Relatório A3 e Pensamento A3

Publicado em 30/03/2013 por Cristiano Bertulucci Silveira

Sabemos que no mundo globalizado e informatizado de hoje, a quantidade de informações

que temos a disposição cresce exponencialmente. Em contrapartida, a capacidade de

sintetizar estas informações torna-se cada vez mais importante. O Pensamento A3 é um

processo de resolução e estruturação do problema que tem como diferencial, a forma de

como ele é apresentado.

No relatório A3, o ponto de brevidade da documentação é a síntese da aprendizagem

conseguida através do processo de resolução do problema. A ideia aqui é apresentar e fazer

caber todo o raciocínio, o processo, o problema e as informações relevantes em um relatório

do tamanho de uma folha A3 (29,7 x 42 cm). Quando as informações dos problemas são

adequadamente formatadas desta maneira, elas podem ser lidas ou apresentadas em 5

minutos e a partir delas, decisões importantes podem ser facilmente tomadas. Por outro lado,

quando um documento é muito grande, existe um grande risco de que as informações não

sejam lidas ou até mesmo mal interpretadas.

O desenvolvimento do relatório A3 requer que as pessoas envolvidas no processo reúnam e

relatem fatos, pesquisem e ofereçam feedbacks, identifiquem os pontos importantes e quem

são os donos do processo com o objetivo de construir um caminho claro de acompanhamento

antes que qualquer ação se inicie, que se perdura durante o desenvolvimento do projeto e

após a sua finalização. A pensamento A3 força o aprendizado a não se basear em estudos

abstratos, mas sim no Gemba (lugar onde as coisas acontecem).

Existem 3 tipos de relatórios A3; resoluções de problemas,proposta e status. Sabendo como

funciona cada um deles, é possível determinar quais são os relatórios que mais fazem sentido

para a empresa e então utilizar qual agrega mais valor ao negócio. Vamos analisar como

funciona cada tipo.

A3 Resolução de problemas - O A3 para resolução de problemas é o mais utilizado de todos e

segue o processo de um PDCA. Ele obedece uma estrutura em passos de identificação de

definição, estado atual, estado desejado, análise, proposta, plano de ação e

acompanhamento. A relação com o PDCA pode ser observada na tabela abaixo. Nem sempre a

causa raiz é aparente e nem sempre é possível uma investigação completa para o problema.

Por este motivo, existem os outros tipos de relatório A3.

Passo A3 Ciclo PDCA

Definição

Planejar (Plan) Estado Atual

Estado desejado ou meta

Análise

Proposta Agir (Do)

Plano de ação Checar (Check)

Acompanhamento(Follow up) Atuar ou corrigir (Act)

A3 Proposta – O A3 Proposta será um estado futuro orientado, (onde você quer estar), em

que você está tentando melhorar a situação, sugerindo uma ideia. Esta é uma ferramenta que

normalmente é mais focada em uma área ou departamento que apoia a melhoria de um

indicador ou KPI (Key Performance Indicator). Ex.: Qualidade, Segurança, custos ou

produtividade). O A3 estratégia é muito semelhante, mas normalmente é focado mais em

cadeias de valor e processos de nível superiores relacionados com o plano de negócios da

empresa. No A3 Proposta, iniciamos explicar o estado atual ou fundamentado que precisa ser

melhorado. Este estado atual afeta um KPI da empresa? Assim, é possível elencar algumas

ideias e benefícios para melhorar o KPI e então sugerir como será implementada a ideia com

prazos e metas. Após a implementação, é necessário avaliar a eficácia e ter um plano de

acompanhamento para garantir que o A3 Proposta seja sustentável. Isso é muitas vezes

chamado de “lacuna criada”. Você está tentando potencialmente “elevar a barra de medida”

ou melhorar a situação ou padrão.

A3 Status – Este tipo de A3 geralmente é um relatório específico que tem relação direta com

um projeto de longo prazo e que possa precisar de um relatório de progresso com base

semanal, mensal ou trimestral. Ele pode confrontar um “plano” com o estado “real”. Este

tipo é muito utilizado em uma mudança de produto ou modelos que levam a pensar a longo

prazo que exigem planejamento com o objetivo de garantir o sucesso no final dos projetos.

(Ex.: treinamento, equipamentos, peças, processos e necessidades de mão de obra).

A3 estratégia - É normalmente focado no Plano de Negócios da empresa e pode abranger

desde o planejamento para 1 ano até 15 anos. Como mencionado anteriormente, o A3

Estratégia e A3 Proposta são muito semelhantes, sendo que o tipo estratégia se diferencia

pelo objetivo de levar a empresa de um estado atual para um estado futuro. Claro que o A3

estratégia normalmente se baseia no que os indicadores de negócios (KPIs) estão refletindo

para que então o plano possa ser elaborado. O A3 estratégia é utilizado por um nível superior

na organização e geralmente subsidia ações em cascata da alta gerência para o operacional

(top-down) ao longo de todos os níveis da Organização. Por exemplo, se a empresa possuir

excessivas reclamações por produtos defeituosos, e a mesma desejar reduzir o volume de

produtos devolvidos, a diretoria estabelecerá ações que iniciarão no departamento da

qualidade e refletirão nos departamentos de produção, manutenção e até no RH que poderá

ter que contratar pessoas mais qualificadas.

Como criar um Relatório A3?

É preciso entender que o relatório A3 conta uma história e ao criá-lo é preciso inserir somente

informações relevantes. O autor do A3 deve colocar informação o suficiente para que ela seja

compreendida e reflita os pontos mais importantes. Enquanto isso pode parecer simples e

superficial para algumas pessoas, a maioria pensa que é muito difícil decidir quais dados e

informações é necessário para dar ao leitor uma compreensão completa da história. Por esta

razão, é importante seguir algumas dicas e fazer as seguintes perguntas:

Identificação o tema do relatório: Qual é o problema? qual é a necessidade? O que está se

tentando fazer?

Análise do cenário: Qual é o contexto? Porque é importante? Como funciona hoje? O que

precisa melhorar? Quais as métricas atuais? Utiliza o diagrama de pareto;

Identificação das causas raízes do problema: Aplique os 5Ws e o diagrama de causa e

efeito

Cenário Esperado: Qual é a condição almejada? Qual é a estratégia para alcançá-la?

Plano: Quais ações serão tomadas para chegar ao cenário adequado? Quem será

responsável? Qual orçamento previsto?

Follow-up: Quem vai acompanhar os resultados do projeto? Qual é a comparação entre o

que foi previsto e o que foi realizado.

Como podemos observar, o relatório A3 é uma representação gráfica de um planejamento, e

ele contribui substancialmente para a melhor visualização dos problemas, propostas e

soluções. O pensamento A3 é um exercício de design para resolver problemas. É uma

ferramenta que acima de tudo, ajuda os funcionários a aprenderem a aprender.