proyecto final

Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin

Proyecto migracin aplicaciones a entorno software libre una PymeJorge Hernndez Mnguez

de de un de en

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Licencia

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ndice de contenido1 Introduccin.................................................................................................................... ...5 . 2 Justificacin................................................................................................................... ....6 . 2.1 Eleccin del entorno empresarial...............................................................................6 2.2 Eleccin del tema del proyecto...................................................................................7 3 Objetivos............................................................................................................................8 4 Pblico objetivo..................................................................................................................9 5 Oportunidad.....................................................................................................................10 6 Descripcin de la empresa objeto de la migracin..........................................................11 6.1.1 Definicin de la empresa...................................................................................11 6.1.2 Equipamiento informtico.................................................................................12 7 Plan de proyecto..............................................................................................................15 7.1 Definicin del proyecto.............................................................................................15 7.1.1 Objetivos............................................................................................................15 7.2 Anlisis de riesgos....................................................................................................15 7.2.1 Falta de capacidad tcnica para abordar la migracin.....................................15 7.2.2 Interrupcin de la actividad del servidor por fallo en la migracin....................16 7.2.3 Interrupcin de la actividad de un equipo individual por fallo en la migracin. 17 7.2.4 Interrupcin de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migracin.....................................................................................................................18 7.2.5 Resistencia al cambio.......................................................................................19 7.2.6 Baja calidad del soporte tcnico.......................................................................20 7.3 Alcance.....................................................................................................................21 7.3.1 Productos resultantes del proyecto...................................................................21 7.3.2 Criterios de terminacin del proyecto................................................................27 7.3.3 Procedimiento de gestin de cambios al alcance.............................................27 7.3.4 Supuestos y limitaciones al alcance.................................................................27 7.3.5 Identificacin de hitos del proyecto...................................................................27 7.3.6 Plan de recursos................................................................................................27 7.4 Calendario y organizacin del proyecto...................................................................29 7.4.1 Diagrama de Gantt............................................................................................29 7.4.2 Descripcin de las actividades..........................................................................32 7.5 Valoracin econmica...............................................................................................35 7.5.1 Recursos humanos...........................................................................................35 7.5.2 Otros gastos......................................................................................................36 7.5.3 Presupuesto de ejecucin.................................................................................36 8 Tecnologa.......................................................................................................... .............37 . 8.1 Software libre, aspectos tecnolgicos......................................................................37 8.2 Aplicaciones de servicios y administracin..............................................................38 8.3 Aplicaciones de usuario y escritorio.........................................................................39 8.3.1 OpenOffice........................................................................................................40 8.3.2 Open Proj..........................................................................................................41 8.3.3 PDF Creator......................................................................................................41Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 3

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Anexo I. Planificacin del proyecto......................................................................................43 Anexo II. Glosario de trminos.............................................................................................44 Anexo III. Bibliografa...........................................................................................................45


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1 IntroduccinEl presente documento describe un plan de proyecto de migracin de aplicaciones y sistemas en una Pyme. Se trata de sustituir las aplicaciones de software privativo a aplicaciones abiertas y libres. El proyecto abarca en su fase inicial la sustitucin del software privativo, tanto el de los servidores como el de los ordenadores personales de los trabajadores, como medida de rpida implantacin y alto impacto por el ahorro de licencias; se persigue tambin una mejora operativa mediante el control de versiones de las aplicaciones instaladas y del inventario de aplicaciones. La primera parte de este documento contiene aquellos aspectos justificativos de la eleccin del tema de proyecto, oportunidad, etc. El plan de proyecto como tal se puede consultar en el apartado 7 del presente documento. Contiene una descripcin de riesgos, entregables, hitos y valoracin econmica del proyecto. Por ltimo se ha incluido un apartado sobre los aspectos tecnolgicos que abarca el proyecto. En los anexos se puede consultar la bibliografa utilizada, un glosario de trminos y la planificacin del presente proyecto.


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2 JustificacinA lo largo del presente documento se desarrollar un proyecto de migracin de las aplicaciones de software privativo de una Pyme a software libre. A fin de justificar la motivacin y ms adelante la oportunidad en la eleccin del tema, se realiza a continuacin una breve exposicin de los motivos en los que se basa dicha eleccin.

2.1

Eleccin del entorno empresarial.

El hecho de desarrollar el proyecto tomando como objeto del mismo una pequea empresa se basa en la estructura del tejido empresarial espaol, en el que ms del 80% de las empresas cuenta con un mximo de 9 empleados1. Aunque cada vez es mayor la presencia de las TIC en las empresas, es cierto que el grado de penetracin de la tecnologa es menor en las pequeas empresas. Segn el informe Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la empresa espaola 2008 de AETIC, la tasa de penetracin de los ordenadores en empresas de menos de 10 empleados ronda el 90%. Los porcentajes respecto a la conexin a Internet son similares, aunque ligeramente inferiores. Sin embargo para otro tipo de servicios ms avanzados o tecnolgicamente innovadores, el grado de penetracin es sensiblemente inferior al de las grandes corporaciones. Por ejemplo en torno a un 60% de las empresas de menos de 10 empleados tienen pgina Web, sin embargo menos del 15% de las empresas de menos de 10 empleados acceden a Internet mediante terminales mviles, frente a un 42% de empresas de ms de 250 empleados que s lo utilizan. Aunque seguramente este dato se debera actualizar dado el auge de los servicios de Internet mvil, nos da una idea sobre el diferencial en el grado de penetracin de las TIC en pequeas empresas frente a las grandes corporaciones. Dentro del mbito de las Pymes la penetracin no es homognea por sectores de actividad: segn el informe ePyme 2008 de Fundetec, los dos sectores que presentan un menor grado de implantacin de las TIC en las pequeas y medianas empresas son los que ms peso tienen en la economa espaola: comercio minorista (20,5% del PIB) y transporte (9,4% del PIB). Otros sectores, como el hotelero o el logstico presentan por contra elevadas tasas de penetracin no slo de ordenadores, sino de aplicaciones sofisticadas como ERP, CRM, etc. Es decir, parece existir una tendencia por parte de las Pymes a incorporar las TIC conforme aumenta el grado de madurez y el conocimiento de las mismas, sin embargo existe un retraso en la incorporacin de las TIC respecto a las empresas de 50 empleados o ms. Adems hay sectores de gran importancia por su contribucin al PIB en los que la penetracin de las TIC es todava poco significativa, lo que incide negativamente en la competitividad de estos sectores. Esta situacin es el resultado de varios factores, segn el informe ePyme 2008 de Fundetec. Por un lado encontramos la falta de informacin y de capacitacin tecnolgica: para las pequeas empresas es complejo conocer el mercado tecnolgico, las soluciones existentes, cmo adaptarlas, cmo utilizarlas. Segn este mismo informe, por otro lado estaran factores econmicos, las soluciones poco adaptadas a las necesidades de las empresas y la falta de interoperabilidad entre sistemas (por ejemplo los proveedores debern integrar sus aplicaciones con las de las empresas clientes, lo que no siempre es fcil). Es en estos tres ltimos factores donde el Software Libre (en adelante, SL) puede suponer una oportunidad para cubrir un nicho de negocio actualmente poco atendido. Por un lado los costes disminuyen ya que en que en general no es necesario el pago de una1 Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la empresa espaola 2008 - AETIC


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymelicencia por uso. No deben despreciarse sin embargo otros costes asociados a una implantacin de software: consultora, migracin de datos, parametrizacin y adaptacin, formacin y capacitacin asociada a la curva de aprendizaje... Por otro el modelo de negocio de muchas empresas de SL est precisamente en la adaptacin de una solucin genrica a un cliente determinado. Finalmente el SL est basado en estndares y es abierto, es decir, es posible acceder al cdigo, lo que facilita la integracin de sistemas.

