referat...referat ballerup ejendomsselskab møde den 20. november 2018 udsendt den 26. november 2018...

Referat

Ballerup Ejendomsselskab

Møde den 20. november 2018

Udsendt den 26. november 2018

1/22

Organisationsbestyrelsesmøde den 20. november 2018, kl. 17.00

i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

den , kl.

Til stede: Inge Støvring Petersen, Jette Engel Andersen, Tom Schiermer Nielsen, John Olsen,

Hanne Wittus, Ole H. Andersen, Bent Gregersen og Gert Jensen (observatør)

Afbud fra: Mick Holm Kristensen, Carsten Bardram og Susann Taha

Fra KAB: Marianne Vittrup, John Petersen, Jens Løth og Pia Søndergaard (fra Albjerg)

Indholdsfortegnelse

Selskabet: ....................................................................................................................................................... 3

1. Godkendelse af referater ..................................................................................................................... 3

2. Revisionsprotokol ................................................................................................................................. 3

3. Organisationsbestyrelsen .................................................................................................................... 3

Sager til beslutning: ...................................................................................................................................... 4

4. Årsberetning for Ballerup Ejendomsselskab .................................................................................... 4

5. Selskabets og afdelingernes regnskaber 2017/2018 .......................................................................... 5

6. Selskabets driftsbudget 2019/2020...................................................................................................... 7

7. Opfølgning på målsætningsprogram ................................................................................................ 8

8. Implementering af beboer-app ........................................................................................................... 9

9. Kulturproces........................................................................................................................................ 11

Referat




2/22

10. Forberedelse af styringsdialog.......................................................................................................... 12

11. Ellebo - helhedsplan, status .............................................................................................................. 12

12. Søfryd - defekt varmeanlæg - forligsaftale ..................................................................................... 15

Sager til orientering: ................................................................................................................................... 16

13. Stationsgården - helhedsplan, status ............................................................................................... 16

14. Lindevang - helhedsplan, status....................................................................................................... 16

15. Teglvangen - status ............................................................................................................................ 17

16. Orientering om driftssager ................................................................................................................ 18

17. Beboerklagenævnssager .................................................................................................................... 21

18. Eventuelt .............................................................................................................................................. 21

2: Revisionsprotokol ........................................................................................................................... 3 Bilag

4: Udkast til årsberetning 2017/2018 ................................................................................................ 5 Bilag

5: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2017/2018 .................................................................... 7 Bilag

6: Selskabets budget for 2019/2020 ................................................................................................... 7 Bilag

7: Målsætningsprogram 2016-2020................................................................................................... 9 Bilag

8: Kampagnemateriale og prisliste ................................................................................................. 10 Bilag

11: Bilaget eftersendes inden organisationsbestyrelsesmødet ................................................... 14 Bilag

17: Statistik for beboerklagenævnssager 2014-2018 ..................................................................... 21 Bilag

18: Mødeplan 2019 ............................................................................................................................ 21 Bilag

Referat




3/22

Selskabet:

1. Godkendelse af referater

Referater fra organisationsbestyrelsens senest afholdte møder, ekstraordinært organisations-

bestyrelsesmøde den 3. september 2018 og organisationsbestyrelsesmøde den 18. september

2018, er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kom-

mentarer.

Der er ikke modtaget kommentarer og/eller rettelser til referaterne, og disse vil blive fremlagt

til formandens underskrift.

Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referaterne, og disse underskrives af for-

manden.

Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne.

2. Revisionsprotokol

I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om almene boliger fremlæg-

ges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Udskrift af revisionsfirmaet Albjerg Statsauto-

riseret Revisonspartnerselskabs seneste indførelse i protokollen er forud for organisationsbe-

styrelsesmødets afholdelse tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer som bilag 2.

2: Revisionsprotokol Bilag

Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskri-

ver denne.

Alle regnskaber er forsynet med blanke påtegninger. Organisationsbestyrelsen tog revisi-

onsprotokollen til efterretning.

3. Organisationsbestyrelsen

Organisationsbestyrelsens sammensætning for nærværende:

Navn: På valg i år:

Inge Støvring Petersen, formand 2018

Susann Taha, næstformand 2019

Bent Gregersen 2019

Referat




4/22

Carsten Bardram 2019

Hanne Wittus 2018

Jette Engel Andersen 2018

John Olsen 2018

Ole Andersen 2018

Gert Jensen, personalerepræsentant, observatør 2018

Tom Nielsen, udpeget af Ballerup Kommune 2021

I henhold til gældende vedtægter indstilles organisationsbestyrelsens beboervalgte medlem-

mer til repræsentantskabets valg som følger:

Stationsgården og Lindevang 1 medlem

Ellebo 1 medlem

Lundegården 2 medlemmer

Egebjergvang 1 medlem

Skotteparken 1 medlem

Thermologica, Tøndehvælv og Egestrædet 1 medlem

Sønderhaven og Søfryd 1 medlem

Følgende organisationsbestyrelsesmedlemmer er på valg i 2018: Inge Støvring Petersen, Han-

ne Wittus, Jette Engel Andersen, John Olsen og Ole Andersen.

