provÍncia marista do brasil...
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PROVÍNCIA MARISTA DO BRASIL CENTRO-SUL
PROCEDIMENTOS 2010
Associação Brasileira de Educação e Cultura, ABEC.
União Catarinense de Educação, UCE.
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Conselho de Administração
Presidente: Ir. Dario Bortolini. Conselheiros: Ir. Adriano Brollo, Ir. Bene Oliveira, Ir. Davide Pe-
dri, Ir. Délcio Afonso Balestrin, Ir. Joaquim Sperandio, Ir. Jorge Gaio.
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SUMÁRIO
Apresentação......................................................................... 4
1. Setor de Administração..................................................... 5
1.1. Planejamento, Controle e Finanças.............................. 5
1.2. Gestão de Pessoas........................................................ 11
1.3. Tecnologia da Informação........................................... 20
1.4. Infraestrutura e Patrimônio.......................................... 22
1.5. Compras....................................................................... 24
1.6. Gestão do Imobilizado................................................. 27
1.7. Assessoria de Marketing.............................................. 32
1.8. Assessoria Jurídica....................................................... 35
1.9. Manutenção do Imobilizado e de Equipamentos........ 37
2. Diretoria Executiva da Rede de Colégios - DERC........... 39
3. Setor de Pastoral............................................................... 46
4. Diretoria Executiva de Ação Social - DEAS.................... 48
5. Orientações para Organização de Arquivos...................... 72
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APRESENTAÇÃO
Estamos encaminhando, para conhecimento e devida aplicação, este manual de Procedimentos, ne-
cessário para o bom funcionamento dos negócios e áreas das Mantenedoras.
Vivemos em contexto marcado por mudanças, com reflexos nas nossas atividades e trabalhos. A
padronização de maior número de práticas torna o processo de gestão mais dinâmico, ágil e eficiente.
Neste sentido, damos mais alguns passos em busca da unificação dos procedimentos. Pedimos compreen-
são se, eventualmente, um determinado procedimento não atende às expectativas de setor ou departamen-
to de alguma Unidade. Todo o processo decisório reivindica ponderação e conselho, visto que optar im-
plica invariavelmente sacrificar. Nem sempre temos resposta imediata. Alguns problemas, dependendo
de sua natureza, precisam ser debatidos e decididos por quem de direito, e isso demanda tempo e discer-
nimento.
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1.1. Planejamento, Controle e Finanças
1.1.1. Orçamento dos Setores e das Unidades
O orçamento deverá ser elaborado por centro de custo e feito de forma participativa. Na elabora-
ção, usar como referência de cálculo o acompanhamento de resultado do ano anterior, adequando-o à si-
tuação atual e às metas futuras. Para a previsão dos eventos, tomar como referência o anexo 1, Eventos
das Unidades.
Concluir a elaboração do orçamento para estudo e análise da Mantenedora conforme cronograma a
ser publicado anualmente. A Mantenedora encaminhará parecer provisório sobre a previsão orçamentária.
Após o fechamento das turmas, caso o número de alunos matriculados seja diferente do que fora
previsto no orçamento, os Colégios deverão revisar o orçamento geral até o final de fevereiro, adequando-
o à situação real.
Sendo necessário, a DEAS solicitará que as Unidades realizem a revisão orçamentária nos Centros
Sociais.
Até o final de março, o Conselho de Administração aprovará o orçamento da Mantenedora.
A Mantenedora enviará mensalmente às Unidades o relatório do que foi realizado e das projeções
orçamentárias.
Na gestão da Unidade, ater-se ao orçamento aprovado. Os casos excepcionais de complementação
orçamentária deverão ser encaminhados à Mantenedora, aos cuidados do Gerente de Planejamento Con-
trole e Finanças.
1.1.2. Planejamento Financeiro e Orçamentário
Neste processo a Diretoria da Rede de Colégios:
coordena a elaboração dos orçamentos dos Colégios;
analisa o orçamento consolidado da Rede de Colégios;
analisa e elabora recomendações a respeito dos orçamentos.
Investimentos, obras, reformas e despesas de marketing, mesmo os previstos em orçamento, devem
ter aprovação da DERC antes de contratar ou comprar.
1.1.3. Custos de eventos
Os eventos esporádicos, realizados pelos Colégios, que envolvam receitas e custos, deverão ter o re-
sultado financeiro apurado por meio do formulário 4, custo de eventos.
O formulário devidamente preenchido será encaminhado ao responsável pelo acompanhamento dos
orçamentos da Mantenedora no prazo máximo de cinco dias úteis, após a realização do evento.
1.1.4. Orçamento das Comunidades
Na elaboração do orçamento das Comunidades, cumpre seguir as orientações do Irmão Provincial,
em conformidade com os Procedimentos Administrativos. Deverá ser encaminhado à Mantenedora até o
final de fevereiro; a aprovação será efetuada até o final de março pelo Conselho Provincial.
1.1.5. Contabilidade
Todos os livros e documentos originais que dão origem aos lançamentos e operações contábeis de-
verão permanecer arquivados na Mantenedora, exceto o que se especifica abaixo.
a) Nos casos em que houver necessidade de apresentar os originais para prestação de contas (Cen-
tros Sociais), a Contabilidade estará recebendo fotocópias para registrar os lançamentos nos
respectivos períodos, ficando no aguardo dos Originais após a prestação de contas.
b) Nos casos de pagamento de serviços com retenção apenas de ISS, a nota fiscal original, bem
como a guia de pagamento original deverão permanecer na Unidade, até mesmo em arquivo se-
parado, para atender a eventual fiscalização municipal.
c) Nos casos de pagamento de serviços com retenção de ISS e de outros tributos federais (IRRF,
INSS, PIS-COFINS-CSLL), a Unidade deverá manter cópia da nota fiscal com a guia original
de recolhimento do ISS e enviar a nota fiscal original à Mantenedora.
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A documentação para a contabilidade será enviada ao Centro Administrativo, semanalmente, via
malote ou correio.
Os movimentos do Sistema Caixa e Bancos, bem como Fornecedores devem ser encerrados e envi-
ados à Contabilidade, impreterivelmente, até o dia 28 de cada mês (antecipável caso não seja dia útil)
por sedex ou malote, adotando o meio mais rápido.
Os pagamentos relevantes devem ser negociados, para que não ocorram no período que compreende
os dias 29 a 31 do mês, devendo preferencialmente ser prorrogados para o mês seguinte.
No período que compreende os dias 29 a 31 do mês, os pagamentos que forem efetuados serão lan-
çados no primeiro Caixa do mês seguinte. Esses pagamentos vão ficar fora do mês de competência; por-
tanto devem ocorrer apenas para o que for essencial e ao mesmo tempo de valor irrelevante.
Os documentos fiscais enviados à contabilidade devem ser preenchidos corretamente, sem rasuras,
caracterizados como documentos hábeis e aceitos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade. Documen-
tos hábeis são preferencialmente Notas Fiscais, Cupons Fiscais e Recibos de Profissional Autônomo,
RPA.
Todos os documentos pagos por cheques, débito em conta corrente ou pagos em dinheiro, deverão
conter as informações, no verso, que determinem finalidade, identificação legível de quem efetuou o gas-
to, visto e identificação do responsável pela sua autorização, visto e identificação do Gerente Administra-
tivo ou Assistente Administrativo (nos Centros Sociais).
A provisão de fornecedores será realizada no Contas a Pagar, através do Módulo de Recebimentos
no Sistema Datasul.
1.1.5.1. Ativo fixo (mobiliário, equipamentos)
Para a movimentação de Ativo Imobilizado – ―Baixa, Transferência ou Venda‖, as Unidades reme-
tentes deverão preencher o formulário 33 - movimentação de ativo imobilizado, e encaminhar à Man-
tenedora três vias devidamente assinadas.
A Unidade remetente só poderá realizar o processo mediante a autorização previamente assinada
pelo contador e o responsável de Infraestrutura da Mantenedora.
Uma via da Autorização deverá seguir junto com o ativo imobilizado; a segunda via deverá ser en-
viada à Mantenedora; a terceira via deverá ser mantida nos arquivos da Unidade remetente.
A Mantenedora realizará a movimentação no sistema ERP Datasul, mediante o processo finalizado.
Transferências entre as Unidades somente poderão ocorrer entre Unidades da mesma Mantenedora.
Para a solicitação de transferência ou baixa, as Unidades devem usar o BAZAR, arquivo dentro do
servidor, com ferramentas que possibilitam a divulgação dos bens para movimentação.
O BAZAR é administrado pelo Setor de Patrimônio da Gerência de Infraestrutura, que acompanha-
rá todos os processos.
O endereço do BAZAR é T:\PATRIMÔNIO\PORTAL PATRIMONIO\Tabela de Bazar - Transfe-
rências.xls e nesse se encontram os Formulários e Instruções de uso.
Na solicitação de compra de qualquer ativo imobilizado, com valor superior a R$ 326,61, o solici-
tante deverá pedir uma ordem de investimento ao Departamento de Patrimônio.
A classificação do bem como ativo ou como despesa encontra-se anexa, dentro do portal.
Quanto à política de Transferência de Equipamentos de Informática para o Centro Social Marista
Curitiba, seguir as orientações específicas da DEAS no tópico 4.17.
1.1.5.2. Tabela de temporalidade
DARF, imposto de renda retido na
fonte e outros tributos 20 anos
Notas Fiscais, recibos e duplicatas
referentes a construções
Guardar por todo o período em que o imó-
vel fizer parte do ativo imobilizado.
Observar o prazo mínimo de 11 anos.
Notas fiscais, recibos, comprovan-
tes de despesas em geral 11 anos
Livros contábeis permanente
Contratos originais de qualquer 10 anos
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natureza
Observações:
1. Veja orientações para organização de Arquivo no final deste manual.
2. Qualquer documento que esteja em discussão judicial ou administrativa (contrato, nota fiscal, fatura etc.) deve ser guardado
pelo tempo em que perdurar o respectivo processo.
3. Os documentos aptos a comprovar a filantropia, pelo menos por onze anos.
4. Os demais documentos não relacionados acima devem permanecer arquivados pelo prazo atualmente aplicado pelas Unida-
des.
5. Nenhum documento contábil poderá ser descartado sem autorização do Contador.
1.1.6. Caixa
O dinheiro do caixa deve ser utilizado apenas para pagamentos de pequenas despesas. Salário, adi-
antamento salarial, férias, 13o salário, fornecedores, prestadores de serviços, concessionárias de serviços e
correlatos... são despesas a serem pagas por meio de crédito em conta-corrente, ou com cheque nominal
em nome do fornecedor ou do prestador de serviço, devidamente cruzado com o carimbo (somente para
depósito em conta-corrente do favorecido). Nos casos de prestadores de serviços ―pessoa física‖, que não
mantenham conta-corrente em banco, não se deve cruzar o cheque; em hipótese alguma pagar em dinhei-
ro.
Os setores devem solicitar seus adiantamentos com antecedência de 48 horas e dispor de todas as
informações necessárias para a liberação do valor; com isso a área de finanças terá tempo hábil para sacar
o dinheiro no Banco. A prestação de contas do adiantamento também deverá ocorrer 48 horas após o re-
torno da viagem. As viagens que não tiverem adiantamento terão o prazo de 48 horas para reembolso.
É proibida a emissão de cheque em nome de terceiros. Deve-se emitir um cheque para cada tipo de
despesa.
No final de cada mês, todas as Unidades deverão produzir o relatório para informar a composição
do saldo de caixa no dia do fechamento e enviá-lo ao Departamento Financeiro um dia depois do fecha-
mento, com os vistos do emitente e do responsável pela Unidade.
Todos os que recebem numerário devem fazê-lo com autorização escrita do Superior ou Diretor, e
assinar o recebimento; em seguida este lançamento deverá ser efetuado diretamente no Sistema. Esta fi-
cha fica para controle do caixa: formulário 9 - autorização de numerário.
Se o uso de dinheiro for esporádico, deve-se registrar a prestação de contas no próprio formulário.
Os que utilizam dinheiro da Instituição de forma mais ou menos permanente devem fazer um caixa pes-
soal: formulário 10 - caixa pessoal. Ele pode ser utilizado de duas formas: como arquivo no computador
ou em formulário de papel.
A conciliação bancária prévia deverá ser feita diariamente pelas Unidades e o fechamento diário pe-
la Mantenedora; esta apontará as divergências e o devolverá às Unidades para que seja refeito.
Basta o erro de uma só pessoa para que todo o caixa da Unidade fique com problemas. O encarre-
gado de controlar o caixa tem a seu dispor um formulário no sistema ou numa planilha Excel: formulário
11 - resumo de caixa.
No final de cada mês a Unidade deve arquivar uma cópia deste relatório e enviar outra à Mantene-
dora, até o quinto dia útil do mês subsequente ao fechamento, com os vistos do emitente e do responsável
administrativo da Unidade.
1.1.7. Conta bancária
Somente poderá ser aberta conta bancária com aprovação e autorização da Mantenedora, em nome e
com o CNPJ da Unidade; nunca em nome de colaboradores ou de Irmãos.
A Mantenedora é responsável pela abertura e encerramento de contas correntes de todas as Unida-
des; porem, em algumas regiões onde os processos são mais lentos, a Mantenedora poderá solicitar auxi-
lio da Unidade, para agilizar a abertura das contas correntes.
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1.1.8. Pedido de numerário
As Unidades deverão efetuar a solicitação de numerário nas sextas-feiras pela manhã. Todas as se-
gundas-feiras, os valores solicitados, referentes às despesas semanais, serão provisionados e disponibili-
zados conforme o orçamento anual aprovado.
As solicitações de remessa fora do prazo não serão atendidas.
1.1.9. Aplicações Financeiras
Somente a Mantenedora pode fazer aplicações financeiras. É expressamente proibido que as Unida-
des façam qualquer tipo de aplicação.
1.1.10. Emissão de cheques
Conforme Estatuto e ata de nomeação das Diretorias das Unidades, os cheques deverão ser assina-
dos pelos respectivos responsáveis. Todos os cheques devem ser nominais, em favor do prestador de ser-
viços ou fornecedor. Deve-se fazer cópia de todos os cheques emitidos.
Sempre que houver alteração de Diretorias, o fato deverá ser comunicado ao Departamento Finan-
ceiro, para que providencie as devidas alterações junto aos Bancos.
1.1.11. Pagamentos a cargo da Mantenedora
Cada unidade será responsável pela recepção física e fiscal de suas mercadorias e respectivos do-
cumentos, e esta informação alimentará o modulo de Contas a Pagar através do procedimento de ―Prepa-
ração de Documentos‖. Os pagamentos serão centralizados e efetuados pela Mantenedora, desde que re-
cebidos (preparados) nas segundas-feiras para pagamentos nas quintas-feiras. As notas fiscais com reten-
ções de impostos deverão ser encaminhadas à Contabilidade.
Os pagamentos de construções ou reformas de grande porte, aprovados pelo Conselho de Adminis-
tração, serão efetuados pela Mantenedora aos fornecedores ou prestadores de serviços e debitados conta-
bilmente na Unidade e no orçamento.
Em obras ou reformas, a contratada deverá apresentar à Unidade os seguintes documentos:
Nota fiscal
Planilha de medição dos serviços
Termo de aceitação parcial dos serviços
Relatório fotográfico do período
Carta de apresentação da medição
Cronograma atualizado
Cópia da folha de pagamento
Cópia da GFIP
Cópia da guia de FGTS
Esses documentos devem ter o visto do coordenador administrativo da Unidade e ser encaminhados
ao engenheiro da Mantenedora, para análise e liberação do pagamento.
Pagamento de sinal, adiantamentos, parcelas ou saldo final devem ser efetuados mediante apresen-
tação de nota fiscal, em nome da Unidade, emitida pelo contratado. É preciso anexar à nota fiscal do saldo
final o termo de aceite de conclusão dos serviços.
As notas fiscais deverão ser emitidas em Nome da Associação Brasileira de Educação e Cultura –
ABEC ou em nome da União Catarinense de Educação – UCE com o CNPJ e endereço da Unidade em
que está sendo realizada a reforma ou a construção.
Os pagamentos acima mencionados deverão ser preferencialmente programados ou negociados para
12 dias após o recebimento da nota fiscal pela Unidade. A nota fiscal e os demais documentos devem ser
encaminhados imediatamente à Mantenedora, para serem analisados pelo engenheiro e pelo Apoio Admi-
nistrativo. Estes deverão enviá-los à área de finanças, respeitando o prazo de programação financeiro,
ou seja, incluir todos os documentos nas segundas-feiras para pagamentos nas quintas-feiras.
1.1.12. Reembolsos à Mantenedora
Na ABEC, todos os tipos de reembolsos, como PREVER, convênios médicos, diferenças salariais
etc. a serem efetuados às Mantenedoras, deverão ser depositados na conta-corrente do Banco Itaú S.A.,
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agência 368, conta 19103-7, com identificação do código 0025 para ABEC, ou por meio de boletos: a-
gência 0368, conta 20800-5 e Banco Itaú S.A, agencia 0289, conta 07192-0 para UCE, ou por meio de
boletos: agencia 0289, conta 24897-3. Os originais deverão ser enviados à área de finanças da Mantene-
dora, via malote, com todos os dados do depositante a que se refere o reembolso. É importante arquivar
cópia do documento em pasta própria.
1.1.13. Despesas das Unidades pagas pela Mantenedora
A Mantenedora poderá pagar despesas das Unidades. Nesses casos, as notas fiscais serão emitidas e
contabilizadas para as Unidades. A despesa será lançada no orçamento da Unidade.
1.1.14. Despesas de viagem
Todos os colaboradores que utilizam adiantamento de viagem precisarão ser cadastrados como For-
necedores para que estes adiantamentos sejam controlados no Sistema Integrado. É preciso solicitar ao
caixa da Unidade a reserva de numerário como adiantamento de viagem, com antecedência de 48 horas.
Deve-se solicitar adiantamento apenas do valor necessário para a viagem, quantia sobre a qual se deve
prestar conta no ato do retorno. Todas as notas fiscais de viagem deverão ser emitidas em nome da Asso-
ciação Brasileira de Educação e Cultura, ABEC, ou da União Catarinense de Educação, UCE, constando
nelas o nome de fantasia, endereço e CNPJ da Unidade. Em hipótese alguma solicitar a nota em nome do
viajante.
Deve-se preencher o formulário de viagem com a aprovação da Direção: formulário 5 - controle
de viagem; passar o visto em todos os comprovantes, anexá-los ao formulário e apresentar os documen-
tos no caixa de sua Unidade, assim que retornar de viagem. A prestação de contas deverá ser feita dentro
dos três dias úteis após o retorno da viagem realizada. Não será concedido novo adiantamento de viagem,
se a prestação de contas da viagem anterior estiver ainda aberta.
1.1.15. Pagamento antecipado de parcelas da anuidade
Conforme previsão contratual, o desconto a ser concedido para pagamento em parcela única até o
vencimento da primeira parcela é de 5%. Após o vencimento da primeira parcela o desconto deve ser
concedido apenas sobre o saldo do somatório das parcelas restantes, seguindo a tabela abaixo.
Antecipação Desconto
12 parcelas 5,0%
11 parcelas 4,6%
10 parcelas 4,1%
9 parcelas 3,7%
8 parcelas 3,2%
7 parcelas 2,8%
6 parcelas 2,3%
5 parcelas 1,9%
As parcelas vencidas e não pagas não fazem parte do cálculo para desconto de antecipação; devem-
se cobrar todos os encargos previstos no contrato.
As baixas através de Desconto Comercial poderão ser efetuadas no Departamento Financeiro da
Mantenedora, desde que o Colégio tenha percentual para utilização e envie o Termo Aditivo do Contrato
Escolar.
As baixas através de Gratuidade Social poderão ser efetuadas no Departamento Financeiro da Man-
tenedora, desde que o Colégio tenha percentual disponível para utilização e envie o Parecer Social.
O desconto concedido pela antecipação de pagamento será registrado no sistema sempre pela sua
totalidade na parcela de número 12. Caso o aluno seja transferido e solicite devolução das parcelas ante-
cipadas, a parcela de número 12 será devolvida pelo valor registrado no sistema.
É vedado o recebimento em espécie (dinheiro).
1.1.16. Recebimento em cheque
É vedada a aceitação de cheques de terceiros e de pessoa jurídica para qualquer tipo de pagamento.
Não manter cheques por prazo superior a 90 dias da data de emissão.
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Recebimentos em Cheques somente poderão ser aceitos em função de negociação de dívida, com
parcelamento limitado ao início do ano letivo seguinte, sempre em nome do responsável financeiro; in-
formar no verso do cheque o Nome do Aluno, Matrícula, Ano Letivo, Nº da Parcela, Valor Principal e
Valor de Juros, sendo o cheque em nome da Mantenedora, cruzado e com carimbo informando a agência
e conta corrente do favorecido para depósito.
Não aconselhamos o pagamento de títulos em banco por colaboradores do Colégio, ou seja, a ação
de pagamento do boleto no banco - ―boca do caixa‖ é função do responsável financeiro do Aluno.
1.1.17. Cheques devolvidos
Os cheques devolvidos por falta de provisão de fundos em primeira apresentação serão reapresenta-
dos automaticamente.
Cheques Devolvidos pela Mantenedora, oriundos de segunda reapresentação, deverão ser cobra-
dos/trocados por boletos imediatamente após o recebimento pelos Colégios, visto que a posição financeira
do Responsável do Aluno no sistema constará como de inadimplente até a quitação do boleto, o que gera-
rá a impossibilidade de rematrícula.
A Unidade deve cobrar o devedor ou enviar ao Cartório para protestar, o cheque só poderá ser de-
volvido ao emitente após a liquidação efetiva do boleto, nunca substituído por outro cheque.
A Mantenedora deverá ter o controle dos respectivos cheques. A contabilidade deverá lançar os
cheques devolvidos em conta especifica do grupo contas a receber, com o seguinte titulo:
- Cheque para reapresentação;
- Cheques em cobrança – remessa a cartório.
Após a comprovação de recebimento, a Mantenedora encaminhará o cheque, via malote, acompa-
nhado de protocolo, que deverá ser assinado pelo responsável da Tesouraria e devolvido imediatamente
ao emitente.
Quando não houver manifestação do emitente, o cheque será devolvido à Unidade; esta deverá co-
municar-se com o emitente, gerar a segunda via do boleto com os juros e correções. Este boleto deverá
ser pago no Banco em dinheiro.
1.1.18. Inadimplência
A tesouraria deverá valer-se de instrumentos de eficácia comprovada no combate à inadimplência.
Para fins de redução de inadimplência, foi firmado convênio com SERASA para consulta, inclusão (nega-
tivação) e exclusão de pendências financeiras, enviados anteriormente, para serem utilizados na inclu-
são/exclusão dos registros.
Deverão ser incluídos no SERASA títulos abertos após 90 dias e após e efetiva realização das ações
de cobrança, conforme Manual de ―Padrões de Qualidade Operacional‖ da DERC.
Quem não pagou as mensalidades do ano anterior, ou não negociou o débito total, não deverá ter
sua matrícula renovada.
1.1.19. Pagamentos em atraso
Não é permitida a dispensa ou redução de juros e multas no pagamento de mensalidades em atraso.
As renegociações devem prever juros passados e futuros no caso de parcelamento do débito, e somente
poderão ser aceitas em função de negociação de dívida, com parcelamento limitado ao início do ano leti-
vo.
1.1.20. Empréstimos a colaboradores
Por falta de base legal, a Mantenedora não faz empréstimos.
1.1.21. Patrocínios
Os patrocínios, não importando se efetuados com bens ou em espécie, deverão ser formalizados
com instrumento próprio, ou seja, por contrato. Os valores em espécie deverão ser contabilizados e apli-
cados integralmente no incremento das atividades fins das Unidades: manutenção e desenvolvimento.
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1.1.22. Venda de livros didáticos e apostilas
Para as Unidades que venderem livros e apostilas aos seus alunos, será necessário observar os se-
guintes critérios:
- divulgar a relação dos livros que o Colégio irá adotar;
- fornecer recibo a todos os compradores;
- contabilizar rigorosamente todos os recursos: entradas e saídas.
1.1.23. Prestações de serviços
1.1.23.1. Por pessoa física
a) Imposto de Renda. A Conferência e o cálculo efetuam-se na área Contábil que, posteriormente,
repassa as guias ao Contas a Pagar para o seu cumprimento. Na retenção, aplicar a tabela progressiva.
Quando um autônomo executar mais de um serviço no mesmo mês, todos os recibos deverão ser soma-
dos, para o cálculo do imposto de renda, e retidos a partir da emissão do segundo recibo.
O recolhimento deverá ser efetuado até o último dia útil do 1º decêndio do mês subsequente ao mês
da ocorrência dos fatos geradores. O recolhimento é efetuado pelo estabelecimento com o CNPJ da Man-
tenedora.
b) INSS - Recolhimento pela área de Gestão de Pessoas. Retenção de 20% do valor bruto, respei-
tando os limites da tabela do INSS. O recolhimento é efetuado pela Mantenedora até o décimo dia do mês
subsequente ao mês da prestação do serviço.
