Ponencia: La importancia de la preparacin y evaluacin de proyectos en la gerencia de proyectos. Autores: Reinaldo Sapag Chain Pas: Chile E-mail: Aldea de nios [tiocardenal@terra.cl] Reinaldo Sapag Chain (Chile), Ingeniero Comercial, Economista y Contador Auditor de la Universidad de Chile. Es uno de los principales expertos latinoamericanos en el campo de la Evaluacin de Proyectos. Ha desempeado cargos ejecutivos de la mayor importancia en Chile, tales como, el de Gerente General de FINTESA S.A., hoy Banco del Desarrollo, y Director General de la Vicerrectora de Asuntos Econmicos de la Pontificia Universidad Catlica de Chile. Actualmente es director de SAPAG & SAPAG ASOCIADOS, director de la empresa Electroandina, director de la Fundacin Aldea de Nios Punta de Tralca, Fundacin San Francisco de Sales y Fundacin Ral Silva Henrquez. Ha sido profesor del curso Interamericano de Preparacin y Evaluacin de Proyectos (CIAPEP) de la Universidad Catlica de Chile y consultor para las Naciones Unidas y PNUD en el rea de Preparacin y Evaluacin de Proyectos, Programacin y Control de Proyectos. Es autor, junto con su hermano Nassir Sapag, de los textos Preparacin y Evaluacin de Proyectos y Administracin de Proyectos, los cuales son ampliamente utilizados por los alumnos de las Universidades de habla hispana.

III CONGRESO INTERNACIONAL

DE

GERENCIA DE PROYECTOS

LA IMPORTANCIA DE LA PREPARACION Y EVALUACION DE PROYECTOS EN LA GERENCIA

DE PROYECTOS

Reinaldo Sapag Chain

LA IMPORTANCIA DE LA PREPARACION Y EVALUACION DE PROYECTOS EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

I LAS ETAPAS DE UN PROYECTO DE INVERSION

Un proyecto tiene distintas etapas, susceptibles de ser clasificadas. Desde el nacimiento de la idea que lo genera hasta que el proyecto implementado se encuentra ya implementado entregando bienes y servicios a la comunidad, se requerirn un sinnmero de decisiones que exigirn evaluar cada opcin identificada con la ayuda de tcnicas, mtodos y procedimientos tendientes a encontrar aquella que optimice la asignacin de recursos.

Un proyecto puede comnmente descomponerse en las siguientes etapas principales:

- Idea de proyecto. - Estudios de preinversin: formulacin, preparacin y evaluacin. - Inversin: administracin de la ejecucin. - Operacin: funcionamiento operativo del proyecto.

El alcance y definicin de cada una de las etapas del proyecto de inversin se pueden conceptualizar segn se expone a continuacin.

1. La idea de proyecto

La idea de un proyecto surge bsicamente como una propuesta tendiente a solucionar un problema o para aprovechar una oportunidad derivada de las ganancias que podran lograrse satisfaciendo los requerimientos de la comunidad respecto a bienes y servicios. Las ideas de proyectos, sean estos privados o sociales, suelen estar vinculadas a la realidad existente y al modelo de desarrollo vigente en el pas donde tal realidad se inserta. Pueden surgir ideas de proyectos como consecuencia de las mltiples necesidades que requieren satisfacer tanto los individuos, como las empresas o el gobierno. La conveniencia de ampliar las instalaciones de una industria, sustituir importaciones, cubrir un vaco en el mercado por demandas insatisfechas, reemplazar tecnologa obsoleta, aprovechar los recursos naturales, sustituir produccin artesanal por fabril, razones de Estado y seguridad nacional, creacin de polos de desarrollo, utilizacin de

las innovaciones tecnolgicas, un cambio de localizacin, incorporacin a nuevos mercados, pueden ser algunas de las mltiples ideas que pueden surgir. En suma podemos sealar que al igual que las necesidades que son mltiples y jerarquizables, las ideas de proyecto tambin lo son.

