¿RECUERDA CÓMO FUE LA ASAMBLEA DEL AÑO PASADO EN SU COPROPIEDAD?

¿Se abordaron muchos temas pero se concluyeron unos pocos? ¿Se presentaron un sinfín de cifras que al final no concluyeron a nada?

O al contrario,

¿fue ágil, con temas resueltos y proyectos concretos?

¿con panorama claro de la gestión y hacia donde se dirige la

copropiedad?

MANEJO DE ASAMBLEAS

Juan Carlos Latorre Sep/2012

ANTES Preparación de la Asamblea

DURANTE Desarrollo de la Asamblea

DESPUES Acuerdos e implementación de los mismos

ANTES Preparación de la Asamblea

NO CONFIE EN SU BUENA MEMORIA

Revisión de la Copropiedad:

•Visita a Terreno 1:

Con el acta de la Asamblea pasada, con las actas de Comité de Administración y visite el edificio y constate los trabajos y acuerdos realizados.

En caso de no haberse efectuado un trabajo acordado, prepare las explicaciones técnicas del caso.

Converse con porteros y mayordomos para ver estado de ánimo general del conjunto.

Visita a Terreno 2:

Haga la visita al edificio con una pauta de chequeo completa que contemple todos los aspectos de inspección del mismo. Lo que usted vea mal, los copropietarios también lo habrán visto.

Prepare la lista de cuestiones que están en mal estado.

Prepare la lista de trabajos que se propone hacer para el próximo período.

NO CONFIE EN SU BUENA MEMORIA

Crear un check list o una lista de Verificación para no dejar escapar

ningún detalle:

•Logística:

Alquiler de sillas

Herramientas audiovisuales: (proyector, Equipo de grabación, micrófonos)

Haga la Asamblea con una presentación en PPT

•Documentos a la mano:

Reglamento de Copropiedad

Listado de Asistencia

Citación

Ley de Copropiedad o normas relacionadas

Documentación de sustento:

(cotizaciones , notas o escritos de

reclamos), votos impresos (si se

requiere),

Libro de Actas

Agenda para apuntes o computador.

SOLDADO ADVERTIDO NO MUERE EN GUERRA

PREPARE SU POWER POINT

1. Revisar el acta anterior: prepare en el power point las explicaciones técnicas de lo que se hizo no se hizo.

2. Preguntar, indagar, investigar: con los antecedentes obtenidos de su visita a terreno prepare las explicaciones en su power point.

3. Percibir el ambiente previo: Tener una clara perspectiva de las situaciones urgentes que saldrán a flote en la Asamblea, anticípese y abórdelas en su presentación, no deje que los copropietarios anuncien los problemas, preséntelos usted.

4. La Cuenta Financiera: recuerde que irá en su presentación.

UN AÑO DE GESTIÓN NO SE RESUME EN TRES HORAS

1. No pretenda que los copropietarios tengan claro el panorama financiero, operativo, administrativo, legal y jurídico de la copropiedad en la Asamblea. Genere comunicaciones periódicas en cartelera, por email o por carta durante todo el año.

2. Envíe el informe anual de la Asamblea a los copropietarios con anterioridad.

VARIABLES SOCIOLOGICAS

1. Manera de vestir.

2. Manera de presentarme

3. Imparcialidad relativa

4. Tono y tenor del manejo de la Asamblea (actitud).

5. Como actuar frente a actitudes desmesuradas

6. Como se desarman actitudes grupales negativas

7. Usando la victimización o generando un liderazgo

8. Credibilidad copropietario vs. administrador

9. La lista de morosos

10. Los atrasados

11. La inmobiliaria vs. los copropietarios vs. el administrador

DURANTE Desarrollo de la Asamblea

EVITE EL TEDIO

1. Una imagen habla más que mil palabras: Recurra a ayudas audiovisuales.

2. Evite reportes “ladrillo”: Una gráfica habla más que mil números. Complemente su texto y reportes financieros con tablas, gráficas, imágenes. La monotonía en la presentación de la gestión, conlleva al aburrimiento.

3. El antes y el Después: Describir la gestión a través de fotografías facilita la comprensión de las condiciones pasadas de la copropiedad y las actuales.

4. Respeto a la puntualidad: No repetir lo dicho para los asistentes incumplidos.

5. Sin pausas: No de pie al desorden o al abandono del recinto.

NO LLEGAR A DISCUSIONES BIZANTINAS

1. Una asamblea ágil y ordenada depende en gran parte del presidente o administrador quien será el moderador. Su imparcialidad, carácter y respeto evitará Asambleas interminables.

2. Centrarse en las decisiones claves y que por ley requieren de la aprobación de la Asamblea.

3. No se desgaste! La Asamblea no es el espacio ni el tiempo adecuado para la toma de decisiones relacionados con temas accesorios. (Estilo de los muebles de la recepción, color de la pintura de la fachada, entre otros).

4. Conformación de comité elegidos por la misma Asamblea para que se encarguen de decisiones de temas muy específicos o delegarlos al Consejo de Administración.

5. Silencio en la Sala: Respeto al procedimiento

de “tomar la palabra”.

6. Concreción: Controlar tiempos de intervención.

7. Mociones de Orden: no dejar las propuestas de los copropietarios vagando durante toda la reunión. Mediante un sistema de votación con papeletas aprobar o rechazar las propuestas de inmediato.

EVITAR EL: “NUNCA SE DECIDIO ESTO”

1. Que no queden cabos sueltos! La necesidad de abordar muchos temas en las Asambleas, conduce a ideas inconclusas y genera confusión en lo que se decide.

2. Haga el cierre adecuado a las diferentes discusiones.

3. No asuma lo que se decide, tenga certeza: Recuerde que en la comunicación el emisor puede no ser claro y el receptor interpretar otra cosa. Al finalizar cada tema importante, concluya de tal forma que los asistentes ratifiquen lo decidido.

4. No tome apuntes de todo para la elaboración del acta. Mientras escribe un comentario irrelevante, se va a perder lo que están diciendo en ese momento. Lo importante son las decisiones tomadas.

5. Evítese dolores de cabeza en el futuro: Sin decisiones claras, se genera resistencia en la firma del acta, y por ende se entorpece la ejecución de los proyectos pendientes.

DESPUES Acuerdos e implementación de los mismos

.....Y TODAVIA NO ACABA

ACCIONES A TOMAR POST ASAMBLEA

1. Hacer el Acta

2. Sea autocrítico con objetividad

3. Implemente las líneas de acción para corregir el rumbo

4. Que en un tiempo no superior a un mes, los copropietarios vean los cambios de rumbo.