PSOP – PALVELUNTUOTTAJIEN KÄYTTÖKOULUTUSAsumispalvelut

VANTAA13.6.2016

Käytön tuki

• Tapahtumien kirjaamisen käyttöohje tulee Vantaan nettisivuille

• Käyttöohjevideot: https://parastapalvelua.fi Ohjevideot Palveluntuottaja

• Kysy lisää: h24@vantaa.fi

Palvelun käyttötietojen raportointi

PSOP käytön vaiheet

1. Tee palveluvaraus (kertaluonteinen)

2. Lisää asiakkaan tietoihin käyttämänne asiakastunnus

3. Ensimmäinen kuukausi: 1. Tee kaikille asiakkaille läsnäolokirjaukset manuaalisesti

2. Tee keskeytyskirjaukset tarvittaessa osalle asiakkaista

4. Seuraavat kuukaudet:1. Hyväksy kirjaukset asiakkaille, joiden asuminen on jatkunut keskeytyksettä koko kuukauden

(=automaattinen tapahtumakirjaus)

2. Asiakkaat, joiden asuminen on keskeytynyt: tee läsnäolo- ja keskeytyskirjaukset manuaalisesti

5. Kuukausittainen tilitys tapahtuu tehtyjen kirjausten mukaisesti 3. ja 4. päivän välisenä yönä. Saat kuukausittaiset maksuaineistotiedot sähköpostilla. Käsittele ne yrityksen oman kirjanpitoprosessin mukaisesti.

Lähtötilanne• Vantaa on hyväksynyt

palveluntuottajan palvelusetelituottajaksi sähköisesti.

• Asiakas on saanut palvelusetelin.

• Asiakas on valinnut palveluntuottajan.

• Asiakas on antanut tuottajalle palvelusetelinumeron. Tällä tuottaja saa tehdyksi PSOP-järjestelmässä palveluvarauksen, joka antaa tuottajalle oikeuden asiakkaan tietoihin.

Asiakkaan tiedot ja palveluvaraus

Uusi asiakas – tee palveluvaraus

• Asiakkaalle on aina tehtäväpalveluvaraus voidaksesinähdä asiakkaan tiedot.

• Syötä asiakkaalta saamasipalvelusetelin numero ja valitse ‘Hae’.

Palveluvarauksen tekeminen

• Järjestelmä näyttää asiakkaanpalvelusetelin tiedot.

• Valitse ‘Tee palveluvaraus’

Palveluvarauksen tekeminen

• Valitse toimipaikka tai yksikkö, jossa asiakas saa palvelua.

• Kerrottuasi Asiakkaalle sopimusehdoista ja sopimusushteenmuodostumisesta voit ruksiako. kohdat.

• Valitse ‘Lähetä palveluvaraus’

Asiakasnumeron lisääminen

• Palveluvarauksen jälkeen pääset Asiakkaan tiedot –sivulle.

• Lisää Asiakasnumero –kenttään oman yrityksesiasiakaskohtainen tunniste.

• Kenttään voit syöttää 50 merkkiä pitkän tunnisteen.

• Valitse ‘Tallenna’ –toiminto.

• Asiakasnumero tulostuulaskulle.

Tapahtumakirjaus

Läsnäolokirjaukset

Asiakkaan tietojen haku

• Kun Asiakkaalle on tehtypalveluvaraus, voi asiakkaan tiedothakea Asiakashaku –toiminnolla.

• Hae asiakkaan tiedot esille asiakkaannimellä, henkilötunnuksella tai palvelusetelin numerolla.

Palveluvarauksesta tapahtumakirjaukseen

• Kun asiakas on valittuna, tapahtumakirjaukseenpääset jokoPalveluvaraukset tai Ostovoimat - välilehdenkautta.

• Tässä on valittunaPalveluvaraukset-välilehti. Valitse asiakkaan kohdalta‘Kirjaa tapahtuma’

Ostovoimasta tapahtumakirjaukseen

• Tapahtumakirjaukseenpääset myös Ostovoimat –välilehden kauttanapsauttamallaPalvelusisällöt –linkistäsisällöt auki ja valitsemalla‘Kirjaa tapahtuma’

• Ostovoimalla tarkoitetaan kaikkia kunnan asiakkaalle myöntämiä palveluseteli tai ostopalvelu-palveluja.

