provedba ugovora o nabavi roba - safu.hr · konačni prihvat robe (ii) ‘djelomični’ privremeni...
TRANSCRIPT
PROVEDBA UGOVORA O
NABAVI ROBA
Zagreb, 10. srpnja 2013. godine
Sadržaj
Glavni sudionici
Ugovor
Početak provedbe
Isporuka
“On-the-spot” kontrola
Privremeni prihvat robe
Jamstvo / “After-sales” usluge
Konačni prihvat robe
Problemi u provedbi
Izmjene ugovora
Suspenzija
Raskid ugovora
Zaključak
Glavni sudionici
I. Ugovorne strane
• Tijelo za ugovaranje (Contracting Authority)
• Ugovaratelj (Contractor)
II. Korisnik / krajnji korisnik
Delegacija EU => Croatian Transition
Team nakon 1.7.2013.
Ugovor
Ugovor i Posebni
uvjeti
Aneks I: Opći uvjeti Aneks II:
Tehničke specifikacije
Aneks III: Tehnička ponuda
Aneks IV: Financijska
ponuda
Aneks V: Ostali
obrasci i dokumenti
Privremeni / završni prihvat
Rječnik
Definicije – rječnik pojmova
Rok za isporuku (Delivery period)
Trajanje provedbe (Implementation period)
Trajanje ugovora (Execution period)
Trajanje ugovora
DELIVERY PERIOD = COMMENCEMENT ORDER -> DELIVERY IMPLEMENTATION PERIOD= COMMENCEMENT ORDER -> PROVISIONAL ACCEPTANCE WARRANTY PERIOD = PROVISIONAL ACCEPTANCE +365 DAYS (END OF WARRANTY) EXECUTION PERIOD (DURATION OF THE CONTRACT) = CONTRACT SIGNATURE = RELEASE OF PERFORMANCE GUARANTEE AFTER FINAL ACCEPTANCE
Priprema za početak provedbe
Razdoblje između potpisa ugovora i izdavanja Commencement ordera (30 dana)
Sastanak sa sudionicima i potpisnicima ugovora
Upoznavanje sa procesom provedbe
Pažnja na isticanje vidljivosti (Visibility)
Predviđanje možebitnih problema u provedbi
Upozoravanje na nužnost pravovremene komunikacije u slučaju bilo kakvih promjena
Dogovor oko točnog datuma početka provedbe
Nakon sastanka – proslijediti relevantne materijale ugovaratelju
11.7.2013.
Početak provedbe
Nalog za početak (Commencement order) Posebni
uvjeti, čl. 18.1
Izdaje voditelj projekta iz SAFU
Najkasnije 30 dana od potpisa ugovora
(u dogovoru s korisnikom / ugovarateljem)
Sadrži:
• datum početka provedbe
• upute vezane uz program provedbe
(Programme of Implementation of tasks)
• upute vezane uz nalog za isporuku
Isporuka (I)
Nalog za isporuku (Delivery order)
Izdaje voditelj projekta iz SAFU
Najkasnije 10 dana prije isporuke
Nakon zaprimljenog Zahtjeva od
ugovaratelja (Request for delivery)
zajedno s Policom osiguranja (Posebni
uvjeti, čl.12)
Isporuka (II)
Sadrži:
• Krajnji datum isporuke
• Mjesto isporuke / prihvat robe
(Delivery list)
• Ime osobe zadužene za prihvat
Isporuka
Isporuka (III)
Zahtjev za privremeni prihvat robe
Zahtjev od ugovaratelja uključujući:
Izjavu ugovaratelja (Posebni uvjeti, čl. 29.5/6)
3 ispunjena ovjerena primjerka obrasca za
privremeni prihvat (Provisional Acceptance
Certificate)
Uvjerenje o porijeklu (Certificate of Origin)
“On-the-spot” kontrola (I)
3 vrste „on the spot” kontrole:
Monitoring (praćenje) - cilj je nadzirati provedbu
ugovora i osiguravanje održivosti – rijetko za SUP
Verification (provjera) - provodi je voditelj projekta /JPP
i odnosi se na tehničku provjeru
Supervisory (nadzor) - provodi je voditelj projekta iz
SAFU i svrha je na uzorku provjeriti da je VP/JPP odradio
tehničku provjeru u skladu s ugovorom – nadzor
funkcionalnosti sustava i provedbe ugovora
“On-the-spot” kontrola (II)
Provedba
Provjeriti:
• Isporučenu opremu količinski
• Podudarnost s ugovorom (Compliance)
• Dokumentaciju (Manuals)
• Dodatne usluge (npr. zapisnik sa edukacije)
• Vidljivost (Visibility)
Fotografirati svu opremu (paziti da su vidljivi naziv
modela, visibility, upotreba opreme, važni detalji…)
Popuniti kontrolnu listu
“On-the-spot” kontrola (III)
IPA I 5.0 MANUAL
Definirani su kriteriji odabira – jasno određeno koji
projekti su predmetom koje vrste terenske provjere, koliko
lokacija se posjećuje ovisno o ukupnom broju te koje
lokacije izabrati
Izrada godišnjeg plana - ažurira se svakih 6 mjeseci;
Pojačano je sudjelovanje korisnika u procesu – veće
‘vlasništvo’ korisnika nad projektima
Aneksi – POG po vrsti ugovora i Check liste
“On-the-spot” kontrola (IV)
Dogovor termina posjeta s Odjelom za kontrolu
kvalitete dokumenata te s krajnjim korisnikom
Organizacija i logistika izvedbe OTS
Po potrebi pozvati i Ugovaratelja
Proučiti ugovor (predmet, rokove…)
Pripremiti kontrolnu listu (check list)
“On-the-spot” kontrola (V) - visibility
Communication and Visibility Manual for EU External Actions:
„…any supplies or equipment delivered … should be clearly
identified and should feature prominently the EU flag and the
mention
"Provided with the support of the European Union"
in the operational language of the EU programme and in
the local language:
"Nabavljeno uz potporu Europske unije„
Naljepnice moraju imati odgovarajući tekst na engleskom
i hrvatskom jeziku.
