Referat af styringsdialogmøde med Lejerbo og Københavns Kommune

den 1. juni 2015

1

Deltagere:

Københavns Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen:

Enhedschef Uffe Andreasen

Chefkonsulent Christian Friis Binzer

Fuldmægtig Rune Gamby

Student Michael Armin Varandili Hansen

Lejerbo:

Landsformand Kenneth Høfler

Adm. Direktør Palle Adamsen

Økonomidirektør Henrik Ricken

1. Strategi og ledelse

a. Opfølgning på aftaler fra sidste år (KK)

Opfølgning på aftaler fra sidste år blev behandlet under pkt. 1 b.

b. De overordnede fremtidige planer og væsentligste udfordringer (Lejerbo)

Lejerbo redegjorde for deres fokus på effektiv drift, implementering af SAMBO og

Almen Indkøb.

Lejerbo fastholder et løbende fokus på effektiv drift, og der er tale om en fortsat proces,

hvor målet er, at tilrettelægge driftsopgaver så optimalt som muligt. Grundlaget for fokus

på driften tager udgangspunkt i et ønske om at understøtte beboernes gode oplevelse af at

bo i en Lejerbo-ejendom.

Endvidere forklarede Lejerbo, at de har fokus på samdrift, og at de løbende arbejder på,

at udvikle nye driftsmodeller.

Lejerbos IT-system SAMBO, er nu fuldt integreret. Fokus er derfor rykket fra at være

integration af systemet til uddannelse af medarbejdere og bedre procesværktøjer. Status

på udlejningsvanskeligheder blev drøftet. Lejerbo forklarede hertil, at der generelt set er

sket en forbedring i forhold til sidste år med undtagelse af en række afdelinger i

Referat af styringsdialogmøde med Lejerbo og Københavns Kommune

den 1. juni 2015

2

Nordjylland. Lejerbo har fokus på problemstillingen og holder i den forbindelse et møde

med hovedbestyrelsen to gange årligt, hvor ledige tabsgivende boliger bliver drøftet.

Endvidere er der afsat 10 mio. kr. af arbejdskapitalen til hjælp til nødlidende afdelinger.

Lejerbo pegede især på, at udlejningsvanskelighederne er størst i de mindre bysamfund.

Generelt set blev det konkluderet, at udviklingen går i en positiv retning.

Status på udfordringer med et stigende antal udsættelser blev drøftet på

styringsdialogmødet, jf. forvaltningsrapportens s. 12.

Lejerbo forklarede, at mængden af udsættelser siden sidste styringsdialogmøde, er faldet

fra ca. 200 til 154. Fokus i den forbindelse har været på boligsociale projekter, bl.a. tilbud

om gældsrådgivning, ansættelse af socialrådgiver, osv. Endvidere fortalte

administrationsorganisationen, at overgangen af boligsikring til Udbetaling Danmark, har

haft en positiv indvirkning på den samlede restance.

Lejerbo berettede til sidst under dette punkt, at de arbejder med en specialisering på

varmemester og ejendomsfunktionær-niveau, hvorefter nogle ansatte undervises i

håndtering af boligsociale dilemmaer

c. Udvikling af den almene sektor (Lejerbo)

De af Lejerbos fremsendte visioner for 2015-2018, blev drøftet på styringsdialogmødet.

Organisationens visioner består af tre hovedmålsætninger. Disse er 1) produkter, 2)

demokrati og 3) administration og organisation.

Foruden disse tre hovedmålsætninger arbejder samtlige administrative afdelinger med

forskellige virksomhedsplaner, der indeholder konkrete målsætninger for, hvad hver

afdeling skal opnå. Hovedbestyrelsen fører tilsyn med, at dette sker behørigt.

