REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

MUNICIPIO DE UTICA

Resolución No. ( ) de fecha

“Por El Cual Se Adopta El Manual Para El Manejo Administrativo De Los Bienes De Propiedad Del Municipio De Utica Cundinamarca”

El Alcalde Municipal De Utica

En Uso De Sus Atribuciones Constitucionales Y Legales Y

Considerando: Que el Alcalde es el jefe de la administración y tiene la potestad reglamentaria para asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de las funciones y la prestación de los servicios que le son inherentes al Municipio. Que una de las mas importantes herramientas en la gestión y el control interno en los municipios, encaminado a proteger los recursos del mismo a buscar su adecuada administración y hacerle frente a posibles riesgos que les afecten, es el manejo del almacén; lo cual hace necesario adoptar este manual.

Resuelve:

Artículo primero: adoptar el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Municipio de Utica, el cual se prescribe a continuación:

CAPITULO I

INTRODUCCION, OBJETO Y FUNCIÓN 1. INTRODUCCIÓN

El manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Municipio de Utica, es una guía que facilita el adecuado manejo y la eficiente administración de los mismos. El manual se elabora teniendo en cuenta toda la normatividad que existe a la fecha sobre el manejo de los bienes del Municipio y contiene los procesos de entrada y salida, control y administración de los inventarios. 2. OBJETIVO GENERAL El objetivo del manual es contribuir al mejoramiento de los procedimientos utilizados para el manejo del almacén y los inventarios aumentando la eficiencia, seguridad y garantizando un apoyo oportuno a las diferentes dependencias de la administración municipal. 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 3.1 Facilitar el manejo, administración y control de los inventarios y

por ende del almacén en general; 3.2 Procurar la máxima economía en el manejo y administración de los

bienes de la entidad; 3.3 Garantizar un nivel de existencias mínimas indispensables para el

normal funcionamiento de la entidad, evitando stocks demasiado altos que traigan consigo el riesgo de deterioro e inmovilización injustificada de activos;

3.4 Garantizar la preservación en buen Estado de los elementos muebles e inmuebles;

3.5 Servir como herrami enta para el adecuado suministro de elementos de acuerdo con las necesidades y los requerimientos de las diferentes dependencias, evitando su acumulación, situación que propicia el despilfarro y uso innecesario;

3.6 Servir como instrumento para adquirir los elementos de acuerdo a un plan de compras que consulte los requerimientos periódicos de la entidad;

4. FUNCIONES GENERALES DEL ALMACÉN

4.1 Recibir, ingresar, clasificar, ubicar conservar y entregar los elementos que la administración municipal requiere para su normal funcionamiento;

4.2 Proveer a las diferentes dependencias de los equipos, materiales y demás elementos devolutivos y de consumo indispensables para la marcha normal de la entidad;

4.3 Realizar los registros necesarios para llevar un adecuado control de las existencias (kardex);

4.4 Realizar los inventarios de elementos y bienes de la entidad para efectos del control interno;

4.5 Elaborar el inventario consolidado al final del año previa revisión y análisis de cada uno de los inventarios de las diferentes dependencias;

4.6 Llevar un libro de inventarios registrando en unidades y valores los elementos que tiene la entidad;

4.7 Elaborar informes por faltantes de inventario, ya sea por robo, deterioro o por mal manejo;

4.8 Los demás asignadas de acuerdo a la naturaleza del cargo;

CAPITULO II MANEJO DE LOS BIENES

1. Almacén: representa el costo de los elementos devolutivos o de

consumo en deposito que se adquieren o se producen para el suministro a las dependencias de la administración municipal, para el normal desarrollo de sus actividades; la Clasificación de los dichos elementos se hace a continuación:

1.1 Elementos Devolutivos: son los que se consumen por el primer uso

que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren;

1.2 Elementos de Consumo. Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extingue o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros;

2. Propiedad Planta y Equipo: agrupa los elementos de carácter

permanente de propiedad del Municipio de Utica Cundinamarca,

utilizados para el cumplimiento de las actividades propias de objeto social. La Clasificación es la siguiente:

2.1 Edificios e Instalaciones: representa el costo o el avalúo de los

edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad de la entidad, excluido el valor del terreno sobre el cual se encuentran y los derechos sobre líneas telefónicas y de telefonía celular;

2.2 Equipo de Procesamiento de Datos: lo conforma el valor de adquisición y montaje de los equipos y maquinarias de procesamiento de datos, sistemas de programación (software) sus accesorios y suministros;

2.3 Maquinaria y Equipo: es el costo de adquisición y avalúo (en caso de donación) de la maquinaria, talleres, deportes, servicios y otros, distintos al equipo de oficina o de transporte, que se encuentran en uso en las dependencias de la administración municipal;

2.4 Equipo de Transporte: representa el costo del parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad de la entidad para su servicio;

2.5 Muebles y Equipo de oficina: conformado por los elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos destinados al trabajo especifico de las oficinas, así como los muebles y elementos de decoración;

2.6 Terrenos: agrupa los suelos propiedad de la entidad

CAPITULO III MOVIMIENTO DE ALMACEN

1. Entrada de Bienes al Almacén: La entrada de bienes al almacén se

efectúa con el comprobante de ingreso que es el documento que acredita la entrada real del bien elemento a la entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en almacén y contabilidad.

