pusat kokurikulum bahagian hal ehwal · pusat kokurikulum, bahagian hal ehwal pelajar telah...

PUSAT KOKURIKULUM BAHAGIAN HAL EHWAL

PELAJAR UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

Pusat Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/A

BAHAGIAN A - KAWALAN DOKUMEN

Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/02/2018

MANUAL PROSEDUR KERJA Pusat Kokurikulum Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1 daripada 1

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Sr. Noor Halil Ismail Pengarah

Pusat Kokurikulum Bahagian Hal Ehwal Pelajar Universiti Teknologi MARA

40450 Shah Alam Selangor.

Tel: 03-55443525 Fax: 03-55443497



MANUAL PROSEDUR KERJA Pusat Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/B

BAHAGIAN B - REKOD PINDAAN



1 daripada 1

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Mukasurat/ Perenggan

Ringkasan Kelulusan

Tarikh Tandatangan




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/C

BAHAGIAN C - LATAR BELAKANG JABATAN



1 daripada 3

C.1 Latarbelakang Pusat Kokurikulum Pusat Kokurikulum, Bahagian Hal Ehwal Pelajar telah ditubuhkan pada awal tahun 2004 hasil dari pengstrukturan semula UiTM dalam usaha melahirkan graduan yang memenuhi 21 Ciri Graduan UiTM yang ditetapkan. Pusat Kokurikulum telah diwujudkan oleh UiTM untuk melaksanakan bidang tugas Pengarah dan staf Pusat Kokurikulum selaras dengan peruntukan Akta 173. Pusat Kokurikulum mempunyai empat unit penting iaitu Unit Pembangunan Akademik, Unit Latihan & Kompetensi, Unit Kesukarelawanan & Pencapaian dan Unit Pentadbiran. Unit Kesatria merupakan Unit Kokurikulum pertama yang diwujudkan di UiTM berbangkit dari dua insiden demonstrasi oleh pelajar-pelajar di Semua IPTA (termasuk UiTM) pada akhir tahun 1975 dan awal 1976. Bagi mengatasi masalah disiplin dan salah laku pelajar ketika itu, maka kokurikulum Kesatria ditubuhkan dengan objektifnya untuk menerapkan nilai-nilai disiplin yang tinggi dalam kalangan pelajar. Bilangan pengambilan pelajar kokurikulum Kesatria dan lain-lain kokurikulum juga telah bertambah sejajar dengan perkembangan UiTM. Didapati 30% daripada pelajar UiTM adalah ahli Kesatria dan bakinya dari komponen kursus kokurikulum yang lain. Bilangan pelajar yang mengikuti kursus kokurikulum yang ramai termasuk Kolej Bersekutu UiTM perlu kepada pemantauan yang rapi. Pengstrukturan semula UiTM amnya dan penyusunan semula perkhidmatan-perkhidmatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar khasnya telah mengambil kira fungsi serta peranan dan semua Staf Unit Kesatria untuk memastikan perkhidmatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar memenuhi keperluan para pelajar dan hasrat universiti. Pengstrukturan semula fungsi organisasi Unit Kesatria dan Staf Skim Kesatria dilihat satu usaha serius Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam memantapkan pelaksanaan kokurikulum di UiTM. Dalam perkara ini mulai Oktober 2007, Unit Kesatria ditukar nama kepada Unit Kokurikulum dan Pegawai Kesatria serta Pembantu Kesatria disebut Pegawai Kokurikulun dan Pembantu Kokurikulum. Dengan ini fungsi mereka bukan sahaja bertaggungjawab kepada Kokurikulum Badan Beruniform sahaja malahan semua kursus kokurikulum di UiTM diletak di bawah pengurusan Pegawai dan staf Kokurikulum. Ini bertujuan untuk memberi lebih ruang kepada organisasi memperluaskan skop tugas, meningkatkan fungsi dan tanggungjawab kepada jawatan sedia ada. Dengan ini diharap pelaksanaan kursus kokurikulum di seluruh sistem UiTM akan berjalan lebih tersusun dan sistematik dalam menghasilkan gradúan yang holistik, seimbang dan berciri keusahawanan.








2 daripada 3

Pusat Kokurikulum sehingga kini telah pun melalui pelbagai era perubahan sesuai dengan visi dan misi Universiti dan juga perubahan senario sosio-budaya dan sosio-politik Negara. Isu Ketuanan Melayu/Patriotisme terkini merupakan agenda pertama Universiti dalam penjanaan semula semangat patriotik dalam kalangan pelajar UiTM buat ketika ini. Selain itu, program kesukarelawanan juga mendapat keutamaan untuk dilaksanakan. Pada masa kini terdapat 192 kursus kokurikulum berkredit yang diletakkan di bawah lapan teras, iaitu:

i. Kepemimpinan ii. Kesukarelawanan iii. Kesenian dan Kebudayaan iv. Keusahawanan v. Sukan vi. Khidmat Komuniti vii. Pengucapan Awam viii. Daya Usaha dan Inovasi C.2 Objektif Pusat Kokurikulum Bagi memastikan Pusat Kokurikulum, Bahagian Hal Ehwal Pelajar cekap dan berkesan, objektif Pusat Kokurikulum adalah seperti berikut:

1. Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM.

2. Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum.

3. Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah

kepada kepada pelajar kokurikulum.

4. Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM.

5. Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement

(UCE) kepada pelajar kokurikulum.

6. Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM.








3 daripada 3

C.3 Piagam Pelanggan UiTM

Kami beriltizam untuk mencapai kehendak dan keperluan pelanggan melalui penyampaian perkhidmatan seperti piagam pelanggan berikut:

Untuk semua pelanggan UiTM: 1. Pelajar 2. Staf 3. Ibu Bapa 4. Industri dan 5. Pihak-pihak berkepentingan

Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan berintegriti dan berjanji bahawa:

1. Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan

persekitaran memenuhi keperluan MQA,KPT dan badan-badan profesional; 2. Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut peraturan

dan prosuder Universiti; 3. Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan

industri dan badan profesional yang berkaitan; 4. Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah memenuhi

semua syarat; 5. Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap tahun; 6. Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh 1 minggu; 7. Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan; 8. Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional.

UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit.




No. Dokumen : MPK/UiTM HEP/PKO/D

BAHAGIAN D - CARTA ORGANISASI FUNGSI JABATAN



1 daripada 4

D1. Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar








2 daripada 4








3 daripada 4

D2. Carta Organisasi Fungsi Pusat Kokurikulum








4 daripada 4




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/E

BAHAGIAN E - SENARAI FUNGSI UTAMA DAN AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA



1 daripada 1

Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama

1. Pengurusan Latihan & Kompetensi 1.1 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

1.2 Penilaian Jurulatih Kokurikulum

1.3 Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

1.4 Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

1.5 Pengurusan Stor 1.6 Penganjuran Aktiviti Pelajar 1.7 Mengurus Pelaksanaan Program University Community

Engagement (UCE)

2. Pengurusan Pembangunan Akademik 2.1 Penawaran Kursus Kokurikulum 2.2 Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum 2.3 Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu 2.4 Pemurnian Silibus Kursus Kokurikulum Sedia Ada 2.5 Kursus TOT Kejurulatihan 2.6 Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum 2.7 Pembetulan Markah Prestasi Kokurikulum Pelajar

3. Pengurusan Kesukarelawanan & Pencapaian

3.1 Pengumpulan Data Pencapaian

3.2 Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar

3.3 Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan Pelajar

4. Pengurusan Pentadbiran 4.1 Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/E

BAHAGIAN E - SENARAI FUNGSI UTAMA DAN AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA



2 daripada 1




Pusat Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/F

BAHAGIAN F - SENARAI PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA


1 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

(Pemunya Proses) Input Output

Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Sumber Kawalan Risiko

F .01 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

Permohonan sebagai Jurulatih Kokurikulum

Lantikan Jurulatih Kokurikulum

Semua Kursus Kokurikulum yang ditawarkan mempunyai Jurulatih Kokurikulum yang layak

F .02 Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Maklumbalas penilaian Jurulatih Kokurikulum

Laporan penilaian Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih mendapat skor penilaian 75% dan ke atas

F .03 Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Jumlah Kumpulan Kursus Kokurikulum Yang Ditawarkan

Laporan pemantauan Jurulatih Kokurikulum

75% Jurulatih dari setiap komponen kursus dibuat pemantauan

F .04 Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Keperluan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum dilaksanakan setiap semester pengajian




Pusat Kokurikulum




2 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


F.05 Pengurusan Stor Keperluan Peralatan Kursus Kokurikulum

Inventori, Pinjaman, Pemulangan, Penyelenggaraan Dan Pelupusan

Peralatan diselia dengan baik

F .06 Penganjuran Aktiviti Pelajar

Permohonan Aktiviti

Kelulusan Program

Semua permohonan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan

F.07

Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement (UCE)

Kursus Kokurikulum Lanjutan Yang Ditawarkan

Program University Comunity Emgagement (UCE) Dilaksanakan

Mengikut Penawaran kursus Kokurikulum Lanjutan Yang Ditawarkan

F .08 Penawaran Kursus Kokurikulum

Kursus Kokurikulum yang ditawarkan

Pelajar Mendaftar

Pelajar mengikuti kursus Kokurikulum selama 14 minggu




Pusat Kokurikulum




3 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


F .09 Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum

Permohonan Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum

Keputusan Permohonan Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum

Pemberian status pengecualian kredit dikemaskini dalam sistem

F.10 Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu

Cadangan Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu

Cadangan Silibus Kursus Kokurikulum Baharu Dibangunkan

Penawaran 4 kursus kokurikulum baharu ditawarkan setahun

F.11 Pemurnian Silibus Kursus Kokurikulum Sedia Ada

Perubahan Dasar Dan Polisi

Silibus Kursus Kokurikulum Dimurnikan

Semakan silibus sedia ada setiap 5 tahun

F.12 Kursus TOT Kejurulatihan

Latihan Kepada Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih Berkompetensi

Kursus dianjurkan 2 kali setahun

F .13 Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum

Raw Score prestasi Kursus Kokurikulum

Keputusan prestasi Kursus Kokurikulum

97% daripada pelajar yang mendaftar mengikuti kokurikulum lulus




Pusat Kokurikulum




4 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


penilaian yang ditetapkan

F .14 Pembetulan Markah Prestasi Kokurikulum Pelajar

Borang Rayuan Semakan Prestasi Kokurikulum

Keputusan Rayuan

Kes pembetulan markah mengikut prosedur yang telah ditetapkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik

F .15 Pengumpulan Data Pencapaian

Data Daripada Pelaporan Program

Maklumat Pencapaian Program

Menyediakan laporan pencapaian 4 kali setahun

F.16

Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar

Latihan/Kursus Kesukarelawanan Pelajar

Melahirkan Sukarelawan Pelajar Yang Berpengetahuan Tinggi

Menganjurkan latihan/kursus 2 kali setahun

F.17

Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan

Program Sukarelawan Anjuran Dalam

Sukarelawan Bertugas Mengikut Program

Menguruskan sekurang-kurangnya 10




Pusat Kokurikulum




5 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


Pelajar Dan Luar UiTM program setahun

F.18

Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum

Borang Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum

Kelulusan Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum

Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum Mengikut Jadual Yang Telah Ditetapkan

Staf PKO, jurulatih, sistem fine-e Pejabat Bendahari




Tajuk : Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/ HEP/PKO/F.01


Mula surat 1 daripada 06

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelantikan Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar. bagi memastikan proses pelantikan dan penyampaian perkhidmatan jurulatih kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.40 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah aktiviti luar kuliah yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

3.2 Jurulatih Kokurikulum Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum / Unit Kokurikulum.

3.3 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Merupakan kursus wajib yang perlu diikuti oleh semua Jurulatih Kokurikulum selepas dilantik pada setiap semester.

3.4 Surat Aku Janji

Merupakan perjanjian Jurulatih Kokurikulum kepada pihak Universiti dalam memastikan mereka mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan.

