ready, check-in, go! - optimoo.ro · preluarea informaţiilor de pe terminalul de pontaj (tableta)...

1

Ready, check-in, go!

2


CUPRINS

Recomandările noastre privind funcționarea sistemului .......................................... 3

PASUL 1. Setări de cont Optimoo.................................................................................... 3

Autentificare în sistem ..................................................................................... 4 Variante de testare (cu date demo/cu date reale).................................. 5

PASUL 2. Adăugare angajați ai societății .......................................... ......................... 5

Import listă de angajați din fișier Excel....................................................... 6

Adăugare manuală a angajaților............................................................... 7

PASUL 3. Setare grupuri de angajați ............................................................................. 8

PASUL 4. Setare zona de pontaj ..................................................................................... 9

PASUL 5. Setări pentru tabletă ...................................................................................... 11

PASUL 6. Pontarea angajaților ...................................................................................... 12

PASUL 7. Vizualizare raport ............................................................................................ 12

Vizualizare raport detaliat ............................................................................ 13

Adăugarea concediilor .................................................................................. 13

Date de contact suport clienți ............................................................................................ 14

3

· Optimoo a fost proiectat să ruleze în

cele mai bunecondiţii utilizând

browserul Google Chrome

· Trebuie să știi de la bun început că

aplicația Optimoo Access rulează doar pe

Android, nu și pe iOS.

· Vei avea nevoie de un cont gmail

pentru a descărca din Google Play

aplicația.

PASUL 1. Setări de cont

1. Completează formular ,,crează cont,, de pe optimoo.ro

2. Aici îţi creezi contului tău. ex: Denumire firmă STAR SRL, devine nume “star” “ star ”https:// .optimoo.ro

3. fii atent la butonul ,,accepta termenii și condiţii,,.

Dacă ai reuşit crearea de cont, primeşti un mesaj de confirmare.!


Înainte de toate îți recomandăm să parcurgi acesteinstrucțiuni de instalări inițiale ale aplicației!

4

5. Deschide contul de e-mail și notează-ți următoarele date: numele domeniului și nume utilizator (admin).

Parola pe care o vei folosi e ste cea completată în FORMULARUL ,,crează cont,, deci ,,Reţine parola!,,

6. Autentifică-te în program: tastează în browser numele domeniului tău, logează admin și parola! ex: Denumire firmă STAR SRL, devine nume domeniu “ star ” https:// .optimoo.ro


5

DIN ACEST PUNCT AI 2 ALTERNATIVE DE A INTRA ÎN SISTEM:

A. ,,TESTEAZĂ DATELE DEMO,,

sau

B. ,,START SISTEM!,,

Această fereastră apare O SINGURĂ DATĂ!

1. ,,TESTEAZĂ DEMO,, poţi opera date demo deja existente sau poţi adăuga tu date de test. După testare le ştergi cu buton ,,ŞTERGE DEMO,, Acest buton golește datele existente și pornește programul, de la zero (fără date).

2. ,,START SISTEM!,, optând pentru această cale, datele Demo se şterg automat.

PASUL 2. Adaugă angajaţii societăţii.

Ai 2 variante:

A. ÎNCĂRCARE fişier Excel cu datele angajaţilor sau

B. ADAUGĂ ANGAJAȚI, unul câte unul .


6

● Coloana „nume” este obligatorie în fișier.

● Formatul fișierului trebuie să fie .xlsx (Microsoft Excel 2007-2013 XML).

● Primul rând conține numele coloanelor, respectiv conținutul lor. ex. Nume - numele angajatului. Folosește acest cap de tabel pentru ca Optimoo să identifice ușor datele fiecărui angajat.

● Marca angajaților reprezintă identificatorul unic, al fiecărui angajat, așa cum este definit în compania ta (ex. Poate fi număr contract de muncă, număr legitimație). Coloana denumită „marcă” poate fi denumită și “înregistrare”, “nr. matricol” sau “nr. contract” iar Optimoo va identifica coloana automat ca fiind câmpul de ,,marcă,,.

