QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH

VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ

I. KHAI NIÊM, NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG             1. Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có một hoặc một số đặc điểm, tính chất chung, hoặc giống nhau về hình thức, chủng loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành.

Một hồ sơ có thể dày, mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, hồ sơ quá dày có thể chia thành các tập.

* Có hai loại hồ sơ: Hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh- Hồ sơ hoàn chỉnh: là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phát sinh,

phát triển, kết thúc một sự việc vấn đề. Cụ thể:  + Hồ sơ cán bộ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể + Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ các khóa đào tạo, chuyển giao kỹ

thuật- Hồ sơ không hoàn chỉnh: là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thể loại

hoặc thời gian, nhưng không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc. Cụ thể:+ Tập Quyết định khen thưởng cán bộ.

+ Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của TT như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... cũng được coi như những hồ sơ.

Lưu ý: Hồ sơ không hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là tập, còn Hồ sơ hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là hồ sơ.

- Nếu hồ sơ có nhiều loại văn bản khác nhau, khi viết câu tiêu đề hồ sơ thì chỉ cần liệt kê một số tên loại văn bản chính, còn lại khái quát bằng cụm từ “các văn bản khác”.

- Nếu hồ sơ gồm văn bản của nhiều thời gian khác nhau thì ghi tiêu đề hồ sơ chỉ cần liệt kê một số thời gian chính, các thời gian còn lại có thể khái quát thành cụm từ như “các thời gian khác” hoặc “một số cơ quan khác”.

* Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Hồ sơ nguyên tắc không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

 2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ

Trang 1

          - Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản một cách khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả đồng thời tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của TT nói chung.         - Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của TT, biết  được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của TT.

- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ, do đó nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của TT.

3. Đối tượng cán bộ phải lập hồ sơ:Tất cả cán bộ, viên chức của TT đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm4. Nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ        - Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc công việc đang giải quyết của mỗi

người. Văn bản phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của TT hoặc đúng công việc đang giải quyết. Những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của TT, không liên quan đến công việc, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ (văn bản các cơ quan gửi đến để biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc…) thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ).

- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết với nhau, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc. Văn bản phải được thu thập đầy đủ, tên hồ sơ phải phù hợp với nội dung của tài liệu và tên công việc cần giải quyết.- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và đúng thể thức theo quy định tại Quyết định số /QĐ-TTĐTDVTNCXH ngày / / 2013 của Giám đốc TTĐTDVTNCXH về việc Ban hành Hướng dẫn trình tự xử lý và luân chuyển văn bản của Trung tâm Đào tạo Dịch vụ theo nhu cầu xã hội. Chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính, hoặc bản sao hợp pháp. Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhở giao dịch mang tính chất sự vụ không liên quan đến công việc, các bản trùng, sách báo tư liệu sưu tầm để tham khảo riêng. Tuy nhiên cần lưu ý đến những giấy tờ tuy không phải là những văn bản chính thức nhưng nó mang tính chất trao đổi ý kiến hoặc ý kiến riêng của lãnh đạo TT, lãnh đạo cấp trên...những giấy tờ đó phải để vào hồ sơ.

- Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ hiện hành cũng

Trang 2

như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHAP LẬP HỒ SƠ1. Lập bản danh mục hồ sơ:Danh mục hồ sơ: là bảng kê tên các hồ sơ mà TT lập ra trong năm có ghi thời hạn

bảo quản và tên người lập.Bảng danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp TT

lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý công văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu.

Danh mục hồ sơ được xây dựng cho từng năm, thường lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm.

Như vậy, danh mục này được lập trước khi văn bản được hình thành. Sở dĩ có thể dự kiến trước vì thành phần và nội dung văn bản của một cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị đó. Chức năng của cơ quan, đơn vị thường ổn định trong nhiều năm, còn nhiệm vụ cụ thể trong năm được xác định khi xây dựng kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, kế hoạch công tác năm là biểu hiện cụ thể của một cơ quan, đơn vị trong năm. Do vậy, có thể làm căn cứ chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ.

   

Trang 3

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ 

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘITRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

 DANH MỤC HỒ SƠ

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘINăm ...

