razvoj informacijskega sistema za samostojnega … · 2017. 11. 27. · strojni ometi in zidarstvo...

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo univerzitetnega študija Organizacija in management informacijskih sistemov

RAZVOJ INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA SAMOSTOJNEGA PODJETNIKA

Mentor: doc. dr. Borut Werber Kandidat: Davorko Pejašinović

Kranj, april 2010

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju doc. dr. Borutu Werberju za strokovno pomoč in spodbudo pri izdelavi diplomskega dela. Hvala Zoranu Starčeviću in Milenku Starčeviću iz podjetja Strojni ometi in zidarstvo Zoran Starčević s. p. za priloţnost, pomoč in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Posebne zahvale gredo mojim staršem, ki so mi omogočili študij in me ves ta čas tudi podpirali.

POVZETEK Diplomsko delo predstavlja proces razvoja informacijskega sistema za samostojnega podjetnika Zorana Starčevića, ki se ukvarja z zaključnimi deli v gradbeništvu. Namen razvoja je arhiviranje dokumentov v elektronski obliki, hitrejše izdajanje dokumentov strankam in hitrejše pridobivanje informacij iz podatkov arhiviranih dokumentov. S tem podjetnik ţeli prihraniti veliko časa in truda, ki bi ga lahko vloţil v druge stvari. Informacijski sistem je bil razvit na podlagi prototipnega pristopa razvoja uporabniških rešitev. Pri tem smo uporabili programsko orodje Microsoft Access 2003. V uvodnem delu je podan problem in predstavljeno je podjetje Zoran Starčević s. p. Sledijo teoretične osnove z definicijami osnovnih pojmov informacijskega sistema in njegove varnosti ter opis uporabljenih programskih jezikov. V osrednjem delu je opisan proces poslovanja in sestavni deli razvitega informacijskega sistema, ki so entitetno-relacijski model, tabele baze podatkov, obrazci uporabniškega vmesnika, poročila, poizvedbe in vzpostavitev varnosti informacijskega sistema. Zaključek vsebuje oceno učinkov, SWOT analizo, pogoje uvedbe in moţnosti nadaljnjega razvoja informacijskega sistema.

KLJUČNE BESEDE:

- informacijski sistem (IS) - baza podatkov - samostojni podjetnik - gradbeništvo - Microsoft Access

ABSTRACT This diploma presents the process of development of information system for individual private entrepreneur Zoran Starčević, who deals with finishing works in civil engineering. The purpose of development is to enable electronic document archiving, quicker publishing of documents to customers and quicker production of information from data of archived documents. The entrepreneur wants to save up a lot of time and effort that he could invest in some other things. Information system was developed based on prototype approach of development of user solutions. At development we used software tool Microsoft Access 2003. The introduction contains explanation of the problem and the introduction of private entrepreneur Zoran Starčević. That is followed by theoretical basics with basic definitions of information system, security and descriptions of used software development tools. The core consists of description of business process and component parts of developed information system, which are entity relationship model, database tables, user interface forms, reports, queries and establishment of information systems security. The conclusion includes an assessment of effects, SWOT analysis, conditions of initiation and the possibilities of future development of information system. KEYWORDS

- Information system (IS) - Database - Private entrepreneur - Civil engineering - Microsoft Access

KAZALO 1 UVOD ............................................................................................................... 1

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA ................................................................... 1 1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA ......................................................................... 1 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE ............................................................... 2 1.4 METODE DELA ......................................................................................... 2

2 OSNOVE ........................................................................................................... 3 2.1 DEFINICIJE OSNOVNIH POJMOV ............................................................ 3 2.2 MICROSOFT ACCESS .............................................................................. 4 2.3 MICROSFT VISUAL BASIC ....................................................................... 4 2.4 SQL ............................................................................................................ 4 2.5 DEFINICIJE OSNOVIH POJMOV VARNOSTI IS ....................................... 5

3 PREDSTAVITEV POSLOVNEGA PROCESA ................................................... 7 4 ENTITETNO-RELACIJSKA SHEMA ................................................................. 9

4.1 ENTITETNO-RELACIJSKI MODEL ............................................................ 9 4.2 OPIS TABEL V RELACIJSKEM MODELU ............................................... 11

4.2.1 Tabela “Banka” ................................................................................. 11 4.2.2 Tabela “Dobavitelj” ............................................................................ 11 4.2.3 Tabela “Dobavnica” ........................................................................... 11 4.2.4 Tabela “dobavnica/material” .............................................................. 12 4.2.5 Tabela “Dobropis” ............................................................................. 12 4.2.6 Tabela “Drzava” ................................................................................ 13 4.2.7 Tabela “Material” .............................................................................. 13 4.2.8 Tabela “Nakazila” .............................................................................. 13 4.2.9 Tabela “Naročilo”............................................................................... 14 4.2.10 Tabela “Ponudbe” ............................................................................. 14 4.2.11 Tabela “Ponudbe_pozicije” ................................................................ 15 4.2.12 Tabela “Posta” .................................................................................. 15 4.2.13 Tabela “Predracuni” .......................................................................... 15 4.2.14 Tabela “Predracuni_pozicije” ............................................................ 16 4.2.15 Tabela “Rekapitulacija” ..................................................................... 16 4.2.16 Tabela “Storitev” ............................................................................... 17 4.2.17 Tabela “Stranka” ............................................................................... 17 4.2.18 Tabela “Tekoci_racun” ...................................................................... 17 4.2.19 Tabela “Uporabniki” ........................................................................... 18

5 PREDSTAVITEV UPORABNIŠKEGA VMESNIKA .......................................... 19 5.1 BESEDNI OPIS VSAKEGA EKRANA ...................................................... 19

5.1.1 Vstopno okno .................................................................................... 19 5.1.2 Glavni meni ....................................................................................... 20 5.1.2 Vnos dobaviteljev .............................................................................. 21 5.1.3 Vnos bank ......................................................................................... 22 5.1.4 Vnos drţav ........................................................................................ 23 5.1.5 Vnos materialov ................................................................................ 23 5.1.6 Vnos pošte ........................................................................................ 23 5.1.7 Vnos strank ....................................................................................... 24 5.1.8 Vnos dobavnic .................................................................................. 24 5.1.9 Vnos dobropisov ............................................................................... 25 5.1.10 Vnos ponudb ..................................................................................... 26 5.1.11 Vnos predračunov ............................................................................. 27

5.1.12 Vnos računov .................................................................................... 28 5.1.13 Vnos rekapitulacij .............................................................................. 29 5.1.14 Vnos nakazil ...................................................................................... 30 5.1.15 Poročila ............................................................................................. 31

5.2 POIZVEDBE ............................................................................................ 32 5.3 POROČILA .............................................................................................. 33

6 VARNOST INFORMACIJSKEGA SISTEMA ................................................... 41 7 ZAKLJUČKI ..................................................................................................... 42

7.1 OCENA UČINKOV ................................................................................... 42 7.2 SWOT ANALIZA ...................................................................................... 42 7.3 POGOJI ZA UVEDBO .............................................................................. 43 7.4 MOŢNOSTI NADALJNEGA RAZVOJA .................................................... 43 LITERATURA IN VIRI ......................................................................................... 44 KAZALO SLIK ..................................................................................................... 45 KRATICE IN AKRONIMI ..................................................................................... 46

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Davorko Pejašinović: Razvoj informacijskega sistema za samostojnega podjetnika stran 1

1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA V današnjem poslovanju imamo še vedno veliko papirnatega poslovanja, kjer se v poslovnih procesih pretaka veliko število papirnatih dokumentov, ki predstavljajo glavni vir informacij. S tega vidika, kot tudi z vidika zakonodaje o hrambi dokumentacije, moramo dokumente shranjevati oziroma arhivirati. Iskanje ţelenih podatkov in informacij iz arhiviranih dokumentov je teţko ter zamudno delo. Pri poslovanju samostojen podjetnik Zoran Starčević uporablja zgolj papirnato poslovanje, saj gre za storitveno dejavnost, kjer stranke vstopajo v stik s podjetnikom le preko telefona ali pošte. Po dogovoru dokumente strankam posreduje osebno ali po pošti. Vse dokumente shranjujejo v mapah, ki so sortirani po letu in vrsti dokumenta. Vse izdane dokumente strankam shranjuje tudi na računalniku v Excel-ovih datotekah. Problem se pojavi takrat, ko podjetnik ţeli izbrskati ţelene podatke ali informacije, ki jih dobi s smotrno kombinacijo podatkov, ki so mu na voljo v arhiviranih dokumentih. Pri brskanju po arhiviranih dokumentih porabi veliko časa, da samo zbere podatke, ki jih potrebuje za nadaljnjo obdelavo podatkov, nato šele iz zbranih podatkov dobi ţelene informacije. Na primer ob ţelji, da podjetnik preveri dolgove strank, se mora lotiti zamudnega preračunavanja računov, dobropisov in nakazil strank. Kljub smotrnemu poimenovanju Excelovih datotek po številkah dokumentov in datumu izdaje je iskanje določenega dokumenta časovno potratno delo. V diplomskem delu smo razvili IS na podlagi predstavljenega problema. Med razvojem IS smo sodelovali s končnimi uporabniki in poskušali vgraditi vse njihove ţelje ter zahteve. IS smo tudi delno pretestirali in ga predstavili samostojnemu podjetniku. V fazi uporabe pričakujemo, da bo v prvem mesecu delovanja prišlo do nepričakovanih napak v sistemu, ki jih bomo sproti opravljali. Pričakujemo tudi nove ţelje uporabnikov, ki jih bomo tudi sproti vgrajevali. Poskrbeli smo tudi za varnost IS, brez katere ne moremo zagotoviti brezhibnega delovanja sistema.

1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA Strojni ometi in zidarstvo Zoran Starčević s. p. je bilo vpisano v register leta 2002, ko je samostojni podjetnik Zoran Starčević, kot vodja ekipe pri prejšnjem delodajalcu, videl poslovno priloţnost za osamosvojitev. Ob ustanovitvi je podjetje sestavljala ena ekipa treh oseb skupaj s podjetnikom. Po dolgih uspešnih letih poslovanja, danes podjetnik zaposluje 13 oseb, ki so razdeljene v štiri ekipe po tri osebe. Plus ena oseba, ki poleg urejanja dokumentov in izstavljanja računov tudi dostavlja potrebna orodja ter materiale svojim sodelavcem na terenu. Podjetje sodeluje tudi z zunanjo računovodkinjo, ki opravlja predpisana računovodska dela za delovanje samostojnega podjetnika.



Storitve, ki jih opravljajo, so zaključna gradbena dela in zidarska dela. Predvsem se ukvarjajo z izdelavo in obdelavo fasad notranjih ter zunanjih objektov s strojnimi ometi.

