Unit Pembelajaran QU-3.5 Manajemen Sumber Daya Tujuan khusus pembelajaran 1. Pendahuluan 2. Manajemen sumber daya 2.1 Sumber daya manusia 2.1.1 Uraian kerja dan analisa kerja 2.1.2 Kualifikasi vs kesesuaian 2.2 Infrastruktur 2.3 Lingkungan kerja

Tujuan Khusus Pembelajaran Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu: 1. 2. 3. 4. Mendapatkan pandang an tentang apa sumber daya itu (secara luas) Menjelaskan kelebihan-kelebihan personel Menyusun uraian kerja Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh tim untuk melaksanakan berbagai tugas 5. Merefleksikan pekerjaan dan lingkungan belajar saudara sendiri.

1. Pendahuluan Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu SMM ISO 9000, pihak manajemen diberikan tanggung jawab untuk menyediakan sumber daya yang cukup untuk mengatur dan menjalankannya. Bagi banyak orang, pemikiran tentang manajemen sumber daya hanya melibatkan manusia, misalnya, menentukan stakeholders dan perwakilan manajemen. Namun dalam SMM ISO 9001, manajemen sumber daya memiliki makna yang lebih dari sekedar hal ini saja. Yang disyaratkan adalah penentuan dan manajemen sumber daya yang sesuai dan cukup, baik sumber daya manusia maupun fasilitas yang berterima untuk tenaga kerja tersebut, dengan cara yang teratur dan dalam lingkungan yang tepat. Perusahaan memiliki proses untuk menentukan kompetensi pegawai berdasarkan kemampuan, pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang dimiliki. Kegiatan pelatihan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Dampak pelatihan dievaluasi dan dilakukan pencatatan. Catatan pendidikan, kemampuan dan pengalaman yang tepat akan disimpan. Sedangkan para pegawai perlu memahami relevansi dan kepentingan apa yang mereka kerjakan dan bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi untuk memenuhi tujuan mutu lingkungan kerja yang tepat dibuat dan dipertahankan sehingga kesesuaian dengan persyaratan produk bisa tercapai. Tujuannya adalah agar manajemen menciptakan lingkungan dimana orang-orang bisa termotivasi, bukan menciptakan sistem birokrasi dokumentasi yang menghambat inisiatif dan kreatifitas.

2. Manajemen Sumber Daya Dalam SMM ISO 9001, diharuskan adanya sumber daya untuk bisa menjalankan dan mengatur sistem manajemen mutu. Sumber daya ini mencakup sumber daya manusia, yaitu orang-orang yang berkualifikasi untuk melaksanakan tugasnya.

perlengkapan dan infrastuktur yang tepat untuk melaksanakan tugas tersebut; dan lingkungan kerja yang diatur dengan tepat. Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya sumber daya yang dibutuhkan. Hal ini dilakukan untuk : Mempertahankan sistem manajemen mutu serta meningkatkan efektifitasnya Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan

Tujuan persyaratan ini adalah : Untuk memastikan penyediaan yang tepat waktu

Untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang penting bagi implementasi dan perbaikan proses sistem manajemen mutu Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Persyaratan ini juga disebut manajemen sumber daya, yang juga merencanakan kebutuhan sumber daya di masa depan.

2.1 Sumber Daya Manusia Orang-orang yang melaksanakan kerja yang bisa mempengaruhi mutu produk haruslah berkompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman yang tepat.dan manusia adalah inti organisasi dan yang juga berarti inti dari sistem manajemen mutu.