3.5 Surat Pelantikan

Merupakan surat lantikan kepada Jurulatih Kokurikulum yang telah berjaya melalui proses temuduga.

3.6 Buku Peraturan Akademik Pengajian Diploma dan Ijazah








Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan hal ehwal akademik pelajar di UiTM.

3.7 Buku Panduan Kursus Kokurikulum

Merupakan buku panduan kepada pegawai dan pelajar yang menerangkan tentang pentadbiran dan jenis-jenis kursus kokurikulum yang ditawarkan.

3.8 Iklan Jawatan Kosong

Merupakan kenyataan pemberitahuan mengenai kekosongan jawatan Jurulatih Kokurikulum.

3.9 Temuduga

Merupakan proses pemilihan Jurulatih Kokurikulum yang berkelayakan.

3.10 Panel Temuduga

Merupakan individu ang terlibat dalam proses menemuduga calon Jurulatih Kokurikulum yang terdiri daripada TR HEP / PPKO / PP HEP / PKOK / PKO

3.11 Borang Permohonan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh calon yang berminat untuk menjadi Jurulatih Kokurikulum.

3.12 Silibus Kokurikulum

Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar.

3.13 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif








PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Kualiti HEP: MK. HEP.UiTM.01

4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi i. Seksyen 4.2.3 – Kawalan Dokumen ii. Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod

4.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk

4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan

4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.9 Garis Panduan Kopentensi Jurulatih Kokurikulum








5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-Undang/Peraturan

1. Mengenalpasti keperluan Jurulatih Kokurikulum

PPKO / PKOK / PKO/ PYK

2. Iklan

- Terima borang

- Senarai pendek

PKPK / PKOK / PPK(PSK) / PKO / PPKO / PYK / PE(PSK)

3. Temuduga

- Surat panggil temuduga

- Proses temuduga

- Surat tawaran pelantikan

- Surat akuan penerimaan tawaran

PPKO / PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

4. Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

- Surat Aku Janji

- Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

- Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum

TP (HEP) / PPP/ PKOK / PPK(PSK) / PKO / PYK/ PP(HEP) / PMKO / PT(PSK) / PTR(PSK) / PAP(PSK)








6.0 CARTA ALIR

PYB

ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

REKOD KUALITI

Mula

KP / PGKOK / PGKO / PPGKO/

PYK

Mengenalpasti keperluan Jurulatih Kokurikulum

100-HEP(PKO. 36/5/1/5)

KP / PGKOK / PP / PGKO / PPGKO

/ PYK / PE

Iklan

- Terima borang

- Senarai pendek

Laman Web www.uitm.edu.my 500-HEP(PKO. 23/4/1)

KP / PGKOK / PGKO / PYK/ PP

tidak

ya

Temuduga (kotak diamond pada aliran kerja)

- Surat panggil temuduga

- Proses temuduga

- Surat tawaran pelantikan

- Surat akuan penerimaan tawaran

500-HEP(PKO .23/4/1)

TP HEP / PPP/ PGKOK / PPK /

PGKO / PYK/ PP / PMKO / PT / PTR

/ PAP

Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

- Surat Aku Janji

- Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

- Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum

100-HEP(PKO. 36/5/1/5) 500-HEP(PKO. 23/4/1)

- Tamat

http://www.uitm.edu.my/








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1. (Tajuk sama masukkan proses kerja di carta alir) –Rujuk atas Laporan penuh pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

600-HEP(PKO. 12/10/1/1/8)

Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 Tahun

2. Fail kelulusan peruntukan melaksanakan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

400-HEP(PKO. 29/1)


3 tahun

3. Fail bayaran kepada pembekal makanan bagi Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

300-HEP(PKO.14/1)


5 tahun

4. Fail peribadi Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun

5. Surat lantikan dan Surat Aku Janji Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun

6. Fail Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun




Tajuk : Penilaian Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk mengukur prestasi Jurulatih Kokurikulum bagi memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam penyampaian perkhidmatan kursus kokurikulum kepada pelajar

2.0 SKOP

Arahan kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses penilaian perkhidmatan jurulatih kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum


3.2 Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum.



3.4 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang penilaian yang perlu di isi oleh pelajar untuk menilai prestasi perkhidmatan jurulatih kokurikulum.

3.5 Laporan Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan statistik pencapaian perkhidmatan Jurulatih Kokurikulum.










3.7 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN





3.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM








3.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda

3.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 3.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 3.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 3.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 3.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 3.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Edar Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum kepada pelajar

PYK /JKO

2. Memungut Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum yang telah diisi oleh pelajar

JKO

3. Serah Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum kepada Pusat / Unit Kokurikulum

JKO

4. Membuat analisa ke atas Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum

PMKO

5. Membuat laporan penilaian prestasi Jurulatih Kokurikulum

PGKOK / PGKO/ PPGKO / PYK








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PYK /JKO Edar Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum kepada pelajar.

BPL/PKKP/2007

JKO Memungut Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum yang telah diisi oleh pelajar.

BPL/PKKP/2007

JKO Serah Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum kepada Pusat / Unit Kokurikulum.

BPL/PKKP/2007

PMKO Membuat analisa ke atas Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum.

BPL/PKKP/2007

PGKOK / PGKO/ PPGKO / PYK

Membuat laporan penilaian prestasi Jurulatih Kokurikulum.

600-HEP(PKO. 12/10/1/1/8)

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL.

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Laporan Penilaian Prestasi Jurulatih Kokurikulum

600-HEP(PKKP 12/10/1/1/8)


3 Tahun




Tajuk : Pemantauan Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pemantauan kepada Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pemantauan jurulatih dapat dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan sistematik.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum



Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang dilantik dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan oleh Pusat Kokurikulum kepada para pelajar.



3.4 Pegawai Pemantau

Merupakan individu yang dilantik untuk memantau pelaksanaan tugas oleh Jurulatih Kokurikulum.

3.5 Borang Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang yang perlu di isi oleh pemantau terhadap jurulatih dalam menjalankan pelaksanaan latihan kokurikulum.










