proyecto modernización del archivo nacional...modernización del archivo nacional 21 agosto 2018...
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Contexto
Dotar al Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos
Generar directrices técnicas y propuestas normativas para la gestión documental electrónica
en la Administración Pública.
Generar productos que faciliten y permitan el buen manejo de documentos electrónicos
y su transferencia al AN.
.
Implementar un sistema basado en el modelo OAIS para recibir documentación electrónica dentro del
A.N, conservarla y luego dejarla disponible en un sistema accesible para instituciones y ciudadanía.
Espacio limitado para recibir transferencias documentales en papel. El espacio físico sale caro.
Impresión de documentos generados electrónicamente para su transferencia al AN (¡alto costo!).
Nula infraestructura (y procedimientos) para recibir documentos electrónicos.
Posibilidad (real) de pérdida de información y documentos.
Alta inversión en HH para recuperar información tanto de funcionarios como de la ciudadanía.
Antecedentes
Espacio limitado para recibir transferencias documentales en papel. El espacio físico sale caro.
Impresión de documentos generados electrónicamente para su transferencia al AN (¡alto costo!).
Nula infraestructura (y procedimientos) para recibir documentos electrónicos.
Posibilidad (real) de pérdida de información y documentos.
Alta inversión en HH para recuperar información tanto de funcionarios como de la ciudadanía.
Antecedentes
Tenemosproblemas, por ejemplocon el SEA
6
Sobre el Archivo Nacional
34
Metros lineales
al año
1.200
6.5%
40.000 metros totales
54 directivos
25 profesionales
13 técnicos
30 administrativos
10 auxiliares
4 vigilantes
Iquique
Santiago
Temuco
41
Son las Instituciones
que contemplael DFL 5.200
Desafío para el Archivo Nacional
6
Desconocimiento, en
Instituciones Públicas, de
fundamentos archivísticos
mínimos
El manejo de un
documento no es lo
mismo que un libro o
publicación periódica
Los pasos para la
preservación de un
documento comienzan en
el nacimiento del mismo
La transferencia desde
las Instituciones Públicas,
una vez que comienza,
es un flujo continuo
Crear las condiciones normativas y la infraestructura necesaria para enfrentar
la transferencia electrónica desde las 1.290 Instituciones Públicas que están
por ley (DFL 5.200) obligadas a hacerlo
La preservación del
documento
electrónico es
compleja y cara
Desafío para el Archivo Nacional
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Crear las condiciones normativas y la infraestructura necesaria para enfrentar la transferencia electrónica desde las 1.290 Instituciones Públicas que
están por ley (DFL 5.200) obligadas a hacerloArtículo 14. Ingresarán anualmente al Archivo Nacional:
a) Los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad;
b) Los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido sesenta años de antigüedad;
c) Los libros de actas de las Municipalidades que tengan más de sesenta años de antigüedad;
d) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales que hayan cumplido ochenta años de antigüedad;
e) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales de las provincias de Tarapacá y Antofagasta y de los Territorios de Aysén y Magallanes, que hayan cumplido treinta años de antigüedad.
En el mes de Marzo de cada año, los Subsecretarios de Estado, los Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Junta de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces dispondrán el envío al Archivo Nacional de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas. Los funcionarios mencionados que no den cumplimiento a esta disposición incurrirán en una multa de diez pesos por cada día de atraso. Esta multa se impondrá por el Presidente de la República, en vista del denuncio de la Dirección General, y su producido incrementará los fondos de la Caja Nacional de Empleados Públicos y Periodistas.
No obstante, la documentación del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará conforme a lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva. No será aplicable a dicho Ministerio ni a las Instituciones u Organismos referidos en este inciso, el artículo 18 de esta ley.
Desafío para el Archivo Nacional
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Crear las condiciones normativas y la infraestructura necesaria para enfrentar la transferencia electrónica desde las 1.290 Instituciones Públicas que
están por ley (DFL 5.200) obligadas a hacerlo
Artículo 14. Ingresarán anualmente al Archivo Nacional:
a) Los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad;
b) Los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido sesenta años de antigüedad;
c) Los libros de actas de las Municipalidades que tengan más de sesenta años de antigüedad;
d) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales que hayan cumplido ochenta años de antigüedad;
e) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales de las provincias de Tarapacá y Antofagasta y de los Territorios de Aysén y Magallanes, que hayan cumplido treinta años de antigüedad.
En el mes de Marzo de cada año, los Subsecretarios de Estado, los Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Junta de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces dispondrán el envío al Archivo Nacional de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas. Los funcionarios mencionados que no den cumplimiento a esta disposición incurrirán en una multa de diez pesos por cada día de atraso. Esta multa se impondrá por el Presidente de la República, en vista del denuncio de la Dirección General, y su producido incrementará los fondos de la Caja Nacional de Empleados Públicos y Periodistas.
