recomendaciones para el seguimiento y control de los proyectos
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John Valera, PMPDirector de Operaciones
Instituto Iberoamericano de Gerencia de Proyectos
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Seguimiento y control de los proyectos
“Habilidades para liderar y afrontar asuntos
complejos”
Tu plan puede empolvarse y descomponerse más pronto de lo que te imaginas si no tienes el
cuidado necesario para que éste se cumpla
Seguimiento o monitoreo del proyecto, va mucho más allá de simplemente asomarse a ver cómo van las tareas
asignadas.
Visibilidad
¿Cuál es el avance en las tareas de los recursos contra lo planeado? (cuánto deberían de haber logrado hasta ahora
y cuánto han logrado)
Conocer en todo momento qué pasa con el proyecto
¿Cuál es la desviación en tiempo de las tareas? (y del proyecto)
¿Cuál es la desviación en costo de las tareas? (y del proyecto)
Visibilidad
¿Cuánto más se va a desviar el proyecto considerando el nivel de retraso que se está teniendo en las tareas? (técnicas como valor devengado o “earned value”)
Conocer en todo momento qué pasa con el proyecto
¿Cuál es la desviación en rentabilidad del proyecto?
¿Cuáles y cuántos han sido los cambios al alcance original del proyecto?
Visibilidad
¿Se están logrando los objetivos del proyecto?
Conocer en todo momento qué pasa con el proyecto
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• Mayor Costo
• Menos Rentabilidad
Desviaciones en Recursos /
Esfuerzos
• Insatisfacción del Cliente
• Pérdida de Imagen
Desviaciones en Fechas
NEGOCIO
ENTIENDA EL IMPACTO DE LAS DESVIACIONES
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NO PERMITAS QUE AUMENTE LA DESVIACIÓN
Es importante saber que el proyecto ya se retraso 5 días, pero también debes de saber si eso implica un 5% de desviación o un 50% de desviación contra lo planeado.
Es importante saber si el proyecto tiene una desviación de $ 70,000 en costos, pero también es muy importante si eso representa un 2% del proyecto o un 80%.
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ENTRE MÁS PRONTO IDENTIFIQUES LAS DESVIACIONES, MÁS FACTIBLE SERÁ CORREGIRLAS
Busca y analiza los datos con suficiente frecuencia.
La recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices las actividades de seguimiento para tu proyecto.
Si notas que las cosas se están poniendo feas, aumenta la frecuencia del seguimiento, ara evitar que las cosas se pongan peor.
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CONOCE EL ESTADO REAL DEL PROYECTO
Progreso:¿Ya terminamos lo que teníamos que terminar a la fecha? ¿cuánto nos falta? ¿cuánto se ha retrasado? ¿en qué se ha retrasado? ¿por qué nos hemos retrasado?
Alcance:¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?
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Tiempos:¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje? ¿cuál ha sido el cumplimiento de los hitos del proyecto? ¿cuál es el retraso del proyecto?
Costos:
¿Cuánto se ha gastado?
¿cuánto se debería de
haber gastado?
¿cuánto se va a gastar?
¿nos va a alcanzar?
CONOCE EL ESTADO REAL DEL PROYECTO
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Rentabilidad:¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo?¿cuánto estamos ganando o perdiendo? ¿cuánto vamos a ganar o perder si seguimos así?
Riesgos:
¿Cuáles son los
principales riesgos?
¿qué vamos a hacer para
eliminarlos?
CONOCE EL ESTADO REAL DEL PROYECTO
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Problemas:¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?
Calidad:
¿Se está obteniendo el
producto que el cliente
quiere y necesita?
¿cuántos defectos
tenemos?
¿cuáles son los principales
defectos?
¿se están cumpliendo los
estándares?
¿el cliente está quedando
satisfecho con los
resultados?
CONOCE EL ESTADO REAL DEL PROYECTO
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Recursos Humanos: ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿contamos con los suficientes recursos? ¿hay recursos problemáticos?
Recursos Materiales:
¿Tenemos lo necesario
para trabajar?
CONOCE EL ESTADO REAL DEL PROYECTO
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TOMA DECISIONES PARA CORREGIR LA DESVIACIÓN
Reflexión:
Un avión después que despega nunca está en curso, se sabe cuándo y de dónde sale y dónde se quiere llegar, pero durante el vuelo se mantiene haciendo constantes correcciones, nunca mantiene un rumbo fijo.
El monitoreo constante de lo recorrido contra lo planificado le permite llegar a su destino con un mínimo de desviaciones y a la hora prevista.
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