rammeavtale - anskaffelser · 2018-01-23 · rammeavtale statlig fellesavtale om kjØp av...

Saksnummer 17/01468 Versjon: Rammeavtale

RAMMEAVTALE Statlig Fellesavtale om kjøp av Reisebyråtjenester

RAMMEAVTALE

STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER

dif i / STATENS INNKJØPSSENTER I

Rammeavtale om kjøp av Reisebyråtjenester {«Fellesavtalen»)

er inngått mellom

Egencia Norway AS

(heretter kalt «Leverandøren»)

Org.nr: 981 620 550

og

Difi ved Statens Innkjøpssenter

(heretter kalt «Avtaleeier»)

Org.nr: 991 825 827

Sted og dato:

Oslo, 12. desember 2017

lkrafttredelsestidspunkt: 01.01.2018

Difi ved Statens Innkjøpssenter

Direktør Steffen Sutorius

Avtaleeiers underskrift Leverandørens underskrift

(

Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. MA-11

cYr-····································································································· •....

Saksnummer 17 /00608 Side 1 av 15

RAMMEAVTALE STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER

Saksnummer 17/01468 Side 2 av 15

Avtaleeiers kontaktperson

Navn: Kristin Kahrik

Stillingstittel: seniorrådgiver

E-post: [email protected]

Telefon: +47 988 68 987

Leverandørens kontaktperson

Navn: Carl Moltzau

Stillingstittel: direktør account management

E-post: [email protected]

Telefon: +47 952 75 559

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



INNHOLD

1 ALMINNELIGE BESTEMMELSER ........................................................................................................5

1.1 Formål og omfang ....................................................................................................................5 1.2 Bilag til avtalen .........................................................................................................................5 1.3 Tolking – rangordning ...............................................................................................................6 1.4 Varighet og opsjoner ................................................................................................................6 1.5 Oppsigelse og avslutning av avtalen ........................................................................................6

1.5.1 Oppsigelse av avtalen .......................................................................................................... 6

1.5.2 Avslutning av avtalen .......................................................................................................... 6

1.6 Partenes representanter ..........................................................................................................6 2 LEVERANDØRENS PLIKTER ................................................................................................................6

2.1 Ansvar .......................................................................................................................................6 2.2 Bestilling og tilpasning ..............................................................................................................7

2.2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop) ..................................................................... 7

2.2.2 Tilpasning for de enkelte tildelte kontrakter ....................................................................... 7

2.3 Leverandørens kvalitetsoppfølging / kvalitetskontroll ............................................................7 2.4 Prisgaranti.................................................................................................................................7 2.5 Statistikk ...................................................................................................................................7 2.6 Revisjon ....................................................................................................................................8 2.7 Underleverandører ...................................................................................................................8 2.8 Samarbeid med tredjepart .......................................................................................................8 2.9 Miljøkrav ...................................................................................................................................8 2.10 Lønns- og arbeidsvilkår .............................................................................................................8 2.11 Bruk av lærlinger ......................................................................................................................9 2.12 Forsikringer ...............................................................................................................................9 2.13 Reklame ....................................................................................................................................9 2.14 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet ......................................................................... 10

3 AVTALEEIERS OG OPPDRAGSGIVERS PLIKTER ............................................................................... 10

3.1 Oppdragsgivers ansvar og medvirkning ................................................................................ 10 3.2 Forsikringer ............................................................................................................................ 10

4 PARTENES FELLES PLIKTER............................................................................................................. 10

4.1 Samarbeid og samhandling ................................................................................................... 10 4.2 Møter ..................................................................................................................................... 10 4.3 Risiko og ansvar for kommunikasjon ..................................................................................... 11 4.4 Skriftlighet ............................................................................................................................. 11 4.5 Taushetsplikt ......................................................................................................................... 11

5 PRISER OG BETALINGSBETINGELSER ............................................................................................. 12

5.1 Priser og Betingelser .............................................................................................................. 12 5.2 Prisendringer ......................................................................................................................... 12

6 MISLIGHOLD .................................................................................................................................. 12

6.1 Hva som anses som mislighold .............................................................................................. 12 6.2 Brudd på regler om Oppdragsgiverpleie ............................................................................... 12 6.3 Varslingsplikt ......................................................................................................................... 12 6.4 Leverandørens opplysningsplikt ............................................................................................ 13 6.5 Heving .................................................................................................................................... 13 6.6 Erstatning .............................................................................................................................. 13 6.7 Erstatningsbegrensning ......................................................................................................... 13

7 ENDRINGER.................................................................................................................................... 14



7.1 Rett til endringer ................................................................................................................... 14 8 ØVRIGE BESTEMMELSER ............................................................................................................... 14

8.1 Overdragelse av rettigheter og plikter .................................................................................. 14 8.2 Force Majeure ....................................................................................................................... 14

9 TVISTER .......................................................................................................................................... 15

9.1 Rettsvalg ................................................................................................................................ 15 9.2 Forhandlinger ........................................................................................................................ 15 9.3 Mekling .................................................................................................................................. 15 9.4 Domstols- eller voldgiftsbehandling ...................................................................................... 15



1 ALMINNELIGE BESTEMMELSER

1.1 FORMÅL OG OMFANG Fellesavtalen regulerer leveranser av Reisebyråtjenester som spesifisert i Bilag 1: Kravspesifikasjon og

2: Leverandørens beskrivelse («Tjenesten») til Statlige forvaltningsorgan som skal benytte

Fellesavtalen («Oppdragsgiver»). Oppdragsgiverne som er omfattet av Fellesavtalen er angitt i bilag

8.

Fellesavtalen består av avtalevilkår (dette dokument) og bilag i henhold til punkt 1.2. Tjenesten er

nærmere beskrevet i bilagene. Begreper som er definert i dette dokumentet skal ha tilsvarende

betydning der hvor de er benyttet i bilagene som angitt i punkt 1.2.

Fellesavtalen gir Oppdragsgiver rett og plikt til å kjøpe Reisebyråtjenester innenfor Fellesavtalens

tjenestespekter og varighet. Oppdragsgiver er imidlertid ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt volum

av Reisebyråtjenester i avtaleperioden.

Avtaleeier forbeholder seg retten til å fremforhandle egne fellesavtaler for leiebil, fly- og

hotellavtaler mv.

1.2 BILAG TIL AVTALEN

Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei

Bilag 1: Kravspesifikasjon X

Bilag 2: Leverandørens beskrivelse

- Vedlegg 2 A: Serviceerklæring X

Bilag 3: Pris og betalingsbetingelser

- Vedlegg 3 A: Prisskjema (Excel-skjema) X

Bilag 4: Avrop og tilpasning

- Vedlegg 4 A: Avtale om bestilling og tilpasning av

reisebyråtjenester mal

- Vedlegg 4 B: Databehandleravtale mal

X

Bilag 5: Forbehold til avtalen X

Bilag 6: Endringsavtale mal X

Bilag 7: Forpliktelseserklæring X

Bilag 8: Oppdragsgiverne omfattet av avtalen X



1.3 TOLKING – RANGORDNING Leverandørens eventuelle forbehold til Fellesavtalevilkårene (dette dokument) skal samles i Bilag 5.

Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn:

1. De generelle Fellesavtalevilkårene går foran bilagene. 2. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret,

erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde: a) Bilag 6 går foran de øvrige bilagene og Fellesavtalevilkårene.

1.4 VARIGHET OG OPSJONER Fellesavtalevilkårene gjelder fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside

(ikrafttredelsestidspunkt) og i 2 (to) år.

Avtaleeier har rett til å forlenge Fellesavtalen 1 (en) gang med inntil 2 (to) år.

Opsjonen inntrer automatisk dersom Avtaleeier ikke innen 3 (tre) måneder før avtaleperiodens utløp

gir skriftlig melding om at opsjonen ikke skal utløses eller skal utløses for en kortere periode enn 2

(to) år.

1.5 OPPSIGELSE OG AVSLUTNING AV AVTALEN

1.5.1 Oppsigelse av avtalen

Partene kan si opp Fellesavtalen med 6 (seks) måneders skriftlig varsel.

1.5.2 Avslutning av avtalen

Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av Fellesavtalen på en slik måte at en eventuell ny

leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser.

Fellesavtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om

leveransen skjer etter utløp av Fellesavtalen.

1.6 PARTENES REPRESENTANTER Hver av partene skal ved inngåelsen av Fellesavtalen oppnevne en kontaktperson som er bemyndiget

til å opptre på vegne av partene i saker som angår Fellesavtalen.

Dersom en av partene endrer kontaktpersoner i avtaleperioden, skal dette snarest meddeles skriftlig

den annen part.

2 LEVERANDØRENS PLIKTER

2.1 ANSVAR Leverandørens ytelser skal på en helhetlig måte og med god kvalitet dekke de formål, funksjoner og

krav som er spesifisert i Fellesavtalen med bilag. Leverandøren skal opprettholde sin faglige

kompetanse og kapasitet i gjennom hele avtaleperioden.



Leverandøren plikter å sørge for at det personalet som utfører oppgaver i forbindelse med

Reisebyråtjenesten som skal leveres har den nødvendige opplæring og kompetanse. Nøkkelpersonell

skal kunne kommunisere både skriftlig og muntlig på norsk.

Leverandøren plikter å følge markedsutviklingen og annet som har betydning for Tjenestens

virkeområde, samt holde Oppdragsgiver orientert om den utvikling som skjer.

2.2 BESTILLING OG TILPASNING

2.2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)

Tildeling av kontrakter innenfor Fellesavtalen foretas i henhold til prosedyrene fastsatt i Bilag 4:

Avrop og tilpasning.

2.2.2 Tilpasning for de enkelte tildelte kontrakter

Den enkelte tildelte kontrakt skal baseres på avtalevilkårene fra Fellesavtalen, samt de vilkår som er

spesifisert i Bilag 4: Avrop og tilpasning.

Leverandøren avtaler tilpasninger av løsningen med den enkelte Oppdragsgiver.

Leverandøren skal, i samarbeid med Oppdragsgiveren, utarbeide bestillingsrutiner som bidrar til

kostnadseffektive leveranser.

Leverandøren skal inngå Databehandleravtale med Oppdragsgiver for sikring av behandling av

personopplysninger.

2.3 LEVERANDØRENS KVALITETSOPPFØLGING / KVALITETSKONTROLL Leverandøren skal på forespørsel fra Avtaleeier demonstrere sitt system for kvalitetskontroll.

Leverandøren plikter på Avtaleeiers anmodning, å dokumentere at den leverte Tjenesten har vært

gjenstand for kontroll og tilfredsstiller de krav og preferanser som er oppstilt i Bilag 1:

Kravspesifikasjon og Bilag 2: Leverandørens beskrivelse.

2.4 PRISGARANTI Leverandøren skal sørge for at priser på reisetjenester som flybilletter, hotell, leiebil mv. til enhver

tid er konkurransedyktige i forhold til de vilkår Avtaleeier kan oppnå i markedet. Leverandøren skal

kontinuerlig arbeide med å sikre at priser og leveransevilkår som tilbys Avtaleier blir best mulig.

Leverandøren skal ha dokumentere rutiner og systemer for hvordan Leverandøren sikrer best mulig

priser fra tredjepart.

Dersom Avtaleier kan dokumentere at Leverandøren ikke har levert reisetjenester til like gunstige

priser som Avtaleeier kan oppnå i markedet for samme reisetjenester, skal Leverandøren redusere

pris for reisetjenestene tilsvarende.

2.5 STATISTIKK Leverandøren plikter å utarbeide statistikk i henhold til bilag 1: Kravspesifikasjon.



Ved forsinket oversendelse av statistikk som ikke kan henføres under Force Majeure eller forhold hos

Oppdragsgiver, kan Avtaleeier kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen.

Dagmulkt utgjør kr. 1.000,- per virkedag etter innsendingsfrist.

2.6 REVISJON Avtaleeier har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er

forbundet med leveransen. Avtaleeier har rett til innsyn i regnskaper og annen relevant

dokumentasjon for verifisering av Leverandørens prising.

Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal

Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse. Avtaleeier kan benytte tredjepart til

gjennomføring av slik undersøkelse. Leverandøren kan motsette seg at en direkte konkurrent av

Leverandøren blir oppnevnt som tredjepart.

Dersom revisjonen avdekker at avtalevilkår eller rettslige krav Leverandøren svarer for ikke

overholdes, plikter Leverandøren å sørge for endringer slik at avtalevilkårene oppfylles. Hvis de

påviste avvikene er av vesentlig karakter, eller kan bebreides Leverandøren som uaktsomt, plikter

Leverandøren å refundere Avtaleeiers nødvendige kostnader til gjennomføring av revisjonen.

Leverandøren skal sørge for så langt som mulig at det i de avtaler som Leverandøren inngår med

eventuelle underleverandører inntas tilsvarende bestemmelser som i dette punkt. Dersom Avtaleeier

ønsker å gjennomføre en revisjon hos Leverandørens underleverandør, plikter Leverandøren å

samarbeide med Avtaleeier for å få gjennomført en slik revisjon.

2.7 UNDERLEVERANDØRER Avtaleeier skal kun forholde seg til Leverandøren i forbindelse med forhold knyttet til Fellesavtalen.