3.7 Singkatan


4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Kualiti HEP: MK. HEP.UiTM.01 4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi

i. Seksyen 4.2.3 – Kawalan Dokumen ii. Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod











Muda 4.2.3 Borang Pemantauan Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Mengenal pasti dan melantik Pegawai Pemantau

TR (HEP) / KPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK / PP HEP

2. Meyediakan Jadual Pegawai Pemantau bagi setiap kelas kokurikulum.

Mengedarkan Borang Pemantauan Kursus Kokurikulum kepada setiap Pegawai Pemantau.

PKO / PPKO / PYK

3. Melaksanakan proses pemantauan jurulatih kokurikulum mengikut jadual yang disediakan.

Membuat laporan pemantauan.

Menyerah laporan kepada TR (HEP) / PPP/ KPK.

PKOK / PKO / PPKO / PYK / PPT

4. Menyimpan rekod pemantauan yang telah dijalankan

PT (PK) / PMKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

TR (HEP) / KPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK / PP HEP

Mengenal pasti dan melantik Pegawai Pemantau.

PKO / PPKO / PYK Meyediakan Jadual Pegawai Pemantau bagi setiap kelas kokurikulum.

Mengedarkan Borang Pemantauan Kursus Kokurikulum kepada setiap Pegawai Pemantau.

PKOK / PKO / PPKO / PYK / PPT

Melaksanakan proses pemantauan jurulatih kokurikulum mengikut jadual yang disediakan.

Membuat laporan pemantauan.

Menyerah laporan kepada TR (HEP) / PPP/ KPK.

Borang Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

PT (PK) / PMKO Menyimpan rekod pemantauan yang telah dijalankan.

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1. Laporan Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Pejabat Am, Pusat / Unit Kokurikulum

3 Tahun

2. Fail Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Pejabat Am, Pusat / Unit Kokurikulum

3 Tahun




Tajuk : Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses dan penyampaian perkhidmatan kepada jurulatih kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum


3.2 Jurulatih Kokurikulum Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum / Unit Kokurikulum.

3.3 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Merupakan kursus wajib yang perlu diikuti oleh semua Jurulatih Kokurikulum selepas dilantik pada setiap semester.

3.4 Surat Aku Janji

Merupakan perjanjian Jurulatih Kokurikulum kepada pihak Universiti dalam memastikan mereka mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan.

3.5 Surat Pelantikan

Merupakan surat lantikan kepada Jurulatih Kokurikulum yang telah berjaya melalui proses temuduga.

3.6 Buku Peraturan Akademik Pengajian Diploma dan Ijazah











3.8 Iklan Jawatan Kosong

Merupakan kenyataan pemberitahuan mengenai kekosongan jawatan Jurulatih Kokurikulum.

3.9 Temuduga

Merupakan proses pemilihan Jurulatih Kokurikulum yang berkelayakan.

3.10 Panel Temuduga

Merupakan individu yang terlibat dalam proses menemuduga calon Jurulatih Kokurikulum yang terdiri daripada TR HEP / PPKO / PP HEP / PKO / PPKO

3.11 Borang Permohonan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh calon yang berminat untuk menjadi Jurulatih Kokurikulum.



3.13 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif








PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.9 Garis Panduan Kopentensi Jurulatih Kokurikulum








5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Pendaftaran peserta dan kehadiran

PT(PKO) / PMKO

2.

Taklimat

- Ucapan Aluan Pengerusi Majlis

- Bacaan Doa

- Ucapan Aluan Ketua Pusat Kokurikulum

- Ucapan Perasmian

- Penerangan kaedah pengurusan kelas bagi kursus kokurikulum

- Sesi Latihan

PPKO / PKOK / PPK(PSK) / PKO / PPKO / PYK / PE(PSK)

3. Sesi Soal Jawab


4. Sesi Ikrar Akujanji


5. Penilaian kursus PMKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT(PKO) / PMKO Pendaftaran peserta dan kehadiran

Borang Kehadiran

Fail Panduan Jurulatih

PKOK / PPK(PSK) / PKO / PPKO / PYK / PE(PSK)

Taklimat

- Ucapan Aluan Pengerusi Majlis

- Bacaan Doa

- Ucapan Aluan Ketua Pusat Kokurikulum

- Ucapan Perasmian

- Penerangan kaedah pengurusan kelas bagi kursus kokurikulum

- Sesi Latihan

Buku Panduan Kursus Kokurikulum

PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

Sesi Soal Jawab

PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

Sesi Ikrar Akujanji

Borang Akujanji Jurulatih

PMKO Penilaian kursus Borang Penilaian Kursus

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

Bil.

Jenis/Rekod

No Fail

Lokasi

Tempoh

Simpanan

1. Laporan penuh pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

600-HEP(PKO. 12/10/1/1/8)


3 Tahun

2. Fail kelulusan peruntukan melaksanakan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

400-HEP(PKO. 29/1)


3 tahun

3. Fail bayaran kepada pembekal makanan bagi Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

300-HEP(PKO.14/1)


5 tahun

4. Fail peribadi Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun

5. Surat lantikan dan Surat Aku Janji Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun

6. Fail Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun




Tajuk : Pengurusan Stor




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk menetapkan Pengurusan Stor bagi memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam penyampaian perkhidmatan kursus kokurikulum kepada pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterima pakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengurusan stor dibuat dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum


3.2 Stor

Tempat menyimpan peralatan dan barang-barang mengikut jenis.

3.3 Pengurusan Stor

Merupakan asas dalam pengendalian penyimpanan peralatan.

3.4 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir








PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.6 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.7 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.9 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum








5.0 PROSES KERJA

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1.

Semak borang peminjaman peralatan

PT (PK) / PMKO

2.

Mengeluaran pinjaman peralatan

PT (PK) / PMKO

3.

Pemulangan peralatan

PT (PK) / PMKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT (PK) / PMKO Semak borang peminjaman peralatan

BPP/ULK/PKO/2018

PT (PK) / PMKO Mengeluaran pinjaman peralatan

PT (PK) / PMKO

Pemulangan peralatan

BPP/ULK/PKO/2018

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Borang Peminjaman Peralatan

3 tahun

2.

