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PROYECTO DE TESIS
“EL CONTROL PREVIO Y SU RELACIÓN CON LA GESTIÓN DEL ABASTECIMIENTO DE LA ZONA REGISTRAL V SEDE TRUJILLO
EN EL AÑO 2015.”
AUTOR:
Sandy Evelyn Jaramillo Alva
ASESOR:
SECCIÓN:Ciencias Empresariales
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
Control Administrativo
PERÚ - 2014
ESQUEMA DEL DISEÑO DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN (ENFOQUE
CUANTITATIVO)
I. GENERALIDADES
1.1. Título
“El control previo y su relación con la gestión del abastecimiento de la Zona Registral V Sede
Trujillo en el año 2015.”
1.2. Autor
Sandy Evelyn Jaramillo Alva
1.3. Asesor
Econ. Emma Flores Ríos de Mink
1.4. Tipo de investigación
Explicativa, de naturaleza cuantitativa, cuasi-experimental, transversal
1.5. Línea de investigación
Control Administrativo
1.6. Localidad
Trujillo
1.7. Duración de la investigación
Inicio: Agosto del 2014
Final: Diciembre 2014
II.PLAN DE INVESTIGACIÓN
1.8. Realidad Problemática
Dentro de la estructura de las Instituciones Públicas modernas el área de
abastecimientos es una de las más importantes, y a las que más les restan importancia,
teniendo en cuenta que dicha área tiene una complejidad operativa proveniente de la
multiplicidad de proveedores y productos.
Las combinaciones que cada día se presentan como opción para las decisiones
operativas de la entidad pública son cada día más complejas y requieren actualizaciones
o enfoques cada vez mejores. Dentro de esta perspectiva el control previo es de vital
relevancia en la búsqueda de mejorar los servicios y mantener una ejecución
presupuestal eficiente y orientada a una gestión por resultados basada en el desarrollo
de capacidades y valores del empleado público, en su afán de ejecutar las actividades
dentro del marco normativo y legal en nuestro caso específico el área de
abastecimientos de la Zona V Sede Trujillo.
SUNARP es un organismo descentralizado autónomo del Sector Justicia y entre rector
del Sistema Nacional de los Registros Públicos, y entre sus principales funciones y
atribuciones el de dictar las políticas normas técnico- registrales de los registros públicos
que integran el Sistema Nacional, planificar y organizar, normar, dirigir, coordinar y
supervisar la inscripción y publicidad de actos y contratos en los Registros que
conforman el Sistema. A la fecha no se ha implantado un sistema de control previo
basado en la estructura, componentes y elementos del Sistema de Control Interno, cuya
implantación, funcionamiento y monitoreo son objeto de evaluación, se regulan por la
Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado - y la normativa
técnica que emite la Contraloría General de la República sobre la materia.
En el área de abastecimientos se han identificado acciones que no están determinadas
en los procesos normados y a las cuales deben corregirse a fin de efectuar una eficiente
labor de abastecimiento y estas son:
El personal de abastecimiento no tiene conocimiento del organigrama de
funciones, manual de organización y funciones, plan operativo, catálogo de
bienes, Manual de organizaciones y funciones y de Manual de procesos con que
la Zona Registral V funciona.
Las órdenes de compra no realizan previa confirmación de almacén,
dependiendo del grado de significancia de los bienes refiriéndose estos al
proceso de compra directa.
Los procesos de adquisición directa se realizan a excesivo costo de bienes
adquiridos de la Zona Registral V, como resultado de que no existe una
cotización y una evaluación adecuada en el momento de adquirir los bienes en la
modalidad directa.
Los proveedores no están clasificados por rubro, retrasando el proceso de
solicitud de cotización.
Internar bienes o prestar servicios que no reúnen las especificaciones técnicas
señaladas en las solicitudes de cotización.
Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no están acordes con el mercado.
Estas deficiencias por acción u omisión conllevan a responsabilidades de Orden
Administrativo y Penal tanto a nivel directivo como al personal que trabaja en cada uno
de los procesos que involucran al sistema de abastecimiento, de acuerdo a su grado de
participación y decisión que conlleve perjuicio al Estado.
Frente a esta situación se ve la necesidad de investigar cómo incide el control interno en
la gestión del abastecimientos de la Zona V Sede Trujillo, lo que servirá como una
herramienta para la Institución y así cumplir con los objetivos planteados; con la
finalidad de lograr el mayor grado de eficacia y eficiencia en la gestión de compras y
servicios esto es, que las Entidades obtengan los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento de sus funciones, al menor precio y con la mejor calidad, de forma
oportuna y la observancia de principios básicos que aseguren la transparencia en las‐
transacciones, la imparcialidad de la Entidad, la libre concurrencia de proveedores, así
como el trato justo e igualitario.
