ouverture et d’analyse des offres en violation de l’article 19 du

décret N° 100/123 du juillet 2008 portant création, organisation et


Rapport Final

132


A l’examen du rapport d’évaluation, nous avons noté lors de

l’examen préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur

l’appréciation de l’exhaustivité, de la recevabilité et de la

conformité pour l’essentiel des offres, une confusion avec

l’examen détaillé des offres qui porte sur le contrôle et l’analyse

des offres au regard des spécifications techniques détaillées et des

critères de qualification du DAO. Nous avons noté que des critères

relatifs à la qualification ont été utilisés dès l’examen préliminaire

alors que l’examen de la qualification des candidats vient ex post.

Seules les divergences techniques et commerciales majeures

peuvent entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue

préliminaire. Ces divergences majeures doivent avoir pour effet de

ne pas atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue

ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement

conformes.

De plus, il était requis des soumissionnaires de préciser leur

expérience, cependant, suivant les critères mentionnés dans les

procès verbaux d’ouverture et d’analyse, l’Autorité Contractante

n’avait pas précisé le nombre d’années d’expérience ou le nombre

de références à fournir (attestations de service fait par exemple)…

Le marché a été conclu pour un montant de 2 304 300 000 FBU

alors que le montant auquel il a été attribué est de 3 167 550 000

FBU soit une diminution de 863 250 000 FBU (73%). Les

quantités ont été revues à la baisse mais nous n’avons pas la

certitude que le DAO prévoyait des marges de fluctuation sur la


Concernant l’article IV du contrat sur les pénalités de retard, il est

mentionné que ces pénalités sont calculées sur le montant du

marché, nous rappelons que les pénalités ne peuvent être

appliquées que sur le montant des fournitures non livrées.


définitive et la notification définitive n’ont pas été versés dans le

dossier en violation des articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la

DNCMP sur le contrat n’a pas été non plus joint au dossier en

violation des articles 72 et 73 du CMP.

Mis à part le procès verbal de réception ayant porté sur 180 000

litres de gasoil et 10 000 litres d’essence, aucun document lié à

l’exécution (factures, bons de commande, bordereaux


Rapport Final

133

d’expédition) et au règlement du marché n’a été joint au dossier.

Recommandations Veiller au classement exhaustif des pièces de marché.

Etablir un tableau détaillé de contrôle de la conformité

administrative des offres ; mentionner les dates limites d validité

des pièces administratives, de la garantie de soumission, la forme

de la garantie, l’organisme émetteur

Classer les actes de nomination des membres des sous-

commissions d’ouverture et d’analyse dans le dossier de marché.

Etablir un procès verbal d’attribution en bonne et due forme et

veiller à y mentionner les dates d’établissement.

Veiller au respect de l’article 19 du décret N° 100/123 du juillet

2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

CGMP.

Faire la distinction entre les critères de recevabilité des offres et les

critères de qualification.

Prévoir les marges de fluctuation des commandes dans le dossier

de consultation.

Veiller au respect des articles 68, 72, 73 et 76 du CMP.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Les irrégularités relevées sont imputables au problème de

classement des documents et d’archivage que le MDNAC va

résoudre via la redynamisation de la cellule de gestion des

marchés publics ad hoc.

Le MDNAC prend acte des recommandations émises par

l’auditeur.

Appréciation du

Consultant




Rapport Final

134

ANNEXE 1 : REPONSE DE L’AUTORITE CONTRACTANTE

Série Type de

Marché

audité

Procédure utilisée

Attributaire du

Commentaire de l’A.C sur les non

conformités et recommandations de

l’auditeur


Rapport Final

135

marché

1.

Fourniture de

400 T de riz

blanc

Entente Directe

DNCMP/183/F/2011

NDAYIZAMBA, V

Le MDNAC a reçu l’avis de non objection

de la DNCMP. Cette dernière a constaté

que les prix proposés pour les lots 2, 3, 4,

et 5 étaient exorbitants, d’ où la relance du

marché. La procédure de gré à gré a été

dictée par la situation sur terrain de

rupture de stock au sein des unités

(spécificité militaire).

Le MDNAC partage l’idée de révision du

code mais demande en plus de considérer

les contraintes défense et sécurité afin

qu’elles puissent être régies par un code

spécifique (référence loi défense et sécurité

en Belgique).

Les étapes préalables de la formulation de

la requête ont été substantiellement

respectées par le MDNAC ayant délégué

les services logistiques (Etat Major

Logistique, EMG/G4) et les services du

budget et des approvisionnements (Achats

locaux et Achats à l’Etranger) pour

assurer les missions prévues au code

réservées à la CPM.

Ce marché a été conclu pour le dépannage

en attendant la procédure normale d’un

appel d’offres ouvert pour la fourniture du

riz.


recommandations émises afin que la

cellule de gestion des marchés publics

prévue par le code soit plus

opérationnelle dès 2015 en conformité

avec les textes réglementaires pour

appuyer les services jadis existants.

2.

Fourniture de

carburant

AOO

DNCMP/278/F/2010

Gré à Gré

EBS

Le MDNAC a suivi les procédures

normales d’appel d’offres pour le marché

initial qui a été relancé.

Le gré à gré a été motivé par la rupture de

stock de carburant consécutive à la non

attribution du marché initial.

Les préalables du gré à gré ont été

respectées tel qu’indiquées ci haut mais le

MDNAC prend acte des recommandations

de l’auditeur.