1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Predpostavljamo, da se bo z uporabo IS čas evidentiranja dokumentov nekoliko zmanjšal, ker bo poleg dosedanjega shranjevanja dokumentov potrebno v mapah vpisovati tudi dobavnice dobaviteljev in nakazila strank v IS. Vendar bomo s tem omogočili preprostejšo in hitrejšo izdelavo računov strankam s strani uporabniške rešitve. Predpostavljamo tudi, da se bo čas pridobivanja ţelenih informacij iz arhiviranih dokumentov bistveno zniţal, saj bodo vse ţelene informacije dosegljive v nekaj klikih miške, ki bodo ţe v naprej vgrajene v poročilih IS glede na zahteve samostojnega podjetnika. Pri razvoju IS smo bili zgolj omejeni s časom, ker je IS moral biti v polnem delovanju takoj po novem letu, 3. 1. 2010. S postavljenim rokom so v podjetju začeli pri poslovanju uporabljati funkcionalnosti IS.

1.4 METODE DELA Razvoja IS smo se lotili s prototipnim pristopom razvoja uporabniških rešitev. Prototipni pristop nam omogoča hitro izdelavo primerka uporabniške rešitve na podlagi osnovnih zahtev uporabniške rešitve. Nato dodajamo in spreminjamo uporabniško rešitev glede na zahteve uporabnika. V kratkem času lahko izdelamo končno rešitev, pri čemer prihaja tudi do teţav. Dokumentacija pri prototipnem pristopu je nekompletna ali je ni, prav tako je tudi testiranje prototipa pogosto površno. Zahteve po varnosti in zanesljivosti v večini primerov niso vključene. S pomočjo arhiviranih dokumentov in zahtev končnih uporabnikov smo izdelali entitetno-relacijski diagram, na osnovi katerega smo zgradili ustrezno podatkovno bazo. Nato smo s sodelovanjem končnih uporabnikov izdelali ustrezen uporabniški vmesnik in vgradili vso potrebno funkcionalnost. Sledila je kratka faza testiranja in izboljševanje prototipa glede na napake prototipa ter novih zahtev uporabnikov. Po vzpostavitvi sistema smo zagotovili tudi varnost IS.



2 OSNOVE

2.1 DEFINICIJE OSNOVNIH POJMOV

Definicije osnovnih pojmov so povzete po (Werber, 2006, str. 8). Zbirke podatkov Zbirka podatkov je orodje za zbiranje in organizacijo informacij, ki se navezujejo na določene osebe, predmete, dokumente ali kaj drugega. Informacije so shranjene v posameznih tabelah, ki so med seboj logično povezane s pomočjo relacij. V zbirki podatkov ne prihaja do podvajanj podatkov, ker je podatek, ki se navezuje na več informacij, shranjen le na enem mestu in ne v vsaki tabeli posebej. Tabele Tabela je osnovni gradnik zbirke podatkov, ki vsebuje mnoţico podatkov o določeni temi, kot so artikli, stranke ali računi. Sestavljena je iz polj, ki predstavljajo podatke, ki jih zbiramo za določeno temo, in iz zapisov, kjer vsak zapis predstavlja zbrane podatke o enem elementu v izbrani temi. Relacije Relacije so logične povezave med tabelami, s čimer ponovno zdruţimo informacije v neko celoto, ki ji pravimo zbirka podatkov. Poizvedbe Poizvedbe ali procedure nam omogočajo izvedbo različnih funkcij. V osnovi jih lahko delimo na dve vrsti, in sicer na poizvedbe za izbiranje ter poizvedbe za dejanja. S poizvedbami za izbiranje ţelimo pridobiti določene podatke iz zbirke podatkov in omogočiti, da so nam na voljo za uporabo. Uporabimo jih lahko tudi kot vir zapisov za obrazce in poročila. Poizvedbe za dejanja se uporabljajo za spreminjaje, brisanje in posodabljanje podatkov, kot tudi za ustvarjanje novih tabel. Obrazci Obrazec je del uporabniškega vmesnika, ki nam omogoča preprostejše in varnejše vnašanje ali prikazovanje podatkov v podatkovni bazi. Lahko se uporabi tudi kot stikalna plošča, ki odpre druge obrazce in poročila v smislu glavnega menija, ali pogovorno okno, ki na podlagi vnesenih podatkov izvede neko dejanje.



Poročila Poročila se uporabljajo za pridobivanje ţelenih informacij (npr. dolgovi strank ali znesek izdanih računov po mesecih) s povzemanjem in predstavitvijo podatkov v tabelah. Ker imamo nadzor nad obliko vsega v poročilu, lahko informacije prikaţemo tako, kot jih ţelimo. Makri Makro je zbirka ukazov, ki se izvedejo z enim samim klikom. Uporabljamo jih za avtomatizacijo pogostih opravil, s čimer prihranimo veliko časa. Uporabimo lahko tudi skupino makrov z namenom, da hočemo izvesti več opravil hkrati. Moduli Modul je zbirka deklaracij, izjav in procedur, ki so skupaj shranjeni v skupno poimenovano enoto z namenom, da je koda v ozadju uporabniške rešitve organizirana. V MS Access-u ločimo dve vrsti modulov: standardne module in razredne module, ki omogočajo organiziranost MS Visual Basic-ove kode v ozadju.

2.2 MICROSOFT ACCESS Microsoft Access je sistem za upravljanje baz podatkov, ki nam omogoča izdelavo uporabniških rešitev na lastni relacijski zbirki podatkov ali v povezavi z drugimi relacijskimi zbirkami podatkov, kot so Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL in PostgreSQL. Uporabniške rešitve, izdelane v Access-u, so primerne za manjša podjetja. Predvsem zaradi slabše varnosti IS in omejitvami s strani razvojnega orodja. Ena izmed pomembnih omejitev je maksimalno število istočasnih uporabnikov uporabniške rešitve. Tehnično je maksimalno število istočasnih uporabnikov 255, vendar je to število odvisno od kakovosti razvite uporabniške rešitve. MS Access je preprost za uporabo, zato si tudi končni uporabniki lahko izdelajo preproste uporabniške rešitve z namenom, da si olajšajo opravljanje opravil na delovnem mestu.

2.3 MICROSFT VISUAL BASIC Microsoft Visual Basic je visoko nivojski programski jezik, ki ga je razvilo podjetje Microsoft. Namenjen je vizualnemu programiranju, ki omogoča hitro izdelavo uporabniških rešitev za operacijski sistem Windows. V MS Accessu lahko z uporabo MS Visual Basic-a oziroma VBA (Visual Basic for Applications) neposredno dostopamo do kode uporabniške rešitve in s tem izboljšamo njeno delovanje.

2.4 SQL SQL ali Structured Query Language je najbolj razširjen in standardiziran jezik za delo z zbirkami podatkov. V MS Access-u se SQL uporablja pri vseh operacijah, kjer



dostopamo do podatkov v podatkovni zbirki. Operacije, kot so brisanje, shranjevanje, posodabljanje in pregledovanje podatkov. SQL izjave in stavki:

- v SELECT izjavi navajamo stolpce, v katerih se nahajajo ţeleni podatki, ki jih ţelimo dobiti iz baze podatkov;

- s FROM stavkom določimo tabelo ali tabele, ki jih lahko zdruţimo z JOIN ukazi in s pogojem, pod katerim se zdruţujejo. Iz navedenih tabel črpamo podatke, ki jih potrebujemo;

- z WHERE stavkom določamo pogoje, ki omejijo število vrnjenih vrstic iz baze podatkov. Vrne nam samo tiste vrstice, ki so v mejah pogojev;

- GROUP BY stavek nam omogoča grupiranje podatkov. Pogosto se uporablja pri uporabi SQL agregatnih funkcijah (AVG, COUNT, MIN, MAX, SUM ...), kjer lahko grupiramo vrstice po določenih podatkih, katerih vsebina se ponavlja v več vrsticah;

- HAVING stavek se uporablja v kombinaciji z GROUP BY stavkom, ko ţelimo filtrirati vrstice, ki nam jih vrne GROUP BY stavek pod določenimi pogoji;

- z ORDER BY stavkom sortiramo vrnjene vrstice po navedenih stolpcih; - UPDATE izjava nam omogoča posodabljanje podatkov v navedeni tabeli.

Podatke, ki jih ţelimo posodobiti, navedemo s SET stavkom; - z uporabo INSERT izjave vnašamo vrstice podatkov v tabelo; - DELETE izjava se uporablja za brisanje vrstic podatkov iz tabel.

2.5 DEFINICIJE OSNOVIH POJMOV VARNOSTI IS Definicije osnovnih pojmov so povzete po Brezavšček (2009). Dobrina Dobrine so vse stvari, ki organizaciji omogočajo normalno delovanje in neprekinjeno poslovanje. Organizacijam predstavlja neko vrednost ali korist, ki jo je treba zavarovati pred groţnjami varnosti. Groţnja Groţnja varnosti je kakršenkoli nezaţeleni dogodek, ki lahko škoduje dobrinam organizacije in pri tem ogroţa varnost IS. Lahko prekine njegovo delovanje, s čimer škoduje organizaciji in njenemu poslovanju. Razpoloţljivost Razpoloţljivost IS pomeni, da zagotavljamo dostop pooblaščenim osebam v tistem trenutku, ko ţeli dostopati do IS. Celovitost Celovitost IS pomeni, da zagotavljamo, da ni prišlo do nepooblaščenega spreminjanja dobrin IS. Podatki in postopki obdelave podatkov morajo biti popolni in natančni.



Zaupnost Zaupnost IS pomeni zagotavljanje dostopa do baze podatkov samo pooblaščenim osebam in preprečevanje namernega ali nenamernega nepooblaščenega razkritja podatkov. Ranljivost Ranljivost predstavlja vsaka pomanjkljivost dobrine, ki jo lahko določena groţnja izkoristi. Ranljivost je posledica slabe zaščite dobrine zoper groţnje ali atraktivnosti dobrine za napadalca. Odvisna je od zaščite, medtem ko je pogostost uresničitev groţnje od tega neodvisna. Varovalni ukrepi Varovalni ukrepi so kontrole, mehanizmi ali postopki zoper groţnje varnosti IS, s katerimi ţelimo zagotoviti razpoloţljivost, celovitost in zaupnost dobrin IS.



