relatório de despesas. definição aplicativo utilizado para permitir a solicitação e a...
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Relatório de Despesas
Definição
Aplicativo utilizado para permitir a solicitação e a aprovação eletrônica dos documentos
de Reembolso de Despesas (Moeda nacional, moeda estrangeira e Cartão de Crédito),
Adiantamentos (Genérico e de Fundo Fixo) e Acerto de Adiantamento (prestação de
contas).
Características
•Trabalha com regras de negócio cadastradas no sistema para cada transação, considerando a estrutura hierárquica de cada usuário e o poder de aprovação de cada aprovador.•Conceito de ausência temporária para aprovadores.•Efetua os créditos diretamente ao banco através de EDI. •Efetua quitação das faturas de Cartão de Crédito junto a operadora na data de vencimento estabelecida para o determinado número de cartão.
Relatório de Despesas
Definição
•Utilização da tabela interna de feriados (bancário) para definição de dia útil na integração com os bancos
•Cadastro interno de taxas para conversão de moeda estrangeira.
•Integração direta com sistema de ERP (BPCS/SAP) para geração do contábil referente as transações disponíveis neste sistema.
Relatório de Despesas
REDRelatório Eletrônico de Despesas
Colaborador Sistema RED Aprovador Fiscal Câmbio
EmiteEletrônicamente o Relatório
Cartão
RED (Notes)
- Adiantamentos- Acertos
- Reembolso
EncaminhaDoc’s Fiscais
ERPBancos
AprovaEletrônicamente o Relatório
- Verifica Doc’s Fiscais.
-Verifica Depósitos
-Registra Baixa Eletrônicamente no Sistema
- Compra/Vende Dolar.
-Registra entrega ou devolução de dolar Eletrônicamente no Sistema.
-Efetua a Entrega da Moeda
-Recebe Devolução de Dolar
Implantando a solução
Customizações Necessárias
- Adaptação do módulo contábil a estrutura do Plano de Contas e Cadastro de Centros de Custo do ERP a ser utilizado.
Atividades de Implantação
- Definição do Lay-out a ser utilizado para EDI com Bancos. (O sistema já possui módulos prontos para EDI com Itaú, Unibanco e HSBC.)
- Definição das Regras de Negócio junto ao Módulo de Alçadas de Aprovação.
- Setup do aplicativo.
Relatório de Despesas
Componentes do Produto
•Software Template das bases de dados que envolvem este processo (Relatório de
Despesas, Controle Orçamentário, Plano de Contas, Budget holder e Alçadas de
Aprovações)
•Manual de Utilização do Sistema
•Manual de Administração
•Manual de Configuração
Relatório de Despesas
Benefícios
- Redução significante das atividades administrativas deste processo (Operacionais);
- Eliminação das atividades operacionais executadas no sistema de ERP;
- Agilidade e segurança do processo de aprovação dos relatórios
- Redução de até 85% do tempo para pagamentos;
- Redução dos valores de adiantamento com a utilização do pagamento eletrônico dos gastos com
Cartão de Crédito.
- Possibilita um rápido acompanhamento dos pagamentos em processo e históricos por parte dos
usuários.
Relatório de Despesas
Sites que utilizam esta solução
Johnson & Johnson Ind. e Comércio
Johnson & Johnson Produtos Profissionais
Janssen-Cilag Farmacêutica
Abbott Laboratórios do Brasil
Bristol-Myers Squibb Brasil S/A.
Eli Lilly
Laboratório Stiefel
Novartis Biociências
ABCP
Relatório de Despesas
Representante
- Envia Comprovantes
Cartão Banco Tesouraria
Valor para Depósito
Contabilidade- Contab. Adiant.- Contab Desp.- Faz Conciliação
- Movimenta Contas
- Efetua saque
- Emite Extrato Mensal
- Fundo Fixo
Rep’s e Adm’s
Envia PPD
Envia Solic Reemb e Comprovantes Contas a Pagar
Envia Bordero
Contabilidade- Confere Doc’s- Contabiliza Desp’s
- Acerto de Adiant.- Reembolso
- Adiant. Genérico
Rep’s e Adm’s
Tesouraria
Banco
- Efetua Pagamento
- Colhe Assinaturas
Envia BorderoEnvia PPD ou Relat Desp.- Adiant./Acerto Dolar
Rep’s e Adm’s
Envia Solic Reem
- Aut. Transferência de Valor
- Gera Obrigação
Tesouraria
-Compra/Venda Dolar
Envia PPD ou Relat Desp.
Aprovador (s)- Aprova ou Recusa
- Colhe Aprov x regras
RED – Estudo de Caso
RED – Estudo de Caso
Colaborador
PAG- Verifica Doc’s Fiscais.- Verifica Depósitos
Doc’s FiscaisComprovantes de Depósitos
Aprovador(s)
Registra Baixa
Cartão
Solicita Eletronicamente
RED (Notes)
- Adiantamentos- Acertos- Reembolso
Tesouraria- Compra Dolar- Vende Dolar
Entrega Dolar
DevolveDolar
Notifica Necessidade de Compra
ERPContabiliza Automaticamente
Banco
Representante
- Envia Comprovantes
CartãoBanco Tesouraria
Valor para Depósito
Contabilidade- Contab. Adiant.- Contab Desp.- Faz Conciliação
- Movimenta Contas
- Efetua saque
- Emite Extrato Mensal
- Fundo Fixo
Rep’s e Adm’s
Envia PPD
Envia Solic Reemb e Comprovantes Contas a Pagar
Envia Bordero
Contabilidade
- Confere Doc’s- Contabiliza Desp’s
- Acerto de Adiant.- Reembolso
- Adiant. Genérico
Rep’s e Adm’s
Tesouraria
Banco
- Efetua Pagamento
- Colhe Assinaturas
Envia Bordero
Envia PPD ou Relat Desp.- Adiant./Acerto Dolar
Rep’s e Adm’s
Envia Solic Reem
- Aut. Transferência de Valor
- Gera Obrigação
Tesouraria
-Compra/Venda Dolar
Envia PPD ou Relat Desp.
- Aprova ou Recusa
- Colhe Aprov x regrasAprovador (s)
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
PAG
Atividades Administrativas anteriores :
Atividades mantidas :
Atividades Novas :
- Manter saldo no banco para saque (Tesouraria)
- Conciliação Saques x Despesas (Contabilidade)
- Contabilização de Adiantamento e Despesas (Contabilidade)
- Gerar obrigações no BCP (Contabilidade)
- Assinatura de procuradores em bordero (Tesouraria)
- Envio de bordero ao banco (Tesouraria)
- Conferência de Documentos Fiscais
- Compra e Venda de Dolar
- Conferência de Documentos Fiscais
- Compra e Venda de Dolar
- Identificação de aprovadores com base nas regras (Solicitante)
- Providencia Assinatura (s) (Solicitante)
- Não Identificadas
RED