Serviceleder Gert Jensen er på personaleforeningens møde den 26. juni 2018 blevet genvalgt

som personalerepræsentant i Ballerup Ejendomsselskabs organisationsbestyrelse (Gert sidder

som observatør i organisationsbestyrelsen).

Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Sager til beslutning:

4. Årsberetning for Ballerup Ejendomsselskab

Udkast til årsberetning vedlægges til organisationsbestyrelsens behandling med henblik på

godkendelse af den endelige årsberetning inklusiv eventuelle rettelser/tilføjelser (bilag 4).

Som del af årsberetningen er indeholdt boligorganisationens egenkontrol, som ifølge de sene-

ste revisioner af den almene lovgivning erstatter forvaltningsrevisionen.

I forlængelse af egenkontrollen er foreslået følgende mål for det kommende år:

Referat




5/22

Den opnåede besparelse på organisationsniveau fastholdes i det kommende regnskabsår

Der tages beslutning om eventuelt nyt, samlet servicecenter, som vil kunne give yderlige-

re effektiviseringer i driften

Nyt værktøj til mere effektiv arbejdsorganisering i driften implementeres

Boligorganisationen præciserer og implementerer nye retningslinjer for service.

4: Udkast til årsberetning 2017/2018 Bilag

Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender udkast til årsberetning inklusiv eventuelle

rettelser/tilføjelser til fremlæggelse på det ordinære repræsentantskabsmøde den 4. december

2018. Organisationsbestyrelsen godkender samtidig de opstillede mål for den kommende pe-

riode.

Organisationsbestyrelsen godkendte udkastet til årsberetningen og de opstillede mål for

den kommende periode.

5. Selskabets og afdelingernes regnskaber 2017/2018

Årets resultat pr. 30.6.2018 for boligorganisationen udviser et overskud på 1.157.161kr., som

henlægges til arbejdskapitalen, således at denne udgør 8.125.960kr.

Den samlede egenkapital for boligorganisationen er herefter 40.895.869 kr., hvoraf dispositi-

onsfonden udgør 32.769.909kr.

Den samlede balancesum for boligorganisationen er på 163.897.473 kr.

Resultatopgørelsen for de enkelte afdelinger udgør følgende:

Selskabets og afdelingernes regnskab for 1.7.2017 - 30.6.2018

47 Ballerup Ejendomsselskab

Selskabets regnskab for tiden 1.7.2017 til 30.6.2018 balancerer med 21.066.914 kr. og slutter

med et overskud på 1.157.161 kr., der henlægges til arbejdskapitalen.

Selskabets dispositionsfond udgør 32.769.909 kr. inklusiv indskud i Landsbyggefonden, hvil-

ket svarer til 19.559 kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible andel udgør 11.977.892 kr., hvilket

svarer til 7.149 kr. pr. lejemålsenhed.

Referat




6/22

47-1 Stationsgården

Driftsregnskabet for tiden 1.7.2017 til 30.6.2018 balancerer med 8.165.741 kr. og slutter med et

overskud på 406.077 kr., der overføres til opsamlet resultat.

Status balancerer med 23.291.206 kr.

47-2 Ellebo

Driftsregnskabet for tiden 1.7.2017 til 30.6.2018 balancerer med 18.638.657 kr. og slutter med

et overskud på 1.017.735 kr., der overføres til opsamlet resultat.


47-9 Egebjergvang


et overskud på 509.759 kr., der anvendes til:

Afvikling af underfinansiering: 278.324 kr.

Overføres til opsamlet resultat: 231.434 kr.


47-10 Lindevang

Driftsregnskabet for tiden 1.7.2017 til 30.6.2018 balancerer med 857.310 kr. og slutter med et



47-12 Skotteparken


overskud på 267.547 kr., der anvendes til afvikling af sag 81047012001.

Status balancerer med 126.185.606kr.

47-13 Tøndehvælv




47-14 Egestrædet



Referat




7/22


47-15 Thermologica

Driftsregnskabet for tiden 1.7.2017 til 30.6.2018 balancerer med 596.581 kr. og slutter med et

underskud på 2.141 kr.


47-16 Sønderhaven




47-17 Søfryd


underskud på 147.221 kr.


47-30 Lundegården


et resultat på 0 kr.

Status balancerer med 1.413.835.701 kr.

5: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2017/2018 Bilag

Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender de fremlagte regnskaber med ovenstående

bemærkninger.

Organisationsbestyrelsen godkendte de fremlagte regnskaber.

6. Selskabets driftsbudget 2019/2020

Selskabets budget for 2019/2020 vedlægges som bilag 6. Budgettet indeholder en budgetre-

serve på 191.000 kr. og forudsætter en stigning i nettoadministrationsbidrag på 4 kr., således

at nettoadministrationsbidraget for 2019/2020 vil udgøre 4.827 kr. pr. lejemålsenhed.