3 PREDSTAVITEV POSLOVNEGA PROCESA IS si predstavljamo kot sistem, kjer shranjujemo in obdelujemo podatke dokumentov, ki smo jih prejeli in izdali v toku poslovnega procesa. Uporabnikom omogoča pridobitev ţelenih podatkov in informacij v trenutku, ko jih potrebujejo. Podatki in informacije so prikazane v taki obliki, da jih je mogoče uporabiti s čim manj dodatnega dela. V poslovnem procesu imamo veliko dokumentov, ki jih je treba arhivirati, saj vsebujejo pomembne podatke, iz katerih lahko črpamo informacije, ki so pomembne pri poslovanju in njegovi uspešnosti. Zato smo analizirali poslovni proces in ugotovili dokumente, potrebne za vnos v IS ter katere dokumente bomo lahko izdelali s pomočjo IS. Tudi dokumente smo analizirali in ugotovili katere podatke je potrebno shranjevati, na podlagi katerih bomo pridobivali informacije, ki jih ţeli samostojni podjetnik. 3.1 Obstoječe stanje V poslovnem procesu prvi stik naredi stranka, ki je dobila kontaktne podatke bodisi preko oglaševanja (vizitke, koledarji, vţigalniki, svinčniki ...) ali preko znancev, ki so bili v preteklosti zadovoljni s storitvijo samostojnega podjetnika. Ob prvem stiku s podjetnikom le-ta odda ponudbo ali predračun stranki; nato se le-ta na podlagi izdanega dokumenta odloči za nadaljnji korak. Izvod ponudbe ali predračuna shrani v mapah ponudb ali predračunov za tekoče leto. Ob pozitivnem odzivu stranke se preko telefona dogovorijo za termin opravljanja storitev in se glede na velikost projekta ali na ţeljo stranke izda račun ali začasni račun. Po dogovoru podjetnik naroči potrebni material pri poslovnem partnerju za dobavo materiala. V primeru, da materiala nimajo na zalogi, ga poslovni partner naroči iz tujine. Ob prevzemu blaga podjetnik prejme dobavnico, ki je lahko tudi originalna dobavnica iz tujine. Po končanih storitvah odvečen material vrne poslovnemu partnerju, ki na podlagi vrnjene količine materiala izda dobropis. Ob večjih projektih podjetnik v toku opravljanja storitev izdaja začasne račune, ki jih zaključi z izdajo končnega računa. Nato na podlagi izdanih računov izdela povzetek oziroma rekapitulacijo, kjer preračuna vse izdane račune za določen projekt. Izvode vseh izdanih in prejetih dokumentov hrani v mapah, ki so namenjene za arhiviranje dokumentov. Dodaten izvod vseh dokumentov odda tudi zunanji računovodkinji, ki nato vodi evidenco na podlagi prejetih dokumentov. Vse izdane dokumente ustvari in shranjuje na računalniku v Excel-ovih datotekah, ki so delno sortirane in shranjene v isti mapi. Samostojni podjetnik iz shranjenih dokumentov in njenih podatkov poskuša pridobiti ţelene informacije, kot so vrednost dobropisov stranke, vrednosti izdanih računov v določenem časovnem intervalu, dobavljeni material v določenem mesecu ali po dobavitelju. Za neplačane račune in dolgove strank mu informacijo posreduje zunanja računovodkinja.



Obračune plač in prevoze delavcev izračuna zunanja računovodkinja, ki tudi enkrat letno obračuna amortizacijo strojev in izdela poročilo o zalogi materialov. 3.2 Kritična analiza Pridobivanje informacij iz podatkov dokumentov, ki so shranjeni v mapah, je časovno potratno delo. Zato smo se odločili, da je potrebno evidentirati vse dokumente, ki se shranjujejo v mapah, ter omogočiti hitrejše pridobivanje informacij s pomočjo poročil v IS. Na ţeljo samostojnega podjetnika smo vključili tudi poročila o dolgovih strank in o odprtih postavkah, ki jih običajno posreduje računovodkinja. Ustvarjanje dokumentov strankam v MS Excel-u je v redu, vendar smo z uporabo IS omogočili hitrejše in preprostejše kreiranje računov kot tudi shranjevanje vseh izdanih računov v bazi podatkov, ki je potrebno za nadaljnje pridobivanje ţelenih informacij iz podatkov shranjenih dokumentov.



4 ENTITETNO-RELACIJSKA SHEMA Na podlagi analize poslovnega procesa in dokumentov smo najprej določili potrebne entitete in jih ustrezno povezali z relacijami. Nato smo entitetam glede na analizo dokumentov dodelili ustrezne podatke, ki jih potrebujemo v določenih entitetah. S tem smo dobili entitetno-relacijski model, ki je osnova za kreiranje ustrezne podatkovne baze. Ob kreiranju podatkovne baze smo v tabelah določili še ustrezne podatkovne tipe in vnosne maske podatkov. Vnosne maske smo postavili v tistih poljih, kjer smo ţeleli zagotoviti vnos podatkov v ţelenih formatih. Predvsem so vnosne maske pomembne za datumska polja, saj jih moramo postaviti v ustrezen format, če jih hočemo uporabiti v poizvedbah ali v izraznih poljih kot neki pogoj.

4.1 ENTITETNO-RELACIJSKI MODEL Entitetno-relacijski model ali ER diagram nam predstavlja tabele zbirke podatkov in njihove relacijske povezave. Na Sliki 1 vidimo ER diagram razvitega IS, kjer vsak pravokotnik predstavlja tabelo oziroma entiteto. Navedena so tudi polja tabel, ki jih shranjujemo v tabelah, kot tudi primarni in tuji ključi, ki so označeni s PK (Primary Key) ali FK (Foreign Key). Poleg entitet vidimo na sliki tudi puščice, ki predstavljajo relacije oziroma povezave med entitetami. V našem primeru imamo relacijske povezave ena proti mnogo, kjer konica puščice predstavlja ena in zadek puščice mnogo. Pri takih relacijah se lahko primarni ključ prve tabele pojavi mnogokrat v vrsticah druge tabele in vrstica druge tabele lahko vsebuje samo en primarni ključ prve tabele. Primer take relacije je povezava med tabelo »Stranka« in »Narocilo«, kjer ima lahko stranka več naročil, vendar je lahko eno naročilo pisano samo na eno stranko. Imamo tudi primer, kjer je bila relacija dveh tabel mnogo proti mnogo in smo morali ustvariti dodatno tabelo ter jo povezati z obema tabelama v relaciji ena proti mnogo. Dodatna tabela vsebuje dvojni ključ, ki je sestavljen iz primarnih ključev prvotnih tabel, s čimer baza podatkov preprečuje vnašanje podvojenih zapisov. Tak primer vidimo na ER-diagramu, kjer smo prekinili neposredno povezavo med tabelama »Material« in »Dobavnica« ter dodali novo vmesno tabelo »dobavnica/material«, ki s svojim dvojnim ključem preprečuje vnos podatkov istih materialov na isto dobavnico.



Banka

PK St_banke

Banka

Dobavitelj

PK St_dobavitelj

Naziv_dobavitelj

Naslov_dobavitelj

FK1,I1 St_drzave

FK2,I2 St_poste

Davcna

Telefon

Telefax

Email

Dobavnica

PK St_dobavnice

FK1,I1 St_dobavitelj

Datum_dobave

St_dobav_dob

dobavnica/material

PK,FK1,I3,I1 St_dobavnice

PK,FK2,I2 St_materiala

Kolicina

Zaracunana_cena

Rabat

EM

Dobropis

PK,I3 dobropis_id

U1 St_dobropisa

Datum_dobropisa

FK2,I4,I2 St_stranke

Znesek_brez_DDV

DDV

Vsebina

FK1,I1 St_rekapitulacije

Rekap_dobro

FK3,I5 St_narocila

Drzava

PK St_drzave

Drzava

Material

PK St_materiala

Ime_materiala

Nakazila

PK St_nakazila

FK1,I1 St_stranke

Datum_nakazila

Znesek

FK2,I2 St_narocila

Narocilo

PK St_narocila

FK2,I2 St_stranke

Datum_zacetka_storitve

Datum_konca_storitve

Rok_placila

Vrsta_narocila

FK1,I1 St_rekapitulacije

Rekap_narocilo

Komentar

Datum_racuna

Oznaka_ZR

oprostitev_davka

Ponudbe

PK,I1 ponudba_id

ponudba_st

datum_ponudbe

datum_zacetka_storitve

datum_konca_storitve

rok_placila

FK1,I2 St_stranke

komentar

oprostitev_davka

Ponudbe_pozicije

PK ponudba_pozicija_id

FK1,I1 ponudba_id

Storitev

Kolicina

EM

DDV

Popust

Cena

Posta

PK St_poste

Naziv_poste

Predracuni

PK,I1 predracun_id

predracun_st

datum_predracuna

datum_zacetka_storitve

datum_konca_storitve

rok_placila

FK1,I2 St_stranke

komentar

oprostitev_davka

Predracuni_pozicije

PK predracun_pozicija_id

FK1,I1 predracun_id

Storitev

Kolicina

EM

DDV

Popust

Cena

Rekapitulacija

PK St_rekapitulacije

FK1,I2,I1 St_stranke

Komentar

Datum_rekap

Storitev

PK St_storitve

FK1,I1 St_narocila

Storitev

Kolicina

EM

DDV

Popust

Cena

Stranka

PK St_stranke

Naziv

Naslov

FK1,I1 St_poste

I2 Davcna

Tekoci_racun

PK St_TRR

FK2,I2 St_dobavitelj

FK1,I1 St_banke

Uporabniki

PK Username

Password

Slika 1: ER diagram.