2.1.1 Uraian kerja Uraian kerja adalah pernyataan tertulis yang menjabarkan: Kewajiban (tugas) Tanggung jawab Kontribusi dan hasil yang paling penting yang dibutuhkan dari sebuah posisi kerja, kualifikasi kandidat yang dibutuhkan Laporan hubungan dan rekan kerja dalam pekerjaan tertentu Uraian kerja didasarkan pada informasi objektif yang didapat melalui analisis kerja. Analisis kerja adalah proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab, kemampuan yang dibutuhkan, hasil, dan lingkungan kerja dari posisi kerja tertentu. Analisis kerja mencakup kegiatan-kegiatan berikut: Pengkajian tanggung jawab kerja pegawai Penelitian lewat internet dan melihat contoh uraian kerja online atau offline untuk bidang kerja lain yang serupa Analisis kewajiban, tugas, dan tanggung jawab kerja yang perlu dicapai oleh pegawai yang ada di posisi kerja tersebut Penelitian dan berbagi informasi dengan perusahaan lain yang memiliki bidang kerja serupa Menjabarkan hasil atau kontribusi yang paling penting yang dibutuhkan dari posisi kerja tersebut

Contoh Uraian Kerja Uraian kerja yang baik : Harus menyajikan definisi jelas untuk analisis kerja apa yang dilakukan oleh pekerja dan bagaimana pekerja tersebut diharapkan melakukan pekerjaannya Harus memberikan kajian menyeluruh atas tugas dan kewajiban yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut Harus menyajikan pernyataan rangkuman Harus menyatakan dengan jelas tingkat penyeliaan (supervisi) uraian kerja yang buruk : Tidak menggunakan kalimat yang jelas dan sederhana, dan dengan demikian menghilangkan kejelasan dan objektifitas Tidak memberikan definisi akurat untuk analisis kerja Tidak merinci dengan jelas semua tugas dan kewajiban yang diharapkan dari orang yang menduduki posisi kerja tersebut Tidak membahas secara rinci kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan dari pelamar Berikut adalah contoh-contoh uraian kerja 1) Uraian kerja manajer/eksekutif/direktur pengembangan bisnis Judul kerja pengembangan bisnis bisa berarti berbagai hal. Di sejumlah perusahaan, pengembangan bisnis berarti posisi kerja manajemen akuntan dan penjualan, dalam kasus ini,contoh merujuk pada uraian kerja manajer akuntan. Uraian kerja pengembangan bisnis dan khususnya cakupan tanggung jawab strategis dan kewenangan tergantung pada siapa yang menjadi atasan posisi kerja tersebut, dan skala serta kompleksitas bisnis (pasar, barang/jasa, wilayah,dsb) yang akan dikembangkan. Berikut ini adalah contoh tanggung jawab tipikal dari posisi kerja pengembang bisnis, atau seorang direktur bidang pengembangan bisnis: Penelitian pasar dan teknologi Perumusan strategi Analisis dan pengembangan saluran distribusi Perencanaan dan manajemen pengembangan produk baru Pengembangan dan penilaian transfer teknologi, perizinan, kemitraan Perencanaan pemasaran dan periklanan serta promosi Perencanaan dan pengembangan organisasi penjualan Pengembangan impor/ekspor Perencanaan bisnis

2) Uraian kerja: asisten administrative Uraian kerja asisten administratif berbeda-beda, tergantung pada peran dan organisasinya. Gunakan panduan berikut sebagai dasar untuk membuat uraian : Kerja yang sesuai dengan situasi organisasi saudara. Ketik dan proses berbagai dokumen dan informasi elektronik menggunakan komputer. Susun kelengkapan statistik dan finansial dan laporkan menggunakan lembar tabel (spreadsheet). Atur, susun, dan perbaharui data-data yang relevan menggunakan aplikasi database di komputer. Komunikasikan dan berikan informasi, untuk kalangan internal maupun eksternal, menggunakan metode yang relevan untuk membantu dan Memungkinkan kerja organisasi dan layanan efektif bagi kelompok-kelompok yang berhubungan. Analisis dan tafsirkan statistik finansial dan data lain untuk membuat laporan yang relevan. Tafsirkan instruksi dan masalah yang muncul, dan kemudian lakukan tindakan yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur administratif. Teliti dan amati informasi untuk memungkinkan pengambilan keputusan strategis oleh orang lain. Atur dan berpartisipasilah dalam rapat, konferensi dan kegiatan-kegiatan tim proyek. Beri persetujuan pada keputusan, permohonan, pengeluaran dan rekomendasi atas nama para manajer senior saat mereka tidak ada, sesuai dengan panduan dan kebijakan yang disepakati. Selalu sesuaikan kegiatan dengan kebijakan dan prosedur yang telah dibuat terkait dengan kesehatan dan keamanan kerja, serta manajemen mutu . Selalu sesuaikan kegiatan dengan prosedur-prosedur yang terkait dengan penggunaan yang benar dan perawatan peralatan dan bahan yang menjadi tanggung jawab peran tersebut.