La definicin y descripcin de la idea, ms el anlisis correcto de los alcances y de los resultados del anlisis que necesariamente debe efectuarse permitir presentar los elementos de juicio que son importantes de tener en consideracin para tomar alguna decisin respecto a ella. En esta etapa se debe efectuar un diagnstico de la situacin existente, establecindose con precisin los alcances y la magnitud del problema que se intenta resolver mediante la idea de proyecto. De igual forma, deber sealarse a quines afecta y a quines beneficia la deficiencia detectada, definiendo con claridad los objetivos que se persiguen, las alternativas bsicas de solucin que se proponen y la repercusin de sus resultados sobre los afectados, positiva o negativamente al compararla con la situacin vigente. El conjunto de antecedentes obtenidos en esta primera etapa debe entregar los elementos de juicio necesarios que permitan al preparador y evaluador tomar una decisin en cuanto a la conveniencia de abandonar la idea, postergar su anlisis o pasar a la etapa de preinversin, donde se efectan los anlisis destinados a medir su rentabilidad. Todo lo anterior es tan vlido para un proyecto de carcter privado como social, por lo que el anlisis respectivo debera tambin incorporar una apreciacin del impacto que los resultados del proyecto podran generar en la empresa o en la Sociedad.

2. Estudios de preinversin: formulacin, preparacin y evaluacin

Comnmente se define el estudio de proyecto como un proceso dinmico e interrelacionado entre los distintos estudios que deben desarrollarse, para disponer de informacin cuantitativa y antecedentes cualitativos que permitan adoptar la decisin de aceptar la idea del proyecto, de rechazarla o de recomendar su espera. Independientemente de la profundidad con que se realice la investigacin, siempre deber obtenerse informacin que permita disponer de antecedentes en los distintos estudios del proyecto que recomienden su abandono inmediato o efectuar un anlisis en mayor profundidad.

El estudio de proyecto en el anlisis preinversional lleva incorporado dos conceptos bsicos: la formulacin y preparacin, y posteriormente, la evaluacin econmica de los antecedentes cuantitativos logrados en los estudios de mercado, tcnico, de organizacin y financiero. La obtencin de informacin para simular lo que podra requerir el proyecto en materia de inversiones, la determinacin de los ingresos y egresos que generar o demandar su operacin, ms los valores de desecho, constituyen los elementos cuantitativos que deben obtenerse a fin de proceder a construir el flujo de caja. Tambin ser necesario determinar en que momento del tiempo ocurren los hechos sealados, para as evaluar la rentabilidad del proyecto utilizando la tasa de descuento que corresponda, dadas sus caractersticas y condiciones. La etapa de preinversin es aquella en que se realizan formalmente los estudios tendientes a determinar la viabilidad econmica de implementar la idea. La preinversin reconoce tres tipos de estudios, que se diferencian fundamentalmente por la calidad y cantidad de informacin involucrada y por la profundidad con que se aborda metodolgicamente el estudio. Estos son el estudio de perfil, de prefactibilidad y de factibilidad. Siempre tendrn que desarrollarse distintos anlisis y estudios que determinen la conveniencia o inconveniencia de llevar adelante la idea del proyecto. Incluso ms, es posible que la obtencin de informacin preliminar en cualquiera de los grandes estudios en que se fundamentan las tcnicas de preparacin y evaluacin de proyectos, recomienda el rechazo de la idea de proyecto. Por lo tanto, ya sea por razones de mercado o por aspectos de carcter tcnico, legal o financiero puede preliminarmente rechazarse la idea del proyecto.

3. Estudio de perfil

Esta es la etapa ms preliminar del anlisis preinversional. Por lo mismo, su resultado debe considerarse slo como una aproximacin que permite bsicamente determinar la conveniencia de destinar recursos a profundizar el anlisis de una particular iniciativa de inversin. En otras palabras, establecer si el proyecto presenta caractersticas que sealan la conveniencia de recomendar su abandono inmediato. De esta forma, se podra estudiar para un determinado proyecto la viabilidad tcnica de distintas alternativas propuestas, descartndose aquellas que no resulten viables, si la materia prima resulta ser ms cara que el valor del producto terminado; o la construccin de un edificio de departamentos en altura, si los planos reguladores municipales establecen slo construccin de baja densidad.

En la determinacin preliminar de los costos y los ingresos pueden incorporarse cifras estimativas mediante la utilizacin de la informacin existente, el juicio comn y la opinin que da la experiencia. En trminos monetarios slo se presentan estimaciones muy globales de las inversiones, costos e ingresos, pudiendo expresarse en forma esttica como promedios (por ao, por metro cuadrado, por unidad de producto, etctera).