4.2 OPIS TABEL V RELACIJSKEM MODELU 4.2.1 Tabela “Banka”

Slika 2: Tabela “Banka”. Slika 2 prikazuje tabelo “Banka”, ki vsebuje nazive bank, kjer imajo naše stranke odprte transakcijske račune. 4.2.2 Tabela “Dobavitelj”

Slika 3: Tabela “Dobavitelj”. Slika 3 prikazuje tabelo “Dobavitelj”, ki vsebuje vse pomembne podatke o dobavitelju. Od naslova in davčne številke do kontaktnih podatkov, ki so potrebni za medsebojno sodelovanje oziroma poslovanje. 4.2.3 Tabela “Dobavnica”

Slika 4: Tabela “Dobavnica”. Slika 4 prikazuje tabelo “Dobavnica”, ki vsebuje podatke dokumentov dobavnice materialov. V tabeli so shranjeni pomembni podatki iz glave dokumenta dobavnice. Poleg svoje številke dobavnice beleţimo tudi številko dobavnice dobavitelja, ki je



lahko zapisana v drugačnih formatih, zato jih shranjujemo v polju s podatkovnim tipom “Besedilo”. 4.2.4 Tabela “dobavnica/material”

Slika 5: Tabela “dobavnica/material”. Slika 5 prikazuje tabelo “dobavnica/material”, ki vsebuje podatke iz pozicij dokumenta dobavnica, ki predstavljajo naročeni material, naveden na dobavnici. Vsebuje podatke o količini, zaračunani ceni, rabatu in enoti mere (EM) materiala posameznih pozicij. Primarni ključ je sestavljen iz dveh tujih ključev, ki onemogoča vnašanje enakih materialov v pozicijah istega dokumenta. Tuja ključa sta iz tabele “dobavnica” in “material”, kjer smo v njuno relacijo mnogo proti mnogo vrinili vmesno tabelo “dobavnica/material”, ki je povezana s tabelama v relaciji ena proti mnogo in se s tem izognili podvajanju podatkov. 4.2.5 Tabela “Dobropis”

Slika 6: Tabela “Dobropis”. Slika 6 prikazuje tabelo “Dobropis”, v kateri so shranjeni vsi pomembni podatki dokumenta dobropis. Dobropis je vezan na številko naročila, na podlagi katerega se izda dobropis. Vsebina dobropisa je vpisana v polju “Vsebina”, ki je podatkovnega tipa “Zapisek”, kar nam omogoča vnos besedila do velikosti 65536 znakov. Tabela vsebuje tudi DDV, datum in vrednost brez DDV celotnega dobropisa. Posamezen dobropis je lahko obračunan samo v eni rekapitulaciji, kjer se beleţi številka rekapitulacije obračunanega dobropisa v polju “St_rekapitulacije”. Številka dobropisa je generirana besedilo, ki je sestavljeno iz zaporedne številke dobropisa v izdanem letu in iz letnice izdanega leta (primer: 01/10).



4.2.6 Tabela “Drzava”

Slika 7: Tabela “Drzava”. Slika 7 prikazuje tabelo “Drzava”, ki vsebuje nazive drţav, kjer se nahajajo naši dobavitelji materialov. 4.2.7 Tabela “Material”

Slika 8: Tabela “Material”. Slika 8 prikazuje tabelo “Material”, ki vsebuje nazive materialov, ki smo jih dobavljali do sedaj. Nazive materialov uporabljamo v pozicijah dokumenta dobavnica materialov. 4.2.8 Tabela “Nakazila”

Slika 9: Tabela “Nakazila”. V tabeli “Nakazila”, ki je prikazana na Sliki 9, se shranjujejo vsi pomembni podatki nakazila strank. Tabela vsebuje datum in znesek nakazila, kot tudi številko stranke, ki je denar nakazala. Posamezno nakazilo je vezano na številko naročila, zato shranjujemo tudi številke naročil, za katere je bil denar nakazan.



4.2.9 Tabela “Naročilo”

Slika 10: Tabela “Naročilo”. Slika 10 prikazuje tabelo “Narocilo”, ki vsebuje pomembne podatke vseh izdanih naročil oziroma računov. Imamo več vrst računov, ki jih izstavljamo strankam. Poleg običajnega računa izstavljamo v dogovoru s stranko tudi začasne račune, ki jih izstavljamo tokom opravljanja storitev. Po opravljenih storitvah zaključimo začasne račune z izdajo končnega računa in na podlagi izdanih računov izdelamo rekapitulacijo. Če je bil račun obračunan v rekapitulaciji, se to tudi zabeleţi v polju “St_rekapitulacije”, kjer se shrani številka obračunane rekapitulacije. V tabeli shranjujemo tudi podatek o oprostitvi davka, če je bil račun izdan v času, ko je bila oprostitev davka (kot tudi obrnjena davčna obveznost) s strani drţave uveljavljena. Na ţeljo uporabnika sta polji “datum_zacetka_storitve” in “datum_konca_storitve” podatkovnega tipa besedilo, ker je v določenih situacijah potrebno vpisati le celotno ime meseca in ne točnega datuma opravljanja storitev. 4.2.10 Tabela “Ponudbe”

Slika 11: Tabela “Ponudbe”. V tabeli “Ponudbe, ki je prikazana na Sliki 11, so shranjeni vsi pomembni podatki iz glave dokumenta ponudba. Številka ponudbe je sestavljeno besedilo, ki vsebuje zaporedno številko ponudbe v izdanem letu in letnico leta, v katerem je bila ponudba izdana (primer: 021/10). To polje je indeksirano z namenom, da onemogočimo podvajanje zapisov. Polja “datum_zacetka_storitve”, “datum_konca_storitve” in



“rok_placila” pri ponudbi niso obvezna, ker večina strank teh podatkov tudi ne zahteva. 4.2.11 Tabela “Ponudbe_pozicije”

Slika 12: Tabela “Ponudbe_pozicije”. Slika 12 prikazuje tabelo “Ponudbe_pozicije”, kjer so shranjeni vsi podatki pozicij, ki smo jih navedli na izdanih ponudbah strankam. Za vsako pozicijo se shranjujejo količina, cena, davek in popust, ki nam z uporabo poizvedb omogočajo obračun vrednosti pozicij in skupne vrednosti dokumenta. 4.2.12 Tabela “Posta”

Slika 13: Tabela “Posta”. Slika 13 prikazuje tabelo “Posta”, ki vsebuje nazive vseh slovenskih pošt in dodatne tuje ali nove domače pošte, ki jih naknadno dodajamo. 4.2.13 Tabela “Predracuni”

Slika 14: Tabela “Predracuni”.



Na Sliki 14 imamo prikazano sliko tabele “Predracuni”, ki vsebuje pomembne podatke, ki so navedeni v glavi dokumenta predračun. Številka predračuna je generirana številka, ki je sestavljena iz zaporedne številke dokumenta v tekočem letu in letnica tekočega leta (primer: 024/10). Polji “datum_zacetka_storitve” in “datum_konca_storitve” sta podatkovnega tipa “Besedilo”, ker v nekaterih primerih uporabnik ţeli navesti zgolj celotno ime mesecev, od katerega do katerega meseca bo storitev opravljena. Če je bila ponujena storitev v času davčne oprostitve ali obrnjene davčne obveznosti, lahko to tudi beleţimo v bitnem polju “oprostitev_davka”, kjer v ponudbi ne zaračunamo davka na storitev. 4.2.14 Tabela “Predracuni_pozicije”

Slika 15: Tabela “Predracuni_pozicije”. Slika 15 prikazuje tabelo “Predracuni_pozicije”, ki vsebuje vse pomembne podatke, ki so navedeni v pozicijah predračunov in so potrebni za izračun vrednosti posamezne pozicije. Tabela vsebuje ID glave predračuna, ki povezuje pozicije z ustreznimi glavami dokumenta »Predracuni«. Polje “Storitev” je tipa besedilo, ki omogoča uporabniku vnos poljubnega besedila do 255 znakov, kar je maksimalno število znakov za izbrani podatkovni tip. 4.2.15 Tabela “Rekapitulacija”

Slika 16: Tabela “Rekapitulacija”. Slika 16 prikazuje tabelo “Rekapitulacija”, ki vsebuje pomembne podatke o rekapitulacijah. V tabelo shranjujemo številke strank, ki smo jim izdali povzetek izdanih računov in dobropisov, datume ter dodatne komentarje obračunanih rekapitulacij. Številka rekapitulacije je generirano število, ki je sestavljeno iz zaporednega števila dokumenta v tekočem letu in iz letnice tekočega leta (primer: 102/10). Polje “Komentar” je podatkovnega tipa “Zapisek”, ki omogoča vnos komentarja do dolţine 65536 znakov.



4.2.16 Tabela “Storitev”

Slika 17: Tabela “Storitev”. Slika 17 prikazuje tabelo “Storitev”, ki vsebuje vse podatke o storitvah, ki so bile podane v pozicijah izdanih računov. Storitve niso fiksne oziroma nimamo šifranta za storitve, zato lahko uporabnik vpiše poljuben opis storitev, ki so bile opravljene na določenem objektu. Pri storitvah so pomembni podatki količina, cena, DDV in popust, ki jih potrebujemo za nadaljnji izračun vrednosti pozicije ter skupne vrednosti dokumenta. 4.2.17 Tabela “Stranka”

Slika 18: Tabela “Stranka”. Slika 18 prikazuje tabelo “Stranka”, ki vsebuje vse pomembne podatke o strankah, ki jih potrebujemo za začetek poslovanja. Podatki, ki jih shranjujemo, so nazivi, naslovi, številke pošt in davčne številke strank. Vnesene so vse stranke, ki so stopile v stik z nami in smo jim izdali neko vrsto dokumenta (ponudbo, predračun ...). 4.2.18 Tabela “Tekoci_racun”

Slika 19: Tabela “Tekoci_racun”.



Slika 19 prikazuje tabelo “Tekoci_racun”, ki vsebuje številke tekočih računov dobaviteljev materiala. Poleg številke tekočega računa vpisujemo tudi številko banke, kjer je tekoči račun odprt. 4.2.19 Tabela “Uporabniki”

Slika 20: Tabela “Uporabniki”. Na Sliki 20 imamo tabelo “Uporabniki”, v kateri se shranjujejo uporabniška imena in gesla uporabniških računov. Polje “Username”, ki predstavlja uporabniško ime, je primarni ključ in s tem tudi unikatno polje, ki onemogoča podvajanje zapisov oziroma uporabo enakega uporabniškega imena v različnih uporabniških računih.



5 PREDSTAVITEV UPORABNIŠKEGA VMESNIKA 5.1 BESEDNI OPIS VSAKEGA EKRANA 5.1.1 Vstopno okno

Slika 21: Obrazec »LOGIN« Ob zagonu uporabniške rešitve se nam prikaţe obrazec »LOGIN«, ki je prikazan na Sliki 21, kjer vnašamo uporabniško ime in geslo uporabniškega računa. Če vnesemo napačne podatke, se v kodi, ki se izvaja v ozadju, beleţi število poskusov vnosa uporabniških podatkov. Po četrtem poskusu, če smo vnesli napačne podatke, se nam prikaţe opozorilno okno s sporočilom »Vaš vpis v aplikacijo je bil štirikrat neuspešen. Prosimo kontaktirajte administratorja sistema!« in nam po potrditvi opozorila zapre uporabniško rešitev. Ob pravilnem vnosu uporabniških podatkov se odpre obrazec »Glavni_meni« in nam s tem omogoči dostop do vsebine uporabniške rešitve. Spodaj imamo navedeno kodo, ki se izvaja v ozadju ob vnosu uporabniškega računa.

' Del kode, ki se izvede po vnosu uporabniškega imena. Private Sub txtUserName_AfterUpdate() ' Po vnosu uporabniškega imena se premakne vnos na polje za vnos gesla. Me.txtPassword.SetFocus End Sub ' Del kode, ki se izvaja vsakič, ko pritisnemo tipko v polju za vnos gesla Private Sub txtPassword_KeyDown(KeyCode As Integer, Shift As Integer) ' V prvem if pogoju preverjamo, če je pritisnjena tipka »Enter« s katero zaključimo

naš vnos. If KeyCode = 13 Then ' Sledi preverjanje vnosov. V primeru, da je polje prazno, nam javi napako.