 Số và  ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo

quản

Đơn vị/ người lập

hồ sơ

Ghi chú 

(1) (2) (3) (4) (5)

  I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN      

  I. PHÒNG HC, TH, TT      

  1. Tên đề mục nhỏ      

01.HC Tiêu đề hồ sơ      

02. HC        

............        

  II. PHÒNG TC & QLDVĐT      

  1. Tên đề mục nhỏ      

50. ĐT         Tiêu đề hồ sơ      

51.ĐT        

...        

… III. PHÒNG NGHIÊN CỨU VÀ PT       

85.NC        

86. NC        

IV. PHÒNG TCKT       90.KT…

Bản Danh mục hồ sơ này có …….(1) hồ sơ, bao gồm:…………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

Trang 4

…………...(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.  GIAM ĐỐC

(chữ ký, dấu)Họ và tên

Hướng dẫn sử dụng:

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

            (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn

trong Danh mục.

            Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập

và ký hiệu được ghi bằng các số viết tắt của đề mục lớn, khi đánh số hồ sơ có thể áp dụng

một trong hai cách sau:

- Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuối

mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh

- Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ chức

hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số dòng trống để

ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.

            Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ. Các đề mục

lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La mã; các đề mục nhỏ được đánh số liên tục

bằng chữ số Ả rập, riêng trong từng đề mục lớn. Các tiêu đề trong hồ sổtng mỗi đề mục

cần được sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang

tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về các công việc cụ thể.

            Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số  năm

cụ thể;

            Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

            Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ,

hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v..../.

- Cách lập và sử dụng danh mục hồ sơ Trang 5

Danh mục hồ sơ được lập chung cho toàn TT. Khi lập danh mục hồ sơ, người lập phải nghiên cứu để nắm vững chức năng, nhiệm vụ của TT nói chung, của từng phòng nói riêng và nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, viên chức; hiểu rõ thành phần, nội dung các văn bản sẽ hình thành và giá trị của chúng.

Để nắm, hiểu những vấn đề trên, cần phải nghiên cứu các văn bản sau đây:- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TT.- Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo, cán bộ viên chức

TT.- Kế hoạch công tác năm (năm lập danh mục hồ sơ) của các phòng.- Các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ công tác liên quan.- Danh mục hồ sơ của năm trước.Ngoài ra, để bản danh mục hồ sơ sát đúng với thực tiễn, đòi hỏi người lập phải

nắm hiểu tình hình thực tế về lập hồ sơ của những năm trước cũng như lý luận và phương pháp lập hồ và giá trị của các văn bản hình thành trong hoạt động của TT.

Từng phòng căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của phòng; cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ TT làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn TT, trình Giám đốc TT duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản gửi xuống các phòng để thực hiện.

Vào đầu năm, cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ của TT căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó).

Sau khi sự việc đã kết thúc, thì cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ làm một số công việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm những nội dung dưới đây:

- Nếu các văn bản có liên quan đến hồ sơ còn thiếu thì phải thu về cho đầy đủ.- Loại bỏ những văn bản xét thấy không cần phải tiếp tục lưu và những văn bản

trùng lặp thông tin.- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo một trật tự hợp lý để tra cứu được thuận

tiện.- Đánh số tờ để cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ như đã sắp xếp.- Viết mục lục văn bản trong hồ sơ.- Bổ sung những yếu tố thông tin còn thiếu ở ngoài bìa hồ sơ như ngày tháng bắt

đầu và kết thúc, số tờ của hồ sơ…- Viết chứng từ kết thúc

Trang 6

Vì Danh mục hồ sơ được lập ra trước khi thực hiện các nhiệm vụ công tác, cho nên không tránh khỏi những trường hợp không phù hợp với thực tế, chẳng hạn, một nhiệm vụ được đề ra trong kế hoạch nhưng về sau lại thay đổi không thực hiện nữa. Trong trường hợp này sẽ không hình thành các văn bản có liên quan đến thực hiện nhiệm vụ đó và dĩ nhiên sẽ không có hồ sơ như danh mục đã lập. Trong thực tế hoạt động của TT có những nhiệm vụ hoặc sự việc đột xuất không có trong kế hoạch năm và trong danh mục hồ sơ, trong trường hợp này cần bổ sung vào bản danh mục những hồ sơ hình thành đột xuất đó.

2. Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hànhViệc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:+ Mở hồ sơ+ Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ+ Sắp xếp văn bản trong hồ sơ+ Kết thúc hồ sơ (Biên mục bên trong hồ sơ)+ Viết bìa hồ sơ (Biên mục bên ngoài hồ sơ)

Mở hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ , cán bộ viên chức ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ.

Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được giao thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ.

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa; bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc.

1.2. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơKhi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy tờ đang

giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Cán bộ viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ.

1.3. Sắp xêp văn bản, tài liệu trong hồ sơ          Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây:           a) Sắp xếp theo trình tự thời gian          Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới. Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả.

b) Sắp xếp theo trình tự giai quyết công viêc

Trang 7

Cách sắp xếp này theo một trình tự mà các văn bản hình thành trong vấn đề giải quyết vấn đề, sự việc. Có nghĩa là văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới.

c) Sắp xếp theo sô thư tự cua văn banCách sắp xếp này dược áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả. Bởi văn

bản do một văn bản ban hành thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian.d) Sắp xếp theo mưc đô quan trong cua văn ban va mưc đô quan trong cua  tac

gia.Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau

thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng sắp xếp trước, loại ít quan trọng sắp xếp sau (như Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, chỉ thị…)

Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả nào quan trọng sắp xếp trước, ít quan trọng hơn sắp xếp sau (như Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước trước các huyện…)

đ) Sắp xếp theo vân chư caiCách sắp xếp này thường dùng đối với các hồ sơ gồm những văn bản liên quan

đến tên người hoặc địa danh.Ngoài cách sắp xếp nói trên còn có thể sắp xếp theo tầm quan trọng của tác giả

văn bản, theo các chuyên đề, vấn đề mà nội dung văn bản đề cập.Một số điêm cân chú khi sắp xêp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.- Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì sắp xếp vào năm mà nội dung kế hoạch báo

cáo nói tới.Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2004 được ký ban hành cuối năm 2003 nhưng sắp

xếp vào năm 2004- Các bản kế hoạch công tác nhiều năm thì sắp xếp vào năm đầu mà kế hoạch có

nói tới. Các bản báo cáo nhiều năm thì sắp xếp vào cuối năm mà báo cáo tới.- Nếu hồ sơ có phim, ảnh đi kem thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối

hồ sơ. Nếu có băng ghi âm, ghi hình bảo quản riêng thì ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm.

1.4. Kêt thúc hồ sơKhi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ viên chức có

trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét để:- Nêu thấy thiêu văn bản giấy tờ thì sưu tâm bổ sung.- Loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo

không cân đê trong hồ sơ.

Trang 8

- Kiêm tra lại sự sắp xêp văn bản trong hồ sơ.- Đánh số tờ: Hồ sơ cần được đánh số tờ theo thứ tự trên xuống dưới để cố định

vị trí sắp xếp, tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm văn bản trong hồ sơ.Dưới đây là cách đánh số tờ:+ Mỗi tờ của văn bản được đánh một số vào góc phải phía trên bằng bút chì. + Không đánh số vào những tờ giấy trắng+ Trường hợp hồ sơ có phong bì kem theo văn bản thì mỗi phong bì được đánh 

một số riêng.+ Khi đánh số cần hết sức cẩn thận, không được bỏ sót hoặc đánh trùng số. Trong

trường hợp bỏ sót hoặc đánh trùng số thì đánh như sau:* Trường hợp đánh sót: Dùng số của tờ trước và thêm a, b,c….. vào sau số đó.Ví dụ: Tờ trước có số 14 thì các tờ bỏ sót sẽ là 14a, 14b, 14c…* Trường hợp đánh trùng số: Thêm a, b, c vào sau các số trùng.Ví dụ: Hồ sơ có 3 tờ đánh số 20 thì các tờ đánh số 20 thứ hai và thứ ba sẽ mang

20a, 20b.- Ghi mục lục văn bản: Các tờ mục lục văn bản được đánh số riêng và thống kê

riêng.MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN

Số TT Số, ký hiệu văn

bản

Ngày tháng

văn bản

Tên loại và trích yêu nội dung

văn bản

Tác giả văn bản

Tờ số Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

             Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1)Ghi số thứ tự của văn bản từ 1 đến hết.(2) Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu không có số và ký hiệu thì không ghi mà

ghi vào cột ghi chú).(3) Ghi ngày tháng trong văn bản ( nếu không có ngày tháng thì không ghi mà

ghi vào cột ghi chú).(4)Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.(5) Ghi tên cơ quan ban hành văn bản.