2.2

Eleccin del tema del proyecto

Es evidente que las TIC han influido notablemente en el modelo econmico actual, y han contribuido a la creacin de la denominada nueva economa. Sin embargo han surgido voces crticas que han cuestionado el papel de las TIC como elementos diferenciadores y que aporten una ventaja competitiva a las empresas2. Ciertamente para las Pymes, las TIC en ocasiones suponen una barrera de entrada en algunos sectores, por los altos costes de implantacin, licencias y mantenimiento, con elevadas barreras de salida tambin, por las dificultades de migracin sobre todo, y con escaso poder de negociacin con los proveedores. Adems para las pequeas empresas la creacin de aplicaciones a medida supone un elevado coste, por lo que ciertamente es complicado para las pequeas empresas desarrollar sistemas innovadores que les diferencien de la competencia. Debemos considerar que el panorama econmico actual obliga a las empresas a reducir costes y a incrementar su productividad, lo cual es imposible sin el uso de las TIC. En este contexto el software libre se ha constituido como un entorno tecnolgico capaz de proporcionar aplicaciones de calidad reduciendo costes. Esta reduccin de costes no est basada tanto en el ahorro en licencias como en la capacidad de producir software ya existente para la produccin de nuevas aplicaciones. Adems su alta capacidad para adaptar las aplicaciones existentes a cualquier entorno empresarial constituyen al software libre como una interesante alternativa para cubrir nichos de mercado actualmente poco atendidos. Como se ha comentado en el apartado anterior el SL ha permitido la aparicin de un nuevo modelo de negocio para empresas de desarrollo de SW, ya que permite reutilizar partes del cdigo, con lo cual el negocio precisamente reside en la personalizacin y adaptacin. Una de las reticencias por parte de las empresas para aceptar el SL es la percepcin de este tipo de software como carente de soporte y realizado sin criterios de calidad. Sin embargo la calidad de las aplicaciones de software libre viene avalada por el uso de estndares y por la propia filosofa del movimiento de Software de Fuentes Abiertas (SFA). Es cierto que el proceso de desarrollo y el soporte no se prestan usando el mismo modelo que el SW privativo, ya que es necesario conocer las forjas de software y sus mecanismos, pero a medida que el SL es ms conocido esta visin seguramente se ir superando. Con la aparicin de sistemas operativos y aplicaciones sencillas de instalar por usuarios inexpertos en programacin el software libre ha comenzado a salir de sus ambientes tradicionales de aplicacin y darse a conocer. Actualmente el software libre se utiliza tanto para uso acadmico como empresarial, en Administraciones Pblicas y en el mbito domstico. Es una tecnologa madura y con soluciones profesionales con una calidad comparable al software privativo, si no superior en algunos casos.

2 It doesn't matter Nicolas G. Carr


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3 ObjetivosEl trabajo propuesto se relaciona con el mdulo de Gestin de Proyectos TIC. Se ha pretendido desarrollar los conocimientos y tcnicas adquiridos mediante un ejercicio prctico. Para la elaboracin del plan se ha partido de una situacin hipottica pero plausible. Los objetivos a cubrir son la descripcin de riesgos existentes, la definicin de los entregables que debern obtenerse a la finalizacin de cada una de las fases del proyecto, la planificacin de los hitos principales del proyecto y las fechas de entrega y su reflejo en un diagrama de Gantt y la evaluacin econmica del coste final del proyecto. El presente trabajo trata de cubrir tambin la definicin de los documentos que suponen el cierre de proyecto que debern perfilar las futuras lneas de actuacin a emprender dentro del plan estratgico de la empresa.


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4 Pblico objetivoEste trabajo se dirige a profesionales que tengan puestos de responsabilidad de los SI en pequeas y medianas empresas. En general se podra definir el pblico objetivo como un CIO de una Pyme o un director de proyectos. Dada la temtica que aborda el proyecto, puede ser de inters para aquellos responsables informticos que estn planeando un proyecto similar, para estudiantes o profesionales, a fin proporcionarles una serie de documentos de referencia, un caso prctico para su estudio y una gua bsica sobre la que poder trabajar para poder establecer su propio plan de proyecto. A fin de facilitar el acceso al trabajo a aquellas personas interesadas se ha realizado la publicacin del trabajo en Scridb. Se puede obtener una copia de la memoria accediendo al blog del proyecto: http://jorgehminguez.blogspot.com.


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5 OportunidadEl uso e las TIC ha favorecido el aumento de la competitividad y la mejora de la productividad empresarial, de lo cual adems hay evidencia emprica3. La tasa de penetracin de las TIC en las Pymes, como se ha comentado en el apartado 2, sigue por debajo de las tasas encontradas en empresas de ms de 500 empleados. El desarrollo e implantacin de las TIC en las Pymes, dada la morfologa del tejido empresarial espaol supone un importante nicho de negocio an por explotar. Sin embargo acometer este alineamiento tecnolgico por parte de las Pymes se complica en el contexto econmico de crisis. En el actual panorama se hace necesario adoptar decisiones estratgicas encaminadas a la reduccin de costes y aumentar la independencia ante los proveedores. En el entorno de las Pymes, estas acciones son quiz ms necesarias. El uso de software de fuentes abiertas (SFA) trata de abordar ambas vas, la del ahorro econmico y la estratgica. Por un lado se consigue la reduccin de costes ya que, en la mayora de los casos se evita el pago de las licencias que se debe abonar para poder utilizar las aplicaciones de software privativo. Es interesante, sin embargo, considerar el Coste total de inversin (TCO, por sus siglas en ingls), ya que la migracin a software de fuentes abiertas s supone un coste en mantenimiento, aprendizaje de los trabajadores, periodos de inactividad hasta adaptarse a las nuevas aplicaciones, etc. Es por ello que una migracin de este tipo no puede basarse nicamente en el ahorro de licencias, sino que existen otros factores que deben motivar el cambio. Por ejemplo, en el caso de necesitar un desarrollo a medida, el uso de software de fuentes abiertas supone un ahorro en el tiempo de ejecucin, al permitir la reutilizacin de cdigo. Adems la filosofa del movimiento SFA pone el acento en la excelencia tcnica y el acceso al conocimiento, por lo que el uso de aplicaciones abiertas debera suponer un abaratamiento en costes mantenimiento una buena calidad del software. En el apartado 7.5 del presente documento se muestra la valoracin econmica del proyecto de migracin que se aborda en este trabajo. Adems habra que considerar, como ya hemos indicado, los costes indirectos, pero el coste directo puede ser una buena referencia para calcular el retorno de inversin de un proyecto de este tipo. Es evidente que la adopcin de aplicaciones SFA, por s sola, no resuelve la dependencia del proveedor, ya que muchas veces las Pymes no tienen la capacidad de negociacin suficiente o el conocimiento tecnolgico necesario para poder negociar en igualdad de condiciones con los proveedores, ya sean de software privativo o libre. En este sentido existen agrupaciones o clusters empresariales que promueven e impulsan el paso al software libre. Es interesante citar el proyecto Sourcepyme de la Comunidad Valenciana, por ejemplo. Respecto a la situacin tecnolgica, el Software libre se encuentra en una situacin de madurez en el entorno empresarial y est aumentando su grado de penetracin tanto en el mbito educativo, como en las empresas e instituciones. Adems el impulso que est experimentando en Espaa por parte de las Administraciones Pblicas supone tambin una oportunidad para la empresas. Se estn realizando importantes esfuerzos en este sentido para crear un tejido productivo e industrial y fomentar su utilizacin por parte de las empresas, ya que una de las caractersticas ms interesantes del SL es que3 TIC, productivitat i creixement econmic: la contribuci emprica de Jorgenson, Ho i Stiroh Joan Torrent i Sellens


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymefavorecen a la industria local4. Recientemente se ha puesto en marcha en la Comunidad Valenciana el programa Lliurex5, aunque existen iniciativas anteriores, como la distribucin LinexPyme, promocionada por la Junta de Extremadura6. Adems se debe citar el esfuerzo de la Administracin estatal por impulsar el SFA mediante la creacin del Centro Nacional de Referencia de Aplicacin de las TIC basado en Fuentes Abiertas (CENATIC), muchas de cuyas actividades de formacin y capacitacin se llevan a cabo dentro del marco del Plan Avanza. Recientemente se ha creado la plataforma de formacin del Proyecto Morfeo, cofinanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, entre cuyos cursos precisamente se incluye precisamente Migracin al Software Libre. El objetivo de la plataforma es ofrecer documentacin no slo a profesionales del sector, sino tambin a empresas usuarias.