6: Selskabets budget for 2019/2020 Bilag

Referat




8/22

Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender Ballerup Ejendomsselskabs budget for

2019/2020.

Organisationsbestyrelsen godkendte Ballerup Ejendomsselskabs budget for 2019/2020.

7. Opfølgning på målsætningsprogram

På repræsentantskabsmødet den 22. november 2016 vedtog repræsentantskabet et målsæt-

ningsprogram med 3 temaer: trivsel, effektiv drift med kvalitet og bæredygtighed. Målsæt-

ningsprogrammet er vedhæftet som bilag 7.

Siden vedtagelsen har organisationsbestyrelsen gennemført følgende tiltag, som relaterer sig

til målsætningsprogrammet:

Boligorganisationen har gennemført 360 graders analyser, som understøtter en effektiv

drift og igangsat møder mellem drift og afdelingsbestyrelser med dialog om sammen-

hængen mellem økonomi og kvalitet/serviceniveau

Ballerup Ejendomsselskab har tilsluttet sig KAB’s nye indkøbsportal

Organisationsbestyrelsen har besluttet udbud af alle flyttelejligheder. Dette indebærer en

3D-opmåling af alle lejlighedstyper i selskabet

De to igangværende byggesager arbejder efter Nordic Built Charteret. Eksempelvis gen-

nemføres Teglvangen som 2020-byggeri, og der etableres LAR. I renoveringen af Ellebo er

det i foråret 2017 besluttet at indarbejde solcelleanlæg i renoveringen

Organisationsbestyrelsen har arbejdet videre med opbygningen af egen hjemmeside

Der arbejdes løbende med flere af pindene under alle de 3 hovedoverskrifter - ”trivsel”,

”drift” og ”bæredygtighed”.

Under projektet Pas på huslejen arbejder både afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrel-

sen med de nævnte indsatser under overskriften ”drift”. Dette tema vurderes derfor at være

rigeligt dækket ind på nuværende tidspunkt.

Referat




9/22

Under temaet ”trivsel” er der særligt arbejdet med kommunikationen, herunder kurser og

hjemmeside. Der er endvidere afholdt formandsmøder i driftsfællesskaberne, hvor arbejdet

koordineres. Der er planlagt et seminar for afdelingsbestyrelser om service og effektiv drift.

Under temaet ”bæredygtighed” kan det eksempelvis fremhæves, at Teglvangen er bygget ef-

ter Nordic Built-principper, og udendørsbelysningen i Lundegården er skiftet til LED.

Status er indarbejdet i udkastet til årsberetning.

7: Målsætningsprogram 2016-2020 Bilag

Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter priorite-

ringer for 2019

Organisationsbestyrelsen tog status til efterretning. Organisationsbestyrelsen vil i 2019

fokusere på boligorganisationens opfyldelse af FN's verdensmål. Særligt vil affaldshåndte-

ring være i fokus.

8. Implementering af beboer-app

Ejendomskontorerne er i gang med at implementere det nye opgavesystem iOpgave, som gi-

ver mulighed for bedre og lettere arbejdsplanlægning og opfølgning.

Til systemet hører også beboer-appen som giver mulighed for, at beboere med en smartphone

let kan melde opgaver direkte ind 24/7, i stedet for at skulle forholde sig til åbningstider eller

telefontider. Appen giver også mulighed for at få push-beskeder fra ejendomskontoret, hvis

der eksempelvis lukkes for vandet. Der vil ligeledes være mulighed for at lægge videoer på,

som viser, hvordan beboerne selv kan gennemføre simple vedligeholdelsesopgaver, for ek-

sempel udskiftning af perlator på vandhaner.

Beboer-app’en er et supplement til de muligheder for kontakt til ejendomskontoret, beboerne

allerede har. Beboer-app’en vil derfor være en tydelig serviceforbedring for en del beboere i

Ballerup Ejendomsselskab. Samtidig vil opgaver, som meldes ind gennem app’en, også kun-

ne spare ejendomskontorerne for noget administrationstid i form af telefon- og/eller skranke-

tid samt registrering af opgaven. Den sparede tid vil kunne bruges til eksempelvis at løse fle-

re opgaver uden brug af håndværkere.

En kort introduktion til beboerapp’en vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet.

Pilottest af app’en er evalueret i november 2018. Der arbejdes på enkelte, vigtige ændringer.

App’en vil være tilgængelig for implementering fra februar eller marts 2019.

Referat




10/22

For at sikre viden om app’en til de beboere, som kan have glæde af den, foreslår KAB at lave

en mindre introduktionskampagne. KAB anbefaler følgende:

Før-kursus for beboervalgte (så afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan vejlede andre beboe-

re)

Stickers og doorhangers (til at sikre opmærksomheden)

Chokoladekampagne (for at få beboere til at melde sig)

Beboercaféer (der er gode erfaringer med at give beboere hjælp til at komme i gang)

Liste over kampagnemateriale, som kan anvendes, er vedhæftede som bilag 8.