Leverandøren er ansvarlig for samtlige av sine underleverandører.

Dersom valg av underleverandør, uansett trinn, foretas etter ikrafttredelse av denne avtalen, plikter

Leverandøren å meddele valget skriftlig til Avtaleeier snarest mulig. Avtaleeier kan nekte å godkjenne

valget dersom det foreligger saklig grunn.

2.8 SAMARBEID MED TREDJEPART Leverandøren plikter å samarbeide med Avtaleeiers eller Oppdragsgivers tredjepart, for eksempel

andre offentlige virksomheter eller andre leverandører Avtaleeier eller Oppdragsgiver har, i den

utstrekning Avtaleeier eller Oppdragsgiver finner dette nødvendig for oppfyllelse av Fellesavtalen.

2.9 MILJØKRAV Leverandøren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav i henhold til

Bilag 1: Kravspesifikasjon, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning.

Leverandør skal arbeide aktivt for å minimere miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen.

2.10 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandøren og deres underleverandører plikter å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som ikke er

dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.



Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn,

herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost

og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Leverandøren og deres underleverandører må på forespørsel opplyse om hvilken landsomfattende

tariffavtale de legger til grunn overfor sine ansatte, samt fremlegge et eksemplar av denne

tariffavtalen ved kontroll.

2.11 BRUK AV LÆRLINGER Leverandøren skal være tilknyttet en lærlingordning og lærlinger skal delta i oppfyllelsen av

kontrakten. Kravet kan oppfylles av Leverandøren eller en eller flere av hans underleverandører.

Utenlandske entreprenører kan oppfylle lærlingekravet ved å benytte lærlinger som er tilknyttet

offentlig godkjent lærlingeordning i Norge eller tilsvarende ordning i opprinnelseslandet.

Leverandøren skal ved oppstart, og på anmodning under gjennomføringen av kontrakten

dokumentere at kravene er oppfylt. Ved avslutning av rammeavtalen skal det fremlegges oversikt

over antall timer utført av lærlinger. Timelister skal fremlegges på anmodning.

Kravet gjelder ikke dersom Leverandøren kan dokumentere reelle forsøk på å inngå lærekontrakt

uten å lykkes. Tilsvarende gjelder dersom Leverandøren har inngått lærekontrakt, men på grunn av

forhold som skyldes lærlingen ikke kan benytte vedkommende under leveransen.

Avtaleeier vil gjennomføre nødvendig kontroll av om krav om bruk av lærlinger overholdes. Ved

brudd på plikten skal Leverandøren rette forholdet innen den frist Avtaleeier fastsetter. Der

Leverandøren selv oppdager brudd på plikten, skal Leverandøren uten opphold opplyse Avtaleeier

om forholdene og rette forholdene innen den frist Avtaleeier fastsetter.

2.12 FORSIKRINGER Leverandøren skal ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke de kravene fra Oppdragsgiver eller

Avtaleeier som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter Fellesavtalen innenfor rammen av

alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars-

og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet.

Leverandøren skal på forespørsel fra Oppdragsgiver eller Avtaleeier redegjøre for, og dokumentere

de av Leverandørens forsikringer som er relevante for oppfyllelse av denne bestemmelsen.

2.13 REKLAME Leverandøren plikter å innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Avtaleeier dersom Leverandøren

for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om Fellesavtalen.

Dette omfatter også benevnelse / beskrivelse på Leverandørens nettsider og / eller i sosiale media.

Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelse i sine avtaler med sine

underleverandører.



2.14 OMDØMMELOJALITET INNENFOR AVTALEOMRÅDET

Leverandør skal ivareta Avtaleeiers interesser i gjennomføring av Fellesavtalen. Leverandør skal i

avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Avtaleeiers omdømme. Partene skal heller ikke

omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme

eller forhold til 3. parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller

misnøye fra Oppdragsgiverne eller andre som retter seg mot Avtaleeier, men opplyse om at slike

henvendelser skal rettes til Avtaleeiers kontaktperson i Fellesavtalen.

3 AVTALEEIERS OG OPPDRAGSGIVERS PLIKTER

3.1 OPPDRAGSGIVERS ANSVAR OG MEDVIRKNING Oppdragsgiver plikter, i henhold til Bilag 8: Oppdragsgiverne omfattet av avtalen, å benytte denne

Fellesavtalen for å dekke sitt løpende behov for Tjenester som er omfattet Fellesavtalen med de

unntak som følger av bilag 1: Kravspesifikasjon.

Avtaleeier og Oppdragsgiverne har et felles ansvar for å bidra til å legge forholdene til rette for at

Leverandøren skal få utført sine plikter etter Fellesavtalen og tilhørende bestillinger.

3.2 FORSIKRINGER Oppdragsgiver og Avtaleeier er en offentlig virksomhet, og er selvassurandør.

4 PARTENES FELLES PLIKTER

4.1 SAMARBEID OG SAMHANDLING Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til Fellesavtalens gjennomføring. Henvendelser fra den

annen part skal besvares uten ugrunnet opphold.

Partene skal videre uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå

kan få betydning for Fellesavtalens gjennomføring.

Nærmere bestemmelser om partenes samhandling og avklaringer som skal foretas i

implementeringsfasen er inntatt i Vedlegg 4 A: Avtale om bestilling og tilpasning av

reisebyråtjenester i Bilag 4: Avrop og tilpasning.

4.2 MØTER I avtaleperioden skal det gjennomføres regelmessige møter mellom partene. Hver av partene kan

innkalle den annen part til et møte med 3 (tre) virkedagers varsel. Avtaleeier skal utarbeide referat

fra alle møter. Referatet skal være godkjent av begge parter, og foreligge senest 3 (tre) uker etter at

møtet ble avholdt. Leverandøren vil ikke få vederlag for gjennomføringen av møtet.

Tilsvarende møter kan ved behov avholdes mellom Leverandør og Oppdragsgiver.



4.3 RISIKO OG ANSVAR FOR KOMMUNIKASJON Partene plikter å sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring, og sikkerhetskopiering av

dokumenter og annet materiale relatert til Fellesavtalen uansett form, herunder e-post og annet

elektronisk lagret materiale.

4.4 SKRIFTLIGHET Alle varsler, krav eller andre meddelelser knyttet til denne avtalen skal gis skriftlig til partenes

elektroniske adresser.

4.5 TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med Fellesavtalen, skal behandles

konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Dette

inkluderer også taushetsplikt om informasjon partene får tilgang til om underleverandører og

tredjeparter.

Avtaleeier og Oppdragsgiver er en offentlig virksomhet, og taushetsplikt etter denne bestemmelsen

er ikke mer omfattende enn det som følger av lov av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) eller

tilsvarende sektorspesifikk regulering. Dette innebærer bl.a. at Avtaleeier og Oppdragsgiver og

dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske

innretninger og fremgangsmåter eller drift- og forretningsforhold som det vil være av

konkurransemessig betydning å hemmeligholde.

Er noen del av leveransen av en slik art at den kommer inn under lov av 20. mars 1998 nr. 10

(sikkerhetsloven) og/eller beskyttelsesinstruksen av 17. mars 1972 nr. 3352, skal Leverandøren

forholde seg slik det fremgår av gjeldene regler om beskyttelse av opplysninger og leveranser.

Avtaleeier og Oppdragsgiver kan i slike tilfeller stille krav til at dedikert personell autoriseres og ved

behov sikkerhetsklareres i henhold til de til enhver tid gjeldende reglene for dette.

Avtaleeier og Oppdragsgiver kan pålegge Leverandøren taushetsplikt i henhold til lov av 28. mai 2010

nr. 16 (politiregisterloven), § 35 jf. § 23.

Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for at Avtaleeier og Oppdragsgiver

utleverer informasjon som Avtaleeier og Oppdragsgiver er pålagt å utlevere i medhold av lov eller

forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 (offentleglova). Om

mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis.

Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli

kjent med taushetsbelagt informasjon.

Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på

partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Leverandørens personell kan bli bedt

om å signere taushetserklæring.

Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til underleverandører og tredjeparter etter

skriftlig godkjenning av Avtaleeier og Oppdragsgiver og i den utstrekning dette er nødvendig for

gjennomføring av avtalen samt under forutsetning av at disse pålegges plikt til konfidensialitet

tilsvarende dette punkt.



Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides

i forbindelse med gjennomføringen av avtalen.

Taushetsplikten gjelder også etter at Fellesavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin

tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt

ovenfor.

5 PRISER OG BETALINGSBETINGELSER

5.1 PRISER OG BETINGELSER Alle priser og nærmere betalingsbetingelser fremgår av bilag 3 – Pris og betalingsbetingelser. Alle

priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader,

skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer.

5.2 PRISENDRINGER

Mekanismer for prisendringer fremgår av bilag 3 - Pris- og betalingsbetingelser.

6 MISLIGHOLD

6.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger mislighold fra en part dersom parten ikke oppfyller sine plikter etter Fellesavtalen.

Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes den andre parts forhold eller force

majeure.

Partene skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært

oppdaget.

Mislighold og sanksjoner knyttet til den enkelte tildeling er regulert i den enkelte tilpasningsavtale, jf.

Bilag 4 – Avrop og tilpasning - Vedlegg 4 A: Avtale om bestilling og tilpasning av reisebyråtjenester

mal.

6.2 BRUDD PÅ REGLER OM OPPDRAGSGIVERPLEIE Dersom Leverandøren tilbyr Avtaleeier eller Oppdragsgiver gaver eller gavelignende varer eller

tjenester i tilknytning til avtaleforholdet mellom Leverandør og Avtaleeier anses dette som et

vesentlig mislighold og innebærer at Avtaleeier kan heve Fellesavtalen med umiddelbar virkning.

6.3 VARSLINGSPLIKT Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den

annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til den manglende oppfyllelsen og så

vidt mulig angi når forholdet kan rettes.



6.4 LEVERANDØRENS OPPLYSNINGSPLIKT Dersom det oppstår kostnader som Leverandøren visste om eller burde visst om, men ikke formidlet

til Avtaleeier i forbindelse med konkurransen og/eller kontraktsinngåelsen, kan Leverandøren ikke

påberope seg retten til å få dekket denne kostnaden.

Dersom Avtaleeier finner at Leverandør har holdt tilbake slik informasjon kan det være grunnlag for

oppsigelse av Fellesavtalen.

6.5 HEVING Dersom det foreligger vesentlig mislighold av Fellesavtalen, eller Leverandøren vesentlig misligholder

sine forpliktelser overfor den enkelte Oppdragsgiver, kan den annen part etter å ha gitt den

misligholdende part skriftlig varsel og frist innen 30 virkedager til å bringe forholdet i orden, heve

avtalen med øyeblikkelig virkning.

Dersom Leverandøren er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for

korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller er kjent skyldig i straffbare forhold som angår

den yrkesmessige vandel, kan Avtaleeier heve Fellesavtalen med umiddelbar virkning.

Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller

konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, eller Leverandøren er under

avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale

lover og forskrifter, har Avtaleeier rett til å heve Fellesavtalen med umiddelbar virkning.

Dersom det foreligger rettsmangler ved Tjenesten, og dette ikke blir avhjulpet innen rimelig tid, kan

Avtaleeier heve Fellesavtalen med umiddelbar virkning.

6.6 ERSTATNING En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap, med mindre den misligholdende parten godtgjør at

misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten.

Dagbøter kommer til fradrag i eventuell erstatning for samme forsinkelse.

6.7 ERSTATNINGSBEGRENSNING Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt

fortjeneste av enhver art, tapte besparelser og krav fra tredjeparter. Tap av data regnes ikke for å

være et indirekte tap.

Disse begrensningene gjelder imidlertid ikke hvis den misligholdende part eller noen denne svarer

for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Begrensningene gjelder heller ikke idømt ansvar for

rettsmangler som Leverandøren hefter for.



7 ENDRINGER

7.1 RETT TIL ENDRINGER Hvis Avtaleeier etter at avtalen er inngått har behov for å foreta endringer kan Avtaleeier skriftlig

fremlegge en endringsanmodning, forutsatt at endringene ligger innenfor hva partene med rimelig

grunn kunne ha forventet da avtalen ble inngått.

Hvis Leverandøren har behov for å foreta endring må dette fremlegges skriftlig, og godkjennes av

Oppdragsgiver i en skriftlig endringsavtale før endringen trer i kraft.

Rett til endring gjelder kun dersom Avtaleeier finner denne i tråd med lov og forskrift om offentlige

anskaffelser.

8 ØVRIGE BESTEMMELSER

8.1 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER Avtaleeier er en offentlig virksomhet og kan overdra sine rettigheter og plikter etter denne avtalen til

annen offentlig virksomhet. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget

til tilsvarende vilkår, såfremt Fellesavtalens rettigheter og plikter overdras samlet.

Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra

Oppdragsgiver. Dette gjelder også hvis Leverandøren slås sammen med et annet selskap, deles i flere

selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap eller annet selskap i samme konsern.

Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.

Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende

part fra hans forpliktelse og ansvar.