Surat Permohonan Khas Peminjaman Peralatan


3 Tahun

PUSAT KOKURIKULUM

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH

ALAM


Tajuk : Penganjuran Aktiviti Pelajar




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pengendalian penganjuran aktiviti pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengendalian kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum Di bawah perenggan 1.40 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah aktiviti luar kuliah yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.





3.4 Kalendar Akademik

Jadual yang dikeluarkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik yang mengandungi senarai aktiviti sepanjang semester.

3.5 Kalendar Kokurikulum Jadual yang dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum untuk aktiviti sepanjang semester.

3.6 Jadual Latihan

Jadual latihan kursus kokurikulum sepanjang 14 hingga 16 minggu.

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






3.7 Silibus Kursus Kokurikulum


3.8 Singkatan


4.0 RUJUKAN



4.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk

4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan 4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Menghubungi Bahagian HEA bagi mendapatkan kalendar akademik

PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK

2. Menyediakan perancangan latihan

- Menyediakan jadual latihan

- Menyediakan surat arahan latihan


3. Merancang keperluan jurulatih kokurikulum

Menyediakan tempat / kelas kokurikulum

Melengkapkan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar


4. Menemuduga wakil-wakil pelajar/jawatan kuasa aktiviti.


5. Pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan


PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja Proses Kerja

Rekod Kualiti

Jangka Masa

Mula


Menghubungi Bahagian HEA bagi mendapatkan kalendar akademik

1 Hari


Menyediakan perancangan latihan



1 Minggu


Merancang keperluan jurulatih kokurikulum



Borang C 2 Minggu


Menemuduga wakil-wakil pelajar/jawatan kuasa aktiviti.

4 Minggu


Pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan

4 Minggu

Tamat

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1. Kalendar Akademik Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 Tahun

2. Perancangan aktiviti semester Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun

3. Jadual Latihan Kokurikulum Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

5 tahun

4. Rekod Pengambilan Pakaian Seragam/ Logistik


3 tahun

5. Rekod Kehadiran Pelajar Kokurikulum


3 tahun




Tajuk : Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement (UCE)




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pengendalian penganjuran aktiviti pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengendalian kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum






3.4 Kalendar Akademik

Jadual yang dikeluarkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik yang mengandungi senarai aktiviti sepanjang semester.

3.5 Kalendar Kokurikulum

Jadual yang dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum untuk aktiviti sepanjang semester.

3.6 Jadual Latihan








Jadual latihan kursus kokurikulum sepanjang 14 hingga 16 minggu.



3.8 Singkatan


4.0 RUJUKAN


4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi i. Seksyen 4.2.3 – Kawalan Dokumen








ii. Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod 4.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk

4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan 4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Menghubungi Bahagian HEA bagi mendapatkan kalendar akademik


2. Menyediakan perancangan latihan




3. Merancang keperluan jurulatih kokurikulum




4. Menemuduga wakil-wakil pelajar/jawatan kuasa aktiviti.


5. Pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan









6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja Proses Kerja

Rekod Kualiti

Jangka Masa

Mula


Menghubungi Bahagian HEA bagi mendapatkan kalendar akademik

1 Hari


Menyediakan perancangan latihan



1 Minggu


Merancang keperluan jurulatih kokurikulum



Borang C 2 Minggu


Menemuduga wakil-wakil pelajar/jawatan kuasa aktiviti.

4 Minggu


Pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan

4 Minggu

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1. Kalendar Akademik Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 Tahun

2. Perancangan aktiviti semester Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun

3. Jadual Latihan Kokurikulum Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

5 tahun

4. Rekod Pengambilan Pakaian Seragam/ Logistik


3 tahun

5. Rekod Kehadiran Pelajar Kokurikulum


3 tahun




Tajuk : Penawaran Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan penawaran kursus kokurikulum kepada pelajar-pelajar yang akan mengikuti kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan penawaran kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan cekap dan tepat.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.42 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.



3.3 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Sarjana Muda UiTM




3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum








TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN




4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan 4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Sarjana Muda








5.0 PROSES KERJA

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Mendapat dan memuaturun data pelajar

PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

2. Mesyuarat penyediaan kelas kokurikulum

PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

3. Draft/ merangka jadual kelas PKK/PT

4. Penyediaan jadual dalam sistem ICRESS

PMKO

5. Pelajar mendaftar

PPGKO/PMKOK/PT

6. Cetak senarai kehadiran

PPGKO/PMKOK/PT








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

Mendapat dan memuaturun data pelajar

Sistem SIMS Pelajar

PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

Mesyuarat penyediaan kelas kokurikulum

Minit Mesyuarat Penawaran Kursus

PKK/PT Draft/ merangka jadual kelas

Rangka jadual

PT Penyediaan jadual dalam sistem ICRESS

Sistem Jadual (www.icress. uitm.edu.my) Sistem SIMS (www.sims.uitm .edu.my)

PELAJAR Pelajar mendaftar

Student Portal www.student portal.uitm.edu.my

PPGKO/PMKOK/PT Cetak senarai kehadiran

Sistem SIMS (www.sims.uitm .edu.my)

Tamat

http://www.icress/

http://www.sims.uitm/

http://www.student/

http://www.sims.uitm/








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Minit Mesyuarat Penawaran Kursus

Unit Pembangunan Akademik

2 tahun




Tajuk : Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan pengecualian kredit kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan urusan pengecualian kredit kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum




3.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwak Akademik

Merupakan pekeliling yang menetapkan pengecualian kredit yang boleh dilaksanakan.

3.4 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda

Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan Hal Ehwal Akademik pelajar di UiTM.

3.5 Sistem SIMS

Merupakan satu sistem yang menguruskan pelaksanaan pengurusan akademik pelajar.








3.6 Pengecualian Kredit

Pengecualian kredit ditakrifkan sebagai pengecualian yang diberi kepada seseorang pelajar berdasarkan pencapaian kursus yang telah diambil sebelum mengikuti program terbaru di UiTM.

3.7 Borang Permohonan Pengecualian Kredit

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh pelajar bagi mendapatkan pengecualian kredit.


Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar mengikut bidang masing-masing.

3.9 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik








5.0 PROSES KERJA

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Menerima permohonan pengecualian kredit daripada fakulti /pelajar.

PT

2. Menyemak dan menentukan samada pengecualian kredit boleh diluluskan atau tidak dengan mematuhi garis panduan pengecualian kredit kokurikulum UiTM.

PKK

3. Menguruskan pengemaskinian pengecualian kredit ke dalam sistem SIMS.

PKK

4. Memaklumkan status kelulusan pengecualian kredit kepada fakulti/pelajar.

PPGKO/PMKOK/PT

5. Mengumpul dan merekod semua borang permohonan pengecualian kredit Kokurikulum.

PT

6. Menyediakan laporan penuh statistik pengecualian kredit.

PPGKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT Menerima permohonan pengecualian kredit daripada fakulti /pelajar.

PKK Menyemak dan menentukan samada pengecualian kredit boleh diluluskan atau tidak dengan mematuhi garis panduan pengecualian kredit kokurikulum UiTM.

PKK Menguruskan pengemaskinian pengecualian kredit ke dalam sistem SIMS.

PPGKO/PMKOK/PT

Memaklumkan status kelulusan pengecualian kredit kepada fakulti/pelajar.

PT Mengumpul dan merekod semua borang permohonan pengecualian kredit Kokurikulum.

PPGKO Menyediakan laporan penuh statistik pengecualian kredit.

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Borang Permohonan Pengecualian Kredit Kokurikulum

600-HEP(PKKP 2/2/2)


3 Tahun

2.

Fail Permohonan Pengecualian Kredit Kokurikulum

600-HEP(PKKP 2/2/2)


3 tahun

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM


Tajuk : Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan proses Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses dan penyampaian perkhidmatan kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum Di bawah perenggan 1.42 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

3.2 Buku Peraturan Akademik Pengajian Diploma dan Ijazah Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan hal ehwal akademik pelajar di UiTM.





3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1.

Terima Permohonan Cadangan Kursus Baharu

PKK

2.

Pemurnian mengikut format akademik

PKK/PPGKO/PMKOK

3.

Pembentangan di mesyuarat JAK

PKK/PP

4.

Melengkapkan kertas kerja mesyuarat JKIKU

PPGKO/PKK

5.

Pembentangan dan lulus di JKIKU

PPKO

6.

Mendaftar kursus dalam SIMS

PKK/PT

7.

Melengkapkan silibus dalam AIMS

PKK/PT

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK Terima Permohonan Cadangan Kursus Baharu

PKK/PPGKO/PMKOK Pemurnian mengikut format akademik

PKK/PP Pembentangan di mesyuarat JAK

Minit Mesyuarat JAK

PPGKO/PKK Melengkapkan kertas kerja mesyuarat JKIKU

PPKO Pembentangan dan lulus di JKIKU

PKK/PT Mendaftar kursus dalam SIMS

Sistem SIMS

PKK/PT Melengkapkan silibus dalam AIMS

Sistem AIMS

Tamat

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Minit Mesyuarat JAK

Pejabat Am

2 tahun




Tajuk : Permurnian Kursus Sedia Ada




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan Pemurnian Kursus Kokurikulum Sedia Ada dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan Pemurnian Kursus Kokurikulum Sedia Ada dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum




3.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik

Merupakan pekeliling yang menetapkan tempoh bermula dan berakhirnya tempoh pendaftaran, pengguguran dan tambah kursus .

3.4 Buku Peraturan Akademik UiTM


3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum








PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik








5.0 PROSES KERJA

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1.

Menyediakan kertas kerja Pemurnian Silibus Sedia Ada JKIKU

PKK

2.

Semakan dari pihak UHEK

UHEK

3.

Pembentangan di JKIKU

PPKO

4.

Kelulusan dan Pemurnian Silibus

PPKO

5.

Bengkel Pemurnian Silibus

PKK/PPGKO/PMKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK Menyediakan kertas kerja Pemurnian Silibus Sedia Ada JKIKU

100-HEP(PKO. 36/1/12)

UHEK

Semakan dari pihak UHEK

PPKO Pembentangan di JKIKU

PPKO Kelulusan dan Pemurnian Silibus

PKK/PPGKO/PMKO/ Bengkel Pemurnian Silibus

500-HEP(PKO. 17/1/1)

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Kertas kerja Pemurnian Silibus Sedia Ada JKIKU

1 00-HEP(PKO. 36/1/12)

2 tahun

2.

Bengkel Pemurnian Silibus

500-HEP(PKO. 17/1/1)

2 tahun




Tajuk : Kursus TOT Kejurulatihan




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan Kursus TOT Kejurulatihan dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan Kursus TOT Kejurulatihan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum Di bawah perenggan 1.42 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.




Merupakan pekeliling yang memberikan arahan mengenai pendaftaran pelajar kursus kokurikulum.


Muda Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan Hal Ehwal Akademik pelajar di UiTM.

3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum








PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda








5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Menyediakan kertas kerja permohonan bajet.

PKK

2. Permohonan bajet

PKK

3. Pembahagian tugas penyediaan bengkel

PKK/PPGKO/PMKOK/PT

4. Pelaksanaan bengkel

PKK/PPGKO/PMKOK/PT

5. Post – Moterm

PKK/PPGKO/PMKOK/PT








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK Menyediakan kertas kerja permohonan bajet.

PKK Permohonan bajet

500 - HEP (PKO 17/1/1)

PKK/PPGKO/PMKOK/PT

Pembahagian tugas penyediaan bengkel

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Pelaksanaan bengkel

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Post – Moterm

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Kertas Kerja Permohonan Bengkel


5 Tahun




Tajuk : Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan pemasukan markah kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pemasukan markah kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

4.1 Kokurikulum


4.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda





Merupakan pekeliling yang memberikan arahan mengenai tempoh pemasukan markah ke sistem iSIS.