Af listen fremgår det, at der kan vælges forskellige muligheder.

Pakke D koster 5.100 kr. og vil passe til Ballerup Ejendomsselskab behov. Det er også muligt

at sammensætte egen pakke ved bestilling.

Det er op til den enkelte boligorganisation, om man ønsker at køre chokoladekampagnen,

hvor beboerne kan få et stykke chokolade i postkassen, hvis de opretter en fiktiv opgave i ap-

pen indenfor en vis periode. Det er ejendomskontorerne, der skal smide chokoladen i beboe-

rens postkasse, og gerne hverdagen efter beboeren har indmeldt opgaven.

Kampagnen er samtidig en mulighed for at synliggøre Ballerup Ejendomsselskabs ønske om

at sikre god og effektiv beboerservice. Dette kan eksempelvis gøres på boligorganisationens

hjemmeside.

8: Kampagnemateriale og prisliste Bilag

Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter at gennemføre en implementeringskampagne

for beboer-app’en i februar/marts 2019, vælger materiale og bevilger det fornødne beløb til

bestilling af materialerne.

Organisationsbestyrelsen besluttede at gennemføre en kampagne og bevilgede 5.100 kr.

Der gennemføres et kursus for afdelingsbestyrelserne, og afdelingerne opfordres til at gen-

nemføre beboercafeer.

Referat




11/22

9. Kulturproces

Der arbejdes på nuværende tidspunkt på businesscase til nye servicecentre. Sideløbende im-

plementerer ejendomskontorerne nyt opgavesystem, som også vil muliggøre brug af beboer-

app. Det forventes, at et eventuelt nyt servicecenter, og særligt opgavesystemet, vil kunne

sikre bedre, mere differentieret service på nogle områder samtidig med at der kan effektivise-

res på nogle områder.

For at sikre dette, vurderes det nødvendigt med en fælles forståelse af, hvordan service opfat-

tes i boligorganisationen. En opfattelse som bør deles af organisationsbestyrelse, afdelingsbe-

styrelser og medarbejdere. Der skal være enighed om prioriteringer og mål.

Det foreslås derfor at igangsætte en hurtig proces, hvor servicebegrebet defineres og konkre-

tiseres, så både arbejdsgange i driften, kommunikationen til og med beboerne og eventuelle

nye servicecentres indretning afspejler behovene i boligorganisationen og boligorganisatio-

nens servicemål.

Lyngby Boligselskab har igangsat en service-kultur-proces med en konsulent, som gennemfø-

rer 3 workshops af en halv dags længde. Den første har været med organisationsbestyrelsen.

Derefter er der afholdt en med medarbejderne, og senere forventes afholdt en workshop,

hvor afdelingsbestyrelser også inddrages. Imellem de planlagte workshops er det en opgave

for KAB, organisationsbestyrelsens og ejendomskontorets ledelse at følge op og implemente-

re beslutninger fra workshops. Det foreslås, at Ballerup Ejendomsselskab igangsætter en lig-

nende proces.

Processen vil eksempelvis kunne afholdes hen over foråret 2019.

KAB har modtaget tilbud fra den samme konsulent, som Lyngby Boligselskab bruger. Det

samlede forløb (3 gennemførte workshops inklusive forberedelse og udarbejdelse af opfølg-

ningsmateriale) kan gennemføres for 65.000 kr. inklusive moms.

Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter at gennemføre en proces for præcisering og

implementering af boligorganisationens servicebegreb og bevilger 65.000 kr. fra arbejdskapi-

talen til konsulentydelse.

Organisationsbestyrelsen besluttede at gennemføre processen og afsatte midlerne. Der

planlægges en workshop for organisationsbestyrelsen en hverdagsaften i januar 2019. Der

afholdes et lørdagsseminar for afdelingsbestyrelser i marts 2019 med workshop om for-

middagen og inspiration til affaldskampagner m.v. om eftermiddagen.

Referat




12/22

10. Forberedelse af styringsdialog

Der er endnu ikke modtaget indkaldelse fra Ballerup Kommune til styringsdialogmøde i

2019, men det forventes at mødet indkaldes primo 2019.

Sidste år deltog formandskabet, kundechefen og udlejningschefen, idet udlejning var et prio-

riteret punkt på dagsordenen.

Det foreslås, at organisationsbestyrelsen udpeger formandskabet til at deltage sammen med

kundechefen, som vil blive suppleret med fagpersoner fra KAB, hvis det findes relevant i for-

hold til dagsordenen.

Indstilling: Organisationsbestyrelsen udpeger formandskabet til at deltage i styringsdialogen

2019 sammen med kundechefen og eventuelle relevante yderligere fagpersoner fra KAB.

Organisationsbestyrelsen udpegede formandskabet til at deltage sammen med kundechefen

og andre relevante personer fra KAB.

