rainbow background design - onepagefreedokumendihaldus.onepagefree.com/files/iii loeng 2011.pdf ·...
TRANSCRIPT
CV
Kogemused on näidanud, et CV
koostamisel kaldutakse kahte äärmusse:
kirjeldatakse oma saavutusi mitmel lehel ja
liigsete ilustustega või jäädakse liiga
napisõnaliseks.
Motivatsioonikiri. Toob tähtsamaid
aspekte välja ja avab
sisseastumiserialale/töökohale
kandideerimise motivatsioone.
• Vahepala 2
Kandideerid uuele
töökohale?
CV võib olla ainsaks infoks
sinu kohta!
Tööandja otsustab...
... sinu CV põhjal, kas kutsuda
sind vestlusele või mitte.
Kuidas teha CV pilkupüüdvaks
sadade teiste seast?
CV peab olema
• Kergesti loetav
• Selge info sinu elukäigu kohta
• Arusaadav teave sinu teenistuskäigu
kohta
Halvasti koostatud CV
Purustab sinu väljavaated
hoolimata kõrgest
kvalifikatsioonist või heast
haridusest
CV-d
• Asjalik CV
– Ei ole häbi saata ka Vabariigi presidendile
• Lennukas CV
– Loominguline aga maitsekas
Asjalik CV
• Enamasti sobib tavaline CV
• Annab selget ja asjakohast infot sinu
hariduse, teenistuskäigu, huvide kohta.
• Halvasti koostatud CV lükatakse kohe
kõrvale!
Kujundus
• Lihtne stiil
• Alapealkirjad
• Selge liigendus ja joondus
• Pealkirjad, olulised kuupäevad, ametinimetused – paks kiri või lisavärv
• Üks selgesti loetav lisavärv
• Kirjatüüp: palju kasutatav, näiteks Gill Sans
Paljundamine või faks
CV peab olema loetav ka peale
faksiga saatmist, paljundust või must-
valget printimist.
CV saatmine e-mailiga
Vali kirjatüüp, mis on standardne erinevate
arvutite jaoks.
– Times New Roman
– Arial
– Tahoma
– Verdana
Vähekasutatav font vahetatakse suvalise
vastu ringi ja kogu sinu kujundamine on
tühja läinud töö.
Teises arvutis?
... oma CV PDF või JPG vormingusse –
saad kindel olla, et ka vastuvõttev arvuti
suudab seda avada ja näidata nii, nagu
sina ette nägid.
Konverdi...
... et sinu CV võidakse kokku murda ja seda
korduvalt.
... et murdekohtades ei tohi olla olulist infot.
... et murdekohtade info võib muutuda
loetamatuks.
... et ametikirjad volditakse kolmeks!
Arvesta...
Kujunduselemendid
• Väldi kujunduselementiga liialdamist
• Kujundus peab olema märkamatu,
kergesti haaratav, konkreetne
• Väldi liigseid kaunistusi ja eputamist.
Lennukas CV
• Ametid, kus tavaline asjalik CV jääb
väheseks.
• Näiteks meedia või avalike suhete
valdkond, reklaamindus, Interneti-äri.
Ärata tööandjas huvi!
Ülesehitus
• Julge kujunduse juures peab olema ikkagi lihtne ülesehitus.
• Ökonoomselt prinditav.
• Hõlpsalt uuendatav.
• Võimalikult vähe erinevaid värve.
CV sisaldab… 1. Isiklikud andmed
(Aadress - NB! märgi tegelik elukoht, mitte see, kuhu oled
sissekirjutatud; pilt CV-s?)
1. Hariduskäik (Järjesta nii, et kõige hilisem kool oleks
kõige üleval)
2. Täiendkoolitus
3. Töökogemus (kõige tähtsam osa)
Mitte ainult faktid: Võrdle:
Jänes Jass: Kännu Ehitus OÜ – 10 aastat ehitaja
Rein Rebane: Kännu Ehitus OÜ – 5 aastat ehitaja, üldehitus ja
välistööd.