1.1 El comprobante de ingreso debe ser elaborado por el almacenista o

quien haga sus veces en original y dos copias: 1.1.1. original para el almacén 1.1.2. primera copia para la oficina de compras, adquisiciones o quien haga

sus veces 1.1.3. segunda copia para contabilidad Dicho documento debe tener la siguiente información básica:

Lugar y fecha; numero de orden en forma ascendente y continua; identificación del almacén; concepto de la transacción y numero del documento soporte; documento de entrada con: nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante, agrupación , imputación contable, observaciones y firmas del almacenista y del ordenador. 1.2 Procedimientos y Requisitos Para La Entrada De Bienes De Acuerdo

A Su Origen, Los Ingresos A Almacén Se Pueden Ocasionar Por Los Siguientes Conceptos:

1.2.1 Adquisiciones: se ocasionan por las transacciones comerciales

mediante las cuales la entidad adquiere bienes por la erogación de fondos, teniendo en cuenta las normas vigentes para estos casos. Para el perfeccionamiento de entrada, el almacenista debe recibir los elementos y firmar el comprobante o factura de recibido, previa confrontación de las características físicas de los bienes referente a cantidad, clase, marca, Estado, calidad; contra los documentos que soportan la operación. Cuando llegan los bienes al almacén, corresponde al almacenista la elaboración del respectivo comprobante de ingreso y enviar copia debidamente tramitada a contabilidad para el registro valorizado y la contabilización en las cuentas de control del libro mayor

1.2.2 Compras por Caja Menor: son las adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos reembolsables. Las compras de elementos devolutivos por caja menor, como los de consumo cuyo destino es el aumento de existencias, el responsable de la compra debe enviar copia de la factura debidamente tramitada al almacenista para que este produzca el comprobante de ingreso y al mismo tiempo el de egreso a nombre de funcionario que recibió el elemento. El almacenista debe informar a través de las copias de los comprobantes de ingreso y egreso a la oficina de adquisiciones y suministros de contabilidad. Para la legalización de la caja menor es condición indispensable que los elementos hayan sido registrados en el almacén y se expida el respectivo comprobante de entrada.

1.2.3 Condiciones de Entrada por Adquisiciones: el recibo de los bienes debe realizarse en el almacén, bodega o deposito o lugar de

utilización, según lo acordado en el contrato o pedido correspondiente, tal es el caso de los materiales y equipos de difícil movilización y demás bienes que por razones del servicio requieren este tratamiento. Los recibos de los elementos se deben respaldar con un comprobante de ingreso elaborado por el almacenista, teniendo en cuenta la orden de pedido o el contrato de la factura comercial. En los contratos o pedidos en que se estipulen las condiciones técnicas de los materiales o equipos, el recibimiento en el almacén se hace a titulo de deposito y en forma condicional, mientras se realiza el concepto pericial, el registro de estos bienes se lleva en forma extracontable. Los bienes en demostración solo se ingresan al almacén cuando se autorice su adquisición; se registran extracontablemente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o a su servicio. Esta prohibido guardar bienes de propiedad particular dentro del almacén. Los elementos que hacen parte de una adquisición sin descripción ni valor en la factura, y los bienes que se encuentren dentro del almacén pero sin que aparezcan registrados en los inventarios se identifican conforme a las agrupaciones contenidas en este manual y valores comerciales, elaborando el respectivo comprobante de entrada con las observaciones pertinentes.

1.2.4 Por Donación: las donaciones resultan cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere, gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente. Cuando se recibe bienes a titulo de donación de personas naturales o jurídicas o de entidades estatales, el almacenista elabora el comprobante de ingreso, efectúa los registros correspondientes e informa a contabilidad. Si la donación proviene de entidad oficial el comprobante de ingreso se hace con base en el acta de egreso de la entidad donante, el cual debe contener la relación de los elementos por grupo. Cuando los elementos provienen de entidad o persona particular el comprobante de ingreso se elabora con base en el acta de recibo y el precio se fija mediante avalúo practicado por peritos.

