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Ralf Christmann christmann@uni-trier.de

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Impressum Ralf Christmann Dipl.-Informatiker (FH) Verwaltungsdatenverarbeitung Universitt Trier Tel. +49 651 / 201 3167 Fax. +49 651 / 201 4197 E-Mail: christmann@uni-trier.dechristmann@uni-trier.de

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Kursunterlagen Webseite der Universitt Verwaltung Stabsstelle Kanzler Verwaltungsdatenverarbeitung Kursunterlagen. Benutzername: powerpoint Passwort: ppt2008 Menpunkt PowerPoint Kurs

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E INLEITUNG / G RUNDLAGEN K OMPONENTEN E NTWURFSVORLAGEN GESTALTEN A NIMATIONEN P RSENTIEREN Inhalt

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Was ist PowerPoint ? Microsoft Powerpoint ist ein Programm, mit dem sich interaktive Folienprsentationen erstellen lassen. Mithilfe vorgefertigter Design- und Layoutvorlagen knnen Sie auch ohne umfangreiche grafische Kenntnisse sehr schnell professionelle Prsentationen erstellen. Zustzlich haben Sie die Mglichkeit, individuell gestaltete Prsentationen zu erzeugen. Daten und Objekte, wie z.B. Tabellen und Diagramme, die bereits in anderen Anwendungen erstellt wurden, knnen integriert werden.

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Arbeitsoberflche (2003 / 2007)

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Symbolleisten Folienfenster Notizenfenster Statusleiste Ansichtssteuerung Register

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Office Notizenfenster Folienfenster Statusleiste Ansichtssteuerung Zoom-Regler Multifunktionsleiste Schnellzugriff

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Personalisierte Mens Es ist am Anfang meist sinnvoll, die Einstellungen fr die personalisierten Mens und Symbolleisten zu deaktivieren. Ansicht Symbolleisten Anpassen bzw. Rechte Maustaste auf Symbolleiste Anpassen

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Hilfsmittel ber das Men ANSICHT LINEAL knnen Sie ein Lineal einblenden lassen. Das Lineal hilft Ihnen bei der Positionierung Ihrer Elemente auf den Folien. Des Weiteren haben Sie die Mglichkeit, ein Raster sowie Hilfslinien einblenden zu lassen. Auch dies hilft bei der Positionierung der Elemente. Das Raster und die Hilfslinien werden nicht bei der Bildschirmprsentation angezeigt. Sie dienen nur als Hilfe bei der Erzeugung der Folien.

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Allgemeine Einstellungen ber den Menpunkt Extras Optionen knnen Sie allgemeine Programmeinstellungen verndern. Diese Einstellungen gelten fr alle knftigen Prsentationen.

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Seite einrichten Mit PowerPoint knnen Prsentationen fr verschiedene Ausgabemedien erzeugt werden. Standardmig ist das Querformat fr die Folien eingestellt. ber das Dialogfenster Datei Seite einrichten haben Sie die Mglichkeit, die Einstellungen zu ndern.

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Prsentationen erzeugen Mit dem AutoInhalt-Assistent knnen sehr leicht einfache Prsentationen erzeugt werden. Die mit dem Assistent erzeugten Folien knnen problemlos erweitert und angepasst werden. Start des Assistenten: Datei Neu Im Aufgabenbereich: Vom AutoInhalt-Assistenten.

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Prsentationen erzeugen Sie knnen natrlich auch manuell Prsentationen erzeugt. Wenn Sie PowerPoint ffnen wird automatisch eine leere Prsentation geffnet. Diese knnen Sie mit Inhalten fllen und an Ihre Bedrfnisse anpassen.

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1. bung Erzeugen Sie eine Prsentation mit dem Assistenten Kategorie Firma Typ Betriebsversammlung Ausgabeart Bildschirmprsentation Titel und Fuzeile ndern Sie den Namen der Firma

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Mit Folien arbeiten Sie knnen Folien erzeugen, kopieren, verschieben und lschen. Sie knnen den Folien Layouts und Designs zuweisen. Sie knnen den Folien bergangseffekte und Animationen zuweisen. Sie knnen zwischen den einzelnen Folien wechseln.