Saavutused: tellijad olid väga rahul tulemustega, kuna soovitasin
alati neile materjalivalikut ja ehituslahendusi. Tööandja tõi mitmeid
kordi välja minu abivalmiduse ja ehituskvaliteedi.
4. Keelteoskus
5. Arvutioskus
6. Täiendav info (iseloomuomadused, hobid,
autasud, saavutused, autojuhiload)
7. Kokkuvõte, soovitused
Ülesanne – Fantaasia CV
• Koosta üks lennukas CV enda kohta.
• Hetkel võid natuke luisata ja ette kujutada:
– kes sa tahaksid olla
– millisele töökohale kandideerida
– millised töökogemused sul juba on
– milline haridus sul on
– millised huvid on
KÄSKKIRI…
… on organisatsiooni täidesaatva ja korraldava tegevuse põhidokument.
Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris
(erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri).
Lisad peavad olema allkirjastatud, neile viidatakse tekstis. Allkirjastatakse juhi poolt soovitatavalt mitte musta värvi tindisulepeaga.
Kuupäev kirjutatakse kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus trükitakse sõnaga.
Jõustub allakirjutamisest.
Käskkirja loomise protseduur
• spetsialist koostab ja vormistab käskkirja projekti
• spetsialist esitab projekti vajaduse korral viseerimiseks
• juht allkirjastab käskkirja ja märgib kuupäeva
• spetsialist (koostaja) või assistent registreerib käskkirja vastavas registris
• koostaja / assistent edastab käskkirjas oleva informatsiooni täitjatele vastavalt jaotuskavale allkirja vastu (või allkirja võtmata)
• koostaja / assistent jälgib käskkirjas antud täitmise tähtaegadest kinnipidamist
• Struktuuriüksused jälgivad asjaomaste
käskkirjade kehtivust. Käskkirja saab kehtetuks
tunnistada sama ametiisiku (või kõrgemalseisva
ametiisiku) uue käskkirjaga
Näide:
Tunnistan kehtetuks peadirektori 31. mai 2000. a
käskkirja nr 33 “Asjaajamiskorra kehtestamine”
• Koostaja / assistent paigutab lahendatud käskkirja toimikusse vastavalt dokumentide loetelule
Käskkirja loomise protseduur
KÄSKKIRI
• Üldplangile ühes eksemplaris
(erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri – vormistatakse kahes eksemplaris)
• Dokumendiliigi nimetus –KÄSKKIRI
14 punktine kiri, vasakul või keskel, ülevalt servast 5,5 cm
• Koostamise koht ja kuupäev
kohanimi nimetavas käändes, vasakul servas, ülevalt 6,3 cm, kuupäevaga samal real, kuupäev asub paremal)
• Kuupäev - kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus sõnaga.
• Registreerimise järjekorranumber (viit)
• Pealkiri
• sisu identifitseerimiseks, avab KK väljaandmise eesmärgi, ülevalt servast 8,5 cm kaugusel vasakul veerises
• Jõustub allakirjutamisest - allkirjastatakse juhi poolt
• soovitatavalt mitte musta värvi tindisulepeaga.
KK vormingu elemendid • Tekst – 2-4 rida pealkirjast allpool.
• Koosneb
– motiveeriv osa – KK väljaandmise aluseks olev seaduse avaldamismärge
– korraldav osa – käskivas vormis ainsuse esimeses isikus. Võib kasutada da-tegevusnime, kui saab näidata konkreetset täitjat
– vaidlustamisviide – näiteks: Käskkirja on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest…….
• Lisad peavad olema allkirjastatud, neile viidatakse tekstis.
• Viisad ehk organisatsioonisisene kooskõlastamine –
allkirjastavad isikud, kelle tegevusega on käskkiri seotud
• Jaotuskava (koopiad) – KK tutvustamiseks asjaosalistele tehakse koopiad,
nimekiri koopiate saajate kohta asub allkirjast allpool,
Akt
... on dokument, millega saab tuvastada
mingit seisu või fakti. Koostatakse
komisjoni või selleks volitatud isiku poolt.
Akti vorming:
1) dokumendiliigi nimetus;
2) koostamise kuupäev;
3) number (viit);
4) koostamise koht;
5) kinnitusmärge;
6) pealkiri;
7) tekst;
8) allkirjad
9) viisa
Kui kellelgi on eriarvamus, vormistatakse
see akti lisana.