4 CENATIC - Gua bsica del Software de Fuentes Abiertas 5 Diario ADN.es, edicin Valenciana (http://www.adn.es/local/valencia/20090603/NWS-1450-Lliurex-Pymesutilizaran-permitira-programa.html) 6 http://www.gnulinex.net/web-nueva/


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6 Descripcin de la empresa objeto de la migracinDado el carcter prctico del presente trabajo, se ha optado por definir un entorno empresarial concreto en el que desarrollar el proyecto. Si bien la empresa descrita a continuacin es ficticia, se ha tratado de que la situacin descrita sea perfectamente realista y refleje el panorama en cuanto a la situacin TIC de una Pyme.

6.1.1

Definicin de la empresa

Xtel es una empresa de telecomunicaciones de mbito regional que opera en tres provincias espaolas. Sus principales reas de actividad son la realizacin de proyectos para empresas constructoras (estudios de Infraestructuras Comunes de Telecomunicaciones ICT, proyectos de domtica y sonometra, provisin de servicios, etc.) y de redes y sistemas (redes locales, centrales telefnicas, cmaras IP). Cuenta con tres sedes, una principal con 25 trabajadores, una delegacin con 7 trabajadores, otra con 5 y 4 teletrabajadores. La empresa dispone de un servidor y 30 equipos individuales, adems de cuatro impresoras, un escner, un proyector, dispositivos de comunicaciones y una central telefnica IP. A pesar de ser una empresa del sector TIC, hasta el momento no ha establecido una planificacin estratgica de sus sistemas de la informacin. La empresa cuenta con un servidor para las aplicaciones bsicas (correo electrnico, alojamiento de la pgina Web, almacenamiento) y de ordenadores de sobremesa y porttiles. Todas las mquinas cuentan con software propietario. Para los equipos individuales no ha existido un control de las aplicaciones instaladas ni de las versiones, lo que ocasiona problemas de compatibilidad en ocasiones. Adems no se han establecido restricciones para que los usuarios instalen y ejecuten aplicaciones en sus equipos, lo que ha provocado casos de instalacin de software sin licencia, problemas de incompatibilidad con el sistema operativo, etc. Dado el panorama de crisis econmica general, que a partir de 2009 ha sido particularmente en la construccin, la empresa ha visto disminuir de forma alarmante sus pedidos, por lo que se ha visto forzada a tomar acciones para disminuir los costes y aumentar el volumen de ventas. En lugar de realizar despidos, la empresa ha optado por una reorganizacin interna para tomar acciones estratgicas que mejoren su posicin en el mercado. Se ha creado la figura del Director Tcnico que, adems de las funciones de control de los diferentes Jefes de rea, ha asumido las funciones de CIO. Entre sus primeras decisiones se ha responsabilizado de realizar un plan estratgico de los SI/TI a cuatro aos. Como medida de alto impacto y rpida implantacin se ha optado por migrar las aplicaciones de la empresa a software libre. Con ello se pretende:Abaratar

costes de licencia.

Acometer Abordar Dado

acciones de control de los SI/TI de la empresa que se estaban posponiendo y que indicen en una menor calidad de servicio y eficiencia. la implantacin de aplicaciones sofisticadas que refuercen el negocio y cuyo coste es inabordable con software privativo. que el proyecto se va a realizar bsicamente con personal interno, abrir una posible nueva lnea de negocio. Respecto al ltimo de los objetivos fijados, actualmente Xtel ya ofrece soluciones avanzadas de aplicaciones, como CRM en combinacin con centrales telefnicas avanzadas. Sin embargo estas aplicaciones no se utilizan internamente, por lo que se considera necesario aprovechar la oportunidad que ofrece la migracin para implantar esta y otras aplicaciones, mejorar la Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 12

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymecomprensin sobre cmo afectan al negocio y poder ofrecer mejores argumentos de venta, demostraciones a clientes y adquirir una experiencia ms slida. Si bien este aspecto no se ha abordado dentro del presente proyecto, deber incluirse en la memoria final una vez terminada la migracin, junto con aquellas otras aplicaciones y sistemas que se considere que estn alineadas con el plan estratgico.

6.1.2

Equipamiento informtico

Aunque la descripcin exhaustiva del equipamiento informtico, tanto del HW presente en la empresa como de los sistemas y aplicaciones informticas es el resultado de una de las tareas establecidas en el plan de proyecto y tiene su reflejo en uno de los entregables, se realiza aqu una breve descripcin de los equipos y sistemas bsicos presentes en Xtel, a fin de justificar las fechas y plazos que posteriormente se han considerado para la elaboracin del plan de proyecto. En el apartado anterior ya se ha establecido que la empresa cuenta con un servidor y 30 equipos individuales. En la figura 1 se puede ver un esquema de la distribucin del equipamiento en la sede central.

Figura 1. Esquema del equipamiento HW de la sede central. En la figura se aprecia que la sede central dispone de 10 equipos de sobremesa, 6 ordenadores porttiles, dos impresoras (una de ellas en red y otra conectada a un PC, un escner, un proyector, una central telefnica a la que se conecta un FAX y los terminales telefnicos (no se han representado en este esquema), un punto de acceso WiFi y un router con salida a Internet. Como ya se ha descrito anteriormente, la empresa cuenta con dos delegaciones y varios teletrabajadores. En la siguiente figura se muestra un esquema de la interconexin entre sedes y del equipamiento de las delegaciones. Los trabajadores remotos bsicamente disponen de un ordenador con conexin a Internet a travs de un router que proporciona el ISP. Se conectan a la sede central mediante conexiones VPN, lo Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 13

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymeque proporciona un canal seguro a travs de Internet. Las delegaciones tambin se conectan a la sede central mediante VPN y cuentan con ordenadores de sobremesa, porttiles e impresora como equipamiento bsico, adems del router proporcionado por el ISP para el acceso a Internet.

Figura 2. Esquema del equipamiento HW de las delegaciones y teletrabajadores y de los canales de comunicacin. Respecto a los sistemas y aplicaciones a migrar, el servidor central utiliza Windows 2003 Server como sistema operativo y proporciona diferentes servicios: Web, FTP, correo electrnico, antivirus corporativo, firewall, software de copia de seguridad y base de datos. Por su parte los equipos individuales operan usando diversas versiones de sistemas operativos de Microsoft; as, hay equipos con Windows XP en sus diversas versiones, y equipos utilizando Windows Vista. No slo se carece de control sobre la versin de los equipos, sino que adems en algunos casos no es posible garantizar un uso de acuerdo a la licencia del fabricante. Las aplicaciones de usuario son diversas, entre otras se utilizan aplicaciones ofimticas Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 14

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme(procesador de textos, hoja de clculo, presentaciones), de diseo asistido por ordenador, de gestin de proyectos, de diagramacin, clientes de correo electrnico, navegadores de Internet (en algn caso se utilizan ya aplicaciones de fuentes abiertas), generadores de documentos PDF, compresores, aplicaciones de reproduccin multimedia. El departamento financiero utiliza una aplicacin de contabilidad que se encuentra instalada en el servidor y para la que tienen adems licencia los comerciales, la gerencia y el responsable de compras. Mencin especial debe hacerse sobre el servicio tcnico, ya que en ocasiones utilizan software especfico para realizar la configuracin de equipos, aunque es cada vez ms frecuente que los fabricantes incorporen la posibilidad de configuracin mediante aplicaciones Web. Para la realizacin del proyecto se han contratado los servicios de soporte de un proveedor externo, OpenSystems, que prestar asistencia en las fases crticas del proyecto, sobre todo durante la prueba piloto y la migracin del servidor. Aunque en el apartado 7.4 se detalla el calendario de forma ms precisa, una vez aprobada la ejecucin del proyecto se han establecido unas fechas para que OpenSystems imparta la formacin tcnica. Se ha establecido un margen temporal a fin de que se pueda personalizar algn aspecto concreto una vez aprobada la implantacin de aplicaciones y servicios concretos. Para minimizar el impacto al usuario se abordar la migracin en dos fases. En primer lugar se realizar el cambio del servidor, que debera ser transparente para el usuario final. Esta migracin se realizar adems fuera del horario laboral, por lo que el impacto debera ser mnimo. Dado que la migracin coincide con el perodo vacacional, no se realizar el cambio en los equipos de usuario hasta finales de agosto, pero se aprovechar para instalar en los usuarios que se encuentren trabajando durante ese periodo de las aplicaciones de SL disponibles en el antiguo sistema operativo. Se ha tratado de que dichos usuarios tengan peso (bien jerrquico o bien de prestigio personal) en la empresa, de este modo se propone no slo habituar al personal en el uso de las nuevas aplicaciones, sino conseguir que ciertos trabajadores se conviertan en embajadores del cambio y contribuyan al xito del proyecto.


