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ii

RELATÓRIO DE ESTÁGIO

JOANA RITA MARTINS SILVESTRE

RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO

EM SECRETARIADO E ASSESSORIA DE DIREÇÃO

dezembro/2012

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Instituto Politécnico da Guarda

iii

Ficha de identificação

Estagiária

Nome: Joana Rita Martins Silvestre

Número de aluna: 1009431

Curso frequentado: Secretariado e Assessoria de Direção

Estabelecimento de ensino

Escola Superior de Tecnologia e Gestão do

Instituto Politécnico da Guarda

Av. Dr. Francisco Sá Carneiro, nº 50 6300-559 Guarda

Tel.: 271 220 110 Fax: 271 222 690 www.ipg.pt

Professora Orientadora

Elisabete Batoco Constante de Brito

Mestre – Docente do IPG

Período de estágio

De 04 de junho a 13 de agosto de 2012

Horário: 8h00-12h30 / 13h30-17h00

Duração: 400 horas

Instituição de Acolhimento

TORRE – Sociedade de Confeções, S.A.

6250 – 151 Colmeal da Torre Belmonte

Tel.: 275 910 060 Fax: 275 912 108 www.torre.pt

Coordenador de estágio

Acácio Bernardo Nunes Dias

Técnico Oficial de Contas Chefe dos Serviços Administrativos

iv

“O sucesso é ir de fracasso em fracasso sem perder o entusiasmo”

(Winston Churchill)

Relatório de Estágio

v

Resumo

Sendo parte fundamental da conclusão da licenciatura de Secretariado e Assessoria de

Direção, no 3.º ano, serve este relatório para expor as minhas atividades no estágio

curricular efetuado na empresa TORRE, Sociedade de Confeções, S.A., entre os meses

de junho e agosto de 2012.

Os conhecimentos adquiridos nas unidades curriculares do curso foram muito

importantes uma vez que desempenhei funções concordantes com os mesmos:

atendimento telefónico e ao público, utilização de diversos conhecimentos linguísticos,

como inglês, espanhol e francês, mas especialmente a língua portuguesa (falada e

escrita), cortesia e educação, noções de contabilidade, técnicas de arquivo, gestão do

tempo, aplicações informáticas, protocolo, entre outras.

Considero o estágio curricular uma etapa de extrema relevância, pois possibilita aos

alunos um contacto com o verdadeiro mundo laboral, permitindo colocar em prática

toda a aprendizagem exercida durante os três anos do curso.

Palavras-chave: Estágio Curricular, Relatório de Estágio, Secretariado e Assessoria de

Direção, TORRE – Sociedade de Confeções, S.A.


vi

Agradecimentos

É chegada a tão aguardada fase de finalização da licenciatura e do fecho de um ciclo,

que, como sempre, dará início a outro. Estas páginas são dedicadas, sobretudo, àquelas

pessoas que sei que me acompanharão daqui para a frente, mas também que se

mantiveram sempre presentes, mesmo antes de ter iniciado este projeto.

Em primeiro lugar, agradeço do fundo do meu coração à minha mãe, Beatriz, e ao meu

pai, Carlos, pela confiança depositada, pela força incondicional, pela cumplicidade e por

todo o apoio financeiro que, pelo esforço que lhes implicou, tentei sempre nunca

desperdiçar e converter em motivo de orgulho.

À minha irmã, Sandra, cunhado, João, e sobrinhos, David e Inês, que infelizmente nem

sempre puderam estar presentes, mas que sempre estiveram no meu coração nos

momentos mais importantes.

À Ana Daniela, amiga desde a infância. Não se tornou apenas num apoio fundamental,

mas sim no fator propulsor de toda esta caminhada. Obrigada por aquela longa conversa

com a mãe Beatriz!

Ao tal “grupinho”, que me proporcionou os melhores e verdadeiros momentos de

alegria, folia e companheirismo desde o início, e porque os melhores amigos que

fazemos na faculdade não têm de ser da mesma turma; Soraia, Rosa, Marco, João,

Bruno, André, Marisa, Zé, e outros que, sendo amigos de amigos, foram sendo

acrescentados.

Às meninas da Egitúnica, por tão bem me terem aceitado, e também pelas noites de

cantorias, praxes, fados e desgarradas. Deste grupo, destaco com grande carinho a

minha madrinha de tuna, Joana.

Às companheiras de quarto, Daniela e Andreia pelos serões bem passados e pela

entreajuda. Às co-residentes Vera e Jacky. Criámos entre todas uma imprevisível

amizade e, por isso, muito obrigada pelo apoio incondicional!

Às colegas e amigas de turma: Margarete, Elisabete e Graça, pelo companheirismo e

dedicação ao longo destes três anos. À Elsa em especial, a quem agradeço por toda a

compreensão e amizade.


vii

À minha orientadora de estágio, professora Elisabete Brito, por ter prontamente aceitado

o meu pedido.

Ao Instituto Politécnico da Guarda em geral, por me ter recebido como aluna, à Escola

Superior de Tecnologia e Gestão e aos professores do curso de Secretariado e

Assessoria de Direção, pela sua partilha de conhecimento e experiência.

À Associação Académica da Guarda, pelo acolhimento e integração.

À Comissão de Praxe e Conselho de Veteranos, pelas divertidas e, por vezes, duras

noites de rondas e praxes, no ano de caloira.

Por último, mas sempre em primeiro, o meu namorado, Henrique. Por tudo,

simplesmente, por ter estado sempre lá, pelo apoio absoluto, pelo amor e amizade.

A todos que de uma forma ou de outra, deram o seu contributo para que a minha

passagem pela Guarda fosse inesquecível, me fizeram uma pessoa mais forte, mais

confiante e crente em mim mesma.

Obrigada!


viii

Índice Geral Ficha de Identificação ............................................................................................................................................ iii

Resumo .................................................................................................................................................................. v

Agradecimentos..................................................................................................................................................... vi

Índice Geral......................................................................................................................................................... viii

Índice de Figuras .................................................................................................................................................... x

Índice de Gráficos ................................................................................................................................................ xii

Glossário de Siglas .............................................................................................................................................. xiii

INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 1

CAPÍTULO 1 – A INDÚSTRIA TÊXTIL E DO VESTUÁRIO – DO PASSADO AO PRESENTE .. 2

1.1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 3 1.2. ENQUADRAMENTO SETORIAL ........................................................................................................ 3

1.2.1. Caracterização da Indústria Têxtil e do Vestuário em Portugal ............................................... 4 1.2.2. Evolução da ITV – do passado ao presente ............................................................................ 7

1.3. ANÁLISE SWOT DA ITV............................................................................................................... 9 1.4. TENDÊNCIAS FUTURAS ................................................................................................................ 12

CAPÍTULO 2 – A EMPRESA TORRE – SOCIEDADE DE CONFEÇÕES, S.A............................. 14

2.1. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA ..................................................................................................... 15 2.2. LOCALIZAÇÃO ............................................................................................................................ 16 2.3. BREVE HISTORIAL DA EMPRESA ................................................................................................... 17 2.4. A MARCA TORRE ...................................................................................................................... 19 2.5. ORGANIGRAMA .......................................................................................................................... 21 2.6. CLIENTES ................................................................................................................................... 22 2.7. ESTRATÉGIA DA TORRE ............................................................................................................ 23 2.8. PROJETOS FUTUROS .................................................................................................................... 24 2.9. O GRUPO TORRE ...................................................................................................................... 24

2.9.1. Empresas pertencentes ao grupo TORRE ............................................................................ 26 2.9.1.1. A Torfal, Ld.ª ............................................................................................................................. 26

2.9.1.1.1. Áreas de atuação ................................................................................................................. 28 2.9.1.1.2. Visão e Missão .................................................................................................................... 28 2.9.1.1.3. Organigrama ....................................................................................................................... 28 2.9.1.1.4. Clientes............................................................................................................................... 29 2.9.1.1.5. Certificação de Qualidade .................................................................................................... 30 2.9.1.1.6. Filosofia de atuação ............................................................................................................. 30

2.9.1.2. A Torfal Torre, ACE................................................................................................................... 31 2.9.1.3. A Centum Cellas, Ld.ª ................................................................................................................ 32

CAPÍTULO 3 – O ESTÁGIO ............................................................................................................. 33

3.1. O DEPARTAMENTO FINANCEIRO/CONTABILÍSTICO E ADMINISTRATIVO ......................................... 34 3.2. PLANO DE ESTÁGIO ..................................................................................................................... 35 3.3. INTEGRAÇÃO NA EMPRESA .......................................................................................................... 36 3.4. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ..................................................................................................... 37


ix

3.4.1. Tarefas diárias .................................................................................................................... 37 3.4.1.1. Tratamento da correspondência recebida ................................................................................. 37 3.4.1.2. Arquivo ................................................................................................................................. 39 3.4.1.3. Atendimento telefónico .......................................................................................................... 43 3.4.1.4. Expedição de correio .............................................................................................................. 44 3.4.1.5. Depósito de cheques ............................................................................................................... 45 3.4.1.6. Fotocópias ............................................................................................................................. 52 3.4.1.7. Atendimento ao público ......................................................................................................... 52 3.4.1.8. Separação de documentos ....................................................................................................... 47

3.4.2. Tarefas pontuais ................................................................................................................. 47 3.4.2.1. Recolha de assinaturas............................................................................................................ 47 3.4.2.2. Entrega de correio aos diversos setores ................................................................................... 48 3.4.2.3. Preenchimento de cheques ...................................................................................................... 49 3.4.2.4. Envio de fax........................................................................................................................... 49 3.4.2.5. Redação de cartas ................................................................................................................... 50 3.4.2.6. Realização de chamadas para o exterior .................................................................................. 50 3.4.2.7. Digitalização de documentos .................................................................................................. 51 3.4.2.8. Conferência de faturas com guias de transporte ....................................................................... 51 3.4.2.9. Correção ortográfica de documentos ....................................................................................... 51 3.4.2.10. Colocação de selos em envelopes .......................................................................................... 51 3.4.2.11. Organização e arrumação do arquivo (expurgação de arquivo passivo) ................................... 52 3.4.2.12. Picagem de extratos conta-corrente ....................................................................................... 52 3.4.2.13. Reconciliação de contas........................................................................................................ 53 3.4.2.14. Criação e impressão de lombadas .......................................................................................... 53 3.4.2.15. Inquérito Mensal à Produção Industrial – Instituto Nacional de Estatística (INE) .................... 54 3.4.2.16. Requisição de selos aos CTT e consequente conferência ........................................................ 54 3.4.2.17. Operações no Vanguarda ...................................................................................................... 55

3.5. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ................................................................................................... 59 3.6. INICIATIVAS ............................................................................................................................... 61

3.6.1. Arrumação das três salas de arquivo .......................................................................................... 61 3.6.2. Criação de uma tabela-esquema da atual disposição da sala de arquivo n.º 1 ............................... 63 3.6.3. Separação da correspondência em categorias ............................................................................. 64 3.6.4. Criação de uma página da empresa no Facebook ........................................................................ 64 3.6.5. Etiquetagem de variados assuntos para mais fácil e rápido acesso ............................................... 65

3.7. SUGESTÕES ................................................................................................................................ 65 3.7.1. Colocação de uma nova seta de sinalização da empresa .............................................................. 65 3.7.2. Gestão do economato em base de dados ..................................................................................... 66 3.7.3. Digitalização do arquivo ........................................................................................................... 67 3.7.4. Reciclagem das folhas de papel e cartões ................................................................................... 68 3.7.5. Aumentar o número de prateleiras nas salas de arquivo .............................................................. 68 3.7.6. Aquisição de uma máquina de café para a “sala da fotocopiadora”.............................................. 68

CONCLUSÃO .................................................................................................................................... 69

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................ 71

ÍNDICE DE ANEXOS ........................................................................................................................ 73

ANEXOS............................................................................................................................................. 74


x

Índice de Figuras

Figura 1 – Atual logótipo da TORRE ...................................................................................... 15 Figura 2 – Localização da TORRE, Sociedade de Confeções, S.A. .......................................... 16 Figura 3 – Torre Centum Cellas .............................................................................................. 17 Figura 4 – Evolução temporal da TORRE ............................................................................... 17 Figura 5 – Instalações da TORRE ........................................................................................... 18 Figura 6 – Estrutura organizacional do grupo TORRE ............................................................. 26 Figura 7 – Organigrama da TORRE ........................................................................................ 22 Figura 8 – Clientes da TORRE ................................................................................................ 23 Figura 9 – Atual logótipo da Torfal ......................................................................................... 27 Figura 10 – Áreas de atuação da Torfal e respetivos serviços de destaque ................................ 28 Figura 11 – Organigrama da Torfal ......................................................................................... 29 Figura 12 – Ilustração com os logos dos clientes da Torfal ...................................................... 30 Figura 13 – Logo da TUV Rheinland ...................................................................................... 30 Figura 14 – Filosofia de atuação da Torfal ............................................................................... 31 Figura 15 – Logo da Torfal Torre ACE ................................................................................... 31 Figura 16 – Atual logo da Centum Cellas ................................................................................ 32 Figura 17 – Organigrama do gabinete Financeiro/Contabilístico da TORRE ............................ 34 Figura 18 – Destinatários da correspondência recebida e respetivas pessoas a quem se

destinam .............................................................................................................. 38 Figura 19 – Pasta exemplificativa do arquivo existente na Sala de Arquivo n.º 1 ...................... 40 Figura 20 – Sala da Fotocopiadora .......................................................................................... 40 Figura 21 – Terceira sala que contém Arquivo......................................................................... 41 Figura 22 – Armário contendo Arquivo de Contabilidade ........................................................ 41 Figura 23 – Prateleira contendo Arquivo de Contabilidade ...................................................... 41 Figura 24 – Cesto contendo o correio a expedir ....................................................................... 45 Figura 25 – Cheque preenchido juntamente com o talão de depósito ........................................ 45 Figura 26 – Guichet de atendimento - vista de fora do gabinete ............................................... 52 Figura 27 – Empresas do grupo e pessoas a quem se destina a assinatura dos documentos ....... 48 Figura 28 – Envelopes das empresas com selos previamente colados ....................................... 52 Figura 29 – Lombadas de pastas criadas – uma escrita a lápis e a outra no computador ............ 53 Figura 30 – Imagem de abertura do software Vanguarda ......................................................... 55 Figura 31 – Menu inicial do programa Vanguarda ................................................................... 55 Figura 32 – Lançamento de faturas de fornecedores (2º passo) ................................................ 57 Figura 33 – Lançamento de faturas de fornecedores (3º passo) ................................................ 57 Figura 34 – Lançamento de faturas de fornecedores (último passo).......................................... 57 Figura 35 – Lançamento de recebimentos de clientes no banco (2º passo) ................................ 58 Figura 36 – Lançamento de recebimentos de clientes no banco (último passo) ......................... 58 Figura 37 – Lançamento de recebimentos de clientes e emissão do respetivo recibo ................ 59 Figura 38 – Cronograma de atividades desempenhadas na TORRE ......................................... 60 Figura 39 – Sala de Arquivo n.º 1 desorganizada ..................................................................... 61 Figura 40 – Sala de Arquivo n.º 1 organizada .......................................................................... 61 Figura 41 – "Sala da fotocopiadora" desorganizada ................................................................. 63 Figura 42 – "Sala da fotocopiadora" organizada ...................................................................... 63 Figura 43 – Terceira sala de arquivo desorganizada ................................................................. 63 Figura 44 – Terceira sala de arquivo organizada ...................................................................... 63


xi

Figura 45 – Separadores de folhas timbradas com etiquetas ..................................................... 65 Figura 46 – Seta sinalizadora da TORRE ................................................................................ 66 Figura 47 – Seta de sinalização criada ..................................................................................... 66 Figura 48 – Sugestão de base de dados, referente ao Economato .............................................. 67


xii

Índice de Gráficos Gráfico 1 – Valores da Produção, Volume de Negócios, Exportação e Importação em Portugal

no ano de 2009 ...................................................................................................... 4 Gráfico 2 – Evolução anual do número de empresas do setor Têxtil ........................................... 8 Gráfico 3 – Evolução anual do número de empresas do setor Têxtil ........................................... 9


xiii

Glossário de Siglas

CAE Código das Atividades Comerciais

CEE Comunidade Económica Europeia

CTT Correios, Telégrafos e Telefones (Correios de Portugal, S.A.)

