CHƯƠNG 7 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

NỘI DUNG

7.1.• Khái niệm chức năng

tổ chức

7.2. • Cơ cấu tổ chức

7.3.• Sự phối hợp trong tổ

chức

7.4. • Quyền hành

7.1 Khái niệm chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận, sao cho các cá nhân, bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Bản chất của chức năng tổ chức

Thiết kế

một cấu trúc tổ

chức

hiệu quả nhằm

đảm bảo cho các hoạt độn

g quản trị đạt đượ

c mục tiêu của nó

xác định và phân chia công việc phải làm

các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào

Ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào

7.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC

Là tổng hợp các bộ phận các đơn vị, cá nhân có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.

Khái niệm

CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận.

Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức

1. Chuyên môn hoá.

• Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện cụ thể và phân công cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp để đảm nhận chúng.

2. Tiêu chuẩn hoá

• Là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các cá nhân có thể hoàn thành công việc của họ theo 1 cách thống nhất thích hợp.

3. Sự phối hợp

• là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhận.

4. Quyền lực

• Là quyền ra quyết định và điều khiển người khác, mỗi tổ chức thường có cách phân bổ quyền lực khác nhau .

Quy trình này tác động vào mỗi nhân viên như một cơ chế, nó cho phép các nhà quản trị đo lường thành tích của nhân viên đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên của doanh nghiệp.

MỘT SỐ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Cơ cấu này là tạo điều kiện thuận lợi

cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng.

Người lãnh đạo nắm được trực tiếp hoạt động của người dưới quyền và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động đó.

Đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hiểu biết về tất cả các mặt của sản xuất như tài chính, kế toán, nhân sự...

Các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu về từng lĩnh vực quản trị không được sử dụng triệt để.

Việc phối hợp công việc giữa hai cá nhân, bộ phận khác nhau khó thực hiện vì phải đi vòng theo tuyến đã quy định.

Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng.

CƠ CẤU CHỨC NĂNG

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng, tay nghề. - Các nhà quản trị có thể gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng bộ phận.-Tối thiểu hoá sự trùng lắp về nhân sự và thiết bị do đó giảm được sự lãng phí các nguồn lực và gia tăng sự hợp tác trong cùng bộ phận. -Thúc đẩy giải quyết vấn đề kỹ thuật chất lượng cao

- Nhà quản trị chỉ lo theo đuổi mục tiêu của bộ phận. Do đó, có thể tạo ra sự xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận.- Rất khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận. -Người đứng đầu tổ chức mất nhiều thời gian để phối hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau. -Người thừa hành mệnh lệnh cùng một lúc phải nhận nhiều mệnh lệnh. Thậm chí có những mệnh lệnh trái ngược nhau.

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Lợi dụng được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

- Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến và các bộ phận chức năng.- Những người lãnh đạo chức năng lại có nhiều ý kiến khác nhau, người lãnh đạo phải họp bàn, tranh luận căng thẳng, ra quyết định không kịp thời, hiệu quả quyết định thấp.

CƠ CẤU THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ

Miền Bắc Miền trung Miền Nam

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Nếu mỗi đơn vị tương đối nhỏ và liên hệ trực tiếp với khách hàng, nó có thể đáp ứng một cách dễ dàng hơn những nhu cầu của thị trường. - Các chi nhánh được định vị với vùng gần nguồn nguyên vật liệu thô hoặc các nhà cung cấp. - Cho phép nhà quản trị sử dụng năng lực của mình nhằm khuyến khích cấp dưới gia tăng nỗ lực để thỏa mãn nhu cầu khách hàng.

- Làm tăng thêm các vấn đề kiểm soát và phối hợp đối với các nhà quản trị cấp cao. - Làm tăng chi phí cho tổ chức.- Khó đảm bảo sự phối hợp và thống nhất giữa các bộ phận khu vực. - Các nhân viên có thể nhấn mạnh vào mục đích của đơn vị mình hoặc chỉ tập trung vào những vấn đề xuất hiện trong khu vực địa lý của chính họ mà không vì toàn bộ tổ chức.