8.2 FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll, som gjør det

umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure,

skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så

lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme

tidsrom. Leverandøren skal umiddelbart ved forsinkelsens inntreden skriftlig underrette

Oppdragsgiver om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å bøte på

forsinkelsen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at forsinkelsen skyldes force

majeure. Leverandøren skal dessuten fortløpende informere Oppdragsgiver om hva som gjøres for å

begrense forsinkelsen.

Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter

avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av

offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige



samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter

og inngripende betydning.

9 TVISTER

9.1 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter Fellesavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.

9.2 FORHANDLINGER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av Fellesavtalen, skal

tvisten først søkes løst ved forhandlinger.

9.3 MEKLING Dersom en tvist i tilknytning til denne Fellesavtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene

forsøke å løse tvisten ved mekling.

Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn,

eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den

kompetansen partene mener passer best i lys av tvisten.

Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.

9.4 DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten

avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Avtaleeiers hjemting er verneting.

Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift.

*****

BILAG TIL RAMMEAVTALE STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER

Saksnummer 17/01468

BILAG 1: KRAVSPESIFIKASJON

BILAG 2: LEVERANDØRENS BESKRIVELSE

VEDLEGG 2 A: SERVICEERKLÆRING

BILAG 3: PRIS OG BETALINGSBETINGELSER

VEDLEGG 3 A: PRISSKJEMA (EXCEL-SKJEMA)

BILAG 4: AVROP OG TILPASNING

VEDLEGG 4 A: MAL TIL AVTALE OM BESTILLING OG TILPASNING AV REISEBYRÅTJENESTER

VEDLEGG 4 B: MAL TIL DATABEHANDLERAVTALE

BILAG 5: FORBEHOLD TIL FELLESAVTALEN OG BILAGENE

BILAG 6: ENDRINGSAVTALE MAL

BILAG 7: FORPLIKTELSESERKLÆRING

BILAG 8: OPPDRAGSGIVERE OMFATTET AV AVTALEN

BILAG TIL STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER


Saksnummer 17/01468

BILAG 1: KRAVSPESIFIKASJON

STATENS INNKJØPSSENTER – AVTALEEIER Statens innkjøpssenter ble opprettet 1.1.2016 og er en seksjon i Direktoratet for forvaltning og IKT

(Difi). Seksjonens samfunnsoppdrag er å støtte opp Regjeringens satsning om «å fornye, forenkle og

forbedre Norge». Statens innkjøpssenter ble i Kongelig resolusjon 13. januar 2017 gitt myndighet til å

inngå og forvalte rammeavtaler for statlige virksomheter i sivil sektor på utvalgte innkjøpsområder.

Statens innkjøpssenter gjennomfører den merkantile delen av konkurransene på vegne av

Oppdragsgiverne. Statens innkjøpssenter er Avtaleeier og har ansvar for strategisk avtaleforvaltning.

Den enkelte Oppdragsgiver med bestillende enheter vil ha det operative ansvaret for rammeavtalen

gjennom bestilling og oppfølging av leveransene.

Avtalen gjelder anskaffelse av reisebyråtjenester.

For mer informasjon, se på vår nettside: www.anskaffelser.no/statens‐innkjopssenter og

http://www.difi.no.

OPPDRAGSGIVERNE OG BESTILLERE Oversikt over Oppdragsgivere tilknyttet denne konkurransen fremgår av Bilag 8. Vedlegget omfatter i

tillegg oversikt over antall ansatte og tidspunkt for når den enkelte Oppdragsgiver forventes å tiltre

Fellesavtalen.

Strukturelle og/eller organisatoriske endringer knyttet til de enkelte Oppdragsgiverne kan

forekomme i kontraktsperioden, eksempelvis omorganisering i stat ved opprettelse eller nedleggelse

av Oppdragsgivere.

http://www.anskaffelser.no/statens‐innkjopssenter

http://www.difi.no/

Saksnummer 17/01468 Dato: 10. januar 2018 Versjon: Kontrakt

Bilag 1 KRAVSPESIFIKASJON Statlig Fellesavtale om kjøp av Reisebyråtjenester

BILAG 1 - KRAVSPESIFIKASJON STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER


INNHOLD

1 BEHOVSBESKRIVELSE ....................................................................................................................... 2

1.1 Innledning ................................................................................................................................ 2

1.1.1 Om opsjoner .................................................................................................................... 2

1.2 Avtaleimplementering og oppfølging ...................................................................................... 3

2 GRUNNLEGGENDE KRAV TIL TJENESTEN ......................................................................................... 3

3 EVALUERINGSKRITERIER .................................................................................................................. 6



1 BEHOVSBESKRIVELSE

1.1 INNLEDNING Dette bilaget inneholder Avtaleeiers spesifikasjon og krav til leveransen. Leverandørens besvarelse vil

i sin helhet bli brukt i evalueringen.

Det forventes at Leverandøren kan formidle alle former for reisebyråtjenester, herunder elektronisk

bestillingsportal (web og app) og manuelle tjenester. Et overordnet mål for Fellesavtalen er maksimal

selvbestillingsgrad via portalen, og det forventes av Leverandøren å ta eierskap til prosess for økning

av selvbestilling hos Oppdragsgivere. Leverandøren skal sørge for at brukerne gis nødvendig

opplæring og oppfølging både i bruken av bestillingsportalen og statistikkdatabasen.

Følgende er inkludert i Fellesavtalen som ikke-eksklusive opsjoner: (1) Gruppe- og

konferansetjenester, (2) visumtjenester og (3) rederirelaterte tjenester. Etterspørsel etter disse

tjenestene varierer i stor grad blant virksomhetene, og avrop styres dermed av oppstått behov hos

enkelte Oppdragsgivere.

Det forutsettes at Avtaleeier, Oppdragsgivere og Fellesavtalen skal prioriteres til enhver tid for å sikre

tilstrekkelig god service. Avtaleeier skal gjennomføre brukerundersøkelser i avtaleperioden for å

måle brukertilfredshet. Videre forutsettes det at Leverandøren er framtidsrettet i forhold til utvikling

på markedet, og vil tilby oppgraderinger og nye løsninger som forbedrer kvaliteten på tjenestene

under avtaleperioden.

For manuelle reisebyråtjenester ser Avtaleeier for seg et fast team av reisekonsulenter som vil ha

god kjennskap til Fellesavtalens innhold og Oppdragsgivernes reisepolicy. Enkelte Oppdragsgivere vil

ønske seg dedikerte reisekonsulenter som skal ha et godt og nært forhold til enkeltbrukere, og

kjenner deres individuelle ønsker og behov.

Sikkerhetsaspektet er svært viktig for mange Oppdragsgivere, og Leverandøren skal derfor ha rutiner

for uoppfordret å kunne gi informasjon om hvor de ansatte på tjenestereise til enhver tid befinner

seg, og aktivt kunne bistå den enkelte og Oppdragsgiveren, dersom uheldige hendelser oppstår.

1.1.1 Om opsjoner

Fellesavtalen inkluderer ikke-eksklusive opsjoner. Med en «ikke-eksklusiv opsjon» menes det at

Oppdragsgivere ikke har kjøpsplikt og kan fritt velge om de ønsker å utløse opsjon og bruke

Fellesavtalen for kjøp av disse tjenestene. Oppdragsgiverne kan utløse ett eller flere av opsjonene til

enhver tid gjennom avtaleperioden.

Opsjon (1). Med gruppe- og konferansetjenester menes planlegging, gjennomføring og

administrasjon av alle typer arrangement, herunder gruppereiser, kurs, møter, konferanser m.m. for

grupper over 9 personer. Det forventes at Leverandøren kan tilby både elektroniske løsninger

(eksempelvis påmeldingsskjema) og manuelle tjenester for bestilling.

Opsjon (2). Med visumtjenester menes utføring eller formidling av tjenester relatert til

visumsøknader.

Opsjon (3). Med rederirelaterte tjenester menes bestilling av sjømannsbilletter og mannskapsskifte

som enkelte Oppdragsgivere kan ha behov for.



1.2 AVTALEIMPLEMENTERING OG OPPFØLGING Implementering og oppfølging av avtalen skal skje på to nivåer: strategisk (Statens innkjøpssenter

som Avtaleeier) og operativt (virksomhetene som Oppdragsgivere). Avtalen omfatter Oppdragsgivere

med ulik størrelse og struktur som medfører ulike behov relatert til tilpasninger, implementering og

oppfølging. Det skal inngås en egen kortfattet avtale (Vedlegg 4 A, Bilag 4) mellom hver

Oppdragsgiver og Leverandøren som regulerer nærmere på eventuelle tilpasninger, bistand og

forhold mellom parter.

I forbindelse med oppstart av ny avtaleperiode skal Leverandøren, i samarbeid med Avtaleeier, bidra

i utarbeidelse av informasjon som distribueres til Oppdragsgivere og brukere. I tillegg må

Leverandøren påregne å bidra i organisering og gjennomføring av reisemøter og presentasjoner i

samarbeid med Avtaleeier hos Oppdragsgivere hvor dette ønskes.

Avtaleeier forbeholder seg retten til å fremforhandle og inngå egne avtaler med diverse leverandører

av reisetjenester, som flyselskap, hoteller m.m. Mange Oppdragsgivere har slike eksisterende avtaler

som de vil styre sitt innkjøp mot. Dermed er det en forutsetning at Leverandøren følger Avtaleeierens

og Oppdragsgivernes retningslinjer og prioriteringer av disse. Det forutsettes videre at Leverandøren

tilbyr og formidler reisetjenester og -produkter innenfor Fellesavtalens rammer der Avtaleeier eller

Oppdragsgiverne ikke har egne avtaler som dekker behov.

2 GRUNNLEGGENDE KRAV TIL TJENESTEN

I kravtabellen i dette kapittelet har vi definert minimumskrav og forutsetninger for tilbudene.

Leverandøren skal her svare om kravet kan oppfylles eller ikke. Dersom kravet oppfylles i sin helhet,

svares «Ja». Dersom kravet bare delvis oppfylles eller vil bli oppfylt i en senere versjon, svares «Nei».

Leverandøren kan i dette tilfellet beskrive på hvilken måte kravet delvis oppfylles eller vil bli oppfylt i

et eget vedlegg. Vedlegget skal hete: [Vedlegg nr.] Leverandørens utdypende informasjon til

grunnleggende krav. Det skal tydelig henvises til hvilket krav i kravtabellen beskrivelsen refereres til:

[Krav nr. Beskrivende tittel]. Videre skal det redegjøres for eventuelle prismessige konsekvenser.

Det gjøres oppmerksom på at forbehold eller avvik fra kravspesifikasjonen eller

kontraktsbestemmelsene kan føre til avvisning av tilbudet.

Nr. Krav Ja/Nei

1. Leverandøren skal levere alle typer reisebyråtjenester, herunder elektronisk

bestillingsportal (web og app) og manuelle tjenester, samt (1) Gruppe- og

konferansetjenester, (2) visumtjenester og (3) rederirelaterte tjenester som opsjon.

2. Leverandøren skal ta ansvar for implementering av avtalen i samarbeid med Avtaleeier og hver enkel Oppdragsgiver. Maksimal selvbestillingsgrad via portalen skal være et overordnet mål for avtalen og Leverandøren skal ta eierskap til prosess for økning av selvbestilling.

3. Leverandøren skal sørge for at brukerne gis nødvendig opplæring og oppfølging både i bruken av bestillingsportalen og statistikkdatabasen. Opplæring skal være en inkludert service og ikke medføre kostnader verken for Oppdragsgiver eller Avtaleeier.

4. Elektronisk bestillingsportal skal ha som minimum norsk tekst (produktbetegnelser på

engelsk er tillatt) og skal minimum gi mulighet for bestilling av flyreiser i inn- og

utland, hotell og leiebil.

Portalens oppbygging og funksjonalitet skal følge prinsipper til universell utforming.



Nr. Krav Ja/Nei

5. Portalen skal være tilgjengelig 24/7/365 bortsett fra på forhånd varslet nedetid relatert til vedlikehold og oppdateringer. Alt vedlikehold, utvikling og oppdatering av portalen skal leveres vederlagsfritt.

6. Portalen skal gi mulighet til å bestille reiser til andre enn seg selv og til flere reisende samtidig.

7. Portalen skal gi mulighet til å endre og avbestille tjenester/produkter bestilt i portalen (avhengig av tjeneste-/produkttype som for eksempel billettklasse).

8. Portalen skal kunne tilpasses vederlagsfritt til Oppdragsgiverens inngåtte avtaler og

retningslinjer for reiser ved behov slik at portalen skal kunne fremheve virksomhetens

egne reiseavtaler (eksempelvis på hotell og fly) og prisalternativene.

9. Portalen skal kunne tilpasses etter Oppdragsgiverens tekniske behov som integrasjoner mot lønns- og personalsystemer, single sign on, betalingsalternativer, faktureringsrutiner. Flere tilpasninger kan være aktuelle i den grad Leverandøren kan levere.

