RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PADA PT MITRA ABADI WISESA SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama : ARIESTA FUJI NIRMALA

NIM : 09.39010.0050

Program : DIII(Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2012

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PADA PT MITRA ABADI WISESA SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama : ARIESTA FUJI NIRMALA

NIM : 09.39010.0050

Program : DIII (Diploma Tiga)

Prodi : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2012

Doa memberikan kekuatan pada orang yang lemah

membuat orang tidak percaya menjadi percaya

dan memberikan keberanian pada orang yang ketakutan.

Saya persembahkan kepada

Orang tua, keluarga, teman

Beserta semua orang yang selalu ada buat Saya

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PADA PT MITRA ABADI WISESA SURABAYA

Telah diperiksa, dan diuji

Surabaya, Juni 2012

Disetujui:

Mengetahui: Disetujui:

Kepala Program Studi Pembimbing DIII Manajemen Informatika

Titik Lusiani, M.Kom.,OCA Titik Lusiani, M.Kom.,OCA NIDN.0714077401 NIDN.0714077401

vi

ABSTRAK

PT Mitra Abadi Wisesa adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa

ekspedisi pengiriman barang dari pulau ke palau. Manajemen dan pengelolaan

pada PT Mitra Abadi Wisesa ini masih dilakukan secara manual antara lain

masalah penggajian karyawan. Pengelolaan dan pencatatan transaksi penggajian

yang masih dilakukan secara manual ini mengurangi efisiensi kerja dan

pelayanan.

Pengarsipan data secara komputerisasi merupakan salah satu solusi yang

sangat tepat untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi pada PT Mitra Abadi

Wisesa. Dengan adanya proses pencacatan yang terkomputerisasi maka proses

pemeliharaan data induk, pengelolaan transaksi dan pembuatan laporan akan

Dengan diterapkannya sistem ini pada PT Mitra Abadi Wisesa, maka

diharapkan dapat mengurangi kesalahan pencatatan yang mungkin terjadi dan

diharapkan mampu mempercepat proses pembuatan laporan yang pada akhirnya

dapat membantu pihak pengambil keputusan untuk lebih meningkatkan kinerja

dan pelayanan yang ada.

Kata Kunci :Kepegawaian, Rekrutmen, Absensi, Lembur, Cuti Karyawan

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan

rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Proyek dengan judul Rancang

Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi Wisesa dengan

lancar. Penyelesaian laporan ini merupakan bagian dari tugas akhir diploma tiga

manajemen informatika yang merupakan syarat untuk menempuh kelulusan.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan bantuan dari berbagai

pihak maka laporan Proyek Sistem Informasi ini tidak akan terselesaikan dengan

baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampaikan

rasa penghargaan dan terima kasih kepada yang terhormat:

1. Ibu, Bapak, dan Saudara yang penulis sayangi atas doa dan dukungan yang

telah diberikan.

2. Ibu Titik Lusiani, M.Kom.,OCA, selaku Kepala Prodi DIII Manajemen

Informatika.

3. Ibu Titik Lusiani, M.Kom.,OCA, selaku Dosen Pembimbing yang telah

mendukung dan memberikan kepercayaan penuh kepada penulis dalam

menyelesaikan tugas akhir.

4. Ibu Susmiyati, selaku Kepala Bagian Administrasi PT Mitra Abadi Wisesa

yang telah memberikan kesempatan untuk studi lapangan di perusahaan.

5. Avan, Tegar, Gilang atas bantuannya dalam penyempurnaan pembuatan

program.

6. Wuri, Ayu, Ika atas bantuannya dalam penyempurnaan laporan.

viii

7. Mchammad Al Barokah atas dukungan moril dan support yang diberikan.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik

dari materi maupun teknik penyajiannya. Segala kritik dan saran sangat

diharapkan oleh penulis. Semoga laporan ni dapat memberikan manfaat bagi

pembaca dan pihak-pihak yang berkepentingan.

Surabaya, Juni 2012 Penulis

ix

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ............................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 2

1.3 Batasan Masalah ............................................................................. 2

1.4 Tujuan............................................................................................. 3

1.5 Manfaat........................................................................................... 3

1.6 Sistematika Penulisan ..................................................................... 4

BAB II HASIL SURVEY .................................................................................. 6

2.1 Gambaran Umum PT Mitra Abadi Wisesa .................................... 6

2.2 Bidang Usaha ................................................................................. 6

2.3 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa .................................. 7

2.4 Pembagian Tugas ........................................................................... 7

2.5 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan ............................................ 9

x

2.6 Dokumen Input/Output ................................................................ 13

BAB III LANDASAN TEORI .......................................................................... 15

3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia ............................................. 15

3.2 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia ...................... 16

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ................................................... 19

3.3.1 Sistem ................................................................................. 19

3.3.2 Sistem Informasi ................................................................ 19

3.4 Analisa Dan Desain Sistem Informasi ......................................... 20

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM .................................................. 21

4.1 Analisa Sistem .............................................................................. 21

4.1.1 Identifikasi Masalah ......................................................... 22

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi .......................................................... 22

4.1.3 Lingkungan Operasi ......................................................... 22

4.2 Desain Sistem ............................................................................... 23

4.2.1 Sistem Flow ........................................................................ 23

4.2.2 Data Flow Diagram ............................................................ 28

4.2.3 Entity Relationship Diagram .............................................. 32

4.2.4 Struktur Tabel..................................................................... 34

4.2.5 Desain Input/Output ........................................................... 37

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ......................................... 49

5.1 Sistem yang Digunakan ................................................................ 49

5.2 Cara Setup Program ..................................................................... 49

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ................................................... 54

xi

5.3.1 Form Master ....................................................................... 57

5.3.2 Form Transaksi .................................................................. 59

5.3.3 Form Laporan ..................................................................... 68

BAB VI PENUTUP ........................................................................................... 72

6.1 Kesimpulan................................................................................... 72

6.2 Saran ............................................................................................. 72

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 73

LAMPIRAN ........................................................................................................... 74

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Karyawan ........................................................................................... 34

Tabel 4.2 Jenis Cuti ............................................................................................ 35

Tabel 4.3 Rekrutmen .......................................................................................... 35

Tabel 4.4 Absensi ............................................................................................... 36

Tabel 4.5 Lembur ............................................................................................... 36

Tabel 4.6 Cuti ..................................................................................................... 37

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa ................................... 7

Gambar 2.2 Dokumen Flow Rekrutmen ........................................................... 10

Gambar 2.3 Dokumen Flow Absensi Karyawan ............................................... 11

Gambar 2.4 Dokumen Flow Lembur Karyawan ............................................... 12

Gambar 2.5 Dokumen Flow Cuti Karyawan ..................................................... 13

Gambar 2.6 Daftar Hadir Karyawan ................................................................. 14

Gambar 2.7 Daftar Cuti Karyawan.................................................................... 14

Gambar 4.1 Sistem Flow Rekrutmen Karyawan ................................................ 24

Gambar 4.2 Sistem Flow Absensi Karyawan .................................................... 25

Gambar 4.3 Sistem Flow Lembur Karyawan .................................................... 26

Gambar 4.4 Sistem Flow Cuti Karyawan .......................................................... 27

Gambar 4.5 Context Diagram ........................................................................... 28

Gambar 4.6 Hierarchy Input Proses Output ...................................................... 29

Gambar 4.7 DFD level 0 ................................................................................... 30

Gambar 4.8 DFD level 1 Proses Rekrutmen Karyawan .................................... 31

Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Absensi Karyawan ....................................... 31

Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Lembur Karyawan ....................................... 32

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Cuti Karyawan ............................................. 32

Gambar 4.12 Conceptual Data Model ................................................................. 33

Gambar 4.13 Physical Data Model...................................................................... 34

Gambar 4.14 Login.............................................................................................. 38

xiv

Gambar 4.15 Menu Utama .................................................................................. 38

Gambar 4.16 Form Master Karyawan ................................................................. 39

Gambar 4.17 Form Master Jenis Cuti ................................................................. 40

Gambar 4.18 Form Absensi Karyawan ............................................................... 41

Gambar 4.19 Form Terbit Lembur ...................................................................... 42

Gambar 4.20 Form Absensi Lembur ................................................................... 43

Gambar 4.21 Form Cuti....................................................................................... 44

Gambar 4.22 Form Rekrutmen Karyawan .......................................................... 44

Gambar 4.23 Laporan Data Karyawan ................................................................ 45

Gambar 4.24 Laporan Data Absensi Karyawan .................................................. 46

Gambar 4.25 Laporan Lembur Karyawan ........................................................... 47

Gambar 4.26 Laporan Cuti Karyawan ................................................................ 48

Gambar 4.27 Laporan Rekrutmen Karyawan ...................................................... 48

Gambar 5.1 Tampilan add or remove program .................................................. 50

Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi ................................................ 51

Gambar 5.3 Tampilan Select installation Folder ............................................... 52

Gambar 5.4 Tampilan Confirm Installation ...................................................... 53

Gambar 5.5 Tampilan Installation Complete .................................................... 53

Gambar 5.6 Form Utama Aplikasi .................................................................... 54

Gambar 5.7 Tampilan Form Login.................................................................... 55

Gambar 5.8 Pesan error saat user dan password salah ...................................... 55

