rapport för förberedelsefasen - göteborgs universitet · rapport förberedelsefasen dnr: y...

Rapport förberedelsefasen Dnr: Y 2011/2

Ledningsinformations- och beslutsstöd Utgåva: 1.0

Gustav Bertilsson Uleberg Sida: 1 (27) 2012-05-10

Filnamn: LIS Slutapport v 1.0.docx

Rapport för förberedelsefasen

(Projekt för införande av) ledningsinformations- och beslutsstöd

vid Göteborgs universitet, LIS





Utgåvehistorik för dokumentet

Utgåva Datum Kommentar

1.0 2012-05-17 Godkänd av styrgruppen.

Fotograf omslagsfoto: Gursoy Seref





Innehåll

1 Förord ....................................................................................................................................... 4

2 Sammanfattning ....................................................................................................................... 5

3 Inledning ................................................................................................................................... 7 3.1 Disposition och syfte ..................................................................................................... 7 3.2 Dokumentets målgrupp ................................................................................................. 8

4 Bakgrund .................................................................................................................................. 8 4.1 Syfte och målsättning .................................................................................................... 8 4.2 Bakgrund ....................................................................................................................... 9 4.3 Förutsättningar och beroenden ..................................................................................... 9 4.4 Projektets upplägg och arbetssätt ............................................................................... 10 4.5 Avgränsningar ............................................................................................................. 10

5 Kommunikation och förankring ........................................................................................... 11

6 Lösning ................................................................................................................................... 11 6.1 Nuläget ........................................................................................................................ 11 6.2 Visioner och mål .......................................................................................................... 12 6.3 Verksamhetsbehov ..................................................................................................... 13 6.4 Datakällor .................................................................................................................... 15 6.5 Informationsmodell ...................................................................................................... 16 6.6 Logisk modell .............................................................................................................. 18 6.7 Teknisk arkitektur ........................................................................................................ 19 6.8 Funktion för beslutstöd ................................................................................................ 20 6.9 Valideringsmodell ........................................................................................................ 22 6.10 Förvaltningsmodell .................................................................................................... 23 6.11 Verktyg ...................................................................................................................... 23 6.12 Övergripande rekommendationer för nästa steg ....................................................... 25





1 Förord Med denna rapport avslutas första etappen av projektet Lednings- och informationsstöd (LIS). Slutmålet är att införa ett interaktivt stöd för ledningsinformation som gör det möjligt för prefekter och andra chefer att fatta rationella och faktabaserade beslut. Den högre utbildningen utsätts för ett ökat konkurrenstryck och det blir allt viktigare att kunna följa upp och styra sin verksamhet i önskad riktning. För att kunna göra det krävs att den information som man använder är relevant och tillförlitlig. En förutsättning för att projektet ska bli framgångsrikt är därför att verksamheten är med i arbetet att ta fram relevanta indikatorer/nyckeltal och även tillåts besluta om hur dessa ska presenteras och användas. I arbetet med etapp ett har över femtio företrädare för utbildning, forskning och stödverksamheter involverats. Det ger goda förutsättningar för att projektet kan resultera i ett verktyg som utgår från verksamhetens behov. I nästa etapp ska de indikatorer/nyckeltal som ska utgöra grunden för verktyget kvalitetssäkras. Därefter ska verktygsstöd införskaffas som kan presentera data på ett lättillgängligt sätt. Även i denna fas blir verksamhetens medverkan avgörande. Projektet har innan det igångsattes förankrats i universitetsledningen och bland dekanerna. Det har funnits ett starkt stöd för att utveckla LIS. Samtidigt är projektet omfattande och kostsamt. Internrevisionen ska därför under maj månad göra en granskning av arbetet så långt och det är bra. Det gäller att säkerställa att projekt, som tar stora resurser i anspråk, verkligen går framåt i rätt riktning och följer tidplan och budget. I ljuset av det pågående visions- och förändringsarbete som nu ska implementeras är timingen helt rätt för att införa ett beslutsstöd. Det ser i dagsläget lovande ut, och om inget oförutsett inträffar kommer prefekter och andra chefer redan under nästa år att i begränsad omfattning kunna använda ett gemensamt och användarvänligt system. Göteborg den 20 april 2012 P-O Rehnquist Förvaltningschef, beställare av projektet





2 Sammanfattning Den här rapporten sammanfattar projektets första fas, förberedelsefasen januari–april 2012. Rapporten är indelad i olika avsnitt och ska fyllas med innehåll i kommande projektfaser. Det är mycket som händer och påverkar Göteborgs universitet just nu. Vi får en ökad autonomi, en ny vision (2020) lanseras, en omfattande organisationsförändring genomförs och institutionen får en mer framträdande roll där prefekten kommer ha en mer uttalad chefsroll. Sammantaget kan vi konstatera att tiden är rätt för att införa ett modernt ledningsinformations- och beslutsstöd för att stötta förändringsresan. Förstudien visade att det finns ett behov, och under arbetet med fas 1 har verksamheten visat ett genuint intresse och engagemang, vilket bekräftar att projektet är angeläget och bör genomföras.

Förvaltningschefen har gett instruktioner att projektet ska genomföras i steg, med tydliga leveranser. Kvaliteten är överordnad, men det är också viktigt att leverera löpande så att inte projektet drar ut på tiden. Det vill säga, allt levereras inte på en gång, utan det måste finnas tid för reflektion och att löpande kunna bygga vidare på gjorda lärdomar. Erfarenhet från andra organisationer styrker att detta är ett framgångsrikt sätt att arbeta.

Rapportens primära resultat och rekommendationer:

• Ett begränsat antal fokusområden för indikatorer finns. De ska detaljeras, valideras och vidareutvecklas. De ska vara relaterade till universitetets vision och strategi.

• De gemensamma indikatorerna ska vara få. Dessutom finns ett behov av att använda fler indikatorer för specifika ändamål på institutionsnivå – en palett av valbara indikatorer.

• Studentnöjdhet är viktig. Metod och strukturerad information krävs. • Målvärdet för en indikator ska vara möjlig att sättas på institutionsnivå. • Indikatorer blir ett stöd i det mer strategiska och kanske också i det taktiska arbetet. För stöd

i det dagliga arbetet efterfrågas också ett stöd kallat ”Hjälp i vardagen”. För detta krävs en fördjupad behovsanalys.