1.9. Formulación del problema
¿Cómo inciden el control previo en el mejoramiento de la gestión de la oficina de
abastecimientos de la Zona Registral V Sede Trujillo-?
1.10. Objetivos
1.10.1. General
Conocer si el control previo como herramienta contribuye en el mejoramiento de la
gestión de la oficina de abastecimientos de la Zona Registral V Sede Trujillo.
1.10.2. Específicos
Identificar los procesos que se utilizan en la oficina de abastecimientos de la Zona
Registral V Sede Trujillo.
Verificar un adecuado cumplimiento de la normativa vigente
Evaluar el sistema de control interno de la oficina de abastecimientos.
Identificar los riesgos potenciales de la oficina de abastecimientos.
Recomendar acciones correctivas que ayuden a mejorar la implementación del
control interno en el área de abastecimiento.
1.11. Antecedentes
Garrido, B. (2011). En su tesis denominada: “Sistema de Control Interno en el Área de
Caja del Instituto Universitario Tecnológico de Ejido”. Tesis pregrado Universidad de
los Andes. Republica Boliviana de Venezuela. Recuperado de
http://pcc.faces.ula.ve/Tesis/Especialidad/Betty%20G.%20Garrido/TESIS.pdf. Nos
menciona que el sistema de control interno debe estar orientado hacia la aplicación
de la optimización del tiempo, y la organización de la información, como parte de las
estrategias del control interno, para así cumplir con las metas y los objetivos.
COMENTARIO
La implementación de control interno junto con el establecimiento de políticas, debe
ayudar al cumplimiento de las metas y objetivos de una empresa. La implementación
de un control interno debe lograr que los recursos se usen eficientemente y centrarse
en las áreas de mayor importancia
Rojas, W. (2008). En su tesis: “Diseño de un sistema de control interno en una
empresa comercial de repuestos electrónicos”. Tesis de Maestría. Universidad de San
Carlos de Guatemala facultad de ciencias económica. Sostiene:
Que el control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada
organización, debe consistir en un sistema que permita tener una confianza
moderada de que sus acciones administrativas se ajustan a los objetivos y normas
(legales y estatutarias) aplicables a la organización y un excesivo control puede ser
costoso y contraproducente. Además, debe tenerse cuidado al diseñarlo, porque las
regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de creatividad de los
empleados. 21
COMENTARIO
El control interno de una entidad debe adaptarse a las necesidades de la empresa y a
las normativas vigentes. Y debe priorizar las áreas críticas de esta, Teniendo en
cuenta la probabilidad y el impacto de los riesgos que pueden representar, al no
contar con un sistema de control, para así no malgastar los recursos en la
implantación de un sistema de control interno que representen más gastos en la
empresa que beneficios generados en ella.
Ochoa, C (2011).En su tesis “Importancia del control interno en inventarios”. Tesis de
pregrado Universidad de Michocana de San Nicolás de Hidalgo. Recuperado de
http://bibliotecavirtual.dgb.umich.mx:8083/jspui/bitstream/123456789/715/1/
CONTROLINTERNO.pdf. hace referencia:
A la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a
causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia hizo necesario que los
miembros de los consejos de administración asumiera de forma efectiva, unas
responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias
organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga
claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su
implantación. El control interno no tiene el mismo significado para todas las
personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, etc. En
consecuencia se originan problemas de comunicación y diversidad e expectativas, la
cual da origen a problemas dentro de las empresas.
COMENTARIO
Las autoridades de una empresa deben tener claro los conceptos básicos de control
interno para así poder informar y comunicar a las demás áreas y lograr la efectividad
de sus operaciones.
Vega, J. (2009). En su tesis “Diseño de un Manual de Control Interno para el
Departamento Financiero en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo-
Riobamba, Aplicando la Nueva Normativa y Herramientas Informáticas que Rigen
para el Sector Público en el año 2009”.Tesis de grado. 22
Se aconseja a la dirección realizar monitoreo periódicamente para verificar el
cumplimiento de los controles internos y vigilar el desempeño de sus subordinados.
Capacitar al talento humano en sus áreas para el mejor acoplamiento a diferentes
avances tecnológicos logrando así efectividad en sus operaciones y reduciendo los
gastos innecesarios.
COMENTARIO
Las empresas deben preocuparse en reforzar el talento humano, para alcanzar las
metas y objetivos de la empresa. Son pocas las empresas las que se preocupan en
reforzar el talento humano y capacitar al personal.