Gambar 5.9 Menu utama saat user admin ......................................................... 56

Gambar 5.10 Menu utama saat user manajer ...................................................... 56

Gambar 5.11 Sub Menu Master .......................................................................... 57

xv

Gambar 5.12 Master Data Karyawan .................................................................. 58

Gambar 5.13 MessageBox Data Tersimpan ........................................................ 58

Gambar 5.14 Master Jenis Cuti ........................................................................... 59

Gambar 5.15 Sub Menu Transaksi ...................................................................... 60

Gambar 5.16 Form Absensi Karyawan ............................................................... 60

Gambar 5.17 MessageBox Data Tersimpan ........................................................ 61

Gambar 5.18 MessageBox Password salah ......................................................... 61

Gambar 5.19 Form Terbit Lembur ...................................................................... 62

Gambar 5.20 Form Absensi Lembur ................................................................... 63

Gambar 5.21 Form Pengajuan Cuti ..................................................................... 64

Gambar 5.22 Form Cari Data Karyawan............................................................. 64

Gambar 5.23 Form Transaksi Persetujuan Cuti .................................................. 65

Gambar 5.24 Form Transaksi Rekrutmen Karyawan .......................................... 66

Gambar 5.25 Form Data Calon Karyawan .......................................................... 67

Gambar 5.26 Form Data Calon Karyawan Diterima ........................................... 67

Gambar 5.27 Form Data Karyawan Ditolak ....................................................... 68

Gambar 5.28 Tampilan Laporan Data Karyawan ............................................... 69

Gambar 5.29 Tampilan Laporan Absensi Karyawan .......................................... 69

Gambar 5.30 Tampilan Laporan Data Kehadiran Karyawan .............................. 70

Gambar 5.31 Form Tampilan Data Cuti Karyawan ............................................ 71

Gambar 5.32 Tampilan Laporan Rekrutmen Karyawan ..................................... 71

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Hasil Wawancara .............................................................................. 74

Lampiran 2. Surat Keterangan Survey .................................................................. 75

Lampiran 3. Laporan Data Karyawan ................................................................... 76

Lampiran 4. Laporan Absensi Karyawan.............................................................. 77

Lampiran 5. Laporan Lembur Karyawan .............................................................. 78

Lampiran 6. Laporan Cuti Karyawan.................................................................... 79

Lampiran 7. Laporan Rekrutmen Karyawan ......................................................... 80

Lampiran 8. Listing Program Login...................................................................... 81

Lampiran 9. Listing Program Master Data Karyawan .......................................... 83

Lampiran 10. Listing Program Master Jenis Cuti ................................................. 88

Lampiran 11. Listing Program Transaksi Absensi ................................................ 90

Lampiran 12 Listing Program Transaksi Lembur ................................................. 93

Lampiran 13. Listing Program Transaksi Cuti ...................................................... 97

Lampiran 14. Listing Program Rekrutmen ......................................................... 100

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem informasi kepegawaian merupakan salah satu sistem yang penting

dalam suatu perusahaan yakni dalam hal pendataan karyawan yang meliputi

perekrutan karyawan, absensi karyawan, pengambilan cuti karyawan dan lembur

karyawan. Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat

menyebabkan dunia bisnis semakin meningkat dalam membangun atau

mengembangkan sistem informasi yang mendukung dalam proses bisnis tersebut.

Selain itu, persaingan bisnis juga semakin ketat. Sehingga untuk dapat bersaing

dengan sehat, suatu perusahaan harus mendapatkan informasi yang akurat untuk

mendukung kelancaran proses bisnis suatu perusahaan. Informasi yang akurat bisa

didapatkan melalui sistem terkomputerisasi. Manfaat dari perkembangan

teknologi tersebut bisa dirasakan oleh kalangan bisnis maupun non bisnis.

PT Mitra Abadi Wisesa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak

dibidang jasa pengiriman barang antar pulau. Bagi PT Mitra Abadi Wisesa,

karyawan merupakan aset penting sebuah perusahaan. Tanpa adanya karyawan,

tidak ada transaksi pengiriman, yang artinya tidak ada keuntungan. Tanpa

keuntungan, perusahaan tidak akan berjalan dengan baik karena terjadi

keterbatasan karyawan. Akibat keterbatasan karyawan, maka sistem kepegawaian

yang dilakukan tidak berjalan dengan lancar karena kurangnya tenaga untuk

2

menangani sistem kepegawaian tersebut. Oleh karena itu, diperlukan sebuah

sistem yang bisa mengatur dan mengontrol hak dan kewajiban karyawan secara

tepat, yaitu dalam hal kepegawaian.

Pada PT Mitra Abadi Wisesa sebenarnya telah mempunyai sistem yang

mengatur ini, tetapi masih belum terkomputerisasi dan tidak optimal. Pengolahan

data-datanya bergantung pada lembaran-lembaran kertas sebagai media

penyimpanan data. Media penyimpanan tersebut sudah tidak efektif dan tidak

efisien lagi dari segi biaya, waktu, tenaga, dan jaminan akan kebenaran dan

keutuhan data yang akan diproses. Kuatnya kompetisi di dunia bisnis maupun non

bisnis mendorong PT Mitra Abadi Wisesa untuk memperbaiki sistem yang ada

dalam meningkatkan kualitas SDM menjadi lebih baik.

Dengan adanya sistem informasi penggajian ini tentunya dapat

membantu jalannya perputaran roda bisnis dan berharap sistem ini dapat berjalan

sesuai dengan harapan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka

dapat diperoleh perumusan masalah yaitu bagaimana membuat rancang bangun

sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi dalam pengolahan data dan

menghasilkan laporan yang valid?.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas maka pembatasan masalah

adalah sebagai berikut:

3

1. Data karyawan yang digunakan adalah data karyawan dari PT Mitra Abadi

Wisesa Surabaya tahun 2011.

2. Batasan sistem yang ada pada sistem informasi kepegawaian karyawan adalah

sebagai berikut:

a. Sistem perekrutan karyawan

b. Sistem absensi karyawan

c. Sistem pengambilan cuti karyawan

d. Sistem lembur karyawan

3. Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi kepegawaian adalah sebagai

berikut:

a. Informasi data karyawan

b. Informasi perekrutan karyawan

c. Informasi absensi karyawan

d. Informasi lembur karyawan

e. Informasi cuti karyawan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah membuat rancang bangun sistem

informasi kepegawaian yang mampu mengolah data-data karyawan, mulai dari

absensi karyawan, lembur karyawan, cuti karyawan dan rekrutmen karyawan yang

valid.

1.5 Manfaat

Sistem informasi ini memiliki beberapa manfaat terkait proses yang

dilaksanakan adalah sebagai berikut:

4

1. Manajer

Manfaat sistem informasi kepegawaian pada manajer adalah dapat

mengetahui laporan data karyawan, absensi, lembur, cuti dan rekrutmen

karyawan dengan mudah, tepat dan akurat.

2. HRD

Manfaat sistem informasi kepegawaian bagi HRD adalah dapat

memudahkan dalam mengolah data-data karyawan menjadi sebuah

informasi yang cepat, tepat, dan akurat.

3. Karyawan

Manfaat sistem informasi kepegawaian pada karyawan adalah dapat

memudahkan karyawan dalam melakukan transaksi dengan cepat dan tepat

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada proyek ini dapat memberikan gambaran

menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan

laporan rancang bangun sistem informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi

Wisesa adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang sedangkan

inti dari permasalahan digambarkan dalam perumusan masalah, pembatasan

masalah menjelasakan batasan-batasan dari sistem yang akan dibuat supaya tidak

keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari

hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum PT Mitra

Abadi Wisesa yang menguraikan gambaran umum perusahaan seperti keadaan,

5

kondisi, situasi dan hal-hal lain yang berkaitan dengan perusahaan tersebut,

seperti sejarah berdirinya, dan struktur organisasi perusahaan.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori singkat yang

berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini, yang meliputi sistem pengolahan

data, analisa, perancangan sistem informasi dan sistem komputer, dan teori-teori

penunjang lainnya yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Bab keempat analisa dan desain sistem membahas tentang prosedur dan

langkah-langkah sistematis menyelesaikan proyek ini. Bab ini juga berisi tentang

System Flow, Context Diagram, Struktur File, dan Desain Input/Output.

Bab kelima implementasi dan pembahasan memebahas tentang sistem

yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware

maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara

penggunaan dari aplikasi ini.

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan dari

bab-bab sebelumnya dan bab ini juga memuat saran-saran yang bisa diterapkan

untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.

6

BAB II

HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum PT Mitra Abadi Wisesa

PT. Mitra Abadi Wisesa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak

dibidang jasa pengiriman barang antar pulau melalui jalur laut. Berdiri sejak 17

November 2005 dengan direktur utamanya yaitu Bapak Heri Kristanto. Jasa

pengiriman barang ini terletak di jalan Kalimas Baru Pos III Kanan No.138

Surabaya.