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7 Plan de proyectoA continuacin se desarrolla el cuerpo principal de este trabajo de fin de curso, esto es, el propio plan de proyecto.

7.1 7.1.1

Definicin del proyecto Objetivos

Este proyecto tiene como objetivo la sustitucin en Xtel, una Pyme con 41 trabajadores, de las aplicaciones y sistemas operativos a software libre. El proyecto abarca la definicin del plan de migracin, incluyendo la estrategia de migracin, la de los entregables que ser necesario elaborar en el mbito del mismo, los hitos principales y sus fechas y el mtodo de seguimiento.

7.2

Anlisis de riesgos

En cualquier migracin de aplicaciones y sistemas existen una serie de riesgos inherentes que se detallan a continuacin de forma individual y incluyendo sus fichas de descripcin. Se han considerado adems los posibles riesgos adicionales dada la naturaleza del proyecto que se presenta abordar. El listado completo de los riesgos detectados es el siguiente:Falta de capacidad tcnica para abordar la migracin. Interrupcin de la actividad del servidor por fallo en la migracin. Interrupcin de la actividad de un equipo individual por fallo en la migracin. Interrupcin de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migracin. Resistencia al cambio. Baja calidad del soporte tcnico.

7.2.1

Falta de capacidad tcnica para abordar la migracin

Este es un riesgo producido por el cambio de los servicios y aplicaciones, ya que el personal tcnico no est habituado al nuevo SW. Ser necesario realizar un proceso de formacin y complementarlo con la puesta en marcha de un piloto que sirva como campo de pruebas para la migracin, previa a la puesta en produccin de las aplicaciones. Descripcin del riesgo ID Denominacin Grado de impacto Probabilidad Acciones preventivas Se contar con el asesoramiento de una empresa externa que realizar la formacin tcnica del personal responsable de los servicios y sistemas. Se realizar una prueba piloto, creando una maqueta consistente en el nuevo servidor completamente operativo y un equipo en el que se realizarn pruebas de migracin. Responsable Direccin de proyecto. Pgina 16 R01 Falta de capacidad tcnica para abordar la migracin. Alto, afectando al proyecto y al negocio. Media.


Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeMtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Plan de contingencia En caso de que fracase la prueba piloto se deber optar por alguna de las siguientes opciones: a) Abandonar el proyecto. b) Prolongar el periodo de pruebas (solamente si se conoce el motivo que impide el xito de las mismas) y reelaborar el calendario del plan de proyecto. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Comit director. No aplica. No aplica. Resultados de la prueba piloto. Cumplimiento del plan de pruebas.

7.2.2

Interrupcin de la actividad del servidor por fallo en la migracin

Se considera que un riesgo en el proceso de migracin del servidor supondra un grave perjuicio no tanto para la ejecucin del proyecto, ya que en este caso sera un mero retraso, sino por el impacto en el propio negocio. Por tanto este riesgo debe ser controlado y se deben definir unos planes de contingencia adecuados para evitar su aparicin y para disminuir al mximo su duracin en caso de que finalmente se produzca. Descripcin del riesgo ID Denominacin Grado de impacto R02 Interrupcin de la actividad del servidor por fallo en la migracin. Alto, afectando a procesos de negocio y actividad de la empresa. Impacto econmico y de imagen ante clientes y proveedores. Baja.

Probabilidad Acciones preventivas

La migracin se realizar con un nuevo servidor, que se usar para la realizacin del piloto; el antiguo servidor quedar operativo hasta la finalizacin de la migracin, momento en el que se reutilizar el equipo para otras funciones. Ser necesario: Poner en funcionamiento el nuevo servidor con todas las aplicaciones y servicios necesarios. Realizar pruebas de conexin y operatividad. Preparar un proceso de marcha atrs de la migracin. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Plan de contingencia Ejecutar el proceso de marcha atrs. Responsable Mtodo de seguimiento Direccin de proyecto. No aplica. Direccin de proyecto. Cumplimiento de hitos. Fechas de hitos.


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeIndicadores de seguimiento No aplica.

7.2.3 Interrupcin de la actividad de un equipo individual por fallo en la migracinSe aborda aqu la posibilidad de fallo en la migracin en un equipo individual, bien un ordenador de sobremesa o un porttil. Se considera que es un riesgo con baja probabilidad y tambin bajo impacto, a no ser que sea un fallo recurrente producido por una mala realizacin de las pruebas previas a la migracin, que se abordar en el siguiente apartado.

Descripcin del riesgo ID Denominacin Grado de impacto R03 Interrupcin de la actividad de un equipo individual por fallo en la migracin. Bajo, afectando al trabajo del empleado en cuyo equipo se produzca el problema. El problema podra ser grave si los fallos son recurrentes, por lo que se abordar el problema en otra ficha de riesgos. Baja.


Realizar pruebas piloto previas a acometer la migracin en un equipo individual, realizando pruebas de operatividad y conexin manteniendo el equipo de usuario sin migrar y posteriormente con los sistemas y aplicaciones nuevos. Definir plan de marcha atrs para los equipos individuales. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Plan de contingencia Existen varias alternativas posibles: 1) Ejecutar el plan de marcha atrs para restaurar el equipo a su estado anterior 2) Habilitar temporalmente otro equipo para su uso por el trabajador afectado y realizar las acciones necesarias para identificar el problema del equipo problemtico 3) Si no se logra identificar el problema pero se sospecha de un fallo en el HW que se ha revelado durante la migracin, sustituir el equipo por otro, bien temporalmente hasta reparar el fallo o bien mediante la adquisicin de un nuevo equipo En cualquier caso las desviaciones se debern reflejar en la planificacin si procede, imputndose su coste y detallando el retraso en el plan de proyecto Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Equipo de proyecto. Nueva planificacin. Nuevas fechas de entrega. Direccin de proyecto. Cumplimiento de hitos. Fechas de hitos.


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7.2.4 Interrupcin de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migracinSi bien se considera un hecho improbable, si se realizan correctamente las pruebas piloto previas a la migracin correctamente, se debe considerar la posibilidad de que los fallos de los equipos individuales sean recurrentes, afectando a todos los ordenadores de la empresa (por algn error que no haya aparecido durante el desarrollo de la prueba piloto, por ejemplo, y que se manifieste durante la migracin de los equipos). En este caso el plan de contingencia debe ser ejecutado de inmediato y se debe detener la migracin en cuanto se sospeche que pueda estar producindose un problema que afecte a todos los equipos, para no extenderlo.

Descripcin del riesgo ID Denominacin Grado de impacto R04 Interrupcin de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migracin. Medio, afectando a procesos de negocio y actividad de la empresa, si bien al realizarse la migracin de equipos. individuales de forma ordenada se puede minimizar el impacto deteniendo el proceso y ejecutando los planes de contingencia en cuanto sea detectado. El impacto es ms importante en el camino crtico, retrasando la implantacin del proyecto. Baja.


Realizar pruebas piloto previas a acometer la migracin. Definir plan de marcha atrs para los equipos individuales. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Plan de contingencia En cuanto se detecte una posible incidencia de este tipo se deber detener el proceso de migracin, ejecutar el procedimiento de marcha atrs en los ordenadores afectados. Ser necesario establecer nuevas fechas para el plan de proyecto, con una nueva serie de verificaciones previas ms exigentes. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Direccin de proyecto. Nueva planificacin. Nuevas fechas de entrega. Direccin de proyecto. Cumplimiento de hitos. Fechas de hitos.