3) Uraian kerja operator penerima telepon/resepsionis Secara garis besar contoh uraian kerja utama operator penerima telepon adalah : Menjawab sangat banyak panggilan telepon dan mempertahankan tingkat tanggapan yang cepat sesuai dengan standar yang disepakati.

Mencatat informasi panggilan yang diterima, kapanpun dibutuhkan dan mempertahankan catatan yang akurat dan detil. Mempertahankan dan memperbaharui secara terus menerus, menggunakan pengetahuan lokal dan sarana lokal, catatan ketersediaan staf yang mungkin mendapat panggilan telepon. Mengumpulkan data dan melakukan tugas-tugas rutin lain yang diberikan dan juga tugas umum untuk departemen lain sesuai yang dibutuhkan. Memesan dan mempertahankan pasokan kantor yang relevan untuk efektifitas

Tugas personal. Mengoperasikan berbagai mesin kantor standar, termasuk komputer dan berbagai programnya, telepon, faks, kalkulator, mesin penghancur kertas dan mesin fotokopi. Berkomunikasi dan menjadi penghubung secara lisan dan tertulis antara pelanggan /penyedia/pengunjung/penanya dengan staf yang relevan, dan menafsirkan dan member tanggapan dengan jelas dan efektif pada Permintaan lisan yang disampaikan langsung atau lewat telepon, dan juga pada instruksi lisan atau tertulis. Membangun dan mempertahankan hubungan kerja yang efektif dengan rekan kerja, penyelia dan masyarakat umum. Melaksanakan tugas resepsionis dengan efisien, professional dan ramah. Mempertahankan tingkat kehadiran, ketepatan waktu, penampilan, dan Kesesuaian dengan prosedur kesehatan dan keselamatan yang relevan secara konsisten dan professional. Mengejar pengembangan kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kerja dengan efektif.

4) Uraian kerja manajer mutu /direktur Susun dan laksanakan strategi dan rencana manajemen, mencakup sumber daya, sistem, skala waktu, finansial, untuk mendukung, berkontribusi dan terintegrasi di dalam rencana bisnis tahunan dan strategi jangka panjang organisasi. Susun dan pertahankan sistem untuk membangun standar yang terkait dengan kegiatan dan produk. Susun dan pertahankan sistem untuk mengukur kinerja dibandingkan dengan standar yang telah dibuat. Memonitor kinerja (di bidang yang relevan) sesuai dengan standar yang disepakati dan mengambil tindakan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi/memberi saran/memberi bantuan sesuai dengan tingkat kinerja.

Memonitor dan menginformasikan/mengkomunikasikan/menerapkan standar yang telah diciptakan/dipertahankan oleh badan-badan eksternal, dan menyatukannya dengan sistem manajemen mutu internal. Susun dan terapkan strategi komunikasi yang dibutuhkan untuk semua perbaikan dan kesadaran akan masalah-masalah mutu di semua bagian perusahaan. Merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan departemen (bagian) sesuai dengan dana dan waktu yang disepakati. Memberikan laporan, sebagaimana mestinya, tentang perubahan standar (baik di dalam maupun diluar) dan tentang kinerja dibandingkan dengan standar tersebut. Berhubungan dan bekerjasama dengan badan-badan standar dan manajemen mutu (misalnya bsi, badan pemerintah, hse, dsb) mengatur staf sesuai dengan standar perusahaan (kedisiplinan, pelatihan, perkembangan, dan sebagainya). Mengatur kinerja bagian disesuaikan dengan target dan dana yang tersedia (disepakati), dan tidak bertentangan dengan kebijakan dan standar perusahaan. Berhubungan dengan pelanggan dan penyedia jika dibutuhkan (jika mempengaruhi/dipengaruhi oleh isu-isu mutu )