PT. Mitra Abadi Wisesa pada awalnya hanya mengirimkan barang ke

Pulau Sulawesi yaitu tepatnya ke Kota Donggala dan Kota Palu dengan hanya

memiliki 2 kapal yang terbuat dari kayu. Apabila pesanan pengiriman melebihi

kapasitas kapal, maka PT Mitra Abadi Wisesa akan mengirimkan barang dengan

cara menyewa kapal dari perusahaan yang bergerak dibidang yang sama untuk

mengirimnya. Tetapi dengan bertambahnya pemasukan kas perusahaan PT Mitra

Abadi Wisesa menambah 4 kapal yang terbuat dari besi yang berguna untuk

memberikan pelayanan yang terbaik untuk konsumennya.

2.2 Bidang Usaha

Bidang usaha yang dijalankan oleh perusahaan ini adalah jasa pengiriman

barang ke Provinsi Sulawesi Tengah yaitu ke daerah Donggala dan Palu.

7

2.3 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa

Komisaris Perusahaan

Direktur

Sekretaris

Kabag KeuanganKabag

Pengadaan Barang

Kabag UmumKabag Administrasi

Kabag Personalia

Bagian Gudang Bagian Kapal Bagian Buruh

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa

2.4 Pembagian Tugas

Dalam tiap instansi, diperlukan keseimbangan dalam melakukan suatu

pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada

di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Berikut ini

adalah deskripsi pembagian tugas tiap-tiap bagian :

1. Komisaris Perusahaan

Mengawasi jalannya proses pengiriman barang dan mengawasi kinerja

direktur.

2. Direktur

Memimpin seluruh bagian dan pegawai serta mengawasi jalannya proses

pengiriman barang. Selain itu, Direktur adlah orang pertama yang paling

bertanggung jawab terhadap suksesnya proses pengiriman barang.

8

3. Sekretaris

Membantu kinerja direktur dan mengurusi proses sesuai bidang yang

ditentukan.

4. Kepala Bagian Administrasi

Bertanggung jawab atas proses administrasi dan surat menyurat yang

dilakukan oleh perusahaan.

5. Kepala Bagian HRD

Bertanggung jawab atas proses kepegawaian yang dilakukan perusahaan.

6. Kepala Bagian Keuangan

Bertanggung jawab atas proses keuangan yang dilakukan perusahaan.

7. Kepala Bagian Pengadaan Barang

Bertugas untuk memeriksa barang yang dibutuhkan dalam proses

pengiriman barang.

8. Kepala Bagian Umum

Bertugas memimpin dan mengatur tugas dari bagian gudang, kapal, dan

buruh.

Pada bagian umum meliputi:

a. Bagian Gudang

Bertugas menerima dan mengatur barang masuk dari kepala bagian

umum.

b. Bagian Kapal

Bertugas mengatur barang yang masuk kapal.

c. Bagian Buruh

Bertugas membantu proses bongkar muat di kapal maupun pada gudang.

9

2.5 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada PT Mitra Abadi

Wisesa dapat dibuat suatu analisis sistem yang ada yaitu sebagai berikut:

2.5.1 Dokumen Flow Rekrutmen Karyawan

Gambar 2.2 adalah dokumen flow proses rekrutmen karyawan baru pada

PT Mitra Abadi Wisesa.

Proses rekrutmen karyawan dimulai dari calon karyawan yang

menyerahkan data dirinya ke bagian HRD. Bagian HRD akan melakukan

pengecekan kriteria, apabila sesuai dengan kriteria maka HRD akan membuat

informasi penerimaan rangkap dua yang akan diberikan kepada karyawan dan

sebagai arsip oleh HRD. Apabila tidak sesuai dengan kriteria bagian HRD

membuat informasi penolakan calon karyawan rangkap dua, satu diberikan

kepada karyawan dan satu sebagai arsip. Informasi penerimaan dan penolakan

calon karyawan akan dicatat oleh bagian HRD sebagai laporan rekrutmen

karyawan yang dibuat rangkap dua, dimana rangkap kesatu sebagai arsip dan

rangkap kedua diberikan kepada manajer. Data calon karyawan yang dinyatakan

diterima akan dicatat ke dalam laporan data karyawan.

10

Gambar 2.2 Dokumen Flow Rekrutmen

2.5.2 Dokumen Flow Absensi Karyawan

Gambar 2.3 adalah dokumen flow absensi karyawan pada PT Mitra

Abadi Wisesa.

Proses absensi karyawan dimulai dari karyawan yang mengisi form

absensi yang dibuat oleh bagian HRD, sebelum karyawan mulai bekerja. Form

absensi yang sudah diisi karyawan akan direkap oleh bagian HRD dan dibuat

sebagai lapran absensi karyawan yang dibuat rangkap dua, satu sebagai arsip dan

diberikan kepada manajer.

11

Gambar 2.3 Dokumen Flow Absensi Karyawan

2.5.3 Dokuemen Flow Lembur Karyawan

Gambar 2.4 adalah dokumen flow lembur karyawan pada PT Mitra

Abadi Wisesa.

Proses lembur dimulai dari HRD membuat surat perintah lembur dan

diberikan kepada karyawan. Selanjutnya karyawan akan mengerjakan kerja

lembur tersebut, setelah selesai HRD akan membuat laporan kerja lembur

karyawan yang dibuat rangkap dua, satu sebagai arsip dan satu diberikan kepada

manajer.

12

Gambar 2.4 Dokumen Flow Lembur Karyawan

2.5.4 Dokumen Flow Cuti Karyawan

Gambar 2.5 adalah dokumen flow cuti karyawan pada PT Mitra Abadi

Wisesa.

Proses cuti karyawan dimulai dari karyawan membuat surat pengajuan

cuti karyawan yang diberikan kepada bagian HRD. Bagian HRD akan membuat

data pengajuan cuti karyawan yang kemuadian akan diserhkan kepada manajer

sebagai persetujuan surat pengajuan cuti tersebut. Manajer akan melakukan cek

kesesuaian cuti, apabila sesuai maka akan disetujui dan apabila tidak sesuai maka

akan ditolak. Data cuti yang disetujui akan dicatat oleh bagian HRD dan dibuat

sebagai laporan cuti karyawan. Laporan cuti karyawan dibuat rangkap dua

diberikan satu kepada manajer dan satu sebagai arsip.

13

Gambar 2.5 Dokumen Flow Cuti Karyawan

2.6 Dokumen Input/Output

Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada PT Mitra Abadi Wisesa

Surabaya terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani

proses yang ada pada PT Mitra Abadi Wisesa Surabaya. Dokumen input output

yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:

A. Daftar Hadir Karyawan

Gambar 2.6 adalah dokuemen daftar hadir karyawan pada PT Mitra

Abadi Wisesa.

14

Daftar hadir karyawan digunakan oleh PT Mitra Abadi Wisesa untuk

melakukan proses absensi. Pada dokumen tersebut karyawan hanya menulis nama

dan tanda tangan saat melakukan absensi.

No.

DAFTAR HADIR KARYAWAN

1.

2.

3.

4.

Nama

Susmiyati

Ruthiyani

Joko

Suraji

TTD

1.

2.

3.

4.

5. Hariyani 5.

Tanggal : 30 Januari 2012

4. Suratman 6.

5. Lilik Wahyuni 7.

Gambar 2.6 Daftar Hadir Karyawan

B. Daftar Cuti Karyawan

Gambar 2.7 adalah dokumen data karyawan pada PT Mitra Abadi

Wisesa.

Daftar cuti karyawan digunakan untuk mencatat daftar karyawan yang

mengambil cuti pada PT Mitra Abadi Wisesa.

No. Nama Jenis Cuti Tgl_Mulai Tanggal_SelesaiTanggal

1. Arif Setyawan Naik Haji 19/06/2012 19/09/201212 Juni 2012

2. Tegar Muharyana Putra Hajatan 14/06/2012 19/06/201212 Juni 2012

Data Cuti Karyawan

Gambar 2.7 Daftar Cuti Karyawan

15

BAB III

LANDASAN TEORI

Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara

sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan

teori mengenai hal-hal dari permasalahan yang ada landasan teori yang membahas

tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.

3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan manajemen

keorganisasian yang memfokuskan diri pada unsur Sumber Daya Manusia,

dimana tugas dari MSDM adalah mengelola unsur manusia secara baik agar

didapatkan tenaga kerja yang puas akan pekerjaannya. Tugas dari MSDM

dikelompokkan atas tiga fungsi, yaitu(Husein Umar,2002:3):

1. Fungsi Manajerial:

a. Perencanaan

b. Pengoorganisasian

c. Pengarahan

d. Pengendalian

2. Fungsi Operasional

a. Pengadaan

b. Pengembangan

c. Kompensasi

d. Pengintegrasia

16

e. Pemeliharaan

f. Pemutusan Tenaga Kerja

3. Kedudukan MSDM dalam mencapai tujuan organisasi perusahaan secara

terpadu.

Menurut Henry Simamora (2004:4) MSDM adalah pendayagunaan,

pengembangan, penelitian, pemberian balas jasa, dan pengelolaan individu

anggota organisasi atau kelompok karyawan.