● Verifică să nu ai angajați cu aceeași marcă, Optimoo nu ii va diferenția.· Angajații identificați cu mărci diferite sunt creați în sistem individual, chiar dacă numele este identic. Ex. Pop Ion cu marca 303, Pop cu marca 606. Poate fi nume identic, marca ii diferențiază. În același timp, sistemul nu exclude angajați cu nume identic. E posibil să existe mai mulți angajați cu același nume.

● Dacă în tabelul tău există definită și coloana „grup” atunci angajatul va fi adăugat în grupul definit în tabel, grupurile vor fi create automat de către Optimoo, iar dacă în tabel nu definești grupul fiecărui angajat va fi adăugat în GRUP AUTOMAT.

Grupul reprezintă aceiași angajați care ,,se mișcă la fel,, după aceleași reguli de program și de sistem de contorizare a orelor pontate (departamente, nivele de funcții de încadrare. ex. Administrativ/comercial/productie sau bucătari/ospătari/șefi de sală/aprovizionare).

V1.Dacă doreşti să imporţi lista angajaţilor societăţii dintr-un tabel, fără a introduce unul câte unul, conţinutul acestuia trebuie să

urmeze modelul din ,,instrucțiunile noastre de formatare,,. Crează fişierul excel cu angajaţii după acest model, apoi începe procedura de ÎNCĂRCARE.

Structura fișierului cu lista de angajați:


*exemplu de prezentare!

După import verifică dacă au fost corect preluate datele de către Optimoo (verificare manuală)

Dacă fișierul importat a preluat informația poți vizualiza cum arată informațiile fiecărui angajat.

7

V2. Dacă doreşti să adaugi angajaţii manual, unul câte unul, completează formularul care se deschide după ce apeşi butonul ,,ADAUGĂ ANGAJAŢI,,

Câmpurile CUSTOM 1, 2, 3 le poți folosi pentru a defini detalii despre angajați (exemple: permis de conducere, studii, copii, etc.)

IMPORTANT! SETEAZĂ GRUPUL ÎN CARE VREI SĂ FIE ADĂUGAT ANGAJATUL! Vezi mai sus/jos definirea grupului..

!


VEZI MAI JOS SETARE GRUPGrupele reprezintă angajaţi care există în acelaşi loc şi se ,,miscă împreună,, ca program de lucru şi locaţie de lucru.

Pe pagina următoare ai fereastra de setări de grup. Aici e important să definești care sunt regulile după care orele pontate se vor calcula la angajații din grupul respectiv.

PASUL 3. Setare grupuri de angajaţi.

8

Poți seta: în ce condiţii se calculează orele ●

suplimentare:,,NU,, ceea ce înseamnă ca orele supli-mentare nu se vor contoriza în total ore pontate, dar le vei avea evidențiate în raportul general. Aceasta înseamnă ca le calcula fără să țină cont de niciun alt criteriu, într-o marja totală setată în căsuța de ,,max,,….,,min,,. Dacă dorești să stabilești anumite categorii, poti seta

TIP1/TIP2/TIP3, 3 tipuri de categorii după care să fie contorizate orele suplimentare.

câte minute le consideri că pot fi luate ca ●reprezentând o oră suplimentară.

câte ore are o zi de lucru la ,,ORAR,,.● câte minute pauză de masă și dacă se ●

scade sau nu din orele totale pontate. Setările de grup rămân active așa cum le-ai definit până operezi alte setări, nu se dezinstalează automat. Dacă modifici la un moment dat setările, fii atent!