10. Betalingsmåter avtales nærmere med hver enkel Oppdragsgiver, men minimum følgende betalingsmåter må være mulig:

Kredittkort fra arbeidsgiver

Privat kredittkort eller andre betalingskort

Virksomhet har en reisekonto hos en selvvalgt leverandør til belastning og fakturering av reisetjenester

Reisebyrået sender faktura (både for enkelbestillinger og samlefaktura) til virksomhet via EHF

Reisen betales med kredittkort, men gebyrer og andre kostnader faktureres virksomhet via EHF

Reisebyrået sender faktura til den enkelte bruker på e-post.

11. Leverandøren må ivareta dokumentasjonskravene for reiseoppgjør i staten. Kvittering

for utført reise (flown kvittering eller tilsvarende) skal tilbys vederlagsfritt til de

Oppdragsgiverne som ber om det.

12. Leverandøren skal tilby et fast kundeteam for betjening av virksomhetene per telefon

og e-post. Teamet skal ha godt kjennskap til Fellesavtalen og Oppdragsgivernes

reisepolicy. Kundebehandlerne må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å yte et

tilfredsstillende servicenivå. I tillegg må kundebehandlerne ha nødvendig kompetanse

og erfaring til å kunne bistå ved bestilling av kompliserte reiser i inn- og utland, ivareta

hastesaker og oppståtte problemer, og yte service ved endringer og refusjoner.

Kundebehandlerne skal kommunisere på norsk skriftlig og muntlig (enkelte

svensktalende er tillatt). I tillegg skal kundebehandlerne beherske engelsk.

13. Leverandøren skal tilby 24-timers servicetelefon som skal være tilgjengelig 24/7/365. Tjenesten skal også være tilgjengelig for personer på tjenestereise i inn- og utland, eller stasjonert i utlandet. 24-timers service må ha tilgang til alle profiler og bestillinger gjort elektronisk eller manuelt. Det stilles samme krav til kundebehandlernes kompetanse i 24-timers servicetelefon som nevnt i forrige punkt.



Nr. Krav Ja/Nei

14. Leverandøren skal utpeke en fast kontaktperson (Key Account Manager) som er ansvarlig for oppfølging av avtalen mot Avtaleeier. I tillegg skal det utpekes KAM for hver Oppdragsgiver. KAM tilknyttet Avtaleeier har ansvar for at det sammen med Avtaleeier blir utarbeidet en overordnet implementeringsplan for Fellesavtalen. KAM tilknyttet Oppdragsgiver skal utarbeide en implementeringsplan sammen med Oppdragsgiveren tilpasset til virksomheten. Behov for KAM-bistand vil dermed oppstå både på strategisk nivå (Avtaleeier - Statens innkjøpssenter) og operativt nivå (Oppdragsgiverne - virksomheter). Behovet blir større etter hvert når flere virksomheter tiltrer avtalen under avtaleperioden. Oversikt over Oppdragsgivere, antall ansatte og tidspunkt for tiltredelse fremgår av Bilag 8.

15. Avtaleeier har krav på kvartalsvis statistikk fordelt på virksomhetene og totalt. Hver Oppdragsgiver har krav på kvartalsvis statistikk fordelt på sine enheter og totalt for sin virksomhet. Statistikk skal omfatte alle tjenester som bestilles. Avtaleeier og Oppdragsgiverne, som ber om det, skal gis tilgang til en statistikkdatabase for å hente ut fortløpende rapporter selv. På basis av statistikk skal Leverandøren utarbeide en analyse av status minst en gang i året med anbefalinger til enhver Oppdragsgiver. Samme skal gjøres to ganger i året til Avtaleeier. Rapporteringen skal være digitalt med mulighet for lagring/utskrift, og skal i tillegg, dersom ønskelig fra Oppdragsgiver/Avtaleeier, utdypes i et statusmøte. Statistikker og rapporter til Avtaleeier og Oppdragsgiver skal kunne tilpasses vederlagsfritt. Minimum følgende statistikker må kunne leveres:

- Antall reiser og omsetning fordelt på ulike produktgrupper (fly innland, fly utland, hotell, leiebil, tog, ferge etc.)

o flyselskap o destinasjoner (der både destinasjonen for avreise og ankomst

fremkommer tydelig) o navn på reisende o reisetidspunkter/dato o billettype o antall overnattinger

- Antall selvbestillinger og fordeling av omsetning mellom selvbestilling og manuelle tjenester

- Totalomsetning for de største leverandørene innen de ulike produkttypene - Fordeling av kostnader betalt til reisebyrå (honorarer og tjenester) - Besparelser for de ulike produkttypene - Gjennomsnittspriser for de ulike produkttypene - Hvor mange dager på forhånd er de ulike produkttypene bestilt - Brukeravvik (eksempelvis fra policy) - Miljøregnskap - Virksomhetsspesifikke spesialreiser (eksempelvis reiser med sikkerhetsvakter) - Statistikk for hver enkelt enhet hos virksomhetene ned på lokalnivå, og fordelt

på organisatoriske linjer - Leverandørens avvik (eksempelvis nedetid på portalen) - Andre rapporter tilbyder finner hensiktsmessig for Avtaleeier/Oppdragsgivere

bes oppgitt.



Nr. Krav Ja/Nei

16. Leverandøren skal tilby eget sporingssystem som trer i kraft ved uforutsette situasjoner og forårsaker endring av reise, for eksempel kansellering, konflikt, krig, naturkatastrofe m.m.

17. Oppdragsgiveren har rettighetene til egne profiler. Leverandøren plikter å åpne for overføring av profiler fra Oppdragsgiver og andre leverandører, samt fra dagens leverandør, dersom ny leverandør skal velges. Leverandøren skal håndtere profiloppdateringer fortløpende (hyppighet, systemintegrasjoner osv.) etter ønske fra hver Oppdragsgiver. Leverandøren skal overlevere profilene til Oppdragsgiver eller til ny leverandør etter at avtaleforholdet er avsluttet. Overføring, oppdatering og overlevering av profiler skal gjøres vederlagsfritt.

18. Ubrukte, refunderbare billetter skal refunderes umiddelbart etter avbestilling/no-show.

19. Leverandøren skal akseptere databehandleravtaler for personopplysninger (Vedlegg 4 B, Bilag 4)

3 EVALUERINGSKRITERIER

Nedenfor er det angitt evalueringskriterier som vil bli vektlagt ved vurdering av tilbudene. For hvert

tildelingskriterium vil vi vurdere tilbudene utfra evalueringskriteriene angitt i tabellen nedenfor.

Evalueringskriterium nr. 8 vil bli vurdert under tildelingskriterium 2. Kvalitet på elektronisk

selvbestillingsportal (web og app).

Evalueringskriterier nr. 1-7 og 9-14 vil bli vurdert under tildelingskriterium Kvalitet på øvrige

reisebyråtjenester. Her vil følgende evalueringskriterier bli vektlagt høyest: nr. 4, 5, 6 og 7. Den del av

tjenesten som er opsjon (nr. 12-14) vil ha en mer begrenset betydning for evalueringen.

Det vil bli benyttet en skala fra 0 til 10 ved evaluering av hvert evalueringskriterium, hvor 10 er best

og 0 er dårligst (ikke besvart). For hvert enkelt tildelingskriterium vil beste tilbyders poengsum bli

justert opp til maksimal score (10 poeng) og øvrige tilbyderes poengsum vil bli justert forholdsmessig.

Oppnådd poeng vil deretter bli multiplisert med vektingen til hvert enkelt tildelingskriterium.

Summen av poengene utgjør den enkelte tilbyders samlede vektede poengsum.

I kolonne Dokumentasjon er det oppgitt hvilken dokumentasjon forventes i besvarelsen til ethvert

kriterium. Malen til Serviceerklæring (Vedlegg 2 A, Bilag 2) inneholder et minimum av punkter som

skal fylles ut. Det er tillatt å legge til flere relevante punkter, hvis Leverandøren vurderer det

hensiktsmessig.



Nr. Evalueringskriterium Beskrivelse Dokumentasjon

1. Service i ordinær åpningstid Vurderes ut fra lengde på åpningstid og responstid ved henvendelser, samt chattefunksjonen

Leverandøren skal angi sin åpningstid for ordinære telefonbestillinger på virkedager. Med virkedager menes de dagene som ikke er lørdager, søndager og offentlige høytids- og helligdager, og heller ikke jule- og nyttårsaften.

Angi responstiden for e-posthenvendelser og telefonhenvendelser.

Oppgi om chattefunksjon er tilgjengelig og beskriv funksjonaliteten.

Serviceerklæring

2. Service utenfor ordinær åpningstid Vurderes ut fra beskrivelsen og responstid ved henvendelser, samt chattefunksjonen

Beskriv servicenivået for døgnåpen servicetelefon (organisering, rutiner, verktøy osv.)

Angi responstiden for e-posthenvendelser og telefonhenvendelser.

Oppgi om chattefunksjon er tilgjengelig og beskriv funksjonaliteten. Det gjøres oppmerksom på at det finnes utenriksstasjoner som befinner seg i andre tidssoner og at reisende ofte bestiller og endrer utenfor ordinær åpningstid.

Serviceerklæring

3. Kompetanse til kundeteam Vurderes ut fra beskrivelsen og Leverandørens kompetansekrav til sine ansatte

Gi en beskrivelse av kompetansen og organiseringen av teamet som skal betjene Oppdragsgivere.

Dokumenter hvilke kompetansekrav stilles til de ansatte. Det gjøres oppmerksom på at enkelte Oppdragsgivere vil ønske seg dedikerte reisekonsulenter som har erfaring og spesialkompetanse til å utføre bestillinger på sammensatte og kompliserte reiser, også til konfliktområder, for både enkeltpersoner og grupper, herunder VIP-personell som statsråd og statsrådens følge. Disse konsulentene skal sørge for ønsket seteplassering og vareta de til enhver tid gjeldende behov for spesial- og sikkerhetsutstyr, for eksempel sikkerhetsvakter med våpen som følger statsråd.

Beskrivelse av kundeteam

Leverandørens kompetansekrav




4. KAM tjenester Vurderes ut fra kompetanse til KAM og oppgavebeskrivelse

Gi en beskrivelse av kompetansen til KAM som knyttes til Avtaleeier. - Beskriv erfaringen til KAM med tanke på hvilke kunder/prosjekter/oppdrag KAM har

hatt, samt vanskelighetsgrad og/eller kompleksitet til oppdrag og/eller virksomhet.

Følgende skal beskrives både på strategisk nivå (Avtaleeier) og operativt nivå (Oppdragsgivere): - Gi en oversikt over hvilke KAM tjenester tilbys kostnadsfritt. - Hvordan kan KAM bidra til å oppfylle avtalens overordnede formål? - Beskriv i detalj KAM sin rolle og aktiviteter. - Hva er KAM sin rolle under implementering og oppfølging av avtale?

Beskriv hvordan Leverandøren planlegger å organisere KAM arbeidet med tanke på ulik størrelse, struktur og behov hos virksomhetene, samt at antall Oppdragsgivere øker under avtaleperioden som følge av tiltredelse etter at egne avtaler utløper.

CV for KAM som knyttes til Avtaleeier

Serviceerklæring

Oppgavebeskrivelse

5. Implementering og oppfølging av avtale Vurderes ut fra oppgavebeskrivelse

Gi en redegjørelse for hvordan implementering gjennomføres på strategisk nivå, og hva som er kritisk for fremdrift og oppnåelse av mål for selvbestilling.

Følgende skal beskrives på operativt nivå (Oppdragsgivere): - Beskriv en overordnet gjennomføringsplan for implementering og fremdrift. - Hva er kritisk for fremdrift og oppnåelse av mål for selvbestilling? - Hvilke viktigste milepæler ser Leverandøren for seg skal inngå i prosjektplanen? - Gi eksempler på hvordan virksomhetsspesifikke tilpasninger ivaretas og utføres

under implementering hos en virksomhet.

Oppgavebeskrivelse

Prosjektplan med viktigste milepæler, tidsintervaller og ansvarsfordeling mellom Leverandøren og Avtaleeier/ Oppdragsgiver

6. Sikkerhet og beredskap Vurderes ut fra organisering av hjelpeapparat og informasjonsflyt i ekstraordinære situasjoner

Beskriv rutiner/systemer for å ivareta den reisende i ekstraordinære situasjoner.

Leverandør bes om å beskrive sitt sporingssystem som trer i kraft ved uforutsette situasjoner, for eksempel kansellering, konflikt, krig, naturkatastrofe m.m., og forårsaker endring av reise.

Beskriv hvor raskt kommes det i kontakt med den reisende ved en akuttsituasjon, samt hva gjøres for å finne alternative løsninger for den reisende, avhengig av ukedag, tid på døgnet og akuttsituasjonens vanskelighetsgrad.

Beskrivelse av sikkerhets- og beredskapsrutiner og systemer

7. Innsparingsmuligheter Vurderes ut fra konkrete tiltak med forventet effekt

Beskriv reelle muligheter for innsparing på reisebudsjett for Oppdragsgivere, samt effektivisering av reiseadministrasjon ved bruk av Fellesavtalen.