Os documentos originais das prestações, com ou sem retenção de IR ou INSS, devem ser encami-
nhados à área de Gestão de Pessoas da Mantenedora, semanalmente, para lançamento no sistema de R. H.
1.1.23.2. Por pessoa jurídica
a) Retenção do IR. A conferência e o calculo efetuam-se pela área Contábil que, posteriormente,
repassa as guias ao Contas a Pagar para o seu cumprimento. Conforme o tipo de serviço, a alíquota de 1%
ou 1,5% de retenção do IR deverá estar discriminada na nota fiscal. Não reter valores inferiores a
R$10,00 por evento distinto. Não deduzir os impostos do valor liquido da nota fiscal.
O recolhimento do IRRF é efetuado pela Mantenedora, de forma centralizada.
Quanto ao PIS, COFINS e CSLL, a retenção é de 4,65% para os valores acima de R$5.000,00. O-
correndo mais de um pagamento no mesmo mês à mesma pessoa jurídica, devem-se somar todos os valo-
res pagos no referido mês e aplicar a alíquota acima. O recolhimento dessas contribuições sociais é efetu-
ado pela Mantenedora, de forma centralizada.
b) INSS, afeto à área de Gestão de Pessoas. Retenção de 11% do valor total da mão de obra. Não
há teto estabelecido. Deverá estar discriminado na nota. O recolhimento é efetuado pela Mantenedora até
o décimo dia do mês subsequente ao mês da emissão da nota fiscal. Destacar essa informação do INSS,
pois ela é válida para todos os impostos retidos de pessoas jurídicas.
1.2. Gestão de Pessoas
1.2.1. Contratações, promoções, transferências internas e alterações de carga horária
A atuação de pessoas nas Unidades deverá estar sempre formalizada por meio de contrato de em-
pregado por prazo indeterminado, empregado por prazo determinado, emprego temporário, estagiário,
aprendiz, voluntário, ou prestador de serviço. Para cargos de Titularidade, coordenação de área, ou qual-
quer alteração no contrato original, deverá ser feito um Termo Aditivo.
As Unidades têm seu quadro de pessoal aprovado. Qualquer alteração no número de pessoas ou
carga horária deverá ser previamente estudada e aprovada pela Mantenedora.
A solicitação de pessoal das Unidades que implicar aumento de quadro deverá ser aprovada pela
Superintendência e encaminhada à Gerência de Gestão de Pessoas, para análise técnica e providências de
contratação. A solicitação de pessoal decorrente de substituição deverá ser aprovada pela DERC.
A solicitação à Mantenedora de licença para a contratação de pessoal deverá ser feita sempre por
meio do sistema de recrutamento on-line.
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O processo de recrutamento e seleção somente será iniciado após a aprovação da requisição corres-
pondente.
As transferências internas de empregados devem ser intermediadas pelo Núcleo de Gestão de Pes-
soas da Mantenedora. Em hipótese nenhuma o empregado deve ser abordado diretamente pela Unidade,
área, setor ou núcleo interessado na sua transferência.
As vagas para os cargos de direção, coordenação e assessoria serão preenchidas mediante seleção
pelo Núcleo de Gestão de Pessoas da Mantenedora, de acordo com as áreas responsáveis. O processo se-
letivo para os demais cargos será conduzido pela Unidade, de acordo com as políticas e procedimentos
estabelecidos no Manual de Recrutamento e Seleção e conforme as orientações das respectivas áreas.
Os processos seletivos devem ensejar a inclusão de deficientes, visto que a legislação determina que
5% do total de empregados tem de ser de pessoas portadoras de deficiência ou beneficiárias reabilitadas
da Previdência Social.
Para a avaliação técnica dos candidatos devem ser aplicados testes de conhecimentos específicos,
testes que a Mantenedora poderá disponibilizar ou ajudar na sua elaboração.
A dinâmica de grupo deverá ser conduzida por um profissional de experiência e de competência
técnica. Os testes psicológicos são instrumentos de avaliação exclusivos dos psicólogos: anexo 4 - ma-
nual de recrutamento interno.
Antes da admissão deve-se providenciar o levantamento de referências profissionais dos dois últi-
mos empregos do candidato finalista. Este levantamento será realizado pela Gerência da Unidade.
O exame médico deverá ser realizado sempre após a verificação acima e antes da admissão (as in-
formações sobre os exames médicos estão disponíveis no PCMSO). A comunicação ao candidato aprova-
do deve ocorrer somente após o resultado do exame médico e desde que seja considerado apto para a fun-
ção.
Todas as vagas, exceto as de motivo confidencial, deverão ser divulgadas no portal, para ensejar a
participação dos empregados nos processos seletivos. As Unidades que ainda não têm acesso ao sistema
de recrutamento on-line deverão solicitar que o Núcleo de Gestão de Pessoas faça a inclusão.
As Unidades deverão estimular a participação dos empregados nos processos seletivos, de acordo
com as orientações do Manual de Recrutamento Interno. Os requisitos para o cargo e para os critérios de
seleção deverão ser iguais àqueles que servem para avaliar os candidatos internos e os externos.
Os empregados não poderão ter atividades econômicas na Unidade em que atuam.
1.2.2. Contratação de Parentes de Funcionários
A contratação de parentes de funcionários em Unidades da Província Marista do Brasil Centro-Sul
é permitida, desde que não haja grau de subordinação entre eles.
A subordinação referida caracteriza-se quando um funcionário, de qualquer nível hierárquico, tem
sob a sua gestão direta ou indireta pessoa da família, cujo grau de parentesco provém de laços co-
sanguíneos ou relacionais.
Definem-se como parentes para fins de contratação:
Os ascendentes: pai e mãe, mesmo quando adotivos, padrastos e madrastas, tios e tias, avós, bisa-
vós e assim sucessivamente.
Os descendentes: filhos e filhas naturais ou adotados, enteados e enteadas, netos e netas, bisnetos e
bisnetas e assim sucessivamente.
Os colaterais: irmãos e irmãs, sobrinhos e sobrinhas, primos e primas em qualquer grau.
Os relacionais: esposo e esposa, companheiro e companheira, sogro e sogra, genro e nora, cunha-
do e concunhado.
O grau de parentesco não exime o candidato de participar do processo seletivo em todas as suas e-
tapas nem de comprovar as exigências para o cargo: formação, experiência, perfil, idoneidade etc.
Quando o grau de parentesco se formalizar ou se caracterizar após a admissão, os funcionários en-
volvidos deverão notificar o Núcleo de Gestão de Pessoas da Mantenedora. Os casos já existentes na e-
missão da presente norma deverão também ser notificados.
13
A contratação ou promoção de parentes para cargos de gestão em qualquer uma das unidades da
PMBCS, ainda que não resulte em subordinação direta ou indireta de funcionários, somente poderá ocor-
rer com aprovação do Núcleo de Gestão de Pessoas da Mantenedora.
A contratação de parentes para prestação de serviços sem vínculo empregatício deve ser analisada,
levando-se em consideração a natureza do serviço prestado, a sua duração, a sua relevância, frequência e
custo. A efetiva contratação nesta condição somente pode ocorrer com a aprovação prévia do Núcleo de
Gestão de Pessoas da Mantenedora.
As exceções ao estabelecido na presente norma, quando pertinentes, deverão ser encaminhadas ao
Superintendente da Mantenedora para análise e deliberação.
1.2.3. Remanejamento de docentes para cargos administrativos
No remanejamento de docentes para cargos administrativos, é necessário observar as premissas ex-
plicitadas abaixo.
Respeitar todas as etapas do fluxo de seleção e aprovação de candidatos: inscrição para vaga atra-
vés do portal, participação em entrevistas, testes e dinâmicas.
Os cargos de gestão – Diretor Geral, Diretor Educacional e Gerente Administrativo – serão avalia-
dos e aprovados pela DERC, em conjunto com o Núcleo de Gestão de Pessoas e com a área de Plane-
jamento, Controle e Finanças. Os cargos administrativos serão avaliados tecnicamente pelas áreas cor-
respondentes da Mantenedora (RH, TI, Finanças, Marketing) e os técnico-docentes serão avaliados
tecnicamente pela DERC.
O salário do cargo deve ser aquele definido pela política de cargos e salários. Até a sua implanta-
ção em caráter definitivo, o Núcleo de Gestão de Pessoas da Mantenedora deve ser consultado sobre o
salário adequado ao cargo.
Ao salário do docente (hora de aula) deverá ser aplicada regra de proporcionalidade para a carga
horária exigida pelo novo cargo. Quando o valor final se mostrar superior ao salário do cargo preten-
dido, o candidato deve ser desconsiderado para prosseguir no processo de seleção.
O convite para o funcionário ocupar a vaga somente deve ser formalizado após serem cumpridas
todas as etapas do processo de seleção. É fundamental que haja aprovação dele por todos os envolvi-
dos, ainda que por consenso.
1.2.4. Cargos e Salários
Até a implantação da estrutura de Cargos e Salários, as requisições de pessoal devem ser analisadas
pela área de Remuneração para a proposta correta do cargo e salário respectivo.
As solicitações de promoção e alteração de carga horária dos empregados deverão ser encaminha-
das ao Núcleo de Gestão de Pessoas para análise e providências de aprovação.
1.2.5. Estagiários
A solicitação de estagiários deverá ser feita com os mesmos procedimentos da solicitação de pesso-
al (item 1.2.1) e de acordo com as políticas e procedimentos contidos no manual ―Programa de Estágios‖:
anexo 5 - programa de estágios.
A contratação de estagiários poderá ser feita por meio de agente de integração empresa-escola e de-
verá respeitar os critérios para estágio estabelecidos pelos conselhos profissionais regionais, além daque-
les definidos na legislação específica. O contrato de estágio não poderá exceder a dois anos.
O estagiário só poderá iniciar suas atividades após a entrega do contrato de estágio assinado por to-
das as partes envolvidas.
A carga horária do estagiário não poderá ultrapassar 6 horas diárias e 30 horas semanais.
O período de recesso a que o estagiário tem direito deverá ser gozado preferencialmente durante as
suas férias escolares e, sempre que possível, no mesmo período de recesso da unidade.
O estagiário faz jus ao mesmo vale-transporte fornecido para os empregados. Caso ele não tenha in-
teresse, deve formalizar esta desistência. A única diferença em relação aos empregados é que, de acordo
com a Lei nº 11.788/2008, o vale transporte será compulsório para o empregador, sem nenhum custo para
o estagiário.
14
Recomenda-se a realização do exame médico admissional e demissional de todos os estagiários. O
exame médico poderá ser realizado pela mesma empresa prestadora do serviço aos empregados ou poderá
ser realizado a critério do estagiário, desde que firmado por um médico do trabalho.
1.2.6. Aprendizes
A contratação de aprendizes só poderá ocorrer quando a Unidade tiver essa condição aprovada no
quadro de pessoal, sendo necessária a emissão da requisição de pessoal, conforme o procedimento de so-
licitação respectiva e de acordo com os procedimentos previstos no manual: anexo 6 - programa adoles-
cente aprendiz. O adolescente aprendiz poderá permanecer na Instituição no prazo máximo de dois anos.
Jovens entre 14 e 24 anos poderão participar desse programa.
A Unidade deverá contratar adolescente que participe de curso de formação profissional ou respon-
sabilizar-se pela matrícula desse jovem em entidade de ensino, autorizada pelo Conselho Municipal dos
Direitos da Criança e do Adolescente. A contratação de adolescente aprendiz gera vínculo empregatício
que é formalizado por contrato especial, diferente do conceito de estágio.
1.2.7. Carteira de Trabalho e Registro de Empregado
É de responsabilidade do empregado a entrega da Carteira de Trabalho para as devidas atualizações.
O recebimento e a devolução da carteira de trabalho devem ser documentados por recibo conforme esti-
pulado no artigo 29 da CLT.
A Carteira de Trabalho e Registro de Empregados deverá ser atualizada por ocasião:
- das férias;
- do aumento salarial;
- do desconto da contribuição sindical;
- da alteração de cargo.
1.2.8. Documentos para admissão de empregados
- Carteira de Trabalho
- Número do PIS
- Cartão do CPF
- Carteira de Identidade
- Título de Eleitor
- Certificado de Reservista para empregados do sexo masculino
- Atestado Médico Admissional
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos
- Carteira de vacinação para filhos menores de 6 anos ou comprovante de matrícula escolar para
filhos entre 7 e 14 anos
- Cópia do diploma do curso de formação
- Registro profissional para cargos específicos (secretária executiva, bibliotecário, assistente soci-
al, Contador etc.)
- Foto 3x4
- Conta-corrente no Banco indicado pela Mantenedora
- Declaração de dependentes para Imposto de Renda, filhos com até 21 anos ou universitários com
até 24 anos
- Declaração de dependentes para o pagamento de Salário Família
- Declaração de Opção de vale-transporte
- Comprovante de endereço
- Certidão de casamento, ou nascimento para os solteiros
Os empregados recém-admitidos só poderão iniciar as atividades após a realização do exame médi-
co admissional e apresentação de toda a documentação acima.
Os pagamentos só poderão ser efetuados por meio de crédito em conta-corrente no Banco definido
pela Mantenedora.
1.2.9. Programa de Controle Médico em Saúde Ocupacional – PCMSO
É obrigatória a realização de exames médicos nas seguintes situações:
15
- na admissão;
- na demissão;
- uma vez ao ano (periódico);
- na mudança de cargo;
- no retorno ao trabalho após afastamento;
- na demissão.
O PCMSO deverá ser elaborado em todas as Unidades por pessoa ou empresa que, a critério da
Mantenedora, seja capaz de desenvolver o disposto na Norma Regulamentadora nº 7 da Portaria 3.214/78
do Ministério do Trabalho, especificada no manual de R. H.
1.2.10. Horário de trabalho
O empregado tem obrigação de cumprir seu horário de trabalho, registrando-o no sistema indicado
pela Unidade.
Os empregados com jornada de 8 horas diárias terão intervalo para refeição e descanso de, no mí-
nimo, uma hora e, no máximo, duas horas. Algumas convenções coletivas possibilitam que este intervalo
seja superior a duas horas.
Para os empregados com jornada de 6 horas consecutivas, o intervalo é de 15 minutos, não compu-
tados na jornada. Jornadas inferiores a 6 horas não terão intervalo.
Entre o final de uma jornada de trabalho e o início de outra deve existir um intervalo mínimo de 11
horas.
Toda alteração de horário do empregado deverá seguir as determinações da Convenção Coletiva de
Trabalho, e assinatura do Termo Aditivo de Alteração de Horário.
1.2.11. Registro do ponto
Para todas as Unidades será obrigatório o registro da hora de entrada e saída do empregado, que po-
derá ser manual, mecânico ou eletrônico. O empregado deverá assinar o cartão de ponto no final de cada
mês. Esse documento deverá ser arquivado por cinco anos.
O registro do ponto deverá ser feito para os empregados administrativos, docentes, técnico-docentes
e extracurriculares. O horário de reunião pedagógica, titularidade, coordenação de área e de série também
deve ser registrado e acompanhado.
1.2.12. Horas extras e serviços prestados
As horas extras e serviços prestados, lançados na folha de pagamento, que não foram incluídos na
planilha de custo das mensalidades e no orçamento geral, não serão aceitos pela Mantenedora.
1.2.13. Banco de horas
Deverá ser formalizado por acordo coletivo, firmado entre Unidade e Sindicato representativo da
categoria dos funcionários.
Horas credoras ou devedoras deverão ser apuradas mensalmente, através do controle de ponto.
O banco de horas somente terá validade mediante a aprovação do acordo entre as partes envolvidas
e mediante protocolo e registro junto ao sistema mediador do Ministério do Trabalho e Emprego.
Quando houver horas além ou aquém da jornada normal, estas deverão ser feitas sempre com auto-
rização do Diretor da Unidade.
As horas excedentes estão limitadas a duas horas diárias, no máximo, respeitando-se o limite de dez
horas diárias no total. (Exemplo: jornada de oito horas diárias, até duas horas excedentes; jornada de nove
horas diárias, uma hora excedente). O limite semanal de horas excedentes é de dez horas. Essas horas
devem ser acumuladas para futura compensação.
A compensação não poderá ocorrer em férias, feriados ou descanso semanal remunerado.
Sempre que houver interesse de qualquer das partes para haver compensação, a solicitação se dará
com antecedência mínima de 48 horas, ou conforme acordo. O banco de horas deverá ser planejado para o
período de um ano.
No desligamento de empregados durante a vigência do banco de horas, o saldo excedente deverá ser
pago como hora extra, com o adicional previsto na CCT sobre as horas não compensadas, e calculadas
16
sobre o valor da remuneração. As horas faltantes deverão ser descontadas, exceto se o fato for explicita-
mente proibido pela convenção coletiva de trabalho.
As faltas justificadas não podem ser incluídas ou abatidas do banco de horas.
1.2.14. Acordo de compensação
Para as Unidades que não possuem Banco de Horas ou para alguma categoria (docente) dentro da
Unidade, a que não seja possível aplicar o Banco de Horas e seja de interesse da Unidade, recomenda-se a
utilização de um Acordo de Compensação Individual. Este acordo somente será válido para pontes de
feriados.
No acordo de compensação deverá constar quais os dias em que o funcionário estará de folga e
quando deverá compensar estas horas. O acordo poderá ser feito para todos os envolvidos, ou individual-
mente, caso seja geral, e deverá ter a aprovação do sindicato da categoria.
Recomenda-se a divulgação de um calendário que servirá tanto para quem tem Banco de Horas co-
mo para quem fizer parte do Acordo de Compensação. A finalidade do calendário é avisar com antece-
dência o funcionário quanto aos dias em que estará de folga e quais dias ele precisará compensar.
1.2.15. Autorização para ausências e viagens
As ausências por motivos pessoais, profissionais ou viagens, mesmo para reuniões convocadas pe-
los Setores, precisam ser autorizadas pelo Diretor da Unidade ou pelo seu superior imediato. A comunica-
ção antecipada verbal ou escrita deverá conter o motivo da ausência.
As pessoas que viajam em função de trabalho podem receber o numerário necessário, do qual pres-
tarão contas: formulário 5 - controle de viagens.
1.2.16. Férias
Para a concessão de férias individuais é necessário que o empregado tenha o período aquisitivo
completo. A concessão do período de gozo das férias deve ser até 30 (trinta) dias antes do vencimento do
novo período aquisitivo.
As Unidades que concederem férias coletivas devem, obrigatoriamente, comunicar o fato à Delega-
cia Regional do Trabalho (DRT), com a antecedência mínima de 15 dias; as datas de início e fim das fé-
rias, precisando quais os setores e/ou funcionários que estão sendo abrangidos.
Dentro do mesmo prazo, enviar cópia da aludida comunicação ao sindicato representativo e provi-
denciar a afixação de aviso nos locais de trabalho, para que os funcionários tenham conhecimento do fato
(art. 139 da CLT).
1.2.17. Rescisões
A dispensa de empregado PCD (Pessoa com Deficiência), quando se tratar de contrato por pra-
zo determinado, superior a noventa dias, e a dispensa imotivada, no contrato por prazo indeterminado,
somente poderá ocorrer após a contratação de substituto em condições semelhantes, nos termos da deter-
minação da Lei no 9.867, de 10 de novembro de 1999.
1.2.17.1. Documentos para a demissão
Para efetivar a demissão de empregados são necessários os seguintes documentos:
- Aviso prévio (Dispensa sem justa causa e Pedido de demissão)
- Atestado Médico Demissional
- Saldo do FGTS (quando demitido sem justa causa)
- Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho homologado no Sindicato da categoria ou Ministério
do Trabalho e Emprego
- Depósito rescisório
- Seguro desemprego (quando demitido sem justa causa)
- PPP - Perfil Profissiográfico Profissional
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1.2.17.2. Prazos de homologação e Depósito Rescisório
Aviso Prévio Trabalhado ou Término do Contrato: o pagamento deverá ser realizado no 1º dia útil
subsequente à data do efetivo desligamento. Se este dia for sábado, domingo ou feriado, o pagamento
deve ser antecipado.
Rescisão Antecipada do Contrato de Trabalho, Aviso Prévio Indenizado ou Pedido de Demissão
com dispensa do cumprimento do aviso: o pagamento deverá ser realizado até o 10º dia contado da data
da notificação da demissão . Caso o 10º dia seja sábado, domingo ou feriado o pagamento deverá ser
antecipado.
1.2.18. Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA
O programa consiste na preservação da saúde e integridade física do empregado através da identifi-
cação, acompanhamento, avaliação e controle dos riscos no ambiente de trabalho.
Deverá ser elaborado em todas as Unidades pelo Serviço Especializado em Engenharia de Seguran-
ça e em Medicina do Trabalho (SESMT), ou por pessoa ou empresa que, a critério da Mantenedora, seja
capaz de desenvolver o disposto na Norma Regulamentadora nº 9 da Portaria 3.214/78 do Ministério do
Trabalho.
No PPRA constarão os equipamentos de proteção individual (EPI) necessários para cada função. Ao
entregar os equipamentos ao empregado deve-se explicar a forma de utilização, solicitar assinatura no
termo de recebimento (que deverá ser arquivado no prontuário) e exigir uso adequado.
1.2.19. Benefícios
1.2.19.1. Assistência Médica
A Mantenedora oferece plano de saúde com atendimento nacional aos empregados, extensivo ao
cônjuge, companheiro, desde que comprovem união estável por meio de declaração registrada em cartório
de títulos e documentos, filhos portadores de deficiência, filhos e enteados (com guarda judicial em nome
do empregado) até 21 anos ou até 24 anos e 11 meses se estiver cursando ensino superior.
O empregado participa com percentual de acordo com sua faixa salarial e carga horária, sendo o va-
lor restante subsidiado pela Mantenedora. Este subsídio é extensivo aos dependentes legais. O valor da
participação do empregado será reajustado pelo mesmo índice negociado entre a Mantenedora e o presta-
dor dos serviços, sempre que ocorrer o fato.
A opção do plano deverá ser oferecida a todos os empregados no momento da admissão. Caso a op-
ção de inclusão seja feita após 30 dias da admissão, o empregado terá carências a cumprir para a utiliza-
ção do plano.
As inclusões, exclusões ou alterações de planos das Unidades deverão ser encaminhadas à operado-
ra do plano de assistência médica e ser registradas no Sistema de RH, conforme o procedimento interno
de assistência médica.
Os empregados demitidos e aposentados poderão, no momento do desligamento ou aposentadoria,
optar por permanecer vinculados ao plano de assistência médica da Unidade, fazendo a opção através de
formulário padrão que deverá ser entregue ao empregado na ocorrência do evento (aposentadoria ou des-
ligamento).
Nesse caso, o empregado será excluído da fatura e responderá pelo pagamento do valor integral do
plano, sem o subsídio concedido pela instituição. Além disso, é obrigatória a continuidade do mesmo
grupo familiar, titular e dependentes. A fatura será encaminhada diretamente ao ex-empregado pela ope-
radora do plano, sendo esta responsável pelo controle do pagamento e pela exclusão, quando findar o pe-
ríodo do benefício.
1.2.19.2. Assistência Odontológica
O plano odontológico tem atendimento nacional e é oferecido a todos os empregados, sendo exten-
sivo ao cônjuge, companheiro desde que comprovem união estável por meio de declaração registrada em
cartório de títulos e documentos, filhos portadores de deficiência, filhos e enteados (com guarda judicial
em nome do empregado) até 21 anos ou até 24 anos e 11 meses se estiver cursando ensino superior.
18
O plano possui três opções de cobertura, sendo de livre escolha do empregado aquela que melhor
atender às suas expectativas.
O valor do benefício é custeado integralmente pelo empregado e será reajustado de acordo com o
índice negociado entre a Mantenedora e o prestador dos serviços, sempre que ocorrer o fato.
A opção do plano deverá ser oferecida a todos os empregados no momento da admissão. Caso a op-
ção de inclusão seja feita após 30 dias da admissão, o empregado terá 90 dias de carência para a utilização
do plano. A vigência do plano será sempre o primeiro dia útil de cada mês, sendo o desconto realizado na
folha do mês anterior à vigência.
As inclusões, exclusões ou alterações de planos das Unidades deverão ser encaminhadas à operado-
ra do plano de assistência odontológica e ser registradas no Sistema de RH, conforme o procedimento
interno de assistência odontológica.
Da mesma forma que no plano de saúde, os empregados demitidos e aposentados poderão, no mo-
mento do desligamento ou aposentadoria, optar por permanecer vinculados ao plano de assistência odon-
tológica da Unidade, fazendo a opção através de formulário padrão que deverá ser entregue ao empregado
na ocorrência do evento (aposentadoria ou desligamento).
O procedimento restante é idêntico ao do plano de saúde. As exclusões do plano somente ocorrerão
quando:
- houver o desligamento do empregado da empresa;
- o empregado solicitar a sua exclusão ou de seus dependentes, considerando que somente será
permitida depois de decorridos 12 meses da inclusão e desde que não haja utilização dos servi-
ços seis meses depois de concluído o último tratamento.