Elorreaga, G. (2008pag 120-121). En su libro titulado. “La importancia universal del
control interno contable, administrativo, financiero en el sistema empresarial” Perú.
Vol.2. Refiere:
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de
verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados
por diversos departamentos o centros operativos. El renglón de inventarios es
generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su
cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de allí la
importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno
para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas. Reduce altos costos
financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios .Reduce el
riesgo, de fraudes, robos o daños físicos, evita que dejen de realizarse ventas por
falta de mercancías, evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios, reduce el
costo de la toma del inventario físico anual. Las funciones de control de inventarios
pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en
términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mínimas, debido a que si
compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este
control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
Effio, F. (2011 pag 90-91). En su libro. “Manual de auditoría tributaria: planeamiento,
ejecución, informe, caso práctico integral”. PerúV.1. Nos expresa:
Es el plan de organizaciones entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinadores que tienen por objetivo obtener
información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de
operaciones de adquisición y compra. Esta cuenta registra los aumentos las
disminuciones de las operaciones de mercancía, al contado, a crédito o con garantía
documental, las cuales constituye en el objetivo o giro principal de la entidad,
registradas a precio de costo de adquisición.
Carbajal, A. (2013 pag. 50-52). En su libro “Herramienta integrada y control de
riesgos” Perú. Vol.1. Expresa.
Aunque el control interno va ligado, generalmente a la actividad de auditoría externa
e interna, existen muchas empresas que al no tener que someterse a la actividad de
auditoría no contemplan con relevancia del control interno al servicio de la gestión.
Por ello independientemente de que constituye una herramienta básica al servicio de
la auditoria, destacando su relevancia de cara al control de gestión. El control interno
constituye una disciplina integrar al servicio de la dirección constituyendo su
propósito la implementación de instrumentos, técnicas y medidas útiles y relevantes
para mantener o modificar determinadas pautas en las actividades de la organización
y que coadyuven a proporcionar a la dirección la convicción objetiva de que su
actuación empresarial es acertada, eficaz y eficiente.
1.12. Justificación
Esta investigación se justifica por las siguientes razones teóricas, legales, implicancias
prácticas, y conveniencia prácticas:
Es importante tener en cuenta que los procesos de control logísticos del sector privado
son un ejemplo de transparencia eficiencia y eficacia los cuales deberían ser imitados y
replicados en las entidades púbicas.
Valor Teórico
La visión de un nuevo concepto acerca de la modernización del estado, la
simplificación administrativa, la transparencia y la lucha contra la corrupción,
representa un nuevo tipo de conocimiento que motiva el desarrollo de esta
investigación.
Legal
Desde el punto de vista legal, El Control Previo está normado por la Ley 27785 Art.
7, el cual comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación
posterior que realiza la entidad pública sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y
eficientemente.
Implicancias Prácticas
Logrará resolver los problemas presentados en los procesos de abastecimientos
ya que se empleará un control previo adecuado el cual servirá para desarrollar
una gestión eficaz.
Conveniencia
Servirá como guía metodológica, ya que serán aplicados a una realidad
empresarial y permitirá demostrar los beneficios que genera a entidades del
sector público.
La investigación servirá como guía metodológica en la cual los procesos de control previo
de la oficina de abastecimientos serán aplicados a una realidad empresarial y permitirá
demostrar los beneficios que genera a entidades del sector público.
En nuestro país los procesos de control previo de las entidades públicos son aplicados sin
una supervisión permanente trayendo como consecuencia una gestión deficiente.
1.13. Marco Teórico
1.13.1. CONTROL PREVIO
1.13.1.1. Concepto
Según la Ley N° 27785 (Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República), se fundamenta en el Art. 7, que el control
interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación
posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus
recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es
previo, simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades y
funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de
las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las
actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes,
reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas
y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
El control interno posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas,
así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales,
evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes
del Estado, así como la gestión y ejecución llevada a cabo, en relación a las metas
trazadas y los resultados obtenidos.
Es responsabilidad del titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y
confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio
de la rendición de cuentas, propendiendo a que este contribuya con el logro de la
misión y objetivos de la entidad a su cargo.
El titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes
y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones a
que se refiere esta ley.
Según el Consejo Nacional de Descentralización (2005) en las normas y
procedimientos para la aplicación del control previo en las actividades
administrativas, conceptualiza:
Se entiende por control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que
adoptan los niveles de dirección y gerencia de la entidad para cautelar la correcta
administración de los recursos humanos, financieros y materiales.
