recolección emisión y enmienda de documentos generados por la compañia

8/16/2019 Recolección Emisión y Enmienda de Documentos Generados Por La Compañia

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COMPAÑIACOMEXTUN

RECOLECCIÓN EMISIÓN Y ENMIENDA DEDOCUMENTOS GENERADOS POR LA COMPAÑIA

Sección: 01

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!1"# RECOLECCION EMISION Y ENMIENDA DE DOCUMENTOS GENERADOS POR LACOMPAÑ$A

1"1"# O%&ETI'ODesarrollar las directrices establecidas en la sección 11 del M.S.G.I.S. de la Compañía.Describir cómo los procedimientos de la Compañía y todo otro documento pertinente alSistema de Gestión Integral de la Seguridad se recopila, emite y se corrige. Todos losplanes de gestión incorporados al S.G.I.S de la Compañía y los procedimientos del mismoson documentos controlados.

1"("# INTRODUCCION

l !p"ndice ! describe los ob#eti$os de la estructura del Sistema de Gestión de laSeguridad y las directrices sobre el contenido de los documentos.

l !p"ndice % enumera el personal in$olucrado con el desarrollo de los procedimientos, #unto con una lista preliminar de procedimientos a ser desarrollados.

1")"# RESPONSA%ILIDADES

&as personas enumeradas en el !p"ndice % son responsables de la identi'cación,recolección y enmienda de procedimientos, instrucciones y otros documentos seg(n losre)uerimientos de este procedimiento y sus ap"ndices.

&a *.D.T. es responsable de re$isar los procedimientos establecidos o propuestos ycontrolar la emisión de los mismos una $e+ ayan sido aprobados por el Gerente -egional

o el Director General.

&as personas enumeradas en el !p"ndice % son responsables de mantener actuali+adoslos documentos del Sistema de Gestión Integral de la Seguridad a su cargo.

1"*"# DETALLE

.1. Diseño de *agina/ &os procedimientos o secciones se emitir0n en o#as tamaño carta,margen moderado, orientación $ertical con ecepción de las listas de ce)ueo o lasrutinas del S.M.*. )ue podr0n tener otra orientación, escritos a una columna, y lle$ar0n elsiguiente encabe+ado y pie de p0gina/

l encabe+ado, parte superior, tendr0 la siguiente in2ormación/

logotipo con nombre de la Compañía3 nombre del manual y nombre del procedimiento o sección3 y n(mero de la sección y4o del procedimiento, y n(mero de p0gina.

5eca emisión/ -e$isión 67/ 8 !utor/ !utori+ación/


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l pie de p0gina, parte in2erior, indicar0n/ 5eca de emisión3 6umero de re$isión y 2eca en la )ue se reali+o la misma3

!utor del procedimiento o actuali+ación y tel"2ono de contacto3 y Identi'cación de la *ersona )ue autori+a la emisión del documento y 2eca en )ue

dio la autori+ación.Se debe utili+ar letra 9Taoma: 67 911::.

.;. l contenido de cada procedimiento o sección del Manual de *rocedimiento de laCompañía y del Manual de Instrucciones de 5lota y sus !neos deben cubrir los siguientesaspectos/

ob#eti$o3introducción, si se cree pertinente y ayuda a aclarar t"rminos o abre$iaturas usadas enel procedimiento3

responsabilidades3detalle del procedimiento en sí3comprobación de su cumplimiento3 yre2erencias a otros documentos del S.G.I.S.re2erencias a documentos eternos, tales como Con$enios, legislación marítimanacional o internacional, documentos


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al Director General )uienes son las (nicas personas autori+adas para autori+ar laemisión del documento.

•

Todo nue$o procedimiento se emitir0 #unto con una lista actuali+ada del arci$o y unmemorando de transmisión. &os procedimientos se emitir0n sobre la base ?necesidadde saber? y el n(mero de copias en cada 0rea ser0 tal )ue cada persona tendr0 accesoa una copia cuando la re)uiera.

• &a copia principal de cada procedimiento y sus modi'caciones aprobadas ser0narci$adas y guardadas por el *.D.T.

• &a *.D.T. es responsable de mantener y distribuir las listas de procedimientos einstrucciones de traba#o.

• 6o pueden distribuirse copias de los procedimientos e instrucciones de traba#o 2uera de

la Compañía.

• &as listas de ce)ueo o 2ormatos )ue se tramitan como e$idencia de cumplimiento delos procedimientos deben completarse usando las sílabas Si, 6o, 64! @6o !plicaA, 64-@6o -e)uiereA. n ning(n momento se usar0n marcas, e)uis, culos, etc.

5eca emisión/ -e$isión 67/ 8 !utor/ !utori+ación/


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.B. nmiendas o !ctuali+aciones/

• Cuando se re)uiere una re$isión o cambio a un procedimiento o instrucción de traba#ose debe acer en coordinación con la *.D.T.

• Cuando se enmiende una instrucción de traba#o o procedimiento su 2eca de re$isiónse cambiar0 y la autori+ar0 la *.D.T.

• &a copia principal se retirar0 del arci$o acti$o o $i$o, se marcar0 como 9documentoobsoleto: y se guardar0 en el arci$o obsoleto o muerto de enmiendas de instruccionesde traba#o o procedimientos.