4. Estudio de prefactibilidad

La etapa de prefactibilidad tambin se denomina como de anteproyecto preliminar. Este estudio profundiza la investigacin de la etapa anterior, mediante el anlisis de distintas alternativas de mercado, tecnologa y procesos productivos, tamao, localizacin, consideraciones de carcter institucional y legal, financiamiento, sistemas de organizacin, y otros. A diferencia de la anterior, de caractersticas estticas, esta etapa se caracteriza por su anlisis dinmico de las cifras. Es decir, se las proyecta en el tiempo. Sobre este particular es importante sealar que los proyectos (como su nombre lo indica) intentan proyectar las cifras que se obtienen de distintos estudios que deben desarrollarse para la obtencin de la informacin. A los proyectos se les otorga un horizonte, comnmente referido a aos de operacin suponindose un trmino, lo que permite aplicar el descuento de los flujos cuantitativos para as determinar la rentabilidad que podra generar. Distintas tcnicas permiten proyectar las cifras en el tiempo de tal forma que ellas representen lo que se espera que ocurra en el futuro, tomando en consideracin los antecedentes histricos de que se disponga o construyendo una base de informacin que permita efectuar los pronsticos y las proyecciones respectivas. En el anlisis de las distintas alternativas se van desestimando aquellas opciones preliminarmente no desechadas en el estudio de perfil, tanto de carcter tcnico como econmico, que no resulten convenientes para el proyecto. De esta forma se van seleccionando aquellas ms ventajosas, tanto en sus aspectos de mercado como tcnico y econmico. En esta etapa se deben considerar, adems, todas aquellas variables de carcter social, poltico e institucional, que en muchos casos pueden ser determinantes en la viabilidad del proyecto. El estudio de prefactibilidad debe reconocer todos y cada uno de los agentes que pueden tener influencia en el mercado, lo que obliga a estudiar la situacin considerando los mercados de proveedores, competidores, consumidores y distribuidores, as como tambin las relaciones con el mercado externo.

El estudio de mercado, en la perspectiva de un anlisis de viabilidad econmica, debe entregar fundamentalmente informacin tendiente a dimensionar las variables econmicas del mercado, tanto de la oferta como de la demanda del bien o servicio, sealando preferentemente los efectos econmicos de la estrategia comercial que se adopte, ms que el detalle comercial mismo. En esta etapa debern estudiarse las opciones tecnolgicas, las que deben incluir el anlisis de las variables en equipos, materias primas, procesos productivos, calidad y procedencia de la tecnologa, perodo de reemplazo de ella, servicio tcnico y de mantencin, entre otras, de tal forma de determinar las inversiones en tecnologa, como tambin recopilar informacin para cuantificar el monto de la inversin en capital de trabajo y los costos asociados a la operacin futura del proyecto. Asimismo, corresponde a este nivel de estudio definir el tamao ms conveniente para el proyecto desde una perspectiva de su rentabilidad econmica, y la localizacin ptima en funcin de un anlisis de los distintos factores que se tuvieron en consideracin en la realizacin de los estudios pertinentes. Por otra parte, se deber considerar en el anlisis los aspectos organizacionales tanto en proyectos para empresas en marcha o en funcionamiento o en el caso que deba crearse una nueva empresa junto con la implementacin del proyecto, para as poder cuantificar la magnitud de las inversiones en construccin, mobiliario, mquinas de oficina y vehculos, entre otras, as como tambin los costos asociados a la operacin administrativa futura del proyecto. En suma, en esta etapa se intenta establecer, basndose principalmente en informacin secundaria, las inversiones, los costos de operacin y los ingresos que probablemente demandar o generar el proyecto. Con estos antecedentes se efectuar la evaluacin, para determinar la rentabilidad correspondiente y realizar las recomendaciones finales del anteproyecto preliminar, en relacin con las alternativas de abandono, aprobacin, postergacin o profundizacin en el nivel de factibilidad, a que conduce el estudio de preinversin en el nivel de prefactibilidad. 5. Estudio de factibilidad

Es el estudio ms acabado de la preinversin, en el cual se efecta un anlisis ms profundo de las alternativas que se apreciaron como ms viables en el estudio de prefactibilidad. Esta etapa es la que da origen a lo que algunos autores han denominado el anteproyecto definitivo.