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Layoutvorlagen Nach dem Erzeugen einer neuen Folie wird standardmig der Aufgabenbereich Folienlayout eingeblendet. Hier werden alle verfgbaren Layouts angezeigt. Je nachdem, welches Layout ausgewhlt wird, sind versch. Platzhalter auf der Folie vorhanden. Die Platzhalter dienen zur Aufnahme bestimmter Inhalte. So gibt es z.B. Platzhalter fr Texte, fr Grafiken, fr Videos

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Layout zuweisen Markieren Sie die Folien, der Sie ein Layout zuweisen mchten. Um der Folie das gewnschte Layout zuzuweisen, klicken Sie auf das entsprechende Vorschaubild des Layouts. Alternativ dazu knnen Sie auch auf die Pfeiltaste des Vorschaubilds klicken, und aus dem erscheinenden Men den Punkt Fr ausgewhlte Folien bernehmen.

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Folie mit Layout erzeugen Markieren Sie die Folie, hinter der Sie die neue Folie einfgen mchten. Whlen Sie aus dem Men des Vorschaubilds den Punkt Neue Folie einfgen aus.

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Designvorlagen Neben verschiedenen Layouts verfgt PowerPoint ber eine Vielzahl vordefinierter Designvorlagen. Sie ermglichen eine farbliche Gestaltung der Prsentation. Sie knnen in Ihrer Prsentation auch versch. Vorlagen einsetzen. Dadurch knnen sie unterschiedliche Themenbereiche optisch voneinander trennen.

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Design zuweisen Aktivieren Sie den Aufgabenbereich Foliendesign ber die Schaltflche Design in der Symbolleiste, oder die rechte Maustaste auf einer der Folien. Klicken Sie auf die Folie/n, der/denen Sie ein Design zuweisen mchten. Klicken Sie auf das gewnschte Design. Nun wird/werden die Folie/n im neuen Design angezeigt.

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Weiter Vorlagen einbinden 1 Neben den vorhandenen Vorlagen knnen weitere eingebunden werden. ber einen Link im Aufgabenbereich Foliendesign wird (bei aktiver Internetverbindung) eine Webseite von Microsoft angezeigt. Dazu wird der Standardbrowser aufgerufen. Hier befinden sich Vorlagen aus versch. Bereichen.

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Weitere Designvorlagen einbinden Wenn der Download ber den Internet Explorer gestartet wurde, wird eine neue Prsentation mit dem Design geffnet. Dies geht jedoch nur mit dem Internet Explorer. Andere Browser wie z.B. der FireFox-Browser knnen dies nicht. Hier gibt es die Mglichkeit, die Vorlage auf der Festplatte zu speichern und von Hand zu ffnen.

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Weitere Designvorlagen einbinden Die Vorlagen liegen als cab-Dateien vor. Dabei handelt es sich um ein Archivierungsformat. Die Dateien knnen mit den meisten Entpack-Programmen ausgepackt werden. Im Archiv befindet sich eine Datei mit der Endung pot. Die Endung kennzeichnet die Datei als Vorlage. PowerPoint- Prsentationen besitzen die Endung ppt.

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Weitere Designvorlagen einbinden Die entpackte Datei kann nun auf unterschiedliche Arten in PowerPoint eingesetzt werden: Doppelklick auf die pot-Datei: Dadurch wird PowerPoint geffnet und eine neue Prsentation mit dem Design erzeugt. Kopieren der pot-Datei in den PowerPoint-Vorlagenordner C:\Dokumente und Einstellungen\Profilname\Anwendungsdaten \Microsoft\Vorlagen. Dadurch erscheint die Designvorlage nach dem nchsten Start von PowerPoint in der Auswahl der vorhandenen Vorlagen.