EFTA European Free Trade Association (em português: Associação Europeia de

Comércio Livre)

INE Instituto Nacional de Estatística

ITV Indústria Têxtil e do Vestuário

OMC Organização Mundial do Comércio

SWOT Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats (em português: Forças,

Fraquezas, Oportunidades e Ameaças)

TOC Técnico Oficial de Contas

UE União Europeia


1

Introdução

O estágio é a componente mais prática do curso de Secretariado e Assessoria de

Direção, e também a única que não implica o acompanhamento direto por parte do

docente. Sendo assim, serve para uma aproximação à realidade laboral, mas também

para uma oportunidade de o aluno, no mundo do trabalho, saber tomar decisões sozinho

e aprender a lidar com as diferentes situações e pessoas, imediata e objetivamente.

Este trabalho consiste no relato das atividades decorridas no estágio por mim realizado,

entre 4 de junho e 13 de agosto de 2012, na empresa TORRE, S.A., em Colmeal da

Torre. O estágio curricular faz parte integrante do segundo semestre e insere-se no

último ano da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direção, do Instituto

Politécnico da Guarda.

A elaboração deste documento permite fazer um balanço do que foi desenvolvido ao

longo do estágio e tem como principais objetivos levar a cabo um relato pormenorizado

das atividades realizadas ao longo das dez semanas de estágio, avaliar o seu

desenvolvimento de acordo com o plano de estágio proposto, refletir sobre o modo

como as atividades foram desenvolvidas e servir como instrumento de avaliação do

estágio.

Desta forma, dividi o relatório em três partes: a primeira corresponde ao capítulo 1 e

apresenta uma abordagem histórica da indústria dos têxteis e vestuário, em Portugal. O

capítulo 2 conta a história e dá a conhecer a atividade da TORRE – Sociedade de

Confeções, S.A., a entidade que me recebeu como estagiária. O terceiro capítulo

descreve detalhadamente os meus passos no estágio, enumerando todas as tarefas

desenvolvidas no gabinete de contabilidade e finanças da TORRE, bem como as

iniciativas tomadas e as sugestões feitas por mim à empresa.

Finalmente, como este relatório será objeto de avaliação, espero conseguir elaborá-lo da

melhor forma possível e conseguir transmitir coerentemente todas as informações e

experiências que fui recolhendo e vivendo ao longo destas dez semanas, mesmo estando

consciente que num documento desta natureza é difícil transmitir todo o conteúdo

inerente ao estágio.


2

Capítulo 1 A Indústria Têxtil e do Vestuário –

do passado ao presente


3

1.1. Introdução

Este capítulo pretende dar a conhecer resumidamente o setor dos têxteis e do vestuário a

nível nacional. A razão pela qual escolhi inclui-lo no Relatório de Estágio explica-se

pelo facto de o meu estágio ter decorrido numa empresa de confeções e, também, por

sentir a necessidade de aprofundar os meus conhecimentos sobre a área.

O setor têxtil e do vestuário, sendo um dos que mais se tem destacado nas últimas

décadas pela sua representatividade na estrutura industrial portuguesa, desde sempre

assumiu um papel de relevo relativamente à empregabilidade e peso na economia.

Contudo, tem sofrido algum decréscimo em termos de desenvolvimento e concorrência,

nomeadamente internacional. Atravessa, assim, uma fase de reestruturação, de que

resulta a eliminação de milhares de postos de trabalho, devido às consequências da crise

no setor, conjugadas com as dificuldades económicas que o nosso país atravessa

presentemente.

Desta forma, recorrendo a pesquisas na web, reuni informação relevante para cumprir o

meu objetivo, que passa por prestar um contributo na perceção do comportamento deste

setor, expor oportunidades e ameaças, fraquezas e forças e delinear um panorama para o

futuro.

1.2. Enquadramento setorial

De acordo com o código de classificação das atividades económicas (CAE), a Indústria

Têxtil e do Vestuário (ITV) enquadra-se na secção das Indústrias Transformadoras e

abrange a Fabricação de Têxteis (CAE 17) e a Indústria do Vestuário, Preparação,

Tingimento e Fabricação de Artigos de Peles com Pelo (CAE 18)1.

Dentro na indústria têxtil distinguem-se dois setores fundamentais: o setor têxtil e o

setor do vestuário. Apesar de se encontrarem conjugados na denominação de uma

indústria, são setores distintos e com especificidades próprias, ainda que estejam ligados

verticalmente, pois os têxteis são a principal componente para os produtos de vestuário.

O setor têxtil compreende o conjunto de processos de transformação que permitem a

partir da matéria-prima de base, obter um produto acabado – o tecido. O setor de 1 EDIT VALUE Empresa Júnior N.º 2, “Análise da Indústria têxtil e do Vestuário”, 2006, disponível em http://foreigners.textovirtual.com/edit-value/analise-da-industria-textil-do-vestuario.pdf, acedido em 29 de agosto de 2012


4

vestuário está associado às atividades de transformação dos materiais têxteis em

vestuário, englobando atividades como o corte, a confeção e o acabamento de peças de

vestuário. Nem toda a produção têxtil é destinada ao setor do vestuário, pois uma parte

vai para a distribuição (têxteis-lar), e outra é utilizada por outras indústrias (têxteis

técnicos e artigos de revestimento).

1.2.1. Caracterização da Indústria Têxtil e do Vestuário em

Portugal

A ITV é uma das indústrias com maior representatividade na estrutura industrial

portuguesa e desde sempre assumiu um papel de relevo em termos de emprego e peso

na economia nacional. Concentrada sobretudo no norte de Portugal, esta indústria é

maioritariamente constituída por pequenas e médias empresas.

Na atualidade este setor representa cerca de 11% do total das exportações, 22% do

emprego da indústria transformadora e 8% da produção na mesma indústria2.

O gráfico que se segue demonstra os valores pelos quais se mede a importância da ITV

em Portugal, no ano de 2009.

Gráfico 1 – Valores da Produção, Volume de Negócios, Exportação e Importação em Portugal no ano de 2009

Fonte: CIP, “Estudo de caracterização dos recursos humanos do setor têxtil e vestuário”, (s.d.)

Como nos mostra o gráfico apresentado, no ano de 2009, Portugal obteve mais de 5700

milhões de euros em produção, na Indústria Têxtil e do Vestuário. No que toca às

2 CIP – Confederação Empresarial de Portugal, “Estudo de caracterização dos recursos humanos do setor têxtil e vestuário”, disponível em http://www.cip.org.pt/irj/servlet/prt/portal/prtroot/com.sap.km.cm.docs/ cip/documentos/centrodocumentacao/Assuntos%20Sociais/Sa%C3%BAde%20e%20Seguran%C3%A7a/Estudo%20sobre%20os%20%20RH%20da%20ITV.pdf, acedido em 1 de outubro de 2012

5704 5769

34482889

0

1000200030004000500060007000

Produção Volume de Negócios

Exportação Importação

Milh

óes d

e Eu

ro


5

importações e exportações, verificamos que naquele período, os valores de exportação

se revelaram mais elevados do que os da importação, o que significa um saldo da

balança comercial positivo.

A Produção de Têxteis e Vestuário caracteriza-se por ser um setor maduro,

fragmentado, caracterizado pela mão-de-obra intensiva e com baixos requisitos a nível

do investimento de capital. É uma das atividades mais expostas à concorrência

internacional, com um elevado grau de abertura e que, por isso, experimenta em

primeira mão os efeitos positivos e negativos do que sucede em termos globais no setor.

Este setor tem constituído o sustento de muitos agregados familiares, tendo

proporcionado estabilidade ao longo de várias décadas, o que permitiu a aquisição de

novas e diferentes oportunidades. A par disso, ocorreu a adaptação de algumas empresas

ao mercado, tendo havido especialização em produção de fio, malhas e confeção de

tecidos. Embora tenha ocorrido uma expansão do setor do vestuário até meados dos

anos 90, seguiu-se um declínio acentuado até ao presente. Por sua vez, o setor têxtil

apresentou um declínio progressivo desde os anos 80. Daí a importância relativa destes

dois setores ter vindo a diminuir na economia portuguesa. O atual contexto de

liberalização do comércio mundial confronta a ITV portuguesa com consideráveis

desafios.

Relativamente ao subsetor da confeção, Portugal está a perder quota de mercado a favor

de países pertencentes à própria União Europeia (UE), mas sobretudo em relação a

países de mão-de-obra mais barata que, devido a este fator, se tornam mais competitivos

em termos de preços, e que têm feito aumentar, de forma visível, a sua presença no

mercado mundial.

São de salientar, essencialmente, duas debilidades do setor: por um lado, a fraca

presença de marcas próprias com projeção no estrangeiro, pois, de facto, a maioria dos

produtos portugueses circula sob marcas estrangeiras, o que impossibilita a criação de

uma imagem de marca; por outro lado, a escassa presença de filiais das empresas

portuguesas no estrangeiro, que permitam o rápido acesso aos mercados e a obtenção de

informação acerca dos mesmos, fatores decisivos no novo contexto da concorrência

internacional. Para além disso, tem aumentado a dependência dos produtores nacionais

face às grandes cadeias internacionais de vestuário, o que tem provocado mudanças

profundas no mercado da distribuição.


6

Os fatores que têm contribuído para aumentar as dificuldades do setor têxtil são,

sobretudo, três: abrandamento económico da União Europeia e dos seus principais

mercados de exportação, a evolução da taxa de câmbio do dólar norte-americano e do

euro que continua a afetar negativamente a competitividade de vários tipos de produtos;

e a abertura da Organização Mundial do Comércio (OMC) a países como a China e a

Índia, cuja competitividade assenta nos baixos custos da sua mão-de-obra3.

Por essa razão, tem-se verificado uma tendência de deslocalização da produção para

países que beneficiam de vantagens competitivas em termos de custos de produção.

Circunstância que leva as empresas portuguesas a instalar nesses países as suas próprias

unidades produtivas ou a subcontratar a produção, o que se reflete, posteriormente, no

fecho de muitas fábricas em Portugal e no aumento do desemprego nacional.

Apesar de tudo, o setor tem vindo a registar em Portugal comportamentos dinâmicos e

competitivos em determinados subsectores e empresas, aproveitando alguns dos seus

pontos fortes como a proximidade geográfica e cultural face ao mercado europeu, a

tradição e o saber-fazer acumulados, custos salariais moderados face aos níveis

europeus, reconhecimento internacional crescente dos produtos, realização de elevados

investimentos de modernização tecnológica, desenvolvimento progressivo de uma

cultura de qualidade e de resposta rápida.

A ITV portuguesa transformou-se radicalmente ao longo das últimas décadas. Passou de

uma indústria transformadora, caracterizada pela massificação da produção e pela venda

de capacidades produtivas, ou seja apenas competitiva pelos baixos custos operativos,

mais concretamente pelos baixos salários, para uma atividade mais sofisticada,

informada fortemente pelos fatores críticos de competitividade, como a moda, a

inovação tecnológica e a intensidade de serviço.

Neste contexto de mudança, embora nas duas últimas décadas se tenha verificado o

desaparecimento de um elevado número de empresas, a indústria do têxtil e do vestuário

soube reinventar-se, inovando e crescendo, e tendo criado atualmente três caminhos

para empresas do sector: marca e distribuição de moda, têxteis técnicos e funcionais e

3 I Edição Revista GeoPlanUM I, Guimarães, “Inovação e Desenvolvimento no setor Têxtil e Vestuário”, 2010, disponível em http://www.geoplanum.pt/web1/uploads/catalogo/publicados/upload-1820-0.pdf, acedido em 29 de agosto de 2012


7

private label4 sofisticado. Efetivamente, modernidade, flexibilidade, dinamismo,

tecnologia, inovação, qualidade, design e criatividade são algumas das características

que distinguem a ITV.

1.2.2. Evolução da ITV – do passado ao presente

Apesar da tardia industrialização portuguesa, que se iniciou nos finais do século XVIII,

Portugal sempre teve uma forte tradição têxtil. Nessa época predominavam as pequenas

oficinas e o trabalho mal remunerado.

Entretanto, com a Revolução Industrial inglesa apareceram novos produtos, como o

algodão, verificando-se uma redução acentuada dos preços. Estes produtos fizeram

concorrência direta com os têxteis portugueses, o que inviabilizou a produção interna.

Contudo, a indústria têxtil moderna estabelece-se e progride em Portugal entre 1840 e

1860, sobretudo com o fim das lutas liberais, graças a investimentos privados que

apostaram na aquisição de máquinas a vapor e na divisão técnica do trabalho. Estas

inovações verificaram-se principalmente na indústria algodoeira e de lanifícios. No

entanto, a maior parte da produção era ainda obtida de forma artesanal, resistindo à

inovação e à modernização.

Durante muito tempo, as exportações portuguesas de têxteis tiveram pouca relevância,

dado que só em períodos de conflito externo – 1ª Guerra Mundial (1914-1918), Guerra

civil de Espanha (1936-1939) e a 2ª Guerra Mundial (1939-1944) – ganhavam difusão.

No século XIX assiste-se a um desenvolvimento significativo da indústria têxtil,

particularmente no Vale do Ave, potenciado pela introdução de taxas aduaneiras, de

modo a encarecer os produtos importados, salvaguardando os produtos nacionais, pela

consolidação dos mercados coloniais e pelo reconhecimento das vantagens da

localização das indústrias nas áreas rurais.

Em 1931 foi instituído, pelo Estado Novo, o regime de condicionamento industrial,

incluindo a indústria algodoeira, com o objetivo de disciplinar, coordenar e proteger a

indústria. O algodão provinha das colónias, mas a sua produção era insuficiente e a

importação era dificultada, o que obrigava as indústrias a trabalhar abaixo da sua

4 As empresas que atuam no mercado de Private Label são aquelas que produzem mercadorias para marcas de terceiros, atendendo todas as exigências e especificações de cada cliente. Fonte: http://www.villatextil.com.br/novo/private/index, acedido em 16 de outubro de 2012


8

capacidade. Esta situação foi resolvida nos anos 50/60, com o aparecimento das fibras

sintéticas.