Tapahtumakirjaus vai keskeytyskirjaus

• Valitse sisältö, jolle oletkirjaamassa tapahtumia(tässä palvelussa on vain yksi sisältö)

• Valitse toimipaikka tai yksikkö, jossa asiakasasuu.

• Valitse Tapahtumakirjaus

Tapahtumakirjaus• Tarkasta, että tapahtuma kohdistuu

oikeaan toimipaikkaan/yksikköön.

• Valitse Alkupäivämäärä(kalenterista)

• Valitse Lopetuspäivämäärä(kalenterista)

• Järjestelmä laskee päivienperusteella veloitettavan määrän.

• Valitse ‘Kirjaa’tai ‘Tallenna keskeneräisenä’, joshaluat vielä muokata tapahtumaa(muista käydä ‘Kirjaamassa’ keskeneräinen tapahtuma)

Keskeytyskirjaukset

Kaikki keskeytykset merkataan järjestelmään• Kaikki palvelun keskeytykset merkataan järjestelmään. Tietoja käytetään:

• Kustannusvaikutukset otetaan huomioon automaattisessa laskutuksessa

• Kunta tarvitsee tiedon asiakkaiden läsnä- ja poissaoloista tilastointi- ja seurantatarpeita varten

• Automaattinen tilitysprosessi laskee keskeytysten maksuvaikutukset automaattisesti.

• Tarkista keskeytysten maksuvaikutukset sääntökirjasta.

• Palvelun keskeytyksiä ovat:• Sairaala

• Loma

• Muu syy

• Kuolema

Keskeytyskirjaus 1/2

• Valitse sisältö, jolle oletkirjaamassakeskeytystapahtumaa(tässä palvelussa on vain yksi sisältö)

• Valitse toimipaikka tai yksikkö, jossa asiakasasuu.

• Valitse Keskeytyskirjaus, kun olet kirjaamassakeskeytystä.

Keskeytyskirjaus 2/2• Tee keskeytyskirjaus, kun

asiakkaan asumispalvelu on syystä tai toisesta keskeytynyt. • Valitse Alkupäivämäärä

(kalenterista)

• Valitse ‘Tallenna keskeneräisenä’,

jos keskeytyksen päättymispäivä ei

ole tiedossa.

• Kun keskeytys päättyy: • Valitse Lopetuspäivämäärä

(kalenterista)

• Valitse ‘Kirjaa’

• Järjestelmä laskeekeskeytyssäännön perusteellatuottajalle suoritettavan maksun.

Tapahtumien selailu

Tapahtumalistaus• Tapahtumat –välilehdellä

näet asiakkaan tapahtumat

• Voit tarkastella tapahtumantai keskeytyksen tietojavalitsemalla ‘Tarkasteletapahtumaa’ tai ‘Tarkastelekeskeytystä’.

• Jos tapahtuman tila on ‘Kirjattu osittain’, ei se ole valmis tilitettäväksi.

Keskeneräisestä kirjauksesta Kirjatuksi

• Täydennä tapahtuman tai keskeytystapahtuman tiedot

• Valitse ‘Kirjaa’

Tapahtuman poistaminen

• Voit poistaa tapahtumanvalitsemalla ‘Poista’

• Poistaminen on mahdollista, kun tapahtuman tila on Kirjattuosittain, Kirjattu tai Hyväksytty.

• Poista –toiminto on näkyvissä vain silloin, kun poistaminen on mahdollista.

Kirjaus esimerkki

Taina on joutunut sairaalaan 9.2.2016. Taina palaa sairaalasta takaisin 25.2.2016.

Kirjaukset:

1. Läsnäolokirjaus 1.-8.2.

2. Keskeytyskirjaus 9.-25.2.

3. Läsnäolokirjaus 25.-29.2.

4. Keskeytyskirjaus 1.3.-8.3.

Kirjaus esimerkki: 1. läsnäolokirjaus

Kirjaus esimerkki: 2. keskeytyskirjaus

Keskeytyskirjaustatehdessäsi ja annettuasiloppupäivän, näetsen pilkkoutumisenmaksuprosenttienmukaan.