4.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar








PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik 4.2.4 Sistem RES kemasukan markah








5.0 PROSES KERJA

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Jurulatih memasukkan markah ke dalam Borang Pemarkahan Jurulatih

JS

2. Membuat pengesahan pemasukan markah

JS/PKK/PPGKO PMKOK/PT

3. Memasukkan dan Memuatnaik markah dalam sistem RES PEP


4. Mencetak keputusan kursus kokurikulum.

Failkan sebagai rekod.

PKK/PPGKO/PMKOK/ PT

5. Menyediakan laporan lengkap pemasukan markah

PKK/PPGKO/PMKOK/ PT








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

JS Jurulatih memasukkan markah ke dalam:

- Borang Pemarkahan Jurulatih

600-HEP(PKO 36/5/2/3)


Membuat pengesahan pemasukan markah.

Borang Pemarkahan Jurulatih


Memasukkan dan Memuatnaik markah dalam sistem RES PEP.

Laman Web www.sims.uitm.edu.my

PKK/PPGKO/PMKOK/ PT

Mencetak keputusan kursus kokurikulum.

Failkan sebagai rekod.

PKK/PPGKO/PMKOK/ PT

Menyediakan laporan lengkap pemasukan markah.

Borang Akuan Borang Laporan Pelajar Gagal.

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL.

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.


600-HEP(PK. 2/1/2)


5 Tahun

2.

Borang Akuan

600-HEP(PK. 2/2/1)


3 tahun

3.

Borang Laporan Pelajar Gagal


3 tahun




Tajuk : Pembetulan Markah Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan urusan pembetulan markah kursus kokurikulum dibuat dengan teratur dan cekap serta mematuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pembetulan markah kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum



Muda






3.5 Borang Pemarkahan Jurulatih

Merupakan dokumen yang mengandungi markah penilaian pelajar yang diisi oleh jurulatih.

3.6 Borang Pembetulan Markah








Merupakan dokumen yang perlu diisi oleh pelajar yang ingin membuat pembetulan markah kokurikulum.

3.7 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN





4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Sarjana Muda








5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1. Terima borang aduan pembetulan markah daripada pelajar

PT

2. Membuat siasatan dan laporan siasatan

PKK/PPGKO/PMKOK

3. Menyedia dan mengisi borang pembetulan markah

PKK

4. Pengesahan Mesyuarat JAK Khas

PPKO/PKK/PP

5. Membentangkan pembetulan ke Bahagian HEA

PPKO/PKK

6. Maklum kepada pelajar PPGKO/PT








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT

Terima borang aduan pembetulan markah daripada pelajar.

PKK/PPGKO/PMKOK

Membuat siasatan dan laporan siasatan

PKK Menyedia dan mengisi borang pembetulan markah.

PPKO/PKK/PP Pengesahan Mesyuarat JAK Khas

PPKO/PKK Membentangkan pembetulan ke Bahagian HEA.

PPGKO/PT

Maklum kepada pelajar

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.



3 tahun

2.

Borang Pembetulan Markah


3 tahun

3.

Minit Mesyuarat JAK


3 tahun




Tajuk : Pengumpulan Data Pencapaian




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk mendapat dan mengumpul maklumat program yang dianjurkan dan diuruskan oleh Pusat Kokurikulum UiTM dan Unit Kokurikulum UiTM Cawangan.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengumpulan maklumat pencapaian program dapat disemak dan dilaporkan dengan dengan sistematik.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/Sarjana Muda.



3.3 Borang Permohonan Aktiviti Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Merupakan borang yang digunakan untuk mendapatkan kelulusan dan kebenaran dari Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi melaksanakan sesuatu program/aktiviti/kursus/latihan di dalam dan luar kampus.

3.4 Pencapaian

Sesuatu program/aktiviti/kursus/latihan yang telah berjaya dilaksanakan dengan jayanya.

3.5 Program/Aktiviti/Kursus/Latihan

Pengurusan dan perancangan berstruktur yang memerlukan gerak kerja dan proses kerja secara tersusun dan sistematik mengikut keperluan semasa.








3.6 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN






Muda








4.2.3 Format Pelaporan Data Pencapaian 4.2.4 Prosedur Tetap Operasi Program Rekreasi Luar Kampus UiTM 4.2.5 Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C-HEP/PKP/09

(Pindaan 2013)) 5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1.

Pemakluman kepada Unit Kokurikulum UiTM Cawangan dan Jurulatih Kokurikulum.

PMKO / PGKO

2.

Pengumpulan Data Pencapaian.

PMKO

3.

Pemakluman semula kepada Unit Kokurikulum UiTM dan Jurulatih Kokurikulum.

PMKO

4.

Laporan Pencapaian

PMKO / PGKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula.

PMKO / PGKO Pemakluman kepada Unit Kokurikulum UiTM Cawangan dan Jurulatih Kokurikulum.

100-HEP (PKO.21/1)

PMKO Pengumpulan Data Pencapaian.

100-HEP (PKO.21/1)

PMKO Tidak Ya

Pemakluman semula kepada Unit Kokurikulum UiTM dan Jurulatih Kokurikulum.

PMKO / PGKO

Laporan Pencapaian.

100-HEP (PKO.21/1)

Tamat.








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Lain-lain Laporan - Am

100-HEP (PKO.21/1)


2 Tahun




Tajuk: Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk melaksanakan kursus/latihan kesukarelawanan pelajar di dalam dan luar kampus UiTM.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pelaksanaan kursus/latihan kesukarelawanan pelajar dapat diadakan dengan baik dan mencapai objektif yang dinyatakan.

3.0 DEFINISI






3.4 Pencapaian











3.6 Singkatan HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN
















Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1.

Penetapan dan Perancangan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar

PMKO / PGKO

2.

Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

PMKO

3.

Surat Kelulusan Mengadakan Aktiviti

PMKO

4.

Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar

PGKO

5.

Laporan Kursus/Latihan

PMKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula.

PMKO / PGKO Penetapan dan Perancangan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar.

100-HEP (PKO.37/1/2)

PMKO

Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C).

100-HEP (PKO.37/1/3)

PMKO

Surat Kelulusan Mengadakan Aktiviti.