' Tu preverimo polje za vnos uporabniškega imena. If IsNull(Me.txtUserName) Then MsgBox "Prosim vnesite vaše uporabniško ime." Me.txtUserName.SetFocus Exit Sub End If ' Nato preverimo še polje za vnos gesla. If IsNull(Me.txtPassword) Then MsgBox "Prosim vnesite vaše geslo." Me.txtPassword.SetFocus Exit Sub End If ' Sledi preverjanje vnesenih podatkov s podatki iz tabele "Uporabniki", ob

napačnem vnosu nam javi napako. Pri pravilnem vnosu nam odpre obrazec Glavni_meni.

If Me.txtPassword.Value = DLookup("Password", "Uporabniki", _ "[Username]=""" & Me.txtUserName.Value & """") Then DoCmd.Close acForm, "LOGIN", acSaveNo DoCmd.OpenForm "Glavni_meni" Else MsgBox "Vpis je bil neuspešen.", vbOKOnly, "Napačen vnos!" Me.txtPassword.SetFocus End If ' Na koncu preverjamo še število napačnih poizkusov, če štirikrat vnesemo

napačne podatke, nam javi napako in zapre uporabniško rešitev. stevecPoizkusov = stevecPoizkusov + 1 If stevecPoizkusov > 2 Then MsgBox "Vaš vpis v aplikacijo je bil štirikrat neuspešen. Prosimo " _

+ "kontaktirajte administratorja sistema.", vbCritical, "Vstop prepovedan!" Application.Quit End If End If End Sub

5.1.2 Glavni meni Obrazec »Glavni meni«, ki je prikazan na Sliki 22, nam omogoča dostop do drugih obrazcev v uporabniški rešitvi in njenih funkcionalnosti. Do drugih obrazcev dostopamo preko gumbov, ki so nameščeni na obrazcu »Glavni_meni«. V tem obrazcu smo vsebino uporabniške rešitve razdelili na tri skupine. Prva skupina so »Šifranti«, kjer vnašamo podatke v osnovne tabele, ki so potrebne za uspešen vnos drugih kompleksnejših dokumentov. Druga skupina je »Nabava«, kjer imamo trenutno le povezavo na obrazec vnos dobavnic dobaviteljev, ki se uporablja za vnos dobavnice dobaviteljev. Sledi še tretja skupina »Prodaja«, kjer dostopamo do dokumentov in njihovih funkcionalnosti, ki jih potrebujemo pri poslovanju s strankami. V glavo obrazca glavnega menija smo vstavili logo samostojnega podjetnika in na dnu obrazca svoje avtorske pravice, kjer prikazujemo leto izdelave uporabniške rešitve, avtorja, naziv in različico uporabniške rešitve.



Slika 22: Obrazec »Glavni meni«. 5.1.2 Vnos dobaviteljev Obrazec »vnos_dobaviteljev«, ki je prikazan na Sliki 23, nam omogoča vnos pomembnih podatkov dobaviteljev. Obrazec vsebuje podobrazec »Tekoči računi«, kjer lahko vnesemo večje število tekočih računov za posameznega dobavitelja. Pri vnosu navedemo tudi naziv banke, kjer je tekoči račun odprt. Na obrazcu imamo gumb za odpiranje obrazca »Vnos bank«, kjer lahko vnesemo dodatne nazive bank, ki jih potrebujemo za pravilen vnos tekočega računa. Dobavitelji materialov so tudi iz tujine, zato beleţimo drţavo dobavitelja, ki jo moramo v naprej vnesti v obrazcu »Vnos drţav«, do katerega dostopamo preko gumba »Vnos drţav«, ki je na obrazcu »Vnos dobaviteljev«. Obrazec vsebuje tudi kombinirano polje »Hitro iskanje«, ki nam prikaţe seznam vseh vnesenih dobaviteljev. Ob izbranem dobavitelju nam prikaţe vse njegove podatke, ki so nam na voljo za posodabljanje.



Slika 23: Obrazec »Vnos dobaviteljev«. 5.1.3 Vnos bank Preko obrazca »Vnos bank«, ki je prikazan na Sliki 24, vnašamo nazive banke, kjer imajo stranke odprte tekoče račune, ki smo jih vnesli v obrazcu »Vnos dobaviteljev«.

Slika 24: Obrazec »Vnos bank«.



5.1.4 Vnos drţav V obrazec »Vnos drţav«, ki je prikazan na Sliki 25, vnašamo drţave, kjer so naši dobavitelji materialov. Do obrazca dostopamo v obrazcu »Vnos dobaviteljev«.

Slika 25: Obrazec »Vnos držav«. 5.1.5 Vnos materialov Obrazec, prikazan na Sliki 26, nam omogoča vnos nazivov materialov, ki jih dobavljamo preko svojih dobaviteljev. Vnos materialov nam povečuje izbor na seznamu materialov, ki se prikaţe takrat, ko kliknemo na kombinirano polje »Material« v pozicijah obrazca »Vnos dobavnic«, kjer vnašamo dobavljene materiale.

Slika 26: Obrazec »Vnos materialov«. 5.1.6 Vnos pošte Številko in kraj pošte, kjer so naše stranke in dobavitelji, vnašamo preko obrazca, ki je prikazan na Sliki 27. V obrazec smo ţe vnesli vse poštne številke in kraje pošt, ki so v Sloveniji. Podatke smo uvozili iz Excel-ove datoteke, ki smo jo dobili na spletni strani podjetja Andersen (http://www.birokrat.si/media/Andersen/Datoteke/Uvoz/Splosno/Poste.xls).



Slika 27: Obrazec »Vnos pošte«. 5.1.7 Vnos strank Podatke o strankah vnašamo preko obrazca »Vnos strank«, ki je prikazan na Sliki 28. Vnesti je treba vse zahtevane podatke, ki so pomembni za začetek poslovanja. Poleg vnosa pomembnih podatkov imamo na obrazcu tudi kombinirano polje »Hitro iskanje«, ki nam ob kliku ponudi seznam ţe vnesenih dobaviteljev in ob izboru dobavitelja s seznama nam v obrazcu izpiše njegove podatke, ki so nam na voljo za posodabljanje.

Slika 28: Obrazec »Vnos strank«. 5.1.8 Vnos dobavnic Slika 28 prikazuje obrazec »Vnos dobavnic«, ki nam omogoča vnos prejetih dobavnic dobaviteljev. V glavi obrazca izberemo dobavitelja s seznama, ki se nam prikaţe ob kliku na kombinirano polje »Dobavitelj«. Po izboru dobavitelja se nam podatki dobavitelja izpišejo v podobrazcu, ki je v glavi obrazca. V glavo obrazca vpisujemo tudi dobaviteljevo številko dobavnice in datum dobave. Po uspešno vneseni glavi sledi vnos materialov, ki jih vnašamo preko kombiniranih polj v pozicijah. Ob kliku na kombinirano polje »Material«, se nam prikaţe seznam materialov, ki smo jih vnesli v bazo podatkov. Zato v primeru, da ţelenega materiala ni na seznamu, moramo le-tega vnesti v obrazcu »Vnos materialov«. Pri vnosu materialov vnašamo tudi količino, ceno in rabat, ki so potrebni za izračun vrednosti pozicije in skupne vrednosti dobavnice. Omogočeno nam je tudi hitro iskanje



dobavnic s pomočjo kombiniranega polja »Hitro iskanje«, da ob primeru napačnega vnosa podatkov lahko to hitro popravimo.

Slika 29: Obrazec »Vnos dobavnic«. 5.1.9 Vnos dobropisov Dobropise vnašamo s pomočjo obrazca »Vnos dobropisov«, ki je prikazan na Sliki 30. Ko odpremo obrazec, se nam številka dobropisa samodejno vnese, prav tako tudi datum dobropisa, kjer je privzeta vrednost datum kreiranja dobropisa, ki ga lahko nato naknadno spremenimo. V glavi obrazca vnesemo stranko, ki jo izberemo s seznama kombiniranega polja »Stranka«. Ob izboru stranke se nam v podobrazcu izpišejo vsi podatki stranke, ki jih ni mogoče neposredno spreminjati v podobrazcu, ker je podobrazec nastavljen na samo za branje. Po vnosu stranke izberemo številko računa s seznama kombiniranega polja »Št. Računa«, ki nam izpiše izdane račune izbrane stranke. Na ţeljo uporabnika smo v obrazcu namesto pozicij dodali dolgo tekstovno polje podatkovnega tipa »Zapisek«, kjer lahko uporabnik vpiše poljubno besedilo do velikosti 65536 znakov. V dobropisu vpišemo tudi »Znesek brez DDV« in stopnjo davka (»DDV (%)«) navedene vsebine, ki so potrebni za izračun davka (»Znesek DDV«) in »Zneska z DDV«. Na vrhu obrazca imamo kombinirano polje »Hitro iskanje«, ki nam ob kliku prikaţe seznam izdanih dobropisov. Ko izberemo dobropis s seznama, se nam v obrazcu izpišejo vsi podatki izbranega dobropisa, ki so nam na voljo za popravljanje napačnih vnosov, posodabljanje ali tiskanje dodatnih izvodov dokumenta.



Slika 30: Obrazec »Vnos dobropisov«. 5.1.10 Vnos ponudb Slika 31 prikazuje obrazec »Vnos ponudb«, ki nam omogoča izdelavo dokumenta ponudbe strankam. Ob novem vnosu dokumenta se nam samodejno vpiše številka ponudbe in privzeta vrednost datuma ponudbe, ki je datum kreiranja dokumenta. Datum ponudbe lahko tudi naknadno spremenimo, če hočemo določiti svoj datum kreiranja ponudbe. V glavi obrazca vnesemo stranko, ki jo izberemo s seznama kombiniranega polja »Stranka:«, kjer lahko izbiramo med strankami, ki so bile vnesene v šifrantu »Vnos_strank«. Podatki izbrane stranke se nam izpišejo v podobrazcu, ki je namenjen samo za branje, zaradi česar ni mogoče spreminjati podatkov stranke v podobrazcu. V ponudbi vnos datuma opravljanja storitev in valute ni obvezno, ker večina strank tega pri ponudbah ne zahteva. Na obrazcu imamo potrditveno polje »Oprostitev davka«, ki nam omogoča odobritev oprostitve davka ali obrnjene davčne obveznosti, kadar pride do sprememb v zakonih. V pozicijah dokumenta vnašamo opise storitev v polja podatkovnega tipa »Besedilo«, kjer lahko vnesemo opis do maksimalne dolţine 255 znakov. Ţelenim storitvam stranke vnesemo tudi količino, enote mere, ceno, popust in stopnjo davka, ki so potrebni za izračun vrednosti pozicije kot tudi skupne vrednosti ponudbe. Ponudbi lahko dodamo tudi poljuben komentar ali opombo v polju »Komentar«, ki se bodisi nanaša na vnesene storitve ali na termin opravljanja storitev ipd. Omogočeno je tudi hitro iskanje ponudb s pomočjo kombiniranega polja »Hitro iskanje«, ki nam ob kliku prikaţe seznam izdanih ponudb in ob izboru ponudbe se v obrazec naloţijo podatki



izbrane ponudbe. Naloţene podatke lahko posodabljamo ali izdelamo dodaten izvod ponudbe.