3.2 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Flippo (1993:5-7), fungsi dari Manajemen Personalia meliputi:

1. Fungsi Managerial yang meliputi:

a. Planning (Perencanaan)

Perencanaan berarti menentukan program personalia yang akan

mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

b. Organization (Pengorganisasian)

Pengorganisasian berarti menentukan pembagian tugas diantara seluruh

pegawai yang ada agar termotivasi dalam bekerja.

c. Directing (Pengarahan)

Pengarahan berarti memberikan pengarahan dan bimbingan kepada

pegawai yang ada agar termotivasi dalam bekerja.

d. Controlling (Pengendalian)

Fungsi ini berhubungan dengan pengendalian, pengawasan, dan

pengontrolan aktivitas-aktivitas pegawai agar sesuai dengan yang

diharapkan oleh perusahaan.

17

2. Fungsi Operasional yang meliputi:

a. Procurement (Pengadaan)

Yang dimaksud denga pengadaan di sini adalah upaya untuk mendapatkan

jenis dan jumlah tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan agar

sasaran organisasi dapat tercapai. Hal ini terutama yang bersangkutan

dengan masalah penentuan kebutuhan tenaga kerja, penarikan, seleksi,

orientasi, dan penempatan.

b. Development (Pengembangan)

Sesudah orang-orang diperoleh, mereka biasanya telah mempunyai

kecakapan dan keterampilan dasar tertentu. Para karyawan baru tersebut

sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang dibutuhkan

organisasi dan mempunyai pengalaman, akan tetapi tidak jarang pula

karyawan yang baru diterima tersebut tidak mempunyai kemampuan yang

memadai untuk melaksanakan tugas-tugas dalam pekerjaan mereka.

Bahkan hal ini mungkin pula terjadi pada karyawan-karyawan yang sudah

berpengalama. Oleh jarena itu mereka harus dikembangkan sampai pada

tingkat-tingkat tertentu. Pengembangan merupakan peningkatan

keterampilan melalui pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan

prestasi kerja karyawan. Fungsi ini merupakan suatu kegiatan yang amat

penting dan akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi,

dan tugas manager yang semakin rumit.

18

c. Compensation (Kompensasi)

Fungsi ini dirumuskan sebagai pemberian balas jasa atau imbalan yang

memadai dan layak kepada karyawan dengan kontribusi yang telah

mereka berikan pada perusahaan.

d. Integration (Integrasi)

Fungsi ini mengintegrasikan karyawan baru dalam lingkungan yang

relative baru. Integrasi ini merupakan suatu usaha untuk menyelaraskan

bernagai kepentingan individu, kepentingan perusahaan, dan kepentingan

masyarakat.

e. Maintenance (Pemeliharaan)

Karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan harus dipertahankan agar

aktivitas perusahaan dapat terus berlangsung. Untuk itu manajer harus

memeprhatikan perilkau karyawannya serta lingkungan tempat kerjanya.

f. Separation (Pemutusan Hubungan Kerja)

Fungsi ini merupakan pemutusan hubungan kerja dan mengembalikan

orang-orang tersebut ke dalam masyarakat. Organisasi harus melaksanakan

fungsi ini berdasarkan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan,

sehingga karyawan merasa mendapat perlakuan yang baik setelah mereka

mengabdi kepada perusahaan.

Pelaksanaan fungsi managerial maupun fungsi operasional pada dasarnya

diarahkan agar disatu pihak kebutuhan dan kepuasan karyawan dapat dipenuhi

dan dilain pihak tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

19

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

3.3.1 Sistem

Menurut Herlambang (2005:116), definisi dari sistem dapat dibagi

menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara

komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai

sekumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan-tujuan tertentu.

Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari

komponen-komponen yang saling berkaitan mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu

sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka yaitu sistem yang dihubungkan

dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali.

Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan

pada lingkungan sekitarnya

3.3.2 Sistem Informasi

Menurut Herlambang (2005:121), data adalah kejadian-kejadian atau

fakta-fakta yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih

belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk bisa mempunyai arti, data harus

diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil dari

pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Informasi adalah data yang

telah diolah dan memiliki bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat

didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data

sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

20

3.4 Analisa Dan Desain Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (1999:26) Sistem Informasi itu sendiri adalah suatu

sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan meyediakan pihak luar terkait dengan leporan-laporan yang

diperlukan.

Analisis sistem didefinisakan sebagai penguraian dari sistem informasi

yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahn, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan, yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan

sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan

sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan meyebabkan juga

kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah dasar melakukan analisa sistem:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

3. Analyze, yaitu menganalisa sistem

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

.

21

BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini dibutuhkan analisa

dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut

diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Kepegawaian

pada PT Mitra Abadi Wisesa yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis

yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan

perencanaan yang baik. Analisis merupakan langkah untuk menganalisis

permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan.

Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk

menyajikan sebuah nformasi terorganisir dengan baik.

4.1 Analisa Sistem

Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan-

permasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi

perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis

ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem

meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan

lingkungan operasi.

Aplikasi Kepegawaian ini merupakan aplikasi yang menangani seluruh

transaksi karyawan mulai dari rekrutmen karyawan baru, absensi, lembur

karyawan dan cuti karyawan.Aplikasi ini juga mampu memberikan laporan-

laporan yang valid terhadap user baik karyawan maupun administrasi.

22

4.1.1 Identifikasi Masalah

Secara garis besar permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini

adalah sebagai berikut:

Semua proses yang berhubungan dengan kepegawaian masih dilakukan

secara manual sehingga kebutuhan user terutama pelaporan sangat sulit

didapatkan dengan cepat dan tepat karena data yang diperlukan masih berupa

dokumen yang terarsip.

Solusi untuk permasalahan-permasalahan di atas adalah sebagai berikut:

Supaya dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan oleh user maka dibutuhkan

suatu aplikasi yang dapat mengolah data-data secara tepat dan terintegrasi dengan

baik serta mampu mengolah data menjadi laporan-laporan yang diperlukan oleh

user.

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi

Pengembangan dari aplikasi ini harus dapat :

a. Mengolah data karyawan terutama rekrutmen karyawan, absensi, lembur, dan

cuti karyawan

b. Mengolah data yang dibutuhkan oleh user.

c. Menampilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh user.

4.1.3 Lingkungan Operasi

Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan,

dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut :

23

a. Sistem Operasi Windows

Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP,

Vista, MYSQL.

b. SQL Server 2005

MY SQL digunakan karena cocok dengan pemrograman Vb.Net 2005

4.2 Desain Sistem

Desain sistem ini meliputi sistem flow, context diagram, HIPO, DFD

(Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational Diagram), dan Desain Database.

4.2.1 Sistem Flow

Dalam sistem informasi kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa ini terdapat

4 sistem flow yaitu proses rekrutmen karyawan, proses absensi karyawan, proses lembur

karyawan, dan proses cuti karyawan. Adapun untuk gambar dan penjelasannya dijelaskan

pada uraian berikut ini.

A. Sistem Flow Rekrutmen Karyawan Gambar 4.1 adalah sistem flow rekrutmen karyawan dari sistem informasi

Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.

Sistem flow proses rekrutmen karyawan dimulai dari calon karyawan

memberikan data diri kepada bagian HRD. Bagian HRD akan menyimpan data calon

karyawan pada tabel rekrutmen karyawan, dan selanjtnya melakukan pengecekan

kriteria calon karyawan. Jika calon karyawan sesuai dengan kriteria yang diharapkan

leh perusahaan maka calon karyawan tersebut diterima, jika tidak akan ditolak.

Informasi diterima dan ditolak dibuat oleh HRD yang selanjutnya diberikan kepada

calon karyawan. Setelah itu, bagian HRD membuat laporan perekrutan karyawan yang

24

dibuat rangkap dua, satu diberikan kepada manajer dan satu sebagai arsip bagian

HRD.

Gambar 4.1 Sistem Flow Rekrutmen Karyawan

B. Sistem Flow Absensi Karyawan

Gambar 4.2 adalah sistem flow absensi karyawan dari sistem informasi

Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.

Sistem flow proses absensi karyawan dimulai saat karyawan hadir dan

sebelum pulang. Pada form absensi karyawan menginputkan id karyawan dan

password, jika id karyawan dan password sesuai maka data kehadiran karyawan

25

akan tersimpan dalam tabel absensi karyawan, apabila tidak sesuai maka

karyawan akan menginputkan lagi id karyawan dan password.

Gambar 4.2 Sistem Flow Absensi Karyawan

C. Sistem Flow Lembur Karyawan

Gambar 4.3 adalah sistem flow lembur karyawan dari sistem informasi

Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.

Sistem flow proses lembur karyawan dimulai dari HRD menerbitkan

surat lembur karyawan dengan melihat data absensi karyawan. Setelah menetukan

karyawan yang melakukan kerja lembur, HRD akan mencetak data karyawan

yang melakukan kerja lembur dan diberikan kepada karyawan. Selanjutnya

karyawan yang mendapatkan tugas lembur akan melakukan absensi lembur

dengan menginputkan id karyawan dan password. Apabila id karyawan dan

password sesuai data kehadiran kerja lembur karyawan akan tersimpan pada tabel

26

lembur karyawan dan apabila id karyawan dan password karyawan tidak sesuai

maka karyawan harus melakukan absensi lembur lagi. Selanjutnya bagian HRD

akan membuat laporan kerja lembur karyawan yang dibuat rangkap dua, satu

diberikan kepada manajer dan satu sebagai arsip oleh bagian HRD.