Overordnet set har Lejerbo fokus på at holde mere åbne møder om konkrete projekter i de

enkelte afdelinger, således at beboerne kan møde op og deltage. Endvidere har fokus

været på nye kommunikationsformer f.eks. at afholde digitale afdelingsmøder.

d. Hoved- og udlejningsaftalen (TMF)

Lejerbo forklarede, at de har en målsætning om, at understøtte Lejerbo København

således, at de bedst muligt kan efterleve målsætningerne i Hoved- og udlejningsaftalen.

Referat af styringsdialogmøde med Lejerbo og Københavns Kommune

den 1. juni 2015

3

e. Forvaltningsrevision (TMF)

Lejerbo blev bedt om at redegøre for udviklingen i administrationsbidraget sammenholdt

med udviklingen i nettoprisindekset, jf. forvaltningsrapportens s. 6.

Lejerbo forklarede, at udviklingen i administrationsbidraget, navnlig skyldes

administrationsorganisationens store fokus på kvalitet og service. Lejerbo forklarede, at

lønnen er steget mere end nettoprisindekset, hvilket yderligere øger

administrationsbidragets størrelse. Lejerbo finder selv, at administrationsbidraget ligger

på et fornuftigt niveau i forhold til øvrige boligselskaber.

Lejerbo afventer pt. en dybdegående analyse af organisationen, der gennemføres af et

eksternt konsulentbureau. Denne rapport, vil danne grundlag for organisationens

fremtidige drift og strategi.

2. By- og boligudvikling

a. Nybyggeri og renovering (Lejerbo og TMF)

Kommunen spurgte ind til, hvordan Lejerbo understøtter sine boligorganisationer.

Lejerbo understøtter boligorganisationernes arbejde med nuværende og kommende

renoveringssager gennem konkrete udviklingsplaner.

Administrationsorganisationen blev spurgt om deres anvendelse af DGNB-certificering. I

den forbindelse forklarede Lejerbo, at Ishøj-afdelingen nu er Danmarks første DGNB-

certificerede boligbyggeri.

Lejerbo blev spurgt ind til deres øgede omkostninger til projektledelse og

bygherrerådgivning. I den forbindelse blev det gjort forklaret, at udviklingen skyldtes, at

de har øget antallet af projektledere i byggeafdelingen. Dertil har

administrationsorganisationen ansat en række projektmedarbejdere, f.eks. på projektet i

Mjølnerparken.

Lejerbo blev bedt om at redegøre for udfordringerne i forbindelse med deres rolle som

bygherre, jf. styringsrapporten. I den forbindelse forklarede Lejerbo, at de ofte bliver part

Referat af styringsdialogmøde med Lejerbo og Københavns Kommune

den 1. juni 2015

4

i konstruktioner med private bygherrer, hvor Lejerbo efterfølgende oplever at tabe en stor

del af deres selvbestemmelse i forhold til styring af proces og kvalitetsniveau.

3. Tilsyn og boligorganisationens drift

a. Boligorganisationens regnskab (TMF)

Københavns Kommune havde ingen bemærkninger til niveauet for dispositionsfonden

eller arbejdskapitalen.

Kommunen spurgte ind til henlæggelsesniveauet på landsplan, og anførte i den

forbindelse, at henlæggelserne bør stige. Lejerbo forklarede hertil, at de har fokus på, at

hæve niveauet på henlæggelserne, eller som minimum, fastholde det nuværende niveau.

b. Revisionsprotokollatet (TMF)

Københavns Kommune havde ingen bemærkninger til forhold i revisionsprotokollatet.

4. Boligorganisationens indmeldte emner

De primære indmeldte emner blev behandlet i forlængelse af indgåede aftaler fra sidste år,

jf. punkt 1 b.

5. Aftaler og mål for det kommende år

Det aftaltes, at der sker en løbende opfølgning på It-systemet SAMBO og Lejerbos

almene indkøb.

Det aftaltes, at Lejerbo og Københavns Kommune følger op på omkostningssituationen

med afsæt i ovennævnte konsulentrapport.

6. Ønsker til næste års styringsdialog

7. Eventuelt