500-HEP (PKO.17/1/2)

PGKO Tidak

Lulus

Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar.

PMKO Laporan Kursus/Latihan 100-HEP (PKO.22/3/2)

Tamat.








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Perancangan Aktiviti Kokurikulum

100-HEP (PKO.37/1/3)


2 Tahun

2.

Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

100-HEP (PKO.37/1/3)


2 Tahun

3.

Kelulusan Permohonan – Kursus/Lat./Bengkel/Program-AM

500-HEP (PKO.17/1/2)


2 Tahun

4.

Laporan Aktiviti Kokurikulum

100-HEP (PKO.22/3/2)


2 Tahun




Tajuk : Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan Pelajar




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk melaksanakan program/aktiviti kesukarelawanan pelajar di dalam Negara dan peringkat antarabangsa.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pelaksanaan program/aktiviti kesukarelawanan pelajar dapat diadakan dengan baik dan mencapai objektif yang dinyatakan.

3.0 DEFINISI






3.4 Pencapaian











3.6 Singkatan HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN
















Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1.

Penetapan dan Perancangan Program/Aktiviti Kesukarelawanan Pelajar.

PMKO / PGKO

2.

Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

PMKO

3.

Surat Kelulusan Mengadakan Aktiviti

PMKO

4.

Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar

PGKO

5.

Laporan Program/Aktiviti

PMKO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula.

PMKO / PGKO Penetapan dan Perancangan Program/Aktiviti Kesukarelawanan Pelajar.

100-HEP (PKO.37/1/2)

PMKO

Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C).

100-HEP (PKO.37/1/3)

PMKO

Surat Kelulusan Mengadakan Aktiviti.

500-HEP (PKO.17/1/2)

PGKO Tidak

Lulus

Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar.

PMKO Laporan Program/Aktiviti. 100-HEP (PKO.22/3/2)

Tamat.








7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS/REKOD

NO FAIL

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1.

Perancangan Aktiviti Kokurikulum

100-HEP (PKO.37/1/2)


2 Tahun

2.

Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

100-HEP (PKO.37/1/3)


2 Tahun

3.

Kelulusan Permohonan – Kursus/Lat./Bengkel/Program-Am.

500-HEP (PKO.17/1/2)


2 Tahun

4.

Laporan Aktiviti Kokurikulum

100-HEP (PKO.22/3/2)


2 Tahun




Tajuk : Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memproses dokumen pembayaran elaun jurulatih kokurikulum.

2.0 SKOP

Proses kerja ini adalah meliputi penerimaan borang tuntutan, menyemak, membuat senarai dan menghantar ke Bahagian Gaji bagi pembayaran tuntutan elaun tersebut.

3.0 DEFINISI

3.1 Borang Tuntutan Elaun Jurulatih Sambilan Adalah merupakan borang yang dihantar oleh jurulatih yang diisi melalui Sistem Fineportal bagi tujuan bayaran kepada Pusat Kokurikulum yang perlu dimajukan kepada Bahagian Gaji bagi tujuan pembayaran.

3.2 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum








PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN

4.1 Arahan Perbendaharaan 4.2 Pekeliling Bendahari 4.3 Perintah AM dan Arahan Pentadbiran








5.0 PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk


1.

Terima borang tuntutan elaun syarahan sambilan

JS

2.

Menyemak permohonan tuntuan elaun syarahan sambilan berjaya dihantar ke dalam sistem

PT

3.

Hantar kepada pegawai untuk tujuan semakan dan kelulusan

TKPK/PKK/PPKO

4.

Rekod data dalam excel

PT

5.

Borang tuntutan elaun syarahan sambilan dihantar ke Bendahari Gaji

PO








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

JS

Terima borang tuntutan elaun syarahan sambilan.

PT

Menyemak permohonan tuntuan elaun syarahan sambilan berjaya dihantar ke dalam sistem.

Sistem fineportal

TKPK/PKK/PPKO

Hantar kepada pegawai untuk

tujuan semakan dan kelulusan

Sistem fineportal

PT

Rekod data dalam excel

PO

Borang tuntutan elaun syarahan sambilan dihantar ke Bendahari Gaji.

Tamat

JS

Jika

terdapat

masalah








7.0 REKOD KUALITI

Bil

Jenis/Rekod

No Fail

Lokasi

Tempoh

Simpanan

1.

Fail Elaun Jurulatih Sambilan

400-HEP(PKO.20/6)


3 Tahun




No. Dokumen : MPK/UiTM/ HEP/PKO/G

BAHAGIAN G - SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA



1 daripada 1

BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA

Nama/No. Borang Tajuk Borang

PKKP/KK/08.01 Borang Permohonan Jawatan Jurulatih Sambilan Kokurikulum

BP/PK/UK-09 Borang Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Borang Kehadiran Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

PKO/08.02 Borang Permohonan Penyambungan Perkhidmatan Jurulatih Kokurikulum

PKO/KK/08.10 Borang Permohonan Pegawai Kehormat Kesatria

Borang Perancangan Aktiviti Pelajar

BPP/UKO/PKO/2010 Borang Pinjaman Pakaian / Peralatan Kokurikulum

PKO/KK/08.05 Borang Kehadiran Latihan Kokurikulum

BSS/PKO/2011 Borang Penilaian Kursus Kokurikulum Dan Keberkesanan Program Kemahiran Insaniah UiTM

PK.UiTM.HEP(P).10(4) Borang Aduan Pelanggan

PK.UiTM.HEP(P).10(5) Borang Maklumbalas Pelanggan

HEA/RA/PC-2000-1 Borang Permohonan Pengecualian Kredit

HEP/PKO/2004/3 Borang Raw Score

BAKP/2010 Borang Aduan Keputusan Penilaian Kokurikulum

BHEPep(KP Ptn)2005-2 (Semakan A)

Borang Rayuan Pembetulan Keputusan Markah Kokurikulum

pusat kokurikulum bahagian hal ehwal · pusat kokurikulum, bahagian hal ehwal pelajar telah...

Documents