Gambar 4.3 Sistem Flow Lembur Karyawan

D. Sistem Flow Cuti Karyawan

Gambar 4.4 adalah sistem flw cuti karyawan dari sistem informasi

Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.

27

Sistem flow proses cuti dimulai dari HRD menginputkan data pengajuan

cuti karyawan. Persetujuan pengajuan cuti dilakukan oleh manajer, apabila

disetujui bagian HRD akan membuatkan surat cuti yang telah disetujui oleh

manajer dan diberikan kepada karyawan. Selanjutnya, bagian HRD akan update

data karyawan dan membuat laporan cuti karyawan yang dibuat rangkap dua, satu

diberikan kepada manajer dan satu disimpan oleh bagian HRD sebagai arsip.

Gambar 4.4 Sistem Flow Cuti Karyawan

28

4.2.2 Data Flow Diagram

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metododlogi

pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan

yang terdapat pada sistem secara jelas.

A. Context Diagram

Gambar 4.5 adalah context diagram dari sistem informasi kepegawaian

pada PT Mitra Abadi Wisesa.

Context diagram tersebut menggambarkan proses-proses secara umum

yang terjadi pada sistem informasi kepegawaian. Pada context diagram tersebut,

juga terlihat bahwa sistem informasi Kepegawaian melibatkan empat entity, yaitu

calon karyawan, karyawan, HRD, dan Manajer.

data jenis cuti

data karyawanabsen lembur

laporan cuti

surat cuti disetujuidata pengajuan cuti

Laporan Kerja Lembur

surat lembur

Laporan Absensi

absen karyawan

laporan perekrutan

dokumen informasi perekrutan

data calon karyawan

0

Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi Wisesa

+

HRD Karyawan

Calon Karyawan Manajer

Gambar 4.5 Context Diagram

29

B. Hierarchy Input Proses Output

Gambar 4.6 adalah Hierarchy Input Output dari sistem informasi

Kepegawaian pada Pt Mitra Abadi Wisesa. Fungsi dari Hierarchy Input Output

adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Setiap proses

terdapat sub proses yang merupakan turunan dari proses. Untuk lebih jelasnya

ditunjukkan gambar.

2

Perekrutan Karyawan

3

Absensi Karyawan

4

Lembur Karyawan

5

Cuti Karyawan

2.1

Proses Rekrutmen

2.2

Simpan Data Karyawan Diterima

4.1

Menerbitkan Surat Lembur

5.1

Proses Pengajuan Cuti

1

Maintenance Master

1.1

Master Karyawan

1.2

Master Jenis Cuti

3.1

Proses Absensi

4.2

Proses Absensi Lembur

5.2

Update data karyawan

6

Laporan

6.1

Laporan Perekrutan Karyawan

6.2

Laporan Absensi Karyawan

6.3

Laporan Lembur Karyawan

6.4

Laporan Perekrutan Karyawan

0

Sistem Informasi Kepegawaian

Gambar 4.6 Hierarchy Input Proses Output

C. DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian

Gambar 4.7 adalah DFD level 0 dari sistem informasi Kepegawaian pada

PT Mitra Abadi Wisesa. Pada DFD level 0 ini menjelaskan proses yang terjadi di

dalam sistem informasi kepegawaian secara lebih detil dibandingkan dengan

context diagram. Proses tersebut dimulai dari perekrutan karyawan baru , absensi

karyawan, lembur karyawan, dan cuti karyawan. Pada DFD ini terdapat 6 tabel

yaitu tabel karyawan, tabel jenis cuti, tabel perekrutan karyawan, tabel lembur,

tabel cuti.

30

dt absensi lkrywn

dt cuti krywn

dt lembur karywn

dt absensi karyawan

[laporan cuti]

[Laporan Kerja Lembur]

[Laporan Absensi]

[laporan perekrutan]

dt rekrutmen

dt karyawan

dt jnis cuti

dt karywn

dt krywn

dt karyawan

data cuti

data absensi lembur

data absensi

data rekrutmen

[surat cuti disetujui]

[data pengajuan cuti]

[surat lembur]

[absen lembur]

[absen karyawan]

[dokumen informasi perekrutan][data calon karyawan]

[data karyawan]

[data jenis cuti]data jenis cuti

data karyawan

Calon Karyawan

Calon Karyawan

Manajer

Karyawan

Manajer

Karyawan

Manajer

HRDKaryawan

Manajer

Karyawan

1

Master

+

1 karyawanKaryawan

HRD

2 jenis cuti

2

Transaksi Rekrutmen

+

3

Transaksi Absensi

+

4

Transaksi Lembur

+

5

Transaksi Cuti

+

6

Laporan

+

3Perekrutan Karyawan

4Absensi

Karyawan

5 Lembur

6 Cuti Karyawan

Gambar 4.7 DFD level 0

D. DFD level 1 Proses Rekrutmen Karyawan

Gambar 4.8 adalah DFD level 1 proses rekrutmen karyawan. DFD level 1

ini adalah pengembangan dari proses rekrutmen karywan yang ada pada level 0.

31

Pada DFD ini terdapat dua database yaitu perekrutan karyawan dan karyawan.

dt rekrut karyawan

[dt karyawan]

[dokumen informasi perekrutan]

[data rekrutmen]

[data calon karyawan]

Calon Karyawan

Calon Karyawan

3Perekrutan Karyawan

1 karyawan

2.1

Proses Rekrutmen Karyawan

2.2

Simpan Data Karyawan Diterima

Gambar 4.8 DFD level 1 Proses Rekrutmen Karyawan

E. DFD Level 1Proses Absensi Karyawan

Gambar 4.9 adalah DFD level 1 Proses Absensi Karyawan. DFD level 1

ini adalah pengembangan dari proses absensi yang ada pada level 0. Pada DFD ini

juga terdapat dua database yaitu karyawan dan absensi.

[data absensi]

[dt krywn]

[absen karyawan]Karyawan

4 Absensi Karyawan

1 karyawan

3.1

Proses Absensi Karyawan

Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Absensi Karyawan

F. DFD Level 1 Proses Lembur Karyawan

Gambar 4.10 adalah DFD level 1 proses lembur karyawan. DFD level ini

adalah pengembangan dari proses Lembur yang ada pada level 0. Pada DFD ini

terdapat dua database yaitu karyawan dan lembur.

32

[absen lembur]

[data absensi lembur]

[dt karywn]

[surat lembur][dt absensi lkrywn]

Karyawan

Karyawan

5 Lembur

1 karyawan

4.1

Menerbitkan Surat Lembur

4Absensi

Karyawan

4.2

Proses Absensi Lembur

Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Lembur Karyawan

G. DFD Level 1 Proses Cuti Karyawan

Gambar 4.11 adalah DFD level 1 proses cuti karyawan. DFD level 1 ini

adalah pengembangan dari proses cuti yang ada pada level 0. Pada DFD ini

terdapat tiga database yaitu karyawan, jenis cuti, dan cuti.

dt cuti

[dt karyawan]

[surat cuti disetujui]

[data cuti]

[dt jnis cuti]

[data pengajuan cuti]HRD

Karyawan

6 Cuti Karyawan

2 jenis cuti

1 karyawan

5.1

Proses Pengajuan Cuti

5.2

Update Data Karyawan

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Cuti Karyawan

4.2.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan data dari tabel

satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah Entity Relationship (ERD) dari Sistem

Informasi Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.

33

A. Conceptual Data Model

Gambar 4.12 adalah conceptual data model dari Sistem Informasi

Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.

memiliki

mempunyai

mendaftar

mengambil

melakukan

memasukkan

karyawanid_karyawannamajenis_kelamintempat_lahirtanggal_lahiragamaalamatstatus_nikahtlpteleponpendidikanmulai_kerjastatus_kerjajabatanbagianpassword

jenis cutiid_jenis_cutinama_cutilama_cuti

Perekrutan Karyawanid_calon_karyawannamatempat_lahirtanggal_lahiralamattlpagamapendidikan

Absensi Karyawanid_absensijam_masukjam_pulangtanggalstatus

Lemburid_lemburjam_mulaijam_selesailama_kerjatanggal

Cuti Karyawanid_cutinamajenis_cutitanggal_mulai_cutitanggal_selesai_cutilama_cutistatustanggal

Gambar 4.12 Conceptual Data Model

B. Physical Data Model

Gambar 4.13 adalah physical data model dari Sistem Informasi

Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.