Em 1960, a adesão de Portugal à Associação Europeia de Comércio Livre (EFTA)

permitiu a abertura ao exterior, o que tornou Portugal num dos maiores exportadores

mundiais de têxteis e de vestuário, reconhecido nos mercados pela sua excelente relação

qualidade/preço.

Os anos 80 e 90 ficaram marcados pela adesão de Portugal à Comunidade Económica

Europeia (CEE) (1986) e por uma forte aposta na modernização do setor, através de

apoios do Estado e da União Europeia, associados ao investimento em novas

tecnologias, o que veio a revelar-se fundamental para o seu desenvolvimento.

De seguida apresento dois gráficos que mostram a evolução do número de empresas

Têxteis e de Vestuário, por todo o país, no período compreendido entre 2000 e 2007.

Gráfico 2 – Evolução anual do número de empresas do setor Têxtil

Fonte: CENIT – Centro de Inteligência Têxtil (2009), “Análise da Indústria Têxtil e Vestuário no Norte de Portugal e Galiza: Consolidação da Complementaridade do «Cluster» Transfronteiriço na Euroregião”

O gráfico acima representado, referente à evolução anual do setor têxtil. Exibe de forma

acentuada que esta indústria está presente maioritariamente no norte do país, enquanto

que mostra valores muito baixos no sul e nas regiões autónomas. Neste gráfico é

também possível notar o facto de que, na maior parte das regiões, o ano 2005 foi o que

0500

100015002000250030003500400045005000

Norte Centro Lisboa/Vale Tejo

Alentejo Algarve Açores Madeira

Setor Têxtil2007

2006

2005

2004

2003

2002

2001

2000


9

revelou maior crescimento do número de empresas, nomeadamente no Norte, Centro e

Lisboa/Vale do Tejo.

Gráfico 3 – Evolução anual do número de empresas do setor Têxtil

Fonte: CENIT – Centro de Inteligência Têxtil (2009), “Análise da Indústria Têxtil e Vestuário no Norte de Portugal e Galiza: Consolidação da Complementaridade do «Cluster» Transfronteiriço na Euroregião”

O gráfico acima mostra novamente que a região Norte é a que detém maior presença da

indústria de vestuário, revelando valores muito próximos das 9000 empresas. Pelo

contrário, nas regiões do Algarve, Açores e Madeira a presença desta indústria é quase

inexistente.

De uma forma geral, verifica-se um crescimento deste setor em Portugal desde 2000 até

2003/2004, seguido de uma descida a partir desse período.

1.3. Análise SWOT da ITV

Tendo em conta as oscilações de que o setor tem sido alvo nas últimas décadas, é

possível definir forças e debilidades no setor têxtil, bem como oportunidades e ameaças

a considerar. A análise SWOT (normalmente aplicada às organizações) permite fazer a

avaliação de um setor económico, pelas suas forças e fraquezas relativamente à sua

forma de ser/atuar e, também, segundo as oportunidades e ameaças, em relação ao

ambiente que o rodeia.

Este setor, como já havia sido referido, representou um grande papel na economia

portuguesa e, apesar de ter sido o maior gerador de emprego numa dada época, enfrenta

0100020003000400050006000700080009000

10000

Norte Centro Lisboa/Vale Tejo

Alentejo Algarve Açores Madeira

Setor Vestuário2007

2006

2005

2004

2003

2002

2001

2000


10

hoje grandes dificuldades a nível de concorrência e expansão. Contudo, este continua a

ser um setor com imenso potencial de desenvolvimento e renovação, pelo que passo a

descrever sucintamente uma análise SWOT do mesmo.

Principais Pontos Fortes:

► Forte know-how técnico (o saber-fazer), que se traduz no vasto conhecimento da

produção, processos, produtos e mercados;

► Tradição têxtil;

► Qualidade nacional que se destaca dos produtos de outros países;

► Proximidade geográfica e cultural dos grandes mercados europeus;

► Equipamentos e tecnologias recentes;

► Flexibilidade;

► Fileira apoiada em consistentes e desenvolvidos centros de competência –

associações, universidades, centros de formação, centros tecnológicos;

► Adaptabilidade;

► Grande reatividade.

Principais Pontos Fracos:

► Falta de iniciativa e fraco empreendedorismo das empresas, que leva a que estas

se tornem demasiado dependentes de apoios do Estado e da UE;

► Custo de mão-de-obra superior ao praticado nos países emergentes (China,

Índia, etc.);

► Mão-de-obra pouco qualificada;

► Reduzida dimensão das empresas e dificuldade de acesso a crédito por parte das

mesmas;

► Elevado peso na indústria têxtil e do vestuário na economia portuguesa, o que

leva a um significativo aumento de desemprego em tempos de crise no setor;

► Forte dependência de grandes grupos, nomeadamente pertencentes ao mercado

espanhol;

► Fraca aposta na criação de marcas próprias;

► Investigação e Desenvolvimento reduzidos;

► Baixa produtividade da mão-de-obra;

► Gestão empresarial pouco eficiente (mau planeamento, falhas no cumprimento

dos prazos, organizações demasiado hierarquizadas).


11

Oportunidades:

► Nichos de mercado para determinados tipos de produtos e mercados emergentes;

► Produção de artigos mais difíceis das gamas das grandes marcas, que se

massificam, via Europa de Leste, Á sai ou Norte de África, dois a três anos mais

tarde;

► Controlar outros elementos da cadeia de valor, nomeadamente o design, a

inovação, a distribuição e redefinição do modelo de negócio e gestão;

► Desenvolvimento de novas aplicações para produtos têxteis, os chamados

“têxteis do futuro”;

► Aposta nos produtos têxteis com valor acrescentado;

► Especialização industrial;

► A emergência de novos mercados com baixos custos de produção poderá

constituir um incentivo à ITV portuguesa, numa via para reforçar os seus fatores

de competitividade;

► Promover a investigação de novos têxteis de elevado valor acrescentado, nas

empresas, de modo a que esta não seja um ato exclusivo das universidades;

► Ganhar dimensão crítica, via fusões, aquisições ou redes de cooperação, para

maior competitividade e significado no mercado europeu e mundial;

► Moda, marcas e distribuição “Made in Portugal”.

Ameaças:

► Emergência de países com custos de mão-de-obra mais baixos, um dos motivos

que tem levado à deslocalização das empresas;

► Efeitos da liberalização do comércio têxtil mundial dos têxteis e vestuário e

ascensão de países como a China e a Índia;

► Concentração da ITV portuguesa no norte do país sugere uma ameaça, pois

quando o setor entra em crise, afetará fortemente a região;

► Falta de atratividade do setor para jovens profissionais, que optam por outras

atividades;

► Endurecimento da concorrência internacional nos produtos básicos, mas também

em gamas de maior valor acrescentado;

► Fecho de cursos superiores e declínio da formação profissional especializada

► Risco de desestruturação da fileira têxtil e do vestuário;


12

► Fim dos fundos comunitários e consequente agravamento do défice de

investimento no setor;

► Concorrência acrescida das marcas e cadeias de lojas estrangeiras no mercado

interno;

► Estagnação do consumo nos mercados tradicionais.

1.4. Tendências futuras

Nesta última parte teço algumas notas conclusivas, relativamente à situação do setor dos

têxteis e vestuário, relacionando as características anteriormente descritas com a análise

de forças, fraquezas, potencialidades e ameaças da ITV. Apresento, assim, um cenário

futuro, referindo as estratégias que as empresas têxteis e de vestuário devem adotar,

numa via de elevação, regeneração e sobrevivência neste contexto tão competitivo com

que se depara o setor.

Muitas foram as causas que contribuíram para que o panorama de crise na ITV se

adensasse, pelo que daqui para a frente se exige às empresas têxteis e do vestuário

portuguesas que não se cinjam à simples excelência e eficiência produtiva, mas que

adotem um novo grau de capacidade concorrencial e de flexibilidade, tanto no que

respeita aos produtos, como aos processos produtivos e às estruturas de gestão.

Um dos pontos fortes da indústria é o facto de os fabricantes de tecido e os

confecionadores nacionais terem uma grande proximidade dos mercados e dos

retalhistas. Torna-se então importante a necessidade de conhecer as exigências dos

consumidores, o que se consegue através de um relacionamento direto e de um trabalho

cooperante com os retalhistas.

No contexto internacional, o conhecimento dos mercados de destino da produção torna-

se fundamental, na medida em que constitui a via mais adequada para a criação de

fatores competitivos e dinâmicos que assegurem a sustentabilidade das empresas no

mercado.

Um modo de ultrapassar, de forma sustentada, a concorrência dos países de baixos

custos de produção seria a diferenciação do produto e a aposta na modernização da


13

indústria e nos métodos baseados em tecnologias avançadas. Assim, a ITV poderia

colocar no mercado produtos de valor acrescentado, visando os segmentos médio-alto.

De modo a evitar o declínio da indústria nacional do vestuário é necessário que as

empresas do setor reformulem as suas orientações estratégicas, no sentido da

internacionalização através da presença direta nos mercados externos.

Para a concretização deste objetivo, e uma vez que se tornou impossível para as

empresas portuguesas concorrer com os fabricantes asiáticos, partindo de idênticos

fatores de competitividade, é fundamental, a par da incorporação dos chamados fatores

críticos de competitividade, desenvolver canais de distribuição dirigidos às grandes

cadeias nacionais e internacionais de retalho, aumentando a flexibilidade e a focalização

nos maiores e mais sofisticados mercados de consumo.

Aproveitando as vantagens competitivas, os fabricantes nacionais devem oferecer um

superior serviço a clientes, aliando-o a uma logística inatingível pelos concorrentes

asiáticos. São iniciativas difíceis, mas que as empresas não podem deixar de realizar

para garantir, não apenas o seu desenvolvimento, mas até a sua sobrevivência. Com isto,

poderão ou não permanecer no mercado. Se não abraçarem estas estratégias, serão

certamente ultrapassadas.


14

Capítulo 2 A empresa TORRE – Sociedade de Confeções, S.A.


15

O presente capítulo é referente à empresa que me acolheu como estagiária, a TORRE.

Esta empresa faz parte de um grupo, que é constituído por mais 3 empresas: a Torfal, a

Centum Cellas e a Torfal Torre ACE. Existe, além destas, uma outra empresa industrial,

a Fundatex, na cidade do Fundão, que pertence também aos proprietários da TORRE.

Pelo facto de eu no estágio não ter tido contacto com documentação respeitante a essa

empresa, apresentarei apenas uma informação resumida relativa à mesma.

Numa perspetiva de melhor compreensão do funcionamento deste grupo empresarial,

descrevo neste capítulo cada uma das empresas a ele pertencentes, indicando a sua

atividade e o objetivo com que foram constituídas. Comecei pela TORRE e Torfal, as

duas empresas industriais, referindo depois a Torfal Torre ACE e a Centum Cellas,

empresas do grupo exclusivamente comerciais.

2.1. Apresentação da empresa

A TORRE – Sociedade de Confeções, SA5 cujo logótipo se encontra na figura 1, é uma

empresa industrial que produz e comercializa vestuário, tendo adquirido nestes seus 31

anos de existência uma larga e longa experiência no Sector das Confeções de Homem,

Senhora e Uniformes.

Figura 1 – Atual logótipo da TORRE

Fonte: Documentação cedida pela empresa

A TORRE pertence ao ramo de Produção de Vestuário Exterior em Série e é

considerada uma Grande Empresa, dado que possui acima de 250 colaboradores.

A Administração é exercida pelos três principais acionistas e fundadores da empresa:

Luís Alexandre Pina Soares (Presidente do Conselho de Administração), João Luís

Tomás Pina e José Ferreira Pereira (Vice-presidentes do Conselho de Administração). A

Administração é assessorada por quatro Direções: Direção de Recursos Humanos,

5 Informação relativa à empresa foi adaptada do site www.torre.pt, acedido em 29 de agosto de 2012, resultando também de documentação cedida pelo Gestor de Recursos Humanos da TORRE, Dr. Fausto Pinto


16

Direção de Produção, Direção de Marketing e Vendas e Direção Financeira. O Capital

Social desta empresa é de 3 742 200.00 € e o seu volume de negócios no último ano foi

de 10 218 333.25 €.

2.2. Localização

A TORRE – Sociedade de confeções, S.A. situa-se na aldeia de Colmeal da Torre, rua

Centum Cellas (figura 2).

Figura 2 – Localização da TORRE, Sociedade de Confeções, S.A.

Fonte: Adaptado de https://maps.google.pt/maps?hl=pt-PT

O Colmeal da Torre ocupa uma área de 7.31 km2, é uma freguesia com cerca de 873

habitantes6, situada no Concelho de Belmonte, Distrito de Castelo Branco.

Nesta aldeia localiza-se um monumento emblemático, a Torre “Centum Cellas”, cuja

proximidade da empresa TORRE se pode verificar no mapa disponibilizado na figura 2.

A Torre (figura 3), composta por 2 andares e com cerca de 12 metros de altura, tornou-

se destino turístico, despertando atenções e curiosidade por se acreditar, entre outras

teorias, que o edifício fosse, outrora, uma prisão, o que teria dado origem ao nome

“Centum Cellas” (cem celas).

6 Informação retirada do site http://www.cm-belmonte.pt/Concelho/colmeal.html, em 14 de outubro de 2012


17

Figura 3 – Torre Centum Cellas Fonte: http://viagenstravel.com/portugal/serra-estrela/belmonte-locais-percursos-festas-e-monumentos/

Contudo, após terem sido efetuados estudos científicos, provenientes de escavações

arqueológicas, entre 1993 e 1995, concluiu-se que se tratava de uma vila romana, cujo

proprietário estaria ligado à exploração de estanho, para lá das normais atividades

agrícolas.

A 29 de setembro de 1977, a torre foi classificada como Monumento Nacional.

2.3. Breve historial da empresa

De seguida apresento um esquema ilustrativo da evolução histórica da TORRE, desde a

sua criação.

Figura 4 – Evolução temporal da TORRE

Fonte: Elaboração própria


18

A leitura da figura permite aferir que a fundação da empresa TORRE ocorreu em 1975.

O modelo de subcontratação como forma de trabalho exclusivo, que caracterizou o

arranque da empresa, rapidamente foi abandonado, iniciando-se em 1977 a produção

própria com a confeção de uma coleção de vestuário de senhora.

Em 1980 a empresa possuía já uma rede de vendedores que cobria integralmente o

território português. Na figura 5 apresento as instalações da TORRE, nas quais se

encontram o armazém e os escritórios.

Figura 5 – Instalações da TORRE Fonte: Elaboração própria

No início da década de 80 a empresa iniciou uma nova lógica orientadora, baseada em

dois objetivos: diversificação de produtos e de mercados.

Na prossecução do primeiro objetivo, a TORRE aposta no mercado de Uniformes.

Assim, a partir de 1983 apresenta candidaturas em diversos concursos públicos e

privados para fornecimento de uniformes de média e grande dimensão.