• Förutom prefekten har fler roller på institutionen ett behov av beslutsstöd, till exempel studierektor och administrativ chef.

• Befintliga datalager kan framtidssäkras. Vissa förbättringar och anpassningar krävs. En övergripande informationsmodell med begrepp för verksamhetsområdena ekonomi, personal och utbildning finns. Ett antal ytterligare datakällor och områden ska gås igenom för att få en uppfattning om begreppen.

• Att kunna kombinera information från flera områden är tydligt efterfrågat. Struktur och begrepp för organisation måste vara gemensamma. Likaså för kompetens.

• Bland redan kvalificerade verktyg väljs Microsoft. Kvalitetssäkring görs. • All utveckling, av såväl behov som teknik ska ske i samarbete med verksamheten. • Många och täta fysiska leveranser ska ske, för att stimulera lärandet så att verksamheten

snabbt kan testa och återkoppla. • För att kostnadseffektivt och flexibelt klara av att möta förändrade och nya behov över tid

krävs en plattform. En plattform som har behovsstyrd, aktiv förvaltning. Ledningsinformations- och beslutsstödet blir den plattformen, som ger kvalitet och stabilitet.





När rekommendationerna är genomförda kan följande uppnås: • Vi får bättre förutsättningar för en gemensam syn på verksamhetsuppföljning. • Vi får en plattform för ledningsinformation och beslutsstöd för att möta ett växande behov. • Information för analys och uppföljning finns på ett ställe och med en sanning, med god

kvalitet. • Information från olika områden kan kombineras för att dra slutsatser. • Ledningsstödet blir till stor nytta i vardagen och i det strategiska arbetet. • Vi får ett verksamhetsdrivet stöd och inte ett IT-system. • Funktionen för beslutsstöd ger en helhetssyn och en möjlighet att diskutera behov.





3 Inledning

3.1 Disposition och syfte LIS är ett långt projekt med många parallella aktiviteter som påbörjas och avslutas vid olika tidpunkter. För att bibehålla kvalitet, bygga vidare på lärdomar och ha en grund för kommunikation eftersom många kommer att vara berörda, finns behov av ett sammanhållet rapportdokument. Det blir spindeln i nätet och håller samman dokumentationen och ska ge kontinuitet under och efter projektet. Det är ett levande dokument med strikt versionshantering. Praktiskt är projektet indelat i tre etapper. För leveranser är grundtanken att det finns ett rapportdokument som följer hela projektets utveckling. Det är samma dokument, men det kommer att uppdateras med en slutversion efter varje etapp (version 1, 2 och 3). Dispositionen baseras på de resultat som ska levereras. Leveranser kommer pö om pö och inom varje etapp kommer rapporten uppgraderas när det finns avgränsade leveranser t.ex. med version 2.1. Rapporten sammanfattar alla områden och leveranser. Varje område kommer att ha en sammanfattning och kortare beskrivning, så att man kan få en sammanfattning och helhet. För detaljerad information hänvisas till bilagor. Förutom rapporten kommer det att finnas projektplaner för varje etapp. Projektplanerna är egna dokument som är framåtblickande och bygger på rapporten. Samma projektdirektiv gäller för hela projektet.

Projektets dokument

V1# V2# V3#

Rapport#LIS# Rapport#LIS# Rapport#LIS#

Projektplan##Fas#1#

Projektplan##Fas#2#

Projektplan##Fas#3#

”Fysiska#leveranser”#

FLIS#

Projekt;#direk=v#

Friståend

e#leveranser#

Friståend

e#leveranser#

Friståend

e#leveranser#





3.2 Dokumentets målgrupp Initialt i förberedelsefasen av LIS projektet riktar sig dokumentet i huvudsak för internt projektarbete. Målgrupper är i första hand:

• Styrgrupp • Projektmedlemmar • Beställare • Referensgrupp

4 Bakgrund

4.1 Syfte och målsättning Projektet syftar till:

Stärkt chefsroll genom ett system som är pålitligt och effektivt och gör det lättare att följa upp verksamhetens mål

Vid Göteborgs universitet har vi idag problem att överblicka och därmed förstå vår verksamhet. Informationen som behövs är svårtillgänglig; den bygger på osäkra uppgifter, olika system och brister i datahanteringen. Detta gör det svårt för prefekter och andra chefer att fatta rationella och faktabaserade beslut. Även uppföljning är komplicerat, och dessutom tidskrävande. När det finns relevanta, lättillgängliga och kvalitetssäkrade data om verksamheten blir det avsevärt lättare att fatta kvalificerade beslut. Lösningen är att införa ett interaktivt systemstöd för ledningsinformation som möjliggör strategiskt arbete. Detta är projektets uppgift. Projektets övergripande mål är att ge chefer inom universitetet tillgång till pålitlig ledningsinformation med hög kvalitet som möjliggör att verksamheten kan ledas effektivt. Projektets effektmål Effektmål är indirekta och projektet ansvarar inte för att hämta hem dessa. Men, projektet ska skapa förutsättningar för att de ska kunna uppnås. Ledningsinformations- och beslutsstöd ska bidra till:

• ökad möjlighet för chefer och ledare inom universitetet att ta strategiska beslut samt att agera proaktivt, strukturerat och effektivt samt

• gemensam syn på verksamhetsledning Effekter:

1. bättre tillgänglighet till efterfrågad information 2. kvalitetssäkrade data och bättre beslutsunderlag för verksamhetsledning, uppföljning och

prognostisering 3. ökad trygghet i styrning och beslutsfattande, även stärkt chefsroll 4. bättre förutsättningar att följa upp och utveckla verksamheten, effektivare användning av tid

och resurser för utbildning och forskning 5. bättre uppföljningsverktyg relaterat till uppsatta mål, via gemensamma och fastställda

nyckeltal

”





4.2 Bakgrund Bakgrunden till detta projekt finns sammanfattat i Projektdirektivet. Se särskilt avsnitt 8 (Bakgrundsinformation) som förklarar hur universitetets vision, strategi och pågående omorganisation motiverar projektets inriktning:

• Projektet är en del av visionsarbetet • Strategiska planen betonar verksamhetsuppföljning • Omorganisering riktar uppmärksamhet på chefernas ansvar • Underlag från forskningsutvärderingen RED10 • Risker kopplade till ledarskap

Förstudien FLIS rekommenderade ett införande och en konsultrapport gav förslag till konkretisering. Projektdirektivet och projektplanen har utgått från detta.