1.2.5 Por Traslados: sucede cuando se cambia la ubicación física de elementos dentro de las dependencias y oficinas de la administración municipal, ocasionando por esta razón la cesación de

la responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien los recibe. Si las características de los elementos no concuerdan con las consignadas en los documentos, no se deben recibir e informar por escrito al funcionario administrativo competente, quien comunicara al Jefe de la Oficina de origen para hacer las averiguaciones del caso. Cuando el numero de los elementos es menor a los contemplados en los documentos, se reciben dejando constancia en la planilla o guía y se informa al funcionario administrativo competente para lo pertinente. El comprobante de ingreso se elabora con el numero de elementos recibidos.

1.2.6 Por Reintegros: es la devolución al almacén de bienes que no se quieren en una dependencia determinada, que puede ser por suspensión de la dependencia, obsolescencia del material, etc., pudiendo la administración optar por habilitación, redistribución o baja. Cuando el funcionario que tienen los elementos a su servicio, necesita devolver bienes devolutivos, debe obtener autorización del jefe inmediato, previa solicitud escrita donde consten las características del artículo referente a las especificaciones contempladas en el inventario mediante el cual recibió el comprobante de salida. El almacenista el recibirlos debe verificar el Estado, clase, calidad, marca, modelo y demás características que se encuentren en el comprobante de salida con que fueron entregados. Si el elemento esta conforme, el almacenista da entrada al almacén elaborando el respectivo comprobante, en caso contrario debe informar por escrito al ordenador a fin de que se investigue las causales y se establezcan responsabilidades. No se debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente por otros diferentes o aceptar bienes dañados, deteriorados, con roturas o averías, sin haber determinado la responsabilidad.

1.2.7 Por Recuperación: la recuperación de bienes, es la reaparición física de estos una vez han sido descargados de los registros de inventarios y contables y cuya perdida fue asumida por la administración municipal. Si posteriormente al descargo de bienes perdidos estos son recuperados se les da nuevamente entrada al almacén y el almacenista debe producir el respectivo comprobante de entrada detallando las características y especificaciones contemplados en los documentos de ingreso o egreso iniciales salvo

que hayan sufrido disminución en su valor o condición física por dalo o depreciación, caso en el cual el valor para su reincorporación se calcula por el funcionario administrativo facultado dejando constancia en el comprobante de ingreso. Si hubiere juicio de responsabilidad fiscal en curso, informa para que este cese o varíe su valor.

1.2.8 Por Reposición: se ocasiona por el reemplazo de los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o similares características. Para la entrada de bines por reposición cuando el responsable los entregue en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, etc., se debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

1.2.8.1 Solicitud por escrito del responsable de los bienes faltantes

ofreciendo los que va a reponer y el detalle de estos 1.2.8.2 Aceptación de que se haga la reposición por el jefe de

suministros o del almacén 1.2.8.3 Concepto técnico de funcionario administrativo competente que

los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de los faltantes

1.2.8.4 Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable del bien en donde especifique el objeto.

El almacenista, una vez aceptados los elementos objeto de la reposición, da entrada al almacén elaborando el respectivo comprobante de entrada con base en el acta y concepto de reposición.

1.2.9 Por Sobrantes: los sobrantes resultan de los inventarios o pruebas selectivas, cuando en el momento de practicarse se determine que el numero de elementos es superior a los que se reflejan en los registros; esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia determinando la causal que los ocasiono y para la cual el almacenista elabora en forma inmediata el respectivo comprobante de entrad por sobrante

1.2.10 Por Producción: es el proceso de modificación o transformación de insumos, suministrados por la entidad, para obtener productos terminados y sea que la actividad se realice directamente o a través de terceros.

2. Salida de Bienes del Almacén: el comprobante de bienes del almacén,

es el documento legal que identifica detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.

2.1 Normas Generales Para Las Salidas De Bienes: 2.1.1 El almacenista elabora el comprobante de egreso en forma

simultanea a la entrega de bienes 2.1.2 Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes

con relación a las cantidades solicitadas en el pedido, el almacenista detalla en el comprobante de egreso las cantidades reales despachadas dejando constancia en la solicitud de pedido

2.1.3 No se puede variar en el comprobante de egreso el destinatario ni el lugar de destino, ni cambiar, ni reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor

2.1.4 El comprobante de egreso no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones, cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizadas por funcionario administrativo competente

2.1.5 El almacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante las de los jefes de oficina como constancia del traslado de la responsabilidad por dichos bienes, con anotación de sus documentos de identidad