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Weitere Designvorlagen einbinden Neben einzelnen Vorlagen knnen auch Vorlagenpakete heruntergeladen werden. Microsoft bietet drei Vorlagenpakete auf seiner Internetseite zum kostenlosen Download an. Es gibt auch von anderen Anbietern viele kommerzielle Vorlagen die eingebunden werden knnen. Die Vorlagenpakete von Microsoft mssen auf dem Rechner installiert werden. Dabei werden die Vorlagen in den Vorlagenordner des Profils kopiert und stehen nach dem nchsten Start der Anwendung zur Verfgung.

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Gliederung Mit dem Register Gliederung knnen Sie die Gliederung Ihrer Folien einstellen. Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihre Texte schnell erfassen und alle Textinformationen Ihrer Prsentation auf einen Blick sehen knnen. Mit Hilfe der Symbolleiste Gliederung haben Sie die Mglichkeit, die Gliederungsanzeige zu verndern. Die Symbolleiste blenden Sie ber den Menpunkt Ansicht Symbolleisten Gliederung ein.

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Gliederung

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2. bung Verndern Sie in der erzeugten Prsentation das Layout und das Design einzelner Folien. Laden Sie sich eine neue Vorlage von der Microsoft- Webseite und erzeugen Sie eine neue Prsentation mit dieser Vorlage. Verndern Sie die Prsentation mit der Gliederungsansicht.

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Textplatzhalter PowerPoint verwendet Platzhalter um die Inhalte in den Folien zu positionieren. Die Platzhalter besitzen einen Rahmen mit 8 Ziehpunkten zur Grennderung.

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Textplatzhalter Wenn Sie den Rahmen so verkleinern, dass der darin enthaltene Text zu gro fr den Platzhalter wird, blendet PowerPoint das Smarttag OPTIONEN FR DAS AUTOMATISCHE ANPASSEN ein, ber das Sie den Text automatisch an die Platzhaltergre anpassen lassen knnen.

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Textplatzhalter (2003) Textfeld 1 Textfeld 2

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Textplatzhalter (2007) Textfeld 1 Textfeld 2

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Bilder

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Schematische Darstellung ber den Menpunkt Schematische Darstellung im Men Einfgen knnen Sie verschiedene Diagrammtypen auswhlen und in Ihre Prsentation einfgen. Dadurch erscheint eine weitere Symbolleiste mit dem Namen Diagramm.

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WordArt WordArt ist ein Zusatzprogramm, mit dem Sie Texteffekte erzielen knnen. Beispielsweise knnen Sie Text kreisfrmig verlaufen lassen, durch 3D-Effekte hervorheben, verzerren oder mit Schatten versehen.

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Tabelle

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ClipArt

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Sound / Video Sie knnen Klang- oder Filmsequenzen einbinden, die dann whrend der Prsentation abgespielt werden. Einfgen Film und Sound Film aus Datei bzw. Sound aus Datei Einfgen Film und Sound Film aus Clip Organizer bzw. Sound aus Clip Organizer

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Objekte Sie knnen mit PowerPoint Daten bzw. Objekte verwenden, die sich mit einer anderen Anwendung besser gestalten lassen als so genannte OLE-Objekte einfgen. OLE steht fr Object Linking and Embedding. OLE-Objekte sind mit der Ursprungsanwendung verbunden.

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Objekte: z.B. Formel

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Einfgen ber Platzhalter

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3. bung Erzeugen Sie eine neue Prsentation und verwenden Sie eine Vorlage von der MS-Webseite. Erzeugen Sie mehrere Folien mit unterschiedlichen Elementen. Tabelle Bild Sound Diagramm / Organigramm WordArt Formel PDF

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Entwurfsvorlage Jede PowerPoint-Prsentation basiert auf einer Entwurfsvorlage. Wenn Sie eine neue Prsentation erzeugen wird Standardmig die Entwurfsvorlage Standarddesign verwendet. Die Vorlage enthlt Layouteinstellungen. Damit nicht bei jeder Prsentation alle benutzer- definierten Einstellungen immer wieder neu vorgenommen werden mssen, besteht die Mglichkeit, eine benutzerdefinierte Entwurfsvorlage mit den gewnschten Layout- und Formatierungseinstellungen zu erzeugen.