1.2.19.3. Auxílio Creche
O auxílio creche é um benefício que objetiva reembolsar as empregadas elegíveis em parte das des-
pesas realizadas com creches ou babás e será concedido em conformidade com a CLT nas Unidades que
tenham mais de 30 mulheres trabalhando, ou quando estabelecido em Convenção Coletiva de Trabalho.
O benefício será pago à empregada que tiver filhos, legítimos ou adotados, ou à empregada que
mantenha a guarda da criança, em período de amamentação, até que a criança complete um ano de idade
(12 meses completos).
O benefício terá início a partir da data do retorno da empregada da licença maternidade ou após a
data de retorno do período da licença amamentação.
O valor do benefício será de até 25% do valor do salário mínimo nacional vigente, variando de a-
cordo com a quantidade de horas trabalhadas por semana, podendo ser alterado a critério da Mantenedora.
O reembolso será feito mensalmente em folha de pagamento, mediante envio da documentação compro-
batória.
1.2.19.4. Vale-transporte
O vale transporte será concedido unicamente para deslocamento da residência à empresa e vice-
versa, de acordo com o número de dias úteis no mês.
O vale transporte não será concedido nas seguintes situações:
- no deslocamento durante o horário de refeição;
- para empregados em férias ou afastados;
- para empregados em licença, remunerada ou não.
O empregado, no ato da admissão, receberá o formulário de cadastramento de vale-transporte, em
que preencherá sua opção ou não pelo benefício, bem como todos os campos relacionados à solicitação.
O desconto será de 6% do salário, limitado ao valor total recebido em vales. Para os estagiários não
haverá nenhum desconto.
1.2.19.5. Convênio Farmácia
Disponibilizado a todos os colaboradores, o convênio visa facilitar o acesso à compra de medica-
mentos, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida e saúde dos empregados.
19
O convênio oferece o desconto dos medicamentos em folha de pagamento, sendo a compra realiza-
da mediante cartão de identificação em qualquer farmácia da rede credenciada.
1.2.19.6. Previdência Privada Complementar
A previdência complementar é uma forma de acumular recursos durante a carreira profissional para
garantir uma renda no momento de aposentadoria, independentemente da Previdência Social.
O programa de Previdência Privada da ABEC/UCE visa oferecer segurança e tranquilidade no perí-
odo posterior à aposentadoria. É investimento rentável e seguro, que ainda oferece incentivo fiscal, con-
forme a legislação vigente. As contribuições são mensais e descontadas em folha de pagamento.
O programa oferece flexibilidade em itens importantes, como estes: valor do investimento, tipos de
fundo de investimento para direcionar os recursos e forma de recebimento do benefício de aposentadoria.
1.2.20. Processos de Gestão de Pessoas específicos para a DERC
O quadro de pessoal dos Colégios deve ser aprovado pela DERC em consonância com as demais
gerências da Mantenedora. Qualquer alteração ou solicitação de pessoal ou de carga horária deverá ser
previamente estudada e aprovada pela DERC.
É co-responsabilidade da DERC em conjunto com a Área de Gestão de Pessoas:
- Definir perfis de profissionais que atuam e participam nos processos de seleção de candidatos
para vagas conforme anexo 19.
- Definir critérios de avaliação de desempenho para docentes e técnicos docentes.
- Sugerir, recomendar ou propor programas de formação profissional.
1.2.21. Processos de Gestão de Pessoas específicos para a DEAS
Há um quadro de pessoal aprovado pela DEAS e Gestão de Pessoas para cada Centro Social.
Qualquer alteração ou solicitação de pessoal ou de carga horária deverá ser estudada e aprovada pela
DEAS em consonância com as demais gerências da Mantenedora.
É co-responsabilidade da DEAS em conjunto com Gestão de Pessoas:
- Definir perfis de profissionais que atuam na DEAS.
- Participar dos processos de seleção para vagas previstas conforme anexo 20.
- Realizar a avaliação de desempenho dos diretores e coordenadores gerais e co-avaliar os demais
colaboradores da equipe de trabalho como previsto na política de avaliação de desempenho.
- Sugerir, recomendar, propor e avaliar programas de desenvolvimento e formação contínua.
1.2.22. Formação e Desenvolvimento Profissional
A Instituição subsidia palestras, congressos, seminários, cursos e desenvolvimento para todos os
empregados, dentro da previsão orçamentária da Unidade e com prévia autorização da direção, desde que
estejam de acordo com os critérios da Política de Formação e Desenvolvimento Profissional.
Anualmente a Unidade deverá fazer o Levantamento das Necessidades de Formação, que servirá de
base para a previsão orçamentária.
O empregado que manifestar interesse por cursos, em período de férias ou em recesso escolar, deve-
rá redigir documento de próprio punho e homologá-lo no sindicato da categoria. No documento deve
constar:
- nome da instituição onde irá fazer o curso;
- nome do curso;
- carga horária;
- tempo de duração;
- Motivo da opção em fazer o referido curso de livre e espontânea vontade, por julgar importante
investir na sua qualificação profissional e competência técnica.
1.2.23. Manutenção de documentos trabalhistas – tabela de temporalidade
DOCUMENTOS PRAZO
Folha de pagamento e recibos de pagamento, guias de recolhimento
(GPS), atestados médicos, ficha de salário-família e de salário-11 anos
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maternidade.
Comprovante de depósito FGTS e guia GFIP. 31 anos
Guias de PIS 11 anos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. 4 anos
Guia de recolhimento de contribuição sindical. 6 anos
Comprovante de entrega de Seguro-desemprego. 6 anos
Guia salário-educação e documentos relativos ao atendimento dos
alunos beneficiários. 11 anos
PCMSO, PPRA, comprovante de entrega do PPP, PGR.
Histórico clínico do empregado com todo o prontuário individual. 21 anos
CIPA – documentos relativos à eleição. 6 anos
Serviço especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina
do Trabalho – SESMT. 6 anos
Declaração de Instalação. Indeterminado
Resumo Estatístico Anual (Empresa de Construção) 4 anos
Livro registro de segurança 4 anos
COFINS, Imposto de Renda, Contribuição Social e sua base de
cálculo. 6 anos
Serviço especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina
do Trabalho – SESMT. 6 anos
Acordo de compensação de horas 6 anos, enquanto empregado.
3 anos após a extinção do contrato de trabalho
Acordo de prorrogação de horas 6 anos, enquanto empregado.
3 anos após a extinção do contrato de trabalho
Recibo de pagamento de férias, salários e 13º salário 6 anos, enquanto empregado.
4 anos após a extinção do contrato de trabalho
Livros, cartões de ponto 6 anos, enquanto empregado.
3 anos após a extinção do contrato de trabalho
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos, enquanto empregado.
3 anos após a extinção do contrato de trabalho
Comunicação do aviso prévio 6 anos, enquanto empregado.
2 anos após a extinção do contrato de trabalho
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 6 anos, enquanto empregado.
3 anos após a extinção do contrato de trabalho
Observações:
1. Qualquer documento que esteja em discussão judicial ou administrativa (contrato, nota fiscal, fatura...) deve ser guardado
pelo tempo em que perdurar o respectivo processo.
2. Documentos aptos a comprovar a filantropia, pelo menos por 11 anos.
3. No caso de documentos que envolvem menores de 18 anos, consultar a Assessoria Jurídica.
4. Os demais documentos não relacionados acima devem permanecer arquivados pelo prazo atualmente aplicado pelas Unida-
des.
1.3. Tecnologia da Informação
1.3.1. Utilização do correio eletrônico
Restrições:
a) A utilização do correio eletrônico marista deve-se restringir aos assuntos de âmbito profissional.
b) É vedada qualquer tentativa de acesso às caixas postais de terceiros.
c) O acesso à caixa postal se dá por meio da conta do usuário e senha, que é pessoal e intransferí-
vel.
21
d) As mensagens podem conter arquivos anexos de até 3MB.
e) É proibido o envio de mensagens de natureza obscena, ilegal, ofensiva ou antiética; divulgar a
lista de endereços eletrônicos dos usuários fora da Instituição; o envio de documentos protegi-
dos por leis de propriedade intelectual e o envio de material preconceituoso ou discriminatório.
f) Não se permite a transmissão ou recebimento por correio eletrônico de música, vídeos ou ani-
mações que não sejam de interesse da Instituição.
g) É vedada ainda a participação em Listas de Discussão (―correntes‖, entre outras) que não abor-
dem assuntos referentes à Instituição.
h) É vedada a utilização da caixa postal de colaborador demitido por outro funcionário.
i) O e-mail fornecido aos funcionários é propriedade da Mantenedora e seu uso está sujeito à veri-
ficação.
Responsabilidades do usuário no uso do correio eletrônico:
a) Usar o correio eletrônico corporativo somente para os objetivos e finalidades inerentes às suas
atribuições no âmbito institucional.
b) Eliminar periodicamente as mensagens antigas na caixa postal.
c) Não permitir o acesso de terceiros ao correio eletrônico por meio de sua senha.
d) Notificar a administração do correio eletrônico no recebimento de mensagens que contrariam
quaisquer normas apresentadas nesse documento.
e) O usuário é responsável pela segurança de sua senha e por mensagens enviadas.
1.3.2. Procedimentos a serem seguidos
As solicitações de criação de novas caixas postais deverão ser efetuadas por meio do Service-Desk,
restritas aos funcionários da instituição.
Ao receber as informações de sua caixa postal, o funcionário deverá providenciar a alteração da se-
nha o mais rápido possível.
A caixa postal sem movimentação pelo período de três meses será bloqueada automaticamente pela
administração do correio eletrônico. A partir do quinto mês, se não for solicitada a sua ativação, ela será
cancelada.
O Sistema de Recursos Humanos envia mensagem automática à administração do correio eletrônico
por ocasião da dispensa do funcionário. Caso solicite que o e-mail seja mantido, deverá notificar a admi-
nistração do correio eletrônico.
O tamanho da caixa postal é limitado. No momento em que a caixa postal atingir o limite, o usuário
será notificado, pois a referida caixa postal estará impossibilitada de enviar ou receber e-mail.
1.3.3. Utilização e melhoramento dos sistemas
Quaisquer solicitações de alteração ou inclusão de novas funcionalidades nos sistemas administrati-
vos, assim como liberação de acesso a novos usuários, deverão ser encaminhadas ao coordenador do de-
partamento a que se refere o sistema, o qual deverá validar e encaminhar a solicitação ao departamento de
tecnologia.
A senha fornecida para acesso ao sistema é pessoal e intransferível; é vedada a sua utilização por
terceiros.
O funcionário deverá manter sigilo das informações contidas nos sistemas.
Observação. A autoria de qualquer inclusão ou modificação nos dados dos sistemas fica registrada.
1.3.4. Procedimentos gerais na informática
Somente a Mantenedora poderá fazer administração, manutenção e alteração no banco de dados e
em seus aplicativos. Os funcionários alocados nas demais Unidades apenas poderão fazer manutenção nas
máquinas locais. A não observância desta instrução será considerada falta grave.
É vedada a instalação de softwares que não estejam devidamente autorizados pela Mantenedora e
não sejam licenciados.
Toda e qualquer mudança realizada pelo responsável pela tecnologia na Unidade, que se refira aos
servidores e à rede, tal como formatação de discos, troca de equipamentos, remoção de perfis de conta de
usuários do Outlook (em geral Express), contratação de empresas extras para realização de serviços diver-
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sos, deverão ser comunicadas à Mantenedora com antecedência, por meio do registro da ocorrência no
sistema Service-Desk, a fim de evitar quaisquer danos ou perdas de dados.
Todas as solicitações de serviços deverão ser encaminhadas ao suporte técnico local, que irá avaliar
o problema, para tentar solucioná-lo. Na impossibilidade de solucionar o problema, o suporte técnico lo-
cal abrirá um chamado no sistema Service-Desk. Após solucionar o problema, irá informar o suporte téc-
nico da Unidade, a quem caberá notificar o usuário final.
As solicitações de serviços encaminhadas à Mantenedora deverão descrever os procedimentos re-
queridos e informar o prazo máximo para a solução do problema.
O suporte da Mantenedora deverá ser notificado com antecedência, quando ocorrerem manutenções
na energia elétrica das Unidades.
Os procedimentos referentes ao backup, segurança e integridade das informações contidas nos ser-
vidores das Unidades são de responsabilidade dos técnicos locais.
A Mantenedora não recomenda a disponibilização de pendriver aos colaboradores; este recurso po-
derá ser utilizado de forma restrita pelas direções das Unidades.
1.3.5. Utilização da internet
Os colaboradores devem estar cientes de que a utilização da Internet está sujeita a verificações.
A Mantenedora proíbe a utilização do MSN e similares durante o horário de expediente, por enten-
der que essa prática não agrega valor ao trabalho desempenhado pelos colaboradores.
O filtro de conteúdo para acesso à Internet instalado nas Unidades deve ser amplamente utilizado, à
medida que impede o acesso a sites, cujo conteúdo não é adequado à natureza de nossa Instituição.
1.3.6. Processos de Tecnologia da Informação específicos para a DERC
A Unidade deve prever dotação orçamentária para a atualização dos recursos tecnológicos, em con-
sonância com as orientações da Mantenedora: Tecnologia da Informação e DERC. As solicitações de
compras deverão ser acompanhadas dos projetos que as justifiquem; estes projetos deverão ser encami-
nhados à DERC.
1.4. Infraestrutura e Patrimônio
1.4.1. Construções, reformas e manutenção
As Construções, Reformas e Manutenções devem ser previstas anualmente, no planejamento e no
orçamento, condensados no Plano de Infraestrutura e Patrimônio.
Este Plano é organizado pela Mantenedora, sob a Gerência de Infraestrutura e Patrimônio e encami-
nhado a todas as Unidades.
O processo do plano de Infraestrutura é composto por etapas explicitadas abaixo.
1ª etapa. A engenharia encaminha uma carta a todas as Unidades, solicitando uma lista de intenções
de construções, reformas e manutenções, em ordem de prioridade, com as respectivas justificativas e pelo
menos com o orçamento estimativo.
É estipulado um prazo para que a Unidade atenda às solicitações da carta e as encaminhe à enge-
nharia do departamento de Infraestrutura.
O corpo técnico da Mantenedora estará à disposição para esclarecimento de dúvidas e visitas técni-
cas, quando solicitadas com antecedência.
2ª etapa. As solicitações são apresentadas e analisadas pela DERC, DEAS ou demais Setores da
Província, de acordo com a diretoria à qual a Unidade pertence. Em seguida, será encaminhado um co-
municado às Unidades com a relação dos serviços que foram aprovados para o aprofundamento dos estu-
dos e desenvolvimento de eventuais projetos, assim como a solicitação para a tomada de preços com 3
cotações, no mínimo.
Da mesma maneira que na 1ª etapa, a engenharia estará à disposição para eventuais dúvidas e apoio
técnico necessário.
Também será dado prazo às Unidades para que montem os orçamentos e os entreguem à Infraestru-
tura.
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3ª etapa. Com o material recebido, será feita uma análise técnica e igualações, para apresentação ao
Comitê de Infraestrutura juntamente com DERC, DEAS ou demais Setores da Província para a validação
final e aprovação orçamentária no CAE e CAD.
Obs. Somente os investimentos serão apresentados no CAE e CAD. As manutenções serão aprova-
das diretamente pelas diretorias correspondentes às Unidades.
4ª etapa. Os serviços aprovados serão negociados e contratados pelo setor de Infraestrutura, se-
guindo as alçadas de aprovações em vigência.
1.4.2. Projeto
Sempre que possível, a obra ou serviço deve ter o projeto elaborado por arquiteto. Deverá estar em
escala adequada e conter todas as informações necessárias para a execução da obra.
O memorial descritivo deverá acompanhar o projeto; nele estarão relacionados os acabamentos pre-
tendidos para a obra em tela, incluindo cores, marcas e modelos. O memorial deverá ser criteriosamente
seguido pelo construtor que executará a obra.
O projeto aprovado, sob a supervisão técnica da Mantenedora, será encaminhado às empresas sele-
cionadas para elaboração dos orçamentos.
1.4.3. Orçamento
O orçamento deve conter:
- objeto da obra (nome da obra e um resumo sintético dos serviços que serão realizados);
- prazo de execução;
- planilha de preços;
- garantia dos serviços;
- cronogramas físico e financeiro.
Toda a contratação de obras ou serviços de engenharia deve ser antecedida pelo menos por três or-
çamentos, que serão analisados pela engenharia do setor de Infraestrutura.
A planilha deverá conter colunas com unidades de medidas, quantidades, preços unitários e preços
totais: anexo 8, planilha de orçamento.
Para melhor comparação e análise das propostas, é fundamental que as planilhas sejam iguais.
O cronograma físico-financeiro é uma planilha que informa o prazo de execução de cada serviço
(ou principais serviços), e os relaciona com o valor correspondente. Com ele, podemos verificar quanto
será desembolsado por mês, de acordo com o prazo final da obra: anexo 9, cronograma físico e finan-
ceiro.
1.4.4. Contrato
Dependendo do prazo de execução e da complexidade da obra, a Infraestrutura irá determinar se se-
rá efetivado um contrato ou pedido de compra.
O contrato será formalizado pela área de Gestão de Contratos da Mantenedora com o alinhamento
das informações passadas pela engenharia; o pedido de compra será realizado pela própria Infraestrutura,
quando se tratar de investimento; ou pela Unidade, quando se tratar de manutenção.
Os pedidos de compra deverão ser feitos pelo sistema Datasul.
1.4.5. Medições e forma de pagamento
As Unidades não estão autorizadas a efetuar pagamento referente a obras e reformas contratadas pe-
la Mantenedora.
Não será permitido nenhum pagamento de Obras ou Serviços que não tiverem contrato ou pedido
de compra.
Os pagamentos serão efetuados com base em medições mensais. De cada medição será retido um
percentual a ser definido ente as partes, correspondente a uma garantia de fiel cumprimento do contrato.
Apenas serviços executados poderão ser pagos. Não será permitido, em nenhuma hipótese, o paga-
mento de serviços ainda não iniciados, salvo o adiantamento contratual.
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As medições e notas fiscais das obras do Plano de Infraestrutura deverão ser encaminhadas à Ge-
rência de Infraestrutura e Patrimônio para aprovação e liberação dos pagamentos. Somente serão libera-
das as notas fiscais que atenderem plenamente àquilo que estiver estabelecido em contrato.
As notas fiscais dos serviços de manutenção, contratados pelas Unidades, deverão ser recebidas pe-
las Unidades, para que sejam feitos os lançamentos no sistema Datasul e posterior encaminhamento à
Mantenedora (Departamento Financeiro).
1.4.6. Acompanhamento da obra
Para o acompanhamento das obras, as empresas contratadas deverão enviar por correio eletrônico à
Gerência de Infraestrutura e Patrimônio um relatório fotográfico, conforme modelo padronizado: anexo
10, relatório fotográfico.
Nenhuma medição será aprovada, se os relatórios fotográficos para acompanhamento das obras não
tiverem sido encaminhados ao gerente de Infraestrutura da Mantenedora.
Os profissionais da Mantenedora farão o acompanhamento técnico durante a execução da obra ou
em qualquer tempo, desde que solicitados pelas Unidades.
1.4.7. Entrega da obra
Para as construções e reformas, a entrega final dos serviços pela Construtora contratada somente te-
rá validade, se acompanhada pela Gerência de Infraestrutura da Mantenedora, na presença do responsável
pela Unidade.
O pagamento final estará condicionado ao cumprimento de todos os quesitos estabelecidos em con-
trato e atendimento do padrão técnico de qualidade e de acabamento da construção.
1.4.8. Termo de entrega dos serviços
Após a entrega definitiva da obra, a Construtora deverá emitir um termo de entrega dos serviços, em
que informará que estes foram concluídos e que todos os pertences já foram recolhidos. Neste termo cons-
tará uma declaração da garantia do objeto da obra e que todos os débitos do contrato foram pagos: anexo
11, termo de entrega de serviço.
Estando todas as pendências de obra solucionadas e a documentação em ordem, será liberada para
pagamento a caução retida nas medições.
1.5. Compras
Centraliza-se na Mantenedora a aquisição de máquinas, equipamentos, mobiliários, equipamentos
de informática, equipamentos de audiovisuais, hardwares, softwares, material esportivo e produtos para
laboratório. A aquisição de material de uso e consumo poderá ser feita diretamente pelas Unidades.
1.5.1. Processo de compra
1.5.1.1. Orçamento
Todos os produtos e serviços solicitados deverão estar contemplados e aprovados no orçamento do
ano corrente. A Unidade deverá atestar a existência do planejamento prévio e da disponibilidade orça-
mentária para a aquisição do material ou a contratação do serviço.
Em caso excepcional de complementação orçamentária e não previsão orçamentária, como materi-
ais danificados ou ausência de algum produto ou serviço, encaminhar a solicitação à Mantenedora, aos
cuidados da Superintendência para os casos da Mantenedora, casa de apoio e residências; aos cuidados da
DERC para os casos dos Colégios; aos cuidados da DEAS para os casos dos Centros Sociais; e a Gerên-
cia de Negócios Suplementares, para que a solicitação passe por analise e aprovação.
1.5.1.2. Solicitações de Compra
A solicitação de compra dá início ao processo de aquisição e deverá ser elaborada por meio do sis-
tema de compras disponível.
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As requisições de equipamentos de informática, audiovisual, periféricos e software passam pela a-
nálise técnica e aprovação da Gerência de TI, antes de ser encaminhada à área de compras. Os materiais
de marketing também passam por análise técnica.
Todas as solicitações de compras deverão passar pelo sistema de compras DATASUL.
1.5.1.3. Efetivação da compras
O procedimento para compras segue as seguintes etapas:
- consulta da previsão orçamentária;
- emissão da solicitação de compra;
- tomada de preços;
- negociação;
- emissão do pedido;
- acompanhamento da entrega do pedido.
- deverá constar no processo de compras o acordo do diretor ou responsável pela Unidade, sempre
respeitando o plano de alçada que será disponibilizado pela Mantenedora para assinaturas de
pedidos de compras, contratos para produtos, serviços eventuais, despesas em geral e reformas.
Observação: As compras efetuadas diretamente pela Unidade devem utilizar o sistema de compras.
1.5.1.4. Cadastros de Produtos e Serviços
Somente devem ser comprados produtos que estão cadastrados no sistema de compras. Caso o pro-
duto ou serviço não esteja cadastrado, ou a descrição do item não corresponda à especificação, encami-
nhar e-mail, para [email protected], com toda a especificação técnica para o cadastro.
1.5.1.5. Prazos para Compra
O prazo máximo para atendimento de uma requisição é de 8 dias úteis para concluir a compra.
Produtos nacionais: o prazo para entrega de produtos nacionais depende do tipo de produto e do pe-
ríodo do ano.
Produtos nacionalizados: o prazo de entrega de produtos nacionalizados depende da disponibilidade
do fornecedor.
Produtos Importados: o prazo de entrega de produtos importados depende da liberação dos órgãos
governamentais, para isenção de impostos e autorização de importação.
O prazo de entrega será comunicado ao requisitante, por e-mail, no fechamento do pedido.
1.5.1.6. Cotação
Toda a cotação de material e serviço deverá ser realizada no mínimo com três fornecedores, salvo
nos seguintes casos:
a) Material ou serviço de fornecedores exclusivos.
b) Compra de emergência (risco de saúde e infraestrutura) devidamente justificada pela Unidade
solicitante e autorizada pelo Diretor Geral da Unidade.
As cotações serão documentadas em papel timbrado do fornecedor, mediante carta proposta. Não
serão aceitas cotações por telefone.
1.5.1.7. Documentação
A requisição, cotações, mapa comparativo de preço, pedido e cópia da nota fiscal, deverão ser ar-
quivadas na Unidade por um período de 2 anos.
1.5.1.8. Negociação de Compras
Para a aquisição de bens e serviços serão observados os seguintes critérios:
- preço;
- obtenção do melhor prazo de entrega;
- relação preço com entrega na Unidade ou retirada no fornecedor;
- condições de pagamento;
- qualidade dos produtos e serviços;
- garantias oferecidas.
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1.5.1.9. Formalização da compra
O pedido de compras e o contrato são os instrumentos utilizados pela organização para formaliza-
ção comercial, devendo representar fielmente todas as condições pactuadas.
As alterações nos pedidos de compras deverão ter a aceitação de ambas as partes no processo de
compras e só poderão ser efetuadas pela unidade emissora.
O documento para entrega e pagamento (nota fiscal, fatura e recibo) deverá conter o número do pe-
dido de compras.
O Pedido de compras deverá ter o aceite do fornecedor, e ser encaminhado à Unidade compradora
por fax, digitalizado ou e-mail, em que se cite o número do pedido de compras.
1.5.2. Recebimento de produtos e acompanhamento de execução dos serviços contrata-dos
A verificação dos produtos no ato do recebimento e o acompanhamento da prestação de serviços
são de responsabilidade do solicitante.