No que respeita ao segundo objetivo, já na década de 90, a empresa aposta na

internacionalização, alargando o seu mercado externo a vários países (França, Itália,

Inglaterra, Espanha). Esta estratégia tem o objetivo claro de organizar redes comerciais

com estruturas próprias que lhe permitam o controlo dos canais de distribuição e, assim,

poder consolidar a sua marca nesses países.

Em 1993, a empresa constitui uma filial comercial em Espanha – a TORRE -

CONFECCIONES, S.L. – com estruturas físicas próprias e uma rede de vendedores que

lhe permite a cobertura integral do país.


19

Em 1994 é a vez do mercado do Reino Unido assistir à instalação de mais uma filial: a

TORRE U.K, LTD, com as mesmas características e objetivos.

Se o propósito inicial da constituição destas filiais era essencialmente o de comercializar

vestuário masculino, de marca própria, segmento onde se concentra a produção da

empresa, rapidamente se optou por alargar também a ação ao segmento dos uniformes,

aproveitando o know-how adquirido em Portugal neste segmento. Assim se deu a

criação da Torfal – Vestuário Corporativo, em 1995 que, apresentando candidaturas a

concursos públicos e privados, nacional e internacionalmente, foi selecionada para

fornecer diversos clientes de uniformes.

Impulsionada pelo sucesso da primeira fase da internacionalização, inicia-se, em 1999, a

segunda fase, com a expansão das estruturas físicas das filiais existentes e em

simultâneo a constituição de uma terceira filial em França, a TORRE FRANCE, SARL,

tendo também como principal objetivo o desenvolvimento de uma rede comercial

própria que lhe permitisse cobrir comercialmente a totalidade do país.

Foi em 2001 que a empresa deu início à implementação do projeto de modernização

empresarial, com a aquisição de uma segunda unidade industrial, a Fundatex, localizada

no Fundão, com o objetivo de, como foi referido, colmatar a insuficiência produtiva da

TORRE.

2.4. A marca TORRE

A TORRE – Sociedade de Confeções, S.A., é uma empresa industrial de confeção de

vestuário, constituída em 1975. Atualmente materializa-se no desenvolvimento de duas

áreas de negócio distintas:

► Afirmação no “Private Label”, tendo como principal alvo cadeias especializadas

de gama média-alta, como seja, a Massimo Dutti, Caramelo, entre outros;

► Desenvolvimento de “Marca Própria” e sua comercialização direta, detendo

neste momento uma carteira de aproximadamente 900 Clientes retalhistas, entre

Espanha, Portugal, França, Reino Unido e Irlanda.


20

A marca TORRE tem como objetivo apresentar soluções de imagem, conforto e bem-

estar, que estimulem e proporcionem prazer a quem as use, apresentando sempre a

melhor relação qualidade/preço aos seus clientes.

Todas as estações, a TORRE apresenta novas coleções de moda sempre atualizadas e

renovadas, que conjugam novos materiais e estilos-tendência, desde o fato executivo

para o trabalho diário, até ao fato de cerimónia para uma ocasião especial.

Complementarmente à coleção, a TORRE oferece todo um conjunto de serviços de

suporte à atividade retalhista.

Eis os serviços7 que a empresa coloca ao dispor:

► Stock Service

O stock service caracteriza-se por uma gestão eficiente do stock de produtos

destinados a clientes específicos. Este oferece um apoio contínuo aos clientes ao

longo de todo o ano, com entregas imediatas em artigos cuidadosamente

selecionados e de grande consumo, evitando assim, a necessidade de stocks

exagerados ao cliente;

► Fashion Service

Este serviço possui o objetivo de antecipação às solicitações dos clientes e, ao

longo do ano, coloca à sua disposição artigos de moda para entrega imediata em

séries limitadas, com vista a permitir a constante atualização da oferta dos seus

clientes nos respetivos pontos de venda.

Este serviço permite ao cliente efetuar correções e ajustamentos durante o

período de venda, em função dos resultados obtidos e da informação de

mercado;

► Quick Service

O quick service foi disponibilizado para permitir ao cliente a possibilidade de, a

qualquer momento, proceder a um pedido especial, de acordo com as suas

necessidades de mercado específicas.

7 Informação retirada do site da empresa, www.torre.pt, acedido em 29 de agosto de 2012


21

Para este efeito, foi selecionado um conjunto de tecidos que se encontram

disponíveis, os quais são renovados periodicamente de acordo com a evolução

do mercado;

► Su misura

O su misura é um serviço de confeção à medida, baseado em tecidos e matérias

de alta qualidade, disponibilizado pela TORRE, com o objetivo de

complementar a oferta de serviços e garantir ao cliente a satisfação de

necessidades específicas.

O serviço desenvolvido não só oferece ao cliente um vasto leque de escolha na

construção do produto final, possibilitando também a personalização do mesmo

em múltiplos detalhes.

A TORRE dispõe de agentes comerciais por toda a Europa, que são suportados por

infraestruturas logísticas e comerciais próprias em Portugal, Espanha, França e Reino

Unido, com equipas de trabalho autónomas que efetuam a gestão dos mercados locais e

de outros, como a Irlanda, Bélgica, etc. Esta estratégia permite à TORRE estar mais

próxima dos seus clientes e assim garantir uma melhor resposta às suas necessidades.

É com todas estas variáveis: Moda, Serviços, Infraestruturas de Apoio e equipas de

trabalho motivadas, que a TORRE consegue fidelizar os seus clientes e ser um parceiro

de negócios credível.

2.5. Organigrama

A estrutura da empresa foi sendo alterada ao longo dos anos, resultado das alterações

dimensionais ocorridas, consequentes do crescimento da mesma, da necessidade de

corresponder cada vez mais às exigências dos clientes, otimizando tanto os recursos

humanos como a disposição física, mesmo as das linhas de produção.

É também de salientar que, devido à criação da Torfal, em 1995, houve uma

necessidade de proceder a modificações hierárquicas, o que contribuiu também para a

adoção de um novo organigrama (figura 6).


22

Figura 6 – Organigrama da TORRE


A “Direção Geral” corresponde aos órgãos da administração, que são três, e que serão

explicados adiante neste relatório. Sob a Gestão encontram-se os sete departamentos:

Sistemas de Informação, Produção, Recursos Humanos, Administração/Finanças,

Logística, Comercial e Compras, tendo sido no departamento da

Administração/Finanças que desenvolvi as minhas atividades como estagiária.

2.6. Clientes

Os clientes da TORRE (figura 7) são nacionais e estrangeiros. Como se irá verificar, a

empresa fornece clientes que se mantêm fiéis a esta marca pela alta qualidade

comprovada a preços compatíveis com a mesma.


23

Figura 7 – Clientes da TORRE Fonte: Elaboração própria

Como mostra a figura 7, existem três distintos tipos de clientes da TORRE:

► As lojas que vendem o vestuário sob a sua marca própria “TORRE”,

comercializado pela empresa Centum Cellas, com clientes por todo o país;

► As empresas do grupo, para as quais a TORRE fabrica produtos conforme a

necessidade dos clientes dessas mesmas empresas;

► Os clientes que encomendam roupa à TORRE e que a vendem sob a sua marca –

Private Label.

2.7. Estratégia da TORRE

O plano da TORRE é manter a linha de orientação, que lhe proporciona o desejável

crescimento de mercado. Assim, a estratégia da empresa assenta em vários

pressupostos:

► Consolidação dos canais próprios de comercialização (filiais nacionais e

estrangeiras) por crescimento orgânico, reforço das equipas comerciais e

eventuais aquisições que se proporcionem;

► Aposta firme no segmento de vestuário corporativo/de imagem, no qual o grupo

tem uma posição de liderança, fruto de um know-how acumulado de mais de 30

anos de experiência;

► A produção própria é orientada cada vez mais para o artigo de gama média/alta,

cerimónia e su misura;


24

► Manutenção dos grandes clientes numa perspetiva de complemento da utilização

da capacidade produtiva.

2.8. Projetos futuros

A TORRE procura estar sempre em crescimento nos mercados nacional e internacional,

e nos seus planos para o futuro faz questão de incluir projetos realizáveis e que

permitam a sua evolução. É desejo da empresa adotar sempre uma estratégia que lhe

permita concretizar os seus objetivos, melhorar o seu serviço ao cliente e,

subsequentemente, a sua imagem. O projeto de aquisição de novas lojas próprias

encontra-se também nas aspirações da TORRE.

Este projeto de desenvolvimento passa pelos seguintes objetivos:

► Implementação de solução logística global, com vista à satisfação urgente dos

pedidos dos clientes, nomeadamente no que diz respeito às pequenas ordens de

maior valor acrescentado – enfoque no serviço ao cliente;

► Nova abordagem, a longo prazo, do projeto de lojas próprias;

► Reforço da capacidade comercial das filiais: eventualmente por aquisição

estratégica de concorrentes em Inglaterra, através da TORRE U.K. (filial com

excelente situação económico-financeira que viabiliza o acesso rápido ao

crédito) e por via da expansão da força de vendas nas outras filiais.

2.9. O Grupo TORRE

A TORRE é um grupo especializado no desenvolvimento, fabricação e comercialização

de vestuário para homem e senhora, a nível europeu. É uma empresa que possui

colaboradores qualificados e motivados, devidamente organizados em equipas de

trabalho.

A sua vantagem competitiva reside nas unidades industriais próprias que dispõe em

Portugal e que funcionam como uma mais-valia na criação e desenvolvimento de

produto e no serviço ao cliente. O slogan utilizado pela empresa é “Conte connosco.

Estamos aqui para o vestir”.


25

Em consequência da recente expansão, e como forma de aumentar a eficiência da sua

atuação nos vários segmentos da Empresa, a TORRE optou por autonomizar algumas

áreas de intervenção, de que resultou a criação de outras empresas. Nessa sequência, a

empresa apresenta assim a seguinte estrutura:

► A TORRE – SOCIEDADE DE CONFEÇÕES, S.A., mantendo a liderança, é a

responsável pela produção e pelo abastecimento das filiais, quer internas quer

externas;

► A TORFAL – ARTIGOS DE PRONTO A VESTIR, LDA, é criada em 1995,

com o intuito de autonomizar o subsetor dos Uniformes;

► A CENTUM CELLAS – ARTIGOS DE PRONTO A VESTIR, LDA, é

constituída em 1998 para assegurar a comercialização interna do produto de

marca – TORRE;

► A FUNDATEX, LDA, adquirida em 2001, na cidade do Fundão, é uma empresa

industrial que produz calças, tendo vindo colmatar uma insuficiência produtiva

da TORRE, industrial.

Em resultado da estratégia seguida, apresenta-se em seguida a atual estrutura

organizacional do Grupo TORRE.


26

Figura 8 – Estrutura organizacional do grupo TORRE


2.9.1. Empresas pertencentes ao grupo TORRE

2.9.1.1. A Torfal, Ld.ª

Em 1995, a TORRE – Sociedade de Confeções, SA., constituiu a Torfal – Vestuário

Corporativo, Lda. 8, com objetivo exclusivo de comercializar os produtos de vestuário

fabricados na TORRE e em outras empresas industriais associadas, com o intuito de

autonomizar o subsetor dos Uniformes e liderar o crescimento no sector do vestuário

corporativo. Esta linha estratégica de especialização tem em vista o alargamento da

carteira de clientes bem como de produtos diferentes a oferecer para melhorar o serviço

prestado. Na figura 9 pode observar-se o logótipo da Torfal.

8 Informação cedida pelo Gestor de Recursos Humanos da Torre, Dr. Fausto Pinto


27

Figura 9 – Atual logótipo da Torfal Fonte: Documentação cedida pela empresa

Com a criação da Torfal, foram realizados fortes investimentos ao nível humano,

logístico e de sistemas de informação, que permitem prestar ao variado leque de clientes

da empresa um serviço global integrado – diferenciando-se a sua oferta da maioria dos

operadores de mercado.

A Torfal caracteriza-se juridicamente por ser uma Sociedade por Quotas, cujo Capital

Social é de 997 595.80€ e cujo volume de negócios foi 997 595.80 € em 2011.

O slogan criado para a marca é simples e direto: “Vestimos a camisola”, expressão

conhecida pelo público, significando que se defende uma coisa em concreto e foi

aproveitado pela empresa para jogar com a palavra “vestir”, devido à sua área de

atividade – a confeção de vestuário.

O desenvolvimento desta política de gestão, aliado às competências criadas através de

uma extensa colaboração com os seus Clientes, permitem desenvolver um outsourcing9

global de fardamento, responsabilizando-se a empresa potencialmente por todo o

processo de gestão do fornecimento.

Através da figura que se segue é possível ter uma ideia da amplitude dos serviços

Torfal.

9 Processo através do qual uma organização (contratante), em linha com a sua estratégia, contrata outra (subcontratado), na perspetiva de um relacionamento mutuamente benéfico, de médio ou longo prazo, para desempenho de uma ou várias atividades que a primeira não pode ou não lhe convém desempenhar, e na execução das quais a segunda é tida como especialista. Fonte: http://www.pmelink.pt/article/pmelink_public/EC/0,1655,1005_5051-3_41097--View_429,00.html, acedido em 24 de novembro de 2012


28

2.9.1.1.1. Áreas de atuação

10

Figura 10 – Áreas de atuação da Torfal e respetivos serviços de destaque

Fonte: Documentação cedida pela empresa

A Torfal presta um serviço global e integrado, cobrindo todo o processo de gestão do

respetivo fornecimento. Assim, a empresa tem reunidas as competências para a

prestação de um outsourcing global de fardamento, cabendo apenas ao cliente a

definição das suas necessidades.

Sob as áreas de atuação representadas no esquema acima, encontram-se os serviços de

destaque que a empresa realiza.

2.9.1.1.2. Visão e Missão

A Torfal visa a imagem corporativa, o compromisso com a qualidade, a moda e o

design.

A missão da empresa é sintetizada da seguinte forma:

“Exceder as expectativas dos clientes através da excelência no serviço. Aliando a nossa

experiência e as boas práticas de prossecução da qualidade, ao desenvolvimento de

soluções, tendo por objetivo ajudar o cliente a criar uma imagem corporativa forte

reforçando a sua marca.”11

2.9.1.1.3. Organigrama

O esquema que a seguir descrevo é o organigrama da Torfal, Ldª, empresa que tem na

sua Gestão três gerentes, todos pertencentes ao quadro da TORRE. Sob a Gestão

10 Em português: “Cliente Mistério”. Um Mystery Shopper é enviado a uma ponto de venda com o intuito de adquirir determinados artigos ou observar aspetos específicos sobre um produto ou oferta de serviços de uma empresa. Fonte: http://www.internationalservicecheck.com/pt/10/service-checker/, acedido em 24 de novembro de 2012 11 Informação cedida pelo Gestor de Recursos Humanos da TORRE, Dr. Fausto Pinto


29

encontram-se os Departamentos Financeiro e da Qualidade, precedidos pelos restantes

setores: Marketing & Vendas, Técnica/Produto, Compras e Gestão de contas dos vários

clientes da empresa.12

Figura 11 – Organigrama da Torfal


2.9.1.1.4. Clientes

Tendo inicialmente fornecido neste segmento de uniformes apenas os artigos da sua

especialização, a Torfal tem nos últimos anos apostado nos Fornecimentos Globais, em

regime de outsourcing, passando a fornecer a gama completa de artigos que fazem parte

dos uniformes de cada Cliente que, em alguns casos, ultrapassa a centena de itens

diferentes: Casacos, Calças, Saias, Camisas, Blusas, Anoraks, Gabardinas, Sobretudos,

Impermeáveis, Casacões, Casacos de Malha, Pulloveres, Batas, T-Shirts, Sweatshirts,

Fatos de Treino, Fatos-macaco, Fatos de Trabalho, Collants, Meias, Gravatas, Lenços,

Laçadas, Cintos, Malas, Botas, Sapatos, Luvas, Bonés, Chapéus, Divisas, Braçadeiras,

Capacetes, etc.