11. Ellebo - helhedsplan, status

Som konsekvens af sagens tekniske og økonomiske udvikling har KAB ultimo 2017 måtte

meddele de tre storentreprenører, at byggeriet standses efter blok 3.

Efter Landsbyggefondens beslutning har KAB i samarbejde med Rambøll og KUBEN mana-

gement udarbejdet et alternativt scenarie F2, som er godkendt af Ballerup Ejendomsselskab,

Ballerup Kommune og Landsbyggefonden. F2 indeholder færdiggørelse af blok 3 samt en be-

skåret renovering af blok 4, med den forudsætning, at blok 1 og 2 forventes nedrevet.

På seneste møde godkendte organisationsbestyrelsen, at der arbejdes videre med budget mo-

del A.

Blok 3 er under udførelse og arbejdet følges tæt med ugentligt planlægningsmøder, hvor

byggeledelsen aftaler arbejdstidsplaner med entreprenørerne. For at fastholde fremdriften i

arbejdet har det være nødvendigt at lade facadebeklædning udføre af anden entreprenør.

Råhus til penthouse-lejligheder er udført. Lukning og tagdækning forventes udført inden

årets udgang.

Sitecover demonteres mellem jul og nytår 2018.

Referat




13/22

Der afholdes rejsegilde for håndværkerne den 31. november 2018, og der afholdes besøg på

byggepladsen for beboerne den 1. december 2018, kl. 15-17.

Erstatning

Forhandlinger om godtgørelse for entreprenørenes tab af dokumenteret fortjeneste og for-

længet byggetid har strakt sig hen over foråret og sommeren 2018. Der er indgået forlig med

entreprenør A og med entreprenør C, indenfor de anslåede beløb i det godkendte budget.

Forhandlinger med entreprenør B har desværre ikke kunne frembringe et acceptabelt forligs-

forslag, og entreprenøren har fremsendt klageskrift til Voldgiftsretten til § 46 hasteafgørelse.

Det har ikke kunne lade sig gøre at få sagen ændret til en regulær voldgiftssag, dog har vold-

giftsretten udpeget en juridisk bisidder til den sagkyndige. KAB har i samarbejde med Kam-

meradvokaten og rådgiverne fremsendt svar på entreprenørens indledende klageskrift og har

siden modtaget duplik, som ligeledes er besvaret. Der er endnu ikke afsat dato for en afgørel-

se.

Ansvarsforhold

KAB og KUBEN management har gennem længere tid reklameret over totalrådgivers styring

af byggeriet og projektmaterialets manglende kvalitet.

Inden sommerferien 2018 blev der fremsendt en detaljeret og prissat reklamation til totalråd-

giver og der har i den forbindelse været afholdt flere møder på direktionsniveau mellem KAB

og Rambøll. Rådgiveransvar er projektforsikret med 2 x 25 mio. kr.

KAB rykker Adam Khan og Rambøll for svar på den fremsendte reklamation, da der er be-

hov for en afklaring af Rambølls honorarkrav og rolle i projektet i forhold til Blok 4 og ned-

rivning af Blok 1 og 2.

Nedrivning

KAB har indsendt ansøgning om finansiering til nedrivning af Blok 1 og 2 til Landsbygge-

fonden.

Der er ligeledes indsendt ansøgning om nedrivnings tilladelse til Trafik-, Bygge- og Boligsty-

relsen (TBBS).

Nedrivning skal behandles som en selvstændig skema A, B og C. Det forventes at Ballerup

Kommune kan behandle skema A i december 2018 eller januar 2019.

Ballerup Kommunes og Ballerup Ejendomsselskabs godkendelse af skema A finansieringen

skal medsendes ansøgningen til TBBS om nedrivning. Bilag 11 eftersendes inden organisati-

onsbestyrelsesmødet.

Referat




14/22

Genhusningen

Vi har endelig fået svar fra andre boligselskaber med undtagelse af AAB. Genhusningsteamet

er derfor gået i gang med at tildele de ledige boliger internt i Ellebo. Det tager tid, men det er

realistisk at have en afklaring for alle, der ønsker en bolig i Ellebo, inden jul 2018.

Boligerne tildeles jævnfør lovgivningen efter boanciennitet. Hvis det ikke er muligt at imøde-

komme en beboers ønske, ringes vedkommende op, og nye ønsker drøftes.

I alt 93 beboere mangler en afklaring på genhusning. Heraf ønsker 64 en bolig i blok 3 og blok

4.

Som forventet, er der størst søgning på en bolig i blok 3. I alt 50 beboere ønsker en bolig her.

Størstedelen ønsker en tilgængelighedsbolig. Så mange ledige tilgængelighedsboliger haves

desværre ikke i blok 3, så derfor vil der være en del beboere, som ikke får deres ønske om en

tilgængelighedsbolig eller stuebolig i blok 3 opfyldt. Til gengæld er der samlet set nok ledige

boliger i blok 3 og blok 4 til alle, der ønsker sig en bolig i Ellebo.