5) uraian kerja manajer/eksekutif bidang pembelian Bidang-bidang tanggung jawab berikut kemungkinan tercakup dalam fungsi pembelian. Bagaimana saudara membentuk bidang-bidang berikut menjadi uraian kerja pembelian tergantung pada cakupan tanggung jawab bagian pembelian di perusahaan saudara, hubungan langsung bagian pembelian dengan bagian lain di perusahaan, bagaimana fungsi pembelian saudara akan dilaksanakan, dan tingkat otonomi, kewenangan dan laporan bidang kerja tersebut Kewajiban manajer/ eksekutif bidang pembelian antara lain : Perencanaan dan kebijakan pembelian Perekrutan, pengembangan, pelatihan dan manajemen staf departemen Prioritas dan manajemen proyek pembelian Pengaturan sistem dan informasi pembelian dan layanan teknologi informasi pembelian Pengaturan penyedia, hubungan, sla (kesepakatan tingkat layanan) staf pembelian Penentuan (jika tidak ada fungsi qa), pengawasan dan pengaturan mutu dan sistem qa Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain sebagaimana yang dibutuhkan untuk meramalkan, merencanakan pemenuhan, dan pemberian tuntutan akan mutu yang relevan. Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain yang mengoperasikan, mencari sumber daya, dan melayani sebagaimana yang dibutuhkan, misalnya it

Negosiasi dan penyusunan kontrak pembelian Keputusan dan analisis kebijakan pembuatan atau pembelian keputusan/rekomendasi dan evaluasi kebijakan penyewaan atau pembelian Penyusunan anggaran dan target penghematan Penyusunan dan perencanan cara mencapai akreditasi penyedia dan manajemen tingkat layanan Pelaksanaan dan laporan yang dibutuhkna Evaluasi akuntansi dan justifikasi finansial misalnya modal v pendapatan Stragegi/pengembangan/manajemen outsourcing Negosiasi persyaratan pembayaran, optimalisasi dan manajemen Manajemen simpanan dan bahan Manajemen penyimpanan, distribusi, pengiriman (jika ada, atau hubungan efektif dengan bagian/bidang kerja ini) Kesadaran, kesesuaian, dan komunikasi informasi peraturan pengepakan dan pengiriman Kesesuaian kesehatan dan keselamatan kerja Manajemen dan kesadaran hukum/impor/masalah perdagangan internasional (jika direktur resmi) melaksanakan tanggung jawab direktur perusahaan berdasarkan standar hukum dan etika, seperti yang disebutkan dalam...(apapun standar dan kebijakan direktur yang saudara gunakan).

2.1.2 Kualifikasi Versus Kesesuaian

Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Organisasi harus secara alami menunjuk orang-orang bermutu untuk sistem manajemen mutu, tapi organisasi juga harus mendukung orang-orang itu. Organisasi perlu memastikan bahwa tim yang bertanggung jawab atas efektifitas sistem manajemen mutu adalah orang-orang kompeten, sadar akan persyaratan sistem tersebut, dan terlatih untuk menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan tiga cara. Menilai kemampuan anggota tim. Penilaian kemampuan dirancang untuk dijadikan dasar peningkatan tim, atau perbaikan. Dari penilaian ini muncullah cara kedua: mengisi tiap celah/kesenjangan kemampuan dengan memberikan pelatihan. Pelatihan ini bisa berupa pelatihan sistem manajemen mutu , pelatihan proses umum, pelatihan teknik, atau gabungan ketiganya. Cara ketiga untuk mempertahankan komptensi tim adalah dengan mengevaluasi secara berkala kinerja anggotanya.