2.1.6 Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas naturales o jurídicas, la firma del comprobante de egreso es la del representante legal, o de la persona autorizada ara recibirlos, cumpliendo los requisitos de anotar su identidad

2.1.7 El almacenista no puede hacer firmar el comprobante de egreso de bienes del almacén por el destinatario, mientras no le entregue todos los bienes que en el figuren, como tampoco expedirle constancia de que queda debiendo o que posteriormente le entrega determinados elementos

2.1.8 El comprobante de egreso es el documento soporte para registros de movimientos por salidas en los listados o movimientos contables de la entidad

El comprobante de egreso debe contener la siguiente información básica: Lugar y fecha de emisión; numeración en forma ascendente y continua; identificación del almacén; concepto de salida especificando dependencia destinataria, nombre y código de elementos, placa o número de inventario; unidad de medida; valor unitario y valor total; cantidad despachada; firma del jefe de la dependencia u oficina solicitante; firma del almacenista o quien haga sus veces; firma del empleado que recibe y su identificación; número y fecha de la solicitud del pedido; número de renglones utilizados

2.2 Conceptos Por los Cuales Se Produce Salida De Bienes del Almacén: 2.2.1 Para oficinas o dependencias de la administración Municipal de

Utica: el jefe de la oficina que requiera el bien; elabora por escrito el pedido en el formato diseñado para tal fin, donde se especifica claramente la clase de elementos y el número de unidades, anulando los renglones no utilizados y señalando la persona que los recibe, quien se hace responsable administrativa y fiscalmente de su tenencia. La solicitud se envía al jefe de adquisiciones o quien haga sus veces para que este expida la orden de suministro por el número de unidades, el destinatario y la dependencia, con la anulación de los renglones no utilizados. La orden de suministro debidamente tramitada, se entrega al responsable del almacén para que este a su vez elabore el respectivo comprobante de egreso a nombre del destinatario y haga entrega formal de los elementos relacionados, el cual a su vez verifica características, cantidad, etc., y firma el comprobante como prueba de recibo a satisfacción

2.2.2 Productos en proceso: el funcionario administrativo competente ordena por escrito la producción de bines, indicando de manera clara y detallada las características, clase y cantidades de los bienes a producir

2.2.3 Remesas: la sucursal, regional o agencia que necesita los bienes los solicita a través del funcionario autorizado mediante escrito con indicación de la entidad y especificaciones referentes a calidad, marca, modelo, etc., el jefe de adquisiciones o quien haga sus veces

elabora en forma detallada la orden de traslado, indicando el responsable de su retiro y transporte

CAPITULO IV INVENTARIOS

1. Inventarios: es el registro ordenado, completo y detallado,

debidamente clasificado y valorizado de los bienes que integran el patrimonio de la entidad. El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la entidad, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales, para evitar errores, perdidas, inmovilización, deterioro, consumo y desperdicio de elementos.

Para efectos de inventarios y registro de los mismos, los elementos se agrupan de la siguiente manera:

Agrupación Consumo 1-01 Aceites, Grasas Y Lubricantes 1-02 Combustibles 1-03 Drogas, Elementos Odontológicos, De

Laboratorio Y Sanidad 1-04 Elementos Para Construcción, Instalación,

Campo, Industria, Taller Y Labores 1-05 Explosivos 1-06 Forrajes Y Alimentos Para Animales 1-07 Insecticidas, Fungicidas, Herbicidas,

Roedenticidas Y Bactericidas 1-08 Materiales O Materias Primas Para

Construcción, Instalación, Campo, Industria, Taller Y Labores

1-09 Semillas Y Abonos 1-10 Útiles De Escritorio, Oficina, Dibujo Y

Papelería 1-11 Víveres, Rancho Y Licores 1-12 Repuestos Para Maquinas Y Equipos 1-13 Utensilios De Uso Domestico O Personales 1-14 Cassettes Vírgenes Y Disquetes

1-15 Llantas Y Neumáticos 1-16 Otros Elementos De Consumo Agrupación Devolutivos 2-01 Armas, Accesorios Y Repuestos 2-02 Discotecas Y Musicotecas,

Videocaseteras Y Similares 2-03 Elementos De Culto 2-04 Elementos De Museo 2-05 Elementos Y Equipos Para Ameses, Arreos

Y Atalaje Y Sus Accesorios 2-06 Equipos Y Maquinas Para Comedor, Cocina

Y Despensa Y Sus Accesorios 2-07 Equipos Y Maquinas Para Comunicación,

Radio Televisión, Señales, Sonido, Fotografía Y Proyección Y Sus Accesorios

2-08 Equipos Y Maquinarias Para Construcción, Instalación, Campo, Industria, Taller Y Labores Y Sus Accesorios