No acompanhamento dos serviços contratados o solicitante deverá observar o que segue abaixo.
a) Se o serviço prestado está de acordo com o que foi estabelecido no pedido ou no contrato, prin-
cipalmente em termos de qualidade, quantidade, custo e cronograma.
b) Ocorrendo falhas na execução de serviços, o responsável pela contratação deverá ser informa-
do.
c) Estando o produto em desacordo com o pedido deverá ser devolvido no ato do recebimento com
a nota fiscal de venda, informando no verso dela o motivo da devolução. Não assinar o canhoto
da nota fiscal.
d) Qualquer alteração do objeto contratado deverá ser por meio de termo aditivo ao contrato.
e) Conferir os dados constantes na nota fiscal: razão social, endereço, CNPJ, valor unitário, valor
total e vencimento. Ocorrendo alguma divergência, solicitar a substituição da nota fiscal (não
aceitar carta de correção por falta de previsão legal).
f) Caso o boleto não seja entregue com a nota fiscal, entrar em contato com o fornecedor, solici-
tando o envio.
1.5.3. Fornecedores
Todas as compras deverão ser efetuadas com fornecedores cadastrados. Caso o fornecedor não este-
ja cadastrado, encaminhar e-mail para [email protected] com os seguintes dados: razão Social,
nome fantasia, endereço completo, CNPJ, número de telefone, número de FAX, Inscrição estadual, Ins-
crição municipal, nome da pessoa de contato na empresa, e-mail corporativo.
O cadastro de fornecedores será revisado anualmente; os fornecedores que estejam sem movimenta-
ção há mais de 12 meses serão desativados.
Fornecedores que estejam com entregas atrasadas sem justificativa ou em litígio serão impedidos de
participar, dos processos de fornecimento de bens e serviços.
A manutenção do cadastro será de responsabilidade do fornecedor, já que ele terá acesso ao seu ca-
dastro, e com este acesso ele fará todas as alterações.
1.5.4. Compras pela internet
É expressamente proibida a compra pela internet, por motivo de ordem fiscal.
1.5.5. Produtos importados
Compra de produtos importados somente com aprovação do Superintendente.
1.5.6. Viagens
Todas as viagens devem ser feitas por transportes terrestres. Apenas na impossibilidade, e levando
em consideração o custo e o benefício, deve ser utilizado o transporte aéreo.
Quando ocorrerem eventos com a participação de diversas Unidades, estas devem organizar-se com
o objetivo de utilizar o mesmo meio de transporte entre o aeroporto e o local do evento.
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1.5.6.1. Passagens aéreas
A efetivação da compra das passagens aéreas deverá ser intermediada por uma agência de viagens
contratada pela Mantenedora. É vedada a compra de passagens aéreas sem a intermediação ou autorização
da Mantenedora.
Pela política de preços das empresas aéreas, dentro de uma mesma aeronave as passagens são clas-
sificadas por categorias com diferentes tarifas.
As Unidades poderão pedir as cotações diretamente via sistema E-corporate.
No próprio sistema E-corporate será possível visualizar as melhores opções de custos para a apro-
vação do responsável pela Unidade. A empresa de transporte aéreo será definida pelo critério de menor
tarifa, observando os horários disponíveis, que atendam às necessidades do passageiro.
1.5.6.2. Reserva de passagens
Algumas empresas permitem reservas de passagens para garantir a tarifa. Se a emissão não for feita
até a data limite, a reserva é automaticamente cancelada no sistema.
1.5.6.3. Emissão de bilhetes
As solicitações devem ser feitas via sistema E-corporate. A emissão de bilhetes aéreos só será efeti-
vada pela agência de viagens após as devidas aprovações via sistema E-corporate.
1.5.6.4. Cancelamento e remarcações
Os itens abaixo serão atendidos pela agência, quando requisitados com a maior brevidade possível.
Cada companhia aérea tem política diferenciada e varia para cada classe tarifária. Cada caso deverá
ser estudado no tempo do evento.
Os bilhetes já emitidos podem ser remarcados mediante autorização do responsável pela Unidade.
Quando não autorizadas, as despesas com a diferença de tarifa e a multa ficarão por conta do usuário.
Os usuários são responsáveis pelo aviso do cancelamento de reservas e serão responsabilizados, e
não reembolsados, por despesas relativas à não utilização da passagem emitida (no-show).
1.5.6.5. Bilhetes abertos e reembolsos
Quando não for possível a remarcação, o bilhete emitido terá validade de um ano para a reutiliza-
ção. Os bilhetes não são transferíveis para outro passageiro.
Caso o passageiro tenha certeza de que não utilizará a passagem emitida no prazo de um ano, pode-
rá solicitar o reembolso. O valor será creditado para a Unidade solicitante, no prazo de 90 dias, contados a
partir da data da solicitação.
Cada companhia aérea tem política diferenciada e varia para cada classe tarifária. Cada caso deverá
ser estudado no momento do evento.
1.5.6.6. Pagamento de passagens
As faturas e os boletos de pagamento das passagens emitidas serão enviados, por correio eletrônico,
cada 10 dias, pela agência de viagens às Unidades, aos cuidados do responsável pelas aquisições com
cópia ao Gerente Administrativo no caso dos Colégios, e ao Coordenador Geral no caso dos centros soci-
ais.
1.5.6.7. Arquivamento das requisições
As Unidades devem manter em arquivo os formulários de requisição de viagens preenchidos, assi-
nados e devidamente aprovados; pode ser em arquivo eletrônico.
1.5.6.8. Relatório e despesas de viagem
As Unidades receberão, mensalmente, o relatório de passagens emitidas. Mediante os formulários
de requisição de viagens arquivados, a Unidade poderá conferi-lo.
Cada Unidade é responsável pelo controle de suas despesas com viagens, observado sempre o or-
çamento anual.
Observação: As despesas com guarda-volumes, excesso de bagagem e gastos pessoais serão por
conta do usuário.
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1.6. Gestão do Imobilizado
1.6.1. Imposto Predial e Territorial Urbano
A Mantenedora é imune de impostos, mas as taxas devem ser pagas. Se, no carnê, estiver incluído o
IPTU, é necessário pedir o reconhecimento da imunidade. Caso a Prefeitura não envie o carnê de paga-
mento das taxas, é necessário informar-se sobre a data da sua retirada, exceto se, por liberalidade da Pre-
feitura, a imunidade abranger também as taxas.
Cada Unidade deverá solicitar à municipalidade o reconhecimento da imunidade do IPTU, no início
de cada ano, encaminhando cópia deste pedido à Assessoria Jurídica logo em seguida.
Se houver dúvidas, consultar a Assessoria Jurídica da Mantenedora.
1.6.2. Alvará
O alvará de funcionamento é renovável cada ano, junto ao órgão competente da municipalidade. É
de responsabilidade do Diretor da Unidade ou Coordenador Administrativo solicitar e pagar sua renova-
ção.
1.6.3. Imóveis Rurais
A partir do exercício de 2009, a declaração de ITR (Imposto Territorial Rural) será elaborada e en-
tregue à Receita Federal pela contabilidade da Mantenedora, devendo as Unidades que possuírem imóveis
rurais contribuir com informações para o preenchimento de tal declaração.
Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Gerência de Infraestrutura e Patrimônio da Mantene-
dora.
1.6.4. Veículos
Os veículos utilizados pelas Unidades estão sob a responsabilidade do Coordenador da Unidade.
A manutenção preventiva dos veículos, tal como troca de óleo, calibragem de pneus e revisão, deve
ser feita periodicamente. Para esse controle de uso e de manutenção há um formulário específico para
cada veículo. O Diretor ou Assessor Administrativo deve assumir a responsabilidade pela execução e pelo
controle: formulário 3, manutenção e uso de veículo.
O licenciamento dos veículos será feito pela Mantenedora e debitado no orçamento da Unidade.
Todos os veículos utilizados pelos Setores e Unidades, afora veículos de uso exclusivo dos Irmãos e
veículos de uso exclusivo nas residências, deverão ter em seu interior o formulário 3, manutenção e uso
de veículo, para controle, uso e manutenção. Ele deve ser preenchido pelo condutor toda vez que o veícu-
lo for utilizado. Esse documento ficará arquivado na Unidade pelo período mínimo de três anos, à dispo-
sição da auditoria.
A Unidade deverá solicitar dos condutores do veículo a cópia da Carteira Nacional de Habilitação e
mantê-la em arquivo na Unidade.
1.6.4.1. Multas no trânsito
A condução de veículos deve ser feita com responsabilidade, dentro dos dispositivos do Código Na-
cional de Trânsito, particularmente em relação à Carteira Nacional de Habilitação, velocidade, sinalização
e ultrapassagem. Em caso de multa, a Mantenedora informará a infração à Unidade, que deverá providen-
ciar, no prazo de 10 dias, a identificação do condutor e o envio, para o Apoio Administrativo, do auto de
infração devidamente preenchido e assinado, com a cópia da Carteira do infrator, que assumirá os pontos,
conforme legislação em vigor.
O valor da multa deve ser assumido pelo infrator. Quando a Mantenedora receber o boleto para pa-
gamento da multa, encaminhará ao coordenador administrativo, ou responsável pela Unidade, que solici-
tará ao infrator que pague a multa até a data de vencimento. A Unidade deve manter uma cópia do boleto
pago e enviar o original ao Apoio Administrativo da Mantenedora.
As multas atribuídas aos Irmãos serão pagas pela Mantenedora e debitadas na Unidade de alocação
do Irmão.
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1.6.4.2. Seguros de veículos e acidentes
Somente a Mantenedora poderá contratar o seguro. O valor do prêmio será debitado na Unidade.
Para os veículos segurados, em caso de acidente ou roubo, ler as orientações no verso do cartão e li-
gar imediatamente para a Seguradora.
Em caso de acidente:
- providenciar o Boletim de Ocorrência, com ou sem culpa;
- avisar a Seguradora, no caso de veículo segurado;
- comunicar ao apoio administrativo da Mantenedora;
- se o veículo não estiver segurado, providenciar sua remoção para uma oficina.
Compete à seguradora transportar o veículo acidentado até a oficina credenciada mais próxima. O
cartão da seguradora deverá estar em lugar visível no veículo.
1.6.4.3. Política de Compra de Veículos
A substituição de veículos deve ser orientada pelos critérios explicitados abaixo.
1.6.4.3.1. Veículos para uso de Irmãos nos Colégios e pela Comunidade de Irmãos
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após 5 (cinco) anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
Com potência de 1.6 ou 1.8 cc (sedan) dos fabricantes Volkswagen, Fiat, Renault ou GM
(tais como: Voyage, Siena, Logan ou similares), sempre observado o melhor custo x bene-
fício.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bicombustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a operação realizada em nome de cada Colégio
(debitando no centro de custo do Colégio os valores de depreciação).
d) A solicitação à DERC/SVRL deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão
orçamentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será no mês de agosto de cada ano.
f) O veículo não poderá ser transferido a outra Unidade, ou seja, ficará na unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
1.6.4.3.2. Veículos para uso dos Colégios
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após cinco anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
com potência de 1.4 ou 1.6 cc (pickup/hatch/sedan) dos fabricantes Volkswagen, Ford,
GM, Fiat ou Renault (tais como: Gol, Saveiro, Strada, Sandero, Palio, Kombi ou similares
conforme a necessidade), sempre observado o melhor custo x benefício.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bi-combustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a operação realizada em nome de cada Colégio
(debitando no centro de custo do Colégio os valores de depreciação).
d) A solicitação à DERC deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão orça-
mentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será conforme a possibilidade.
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f) O veículo não poderá ser transferido a outra Unidade, ou seja, ficará na unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
Obs.: Pode haver um carro 1.8 para uso da colegiada restrita em Colégios, em que a direção geral é
leiga.
1.6.4.3.3. Veículos para uso das Mantenedoras*
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após cinco anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
com potência de 1.4 ou 1.6 cc (pickup/hatch/sedan) dos fabricantes Volkswagen, Ford,
GM, Fiat ou Renault (tais como: Gol, Saveiro, Strada, Sandero, Palio, Kombi ou similares
conforme a necessidade), sempre observado o melhor custo x benefício.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bicombustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a compra lançada em cada Centro Administrati-
vo.
d) A solicitação à Mantenedora deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão
orçamentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será no mês de agosto de cada ano.
f) O veículo não poderá ser transferido a outra Unidade, ou seja, ficará na Unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
* O uso destes veículos se dará pelos colaboradores do Centro Administrativo, DERC, DEAS,
Setores, Negócios Suplementares.
1.6.4.3.4. Veículos para uso dos Setores e Gestores*
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após cinco anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
com potência de 1.8 ou 2.0 cc (sedan) dos fabricantes Volkswagen, Fiat, Renault , GM ou
Ford.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bi-combustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a compra lançada em cada Centro Administrati-
vo.
d) A solicitação à SVRL deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão orça-
mentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será no mês de agosto de cada ano.
f) O valor do veículo será de R$ 45.000,00 a R$ 55.000,00.
g) O veículo não poderá ser transferido a outra Unidade, ou seja, ficará na Unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
* Compreendem-se como gestores os Irmãos dos Setores e Irmãos que atuam na gestão das Mante-
nedoras e na Província.
1.6.4.3.5. Veículos para uso das Residências e Centros de Formação
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após 5 (cinco) anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
31
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
com potência de 1.4 ou 1.6 cc (hatch/sedan/perua) dos fabricantes Volkswagen, Fiat, Re-
nault , GM ou Ford.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bi-combustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a compra lançada em cada Unidade;
d) A solicitação à SVRL deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão orça-
mentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será no mês de agosto de cada ano.
f) O veículo não poderá ser transferido a outra unidade, ou seja, ficará na Unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
1.6.4.3.6. Veículos para uso dos Centros Sociais
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após 5 (cinco) anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
Com potência de 1.4 ou 1.6 cc (hatch) dos fabricantes Volkswagen, Fiat ou Renault (tais
como: Gol, Sandero, Palio ou similares), sempre observando o melhor custo x benefício.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bi-combustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a operação realizada em nome de cada Centro
Social (debitando no centro de custo do centro social os valores de depreciação).
d) A solicitação à DEAS deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão orça-
mentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será no mês de agosto ou setembro de cada ano.
f) O veículo não poderá ser transferido a outra Unidade, ou seja, ficará na Unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
1.6.4.3.7. Veículos para uso do Programa Vida Feliz
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após 5 (cinco) anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
com potência de 1.4 ou 1.6 cc (hatch ou sedan) dos fabricantes Volkswagen, Fiat ou Re-
nault (tais como: Logan, Sandero, Siena, Palio Weekend, Parati ou similares), sempre ob-
servando o melhor custo x benefício.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bi-combustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a operação realizada em nome de cada Centro
Social (debitando no centro de custo do centro social os valores de depreciação.
d) A solicitação à DEAS deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão orça-
mentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será no mês de agosto ou setembro de cada ano.
f) O veículo não poderá ser transferido a outra Unidade, ou seja, ficará na Unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
1.6.4.3.8. Veículos para uso de Irmãos nos ambientes sociais*
32
a) Os veículos somente serão substituídos quando completarem 150 mil km (independentemente do
tempo de uso) ou após 5 (cinco) anos, quando atingirem a quilometragem de 80 mil km.
Exemplo 1: veículo com 4 anos de uso e 150 mil km – passível de troca.
Exemplo 2: veículo com 5 anos de uso e 80 mil km – passível de troca.
Exemplo 3: veículo com 5 anos de uso e 65 mil km – não é passível de troca.
b) Os novos veículos poderão ser escolhidos com as seguintes características:
com potência de 1.4 ou 1.6 cc (hatch) dos fabricantes Volkswagen, Fiat ou Renault (tais
como: Gol, Sandero, Palio ou similares), sempre observando o melhor custo x benefício.
Opcionais: direção hidráulica, ar-condicionado e cor prata.
4 portas, bi-combustível (flex).
c) A compra será efetuada pela Mantenedora, sendo a operação realizada em nome de cada Centro
Social (debitando no centro de custo do centro social os valores de depreciação);
d) A solicitação à DEAS/ SVRL deverá ocorrer no mês de maio de cada ano (deverá haver previsão
orçamentária correspondente).
e) O prazo médio de entrega será no mês de agosto ou setembro de cada ano.
f) O veículo não poderá ser transferido a outra Unidade, ou seja, ficará na Unidade requisitante até
nova possibilidade de substituição.
* Importante ressaltar que esta normativa não se refere à aquisição ou utilização de veículos para
Comunidades de Irmãos, sendo aplicada nos casos de os Irmãos utilizarem o veículo a serviço da
Direção Institucional/Vocacional.
1.6.5. Danos ao imóvel ou a equipamentos
Danos eventualmente provocados por raio, granizo, vendaval, incêndio etc. constituem riscos da
Mantenedora.
Sugerimos dar atenção especial às medidas preventivas de segurança no que se refere ao equipa-
mento de telefonia e informática.
1.6.6. Documentação dos imóveis
A documentação original dos imóveis ficará no arquivo da Mantenedora (Administração de Contra-
tos); as Unidades terão cópias autenticadas.
1.7. Assessoria de Marketing
Ações, atividades, campanhas, atitudes, materiais e eventos devem estar alinhados ao posiciona-
mento da Rede Marista, o qual requer que seja oferecida uma formação completa, baseada em princípios
humanos, cristãos e solidários.
Desta forma, é possível concentrar esforços na mesma direção, potenciar resultados e construir
uma identidade da marca – coerente com o carisma, missão e objetivos institucionais – que, por sua
vez, se refletirão no fortalecimento da imagem institucional, ou seja, na percepção de colaboradores,
clientes, parceiros e comunidade em geral.
A logomarca Marista deverá ser utilizada exclusivamente nos padrões indicados no manual de iden-
tidade visual, não podendo sofrer alteração de cor, modelo e forma.
É necessário que os materiais e ações sejam voltados ao público-alvo específico, principalmente de
nível prioritário, a ser atendido pelas Unidades. Deve-se ter cuidado também com a seleção de veículos
de comunicação – jornais, revistas, canais e programas de televisão, sites e locais de mídia indoor e out-
door – para maximizar o retorno do investimento, respeitados os limites orçamentários.
A abordagem comunicacional e comercial também deverá pautar-se pelos valores de qualidade,
formação completa, tradição, modernidade e profissionalismo, sem a necessidade de abordá-los explici-
tamente ou de fazer com que todos se sintam presentes nas campanhas ou na expressão entusiasta, desde
que não seja apelativa ou excessivamente agressiva.
1.7.1. Agência
33
A Mantenedora conta com agência de propaganda contratada para a criação de todo o tipo de
material publicitário. Assim, podem as Unidades utilizar esse recurso, sem que haja a necessidade de
contratar uma terceira empresa.
Vídeos, produções digitais (internet), gravações para rádio, ilustrações e fotos não estão contempla-
dos no contrato com a agência; porém a indicação das empresas para a produção destes materiais é de
responsabilidade da área de Comunicação e Marketing.
1.7.2. Planejamento
Os vários instrumentos disponíveis devem ser utilizados para a implementação da estratégia de
marketing e comunicação. O Assistente de Marketing, sob coordenação do Gerente Administrativo, é
responsável por elaborar o Plano de Marketing da Unidade respectiva. Este documento deve estar inte-
grado no Planejamento Global da Unidade, na Rede e na Instituição como um todo. Posteriormente, será
apresentado e discutido em reunião da Colegiada Ampliada e aprovado pela Colegiada Restrita.
1.7.2.1. Cronograma de Materiais de Comunicação
O cronograma das demandas de materiais de comunicação das Unidades deve caracterizar-se como
segue explicitado abaixo.
a) Ser apresentado à Gerência de Comunicação e Marketing antes da elaboração do orçamento, se-
guindo o formulário 20, cronograma de comunicação, até o mês de setembro.
b) Ser avaliado pela DEAS e pelo Marketing da Mantenedora.
c) Uma vez aprovado, considerar o orçamento.
Obs: Considerar o quadro de produção de materiais para a elaboração do cronograma, anexo 26,
prazos.
1.7.3. Com referência aos Processos de Marketing específicos, DERC, DEAS e Setores
- Gerem os veículos de comunicação interna e externa.
- Definem as diretrizes, objetivos, veículos e ferramentas de marketing e comunicação.
- Analisam os planos de marketing e comunicação e elaboram parecer e recomendação.
- Produzem o conteúdo centralizado do material de comunicação.
1.7.4. Materiais de Comunicação
1.7.4.1. Materiais Externos
A criação de materiais externos é realizada por solicitação das Unidades, solicitação formulada com
antecedência mínima de 20 dias, mediante envio de Briefing e Referências à Gerência de Comunicação e
Marketing.
As Unidades têm a liberdade de pedir alterações de acordo com a mensagem, público-alvo e veículo
utilizado, desde que mantidos os padrões de identidade visual da Rede.
A finalização do arquivo deverá ser realizada pela área de Comunicação e Marketing, com aprova-
ção de DERC, DEAS ou Setores, para veiculação ou produção.
Os custos são orçados pela Unidade no caso de materiais específicos.
Para materiais de utilização de toda a Rede, a DERC, a DEAS ou o Setor responsável, cada um de-
les individualmente, pode optar por assumir, no todo ou em parte, os custos.
1.7.4.2. Materiais de Uso Interno
Materiais usados em sala de aula, quadro de avisos, cartas e notificações para pais, convites para
pequenos eventos e reuniões, entre outros; devem ser criados e produzidos pelas Unidades, sempre respei-
tados os padrões indicados no manual de identidade visual, sem que haja alteração de cor, modelo e for-
ma.
É necessária a autorização prévia de cessão de fotos, imagens e voz de alunos, pais, funcionários e
outros; só poderão ser utilizados mediante autorização deles, formulários 16A, 16B, 16C - cessão de uso
de imagem. Se houver interesse, pode ser solicitado apoio da Gerência de Comunicação e Marketing para
a elaboração desses materiais.
1.7.4.3. Informações Específicas sobre os Materiais
34
1.7.4.3.1. Compras
As compras de materiais oferecidos pelo Departamento de Marketing deverão ser feitas pelo siste-
ma de compras, respeitado o prazo estipulado para isso.
1.7.4.3.2. Campanhas
As grandes Campanhas são definidas pela área de Comunicação e Marketing da Mantenedora, sob
a coordenação da DERC, DEAS e Setores.
1.7.4.3.3. Site
O portal da Rede e os sites das Unidades são instrumentos de comunicação, educação e relaciona-
mento para pais, alunos e público externo.
A área de Comunicação e Marketing da Mantenedora centraliza a estrutura, o padrão visual e o
conteúdo geral do portal e dos sites, sob a coordenação da Diretoria, Setor ou Unidade responsável.
O conteúdo específico é gerenciado pelo Departamento de Marketing de cada Unidade.
A solicitação de construção ou alteração de hotsites deve ser encaminhada, com 60 dias de ante-
cedência, à área de Comunicação e Marketing.
Os custos de manutenção e criação de site são direcionados à Mantenedora, enquanto os gastos re-
ferentes ao desenvolvimento de hotsites com empresas terceirizadas estão contemplados no orçamento
das Unidades.
Só serão aceitas solicitações por meio do [email protected], com antecedência mínima de
20 dias. Após o envio, as áreas da Mantenedora irão avaliar o prazo necessário para a realização, depen-
dendo da complexidade da solicitação. Caso seja solicitada a inclusão de novos serviços, o prazo para
solicitação deverá ser, no mínimo, de 30 dias, também sujeito à análise. Todas as dúvidas e solicitações
referentes ao Portal Marista deverão ser encaminhadas ao mesmo endereço eletrônico, indicado no início
deste parágrafo. As publicações efetuadas pelas Unidades estão sujeitas à verificação e aprovação da
Mantenedora.
1.7.4.3.4. Brindes
Os brindes são ferramentas de divulgação e relacionamento, cuja utilização deve ser planejada com
cuidado para trazer um resultado satisfatório às Unidades.
A Gerência de Comunicação e Marketing da Mantenedora é responsável por criar uma série de su-
gestões, cujas opções de diferentes valores possam atender a diversos fins e necessidades. A Unidade
poderá escolher se contemplará ou não, no seu orçamento, o custo referente à compra.
1.7.4.3.5. Eventos
Os eventos são importantes meios de marketing e relacionamento, que apoiam a construção da ima-
gem da Unidade e da Rede. É importante definir claramente o objetivo e o público-alvo a ser atingido e
alinhá-los à estratégia e ao posicionamento da Unidade, mantendo o mesmo padrão de qualidade e profis-
sionalismo associados à marca Marista.
A Unidade é responsável pela idealização, coordenação, execução e custos dos eventos, devendo
incluir o calendário de eventos em seu planejamento anual.
Caso haja necessidade de produzir material específico de divulgação, deve-se entrar em contato
com a Gerência de Comunicação e Marketing.
DERC, DEAS ou Setores poderão organizar Eventos Coletivos da Rede, com o apoio da Gerência
de Comunicação e Marketing, arcando com parte dos seus custos.