• ! 'n de asegurar )ue los cambios sean 20cilmente identi'cados se debe subrayar,escribir en negrilla y en cursi$a el teto del procedimiento )ue se cambió. Solamentese identi'can los cambios m0s recientes.

• Detalles bre$es de las enmiendas, #unto con las instrucciones de traba#o,

procedimientos y la 2eca de re$isión se registrar0n, de ser necesario, en el arci$o?&ista de re$isión de procedimientos?.

• Copias de los siguientes documentos ser0n distribuidos a las personas encargadas delos arci$os.

!rci$o ?&ista de re$isión de procedimientos?. Memorando de transmisión de procedimientos. *rocedimiento de enmiendas.

.. -ecepción de documentos/

• Cuando se reciben documentos nue$os o enmendados el receptor deber0/

uitar del arci$o las p0ginas cambiadas y destruirlas. Insertar las nue$as o las enmendadas y actuali+ar la lista de enmiendas. 5irmar y de$ol$er la enmienda con un memorando de transmisión.

.E. Instrucciones de >ota, planes de contingencia, órdenes permanentes, circulares y otrosdocumentos generados deben ser recolectados, emitidos y enmendados seg(n esteprocedimiento.

.F. Cuando una persona identi'ca la necesidad de un nue$o procedimiento4instrucción ola enmienda de uno eistente, debe comunicarlo por escrito al Gerente -egional, al *.D.T oal Capit0n del atunero o mediante las -euniones de Seguridad del !tunero o de laCompañía.

5eca emisión/ -e$isión 67/ 8 !utor/ !utori+ación/ D. Canelo.


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1"+"# COMPRO%ACIÓN DE CUMPLIMIENTO

• -egistro de nmiendas

• Memorandos de Transmisión

• &ista de Manuales y sus receptores

• Declaración 5amiliari+ación Manuales

• !rci$o de !uditorías Internas

1","# RE-ERENCIA A OTROS DOCUMENTOS DEL S"G"I"S"

• M.S.G.I.S. de la Compañía, sección B

• M.S.G.I.S. de la Compañía, sección

• M.S.G.I.S. de la Compañía, sección 11

• M.S.G.I.S. de la Compañía, sección 1;

1"."# RE-ERENCIA A DOCUMENTOS EXTERNOS AL S"G"I"S"

• Código IGS, parte ! secciones B, , 11 y 1;.


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APENDICE A

1"# DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA1"1"# O%&ETI'OS

• &os ob#eti$os de la documentación del sistema son/

Tener el Sistema de Gestión de la Seguridad documentado en la estructura #er0r)uica.

&os documentos #er0r)uicos del Sistema deben ser titulados y nombrados en unestilo.

Cada documento en la compañía )ue a2ecte o pueda a2ectar la seguridad y lapre$ención de la contaminación en sus operaciones debe incluirse directamente opor re2erencia.

1"("# ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

&a estructura #er0r)uica de la documentación del sistema de gestión integral de laseguridad se encuentra descrita en el M.S.G.I.S. Sección 11 numeral 11.=

1")"# CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

.1. G6-!&

• Todos los documentos dentro del S.G.I.S. se escribir0n como parte del sistemaestructurado.

• Todo documento ar0 re2erencia de los Códigos, reglas e instrucciones en )ue se basa.• n lo posible un documento no debe repetir la in2ormación dada en otra parte del

Sistema.• Todas las instrucciones de traba#o y los procedimientos se escribir0n usando las

palabras ?Debe? y ?Tiene?.• &a numeración del sistema documentado ser0 como se indica a continuación/

Identi'cación de 5ormatos, *rocedimientos y Carpetas

&os 2ormatos o listas de ce)ueo se identi'can de la siguiente manera/ la palabra!neo seguida de la sigla del Manual correspondiente, el n(mero de la sección y el

numero secuencial @e#emplo/ !neo M*C=F, corresponde al 5ormato o lista dece)ueo 67 F de la sección =A.

&os *rocedimientos de los aneos al Manual de Instrucciones de 5lota, esto es de losatuneros, se identi'can de la siguiente manera/ &as palabras *rocedimiento@


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correspondiente, la letra C si es del Departamento de Cubierta o la letra M sicorresponde al Departamento de Ingeniería y el n(mero secuencial @e#emplo/*rocedimiento


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&as Carpetas de arci$os se identi'can de la siguiente manera/ &a sigla del Manualcorrespondiente seguida del numero de la sección, el numero secuencial y elnombre del aneo @e#emplo/ M*C=; !ctas de -euniónA.

6ota/ todo aneo, lista de comprobación o cual)uier instrucción del Sistema documentado

)ue re)uiera arci$arse o conser$arse copia se le abrir0 una carpeta, la cual seidenti'car0 acuerdo a este procedimiento.

.;. *-


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Cómo se ar0

Cómo se $eri'car0 )ue se a eco correctamente.

u" registros deben conser$arse.

.=. M!6H!& D I6ST-HCCI


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APENDICE %

1"# PERSONAL RESPONSA%LE DE LA IDENTI-ICACION Y EL DESARROLLO DE LOSPROCEDIMIENTOS

• *.D.T.

• Gerente -egional

• Coordinador T"cnico

• Coordinador de


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