2-09 Equipos Y Maquinas Para Deporte, Gimnasia Y Juegos Y Sus Accesorios

2-10 Equipos Y Maquinas Para Laboratorio, Profesiones Científicas, Enseñanza Y Sus Accesorios

2-11 Equipos Y Maquinas Para Medicina, Odontología, Veterinaria, Rayos X Y Sanidad Y Sus Accesorios

2-12 Equipos Y Maquinas Para Oficina, Contabilidad, Dibujo Y Sus Accesorios

2-13 Equipos Y Maquinas Para Transporte Y Sus Accesorios

2-14 Herramientas Y Sus Accesorios 2-15 Instrumentos Musicales Y Sus Accesorios 2-16 Libros De Biblioteca, Estudio,

Documentos, Mapoteca, Planoteca, Hemeroteca, Y Revistas

2-17 Mobiliario Y Enseres 2-18 Semovientes

2-19 Vestuario, Ropa Y Equipo Que Por Disposiciones Legales Tengan El Carácter De Devolutivos

2-20 Material Rodante, Maquinas Y Equipos Y Sus Accesorios

2-21 Material Fijo, Maquinas Y Equipos Y Sus Accesorios

2-22 Materiales Y Equipos De Vías, Redes, Instalaciones, Cables, Puertos Y Sus Accesorios

2-23 Maquinas Y Equipos Para Computación, Datos Y Sus Accesorios Y Sus Similares

2-24 Otros Elementos Devolutivos Agrupación Inmuebles 3-01 Acueductos, Construcciones Y

Estructuras 3-02 Aeródromos Y Pistas De Aterrizaje 3-03 Alcantarillados, Construcciones Y

Estructuras 3-04 Centrales Eléctricas, Construcciones Y

Estructuras 3-05 Carreteras, Vías Y Zonas 3-06 Edificios Y Construcciones 3-07 Minas Salinas Y Yacimientos 3-08 Obras Portuarias 3-09 Plantas, Construcciones Y Estructuras 3-10 Terrenos 3-11 Terrenos Con Edificios Y Construcciones 3-12 Otros Inmuebles

2. Registros 2.1 Bienes en Deposito 2.1.1 Servibles: es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo

utilizables, tanto nuevos como usados, en almacenes y bodegas de la entidad. Por el registro de los bienes en deposito, responde administrativa y fiscalmente el almacenista y lo debe llevar a través de listados o tarjetas de kardex en donde contemple como

mínimo los siguientes aspectos: Nombre y detalle del elemento; agrupación y subagrupacion; unidad de medida; detalle de la operación (fecha, procedencia o destino, número de unidades); si es egreso o ingreso y el respectivo saldo con cantidades valores unitario y total. Los registro se realizan únicamente a través de comprobantes de ingresos diligenciados por el responsable del manejo de los bienes y de los comprobantes de egresos para la baja correspondiente.

2.2 Bienes en servicio: es el conjunto de bienes en uso en las diferentes oficinas o dependencias de la administración municipal. El almacenista debe, a través de listados o tarjetas kardex llevar el registro por dependencias o a titulo individual de los bienes devolutivos en servicio para facilitar el oportuno y eficaz control de los bienes y para determinar las responsabilidades a que halla lugar.

2.2.1 Registros por dependencias: los registros por dependencias deben tener como mínimo: nombre de la oficina, nombre del responsable; fecha, número de comprobante de egreso del almacén o acta de entrega; detalle del elemento de acuerdo a los contemplado en el comprobante(grupo, subgrupo, características, valor, número de inventario o placa) y por ultimo el saldo por elemento.

2.2.2 Registros de Inmuebles: la entidad debe llevar registros detallados de los inmuebles de su propiedad, en donde se contemple la siguiente información: clase de inmueble; localización; nomenclatura; titulación y detalle del registro; áreas; uso a que se destina; nombre y cargo del responsable de su cuidado, custodia o administración; detalle de su composición (inventario de accesorios). Los inmuebles que tenga la administración municipal debidamente legalizada la titularidad, deberán estar incorporados en los inventarios realizados al final del año fiscal. Los inmuebles sobre los cuales solo se tenga la tenencia con base en un documento diferente a la escritura pública se llevaran en cuentas de orden para su respectivo control. El valor del bien se determinara por uno de los siguientes medios: el avalúo catastral, el valor del inventario anterior, el valor del avalúo de la administración o el valor de compra.

2.3 Inventario valorizado: la oficina de contabilidad de la entidad, debe llevar el registro permanente y valorizado de los bienes inmuebles,

muebles (devolutivos y consumo, en deposito, servibles e inservibles y devolutivos en servicio) que conforman el patrimonio de la entidad de acuerdo las normas de contabilidad prescritas en lo referente a las operaciones que afecten al manejo de inventarios.