• Näide KINNITUSMÄRKE
(lisab kõrgemalseisev juht allkirjaga akti koostamise päeval või järgmisel päeval)
KINNITAN
(allkiri)
Tiit Tubli
Juhatuse esimees
06. 12.2008
• Näide ERIARVAMUS
(vormistatakse akti lisana)
Lisa: Tiit Tubli eriarvamus 2 lehel
ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
Asutuses peaks olema juhi poolt sätestatud kord,
et enne töölepingu lõpetamist tuleb asjaajamine
üle anda selleks määratud isikule.
Vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisakt, mis
peab sisaldama:
• üleandja käes lahendamisel olevate
dokumentide loetelu,
• tähtajaks täitmata dokumentide loetelu,
• toimikute loetelu
Akti vormistamine • Akt vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, millest üks jääb
üleandjale, teine vastuvõtjale.
• Akti kirjutavad alla
- üleandja
- vastuvõtja
- üleandmise juures viibinud isik, komisjon
Näide
(allkiri) (allkiri)
Esimees Karl Suur Liikmed Rita Roos
(allkiri)
Rein Kask
(allkiri)
Heli Lepp
• Viisa – üldjuhul ei viseerita (erandiks on eraettevõttes koostatud arhivaalide hävitusakt, mis on soovitav viseerida nende töötajate poolt, kelle dokumente hävitatakse. Akti kinnitab tippjuht)
Akti vorminõuded (1)
• akt vormistatakse üldplangile
• akti pealkirjas on “Asjaajamise üleandmine -
vastuvõtmine”
• tekst
– üleandja ametinimetus ja nimi
– vastuvõtja ametinimetus ja nimi
– loetletakse dokumendid, toimikud, pitsatid,
plangid jms, mis üle antakse
– akti eksemplaride arv ja jaotus
Akti vorminõuded (2)
• allkirjad
– üleandja
– vastuvõtja
(vormistatakse kõrvuti)
– juuresolev isik
• märkus lisa olemasolu kohta, kui aktile lisatakse
eriarvamus või muu dokument
• Kinnitusmärge
kinnitab:
– üleandja vahetu ülemus või
– kõrgemalseisva asutuse juht
Koopia, ärakirja ja väljavõtte ametlik
kinnitamine (tõestamine)
• asutusesiseses asjaajamises võib kasutada
dokumendikoopiaid ja neid pole vaja ametlikult
kinnitada (tõestada)
• dokumendi koopia (ärakiri, väljavõte), millega saab
tõestada isiku õigusi või tuvastada tehingute
aluseks olevaid fakte, tuleb ametlikult kinnitada
tõestusmärke ja pitseriga
• digitaaldokumendi väljavõte tähendab uue
dokumendi tegemist
Nõupidamiste korraldamine • Nõupidamine on juhtimismeetod, kus
kasutatakse spetsialistide teadmisi ja oskusi
parimate otsustustulemuste saamiseks.
• Protokoll on dokument, mis koostatakse
nõupidamise või koosoleku käigu ja
vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. Protokoll
võib olla:
sõna-sõnaline
kokkuvõttev
lühiprotokoll
Protokolli koostamine ja vormistamine
• Protokollija koostab koosoleku käigus mustandi;
• vormistab protokolli hiljemalt 3 päeva jooksul
üldplangile, vajadusel lisab lisad,
hääletustulemuse;
• allkirjastatakse;
• registreerib protokollide registris;
• vormistab koopiad või avaldab intranetis;
• paigutab protokolli koos lisadega toimikusse;
• jälgib vastuvõetud otsuste tähtaegset täitmist.