Taina esimerkin kirjaukset PSOP:ssaKirjaukset:

1. Läsnäolokirjaus 1.-8.2.

2. Keskeytyskirjaus 9.-25.2.Keskeytyskirjauksesta on

muodostunut 2 tapahtumaa

9.-23.2. ja 23.-25.2., koska

keskeytyksen maksuprosentti

muuttui 14 vuorokauden jälkeen.

3. Läsnäolokirjaus 25.-29.2.

4. Läsnäolokirjaus 1.3.-8.3.

43221

Automaattinen tapahtumakirjaus

Automaattinen tapahtumakirjaus

• Vantaan kaupunki on ottanut asumispalveluissa käyttöön Automaattisentapahtumakirjauksen.

• Asiakkaan ensimmäisen kuukauden kirjaus tehdään aina manuaalisesti järjestelmään.

• Tämän jälkeen on mahdollista käyttää seuraavien kuukausien kohdalla automaattikirjauksen ominaisuuksia. Järjestelmä luo tapahtumakirjauksesta luonnoksen koko kuukaudelle, jonka käyttäjä hyväksyy kirjatuksi.

• Jos asiakkaan asuminen keskeytyy, esim. sairaalaan joutumisen takia, tulee asiakkaan keskeytys- ja läsnäolokirjaukset tehdä manuaalisesti.

Automaattinen tapahtumakirjaus• Valitse yläpalkista Asiakkaat Automaattiset tapahtumakirjaukset

• Valitse alasvetovalikoistakunta, palvelu ja toimipaikka

• Toimipaikan asiakkaat näkyvät listalla

• Kaikki asiakkaat, jotka ovat saaneet palvelua keskeytyksittä koko kuukauden ajan: valitaan asiakkaat valitsemalla nimen edessä oleva laatikko

• Valitse Vahvista valitut

Automaattinen tapahtumakirjaus• Jatketaan automaattikirjausten

näkymässä. Listassa ovat jäljellä ne asiakkaat, joiden kohdalla hoito on kuluvan kuukauden aikana keskeytynyt

• Valitse asiakas kenelle haluat keskeytyskirjauksen tehdä, ja valitse hänen sarakkeesta sininen viiva-ikoni (Tapahtumat)

• Siirryt asiakkaan tapahtumat-välilehdelle

• Valitse Tarkastele tapahtumaa ja tee tapahtumakirjaus/-kirjaukset läsnäolopäiville sekä keskeytyskirjaus keskeytyksen ajalle.

Laskutus ja tilitysPalveluiden seuranta

Laskutustiedot

• Laskutustiedot voi antaa yritys- tai toimipaikkatasolla.

• Tärkeimmät kentät: - IBAN tilinumero- BIC-koodi- sähköposti- ‘Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini’ –täppä.

• Mikäli vaihdat tilitietojasi, tuleesinun ilmoittaa siitä erikseen myösHelsingin kaupungille. Tilitiedot eivät päivity suoraanSAP-järjestelmään, jossa maksatustapahtuu.

Automaattinen tilitys

• Automaattinen tilitysajo käynnistyy kuukauden 3-4 päivän yöllä. Tilitykseen otetaan mukaan kaikki hyväksytyt palvelutapahtumat.

• Palveluntuottaja saa tilityksestä laskutusaineiston omaan sähköpostiinsa (ks. seuraavat kalvot)

• Mikäli joitain tapahtumia ei ole kirjattu ajoissa, tilitetään ne seuraavan kuun yhteydessä.

• Jälkikäteen tehdyt hyvitykset käsitellään myös seuraavan kuukauden yhteydessä.

• Mikäli keskeytysjakso jatkuu yli kuukauden, käsitellään se tilitysajossa sitten kun keskeytysjakso on kirjattu päättyneeksi.

Palveluntuottajan laskuaineistot

• Yhdestä tilitysajosta muodostuu palveluntuottajalle:

asiakaslaskut (x kpl)

laskut (x kpl).

• Aineisto lähetetään .pdf-tiedostona sähköpostiin, jos ’Haluan maksuaineiston pdf -kuvan sähköpostiini’ on valittuna.