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7.2.5

Resistencia al cambio

Si bien la implantacin de cualquier proyecto lleva aparejada una resistencia al cambio, en el caso concreto de un proyecto de migracin a software libre la resistencia al cambio puede ser superior por desconocimiento del grado de desarrollo de la tecnologa. Puede haber por contra trabajadores motivados al cambio por aspectos ideolgicos asociados al SL, sin embargo debe considerarse el posible riesgo y elaborar un plan de contingencia para mitigar sus posibles efectos. Descripcin del riesgo ID Denominacin Grado de impacto Probabilidad Acciones preventivas Planificar un plan de formacin de las aplicaciones ofimticas y el Sistema Operativo. Realizar comunicaciones peridicas del avance del proyecto. Seleccionar a empleados relevantes en la empresa y que sean receptivos al proyecto e instalarles las aplicaciones con carcter previo a la migracin de usuario, para que se habiten a ellas y acten como embajadores del cambio. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Plan de contingencia En caso necesario se podr evaluar la realizacin de nuevas sesiones formativas Si fuera necesario se evaluar la elevacin a la direccin para que impulse las medidas necesarias para eliminar las barreras de resistencia al cambio en los trabajadores Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Comit de coordinacin No aplica No aplica Direccin de proyecto. Cumplimiento de hitos. Fechas de hitos. R05 Resistencia al cambio. Medio. Alta.


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7.2.6

Baja calidad del soporte tcnico

La migracin a una tecnologa a la cual no estn habituados los tcnicos de la propia empresa supone un riesgo a considerar. El grado de conocimiento de las empresas proveedoras de soporte tcnico tambin debe ser tenido en cuenta. Si bien podra considerarse el contrato de soporte como un tema ajeno a la propia realizacin del proyecto, debe tenerse en cuenta que la fase de implantacin de un nuevo sistema puede suponer un aumento de las incidencias, por lo que se recomienda planificar adecuadamente el riesgo de que la asistencia pueda no producirse con la calidad habitual, al menos durante el periodo inicial. Descripcin del riesgo ID Denominacin Grado de impacto Probabilidad Acciones preventivas Se realizarn acciones formativas del equipo responsable de la migracin para prestar soporte durante todo el proceso. Se dispondr de asistencia tcnica durante el proceso de migracin proporcionado por una empresa externa. Adems se realizar un contrato de soporte con un proveedor externo durante el primer ao posterior a la migracin. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Plan de contingencia En caso de que se detecte una mala gestin de las incidencias, se analizarn las posibles soluciones: 1) Mejorar la formacin interna (tcnicos propios). 2) Responsabilidades econmicas en caso de incumplimiento de los trminos de los acuerdos de servicio. Responsable Mtodo de seguimiento Indicadores de seguimiento Comit de coordinacin. Revisin de los SLA y calidad de servicio. Tiempos de indisponibilidad de los sistemas, grado de satisfaccin de los usuarios, incidencias recogidas. Direccin de proyecto. Seguimiento de SLA's. SLA definidos con el proveedor del soporte tcnico. R06 Baja calidad del soporte tcnico. Medio. Media.


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7.3

Alcance

El proyecto abarca la migracin completa de los sistemas presentes en la empresa a software libre. Afecta por tanto a la totalidad de la empresa. El resultado esperado es el cambio de aplicaciones, garantizando que a la finalizacin del mismo todas estn operativas, asegurando la calidad en la ejecucin, en la consistencia de los datos y que el personal las utiliza correctamente.

7.3.1

Productos resultantes del proyecto

Se listan a continuacin los productos que se debern entregar en cada una de las diferentes partes del proyecto. 1.Anlisis del estado actual de la organizacin Inventario de software Inventario de hardware Diagrama de planta Esquema de la red Formato de datos 1.Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos Funcionalidad necesaria Estudio de las alternativas existentes Aplicaciones sustitutivas Aplicaciones a incorporar 1.Plan de proyecto 2.Manuales de formacin Recopilacin de manuales Presentaciones de formacin 1.Informe del resultado de las pruebas piloto 2.Memoria final Configuracin del servidor Configuracin de los equipos individuales Definicin de perfiles de usuario y privilegios Definicin de los grupos de usuarios Configuracin de las comunicaciones Evaluacin final del proceso de migracin Se describirn a continuacin los entregables.

Entregable 1, Anlisis del estado de la organizacinDescripcin del entregable ID Denominacin Descripcin Antes de acometer la migracin ser necesario identificar perfectamente las aplicaciones presentes en la empresa, los sistemas operativos, las comunicaciones, etc. El objetivo de la fase inicial de anlisis se reflejar en el documento aqu descrito. Se describirn los siguientes aspectos: Inventario de software: incluir un listado completo de los programas informticos utilizados en Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 22 E01 Anlisis del estado de la organizacin

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymela empresa. Esta lista se referir tanto al servidor como a los equipos individuales y comprender una relacin de aplicaciones de sistema (sistema operativo, servicios, antivirus, comunicaciones, etc.), ofimticas (paquetes ofimticos, compresores, multimedia, aplicaciones de telefona, etc.), profesionales (CAD, gestin de proyectos) y financieras (contabilidad y gestin comercial). Inventario de hardware: establecer una relacin de los equipos, identificndolos unvocamente mediante un nombre y una identificacin, e incluir una descripcin del mismo (procesadores, memoria RAM, almacenamiento, discos externos, tarjeta de sonido, monitor, puertos, configuracin IP). Adems se identificarn otros equipos (impresoras, scaners, plotters, central telefnicas). Diagrama de planta: incluir una descripcin esquemtica de la ubicacin de los diferentes equipos, identificados en el inventario de hardware. Esquema de la red: contendr un esquema de la red de comunicaciones, en la que figurarn las direcciones IP de los dispositivos y los medios de conexin de los equipos remotos (VPN u otros). Formato de datos: se realizar un estudio pormenorizado de los datos que debern salvaguardarse y migrarse a las nuevas aplicaciones. Debern recogerse adems criterios cualitativos, es decir, debern sealarse las aplicaciones, sistemas y equipos crticos, de tal forma que no podr darse por finalizado el proyecto si no se encuentran perfectamente operativos. Documentos que componen el entregableInventario de software Inventario de hardware Diagrama de planta Esquema de la red Formato de datos

Responsable Director de proyecto (Director Tcnico) Recursos necesarios Director Tcnico Responsable de Departamento Tcnico Hitos Inicio del proyecto Criterios de aceptacin Visto bueno del Director Obligaciones y restricciones Ser necesaria su aprobacin para continuar el proyecto Consideraciones adicionales Fecha de entrega 06/26/09 Responsable de la aceptacin Director del Proyecto


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeEntregable 2, Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivosDescripcin del entregable ID Denominacin Descripcin Finalizado el anlisis de la situacin actual ser necesario realizar la eleccin de las aplicaciones y sistemas sustitutivos de los actuales. Se describe a continuacin el contenido que deber desarrollarse en cada documento del entregable: Funcionalidad necesaria: se realizar una descripcin de las funciones que debern cubrir las aplicaciones. Estudio de las alternativas existentes: se realizar una comparativa (en la medida de lo posible) entre las diversas opciones disponibles dentro del mercado del software libre que incluyan las funcionalidades necesarias. Aplicaciones sustitutivas: listado de las aplicaciones propuestas para su implantacin en Xtel. Aplicaciones a incorporar: se elaborar una lista de aplicaciones que actualmente no se utilizan pero que podran suponer un valor aadido (ERP, CRM, gestin documental, etc.) Documentos que componen el entregableFuncionalidad necesaria Estudio de las alternativas Aplicaciones sustitutivas Aplicaciones a incorporar

E02 Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos

existentes

Responsable Director de proyecto (Director Tcnico) Recursos necesarios Director Tcnico Responsable de Departamento Tcnico Hitos Aprobacin del anlisis inicial Criterios de aceptacin Aprobacin del Director General Obligaciones y restricciones Este documento tendr carcter vinculante una vez aprobado. La adopcin de las aplicaciones informticas deber ser acorde a la estrategia de la empresa, por lo que se requiere la firma del Director General para garantizar el alineamiento estratgico y para impulsar y promover el proyecto internamente. Consideraciones adicionales Fecha de entrega 07/02/09 Responsable de la aceptacin Director de General