Tulemusliku nõupidamise korraldamine
Tulemuslikkuse võti on korraldajas, kui põhjalik on ettevalmistamine ja kui otstarbekas on korraldus
• Nõupidamise ettevalmistus (40% ajast)
määrata nõupidamise eesmärk ja koostada päevakord
nõupidamise aeg
nõupidamise kestus
toimumise koht
osavõtjad
kodukord
nõupidamise läbiviimise ettevalmistamine
otsustamise kord
protokollimise viis
otsuste teatavaks tegemise kord
• Nõupidamise läbiviimine (30 % ajast)
algab õigeaegselt
tehakse teatavaks päevakord, kodukord,
oodatav eesmärk
eelmiste otsuste täitmise ülevaatamine
peetakse kinni päevakorrast
sissejuhatus on lühike, kohe jõutakse põhiprobleemini
kaasa püütakse haarata kõik osalejad
üksikutel ei lubata domineerida
jälgitakse kodukorrast kinnipidamist
jälgitakse ja tuntakse ära kriitilised punktid
nõupidamine viigu kuhugi välja
nõupidamine lõpeb planeeritud ajal
• Nõupidamise järeltöö (30 % ajast)
otsusest teatatakse, kellele vaja, juhataja
jälgib, et protokoll valmiks
eriarvamuse puhul esitatakse see
kirjalikult ja lisatakse protokollile
toimib järelkontrolli süsteem
analüüsitakse nõupidamise tulemusi
E-koosolek
võimaldab osaleda neil, kes füüsiliselt ei
saa kohal olla.
Eelised:
aja kokkuhoid
sõidukulude kokkuhoid
Vajalik:
kiire arvuti
vastav tarkvara
koosoleku juhataja
• Tulemusliku nõupidamise tunnused:
selgelt püstitatud eesmärk;
korralik ettevalmistus;
algab ja lõpeb täpselt;
kutsutud on vaid vajalikud inimesed;
aeg ja koht on sobiv;
juhataja on oma ülesanded täpselt läbi mõelnud;
koostatakse protokoll, edastatakse koopiad osalejatele / asjast huvitatud isikutele;
on olemas järelkontrollisüsteem;
on investeering, peab olema efektiivne.
• Ebaõnnestumise põhjused:
eesmärk on ebatäpselt püstitatud;
ebaõige osalejate valik;
ajakava puudub;
eeltöö on olnud nõrk;
oskamatu juhtimine;
vähene huvitatavus, koostöö
puudumine;
ebakorrektne käitumine;
üksteise mittemõistmine;
häirivad telefonikõned;
kehvad tingimused.
Koosoleku ettevalmistamine -
kontrollküsimused • miks on koosolekut vaja?
• mis on koosoleku eesmärk? Kas seda saaks ka ilma koosolekuta lahendada?
• kes peaksid koosolekust osa võtma?
• kui pikk see koosolek peab olema?
• kuidas ma tagan koosolekust osavõtu?
• kuidas ma tagan koosoleku korraldamise ja päevakavast kinnipidamise?
• mida ma peaksin osalejatele enne koosolekut saatma?
• Taibukas koosolekukorraldaja valmistab protokolli enne üritust ette ja koosoleku käigus muudetakse seda vajadusel minimaalselt.
• Hiljem saab täpselt tuvastada, et kes ja millal koosolekul osalesid ja keegi ei saa väita, et näiteks temale pole sisekorraeeskirju tutvustatud.
• Mida suurem organisatsioon, seda olulisem on koosolekute protokollimine. Protokollimine ise on üks suur abimees koosoleku tulemuse jäädvustamiseks.
• Kui pole midagi kirjutada, pole ka ilmselt suurem asi tulemus.
• Protokolli lisana tuleks alati panna koosoleku käigus kasutusel olnud materjalid ning saata kõigile osalejaile hiljemalt 24 tunni jooksul pärast koosoleku lõppu.
Protokoll
koostatakse nõupidamise või koosoleku
käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks
•millal toimus
•kes osalesid
•kes mida ütles
•mida otsustati
Protokolli vorming • nimetus - 5,5 cm plangi ülaservast
• koostamise koht – nimetavas käändes 6,3
cm ülaservast
• kuupäev – toimumise kuupäev
• alguse ja lõpu kellaajad (8,5 cm ülaservast)
• tekst – konkreetne, täpne
• alla kirjutavad koosoleku juhataja ja
protokollija
• vormistatakse ühes eksemplaris, lisad
allkirjastatakse