Lasku

• PSOP_lasku_*.pdf tiedostossa on riveittäin palveluntuottajan asiakkaat, joilla oli tilityksessä tapahtumia.

• Laskulla asiakaskohtainen yhteensä –summa.

• Jokaisesta kunnasta muodostuu oma lasku.

Asiakasnumero laskulla

• Asiakkaan tiedoissa annettu Asiakasnumero tulostuu laskulle.

Finvoice-laskut• Palveluntuottaja saa jokaisesta

asiakkaasta erikseen sekä .pdf että .XML -laskutiedostot. Yhdessä tiedostossa yhden asiakkaan kaikki tapahtumat.

• Laskut tulevat zip-tiedostossa.

• finvoice_*.pdf ja finvoice_*.XML –alkuisia tiedostoja.

Hyvitykset ja hylkäykset• Kunta voi hyvittää ja hylätä

tapahtumia.

• Hyvitys: tilitetty tai maksettu tapahtuma tarvitsee hyvittää. Tapahtuman tila: Odottaa Hyvitystä tai Hyvitetty. Palveluntuottaja voi pyytää kuntaa hyvittämään esim. väärin kirjatun tapahtuman.

• Hylkäys: tarkastettavana oleva tapahtuma voidaan hylätä, jos kunta ei hyväksy tapahtumaa maksettavaksi.

• Palveluntuottaja näkee tapahtuman tiedoissa hyvityksen/hylkäyksen syyn.

Raportit ja omavastuuerittely

Omavastuuerittely

• Asiakkaat Omavastuuerittely

• Valitse palvelu

• Anna erittelyn alku- ja loppupäivä

• Valitse kieli (suomi, ruotsi tai englanti) = tulosteen kieli

• Valitse ’Tee omavastuuerittely’

Omavastuuerittelyn tulostaminen

• Valitse: ’Avaa tulostettava versio’

tulostettava versio aukeaa uuteen selaimeen.

Omavastuuerittelyn tulostaminen

• Valitse Tulosta

saat esille selaimen oman tulostustoiminnon ja voit tulostaa erittelyn.

Raportit

Palveluntuottajan raportit:

- Asiakkaat ja toteuma

- Keskeytykset

1) Siirry raportit välilehdelle.

2) Valitse haluamasi raportti alasvetovalikosta. Muut parametrit muodostuvat valittavaksesi valitsemasi raportin ja käyttöoikeuksiesi mukaisesti.

1) Valittu Asiakkaat ja toteuma.

2) Valitse kunta.

3) Valitse palvelu/palvelut, joista haluat raportin. + avaa valintaelementin, - sulkee, mutta ei poista jo tehtyä valintaa.

4) Valitse palveluntuottajanosa tai koko yritys.

5) Valitse alkukuukausi ja loppukuukausi.

6) Luo raportti –painike aktivoituu. Paina painiketta.

7) Odota raportin latautumista. Raportti latautuu excel-muodossa ja selaimesi asetuksista riippuu aukeaako Excel automaattisesti vai pitääkö se käynnistää raporttitiedostoa klikkaamalla.

Asiakkaat ja toteuma

Asiakkaat ja toteuma

Tuotetut yksiköt= kirjatut

tapahtumat

Tilitetyt kirjaukset eur = kunta

maksanut tai lähettänyt maksuun

Asiakkaan omavastuu-osuus

hinnaston mukaan, eur

Keskeneräiset yksiköt eli

tapahtumat

Yhteenveto asiakkaittain

Yhteenveto palveluittain

Asiakkaat ja toteuma (1/2)• Raportilla näkyvät valitsemasi kunnan ja palvelun/palveluiden asiakkaat, joille on kirjattu

palvelutapahtumia tai palveluvaraus valitsemallasi aikavälillä

• Jos valitsit yhden tuottajanosan (toimipaikan, yksikön tms.), näkyvät raportilla palveluittain ne asiakkaat, joille raportille valittu tuottajanosa on kirjannut tapahtumia

• Sama asiakas voi esiintyä usean palvelun kohdalla

• Jos valitsit koko yrityksen, tulevat raportille kaikki ne tuottajanosat, joille on kirjattu tapahtumia

• Sama asiakas voi esiintyä usean tuottajanosan kohdalla kirjauksista riippuen

• Jokaisen tuotetun sisällön kohdalla /asiakas

• Tuotetut yksiköt (=kirjatut tapahtumat)

• Keskeneräiset kirjaukset (maksun saamiseksi pitää nämä kirjaukset kirjata loppuun)

• Asiakkaan omavastuuosuus hinnaston mukaan

• HUOM! Euromääräisillä saldoseteleillä ei ole omavastuuta.