4.3 Förutsättningar och beroenden

4.3.1 Enligt projektplanen

För förberedelsefasen har följande områden ett beroende till detta projekt: Det här projektet har ett beroende till omorganisationsprojektet, Göteborgs universitet förnyas. Från LIS-projektet deltar därför Johan Norrback och Håkan Carlsson i arbetsgruppen och Gustav Bertilsson Uleberg i referensgruppen för omorganisationsprojektets arbetsgrupp ”Planering och styrning”. Övriga beröringspunkter, avgränsningar och ansvarsfördelning mellan projekten är inte ännu klargjorda. Kommentar: aktiva och involverade i projektet. Vi kan konstatera att behovet av beslutsstöd för planering, styrning och uppföljning är stort och viktigt. LIS är en naturlig del i förslaget till framtida process för planering, styrning och uppföljning. Med projektet för integrationsplattform och Integration Competence Centre som planeras krävs en samordning av den modellering som ska göras genom detta projekt. Ansvarig i ICC är projektledare Pernilla Rönn. Ansvarig i LIS-projektet är projektledaren. Kommentar: ICC håller på att genomföras. För arbetet med nyckeltal finns ett tydligt samband med uppföljningen av den aktuella strategiska planen, i synnerhet styrelsens uppdrag att identifiera nyckeltal. Ansvarig är rektors rådgivare i kvalitetsfrågor Bengt-Ove Boström. Kommentar: det är inte prioriterat i det strategiska planarbetet att ta fram indikatorer för verksamhetsuppföljning. LIS uppfattar att projektets arbete med indikatorer inte står i konflikt med detta utan tvärtom fått positivt stöd. För arbetet med nyckeltal är även projektet Vision 2020, som arbetar med att ta fram en ny strategisk plan för tiden 2013 till 2020 viktigt. Kommentar: aktivt deltagande i visionsmötet av projektledare och flera styrgruppsmedlemmar. Avstämning har också gjorts, och bedömningen är att LIS-projektets arbete och inriktning ligger i linje med den kommande visionen.



Gustav Bertilsson Uleberg Sida: 10 (27)

2012-05-10


4.3.2 Kompletterat av projektet

LIS-projektet har ett stort behov av att samarbeta med det kommande projektet för intranät, eftersom en del av lösningen kommer att ha behov av en portal. Med portal avses t.ex. en ingång, enkelhet och tillgänglighet för användaren. Även för att kunna ge rollbaserade profiler.

4.4 Projektets upplägg och arbetssätt Den här rapporten ”version 1.0” bygger på projektplanen ”version 1.0” som specificerar förberedelsefasen fram till den 31 maj 2012. Det är denna projektfas som ansvarar för framtagande av projektplanens kommande fas för genomförande och etablering. Då har projektet uppnått resultat i form av en strategi för genomförande och etablering, dvs. total plan, total budget, bemanning, val av lösning m.m. Under våren 2012 pågår arbete med förberedelserna inför genomförandet av LIS, i nära samarbete med universitetets chefer, ledare och experter. Själva systemet kommer att köpas in under hösten 2012. Det kommer att vara klart för användning vid årsskiftet 2013/2014.

Översiktlig planering

Projektets totala omfattning är värderat till en kalendertid om 2,5 år och en budget om 20 miljoner kronor. Det bedöms ha stor verksamhetspåverkan. Det är ett “megaprojekt” enligt PPS.

4.5 Avgränsningar Målgrupp för projektet är prefekter. Avgränsningen gör det möjligt att begränsa omfattningen av framtagning av nyckeltal och beslutsprocesser. Dock kommer IT-projektets införande att stödja en plattform för andra användarkategorier för att det i framtiden ska kunna användas av andra än prefekter.

okt 2011 maj 2012 dec 2012 dec 2013

I. Förberedelser II. Genomförande III. Etablering

Modellering Indikatorer Andra förberedelser

Fördjupad behovsanalys Verktyg Prototyp Modellering Kvalitetssäkring

Piloter Införande Utbildning Etablera funktion Aktiv förvaltning




2012-05-10


5 Kommunikation och förankring Projektet har genomfört kommunikationsaktiviteter med kommunikationsplanen som bas:

Aktivitet Målgrupp Status GU-Journalen, artikel

Alla anställda Klar

Mail till e-postlistan alla chefer

Alla chefer Klar

Intern webb Din sida

Alla anställda vecka 17

Rektors nyheter till alla anställda

Alla anställda görs i nästa fas

Utskick om indikatorer till alla chefer

Alla chefer Klar

Informationsmöte arrangerat av projektkontoret

Alla intresserade Klar

Möten med berörda Samarbetspartners, berörda system och projekt

Klar

Projektets hemsida, bygga upp och uppdatera

Alla Klar

Förvaltningschefens blogg

Alla Klar

Det har funnits ett brett deltagande från verksamheten. Exempel på förankringsaktiviteter: • Workshops modellering • Referensgrupp prefekter • Experter • Stämt av med Vision 2020 • Omorganisationen

6 Lösning

6.1 Nuläget Det är mycket som händer just nu på Göteborgs universitet som ställer nya krav på uppföljning och beslutsstöd. Vision 2020 lanseras som ska beslutas i september. I diskussionerna föreslås rullande strategiska treårsplaner som alla ska förhålla sig till och följas upp mot. Samtidigt genomförs en genomgripande organisationsförändring med nya processer. Som ett resultat av detta arbete kommer bland annat institutionen att ta en mera framträdande roll där prefekten kommer ha en mera uttalad chefsroll. Med tonvikt på ett mera aktivt ledarskap. Det blir färre och större institutioner.




