Introductory Management Theory and practice

Section

Leadership: Managing groups & Interpersonal communication

Chương 11

Thúc đẩy đỉnh cao kết quả công việc

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Cách thúc đẩy đến tột cùng kết quả công việc và năng suất

Cung cấp cho nhân viên những thông tin hữu ích về kết quả công việc của họ

Giúp nhân viên cải thiện kết quả công việc, hỗ trợ khi họ có vấn đề cá nhân

Xử lý khi nhân viên có kết quả công việc kém

CHƯƠNG TRÌNH

Thúc đẩy kết quả công việc

Phản hồi về kết quả công việc

5 CHÌA KHÓA THÚC ĐẨY KẾT QUẢ CÔNG VIỆC & NĂNG SUẤT

They know WHAT to do

They WANT to do it

They know HOW to do it

They have a CHANCE to do it

They are LED to do it effectively

CON ĐƯỜNG ĐẠT ĐỈNH CAO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

Having clear, worthwhile targets (‘What to’)

Being motivated to achieve them (‘Want to’)

Being competent to achieve them and confident about achieving them (‘How to’)

Being able to achieve them (‘Chance to’)

Having effective leadership and guidance (‘Led to’)

NGUYÊN TẮC LÒ NƯỚNG (HOT-STOVE)

Advanced Warning: You can see and feel from a distance if the stove is hot. You know if you touch it, you will be burned

Immediate: If you touch the stove, you are burned right away

Impartial: Everyone who touches a hot stove will be bruend because it plays no favourites

Consistent: Everytime you touch a hot stove, you will be burnedLessons learnt by managers

1. Consistent2. Well communicated3. Reasonable and justifiable4. Flexible5. Immediacy

3 KHÍA CẠNH CỦA “WHAT TO”

Nguyên tắc lò nướng

Mục đích ngoài công

việc (non-task goals)

Framework:a. Job purpose

b. KRAsc. SMARTT

KPIs

‘WHAT TO’

Continous monitoring & improvement

3 KHÍA CẠNH CỦA “WANT TO”

Job designJob placement (aka. staffing)

Motivation‘WANT TO’

4 KHÍA CẠNH CỦA “HOW TO”

Đào tạoKinh

nghiệm

Giải thích sự quan trọng của công việc

Tạo môi trường học

hỏi

‘HOW TO’

5 KHÍA CẠNH CỦA “CHANCE TO”

Tools & Equipm

ents

Work systems

& procedu

res

Time, informat

ion & other

resources

Team support

“Acts of God” & persona

l problem

s

‘CHANCE TO’

5 KHÍA CẠNH CỦA “LED TO”

Self-estee

m

High-standa

rds

Challenging goals

Proactive

FocusInterpersonal skills

‘LED TO’

CHƯƠNG TRÌNH

Thúc đẩy kết quả công việc

Phản hồi về kết quả công việc

CÁC LOẠI PHẢN HỒITích

cực

Chung chungCụ thể

Tiêu

cực

Chung chungCụ thể

Không

phản

hồi

Ngẫu nhiên / Không định kỳ

VÍ DỤ

Tích cực It’s great to have you on the team You met all your targets again this week. I really

appreciate the contribution you make to our department

Do it that way Tiêu cực

You need to try harder You’re doing that wrong

Không phản hồi Walk past the employee’s work station and ignore her Continually ignore targets being met or not being met

PHẢN HỒI VỚI TINH THẦN XÂY DỰNG

Sợ

CÔNG THỨC BAT-MICE

BALANCED Be both positive &constructive. Build self-esteem

ACTIONABLE Feedback should be about something the person is responsible for. Give example

TIMELY Now or later? When will be the most receptive/productive time to arrange a discussion

CÔNG THỨC BAT-MICE (T.T.)MEANINGFUL Keep your feedback to the point & based on facts, not hearsay. If you’re not sure of the facts, find out. Be clear about the standard required & specific about perfomance shortfalls or what was done well. Provide only as much information as the receiver can take & act on

EMPATHIC Be considerate & relate our comments to the employee’s point of view. Make it clear that it is not a criticism or reflection on the employee as a person

NHẬN PHẢN HỒI

Phản hồi của người khác giúp ta cải tiến kết quả công việc và làm việc hiệu quả hơn với người khác

Nhận phản hồi: Cởi mở & chấp nhận & bình tĩnh Loại bỏ cảm xúc Lắng nghe tích cực Tự phát biểu lại để hiểu rõ Lên kế hoạch thay đổi trong tương lai

CHO VÀ NHẬN PHẢN HỒI

Cho phản hồi Nhận phản hồi

Có căn cứ & không liên quan cá nhân Lắng nghe & Không cãi

Mô tả hành vì & sự ảnh hưởng của nó một cách khách quan

Không giải thích, phòng thủ & biện hộ

Không ép buộc Không ăn thua qua lại

Quan tâm đến người khác Kiểm tra rằng mình hiểu đúng

Đảm bảo phản hồi có thể chuyển hóa thành hành động

Cám ơn người phản hồi

Không nghe theo đồn thổi Quan tâm & nghĩ đến phản hồi

Thời điểm phản hồi phù hợpThay đổi theo phản hồi nếu thấy cần thiết

Phản hồi thường xuyên

NGUYÊN NHÂN CỦA KẾT QUẢ CÔNG VIỆC KÉM

1. Luật 85-15 – Đừng giả định đó là lỗi của nhân viên

2. Điều tra rõ ràng1. Có tiêu chuẩn về kết quả công việc và nhân viên

hiểu rõ?

2. Sự trệch giữa kết quả thực tế và tiêu chuẩn rất rõ và đo lường (lượng hóa) được?

3. Công việc được thiết kế tốt & tính khí nhân viên phù hợp cho việc này?

4. Nhân viên được đào tạo cho việc này?

5. Có những vấn đề về môi trường (vd: tài nguyên) gây ra kết quả công việc kém?

CÁC BƯỚC CẢI TIẾN KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

NHỮNG CÁCH XỬ LÝ

Họp hướng dẫn nghề nghiệp Ghi văn bản các cuộc họp này Đuổi việc nhân viên

Kết quả công việc kém diễn ra liên tục Vi phạm nghiêm trọng (vd ăn cắp) Công việc bị dư thừa Không đủ việc cho nhân viên

TƯ VẤN CÁ NHÂN

Directive Non-directive

Employee-centered

Use of authority

TellingI will solve our problem for you. I have the answer and will give it to you. You should do what I say

SuggestingI have an answer and I will offer it to you. I think it is a good solution and I hope you can use it

SharingTogether we can find an answer if we work through the problem-solving steps

Offering of support & encouragement

Manager-centered

EncouragingYou have the ability to solve this problem yourself. I will help and encourage you to find your own answers to your problems

CÁC LOẠI TƯ VẤN CÁ NHÂN

Kiểu Hành vi liên quan Mức giúp đỡ

Advising & Evaluating Directive telling

Interpreting & Analysing

Reassuring & supporting

Questioning

Summarising & Clarifying

Active listening

Cooperative co-sharing

Non-directive telling

Least helpful

Most helpful

THAM KHẢO

1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

KẾT THÚC CHƯƠNG 11

THANK YOUTHANK YOU