Em alguns casos, para além do Fornecimento dos Uniformes é ainda oferecido um

serviço de Gestão de Stocks com entrega personalizada dos uniformes aos funcionários

do Cliente.

12 Os serviços partilhados, como o nome indica, são serviços comuns à TORRE e à Torfal


30

A manutenção do trinómio preço-serviço-qualidade tem permitido à empresa trabalhar

com clientes do mais alto nível e de servir as mais prestigiadas empresas e organizações

nos mais variados sectores, a nível nacional e internacional.

Eis os clientes mais representativos da Torfal:

Figura 12 – Ilustração com os logos dos clientes da Torfal Fonte: Documentação cedida pela empresa

2.9.1.1.5. Certificação de Qualidade

Presentemente a Torfal trabalha segundo um Sistema de Gestão da

Qualidade certificado de acordo com a ISO 9001 pela TÜV

Rheinland Portugal, o qual comprova a consistência e a qualidade

do serviço e permite trabalhar num contexto de excelência no

serviço.

2.9.1.1.6. Filosofia de atuação

Trabalhando sistematicamente num contexto de excelência, a Torfal rege-se sob

princípios de integridade; competência e valorização profissional; empreendedorismo,

criatividade e inovação permanente; dedicação e atenção ao cliente.

Na figura seguinte descrevo a filosofia de atuação da Torfal, apoiada sob variantes de

Valorização no serviço e Políticas operacionais.

Figura 13 – Logo da TUV Rheinland Fonte: http://www.artebel.pt/?page=empresa&id=3


31

Figura 14 – Filosofia de atuação da Torfal Fonte: Documentação cedida pela empresa

2.9.1.2. A Torfal Torre, ACE

Com o objetivo de se candidatar ao concurso para fornecimento de fardamento à

empresa CTT – Correios de Portugal, por parte da Torfal, e não preenchendo os

requisitos necessários para tal (capital próprio), a TORRE procedeu à criação de uma

outra empresa – a Torfal Torre, ACE – de modo a possibilitar esta participação. Desta

forma, a empresa acabou por ganhar o concurso e, ainda hoje, a Torfal Torre ACE veste

os colaboradores dos CTT de todo o país.

Figura 15 – Logo da Torfal Torre ACE


A figura 15 mostra o logótipo desta empresa, a qual, sendo o resultado da junção de

outras duas, não criou um logótipo próprio. Utiliza apenas as imagens associadas de

ambas as empresas que lhe deram origem.

Valorização

no serviço

Políticas

operacionais

•Resposta eficaz e personalizada aos clientes•Seleção criteriosa dos fornecedores•Garantia de qualidade e conformidade do produto•Gestão ativa das expectativas dos clientes•Garantia do cumprimento e controlo dos

processos•Serviço sob contínuo processo de melhoria

•Política de interlocutor único•Sistema de avaliação de fornecedores•Processo de análise e controlo do produto•Monitorização anual da satisfação do cliente•Sistema de auditoria interna e externa•Atuação focada na identificação e monitorização

das oportunidades e iniciativas de melhoria de processos


32

O termo ACE13 era, até então, novo para mim. A sigla significa “Agrupamento

Complementar de Empresas” e, como a designação indica, surge quando existe a

necessidade e “unir” duas ou mais empresas, com um objetivo definido. Neste caso, as

empresas que se complementaram foram a TORRE e a Torfal.

2.9.1.3. A Centum Cellas, Ld.ª

A Centum Cellas foi concebida para assegurar a comercialização interna do produto da

marca TORRE. A imagem seguinte mostra o logótipo da empresa em questão.

Figura 16 – Atual logo da Centum Cellas Fonte: Documentação cedida pela empresa

A loja encontra-se junto às instalações da sede da TORRE e é por parte desta empresa

que é efetuado o fornecimento dos comerciantes multimarca, pelo país inteiro.

13 Agrupamento Complementar de Empresas (ACE): Contrato pelo qual duas ou mais pessoas singulares ou coletivas ou sociedades se agrupam, sem prejuízo da personalidade jurídica de cada uma, com vista a melhorar as condições de exercício ou de resultado das suas atividades económicas. Fonte: http://www.pmelink.pt/article/pmelink_public/EC/0,1655,1005_39749-3_41100--View_429,00.html, acedido em 30 de agosto de 2012


33

Capítulo 3 O Estágio


34

O capítulo que agora apresento refere-se às minhas funções como estagiária na TORRE.

Como citei anteriormente, o local destinado para realização do estágio foi o escritório

dos serviços administrativos, contíguo à Direção Financeira e onde se realiza a

contabilidade da empresa. Durante todo o tempo de estágio estive sempre acompanhada

pelo Sr. Acácio Dias, o meu coordenador de estágio, pois o seu local de trabalho era

próximo da secretária onde me instalei.

No escritório, o espaço de trabalho era dividido com mais três pessoas – o contabilista, a

assistente administrativa e a assessora financeira. Penso que a escolha de me inserir

naquele escritório foi acertada, pois tive oportunidade de pôr em prática muitos dos

conhecimentos adquiridos no curso de licenciatura, e também de realizar funções

suplementares que me permitiram alargar a minha experiência laboral.

3.1. O Departamento Financeiro/Contabilístico e

Administrativo

Dado que o estágio se realizou neste departamento, passo a expor algumas

características do mesmo, incluindo a sua estrutura organizacional, por meio de um

organigrama (figura 17), com vista à melhor compreensão da estrutura da empresa.

Figura 17 – Organigrama do gabinete Financeiro/Contabilístico da TORRE Fonte: Elaboração própria


35

A opção de apresentar o organigrama sob esta forma prende-se com o facto de ter

sentido algumas dificuldades no momento de estruturar num esquema a complexa

estrutura do Departamento no qual se realizou o meu estágio, pelo que optei por fazer

uma pequena separação entre ambos (Contabilidade e Direção Financeira). Em termos

de instalações físicas, o gabinete de Contabilidade (Escritório) inclui todas as partes

constituintes no organigrama descrito e também a Assessoria Financeira.

O departamento de Contabilidade e o departamento Financeiro, embora com funções

distintas, encontram-se dependentes um do outro. Assim, as minhas funções enquanto

estagiária na TORRE passavam por ambos.

O gabinete do Diretor Financeiro localiza-se ao lado do Escritório, mas separado por

paredes envidraçadas, possuindo uma porta que lhe dá acesso direto.

3.2. Plano de estágio

De seguida exponho o plano de estágio proposto pelo meu supervisor na empresa, o Sr.

Acácio Dias.

► Apoio à Gestão

Preparação e execução de expediente

Recolha e verificação de assinaturas

Separação, preparação e envio de correspondência

► Apoio aos Serviços Administrativos

Receção do correio

Abertura a registo de correspondência

Distribuição da correspondência aos vários setores da empresa

Preparação e envio de correio

Arquivo de correspondência

Atendimento e distribuição de chamadas telefónicas

► Apoio ao serviço de Contabilidade

Arquivo de documentos

Consulta de documentos

Conferência e conciliação de contas


36

3.3. Integração na empresa

Os primeiros dias de adaptação a um novo lugar são, em regra, sempre um pouco

invulgares e desconfortáveis e o meu caso não foi exceção. No início, porque não sabia

ao certo onde se localizava o gabinete onde iria realizar o estágio, passei algum tempo à

entrada do edifício aguardando pelo meu supervisor, o Sr. Acácio Dias. Felizmente uma

colaboradora passou por mim e indicou-me onde me devia dirigir. Subi então as

escadas, na direção que me foi indicada e entrei no local onde iria passar as próximas

dez semanas. Fui recebida pelo meu supervisor, que já se encontrava a trabalhar e ele

procedeu às apresentações dos colegas de escritório.

Outro dos aspetos importantes foi o de ter de decorar o nome dos meus colegas de

gabinete. Para ser mais fácil, escrevi-os num papel que estaria sempre à vista quando

precisasse de os solicitar.

Aos poucos, e com a ajuda de todos os colegas de gabinete, fui desempenhando tarefas

e aprendendo o ritmo de trabalho do escritório.

Por vezes encontrava-me sem nenhuma tarefa em mãos e, no início, não sabia bem

como “pedir para me darem coisas para fazer”, por isso falava com a assistente do

escritório para que me permitisse sentar-me junto à sua secretária para ver como as

coisas funcionavam, quando ela estava a fazer operações no programa contabilístico

Vanguarda14.

Não queria sentir-me um “peso morto” no escritório, por isso, ao longo das semanas, fui

tomando a iniciativa de procurar coisas que necessitassem de ser arquivadas, ou

otimizadas em relação à arrumação, sempre com o objetivo de me tornar útil.

Senti-me muito bem integrada pelos meus colegas e supervisor, e senti que, pouco a

pouco, deixava de ser uma estranha, a quem não sabiam o que podiam delegar ou

confiar, e passava a ser uma colega, que os libertava de muitas funções, e que,

rotineiramente, realizava autonomamente essas tarefas.

14 Software de gestão utilizado na Torre. Permite soluções empresariais em diversas vertentes


37

3.4. Atividades desenvolvidas

Como vai poder verificar-se no desenrolar deste capítulo, o plano de estágio sugerido

era restrito quanto às atividades que me foram destinadas, porque desempenhei mais

funções do que as que este descrevia. Era também um objetivo meu não ficar

circunscrita a uma planificação e poder evoluir enquanto estive envolvida no grupo.

Seguidamente irei descrever as tarefas que desempenhei ao longo das dez semanas de

estágio na TORRE. Farei, para isso, uma separação por categorias, desde as tarefas que

realizava diariamente às que ia efetuando pontualmente, apresentando também as

operações no software Vanguarda. Para melhor ilustrar o período de estágio,

apresentarei também um cronograma de atividades.

3.4.1. Tarefas diárias

As tarefas diárias no escritório são realizadas regularmente, todos os dias e

normalmente em horário específico. Uma grande maioria destas tarefas foram-me

delegadas à medida que ia aumentando a minha perceção sobre o funcionamento da

empresa. Outras, foram realizadas apenas esporadicamente, por exemplo, quando

determinada colega se encontrava em período de férias e os meus superiores entendiam

que eu teria capacidade para as concretizar.

3.4.1.1. Tratamento da correspondência recebida

A receção, a triagem, a abertura, a seleção e a distribuição do correio foram das minhas

primeiras tarefas no estágio. Todos os dias, entre as 09h30 e as 11h00 passava na

empresa o carteiro a entregar o correio. Era necessário assinar uma folha e os avisos de

receção das cartas mais importantes.

No início era a minha colega que executava esta primeira parte e eu apenas procedia à

abertura e distribuição da correspondência. Mas com a sua ausência, devido ao período

de férias, comecei a ficar responsável por essa tarefa.

Após a receção do correio, entregava-o ao Sr. Dias, que retirava sobretudo as cartas de

clientes, as quais normalmente traziam cheques para liquidar pagamentos, a fim de

proceder ao seu depósito. Depois, era-me entregue a restante correspondência, para

passar à triagem e abertura da mesma.


38

Na triagem do correio, tinha que ter em conta os vários destinatários (empresas do

grupo), e as pessoas a quem devia distribuir essa correspondência. Desse modo,

apresento o seguinte esquema, para uma melhor compreensão.

Figura 18 – Destinatários da correspondência recebida e respetivas pessoas a quem se destinam


Após realizar a triagem da correspondência, tinha de abrir os envelopes, alisar bem as

folhas, agrafá-las ou colocar-lhes um clip, para que as folhas que viessem dentro do

mesmo envelope não se confundissem com outras. De seguida era necessário colocar-

lhes o carimbo “RECEBIDO” com a data do dia em que a mesma havia sido

rececionada.

Quando recebia cartas destinadas ou “ao cuidado” de uma pessoa em concreto, dentro

da empresa, não abria a correspondência, mas carimbava o envelope. Era uma forma de

a pessoa saber em que data tinha rececionado essa correspondência, caso estivesse

ausente ou de férias.

Durante o período de estágio surgiram muitas situações como esta, pois o mesmo

coincidiu, em grande parte, com o período de férias do pessoal. Então, quando o

destinatário não se encontrava, por duas ou mais semanas, colocava-se a

correspondência numa pasta própria ou delegava-se a outra pessoa que estivesse a fazer

a substituição do cargo.

Quando se recebiam envelopes registados, era imperativo que se juntassem os mesmos à

respetiva carta, agrafando-os, para assim serem arquivados.


39

3.4.1.2. Arquivo

O arquivo fez parte integrante das tarefas do estágio, pelo que o utilizava muitas vezes

diariamente. Tudo o que é documento numa empresa precisa de ser arquivado em local

próprio em função da tipologia do documento. O arquivo na TORRE divide-se em duas

categorias.

► Diários contabilísticos – o arquivo dos Diários é realizado de uma forma

corrida, por isso contém pastas separadas para cada tipo de documento.

Eis os Diários existentes:

11 – Diário de Caixa;

12 – Diário de Faturas a clientes;

14 – Diário de Faturas de fornecedores;

15 – Diário de Letras;

21 – Diário de Bancos;

22 – Diário de Operações diversas.

► Outros assuntos – referentes a documentação que não é relevante para a

contabilidade. Normalmente, este arquivo é composto por

correspondência com informação diversa concernente à empresa,

nomeadamente, a correspondência de: Fornecedores, Clientes, Bancos,

Advogado, IVA, INE e outros.

No primeiro dia foi-me dada uma explicação acerca de como funcionava o arquivo,

foram-me mostradas as salas de arquivo existentes no edifício e começaram a ensinar-

me como fazer a separação, a organização e onde havia de guardar cada documento.

Na TORRE existem três salas com pastas de arquivo: uma delas existe somente para

esse fim, enquanto que as outras duas salas possuem, juntamente com o arquivo, outras

utilizações.

A sala de arquivo n.º1 envolve sobretudo o arquivo da documentação contabilística (os

Diários) e outras pastas referentes à constituição das diversas empresas. A figura abaixo

mostra a lombada de uma pasta existente no arquivo desta sala.