El control previo garantiza que se cumplieron con los requisitos documentarios al
momento de la presentación de los expedientes de las operaciones económico
financieras, para su trámite administrativo.
El control previo es parte de la gestión administrativa de la entidad y comprende la
revisión de la documentación sustentatoria de las operaciones.
La documentación sustentatoria comprende todos aquellos documentos que
respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento,
evaluación y control de las mismas.
No deben realizarse ni registrarse operaciones que no cuenten con la documentación
sustentatoria mínima. En caso de urgencia deberán agilizarse los trámites
correspondientes a fin de cumplir con dichas operaciones sin obviar el control previo.
El control previo no está circunscrito a un determinado departamento sino es parte
de las responsabilidades y actividades que desarrolle todo el personal que participe
en el proceso de las operaciones económico financieras.
El control previo se aplicará antes de efectuar el Registro administrativo de la fase de
devengado en el SIAF. Sin embargo, antes de efectuar cualquier registro en el SIAF, los
responsables de dicha acción verificarán que se cuenta con la documentación
necesaria para realizar el mencionado registro. El devengado es la fase administrativa
mediante la cual se formaliza la obligación de pago de los bienes o servicios
adquiridos por la entidad. El control previo de la fase devengado será realizado por la
unidad de contabilidad.
1.13.1.2. Finalidad del Control Previo
Verificar que las operaciones financieras se ejecuten de acuerdo a criterios de
efectividad, eficiencia y economía, observando que el gasto guarde relación con
los planes, objetivos y metas de la entidad; aplicando criterios de austeridad y
transparencia.
Asegurar que el uso de los recursos sea consistente con las disposiciones
establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas
relacionadas con la gestión gubernamental.
Verificar la correcta formulación y presentación de la documentación
sustentatoria de la ejecución de compromisos y pagos, así como las respectivas
rendiciones de cuenta.
Conseguir el ordenamiento documentario y de procedimientos de la organización
que evidencie el uso adecuado de los recursos.
1.13.1.3. NAGU 3.10. Evaluación de la estructura del Control Interno
Se debe efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno de la
entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de los
controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como
identificar las áreas críticas e informar al titular de la entidad de las debilidades
detectadas, recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento del
control interno institucional.
La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer
seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control
Interno.
El Control Interno es un proceso continuo establecido por los funcionarios de la
entidad y demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales,
que permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en función de
objetivos como: promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones;
proteger y conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras
normas aplicables; y elaborar información confiable y oportuna que propicie una
adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, también
permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la
existencia de actos ilícitos, a fin de adoptar las acciones pertinentes en forma
oportuna.
La estructura, componentes y elementos del Sistema de Control Interno, cuya
implantación, funcionamiento y monitoreo son objeto de evaluación, se regulan por
la Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado - y la normativa
técnica que emite la Contraloría General de la República sobre la materia.
La comprensión y evaluación de la estructura de control interno, tiene por objeto
conocer el diseño y la efectividad de los controles internos establecidos por la
entidad, sus niveles de cumplimiento y validar en su caso las aseveraciones de la
gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada opinión sobre la solidez de los
mismos, determinando el riesgo de control existente, así como identificar áreas
críticas. 19
La evaluación de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo y
alcance de auditoría que se ejecuta, sea financiera, de gestión o se trate de exámenes
especiales, tomando en cuenta las normas y estándares profesionales pertinentes, así
como, las disposiciones específicas para las diferentes áreas de la entidad previstas en
la normativa vigente. El relevamiento de información debe documentarse
adecuadamente.
La evaluación de la estructura de control interno comprende dos etapas:
a) Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de los
controles sujetos a evaluación.
b) Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y
logran sus objetivos.
Al término de esta evaluación la comisión auditora emitirá el documento denominado
Memorándum de Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades
detectadas, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su
superación. Dicho documento será remitido al titular de la entidad para su
implementación, con copia al Órgano de Control Institucional, si fuere el caso.
En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 Contenido del Informe de
Auditoría, copia del Memorándum de Control Interno, así como del reporte de las
acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarán
como anexo del informe correspondiente a la acción de control. Asimismo, en dicho
informe se considerará como conclusión y recomendación los aspectos de control
interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente.
1.13.1.4. Objetivos del Control Interno según Art. 4° DE LA LEY N° 28716
Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las
operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del deterioro, uso indebido y actos
ilegales, así como en general contra todo hecho irregular o situación perjudicial
que pudiera afectarlos.
Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir
cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o una misión u objetivo
encargado y aceptado.
Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para
asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad
(también se denomina eficacia), eficiencia y economía. Tales controles comprenden
los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones,
así como los sistemas de evaluación de rendimiento y monitoreo de las actividades
ejecutadas.
1.13.1.5. Informe COSO.
El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992,
es un informe que establece una definición común de control interno y proporciona
un estándar mediante el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus
sistemas de control.
El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco
componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al
proceso de gestión:
Ambiente de control.
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Supervisión.
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del
comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y
la importancia que le asignan al control interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que
se evalúan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a
neutralizarlos.
Simultáneamente se capta la información relevante y se realizan las comunicaciones
pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las
circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la
evaluación de riesgos no solo influye en las actividades de control, sino que puede
también poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la información
y la comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente
sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en tanto cualquier
componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
Existe también una relación directa entre los objetivos (Eficiencia de las operaciones,
confiabilidad de la información y cumplimiento de leyes y reglamentos) y los cinco
componentes referenciados, la que se manifiesta permanentemente en el campo de
la gestión: las unidades operativas y cada agente de la organización conforman
secuencialmente un esquema orientado a los resultados que se buscan, y la matriz
constituida por ese esquema es a su vez cruzada por los componentes.
1.13.1.6. Objetivo del COSO.
Mejorar la calidad de la información financiera concentrándose en el manejo
corporativo, las normas éticas y el control interno.
Unificar criterios ante la existencia de una importante variedad de
interpretaciones y conceptos sobre el control interno.
1.13.2. PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO.
1.13.2.1. Definición
Según las Normas Técnicas de Control Interno para el sector Público (2006, 3,
Noviembre)” Es un proceso continuo realizado por la dirección gerencia y el personal
de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a si está lográndose el
objetivo de promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones de
calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública, este objetivo se refiere
a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten
las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía, tales
controles de las operaciones en los programas, así como los sistemas de medición de
rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
1.13.2.2. Normas de control interno para el área de abastecimiento
Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios
Según las Normas de Control Interno del estado (2006;3, Noviembre) En toda
transacción de bienes, así como en demás actividades de gestión, deberá tener
presente, el criterio de economía de la compra.
En un sentido más amplio economía en gestión de una entidad pública significa,
administración recta y prudente de los recursos públicos . Es decir en el orden del
gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempos y
otros asuntos a adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios en
calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades
operativas, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.
Corresponde a la administración a la administración, impartir las políticas
necesarias que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de
bienes y prestación de servicios adoptados la aplicación de criterio de economía
en sus actividades
Unidad de Almacén
Según las Normas de Control Interno del estado (2006; 3, Noviembre) Todos los
bienes que adquiera la entidad debe ingresar físicamente a través de la unidad de
almacén
Unidad de almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben
ingresar a través de almacén, aun cuando la naturaleza física de los mismos
requiera su ubicación directa en lugar o dependencia que los solicita. Ello
permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar
adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras y tener el espacio
físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes,
así como el control e identificación de los mismos
Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en
documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por la dependencia de la
institución) así como los que salen.
Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación seguridad,
manejo y control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se debe
establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimientos de
éstos, por unidades de iguales características. Solo las personas que laboran en el
almacén debe tener acceso a sus instalaciones y distribuir los bienes según
requerimiento.
Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en
otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En
estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y
la tramitación de la documentación correspondiente.
Toma de inventarios
Según las Normas de Control Interno del estado (2006; 3, Noviembre Cada
entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, cn el
objetivo de verificar su existencia física y estado de conservación.
La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente los
bienes con que cuenta la entidad, a una fecha dada, con el fin de asegurar su
existencia real. La toma de inventarios permite contrastar los resultados
obtenidos valorizados, con lo registros contables, a fin de establecer su
conformidad, investigando las diferencias que pudiera existir y proceder a las
regularizaciones del caso. Es procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez
al año
Para adecuar una adecuada toma física de inventarios real. La toma de
inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con el fin de
asegurar su existencia real. La toma de inventarios permite, contractar los
resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer
su conformidad, investigando las diferencias que pueda existir y proceder a las
regulaciones del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez
al año.
Baja de bienes
Los bienes de activo fijos que por diversas causales, han perdido utilidad para la
entidad deben ser dados de baja oportunamente la baja de bienes, es un proceso
que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos bienes que han
perdido la posibilidad de ser utilizados , por haber sido expuestos a acciones de
diferente naturaleza, como las siguientes: Obsolescencia técnica, daño o
deterioro, perdida y/o robos, destrucción, excedencia, mantenimiento,
reembolso y/o documentos reposición, cualquier otra causa justificable.
