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Secretaría de Administración y Finanzas

“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”


Proyecto de Simplificación Administrativa

21 de Agosto de 2013


2013

2012

2011

Trámites y Procedimientos Simplificados

• Presentación de trámites simplificados a las regiones

• Inicio de implementación de trámites simplificados

• Desarrollo de la metodología de simplificación

• Integración de comandos para el análisis y Propuestas de Mejora para la Simplificación de procedimientos y formatos

• Resultados de Estudios de Opinión y de las visitas Regionales

Línea de Tiempo del Proyecto de Simplificación

2010

Planeación Diagnóstico

•Estudio de opinión sobre los trámites y servicios (1015 opiniones recibidas de Agosto 2010 – Enero 2011)

• Visitas regionales para conocer necesidades (329

participantes)

• Continuación de la simplificación y automatización de trámites

• Implementación de Trámites en Página Web de la SAF

• Descentralización de trámite (Control Patrimonial)

• Actualización Normativa (Leyes, Estatutos y Reglamentos)


Programa de Trabajo 2009-2013

Programa 2 Simplificación de los procesos administrativos

Propósito:

• Transferir de manera gradual los procesos y procedimientos a las Vicerrectorías y realizar los cambios pertinentes

en la estructura organizacional universitaria.

Eje 1 Descentralización

Prioridad de la Universidad Veracruzana relacionada a la función administrativa:

Subsanar las brechas creadas por el centralismo.

Transferir jurídica, financiera y académicamente la gestión institucional a las Vicerrectorías.

Objetivos

Descentralizar la función

administrativa.

Simplificar, con apoyo del Sistema

Integral de Información Universitaria

(SIIU), los procesos administrativos

para facilitar la

descentralización de trámites y

funciones.

Estrategias

Revisar y actualizar los

procedimientos y procesos de

administración y gestión con

orientación a la innovación y la

descentralización para la

sustentabilidad institucional,

asegurando su calidad a través de la

certificación en la Norma ISO.

Políticas

Los procesos y procedimientos

administrativos deben estar reconocidos

por su calidad con la Norma ISO.

El SIIU debe constituirse en el soporte

que sustente la operación institucional

y toma de decisiones para fines de

información y rendición de cuentas.


• Conocer la opinión de la Comunidad Universitaria respecto de los trámites que realiza ante la Secretaría de Administración y Finanzas

Etapa 1 Estudio de Opinión

• Escuchar de viva voz, las propuestas de mejora en temas generales y específicos que complementen la encuesta de opinión

Etapa 2 Reuniones de trabajo regionales

• Con base en las etapas anteriores, definir un marco ágil y moderno de normas, políticas y procedimientos que permitan proporcionar un servicio eficaz y eficiente

Etapa 3 Propuesta de simplificación

• Implementar nuevo sistema de trámites a través del SIIU , y capacitar a administradores y usuarios en general.

Etapa 4 Implementación

Etapas para la simplificación de los procesos administrativos


• Establecer procesos simplificados, descentralizados y

construidos con la participación de toda la

Comunidad Universitaria

• Tener una normatividad actualizada

• Facilitar a la academia el logro de sus objetivos

• Contar con indicadores que permitan medir la eficacia

• Autonomía regional

• Establecer un medio de comunicación permanente entre la administración y la academia

Resultados

Esperados


35%

19%

13%

6% 6% 5% 4% 4%3% 2% 2% 1%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Frecuencia Frecuencia acumulada

Significativos

Resultado de la encuesta y las visitas regionales


Descripción de la situación actual (Diagnóstico)

Propuesta de

Mejora

Implementación y

mejora continua

Actividades

Análisis de resultados de encuesta y

visitas a las regiones

Análisis de la normativa

Mapeo de Procesos (procedimientos y

trámites)

Análisis de requisitos documentales

Descripción del proceso y los recursos

usados para su desarrollo

Descripción del soporte informático e

infraestructura tecnológica

Reducción de requisitos, de obligaciones de

información y de la documentación

Agilización del procedimiento de tramitación

administrativa

Gestión electrónica del procedimiento y del

trámite

Incorporación de medios de participación,

transparencia e información

Requerimientos necesarios para llevar a cabo

la propuesta

Actualización de la norma

Desarrollo tecnológico

Capacitación

Implementación

Monitoreo y Evaluación

Mejora continua

Conocimiento

detallado de la

situación actual Diseño y

desarrollo de los

nuevos trámites

E-administración

Metodología del proceso de simplificación administrativa


TRÁMITE ORGANIZADOS POR PAQUETE ACCESO AL PORTAL

Octubre 2012 (15-30)

Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias

Baja de Bienes

Modificaciones presupuestales

Estado del Proyecto

Trámites que se presentaron a las Regiones


Entidades y Dependencias (Front Office)

Proceso Interno (SAF) (Back Office)

Usuario

Personal Revisa, Valida y/o Aprueba Consulta o Solicita

trámite/servicio

Trámite

electrónico

Recibe respuesta a solicitud Portal UV ó SAF

Proceso de Atención/Respuesta de Trámites y Servicios

Automática

Por ventanilla

http://www.uv.mx/saf/tramites-servicios/tramitesrf/formatos_mpoa/


0%

20%

40%

60%

80%

100%

Transferencias presupuestales

Requisiciones en línea

Registro de bienes muebles

Levantamiento físico del

inventario

Transferencia de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso

0% 6%

0% 0% 3% 3% 11%

23% 32% 38% 32% 35%

89%

71% 68% 62% 65% 62%

Opinión sobre los primeros trámites liberados de la Simplificación Administrativa

Insuficiente Regular y aceptable Notable y sobresaliente

Proyecto de Simplificación Administrativa

Resultados de la Encuesta sobre los trámites liberados


Actualización Normativa

Estatuto General

Reglamento para las Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios de la Universidad Veracruzana

Reglamento de Control Patrimonial


Trámites prioritarios

Fase 1 Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2 Propuesta de

Mejora

Fase 3 Desarrollo

Fase 4 Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo USIIU-DSIA

Pruebas Capacitación Página web

-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico

Solicitud de Constancia de Trabajo

Pago de sueldos y prestaciones

Solicitud de Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo

Solicitud de Condonación de Inscripción

Pago de nómina por depósito

Entrega de la nomina

95%

60%

95%

100%

Desempeño del Proyecto

100%

100%

100%

Avances de Etapa 3 y 4

Proceso: Administración de Recursos Humanos




(Diagnóstico)

Fase 2 Propuesta de

Mejora

Fase 3 Desarrollo


Diagrama Flujo





Credencialización

Aportaciones SAR

100%

XXXXX



Proceso: Administración de Recursos Humanos





(Diagnóstico)

Fase 2 Propuesta de

Mejora

Fase 3 Desarrollo


Diagrama Flujo





Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)

Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)

Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )

Pago directo a proveedores

Modificaciones presupuestales


Proceso: Administración de Recursos Financieros

100%

90%

90%

90%

90%





(Diagnóstico)

Fase 2 Propuesta de

Mejora

Fase 3 Desarrollo


Diagrama Flujo





Autorización de cuotas para eventos autofinanciables y Patronatos

Registro de ingresos

Expedición de recibos oficiales

Constancia de sueldos y salarios

90%

90%

90%

90%


Proceso: Administración de Recursos Financieros




(Diagnóstico)

Fase 2 Propuesta de

Mejora

Fase 3 Desarrollo


Diagrama Flujo





Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias

Baja de Bienes

100%


100%

100%

100%

100%


Proceso: Administración de Bienes y Servicios




(Diagnóstico)

Fase 2 Propuesta de

Mejora

Fase 3 Desarrollo


Diagrama Flujo





Arrendamiento de Vehículos

Arrendamiento de Autobuses

Solicitud de Mantenimiento de Equipo de Transporte

Solicitud de Servicio de Seguridad Contratada-Región Xalapa


60% 10%

60% 10%

60% 10%

60% 10%


Proceso: Administración de Bienes y Servicios

Secretaría de Administración y Finanzas Fecha de Reporte 21 de Agosto de 2013

Porcentaje de Avance del Proyecto

Proceso Total de Trámites

Trámites Simplificados

Página Web-SAF Automatizados

Concluidos En Proceso

Administración de Recursos Humanos **

10 7 0 5

Administración de Recursos Financieros

14 1 1 13

Bienes y Servicios 10 10 5 5

Total 34 18 6 23


** Revisión cargas académicas y Movimientos de personal académico, se encuentran en proceso de

presentar una propuesta de simplificación (Fase 2).

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