Trang 9

(6) Ghi tờ số: tức là tờ đầu của văn bản là số mấy thì ghi số đó vào (ví dụ: đây là văn bản tập số 3, có 4 tờ, tờ đầu tiên của văn bản là tờ số 10, ghi là 10-14)

(7) Ghi một số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật…

- Viêt tờ kêt thúc: áp dụng đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Tò kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ. Ví dụ:

Hồ sơ số: 52, tập số: 02Hồ sơ này gồm có: 150 tờMục lục văn bản có: 03 tờTình trạng tài liệu: Văn bàn số 04 viết tay. Nhiều chỗ khó đọc. Tờ 52 và văn bản

số 6 đánh máy đã mờ, có chỗ mất chữ vì bị rách. Tờ 72 văn bản số 9 dòng 4 từ trên xuống có sửa số liệu 320 bằng mực đỏ.

Ngày… tháng… năm Người lập hồ sơ

1.5. Viêt bìa hồ sơ- Biên mục ngoài bìa hồ sơKhi biên mục ngoài bìa hồ sơ, không những phải thực hiện chính xác các thành

phần nói trên mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, mỹ quan và làm nổi bật được nhưng yếu tố thông tin chủ yếu.

MẪU BÌA HỒ SƠ

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

HỒ SƠ………………………………………………………………

( Từ ngày…tháng…năm…đến ngày…tháng…năm…)gồm…tờ

    

Trang 10

Phông số……Mục lục số….                 Thời hạn bảo quảnHồ sơ số…….                        …………

 Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ- Ghi tiêu đề của hồ sơ ( phải viết tên của hồ sơ): Yêu cầu của viết tiêu đề là phải

ngắn gọn, khái quát được chính xác nội dung thành của các văn bản trong hồ sơ với ngôn ngữ hiện đại và có quan điểm chính trị đúng đắn.

+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu muộn nhất trong hồ sơ.

+ Số lượng tờ: Ghi theo số lượng tờ trong đơn vị bảo quản (không kể tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc), trường hợp có các tờ,a…,b…,c… thì phải cộng thêm vào.

+ Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn hoặc có thời hạn+ Phông số, mục lục, hồ sơ số do cán bộ lưu trữ ghi            III. PHƯƠNG PHAP LẬP MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ CỤ THỂ1. Phương pháp lập hồ sơ công việc 1.1.Khái niệm hồ sơ công việcLà tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có

cùng đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan đơn.

1.2.Cách lập hồ sơ công việcLập hồ sơ công việc gồm có 4 bước sau:Bước 1: Mở hồ sơLấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa. Khi mở hồ sơ thì có hai

trường hợp:+ Trường hợp 1:Đối với những cơ quan đã có bản Danh mục hồ sơ: thì đầu năm căn cứ vào bảng

danh mục hồ sơ các nhân viên trong cơ quan xem mình phải lập bao nhiêu hồ sơ và nó là hồ sơ gì. Trên cơ sở đó chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ lên bìa

Trang 11

Trong quá trình giải quyết công việc văn bản tài liệu thuộc về hồ sơ đó. Trường hợp công việc mới phát sinh cần giải quyết thì lấy thêm bìa hồ sơ để mở hồ sơ mới. Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ.

+ Trường hợp 2: Đối với các cơ quan quan chưa có bản danh mục hồ sơ thì những người làm công tác lập hồ sơ phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết, vào thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị chuẩn bị bìa và ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa đó. Trong quá trình hiải quyết công việc văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào thì đưa vào bìa của hồ sơ đó.

Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ, công chức, viên chức phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu.

Đây là khâu quan trọng trong khi lập hồ sơ vì chất lượng của hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc phần lớn vào việc thu thập văn bản tài liệu đầy đủ, chính xác hay không.

Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…

Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hồ sơ cần lập.

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơĐây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ công việc vì chất lượng của hồ

sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc vào thu thập văn bản có đầy đủ và chính xác hay không.

Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…

Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập.

Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản sắp xêp văn bản tài liệu trong đơn vị bảo quản

Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại những bản nháp, tài liệu tham khảo, bản trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế.

Sau đó nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều quá 200 tờ thì nên chia thành các tập, mỗi tập là 01 đơn vị bảo quản.

Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.

Trang 12

Sắp xếp văn bản, tư liệu trong đơn vị bảo quản, được sắp xếp theo trình tự như cách sắp xếp văn bản tài liệu về lập hồ sơ không có danh mục hồ sơ.

2. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự2.1. Khái niệmHồ sơ nhân sự là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ

đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…)2.2. Cách lậpMỗi cơ quan đơn vị tuỳ theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy

định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự.Ví dụ: Hồ sơ cán bộ các cơ quan đều có yêu cầu quản lý cán bộ và dựa vào quy

định hiện hành về hồ sơ cán bộ để lập hồ sơ về từng cán bộ, nhân viên của mình.Một hồ sơ cán bộ gồm: Sơ yếu lí lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi

dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, phiếu bổ sung lý lịch định kỳ hoặc hàng năm.

Hồ sơ Đảng viên gồm: Lý lịch Đảng viên, các giấy tờ liên quan đến kết nạp đảng, công nhận đảng viên chính thức, Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có),  phiếu bổ sung lí lịch đảng viên, giầy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có)

IV.GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIÊU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN1. Giao nộp hồ sơ tài liệu1.1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong TTCán bộ viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của TT có trách nhiệm

lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào bộ phận văn thư, Lưu trữ của TT sau khi kết thúc hồ sơ, ghi đầy đủ biên mục trong và ngoài hồ sơ; chịu trách nhiệm về việc thu thập đầy đủ tài liệu vào hồ sơ. Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của TT.

Cán bộ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ngoài việc giúp Giám đốc TT, Trưởng phòng HC,TH & TT về mặt nghiệp vụ, làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn cán bộ viên chức trong TT lập hồ sơ thì có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hồ sơ, tiếp nhận và bảo quản hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu, giấy tờ thì yêu cầu cán bộ viên chức lập hồ sơ phải bổ sung đầy đủ. Khi hết thời hạn theo dõi, nghiên cứu (thường là 01 năm), có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Trường.

Trưởng phòng HC, TH & TT giúp Giám đốc TT trực tiếp tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Trường.

Giám đốc TT có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của TT vào Lưu trữ của Trường.

Trang 13

1.2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Tại Điều 11 của Luật lưu trữ được Quốc Hội thông qua ngày 01/11/2011 có hiệu

lực từ ngày 01/7/2011 quy định:Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định

tại điểm b khoản này;b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ,

tài liệu xây dựng cơ bản.Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu

quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Thành phân hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vào lưu trữ của Trường bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyêt công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

- Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân.

3. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quanĐiều 12 của Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 của Quốc hội quy định Trách nhiệm

giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công

việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản. 

Trang 14

  

Trang 15

Phụ lục 01: Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biêu1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian – tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ

là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.Ví dụ 1: Chương trình/ kế hoạch/ báo cáo công tác năm 2012 của

TTĐTDVTNCXH2.Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là

chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đềVí dụ: Chương trình/ kế hoạch/ báo cáo của TTĐTDVTNCXH về thực hiện các

khóa đào tạo công chức viên chức năm 2012.3. Tập lưu (quyêt định, chỉ thị, công văn v.v…) - thời gian - tác giả: áp dụng

đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2012 của TTĐTDVTNCXH4. Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ

quan chủ trì) - địa điêm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2012 của TTĐTDVTNCXH 5. Hồ sơ - vấn đề - địa điêm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việcVí dụ 1: Hồ sơ về khóa đào tạo chuyên khoa định hướng Mắt năm 2012.6. Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự (khi tuyển dụng nhân viên

mới)Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A.