2012-05-10


Det finns en stor variation på innehåll och omfattning i chefsuppdragen vid universitetet. Även det administrativa stödet varierar. Flera chefer upplever osäkerhet kring informationen och har efterlyst en koppling mellan olika informationssystem. Många arbetar även med egentillverkade lösningar eftersom ett gemensamt stödjande verktyg saknas. Många vill kunna ta fram mer information själv. Förstudien FLIS visade att många chefer såg fördelar med likartade administrativa processer över hela universitetet och trodde att det skulle öka professionaliteten samt förenkla samarbetet mellan institutioner, fakulteter och andra lärosäten. Projektet har också kunnat konstatera att det på olika verksamhetsnivåer generellt finns ett uttalat behov och ett genuint intresse för att förstå och överblicka verksamheten ur olika perspektiv. Det finns ett behov av att kunna kombinera data från olika funktioner som t.ex. personal, ekonomi, utbildning och forskning. Sammanfattningsvis kan projektet konstatera att behovet är stort och timingen är rätt för ett gemensamt faktabaserat beslutsstöd. Det finns en allmän systemtrötthet. Visualiseringsverktyget för det nuvarande datalagret, Oracle BI Discoverer, har ett inte helt gott rykte.

6.2 Visioner och mål I det arbetet som är gjort finns det mycket som indikerar att det finns ett större behov inom Göteborgs universitet att kunna analysera information. Det gäller för olika sammanhang och för olika roller. Vi känner till dagens behov, i synnerhet kring prefekten. Erfarenheter från andra organisationer har visat att där man har lyckas att implementera ett bra beslutstöd så växer komplexiteten i behoven nästan exponentiellt över tid, se bild nedan. Behovet av att kombinera information ökar. Analytiska mönster blir komplexare, t.ex. orsak-verkananalys, simulering, prediktiv analys, etc. Därför är det viktigt ta fram en vision och mål för att kunna ta fram en framtidssäkrad lösning. Det finns en planerad aktivitet att göra detta arbete i nästa fas.

Växande behov

Kom

plex

itet i

infro

mat

ions

beho

vet

Utveckling över tiden

Verk

sam

hete

ns

förv

änta

n




2012-05-10


Bilden nedan har varit projektets arbetshypotes och kan ligga till grund för det fortsatta arbetet med visionen.

Exempel på vision, lånad från http://www.wavetwo.com/bi/rapidbi.aspx

6.3 Verksamhetsbehov Ambitionen är att omsätta organisationens behov till krav på ett effektivt IT-stöd med hög kvalitet, flexibilitet och hög återanvändning. På ett pragmatiskt sätt utifrån givna förutsättningar stödja och samordna för att väga samman verksamhetens drivkrafter, processer och information och säkra att de länkar mot organisationens övergripande mål och vision.

6.3.1 Uppnådda resultat i aktuell fas

Förutsättningarna för projekt LIS är att utgå från behovsinventeringen i förstudierapporten FLIS samt en bred inventering av indikatorer som används inom högskolesektorn. En bruttolista om ca 400 indikatorer har tagits fram med exempel på indikatorer från ett tjugotal olika källor. Inventeringens breda ansats har dock medfört att det finns en stor variation i utformningen av de inventerade indikatorerna. Indikatorerna granskades med hjälp av ett antal kriterier för att initialt bedöma respektive indikators relevans för en prefekt vid Göteborgs universitet. Dessutom har indikatorerna sorterats utifrån olika




2012-05-10


perspektiv samt strukturerats. Olika experter rådfrågades under arbetets gång. Totalt har projektet i detta läge 48 förslag på indikatorer. Dessa presenterades för projektets referensgrupp som vid en workshop fick i uppgift att lyfta fram de allra viktigaste indikatorerna för en prefekt. En sammanfattning av övningen gav följande fokusområden:

• Forskning, publikationer • Studentnöjdhet • Utbildning, utfall takbelopp • Personal, profil och nyrekrytering • Ekonomisk status, även externa medel och stödkostnader

6.3.2 Analys och slutsatser

En slutsats som framkommit under arbetets gång är att en institution har relativt få aktiviteter, och därmed också indikatorer, som är intressanta att följa dag för dag eller timme för timme. De flesta aktiviteter har en tidsaxel som är längre och omfattar veckor, månader och år. Indikatorerna har snarare en taktisk eller strategisk betydelse än en operativ vilket bör återspegla sig i val av presentationsform (diagram, tabell, trafikljus, etc.) i ett ledningsinformations- och beslutsstöd. Många efterfrågar en möjlighet att simulera en verksamhet för att på så sätt få underlag för känslighetsanalyser. Generellt är information i form av trender, se historik och att möjligheten att jämföra sin verksamhet med andra (både inom universitetet och externa aktörer) viktiga funktioner som lyfts fram. Alla dessa önskemål planeras att tas om hand i projektets andra fas. Det kan också konstateras att behovet av stöd i vardagen uttrycks ofta. Det framkom i förstudien och har lyfts fram vid ett flertal tillfällen under projektets gång. Även om detta projekt inte har som huvudsyfte att ta fram denna typ av stöd bedöms uppfyllande av detta behov som en framgångsfaktor för projektet. Detta då det handlar om att få målgruppen att själva välja att arbeta från den plattform som projektet utvecklar. Ju mer som finns där och ju mer ofta användbart desto bättre. Figuren nedan sammanfattar hur behoven kommer att realiseras för prefekten i fyra nivåer. I det vidare arbetet med indikatorer så måste det anpassas till det blir beslutat i omorganisationen och vision 2020.

Framtiden för prefekten

Palett av validerade indikatorer – individuella målvärden

Gemensamma indikatorer – individuella målvärden

Hjälp i vardagen

Kopplat till universitetets vision Anpassat till institutionen

Valbara indikatorer beroende på behov

Överblick och förståelse Operativa stöd

Intelligenta rapporter Vidare analys och tolkning

2012-05-09 Projekt LIS, Gustav Bertilsson Uleberg




2012-05-10


6.3.3 Rekommendation för nästa fas

Nästa steg handlar om att precisera fokusområden i mera detalj. I det fortsatta arbetet med indikatorer bör universitetet utveckla en strategi för att sätta målvärden på institutionsnivå generellt och för de prioriterade LIS-nyckelindikatorerna specifikt. Det är även viktigt att koppla nyckelindikatorer till vision 2020 och driva bevakning av nationella och internationella initiativ som kan ha bäring på verksamheten genom indikatorer.