Nybyggeri i Ellebo

På organisationsbestyrelsesmødet den 19. juni 2018 blev der orienteret om mulighed for opfø-

relse af nybyggeri.

KAB skal i samarbejde med Ballerup Kommune udvikle en projektlokalplan, der skal danne

grundlag for skema A til et nybyggeri på ca. 20.000 m².

KAB har drøftet forskellige muligheder for rådgiver med byggeudvalget, til at hjælpe med

denne opgave. Henning Larsen arkitekter er engageret til at varetage opgaven.

Henning Larsen har estimeret at kunne løse opgaven med at udviklingsarbejder frem til ske-

ma A inden for en ramme på 1,4 mio. kr.

Udlægget indfinansieres i byggesagen efterfølgende.

11: Bilaget eftersendes inden organisationsbestyrelsesmødet Bilag

Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orientering til efterretning samt godkender et risi-

kovilligt udlæg på 1. 4 mio. kr. til dækning af udviklingsarbejder i forbindelse med nybygge-

ri.

Der afholdes rejsegilde den 30. november 2019.

Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bevilgede en ramme på 1,4

mio. kr. som risikovilligt udlæg til rådgivning indtil skema A på nybyggeriet.

Referat




15/22

Organisationsbestyrelsen påpegede igen, at man ønsker en drøftelse af boligbehovet, inden

der tages beslutning om boligfordelingen.

12. Søfryd - defekt varmeanlæg - forligsaftale

På organisationsbestyrelsesmøde den 19. juni 2018 blev der orienteret om status på forligs-

forhandlinger vedrørende jordvarmeanlægget. Det blev besluttet, at forlig med garantistiller

skal forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse.

Den 3. september 2018 afholdt KAB møde med garantistiller hos kammeradvokaten. På mø-

det blev KAB´s forligsforslag på ca. 940.000 kr. gennemgået og drøftet.

Garantistiller er vendt tilbage med et modforslag, der desværre er meget lavere end forventet

efter det afholdte forhandlingsmøde. Derfor er der fremsendt et nyt forligsforslag på ca.

640.000 kr.

Ved opdatering af de afsatte beløb i skema C har det vist sig, at det godkendte skema B ikke

er udnyttet fuldt ud. Det åbner mulighed for, at den del af merforbruget forligsbeløbet ikke

kan dække, finansieres ved supplerende låneoptagelse indenfor maksimumbeløbet.

Det samlede merforbrug udgør 915.549 kr. Supplerende låneoptagelse på den fulde overskri-

delse vil giver en lejestigning på 5 kr. pr. m² og en samlet forhøjelse af beboerindskud på

18.311 kr.

Overskridelsen kan holdes inden for maksimumsbeløbet inklusiv energitillæg for Skema B,

124.110.000 kr. og kræver en revision af skema C.

Det konkrete behov for supplerende låneoptagelse kan beregnes når forligsbeløb er endelig

afklaret til organisationsbestyrelsens godkendelse og hermed den resulterende huslejekonse-

kvens.

Alternativt er det muligt at Ballerup Ejendomsselskab kan vælge at lade den resterende over-

skridelse dække med midler fra dispositionsfonden.

Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender princip for finansiering af det endelige rest-

beløb.

Organisationsbestyrelsen godkendte at der ansøges om at måtte revidere skema C.

Referat




16/22

Sager til orientering:

13. Stationsgården - helhedsplan, status

De forskellige poster i helhedsplanen er afhandlet med Landsbyggefonden i forhold til, hvil-

ke arbejder de vil give støtte til, og hvor meget. Derfor afventes nu en finansieringsskitse fra

Landsbyggefonden.

Stationsgårdens helhedsplan er meget afhængig af skæbnen for helhedsplanen i afdelingen

Lindevang, da Ballerup Kommune ikke vil have, at der bliver nedlagt boliger. Derfor skal der

gerne skabes flere boliger i Lindevang for at kunne nedlægge boliger i Stationsgården.

Når vi har modtaget finansieringsskitsen fra Landsbyggefonden, skal der kigges på, om der

skal laves en revision af helhedsplanen for at kunne få økonomien til at hænge sammen.

Derudover gælder det om at få arbejdet Lindevangs helhedsplan op, så de to sager er lige

langt, da sagerne er afhængige af hinanden.

Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orientering til efterretning.


14. Lindevang - helhedsplan, status

Der er indsendt supplerende byggeteknisk dokumentation til Landsbyggefonden. Der arbej-

des på at få et møde med Landsbyggefonden, hvor der ønskes afklaring på, hvilke mulighe-

der der kan arbejdes med, og hvor meget støtte de er villige til at give ud fra de indsendte

byggetekniske undersøgelser.

Derudover forsøges det at få den samme sagsbehandler i Landsbyggefonden på både hel-

hedsplanen i Lindevang og i Stationsgården, da det vil gøre sagsbehandlingen ensartet og

kommunikationen med Landsbyggefonden nemmere.