Beskrivelse av tiltak og forventet effekt




8. Elektronisk bestilling (web og app) Vurderes ut fra funksjonalitet og brukervennlighet til portalen

Gi en beskrivelse av funksjonalitet og brukervennlighet for elektronisk bestillingsløsning for web og app. - Hvilke overordnete funksjonaliteter tilbyr portalen? - Hva kan bestilles på portalen? Kan tog/buss/båt/taxi bestilles? - Fremhev nyanser som øker brukervennlighet (eksempelvis intuitive løsninger, antall

klikk i visse operasjoner, responstid osv.)

Hvilke funksjonaliteter er tilgjengelig i portalen for å styre brukere mot virksomhets egne avtaler og reisepolicy?

Beskriv muligheter og begrensninger for å bestille: - til flere samtidig - gruppe- og konferansetjenester

Beskriv hvordan universell utforming er ivaretatt.

Oppgi om engelskspråklig portal er tilgjengelig.

Oppgi om og evt. hvilke endringer er planlagt i portalen. Er det planlagt nye releaser de neste 2 år?

Enkelte Oppdragsgivere, eksempelvis Utenriksdepartement, kan ha behov for eget Amadeusabonnement. Leverandøren bes om å bekrefte om det kan ordnes.

Leverandørens beskrivelse

Oppgi internettadresse, brukernavn og passord, slik at Avtaleeier får tilgang til å teste bestillingsløsningen. Resultat av testing vil brukes som grunnlag for evaluering.

9. Statistikk Vurderes ut fra kvaliteten til eksempelrapport og -analyse, samt funksjonalitet og brukervennlighet til databasen

Vedlegg et eksempel på en kvartalsrapport og en analyse av status med anbefalinger til en fiktiv virksomhet.

Gi en beskrivelse av funksjonalitet og brukervennlighet for statistikkdatabase. - Hva slags statistikk og rapporter er tilgjengelig i databasen? - Fremhev nyanser som øker brukervennlighet (eksempelvis intuitive løsninger, antall

klikk i visse operasjoner, responstid osv.)

Eksempel på en kvartalsrapport og en analyse

Leverandørens beskrivelse

Oppgi internettadresse, brukernavn og passord, slik at Avtaleeier får tilgang til å teste statistikkdatabasen Resultat av testing vil brukes som grunnlag for evaluering.




10. Angrefrister Vurderes ut fra oppgitte angrefrister

Oppgi angrefrist på gjennomførte bestillinger og beskriv hvordan en bestilling påflybillett kan avbestilles innen angrefristens utløp.

Serviceerklæring

11. Leveranse til utland Vurderes ut fra oppgitt informasjon

Det bes om å bekrefte at leverandør kan levere tjenester til alle land, evt. oppgi ogbegrunn hvilke land tjenestene ikke kan leveres til.

Serviceerklæring

12. Ikke-eksklusiv opsjon (1): Gruppe- og konferansetjenester Vurderes ut fra beskrivelsen

Gi en beskrivelse av kurs- og konferansetjenester som tilbys.- Hvilke tjenester/produkter tilbys?- Hvilke manuelle tjenester tilbys?- Hvilke elektroniske løsninger er tilgjengelig?- Gi en beskrivelse av kompetansen og organiseringen av konsulenter som vil betjene

Oppdragsgivere som har behov for gruppe- og konferansetjenester.

Beskrivelse avgruppe- ogkonferansetjenester

13. Ikke-eksklusiv opsjon (2): Visumtjenester Vurderes ut fra beskrivelsen

Beskriv hvilke visumtjenester tilbys og hvordan tjenestene utføres. Beskrivelse avvisumtjenester

14. Ikke-eksklusiv opsjon (3): Rederirelaterte tjenester Vurderes ut fra beskrivelsen og Leverandørens kompetansekrav til sine ansatte

Gi en beskrivelse av rederirelaterte tjenester som tilbys.- Oppgi om og hvordan (manuelt/elektronisk) mannskapsskifter på fartøy kan bestilles

(innenlands og utenlands).- Oppgi om og hvordan (manuelt/elektronisk) sjømannsbilletter kan bestilles.- Hvilke digitale støtteverktøy brukes/er tilgjengelig for utførelse av tjenestene?- Gi en beskrivelse av kompetansen og organiseringen av konsulenter som vil betjene

Oppdragsgivere som har behov for rederirelaterte tjenester.- Dokumenter hvilke kompetansekrav stilles til de ansatte.

Beskrivelse avrederirelatertetjenester

Leverandørenskompetansekrav


Saksnummer 17/01468

BILAG 2: LEVERANDØRENS BESKRIVELSE

Unntatt offentlighet


Saksnummer 17/01468

VEDLEGG 2 A: SERVICEERKLÆRING

Unntatt offentlighet

Vedlegg 2 A, Bilag 2 SERVICEERKLÆRING Statlig Fellesavtale om kjøp av ReisebyråtjenesterDato:

VEDLEGG 2 A, BILAG 2 – SERVICEERKLÆRING STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER

INNHOLD 1 INNLEDNING .................................................................................................................................... 2

2 SERVICEERKLÆRING ........................................................................................................................ 2

2.1 Implementering ....................................................................................................................... 2

2.2 Bestillingsportal ....................................................................................................................... 2

2.3 Ordinær åpningstid til kundeservice ....................................................................................... 2

2.4 Responstid til kundeservice ved bestillinger/endringer .......................................................... 2

2.4.1 Rapportering av responstid ............................................................................................. 2

2.5 Angrefrister og avbestilling ..................................................................................................... 3

2.6 KAM tjenester .......................................................................................................................... 3

2.7 Statistikk .................................................................................................................................. 3

2.8 Avvik ........................................................................................................................................ 3

2.9 Brukertilfredshet ..................................................................................................................... 3


1 INNLEDNING Denne serviceerklæringen er et dokument som beskriver hvilket tjenestenivå kan forventes av Leverandøren.

2 SERVICEERKLÆRING

2.1 IMPLEMENTERING Starttidspunkt senest etter avtaleinngåelse med Oppdragsgiver:

Sluttidspunkt senest etter oppstart av implementering hos Oppdragsgiver:

Implementeringsplan med milepæler, start- og sluttidspunkt avtales med Oppdragsgiver.

2.2 BESTILLINGSPORTAL Oppetid:

Nedetid relatert til vedlikehold og oppdateringer skal varsles i ………. dager på forhånd.

2.3 ORDINÆR ÅPNINGSTID TIL KUNDESERVICE Åpningstid:

Telefonnummer:

E-post:

2.4 RESPONSTID TIL KUNDESERVICE VED BESTILLINGER/ENDRINGER Responstid per telefon i ordinær åpningstid:

Responstid per e-post i ordinær åpningstid:

Responstid for chat i ordinær åpningstid:

Responstid per telefon utenfor ordinær åpningstid:

Responstid per e-post utenfor ordinær åpningstid:

Responstid for chat utenfor ordinær åpningstid:

2.4.1 Rapportering av responstid Leverandøren skal rapportere følgende kvartalsvis statistikk til Avtaleeier:

• Antall telefoner per Oppdragsgiver • Antall telefoner totalt for alle Oppdragsgivere • Antall telefoner besvart innen avtalt responstid • Antall e-poster per Oppdragsgiver • Antall e-poster totalt for alle Oppdragsgivere • Antall e-poster besvart innen avtalt responstid


2.5 ANGREFRISTER OG AVBESTILLING Følgende angrefrister gjelder for gjennomførte bestillinger:

Ubrukte, refunderbare billetter skal refunderes umiddelbart etter avbestilling/no-show.

2.6 KAM TJENESTER Følgende KAM tjenester tilbys Avtaleeier kostnadsfritt:

•

Følgende KAM tjenester tilbys Oppdragsgiver kostnadsfritt:

•

2.7 STATISTIKK Avtaleeier skal ha krav på kvartalsvis statistikk fordelt på virksomhetene og totalt. Hver Oppdragsgiver skal ha krav på kvartalsvis statistikk fordelt på sine enheter og totalt for sin virksomhet. Statistikk skal omfatte alle tjenester som bestilles. Avtaleeier og Oppdragsgiverne, som ber om det, skal gis tilgang til en statistikkdatabase for å hente ut fortløpende rapporter selv.

På basis av statistikk skal Leverandøren utarbeide en analyse av status minst en gang i året med anbefalinger til enhver Oppdragsgiver. Samme skal gjøres to ganger i året til Avtaleeier. Rapporteringen skal være digitalt med mulighet for lagring/utskrift, og skal i tillegg, dersom ønskelig fra Oppdragsgiver/Avtaleeier, utdypes i et statusmøte. Statistikker og rapporter til Avtaleeier og Oppdragsgiver skal kunne tilpasses vederlagsfritt.

Innholdet i rapporter og tilpasninger skal avtales med Avtaleeier/Oppdragsgiver.

2.8 AVVIK Alle avvik relatert til leveransen under Fellesavtalen skal loggføres, dokumenteres og innrapporteres til Avtaleeier. Leverandøren skal levere avviksrapporter kvartalsvis til Avtaleeier.

Dersom det foreligger vesentlig mislighold av Fellesavtalen, eller Leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser overfor den enkelte Oppdragsgiver, kan den annen part etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og frist innen 30 virkedager til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning, jf. pkt. 6.3 i Fellesavtalen.

2.9 BRUKERTILFREDSHET Avtaleeier, Oppdragsgivere og Fellesavtalen skal prioriteres til enhver tid for å sikre tilstrekkelig god service. Avtaleeier skal gjennomføre brukerundersøkelser i avtaleperioden for å måle brukertilfredshet. Hvis resultatene til brukertilfredshet er lavere enn 4 på en skala 1-6, kan Avtaleeier kreve forbedringstiltak fra Leverandøren.


Saksnummer 17/01468

BILAG 3: PRIS OG BETALINGSBETINGELSER

Det aksepteres ingen form for gebyrer i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr og

lignende. Alle avgifter eller gebyr skal være inkludert i oppgitte priser.

Kvittering for utført reise (flown kvittering eller tilsvarende) skal tilbys vederlagsfritt til de

Oppdragsgiverne som ber om det.

Leverandøren skal sørge for at brukerne gis nødvendig opplæring og oppfølging både i bruken av

bestillingsportalen og statistikkdatabasen. Opplæring skal være en inkludert service og ikke medføre

kostnader for Oppdragsgiver.

Alt vedlikehold, utvikling og oppdatering av portalen skal leveres vederlagsfritt.

Overføring, oppdatering og overlevering av profiler i portalen skal gjøres vederlagsfritt.

Ved behov skal portalen tilpasses vederlagsfritt til Oppdragsgivers:

retningslinjer for reiser

egne inngåtte reiseavtaler (eksempelvis på hotell og fly) slik at portalen skal kunne fremheve

avtalene og prisalternativene

tekniske behov relatert til betalingsalternativer og faktureringsrutiner


Saksnummer 17/01468

VEDLEGG 3 A: PRISSKJEMA (EXCEL-SKJEMA)

Bilag 3, Vedlegg 3 A - PrisskjemaStatlig fellesavtale om kjøp av reisebyråtjenester

PRISSKJEMA

Reisebyråets honorarer for leveranse av produkter og tjenester

Faste priselementer Anslått volum Pris ekskl. mva. Estimert kostnad

ekskl. mvaENGANGSKOSTNADER VED OPPSTART AV AVTALE* Oppsett av bestillingsløsning/portal (pris pr. virksomhet - Oppdragsgiver)Etablering av løsning for single sign on for de virksomhetene som ønsker det (pris pr. virksomhet - Oppdragsgiver)SUM KOSTNAD* Eventuell pris for integrasjon mot lønns- og personalsystem skal oppgis ved forespørsel fra hver enkel Oppdragsgiver

Variable priselementer Anslått volum Pris ekskl. mva. Estimert kostnad

ekskl. mvaONLINE-BESTILLINGERPris pr. bestilling via reiseportal (uavhengig av om bestillingen består av ett eller flere elementer, én eller flere strekninger og ett eller flere flyselskap)Endring/omskriving av billett (ekskl. kostnader til tredjepart)**MANUELLE BESTILLINGER (PR. TELEFON ELLER E-POST) Fly t/r - Norge**Fly t/r - Norden**Fly t/r - Europa**Fly t/r - interkontinentalt**Hotell - NorgeHotell - utlandSamlet bestilling: Fly t/r+ Hotell - Norge**Samlet bestilling: Fly t/r+ Hotell - Norden**Samlet bestilling: Fly t/r+ Hotell - Europa**Samlet bestilling: Fly t/r + Hotell - interkontinentalt**Leiebil/tog/buss/båt/taxi o.l. DIVERSE SERVICETJENESTEREndring av billett uten omskriving (ekskl. kostnader til tredjepart)***Endring av billett med omskriving (ekskl. kostnader til tredjepart)**Refusjon av endret/kansellert billettViderefakturering fra underleverandør (pr. faktura)24 -timers service (kl.17-08) - bestilling/endring av billett

** Pris skal oppgis uavhengig om bestillingen inneholder én eller flere strekninger, og ett eller flere flyselskap.*** Med "omskrivning" menes endring i bookingklasse og/eller strekning der flybillett må reaktiveres.