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeEntregable 3, Plan de ProyectoDescripcin del entregable ID Denominacin Descripcin El plan de proyecto incluir los siguientes apartados: Definicin del proyecto Anlisis de riesgos Alcance Calendario y organizacin del proyecto Documentos que componen el entregable El plan de proyecto se compone de un nico documento dividido en los apartados descritos anteriormente. Responsable Director de proyecto (Director Tcnico) Recursos necesarios Director Tcnico Responsable de Departamento Tcnico Hitos Inicio del proyecto Criterios de aceptacin Visto bueno del Director Obligaciones y restricciones Ser necesaria su aprobacin para continuar el proyecto Consideraciones adicionales El plan de proyecto es un documento vivo sometido a posibles modificaciones y cambios Fecha de entrega 06/30/09 Responsable de la aceptacin Director del Proyecto E03 Plan de Proyecto

Entregable 4, Manuales de formacin Descripcin del entregable ID Denominacin Descripcin Aunque es evidente que la creacin de un manual de formacin completo de todas las aplicaciones abordadas en un proyecto como este es inviable, es responsabilidad del equipo de proyecto la recopilacin de los diferentes manuales o tutoriales disponibles y su compilacin, a fin de que el personal disponga de un apoyo documental para poder consultar dudas, etc. Adems se debern realizar presentaciones en diferentes sesiones de formacin a fin de Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 25 E04 Manuales de formacin

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymeproporcionar al personal informacin relevante para minimizar el impacto del cambio de aplicaciones, sobre todo en aquellos casos donde la curva de aprendizaje sea mayor o en aplicaciones crticas (contabilidad, por ejemplo). Documentos que componen el entregableRecopilacin de manuales Presentaciones de formacin

Responsable Responsable de Departamento Recursos necesarios Responsable de Departamento Hitos Aprobacin de la propuesta de aplicaciones Criterios de aceptacin Visto bueno del Director de proyecto Obligaciones y restricciones Consideraciones adicionales Fecha de entrega 07/10/09 Responsable de la aceptacin Director del Proyecto

Entregable 5, Informe del resultado de las pruebas piloto Descripcin del entregable ID Denominacin Descripcin Previamente a la migracin se realizar una prueba piloto de migracin e integracin tanto en el nuevo servidor como en un equipo individual. La prueba consistir en levantar el nuevo servidor, configurarlo, activar los servicios necesarios y realizar pruebas de integracin con un equipo individual con las aplicaciones actuales, con las aplicaciones ofimticas a utilizar pero sin modificar el sistema operativo y, finalmente, una prueba de migracin total. Documentos que componen el entregable Informe de la prueba piloto Responsable Director de proyecto (Director Tcnico) Recursos necesarios Director Tcnico Responsable de Departamento Tcnico Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 26 E05 Informe del resultado de las pruebas piloto

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeHitos Aprobacin de la propuesta de aplicaciones Criterios de aceptacin Resultados satisfactorios de las pruebas en la maqueta Obligaciones y restricciones La futura migracin no contendr cambios de configuracin ni modificaciones no contempladas en la prueba piloto. En caso de que se considerase necesario incluir alguna aplicacin adicional sera necesario garantizar la operatividad previamente en la maqueta. Consideraciones adicionales A la finalizacin de la migracin se instalar el nuevo sistema operativo en el antiguo servidor y se mantendr en uso la maqueta para realizar pruebas de nuevas aplicaciones. Fecha de entrega 07/29/09 Responsable de la aceptacin Director del Proyecto

Entregable 6, Memoria final Descripcin del entregable ID Denominacin Descripcin La memoria final describir la configuracin del servidor y de los equipos individual, as como todos aquellos aspectos que debern conocer los administradores del sistema (tipos de perfil, grupos de trabajos, etc.). Tambin se detallarn las modificaciones realizadas en la configuracin de las comunicaciones, reelaborando el diagrama de red incluido en el E01 en caso necesario. Finalmente se realizar una evaluacin del proceso de migracin, en la que se realizarn encuestas a los usuarios para que definan el grado de satisfaccin con las nuevas aplicaciones, las incidencias registradas, estadsticas de rendimiento de los nuevos sistemas y en general todos aquellos indicadores relevantes que puedan ofrecer informacin acerca del proceso emprendido, a fin de mejorar el servicio y la calidad ofrecida por el departamento. Documentos que componen el entregableConfiguracin del servidor Configuracin de los equipos individuales Definicin de perfiles de usuario y privilegios Definicin de los grupos de usuarios Configuracin de las comunicaciones Evaluacin final del proceso de migracin Propuestas de nuevas aplicaciones a implantar

E06 Memoria final

Responsable Director de proyecto (Director Tcnico) Recursos necesarios Director Tcnico Responsable de Departamento Tcnico Hitos Fecha de entrega


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeAprobacin del calendario de migracin Criterios de aceptacin Finalizacin del proceso de migracin Obligaciones y restricciones Este documento supone la finalizacin y aceptacin del proyecto Consideraciones adicionales El informe de evaluacin podr ser elevado a la Direccin General para comprobar el xito del proyecto. 09/18/09 Responsable de la aceptacin Director del Proyecto

7.3.2

Criterios de terminacin del proyecto

Se considerar finalizado el proyecto una vez se encuentre operativo el servidor, con todos los servicios considerados crticos funcionando sin incidencias. Asimismo debern estar operativos los equipos personales y aquellas aplicaciones definidas como crticas. Ser necesario que un 90% de los equipos personales se encuentren operativos para poder dar el proyecto por finalizado.

7.3.3

Procedimiento de gestin de cambios al alcance

Dado que el impacto del proyecto en el negocio es muy alto, cualquier cambio en el alcance del proyecto deber ser evaluado y aprobado por el Comit de Direccin del proyecto.

7.3.4

Supuestos y limitaciones al alcance

El alcance el proyecto podra verse modificado en funcin del resultado de las pruebas piloto.

7.3.5

Metodologa

Se seguir el Mtodo del Camino Crtico para la realizacin del presente proyecto.

7.3.6

Identificacin de hitos del proyectoFecha 06/15/09 07/03/09 07/30/09 08/17/09 09/21/09

Se han identificado los siguientes hitos en el proyecto: Denominacin Inicio de la ejecucin Eleccin de las aplicaciones sustitutivas Revisin y aprobacin del calendario de implantacin Aprobacin del informe de migracin de servicios Finalizacin del proyecto


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7.3.7

Plan de recursos

Se realiza a continuacin una descripcin de los recursos participantes en la migracin, sus roles y responsabilidades. El comit de coordinacin est formado por: Nombre Alberto Gutirrez Carlos Polo Ana Vela Cargo Director General Director Tcnico Responsable del Departamento de Redes

El equipo del proyecto est constituido por: Nombre Rol Carlos Polo Ana Vela Pablo Rial Director de proyecto Equipo de proyecto Equipo de proyecto Soporte

Empresa Xtel Xtel Xtel Open Systems


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7.4 7.4.1

Calendario y organizacin del proyecto Diagrama de Gantt

Se presenta a continuacin un diagrama de Gantt con el calendario del proyecto.


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7.4.2

Descripcin de las actividades

En las siguientes fichas se resumen las actividades desarrolladas en el diagrama del plan de proyecto. Ttulo ID Objeto Recursos Anlisis de la situacin inicial. A01. Definir la situacin de partida de la empresa y realizar un recuento de las aplicaciones y sistemas que es necesario migrar. Director General. Director Tcnico. Responsable de Departamento. Tcnico. 10 das. Ninguna. E01. Anlisis del estado de la organizacin. Esta tarea es de vital importancia para el proyecto, ya que supone la descripcin general de la empresa y el inventario de HW y SW, que deber ser muy minucioso y exhaustivo a fin de evitar posteriores problemas.