Der blev afholdt kort byggeudvalgsmøde for Lindevang onsdag den 24. oktober 2018. Beboe-

ren fra afdelingen, som har meldt sig til at være en del af byggeudvalget, mødte desværre ik-

ke op.



Referat




17/22

15. Teglvangen - status

Byggeriet er afleveret planmæssigt den 8. oktober 2018. De udskudte anlægsgartnerarbejder

samt etablering af solceller forventes udført i løbet af november 2018.

Aflevering foregik i samarbejde med byggeledelsen og med inddragelse af de lokale drifts-

medarbejdere.

Entreprenørens mangelretning var fastsat til den 26. oktober 2018. Der er efterfølgende ved

tilsyn fra byggeledelsen konstateret manglers mangler, der nu rettes af entreprenøren.

Beboerne er flyttet ind og der afventes mangellister med beboernes mangler indenfor 14 da-

ge, hvorefter entreprenøren retter de sidste ting.

29 beboere er flyttet ind

2 har sagt ja tak, men mangler underskrift på lejeaftale

3 boliger er overdraget til anvisning hos Ballerup Kommune

Økonomi

Når entreprenørens slutregning er modtaget, vil der blive udarbejdet udkast til byggeregn-

skab til godkendelse af byggeudvalget.

Tidsplan

Tidsplanen er som følger:

Aflevering den 8. oktober 2018

Indflytning den 1. november 2018

Skema C den 1. april 2019



Der er indkaldt til stiftende afdelingsmøde den 18. december 2018.

Egebjergvang føler sig generede af den udendørs belysning på Teglvangen. Det skal tages

op i projektet, om belysningen kan justeres.

Referat




18/22

16. Orientering om driftssager

Driftsfællesskabet ”Centrum”

iOpgave-systemet er ved at være godt i gang. Ole Lisdorf er udpeget som superbruger og har

været på kursus i systemet. Ole skal stå for undervisningen af de øvrige medarbejdere.

iOpgave skal håndtere alle afdelingens arbejdsopgaver, både dem i boligerne men også ruti-

neopgaverne i terræn eksempelvis græsslåning, hækklipning etc.

Stationsgården

YouSee er i gang med projekteringen af antenne anlægget, der forventes sat i drift medio de-

cember 2018.

Afdelingen oplever lidt udfordringer med unge mennesker, der samles i Centrumgaden om

aftenen. Der er desuden mistanke om handel med stoffer. Derfor blev der den 25. oktober af-

holdt et infomøde for beboerne i afdelingen. På mødet deltog kommunens SSP-team samt po-

litiet. De informeret om status på sagen samt hvilke tiltag, der er foretaget bagudrettet samt

fremadrettet.

Der er en del beboere, der føler sig utrygge. Dette specielt når der er ”trafik” i opgangen.

Formand Jette E. Andersen har meddelt at trækker sig fra bestyrelsesarbejdet og der skal så-

ledes vælges ny formand på det ordinære afdelingsmøde i januar 2019.

Der har været afholdt møde om DV-planen den 1. november 2018.

Der pågår almindelig drift og vedligehold.

Ellebo

Det grønne område bag beboerhuset er blevet ordnet så der nu er en oplyst flisegang til det

grønne areal. Dette er blevet prioriteret, da det er det eneste område, hvor børn kan lege og

voksne slappe af.

Der er planlagt møde om DV-planen den 3. december 2018.

Der pågår almindelig drift og vedligehold, dog i begrænset omfang grundet byggesagen.

Lindevang

YouSee/DKTV har været på besigtigelse i afdelingen for at klarlægge kablingen til det nye

stikledningsanlæg. Det forventes at anlægget sættes i drift medio november 2018.


Referat




19/22

”Driftsfællesskabet Egebjerggård”

iOpgave systemet er ved at være godt i gang. Claus Rasmussen er udpeget som superbruger

og har været på kursus i systemet. Claus skal stå for undervisningen af de øvrige medarbej-

dere.



Egebjergvang

Driften oplever lidt udfordringer med varmen i enkelte boliger. Der er skidt og møg i led-

ningsnettet, hvilket betyder at flowet til nogle radiatorer begrænses. I skrivende stund er der

9 boliger på ejendomskontorets liste, der skal have besøg. Problemet løses ved at fordeler rø-

ret renses og spules sådan at flowet til radiatoren genetableres.

Energitjenesten har været på besøg og der udarbejdes en rapport med mulige forslag til be-

sparelse på forskellige bygningsdele, inde som ude.

Der har været afholdt møde om DV-planen den 22. oktober 2018.


Skotteparken

Ventilationsprojektet er færdigt og alle anlæg er nu udskiftet og indreguleret. Opgaven har

kørt fantastisk godt og der er således kun modtaget positiv feedback på arbejdet.