Mantenimiento de bienes de activo Fijo
La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su
estado óptimo de funcionamiento y prolongar su periodo de vida útil.
El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la
administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal,
y/O prolonga la vida útil de los mismos.
Debe diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no
afectar la gestión operatividad de la entidad. Corresponde a la dirección
establecer los controles necesarios que le permita estar al tanto de la establecer
los controles necesarios que le permita estar al tanto de la eficiencia de tales
programas, así como se cumplan sus objetivos.
Acceso, uso y custodia de los bienes
Solamente al personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el
que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de
ser el caso. Acceso, es la facultad que tienen las personas autorizadas para poder
utilizar los bienes de dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la
acción utilización permanente de un bien, asignado a una persona por el cuidado
físico de un bien
Los servidores que laboran en una determina dependencia deben ser los únicos
autorizados para utilizar los bienes asignados, quienes están en la obligación de
utilizarlos correctamente, y velar por su conservación
Es necesario establecer por escrito, la responsabilidad de custodia de los bienes
activo fijo, a las personas que exclusivamente los utilizan, a fin de que sean
protegidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la dependencia.
Control sobre vehículos oficiales del estado
Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados
exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorizados expresa del titular
Los vehículos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla
el personal de una entidad. Su cuidado y conservación debe ser una preocupación
constante de la administración, siendo necesario que se establezca los controles
que garanticen el buen uso de tales unidades
La utilización de los vehículos por necesidades del servicio en los días no
laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior. Esto tiene el
propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en
actividades distintas a las que le corresponde
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos tienen la obligación de
cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardados tales unidades en los
ambientes dispuestos por las entidades.
Los vehículos propiedad del estado deben llevar pintado, en lugar visible, un
círculo con el nombre de la propia entidad. Por autorización expresa del titular de
la entidad y, en casos excepcionales, se dispondrá la liberación de esta obligación.
Corresponde a la administración de la entidad aprobar los procedimientos
administrativos relacionados con el control de vehículos asignados a su entidad
Protección de bienes de Activo Fijo
Según las Normas de Control Interno del estado (2006;3, Noviembre) Deben
establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas
que pueden ocasionar daños o perdidas de bienes públicos.
Los bienes de activo fijo, por su naturaleza pueden ser afectados en cualquier
circunstancia, poniendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su
estabilidad administrativo- financiera, siendo necesario que la administración
muestre preocupación por la custodia física y seguridad material de estos bienes,
especialmente, si su valor es significativo.
La administración debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de
contratar las pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes
riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar periódicamente, a fin de
que las coberturas mantengan vigencia
Corresponde a la administración de cada entidad, implementar los
procedimientos relativos a la custodia física y seguridad, en cada una de las
instalaciones con que cuenta la entidad, con el objetivo de salvaguardar los bienes
del estado.
1.14. Marco conceptual
a) CONTROL PREVIO
Conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de
las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros,
materiales, físicos y humanos.
(Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el
Sector Público, NCI 210-02)
b) CONTROL INTERNO
Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad;
para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos
siguientes:
· Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los
servicios que deben brindar cada entidad pública;
· Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal;
· Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
· Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
(Resolución de Contraloría Nº 072-2000-CG, MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE
CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO)
c) CONTROL GUBERNAMENTAL
Consiste en la verificación periódica del resultado de la gestión pública, a la luz del grado
de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan exhibido en el uso de los
recursos públicos, así como del cumplimiento por las entidades de las normas legales de
los lineamientos de política y planes de acción. Evalúa la eficacia de los sistemas de
administración y control y establece las causas de los errores e irregularidades para
recomendar las medidas correctivas.
(Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control, Artículo 5º)
d) CONTROL PRESUPUESTARIO
Es el seguimiento de la ejecución presupuestaria de Ingresos y Egresos así como de las
Metas Presupuestarias establecidas para el Año Fiscal, respecto al Presupuesto
Institucional de Apertura o Modificado, según sea el caso, con la finalidad de asegurar su
cumplimiento y mantener actualizada la información relativa a los niveles de la ejecución,
tanto en términos financieros como físicos.
El Control Presupuestario es permanente y constituye el soporte técnico para efectuar los
trabajos de análisis y corrección de desviaciones a que se contrae la Fase de Evaluación
Presupuestaria.
(Directiva Nº 001-2001-EF/76.01, Directiva para la Aprobación, Ejecución y Control del
Proceso Presupuestario del Sector Público, Artículo 39º)
e) CONTROL PREVIO DE LOS COMPROMISOS PRESUPUESTALES
Se denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los
niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración
de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.