Monitoring OTSC (I)
Nisu obavezne – provodi voditelj projekta iz SAFU
Vremenski okvir
• tijekom provedbe
• nakon završetka provedbe
• nakon isteka garantnog roka
Ciljevi
• pravovremena provedba ugovorenih aktivnosti
(poštivanje vremenskih okvira, ugovorene količine i
kvalitete); pravovremeno otkrivanje problema;
• održivost; korištenje nabavljene opreme
• korištenje nabavljene opreme; ispunjenje svih odredbi
ugovora
Planiranje – Godišnji plan
Kriteriji odabira ugovora:
• kompleksnost ugovora/projekta
• trajanje provedbe (više od 9 mjeseci)
• procjena rizika od strane JPP-a
• jamstveni rok; učestalost kvarova, broj i vrijednost
after-sales-a, nepravilnosti…
• broj lokacija - od odabranih ugovora bira se broj
lokacija (do 10 – sve)
• broj prijavljenih kvarova
• iznos „after-sales”
Monitoring OTSC (II)
Verification OTSC (I)
Kada se obavlja?
• Prije Privremenog prihvata robe (Provisional
Acceptance)
• Nakon podnesenog zahtjeva od strane SAFU prema
korisničkoj instituciji za Privremenim prihvatom robe
(Request for PA)
• Provodi ih JPP/VP
• Obavezne su
Verification OTSC (II)
Vremenski okvir
• Unutar 5 dana nakon zaprimanja zahtjeva za
privremenim prihvatom opreme (PAC) od SAFU
• Po izvršenju kontrole, SAFU se podnosi ili potpisani
PAC (3 primjerka) ili izvještaj zašto PAC nije moguće
potpisati, unutar 7 dana od dana zaprimanja Zahtjeva
za PAC
Ciljevi
• Verifikacija izvršenja ugovornih obaveza na svim
lokacijama
Supervisory OTSC (I)
Obavezna – Provodi ga voditelj projekta iz SAFU i kolega
iz Ureda za osiguranje kvalitete dokumenata
Vremenski okvir
• nakon završetka provjere od strane JPP/VP – nakon
zaprimanja potpisanog PAC ili izvještaja zašto isti nije
potpisan
• Unutar 30 dana od zaprimanja zahtjeva za izdavanjem
PAC-a od ugovaratelja
Supervisory OTSC (II)
Ciljevi
• Ispravnost verifikacije koju je izvršio JPP/VP;
• Izvršenje ugovornih obaveza
Kriteriji odabira ugovora
Svi ugovori, ali ne sve lokacije
• do 10 lokacija – svi
• između 11 i 20 lokacija – 50% lokacija
• između 21 i 40 lokacija - 30% lokacija
• između 41 i 100 lokacija – 20% lokacija
• između 101 i 200 lokacija – 10% lokacija
Provedba
• Koristi se posebna kontrolna lista / izvještaj
• Oprema se slika i slike se prilažu kontrolnoj listi
Follow-up
• Utvrđene manjkavosti – korektivne mjere, odgađa se
potpisivanje PAC-a
• U suprotnom, voditelj projekta iz SAFU potpisuje PAC
Supervisory OTSC (III)
Privremeni prihvat robe (I)
Provisional Acceptance Certificate (Annex V)
U roku od 30 dana od zahtjeva ugovaratelja
Korisnik potpisuje sva tri primjerka
Zadnji potpis – potpis voditelja projekta iz SAFU
Djelomični privremeni prihvat robe
Privremeni prihvat robe (II)
Jedan original se dostavlja ugovaratelju, jedan
korisniku a jedan zadržava voditelj projekta
U slučaju da se promijeni datum prihvata opreme
dostavlja se i ažurirana tablica Programa provedbe
(Programme of Implementation of tasks)
Početak jamstvenog roka (Posebni uvjeti, čl.32)
Preduvjet za plaćanje preostalih 60% (preslika se
dostavlja u ured za financije)
Jamstvo / “After-sales” usluge
Jamstveni rok - 365 dana od privremenog prihvata robe
(Posebni uvjeti, čl.32)
Koje su obveze Ugovaratelja? Držati se ugovornih
obveza (Opći uvjeti, čl. 32)