CƠ CẤU THEO SẢN PHẨM

GIÁM ĐỐC

Bộ phận quản lý dịch vụ Điện thoại

di động

Bộ phận quản lý dịch vụ Điện thoại

cố định

Bộ phận quản lý dịch vụ Internet

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM- Giúp doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nhằm giảm bớt rủi ro trên thị trường, nâng cao tính ổn định trong kinh doanh. - Cho phép các nhà quản trị và nhân viên trong các bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩm hay dịch vụ mà họ đang đảm nhận- Cho phép xác định khá chính xác hiệu ích và giá thành sản phẩm, dịch vụ, dễ khảo sát và so sánh sự đóng góp của mỗi loại sản phẩm đối với doanh nghiệp. - Cho phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lược của mỗi sản phẩm- Phát triển các kỹ năng tư duy quản trị trong phạm vi tuyến sản phẩm. dịch vụ

- Sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của tổ chức- Bộ máy cồng kềnh vì thường phải tổ chức ra tất cả các bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản phẩm.- Rất khó có được sự phối hợp giữa các bộ phận bởi nhân viên thường chú trọng vào tuyến sản phẩm của họ hơn là các mục tiêu của toàn doanh nghiệp. - Cơ cấu tổ chức này làm giảm sự điều động nội bộ về nhân sự.

CƠ CẤU THEO KHÁCH HÀNG

Giám đốc

Bộ phận quản lý KH là cơ quan HCSN Bộ phận quản lý KH là DN Bộ phận quản lý KH là hộ gia đình

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Có thể tập trung vào nhu cầu của khách hàng. Những khách hàng khác nhau có những nhu cầu khác biệt nhau và hình thức phân chia này cho phép tổ chức tập trung vào nhĩmg loại nhu cầu đó.

Sự chuyên môn hoá các bộ phận theo khách hàng có thể dẫn đến áp lực cho tổ chức do phải cố gắng để thoả mãn quá nhiều nhu cầu khác biệt nhau của khách hàng. Những nỗ lực này có thể gây ra nhiều rắc rối đối với tiến trình sản xuất và kết quả là chi phí sản xuất sẽ gia tăng.

CƠ CẤU THEO MA TRẬN

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

-Tổ chức linh hoạt. Tạo điều kiện thuận lợi cho sự điều phối một loạt các dự án phức tạp và độc lập trong khi vẫn duy trì tính kinh tế nhờ việc nhóm gộp các chuyên gia chức năng lại với nhau-Ít tốn kém, sử dụng nhận lực có hiệu quả-Đáp ứng được môi trường biến động-Hình thành và giải thể dễ dàng và nhanh chóng

-Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận-Đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn. - Gia tăng đáng kể sự nhập nhằng, lộn xộn. Sự lộn xộn có thể xuất phát từ ai sẽ báo cáo cho ai.

THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Tổ chức cơ giới là kết quả tự nhiên của việc kết hợp các thành tố của cấu trúc gắn kết với nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh đảm bảo sự hiện hữu của hệ thống cấp bậc quyền hành chính thống, với mỗi một người chịu kiểm soát và giám sát bởi một cấp trên.

Tổ chức cơ giới

Tổ chức hữu cơ là hình thức thích nghi cao, có tính mềm dẻo và linh hoạt trong khi tổ chức cơ giới thì cứng nhắc và ổn định. Cấu trúc mềm dẻo của tổ chức hữu cơ cho phép nó thay đổi nhanh chóng khi cần

Tổ chức hữu cơ

SO SÁNH TỔ CHỨC CƠ GIỚI VÀ TỔ CHỨC HỮU CƠ

TỔ CHỨC CƠ GIỚI TỔ CHỨC HỮU CƠ

Mối quan hệ cấp bậc cứng nhắc

Nhiệm vụ cố định

Nhiều quy tắc

Kênh truyền thông chính thức

Quyền hành quyết định tập trung

Cơ cấu tổ chức cao hơn

Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang)

Nhiệm vụ thích ứng

Một vài quy tắc

Truyền thông phi chính thức

Quyền hành quyết định phi tập trung

Cơ cấu tổ chức phẳng hơn

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức

7.3. SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

Phối hợp là quá trình liên kết tất cả các bộ phận hợp

thành một tổng thể để hoàn thành những mục tiêu

chung

KH

ÁI N

IỆM

Nguyên tắc của sự phối hợp

• Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh cho rằng cấp dưới chỉ có một cấp trên duy nhất.