Meningkatkan mutu dan pelatihan

Istilah dan definisi Untuk tujuan standar internasional, diberikan istilah dan definisi dalam ISO 8402 sebagai berikut : Kompetensi: penerapan pengetahuan, keahlian, dan perilaku dalam bekerja Pelatihan: proses untuk memberikan dan meningkatkan pengetahuan, keahlian dan perilaku untuk memenuhi persyaratan Pelatihan: proses empat tahap : proses pelatihan sistematis dan terencana bisa memberikan kontribusi penting dalam membantu organisasi meningkatkan kapabilitasnya dan memenuhi tujuan mutu nya.

Untuk meningkatkan kejelasan standar internasional ini saudara harus menggunakan model proses berikut.

Siklus pelatihan

Untuk memilih dan mengimplementasikan penghilangan kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang ada, manajemen harus mengawasi tahap-tahap berikut: A) Menentukan kebutuhan pelatihan

B) Merancang dan merencanakan pelatihan

C) Memberikan pelatihan

D) Mengevaluasi hasil pelatihan

E) Pengawasan dan peningkatan proses latihan

2.2 Infrasturktur Organisasi harus menentukan, menyediakan dan mempertahankan infrasturktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Infrastruktur mencakup : Bangunan, ruang kerja dan bangunan-bangunan pendukung yang terkait, Perlengkapan proses (baik perangkat keras maupun piranti lunak), dan Layanan-layanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi).

Infrastruktur memfasilitasi proses sistem manajemen mutu dan memiliki dampak pada mutu produk. Dengan menspesifikasi infrastruktur yang benar tepat waktu, serta penyediaan dan perawatannya, kita bisa menjamin kesesuaian produk dan pemenuhan persyaratan. Contoh infrastruktur adalah: Pabrik, bidang, mesin dan kelengkapan kerja; Komputer dan programnya, misalnya untuk manajemen logistik; Teknologi informasi dan komunikasi, per fasilitas.

Infrastruktur ini membutuhkan investasi dari organisasi. Tapi hal ini memang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu memang didukung dengan kerangka kerja yang dibutuhkan untuk mendukung misinya.

2.3 Lingkungan kerja Apa yang terlintas di pikiran saudara saat kami menyebutkan: Lingkungan yang ramah? Lingkungan meditatif? Lingkungan pesta?

Mungkin saudara membayangkan berbagai jenis tempat, berbagai sudut pandang, Dengan jenis perabot tertentu, perlengkapan tertentu, dengan karakteristik, pencahayaan yang tenang. Atau saudara mungkin membayangkan orang-orang yang saudara temui dalam lingkungan-lingkungan ini: Ramah dan penuhpengertian, di lingkungan yang ramah; pendiam dan penyendiri di lingkungan Meditative; bersemangat dan komunikatif di lingkungan pesta.

Ini berarti bahwa sebuah lingkungan terkait dengan kesiapan menerima jumlah orang tertentu, dengan karakteristik tertentu, dengan tujuan tertentu. Sama dengan hal ini, saat memikirkan tentang lingkungan kerja/belajar, kita harus memperhatikan hal yang sama: memastikan pencapaian tujuan ini berdasarkan pada strategi yang telah ditentukan, dalam iklim yang mendorong dan kolaboratif, yang memfasilitasi komunikasi. Saat merancang lingkungan kerja, perlu diingat adanya kebutuhan untuk memperhatikan ketersediaan sumber daya finansial dan fisik yang dibutuhkan dan kapabilitas personel untuk menggunakannya. Untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain : a) Ruangan fisik Ruangan fisik untuk belajar/mengajar harus ditentukan berdasarkan metode dan media yang dipilih serta jumlah peserta didik. Dimensinya harus memungkinkan sejumlah orang yang diperkirakan tersebut terakomodasi dengan nyaman, bekerja secara kolektif, sendiri-sendiri atau berkelompok (sesuai kebutuhan). Dalam banyak situasi, dibutuhkan pemisahan tempat untuk menyampaikan teori dan kegiatan praktek saat pelaksanaan keduanya di lingkungan yang sama tidak memungkinkan.