Los antecedentes que en esta etapa se usarn deben ser precisos y obtenidos mayoritariamente de fuentes primarias de informacin. Las variables cualitativas son mnimas, en comparacin con las etapas anteriores. El clculo de las variables econmicas debe ser lo suficientemente demostrativo para justificar la valoracin de los distintos temes del flujo de ingresos y egresos.

Con tal objeto, se debern precisar las inversiones del proyecto y dejar claramente identificados los costos y beneficios que con mayor probabilidad se espera que se generen durante el perodo de operacin. Igualmente ser necesario establecer con precisin los valores de desecho que permitan determinar lo que el mercado estara dispuesto a pagar por ellos en el momento correspondiente, incorporando el efecto tributario que dicha venta puede representar.

II. EL ANALISIS PREINVERSIONAL Y LA GERENCIA DE PROYECTOS La administracin de la ejecucin del proyecto es una etapa posterior a los estudios preinversionales de perfil, prefactibilidad y factibilidad. El administrador del proyecto recibe una herencia constituida por los alcances y resultados de los estudios previos. Y es verdad, puesto que en el hecho no es posible, o al menos no debiera ser posible, que se ejecute de inmediato la idea de proyecto sin que ella sea sometida a un anlisis tcnico de carcter preinversional. No necesariamente los estudios previos a la ejecucin nos entregarn todos los antecedentes que permitan enfrentar correctamente la administracin de la ejecucin. Por el contrario, las ms de las veces los estudios slo nos proporcionan cifras aproximadas que con cierto grado de certeza podran asegurar que ellas respondern, en el caso de que efectivamente se lleve a cabo la inversin, a los costos que se le hayan asignado. As, por ejemplo, si se est evaluando la construccin de un edificio de estacionamientos para una ciudad, bastar determinar cunto sera el costo de construccin del metro cuadrado en esa zona del pas. Como ese proyecto debiera estar ubicado en la zona cntrica de la ciudad, se conocen de antemano las caractersticas del suelo y su mecnica, razn por la cual una empresa constructora podr entregar con bastante aproximacin el valor del metro cuadrado de la construccin, una vez explicadas las caractersticas de la edificacin. Ntese que en este anlisis preinversional no ser necesario contar con los planos finales. Tampoco ser necesario disponer de las especificaciones arquitectnicas, los planos de detalles, la memoria de clculo, los planos de las instalaciones generales, y otros antecedentes que s sern indispensables en la etapa de la administracin de la ejecucin, una vez adoptada la decisin de ejecutarlo efectivamente. Vale decir, la toma de decisin para la ejecucin del proyecto no requiere disponer de antecedentes detallados que lo hagan posible, sino ms bien de antecedentes cuantitativos y cualitativos que permitan al preparador y evaluador de proyectos incorporarlos con cierto grado de certeza en el flujo de fondos, y as recomendar o desalentar la asignacin de recursos escasos a la iniciativa de proyecto sometida al estudio pertinente. Pero, obviamente, si se pasa a la etapa siguiente, vale decir a la ejecucin del proyecto, la Gerencia de Proyectos no podr ejecutarlo si no dispone de todos los antecedentes requeridos para llevar adelante las obras de construccin y en general todas aquellas actividades que hagan posible su implementacin.

Obsrvese que incluso antes de proceder a determinar la manera cmo se va a desarrollar el proyecto, se deben generar las condiciones tcnicas que le permitan disponer de todos los antecedentes exigidos -y adems necesarios- para asumir la ejecucin del proyecto.