40

Figura 19 – Pasta exemplificativa do arquivo existente na Sala de Arquivo n.º 1


Uma das outras salas que também abrange o arquivo é a comummente designada por

“sala da fotocopiadora” (figura 20). Nela encontra-se, além da fotocopiadora, o scanner,

o fax, a impressora geral, material informático, o frigorífico para usufruto dos

colaboradores, a máquina de furar e encadernar folhas, uma mesa e cadeiras para

pequenas reuniões, entre outros. Esta sala contém o arquivo ativo referente a faturas e

notas de crédito (Diário 12) das empresas TORRE e Centum Cellas, pastas de bancos,

clientes e fornecedores da Torfal, do advogado e comunicações internas.

Figura 20 – Sala da Fotocopiadora


A terceira sala contingente ao arquivo (figura 21) situa-se no piso inferior ao do

escritório e inclui também algum material de escritório arrumado, como envelopes,

pastas de arquivo por estrear, entre outros.

Nela encontram-se as pastas ordenadas por ordem alfabética referentes a clientes e

fornecedores da TORRE e da Centum Cellas e dos vendedores comissionistas, entre

outras entidades referentes a estas duas empresas.


41

Figura 21 – Terceira sala que contém Arquivo


Nesta sala, além do arquivo, é costume alojar algumas caixas de cartão e outro material

já sem utilidade, entre outras coisas.

A par destas salas, existem outros locais onde se guarda o arquivo ativo (figuras 22 e

23), que se encontra em armários, móveis e caixas no escritório dos serviços

administrativos, junto das secretárias onde são mais requeridos, de forma a tornar mais

rápido o seu acesso.

Figura 22 – Armário contendo Arquivo de Contabilidade Fonte: Elaboração própria

Figura 23 – Prateleira contendo Arquivo de Contabilidade Fonte: Elaboração própria


42

Os Diários correspondem aos documentos contabilísticos. Cada tema pertence a um

Diário e são todos numerados (digitalmente ou à mão) para serem arquivados por ordem

crescente, com o número mais recente sempre à frente. De seguida exemplifico como é

colocado o número nestes documentos, para ficarem organizados da melhor forma:

Pelo exemplo, podemos perceber que o documento que tenha este código pertence ao

mês de junho do ano 2012, faz parte do Diário “Bancos” e tem o n.º 1.

Tive alguma dificuldade, no início, em decorar a posição dos números, mas com a

prática fui-me acostumando e então adquiri a capacidade de cumprir mais rapidamente e

de modo mais eficiente as tarefas inerentes ao arquivo.

Para além dos documentos contabilísticos, existe também correspondência relativa a

outros assuntos igualmente importantes, tratando-se de correspondência (enviada ou

recebida) de ordem diversa, como a seguir se expõe.

► Fornecedores

Pagamentos

Reforma de letras

Liquidações

Recibos

► Clientes

Pedidos de pagamento (anexo 1)

Recibos

Posição de conta-corrente

Outros assuntos

► Bancos

Extratos

21 – 12 – 06 - 01

Diário

Ano Mês

Número de documento


43

Faturas por factoring

Dados das contas

► Advogado

Contencioso

Penhoras a clientes

► IVA

Declarações periódicas

► INE

Inquéritos

Os documentos desta categoria são provisoriamente colocados no interior de uma caixa

de cartão, junto à secretária do chefe dos serviços administrativos, para posteriormente

serem arrumados no arquivo correspondente. Quanto aos documentos de natureza

contabilística, após tratados pelo contabilista, permaneciam sobre a sua secretária,

aguardando também a sua posterior arrumação.

3.4.1.3. Atendimento telefónico

O atendimento de chamadas telefónicas fez parte de um processo de evolução, pois no

início, enquanto não me sentia à vontade dentro da empresa e não conhecia a maior

parte dos colaboradores, não atendia as chamadas que vinham ter ao telefone que se

encontrava na minha secretária.

Com o passar do tempo e a minha crescente adaptação às rotinas da empresa, comecei a

receber essas chamadas. Foi também um meio de começar a conhecer melhor os outros

setores e os cargos de quem neles trabalhava.

No decorrer do atendimento de uma chamada, dizia o nome da empresa e

cumprimentava quem estava do outro lado. As palavras que pronunciava sempre eram:

“TORRE, bom dia.”

Depois de ouvir o meu interlocutor, dava encaminhamento à chamada, consoante o

assunto. A maior parte das vezes tinha de reencaminhar a chamada para outra pessoa,

tendo de marcar a extensão dessa pessoa (anexo 2), dizer-lhe quem estava ao telefone, e

perguntar se podia passar-lhe a chamada. Uma coisa muito importante que esta prática


44

me permitiu aprender foi nunca passar automaticamente a chamada à pessoa desejada.

Por vezes, e dependendo da pessoa que telefona, a pessoa em questão pode ou não estar

disponível para responder à chamada, mesmo encontrando-se na empresa.

Outras vezes, as pessoas telefonavam para pedir informações ou saber contatos dos

administradores ou diretores. Com a prática fui sendo capaz de responder a esses

pedidos sem ter de solicitar a ajuda dos meus colegas, assim como resolver certos

problemas que se colocavam, sobre assuntos importantes, como por exemplo

encomendas a fornecedores ou reuniões previamente marcadas.

3.4.1.4. Expedição de correio

A hora da expedição do correio é pelas 13h30, a seguir à pausa para almoço. O correio

expedido normalmente refere-se às operações realizadas nessa manhã, sejam:

Pagamentos a fornecedores (anexos 3 e 4);

Emissão de recibos aos clientes (anexo 5);

Letras (anexo 6);

Faturas a clientes (anexo 7);

Ordens de pagamentos aos bancos;

Outros assuntos.

Nesse horário colocam-se as cartas dentro dos envelopes e se selam os mesmos.

Dependendo do peso da carta e do seu caráter urgente ou não (correio normal ou azul),

assim se colocam os selos (anexo 8).

Normalmente oferecia sempre ajuda à colega assistente administrativa, ajudando-a a

dobrar as folhas e a introduzi-las nos envelopes. Por vezes também selava as cartas, o

que acontecia poucas vezes, pois há sempre uma quantidade considerável de envelopes

pré-selados, para tornar esta função mais rápida.

Na imagem abaixo podemos ver o cesto do expediente, cuja gaveta superior serve para

alojar todo o correio a expedir, cheques a depositar nos bancos, entre outras coisas,

referentes ao dia.


45

Figura 24 – Cesto contendo o correio a expedir


Por volta das 14h00 o estafeta passa no gabinete a recolher estes documentos para

posterior expedição. Ele dirige-se aos CTT a entregar a correspondência enviada e vai

aos bancos fazer os depósitos dos cheques. Na maioria dos casos, esta tarefa é feita em

Belmonte, mas existem ocasiões em que tem de se dirigir à Covilhã, quando o banco em

causa não tem agência em Belmonte, por exemplo.

3.4.1.5. Depósito de cheques

Quando, no correio, chegam cartas de clientes com cheques para liquidar faturas, é

necessário depositar esses cheques. Nessas situações era-me entregue o cheque e

também a informação acerca do banco no qual iria fazer o depósito. Normalmente era o

Dr. José Paulo (Torfal) ou o Sr. Dias (TORRE e Centum Cellas) que me entregavam os

cheques para depositar. Antes dos respetivos depósitos, consultava o Dr. Nelson, que

inseria a operação no computador, numa folha de Excel onde tem registados todos os

depósitos em bancos, e me dizia em qual os deveria depositar.

Depois dirigia-me ao armário onde se guardam os talões de depósito, retirava um (ou

mais do que um, dependendo do número de cheques) relativo ao banco em questão, e

escrevia nele os dados. Depois do cheque preenchido, tirava fotocópia deste e do talão

respetivo, para colocar no arquivo e agrafava o cheque ao talão original (figura 25).

Figura 25 – Cheque preenchido juntamente com o talão de depósito Fonte: Elaboração própria


52

Posteriormente, e depois de assinado, o cheque é levado ao banco pelo estafeta.

3.4.1.6. Fotocópias

Outra tarefa inerente ao estágio foi a fotocópia de documentos. Sempre que me era

pedido, dirigia-me à sala da fotocopiadora e realizava essa função.

Mais uma vez, e porque todas as máquinas necessitam que se saiba como manuseá-las,

levei algum tempo a assimilar todas as suas funcionalidades e a colocação correta das

folhas de papel. Para isso, tive a ajuda dos meus colegas de escritório, bem como, por

vezes, do Eng. Jorge ou do Sr. Paulo Marçalo, do setor da informática.

3.4.1.7. Atendimento ao público

O atendimento ao público é uma função de secretariado que exige um cuidado

redobrado pois, ao receber uma pessoa pessoalmente, estamos a dar a conhecer a nossa

imagem e, ao mesmo tempo, a representar a empresa. Por essa razão, é essencial ter

uma imagem impecável, cuidada, sóbria e rigorosa. Esse cuidado não passa apenas pela

roupa, mas também pela pele, cabelo, unhas, mãos, expressão facial, e sobretudo pela

forma educada de falar.

A figura 26 mostra o guichet, que é onde se recebem as pessoas que se dirigem à

empresa, o qual se situa junto à minha secretária, pelo que pude desenvolver as técnicas

de atendimento ao público, que assimilei durante o curso.

Normalmente, quando chegava alguém, batia levemente no vidro do guichet. Eu

levantava-me da cadeira, abria-o e cumprimentava a pessoa que estava do outro lado.

Depois dava o devido encaminhamento ao assunto solicitado.

Figura 26 – Guichet de atendimento - vista de fora do gabinete Fonte: Elaboração própria


47

Muitas vezes, as pessoas vinham para reuniões, ou eram fornecedores que iam entregar

encomendas. Outras vezes, tinha de ir chamar a pessoa com quem desejavam falar e

pedia que aguardassem um momento.

Quando era necessário conduzir a pessoa a outro setor ou divisão da empresa, era eu que

a acompanhava pessoalmente.

3.4.1.8. Separação de documentos

A tarefa de separar documentos e de os agrupar segundo categorias era-me delegada

quando o contabilista, o diretor financeiro ou mesmo o chefe dos serviços tinha um

grande número de documentos a tratar em cima da secretária. Então, para facilitar a

tarefa, pediam-me para o fazer. Assim evitava-lhes confusões na hora de dar

encaminhamento aos assuntos, evitando potenciais enganos que daí pudessem advir.

3.4.2. Tarefas pontuais

Durante o meu tempo de estágio realizei também algumas tarefas de forma ocasional.

Passo agora a uma sucinta caracterização das mesmas.

3.4.2.1. Recolha de assinaturas

Todas as operações administrativas que se efetuam no escritório carecem de assinaturas

dos gestores ou administradores correspondentes a cada empresa. Assim, apresento na

figura seguinte, as pessoas a quem pertence assinar os documentos, pertencentes às

diferentes empresas.

Todos os dias, antes da saída para a hora de almoço, levava documentos a assinar.

Colocava-os dentro de capas plásticas, para evitar que as folhas se dobrassem ou

ficassem com vincos, levava uma esferográfica e dirigia-me aos gabinetes das pessoas

que deviam assinar os documentos (figura 27).


48

Figura 27 – Empresas do grupo e pessoas a quem se destina a assinatura dos documentos


Esta é a forma de os gerentes e administradores terem conhecimento de todas as

operações que são efetuadas nas empresas. Por vezes, quando ia recolher assinaturas, o

assinante perguntava qual o propósito de certos documentos, e eu não sabia responder,

pelo que, a partir daí, passei a examinar bem todos os documentos que levava a assinar e

perguntava sempre para que fim era cada um, para saber responder, caso o assinante me

questionasse acerca do teor dos mesmos.

3.4.2.2. Entrega de correio aos diversos setores

Quando comecei a conhecer melhor os outros setores da empresa, comecei a efetuar

autonomamente a entrega do correio aos mesmos. No início, quando alguém precisava

que entregasse um documento ou uma encomenda a alguém em outro gabinete, tinham

sempre de me explicar quem era a pessoa, pelo seu nome ou por outros atributos,

nomeadamente, físicos. Embora pareça desapropriado, foi uma ótima forma de começar

a decorar nomes.

Sendo assim, passei a ser a responsável pela entrega do correio interno, o qual se divide

em dois tipos:


49

1. Correspondência recebida ou encomendas destinadas a uma pessoa/setor em

concreto;

2. Documentos recebidos (faturas, amostras de têxteis ou outros materiais,

entre outros) que necessitavam de ser distribuídos por diferentes gabinetes.

3.4.2.3. Preenchimento de cheques

Esta tarefa exige grande responsabilidade e atenção, por isso senti que estavam a

depositar em mim um voto de confiança ao me solicitarem que preenchesse os cheques.

Normalmente, quando é necessário enviar cheques a fornecedores e outras entidades, é

o diretor financeiro que emite uma comunicação interna (anexo 9) com todos os dados a

preencher no cheque: nome do beneficiário, valor, data e o banco correspondente.

Após o preenchimento, os cheques, juntamente com outros documentos a enviar, são

assinados, conforme a empresa a que pertencem, pelas pessoas mencionadas na figura

27.

3.4.2.4. Envio de fax

O fax foi para mim um aparelho completamente novo, pois nunca havia trabalhado com

este tipo de comunicação. Penso que, de uma forma geral, o fax foi um meio de

comunicação que não passou muito pelos lares dos consumidores, sendo

maioritariamente utilizados com fins empresariais.

Apesar de tudo, foi de fácil aprendizagem manusear o fax, pois é necessário apenas

colocar a folha com a informação a enviar na parte superior, digitar o número de fax do

destinatário e o documento é enviado.

Quando me era pedido para enviar um fax, fazia sempre questão, por questões de

segurança, de imprimir o relatório de receção (anexo 10), pois com este tipo de

instrumentos, nunca se tem a certeza se a informação alcançou o destinatário.


50

3.4.2.5. Redação de cartas

A redação de cartas era uma das minhas tarefas de eleição. Embora todas as cartas que

escrevesse, viessem já manuscritas pelo Sr. Dias, sendo apenas necessário passá-las a

computador.

Essas cartas eram todas escritas em Word, respeitando uma formatação, tipo de letra e

tamanho razoáveis e ajustados à correspondência institucional.

Desde a primeira carta que redigi, tentei aperfeiçoar a escrita deste tipo de documentos,

nomeadamente na fórmula de saudação, na fórmula de despedida, na adoção do novo

acordo ortográfico, na própria formatação do documento, evitando sempre cometer

certos erros ortográficos comuns, as cartas escritas por mim foram, assim, sendo

melhoradas ao longo do tempo (anexo 11).

Por não possuir uma impressora individual na minha secretária, as cartas que eu redigia,

entre outros documentos, eram sempre impressos na impressora que se encontra na

“sala da fotocopiadora”.

Aquando da impressão das cartas, é sempre necessário duas cópias: a primeira, em

papel timbrado (anexo 12), que seria aquela que se iria enviar, depois de carimbada e

assinada; e a segunda, em papel branco, que iria para o respetivo arquivo, em função do

assunto a que se referia.