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh

TẦM HẠN QUẢN TRỊ (TẦM HẠN KIỂM SOÁT)• Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái

niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất. Nghĩa là quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng, có kết quả

ƯU NHƯỢC ĐIỂMTầm hạn quản trị hẹp

Ưu điểm Nhược điểm Giám sát và kiểm soát chặt chẽ Tăng số cấp quản trị

Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng

Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới

Tốn kém nhiều chi phí quản trị

Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng

Ưu điểm Nhược điểm Giảm số cấp quản trị Có nguy cơ không kiểm soát nổi

Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định chậm

Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn Cần phải có những nhà quản trị giỏi

Phải có chính sách rõ ràng Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng

CÁC CÔNG CỤ PHỐI HỢP

1. Các kế hoạch.

2. Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật,

3. Các công cụ cơ cấu.

4. Giám sát trực tiếp.

5. Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản trị với những phương diện cơ bản

6. Văn hoá tổ chức.

Các kế hoạch

Với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc; thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động.

CÁC CÔNG CỤ PHỐI HỢP

Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật

CÁC CÔNG CỤ PHỐI HỢP

Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật đảm bảo phối hợp nhờ:+ Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra phải đạt được gì?+ Chuẩn hoá các quy trình: chỉ ra phải làm thế nào?+ Chuẩn hoá các kỹ năng: chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thoả mãn những yêu cầu nào?

• Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc và theo chiều ngang( cơ cấu ma trận, nhóm dự án, . . ). Việc sử dụng cơ chế hoạt động của các tuyến chỉ huy cũng có thể tăng cường phối hợp. Thông qua mối quan hệ ra quyết định và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc đẩy các luồng thông tin giữa những con người và đơn vị.

• Khi yêu cầu đối với phối hợp đã trở nên quá lớn, đến mức làm cho mọi phương pháp đều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là đảm bảo phốí hợp bằng cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp. Thứ nhất,thiết lập mối quan hệ thị trường giữa các bộ phận. Thứ hai, tạo nên những đơn vị độc lập, có thể tự thực hiện

nhiệm vụ của mình mà không cần đến sự trợ giúp của các bộ phận khác.

Các công cụ cơ cấu

CÁC CÔNG CỤ PHỐI HỢP

Phối hợp được thực hiện bởi người quản lí thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp dưới và khuôn khổ thống nhất trực tiếp

Giám sát

CÁC CÔNG CỤ PHỐI HỢP

• Phương diện kỹ thuật: các hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin điều hành, hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định được xây dựng để các nhà quản trị phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực thuộc.

• Phương diện chức năng ngôn ngữ: với các phương tiện giao tiếp bằng miệng như báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, các cuộc tiếp xúc giữa các thành viên, sử dụng tin đồn . . ., và các phương tiện viết (bản tin nhanh, nhật ký tổ chức, bản tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra dư luận . . .).

• Phương diện hành vi: Tăng cường truyền thông phi chính thức, thực hiện cơ chế ra quyết định tập thể, tiến hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, hướng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán . . .).

Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản trị với những phương diện cơ bản

CÁC CÔNG CỤ PHỐI HỢP

Hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là những yếu tố gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.

VĂN HÓA

CÁC CÔNG CỤ PHỐI HỢP

7.4.QUYỀN HÀNH

Khái niệm

Tập trung và phân chia quyền hành

Tập quyền

xu hướng quyền lực tập trung vào tay những nhà

quản trị cấp cao mà không hoặc rất ít được giao phó

cho cấp thấp hơn

Lợi ích của việc phân quyền

Nhằm tạo điều kiện cho các tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình.

Việc phân quyền rất cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị ở rải rác khắp nơi, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu của địa bàn.

Sự phân quyền cũng nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao.

Tạo điều kiện đào tạo các nhà quản trị cấp thấp hơn, chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết.

Tập trung

hay phân tán?

NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TẬP TRUNG VÀ PHÂN TÁN QUYỀN HÀNH

Cải thiện sự phân quyền

Thiết lập mục tiêu và tiêu

chuẩn.

Xác định quyền hành

và trách nhiệm.

Quan tâm đến cấp

dưới.

Yêu cầu một công việc toàn diện.

Cung cấp sự huấn luyện.

Thiết lập sự kiểm soát

tương xứng