Slika 31: Obrazec »Vnos ponudb«. 5.1.11 Vnos predračunov Dokument predračun strankam izdelamo s pomočjo obrazca »Vnos predračunov«, prikazanega na Sliki 32, kjer vnašamo potrebne podatke za uspešen vnos predračuna. Ob novem vnosu predračuna se nam samodejno nastavi ustrezna nova generirana številka predračuna, kot tudi privzeta vrednost datuma predračuna, ki se nastavi na datum kreiranja dokumenta. Po izbrani stranki s seznama kombiniranega polja »Stranka«, se nam v podobrazcu izpišejo vsi podatki izbrane stranke, vendar teh podatkov ni mogoče spreminjati v podobrazcu, ker se le-ta uporablja samo za branje (Read Only). V predračunu lahko še vnesemo predviden čas opravljanja storitev in predviden rok plačila. Tudi v predračunu lahko odobrimo oprostitev davka ali obrnjeno davčno obveznost, pri čem se davek na opravljene storitve ne obračuna. V pozicije obrazca vnašamo opise storitev, ki jih ţeli stranka, da se opravijo na določenem objektu. Vnesemo tudi količino, enoto mere, ceno, popust in stopnjo davka. Na podlagi podanih podatkov poizvedba izračuna vrednosti pozicij (Vrednost brez DDV, Vrednost z DDV), ki so potrebne za izračun skupne vrednosti predračuna (Skupaj, DDV, Popust, Za plačilo). Na izdani predračun lahko v polju »Komentar« dodamo komentar ali opombo. S kombiniranim poljem »Hitro iskanje« nam je omogočeno hitro iskanje predračunov za tiskanje dodatnih izvodov predračunov ali posodabljanje podatkov v zapisih, kjer je treba kaj popraviti ali dodati.



Slika 32: Obrazec »Vnos predračunov«. 5.1.12 Vnos računov Račune vnašamo s pomočjo obrazca »Vnos računov«, ki je prikazan na Sliki 33, ki nam omogoča vnos vseh potrebnih podatkov za izdelavo računa. Številka računa je sestavljena številka, ki se generira ob kreiranju novega zapisa. Ustvarimo lahko tudi do pet podračunov enega računa s klikom na gumb »Ustvari podračun«, ki kreira nov dokument s številko računa in eno iz prvih petih besed abecede (npr. 001/10a). Pri izdelavi računov moramo navesti tudi vrsto računov, ki jih hočemo izdelati. Na izbiro imamo račun, začasni račun in končni račun. Večinoma se začasni računi uporabljajo pri daljših projektih, kjer v teku projekta izstavljamo začasne račune. Pri začasnem računu imamo še polje za dodatno oznako, s katerim označimo zaporedje začasnega računa (npr. PRVI ZAČASNI RAČUN, DRUGI ...). Po končanem projektu začasne račune zaključimo s končnim računom in vse skupaj obračunamo tudi v rekapitulaciji. Ob vnosu stranke se nam v podobrazcu izpišejo vsi podatki izbrane stranke. Vnesti moramo datum opravljanja storitev, kot tudi datum valute oziroma roka plačila. Tudi v računih imamo na voljo potrditveno polje »Oprostitev davka«, ki nam omogoča, da v računu v določenih pogojih ne obračunamo DDV ali vključimo obrnjeno davčno obveznost. V pozicije računa vnašamo poljubne opise storitev, ki smo jih opravili na objektu in s pomočjo vnesene količine, cene, popusta in davka, obračunamo vrednost pozicij in skupno vrednost računa. Na izdani račun lahko dodamo tudi poljuben komentar ali opombo, ki ga vpišemo v polju »Komentar«. Za hitrejše posodabljanje podatkov določenega računa ali za tiskanje dodatnih izvodov računa imamo na voljo kombinirano polje »Hitro iskanje«, ki nam prikaţe seznam vseh številk izdanih računov in ob izboru številke nam izpiše vse podatke izbranega računa na obrazec »Vnos računov«.



Slika 33: Obrazec »Vnos računov«. 5.1.13 Vnos rekapitulacij Slika 34 prikazuje obrazec »Vnos rekapitulacij«, ki nam omogoča vnašanje podatkov za izdelavo in obračunavanje rekapitulacij strankam. Številka rekapitulacije se samodejno vpiše ob kreiranju novega dokumenta oziroma zapisa in je sestavljena iz zaporedne številke rekapitulacije v tekočem letu in letnice tekočega leta. Datum rekapitulacije zavzame privzeto vrednost, ki je datum kreiranja dokumenta, vendar ta podatek lahko naknadno spremenimo. Ob izbrani stranki se nam v podobrazcu izpišejo vsi podatki izbrane stranke. Na obrazcu imamo dva različna podobrazca za vnos pozicij dokumenta. V prvem podobrazcu se nam izpišejo vsi začasni in končni računi, ki so bili izdani izbrani stranki in še niso bili obračunani v rekapitulaciji. Podobno je tudi v drugem podobrazcu le, da se izpišejo izdani dobropisi izbrane stranke. V vsaki poziciji imamo potrditveno polje, s katerim označimo pozicije, ki jih bomo obračunali v rekapitulaciji in ob potrditvi se nam v desnem spodnjem robu posebej seštevajo zneski izbranih računov ter dobropisov. Nad zneski računov in dobropisov se izračuna razlika in tako dobimo znesek obračunane rekapitulacije. Tudi v rekapitulaciji imamo polje »Komentar«, kjer lahko dodamo komentar ali opombo na obračunano rekapitulacijo. Za hitrejše posodabljanje podatkov in tiskanje dodatnih izvodov dokumenta lahko do ţelenih dokumentov dostopamo hitreje s pomočjo kombiniranega polja »Hitro iskanje«, ki nam ob kliku ponudi seznam izdanih rekapitulacij in ob izboru rekapitulacije s seznama nam naloţi njegove podatke v obrazec.



Slika 34: Obrazec »Vnos rekapitulacij«. 5.1.14 Vnos nakazil

Slika 35: Obrazec »Vnos nakazil«. S pomočjo obrazca »Vnos nakazil«, ki je prikazan na Sliki 35, vnašamo podatke nakazil strank, ki smo jih prejeli v toku poslovanja. Nakazila so vezana na stranko in



številko računa, za katerega je bila vsota nakazana. Zato se nam ob vnosu stranke v kombiniranem polju »Št. Računa« osveţijo podatki, ki nam ob kliku na seznamu ponudi le številke računov, ki so bili izdani izbrani stranki. Vnesti moramo tudi znesek in datum nakazila, ki ima privzeto vrednost na datum vnosa nakazila. 5.1.15 Poročila Slika 36 prikazuje obrazec »Poročila«, kjer dostopamo do ţelenih poročil, ki so vključeni v uporabniški rešitvi. Obrazec je razdeljen na tri dele, ki se razlikujejo po potrebnih podatkih za prikaz določenega poročila. V prvem delu izpisujemo poročila po izbranem terminu, ki smo ga izbrali na koledarskih kontrolah »Začetni datum« in »Končni datum«. Po izbranem terminu imamo na desni strani različne dokumente, ki jih lahko izpišemo v poročilu za laţji in hitrejši pregled dokumentov. Poleg osnovnih izpisov dokumentov imamo na izbiro poročilo o dobavljenem materialu v izbranem terminu. V drugem delu obrazca imamo podobno kot v prvem le, da izberemo stranko, od katere dokumente ţelimo izpisati v poročilu. V tretjem delu imamo še poročilo za izpis dobavnic glede na izbranega dobavitelja v kombiniranem polju »Dobavitelj«. Poleg navedenih poročil smo izdelali še dodatni poročili, in sicer poročilo preverjana celotnih dolgov strank in preverjanja statusov izdanih računov.

Slika 36: Obrazec »Poročila«.



5.2 POIZVEDBE V obrazcih za vnašanje podatkov imamo dve pomembni poizvedbi, ki sta potrebni za popolno funkcionalnost obrazcev pri vnašanju in ustvarjanju dokumentov. POIZVEDBA ZA IZRAČUN POZICIJ Poizvedbe za izračun pozicij uporabljamo v podobrazcih, ki so prikazani na obrazcih za vnos ali ustvarjanje dokumentov, kjer vnašamo v pozicije storitve ali materiale. Vir podatkov navedenih podobrazcev so poizvedbe, ki poleg podatkov iz dodanih tabel vsebujejo tudi računske podatke, ki jih dobimo z ustrezno formulo in s podatki, ki so nam na voljo. Spodaj imamo primer poizvedbe za izračun pozicij storitev, ki so bile navedene v naročilih oziroma računih.

-- Navedeni so osnovni podatki iz dodanih tabel, ki nam jih poizvedba vrne in jih potrebujemo na obrazcu. SELECT s.St_narocila, s.St_storitve, s.Storitev, s.EM, s.Kolicina, s.DDV, s.Popust, s.Cena, n.oprostitev_davka, -- Dodani računski podatki (Vrednost_brez_DDV, Vrednost_z_DDV, Davek, zaracunan_pop) in njihove formule. Round([Kolicina]*[Cena]*(1-[Popust]/100),2) AS Vrednost_brez_DDV, Round([Vrednost_brez_DDV]+[Davek],2) AS Vrednost_z_DDV, -- Davek ima dodatni pogoj, ki ob oprostitvi davka nastavi vrednost davka na 0. IIf([Oprostitev_davka],0,Round([Cena]*[Kolicina]*(1-[popust]/100)*([DDV]/100),2)) AS Davek, Round([Cena]*[Kolicina]*[Popust]/100,2) AS zaracunan_pop -- Tabeli, ki sta vključeni v poizvedbo, način zdruţitve in njihova povezava. FROM Narocilo AS n INNER JOIN Storitev AS s ON n.St_narocila = s.St_narocila;

POIZVEDBA ZA GENERIRANJE SESTAVLJENE ŠTEVILKE DOKUMENTA Številka dokumenta je generirana številka, ki je sestavljena iz zaporedne številke dokumenta v tekočem letu in iz letnice tekočega leta. Podatek generiramo s pomočjo poizvedbe, kjer vzamemo iz tabele dokumenta maksimalno številko dokumenta v tekočem letu in ga povečamo za ena, nato le še prilepimo poševnico in okrajšano letnico tekočega leta. Spodaj je naveden primer za generiranje sestavljenega števila za dokument predračun.