1.7.4.4. Divulgação Externa
Solicitações para a realização de reportagens e matérias jornalísticas para a imprensa devem ser en-
viadas à revisão ou à produção da Gerência de Comunicação e Marketing.
As Unidades devem monitorar e arquivar as matérias publicadas nos meios de comunicação impres-
sos ou audiovisuais, e enviar cópia dessas matérias à Gerência de Comunicação e Marketing.
Apresentações de trabalhos ou pesquisas científicas em eventos como simpósios, seminários e con-
gressos devem seguir as orientações estipuladas no item 4.6.4 deste documento.
35
Participação em prêmios ou outras ações relacionadas à visibilidade institucional devem ser avalia-
das pela DERC, DEAS ou Setores.
1.8. Assessoria Jurídica
1.8.1. Ações Judiciais e Reclamatórias Trabalhistas
Somente poderão receber citações e intimações os representantes legais das Mantenedoras. As Uni-
dades podem recebê-las, quando enviadas pelo Correio com AR, relativas às ações trabalhistas, cíveis,
tributárias e penais. Nas demais citações e intimações, orientar o oficial de justiça a encaminhá-las à res-
pectiva Mantenedora, fornecendo o seu endereço em São Paulo/SP no caso da ABEC, ou em Curitiba/PR,
no Centro Administrativo no caso da UCE.
Em caso de recebimento de qualquer intimação, informar a Assessoria Jurídica da Mantenedora, por
telefone, providenciar cópia do documento e mantê-lo em seu poder para controle e acompanhamento e
encaminhar o documento original imediatamente à Assessoria Jurídica da Mantenedora, juntamente
com o envelope, se recebida a intimação por via postal.
Somente devem ser recebidos documentos e correspondências que contenham o nome da Unidade
ou Mantenedora como destinatária. Devem ser recusados os que indicam destinatário diverso.
Quanto às citações, intimações ou notificações devolvidas sem recebimento, a Unidade deverá co-
municar o fato imediatamente, por telefone, à Assessoria Jurídica da Mantenedora; se possível, informar a
autoria e o pleito da ação judicial.
Ainda nestes casos, tais fatos e procedimentos deverão ser registrados por e-mail e direcionados à
Assessoria Jurídica da Mantenedora.
Os Diretores, Gerentes e Coordenadores das Unidades têm responsabilidade perante a Assessoria
Jurídica da Mantenedora, quanto ao cumprimento dos procedimentos aqui descritos. Em caso de perda de
prazo por falha dos responsáveis pelas Unidades, ser-lhes-á imputada a responsabilidade pelo prejuízo
causado.
Recomenda-se que as correspondências de poderes públicos sejam recebidas pelos responsáveis pe-
la Unidade, de forma a evitar extravios e perdas de prazos.
Nos casos das reclamatórias trabalhistas, as informações e documentos, relativos aos empregados,
serão de responsabilidade da Unidade empregadora, bem como o comparecimento nas audiências; a As-
sessoria Jurídica acompanhará os processos e estará à disposição para esclarecimentos.
1.8.2. Entrega de informações por escrito
Não fornecer declarações por escrito a terceiros, sem antes ter clareza do motivo a elas subjacente,
bem como a sua conveniência. Em caso de dúvidas, somente prestar declarações após consultar a Asses-
soria Jurídica da Mantenedora.
1.8.3. Pagamentos
Todos os pagamentos judiciais, depósitos recursais e garantias de juízo serão realizados diretamente
pela Mantenedora, sendo os valores debitados no centro de custo da Unidade correspondente, o que ocor-
rerá também com os honorários advocatícios de terceiros contratados. A Unidade será responsável pelos
pagamentos apenas das despesas, tais como xerox, estacionamento, deslocamento, peritos etc. Em caso de
dúvida, com relação aos pagamentos, a Assessoria Jurídica da Mantenedora deverá ser consultada.
1.8.4. Contratos
A administração dos contratos é de responsabilidade da Unidade contratante, que será acompanhada
pela área de contratos da Assessoria Jurídica da Mantenedora.
Nenhuma prestação de serviços, que necessite de contrato, deve ter início antes da assinatura deste
instrumento pelas partes.
1.8.5. Renovações de contratos
A solicitação de renovação de contratos deverá ser aprovada pela área responsável da Mantenedora:
DERC, DEAS ou Negócios Suplementares. Depois, a Unidade deverá encaminhar a solicitação de reno-
36
vação à Assessoria Jurídica da Mantenedora, para a competente elaboração do termo aditivo de renovação
ou novo contrato. A solicitação deverá ocorrer com antecedência mínima de trinta dias do vencimento do
contrato.
1.8.6. Contratos de Locação Eventual (“Contratos de Vendas”)
Considera-se locação eventual aquela que não exceda a sete dias corridos e aplica-se à Rede de Co-
légios e Negócios Suplementares.
O modelo de contrato é padrão, elaborado pela Assessoria Jurídica, não necessitando de nova análi-
se. Os contratos deverão ser preenchidos e assinados pelas partes. Neste caso, os contratos deverão ser
assinados pelo Diretor Geral do Colégio e por aqueles definidos pela Gerência de Negócios Suplementa-
res.
O contrato de locação eventual, em hipótese alguma, poderá sofrer alterações em sua redação.
Cumpridas as formalidades do contrato, a Unidade deverá gerar o boleto de pagamento.
Os contratos de locação eventual deverão ser arquivados e administrados pela respectiva Unidade.
1.8.7. Contratos de Locação (“Contratos de Vendas”)
A formalização de contratos de locação deverá ser aprovada pela área responsável da Mantenedora:
DERC ou Negócios Suplementares. Depois, a Unidade deverá encaminhar a solicitação à Assessoria Jurí-
dica da Mantenedora.
O modelo de contrato é padrão, elaborado pela Assessoria Jurídica da Mantenedora e não necessita
de análise. Caso o contrato necessite de alterações, solicitação neste sentido deverá ser encaminhada
à Assessoria Jurídica, que as analisará e providenciará os ajustes, se forem cabíveis.
Os percentuais de reajuste dos contratos de locação serão definidos pela Mantenedora, que comuni-
cará antecipadamente o índice a ser aplicado para o ano seguinte; cabe a cada Unidade negociar os valo-
res da locação com o respectivo locatário, sempre com o aval da área de negócios da DERC ou Negócios
Suplementares.
A data do término dos contratos anuais deverá ser em 31 de dezembro de cada ano; podem ser re-
novados anualmente, mediante novo contrato.
O pagamento dos aluguéis deve ser feito via boleto bancário.
Não é permitido alugar ou ceder espaços ou bens da instituição, tenham ou não remuneração, sem
prévio contrato.
Devem ser obedecidos os prazos para a renovação dos contratos.
1.8.8. Contratos Diversos (“Contratos de Compras”)
Para os contratos de compras ou aquisição de bens ou serviços, novos ou a serem renovados, inici-
almente é necessária a autorização da área responsável da Mantenedora: DERC, DEAS ou Negócios Su-
plementares. Em seguida, a Unidade deverá preencher o formulário 2, questionário para a elaboração
de contrato, e encaminhá-lo à Assessoria Jurídica da Mantenedora, que providenciará a elaboração do
contrato.
Para cada novo contratado, deverão ser solicitados alguns documentos, como os seguintes: cédula
de identidade; registro comercial se for empresa individual; estatuto ou contrato social, devidamente re-
gistrado com as alterações e acompanhado da ata de eleição; prova de inscrição no Cadastro de Pessoas
Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ); balanço patrimonial e demonstração
contábil do último exercício social; registro ou inscrição na entidade profissional e prova da capacidade
técnica para a execução do contrato, quando for o caso. Esses documentos devem ser encaminhados à
Assessoria Jurídica por e-mail, se possível.
1.8.9. Procedimentos para assinatura de Contratos
Os contratos analisados pela Assessoria Jurídica da Mantenedora serão encaminhados às respectivas
Unidades. A Unidade será responsável por colher a assinatura da outra parte, testemunhas e fiador, nos
casos em que houver. A seguir, o contrato deverá ser encaminhado à Assessoria Jurídica (área de contra-
tos), que providenciará a assinatura dos representantes legais da Mantenedora.
37
Uma vez cumpridas as formalidades, duas vias do contrato serão enviadas à Unidade, uma ao seu
controle e outra que deverá ser encaminhada à parte contratada.
1.8.10. Rescisões
Para as rescisões contratuais, devem ser respeitados os prazos previstos nas cláusulas contratuais,
bem como as formalidades legais. A rescisão do contrato, qualquer que seja o motivo, deve ser comuni-
cada à Assessoria Jurídica (área de contratos), que providenciará a Carta Rescisória e a baixa do respecti-
vo contrato no sistema.
1.8.11. Contratos educacionais
Os contratos educacionais serão revisados anualmente, conforme agenda a ser divulgada pela
DERC. Uma vez estabelecido o modelo padrão, e aprovado pela DERC, não deverão sofrer alterações em
sua redação.
1.9. Manutenção do Imobilizado e de Equipamentos
Antes de contratar ou renovar contratos de manutenção, é preciso que se obtenham três orçamentos,
incluindo o da contratada que já está prestando serviço. Antes da contratação da prestação de serviços, a
empresa prestadora deverá fornecer: CNPJ, Cartão de Inscrição Municipal; Contrato ou Estatuto Social;
Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais, Certificado de Regularidade do
FGTS, Certidão Negativa de Débito do INSS.
O orçamento aprovado pelo Diretor da Unidade ou Colégio deve ser encaminhado à área de contra-
tos da Assessoria Jurídica da Mantenedora, que formalizará o contrato e, junto com a Unidade Mantida ou
Colégio, serão tomadas as devidas providências, conforme mencionado no item 1.8.9.
O pagamento deve ser efetuado mediante apresentação de nota fiscal em nome das Mantenedoras-
Associação Brasileira de Educação e Cultura, ABEC, ou União Catarinense de Educação, UCE, seguido
do nome de fantasia, CNPJ e endereço da Unidade Mantida.
A nota fiscal deve ser assinada pelo funcionário que acompanha a execução do serviço e pelo res-
ponsável administrativo da Unidade Mantida.
Para efetuar consertos em ativos imobilizados e de equipamentos, é preciso apresentar três orça-
mentos. O serviço somente será autorizado após a aprovação do Diretor e Coordenador Administrativo da
Unidade Mantida, Colégio ou da Mantenedora, conforme o caso.
1.10. Envio de documentos
Os documentos deverão transitar entre as Unidades e as Mantenedoras preferencialmente pelo ma-
lote. Quando não for possível, utilizar os serviços de correio, com postagem simples. Utilizar Sedex so-
mente quando necessário ou em último caso, quando o prazo para envio do documento assim exigir. Não
enviar dinheiro em espécie por correio ou malote. Para esse fim, utilizar o sistema bancário.
1.10.1. Solicitação de documentos
A solicitação de documentos à Mantenedora, como atas, estatutos, certificados, contratos, procura-
ções, escrituras, registros de imóveis ou documentos, que estão sob a guarda da Contabilidade, deve ser
feita à área de contratos da Assessoria Jurídica da Mantenedora, com antecedência de 48 horas, por cor-
reio eletrônico, com cópia para o Diretor da Unidade. Documentos autenticados serão enviados somente
quando necessário, com antecedência mínima de 72 horas. Casos de urgência serão atendidos conforme a
prioridade.
1.11. Contratação de serviços de terceiros
A contratação de serviços de terceiros deve ser antecedida pela análise de três orçamentos.
38
1.11.1. Prestados por pessoa jurídica
Em primeiro lugar deve-se conhecer a idoneidade e a solidez da empresa a ser contratada. Antes da
contratação da prestação de serviços, a empresa prestadora deverá fornecer: CNPJ, Cartão de Inscrição
Municipal, Contrato ou Estatuto Social, Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Fede-
rais, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débito do INSS.
Formalizar por escrito um Contrato de Prestação de Serviço (vide item 1.8.4 e 1.8.5).
No caso de serviços terceirizados, exigir das empresas de limpeza, de conservação ou de vigilância
o estrito cumprimento das normas de segurança e medicina do trabalho, estabelecidas pelo Ministério do
Trabalho e Emprego.
Deverá ser verificado se os trabalhadores dessas empresas estão devidamente registrados pela em-
presa contratada, devendo ser exigida a apresentação dos seguintes documentos, enquanto perdurarem os
serviços, e mantê-los arquivados por dez anos ou mais:
- Registro de Ponto.
- Folhas de pagamento dos empregados alocados nas dependências da Unidade.
- Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social / Relação de
empregados.
- Guias de recolhimento de FGTS.
- Guias de recolhimento de INSS.
Será exigido o alvará da Vigilância Sanitária Municipal ou Estadual, Secretarias Municipais ou Es-
taduais de Saúde, bem como dos terceirizados que explorarem os serviços de lanches e bebidas nas canti-
nas e similares.
1.11.2. Prestados por pessoa física
Antes da contratação da prestação de serviços, o prestador de serviço deverá fornecer o número do
registro no INSS ou o número do PIS, cópia do RG, comprovante de endereço e dados da conta-corrente
bancária, para recebimento dos honorários.
Formalizar por escrito um Contrato de Prestação de Serviço (vide item 1.8.5.).
39
2 - DERC – DIRETORIA EXECUTIVA DA REDE DE COLÉGIOS
A Diretoria Executiva da Rede de Colégios tem como finalidade gerir o negócio de Colégios, vi-
sando ao seguinte.
Qualificação dos serviços pedagógicos e educacionais.
Viabilidade econômica da Rede de Colégios.
Funcionamento das Unidades em rede.
Continuidade da Missão Educacional Marista.
É de responsabilidade da DERC:
Coordenar os processos de planejamento de longo prazo, estratégicos e operacionais das ativida-
des da Rede de Colégios.
Coordenar o processo de elaboração dos Orçamentos dos Colégios e da DERC.
Garantir o alinhamento da operação dos Colégios aos planos, metas e objetivos do negócio.
Incorporar inovações no campo educacional, tecnológico e de negócios.
Qualificar os profissionais e o uso dos recursos disponíveis, visando maximizar o retorno do ne-
gócio e da missão educacional.
Promover comunicação, de forma clara e precisa, na Rede de Colégios.
2.1. Planejamento estratégico
O Planejamento Estratégico da Rede de Colégios, previsto para o período de 2008 a 2011, tem os
seguintes alinhamentos.
2.1.1. Missão e objetivos
Comprometer-se com a ação eficaz na educação de crianças e jovens, garantindo a preparação para
a vida e a realização profissional de acordo com a proposta educacional marista.
Objetivos fundamentais:
- Oferecer excelência educacional e pedagógica na preparação de crianças e jovens para a auto-
nomia e cidadania plena.
- Perenizar a instituição, garantindo sua viabilidade econômica.
- Humanizar e evangelizar, por meio da educação fundamentada nos valores cristãos de dignidade,
honestidade, justiça, solidariedade, paz e respeito à diversidade religiosa.
Objetivos Complementares.
- Fortalecer o estilo Marista de educar: presença, simplicidade, espírito de família, amor ao traba-
lho, nas pegadas de Maria.
- Oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional e exercício da missão para Irmãos e lei-
gos.
2.1.2 Projetos com foco primário
Dizem respeito aos projetos prioritários da Rede de Colégios; por isso demandam maiores esforços
para serem concluídos.
- Unificação do modelo pedagógico.
- Equilíbrio do foco educacional.
- Definição dos padrões de operação da Rede de Colégios.
- Construção de um sistema de ensino próprio.
- Capacitação de lideranças, docentes, equipe técnica e Irmãos.
- Potenciação da atividade comercial.
- Reposicionamento seletivo de preços.
- Aprofundar o relacionamento com as famílias no processo educativo.
2.1.3. Projetos com foco secundário
Dizem respeito aos projetos que demandam aprofundamento para serem organizados; por isso só
serão iniciados após estudos prévios e realização de projeto piloto.
40
- Oferta de 3ª série diferenciada do EM.
- Oferta de ensino profissionalizante.
- Exploração focada nas atividades complementares.
- Qualificação da atividade de pastoral.
2.1.4. Projetos com foco terciário
Dizem respeito aos projetos que não são prioritários e que dependem da dinâmica do mercado edu-
cacional.
- Análise da mobilidade.
- Fechamento.
- Substituição de Unidades sem viabilidade.
- Expansão da rede.
2.2. Direção das Unidades
A Direção Colegiada restrita é constituída pelo Diretor Geral, Diretor Educacional e Gerente Admi-
nistrativo. Deve reunir-se semanalmente, fazendo o registro no sistema de atas disponível na extranet.
A Direção Colegiada ampliada é constituída pela Direção Colegiada restrita, as lideranças do núcleo
psicopedagógico, de pastoral, de marketing e de relacionamento. Ela é dirigida pelo Diretor Geral. Deve
reunir-se quinzenalmente, fazendo o registro no sistema de atas disponível na extranet.
As reuniões da Direção Colegiada restrita têm como objetivos principais o desenvolvimento do pla-
nejamento estratégico da Unidade e as discussões dos projetos do Colégio, visando a decisões consensua-
das.
As reuniões da Direção Colegiada ampliada têm como objetivos a articulação operacional e a defi-
nição de ações conjuntas dos diversos setores da Unidade.
Para esses encontros é importante elaborar calendário e pauta das reuniões, para que sejam sistemá-
ticas.
2.3. Matrizes curriculares
As matrizes curriculares, entre outros objetivos, visam à organização, alinhamento, verticalização e
potenciação do processo de ensino-aprendizagem.
O trabalho pedagógico da Educação Infantil e do 1º ano do Ensino Fundamental será orientado pelo
Projeto Marista para a Educação Infantil (Coleção Currículo em Movimento); as reflexões sobre planeja-
mento e avaliação deverão estar orientadas pelo volume 5 da coleção Currículo em Movimento.
2.4. Formação continuada em serviço
2.4.1. Horas de estudo
Como há muita diversidade no número de horas de estudo em cada escola, recomenda-se:
- os professores recebem por horas de estudos de acordo com a realidade ou necessidade de cada
Colégio;
- a carga horária mínima do docente para receber horas de estudo é de 10 horas de aula semanais;
- cada Unidade enviará à DERC o cronograma e os temas previstos para as horas de estudo, até o
final de março do ano letivo corrente.
2.4.2. Investimento na formação continuada
A verba destinada à formação dos professores, assessores e direção (assessorias externas, viagens
para encontros, hospedagens, participação em simpósios) é homologada pela DERC, via orçamento anual.
2.4.3. Assessoria educacional e de negócios
As unidades podem solicitar a presença da DERC (diretores e assessores) para oficinas de formação
da equipe pedagógica e administrativa, com antecedência suficiente para o agendamento, para os seguin-
tes focos.
a) Área educacional e pedagógica:
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- Acompanhamento de planejamentos vinculados às matrizes e ao Projeto Marista para Edu-
cação Infantil (Currículo em Movimento).
- Acompanhamento dos planos de ensino e do processo avaliativo.
- Acompanhamento dos projetos de Tecnologia Educacional.
- Orientação das equipes técnico-educacionais, quanto à operacionalização dos processos pe-
dagógico-educacionais.
b) Área de pastoral:
- Acompanhar os Núcleos de Pastoral dos Colégios da Rede nos processos de Pastoral.
- Acompanhar as equipes locais no diagnóstico, planejamento, implantação e avaliação das
ações de Pastoral.
- Monitorar a elaboração, implantação, acompanhamento e avaliação do Plano de Ação de
Pastoral dos Colégios.
- Propor estratégias para a atuação da Pastoral nos Colégios e a formação das pessoas.
- Diagnosticar necessidades, desenvolver e sistematizar projetos da Rede de Colégios.
- Integrar os processos pastorais com os processos psicopedagógicos, sociais, administrativos,
jurídicos e vocacionais na DERC.
- Coordenar, articular e animar encontros, reuniões, assembleias, retiros, encontros de forma-
ção, sempre que necessário.
c) Área de negócios:
- Acompanhamento dos orçamentos, obras, reformas e investimentos.
- Acompanhamento do processo de compras e das políticas implantadas.
- Orientação no processo de gestão de pessoas.
- Definição de estratégias comerciais, de marketing e comunicação.
-Orientação das equipes técnico-administrativas quanto à operacionalização dos processos de
negócios/administrativos.
O Planejamento Estratégico da DERC orientará o desenvolvimento e a implantação dos planos es-
tratégicos locais por meio de trabalho colaborativo dos assessores da DERC com as equipes dos Colégios.
2.4.4. Programação das horas de estudo
A Unidade envia à DERC até final de fevereiro o programa de formação dos professores, dos asses-
sores e da Direção Colegiada, que deverá estar em consonância com as orientações da Rede de Colégios.
2.4.5. Assessoria externa
Se houver necessidade de assessoria externa, o nome do profissional ou da empresa a ser contratada
deve ser homologado pela DERC.
2.4.6. Reuniões e encontros
Sempre que houver convocação ou convite para reuniões e encontros provinciais, a Unidade deverá
garantir a sua representação.
2.4.7. Educação a distância
A DERC apoia a participação dos profissionais em cursos a distância. Quando assumidos pelas U-
nidades, devem estar previstos em orçamento e passar pela aprovação da DERC.
2.5. Funções educacionais
a) Estagiários: aprender auxiliando o profissional efetivo do Colégio. O auxílio sempre deve ser
orientado e supervisionado pela pessoa que o acompanha diretamente.
b) Professores auxiliares: auxiliar o professor no planejamento e na prática pedagógica sob orien-
tação do professor titular.
c) Professores regentes e titulares:
- acompanhar e orientar a formação humano-cristã de seus educandos;
- mediar as relações interpessoais: aluno e professor; aluno e família; aluno e comunidade es-
colar; aluno e aluno; família e escola; aluno, família e assessor psicopedagógico;
- acompanhar e orientar, individualmente, os alunos no seu cotidiano escolar;
42
- identificar os alunos que necessitam de atendimento especializado, em parceria com os de-
mais educadores da unidade;
- promover ações que contribuam para a harmonia e disciplina da turma;
- manter atualizados os registros da rotina escolar do aluno;
- ministrar aulas de Desenvolvimento Acadêmico, Pessoal e Social, DAPS, se constarem na
grade curricular.
Observações. Em alguns Colégios, a aula de DAPS recebe outros nomes, como RPI (Relações Pessoais e Interpessoais) ou
DPS (Desenvolvimento Pessoal e Social). Quando não houver aula prevista na grade curricular, os professores deverão acordar
a distribuição dos conteúdos da Matriz Curricular de DAPS entre os diversos componentes curriculares.
d) Assistentes Psicopedagógicos:
- participar de discussões com os assessores psicopedagógicos e com os coordenadores de á-
rea para a realização do planejamento, implantação de projetos e solução de problemas;
- coordenar, com os profissionais da série, atividades para o desenvolvimento de ações junto
aos alunos;
- criar, junto aos professores da série, um clima de envolvimento e co-responsabilidade, parti-
lhando compromissos, deveres e atribuições;
- controlar o cumprimento dos prazos estabelecidos para a realização das diversas atividades;
- promover o desenvolvimento de projetos e atividades diversificadas integradas na série.
e) Coordenadores de área:
- atuar em parceria com todos os professores da área, a fim de elaborar e executar projetos;
- coordenar o grupo de professores da área no aspecto técnico e humano;
- planejar e conduzir reuniões pedagógicas da área, assegurando melhoria na qualidade do en-
sino e da aprendizagem.
- estabelecer a proposta anual de trabalho, garantindo a verticalidade do planejamento, a partir
das matrizes curriculares;
- supervisionar e orientar a elaboração de atividades pedagógicas (avaliações, pesquisas, tra-
balhos em equipe, recuperações e outros);
- coordenar o processo de escolha de materiais didáticos da área e realizar a indicação técnica
ao núcleo psicopedagógico.
O valor hora de aula da função de coordenação de área, de série e de titulância deve ser a do seg-
mento em que exerce essa função. O valor hora de aula da reunião pedagógica deve ser correspondente
ao valor da hora de aula do cargo que ocupa, do segmento em que atua e/ou do segmento em que concen-
tra maior número de aulas.
2.6. Sistema de avaliação
Os princípios que orientam a avaliação nos Colégios maristas da PMBCS são os mesmos, embora
haja diferenças na forma de notação dos resultados. Abaixo, encontram-se alguns dos elementos comuns.
a) A avaliação deverá ser processual e por objetivo, podendo ser comunicada por meio de notação
numérica ou conceitos.
b) Os registros de observações feitas pelo professor a respeito dos avanços realizados pelos alunos
complementam o processo avaliativo.
c) Na Educação Infantil e no 1º ano do Ensino Fundamental, os processos e resultados da aprendi-
zagem são materializados mediante registros, como pautas de observação, relatos, entre outros,
que resultam no parecer semestral do aluno. Observações. O sistema de lançamento de notas on-line, via web, é opcional, visando apenas facilitar o trabalho do
professor. O Colégio deve disponibilizar os equipamentos para uso do sistema; no entanto o professor poderá utili-
zá-lo onde melhor lhe convier. A área jurídica da ABEC entende desnecessária qualquer autorização específica dos
Colégios para os professores ou qualquer tipo de declaração destes para o Colégio. Trata-se de atividade de lança-
mento de notas que é inerente às atribuições do professor; somente está se abrindo uma opção para que eles possam
operar no sistema informatizado fechado ou a distância, mediante os recursos tecnológicos da web.