34

ID_LEMBUR = ID_LEMBUR

ID_JENIS_CUT I = ID_JE NIS_CUTI

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

KARYAWANID_KARYAWAN varchar(50)NAMA varchar(100)JENIS_KELAMIN varchar(50)TEMPAT_LAHIR varchar(50)TANGGAL_LAHIR varchar(50)AGAMA varchar(50)ALAMAT varchar(50)STATUS_NIKAH varchar(50)TLP varchar(50)TELEPON varchar(50)PENDIDIKAN varchar(50)MULAI_KERJA varchar(50)STATUS_KERJA varchar(50)JABATAN varchar(50)BAGIAN varchar(50)PASSWORD varchar(50)

JENIS_CUTIID_JE NIS_CUTI varchar(50)NAMA_CUTI varchar(50)LAMA_CUTI varchar(50)

PEREKRUTAN_KARYAWANID_CALON_KARYAWAN varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)NAMA varchar(100)TEMPAT_LAHIR varchar(50)TANGGAL_LAHIR varchar(50)ALAMAT varchar(50)TLP varchar(50)AGAMA varchar(50)PENDIDIKAN varchar(50)

ABSENSI_KARYAWANID_ABSENSI varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)ID_LEMBUR varchar(50)JA M_MASUK varchar(50)JAM_PULANG varchar(50)TANGGAL varchar(50)STATUS varchar(50)

LEMBURID_LEMBUR varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)JA M_MULAI varchar(50)JAM_SELESAI varchar(50)LAMA_KERJA varchar(50)TANGGAL varchar(50)

CUTI_KARYAWANID_CUTI varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)ID_JE NIS_CUTI varchar(50)NAMA varchar(100)JENIS_CUTI varchar(50)TANGGAL_MULAI_CUTI varchar(50)TANGGAL_SELESAI_CUTI varchar(50)LAMA_CUTI varchar(50)STATUS varchar(50)TANGGAL varchar(50)

Gambar 4.13 Physical Data Model

4.2.4 Struktur Tabel

Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian

berikut:

A. Tabel Karyawan

Primary Key : Id Karyawan

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data karyawan

Tabel 4.1 Karyawan

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_karyawan Varchar(11) Primary Key 2. Nama Varchar(255) 3. Jenis_Kelamin Varchar(255) 4. Tempat_Lahir Varchar(255) 5. Alamat Varchar(255)

35

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 6. Kota Varchar(255) 7. Telepon Varchar(255) 8. Pendidikan Varchar(255) 9. Status_nikah Varchar(255) 10. Agama Varchar(255) 11. Status_kerja Varchar(255) 12. Jabatan Varchar(255) 13. Bagian Varchar(255) 14. Mulai_kerja Varchar(255) 15. Password Varchar(255)

B. Tabel Jenis Cuti

Primary Key : Id_jenis_cuti

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data jenis cuti

Tabel 4.2 Jenis Cuti

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_jenis_cuti Varchar(11) Primary Key 2. Jenis_cuti Varchar(255) 3. Lama Varchar(255)

C. Tabel Rekrutmen

Primary Key : Id_calon_karyawan

Foreign Key : Id_karyawan

Fungsi : Menyimpan data rekrutmen karyawan baru

Tabel 4.3 Rekrutmen

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_calon_karyawan Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(11) Foreign Key 3. tanggal Varchar(255) 4. nama Varchar(25) 5. Tempat_Lahir Varchar(255) 6. Tanggal_lahir Varchar(25)

36

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 7. Jenis_kelamin Varchar(255) 8. Alamat Varchar(25) 9. Telepon Varchar(255) 10. Agama Varchar(25) 11. Pendidikan Varchar(255) 12. Status Varchar(25)

D. Tabel Absensi

Primary Key : Id_absensi

Foreign Key : Id_karyawan

Fungsi : Menyimpan data absensi karyawan

Tabel 4.4 Absensi

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_absensi Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(11) Foreign Key 3. Nama Varchar(255) 4. Tanggal Varchar(255) 5. Jam_masuk Varchar(255) 6. Jam_pulang Varchar(255) 7. Status Varchar(255)

E. Tabel Lembur

Primary Key : Id_lembur

Foreign Key : Id_karyawan

Fungsi : Menyimpan data lembur karyawan

Tabel 4.5 Lembur

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_lembur Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(11) Freign Key 3. Nama Varchar(255) 4. Tanggal Varchar(255) 5. Jam_mulai Varchar(255)

37

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 6. Jam_selesai Varchar(255) 7.. Lama_kerja Varchar(255)

F. Tabel Cuti

Primary Key : Id_cuti

Foreign Key : Id_karyawan

Fungsi : Menyimpan data cuti karyawan

Tabel 4.6 Cuti

No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_cuti Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(255) Foreign Key 3. Tanggal Varchar(255) 4. Nama Varchar(255) 5. Jenis_cuti Varchar(255) 6. Lama Varchar(255) 7. Tanggal_mulai Varchar(255) 8. Tanggal_selesai Varchar(255) 9. Status Varchar(255)

4.2.5 Desain Input/Output

Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah

aplikasi sistem informasi. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang

bagaimana sistem ini nantinya dibuat.

A. Desain Input

Desain input merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari

tampilan dari suatu program.

38

Pada Gambar 4.14 Login digunakan oleh user ketika ingin mengakses

aplikasi. Pada form tersebut terdapat 2 textbox yaitu texbox username dan

password .

Pada Gambar 4.15 merupakan gambar desain untuk menu. Menu

digunakan agar user dapat mengakses form-form program yang diinginkan. Menu

yang ada sesuai dengan hak akses user yang telah ditentukan saat login.

Gambar 4.14 Login

Gambar 4.15 Menu Utama

Gambar 4.16 merupakan gambar desain input Master Karyawan. Form

ini digunakan untuk menambah dan mengubah data karyawan, terdapat 7 tombo

yang digunakan dalam form ini. Tombol simpan digunakan untuk menambah data

39

karyawan, penambahan data ini langsung tersimpan ke dalam database, tombol

baru digunakan untuk memulai user menambah data, tombol ubah digunakan

untuk mengubah data karyawan apabila ada perubahan data karyawan, tombol cari

foto digunakan untuk mencari foto karyawan sesuai dengan data data karyawan

tersebut, tombol simpan foto digunakan untuk menyimpan foto karyawan

berdasarkan Id Karyawan, tombol tampil foto digunakan untuk menampilkan foto

karyawan, tombol keluar digunakan untuk user keluar dari form master karyawan.

Gambar 4.16 Form Master Karyawan

Gambar 4.17 merupakan gambar desain input Master Jenis Cuti. Form ini

digunakan untuk menambah dan mengubah data jenis cuti, terdapat 4 tombol yang

digunakan dalam form ini. Tombol simpan digunakan untuk menambah data jenis

40

cuti karyawan yang langsung tersimpan ke dalam database, tombol ubah

digunakan untuk mengubah data jenis cuti karyawan, tombol hapus digunakan

untuk menghapus data jenis cuti, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form

master jenis cuti.

Gambar 4.17 Form Master Jenis Cuti

Gambar 4.18 merupakan gambar desain input untuk absensi karyawan.

Form ini digunakan untuk input data kehadiran karyawan, dilakukan saat sebelum

dan sesudah melakukan . Di dalam form absensi ini tidak terdapat tombol apapun

41

karena menggunakan enter. Enter digunakan setelah password dimasukkan, user

akan menekan enter dan akan menyimpan data absensi karyawan tersebut.

Gambar 4.18 Form Absensi Karyawan

Gambar 4.19 merupakan desain input terbit lembur. Form ini digunakan

untuk menerbitkan perintah lembur kepada karyawan yang mendapat tugas kerja

lembur. Terdapat 2 tombol pada form ini yaitu tombol tampung dan cetak data

lembur. Tombol tampung digunakan untuk menampung data karyawan yang

dipilih dan tombol cetak data lembur digunakan untuk mencetak data lembur

karyawan. Pada form terbit lembur terdapat gridview data kehadiran karyawan

yang digunakan untuk melihat data kehadiran karyawan yang akan diberikan

42

tugas untuk lembur dan listview yang digunakan untuk menampung data

karyawan yang diberikan tugas untuk kerja lembur.

Gambar 4.19 Form Terbit Lembur

Pada Gambar 4.20 merupakan gambar desain input untuk absensi lembur

karyawan yang mendapat tugas untuk kerja lembur. Form ini digunakan untuk

input absensi lembur karyawan, dilakukan saat sebelum dan sesudah melakukan

kerja lembur. Sama dengan form absensi, pada form lembur ini tidak terdapat

43

tombol tetapi menggunakan enter. Pada form lembur dapat diketahui lama kerja

lembur karyawan.

Gambar 4.20 Form Absensi Lembur

Gambar 4.21 merupakan gambar desain input cuti karyawan. Form ini

digunakan untuk menginputkan data pengajuan cuti karyawan, terdapat 3 tombol

dalam form ini, yaitu tombol simpan, tombol batal, dan tombol keluar. Tombol

simpan digunakan untuk menyimpan data karyawan yang mengajukan cuti, secara

otomatis data ini akan tersimpan di dalam database, tombol batal digunakan untuk

memebersihkan form dan untuk tombol keluardigunakan untuk keluar dari form

cuti.

44

Gambar 4.21 Form Cuti

Gambar 4.22 merupakan gambar desain form rekrutmen karyawan. Form

ini digunakan untuk meninputkan data calon karyawan yang melamar, terdapat 3

tombol yaitu tombol simpan, tombol batal, dan tombol keluar. Tombol simpan

digunakan untuk menyimpan data calon karyawan pada database, tombol batal

digunakan untuk membatalkan inputan, dan tombol keluar digunakan untuk keluar

dari form rekrutmen.

Gambar 4.22 Form Rekrutmen Karyawan

45

B. Desain Output

Pada Gambar 4.23 merupakan gambar desain output Laporan Data

Karyawan. Form ini digunakan untuk menampilkan data pegawai yang telah

tersimpan di dalam database, terdapat 2 tombol dalam form ini yaitu tombol

tampil digunakan untuk menampilkan data karyawan sesuai dengan yang dipilih

oleh user, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form.