1. Lo que entrega el estudio preinversional

Obviamente que para llegar a esta etapa del anlisis los inversionistas han tomado la decisin de invertir en el proyecto. O sea, han analizado los antecedentes tanto cualitativos como cuantitativos que les proporcionan los estudios preinversionales y por lo tanto han decidido realizar el proyecto. Es habitual, aunque no obligatorio, que el equipo interdisciplinario que trabaj en el estudio de preparacin y evaluacin del proyecto, dada su especialidad, participe slo hasta el momento de entregar el resultado de su investigacin, sin perjuicio de las necesarias informaciones que deba entregar para una correcta coordinacin con el o los responsables de la administracin de la ejecucin. Las responsabilidades del equipo que realiz el anlisis preinversional son distintas a las responsabilidades del administrador de la ejecucin. En efecto el gerente de proyecto, al establecer un plan final de ejecucin, se compromete en tiempo, costo y calidad a desarrollar las distintas actividades que requiere el plan integrado. Al desarrollar las tcnicas de preparacin y evaluacin de proyectos, se logra obtener una sistematizacin de la informacin mediante los distintos estudios que la conforman. De esta manera, se puede y se debe llegar a establecer un calendario de inversiones o en otras palabras una calendarizacin, normalmente mensual, de los desembolsos que se demandarn durante el perodo estimado de ejecucin. Por otra parte, el flujo de caja del proyecto nos entrega, hasta el horizonte del mismo, los ingresos y egresos operacionales que generar o demandar en las estimaciones proyectadas en el tiempo de las distintas variables incidentales en ellas. Ntese que durante la operacin se efectan los clculos necesarios para determinar las amortizaciones y las depreciaciones a que pueden estar afectos los activos del proyecto, como asimismo se calculan los impuestos de acuerdo a las utilidades que se obtengan y la legislacin vigente. Otro tanto ocurre con proyectos en empresas en marcha don lo anterior significa que existe un momento en el tiempo, que denominaremos momento 0, en que se produce la separacin entre las inversiones requeridas por el proyecto y la operacin posterior de ste con sus respectivos ingresos y egresos.

La informacin a que se ha hecho referencia debe estar incluida en el estudio preinversional. Esto resulta evidente, puesto que para determinar la rentabilidad del proyecto necesariamente debe construirse un flujo de fondos que permita aplicar las tcnicas de evaluacin y as recomendar o desalentar la inversin. La tcnica de evaluacin mas aceptada para calcular la rentabilidad de un proyecto es la del VAN (Valor Actual Neto), por lo que normalmente el estudio preinversional entrega el monto del VAN como resultado de la investigacin. Este procedimiento tcnico se sustenta en el hecho de que el dinero tiene un valor en el tiempo, razn por la cual los flujos futuros se actualizan a una determinada tasa de descuento, que representa el costo de oportunidad o la rentabilidad que el inversionista desea obtener por su inversin. La sumatoria de los recursos actualizados se compara con la inversin inicial, y si ellos son mayores que sta se seala entonces que el proyecto debe aceptarse. Tcnicamente se aprueba el proyecto cuando el VAN es igual o mayor que cero. En efecto, si el inversionista recupera toda su inversin a la tasa que se ha estimado pertinente, aun cuando no obtenga recursos adicionales, el proyecto debe aceptarse puesto que logra generar dos condiciones bsicas para el inversionista: recuperar la inversin y obtener la tasa de rentabilidad exigida. Sin entrar en otras consideraciones tcnicas subjetivas o cualitativas: se puede decir que el proyecto es aceptado cuando su VAN es positivo o igual a cero. Cunto mayor que cero puede ser el VAN? La verdad es que no hay lmites, por lo que es posible sealar que los proyectos pueden tener distintas magnitudes. A mayor VAN, mayor ser la rentabilidad que genera el proyecto. El administrador del proyecto recibe el estudio preinversional, por lo que conoce el VAN del proyecto. Esto le permite apreciar la magnitud de este indicador, lo constituye un elemento muy importante de anlisis y consideracin en el momento que se planifica la ejecucin del proyecto. Lo mismo ocurre cuando el anlisis se efecta en un proyecto que desea desarrollar una empresa en marcha al querer establecer si le convendr seguir realizando distintas faenas internas de la misma como lo est efectuando, o provocar un cambio; de esta forma, al mantenerse los ingresos constantes, lo que importa es poder determinar el Valor Actual de Costos (VAC) de la situacin base comparada con la situacin con proyecto. Cierto es que tanto el gerente de proyectos como el equipo profesional que componen la estructura organizativa en la ejecucin, lo ms probable es que no sean ellos mismos los responsables de su operacin posterior, una vez que se encuentra ejecutado. Es por ello que en la mayora de los proyectos en el ciclo a que hemos hecho mencin participan equipos

profesionales distintos. As, aquellos que desarrollaron los estudios y la investigacin preinversional no sern los mismos que participen en la ejecucin del proyecto, y a su vez stos tampoco sern los mismos que lo administrarn, cuando inicie su operacin, sin perjuicio de la necesaria coordinacin y complementacin que probablemente ocurra en todo el ciclo de desarrollo del proyecto.