Vidare rekommenderar projektet en fördjupad behovsanalys kring nyckelindikatorerna där scenarion tas fram samt ett palettkoncept för valbara indikatorer utformas. Behov, möjligheter och mekanismer för orsak-verkananalys behöver definieras. En avgörande förutsättning för projektets fortsättning är hur arbetet med kvalitetssäkring faller ut. Följande rekommendationer ges - definiera hur nyckelindikatorer ska kalkyleras, säkerställ en tillräckligt hög kvalitet i data och kvalitetssäkra nyckelindikatorerna. I arbetet med att definiera hur nyckelindikatorerna ska kalkyleras bör det skapas arbetsgrupper för respektive fokusområde med ett bredare spektrum av verksamhetsrepresentanter (t.ex. prefekt, vice-/proprefekt, studierektor, administrativ chef, expertanvändare).

6.4 Datakällor


Projektet har identifierat ett antal potentiella datakällor, såväl externa som interna: • Agresso • Alumn • BPU • Budget • Chalmers – extern • E-rek • EKO, inklusive AKO • ELIAS • GUDOK • GUL • GUP • Göteborgsstudenter (f.d. Studentbarometern) • Kursutvärderingar • Ladok • Ledarskap och kompetensutveckling • Lokaler • LUN – excellista • Miljö • NU-databasen – extern (HSV) • NyA – extern (VHS) • Palasso • Samverkan • SCB – extern • Time Edit • Västra Götalandsregionen – extern (VGR) • Web of Science – extern (Thompson Reuters)




2012-05-10



Fokusområdena för indikatorer ställer krav på datakällor.


Fortsatt arbetet med att identifiera datakällor. Därefter utföra informationsmodellering och en källanalys för att validera datakvalitet.

6.5 Informationsmodell


Under våren har sex workshops genomförts med verksamheten för att kartlägga den information som behövs i det dagliga arbetet. I detta första läge har en genomlysning Gjorts på verksamhetsområdena utbildning, personalhantering och ekonomi. Dessa tre områden valdes tre finns representerade i nuvarande datalager genom Ladok, Palasso och Agresso. Intresset för att delta i arbetet har varit stort det har varit en fantastiskt god uppslutning med närmare 50 verksamhetsrepresentanter vid dessa sex tillfällen. Projektet är tacksamt för att så många har kunnat delta och dela med sig av sina kunskaper om sina olika verksamheter. Så här långt har arbetet resulterat i följande:

• en övergripande och sammanhängande informationsmodell • en förteckning över eventuellt systemstöd för modellens olika informationsobjekt • en lista med centrala begrepp och deras betydelse.

Förteckningen över systemstöd utgörs av en system/objektmatris som visar var de olika informationsobjekten skapas. Vi har valt att koppla ihop de identifierade informationsobjekten mot relevanta stödsystem inom universitetet.


Från informationsmodellen har tre intressanta områden identifierats som har många beröringspunkter med omkringliggande informationsobjekt. De tre områdena är Utbildning, Medarbetare och Organisation. Då modellen i detta läge är på en övergripande nivå är det vanskligt att dra för stora slutsatser annat än att det är av intresse att arbeta vidare med dessa områden för att kartlägga ytterligare informationsbehov.




2012-05-10


Övergripande informationsmodell

ARBETS-UPPGIFT

KOMPETENS

BEFATTNING

KURS-UTVÄRDERING

KURS/PROGRAM-TILLFÄLLE

Person

xx

STUDENT

ANSTÄLLD

INHYRD

MEDARBETARE

xx

ANSTÄLLNING

MÅL

LÖNEHÄNDELSE

KURS/PROGRAM

PUBLIKATION

ORG. ENHET

AVTAL

JURIDISKPERSON

TILLGÅNGAR

KOSTNADER

INTÄKTER

EKONOMISKT RESULTAT

Gäller för

BEMANNING

Har

KOMPETENSKRAV

BEFATTNINGSKOMPETENSKRAV

Innehar

Innehar

Ingår i

Tillhör

EJ NAMNGIVENRELATION

Tillskrivs

PUBLICERING

MÅLBESKRIVNING

MÅL-BESKR.

ANMÄLAN

DELTAGANDE

STUDIE-RESULTAT

Ansvaras av

AVTALSPARTAVTALSOMFATTNING

Tillhör

Gäller för

Tillhör

Tillhör

Tillhör

ORG. STRUKTUR

RELATIONSTYP Är av

KOMPETENS-PROFIL

Ovanstående modell beskriver vilken information finns och hur det hänger ihop. Analys av system/objektmatrisen:

• Agresso, Ladok och Palasso skapar alla tre en egen version av informationsobjektet Organisatorisk enhet.

• Det finns en tydlig master för informationsobjekten Medarbetare och Student. • Avsaknad av gemensamt systemstöd för viktiga informationsobjekt så som Arbetsuppgift,

Bemanning, Kompetens samt Mål. Att flera system skapar samma informationsobjekt tyder på bristande datakvalitet och integrationssvårigheter inom det berörda området. Inom IT finns dock ett mer eller mindre formellt beslut om att organisationsstrukturen ska hämtas från Palasso vid integrationer. Information ligger lagrad i separata system (stuprörstänk). Dessutom kan det vara så att de finns olika system inom samma område. Detta leder till:

• Undermålig datakvalitet. • Tungrodda processerna som med största sannolikhet ser olika ut inom universitetet. • Stora svårigheter att få ut gemensamma indikatorer. • Svårt att kombinera information från olika områden. • Att ha samma begreppsbild inom ett området.




2012-05-10



Utifrån ovan gjorda analyser är våra rekommendationer:

• Att arbeta vidare med informationsmodellering inom Utbildning, Medarbetare och Organisation för att tränga djupare ner i informationsstrukturen. Syftet är att få en mer detaljerad bild över universitetets information och identifiera övriga källsystem till de nya informationsobjekt som framkommer.

• Arbeta med att förankra och besluta gemensamma definitioner för viktiga begrepp som kommer fram under informationsmodelleringen.

• Att gå vidare med det arbete som gjordes kring Organisation 2010 och arbeta med att förankra de begrepp som då togs fram.