SUM KOSTNADER I AVTALEPERIODEN (4 ÅR)

Opsjon (1) Gruppe- og konferansetjenester (skal prises - vil ikke bli evaluert)

PriselementPris ekskl. mva. 10-

49 personerPris ekskl. mva. 50-

99 personerPris ekskl. mva. 100+

personerFly t/r - Norge **Hotell - NorgeSamlet bestilling: Fly t/r+ Hotell - Norge**Fly t/r - utenlands**Hotell - utlandSamlet bestilling: Fly t/r+ Hotell - utenlands**Endring eller kansellering av bestilling (ekskl. kostnader til tredjepart)Bestilling av buss for en gruppereisePåmeldingsløsningGenerell bistand ved kurs og konferanse (pris pr. time)

Opsjon (2) Visumtjenester**** (skal prises - vil ikke bli evaluert)

Priselement Pris ekskl. mva.Ambassader innlandAmbassader innland ekspressAmbassader utlandAmbassader utland ekspress**** Pris skal inkludere evt. påslag til underleverandør, ekskludert kostnader for selve visumet

Opsjon (3) Rederielaterte tjenester (vil ikke bli evaluert)

Eventuelle priser for rederirelaterte tjenester skal oppgis ved forespørsel fra hver enkel Oppdragsgiver

Prisskjema skal fylles ut slik det er lagt fram og kan ikke endres. Mangelfull utfylling og/eller endringer i prisskjema vil kunne medføre avvisning. Oppgitt volumanslag er fiktivt og ikke nødvendigvis representativt for fordelingen senere i avtaleperioden.Opsjoner er ikke-eksklusive og vil ikke være gjenstand for prisevaluering.Alle priser skal være i NOK eks. mva, og uten valutaforbehold.Grunnlaget for prissammenligning mellom leverandørene er totalpoeng slik den fremkommer i prisskjemaet.


Saksnummer 17/01468

BILAG 4: AVROP OG TILPASNING

FORDELINGSNØKKEL Statens innkjøpssenter har til hensikt å inngå parallelle landsdekkende Fellesavtaler med inntil to

leverandører, forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede tilbud. Leverandørene med de

beste tilbudene får tildelt en nærmere angitt andel statsansatte fordelt på Oppdragsgivere.

Fordelingen tar utgangspunkt i antall statsansatte og ikke reisevolum per virksomhet grunnet

manglende historiske volumtall fra alle Oppdragsgivere. Avtaleeier har i planleggingsfasen forsøkt å

innhente denne informasjonen og identifisert betydelig usikkerhet knyttet til oppgitte tall. I tillegg er

det ingen garanti for at oppgitte volumtall vil være representative senere i avtaleperioden. Antall

ansatte per virksomhet anses som mer pålitelig informasjon, og dermed brukes det som et

utgangspunkt til fordelingen.

Ved to parallelle Fellesavtaler vil fordelingen skje som følger:

Leverandøren med det beste tilbudet (nr 1) får minimum 55% og maksimum 70% av antallstatsansatte

Leverandøren med det nest beste tilbudet (nr 2) får minimum 30% og maksimum 45% avantall statsansatte

Begge leverandører garanteres dermed en minste andel av totalen, i henholdsvis 55% til nr.1 og 30%

til nr. 2. Årsaken til at det ikke kan foretas en helt ren prosentvis tildeling er at Avtaleier ikke har

fullstendig oversikt over Oppdragsgivernes behov for spesialtilpasninger og volum. Ved å gi tilbud og

signere avtalen aksepterer leverandørene at det er en viss usikkerhetsmargin knyttet til prosentandel

av totalen, men har likevel garanti for en minsteandel. Avtaleeier vil i avtaleperioden samle opp et

bedre datagrunnlag slik at en enda mer forutberegnelig fordelingsnøkkel kan utvikles til neste

avtaleperiode.

Avtaleeier vil foreta fordelingen etter avtaleinngåelse. Fordelingsprosessen skal samkjøres for

Oppdragsgivere som tiltrer ila. det første året av avtaleperioden. Tilsvarende skal gjøres for

Oppdragsgivere som tiltrer ila. det andre året av avtaleperioden. Slik sikrer og opprettholder

Avtaleeier den oppgitte fordelingen mellom leverandørene jevnt under avtaleperioden og ingen

Oppdragsgivere vil ha ulemper ved å tiltre senere i avtaleperioden.

Da det er identifisert store forskjeller i Oppdragsgivernes behov, må Avtaleeier foreta en konkret

vurdering av den enkelte Oppdragsgivers spesifikke behov knyttet til hvilke tjenester og tilpasninger

som ønskes utført innenfor avtalens ramme for å sikre at Oppdragsgiveren blir tildelt en passende

leverandør. Under fordelingsprosessen innhenter Avtaleeier informasjon om reisestatistikk,

volumestimater og virksomhetsspesifikke behov til den enkelte Oppdragsgiver. Basert på det

informasjonsgrunnlaget foretar Avtaleeier en kost-nytte vurdering for den enkelte Oppdragsgiver og

samlet for Fellesavtalen. Det er en målsetning at enhver Oppdragsgiver får tildelt den leverandøren

som totalt sett egner seg best til å levere tjenestene tilpasset virksomhetens behov.

Følgende kriterier legges til grunn for vurderingen:

Antall ansatte og struktur i virksomheten

Reisemønster og statistikk


Saksnummer 17/01468

Estimert volum

Omstillingskostnader

Virksomhetsspesifikke behov relatert til:

o Kundeteam og service

o KAM-tjenester og rådgiving

o Implementering og oppfølging

o Sikkerhet og beredskap

o Konfidensialitet

o Funksjonaliteten til bestillingsportalen

o Tekniske integrasjoner og tilpasninger til bestillingsportalen

o Betalings- og faktureringsrutiner

o Statistikk og rapportering

o Kurs og konferansetjenester

o Visumtjenester

o Rederirelaterte tjenester

AVTALEVARIGHET Generelle forutsetninger for varighet til Fellesavtalen og avrop

Fellesavtalen varer i 2 år med en opsjon om forlengelse i ytterligere 2 år. Til sammen kan

Fellesavtalen vare maksimalt i 4 år, forutsatt at opsjonen blir utløst.

Hovedregelen er at et avrop skal vare i 2 år og forlenges automatisk i 2 år til, hvis opsjonen

utløses.

Et avrop kan ikke vare utover 1 år etter avtaleperiodens eller opsjonens utløp.

Opsjonen blir ikke utløst

Dersom opsjonen ikke blir utløst, dvs. Fellesavtalen varer i 2 år, gjelder følgende:

Hvis et avrop foretas ila. det første året til avtaleperioden, skal avropet vare i 2 år.

Hvis et avrop foretas ila. det andre året til avtaleperioden, skal avropet ikke vare utover 1 år

etter Fellesavtalens utløp. Dvs. hvis et avrop er foretatt ila. det siste året til avtaleperioden,

og opsjonen til Fellesavtalen ikke blir utløst, vil avropets varighet bli kortere enn to år.

Opsjonen blir utløst

Dersom opsjonen blir utløst, dvs. Fellesavtalen varer i 4 år, gjelder følgende:

Hvis et avrop foretas ila. avtaleperioden (2 første år), skal avropet vare i 2 år.

Hvis et avrop foretas ila. det første året til opsjonsperioden, skal avropet vare i 2 år.

Hvis forlengelse av avrop skjer ila. det første året til opsjonsperioden, skal avropet vare i 2 år.

Hvis et avrop foretas ila. det andre året til opsjonsperioden, skal avropet ikke vare utover 1 år

etter Fellesavtalens utløp.

Hvis forlengelse av avrop skjer ila. det andre året til opsjonsperioden, skal avropet ikke vare

utover 1 år etter Fellesavtalens utløp. Dvs. hvis et avrop er foretatt eller forlenget ila. det

siste året til opsjonsperioden, vil avropets varighet eller forlengelse bli kortere enn to år.


Saksnummer 17/01468

VEDLEGG 4 A: MAL TIL AVTALE OM BESTILLING OG TILPASNING AV

REISEBYRÅTJENESTER

AVTALE OM BESTILLING OG TILPASNING AV REISEBYRÅTJENESTER Statlig Fellesavtale om kjøp av ReisebyråtjenesterOppdragsgivers saksnummer: [xxxxx] Dato:

AVTALE OM BESTILLING OG TILPASNING AV REISEBYRÅTJENESTER STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER

Saksnummer [xxxx] Side 1 av 10

INNHOLD 1 PARTER ............................................................................................................................................ 2

1.1 Kontaktpersoner ...................................................................................................................... 2

2 BESKRIVELSE AV TJENESTEN ............................................................................................................ 2

2.1 Implementering ....................................................................................................................... 2

2.2 Kundeservice ........................................................................................................................... 3

2.3 KAM-tjenester ......................................................................................................................... 3

2.4 Sikkerhet og beredskap ........................................................................................................... 4

2.5 Tekniske tilpasninger ............................................................................................................... 4

2.6 Gruppe- og konferansetjenester ............................................................................................. 5

2.7 Visumtjenester ........................................................................................................................ 5

2.8 Statistikk og rapporter ............................................................................................................. 5

3 BETALING OG FAKTURERING ........................................................................................................... 5

4 FORSINKELSESRENTE ....................................................................................................................... 7

5 BETALINGSMISLIGHOLD .................................................................................................................. 7

6 PARTENES PLIKTER .......................................................................................................................... 7

7 BONUSER ......................................................................................................................................... 7

8 MISLIGHOLD .................................................................................................................................... 8

8.1 Hva som anses som mislighold ................................................................................................ 8

8.2 Varslingsplikt ........................................................................................................................... 8

8.3 Sanksjoner ved mislighold ....................................................................................................... 8

8.3.1 Tilbakehold av ytelser ...................................................................................................... 8

8.3.2 Prisavslag ......................................................................................................................... 8

8.3.3 Erstatning ........................................................................................................................ 8

8.3.4 Erstatningsbegrensning ................................................................................................... 8

9 UENIGHET OG TVISTER .................................................................................................................... 9

10 OPPSIGELSE AV AVTALEN ............................................................................................................ 9

11 ENDRINGER I AVTALEN ................................................................................................................ 9



1 PARTER

Avtale om tilpasning og tilpasning av reisebyråtjenester i henhold til Statens Fellesavtale XXXXX mellom:

Rolle Oppdragsgiver Leverandør

Navn

Organisasjonsnummer

Avtalen er inngått med den tildelte Leverandøren i henhold til betingelsene for leverandørvalg i Statens innkjøpssenters Fellesavtale for kjøp av Reisebyråtjenester. Fellesavtalen oppstiller vilkårene for Tjenesten. Denne avtalen om bestilling og tilpasning kan ikke ha vesentlige avvik til vilkårene i Fellesavtalen.

Avtaleperiode: Fra: ………….. Til: ……………………

Estimert verdi på kontrakten: [Anslag basert på historikk/volum]

1.1 KONTAKTPERSONER Rolle Oppdragsgiver Leverandør

Navn:

Stillingstittel:

E-post:

Telefon:

2 BESKRIVELSE AV TJENESTEN

2.1 IMPLEMENTERING Innen [X] uker etter kontraktsinngåelse skal partene ha et oppstartsmøte hvor konkret implementeringsplan avtales.

Implementeringsplanen skal inneholde de viktigste milepæler, tidsintervaller og ansvarsfordeling, og skal være tilpasset virksomhetens størrelse og struktur. Det skal fremgå hva som anses kritisk for fremdrift og oppnåelse av mål for selvbestilling. Planen skal også skissere i hvilken grad Oppdragsgiver har behov for bistand til måloppnåelse og i hvilken grad Leverandøren skal bistå Oppdragsgiver til å realisere muligheter for innsparing på reisebudsjett, samt effektivisering av reiseadministrasjon ved bruk av avtalen.

Avtalen skal være implementert i virksomheten og fungere tilfredsstillende innen [X] måneder etter avtaleinngåelse.



2.2 KUNDESERVICE Åpningstid:

Telefonnummer:

E-post:

Leverandøren skal tilby et fast kundeteam for betjening av virksomhetene per telefon og e-post. Teamet skal ha godt kjennskap til Fellesavtalen og Oppdragsgivernes reisepolicy. Kundebehandlerne må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å yte et tilfredsstillende servicenivå. I tillegg må kundebehandlerne ha nødvendig kompetanse og erfaring til å kunne bistå ved bestilling av kompliserte reiser i inn- og utland, ivareta hastesaker og oppståtte problemer, og yte service ved endringer og refusjoner.

Kundebehandlerne skal kommunisere på norsk skriftlig og muntlig (enkelte svensktalende er tillatt). I tillegg skal kundebehandlerne beherske engelsk.

Stryk det som ikke passer:

Oppdragsgiver har ikke behov for dedikerte reisekonsulenter.

Oppdragsgiver har behov for dedikerte reisekonsulenter.