Der arbejdes fortsat på en løsning i Glas husene så vi i fællesskab kan få nogle bud på even-

tuelle ændringer i konstruktionen af de fælles glashuse, så de kan bruges til sociale formål

med begrænset møblement.


Der pågår almindelig vedligehold.

Tøndehvælv

Der har været afholdt møde om DV-planen den 17. oktober 2018.

Energitjenesten har været på besøg og der udarbejdes en rapport med mulige forslag til be-

sparelse på forskellige bygningsdele, inde som ude.


Referat




20/22

Egestrædet

Den 26. april 2018 blev der afholdt opstartsmøde med følgegruppen vedr. renoveringen af

Glashuset samt udskiftning af vinduer/døre i afdelingen. Arbejdet er således i gang og der

holdes møder med jævne mellemrum.

Den 21. november 2018 kommer Energitjenesten på besøg og der udarbejdes en rapport med

mulige forslag til besparelse på forskellige bygningsdele, inde som ude.



Thermologica


Sønderhaven


Søfryd


Lundegården

iOpgave systemet er ved at være godt i gang. Morten Søndergård er udpeget som superbru-

ger og har været på kursus i systemet. Morten skal stå for undervisningen af de øvrige med-

arbejdere.



Driften og afdelingsbestyrelsen arbejder på projektet med at nedgrave affaldsbeholderne.

Dette foregår i tæt samarbejde med Vestforbrænding og Ballerup Kommune. Vi håber på at

være i mål med opgaven efter sommerferien, hvor vi vil præsenterer planerne og økonomien

for beboerne.

Den 28. november 2018 kommer Energitjenesten på besøg og der udarbejdes en rapport med

mulige forslag til besparelse på forskellige bygningsdele, inde som ude.




Referat




21/22

17. Beboerklagenævnssager

Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 17 oversigt over beboerklage-

nævnssager i Ballerup Ejendomsselskab for perioden 2014-2018.

17: Statistik for beboerklagenævnssager 2014-2018 Bilag

Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.


18. Eventuelt

Organisationsbestyrelsesmøder i 2019:

Tirsdag den 19. marts 2019, kl. 17.00, i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

Tirsdag den 18. juni 2019, kl. 17.00, i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

Tirsdag den 17. september 2019, kl. 17.00, i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

Tirsdag den 19. november 2019, kl. 17.00, i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

Repræsentantskabsmøde i 2018:

Tirsdag den 4. december 2018, kl. 19.00, i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

Repræsentantskabsmøde i 2019:

Tirsdag den 3. december 2019, kl. 19.00, i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

Ordinære afdelingsmøder i 2019:

Lindevang - mandag den 28. januar 2019, kl. 17.00 (Ellebos beboerhus, Baltorpvej 51 B)

Tøndehvælv - mandag den 28. januar 2019, kl. 19.00 (i beboerhuset, Egebjerg Bygade 115)

Ellebo - tirsdag den 29. januar 2019, kl. 19.00 (i beboerhuset, Baltorpvej 51B)

Thermologica - onsdag den 30. januar 2019, kl. 19.00 (i Teglværket, Egebjergvang 85)

Stationsgården - torsdag den 31. januar 2019, kl. 19.00 (i beboerlokalet, Centrumgaden 35)

Egestrædet - mandag den 4. februar 2019, kl. 19.00 (i Glashuset, Agernskrænten 33)

Skotteparken - tirsdag den 5. februar 2019, kl. 19.00( i Mosaikhuset, Skotteparken 51)

Søfryd - mandag den 11. februar 2019, kl. 19.00 (i Caféen, Søndergårds Allé 100)

Lundegården - onsdag den 13. februar 2019, kl. 19.00 (på Bondegården, Kattens kvarter 33)

Sønderhaven - torsdag den 14. februar 2019, kl. 19.00 (i Caféen, Søndergårds Alle 100)

Egebjergvang - tirsdag den 19. februar 2019, kl 19.00 (i Teglværket, Egebjergvang 85)

18: Mødeplan 2019 Bilag

Referat




22/22

Organisationsbestyrelsen ønsker forslag til vedtægtsændring på repræsentantskabsmødet

den 4. december 2018. Forslaget drøftes også på ekstraordinært organisationsbestyrelses-

møde samme dag.

Mødeplanen tilrettes i henhold til beslutningerne under punkt 9.

Egebjergvang ønsker datoen for afdelingsmødet ændret.

Egebjergvangs afdelingsbestyrelse er glade for, at forbrugsinformationen nu kan findes på

Mit KAB.

Formanden vil bede KAB om at rette hjemmesiden til.

Egebjergvang har haft en god oplevelse med at få lagt hjemmesiden ind under KAB's ska-

belon.

Organisationsbestyrelsesmødet sluttede kl. 20.20.

___________________________ ___________________________

Formand, Inge Støvring Petersen Dirigent, Tom Schiermer Nielsen

referat...referat ballerup ejendomsselskab møde den 20. november 2018 udsendt den 26. november 2018...

Documents