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Entwurfsvorlage Der Folienmaster ist Bestandteil der Entwurfsvorlage. Im Folienmaster werden Einstellungen zur Gestaltung der Folien gespeichert (z.B. Hintergrund, Platzierung der Platzhalter). Auerdem gibt es meist auch einen Titelmaster, der die Gestaltung der Titelfolie bestimmt. Werden in einer Prsentation mehrere Entwurfsvorlagen verwendet, so verfgt die Prsentation auch ber mehrere Master, da jede der Entwurfsvorlagen einen Folienmaster sowie eventuell einen Titelmaster enthlt.

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Entwurfsvorlage Neuen Titelmaster einfgen Neuen Folienmaster einfgenMaster lschen Master beibehalten Master umbenennen Masterlayout Angeige des Folienmasters: Ansicht Master Folienmaster Es erscheint auch eine neue Symbolleiste. Der Folienmaster bestimmt das Aussehen aller Folien mit Ausnahme der Titelfolie. Fr die Titelfolie verwendet man den Titelmaster.

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Entwurfsvorlage Die Platzhalter des Folienmaster knnen Sie wie gewohnt bearbeiten. Ebenso knnen Sie die Zeichen- und Absatzformatierung verndern und die Aufzhlungs- zeichen anpassen. Zustzlich lassen sich auch Grafiken oder Zeichenobjekte einfgen. ber das Symbol Masterlayout knnen Sie gelschte Platzhalter wieder einblenden.

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Entwurfsvorlage

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4. bung Erzeugen Sie eine neue Vorlage mit mehreren Folien- und Titelmaster. Verndern Sie dabei sowohl die Textelemente als auch die grafischen Eigenschaften der Folien. Erzeugen Sie eine Prsentation basierend auf Ihrer erstellten Vorlage.

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Folienbergnge Fr den Wechsel zwischen den einzelnen Folien knnen bergangseffekte festgelegt werden. Hierfr steht der Aufgabenbereich Folienbergang zur Verfgung. In der Folienbersicht werden die Folien, denen Sie einen bergang zugewiesen haben, mit einem Symbol gekennzeichnet.

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Folienbergnge Nicht nur der Wechsel von einer Folie zur nchsten, sondern auch einzelne Folien- elemente lassen sich mit Effekten versehen. Fr solche Zwecke stellt PowerPoint so genannte Animationsschema zur Verfgung. Diese befinden sich im Aufgabenbereich Foliendesign Animationsschemas Dadurch kann man der Folie Effekt- kombinationen zuweisen.

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Folienbergnge Den einzelnen Folienelementen knnen Sie aber auch eigene Effekte zuweisen. Hierfr steht der Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animationen zur Verfgung. Hier kann man den Elementen auch so genannte Animationspfade zuweisen. Dadurch erreicht man spezielle Effekte.

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5. bung Erzeugen Sie eine neue Prsentation. Erzeugen Sie mehrere Folien mit unterschiedlichen Folienbergngen. Erzeugen Sie fr einzelne Elemente (z.B. ClipArts) benutzerdefinierte Animationen.

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Die Anzeige als Bildschirmprsentation kann ber ANSICHT BILDSCHIRMPRSENTATION gestartet werden (oder ber die Taste F5). Der Wechsel zur nchsten Folie erfolgt ber: RETURN-Taste,,, Der Rcksprung zur vorherigen Folie:,, Prsentation beenden mit, Steuerung auch ber die Navigationsleiste am unteren Rand mglich. Prsentation Bild N N LEERTASTE P P ESC - -

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Prsentation ber das spezielle Dateiformat pps kann man die Prsentation automatisiert starten lassen. Dabei wird die Arbeitsoberflche von PowerPoint nicht angezeigt. Beim Beenden der Prsentation wird auch gleichzeitig das Programm beendet.