Gambar 4.23 Laporan Data Karyawan

Pada Gambar 4.24 merupakan gambar desain output laporan data absensi

karyawan. Form ini digunakan untuk menampilkan data absensi harian karyawan

dan dapat menampilkan data absensi karayawan perbulan. Terdapat 2 tombol

dalam form ini, tombol tampil digunakan untuk menampilkan data absensi sesuai

dengan inputan user, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form.

46

Gambar 4.24 Laporan Data Absensi Karyawan

Gambar 4.25 merupakan gambar desain output laporan data lembur

karyawan. Laporan data lembur karyawan ini digunakan untuk menampilkan data

lembur karyawan yang dapat dilihat perbulan. Terdapat 2 tombol dalam form ini

yaitu tombol tampil yang digunakan untuk menampilkan data absensi karyawan

sesuai dengan inputan user dan tombol keluar digunakan untuk keluar dari form.

47

Gambar 4.25 Laporan Lembur Karyawan

Gambar 4.26 merupakan gambar desain output cuti karyawan. Form ini

digunakan untuk menampilkan data lembur karyawan. Terdapat 2 tombol dalam

form ini yaitu tombol tampil digunakan untuk menampilkan data lembur

karyawan sesuai dengan inputan bulan pilihan user dan tombol keluar yang

digunakan untuk keluar dari form laporan cuti karyawan.

48

Gambar 4.26 Laporan Cuti Karyawan

Gambar 4.26 merupakan gambar desain output form rekrutmen

karyawan. Form ini digunakan untuk menampilkan data rekrutmen karyawan.

Terdapat 2 tombol dalam form ini, tombol tampil digunakan untuk menampilkan

data rekrutmen karyawan sesuai dengan inputan user dan tombol keluar yang

digunakan untuk menutup form tersebut.

Gambar 4.27 Laporan Rekrutmen Karyawan

49

BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk

menggunakan program Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi

Wisesa Surabaya, yaitu:

a. Hardware

1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi.

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung

Microsoft Windows.

3. RAM 512 atau yang lebih tinggi.

4. Harddisk minimal 40 GB

b. Software

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home.

2. NET Framework 2.0

3. Crystal Report Engine

4. Microsoft office 2003

5.2 Cara Setup Program

Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user

harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini

supaya bisa digunakan.

.

50

Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini, pertama user

harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net framework 2.0 agar aplikasi

ini dapat dijalankan. Pertama cek dahulu komputer anda apakah sudah terdapat

.net framework 2.0 atau tidak.

Caranya pada menu komputer, kemudian pilih control panel. Setelah

masuk control panel masuk add or remove program (berisi tentang informasi

software yang telah di install komputer anda), jika sudah masuk ke dalam add or

remove program anda bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti

pada Gambar 5.1.

Gambar 5.1 Tampilan add or remove program

Jika komputer telah terinstal .net frmaework 2.0 maka tidak perlu

menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan

untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net framework 2.0 atau

yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft visual basic 2005. Setelah

instalasi berakhir, program ini langsung dapat di instal secara langsung pada drive

51

maupun folder mana saja. Setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana

biasanya.

Setelah itu user harus menjalankan installer dari aplikasi, maka akan

muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi kepegawaian, seperti

pada Gambar 5.2.

Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi

Pada tampilan Select Installation Folder seperti pada Gambar 5.3 user

dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi

aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi yang

akan diinstalasi.

52

Gambar 5.3 Tampilan Select installation Folder

Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.4 user

memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses

instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada

Gambar 5.5.

53

Gambar 5.4 Tampilan Confirm Installation

Gambar 5.5 Tampilan Installation Complete

54

5.3 Penjelasan Pemakaian Program

Dalam bab ini juga dijelaskan tentang hasil dari program yang telah

dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari tampilan

awal, dalam tampilan awal seperti yang terlihat pada Gambar 5.6 Tampilan Utama

Aplikasi. Di dalam tampilan utama terdapat menu login. Menu login digunakan

untuk validasi user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data

username dan password yang harus diisi oleh user, seperti pada Gambar 5.7. Jika

user atau password tidak tepat dalam menginputkan data, maka akan muncul

pesan error seperti pada Gambar 5.8.

Gambar 5.6 Form Utama Aplikasi

55

Gambar 5.7 Tampilan Form Login

Gambar 5.8 Pesan error saat user dan password salah

Pada Gambar 5.9 Tampilan form menu utama saat user login sebagai

admin. User admin digunakan untuk memaintenance master-master yang ada

dalam aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi Wisesa.

Menu yang terdapat dalam hak akses admin ini meliputi: File, Master, Transaksi,

Laporan. Sedangkan saat user login sebagai manajer digunakan untuk transaksi

persetujuan cuti yang diajukan oleh karyawan. Menu yang terdapat dalam hak

akses manajer meliputi: File, Transaksi-Persetujuan Cuti, dan Laporan seperti

pada Gambar 5.10.

56

Gambar 5.9 Menu utama saat user admin

Gambar 5.10 Menu utama saat user manajer

57

5.3.1 Form Master

Dalam aplikasi sistem administrasi karyawan terdapat menu-menu

maintenance. Maintenance tersebut berupa master-master aplikasi yang

merupakan bagian penting dalam aplikasi, Sub Menu Master Karyawan dapat

dilihat pada Gambar 5.11. Menu master digunakan untuk mengakses form-form

master yang ada pada program. Form-form master digunakan untuk mengelola

data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-

masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini..

Gambar 5.11 Sub Menu Master

A. Form MasterKaryawan

Form master karyawan digunakan untuk melakukan penyimpanan data

karyawan, penambahan data karyawan baru, dan juga pengubahan data karyawan

yang sudah ada. Untuk data karyawan yang telah tersimpan pada database maka

aplikasi akan memunculkan pesan pertanyaan anda akan menyimpan data

karyawan? pada Gambar 5.13, ketika ditekan Yes data akan akan disimpan

didalam database, dan apabilia ditekan No data karyawan tidak jadi disimpan di

dalam database. Pada form karyawan juga terdapat beberapa field antara lain field

id_karyawan akan terisi otomatis apabila user admin ingin menambahkan data

karyawan baru,, nama karyawan, tempat dan tanggal lahir karyawan, jenis

kelamin, alamat, kota, telepon, agama, status nikah, status kerja, pendidikan,

tanggal masuk serta password tiap karyawan. Selain itu juga terdapat tombol-

58

tombol yaitu tombol simpan, ubah, baru, batal dan keluar. Masing-masing tombol

tersebut memiliki fungsi.

Gambar 5.12 Master Data Karyawan

Gambar 5.13 MessageBox Data Tersimpan

B. Form Master Jenis Cuti

Form master jenis cuti digunakan untuk mengolah data user yang

terdapat pada aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Mitra Abadi

59

Wisesa. Master jenis cuti digunakan untuk mengelola data jenis cuti cuti seperti

terlihat pada Gambar 5.14. From master jenis cuti hanya mempunyai 3 field yang

harus diisi dan mempunyai 5 tombol yaitu tombol simpan, ubah, hapus, baru dan

keluar. Untuk ID jenis cuti akan terisi secara otomatis. Data jenis cuti yang

tersimpan dapat diketahui dari tampilan Gridview yang ada pada form

maintenance master jenis cuti.

Gambar 5.14 Master Jenis Cuti

5.3.2 Form Transaksi

Sub menu Transaksi dapat dilihat pada Gambar 5.15. Menu transaksi

digunakan untuk mengakses form-form transaksi yang ada pada aplikasi. Form-

form transaksi digunakan untuk mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang

manfaat dan cara penggunaan masing-masing form transaksi dijelaskan lebih detil

pada penjelasan berikut ini.

60

Gambar 5.15 Sub Menu Transaksi

A. Form Transaksi Absensi Lembur

Form transaksi absensi digunakan sebagai inputan data kehadiran

karyawan. Karyawan melakukan absensi saat sebelum dan sesudah bekerja. Pada

aplikasi ini user menginputkan Id karyawan dan password, lalu ditekan enter

untuk menyimpan data absensi. Form absensi ini seperti terlihat pada Gambar

5.16.

Gambar 5.16 Form Absensi Karyawan

61

Pada Gambar 5.17 MessageBox data telah tersimpan berfungsi sebagai

tanda bahwa data absensi karyawan tersebut telah tersimpan di dalam tabel

absensi karyawan. Sedangkan pada gambar 5.18 MessageBox peringatan bahwa

inputan user salah dan harus melakukan transaksi lagi.

Gambar 5.17 MessageBox Data Tersimpan

Gambar 5.18 MessageBox Password salah

B. Form Transaksi Terbit Lembur

Form transaksi terbit lembur digunakan untuk menerbitkan surat lembur

sebelum melakukan kerja lembur. Pada Gambar 5.19 Form terbit lembur adalah

sebuah form yang digunakan untuk user menerbitkan surat perintah lembur

kepada karyawan. User melihat data kehadiran karyawan pada Gridview,

selanjutnya admin akan memilih beberapa karyawan yang diberikan kewajiban

62

untuk kerja lembur. Data karyawan yang dipilih akan ditampung pada Listview,

dan selanjutnya akan dicetak.