-- Prvo s funkcijo Left vzamemo iz ţe generiranih števil del besedila, ki predstavlja zaporedno številko, nato jo pretvorimo v podatkovni tip številka in skušamo dobiti trenutno maksimalno številko, ki jo povečamo za ena. V primeru, da ţe generirane številke ne najdemo v tabeli, nam Iif pogoj vrne vrednost 1, ki predstavlja prvi dokument v tekočem letu. Sledi formatiranje dobljenega podatka v format '000', ki mu nato prilepimo poševnico in današnji datum, ki ga zapišemo v format 'yy' (vrne nam le letnico). SELECT DISTINCTROW Format(IIf(Max(CInt(Left([predracun_st],3))+1),Max(CInt(Left([predracun_st],3))+1),1), '000') + '/' + Format(Now(), 'yy') AS maksimum



-- Tabela iz katere pobiramo podatke. FROM Predracuni -- Pogoj, ki nam vrne le vrstice, ki vsebujejo generirane številke tekočega leta. WHERE (((Right([predracun_st],2))=Format(Now(),"yy")));

5.3 POROČILA Poročilo je izpis podatkov iz podatkovne baze na način, ki ga ţeli uporabnik. Ţe za tiskanje vnesenih dokumentov smo morali izdelati poročila, da smo lahko dokumente iztiskali v ţeleni obliki. Na Sliki 37 imamo prikazano obliko računa, ki je podobna obliki računov iz Excel-ovih datotekah.

Slika 37: Poročilo »Račun«.



Poročili predračunov in ponudb sta podobni poročilu računov, le naziv dokumenta je različen. V rekapitulacijah in dobropisih je oblika nekoliko drugačna, ker v njima vnašamo vsebino pozicij dokumentov po drugačnem postopku. Na Sliki 38 je prikazana oblika poročila »Rekapitulacija«, ki jo tiskamo po vnosu podatkov.

Slika 38: Poročilo »Rekapitulacija«.



Slika 39 prikazuje dokument dobropis, ki ima samo eno pozicijo, kjer vnašamo vsebino dobropisa.

Slika 39: Poročilo »Dobropis«.



V poročilih smo vključili tudi informativna poročila, kjer ţelimo izpisati seznam dokumentov po določeni stranki ali terminu. Spodaj imamo navedena primera informativnih poročil. Prvo poročilo je prikazano na Sliki 40, kjer izpišemo seznam vseh računov, ki so bili vneseni v izbranem terminu, ki ga vidimo v desnem zgornjem kotu poročila. V poizvedbi poročila smo postavili pogoj, da mora biti datum dokumenta znotraj časovnega intervala izbranega termina.

Slika 40: Poročilo »Računi po izbranem terminu«.



Drugi primer poročila je prikazan na Sliki 41, kjer imamo poročilo »Računi izbrane stranke«. V poročilu se izpišejo podatki stranke in vsi izdani računi izbrane stranke, ki smo jo izbrali v obrazcu »Poročila«.

Slika 41: Poročilo "Računi izbrane stranke".



Poleg poročil dokumentov in njihovih izpisov po izbrani stranki ali terminu smo dodali tudi zahtevnejša poročila, ki nam vrnejo neko točno določeno informacijo. Na Sliki 42 je prikazano poročilo »Dobavljeni material«, ki nam prikazuje dobavljeni material, dobavljene količine in enote mere dobavljenega materiala v izbranem terminu.

Slika 42: Poročilo »Dobavljeni material«. Poizvedba poročila je sledeča:

--Navedeni so podatki, ki jih hočemo izpisati v poročilu. Pri čem seštevamo podatek »kolicina« v vseh vrstic, ki imajo enake nazive materialov in enote mere. SELECT Material.Ime_materiala, Sum([dobavnica/material].Kolicina) AS VsotaodKolicina, [dobavnica/material].EM --Navedene so tabele in njihove povezave iz katerih črpamo ţelene podatke. FROM Material INNER JOIN (Dobavnica INNER JOIN [dobavnica/material] ON Dobavnica.St_dobavnice=[dobavnica/material].St_dobavnice) ON Material.St_materiala=[dobavnica/material].St_materiala --S podanim pogojem nam vrne samo tiste vrstice, kjer je datum dobavnice ujet v danem časovnem intervalu. WHERE (((Dobavnica.Datum_dobave) Between Obrazci!Porocila!zacetni_datum And Obrazci!Porocila!koncni_datum)) --Ker seštevamo podatek količina po nazivu materiala in enote mere, moramo vrstice grupirati po teh dveh podatkih. GROUP BY Material.Ime_materiala, [dobavnica/material].EM --Dobljeni rezultat sortiramo po imenu materiala. ORDER BY Material.Ime_materiala;

Ustvarili smo poročilo dolgovi strank, ki nam glede na izdane račune strankam in prejeta nakazila izračuna razlike, ki nam predstavljajo zneske celotnega dolga posameznih strank. Pri tem preračunavamo samo s tistimi računi, ki jim je potekel rok plačila. Primer poročila je prikazan na Sliki 43, ki nam izpiše datum izpisa poročila, nazive strank in njihove zneske dolgov.



Slika 43: Poročilo »Dolgovi strank«. Poizvedba poročila je sledeča:

--Navedeni so podatki, ki jih hočemo, da nam jih poizvedba vrne. SELECT Stranka.Naziv, --Prvo preverimo ali dobimo vrednosti vsot iz poizvedb za izračun vsote nakazil, računov in dobropisov, če dobimo prazno vrednost, ji dodelimo vrednost nič. Sledi preračun vsote iz katerih dobimo razliko oziroma znesek dolga. IIf(Len(Vsota_narocil_po_stranki.[Vsota od Vrednost_z_DDV] & "")=0,0, Vsota_narocil_po_stranki.[Vsota od Vrednost_z_DDV])-IIf(Len(Vsota_nakazil_po_stranki.[Vsota od Znesek] & "")=0,0, Vsota_nakazil_po_stranki.[Vsota od Znesek])-IIf(Len(vsota_dobropisov_po_stranki.[Vsota od Znesek] & "")=0,0, vsota_dobropisov_po_stranki.[Vsota od Znesek]) AS Znesek_dolga --Navedene so poizvedbe in njihove povezave iz katerih črpamo podatke. FROM Vsota_dobropisov_po_stranki RIGHT JOIN (Vsota_nakazil_po_stranki RIGHT JOIN (Vsota_narocil_po_stranki RIGHT JOIN Stranka ON Vsota_narocil_po_stranki.St_stranke = Stranka.St_stranke) ON Vsota_nakazil_po_stranki.St_stranke = Stranka.St_stranke) ON Vsota_dobropisov_po_stranki.St_stranke = Stranka.St_stranke --Podan je tudi pogoj, ki nam vrne samo tiste vrstice, kjer znesek dolga ni enak nič. WHERE (((IIf(Len([Vsota_narocil_po_stranki].[Vsota od Vrednost_z_DDV] & "")=0,0,[Vsota_narocil_po_stranki].[Vsota od Vrednost_z_DDV])-IIf(Len([Vsota_nakazil_po_stranki].[Vsota od Znesek] & "")=0,0,[Vsota_nakazil_po_stranki].[Vsota od Znesek])-IIf(Len([vsota_dobropisov_po_stranki].[Vsota od Znesek] & "")=0,0,[vsota_dobropisov_po_stranki].[Vsota od Znesek]))0));

Vključili smo tudi poročilo »odprte postavke«, kjer izpišemo stanja vseh računov, ki smo jih izdali. Poročilo »odprte postavke« je prikazano na Sliki 44, kjer imamo podatke računov in skupne vrednosti dobropisov ter nakazil, ki se nanašajo na številko izdanega računa. Iz dobljenih vrednosti računov, dobropisov in nakazil izračunamo razliko, ki nam predstavlja neplačan znesek določenega računa. Glede na dobljeno vrednost razlike še izpišemo status dokumenta, ki prikaţe trenutno stanje računa.



Slika 44: Poročilo »Odprte postavke«. Poizvedba poročila je sledeča:

--V SELECT-u naštejemo podatke, ki jih hočemo, da nam jih poizvedba vrne. SELECT Narocilo.St_narocila, Stranka.Naziv, Narocilo.Rok_placila, --Navedene so vsote zneskov dobropisov, nakazil in računov, ki jih dobimo iz poizvedb, kjer smo izračunali vrednosti dokumentov. Vsota_dobropisov_po_st_racuna.[Vsota od Znesek] AS vrednost_dobropisov, Vsota_nakazil_po_st_racuna.[Vsota od Znesek] AS vrednost_nakazil, Vsota_narocil_po_st_racuna.[Vsota od Vrednost_z_DDV] AS vrednost_narocil, --Prvo preverimo ali smo dobili neko vrednost v podatku določene vsote. Če smo dobili prazen podatek, dodelimo tej vsoti vrednost nič. Sledi preračun vsot iz katerih dobimo razliko, ki nam jo mora stranka še izplačati. IIf(IsNull([vrednost_narocil]),0,[vrednost_narocil])-IIf(IsNull([vrednost_dobropisov]),0,[vrednost_dobropisov])-IIf(IsNull([vrednost_nakazil]),0,[vrednost_nakazil]) AS Razlika, --Stolpec status zavzame vrednost »Neplačano«, ko je razlika večja od nič in vrednost »Preplačano«, ko je razlika manjša od nič. Switch([Razlika]0,"Neplačano") AS Status --Tabela in poizvedbe, ki so vključene v poizvedbi, načini zdruţitve in njihove povezave. FROM Stranka INNER JOIN (Vsota_narocil_po_st_racuna RIGHT JOIN (Vsota_nakazil_po_st_racuna RIGHT JOIN (Vsota_dobropisov_po_st_racuna RIGHT JOIN Narocilo ON Vsota_dobropisov_po_st_racuna.St_narocila = Narocilo.St_narocila) ON Vsota_nakazil_po_st_racuna.St_narocila = Narocilo.St_narocila) ON Vsota_narocil_po_st_racuna.St_narocila = Narocilo.St_narocila) ON Stranka.St_stranke = Narocilo.St_stranke --Sortiranje vrnjenih vrstic po roku plačila. ORDER BY Narocilo.Rok_placila;



6 VARNOST INFORMACIJSKEGA SISTEMA Pri vzpostavitvi IS je porebno zagotoviti njegovo varnost in zaščititi dobrine IS pred groţnjami varnosti. Uvesti je potrebno varovalne ukrepe zoper ranljivosti IS, da zagotovimo razpoloţljivost, celovitost in zaupnost IS. V svojem primeru smo po namestitvi IS na računalniškem sistemu uvedli spodaj navedene varovalne ukrepe, ki bodo zaščitili dobrine IS pred predvidenimi groţnjami varnosti. UVEDENI VAROVALNI UKREPI

1. Prvi varovalni ukrep je uvedba diskovnega polja v računalniški sistem, kjer je glavna baza podatkov. Vgradili smo dodatni trdi disk in vzpostavili sistem shranjevanja podatkov RAID 1, ki nam omogoča shranjevanje podatkov v realnem času na dveh trdih diskih hkrati. S tem smo zaščitili bazo podatkov pred odpovedjo strojne opreme.