Leverandøren skal tildele Oppdragsgiver et team bestående av X personer med spesialkompetanse og erfaring innen sammensatte og kompliserte reiser som beskrevet i Fellesavtalens vedlegg 1 kravspesifikasjon, herunder:


• Reiser til utviklingsland• Reiser til konfliktområder• Konfidensialitet• Ekstra sikkerhetstiltak pga. VIP-personer• Sørge for ønsket seteplassering og vareta de til enhver tid gjeldende behov for spesial- og

sikkerhetsutstyr, for eksempel sikkerhetsvakter med våpen som følger statsråd.• Ekstra beredskap på stedet• Visumtjenester• Gruppe- og konferansetjenester• Sjømannsbillett• Mannskapsskifte• Foreta reisebestillinger for virksomhetens eksterne forbindelser• Annet: [Beskriv]

2.3 KAM-TJENESTER KAM

Navn:

E-post:

Telefon:




Oppdragsgiver skal ha KAM-tjenester i henhold til ordinære tjenester beskrevet i Serviceerklæring.

Oppdragsgiver har behov for ekstra KAM-tjenester utover det som er beskrevet som ordinære tjenester i Serviceerklæring.

KAM skal bistå kunden med følgende:


• Gjennomgang og analyse av statistikk • Plan for gevinstrealisering • Vurdering av måloppnåelse • Utarbeidelse av reisepolicy • Oppfølging av reisepolicy • Annet: [Beskriv]

KAM skal stille på møter hos Oppdragsgiver på [X] dagers forespørsel.

2.4 SIKKERHET OG BEREDSKAP Leverandøren skal tilby eget sporingssystem som trer i kraft ved uforutsette situasjoner og forårsaker endring av reise, for eksempel kansellering, konflikt, krig, naturkatastrofe m.m.


Oppdragsgiver har ikke behov for tilpasninger relatert til sikkerhet og beredskap som går ut over det generelle beskrevet av Leverandøren i Fellesavtalens Bilag 2.

Oppdragsgiver har behov for tilpasninger relatert til sikkerhet og beredskap.

Beskrivelse av tilpasninger dersom det skal avtales noe som går ut over det generelle beskrevet av Leverandøren i Fellesavtalens Bilag 2.

2.5 TEKNISKE TILPASNINGER Bestillingsportalen skal kunne tilpasses vederlagsfritt til Oppdragsgiverens inngåtte avtaler og retningslinjer for reiser ved behov slik at portalen skal kunne fremheve virksomhetens egne reiseavtaler (eksempelvis på hotell og fly) og prisalternativene.

Videre skal portalen kunne tilpasses etter Oppdragsgiverens tekniske behov som integrasjoner mot lønns- og personalsystemer, single sign on, betalingsalternativer, faktureringsrutiner mm.


• Oppdragsgivers flyavtaler skal tilgjengeliggjøres i portalen • Oppdragsgivers hotellavtaler skal tilgjengeliggjøres i portalen • Oppdragsgivers leiebilavtaler skal tilgjengeliggjøres i portalen • Oppdragsgiver skal ha reiseprofiler med «single sign on» • Oppdragsgiver skal ha reiseprofiler integrert i sitt lønns- og personalsystemer • Oppdragsgiver har behov for eget Amadeus-abonnement som Leverandøren skal ordne • Annet: [Beskriv]



2.6 GRUPPE- OG KONFERANSETJENESTER Stryk det som ikke passer:

Oppdragsgiver har ikke behov for gruppe- og konferansetjenester.

Oppdragsgiver har behov for gruppe- og konferansetjenester beskrevet av Leverandøren i Fellesavtalens Bilag 2.

Spesifiser behovet:

2.7 VISUMTJENESTER Stryk det som ikke passer:

Oppdragsgiver har ikke behov for visumtjenester.

Oppdragsgiver har behov for visumtjenester beskrevet av Leverandøren i Fellesavtalens Bilag 2.

Spesifiser behovet:

2.8 STATISTIKK OG RAPPORTER Stryk det som ikke passer:

Oppdragsgiver skal ha normal frekvens for oppstilling av statistikk beskrevet som ordinære tjenester i Serviceerklæring.

Oppdragsgiver har behov for oppstilling av statistikk utover det som følger av normal frekvens for oppstilling av statistikk i Serviceerklæring.

Oppdragsgiver skal få statistikk på følgende: Fyll ut

Oppdragsgiver skal få statistikk med følgende frekvens: Fyll ut

Oppdragsgiver skal få brukertilgang til database for å hente ut statistikk selv.

3 BETALING OG FAKTURERING Fakturering av tjenester skal skje etterskuddsvis.

Fakturering skal skje med betaling pr. 30 kalenderdager. Fakturert beløp skal gjelde den tid som er medgått frem til faktureringstidspunktet. Betalingsfristen begynner ikke å løpe før godkjent faktura er mottatt. Som godkjent faktura regnes faktura som er adressert og merket riktig, og som gjør det mulig for Oppdragsgiver å kontrollere at det som er fakturert er levert og ellers i samsvar med det som er avtalt og de krav Oppdragsgiver har stilt. Fakturagebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke.

Leverandøren skal sende faktura elektronisk. Faktura som sendes til Oppdragsgiver (og ikke til den enkelte bruker) skal være av formatet Elektronisk handelsformat (EHF). EHF formatet er et offentlig standardformat (XML) som dekker regnskapslovens krav.

Faktura merkes med (referanse) og sendes til: [X]



Virksomhetens elektroniske fakturaadresse er organisasjonsnummeret til mottakende virksomhet, se gjerne http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma

Leverandøren kan ikke overdra fakturaer til tredjemann for innkreving uten forutgående skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver.


Betalingsmåte - Flyreiser:


• Kredittkort fra arbeidsgiver• Privat kredittkort eller andre betalingskort• Virksomhet har en reisekonto hos en selvvalgt leverandør til belastning og fakturering av

reisetjenester• Reisebyrået sender faktura (både for enkelbestillinger og samlefaktura) til virksomhet via EHF• Reisen betales med kredittkort, men gebyrer og andre kostnader faktureres virksomhet via

EHF• Reisebyrået sender faktura til den enkelte bruker på e-post.• Annet: [Beskriv]

Betalingsmåte – Hotell/Konferanse mv:





Betalingsmåte Leiebil:





http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma



Gebyrer mv.:


• Betales/belastes den enkelte reise ved bestilling i henhold til avtalt betalingsmåte for reiser• Faktureres ved ordinær faktura• Faktureres på samlefaktura• Annet: [Beskriv]

4 FORSINKELSESRENTE Hvis Oppdragsgiver ikke betaler til avtalt tid, har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven).

5 BETALINGSMISLIGHOLD Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Konsulenten sende skriftlig varsel til Oppdragsgiver om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt.

Heving kan ikke skje hvis Oppdragsgiver gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp.

6 PARTENES PLIKTER Tjenestene skal gjennomføres i samsvar med rammeavtalen, og skal utføres profesjonelt, effektivt, i henhold til avtalte frister og med høy faglig standard. Leverandøren og dennes personell skal opptre på en forretningsmessig og etisk forsvarlig måte.

Leverandøren skal lojalt samarbeide med Oppdragsgiver, og ivareta Oppdragsgivers interesser.

Henvendelser fra Oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold.

Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for leveransen, herunder eventuelle forventede forsinkelser.

7 BONUSER

Virksomhetens ansatte skal ikke oppnå personlige fordeler ved bruk av denne avtalen. Eventuelle bonusordninger og lignende som innrømmes fra Leverandøren skal tilfalle Virksomheten, og ikke den enkelte bestiller / ansatte.



8 MISLIGHOLD

8.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger mislighold dersom en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser etter Fellesuttalen med tilpasning i henhold til denne avtalen, og det ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for, eller force majeure.

8.2 VARSLINGSPLIKT Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt det er mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.

8.3 SANKSJONER VED MISLIGHOLD

8.3.1 Tilbakehold av ytelser Ved Leverandørs mislighold kan Oppdragsgiver holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Oppdragsgivers krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Oppdragsgivers mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig.

8.3.2 Prisavslag Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Oppdragsgiver kreve forholdsmessig avslag i kontraktssummen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning.

8.3.3 Erstatning En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder merkostnader ved dekningskjøp, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangel eller annet mislighold, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten.

8.3.4 Erstatningsbegrensning Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, tapte besparelser, og krav fra tredjeparter med unntak av idømt erstatningsansvar for rettsmangler. Tap av data regnes ikke for å være et indirekte tap.

Samlet erstatning i avtaleperioden er begrenset til et beløp som tilsvarer avtalt vederlag eller et øvre estimat for bistanden, eksklusive merverdiavgift.

Disse begrensningene gjelder imidlertid ikke hvis den misligholdende part eller noen denne svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett.



9 UENIGHET OG TVISTER Uenigheter skal søkes oppklart før det oppstår tvist. Avtaleeier skal informeres om uenighet og bidra til å finne en løsning dersom uenighet mellom Oppdragsgiver og Leverandør er fastlåst.

Regler for tvisteløsning følger av Fellesavtalen.

10 OPPSIGELSE AV AVTALEN Dersom det ikke er mulig for partene å komme til enighet, kan Avtaleeier, Oppdragsgiver og Leverandør i fellesskap bli enige om at avtalen sies opp. Oppdragsgiver tildeles Leverandør av Avtaleeier på nytt etter normal avropsprosedyre, jf. Fellesavtalen Bilag 4 – Avrop og tilpasning.

11 ENDRINGER I AVTALEN Dersom Oppdragsgiver etter at avtalen er inngått, har behov for å endre kravene til ytelsene eller andre forutsetninger for avtalen på en slik måte at ytelsenes karakter eller omfang blir annerledes enn avtalt, kan Oppdragsgiver anmode om endringsavtale.

***



Denne avtale er i 3 – tre eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Oppdragsgiver skal i tillegg oversende Statens innkjøpssenter ett eksemplar.

…………………………………..

Sted, dato og signatur

Oppdragsgiver

…………………………………..


Leverandør


Saksnummer 17/01468

VEDLEGG 4 B: MAL TIL DATABEHANDLERAVTALE

DATABEHANDLERAVTALE

Statlig Fellesavtale om kjøp av Reisebyråtjenester

Oppdragsgivers saksnummer: [xxxxx]

Dato:

DATABEHANDLERAVTALE STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER


INNHOLD 1 PARTER ............................................................................................................................................ 2

2 AVTALENS HENSIKT ......................................................................................................................... 2

3 FORMÅL ........................................................................................................................................... 2

4 BEHANDLINGSANSVARLIGES PLIKTER ............................................................................................. 3

5 DATABEHANDLERS PLIKTER ............................................................................................................. 3

6 BRUK AV UNDERLEVERANDØR ........................................................................................................ 3

6.1 Avtale med underleverandører ............................................................................................... 3

7 SIKKERHET ....................................................................................................................................... 3

8 SIKKERHETSREVISJONER .................................................................................................................. 4

8.1 Revisjon ................................................................................................................................... 4

9 AVTALENS VARIGHET....................................................................................................................... 4

10 OPPHØR ....................................................................................................................................... 4

11 MEDDELELSER ............................................................................................................................. 4

12 LOVVALG OG VERNETING ............................................................................................................ 5



1 PARTER Databehandleravtale henhold til personopplysningslovens § 13, jf. § 15 og personopplysningsforskriftens kapittel 2 vedrørende Statens Fellesavtale XXXXX mellom:

Rolle Oppdragsgiver Leverandør

Navn

Organisasjonsnummer

2 AVTALENS HENSIKT Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende.

Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse.

3 FORMÅL Formålet med databehandlerens behandling av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, er kun å levere og administrere reisebyråtjenester.

Personopplysninger som overføres til databehandler kan ikke brukes til andre formål enn levering og administrasjon av reisebyråtjenester.

Type personopplysninger som databehandleren behandler i forbindelse med levering og administrasjon av reisebyråtjenester er hovedsakelig:

• Kjønn (MR/MS prefix)• Fornavn• Etternavn• Fødselsdato• E-post• Telefon kontor/privat/mobil• Ansattnummer, kostnadssted, avdeling• Postadresse• Kredittkortinformasjon• Passinformasjon

Avtalen omfatter følgende behandlinger:

Innsamling, oppbevaring, bearbeiding av personopplysninger for å tilby reisebyråtjenester, samt videreformidling av nødvendige personopplysninger til leverandører for bestilling av reise.



Databehandleren kan kun behandle personopplysninger gjort tilgjengelig av behandlingsansvarlig til de formål som er bestemt av behandlingsansvarlig og i samsvar med de vilkår som fremgår av denne avtale. Formålet er å tilby reisebyråtjenester.

Behandlingens formål kan ikke endres av noen av partene uten at ny avtale er signert.

4 BEHANDLINGSANSVARLIGES PLIKTER Behandlingsansvarlig plikter å ha et informasjonssikkerhetsstyringssystem som tilfredsstiller krav gitt i lov og forskrift om behandling av personopplysninger.

5 DATABEHANDLERS PLIKTER Databehandler skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som behandlingsansvarlig til enhver tid har bestemt skal gjelde.

Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift.

Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtale eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette.

Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør.

6 BRUK AV UNDERLEVERANDØR Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter.

6.1 AVTALE MED UNDERLEVERANDØRER En slik avtale gjøres som et tillegg til denne avtalen.

Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.

7 SIKKERHET Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens §§ 13 – 15 med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel.

Personopplysninger skal ikke overføres til land utenfor EØS-området uten at dette er skriftlig avtalt med Behandlingsansvarlig på forhånd.



Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens § 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig har ansvaret for at avviksmelding sendes Datatilsynet.

8 SIKKERHETSREVISJONER Behandlingsansvarlig skal avtale med databehandler at det gjennomføres sikkerhetsrevisjoner periodisk for systemer og lignende som omfattes av denne avtalen.

8.1 REVISJON Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak.

9 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig.

Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning

Avtalen kan sies opp av begge parter med en gjensidig frist på 3 måneder, jf. punkt 9 i denne avtalen.

10 OPPHØR Ved opphør av avtalen deaktiveres alle profiler på de reisende.

I de tilfeller hvor det aldri har vært en reise knyttet til profilen slettes profilen 3 dager etter deaktivering.

I de tilfeller hvor det vært en reise knyttet til profilen kan den ikke slettes ettersom dette danner grunnlag for regnskapsdata. Her har vi pålegg om lagring etter regnskapsloven.

Profilen blir i disse tilfellene liggende lagret (deaktivert) med en basisinformasjon, men vi sletter informasjon som kredittkortnummer, fødselsdato, passinformasjon, hjemadresse, telefonnummer.

11 MEDDELELSER Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til:

Oppdragsgiver som er behandlingsansvarlig Att: Avtaleforvalter hos Oppdragsgiver Adresse Postnummer

Reisebyrået som er databehandler Att: Adresse Postnummer



12 LOVVALG OG VERNETING Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen.

Valg av verneting kan avtales

***



Denne avtale er i 3 – tre eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Behandlingsansvarlig skal i tillegg oversende Statens innkjøpssenter ett eksemplar sammen med Avtale om tilpasning av

reisebyråtjenesten.

…………………………………..


Behandlingsansvarlig

…………………………………..


Databehandler


Saksnummer 17/01468

BILAG 5: FORBEHOLD TIL FELLESAVTALEN OG BILAGENE

Forbehold skal være presise og entydige slik at Avtaleeier kan vurdere disse uten kontakt med

tilbyderen. Forbehold mot anskaffelsesdokumentene vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i pris

under Avtaleeiers evaluering, eventuelt at Leverandøren blir avvist.

Forbehold nr 1

Punkt i avtalen eller bilag

Begrunnelse for forbehold

Leverandørens forslag til ny juridisk tekst

Forbehold nr 2




Forbehold nr 3




Forbehold nr 4





Saksnummer 17/01468

BILAG 6: ENDRINGSAVTALE MAL

Avtalenr/saksnr P360:

XX/XXXXX

Endringsavtale nr:

[X]

Gyldig fra dato:

[dd,nn.20åå] Endringsavtalen består av

Ant sider:

[X] Ant vedlegg:

[X]

Leverandør:

[navn og adresse]

Oppdragsgiver:

Statens Innkjøpssenter

Grev Wedelsplass 9

Oslo

Referanse til avtalepunkt(er) som endres/ får tillegg:

Endringen(e) er som følger:

Dato: Dato:

Underskrift – Leverandør: [dd.mm.20åå] Underskrift – Statens Innkjøpssenter [dd.mm.20åå]

Navn, stilling Navn, stilling


Saksnummer 17/01468

BILAG 7: FORPLIKTELSESERKLÆRING

FORPLIKTELSESERKLÆRING VEDRØRENDE STATLIG FELLESAVTALE OM KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER

Denne erklæringen gjelder når Leverandøren får støtte fra andre foretak(virksomheter), som eksempelvis underleverandører jf forskriften om offentlige anskaffelser § 16-10.

Gjør oppmerksom på at i henhold til § 16-10 (3) skal foretakene som Leverandøren støtter seg på oppfyller de relevante kvalifikasjonskravene ved utfylling av ESPD (europeisk egenerklæringsskjema), se konkurransegrunnlaget for nærmere informasjon om utfylling av ESPD skjema.

Foretak: [fyll inn]

Organisasjonsnummer: [fyll inn]

Adresse: [fyll inn]

Postnummer, sted: [fyll inn]

[navn på foretak] inngår som underleverandør av leveranser knyttet til [sett inn fag/ leveranse] i forbindelse med [navn på Leverandør] sitt tilbud i konkurransen "Åpen anbudskonkurranse om fellesavtale for kjøp av reisebyråtjenester»

Det bekreftes at [navn på foretak] forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til disposisjon for [navn på Leverandør] i det omfang det er nødvendig for å oppfylle [navn på Leverandør] sine kontraktsforpliktelser ved tildeling av kontrakt.

Sted/dato: Daglig leder (sign.)

___________________ _______________________________


Saksnummer 17/01468

BILAG 8: OPPDRAGSGIVERE OMFATTET AV AVTALEN

Org nr Virksomhetsnavn Antall ansatte Tiltredelsestidspunkt Leverandør983887457 Arbeids- og sosialdepartementet 614 2018 Egencia889640782 Arbeids- og velferdsetaten 14892 Umiddelbart etter signering Egencia971525681 Arbeidsretten 15 Umiddelbart etter signering Egencia974761211 Arbeidstilsynet 655 2018 Egencia961181399 Arkivverket 298 Umiddelbart etter signering Egencia972417793 Barne- og likestillingsdepartementet 170 2018 Egencia986128433 Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet 6262 Umiddelbart etter signering Egencia971527765 Barneombudet 18 Umiddelbart etter signering Egencia974760673 Brønnøysundregistrene 558 2018 Egencia

971578807De samiske videregående skoler, Karasjok og Kautokeino 126 Umiddelbart etter signering Egencia

920201598 Den Norske Opera og Ballett 733 Umiddelbart etter signering Egencia

974761424Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) 779 2018 Egencia

974760282Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for svalbard 45 Umiddelbart etter signering Egencia

974760983Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) 647 2019 Egencia

971277882 Direktoratet for utviklingssamarbeid-NORAD 313 2018 Egencia988681954 Diskrimineringsnemnda 5 Umiddelbart etter signering Egencia972417807 Finansdepartementet 321 2018 Egencia871033382 Forbrukerrådet 170 Umiddelbart etter signering Egencia989628011 Foreldreutvalget for grunnopplæringen (FUG) 10 Umiddelbart etter signering Egencia970963340 Forsvarets forskningsinstitutt 748 2019 Egencia975950662 Forsvarsbygg 1355 2019 Egencia972417823 Forsvarsdepartementet 458 2018 Egencia981965132 Fredskorpset 41 Umiddelbart etter signering Egencia974762994 Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder 216 2018 Egencia967311014 Fylkesmannen i Finnmark 126 Umiddelbart etter signering Egencia974761645 Fylkesmannen i Hedmark 134 2019 Egencia974760665 Fylkesmannen i Hordaland 198 2018 Egencia974764687 Fylkesmannen i Nordland 184 2018 Egencia970350934 Fylkesmannen i Oppland 143 Umiddelbart etter signering Egencia974763230 Fylkesmannen i Rogaland 190 Umiddelbart etter signering Egencia974763907 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane 137 Umiddelbart etter signering Egencia974762684 Fylkesmannen i Telemark 108 Umiddelbart etter signering Egencia974762501 Fylkesmannen i Vestfold 129 Umiddelbart etter signering Egencia983887406 Helse- og omsorgsdepartementet 220 2018 Egencia971390425 Hovedredningssentralen Nord-Norge 22 Umiddelbart etter signering Egencia971513756 Hovedredningssentralen Sør-Norge 26 Umiddelbart etter signering Egencia974251760 Høgskolen i Hedmark 1489 2018 Egencia975264793 Høgskolen i Lillehammer 468 2018 Egencia971555483 Høgskolen i Molde 246 2018 Egencia997058925 Høgskolen i Oslo og Akershus 5428 2018 Egencia911770709 Høgskolen i Sørøst-Norge 1967 Umiddelbart etter signering Egencia971567376 Høgskolen i Østfold 597 Umiddelbart etter signering Egencia974809672 Høgskulen i Volda 411 2018 Egencia987879696 Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) 257 Umiddelbart etter signering Egencia874761192 Justervesenet 105 Umiddelbart etter signering Egencia972417831 Justis- og beredskapsdepartementet 1065 2018 Egencia972417882 Klima- og miljødepartementet 251 2018 Egencia

985847215 Kommisjonen for gjenopptakelse av straffesaker 12 Umiddelbart etter signering Egencia972417858 Kommunal- og moderniseringsdepartementet 404 2018 Egencia974788985 Kompetanse Norge 135 Umiddelbart etter signering Egencia974761246 Konkurransetilsynet 110 Umiddelbart etter signering Egencia986187243 Kontoret for voldsoffererstatning 47 Umiddelbart etter signering Egencia911830868 Kriminalomsorgsdirektoratet (KDI) 5997 2018 Egencia972417866 Kulturdepartementet 167 2018 Egencia

974761114 Kulturtanken - den kulturelle skolesekken Norge 49 Umiddelbart etter signering Egencia872417842 Kunnskapsdepartementet 313 2018 Egencia919477822 Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan 200 Umiddelbart etter signering Egencia974778998 Kunst i offentlige rom 18 Umiddelbart etter signering Egencia972417874 Landbruks- og matdepartementet 152 2018 Egencia

Org nr Virksomhetsnavn Antall ansatte Tiltredelsestidspunkt Leverandør984047851 Longyearbyen Lokalstyret 338 Umiddelbart etter signering Egencia981105516 Luftfartstilsynet 181 2019 Egencia974760886 Medietilsynet 52 Umiddelbart etter signering Egencia971274042 Meteorologisk institutt 846 Umiddelbart etter signering Egencia999601391 Miljødirektoratet 877 2018 Egencia974446871 Nasjonal kommunikasjonsmyndighet 159 Umiddelbart etter signering Egencia

985042667Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) 126 2018 Egencia

970940243 Nord universitet 2410 Umiddelbart etter signering Egencia970205039 Norges vassdrags- og energidirektorat 768 Umiddelbart etter signering Egencia986028307 Norsk Akkreditering 29 Umiddelbart etter signering Egencia988983837 Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO) 776 2018 Egencia985980101 Norsk Kulturminnefond 20 Umiddelbart etter signering Egencia970145567 Norsk lyd- og blindeskriftbibliotek 51 Ingen oversikt Egencia971022264 Norsk Polarinstitutt 188 2019 Egencia886028482 Norsk Romsenter 41 Umiddelbart etter signering Egencia970955992 Norsk Utenrikspolitisk Institutt (NUPI) 78 Umiddelbart etter signering Egencia912660680 Nærings- og fiskeridepartementet 420 2018 Egencia977161630 Olje- og energidepartementet 162 2018 Egencia870917732 Oljedirektoratet 226 Umiddelbart etter signering Egencia986174613 Petroleumstilsynet 171 2018 Egencia915429785 Politi- og lensmannsetaten 18627 2020 Egencia974761378 Regjeringsadvokaten 76 Umiddelbart etter signering Egencia971524758 Riksadvokatembetet 192 2019 Egencia974760819 Riksantikvaren 162 Umiddelbart etter signering Egencia974760843 Riksrevisjonen 481 2019 Egencia974907550 Riksteateret 105 Umiddelbart etter signering Egencia974764814 Sameskolen for Midt-Norge 22 Umiddelbart etter signering Egencia972417904 Samferdselsdepartementet 186 2018 Egencia986074465 Sekretariatet for konfliktrådene 126 Umiddelbart etter signering Egencia

985211132Sekretariatet for Markedsrådet og Forbrukertvistutvalget 12 Umiddelbart etter signering Egencia

974761262 Sjøfartsdirektoratet 346 Umiddelbart etter signering Egencia974761076 Skatteetaten 6730 2018 Egencia987248890 Spesialenheten for politisaker 36 Umiddelbart etter signering Egencia971527404 Språkrådet 39 Umiddelbart etter signering Egencia874761222 Statens arbeidsmiljøinstitutt 148 Umiddelbart etter signering Egencia

870961642Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører (VEA) 35 Umiddelbart etter signering Egencia

881143712 Statens havarikommisjon for transport (SHT) 51 Umiddelbart etter signering Egencia971040238 Statens kartverk 937 2018 Egencia986186999 Statens sivilrettsforvaltning 70 Umiddelbart etter signering Egencia971032081 Statens vegvesen 7817 Umiddelbart etter signering Egencia971526920 Statistisk sentralbyrå 1116 2018 Egencia972417777 Statsministerens kontor 189 Umiddelbart etter signering Egencia971456523 Sysselmannen på Svalbard 38 Umiddelbart etter signering Egencia974761084 Trygderetten 67 Umiddelbart etter signering Egencia971035854 Universitetet i Oslo 10558 2019 Egencia971564679 Universitetet i Stavanger 4173 2018 Egencia970018131 Utdanningsdirektoratet 311 2018 Egencia972417920 Utenriksdepartementet 921 2018 Egencia974760746 Utlendingsdirektoratet 1223 Umiddelbart etter signering Egencia982019095 Utlendingsnemnda 360 Umiddelbart etter signering Egencia916132727 Valgdirektoratet 21 2020 Egencia

rammeavtale - anskaffelser · 2018-01-23 · rammeavtale statlig fellesavtale om kjØp av...

Documents