*Reguli pentru întârziere.Dispui de 2 nivele de toleranţă pentru a seta orele de întârziere și nivelul de penalizare ca timp asociat. Ex. nivel.1. intârziere de 5 minute, pontează doar după 15 minute de la eveniment ora de începere interval

pontat. (ex. creez eveniment de pontare la 8.05, programul pontează ora începerii 8.20). nivelul 2. intârziere de 15 minute, pontează doar după 30 minute de la eveniment ora de începere interval pontat. (creez eveniment de pontare la 8.15, programul pontează 8.45)

9

Crează zonele de pontare, denumește zonele și alege wifi, zonele vor fi identificate cu WIFI.NU UITA! Este important ca fiecare angajat să fie într-un GRUP și să existe ZONE setate!Preluarea informaţiilor de pe terminalul de pontaj (tableta) în sistem și identificarea zonei de acces se va face prin conexiunea selectată (wifi, bluetooth, etc.)

Zonele de pontare:


PASUL 4. Setare zone de pontaj.

PASUL 4.1. Clic pe buton Zone

PASUL 4.2. Adaugă și redenumește o zonă nouă:

10


PASUL 4.3. Adaugă grupuri la zona de pontaj:

PASUL 4.4. Salvează zona:

Ai accesat softul Optimoo pe calculatorul tău, ai încărcat angajații, ai setat grupele și particularitățile fiecărui grup și zonele. Acum să ne ocupăm de tabletă, astfel încât angajații tăi să ponteze. Fiecare pontare o vom numi ,,eveniment,,!

11

PASUL 5. Setări pentru tabletă

1. Conectează tableta la sursa de energie și internet.

2. Descarcă PE TABLETA aplicaţia OPTIMOO ACCES din Google play.

3. Scanează cu tableta codul QR din Tabloul principal al sistemului Optimoo de pe calculatorul tău, astfel realizezi legătura între tableta şi contul Optimoo.

4. Loghează-te cu cont admin și parola.

5. Alege Zona unde dorești ca pe tableta să se ponteze angajații. 6. Tableta va lista toate grupele pe care le-ai creat în softul Optimoo. Selectează pentru fiecare tabletă grupele care se vor ponta pe acea tabletă. (Tabletă departa-mentul contabilitate doar grupul “contabilitate.”)7. Selectarea Bidirecţional - setezi dacă folosești aceeași tabletă atât pentru intrare cât și pentru ieșire.


8. Selectare grupuri - verifică dacă toate grupurile care vrei să se ponteze în acesta ZONE sunt deja selectate.9. Metode de pontare: Fotografierea fișei de pontaj/semnarea condicii /fără verificare – alege cum să ruleze aplicația setând aceste câmpuri.Și alege dacă dorești ca pe tableta să ruleze doar Optimoo, selectand ON pe ,,APLICAŢIA RULEAZĂ ÎN FRONT,,

12

PASUL . 7 Vizualizaţi raportul!


PASUL 6. Cum pontează fiecare angajat!

Angajații sunt listați în ordine alfabetică, ei selectează numele sau caută rapid după număr marcă angajat sau numărul de înregistrare curent generat de Optimoo. și apoi butonul INTRARE sau IEȘIRE. Astfel se generează un EVENIMENT în Tabloul general al softului Optimoo!

13


Se apasă pe butonul pentru a vizualiza raportul detaliat pepntru fiecare angajat.

Pentru vizualizare imagine atașatăeveniment se apasă butonul cu ora.

PASUL . 7.1 Cum vizualizezi raportul detaliat al unui angajat?

PASUL 7.2. Cum adaug concediille fiecărui angajat?

În linia fiecărui angajat există o căsuță care prin bifa activează icoanele de concedii din bara de jos. Clic pe fiecare tip de concediu va dechide o fereastră de comunicare în care pentru angajatul bifat poți selecta perioada pentru care este valabil concediul. Simbolul concediului va apărea în raport pentru acea zi, iar orele le vei vedea și separat în coloana din dreapta tabelului.

14


Date de contact suport clienți:

Pagina oficiala de suport: https://optimoo.freshdesk.com/support/home

E-mail: [email protected]

Telefon: 0316 - 300 727

Chat pe site: www.optimoo.ro

ready, check-in, go! - optimoo.ro · preluarea informaţiilor de pe terminalul de pontaj (tableta)...

Documents