2. Izvajanje tedenskih varnostnih kopij baze podatkov. Popolne varnostne kopije baze podatkov se shranjujejo na dveh dodatnih lokacijah, in sicer v drugi mapi na istem trdem disku ter na USB ključu. Na omizju računalnika, kjer je baza podatkov, smo ustvarili paketno datoteko (BackUp.bat), ki uporabniku omogoča preprostejše in hitrejše izvajanje varnostnih kopij baze podatkov. Spodaj je navedena vsebina paketne datoteke:

@echo off echo Izvedli boste varnostno kopiranje programa ISSOA2003 pause //prvo kopiramo na trdi disk, nato še na USB ključ // /C - nadaljuj kopiranje kljub napakam // /R - prekopira tudi datoteke, ki so namenjene samo za branje // /I - če ciljna mapa ne obstaja, jo ustvari // /K - prekopira tudi atribute datotek // /Y - ignorira opozorilo, ki se pojavi, če dokument ţe obstaja XCOPY "F:\ISSOA2003" "E:\backup\ISSOA2003" /C /R /I /K /Y XCOPY "F:\ISSOA2003" "I:\backup\ISSOA2003" /C /R /I /K /Y pause

3. Namestitev protivirusnega paketa BitDefender Internet Security 2010 in vsakodnevnega posodabljanja protivirusnega programa. S tem smo zaščitili računalniški sistem pred programskimi vsiljivci (virusi, črvi, trojanski konji ...), vendar 100 % zaščite proti tej groţnji varnosti ni, ker prihajajo vedno novi nevarnejši primerki, ki jih običajno odkrijejo šele takrat, ko je škoda ţe narejena.



7 ZAKLJUČKI 7.1 OCENA UČINKOV Razvita uporabniška rešitev je zmanjšala čase pridobivanja ţelenih informacij iz izdanih in dobljenih dokumentov. Informacije, ki jih ţeli samostojni podjetnik, so le v dosegu nekaj klikov miške. Pred tem je bilo potrebno porabiti vsaj eno uro dela za pridobitev le-teh. Izboljšali smo tudi način izdelave, posodabljanje in shranjevanje dokumentov. Ni več potrebno posebej shranjevati izdanih dokumentov v Excel-ovih datotekah in jih hraniti v posebnih mapah, ki so namenjene za smiselno sortiranje dokumentov. Zdaj so vsi dokumenti shranjeni v bazi podatkov, do katerih dostopamo preko uporabniškega vmesnika razvite uporabniške rešitve. Z uporabniško rešitvijo smo izboljšali hitrost odzivnosti pri vseh delih poslovnega procesa, kjer imamo opravka z dokumenti in vodenjem evidence nad njihovimi izplačili.

7.2 SWOT ANALIZA SWOT analiza je metoda strateškega načrtovanja, ki se uporablja za ovrednotenje prednosti, slabosti, priloţnosti in nevarnosti projekta ali poslovne odločitve. Pri tem moramo ugotoviti zunanje in notranje dejavnike okolja, ki vplivajo na doseganje zastavljenih ciljev. S SWOT analizo smo opredelili prednosti, slabosti, priloţnosti in nevarnosti pri vpeljavi razvite uporabniške rešitve. Pri tem izkoristimo prednosti, pripravimo se na nevarnosti in poskušamo dodelati ali popraviti slabosti. PREDNOSTI(Strengths):

- hitrejša in preprostejša izdelava dokumentov strankam; - hitrejše pridobivanje informacij in podatkov; - prikaz podatkov in informacij v ţeleni obliki; - hitrejše in preprostejše posodabljanje napačnih podatkov v izdanih

dokumentih; - prihranek časa; - hitrejša odzivnost; - manjši stroški pri izdelavi prototipne rešitve; - delujoča rešitev je na voljo v zelo kratkem času; - izdelava rešitve s sodelovanjem končnih uporabnikov.

SLABOSTI(Weaknesses):

- staro programsko orodje; - teţje vzdrţevanje;



- ni dokumentacije; - prototipna rešitev, potrebujemo končno rešitev; - površno testiranje prototipne rešitve; - ob spremembi zakonodaje je potrebno posodobiti IS.

PRILOŢNOSTI(Opportunities):

- spoznavanje zmoţnosti dokumentnih sistemov; - vpeljava informacijske tehnologije v poslovni proces.

NEVARNOSTI(Threats):

- vdor nepooblaščenih oseb; - virusi, črvi, trojanski konji ...; - izguba podatkov; - neodgovornost uporabnikov; - razvijalec je edina oseba, ki vzdrţuje uporabniško rešitev.

7.3 POGOJI ZA UVEDBO Za uvedbo IS smo potrebovali:

- osebni računalnik, v katerega smo namestili IS; - potrebno programsko opremo (Windows XP, Access 2003); - vzpostavitev varnosti IS (protivirusni paket BitDefender Internet Security

2010, Raid 1); - predstavitev uporabe razvitega IS uporabnikom.

7.4 MOŢNOSTI NADALJNEGA RAZVOJA Moţnosti za nadaljnji razvoj so vedno prisotne, saj se informacijska tehnologija na tem področju hitro razvija. Pri izdelavi IS smo uporabili Access 2003, ki je dokaj staro programsko orodje za izdelavo uporabniških rešitev. Glede na trenutne potrebe nismo bili osredotočeni na odziv IS, ko bi do podatkovne baze dostopalo več uporabnikov iz različnih računalniških sistemov. Predvidene moţnosti za nadaljnji razvoj so:

- razvoj prototipne rešitve v končno rešitev, kjer je potrebno izdelati tudi dokumentacijo;

- prenos uporabniške rešitve v .NET okolje; - testiranje IS ob dostopu več uporabnikov in izvedba potrebne nadgradnje; - dodajanje novih poročil; - nadgradnja oziroma dodajanje novih funkcionalnosti IS.



LITERATURA IN VIRI LITERATURA: - Brezavšček, A. (2009) Zapiski predavanj: Varnost informacijskega sistema,

Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede, Kranj. - Werber, B. (2006) Uporaba MS ACCESS-a 2003 v praksi, Moderna organizacija,

Kranj. - Zupančič, J. (2009) Zapiski predavanj: Razvoj uporabniških rešitev, Univerza v

Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede, Kranj. SPLETNI VIRI: - Microsoft Office Access – Osnove zbirke podatkov. http://office.microsoft.com/sl-

si/access/HA100644501060.aspx , 13.2.2010 - Microsoft Office Access – Help and how-to. http://office.microsoft.com/en-

us/access/FX100646921033.aspx , 13.2.2010 - Wikipedia. http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access ,13.2.2010 - Tech on the net – SQL izjave. http://www.techonthenet.com/sql/index.php ,

14.2.2010



KAZALO SLIK Slika 1: ER diagram ................................................................................................ 10 Slika 2: Tabela “Banka” .......................................................................................... 11 Slika 3: Tabela “Dobavitelj” ..................................................................................... 11 Slika 4: Tabela “Dobavnica” ................................................................................... 11 Slika 5: Tabela “dobavnica/material” ...................................................................... 12 Slika 6: Tabela “Dobropis” ...................................................................................... 12 Slika 7: Tabela “Drzava” ......................................................................................... 13 Slika 8: Tabela “Material”........................................................................................ 13 Slika 9: Tabela “Nakazila”....................................................................................... 13 Slika 10: Tabela “Naročilo” ..................................................................................... 14 Slika 11: Tabela “Ponudbe” .................................................................................... 14 Slika 12: Tabela “Ponudbe_pozicije” ...................................................................... 15 Slika 13: Tabela “Posta” ......................................................................................... 15 Slika 14: Tabela “Predracuni” ................................................................................. 15 Slika 15: Tabela “Predracuni_pozicije” ................................................................... 16 Slika 16: Tabela “Rekapitulacija” ............................................................................ 16 Slika 17: Tabela “Storitev” ...................................................................................... 17 Slika 18: Tabela “Stranka” ...................................................................................... 17 Slika 19: Tabela “Tekoci_racun” ............................................................................. 17 Slika 20: Tabela “Uporabniki” ................................................................................. 18 Slika 21: Obrazec »LOGIN« ................................................................................... 19 Slika 22: Obrazec »Glavni meni« ........................................................................... 21 Slika 23: Obrazec »Vnos dobaviteljev« .................................................................. 22 Slika 24: Obrazec »Vnos bank« ............................................................................. 22 Slika 25: Obrazec »Vnos drţav« ............................................................................ 23 Slika 26: Obrazec »Vnos materialov« ..................................................................... 23 Slika 27: Obrazec »Vnos pošte« ............................................................................ 24 Slika 28: Obrazec »Vnos strank« ........................................................................... 24 Slika 29: Obrazec »Vnos dobavnic« ....................................................................... 25 Slika 30: Obrazec »Vnos dobropisov« .................................................................... 26 Slika 31: Obrazec »Vnos ponudb« ......................................................................... 27 Slika 32: Obrazec »Vnos predračunov« ................................................................. 28 Slika 33: Obrazec »Vnos računov« ........................................................................ 29 Slika 34: Obrazec »Vnos rekapitulacij« .................................................................. 30 Slika 35: Obrazec »Vnos nakazil« .......................................................................... 30 Slika 36: Obrazec »Poročila« ................................................................................. 31 Slika 37: Poročilo »Račun« .................................................................................... 33 Slika 38: Poročilo »Rekapitulacija« ......................................................................... 34 Slika 39: Poročilo »Dobropis« ................................................................................ 35 Slika 40: Poročilo »Računi po izbranem terminu« ...............................

razvoj informacijskega sistema za samostojnega … · 2017. 11. 27. · strojni ometi in zidarstvo...

Documents