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Proyecto: Plataforma Electrónica del Registro Público de Trámites Estatales (REPTE)

http://tramites.jalisco.gob.mx

DIRECCIÓN GENERAL DE MEJORA REGULATORIA

19 de octubre, 2015

Objetivo General del proyecto:

Facilitar a todos los ciudadanos el acceso a la información completa yconfiable de los trámites y servicios de la entidad, facilitando el acceso a lainformación para la población interesada además de ahorrarle una importantecantidad de tiempo en su recolección y traslado para la obtención de lamisma.

Dirección General de Mejora Regulatoria

Objetivos del proyecto

Perfil de la práctica

El REPTE es el primer catálogo de trámites estatales en sumarse al CatálogoNacional de Trámites y Servicios y a la Ventanilla Única Nacional y fuedesarrollado por la Dirección General de Mejora Regulatoria de la Secretaría deDesarrollo Económico (SEDECO), la Dirección General de Tecnologías de laInformación de la Secretaría de Planeación, Administración y Finanzas (SEPAF), laComisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) y la Unidad de GobiernoDigital (UGD) de la Secretaría de la Función Pública (SFP).


Resumen ejecutivo

• Publicar el Registro Público de Trámites Estatales para la consulta ciudadana.

• Digitalizar trámites y servicios estatales.

• Contribuir al avance de la Estrategia Digital Nacional, al ser la primera entidad en aportar la totalidad de sus trámites digitalizados y listos para su migración al Catálogo Nacional de Trámites y Servicios a través de la Ventanilla Única Nacional (gob.mx).

• Simplificar trámites socialmente costosos.

• Implementar las recomendaciones derivadas del diagnóstico de la COFEMER de los trámites.

• Abatir las prácticas de corrupción en las dependencias en los trámites ciudadanos.

• Transparentar los procesos de tramitación.

• Dar certeza jurídica al ciudadano sobre cobros y procesos de trámites.

• Avanzar hacia la implantación del Gobierno Electrónico (e-gob) en Jalisco.

• Disminuir el gasto gubernamental y social que implican la realización de trámites y consultas presenciales.

• Tener mayor cercanía del Gobierno con la ciudadanía.

• Incrementar los niveles de eficiencia y eficacia del gobierno en su conjunto.


Objetivos Específicos del REPTE

• El Registro Público de Trámites Estatales (REPTE) es la base de datos donde seconcentran la información general de trámites y servicios que se realizan ante lasdependencias de la administración pública estatal.

• Durante el primer año de la actual Administración Estatal (2013), se revisó elREPTE, haciendo un diagnóstico de los trámites y servicios contenidos ahí con lossiguientes resultados:


Antecedentes del proyecto

REGISTRO PUBLICO DE TRAMITES Y SERVICIOS (REPTE)

DIRIGIDOS AL CIUDADANO 858

DIRIGIDOS AL EMPRESARIO 359

DIRIGIDOS AL FUNCIONARIO 149

DIRIGIDOS A LOS MUNICIPIOS 71

TOTAL: 1437


Antecedentes del proyecto

LEY MEJORA REGULATORIA Art.50 CUMPLEN NO

CUMPLEN

FUNDAMENTO JURIDICO 200 1201

CASOS APLICABLES 1050 351

FORMATO DE PRESENTACION 142 1259

REQUISITOS 1075 326

TIEMPO DE RESPUESTA 969 432

COSTO Y FORMA DE PAGO 704 697

VIGENCIA DE RESOLUCION DE DOCUMENTOS 516 885

DATOS GENERALES DEPENDENCIA 1175 226

• Partiendo de este análisis, se discriminaron todos los trámites que no cumplían loestablecido en el Art. 50 de la Ley de Mejora Regulatoria del Estado de Jalisco y susmunicipios (información completa y clara), o que no eran dirigidos a la ciudadanía.

• A partir de los resultados del análisis de trámites y servicios contenidos en el REPTE seconceptualizó una nueva plataforma que contuviera la información completa para elciudadano, alineada al Catálogo Nacional de Trámites y Servicios, y bajo el esquemaanalítico del programa Simplifica de COFEMER.

• La plataforma del REPTE contiene la totalidad de trámites y servicios del Estado,con todos los requisitos, características y costos de los mismos, así como lasdependencias u organismos ante los cuales se deberá llevar a cabo el trámite,horarios de atención, tiempo de resolución, canales de atención, domicilios,ubicación, vigencia y fundamento jurídico; todo ello para dar la certeza y legalidadnecesaria para la confianza de la ciudadanía al tener acceso libre a toda estainformación, que entre otros beneficios permitirá abatir los niveles de corrupción,ya que ningún empleado o servidor público puede pedir requisitos adicionales a losinscritos y especificados en el REPTE.


Características de la plataforma electrónica del REPTE

• El desarrollo del REPTE ha sido un ejercicio inédito en el país en el que se capturaronmás de 300 campos de información de cada trámite, con el posterior análisis detalladode los contenidos para su validación tanto por el Estado como por la Federación para serpublicados.

• El portal del REPTE, contiene actualmente 771 trámites y servicios de los cuales 771llegaron a la etapa 2 de 4 del Modelo de Madurez de los Gobiernos Electrónicos de laOrganización de las Naciones Unidas (ONU), lo que permite obtener información deltrámite así como la descarga de formatos oficiales, 59 se encuentran en la etapa 3 conservicios transaccionales y comunicación bidireccional, 45 llegaron a la etapa 4, loscuales se pueden realizar completamente en línea.

• Participaron 42 dependencias y organismos del Estado.



• El REPTE es el primer catálogo de trámites estatales en sumarse al Catálogo Nacionalde Trámites y Servicios y a la Ventanilla Única Nacional, bajo los parámetros yestándares de la Federación.