Ruangan ini harus memiliki pencahayaan dan sistem ventilasi yang bagus. Lebih disukai jika ruangan tersebut berada di daerah yang mudah dijangkau, dekat dengan restoran atau tempat makan lain (jika tidak ada kantin di tempat itu sendiri) dan, jika mungkin, dekat dengan layananlayanan lain yang mungkin dibutuhkan oleh partisipan (hotel, agen perjalanan, halte bis, pangkalan taksi, stasiun kereta, dsb). Tempat yang dipilih tersebut tidak boleh memiliki hambatan/penghalang apapun yang membuat tempat tersebut sulit dicapai oleh orang yang memiliki cacat fisik.

b) Perabot dan perlengkapan Perabot yang tersedia harus cukup untuk menampung jumlah partisipan dan sesuai dengan strategi belajar/mengajar yang diproyeksikan. Jika ada rencana untuk memberikan tugas kelompok kecil, dibutuhkan perabot yang bisa dipindahpindahkan dengan mudah. Semua perlengkapan yang dibutuhkan harus dispesifikasi: proyektor video, ohp, computer lengkap dengan program yang dibutuhkan, dsb. Saudara harus memastikan bahwa tempat dimana pelatihan akan diberikan tersebut memiliki soket listrik serta komponenkomponen lain yang dibutuhkan untuk membuat perlengkapan tersebut berfungsi. Perabot harus disesuaikan agar orang-orang yang memiliki cacat fisik bias berpartisipasi. c) Keselamatan kerja Faktor-faktor berikut bisa jadi bahaya utama bagi kesehatan dan keselamatan di lingkungan belajar: Listrik (tersetrum); Bahaya api (kebakaran); Jatuh karena lantai tidak rata atau masalah lain; bangunan atau bagian ruangan yang menghalangi gerakan orang Pengaturan sarana kesehatan yang tidak memadai d) Kenyamanan fisik Tempat dimana orang-orang harus menghabiskan banyak waktu berkonsentrasi harus memiliki kondisi yang memastikan kenyamanan fisik orang-orang tersebut: Mudah dijangkau, Memudahkan pergerakan (yang berhubungan dengan ukuran tempat dan penempatan perabot);

Kenyamanan posisi (ditentukan oleh jenis perabot dan penempatannya untuk semua kelompok dihubungkan dengan titik pusat dimana presentasi akan dilakukan); Kenyamanan suara; Kenyamanan suhu. Kenyamanan kognitif (pikiran)

Sejak awal kita membahas topik ini, lingkungan belajar, serta lingkungan lainnya, tidak terbatas pada tempat dan perabot saja. Segala hal yang menyangkut lingkungan tersebut, termasuk aspek-aspek non fisik, harus diatur sedemikian rupa hingga bisa membantu pembelajaran. Untuk alasan inilah kami membicarakan tentang pentingnya memastikan kenyamanan kognitif. Kenyamanan kognitif (pikiran) terkait dengan: Jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk berada dalam lingkungan belajar/mengajar; Tuntutan akan perhatian yang dibutuhkan; Jeda atau interupsi; Keseimbangan antara berbagai jenis kegiatan pembelajaran (aplikasi, terarah, kreatif, produksi individual, produksi kelompok, kontekstualisasi); Cara mencapai iklim komunikasi dan kerjasama antar partisipan dan antara partisipan dengan pelatih; Cara mencapai tingkat aktifitas dan motivasi yang dibutuhkan oleh strategi yang dipakai.

Semua aspek ini harus dinilai dengan cermat agar tidak memiliki hambatan yang menghambat pencapaian tujuan pembelajaran.