6.6 Logisk modell


En framtidssäkring av befintligt datalager har genomförts under den här fasen. Den har genomlyst ett antal faktorer kring datalagret såsom:

• Verksamhetsfokus och förvaltning från verksamheten. • Projektstyrning och Utvecklingsmetodik. • Kostnader för ägarskap. • Arkitektur för datalager. • Informationsarkitektur. • Teknisk arkitektur. • Icke-funktionella krav.

Analysen har gjorts efter att ha intervjuat anställda och före detta anställda. I övrigt ligger också förstudien, FLIS, samt de 41 krav som denna innehöll till grund för den bedömning som gjorts.

Vi har gjort ett övergripande förslag till en logisk modell. En logisk modell är en konceptuell beskrivning oberoende av teknik. Det huvudsakliga motivet är att skapa en resonemangsmodell där verksamhet och IT möts. Modellen beskriver på en övergripande nivå hur alla komponenter hänger samman från datakällor till användande. Principen är att abstrahera teknisk komplexitet för verksamheten och omsätta funktionella och icke funktionella krav i en begriplig modell. Logisk modell för Göteborgs universitets plattform

Data-integration

Förädling Datalager Semantisk modell

Visualisering

Data till informationsprocess

Data-källor

Aktiv förvaltning

Säkerhetsmodell

System och applikationsportfölj

Dataorienterad Användarorienterad

Anpassningsbar Anpassningsbar Återanvändbarhet Flexibilitet Enkelhet

Användare




2012-05-10



Analys och slutsatser kring framtidsäkring Dagens datalager består av 3 separata data marts. Detta kallas för stuprörsarkitektur inom data warehousing och ses som misslyckande i att skapa ett gemensamt informationssystem för analys och beslutsstöd. Dessutom används idag ett analysverktyg som uppfattas som svårt och omodernt. Och utveckling av datalagret har stått stilla ett tag beroende på resursproblem både personellt och pengamässigt. Detta hindrar inte att datalagret har en hel del förtjänster. Informationen i datalagret anses korrekt och relevant. Den innehåller väldigt mycket data från de källsystem som berörs och förvaltas ekonomiskt. Man har klarat av prestandaproblem och har hög tillgänglighet.

Sammanfattning av analys av framtidssäkring


Rekommendationen är att:

• Behålla allt väsentligt i datalagret. • Behålla Oracle BI Discoverer under en övergångsperiod. Kvaliteten på det som gjorts antas

vara god och att inte behålla det skulle ge upphov till enorma kostnader hur det än ersätts. • Genomlysa datamodell och struktur. • Lyfta upp dimensioner från nuvarande tre data-marts så att de kan återanvändas. • Introducera ett analysmodellsskikt i form kubteknik. • Undersöka om det finns också ett mer diversifierat behov av analys som påverkar

strukturen. • Gå igenom hela ETL-processen och göra de justeringar som behövs för att både få den

underhållsvänlig. • Skola in en ny databasarkitekt.

6.7 Teknisk arkitektur Utvecklas i nästa etapp.




2012-05-10


6.8 Funktion för beslutstöd


LIS har tagit fram tagit fram ett första grundläggande förslag på hur en gemensam funktion för beslutstöd bör utformas specifikt för GU för att kunna etablera en aktiv förvaltning. Förslaget har sin grund i Gartner’s koncept, Business Competence Center, erfarenheter från andra organisationen samt diskussioner med experter.


Slutsatser från FLIS och gjorda erfarenheter i arbetet med förberedelserna för LIS har visat att många olika funktioner och roller inom universitetet har ett växande behov av att kunna kombinera information från olika källor. Exempel på kommande och troliga önskemål är att kunna göra mer komplexa analyser, t.ex. orsak-verkananalys, simulering samt prediktiv analys. En framgångsfaktor för att kunna möta växande behov på ett kostnadseffektivt, kontrollerat och kvalitativt sätt att det finns aktiv verksamhetsdriven förvaltning. Projektet har valt att kalla en sådan förvaltning för Funktion för Beslutsstöd. Funktion för Beslutstöd är ett sätt att organisera kunskap och erfarenhet kring beslutstöd (BI) i en specifik funktion. Olika nivåer inom GU får med en funktion för beslutsstöd en naturlig samarbetspartner som kan hjälpa till med nya uppslag och utveckla dem på ett kostnadseffektivt, snabbt, planerat och kontrollerat sätt. En sådan funktion ansvarar för att:

• BI-initiativ ligger i linje med Göteborgs universitets vision, strategi och målsättningar. • Utveckla och förvalta en ledningsinformations- och beslutsstöds- strategi. • Universitetet har optimala och kostnadseffektiva lösningar. • Ha överblick och ansvar över universitetets totala BI investeringar. • Lägga grunden för kommande prioriteringar av utveckling och avveckling.

(ledningsinformations- och beslutsstöds- portfölj). • Skapa möjlighet för flera inom universitetet att dra nytta av gjorda BI investeringar. • Kommunicera och utbilda användare i vilka möjligheter som finns. • Ha kontinuitet för hur BI-plattformen levererar nytta inom Göteborgs universitet. • Hålla sig uppdaterad om den senaste utvecklingen in BI med fokus på verksamhetsnytta • Driva masterdata relevant för BI. Harmonisera och kvalitetssäkra verksamhetens data

genom att upprätta gemensamma definitioner. Organisation Organisatoriskt består Funktionen för Beslutstöd av fyra delar: kärnteam, BI-kompetensgrupp, Verksamhetsforum & nätverk, IT-förvaltning och drift.




2012-05-10


Funktion för beslutsstöd

Kärnteamet är som en stab har tydligt uppdrag och mandat från universitetsledningen. Alla BI-initiativ bör samordnas via Funktionen för Beslutstöd och beslutas av kärnteamet/staben. Den bör ha en egen budget för att kunna utveckla BI-plattformen över tid och kunna genomföra anpassningar löpande. Det ska finnas en ansvarig. BI kompetensgrupp är i huvudsak en virtuell organisation, se bild nedan, som består av representanter från Kärnteamet, verksamheten, analytiker samt IT-personal från BI-förvaltningen. Det ska finnas en ansvarig.

