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Reingegnerizzazione dei processi
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Indice
• Definizioni• Il ruolo delle tecnologie
dell’informazione• Fasi del BPR
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Definizioni
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PianotriennalePianotriennale
Situaz. prog. in corsosituaz. patrim. inf.Situaz. prog. in corsosituaz. patrim. inf.
Obiettivi esigenzeObiettivi esigenze
architettura tecnologicadi riferimento
architettura tecnologicadi riferimento
Indicazionigeneralisui servizierogati
Indicazionigeneralisui servizierogati
processiprocessi
aree di coesione tra processi e informazioni
aree di coesione tra processi e informazioniRicostruzione Ricostruzione
dello statodello statoRicostruzione Ricostruzione
dello statodello stato
Elaborazione Elaborazione “visione”“visione”
Elaborazione Elaborazione “visione”“visione”
DiagnosiDiagnosiDiagnosiDiagnosiElaborazione Elaborazione
piano piano triennnaletriennnale
Elaborazione Elaborazione piano piano
triennnaletriennnale
Attuazione piani Attuazione piani precedentiprecedenti
Attuazione piani Attuazione piani precedentiprecedenti
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processireingegnerizzati
esigenzeinformative
processireingegnerizzati
esigenzeinformative
obiettivi, esigenze “di servizio”
(processi non reing.)
obiettivi, esigenze “di servizio”
(processi non reing.)
processi
“critici”
processi
“critici”
Diagnosi dei Diagnosi dei processiprocessi
Diagnosi dei Diagnosi dei processiprocessi
Reingegnerizzazione Reingegnerizzazione dei processidei processi
Reingegnerizzazione Reingegnerizzazione dei processidei processi
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Reingegnerizzazione dei processi
• Come fase della pianificazione
• miglioramento dei processi:– incrementale– ripensamento radicale
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Cosa e’ la reingegnerizzazione dei processi aziendale o BPR, business process
reengineering?
• BPR: – ripensamento completo – radicale cambiamento e ridisegno nelle modalita’ di
esecuzione dei processi in una organizzazione
• Non: “come eseguire meglio i processi che eseguiamo oggi”, – ma: “Perche’ li facciamo cosi? Perche’ non li
eseguiamo in modo completamente diverso?”
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Il ruolo delle tecnologie dell’informazione
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Il ruolo dell’IT nel BPR
Due principali opportunità di intervento:• Miglioramento nella efficienza dei processi
– automazione di attività semplici e ripetitive ed eliminazione di tempi morti fra attività (BPR minimale)
• Miglioramento innovativo dei processi– cambiamento del loro funzionamento interno – misurazione di parametri quantificabili caratteristici
di processi e risultati, per il controllo di qualità (BPR vero e proprio)
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L’ IT e il BPR• le tecnologie, con il loro veloce trend di
evoluzione, sono lo strumento ideale per il BPR– Es. La posta elettronica come sostitutiva di
posta e telefono (strumento asincrono di comunicazione)
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BPR e WFMS
• L’acquisto di software per il Workflow e’ solo parte minore della spesa per ottenere il Workflow Automation in una organizzazione
• stima CMI Knowledge Center (3/97) per i venditori di strumenti di WF:– per ogni 1$ derivante da licenze– 6-10$ addizionali in servizi
progettazione, integrazione, addestramento e supporto
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BPR
• Ripensamento dei processi
• NON solo modellazione e automazione dei processi esistenti
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Primo esempio
• Reingegnerizzazione del processo di pagamento fatture alla Ford (1980)
• La Ford utilizzava dalle 400 alle 500 persone per il processo
• Una visita alla Mazda rivelo’ che la Mazda utilizzava 5 persone
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Natura del processo alla Ford
• Prima di pagare, il reparto pagamenti doveva verificare che le fatture del fornitore fossero consistenti con quanto la Ford aveva ordinato e quanto era arrivato al reparto accettazione merci.
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Il processo alla Mazda• Il reparto accettazione verifica all’ arrivo della
merce che sia coerente con l’ ordine• Se e’ coerente, viene inserita una conferma
nel database• Se non e’ coerente, la spedizione viene
rinviata al mittente• Il reparto pagamenti non deve riconciliare le
inconsistenze
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Il processo alla Ford
• Il reparto accettazione accetta le merci anche se inconsistenti
• Il reparto pagamenti deve verificare e gestire situazione sospensive, che fanno impiegare molto tempo nel processo decisionale
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La Ford modifica il processo
• Lo uniformo’ a quello della Mazda• I fornitori furono contenti perche’
ricevevano prima i pagamenti (minore contenzioso)
• La Ford ridusse il personale necessario da 400 a 125 persone (il costo si ridusse)
• L’ intervento fu soprattutto organizzativo
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Le fasi del BPR
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Attività del BPR
Necessità
per BPR
Reverse engineeringdell’organizzazione
attuale
Reverse engineeringdell’organizzazione
attuale
Costruzionedella “visione”
Costruzionedella “visione”
Progetto dellanuova
organizzazione
Progetto dellanuova
organizzazione
Installazionedella nuova
organizzazione
Installazionedella nuova
organizzazione
Ricostruzione dei processi
Ricostruzione dei processi
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Criteri di intervento nel BPR
• Accorpamento di micro-attività in macro attività• Responsabilizzazione dei livelli operativi• Appiattimento della piramide aziendale• Singolo punto di contatto fra cliente ed azienda• Passaggio da unità funzionali a gruppi di
processo• Livelli operativi da controllati ad autonomi• Formazione sul processo e sulle sue
problematiche e non su specifiche micro-attività• Politiche di incentivazione basate non sulla
misurazione delle attività ma sulla misurazione dei risultati
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Le linee di BPR della iniziativa Clinton: DA...
La carta AL documento elettronico
Gerarchico ALLA Rete
Stand alone AL Virtuale e digitale
Orientato al controllo ALL’ orientato alla comparazione
Organizzazioni verticali A organizzazioni piatte
progetti monoagenzia A progetti interagenzia
ambiente a informazione limitata
AD ambiente a informazione illimitata
accesso ritardato AD accesso immediato
risposta lenta A risposta immediata
dati inseriti piu’ volte A dati inseriti una sola volta
decisioni prese al vertice A decisioni spinte verso la transazione con l’ utente
gente che elabora A gente che pensa
attivita’ stabili e immutabili A miglioramento continuo
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Le leve considerate nei progetti BPR
• Flusso delle attivita’
• organizzazione aziendale
• flusso delle informazioni e tecnologia dell’informazione
• risorse umane
• strategie e misurazione delle prestazioni
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Flusso delle attivita’
• Importanza per le prestazioni del processo:– parallelizzazione, razionalizzazione,
riconcezione attivita’ che determinano durata, costi, qualita’
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Organizzazione aziendale
• Importanza per le prestazioni del processo:– interdipendente con flusso attivita’– tendenza a appoggiarsi a organizzazione
piatta
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Flusso delle informazioni e IT
• Importanza per le prestazioni del processo:– razionalizzazione e innovazione flusso
informazioni -> integrazione attivita’ parallele, meno costi di coordinamento
– applicazione IT specifica per i processi
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Risorse umane
• Importanza per le prestazioni del processo:– preparazione professionale– allargamento mansioni (empowerment)
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Strategie e misurazione prestazioni
• Importanza per le prestazioni del processo:– deve essere coerente con
• la divisione del lavoro adottata• le prestazioni attese dal processo
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Riferimenti
• M. Hammer, J. Champy - Rengineering the corporation: a manifesto for business revolution - Harper Business 1993