Gambar 5.19 Form Terbit Lembur

C. Form Transaksi Absensi Lembur

Pada Gambar 5.20 Form transaksi absensi lembur digunakan untuk

absensi kerja lembur karyawan sebelum dan sesudah bekerja. Pada form transaksi

lembur ini karyawan hanya menginputkan Id karyawan dan password dan

selanjutnya ditekan enter. Data kehadiran karyawan dapat dilihat pada Gridview.

63

Gambar 5.20 Form Absensi Lembur

D. Form Transaksi Pengajuan Cuti

Gambar 5.21 Form transaksi pengajuan cuti adalah form untuk admin

memasukkan data pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan. User dapat

melihat data karyawan dengan menekan tombol cari, kemudian pilih salah satu

data karyawan yang mengajukan cuti. Setelah data pengajuan cuti dimasukkan,

maka data pengajuan cuti karyawan tersebut disimpan di dalam tabel cuti

karyawan.

64

Gambar 5.21 Form Pengajuan Cuti

Pada Gambar 5.22 Form Cari Data Karyawan adalah sebuah form yang

ditampilkan pada saat user menekan tombol cari. Form ini bisa digunakan admin

untuk mencari data karyawan yang mengajukan cuti dengan cara filter

berdasarkan id karyawan dan nama karyawan.

Gambar 5.22 Form Cari Data Karyawan

65

E. Form Transaksi Persetujuan Cuti

Form transaksi persetujuan cuti adalah transaksi yang digunakan untuk

menyetujui atau menolak pengajuan cuti yang dilakukan oleh manajer. Form ini hanya

bisa diakses saat user input sebagai manajer.Pada Gambar 5.23 form persetujuan cuti ini

user cukup menekan tombol setuju atau tidak setuju terhadap data pengajuan cuti.

Gambar 5.23 Form Transaksi Persetujuan Cuti

F. Form Transaksi Rekrutmen

Gambar 5.24 adalah form transaksi rekrutmen digunakan untuk

menyimpan data calon karyawan yang melamar. Pada form ini user akan mengisi

dan menyimpan data calon karyawan, setelah memasukkan data calon karyawa,

user akan melihat kriteria dari masing-masing calon karyawan dengan cara klik

pada Gridview dan akan muncul form data calon karyawan seperti pada Gambar

5.25. Apabila sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka user

akan tekan tombol DITERIMA dan apabila calon karyawan tersebut sesuai maka

user akan menolak calon karyawan tersebut user akan menekan tombol

DITOLAK. Data calon karyawan yang diterima akan ditampilkan pada Gridview

66

seperti pada Gambar 5.26 Form Data Calon Karyawan Diterima dan data calon

karyawan yang ditolak akan ditampilkan pada Gridview seperti pada Gambar 5.27

Form Data Calon Karyawan Ditolak.

Gambar 5.24 Form Transaksi Rekrutmen Karyawan

67

Gambar 5.25 Form Data Calon Karyawan

Gambar 5.26 Form Data Calon Karyawan Diterima

68

Gambar 5.27 Form Data Karyawan Ditolak

5.3.3 Form Laporan

Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-

laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana

data-data tersebut dapat digunakan dalam sistem kepegawaian ini adalah laporan

data karyawan, laporan absensi, laporan kehadiran karyawan, laporan lembur,

laporan cuti dan laporan rekrutmen karyawan.

A. Form Laporan Data Karyawan

Form laporan data karyawan digunakan untuk memberikan informasi

tentang data-data karyawan yang ada pada PT Mitra Abadi Wisesa. Data

karyawan ini memuat secara keseluruhan data karyawan. Seperti yang terlihat

pada Gambar 5.28 Tampilan Laporan Data Karyawan.

69

Gambar 5.28 Tampilan Laporan Data Karyawan

B. Form Laporan Absensi Karyawan

Form laporan data karyawan digunakan untuk memberikan informasi

absensi karyawan perhari yang bisa dilihat perbulan pada PT Mitra Abadi Wisesa.

Seperti terlihat pada Gambar 5.29 Tampilan Laporan Absensi Karyawan.

Gambar 5.29 Tampilan Laporan Absensi Karyawan

70

C. Form Laporan Data Kehadiran Karyawan

Form laporan data kehadiran karyawan ini merupakan data kehadiran

karyawan berdasarkan ketepatan waktu kehadiran pada PT Mitra Abadi Wisesa.

Seperti terlihat pada Gambar 5.30 Tampilan Laporan Kehadiran Karyawan.

Gambar 5.30 Tampilan Laporan Data Kehadiran Karyawan

D. Form Tampilan Data Cuti Karyawan

Form laporan data cuti karyawan digunakan untuk memberikan

pelaporan tau informasi tentang data-data cuti karyawan pada PT Mitra Abdi

Wisesa. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.31 Tampilan laporan data cuti

karyawan.

71

Gambar 5.31 Form Tampilan Data Cuti Karyawan

E. Form Laporan Rekrutmen Karyawan

Form Laporan data rekrutmen karyawan digunakan untuk memberikan

informasi tentang data-data perekrutan karyawan baik yang diterima maupun

ditolak pada PT Mitra Abadi Wisesa. Seperti pada Gambar 5.32 Tampilan

Laporan Data Rekrutmen Karyawan.

Gambar 5.32 Tampilan Laporan Rekrutmen Karyawan

72

BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Pada proses pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT

Mitra Abadi Wisesa dapat disimpulkan bahwa pengembangan sistem yang lama

ke dalam proses yang terkomputerisasi dan terintegrasi dapat membuat kinerja

sistem lebih baik. Mulai dari proses-proses transaksi hingga laporan-laporan yang

dibutuhkan dapat diperoleh dengan lebih efektif dan efisien.

6.2 Saran

Dalam pengembangan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian ini dapat

diajukan beberapa saran yaitu:

1. Agar sistem yang dibuat lebih optimal dan efisien dalam penggunaanya maka

dibutuhkan sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem yang telah

dibuat.

2. Dapat diperluas dengan penambahan sistem penggajian untuk karyawan.

73

DAFTAR PUSTAKA

Edwin, B. Flippo, 1993, Manajemen Personalia (edisi ke-6 jilid 1), Jakarta,

Erlangga.

Husein, Umar, 2002, Metode Riset Bisnis, Jakarta, PT. Gramedia Pustaka Utama.

Jogiyanto, H.M., 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta.

Rizal, E., 2008, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, Diakses pada 20 Maret 2012 dari http://www.pilarsolusi.com/files/Simpeg.pdf

Simamora, Henry, 2004, Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi IV), Yogyakarta, STIE YKPN.

Yuswanto. 2008. Pemrograman Dasar Visual Basic.NET 2005. Jakarta : Cerdas Pustaka.

http://www.pilarsolusi.com/files/Simpeg.pdf�

ABSTRAKKATA PENGANTARDAFTAR ISIDAFTAR TABELDAFTAR GAMBARDAFTAR LAMPIRANBAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah1.2 Rumusan Masalah1.3 Batasan Masalah1.4 Tujuan1.5 Manfaat1.6 Sistematika Penulisan

BAB IIHASIL SURVEY2.1 Gambaran Umum PT Mitra Abadi Wisesa2.2 Bidang Usaha2.3 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa2.4 Pembagian Tugas2.5 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan2.6 Dokumen Input/Output

BAB IIILANDASAN TEORI3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia3.2 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi3.3.1 Sistem3.3.2 Sistem Informasi

3.4 Analisa Dan Desain Sistem Informasi

BAB IVANALISIS DAN DESAIN SISTEM4.1 Analisa Sistem4.1.1 Identifikasi MasalahSpesifikasi AplikasiLingkungan Operasi

4.2 Desain Sistem4.2.1 Sistem FlowSistem Flow Rekrutmen KaryawanSistem Flow Absensi KaryawanSistem Flow Lembur KaryawanSistem Flow Cuti Karyawan

4.2.2 Data Flow DiagramContext DiagramHierarchy Input Proses OutputDFD Level 0 Sistem Informasi KepegawaianDFD level 1 Proses Rekrutmen KaryawanDFD Level 1Proses Absensi KaryawanDFD Level 1 Proses Lembur KaryawanDFD Level 1 Proses Cuti Karyawan

4.2.3 Entity Relationship Diagram4.2.4 Struktur Tabel4.2.5 Desain Input/OutputDesain InputDesain Output

BAB VIMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN5.1 Sistem yang Digunakan5.2 Cara Setup Program5.3 Penjelasan Pemakaian Program5.3.1 Form MasterForm MasterKaryawanForm Master Jenis Cuti

5.3.2 Form TransaksiForm Transaksi Absensi LemburForm Transaksi Terbit LemburForm Transaksi Absensi LemburForm Transaksi Pengajuan CutiForm Transaksi Persetujuan CutiForm Transaksi Rekrutmen

5.3.3 Form LaporanForm Laporan Data KaryawanForm Laporan Absensi KaryawanForm Laporan Data Kehadiran KaryawanForm Tampilan Data Cuti KaryawanForm Laporan Rekrutmen Karyawan

BAB VIPENUTUP6.1 Kesimpulan6.2 Saran

DAFTAR PUSTAKALAMPIRAN