Duracin Dependencias Entregables Observaciones

Ttulo ID Objeto

Elaboracin de la propuesta de sistemas sustitutivos. A02 Estudiar las funcionalidades necesarias, las alternativas que ofrece el mercado y definir las aplicaciones que finalmente sern implantadas en la empresa. Director General. Director Tcnico. Responsable de Departamento. Tcnico. 4,5 das. A01. E02. Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos. Se requiere la validacin del Director General. La eleccin de las aplicaciones supone un hito del proyecto.

Recursos


Ttulo ID Objeto

Formacin. A03. Esta fase se subdivide a su vez en dos tareas, por un lado la preparacin de la formacin interna que deber impartirse a los usuarios de las aplicaciones y por otra la formacin del personal


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymetcnico sobre los sistemas a migrar. Recursos Duracin Dependencias Entregables Observaciones Responsable de Departamento. Tcnico. 15 das. A02. E03. Manuales de formacin. Una vez realizada la eleccin de las aplicaciones sustitutivas se comenzar a preparar la documentacin interna. Para la formacin externa del tcnico se ha dejado una semana de margen. El motivo es el siguiente: aunque de antemano y tras las reuniones con el proveedor externo del soporte (que presta adems la formacin).

Ttulo ID Objeto Recursos

Prueba piloto. A04. Realizar las pruebas necesarias previas a la migracin para garantizar la mayor probabilidad de xito posible Director de proyecto. Responsable de Departamento. Tcnico. 9 das. A03 (formacin tcnica). E05. Informe del resultado de las pruebas piloto


Ttulo ID Objeto

Migracin del Servidor de aplicaciones. A05. Realizar las acciones previas preparatorias para la migracin de los servicios y llevar a cabo la migracin del servidor (puesta en marcha del nuevo servidor e integracin con los ordenadores actuales). Director de proyecto. Responsable de Departamento. Tcnico. 11,2 das. A04. E05. Informe del resultado de las pruebas piloto. La migracin se llevar a cabo durante un fin de semana a fin de minimizar el impacto en la actividad de la empresa.

Recursos



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Ttulo ID Objeto Recursos Duracin Dependencias Entregables Observaciones

Migracin de los ordenadores A06. Migrar los equipos personales, tanto el SO como las aplicaciones Tcnico. 28 das. A05. Durante las pruebas de integracin del servidor se aprovechar la disponibilidad del tcnico para realizar la instalacin de aplicaciones sustitutivas compatibles con el SO actual en varios ordenadores a fin de que el personal se habite a su uso. La fase de migracin como tal se llevar a cabo una vez migrados los servicios. Se realizar simultneamente con la verificacin del rendimiento y de pruebas de funcionamiento y comenzar la ltima semana de agosto. Se pretende con esto comenzar a la vuelta de las vacaciones de los usuarios.

Ttulo ID Objeto Recursos Duracin Dependencias Entregables Observaciones

Evaluacin de la migracin. A07. Realizar la evaluacin final del proceso de migracin. Tcnico. 25 das. A05. E06. Esta fase corresponde con el cierre del proyecto. La aprobacin de la memoria final supone la finalizacin del mismo.


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7.5

Valoracin econmica

A continuacin se describen las principales magnitudes econmicas del proyecto.

7.5.1

Recursos humanos

En la siguiente figura se muestra el desglose de los costes de recursos humanos para cada una de las fases:

Figura 3. Costes de recursos humanos por fase.


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeEl coste por cada uno de los recursos humanos lo podemos ver en la siguiente figura:

Figura 4. Costes totales de cada recurso. Las tarifas por recurso se muestran en la siguiente tabla: Nombre Director tcnico Responsable de Departamento Tcnico Director General /da 408 336 290 600

7.5.2

Otros gastosCoste () 1942 2014 3451

En la siguiente tabla se recogen otros gastos del proyecto: Concepto Adquisicin nuevo servidor Formacin tcnica Soporte durante la migracin

7.5.3

Presupuesto de ejecucin

El presupuesto total de ejecucin se resume en la siguiente tabla:

Concepto Recursos humanos Otros gastos TOTAL

Coste () 28013.4 7407 35420.4


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8 TecnologaSe describen a continuacin las diferentes aplicaciones empleadas para la migracin. No se pretende un nivel de detalle exhaustivo, pero s aportar una justificacin de por qu se han adoptado dichas aplicaciones frente a otras posibles.

8.1

Software libre, aspectos tecnolgicos

Aunque una descripcin del movimiento del software libre o software de fuentes abiertas est claramente fuera del alcance de este proyecto, se realiza a continuacin una breve descripcin de los aspectos tecnolgicos que rodean a este movimiento. Para informacin adicional se recomienda consultar la bibliografa. El trmino Free Software (software libre) se concibi inicialmente como un concepto tico, ms que como una definicin tecnolgica. La evolucin del movimiento y la ambigedad de la palabra free (en ingls significa tanto gratuito como libre) llev a la aparicin en los aos 90 del concepto Open Source (software de fuentes abiertas). En este caso los aspectos ticos del movimiento quedan supeditados a los aspectos tcnicos: este movimiento se basa en el acceso al conocimiento sin restricciones como forma de mejorar la calidad del software, permitir desarrollos ms rpidos y facilitar el aprendizaje. El movimiento Open Source busca pues la excelencia tcnica. Se han definido cuatro libertades que definen cundo el software es software libre. Analicemos estas libertades desde un punto de vista tcnico: Libertad 0: uso del cdigo con cualquier propsito. Es decir, es posible utilizar el software libre con propsitos comerciales o para fines profesionales. Libertad 1: acceso al cdigo fuente. Esto permite estudiar el cdigo, lo cual es til para fomentar el conocimiento, pero tambin permite la deteccin de errores en el software. Uno de los problemas del SW privativo es que, ante la aparicin de errores, el distribuidor puede solventarlos o decidir no hacerlo. Esta decisin se basar en los recursos que deber destinar para realizar la reparacin y en el nmero de usuarios afectados, con lo cual est en manos del proveedor el proporcionar una solucin a un problema, sin que el usuario tenga ni siquiera oportunidad de resolver el error por su cuenta, por lo cual el SW libre proporciona una clara ventaja tcnica en este caso. Libertad 2: distribucin del software. Esta libertad permite que se hagan copias del software y se difundan sin restricciones. La difusin del software ha propiciado el nacimiento de comunidades creadas en torno a un proyecto de software libre, cuyo modelo se est exportando tambin al software privativo. La comunidad es la que realiza las pruebas del software, propone mejoras, aporta soluciones a los problemas detectados, etc. A la hora de decidir migrar al SW libre es conveniente comprender que para obtener soporte o incorporar una nueva funcionalidad a una aplicacin, no se puede utilizar el esquema de distribuidor-cliente, sino que existe una comunidad con sus reglas jerrquicas y protocolos de comportamiento. Libertad 3: mejora y distribucin del software. Obviamente esto permite que las aplicaciones Direccin y gestin de las tecnologas de la informacin Pgina 38

Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pymepuedan ser mejoradas por personas y empresas y garantiza que las mejoras podrn ser accesibles, lo que redunda en la calidad tcnica del software. Aunque es complicado establecer generalidades, ya que cada aplicacin o sistema tiene sus propias caractersticas, en general se puede afirmar que, tecnolgicamente, los sistemas operativos de fuentes abiertas son estables, seguros y basados en estndares abiertos. S es posible afirmar que, actualmente el software de fuentes abiertas es una alternativa tecnolgicamente a la altura del software privativo. En algunos casos existen aplicaciones abiertas que son superiores tcnicamente a sus equivalentes en SW privativo, como puede ser el navegador Firefox o el servidor Apache.