Muy probablemente, por ejemplo, al Gerente de Proyectos en la construccin de lnea de Metro en una ciudad, no le interese mayormente saber que la demanda por pasajes podra sufrir una alteracin en cierto ao con respecto al estudio preinversional, a causa de algunas modificaciones urbansticas y de la construccin en altura que estn en estudio por el municipio respectivo y que no fueron consideradas cuando se hizo el estudio de mercado y se proyect la demanda futura. Su preocupacin se centra en cumplir en tiempo, costo y calidad con el plan de ejecucin que se ha planteado la Gerencia de Proyectos. De lo anterior se desprende que en el anlisis preinversional se simul el proyecto tanto en su ejecucin como en su operacin con el objeto de poder cuantificar y determinar su rentabilidad.

Por su parte el Gerente del proyecto en su etapa de ejecucin recibe el informe tcnico, conoce el nivel de profundidad del estudio, puede revisar los componentes del flujo de caja, y conocer las metodologas utilizadas para la obtencin de la informacin. Si tuviese algn grado de duda tcnica en torno a los antecedentes que recibe, debe buscar la frmula de resolver el problema detectado, o, en su defecto, hacerlo saber a los inversionistas puesto que, como se ha sealado, el administrador asume la responsabilidad del proyecto en el mismo instante que acepta efectuar su ejecucin. El hecho de conocer el VAN del proyecto constituye un elemento de informacin para el gerente del proyecto, ya que de acuerdo a su magnitud podr buscar las mejores alternativas de ejecucin para cumplir en tiempo y costo con lo presupuestado, utilizando en favor de la ejecucin este hecho conocido. Por lo que, aun cuando se pudiesen incrementar las inversiones del proyecto, ste podra seguir siendo rentable. O sea, se podra aumentar en alguna magnitud el volumen de inversiones sin que ello signifique que el proyecto deje de ser atractivo para el inversionista.

Sobre este particular es importante sealar que dentro del abanico de posibilidades en que se puede ejecutar un mismo proyecto, existen alternativas que conllevan una mayor inversin que otras. En el hecho, mientras mayor sea el porcentaje de ejecucin propia podra darse una disminucin en los costos de ejecucin; por el contrario, mientras mayor sea la participacin de terceros podra ocurrir un aumento en el monto de la inversin.

La decisin de que ocurra una u otra alternativa de ejecucin, depender del gerente del proyecto y su equipo, quienes debern evaluar la conveniencia o inconveniencia de desarrollar el proyecto con mayor o menor participacin de unidades externas.

El pleno conocimiento de las actividades que deben llevarse a cabo en la planificacin de la ejecucin del proyecto, originar un cronograma de actividades que permitir establecer el grado de importancia que tiene cada una de ellas, sus costos y tiempos asociados. Pero tambin se podr determinar la ruta crtica del proyecto, y as establecer todas aquellas actividades que se encuentran ubicadas dentro de ella. Esto significa que se deber prestar especial atencin a estas condiciones, a fin de asegurarse que no se produzcan atrasos, ya que dada su ubicacin en la ruta crtica el hecho de que ello acontezca necesariamente generar un retraso en el trmino del proyecto.