3. Inventario Para Entrega de Almacenes 3.1 Entrega normal: para la entrega normal se debe tener en cuenta: 3.1.1 El acto administrativo donde se designe al funcionario que recibe,

en el mismo documento se debe indicar el tiempo aproximado que dura la entrega.

3.1.2 Que el funcionario que recibe se hay posesionado del cargo y que se encuentre constituida y vigente la póliza que ampara el manejo del almacén.

3.1.3 Verificado lo anterior se procede al conteo físico y la entrega de los elementos devolutivos y de consumo que se encuentran en existencia por grupos de inventario, registrándose en el inventario las características de los bienes(marca, modelo, etc.), la cantidad, el valor unitario y total y el Estado de conservación.

3.1.4 Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en listados o tarjetas kardex. Los borradores de los inventarios deben firmarse por quien entrega y quien recibe, lo mismo que por las demás personas que intervinieron en la diligencia.

3.1.5 El funcionario de manejo también debe entregar mediante inventario, los elementos devolutivos que tenga al servicio de su dependencia y aquellos que haya entregado a empleados, trabajadores, contratistas que dependan de el. Cuando el almacenista lleve el control de los elementos devolutivos en servicio la entrega se limita a efectuar la comparación de los saldos de los inventarios parciales de devolutivos en servicio de las dependencias de la entidad, contra el saldo total que arrojen los registros en el almacén por grupos de inventario los cuales deben coincidir.

3.1.6 El almacenista saliente, no debe hacer inventario o entrega de los elementos devolutivos que se encuentran en servicio porque estos están bajo responsabilidad de los jefes de oficina que firmaron el comprobante de salida.

3.1.7 La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas.

3.2 Entrega cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la

entrega: cuando el funcionario saliente ha abandonado el cargo o dilata la entrega, el Alcalde designará un funcionario administrativo que debe realizar el inventario físico y la entrega de las existencias, al nuevo empleado de manejo, al tiempo que solicita por escrito a la compañía que aseguro al almacenista saliente, la designación de un representante.

3.2.1 Si se conoce el paradero del almacenista saliente se notifica

personalmente en caso contrario por edicto, que se fijará en lugar visible, indicando la hora y fecha en que se comienza la diligencia de entrega.

3.2.2 Si el almacenista saliente concurre se adelanta la entrega en forma normal. Si este no asiste, lo mismo que el representante de la compañía aseguradora se deja constancia en el acta y se inicia la diligencia de entrega con la intervención del funcionario administrativo designado, el nuevo almacenista y un funcionario de control interno.

3.2.3 En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades físicas, con el de los registros actualizados o tarjetas kardex. Si los registros o kardex permanentes no están actualizados, o el empleado de manejo no los pone a disposición de la comisión se registran en el inventario las cantidades físicas de cada elemento que se verifique y sobre este inventario abre sus tarjetas el nuevo almacenista.

3.2.4 Si alguno de los elementos se requiere con urgencia será necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo. Los elementos que lleguen durante la diligencia serán recibidos por el almacenista entrante y registrados en forma separada para ser ingresados al termino del proceso.

3.2.5 La diligencia de entrega no puede exceder en ningún caso de quince (15) días contados a partir de la fecha de posesión del empleado entrante. Si el almacenista entrante inicia su ejercicio, sin la

entrega formal de los bienes, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad que se puedan presentar.

4. Inventarios Para La Entrega de Dependencias: cuando el jefe de una

dependencia se retire de ella, debe hacer entrega de los elementos devolutivos en servicio al funcionario responsable del registro y control de inventarios, quien debe practicar el conteo de los bienes y cruzar contra el detalle contemplado en registros, si encuentra faltantes, elementos inservibles o de características diferentes, descarga dichos bienes de los registros solicitando a contabilidad su cargo a la cuenta de responsabilidades, teniendo como soporte el acta de la diligencia debidamente tramitada. En caso de sobrante se hace entrega al almacenista, exigiendo la expedición del comprobante de entrada, el que se elabora con base en el acta. El funcionario encargado del control de inventarios hace entrega de los bienes al funcionario entrante, mediante acta que en ocasiones puede ser la misma de recibo, perfeccionándose la actuación mediante su firma.