• Raportointijaksolla tilitetyt kirjaukset (jotka kunta maksanut tai lähettänyt maksettavaksi)

Asiakkaat ja toteuma (2/2)• Palvelu / asiakas summarivillä on summattu asiakkaan sisältökohtaiset kentät yhteensä

• ”Palvelu yht:” -summarivillä on summattu ko. palvelun kaikkien asiakkaiden kentät yhteensä

• Lisäksi ”Palautteet yht:”- ja ”Reklamaatiot”- sarakkeissa näkyy asiakkaiden ko.

palvelusta antamisen palautteiden tai reklamaatioiden lukumäärä

• ”Palveluntuottaja yht:”- summarivillä on summattu kaikkien raportille valittujen palveluiden ja tuottajanosien luvut yhteensä

• Raportin voi ottaa myös yksittäisestä asiakkaasta antamalla hakukenttään ”Henkilötunnus” halutun asiakkaan henkilötunnuksen

• Vinkki! Tällä raportilla on helppo ennen kuukauden vaihdetta varmistaa, ettei tapahtumakirjauksia ole jäänyt kirjaamatta loppuun

Keskeytykset

1) Valittu Keskeytykset.

2) Valitse kunta.

3) Valitse palvelu, josta haluat raportin.

4) Valitse alkukuukausi ja loppukuukausi.

5) Luo raportti –painike aktivoituu. Paina painiketta.

6) Odota raportin latautumista. Raportti latautuu excel-muodossa ja selaimesi asetuksista riippuu aukeaako Excel automaattisesti vai pitääkö se käynnistää raporttitiedostoa klikkaamalla.

Keskeytykset

• Raportilla näkyvät kaikki valitun kunnan valittuun palveluun kirjatut keskeytykset

• Raportilla seurataan kirjattuja keskeytyspäiviä, ei keskeytyksistä muodostuneita maksutapahtumia

• Keskeytysjakso näytetään yhtenäisenä riippumatta siitä, montako maksutapahtumaa siitä on muodostunut

• Kesken olevia keskeytyksiä ei näytetä raportilla

Asetukset ja käyttöoikeudet

Tilaajavastuu -tietojen tarkastus

• Muista päivittää yrityksestitietoja säännöllisesti.

• Yrityksen tiedot -Perustiedot

• Kuvaus näkyy vertailussa –käytä ilmainen mainostilahyödyksi!

• Voit päivittää myösTilaajavastuu –tietosiTarkasta tilaajavastuusta –toiminnolla.

Palveluntuottajan roolit ja oikeudet

Kirjaaja Palvelunvalmistelija

Palvelusta vastaava

PSOP-pääkäyttäjä

Katso-pääkäyttäjä

Oikeus kirjata tapahtumia oman tiiminsä asiakkaille.

Asiakkaiden tietojen katseleminen oman palvelutiiminsäasiakkaiden osalta.

Edelliset, sekä

Raporttien käyttö.

Voi katsella ja täydentää yrityksen/palveluntuot-tajan hyväksyttyjä tietoja.

Edelliset, sekä

Hinnaston tietojen ja laskutustietojenlisääminen ja muokkaaminen.

Oikeudet hakeutua palveluntuottajaksi(mutta ei voi lähettää/allekirjoittaa hakemusta).

Edelliset, sekä

Voi päivittää yrityksen kaikkia tietoja.

Antaa oikeudet muille käyttäjille (myös muille pääkäyttäjille).

On oikeudet kaikkiin Palveluntuottajan toimintoihin.

Edelliset, sekä

Voi lähettää hyväksytettäväksi hakemuksia eli ”allekirjoittaa” Palveluntuottajaksi/Palvelunosatuottajaksi hakeutumisia.