• Las características del nuevo REPTE además de la estandarización de información, son deaccesibilidad universal.

• La plataforma REPTE es la primera que lleva a cabo la digitalización de sus trámites conbase en la Estrategia Digital Nacional, convirtiéndola en “punta de lanza” para elimpulso de la estrategia a nivel estatal, de acuerdo con lo establecido en el PND 2013-2018 y consolidándola como una entidad de vanguardia, atractiva a la inversión yalineada a las buenas prácticas internacionales en materia de mejora regulatoria.



Revisión y análisis de los trámites y sus

requisitos

Discriminación de los trámites estatales

acorde al cumplimiento del Art.

50 de la LMRJ.

Definición de formatos de captura de

información

Desarrollo de la plataforma para

la captura de información

Capacitación a los servidores

públicos de las dependencias

Validación de la información

capturada de los trámites y servicios

Análisis bajo el programa

SIMPLIFICA de COFEMER

Liberación pública de la plataforma

del REPTE

Proceso de Implementación


• Gran parte del REPTE anterior -1,437 trámites- no cumplían con los lineamientos de Ley, por lo que seprocedió a revisar cada uno de estos para discriminar los que sí tenían validez jurídica.

• La captura de toda la información de los trámites requerida, necesaria, útil y legal fue resuelta mediantela definición de los formatos de captura.

• La metodología de revisión de los trámites de cada dependencia, así como conjuntar la informaciónrequerida por el nuevo REPTE, incluida su fundamentación legal, fue solventada mediante sesiones decapacitación con los servidores públicos de cada dependencia, a las que tuvieron que asistir tanto losdueños de los trámites, como el director o coordinador jurídico y personal de informática.

• Para la utilización de la plataforma de captura de información del nuevo REPTE, en el que se tenían 300campos de captura, se implementaron sesiones de capacitación para los capturistas de lasdependencias, y se desarrollaron los manuales tanto del REPTE, como de la implementación delPrograma de Simplificación de Cargas (SIMPLIFICA) y del lenguaje ciudadano, así como la Guía Técnicadel Registro Público de Trámites Estatales (REPTE).

• Para la revisión y validación de la información capturada por las dependencias se implementó unametodología con la participación de la Dirección General de Mejora Regulatoria, y la Comisión Federalde Mejora Regulatoria (COFEMER.


Principales dificultades y soluciones durante el proyecto

• Para las correcciones y validaciones finales de la información capturada de las dependencias, seestableció un cronograma de trabajo con el personal de cada dependencia para corregir en las sesionese ir liberando los trámites para su publicación en la plataforma.

• La responsabilidad de las capturas de los trámites recayó principalmente en el enlace de cadadependencia, designado a través de un oficio signado por el titular.

• Para solucionar la falta de compromiso y asumir la responsabilidad directa en este importante ejercicioestratégico para el Estado, se conformó el Consejo Interinstitucional de Mejora Regulatoria, conformadopor los titulares de todas las dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal.

• Para la alineación de la información del REPTE con el Catálogo Nacional de Trámites y Servicios, setrabajó de manera conjunta con la COFEMER y la Unidad de Gobierno Digital de la Secretaría de laFunción Pública, realizando con ello un ejercicio inédito en el país.

• Para resolver el tema de accesibilidad universal, se desarrolló la plataforma de manera tal que pueda serconsultada por personas con algún tipo de debilidad o discapacidad visual o auditiva.


Principales dificultades y soluciones durante el proyecto

• Es indispensable el empoderamiento del área de Mejora Regulatoria al más alto nivel.

• Establecer una metodología bien definida y a detalle de cada parte del proceso en el desarrollo eimplementación del proyecto, a priori de su inicio, considerando todos los probables obstáculos -materiales y humanos- que pudieran surgir.

• Contar con las condiciones idóneas para llevar a cabo el proyecto, tanto en temas de personal,equipamiento, etc., como el establecimiento de responsabilidades oficiales.

• Definir unidades o responsables de mejora regulatoria en cada dependencia.

• Tener una comunicación continua, directa y expedita con todos los involucrados en el proyecto, desdelas dependencias y organismos del gobierno estatal hasta con las del gobierno federal.

• Definir sesiones de sensibilización y capacitación para los servidores públicos que formarán parte delproyecto.

• Desarrollar manuales, tanto para la utilización de la plataforma, como para la captura, revisión yvalidación de la información ahí contenida. Tanto para la renovación como la actualización de trámites yservicios.


Lecciones aprendidas durante el ejercicio

• Establecer cronogramas de trabajo y cumplirlos cabalmente.

• Solicitar a todos los responsables de los trámites -por dependencia y organismo- la recolección de lainformación que deberá contener el Registro en la plataforma -con fundamento jurídico-, previo a lassesiones de capacitación e inicio del proyecto.

• Cuidar todos los detalles de usabilidad y amigabilidad durante el desarrollo de la plataforma, talescomo: accesibilidad universal, ergonomía visual, alineamiento a la imagen institucional del gobiernoestatal, navegación sencilla, práctica y útil.

• Conformar equipos de trabajo de la dependencia encargada del proyecto, definiendo las funciones ytareas específicas antes del inicio.

• Nombrar un líder ó líderes (máximo 2) del proyecto, así como uno o dos coordinadores generales, quedeberán estar en permanente comunicación.

• Contar con la infraestructura tecnológica suficiente que soporte los desarrollos informáticos, así como lainformación generada y almacenada.


Lecciones aprendidas durante el ejercicio

Contacto: Mtro. Luis Gerardo Sandoval FernándezDirector General de Mejora Regulatoria

[email protected]

López Cotilla 150, Piso 5 Col. AmericanaTels: (33) 3678-2000 Ext. 55067

Directo: (33) 3678-2065

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