Lo anterior lleva implcita la necesidad de una bsqueda inteligente del o de los responsables que debern llevar adelante las tareas de ejecucin de las actividades crticas. Podrn ser desarrolladas por administracin directa o por terceros, pero sea cual sea el responsable de ejecutarlas deber encontrarse la mejor forma de realizarlas aun cuando ello pueda significar un incremento en los montos de inversin previamente establecidos en el anlisis preinversional. Dependiendo del tiempo y los costos de cada actividad crtica, y del monto de los recursos ya utilizados en la ejecucin en el momento que alguna de ellas se inicie, se podr cuantificar el dao econmico que se producira en el caso de un atraso. Esto quiere decir que se puede cuantificar la magnitud econmica que podra generar un atraso, y por lo tanto optar por la decisin de encargar la ejecucin de la actividad a quien est en condiciones de efectuarla con eficiencia y sin demora, aun cuando ello signifique mayores desembolsos. Dicho en otras palabras, el costo del atraso puede ser mayor que el costo adicional a pagar por asegurar que la ejecucin de la actividad se desarrolle en el tiempo previsto en el plan. Mientras mayor sea el VAN del proyecto, ms posibilidades existirn de desarrollar un plan de ejecucin eficiente que asegure el correcto cumplimiento de los plazos. 2. El calendario de inversiones en la preinversin y en la ejecucin De los antecedentes expuestos se desprende que el administrador de la ejecucin del proyecto tiene como preocupacin fundamental ejecutar eficientemente las actividades del plan integrado, cumpliendo en tiempo y costo con lo planificado. No tiene mayor preocupacin por los ingresos y egresos operacionales que se encuentran simulados en el estudio preinversional y cuyos alcances conoce. Da por sentado que los antecedentes que proporciona la preparacin y evaluacin del proyecto son

correctos y que fueron determinantes para establecer su rentabilidad. Lo anterior significa que su preocupacin se centra en el cumplimiento del plan final de ejecucin del proyecto, ya aprobado por los inversionistas. Se ha sealado que el preparador y evaluador del proyecto entrega un calendario de inversiones que intenta dimensionar los desembolsos que se debern efectuar en el caso de que se desarrolle el proyecto. Este antecedente fue tambin determinante para el clculo de la rentabilidad. El plan integrado de ejecucin del proyecto proporciona informacin de cmo se va a desarrollar el proyecto, qu actividades deben efectuarse en cada uno de los planes, cul es el nivel o grado de participacin de unidades externas, cul es el costo de la estructura organizativa encargada de la ejecucin, cules son los costos y los tiempos que requerir cada actividad para ser ejecutada, y otros antecedentes vlidos. Con toda esta informacin, los responsables de la ejecucin del proyecto construyen un segundo calendario que representa, ahora en tiempos y costos, la manera como se ha decidido ejecutar el proyecto, tomando en consideracin la ruta crtica y los dems factores influyentes en la decisin de ejecucin. El cronograma que se construir para estos efectos, y que estudiaremos en el captulo sexto, no tan solo lleva implcito el tiempo de duracin en el desarrollo de cada una de las actividades del plan integrado, sino que tambin incorpora los desembolsos financieros necesarios para el correcto cumplimiento del plan de ejecucin. Incluso ms, es posible que cuando se construya este cronograma se hayan ya definido y asignado las distintas tareas o actividades a diferentes contratistas o subcontratistas cuyos contratos establecen la forma de pago por sus servicios o tareas de ejecucin. De esta manera puede hacerse un anlisis comparativo del calendario de inversiones construido en la preparacin y evaluacin del proyecto con el flujo de caja de la ejecucin, de responsabilidad del administrador del proyecto. Una vez aprobado el plan final de ejecucin, ste comienza a ser ejecutado. Ahora se estn efectuando los desembolsos comprometidos en el plan, por lo que evidentemente podr hacerse un seguimiento mediante un control fsico y financiero de las distintas actividades del plan de ejecucin con respecto a la realidad, de tal forma de ir comprobando el grado de cumplimiento y poder as adoptar las medidas correctivas que correspondan, de acuerdo a los sistemas de control que necesariamente debern ser desarrollados. Al ir computando el avance fsico y financiero de la ejecucin del proyecto tal cual ste se est desarrollando, permitir ir construyendo un nuevo flujo, que representa el flujo definitivo de la ejecucin del proyecto hasta dejarlo en condiciones de operacin.

En definitiva, al finalizarse la ejecucin del proyecto se podran disponer de los siguientes flujos: 1) Calendario de inversiones en el anlisis preinversional. 2) Plan final de ejecucin que incorpora tiempo y costos estimados de la

ejecucin del proyecto. 3) Situacin real que indica el tiempo y los costos efectivos utilizados y

desembolsados para ejecutar el proyecto.

Reinaldo Sapag Chain (Chile), Ingeniero Comercial, Economist