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Prsentieren Vorberlegungen Was will ich mit dem Vortrag erreichen? Zielgruppe ? Motivation der Teilnehmer ? Vorwissen ? Dauer des Vortrags (20-60 Minuten) Anschlieende Diskussion ? Art der Information Roter Faden Verstndliche Darstellung

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Prsentieren Folien werden nur 2-3 Minuten beachtet Der wesentliche Inhalt der Folie sollte innerhalb von 30 Sekunden erfasst werden knnen Nicht zu viel Text Nur wenige Punkte pro Folie Schriftgre = Groe, lesbare Schriften verwenden (min. 20 pt) Serienlose Schriften verwenden Nicht zu viele Animationen Nicht zu bunt (Kontrast, Helligkeit )

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Prsentieren

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Komponenten 1.Notebook / PC 2.Beamer 3.Leinwand 4.Zubehr 1.Schnurlose Maus 2.Video-Splitter 3.Mehrfachsteckdose 4.Stromkabel 5.Sonstiges 1.Hand-out 2.Notizen Beamer anschlieen

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Handout 1 Quelle: http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf Ein Handout (Tischvorlage) soll als "roter Faden" fr den Vortrag, die Sitzung o. . dienen. Es ist ein prgnant formuliertes, eine Prsentation inhaltlich begleitendes und ergnzendes Informationspapier. Handout und Vortrag ergnzen einander. Bei der Lnge des Handouts wird auf bersichtlichkeit und knappe Form geachtet.

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Handout 2 Quelle: http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf Titel der Veranstaltung, Datum, Thema der Sitzung, Name der Referenten und Referentinnen Gliederung des Referats und die wichtigsten Details und Thesen in Stichworten, die den argumentativen Aufbau der mndlichen Prsentation deutlich mach en. Es sind solche Informationen aufgefhrt, die das Verstndnis des Vortrags erleichtern, jedoch nicht wiederholen. Frage / Problemstellung und Fazit evtl. Definitionen mglichst Ausblick

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Handout 3 Quelle: http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf Auflistung der verwendeten Literatur und ggf. Webverzeichnis Materialienanhang, z. B. Zeittafeln, Schaubilder, Statistiken, Tabellen etc. Das Handout sollte nicht lnger als zwei bis vier Seiten sein und fr alle Zuhrer kopiert werden.

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Handzettel drucken Folien lassen sich in Form von Handzetteln ausdrucken, d.h. in Form von einem verkleinerten Ausdruck einer oder mehrerer Folien auf einer Druckseite. Um Handzettel zu drucken, whlen Sie im Druckdialog den Eintrag Handzettel aus. Hier knnen Sie festlegen, wie viele Folien auf einem Blatt abgebildet werden sollen. Die Form der Handzettel knnen Sie auch ber einen eigenen Handzettelmaster an Ihre Bedrfnisse anpassen.

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Handzettel drucken

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Notizseiten drucken Zu jeder Folie knnen Sie Notizen eingeben, und zwar entweder im Notizenfenster der Normalansicht oder, wenn Sie z.B. die Anmerkungen durch Grafiken ergnzen mchten, auf der so genannten Notizenseite. Notizen knnen ausgedruckt und dann z.B. als Stichwortliste fr den Vortrag verwendet werden. Das Layout des Notizseite kann auch ber einen eigenen Notizmaster angepasst werden.

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Kompatibilitts-Tool Quelle: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466 Durch die Installation des Compatibility Packs fr Microsoft Office 2000, Office XP oder Office 2003 knnen Sie Dateien mit den neuen Dateiformaten von Word, Excel und PowerPoint 2007 ffnen, bearbeiten und speichern. Das Compatibility Pack kann auch mit Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 und PowerPoint Viewer 2003 verwendet werden, um Dateien in diesen neuen Formaten anzuzeigen.

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