5. Inventarios Actualizados: para efectos de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cada una de las cuentas del balance que permitan, en todas las fases establecer la evidencia de los resultados patrimoniales de la entidad, el funcionario encargado del control de inventarios debe llevar el inventario valorizado de los bienes de propiedad del municipio de Utica discriminado por oficina. El mismo funcionario debe enviar a las oficinas y dependencias de la entidad, por lo menos una vez al año, relación valorizada y plenamente identificado los bienes en servicio para que previas las confrontaciones del caso, cada responsable certifique su conformidad. Para los bienes en deposito, la verificación consiste en confrontaciones físicas realizadas por el funcionario encargado del control de inventarios con base en los registros llevados en su dependencia. dicha verificación se adelanta sin perjuicio de las constataciones que corresponda adelantar a cualquier otra dependencia. Si el jefe de la oficina o dependencia encuentra inconsistencias entre la relación y los bienes que le han sido suministrados para su servicio, comunica por escrito las diferencias al funcionario encargado del control de inventarios para que inicie la investigación o tramite correspondiente. El jefe de cada una de las dependencias que conforman la entidad debe hacer entrega formal de

los elementos devolutivos en servicio a sus subalternos, a través de inventarios individuales debidamente firmados. De esta manera la responsabilidad es personal ante el superior. Los elementos de uso comunitario, serán cargados al inventario del jefe de la oficina y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto a ningún empleado se le podrá exigir firmar el recibido de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva par el cumplimiento de sus labores. Los inventarios individuales se elaboran en dos ejemplares en el formato diseñado para tal fin con el siguiente destino: original para el funcionario responsable y la copia para la dependencia.

CAPITULO V

BAJA DE BIENES 1. Definición: es el proceso mediante el cual la administración decide

retirar un bien definitivamente del patrimonio del Municipio de Utica. La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y del inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le dio origen.

2. Clases de Bienes: 2.1 De Bienes Servibles: es la salida definitiva de aquellos bienes que

se encuentran en buenas condiciones pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones, o de aquellos que estando en servicio activo o deposito han desaparecido, respecto de los cuales mediante tramite administrativo de investigación se determino la no-responsabilidad por perdida por parte del funcionario que los tenia a cargo o estableciendo responsabilidad se efectúo su pago o reposición.

2.2 De Bienes Inservibles: es el retiro definitivo de los bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia física no son útiles para el servicio y no se justifica su reparación.

2.3 Procedimiento para La Baja de Elementos: el tramite de todo descargo definitivo de muebles y enseres, equipos, vehículos y maquinaria obsoleta o inservible podrá surtirse de acuerdo con el siguiente procedimiento: El usuario devuelve a inventarios o al almacenista los bienes que no le sean útiles por inservibles, obsoletos o cualquier otro caso; este los revisa, valoriza y produce el comprobante de ingreso al almacén

y los descarga de los inventarios de la dependencia que los tenia a cargo, informando de este hecho a la dependencia que hizo la devolución; el almacén solicita a la administración (o quien tenga esta función) la calificación sobre el Estado de los bienes, esta dependencia realizara la visita y emitirá el respectivo concepto sobre si se deben dar de baja o deben permanecer en la entidad; con base en la relación producida por el almacenista y el concepto emitido por el funcionario que determino el Estado de los elementos, el ordenador del gasto, dictara el acto administrativo en el que se ordena darlos de baja de los inventarios y registros, y decida el destino que se les ha de dar de acuerdo a las normas legales vigentes. El almacenista elaborará un acta d la destrucción, incineración, entrega o desmantelamiento de los bienes dados de baja con la asistencia de un delegado que designe la administración, los cuales firmaran el acta.

2.4 Baja por Hurto, Robo, Caso Fortuito Mayor: los bienes o fondos de la administración municipal de Utica perdidos por robo, hurto, etc., se descargaran de los inventarios tan pronto como se conozca su desaparición, mediante denuncia presentada ante la autoridad competente, el valor registrado en los libros será llevado a la cuenta “responsabilidades” a nombre del empleado bajo cuyo cuidado estaba al ocurrir la perdida o daño, para tal efecto todo funcionario esta obligado a informar por escrito en forma inmediata sobre la perdida o daño de bienes o fondos oficiales a su cargo. El descargo y el traslado de su valor a la respectiva cuenta se harán con base en el aviso que el responsable haga o por el acta de visita en que s establezca el faltante de elementos o el daño del bien; el valor que se lleva a la cuenta será el registrado en libros.

2.5 Bajas Por Exoneración de Responsabilidad Fiscal: cuando como resultado del proceso de responsabilidad fiscal por exoneración, se declare sin responsabilidad fiscal al solicitante, se tramita la baja descargando dicho valor de la cuenta “responsabilidades”. Cuando el fallo sea con responsabilidad y el responsable fiscal efectúe la reposición del bien por otro de similares condiciones la baja se produce descargando su valor de la cuenta “responsabilidades”, y dando entrada al almacén del bien recibido. Cuando la compañía aseguradora cubre el valor del bien, la baja se produce descargando

su valor de la cuenta “responsabilidades”, si el pago es parcial, no se acepta la baja hasta que no se cubra el valor total.