Kärnteam (Beslutande)

BI-Kompetensgrupp •  Verksamhet •  Analytisk •  IT

Verksamhets- forum och nätverk

(Expertstöd)

Utveckla, implementera

och förvalta

Sponsor




2012-05-10


Virtuell organisation, Kunskapsnätverket

Verksamhetsforum och nätverk är forum för olika expertanvändare för att utbyta erfarenheter och behov. Det bör finnas en representant från BI-kompetensgrupp som driver och kallar till möten.


Projektet bör arbeta vidare och förtydliga funktionen för beslutstöd inklusive praktiska förberedelser.

6.9 Valideringsmodell


Vi har tagit fram en ansats för att kvalitetssäkra olika aspekter i den framtida lösningen. Det innefattar såväl datakvalitet, datalager och gränssnitt. Validering kommer att ske genom:

• Scenarion för hur och på vilket sätt indikatorer ska användas. • Scenarion för hur och på vilket sätt hjälp i vardagen ska användas. • Proof of concept av verktyget för att utvärdera alla aspekter. • Prototyp. • Piloter. • Källanalys för att validera datakvalitet. • Utvärderingar. • Prestandatester.


Validering och testning är en framgångsfaktor, särskilt enkelhet, funktionalitet och datakvalitet.

Verksamhets- kompetens

Verksamhetsbehov Verksamhetens arbetssätt

Analytisk kompetens

Verksamhetsbehov

Statistikkompetens

IT kompetens

BI-verktyg & plattform

Masterdata Data management

Definiera BI-vision & strategi

BI-initiativ

Utveckla användar- kompetens

Metoder

Hantera budget

Etablera standards

Utveckla

BI-kompetensgrupp




2012-05-10



Utveckla en valideringsmodell som täcker in alla aspekter, så som t.ex.:

• Att verktyget fungerar som det är tänkt • Att vi kan uppfylla alla scenarion • Datakvalitet • Icke funktionella krav, t.ex. integration etc. • Användbarhet • Andra tester

6.10 Förvaltningsmodell Inget arbete utfört i denna fas. Utarbetas i samråd med bland annat IT-avdelningen. Om möjligt följa befintlig rutiner.

6.11 Verktyg


Projektet initierade en upphandling. Då fick vi klara direktiv att i första hand använda universitetets leveransavtal med Atea Sverige AB för avrop på programvaror och tjänster. Avtalet omfattar ett antal produkter som är kvalificerade. De kommer från tillverkarna Microsoft, Oracle, SAP, SAS och IBM. Endast i undantagsfall bör projektet genomföra en egen upphandling. Vi har tagit del av rapporter från Gartner och andra lärosäten, diskuterat med interna och externa experter. Vi har tolkat behoven i FLIS och även behoven som har uppkommit under arbetet med att ta fram indikatorer. En logisk modell är framtagen specifikt för projektet beskriver det logiska flödet av information och regelverk, se 6.6. som stöd för val. Tagit fram ett förlag på utvärderingsmodell för val av verktyg.


I FLIS-rapporten sammanfattas 41 krav. Dessa är en blandning mellan funktionella och icke-funktionella krav samt krav som berör datalagret (inte användarverktyget). Krav 31-41 ligger inte direkt inom ramarna för LIS-projektet. Krav 32, 33 och 34 är dock direkt eller indirekt relaterade till hjälp i vardagen. För dessa krav behövs en fördjupad behovsanalys, vilket är planerat i steg 2 av projektet. Krav 1-4, 12, 14 och 19 handlar om icke-funktionella krav. De bedöms inte som ouppnåeliga för gällande verktygskandidater. Krav 5-7, 10, 16, 18, 22 och 26 -30 är funktionella krav. Dessa krav bedöms uppnåbara för alla gällande leverantörer. Ett undantag är krav 13 som är en utmaning för alla leverantörer vad gällande tidkrävande sökningar att ange hur många procent av tiden som återstår. Flertalet av kraven bedömer FLIS-rapporten kunna uppfyllas i befintlig miljö. Undantaget är krav 25-30 samt de krav som ligger utom ramarna för projektet. Krav 8, 9, 12, 15, 21 och 23 är en kombination av krav både på användarverktyget och på befintligt datalager. Utmaningen ligger i datalagret och inte i verktyget.




2012-05-10


För indikatorarbetet handlar det om att t.ex. kunna lokalt definiera mål, dashboard-funktionalitet. Alla gällande leverantörer har dashboard-funktionalitet. Det finns givetvis skillnader mellan de olika leverantörernas produkter avseende t.ex. enkelhet att använda och underhållsbarhet. Projektet kommer beakta alla krav i en praktisk utvärdering baserat på en utvärderingsmodell, se närmare i bilaga, ”Val verktyg för praktisk utvärdering”. Projektet uppfattar att det finns i huvudsak två sätt att utvärdera en leverantör och deras BI-verktyg. Den kanske mest vanlig ansatsen är att genomföra en utvärdering baserat på en teoretisk kravspecifikation innehållande funktionella och icke-funktionella krav. Genomförande av en sådan utvärdering uppskattas till 6-8 månader. En upphandling genomförs och alla leverantörer involveras, jämförs och betygssätts. Om inte de givna förutsättningarna hade funnits (vilket är positivt) skulle LIS-projektet varit tvungen att genomföra en mer traditionell utvärdering. För detaljer se bilaga, ”Val av verktyg för praktisk utvärdering”. Projektet har idag fem leverantörer att välja mellan. Projektet använder bland annat rapport från Gartner Inc. som underlag för att utvärdera aktuella leverantörer. Alla bedöms som ledare på marknaden och anses ha de bästa generella och breda lösningar. Alla har en installerad bas på den svenska marknaden. Projektet bedömer att tre av leverantörerna behöver stora och kostsamma förändringar i datalagret för att deras produkter skall fungera på bästa sätt. Utgångspunkten för projektet är tidigare beslut att behålla det befintliga datalagret. Projektet har då två kandidater att välja mellan: Microsoft och Oracle. Båda har referensinstallationer i närområdet. Göteborgs universitet använder Oracles BI-produkter (gammal version, BI Discoverer) idag. Universitet har haft en del påtagliga problem med Oracle de senaste åren. En stor fördel för Microsoft är att universitetet är att delar av deras utbud finns och används inom universitet idag, t ex office-paketet. Det är viktigt att klargöra att det handlar om att välja en kandidat (användarverktyg) som vi kan praktisk verifiera att alla behov och kraven uppfylls, empiri. Genom en praktisk utvärdering kan användarna delta på ett sätt som inte helt är möjligt vid egen upphandling. Föreslagen praktisk utvärdering innebär en insnävning men projektet är inte låst vid testad kandidat. Tydlighet är viktigt, och det första steget inför testerna är att konkretisera projektets utvärderingsmodell som kommer att beskrivas i ett testprotokoll. Där kommer både funktionella och icke-funktionella krav att beskrivas. Testprotokollet omfattar alla aspekterna och som kommer att presenteras som en del i en rapport för beslut om verktygsval. Protokollet kommer att sammanfattas i rapporten. Rapporten som är ett slutresultat av Proof of Concept (POC) ligger till grund för styrgruppen att kunna fatta ett beslut om verktygsval. Protokollet kommer löpande att uppdateras under POC. I testerna kring användarupplevelse kommer scenarier från nyckeltalsarbetet och den fördjupade behovsanalysen att användas. Ambitionen är att koppla in verktyget till det befintliga datalagret för att använda ”riktigt” data.