“After-sales” usluge (Posebni uvjeti, čl.33)
Konačni prihvat robe (I)
Final Acceptance Certificate (Annex V)
Izdaje voditelj projekta u roku 30 dana od isteka
jamstvenog roka ili “after-sales” usluga
Vraćanjem garancije za izvršenje posla završava ugovor
Svojim potpisom korisnik potvrđuje izvršenost ugovornih
obveza od strane ugovaratelja
Konačni prihvat robe (II)
‘Djelomični’ privremeni prihvati robe i sukladno tomu
jamstveni rokovi s različitim početkom (ili krajem u slučaju
kvara) ne povlače za sobom vrijeme izdavanja konačnog
prihvata robe
Ne postoji ‘djelomični’ konačni prihvat robe!
U tom slučaju konačni prihvat robe se izdaje nakon isteka
‘zadnjeg’ jamstvenog roka
Problemi u provedbi
Prije isporuke
• Roba se više ne proizvodi
• Korisnik nije osigurao preduvjete
za instalaciju opreme
Od isporuke do prihvata robe
• Isporuka kasni
• Roba nije instalirana / trening nije održan
• Smjernice za vidljivost nisu poštivane
• Roba ne zadovoljava pravilo porijekla
• Na OTS provjeri se ustanovi stvarno stanje različito
od ugovorenih odredbi
Nakon privremenog prihvata robe
• Roba se ne koristi ili se koristi u krivu svrhu
Izmjene ugovora
Putem Addendum-a
Putem Administrative order-a
Izmjene ne smiju mijenjati uvjete natječaja
Izmjene moguće unutar trajanja ugovora
Addendum: izmjena pravnog statusa ugovaratelja,
zamjena robe, produženje provedbe…(‘veće izmjene’)
Administrative order: adresa ugovaratelja, kontakt
podaci, promjena računa, manje izmjene na opremi...
(‘manje izmjene’)
Suspenzija provedbe
Suspenzija (Opći uvjeti, čl. 23)
• proizvodnje
• isporuke
• instalacije (djelomično ili za svu opremu)
Voditelj projekta iz SAFU izdaje nalog za suspenziju
Nakon 180 dana Ugovaratelj ima pravo zatražiti nastavak
provedbe ili raskinuti ugovor
Suspenzija ugovora – i u slučaju nepravilnosti
Raskid ugovora
Od strane Tijela za ugovaranje (G.C., Art. 36)
Ugovaratelj ne ispunjava ugovorne obveze
Ugovaratelj odbija i zanemaruje naloge
Ugovaratelj bankrotira, prestane s radom, biva
optužen
U slučaju nepravilnosti
Raskid ugovora
Od strane Izvođača (G.C., Art. 37)
Tijelo za ugovaranje ne izvršava plaćanje u roku
predviđenom Posebnim uvjetima
Tijelo za ugovaranje konstantno zanemaruje svoje
obveze
Tijelo za ugovaranje suspendira isporuku na više od
180 dana
Zaključak
U idealnom slučaju provedba je jednostavna
Česti problemi
Važnost stalne komunikacije sa ugovarateljem i
korisnikom
Ključna važnost “On-the-spot” kontrole
Utjecaj pripreme i ugovaranja na provedbu (opis
opreme, derogacije, Q&A, corrigendumi, rokovi,
kriteriji odabira, lokacije dostave… )
Pažljivo pročitati ugovor
Zaključak
Pravovremeno odrediti “pravila igre”
Odlučno reagirati na potencijalne probleme
Razgovarati s kolegama o situacijama iz prakse
Dobra međusobna komunikacija
Priručnik za JPP-e
http://www.safu.hr/hr/Dokumenti
Priručnik za Vidljivost
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility
/index_en.htm
Korisni linkovi
Prepoznavanje i predviđanje mogućih problema
Obavljanje OTS provjere
Kontrola ispunjenja svih ugovornih obveza
Praktična vježba i rasprava
Kontakt:
Mirta Maurovic
Savjetnica u Uredu za osiguranje
kvalitete dokumenata
telefon: 4585 882
e-mail: [email protected]
Zahvaljujem na pažnji!