3. Destino: 3.1 Venta: es la operación mercantil consistente en la transferencia del

dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero. Ordenada la baja el Municipio de Utica procederá a ordenar un avalúo comercial que permita establecer el valor unitario o monto total de los bienes para venta por lotes. El valor que resulte del avalúo efectuado determinara la modalidad del procedimiento para la venta, pudiendo ser directa o a través de subasta pública.

3.1.1 Venta directa: cuando el valor de los bienes dados de baja no supere el monto para la celebración de contratos de menor cuantía y corresponden a los que no requieren formalidades plenas, de conformidad con el artículo 24, numeral 1º literal a) y el Paragrafo de la Ley 80/93. La entidad facilitara la descripción de los bienes, fecha y hora para su inspección, valor, plazo para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones.

3.1.2 Pública Subasta: cuando avaluados comercialmente los bienes dados de baja excedan el monto previsto para los contratos de menor cuantía, se procede a efectuar la venta de estos por el procedimiento de pública subasta, para lo cual debe invitarse dos entidades financieras aprobadas por la superintendencia Bancaria, con capacidad para realizar la comercialización de dichos bienes a través del sistema de martillo. Los recursos producto de la venta de bienes del Municipio de Utica, pasaran a la reposición de elementos o al fortalecimiento y programas de bienestar social que establezca la administración municipal.

3.2 Donación: únicamente podrá haber donación de bienes dados de baja en los casos que a juicio del Alcalde municipal de Utica estos deban entregarse a otra entidad oficial de beneficencia, acciones comunales, ancianatos, etc., para tal efecto, el representante legal de la entidad donataria manifestara el interés en la misma; y la donación se sujetara a las normas que regulan la materia.

3.3 Destrucción: cuando comercialmente carecen de valor los bienes objeto de baja, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta o no lo haga aconsejable, se procederá a su destrucción sin perjuicios de terceros, mediante la suscripción de actas.

CAPITULO VI

RESPONSABILIDADES 1. Responsables de bienes: son responsables administrativa y fiscalmente

todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad del Municipio, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la entidad.

1.1 Responsables De Los Bienes En Deposito: se denomina responsable

de bienes en deposito, toda persona que reciba, custodie, maneje o suministre elementos de propiedad del Municipio de Utica. El responsable de bienes en deposito tiene entre otras las siguientes responsabilidades: por el recibo, suministro o provisión de los bienes de la entidad. Por el mal manejo, administración, custodia protección de devolutivos y de consumo servibles e inservibles en deposito e inmuebles a su cargo. Por la solicitud oportuna de cambio de aquellos productos próximos a su vencimiento. Por los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en deposito a su cargo. La responsabilidad administrativa y fiscal de los responsables de bienes en depósito se determina a través del proceso disciplinario adelantado por la Oficina de Control Interno y del proceso de responsabilidad fiscal.

1.2 Responsable de Bienes En Servicio: toda persona que reciba bienes de la entidad para el logro de sus funciones o de particulares puestos al servicio de los mismos se constituyen en responsables de bienes en servicio. La determinación de la responsabilidad por perdida, daño, deterioro, discriminación, mal uso de bienes, se determina a través del proceso de responsabilidad fiscal y del proceso administrativo.

1.3 Cesación De Responsabilidad Fiscal: cesa en los siguientes casos:

Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado; cuando el responsable entrega el recibo de pago correspondiente al valor del bien faltante previo tramite de autorización; cuando el responsable efectúa la reposición de los bienes en las condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea autorizada por la administración; cuando la compañía aseguradora hace efectivo el pago de las mismas condiciones establecidas anteriormente; cuando se produce el fallo sin responsabilidad fiscal o la investigación administrativa así lo determine.

2. Compensaciones: cuando en la practica de conteo físico de bienes devolutivos, de consumo, servibles e inservibles en deposito, así como devolutivos en servicio, se encuentran elementos sobrantes los cuales hayan podido confundirse con otros semejantes o similares por apariencia, clase, naturaleza, precio y habiendo cantidades sobrantes podrán hacerse compensaciones. Con base en el acta resultante, el funcionario responsable solicita a la administración la autorización de la compensación, previa evaluación de las causales y de los bienes motivo de tal actuación. No son susceptibles de compensación los bienes que figuran en los registros identificados como cuerpo cierto, ejemplo: las maquinas, vehículos, electrodomésticos, etc., ya que su registro se individualiza mediante un número o una serie.