(Resolución de Contraloría Nº 072-2000-CG, COMENTARIOS A LA NORMA 210-03)
f) CONCIENCIA DEL CONTROL
Se refiere a la importancia que la gerencia brinda al control interno y, por lo tanto, a la
atmósfera dentro de la cual funcionan los controles internos específicos de la entidad.
Dicha conciencia es, en gran parte, un elemento intangible; es una actitud de la gerencia
que, cuando se comunica y busca cumplirse, sirve para reducir la probabilidad de que los
controles contables específicos sean omitidos.
Un indicador que puede dar origen a la falta de confiabilidad por parte del auditor en el
ambiente de control, es el hecho que la gerencia, con el propósito de motivar al personal
a lograr las metas previstas, crea una atmósfera que conduce a un comportamiento
indisciplinado o poco ético, o permita al personal de la entidad que logre las metas
evitando los controles establecidos.
Para que la conciencia de control sea realista, la gerencia debe haber impartido directivas
claras para que los controles no deban ser pasados por alto. A fin de lograr el objetivo
deseado la entidad debe establecer mecanismos generales de control para hacerlo eficaz.
La adopción de medidas correctivas oportunas por la gerencia al conocer una debilidad
existente en el control interno, demuestra su compromiso y refuerza la conciencia de
control.
(Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU
- 1998)
g) AUDITORÍA GUBERNAMENTAL EXTERNA
Cuando se efectúa directamente por la Contraloría General de la República y sus Oficina
Regionales de Auditoría en las entidades del Sector Público y, por las Sociedades de
Auditoría independiente debidamente designadas.
(Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU
- 1998) (Indice)
h) AUDITORÍA GUBERNAMENTAL INTERNA
Cuando es efectuada por los Órganos de Auditoría Interna de las propias entidades
públicas comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control.
(Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU
- 1998) (Indice)
i) AUDITORÍA DE GESTIÓN
Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de
proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una
entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad,
eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de
decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la
respondabilidad ante el público.
Puede tener entre otros objetivos:
· Determinar si están lográndose los resultados o beneficios previstos por la normativa,
por la propia entidad, el programa o actividad pertinente.
· Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y
económica.
· Comprobar si la entidad programa o actividad ha cumplido con las leyes y reglamentos
aplicables en materia de efectividad, eficiencia o economía.
· Determinar si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son
efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.
(Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU
- 1998)
Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los
recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios del Estado,
respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado en que se están logrando
los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la entidad que
haya aprobado el programa o la inversión correspondiente.
(Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG, Marco Conceptual)
j) ADQUISICIÓN
Acción orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus atributos sobre un bien.
(Decreto Supremo N° 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, Artículo 2º
k) SERVIDOR O FUNCIONARIO PÚBLICO
Para efectos de la Ley, entiéndase por servidor público al ciudadano en ejercicio que
presta servicio en entidades de la Administración Pública con nombramiento o contrato
de autoridad competente, con las formalidades de ley, en jornada legal y sujeto a
retribución remunerativa permanente en períodos regulares.
(Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, Reglamento del D. Leg. Nº 276, Artículo 3º)
Son para los efectos de esta Ley, todo aquél que independiente del régimen laboral en
que se encuentra, mantiene vínculo laboral o contractual de cualquier naturaleza con
alguna de las entidades comprendidas en el Artículo 3º de la presente Ley, y que en virtud
de ello ejerce funciones en la entidades comprendidas en el Artículo 3º de la Ley.
(Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control, Disposiciones Finales)
A los efectos del presente Código se considera como servidor público a todo funcionario,
servidor o empleado de las entidades de la Administración Pública, en cualquiera de los
niveles jerárquicos, sea nombrado, contratado, designado, de confianza o electo que
desempeñe actividades o funciones en nombre o al servicio del Estado.
Para el efecto, no importa el régimen jurídico de la entidad en la que preste servicios ni el
régimen laboral o de contratación al que esté sujeto.
El ingreso a la función pública implica tomar conocimiento del presente Código y asumir el
compromiso de su debido cumplimiento.(Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la
Función Pública, Artículo 4º)
l) DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES
Según el instructivo N°001-
OBJETIVO
Dar a conocer los documentos y libros contables que serán utilizados en el Sistema de
Contabilidad Gubernamental.
DOCUMENTOS FUENTE
Área de Bienes
Orden de Compra - Guía de Internamiento
Orden de Servicios
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Inventario Físico
Dirección Nacional de Contabilidad Pública - Instructivo Nº 001 2
Existencias Valoradas de Almacén.