2.6.1. Boletim e outros documentos
Os modelos utilizados pela Unidade devem ser do conhecimento da DERC e são emitidos pela Se-
cretaria Escolar, via Sistema Pedagógico Integrado. Os relatórios de avaliação serão disponibilizados no
Portal Marista.
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2.6.2. Recuperação
A recuperação será processual e ocorrerá de forma contínua e também paralela às aulas. Nas duas
modalidades, serão efetuados os registros necessários, bem como a reconsideração da nota ou conceito.
Na Educação Infantil e no 1º ano do Ensino Fundamental, as atividades diversificadas, realizadas
em pequenos grupos, permitirão melhor acompanhamento dos alunos pelos professores.
2.7. Projeto Educativo da Educação Infantil
Observações. Devido à ampliação do Ensino Fundamental para nove anos e às diferentes orientações dos Conselhos
Estaduais de Educação, adotaremos a nomenclatura abaixo e orientamos para que a idade seja completada no início do ano
letivo.
Nomenclatura das séries e idade:
Infantil 1: 1 ano
Infantil 2: 2 anos
Infantil 3: 3 anos
Infantil 4: 4 anos
Infantil 5: 5 anos
Os Colégios priorizarão o Infantil 4 e 5 na organização desse segmento. As crianças de 6 anos serão
matriculadas no primeiro ano do Ensino Fundamental de 9 anos.
O trabalho pedagógico desse segmento será fundamentado no Projeto Marista para a Educação In-
fantil (Coleção Currículo em Movimento).
A documentação de processos e resultados da aprendizagem subsidiará a realização do parecer se-
mestral do aluno, que será disponibilizado aos seus responsáveis no Portal Marista.
De acordo com o número de alunos, o Colégio poderá contratar professores auxiliares e estagiários
para apoiar o trabalho dos professores regentes, bem como contratar professores especialistas em Arte e
Movimento, para trabalhar em parceria com os professores das turmas,.mediante negociação prévia com a
DERC, em que serão verificados orçamento e possibilidades da Unidade para ter o acréscimo de pessoas
nas referidas salas de aula.
2.8. Projeto Educativo do Ensino Fundamental e Médio
O Ensino Fundamental e o Ensino Médio serão organizados por trimestre e o planejamento deverá
ser coerente com as matrizes curriculares.
A existência da titulância, coordenação de série e coordenação de área está vinculada ao número de
alunos por turma e de totais de turmas.
2.9. Regimento Escolar
As Unidades farão as devidas adequações locais, a partir do Regimento Escolar unificado que, antes
de ser aprovado pelo órgão competente, deverá ser homologado pela DERC, Área Educacional.
2.10. Registros Diversos
Todos os atos legais ou formais deverão ser registrados em atas ou relatórios, devidamente arquiva-
dos e disponíveis para consulta, quando necessário. Deve ser dada atenção especial aos registros (e arqui-
vamento) relativos ao acompanhamento e às ocorrências disciplinares dos alunos.
2.11. Secretaria Escolar
É responsável pela emissão e arquivamento dos documentos dos alunos, bem como pela disponibi-
lização das informações do banco de dados no sistema informatizado, se necessário, atendendo à legisla-
ção e dispositivos legais.
Compete à Secretaria Escolar acompanhar a renovação das autorizações de funcionamento dos cur-
sos, alterações e complementações nos documentos oficiais, as adaptações regimentais, o Projeto Político
Pedagógico e demais documentos previstos na legislação vigente, mantendo a DERC e a direção educa-
cional da unidade informadas das alterações que se fazem necessárias para o devido encaminhamento dos
processos.
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2.12. Grade Curricular
A grade curricular praticada será aquela negociada com a Mantenedora e oficialmente aprovada pe-
la Secretaria Estadual de Educação ou órgão competente. Após a aprovação, deve ser enviada à DERC até
o dia 31 de janeiro de cada ano.
a) Educação Infantil e Ensino Fundamental I - A grade constará de 25 aulas semanais. As exce-
ções dependem de entendimento e diálogo com a DERC.
b) Ensino Fundamental II:
- Unidades com aulas de 45 minutos: mínimo de 28 aulas semanais, por turma.
- Unidades com aulas de 50 minutos: mínimo de 25 aulas semanais, por turma.
- Unidades com aulas de 50 e de 45 minutos: mínimo de 26 aulas semanais, por turma.
c) Ensino Médio:
- Unidades com aulas de 45 minutos: mínimo de 33 aulas semanais, por turma.
- Unidades com aulas de 50 minutos: mínimo de 30 aulas semanais, por turma.
- Unidades com aulas de 50 e de 45 minutos: mínimo de 32 aulas semanais, por turma.
2.13. Número de alunos por turma
Definido anualmente na Reunião Administrativa.
2.14. Biblioteca
A DERC entende que a biblioteca escolar é um centro de recursos de aprendizagem (CRA), espaço
organizado com o intuito de integrar-se ao processo de ensino-aprendizagem, para que exerça papel peda-
gógico na formação da competência do uso (busca, recuperação, processamento, disseminação) da infor-
mação na sociedade do conhecimento.
A biblioteca escolar marista é entendida não somente como local de incentivo à leitura e suporte de
pesquisas, mas como porta de entrada para a construção do conhecimento e espaço de reflexão e aprendi-
zagem permanente. É ambiente em que todos os que dele usufruem possam utilizá-lo como fonte de expe-
riência, exercício da cidadania e formação para a vida.
Como espaço de ação pedagógica, acredita-se que a biblioteca precisa ser dinâmica, devendo buscar
estratégias que atraiam e integrem alunos, professores e colaboradores da escola, para favorecer as diver-
sas formas de expressão cultural, promover a socialização do conhecimento e a exploração de diferentes
meios e modos de comunicação. Portanto, incentiva-se a realização de atividades e projetos pedagógicos
nas bibliotecas dos Colégios, como hora do conto, oficinas literárias, encontros com escritores, exposi-
ções de livros, murais temáticos, seções de arte, jogos educativos, apresentações teatrais e musicais, entre
outras.
No âmbito da tecnologia da informação e da comunicação, a DERC acompanha o funcionamento e
as atualizações do Pergamum, sistema informatizado que contempla as principais funções de gerencia-
mento de bibliotecas, funcionando de forma integrada, sobretudo nos procedimentos de catalogação, ca-
dastro, circulação e consulta de materiais. Por meio do Pergamum, as bibliotecas das escolas são interli-
gadas em rede, formando um acervo único à disposição da comunidade marista. Também se apoia o uso
ético, responsável e com fins pedagógicos, de equipamentos, programas, aplicativos, recursos midiáticos
e digitais, entre outros, no recinto da biblioteca escolar.
Ressalta-se a importância do estabelecimento de políticas de formação e desenvolvimento de acer-
vos das bibliotecas escolares. A compra de livros que favoreça a atualização do acervo bibliográfico, para
as pesquisas dos alunos e para a formação continuada dos profissionais da educação, deve ser prevista em
orçamento de acordo com a realidade de cada unidade escolar.
A qualidade dos serviços prestados pela biblioteca escolar depende fundamentalmente de recursos
de pessoal. Nesse sentido, evidencia-se a importância da existência de equipe composta por bibliotecários
habilitados (bacharéis em biblioteconomia e documentação) e auxiliares treinados e capacitados. O biblio-
tecário é o profissional qualificado da equipe, responsável pelo planejamento e gerenciamento da biblio-
teca; deve trabalhar em conjunto com todos os membros da comunidade escolar. Além disso, o bibliotecá-
rio deve estar envolvido no planejamento e na realização de programas escolares.
45
2.15. Tecnologia Educacional
A DERC acompanha as atividades realizadas nos laboratórios de informática e audiovisual, sugere
projetos e orienta a formação dos profissionais que atuam nessa área, articulando ações em parceria com a
direção educacional e assessorias psicopedagógicas das Unidades.
2.16. Definição de atividades operacionais
a) Colegiada Restrita: composta pelo Diretor Geral, Diretor Educacional e Gerente Administrati-
vo ou Gerente Administrativo ou Diretor Administrativo.
b) Núcleo Psicopedagógico: responsável pela supervisão pedagógica, orientação educacional, o-
rientação disciplinar, titularidade, coordenação de área e de série, tecnologia educacional, bibli-
oteca e assistência de alunos.
c) Secretaria Escolar: responde pelos processos de matrículas, transferências, documentos dos
alunos, boletins, contato com órgãos públicos.
d) Núcleo de Pastoral: desenvolve ações de evangelização, catequese, solidariedade, humaniza-
ção, orientação vocacional, pastoral juvenil, espiritualidade, carisma marista, protagonismo ju-
venil.
e) Núcleo Administrativo: acompanha os processos de filantropia, financeiro, contábil, jurídico,
gestão de pessoas, suporte tecnológico, marketing, compras, patrimônio, estoques, serviços ge-
rais, telefonia, recepção, manutenção, limpeza, segurança, portaria, apoio administrativo, meca-
nografia, pronto atendimento.
f) Núcleo de Atividades Complementares: realiza atividades esportivas e recreativas, culturais e
artísticas, cursos de línguas, banda, teatro etc.
Observação: As atribuições de cada função ou cargo devem constar no Regimento Escolar.
46
3 - SETOR DE PASTORAL
3.1. Composição dos Núcleos de Pastoral
A composição do Núcleo de Pastoral de cada Unidade deve ser estabelecida de acordo com as ori-
entações do Setor de Pastoral. Havendo necessidade de contratação, substituição ou remanejamento de
multiplicadores, deve-se comunicar o fato ao RH, para abertura de requisição de pessoal, e comunicá-lo à
assessoria de pastoral da DERC (Colégios) ou DEAS (Centros Sociais), para que faça o acompanhamento
do processo junto à Unidade.
3.2. Orçamento
O orçamento anual para o desenvolvimento das ações de pastoral estando fora da folha de pagamen-
to, cumpre que se levem em consideração os parâmetros sugeridos pelo Setor de Pastoral, parâmetros
aprovados pela Mantenedora; o orçamento deve ainda ser aprovado pela direção local e anexado ao plano
de ação da Unidade.
3.3. Plano de ação
O plano de ação da Pastoral de cada Unidade deve seguir as orientações dadas pela assessoria de
pastoral da DERC (Colégios) ou DEAS (Centros Sociais).
3.4. Relatórios
O relatório anual de pastoral deve ser encaminhado à assessoria de pastoral da DERC (Colégios) ou
DEAS (Centros Sociais), bem considerados os prazos estabelecidos pelas diretorias.
3.5. Voluntariado
Todos os voluntários incorporados nas ações de pastoral na DERC e DEAS, como catequese, Pasto-
ral Juvenil Marista e projetos de solidariedade, devem estar de acordo com as orientações de voluntariado,
encaminhadas pela DEAS.
3.6. Atividades extras
Para a participação de alunos em atividades extras, tais como acampamentos, retiros e passeios, de-
vem ser observadas as orientações do Núcleo Local de Pastoral: autorização dos pais por escrito, cópia
dos documentos de cada aluno e fidelidade às informações remetidas às famílias.
3.7. Apoio em atividades de outras Unidades
Havendo, eventualmente, a necessidade de desenvolvimento de atividades de pastoral em outras
Unidades, por multiplicadores de pastoral, cuide-se de que não se comprometam os trabalhos desenvolvi-
dos na própria Unidade. Qualquer atividade fora da Unidade deve ter o consentimento da Direção local.
Preferencialmente o trabalho deverá ser realizado dentro da carga horária do colaborador. A Unida-
de solicitante pode assumir as despesas de transporte e estada.
3.8. Festas Maristas
Recomenda-se que o Dia Champagnat (6 de junho) e o Dia do Marista (15 de agosto) sejam cele-
brados em todas as Unidades, por serem considerados momentos fortes de celebração, confraternização e
reafirmação da missão marista entre Irmãos, Leigos, Colaboradores e comunidade. São momentos especi-
ais de reavivamento da missão marista, seja ela de Irmão ou colaborador leigo, religioso ou sacerdote.
3.9. Páscoa Juvenil
Para salvaguardar as celebrações da Semana Santa por parte da equipe de pastoral, alunos e colabo-
radores, recomendamos que as Páscoas Juvenis sejam realizadas no final de semana que antecede a Pás-
coa ou nas Oitavas da Páscoa.
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3.10. Pastoral Juvenil Marista
3.10.1. Coordenações
a) Provincial: composta pela equipe colegiada do Setor de Pastoral.
b) Regional: composta por um Irmão e um articulador adulto nomeado pelo Setor de Pastoral e
um jovem eleito pela Regional.
c) Local: composta por um membro do Núcleo de Pastoral nomeado pela Direção da Unidade e
um jovem eleito.
3.10.2. Regionais
Para melhor desenvolvimento e articulação da PJM a Província foi divida em regionais.
Regional 1: Brasília, Samambaia, DF; Ribeirão Preto, Santo Antônio da Alegria, São Paulo e
Campinas, SP.
Regional 2: Dourados, MS; Maringá, Londrina, Cascavel, Itapejara d’Oeste, PR; Chapecó, Joaça-
ba e Caçador, SC.
Regional 3: Curitiba, Almirante Tamandaré, Ponta Grossa, PR; Joinville, Jaraguá do Sul, São
Bento do Sul, São José, Florianópolis e Criciúma, SC.
Regional 4: PUCPR: Curitiba, São José dos Pinhais, Londrina, Maringá e Toledo, PR.
3.10.3. Eventos em férias, feriados e finais de semana
A Pastoral Juvenil Marista desenvolve suas experiências formativas intensivas fora do período de
atividades na Unidade (férias, feriados e finais de semana): Curso de Liderança Marista (CLIMA) e Mis-
são Solidária Marista (MSM). Desafio Juvenil Marista (DJM) e o Retiro Projeto de Vida (RPV). Para a
realização dessas atividades, o Núcleo de Pastoral de cada Unidade deve apresentar à equipe diretiva um
plano orçamentário e de banco de horas dos colaboradores que acompanhará os jovens nas experiências.
3.11. Articulação com a Igreja local
Cada Unidade deve garantir que alguém represente a Unidade junto às equipes diocesanas ou paro-
quiais de Pastoral da Juventude, Serviço de Animação Vocacional e Catequese. Ao mesmo tempo, zelar
pelo diálogo e comunhão com o bispo local e com o pároco, por meio de visitas mútuas, pelo menos anu-
ais.
Aos diretores de Unidades, aos multiplicadores de pastoral e aos Irmãos que estiverem chegando a
uma Unidade, recomendamos que se apresentem de imediato ao pároco e ao bispo.
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4 – DIRETORIA EXECUTIVA DE AÇÃO SOCIAL - DEAS
Um dos objetivos da Província Marista do Brasil Centro-Sul (PMBCS) é fortalecer, em todos os ní-
veis, a cultura e a vivência da solidariedade cristã, no resgate da dignidade da pessoa humana.
A Província ampliou Serviços, Programas e Projetos, desenvolvendo uma cultura de ação social e-
ducativa, continuada, com respaldo nas orientações da legislação que regulamenta a assistência social.
Assumimos o compromisso de contribuir efetivamente com as políticas sociais, disponibilizando e
nomeando representantes, reconhecendo, assim, os espaços de articulação e de participação nos Conse-
lhos Municipais de Direitos da Criança e do Adolescente (CMDCA) e nos Conselhos Municipais da As-
sistência Social (CMAS), conforme orientações das Mantenedoras.
Os Centros Sociais viabilizam oportunidades de realização dos projetos e ações em conformidade
com os serviços e programas institucionais, a partir da análise do território que envolve infância, adoles-
cência, famílias e comunidades, articulando os recursos disponíveis na rede local e identificando possíveis
potenciais a serem otimizados.
As orientações que seguem têm validade para as Mantenedoras Associação Brasileira de Educação
e Cultura, ABEC, e União Catarinense de Educação, UCE, que prestam serviço por meio de suas Unida-
des Socioeducativas.
4.1. Centros Sociais
Relacionamos abaixo, em ordem alfabética, os Centros Sociais mantidos pelas Mantenedoras
ABEC e UCE, que estão sob a coordenação da DEAS (Diretoria Executiva de Ação Social):
1. Centro Social Marista Caçador, Caçador/SC;
2. Centro Social Marista Champagnat, Cascavel/PR;
3. Centro Social Marista Chapecó, Chapecó/SC;
4. Centro Social Marista Curitiba, Curitiba/PR;
5. Centro Social Marista Dourados, Dourados/MS;
6. Centro Social Marista Ecológica, Almirante Tamandaré/PR;
7. Centro Social Marista Ir. Acácio, Londrina/PR;
8. Centro Social Marista Ir. Beno, Maringá/PR;
9. Centro Social Marista Ir. Celso, Florianópolis/SC;
10. Centro Social Marista Ir. Elias, Campinas/SP
11. Centro Social Marista Ir. Justino, São Paulo/SP
12. Centro Social Marista Ir. Lourenço, São Paulo/SP;
13. Centro Social Marista Ir. Rivat, Samambaia/DF;
14. Centro Social Marista Ir. Rui, Ribeirão Preto/SP;
15. Centro Social Marista Ir. Walmir, Criciúma/SC;
16. Centro Social Marista Itapejara d’Oeste, Itapejara d’Oeste/PR
17. Centro Social Marista Itaquera, São Paulo/ SP;
18. Centro Social Marista Jaraguá do Sul, Jaraguá do Sul/SC;
19. Centro Social Marista Joaçaba, Joaçaba/SC;
20. Centro Social Marista Lar Feliz, Santos/SP;
21. Centro Social Marista Mont Serrat, Florianópolis/SC;
22. Centro Social Marista Pouso Redondo, Pouso Redondo/SC;
23. Centro Social Marista Robru, São Paulo/SP;
24. Centro Social Marista Sabará, Curitiba/PR;
25. Centro Social Marista Santa Mônica, Ponta Grossa/PR;
26. Centro Social Marista São José, São José/SC.
4.2. Serviços e Programas Institucionais
Qualquer um dos Centros Sociais pode implementar projetos alinhados aos serviços e programas
institucionais, previamente acordados com a DEAS, a saber:
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a) Serviço de Qualificação Profissional (SQP). Desenvolvimento de projetos de qualificação
profissional e de aprendizagem para o mundo do trabalho, fundamentado em princípios e valores
éticos que promovam condições dignas na construção do projeto de vida de adolescentes e jo-
vens, em espaços formais ou não-formais de trabalho, a partir da análise situacional local.
b) Serviço de Apoio Socioeducativo (SASE). Implementa projetos que visam potenciar a com-
preensão e análise crítica dos diversos contextos na perspectiva de contribuir para o desenvol-
vimento de crianças e adolescentes sujeitos de direito, capazes de construir conhecimento de
forma participativa, solidária e autônoma, considerando a cultura da comunidade.
c) Serviço de Educação Infantil (SEI). Propicia a consolidação de um processo educativo de
qualidade para as crianças pequenas, considerando a cultura da Infância nos seus diferentes con-
textos e a concepção de criança enquanto sujeito de direitos, com potencial forte e competente,
numa perspectiva de integração das diretrizes institucionais com as políticas sociais de promo-
ção humana e cívica.
d) Serviço de Ensino Fundamental (SEF). A educação regular consiste na formação para a cida-
dania e na construção de significados, considerando a cultura local, as políticas públicas e insti-
tucionais.
e) Serviço de Orientação Sociofamiliar e Socioeconomia Solidária (SOSFSES). Intervenção
voltada para orientação sociofamiliar e para a socioeconomia solidária, com vistas à superação
da situação de vulnerabilidade social e alternativa de recursos para população excluída do mer-
cado formal e informal de trabalho, considerando a interação com a rede socioassistencial. Pode-
rá organizar-se de diferentes formas, objetivando a geração de trabalho e renda, respeitando os
princípios democráticos comprometidos com o processo emancipatório individual e coletivo,
fortalecendo o controle e o protagonismo social.
Outros serviços/programas são implementados pela DEAS em consonância com as Mantenedoras,
como os explicitados a seguir.
a) Programa Vida Feliz (PVF). Oferece às escolas de rede pública projetos que atendem os dife-
rentes atores do processo educativo, tendo em vista a formação de cidadãos comprometidos com
a construção de uma sociedade mais justa e solidária.
b) Programa Biblioteca Interativa e Centro de Informação (BI / CI). Espaço interativo de
promoção cultural para acesso à informação e à produção de conhecimento. Na perspectiva de
contribuir com a formação integral, considerando a cultura local, as políticas públicas e Institu-
cionais, este programa propõe a mediação da ação socioeducativa pelo desenvolvimento de pro-
jetos para educandos, educadores e comunidade.
c) Programa de Formação Continuada. A formação continuada dos educadores constitui pro-
cesso de reflexão permanente acerca das práticas; será realizada por meio do desenvolvimento
de projetos específicos em cada centro social, viabilizados pelas Mantenedoras para que contri-
buam na apropriação da Missão Educativa Marista; e de saberes fundamentais no processo edu-
cativo que possibilitem outras formas de mediação socioeducativa.
d) Programa de Concessão de Bolsas Sociais para Educação Básica. Destinação de concessão
de bolsa social de estudos, mediante análise socioeconômica e parecer técnico.
e) Programa de Atenção à Família. Apoia financeiramente pessoas físicas em estado de vulne-
rabilidade pessoal e social.
h) Programa de Assessoramento a Entidades Assistenciais. Assessora Entidades de Assistência
Social para desenvolvimento de projetos e ações alinhados com a Política Nacional de Assistên-
cia Social e com os princípios institucionais, em conformidade com os dispositivos legais.
4.3. Documentação
4.3.1. Documentos para órgãos públicos
Antes de enviar qualquer documentação aos órgãos públicos, faz-se necessário verificar: conteúdos,
documentos comprobatórios, exatidão dos dados, assinaturas e cabeçalho dos documentos, entre outros.
50
Os documentos deverão ser enviados à DEAS preliminarmente para validação e verificação do
conteúdo e do responsável pela assinatura.
As propostas de Planos de Trabalho devem ser enviadas à Assessoria de Referência do Centro Soci-
al para análise técnica. Após consolidação da versão final, devem ser enviadas à DEAS para coleta de
assinaturas (quando pertinente) e encaminhamentos procedentes.
4.3.1.1. Planos de Trabalho e Relatórios para órgãos públicos
Quando forem necessárias as assinaturas do Presidente ou Representante Legal das Mantenedoras
nos documentos que serão enviados aos órgãos públicos, tais como: ―Planos de Trabalho”, “Plano de
Ação”, “Relatório de Atividades” e outros pertinentes à renovação do registro nos Conselhos Munici-
pais; estes documentos deverão ser remetidos à Coordenação de Planejamento e Administração da
DEAS, que providenciará os encaminhamentos necessários.
Os Planos de Trabalho deverão considerar o seguinte.
a) As observações feitas no momento da devolutiva dos Planos de Ação dos Centros Sociais e de-
mais observações instruídas em anos anteriores, a fim de agilizar os trabalhos.
b) A identificação da Mantenedora continua sendo a mesma, com endereço sede em São Paulo (e não
em Curitiba).
c) Observar o novo endereço residencial do Presidente (conforme Estatuto atualizado no final de
2008): Rua Frá Angélico, 127, Guabirotuba, Curitiba, PR.
4.3.2. Participação e registro nos Conselhos Municipais
Orienta-se participar efetivamente das reuniões dos CMDCA (Conselho Municipal de Direitos da
Criança e do Adolescente), dos CMAS (Conselho Municipal de Assistência Social) e do CME (Conselho
Municipal de Educação), bem como de fóruns afins. Na participação de conselhos e fóruns, observar:
a) Os Centros Sociais que desejarem ingressar no processo de eleição para a representação nos
Conselhos de Direitos da Criança e Adolescente, da Assistência Social e afins, nas esferas Mu-
nicipais, Estaduais e do Distrito Federal, devem solicitar apreciação prévia da DEAS e aprova-
ção da Mantenedora, bem como para assumir coordenações em fóruns ou outras representações
institucionais em organismos locais.
b) Cabe ao Presidente da Mantenedora nomear a pessoa para representar a instituição nos referidos
conselhos e fóruns, por meio de ofício, em consonância com a Equipe de Trabalho do Centro
Social e com a DEAS.
c) Os representantes eleitos devem registrar suas participações no sistema WEB/Atas, sistemati-
camente.
Cumpre requerer e acompanhar as devidas renovações do registro do Centro Social no CMDCA e
no CMAS (sempre em nome da Mantenedora e do Centro Social), considerando as exigências de cada
conselho local, solicitando à Mantenedora, com antecedência mínima de dez dias úteis, os documentos
necessários para o trâmite.