3.4.2.6. Realização de chamadas para o exterior

A par do atendimento telefónico, também efetuava, pontualmente, chamadas para o

exterior, na sua maioria, para outras empresas. Uma das vezes o Sr. Dias pediu-me para

estabelecer uma ligação com o fornecedor de material de escritório. Utilizando uma lista

em Excel com números de telefone, que me foi cedida, realizei a chamada e quando

atenderam do outro lado, identifiquei a empresa e disse que o Sr. Dias iria falar com a

pessoa. Agradeci e passei a chamada.

Em outra circunstância, foi-me solicitado que realizasse uma chamada para um dos

bancos e pedia para falar com uma pessoa em concreto. Procedi da mesma forma, mas

acrescentei ao diálogo que o Dr. x desejava falar com o Senhor y, e se ele se encontrava

disponível de momento.


51

3.4.2.7. Digitalização de documentos

A digitalização de documentos foi uma das tarefas que realizei com menos frequência.

O aparelho de digitalização tem já os e-mails dos colaboradores da empresa gravados no

seu sistema para assim poder enviar o material digitalizado.

3.4.2.8. Conferência de faturas com guias de transporte

Quando uma mercadoria é recebida, tem de vir acompanhada da respetiva guia de

transporte, que, por conseguinte, se referirá a uma fatura, que será obrigatório conferir

com as guias de transporte.

Para confirmação de que tudo o que estava faturado se encontrava efetivamente no

carregamento, eu assinalava sempre com um sinal “” quando terminava de conferir, e

de seguida agrafava a guia de transporte à respetiva fatura e devolvia-a a quem me tinha

incumbido da função.

3.4.2.9. Correção ortográfica de documentos

Durante o estágio tive a oportunidade de corrigir a ortografia de um documento.

Tratava-se do relatório de contas da TORRE, o qual corrigi e adequei à grafia do novo

acordo ortográfico, apesar de na TORRE este ainda não ter sido adotado inteiramente.

Procedia à correção de documentos igualmente no caso das cartas que me pediam para

redigir no computador. Por vezes traziam erros, ora ortográficos, ora de concordância, e

eu tratava sempre de as escrever da maneira correta.

3.4.2.10. Colocação de selos em envelopes

A colocação de selos em envelopes era uma das missões que realizava nos momentos

em que não tinha nenhuma tarefa em mãos. Para adiantar serviço e para maior rapidez

na hora de expedir o correio, selava os envelopes, já timbrados, das várias empresas,

conforme os preços que eram mais utilizados. Por exemplo, os envelopes de correio e

peso normal (0.32€), o envelope de correio azul (0.47€), etc.


52

Figura 28 – Envelopes das empresas com selos previamente colados Fonte: Elaboração própria

Esses envelopes eram colocados em camadas em cima do armário (figura 28),

organizados por empresa e nível de frequência de utilização dos mesmos.

3.4.2.11. Organização e arrumação do arquivo (expurgação de arquivo

passivo)

Quando as pastas de arquivo são demasiadas e/ou de anos anteriores, convém serem

transportadas para o arquivo semi-ativo ou passivo, conforme a data dos documentos e a

maior ou menor probabilidade de estes virem a ser consultados. Abre-se, assim, espaço

nas prateleiras para as novas pastas, processo que se denomina de expurgação do

arquivo que é já considerado passivo.

Tive a oportunidade de ajudar nesta função, colocando essas pastas em caixas

identificadas com o nome da empresa, o Diário, o mês e ano correspondentes, que

posteriormente seriam transportadas para o sótão da empresa. Cada caixa tinha

capacidade para aproximadamente sete a oito pastas.

3.4.2.12. Picagem de extratos conta-corrente

A tarefa da picagem15 de extratos conta-corrente foi-me delegada algumas vezes, pois é

necessária quando se conferem extratos de conta corrente da empresa com os de clientes

ou fornecedores. Tal como nos extratos bancários, é imperativo confirmar as

movimentações nos registos da empresa e nos da outra entidade (cliente ou fornecedor),

para evitar desacertos contabilísticos.

15 A “picagem”, termo frequentemente utilizado na linguagem contabilística, consiste no processo de acerto de movimentos registados em dois extratos, por meio de símbolos escritos, nomeadamente o “”.


53

3.4.2.13. Reconciliação de contas

A reconciliação de contas é um processo que passa pela conferência dos extratos

bancários mensais (anexo 13) com os extratos contabilísticos da empresa. O objetivo é

confirmar se os movimentos de um coincidem com os movimentos constantes do outro.

Como aprendi na disciplina de Fundamentos de Contabilidade e Fiscalidade, colocava o

sinal “” em todos os valores comuns a ambos os documentos. Realizava esta operação

com a ajuda de uma régua, para evitar possíveis enganos. Por vezes encontrava dois ou

mais valores iguais, por isso, recorria à confirmação pelas datas dos movimentos.

No final da reconciliação, o saldo tinha de ser igual. Caso isso não se confirmasse, era

necessário procurar os valores que estivessem em falta.

3.4.2.14. Criação e impressão de lombadas

A criação e impressão de lombadas era uma tarefa realizada sempre que se começava

uma nova pasta para o arquivo (anexo 14), ou seja, quando era necessário substituir as

pastas já completas por outras novas e vazias.

Normalmente as lombadas eram sempre escritas a computador, mas dependendo do

material de que eram feitas as pastas, era mais ou menos aconselhável fazê-lo

manualmente. Na figura 29 podemos verificar que uma das pastas era plastificada por

fora, por isso, não era possível escrever nela, daí ser mais apropriado imprimir e colar-

lhe uma lombada feita no Word. No caso da outra pasta, que já é de cartão simples,

podia simplesmente escrever na lombada os dados de abertura e fecho, a lápis, o que

tornava esta tarefa mais económica e, por sua vez, mais rápida.

Figura 29 – Lombadas de pastas criadas – uma escrita a lápis e a outra no computador



54

Nesta figura mostro duas pastas: a que se encontra do lado esquerdo é de cartão simples,

enquanto que a do lado direito é de cartão plastificado.

3.4.2.15. Inquérito Mensal à Produção Industrial – Instituto Nacional

de Estatística (INE)

Todos os meses é imposto às empresas, para efeitos de estatística, um conjunto de

inquéritos referentes a vários aspetos da sua atividade. No decorrer do estágio coube-me

a responsabilidade de proceder aos cálculos referentes à produção industrial da empresa

e preencher os campos relativos a cada mês do primeiro semestre no respetivo inquérito

(anexo 15). Após isso, preenchia, com esses resultados, uma tabela em que constavam

todos os dados referentes ao ano em questão.

3.4.2.16. Requisição de selos aos CTT e consequente conferência

Dado que a pasta dos selos se encontrava em cima da minha secretária, passei a

voluntariar-me para realizar os pedidos dos mesmos aos CTT, sempre que era

necessário.

Cada empresa tem uma pasta de plástico (mica) com o respetivo nome onde se colocam

os selos correspondentes. Na altura de requerer os selos, tarefa realizada pelo estafeta,

também é escrito um ofício, destinado aos CTT, respeitante a cada empresa (TORRE,

Centum Cellas e Torfal).

Nesse ofício coloca-se o logótipo da empresa, seguido de uma tabela em Excel com a

designação dos selos a pedir, o seu valor, a respetiva soma e o total, a entregar pela

tesoureira. No final do ofício são escritos o local e a data (anexo 16).

Aquando da receção de selos, era eu quem conferia a remessa. Após a confirmação,

colocava-os organizados por empresa dentro das respetivas pastas, pertencentes às

diferentes empresas do grupo.


55

3.4.2.17. Operações no Vanguarda

O programa contabilístico utilizado pela TORRE é o Vanguarda (figura 30). Este

software permite realizar todas as operações contabilísticas e fez igualmente parte da

minha aprendizagem ao longo do estágio.

Figura 30 – Imagem de abertura do software Vanguarda

Fonte: Captura de ecrã

Cada colaborador tem uma palavra-passe única para aceder ao programa. Eu não tinha

uma, por isso, introduzia as palavras-passe dos meus colegas, sempre com o seu

consentimento. Além de não permitir o uso a pessoas indevidas, este sistema permite

saber quem realizou determinada tarefa.

Comecei por realizar as tarefas mais simples e com o tempo e a experiência, foi-me

sendo ensinado a proceder a movimentos mais complexos e de maior responsabilidade

pois, muitas vezes, se se cometesse um erro no programa, seria complicado de o

corrigir.

Assim, cada vez que aprendia uma nova operação, registava-a sempre no meu caderno

de notas, para quando, mais tarde, me fosse solicitado outra vez o mesmo trabalho, o

soubesse realizar sem precisar de auxílio. O menu inicial (figura 31) inclui todas as

operações possíveis.

Figura 31 – Menu inicial do programa Vanguarda



56

Eis as diversas operações que realizei no Vanguarda, por ordem de aprendizagem:

► Reconciliação de contas;

► Pesquisa de documentos na contabilidade;

► Procura de faturas dos vendedores (comissões);

► Procura de condições de pagamento de notas de crédito;

► Confirmação de documentos (códigos de diários que podem estar errados);

► Lançamento de faturas;

► Lançamento de faturas de fornecedores;

► Lançamento de cobranças factoring;

► Impressão de faturas em falta;

► Lançamento de recebimentos de clientes no banco;

► Lançamento de recebimentos de clientes por factoring;

► Ordem para transferências bancárias;

► Ordem para cheques;

► Recebimentos de clientes e emissão do respetivo recibo;

► Procura de faturas por número;

► Procura de faturas de fornecedores.

Das tarefas mencionadas, descrevo três das que realizei mais frequentemente, e que se

encontram destacadas a negrito na lista acima.

Lançamento de faturas de fornecedores

O lançamento de faturas de fornecedores processo refere-se ao lançamento, no sistema

da empresa em questão, das faturas emitidas de fornecedores. Num primeiro passo,

seleciona-se a opção “Fornecedores e Pagamentos” no menu inicial, seguido de

“Pagamentos” e, dentro desta opção, “Lançamento de Faturas”.

Seguidamente, como apresenta a figura 32, escreve-se o nome do fornecedor (1), o tipo

de movimento (2), o número de documento (3), a data relativa a esse movimento (4) e o

valor do documento (5). Após a colocação destes dados, clica-se no botão “” e

procede-se ao passo seguinte.


57

Figura 32 – Lançamento de faturas de fornecedores (2º passo)


Nesta etapa (figura 33) seleciona-se o separador “Contabilidade”, confirma-se o

descritivo desse lançamento e clicar novamente no botão “”.

Figura 33 – Lançamento de faturas de fornecedores (3º passo)


Após finalização do lançamento, aparece um código relativo ao sistema contabilístico

no ecrã, que será registado no documento, que é a fatura do fornecedor (figura 34). Essa

fatura será depois arquivada, no Diário referente às faturas de fornecedores, o Diário 14.

Figura 34 – Lançamento de faturas de fornecedores (último passo)



58

Lançamento de recebimentos de clientes no banco

O lançamento de recebimentos de clientes no banco é um procedimento a efetuar

quando um cliente regulariza um pagamento e esse tem de ser registado no sistema

contabilístico.

Dependendo do tipo de pagamento, que pode ser feito por depósito na conta ou por

transferência bancária, opera-se da seguinte forma:

Para efetuar esta função, seleciona-se “Bancos e Caixas” no menu inicial, seguido de

“Bancos” e por fim, “Movimentos”.

Na segunda etapa (figura 35), é necessário selecionar o tipo de pagamento efetuado pelo

cliente – Depósito ou Transferência (1), colocando depois a data do documento do

banco (2), o nome do cliente (3), inserir o valor do pagamento (4), “Enter” e depois,

confirmar, clicando no botão “”.

Figura 35 – Lançamento de recebimentos de clientes no banco (2º passo)

Fonte: Captura de ecrã Neste último passo, como apresenta a figura 36, aparece no ecrã um código

contabilístico que será registado no respetivo documento, para posterior arrumação no

arquivo do Diário 21, referente aos Bancos.

Figura 36 – Lançamento de recebimentos de clientes no banco (último passo)



59

Recebimentos de clientes e emissão do respetivo recibo

A operação de recebimentos de clientes e emissão do respetivo recibo é realizada

sempre que são recebidos pagamentos provenientes de clientes. Como habitual, é

necessário inserir o movimento no sistema e emitir o recibo para enviar posteriormente

ao cliente.

Para realizar esta operação no sistema Vanguarda, seleciona-se no menu inicial, a opção

“Clientes e Recebimentos”, seguido de “Recebimentos” e “Recebimentos Individuais”.

No passo seguinte, como é visível na figura 37, é necessário escrever o nome do cliente

em questão (1), selecionar a opção “Recibo” – para posteriormente ser emitido o recibo

ao cliente – (2), registar o valor do pagamento em “Valor Moe” (3) e, por último, clicar

no botão “”.

Figura 37 – Lançamento de recebimentos de clientes e emissão do respetivo recibo


3.5. Cronograma de Atividades

O cronograma de atividades (figura 38) apresenta a súmula de todas as tarefas que

realizei durante o estágio na TORRE. Essas atividades encontram-se ordenadas

cronologicamente.

O motivo pelo qual o cronograma é apresentado neste ponto explica-se pelo facto de

pretender resumir esquematicamente as atividades já referenciadas e apresentar a

frequência de contacto com as mesmas, representada pelas barras a azul.


60

Semanas de estágio Atividades realizadas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Inserção Arquivo Correio

Depósito de cheques

Correção ortográfica de

documentos

Redação de cartas Fotocópias Recolha de assinaturas

Distribuição de correio

Operações no Vanguarda

Reconciliação de contas

Picagem de extratos conta-

corrente Atendimento

telefónico Realização de

chamadas Envio de fax

Atendimento ao público

Preenchimento de cheques

Conferência de faturas e guias de

transporte Digitalização de

documentos

Figura 38 – Cronograma de atividades desempenhadas na TORRE Fonte: Elaboração própria

A leitura do cronograma mostra, pelas barras azuis, o período durante o qual executei

cada uma das tarefas. Pode verificar-se que as tarefas mais frequentemente realizadas

foram o arquivo, o tratamento de correspondência recebida, o depósito de cheques, a

redação de cartas, a fotocópia de documentos e a recolha de assinaturas.


61

3.6. Iniciativas

3.6.1. Arrumação das três salas de arquivo

Fruto de muitos momentos sem nenhuma atividade em curso no estágio, muito por

causa de o mesmo ter ocorrido, em parte, no período de férias, comecei a procurar

coisas que necessitassem de ser arrumadas ou compartimentos que eu pudesse otimizar,

organizando-os de uma forma melhor.

Uma das tarefas que realizei foi proceder à arrumação da sala de arquivo n.º 1, que

continha pastas colocadas no chão, algumas sobrepostas indevidamente e outras já em

mau estado e cobertas de pó, devido ao tempo em que se lá encontravam.

Recolhi todas as pastas que estavam colocadas na vertical, procurei a sequência de

pastas correspondente às mesmas e agrupei-as. Retirei também as pastas que se

encontravam no chão, procurei espaço nas prateleiras e dispu-las em sequências de

datas e diários, para não se confundirem. As figuras 39 e 40 mostram a sala de arquivo

n.º 1 antes e após a arrumação.