Rapport Final

136

3.

Fourniture de

carburant

160 000 L

et 10 000 L

Entente directe

DNCMP/381/F/2011

INTERPETROL

Le MDNAC a reçu les Avis de non

objection auprès de la DNCMP.

Les irrégularités des procédures telles que

constatées par l’auditeur ont un caractère

non substantiel par rapport au

fonctionnement des services logistiques et

d’approvisionnement ayant statué sur le

choix de la procédure.

Toutefois, le MDNAC tiendra compte des

recommandations de l’auditeur.

4.

Fourniture

des

combustibles

de secours au

MDNAC

Gré à gré

n° 520/264/04.12

ONATOUR,

COODLP


recommandations émises pour tous les

marchés repris sur le plan prévisionnel

dès 2015 quelque soit la procédure

d’attribution.

5.

Achat de

Haricots secs

Gré à Gré

n° 520/1357/04.12

Il s’agit d’un problème de classement qui

est entrain d’être corrigé par les services

logistiques et ceux des

approvisionnements.

6.

Acquisition

de 28 000

tenues

imperméables

AOR

DNCMP/87/F/2011

NAJING JIHUA

Le MDNAC a suivi toutes les procédures

de passation d’un marché restreint et le

DAO a été transmis à la DNCMP pour

ANO.


recommandations.

7.

Acquisition

de 12 000

tenues

de combat

AOR

DNCMP /179/F/2011

NAJING JIHUA

Le MDNAC a demandé et a bel et bien

reçu les autorisations préalables auprès de

la DNCMP.


recommandations comme indiquées ci –

haut.

8.

Acquisition

de 30 000

AOR

DNCMP/2699/F/2011

NAJING JIHUA

Le dossier a suivi le cours normal malgré

les irrégularités non substantielles

relevées par l’auditeur.



Rapport Final

137

bérets

et 90 000

chaussettes


haut.

9.

Acquisition

d’équipements

militaires

AOR

DNCMP/2699/F/2011

NAJING JIHUA



haut.

10.

Fournitures

des

combustibles

AOO

DNCMP/352/F/2010

COODLP,

ONATOUR,

BRICOOP


recommandations émises mais souligne

que leur prise en compte serait effective

par application d’un code défense et

sécurité tenant compte des

particularités des corps de défense et de

sécurité, ce qui n’exclut ni les contrôles

à priori ou à postériori ni le respect des

principes généraux de transparence, de

libre accès à la commande publique et

d’égalité de traitement des candidats en

concurrence.

11.

Achat de

carburant

AOON

DNCMP/363/2011

NIYOKINDI, D

Le MDNAC a respecté les procédures de

passation et d’exécution du marché de

base à l’ exception des délais de

livraison prorogés par manque des PCL

à capacité suffisante pour stocker toute

la quantité demandée.

Le MDNAC va désormais insérer la

formule de révision des prix au DAO, ce

qui lui permettra de respecter le taux

maximal des avenants autorisés pour

chaque exercice budgétaire.

12.

Fourniture de

l’Huile de

palme

806 398 L

AOOI

DNCMP/68/F/2011

HPB

Le MDNAC prend acte des irrégularités

et des recommandations émises par

l’auditeur, leur correction et mise en

œuvre seront assurées par les

commissions de passation ou de

réception des marchés ad hoc

13.

Fourniture

de 1512

Tonnes

AOO

DNCMP/84/F/2011

EBS

Le MDNAC a respecté les procédures de

passation mais EBS n’a pas respecté son

engagement de bonne fin d’exécution

pour ce marché.

Le MDNAC prend acte des irrégularités


Rapport Final

138

de riz blanc non substantielles relevées par

l’auditeur

Le MDNAC s’engage à mettre en œuvre

les recommandations émises en

collaboration avec les organes de

contrôle et de régulation

14.

Fourniture

de 2 000

Tonnes

de riz blanc

AOO

DNCMP/05/F/2012

EBS

RWASA Salvator

ETRACOG

NDIKUMANA

Claude

ADEQ

NSANZE Paul

Le marché initial n’a pas été attribué à

EBS mais plutôt RWASA, S – NSANZE

P- ETRACOG et NDIKUMANA C. Trois

d’ entre eux se sont désistés d’ où la

réattribution à ADEQ.

Les irrégularités relevées sont donc

liées à la volonté du MDNAC de vouloir

régler une situation de rupture de stock

de riz au sein des unités survenue suite

à la lourdeur des procédures. Le cas tel

que présenté était assimilé au cas de

Force Majeure qu’il convient de corriger

en mettant en place un code de défense

et sécurité qui autorise notamment des

contrats pluri – annuels pour certains

types de marchés.


recommandations émises par l’auditeur

pour les marchés futurs.

15.

Achat de

15 000 T

de

combustibles

AOON

DNCMP/258/F/2012

ONATOUR,

COODLP

BUFABRI

La prise en compte des

recommandations par la cellule de

gestion des marchés publics va

désormais pallier les irrégularités

relevées pour les marchés à venir.



16.

Achat de

carburant

AOON

DNCMP/F/49/F/2012

INTERPETROL

Les irrégularités relevées sont

imputables au problème de classement

des documents et d’archivage que le

MDNAC va résoudre via la

redynamisation de la cellule de gestion

des marchés publics ad hoc.



republique du burundi - finances.gov.bi · montants d'offres trop élevés par rapport à la...

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