Orientações:
a) promover a articulação entre os centros sociais da mesma cidade para facilitar o processo do seu
registro nos órgãos públicos competentes;
b) participar nos Conselhos;
c) articular-se com integrantes dos Conselhos;
d) conhecer o papel de cada Conselho;
e) apropriar-se do regimento interno do referido Conselho;
f) apresentar os serviços, programas e projetos desenvolvidos pelo Centro Social;
g) solicitar o formulário para preenchimento (geralmente cada município possui um instrumental
específico), bem como a lista de documentos a serem apresentados;
h) documentação usualmente solicitada pelos Conselhos.
Da Mantenedora. Relatório Filantrópico e Plano de Ação, Estatuto, Ata de eleição da Direto-
ria em exercício, inscrição junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ, Certifi-
cado de Entidade Beneficente de Assistência Social ou Registro no CNAS, Titulo de Utili-
dade Pública, entre outros.
51
Do Centro Social. Plano de Ação e Relatório Social Descritivo.
i) Manter cópia autenticada do certificado de registro do CMDCA e CMAS no Centro Social
e enviar original à DEAS, anualmente ou quando solicitado.
Outros documentos exigidos:
a) Título de Utilidade Pública Municipal. Caso o Centro Social não o tenha, requerê-lo à Câmara
Municipal. Manter cópia autenticada no centro social e enviar o original à DEAS. Importa ob-
servar as exigências de cada Município para requerimento e renovação deste Título, caso neces-
sário.
b) Vistoria do Corpo de Bombeiros. Requerer anualmente o laudo de vistoria ao órgão competen-
te. Manter o original no centro social e encaminhar cópia autenticada anualmente à DEAS, ou
quando solicitado.
c) Vigilância Sanitária. Requerer e acompanhar as devidas renovações da Vigilância Sanitária a-
nualmente. Manter documento original no centro social e encaminhar à DEAS cópia autenticada
e afixar em lugar visível.
d) Alvará de Funcionamento. Requerer e acompanhar anualmente as devidas renovações do Alva-
rá de Funcionamento. Manter documento original, afixar em lugar visível, no centro social e en-
caminhar à DEAS cópia autenticada.
Observação. Havendo qualquer notificação ou solicitação de melhorias no patrimônio por parte do poder público
ou órgãos de fiscalização, o fato deve ser comunicado imediatamente à DEAS e/ou ao órgão responsável da Man-
tenedora para as devidas orientações.
4.3.3. Orientações sobre voluntariado
Os Centros Sociais que almejam implantar o serviço voluntário nas suas Unidades deverão seguir as
orientações previstas no anexo 13, manual de ética para prestação de serviço voluntário.
Orientações básicas:
Criação de um prontuário de cada voluntário na área administrativa do centro social, com ―Termo
de Adesão do Voluntário‖ emitido pelo SIUS e o projeto que ele venha a desenvolver.
Registro do voluntário no SIUS, em campo próprio, bem como atualização de seus dados.
Efetivação do ―Desligamento - Prestação de Serviço Voluntário‖, no encerramento de tal serviço.
Colaboradores e ex-colaboradores não devem prestar serviço voluntário na Instituição.
4.3.4. Orientação do processo de inclusão de educandos com deficiência
a) Para inclusão de educandos com deficiência nos Centros Sociais, considerar as orientações con-
tidas no documento anexo 23, diretrizes maristas para educação inclusiva.
b) Em caso de dúvida ou esclarecimento sobre o assunto, entrar em contato com a DEAS.
4.4. Parcerias
4.4.1. Compreensão
A DEAS compreende por parceria todo o processo de articulação, negociação, efetivação e gestão
de relações com outras instituições e organismos, em busca de objetivo comum. Na parceria, somam-se
esforços, juntam-se conhecimentos e recursos, a fim de ampliar possibilidades de atuação para contribuir
na transformação da realidade, buscando qualidade de vida e justiça social. Toda e qualquer parceria deve
ser formalizada por meio de termo jurídico próprio que atenda às condições de cada parte, podendo ser
denominado ―Termo de Parceria ou Cooperação‖, quando entre pessoas jurídicas de direito privado, ou
―Termo de Convênio‖ entre a Instituição Marista e um órgão público.
As parcerias podem envolver repasse financeiro, cessão de recursos humanos e recursos materiais
como empréstimo de equipamentos, cessão de uso de bem móvel ou imóvel e ainda troca de excelência:
conhecimento prático, teórico, técnico ou tecnológico.
4.4.2. Critérios para verificar potenciais parceiros
a) Alinhar-se à missão Marista, aos serviços, programas, projetos e ao público-alvo da instituição.
b) Ampliar os serviços prestados à comunidade local.
52
c) Responder aos desejos e necessidades da comunidade local, alinhados aos princípios e Progra-
mas Institucionais.
d) Trazer impacto positivo para os usuários e comunidade local.
e) Possibilitar construção participativa.
f) Apresentar abertura ao diálogo, à negociação e à cooperação.
g) Oferecer fortalecimento mútuo.
h) Propiciar aprendizado significativo.
i) Ter credibilidade e boa imagem social, idoneidade, recursos humanos qualificados, experiência
e/ou parceria com outros projetos sociais.
j) Ter identificação e compromisso responsável com nosso público, seja de atuação comercial ou
social, não podendo oferecer produtos de risco ou contrários à Missão Marista.
l) Não possuir intenções exclusivamente de marketing social ou corporativo, nem apresentar inte-
resses conflitantes, pretensões eleitoreiras, entre outros riscos, que possam comprometer o pro-
jeto e a imagem da Instituição Marista.
m) Ter proposta sólida que preveja todas as condições necessárias ao desenvolvimento do projeto,
assegurando sua execução, atentando para a onerosidade demasiada do projeto, dificuldade de
implantação, espaço físico inadequado e recursos humanos empregados pela Mantenedora.
n) Comprometer-se com a avaliação e acompanhamento do projeto.
o) Ter documentação legal, no caso de organizações sem fins econômicos (Estatuto Social, Ata de
Diretoria, CNPJ, registros CNAS ou CMAS, entre outros) e, em sendo empresa, (CNPJ, certi-
dão negativa INSS, FGTS e Receita Federal).
p) Algumas perguntas podem esclarecer melhor a parceria:
Há clareza do propósito da colaboração?
Há equilíbrio de benefícios para ambos os lados?
Qual o nível de interação dos líderes das organizações parceiras?
Em que medida cada parceiro conhece bem a missão e os valores do outro?
Os benefícios são maiores que os custos e riscos?
Que valor social pode ser gerado pela parceria?
A comunicação é aberta, franca e construtiva?
A parceria será divulgada adequadamente?
4.4.3. Considerações no processo de articulação da parceria
a) Levantamento, junto à rede local, dos potenciais parceiros.
b) Parcerias podem ser desenvolvidas por meio de: captação de recursos humanos e financeiros;
cooperação e de conhecimento e ainda no âmbito de serviços e recursos que o parceiro desen-
volva diretamente no centro social, ou por meio de articulações com organizações governamen-
tais, organizações da sociedade civil, fundações, sistema ―S‖ (SENAC, SENAI, SESI), univer-
sidades, movimentos, entre outros.
c) Cada vez mais, os parceiros querem participar de todo o processo do projeto e contribuir na
busca de soluções que sejam capazes de gerar resultados.
d) Deve-se buscar o estabelecimento de relacionamentos gradativos por meio de aproximações su-
cessivas.
e) Recomenda-se a exposição das intenções efetivas do projeto em negociação; interessa que o
parceiro conheça o trabalho e a comunidade implicada nele.
f) A parceria não precisa, necessariamente, ser implantada no Centro Social. É possível articular
para que seja desenvolvida em alguma organização da rede local.
g) É necessário o esclarecimento da comunidade beneficiária e da equipe interna de que o projeto
está sendo realizado em parceria com organização governamental ou não-governamental e que a
Instituição Marista não dará continuidade no término ou no rompimento da parceria; por isso o
termo deve ser renovado periodicamente, com prévia consulta à DEAS.
h) O Centro Social, sabendo da proximidade do término de uma parceria significativa, deve mape-
ar outras possibilidades a serem desenvolvidas ou articular sua renovação.
i) A maioria dos documentos comprobatórios para a realização da parceria é fornecida pela Man-
tenedora, porque a formalização se dá sempre em seu nome.
53
4.4.4. Orientações metodológicas para a efetivação e execução da parceria
a) Identificação dos possíveis parceiros, realizando breve diagnóstico para verificar todo o serviço,
atividades e subsídios que auxiliem a elaboração da proposta e a negociação.
b) Realização, na equipe de trabalho do Centro Social, da análise do potencial parceiro, bem como
do projeto a ser implementado, das vantagens e desvantagens, riscos e oportunidades; somente
depois remeter o plano à DEAS, por meio de Instrumental próprio, anexos 20 e 21.
c) Construção coletiva da proposta de parceria, negociando claramente: objetivos, direitos e obri-
gações das partes e ressaltando os aspectos significativos.
d) Diálogo com a DEAS sobre os processos de parceria que o Centro Social está articulando com
a rede.
e) Solicitação prévia à DEAS para deliberar sobre a possibilidade de participação institucional em
concursos e premiações.
f) Formalização da parceria, sempre em nome da Mantenedora, por meio da mantida, fazendo re-
ferência ao Centro Social que executará a parceria.
g) Formalização da parceria por meio de contrato jurídico, enviando à DEAS o formulário 2,
questionário para elaboração de contratos, que viabiliza a elaboração do instrumento jurídico
da parceria ou do modelo de termo enviado ou elaborado pelo parceiro.
h) Encaminhamento à DEAS, para coleta da assinatura do Termo Jurídico, cabendo exclusivamen-
te ao presidente da Mantenedora, vice-presidente ou procurador assiná-lo em três vias: a pri-
meira para o Centro Social; a segunda para Mantenedora e a terceira para o parceiro.
i) Promoção constante de comunicação entre os parceiros, cultivando-se o relacionamento, o a-
companhamento, a discussão e renegociação do trabalho preestabelecido.
j) Apresentação da prestação de contas no prazo e conforme as regras no contrato, atentando para
o seguinte: registro sistematizado dos acompanhamentos de responsabilidade do Centro Social,
incluindo o prontuário de educandos; realização e arquivo de três orçamentos para compras,
quando se tratar de utilização de recursos públicos, protocolo da prestação de contas apresenta-
da. As prestações de contas, antes de serem protocoladas junto aos órgãos públicos, devem
ser submetidas à apreciação e validação da DEAS, por meio da Coordenação de Planeja-
mento e Administração.
4.5. Contribuições Educativas e Doações
Os Centros Sociais, por ato de espontaneidade das famílias ou responsáveis, podem receber contri-
buições educativas ou doações nos casos:especificados abaixo.
4.5.1. Contribuições Educativas
Uniformes.
Impressão de material, desde que não esteja ligado aos projetos e atividades pedagógicas.
Agenda marista.
Eventos e passeios.
Os Centros Sociais, por meio das Mantenedoras, desenvolvem prestação de serviço de natureza gra-
tuita. Existe, porém, a possibilidade de receber doações diretamente em nome da Mantenedora, para com-
plementar os projetos e ações sociais, sempre alinhados aos serviços, programas e projetos institucionais.
Além disso, é possível receber doações em decorrência de cessão de espaço, considerando a nature-
za da requisição e os custos de manutenção envolvidos. Neste caso, faz-se necessária a consideração das
orientações abaixo.
4.5.2. Cessão de espaço oneroso
A análise e aprovação de pedidos para cessão de espaço estão condicionadas à disponibilidade do
centro social. Observar a necessidade de assinatura dos seguintes instrumentos jurídicos:
Formalização de contrato de cessão de espaço contributivo, anexo 15. O valor da contribuição es-
tá condicionado à análise de necessidade e exclusivamente aos custos de manutenção. A contribuição
deve ser avençada com o cessionário. No momento da cessão, emitir o recibo de doação, conforme as
orientações abaixo.
54
Formalização de contrato de cessão de espaço, termo de adesão ao regulamento interno e reser-
va de vaga - anexo 16, a ser utilizado pelos Centros Sociais que possibilitam pernoite. Cada centro social
deve rever os campos em azul e, se necessário, readequar o Regulamento Interno segundo a realidade
local. Em caso de dúvida, entrar em contato com a DEAS.
Os contratos podem ser realizados tanto com Pessoa Física como com Pessoa Jurídica.
Os contratos devem ser encaminhados previamente à DEAS para análise e assinaturas pertinentes,
quando for o caso.
Recursos materiais e humanos do Centro Social não devem estar agregados à cessão de espaço aqui
descrita.
4.5.3. Orientações para recebimento de doações monetárias de Pessoa Física e/ou Jurí-dica.
a) Solicitar os blocos fiscais ao Setor Administrativo da Mantenedora, com ciência da Coordena-
ção de Planejamento e Administração da DEAS.
b) O bloco fiscal é constituído por três vias, que serão encaminhadas da seguinte forma: a 1ª via
para quem fez a doação; a 2ª via para a Mantenedora e a 3ª via ficará nos canhotos; estes deve-
rão ser devolvidos à Mantenedora, quando ocorrer nova solicitação.
Observação. Caso haja rasura, anular o recibo com ―x‖ e deixar todas as vias afixada no bloco.
c) O boleto deverá ser gerado diretamente pelo centro social, no Módulo de ACR Contas a Rece-
ber (Sistema ERP), como título. Não haverá necessidade de enviar e-mail ao Departamento Fi-
nanceiro da Mantenedora, solicitando a geração e envio do boleto.
O documento é necessário para recolhimento do numerário, em conta própria da Mantenedora.
d) Efetivar o pagamento do boleto bancário e encaminhar ao Departamento de Contabilidade da
Mantenedora o boleto, com a 2ª via fiscal.
4.6. Termos diversos
4.6.1. Participação de colaborador e terceiros em concursos, prêmios, seminários, sim-pósios, congressos e afins
Os itens que seguem têm por objetivo regular a relação entre pesquisador ou colaborador na condi-
ção de pesquisador e a Mantenedora em situações específicas de pesquisa acadêmica e participação em
concursos, prêmios e eventos que envolvam a prática pedagógica institucional.
As diretrizes que devem nortear a assinatura deste termo são:
a) demanda crescente, fruto das articulações externas com Universidades e outras instituições;
b) interesse em apropriar-se e socializar as produções de pesquisadores externos entre os Centros
Sociais;
c) manter arquivadas as produções realizadas, bem como a comprovação histórica.
Este termo foi subdividido de modo a atender a duas situações específicas, de acordo com a condi-
ção do proponente: não-colaborador (pesquisador externo) e colaborador (funcionário).
Antes da assinatura dos termos, as propostas de desenvolvimento dos trabalhos ou projetos devem
obrigatoriamente ser submetidos à análise da DEAS por meio do assessor responsável pelo acompanha-
mento do Centro Social; portanto o termo será firmado entre o proponente e a Mantenedora ou Centro
Social.
4.6.2. Colaboradores que almejam desenvolver Projeto de Pesquisa, tendo como objeto processos do Centro Social
O que segue tem por objetivo regular a relação do colaborador na condição de pesquisador e a Man-
tenedora, em situações específicas para ingresso em cursos de pós-graduação: lato sensu (especialização)
stricto sensu (mestrado e doutorado).
As diretrizes que devem nortear a assinatura deste termo são:
a) Subsídio para avaliação de desempenho do colaborador.
b) Vinculada à Política de RH de Formação Contínua.
c) Fortalecimento da Imagem Institucional.
55
d) Resguardar o dever de confidencialidade do colaborador.
e) Interesse em potenciar competências, alinhado-as à Missão Institucional.
Antes da assinatura dos termos, as propostas de desenvolvimentos dos trabalhos ou projetos devem
obrigatoriamente ser submetidas à análise da DEAS por meio do assessor responsável pelo acompanha-
mento do Centro Social.
4.6.3. Colaborador Participante de Produção Institucional.
O que segue tem por objetivo regular a relação entre o colaborador e a Mantenedora, em situações
específicas de produção de materiais institucionais, como resultados de Grupos de Trabalho, divulgação,
textos para informativos e jornais, entre outros.
O modelo para preenchimento pelo colaborador estará disponível junto com os demais modelos no
SIUS e deve ser assinado no momento de seu ingresso na Instituição.
4.6.4. Orientações para cessão de espaço gratuito por tempo determinado
A análise e a aprovação de pedidos para cessão de espaço ficam condicionadas à disponibilidade e
relevância para o Centro Social.
Deve-se priorizar a cessão de espaço para atividades e projetos continuados e sistematizados às or-
ganizações sociais e públicas ligadas à Defesa da Política de Direitos da Criança e do Adolescente e à
Assistência Social, bem como Instituições que apresentam as mesmas finalidades.
Formalização de contrato de cessão de espaço gratuito, anexo 14, para Pessoa Física e Jurídica,
solicitando-se ao cessionário a entrega da lista de presença dos participantes do evento.
No caso específico de cessão de espaço gratuito e eventual, o contrato pode ser assinado pelo Dire-
tor do Centro Social; mas, sendo cessão continuada, periódica e estendida ao longo do ano, a assinatura
compete exclusivamente ao presidente da Mantenedora, Superintendente ou seu procurador.
Recursos físicos e humanos da Unidade não devem ser colocados à disposição para tais eventos.
Não ceder espaço para pessoas que têm vínculo trabalhista com a Instituição.
Averiguar se, de fato, a proposta se enquadra neste quesito.
4.7. Diretivas para contratos em que os Centros Sociais figurem como Con-tratantes (prestação de serviços).
4.7.1. Representante Legal
Nos contratos de prestação de serviços deverá constar como representante legal o Superin-
tendente das Mantenedoras ABEC/UCE.
4.7.2. Prazos
4.7.2.1. Contratos com data de início da prestação de serviços anterior à data de envio para assinatura ou
contratos que tratem de obrigações pretéritas (em que o serviço já foi prestado e/ou em que conste data
retroativa) não serão assinados pela Superintendência. Na incidência dessa ocorrência, os contratos
serão devolvidos aos Centros Sociais, para que seja providenciada a regularização da data de início dos
serviços.
4.7.2.2. Para novos contratos ou renovações, observar o prazo de antecedência de até trinta dias da
vigência pretendida para início das negociações. Devido aos trâmites jurídicos e administrativos, observar
e respeitar os seguintes prazos internos:
Origem Encaminhamento Destino Prazo do Destina-
tário
Centro Social Envio para análise Coordenação de
Planejamento e Ad-
ministração - DEAS
05 dias úteis
DEAS Encaminhamento para
trâmites internos (Análise
Área Jurídica (Área
de Contratos)
05 dias úteis
56
Jurídica)
DEAS/Área de Con-
tratos (em casos ex-
cepcionais)
Envio para o Centro Soci-
al para coleta de assinatu-
ras da contratada e posta-
gem para DEAS
Centro Social 03 dias úteis
Centro Social Encaminhamento para
assinatura final da Supe-
rintendência
Assessoria Jurídica
(Área de Contratos)
05 dias úteis
4.7.3. Procedimento de Contratação de Prestação de Serviço eventual com duração de até trinta dias
Prestação de Serviço eventual, com duração de até trinta dias, deverá seguir as seguintes orientações
(como para eventos externos ou questões pontuais).
a) O documento com a solicitação de prestação de serviço eventual, com a devida justificativa e com
três orçamentos locais, deverá ser encaminhado à Área de Contratos. O prazo da Área de Con-
tratos para análise/ liberação é de cinco dias úteis.
b) Caso a solicitação do Centro Social não venha acompanhada dos orçamentos, e se estes neces-
sitarem ser providenciados pela Mantenedora, o prazo será acrescido de dez dias úteis, totali-
zando 15 dias úteis, para que a pendência seja analisada e haja a liberação para a contratação lo-
cal, conforme o orçamento aprovado.
c) Os procedimentos, nestes casos, devem seguir as normativas já definidas para utilização do ERP.
4.7.4. Procedimentos para Assinatura de Contratos e Ofícios pela Presidência
a) Devido à agenda da Presidência e para melhor encaminhamento desses processos, os contratos
somente poderão ser submetidos à assinatura da Presidência das Mantenedoras ABEC/UCE,
quando todos os documentos necessários à formalização da relação com a outra parte (como cer-
tidões negativas e CNPJ) estiverem em regular situação e tal fato seja prévia e devidamente
comunicado à DEAS (através da Assessoria de Projetos, que acompanhará o processo).
b) Os ofícios deverão ser enviados à DEAS, com a redação finalizada (revisada e corrigida gramati-
calmente) e devidamente endereçados aos órgãos pertinentes, constando sempre os dados da Man-
tenedora e do Centro Social (mantido). Solicitamos atenção à observância e conferência dos dados
cadastrais, tais como endereço da Mantenedora (a sede continua sendo em São Paulo), nome e en-
dereço residencial do Presidente e demais informações relevantes.
c) Caberá à DEAS (por meio da Assessoria de Projetos) analisar a pertinência e viabilidade do pro-
cesso, bem como dar o encaminhamento interno à documentação, submetendo-a à apreciação
das Coordenações Educacional e de Planejamento e Administração e, se necessário, de outras á-
reas da Mantenedora.
d) A versão final dos documentos é de responsabilidade dos Centros Sociais, conforme e após as
orientações e devolutivas da DEAS.
e) É responsabilidade dos Centros Sociais a conferência dos dados cadastrais e a garantia do aten-
dimento do parecer emitido pela Diretoria e outras áreas da Mantenedora.
f) Documentos que necessitem assinatura da Presidência deverão ser enviados para análise da
DEAS com antecedência de, no mínimo, sete dias úteis.
g) A assinatura de documentos por parte do Presidente da Mantenedora depende de possibili-
dade de sua agenda. Em face disso, recomendamos aos Centros Sociais que observem a necessi-
dade de antecedência nos encaminhamentos finais, de modo a evitar atrasos e sobressaltos.
4.8. Etapas de negociação e recebimento de Subvenções1
1 Subvenções: São transferências correntes destinadas a cobrir despesas de CUSTEIO (Manutenção) das entidades be-
neficiadas e visam à Prestação de Serviços Essenciais de assistência social, médica e educacional
57
a) Visualização de parceria
a.1) Deas visualiza a possibilidade de parceria e entra em contato com Centro Social / Cen-
tro Social visualiza possibilidade de parceria.
a.2) Centro Social entra em contato com o Poder Público e coleta informações para elabo-
ração do Plano de trabalho e de proposta orçamentária.
b) Contato entre Centro Social e DEAS
b.1) Centro Social encaminha à DEAS, via e-mail, plano de trabalho e proposta orçamentá-
ria detalhada em modelos fornecidos pelo Poder Público ou dentro dos instrumentais, anexos 20 e
21.
b.2) Plano de Trabalho deve priorizar, sempre que possível, pagamento de recursos huma-
nos e compra de gêneros alimentícios.
b.3) DEAS promove análise do Plano de Trabalho e proposta orçamentária e realiza devo-
lutiva.
b.4) Versões finais do Plano de Trabalho e proposta orçamentária devem ser apresentadas
à DEAS para arquivo e posterior conferência para prestação de contas.
c) Poder Público e Mantenedora assinam contrato
c.1) Minuta do termo jurídico deve ser enviada à Mantenedora para análise jurídica e pos-
terior assinatura.
c.2) Após assinatura do Poder Público, enviar imediatamente as vias assinadas para arqui-
vo na Mantenedora.
d) Criação de Centro de Custo
d.1) Após retorno das vias assinadas, o Contrato será registrado em Sistema, juntamente
com o Plano de Trabalho e ganhará um número.
d.2) Este número será utilizado para abertura de Centro de Custo. A cada novo convênio,
novo Centro de Custo será aberto. Em caso de renovação, o Centro de Custo permanecerá o mes-
mo.
e) Abertura de Conta Corrente específica para movimentação de recursos oriundos de subven-
ção
e.1) Centro Social deve solicitar abertura de conta corrente específica para cada novo con-
vênio (excetuados os casos de renovação), com cópia para Coordenação de Planejamento e Admi-
nistração da DEAS e Assessoria de Projetos, para acompanhamento.
e.2) A movimentação dos recursos deve ocorrer exclusiva e integralmente por esta conta
f) Pagamento de colaboradores com recurso de subvenção
f.1) Em caso de pagamento de recursos humanos, considerar o pagamento do salário lí-
quido com recurso público. Demais encargos e custos correrão por conta da Mantenedora.
f.2) O Centro Social deve selecionar e comunicar à Gestão de Pessoas quais colaboradores
serão pagos com verba de subvenção, conforme Plano de Trabalho, com as seguintes informações:
agência e conta da Subvenção; código do colaborador, nome completo e CPF; dados da conta pa-
ra crédito e valor do salário líquido; em caso de adiantamento, considerar esta observação.
f.3) Colaboradores que trabalhem em mais de um projeto devem ser lançados e vinculados
a apenas um projeto. Desta forma, deverá ser definido o lote fixo de colaboradores que serão des-
tacados no SPI, amarrando o contrato do funcionário à conta específica para pagamento. Impor-
tante: não haverá alteração na conta-salário. O pagamento será realizado na mesma conta.
f.4) Centro Social deverá imprimir e coletar assinatura dos holerites em 03 vias (incluindo
os casos de adiantamento) dos colaboradores pagos com verba oriunda da subvenção e posterior-
mente arquivá-los.
g) Compras com recurso de subvenção (via ERP)
As compras com recursos de subvenção devem considerar as seguintes orientações:
g.1) Prioridades de utilização:
1. Custeio de pessoal
58
2. Alimentação
3. Aquisição de material
4. Concessionária (água, luz, telefone)
5. Aquisição de imobilizado
g.2) Atentar para as previsões estabelecidas no Plano de Trabalho e eventuais vedações
contidas nas cláusulas do convênio firmado com o Poder Público
g.3) Considerar as etapas e orientações estabelecidas no anexo 19, fluxo de subvenções e
no manual específico de utilização do Sistema ERP.