2012-05-10


Aspekter för pragmatisk utvärdering baserad på generella krav


Konkritisera utvärderingsmodellen och detaljplanera en POC. Projektet rekommenderar att Microsoft väljs för att genomföra en POC för att verifiera i praktiken att verktyget uppfyller krav och behov. I samband med detta görs demonstrationer för potentiella användare. Detta arbete ger lärdomar som används i projektets vidare arbete, även om verktygsvalet omprövas. Parallella tester rekommenderas inte.

6.12 Övergripande rekommendationer för nästa steg Projektets rekommendationer är att fortsätta nästa steg baserat på rekommendationerna som finns i respektive avsnitt ovan i denna rapport. Det fortsatta arbetet kretsar kring viktiga huvudområden, se figur.

Viktiga huvudområden i det fortsatta arbetet

Huvudområdena konkretiseras i arbetspaket för att kunna planera detaljer, resurser, tid och leveranser. Arbetspaketen är, utöver projektledning och kommunikation, kring fyra huvudarbetspaket, Verksamhet, BI-plattform, Teknik och Aktiv förvaltning(se plan nedan).

Integration & öppenhet

Kostnads- effektivitet

Vision & ledande

Funktionalitet Teknik & flexibilitet

Användar-upplevelse

Information Begrepp om begreppen (masterdata)

Beslutstödsportfölj Omfattar alla BI-IT produkter som används

Användbarhet Tillgänglighet, enkelhet och funktionalitet

Logik Definerar förädlingen

av data till information flödet

Teknik Definierar den tekniska

plattformen (Karta över hur det tekniskt

hänger ihop)

Metadata Beskriver vad och hur vi använder

(Verksamhet-Teknik-Datakälla)




2012-05-10


Rekommendationerna är omsatta i tidsatta aktiviteter som ingår i arbetspaket. Detaljer kommer att konkretiseras i projektplan 2.0 som tas fram under maj 2012. Förslag till övergripande projektplan

Organisation, roller: Följande roller bör planeras BI-arkitekt, verksamhetsanalytiker, IT-arkitekt, kommunikatör, projektadministratör, DBA, modellör, Informationsarkitekt (verksamhetsarkitekt), BI-strateg, BI-utvecklare, portalutvecklare, IT-resurser samt testare. Utöver dessa roller skall verksamheten delta på olika sätt, t.ex. genom rundabordssamtal, referensgrupper, arbetsgrupper, och piloter, etc.

jul aug sep okt jun

Besluts- punkter

Rapport 2.0

Fördjupad behovsanalys

Milstolpar

BP3/4

Informationsmodellering

Verksamhet

Aktiv förvaltning

BI-plattform

Teknik

MS

Pilot1 Leveranser

MS MS MS

Milstolpar MS MS

Milstolpar

MS

BP6

nov dec jan jul maj mar sep nov

Prototyp

Logisk arkitektur

BI Strategi Pilot 1

Nytt verktyg

Gränssnittsmodellering

Prototyp

DW

Verktyg POC

Teknisk arkitektur

Validering - kvalitetsäkring

Pilot 2

Etablering aktiv förvaltning (BICC + förvaltning) Governance-modell

Utbildning

Utrullning

Utvärdering

BI utveckling

Utvärdering

Milstolpar Etablerad aktiv förvaltning MS MS

Pilot2

Portal

Ersätta Discoverer

Utvärdering MS

MS

Plattform

POC

MS

2012 2013




2012-05-10


Arbetspaket 1: Verksamhet Omfattar fas 2

• fördjupad behovsanalys för att arbeta vidare med indikatorer samt identifiera behoven för ”hjälp i vardagen”

• Informationsmodellering av nya datakällor, arbeta med organisationsstrukturen • Gränssnitsmodellering. Ta fram funktionalitet och utforma det nya gränssnittet • BI strategi med syfte att framtidsäkra lösningen. Där vision och mål ingår.

Omfattar fas 3

• Implementera Pilot 1 för en pilotinstitution med begränsad funktionalitet • Implementera Pilot 2 för ett flertal institutioner med utökad funktionalitet • Förbereda för att kunna rulla ut den färdiga lösningen • Genomföra utbildning av användare och experter • Ersätta Discoverer • Genomföra utvärderingar (och åtgärda validerade ändringsförslag) av lösningen

Arbetspaket 2: BI plattform

• Ta fram en logisk modell som beskriver alla steg i en data- till informations- flöde inklusive regelverk samt säkerhetsmodell, portföljhantering, finansieringsmodell, etc.

• POC av verktyget • Ta fram en prototyp baserat på valt verktyg som omfattar indikatorer och om möjligt hjälp i

vardagen. • Vidareutveckla datalagret • Utveckla BI-applikationen • Validera och kvalitetssäkra • Integration med portal

Arbetspaket 3: Teknik

• Ta fram och implementera en teknisk arkitektur Arbetspaket 4: Aktiv förvaltning

• Definiera och implementera en aktiv förvaltning baserad på föreslaget koncept, Funktion för Beslutsstöd.

rapport för förberedelsefasen - göteborgs universitet · rapport förberedelsefasen dnr: y...

Documents