     

Trang 16

Phụ lục 02: Thành phân tài liệu chủ yêu của một số loại hồ sơ1. Kê hoạch và báo cáo thực hiện kê hoạch (mỗi năm một hồ sơ):- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan, tổ chức (quyết định hoặc thông báo);- Kế hoạch chính thức của cơ quan, tổ chức đã được phê duyệt;- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch (nếu có);- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.2. Chương trình, kê hoạch và báo cáo công tác (mỗi năm một HS):- Chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và ngắn hạn;- Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác thường kỳ.3. Hồ sơ hội nghị tổng kêt công tác hàng năm:- Kế hoạch tổ chức hội nghị;- Chương trình hội nghị;- Lời khai mạc;- Dự thảo báo cáo tổng kết;- Các báo cáo tham luận (nếu có);- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có);- Nghị quyết hội nghị (nếu có);- Biên bản hội nghị;- Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có).4. Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tê (mỗi đoàn ra

hoặc đoàn vào một HS):- Công văn, quyết định về việc cử đoàn;- Chương trình, kế hoạch làm việc của đoàn;- Biên bản các buổi làm việc;- Bản ghi nhớ (nếu có);- Văn bản ký kết hợp tác (nếu có);- Báo cáo kết quả đoàn ra (hoặc đoàn vào);- Các tài liệu khác liên quan đến đoàn ra (hoặc đoàn vào) như ảnh, tài liệu ghi

âm, ghi hình… (nếu có).5. Hồ sơ tổ chức lớp học

Trang 17

- Quyết định giao việc tổ chức khóa học/ Hợp đồng hợp tác giảng dạy- Quyết định tổ chức khóa học của Giám đốc TT- Hợp đồng/chấp thuận tham gia giảng dạy của giảng viên- Kế hoạch giảng dạy- Thông báo tuyển sinh- Thông báo nhập học- Thông báo trên trang web- Danh sách học viên- Phiếu điểm danh học viên- Bảng điểm (nếu có)- Quyết định cấp chứng chỉ/Giấy chứng nhận tham gia khóa học- Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có).

 

Trang 18

Phụ lục 03: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIÊU NỘP LƯUNăm 20….

 Hộp/

cặp sốSố, ký

hiệu HSTiêu đề hồ sơ

Thời gian bắt đâu - kêt

thúc

Thời hạn bảo quản

Số tờ Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

             

             

Mục lục này gồm:….. hồ sơ (đơn vị bảo quản)Viết bằng chữ:…………………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản)Trong đó có:….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn.….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

                                                            ………….., ngày      tháng   năm 20…                                                               Người lập

(Chữ ký, họ tên, chức vụ/chức danh)     Ghi chú:(1)      Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp(2)      Ghi số, ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ(3)      Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ(4)      Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hồ sơ. VD: 01/4/1990 -

31/12/1990(5)      Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ(6)      Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ(7)      Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có

trong hồ sơ.

Trang 19

  Phụ lục 04: Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

  Hà Nội, ngày    tháng    năm 20…

 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIÊU

 Căn cứ Luật lưu trữ năm 2011;Căn cứ… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…),Chúng tôi gồm:BÊN GIAO: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DVTNCXH, đại diện là:1. Ông (bà)………………………Chức vụ/chức danh:…………………….BÊN NHẬN: TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI, đại diện là:1. Ông (bà):…………………………(đại diện lãnh đạo đơn vị)Chức vụ/chức danh:………………Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể sau:1.Tên khối tài liệu giao nộp:2.Thời gian của tài liệu:3. Số lượng tài liệu:- Tổng số hộp (cặp):- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): - Quy ra mét giá: … mét1.Tình trạng tài liệu giao nộp:2.Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kem theo:Biên bản này được lập thành hai bản có giá trị như nhau, bên giao giữ một bản,

bên nhận giữ một bản./.  ĐẠI DIÊN BÊN GIAO                                             ĐẠI DIÊN BÊN NHẬN

Trang 20

(Chữ ký và họ tên)                                                                     (Chữ ký và họ tên) 

Trang 21