No obstante, la documentación del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará conforme a lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva. No será aplicable a dicho Ministerio ni a las Instituciones u Organismos referidos en este inciso, el artículo 18 de esta ley.
Artículo 29. Ley 21045
2. El Archivo Nacional, que tendrá como misión reunir, organizar, preservar, investigar y difundir el conjunto de documentos, independientemente de su edad, forma o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona, familia o institución en el curso de sus actividades y funciones, así como todos aquellos documentos relevantes para la historia y desarrollo del país.
Líneas de acción
Elaborar una normativa archivística que regule la clasificación, valoración y transferencia de documentos hacia el Archivo Nacional.Entrega de estándares, procedimientos, instructivos y metodologías para el tratamiento de documentos electrónicos, incorporando mejores prácticas y experiencias internacionales.
Elaborar un plan informático que guíe el despliegue tecnológico de la solución.
Entregar el 2018 la primera componente relativa al intercambio de documentos y cumplimiento de reglas de negocio (dimensión normativa del proyecto) sobre una infraestructura tecnológica temporal.
Entregar un portal WEB de contenidos, orientado a la difusión de los contenidos que permitan habilitar a los responsables de la transferencia documental de los diferentes servicios públicos en los aspectos metodológicos y normativos que regulará la transferencia documental.
Normativo
Tecnológico
Fortalecimiento
Avance componente: Normativo
Consultoría de investigación
para apoyo en la generación
de directrices y normativas
Entregas entre agosto y octubre
Entrega 1: realizada
Iniciativa Compromiso
Instrumento de autoevaluación
Instructivo para cuadros de
clasificación
Procedimiento de valoración y
selección
Instructivo elaboración tablas
de retención
Procedimiento de expurgo
Instructivo de transferencia
Mejores prácticas y
recomendaciones
Avance componente: Tecnológico
Levantamiento de procesos
de negocio y mapa de
procesos con cadena de valor
Entregas entre septiembre y noviembre
Proyecto iniciado, calendario de
reuniones de agosto acordado
Iniciativa Compromiso
Componente de transferencia
según OAIS. Construcción
inicial
Inicio : 21 de agosto
1er intercambio (prueba): 21 de
diciembre
Durante el 2018 se entregará el plan informático (al 2020) y se trabajará en la arquitectura de referencia
Archivo Nacional
Portal
de
Acceso
Sistema gestión
documental
PR
OD
UC
TO
RE
S
Documentos
electrónicos
Planificación de la preservación
TRANSFERENCIA
Ad
min
istr
ació
n P
úb
lica
OAIS implementado Archivo Nacional
Documento
gestionado
Administración
Componente
Transferencia
Componente
Transferencia
Componente
Transferencia
Recibir
Gestión de datos
Almacenamiento
de archivos
PIA
PIAPIT
PIT
Capa de
Acceso
PIC
Consultas
Resultados
Enviar
PIT: Paquete de información de transferencia
PIA: Paquete de Información de Archivo
PIC: Paquete de Información de Comunicación
Directrices Técnicas Normativas
2018 2019 2020
CGR, SEA, AN,
SEGPRES,
SUSESO
ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN INTERCONEXIÓN, CONSULTAS. IMPACTO CIUDADANÍA
Archivo Nacional
Sistema gestión
documental
PR
OD
UC
TO
RE
S
Documentos
electrónicos
Planificación de la preservación
TRANSFERENCIA
Ad
min
istr
ació
n P
úb
lica
OAIS implementado Archivo Nacional
Documento
gestionado
Administración
Componente
Transferencia
Componente
Transferencia
Recibir
Gestión de datos
Almacenamiento
de archivos
PIA
PIAPIT
PIT
Capa de
Acceso
PIC
Consultas
Resultados
Enviar
PIT: Paquete de información de transferencia
PIA: Paquete de Información de Archivo
PIC: Paquete de Información de Comunicación
Directrices Técnicas Normativas
2018 2019 2020C
GR
, S
EA
, A
N,
SE
GP
RE
S,
SU
SE
SO
ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN INTERCONEXIÓN, CONSULTAS. IMPACTO CIUDADANÍA
Archivo Nacional
Directrices técnicas y Normativas
Sistema gestión
documental
PR
OD
UC
TO
RE
S
TRANSFERENCIA
OAIS implementado Archivo Nacional
Documento
gestionado
Componente
Transferencia
Componente
Transferencia
Recibir
PIT
PIT
Enviar
PIT: Paquete de información de transferencia
2018
CGR, SEA, AN,
SEGPRES,
SUSESO
El PIT definidoserá en una
primera version
Se busca un connjuntomínimo que permita crear
productos viables. Luego se afinará la norma en el
transcurso del proyecto
Entregascontinuas
Productosmínimosviables
Ambiente de laboratorio / certificación