Sala de Arquivo n.º 1

Figura 39 – Sala de Arquivo n.º 1 desorganizada


Figura 40 – Sala de Arquivo n.º 1 organizada Fonte: Elaboração própria

Realizei o mesmo procedimento nas outras duas salas de arquivo.

Sala da fotocopiadora

Realizado o mesmo processo de organização da sala da fotocopiadora, apresento as

imagens da mesma (figuras 41 e 42).


63

Figura 41 – "Sala da fotocopiadora" desorganizada

Fonte: Elaboração própria Figura 42 – "Sala da fotocopiadora" organizada


Terceira sala de arquivo

Depois de arrumada a terceira sala, apresento, na figura 43 o seu aspeto desorganizado

e, na figura 44, as pastas arrumadas.

Figura 43 – Terceira sala de arquivo desorganizada


Figura 44 – Terceira sala de arquivo organizada


3.6.2. Criação de uma tabela-esquema da atual disposição da sala de

arquivo n.º 1

A tabela com a nova disposição apresenta-se como um mapa das estantes onde indico,

detalhadamente e em cada prateleira, as posições das pastas referentes a cada assunto

específico. Por meio de cores, que associei às diferentes empresas (TORRE, Torfal,

Centum Cellas, Torfal Torre ACE, entre outras, das quais uma está já extinta – TORRE

RETAIL – e outra que, embora não fazendo parte do grupo, pertence aos mesmos

proprietários – SARV).


64

A criação desta tabela foi consequência de ter organizado e arrumado a sala de arquivo

n.º1, pois ao fazê-lo, alterei a localização de certas pastas e assuntos (principalmente as

pastas que se encontravam no chão).

Como estagiária, sabia que as minhas funções na empresa tinham um prazo, pelo que

decidi elaborar um esquema (anexo 17) que certamente ajudaria os meus colegas, no

futuro, a encontrar o que procuravam, na minha ausência.

3.6.3. Separação da correspondência em categorias

Outra das minhas iniciativas foi, aquando da abertura de correio, e depois de o mesmo

se encontrar separado por empresas, agrupar a correspondência por assuntos. Colocava

em primeiro lugar as cartas de clientes; depois, as faturas e/ou recibos de fornecedores;

seguidamente, tudo o que pertencesse aos bancos. No fim, colocava a correspondência

referente a outros assuntos.

Realizei esta tarefa para que os recetores da correspondência não tivessem de a separar

por assuntos. Era uma forma de poupar algum tempo e facilitar a tarefa aos

destinatários.

3.6.4. Criação de uma página da empresa no Facebook

Com a evolução e popularidade das redes sociais nas nossas vidas, e o aumento da sua

utilidade, hoje em dia é quase imperativo ter uma página online que conte um pouco da

atividade da empresa, para uma maior divulgação dos seus produtos e serviços.

Assim, tomei a iniciativa de propor aos administradores da empresa a criação de uma

página no Facebook, pois apenas existe o site da TORRE na internet. Igualmente me

voluntariei para desenvolvê-la.

Esta proposta acabou, contudo, por ser declinada pois, naquela empresa, o segredo

ainda é considerado a “alma do sucesso”. Enquanto que muitas empresas do mesmo

setor publicam informações na internet e em outros canais de comunicação, revelando,

por exemplo, os seus principais clientes, a TORRE opta pela discrição quanto a este

assunto, acreditando que pode tornar-se prejudicial à empresa a revelação deste e outros

aspetos de carácter interno. No site da TORRE são mencionadas apenas informações

relativas ao grupo, às empresas existentes e aos serviços prestados.


65

3.6.5. Etiquetagem de variados assuntos para mais fácil e rápido

acesso

A etiquetagem de variados assuntos para mais fácil e rápido acesso surgiu da

necessidade de diferenciar as folhas timbradas das variadas empresas pertencentes ao

grupo, presentes em uma das gavetas metálicas na minha secretária. Assim, coloquei

folhas de cor vermelha para as separar e colei nelas pequenas etiquetas para melhor as

distinguir (figura 45), pois muitas vezes os meus superiores pediam-me que lhes levasse

folhas timbradas e tinha de responder depressa e eficientemente às suas solicitações.

Figura 45 – Separadores de folhas timbradas com etiquetas


3.7. Sugestões

Seguidamente, exponho algumas ideias que foram surgindo durante o meu tempo de

estágio na TORRE. Estas sugestões não foram comunicadas aos órgãos

hierarquicamente competentes da empresa, logo, nenhuma delas foi implementada. No

entanto, achei útil e interessante incluí-las neste relatório, pois, apesar de não

comunicadas, fazem parte das minhas realizações no estágio. O objetivo foi sempre o

melhoramento e otimização de certos aspetos da empresa.

3.7.1. Colocação de uma nova seta de sinalização da empresa

Reparei que a seta de sinalização da empresa (figura 46), colocada junto à estrada se

encontrava um pouco danificada, consequência do passar dos anos, e exibe um logótipo

já antigo e em desuso.


66

Por isso, sugeria que fosse implantada uma nova sinalização, com o novo logótipo e que

indicasse também as empresas constituintes do grupo TORRE.

Figura 46 – Seta sinalizadora da TORRE


Procedi então à criação de uma nova seta sinalizadora, presente na figura 47:

Figura 47 – Seta de sinalização criada


3.7.2. Gestão do economato em base de dados

A gestão do economato em base de dados foi uma ideia que surgiu com a necessidade

de contabilizar o material de escritório, pois acontecia por vezes faltarem esferográficas,

lápis ou tubos de fita-cola, por exemplo, sem que isso fosse notado pela responsável

desse material. Então, sugeria que existisse uma base de dados com todos esses

materiais de modo a que fosse reduzida a quantidade, à medida que estes eram retirados.

A base de dados, criada numa folha de Excel, teria um aspeto semelhante ao que

apresento abaixo na figura 48.


67

Quantidade

existente

Quantidade

retiradaRestante Estado

Esferográfica azul 20 5 15 OKEsferográfica preta 30 6 24 OK

Corretor 20 19 1 !Caneta de feltro vermelha 20 7 13 OK

Caneta de feltro preta 30 14 16 OKLápis carvão 50 35 15 OK

Borracha 50 46 4 !Bastão de cola 50 13 37 OK

Rolo de fita-cola 12 6 6 OKAgrafos (caixa) 20 17 3 !

Clips (caixa) 50 25 25 OK

Economato

Figura 48 – Sugestão de base de dados, referente ao Economato


Na coluna “Quantidade existente” é colocada a quantidade inicial de cada item; na

coluna “Quantidade retirada” regista-se o número de unidades retiradas, o que, através

de uma fórmula do Excel, mostra automaticamente, na coluna “Restante”, a quantidade

que resta. A coluna “Estado” tem duas opções: “OK” e “!”, respeitante à necessidade ou

não de voltar a encomendar o material em questão. Por meio de uma fórmula que

introduzi, esta coluna indica “OK” enquanto o número de itens for superior a 5. Caso

não se verifique essa quantidade, o campo exibe um “!”. Significa então que a

quantidade existente é inferior e há necessidade de adquirir mais.

3.7.3. Digitalização do arquivo

Este é um procedimento necessário na maioria das empresas e instituições, pois o

arquivo é um aspeto muito importante da documentação que deve ser protegido, além de

bem acondicionado e arrumado.

Dependendo da qualidade, tipo de papel, das condições das instalações, da humidade e

da tinta com que é escrito, o arquivo pode sofrer uma deterioração com o tempo, o que

resulta muitas vezes em folhas que perdem a cor, que rasgam ou amarelecem. Daí a

importância de digitalizar o arquivo, de forma a guardá-lo em vários suportes, para o

caso de sucederem as eventualidades que referi acima.


68

Torna-se num processo moroso mas cauteloso, e pode facilitar em muito o

funcionamento da empresa, por exemplo em caso de necessidade de procura de um

documento, em vez de se procurar no arquivo em papel, pesquisa-se no arquivo em

formato digital, o que poupa muito tempo a quem realiza esta tarefa.

3.7.4. Reciclagem das folhas de papel e cartões

Um dos aspetos que me chamou a atenção foi a enorme quantidade de papel inutilizado

que é deitado ao lixo. Seria uma boa medida implantar a reciclagem, sobretudo, desse

papel e do cartão.

3.7.5. Aumentar o número de prateleiras nas salas de arquivo

Este é um problema que deveria ser tratado com alguma urgência, pois, de acordo com

o que foi lecionado na disciplina de Técnicas de Arquivo e Documentação, o arquivo

não deve ser colocado no chão, pois pode ocorrer uma inundação, ou simplesmente

entrar água na sala e, ao entrar em contacto com o papel, torna ilegível a informação que

este contém. É o que acontece em algumas salas de arquivo na empresa, por falta de

espaço nas estantes.

3.7.6. Aquisição de uma máquina de café para a “sala da

fotocopiadora”

Esta sugestão pode ser encarada como algo arrojada, mas na minha opinião é uma forma

de os colaboradores poderem fazer uma pequena pausa durante o trabalho para tomar

um café ou outra bebida, e também para incitar ao convívio entre os colegas. Outra

função desta ação seria o aumento da motivação dos trabalhadores, que desde sempre

assumiu uma grande relevância nas empresas modernas.


69

Conclusão

A etapa da realização do estágio, além de permitir uma aproximação ao mundo laboral,

possibilita ao estagiário, através da experiência, um crescimento, não só a nível

profissional, mas também pessoal.

Ao estagiar na TORRE pude comprovar a importância da hierarquia, do trabalho em

equipa, do respeito pelos colegas e superiores, da responsabilidade e também da gestão

do tempo, entre outros. Tive também a oportunidade de colocar em prática muitos dos

conhecimentos que obtive nos três anos da licenciatura em Secretariado e Assessoria de

Direção.

Estando integrada na área da Contabilidade e Finanças, tive contato com diversos

procedimentos, tanto de forma manual como informática, os quais descrevi

sucintamente ao longo do presente relatório. As noções apreendidas na unidade

curricular de Fundamentos de Contabilidade e Fiscalidade tornaram-se muito úteis no

desenrolar de certas funções.

É de realçar que não são só os conhecimentos curriculares que formam um bom

profissional, mas também aqueles que fazem parte da educação adquirida em casa. Por

isso, muitos dos valores inerentes a uma Secretária/Assistente de Direção, como o

diálogo, a compreensão, o saber ser e o saber estar, a boa educação e a cordialidade, são

constituídos pela instrução trazida do lar.

Dado o facto de atender diariamente chamadas telefónicas e também o público que se

dirigia à empresa, tive sempre uma preocupação de apresentar uma imagem exemplar e

o mais formal possível, bem como um cuidado especial com o tom de voz ao telefone, a

expressão linguística e o interesse em resolver problemas que pudessem surgir. Para

este e outros comportamentos, a disciplina de Técnicas Administrativas e de Assessoria

revelou-se fundamental. Um dos maiores desafios foi, sem dúvida, receber chamadas de

clientes e fornecedores de nacionalidade espanhola, francesa e inglesa. Destaco aqui a

utilidade da aprendizagem das línguas estrangeiras durante o curso.

A escrita de cartas comerciais, a par da comunicação com colegas, superiores e nas

chamadas telefónicas, justifica a importância da disciplina de Português Empresarial I,

II e III.


70

Em suma, considero que as unidades curriculares lecionadas no curso assumem uma

grande utilidade no futuro dos profissionais da área de Secretariado, e além de

proporcionarem aos alunos conhecimentos essenciais à prática desta profissão, também

os formam com outras técnicas que complementam a importância das suas funções.


71

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► O futuro do setor têxtil em Portugal, disponível em

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=14&ved=0CDYQFjADOAo&url=http%3A%2F%2Fwww.eurofound.europa.eu%2Feiro%2F2002%2F12%2Ffeature%2Fpt0212106fpt.doc&ei=Th4-UMnZHcjMhAfqroHwBA& usg=AFQjCNHYPVublt3VvlI1T0FE2vWExVVK5A&sig2=LSrNw2Ja7-xyg8oW UV8JuQ&cad=rja, consultado em 29 de agosto de 2012.

► Origem da Indústria têxtil, disponível em http://negocios.maiadigital.pt/hst/

sector_actividade/textil_vestuario/caracterizacao/esboco, consultado em 24 de setembro de 2012.

► Panorama da Indústria têxtil em Portugal, disponível em http://www. google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=56&ved=0CEEQFjAFODI&url=http%3A%2F%2Frepositorio-aberto.up.pt%2Fbitstream%2F10216%2F5 8585%2F1%2F000058371.pdf&ei=lm1wULHOGIa7hAePp4GgBw&usg=AFQjCNFHSiv5kMk2rCabbHpEyQuv064coA&sig2=7tqfOlE8ALY79Y1xmN7uqw&cad=rja, consultado em 06 de outubro de 2012.

► Ruínas de Centum Cellas, disponível em http://www.guiadacidade.pt/pt/poi-ruinas-romanas-de-centum-cellas-16979, consultado em 14 de outubro de 2012.


73

Índice de Anexos

Anexo 1 – Pedido de pagamento ............................................................................................. 75

Anexo 2 – Informação das extensões telefónicas da empresa ................................................... 77

Anexo 3 – Aviso de pagamento ............................................................................................... 79

Anexo 4 – Nossa liquidação .................................................................................................... 81

Anexo 5 – Recibo ................................................................................................................... 83

Anexo 6 – Exemplo de uma letra............................................................................................. 85

Anexo 7 – Faturas a clientes .................................................................................................... 87

Anexo 8 – Informação com pesos das cartas e preços dos selos ............................................... 91

Anexo 9 – Folha de comunicação interna ................................................................................ 93

Anexo 10 – Folha de relatório do fax ....................................................................................... 95

Anexo 11 – Cartas................................................................................................................... 97

Anexo 12 – Folhas timbradas das quatro empresas do grupo.................................................. 101

Anexo 13 – Extrato bancário ................................................................................................. 106

Anexo 14 – Folha contendo lombadas ................................................................................... 109

Anexo 15 – Tabela INE......................................................................................................... 111

Anexo 16 – Folha de requisição de selos ............................................................................... 113

Anexo 17 – Tabela-esquema da disposição da sala de arquivo ............................................... 115


74

ANEXOS


75

Anexo 1

Pedido de Pagamento


76


77

Anexo 2

Informação das extensões telefónicas da empresa


78


79

Anexo 3

Aviso de Pagamento


80


81

Anexo 4

Nossa Liquidação


82


83

Anexo 5

Recibo


84


85

Anexo 6

Exemplo de uma Letra


86


87

Anexo 7

Faturas a clientes


88


89


90


91

Anexo 8

Informação com pesos das cartas e preços dos selos


92


93

Anexo 9

Folha de comunicação interna


94


95

Anexo 10

Folha de relatório do fax


96


97

Anexo 11

Cartas


98


99


100


101

Anexo 12

Folhas timbradas das 4 empresas do grupo


102


103


104


105


106

Anexo 13

Extrato bancário


107


108


109

Anexo 14

Folha contendo lombadas


110


111

Anexo 15

Tabela INE


112


113

Anexo 16

Folha de requisição de selos


114


115

Anexo 17

Tabela-esquema da disposição da sala de arquivo


116

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