Control Visible de Almacén.
DOCUMENTOS CONTABLES
Orden de Compra - Guía de Internamiento
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de entrada al Almacén
III. METODOLOGÍA
3.1. Tipo de estudio
La presente investigación es correlacional – causal, debido a que busca establecer la
relación causa y efecto de la variable independiente: Control Previo sobre la variable
dependiente: (efectividad en) la gestión del abastecimientos (Órgano de Control Interno
y oficina de abastecimientos), sin la manipulación de ninguna variable
3.2. Diseño de investigación
La presente investigación tiene un diseño no experimental debido a que observará el
hecho en su condición natural sin la manipulación expresa de ninguna variable,
observándose los fenómenos tal como se presentan en el contexto natural, sin generar
ninguna situación, es decir se observan situaciones ya existentes, para posteriormente
analizarlas.
Corte transversal
La presente investigación es de corte transversal porque los datos se recolectan en un
solo momento, en un tiempo único.
Esquema:
De acuerdo al tipo de investigación que será adoptado (Explicativa, de naturaleza
cuantitativa, cuasi-experimental, transversal) el presente estudio asume un diseño
“explicativo correlacional”. Es decir, primero se analizarán las variables consideradas
(Control Previo en la Gestión de Abastecimiento en la Zona Registral N V Sede
Trujillo), posteriormente se efectuarán las correlaciones del caso para determinar
cuál es el nivel de asociación entre ambas variables.
En el siguiente esquema se puede apreciar el diagrama del diseño de investigación
asumido:
Ox
M r
Oy
Donde:
M es la muestra del estudio; Ox, y Oy, representan las mediciones en
Ox = Control previo realizado
Oy = Gestión de Abastecimiento
La “r” hace mención a la posible relación (efectividad) entre ambas variables.
3.3. Hipótesis (si corresponde)
Si evaluamos el sistema de control interno identificaremos los riesgos potenciales y podremos recomendar mejoras en la eficiencia y control en el Área de abastecimiento.
3.4. Identificación de variables
3.4.1. Operacionalización de variables
Variable Definición
conceptual
Definición
operacional
Indicadores Escala de medición
Variable independiente
Gestión de
Abastecimiento(OCI y
Abastecimiento,) de la
Zona Registral N V Sede
Trujillo
Es la acción de buscar mejoras permanentes al realizar compras públicas utilizando los recursos de que disponemos en forma eficaz y efectiva, con el propósito de conseguir aquellos bienes y servicios que necesita la institución para su funcionamiento
* Conocimiento de
las normativas y
procesos de Control
Interno
*Indicadores de efectividad propuestos
*Conocimiento/
Desconocimiento de los
procesos de Control
Interno y del
Procedimiento
Administrativo general.
*Número de
observaciones a los
expedientes
*Número de errores de
procesamiento en el
SIAF.
*Numero de
Requerimientos
atendidos sin errores.
%
Ordinal
Variable dependiente
Control previo
Conjunto de
procedimientos y
acciones que adoptan los
niveles de dirección y
gerencia de las entidades
para cautelar la correcta
administración de los
recursos financieros,
materiales, físicos y
humanos.
*Mejorar el nivel de gestión del área de abastecimientos a través de la administración del riesgo: Identificar, evaluar, medir.
*Respuesta al
riesgo: Aceptar,
minimizar, evitar.
*Apreciación de la
Política de Control
Interno en el Área de
Abastecimiento y OCI
%
3.5. Población, muestra y muestreo
3.5.1. Población:
8 Trabajadores de las Áreas de Abastecimiento y Órgano de Control
Interno (OCI)
3.5.2. Muestra:
Igual a la población.
3.6. Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Técnica de encuesta Procedimiento: Entrevista Instrumento: Cuestionario
Técnica de observación Procedimiento: Observación Participante Instrumento: Ficha de observación.
3.7. Métodos de análisis de datos
Histogramas de Frecuencia y se realizará una Prueba de Hipótesis asumiendo que
sigue los parámetros de una distribución normal.
IV. . ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
4.1. Recursos y Presupuesto
4.2. Financiamiento
4.3. Cronograma de Ejecución
V. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
VII. ANEXOS (si corresponde)
ESPECIFICACIONES PARA EL FORMATO Y REDACCIÓN DEL ARTÌCULO
1. Papel: A-4
2. Tipo y tamaño de letra: Calibri 11
3. Interlineado: 1.5
4. Las páginas deben ir correctamente numeradas
5. Márgenes de impresión:
2.5 cm
3 cm 2.5 cm
3 cm