8.2

Aplicaciones de servicios y administracin

No se pretende mostrar en este apartado un recuento exhaustivo de los sistemas operativos y aplicaciones que se pretende instalar en Xtel. Se enumeran a continuacin las aplicaciones de sistema y servidores que pueden encontrarse actualmente en software de fuentes abiertas. Existen para cada elemento de la lista distintos programas distribuidos bajo diferentes licencias, para ms informacin se recomienda consultar la bibliografa.Servidor Servidor Servidor Servidor Servidor Servidor Servidor Servidor Proxy Cortafuegos Antivirus Copia

Web DNS FTP DHCP de impresin de correo electrnico de autenticacin y acceso de mensajera instantnea

de seguridad de red Pgina 39

Gestin


Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeVirtualizacin Administrador

de bases de datos y control remoto

Administracin Aplicaciones Intranets Gestin

de back office y front office

y portales corporativos

de proyectos de control de incidencias

Sistemas

8.3

Aplicaciones de usuario y escritorio

Existen en la actualidad una amplia variedad de aplicaciones de software libre que cubren la mayor parte de las necesidades de los usuarios. Se ofrece a continuacin una lista de algunas de las clases de aplicaciones ms usuales que se pueden encontrar bajo algn tipo de licencia abierta. Si se desea un listado exhaustivo de aplicaciones, se recomienda consultar la bibliografa y los enlaces que se proporcionan al final del presente documento:Procesador Hoja Base

de texto

de clculo de datos

Presentaciones Organizadores Visores

de informacin personal (PIM)

y generadores de documentos electrnicos (PDF, PS, etc.) de dispositivos

Sincronizacin Maquetacin Creacin Gestin

de diagramas

de proyectos y descompresores

Compresores


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Proyecto de migracin de aplicaciones a un entorno de software libre en una PymeGrabacin

de CD y DVD Web

Navegador Correo

electrnico IP de noticias instantnea y edicin de video y edicin de audio

Telefona Lectores

Mensajera

Reproduccin Reproduccin Contabilidad Fotografa CAD/CAM Edicin Edicin

y facturacin

de grficos vectoriales de grficos 3D

A modo de ejemplo y, dado que son las aplicaciones de cdigo abierto que se han utilizado para elaborar este proyecto, se describen a continuacin tres aplicaciones de fuentes abiertas que gozan de gran popularidad. Por supuesto estos programas son solamente un ejemplo dentro de todos los proyectos y aplicaciones de cdigo abierto actualmente disponibles, pero se ha considerado interesante realizar esta pequea resea como ejemplo de que actualmente es posible disponer de las herramientas necesarias para llevar a cabo una tarea profesional utilizando programas de cdigo abierto. Las aplicaciones reseadas a continuacin se pueden ejecutar en sistemas operativos basados en software privativo o en sistemas operativos libres (salvo la PDF Creator). Esto las hace muy adecuadas para que el usuario se habite a ellas sin necesidad de migrar tambin el entorno de su ordenador, migrndolo posteriormente. Esta es la opcin que se ha elegido en este proyecto, al considerar que, de esta forma, el impacto para el usuario es menor.


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8.3.1

OpenOffice

Dada su relevancia, y por haberse realizado el presente proyecto utilizando esta aplicacin, se describe brevemente OpenOffice como ilustracin del estado de la tecnologa basada en fuentes abiertas. OpenOffice.org es un proyecto basado en fuentes abiertas cuya primera versin se lanz en abril de 2002. Utiliza una licencia LGPL (GNU Lesser General Public License) y est patrocinado por la empresa Sun Microsystems. OpenOffice es una suite ofimtica o grupo de programas que compite directamente con Microsoft Office. En la siguiente tabla se describe la equivalencia de aplicaciones entre ambas distribuciones: MS Office Word Open Office Writer Tipo de aplicacin Procesador de textos

Excel

Calc

Hoja de clculo

Power Point

Impress

Diseo de diapositivas presentaciones

y

Access

Base

Base de datos

Adicionalmente existen dos programas en el paquete de OpenOffice, Math, un editor de frmulas matemticas similar a Microsoft Equation Edition y Draw, una aplicacin de edicin grfica que combina funcionalidades presentes en MS Visio, Corel Draw o MS Publisher. Las funcionalidades que ofrece OpenOffice son similares a las del paquete ofimtico de Microsoft. La ventaja que presenta una migracin a este entorno es que su curva de aprendizaje es muy corta, ya que bsicamente el sistema de mens es muy similar al de MS Office. Es decir, la adaptacin a esta suite es similar a la de la actualizacin a una versin superior de SW privativo, desde el punto de vista del periodo de aprendizaje. Se debe mencionar que el formato nativo de OpenOffice, OpenDocument (con extensin ODT), es la norma ISO, con el nmero 26300.


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8.3.2

Open Proj

Open Proj es una aplicacin de gestin de proyectos. Se realiza una breve descripcin de la aplicacin ya que al igual que OpenOffice se ha utilizado para la realizacin de este proyecto. En el entorno profesional el dominio de la aplicacin MS Project es muy amplio, siendo casi un estndar de facto. Existen varias aplicaciones de SL que tratan de competir con este dominio hegemnico: Open Workbench o Gantt Project. La eleccin de Open Proj como apoyo para la planificacin del proyecto de migracin se ha basado en que ofrece funcionalidades muy similares a MS Project, con una curva de aprendizaje muy corta y que adems es una aplicacin multiplataforma, ya que est programada en Java, lo que permite su ejecucin en cualquier plataforma con soporte de Java. La aplicacin trabaja con diagramas de Gantt y permite manejar calendarios, asignar recursos, calcular costes, etc.

8.3.3

PDF Creator

PDF Creator es un generador de documentos en formato PDF para entornos Microsoft Windows.


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Anexo I. Planificacin del proyectoSe ha recogido en un blog el proceso de realizacin del proyecto. Se puede consultar en la siguiente direccin: http://jorgehminguez.blogspot.com En el blog se han ido incluyendo los bloques y apartados que conforman este trabajo segn se han ido creando, as como artculos complementarios y reflexiones sobre el tema tratado que quedaban fuera del alcance de este documento. Bsicamente y por establecer el orden cronolgico, se presenta a continuacin una representacin grfica de los aspectos bsicos tratados para la redaccin de este proyecto:


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Anexo II. Glosario de trminosCRM. Customer Relationship Management. Sistema de informacin de apoyo a la gestin de las relaciones con los clientes. ERP. Enterprise resource planning. Sistemas de informacin asociados a la planificacin de negocio. Licencia Pblica General de GNU, modalidad de licencia que garantiza la distribucin del software protegiendo los derechos del autor.

FOSS. Free and Open Source Software, Software Libre y de Fuentes Abiertas. GLP.

GNU. GNU is Not Unix, se trata de un acrnimo recursivo que utiliz Richard Stallman para su proyecto de crear un sistema operativo libre. Asociado al proyecto GNU se cre la Software Free Foundation que entre otras actividades aloja proyectos, ha contribuido a la definicin de licencias, alberga directorios de software, etc. HW. ISP. SFA. SL. SW. TIC. Abreviatura de hardware. Proveedor de servicios de Internet, por sus siglas en ingls (Internet Service Provider). Software de fuentes abiertas. Software libre. Aunque ideolgica y cronolgicamente los trminos SL y SFA son distintos, en la mayor parte de este trabajo se han utilizado indistintamente ambos. Abreviatura de software. Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.

VPN. Red privada virtual, por sus siglas en ingls (Virtual Private Network).


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Anexo III. BibliografaDocumentacinVVAA: Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la empresa espaola 2008. AETIC, 2008. VVAA: Informe e-pyme 2008. Anlisis sectorial de la implantacin de las TIC en la pyme espaola. FUNDETEC, 2008. SEZ, DANIEL; PERIS, MARTN; ROCA, RICARD; ANES, ANES: Migracin a Software Libre. Gua de Buenas Prcticas. AIMEE, 2007. CARR, NICOLAS G.: It doesn't matter. Harvard Business Review, Mayo 2003. TORRENT, JOAN: TIC, Productivitat i creixement econmic: la contribuci emprica de Jorgenson, Ho i Stiroh. UOC Papers, nmero 2, 2006. HNIZDUR, S.;BRISCOE-SMITH, C.P.: Directrices IDA de migracin a software de fuentes abiertas. Netproject Ltd, 2003.

Pginas Webhttp://www.sourcepyme.org/ www.cenatic.es http://www.gnulinex.net/web-nueva/ http://www.planavanza.es/LineasEstrategicas/AreasDeActuacion/EjeDesarrolloDelSectorTIC/Softw areLibre/ http://www.adn.es/local/valencia/20090603/NWS-1450-Lliurex-Pymes-utilizaran-permitiraprograma.html


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proyecto final

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