Katso-rinnakkaispääkäyttäjällä samat oikeudet kuin Katso-pääkäyttäjällä.

Nämä ovat hierarkiset oikeudet

Käyttäjien hallinta

• Yrityksen pääkäyttäjä voi luoda käyttäjätunnuksia lisää

• Käyttäjät Hallitse käyttäjiä Luo uusi käyttäjä

Luo uusi käyttäjäSyötä uuden käyttäjän • Etunimi ja Sukunimi • Sähköpostiosoite = uuden

käyttäjän käyttäjätunnus• Salasana ja Salasana

uudelleen.

• Valitse Rooli.

• Valitse ’Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia’. (Järjestelmä lähettää uuden käyttäjän sähköpostiin tiedon tunnuksen luomisesta.)

• Valitse Tallenna.

Palvelutiimit• Valitse kunta• Valitse palvelu• Valitse käyttäjät, jotka kuuluvat

kyseiseen palvelutiimiin• Valitse Tallenna

• Muista lisätä käyttäjä palvelutiimiin aina, kun 1) luot uuden käyttäjän2) yrityksesi hyväksytään uutena palveluntuottajana johonkin palveluun.

• Palvelutiimien avulla hallinnoit käyttäjien oikeuksia käsitellä asiakkaiden tietoja palvelukohtaisesti

Konserniyritysten erityispiirteet

Kirjautuminen Katso-tunnuksella

• Valitse kirjaudu, ja sieltä Kirjaudu KATSO:lla

• KATSO-tunnistautuminen PSOP-järjestelmään vaatii (KATSO)-tunnuksen sekä kiinteän salasanan että vaihtuvan salasanan (verohallinnolta, ei tarvita testissä).

KATSO-kirjautuminen

PSOP-kirjautuminen

Kirjautuminen ja yrityksen liittäminen• PSOP-ikkuna avautuu

• Valitse yrityslistasta liitettävä yritys yksi kerrallaan ”Liitä yritys PSOP-palveluun” –toiminnolla.

• Liitettyäsi yrityksen/yritykset valitse Kirjaudu.

Ensimmäinen kirjautumiskerta:

• Sähköpostiosoite-kenttään syötetystä osoitteesta tulee PSOP-käyttäjätunnus

• Ensimmäisellä kerralla tässä luodaan PSOP-pääkäyttäjätunnukset

Kirjautuminen ja yrityksen liittäminen

• Valintalistassa näkyy yritykset, joihin käyttäjä on liitetty.

• Valitse yritys, jota haluat hallinnoida ja paina Valitse.

• Vaihtaaksesi hallinnoitavaa yritystä tulee käyttäjän kirjautua ulos ja uudelleen sisään.

Asiakkaan näkökulma

Asiakas ja PSOP-järjestelmä• Järjestelmä tuo asiakkaalle lisäarvoa, mutta hänen

ei ole välttämätöntä käyttää järjestelmää

• Kaikille ilman kirjautumista:• Hyväksyttyjen palveluntuottajien selailu

• Haku palvelun ominaisuuksien mukaan

• Hintojen vertailu

• Järjestelmään kirjautuneelle asiakkaalle tai puolesta-asioijalle• Palvelusetelin tiedot

• Palvelutapahtumien seuraaminen

• Palautteen antaminen palveluntuottajalle

• Mielipidekyselyyn vastaaminen

• Omat tiedot

Asiakkaan kirjautuminen

• Asiakas tai hänen puolesta asioijansa kirjautuu järjestelmään omilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella

• Kunnan työntekijä antaa asiakkaan puolesta asioijalle oikeudet järjestelmään

Asiakaspalaute• Palveluntuottaja näkee

saamansa asiakaspalautteet / reklamaatiot menemälläAsiakkaat Palautteet

• Myös kunta näkee palveluntuottajalle lähetetyt palautteet / reklamaatiot.

• Muista vastata palautteisiin!

Laatuindeksi• Kannusta asiakasta

vastaamaan mielipidekyselyyn!

• Järjestelmä laskee mielipidekyselyn vastausten perusteella laatuindeksiä.

• Laatuindeksi näkyy julkisessa vertailussa hymynaamoina.

Kiitos!

www.digia.com