4.9. Acesso aos sistemas
4.9.1. Acessos pela WEB
Para acessar a WEB/Marista, entre na extranet\sistema administrativo,
https://extranet.marista.org.br. Será necessário ter a senha de acesso, solicitada à área de TI (Tecnologia
da Informação) e validada pela DEAS. Importante assegurar-se de que esteja acessando a partir de sua
senha e usuário.
a) Atas
- Neste campo, os Centros Sociais devem realizar os registros das Atas de Reuniões.
- Prevê-se acesso para toda a Equipe de Trabalho dos Centros Sociais. Caso não tenha acesso, en-
trar em contato com a área de TI (Tecnologia da Informação) da Mantenedora.
b) Service Desk
- Neste campo, os Centros Sociais podem solicitar o seguinte: correção; sugestão de nova imple-
mentação; liberação de acesso; alteração de perfil de usuário; saneamento de dúvidas e atualiza-
ção de versão de sistema.
- Vale destacar que, depois de efetuada a solicitação, esta será avaliada pela Tecnologia da Infor-
mação (TI) e pela DEAS, verificando-se se é procedente ou não a demanda registrada.
- Caso não seja possível o acesso pela WEB, enviar um e-mail para [email protected];
- Prevê-se acesso para toda a Equipe de Trabalho dos Centros Sociais. Não tendo acesso, entrar
em contato com a área de TI da Mantenedora.
c) Recursos Humanos
- Acesso à folha de pagamento do Centro Social, com a possibilidade de realizar cadastro de fun-
cionários, rescisão, atualizações cadastrais, dentre outros.
- Disponibiliza-se acesso a todo o processo de recrutamento de colaboradores.
- Prevê-se acesso para Coordenação Geral/ Direção e Supervisor/Assistente Administrativo dos
Centros Sociais. Não tendo acesso, entrar em contato com a área de recursos humanos da Man-
tenedora.
4.9.2. Acesso ao SIUS
a) Qualquer dúvida, necessidade de alteração cadastral, alteração no acesso ou sugestão devem ser
solicitadas pelo Service Desk.
b) Senha master será liberada pela DEAS ao Diretor/ Coordenação Geral, uma vez que tal pessoa
terá acesso a todas as informações do sistema e à administração dos usuários. Este terá a atribuição de
liberar os demais acessos à Equipe de Trabalho.
c) Principais cuidados que os Centros Sociais devem adotar em relação à inserção dos dados.
- Realizar pesquisa antes de inserir novo cadastro no sistema.
- Não utilizar abreviaturas nos cadastros.
- Realizar o cadastramento de todos os dados relativos ao ano: programas, oficinas, turmas/grupos,
horários, dias letivos e calendário.
d) Utilização das ferramentas disponíveis no sistema.
- Emitir todos os documentos que compõem o prontuário do educando pelo SIUS.
- Utilizar a ferramenta Registro de Atendimento do Educando e do Educador como instrumental
de registro das intervenções.
59
- Emitir as listas de frequência para os educadores pelo sistema.
- Registrar mensalmente e acompanhar as frequências dos educando no SIUS.
- Registrar e manter atualizada a rede de Contatos, fornecedores, entre outros, com maior número
possível de informações: endereço completo, telefone, endereço eletrônico, CNPJ, entre outros.
4.9.3. Acesso ao SPI
Para qualquer dúvida, alteração ou sugestão devem ser solicitadas pelo Service Desk.
A liberação de acesso é feita pela área de Tecnologia de Informação aos Diretores/ Coordenadores
Gerais, Assessores Pedagógicos, Supervisores/Assistentes Administrativos e/ou Secretários Escolares.
4.9.4. Acesso à Biblioteca
A senha de acesso fica sob a responsabilidade do Bibliotecário, profissional que cuida da inserção
de dados no Sistema-, e deve ser solicitada por meio do Service Desk.
4.10. Equipe de Trabalho do Centro Social
A Equipe de Trabalho do Centro Social compõe-se do: Diretor, Coordenador Geral, Assessor Peda-
gógico, Assistente Social e Supervisor/Assistente Administrativo. Somente em alguns Centros Sociais a
Equipe de Trabalho é reduzida; o Assistente de Pastoral faz parte desta equipe.
As reuniões devem acontecer semanalmente ou quinzenalmente, com a participação de toda a Equi-
pe de Trabalho, devendo sempre ser registradas através do sistema de ATAS, assim como deverá ser
mantido arquivo físico na área administrativa. A reunião tem por objetivo propor e articular processos
estruturantes, planejamento, avaliação dos processos em desenvolvimento, troca de informações: serviços
prestados, projetos, educadores, clima organizacional, metas a serem implementadas etc.
Para não ficar resolvendo somente problemas rotineiros, sugerimos o seguinte.
a) A sistematização dos assuntos e as decisões tomadas na reunião, por meio de registro ou ata.
b) A adequação e sistematização das atribuições das pessoas que compõem a Equipe de Trabalho,
tendo como modelo o anexo 17, atribuições da equipe de trabalho.
c) Que a Equipe de Trabalho favoreça uma gestão que priorize: comunicação, participação, coope-
ração, respeito, diálogo, ternura, simplicidade, comprometimento, partilha, escuta, testemunho,
celebração, crescimento pessoal e coletivo nas dimensões individual, social, política e espiritual,
entre outras.
d) Que a Equipe de Trabalho favoreça práticas e rotinas que evitem o desperdício: reaproveita-
mento dos materiais, alimentação suficiente, reciclagem, impressão frente e verso, utilização de
envelopes rotativos, entre outros.
e) Que favoreça espaços para que os educadores possam multiplicar e socializar experiências a-
prendidas por ocasião de formações institucionais e outras. Incentive a produção de artigos por
educadores e demais colaboradores, a fim de divulgar e valorizar o trabalho desenvolvido nos
Centros Sociais, por meio do site ou e-mail às demais unidades Maristas e parceiros governa-
mentais e não-governamentais.
Para recrutamento, seleção, contratação, remanejamento ou demissão da Equipe de Trabalho, a Di-
reção ou Coordenação Geral deve manter contato com a DEAS e Gestão de Pessoas da Mantenedora.
Em caso de solicitação ou de desligamento de um colaborador da Equipe de Trabalho, deve-se as-
segurar que os processos realizados pelo colaborador permaneçam na Instituição. Como exemplo: senhas,
acessos, representatividade em conselhos, valor do caixa, entre outros processos estratégicos.
4.11. Processos Pedagógicos e do Serviço Social
4.11.1. Processos do Serviço Social
a) Prontuário do educando. O prontuário do educando deve permanecer no ambiente administrati-
vo do Centro Social. O prontuário será arquivado em pasta individual, permanecendo no arquivo ativo do
centro social, enquanto o educando estiver matriculado; será transferido para o arquivo permanente, no
seu desligamento. A obrigatoriedade legal de guarda do prontuário é de dez anos. O prontuário deve con-
ter:
- Ficha de Matrícula e Termo de Desligamento, emitido pelo SIUS devidamente assinados;
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- Cópia simples dos documentos pessoais do educando: certidão de nascimento, comprovante de
matrícula, RG, CPF.
- Termo de ―cessão de imagem e voz‖, emitido pelo SIUS.
- Termo de ―Primeiros socorros‖, emitido pelo SIUS;
- Cópia simples do documento do responsável: RG, CPF, comprovante de residência.
- Imprimir e arquivar no prontuário todos os relatórios de atendimentos registrados no SIUS, reali-
zados por qualquer profissional autorizado do centro social.
- Autorização para saídas e atividades externas, emitidas pelo SIUS.
- Portanto todos os Centros Sociais devem arquivar fisicamente no prontuário do educando os do-
cumentos pessoais dos educandos, documentos do responsável e cópia impressa da matrícula ou
rematrícula, termo de cessão de imagem e voz, termo de primeiros socorros, relatórios de aten-
dimento e autorização para saídas em atividades externas, com as devidas assinaturas dos pais
ou responsáveis.
Observação: Os relatórios técnicos que exigirem sigilo devem ser mencionados no prontuário e arqui-
vados sob a responsabilidade do profissional.
b) Critérios para desligamento de educando
- Por solicitação dos pais ou responsáveis (deve-se averiguar os motivos da solicitação); o Assis-
tente Social e/ou outro componente da ET deve averiguar o motivo da solicitação na perspectiva
de garantir o direito do educando à permanência no serviço/programa/projeto.
- Por baixa frequência e ou abandono (seguir procedimentos abaixo).
- Afastamento justificado oficialmente por órgãos competentes e arquivar o documento comproba-
tório no prontuário do educando.
c) Antes de efetivar qualquer desligamento de Educando, deve-se considerar
- Em caso de cinco faltas consecutivas ou frequência inferior a 50% no mês, sem justificativa for-
mal, como atestado médico e outros documentos, encaminha-se o caso ao Serviço Social.
- Equipe de Trabalho deverá esgotar todas as possibilidades de encaminhamento antes da decisão
de desligamento do educando; este processo deve ser devidamente registrado no SIUS.
- O Serviço Social só poderá proceder ao desligamento dos educandos a partir de dois contatos
com o responsável, discussão na Equipe de Trabalho, e emissão de parecer e registro das inter-
venções no Relatório de Atendimento no SIUS.
- No caso de escolas com educandos beneficiados por Programas Governamentais, após contatos
estabelecidos pelo Serviço Social e discussão com Equipe de Trabalho, sem sucesso, o caso de-
ve ser encaminhado ao Conselho Tutelar.
d) Esgotando as possibilidades anteriormente descritas, pode-se realizar o desligamento, observan-
do:
- Registrar o motivo do desligamento no campo próprio do SIUS, confirmar seu desligamento no
sistema.
- Imprimir Termo de Desligamento com os devidos motivos.
- Colher a assinatura do responsável, com o motivo relatado.
- Caso o educando e responsáveis não sejam encontrados, o próprio profissional preenche o moti-
vo e assina a nota de Desligamento;
- Arquivar o Termo de Desligamento no Prontuário do Educando.
4.11.2. Processos Pedagógicos
4.11.2.1. Serviço de Educação Infantil
Serviço alinhado às Diretrizes Oficiais para a Educação Infantil e desenvolvido em parceria com os
municípios. A proposta para o atendimento desta etapa da Educação Básica deve pautar-se pelos critérios
do convênio, bem como pelas políticas institucionais. A proposta a ser implementada e desenvolvida deve
constar no Plano de Trabalho do Centro Social e Plano de Ação anual, documentos orientados e validados
pela DEAS.
A faixa etária de atendimento é de 0 a 6 anos, considerando as especificidades locais, organizada
nos seguintes grupos:
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Grupo Idade
Infantil 1 0 a 1
Infantil 2 1 a 2
Infantil 3 2 a 3
Infantil 4 3 a 4
Infantil 5 4 a 5
Infantil 6 5 a 6
A proporcionalidade de educando/educador por grupo é estabelecida por critérios do convênio, le-
vando em consideração o tamanho do espaço físico e deve ser definida com consentimento do DEAS.
O Serviço de Educação Infantil deve ter atendimento contínuo e em tempo integral, em atenção ao
calendário oficial aprovado por órgãos competentes e apresentado no Plano de Ação e Relatório Social
Descritivo, seguindo os critérios estabelecidos pela DEAS, quanto às datas para divulgação externa e in-
terna.
O Plano de Trabalho para convênio deverá seguir os critérios dos órgãos legais, segundo os Princí-
pios e as Diretrizes explicitados nos Documentos Institucionais e deverá ser validado pela DEAS para
envio aos órgãos competentes.
4.11.2.2. Serviço de Ensino Fundamental
Serviço alinhado às diretrizes oficiais para o Ensino Fundamental I e II. A proposta para o atendi-
mento desta etapa da Educação Básica deve acordar com as políticas institucionais. A faixa etária de a-
tendimento é de 6 a 16 anos, em média. A proposta a ser implementada e desenvolvida deve constar na
Proposta Pedagógica do centro social e Plano de Ação anual, documentos orientados e validados pela
DEAS.
A implantação do Ensino Fundamental de nove anos transcorre de forma gradativa, de acordo com
as orientações dos respectivos Sistemas de Ensino, com o acompanhamento da DEAS e explicitada nas
Propostas Pedagógicas dos Centros Sociais.
A Proposta Político-Pedagógica (PPP) e o Regimento Escolar (RE) deverão seguir os critérios dos
órgãos legais pautados pelos Princípios e as Diretrizes explicitados nos Documentos Institucionais e deve-
rão ser validados pela DEAS para envio aos órgãos competentes.
A oferta de disciplinas regionais (Língua Estrangeira diferenciada da ofertada no currículo, Filoso-
fia no EF, entre outras) deve estar de acordo com a legislação local e ser aprovada pela DEAS.
O Serviço de Ensino Fundamental deve ter atendimento contínuo, em atenção ao calendário oficial
aprovado por órgãos competentes e apresentado no Plano de Ação e no Relatório Social Descritivo, se-
guindo os critérios estabelecidos pela DEAS, quanto às datas para divulgação externa e interna.
O critério de organização dos grupos/turmas foi estabelecido a partir das diretrizes legais de cada
Sistema de Ensino e em atenção a parâmetros institucionais. Se, porventura, não vier a atender ao propos-
to, as Unidades devem consultar a DEAS:
- 1º ano (Ensino Fundamental de 9 anos) de 22 a 25 educandos;
- do 2º ao 5º ano (Ensino Fundamental de 9 anos) e da 1ª à 4ª série (Ensino Fundamental de 8 a-
nos) de 28 a 32 educandos;
- do 6º ao 9º ano (da 5ª à 8ª série) de 32 a 35 educandos.
4.11.2.3. Serviço de Apoio Socioeducativo
A Proposta de Atendimento do Serviço de Apoio Socioeducativo do Centro Social deve ser enca-
minhada para aprovação da DEAS anteriormente à sua realização. Consideram-se na proposta os projetos
a serem desenvolvidos a partir do núcleo comum e núcleo específico, oferecidos em resposta à identidade
local para as diversas linguagens.
Na Proposta, a integração do núcleo comum prevê entre 40 e 60% das atividades oferecidas para
cada grupo de educandos, considerando as seguintes áreas: Comunicação ou Educomunicação; Meio am-
biente/Educação Ambiental; Informática Educativa; Jogos Cooperativos. O núcleo específico, definido
pela Equipe de Trabalho a partir da identificação com a comunidade em que está inserto o centro social,
62
complementará a proposta, considerando as seguintes áreas: Artes Cênicas/Teatro, Artes Visuais/Artes
Plásticas, Artes Circenses, Expressão Corporal/Dança e Musicalização/Música, bem como projetos espe-
cíficos a partir de parceria com outra instituição e/ou poder público e prévia aprovação da DEAS.
O atendimento previsto para 20 horas deve considerar em sua rotina a acolhida, os projetos e ofici-
nas, a refeição e o espaço de convivência e lazer para as crianças e adolescentes matriculados neste Servi-
ço, totalizando 4 horas diárias de atendimento. A redução na carga horária semanal de atendimento a cri-
anças e adolescentes deve ser apresentada na Proposta de Atendimento do Serviço de Apoio Socioeduca-
tivo à DEAS.
Os grupos serão organizados a partir da aproximação da faixa etária a ser atendida do núcleo especí-
fico a ser ofertado pelo centro social, com vinte e cinco educandos matriculados, preferencialmente.
O Serviço de Apoio Socioeducativo deve ter atendimento contínuo e acompanhando o calendário
escolar, preferencialmente para recessos previstos próximos a feriados, férias de colaboradores, e Parada
Mensal, constante no Calendário da Unidade, no Plano de Ação e Relatório Social Descritivo. A suspen-
são do atendimento em outras situações e a alteração do calendário previsto hão de ser comunicadas à
DEAS.
O Plano de Trabalho para convênio deverá seguir os critérios dos órgãos legais segundo os Princí-
pios e as Diretrizes explicitados nos Documentos Institucionais e deverá ser validado pela DEAS para
envio aos órgãos competentes.
4.11.2.4. Programa de Formação Contínua
O programa deve prever projetos de desenvolvimento da formação, considerando a carga horária de
planejamento e reunião pedagógica dos educadores, a parada mensal e outros momentos previstos em
calendário, buscando integrar a formação técnica e de missão institucional com todos os colaboradores do
Centro Social.
A DEAS possibilita para os centros sociais uma ―Parada Mensal‖, com interrupção do atendimento
de 4h a 8h para formação, prevista em calendário e previamente deliberada pelos organismos competen-
tes, para todos os colaboradores, mediante projeto específico a ser apresentado no Plano de Ação da Uni-
dade.
Os centros sociais também podem realizar as semanas de formação no início de cada semestre, des-
de que estejam previstas em calendário e conste o projeto no Plano de Ação.
A carga horária dos educadores sociais, prevista para a reunião pedagógica e planejamento, deve
seguir as seguintes orientações.
Atendimento aos
educandos Planejamento *
Reunião
pedagógica
Carga horária
(máxima)
Até 18 h 2 h 2 h 22 h
Até 26 h 4 h 2 h 32 h
Até 32 h 6 h 2 h 40 h
(*) Emprega-se somente para educadores sociais. Os professores e educadores de educação infantil possuem a reunião peda-
gógica.
Observações.
1. Não é permitida a contratação de educadores sociais abaixo de 20 horas de aula.
2. Na efetivação da parceria, importa considerar os projetos do Serviço de Aprendizagem Profissional e os seus
instrutores. Cumpre haver acordo entre as partes quanto ao planejamento e à reunião pedagógica. Os projetos de-
vem ser enviados à DEAS e por ela serem aprovados previamente.
3. Qualquer variação necessária deve ser anteriormente discutida e validada pela DEAS.
O acompanhamento individual do Assessor Pedagógico dos educadores deve ser realizado na carga
horária de planejamento ou de reunião pedagógica, acompanhamento previsto no quadro acima, ou de
acordo com as especificidades dos serviços.
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4.11.2.5. Programa Biblioteca Interativa
A biblioteca, espaço de atendimento dos educandos, dos colaboradores e da comunidade, deve con-
siderar em sua rotina a orientação dos usuários e o desenvolvimento de projetos específicos, previamente
validados pelo Assessor Pedagógico, apresentados nos documentos do centro social: Plano de Ação e
Relatório Social Descritivo.
Atividades realizadas pelos educadores com seus grupos de educandos devem ser previamente a-
gendadas e planejadas em conjunto com o Bibliotecário, para que o espaço esteja preparado para recebê-
los e dar continuidade ao atendimento dos demais usuários.
O desenvolvimento de tarefas escolares deve ser acompanhado pelo Bibliotecário segundo o educa-
dor de referência, para não prejudicar o desenvolvimento das atividades.
Os Projetos específicos do Programa Biblioteca Interativa devem observar a não-duplicidade de a-
tendimento dos grupos integrados aos Serviços em desenvolvimento no centro social e o envolvimento
em projetos desenvolvidos pelos educadores nos serviços em desenvolvimento na Unidade.
Por fim, seguem algumas orientações mais específicas.
a) Senha de acesso fica sob a responsabilidade do Bibliotecário, profissional responsável pela in-
serção de dados no Sistema.
b) O cadastro deve ser realizado com Classificação CDD e Tabela Cutter.
c) O acesso à internet para público interno e externo deve ser disponibilizado com prévio agenda-
mento (permanência de aproximadamente 30 minutos) com prorrogação a partir da necessidade
do usuário e disponibilidade de equipamento.
d) Impressões realizadas mediante contribuição educativa.
e) Produção de materiais de divulgação devem ser apresentados no Plano de Comunicação anual.
f) Avaliação do acervo para desbaste e/ou aquisição devem ser encaminhadas à Equipe de Traba-
lho com parecer técnico. Tratando-se de aquisição de grande quantidade, devem ser enviadas à
DEAS.
g) A doação de livros deve ser encaminhada pela Equipe de Trabalho com parecer técnico e iden-
tificação da Organização que receberá o material.
4.12. Acolhida aos Colaboradores
Compete à DEAS, em conjunto com a área de Gestão de Pessoas da Mantenedora, realizar a acolhi-
da das Equipes de Trabalhos dos Centros Sociais. O programa contempla: imersão em outros centros so-
ciais (quando pertinente), formação dos elementos essenciais da área social, compreensão de todas as
áreas da Mantenedora e orientação da proposta pastoral desenvolvida nos Centros Sociais. Há programa-
ção diferenciada para cada cargo da Equipe de Trabalho. Este processo está sendo reestruturado e serão
promovidas novidades e nova programação para 2010.
As Equipes de Trabalhos dos Centros Sociais devem organizar a acolhida qualificada dos colabora-
dores, educandos e familiares, seguindo as orientações do Programa de Humanização da Pastoral.
4.13. Formulários e relatórios
4.13.1. Elaborados manualmente
a) Elaborar o plano de ação, formulário 23, sob a responsabilidade e participação da ET.
- Apropriar-se das orientações descritas no instrumento próprio, que abrange os diversos aspectos
do Centro Social.
- Redigir de maneira clara e objetiva, evitando nomenclaturas impróprias para documentos que se-
rão publicados.
- Encaminhar para órgãos competentes — DEAS, Conselhos de AS e DCA (imprescindíveis para
a solicitação do registro). Quando necessário, fazer os ajustes segundo padrões exigidos pelos
órgãos afins.
- Utilizar as Metas de Desenvolvimento Interno para melhor gerir o Centro Social.
- Enviar cópias físicas e eletrônicas à DEAS, devidamente assinadas e rubricadas, segundo crono-
grama estipulado.
b) Elaborar o relatório social descritivo, formulário 26, considerando o explicitado abaixo.
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- Seguir as orientações descritas no instrumento próprio, que abrange os diversos aspectos do Cen-
tro Social.
- Enviar cópias físicas e eletrônicas à DEAS, devidamente assinadas e rubricadas, segundo crono-
grama estabelecido.
c) Preencher o registro de banco de horas, formulário 27, a ser entregue periodicamente à Man-
tenedora, com cópia para a DEAS, conforme cronograma.
4.13.2. Extraídos do SIUS
a) Inserir mensalmente os dados do ―Registro de Atendimento Interdisciplinar‖ no SIUS, que
subsidiarão a elaboração do Relatório Social Descritivo.
b) Consolidar as informações do ―Relatório Social Filantrópico‖ com o ―Relatório Nominal dos
Atendidos e Desligados‖, bem como com as demais áreas da Unidade: voluntários, Vida Feliz, parcerias,
famílias atendidas, entre outros aspectos.
c) ―Relatório Social Filantrópico‖, ―Relatório Nominal de Atendidos‖ e ―Relatório Nominal de
Desligados‖
- Imprimir e colher assinatura do Diretor na última página e rubrica em todas as demais.
- Encaminhar a quantidade de cópias solicitadas à DEAS, prevista em cronograma.
- Ater-se aos prazos indicados no cronograma.
4.13.3. Relatórios exclusivos para Centros Sociais que possuem Programa Vida Feliz
a) Nos Centros Sociais que desenvolvem o Programa Vida Feliz, a renovação ou o encerramento de
convênio com as secretarias e/ou escolas deve seguir as orientações descritas no item de parcerias/ contra-
tos, deste manual.
b) ―Relação Nominal de Atendidos do Programa Vida Feliz‖ - (nos encontros formativos nas Esco-
las)
- Este formulário não se encontra anexo, porque deve ser extraído do sistema da secretaria de cada
escola.
- Providenciar com antecedência, na secretaria da escola, a lista nominal dos alunos por turma, es-
pecificando o que segue: número da matrícula, nome do aluno, data de nascimento, sexo e nú-
mero de identidade etc.
- A lista deve estar em papel timbrado, com o nome da escola, CNPJ, endereço, telefone ou o ca-
rimbo da escola com os respectivos dados.
- A lista também deverá conter a identificação da classe: turno, série, horário, ano letivo etc.
- No dia da realização do Encontro, os educadores do PVF devem fazer a ―chamada‖ e escrever ao
lado do faltante a palavra ―ausente‖, sem precisar assinalar os motivos, nem acrescentar o nome
dos alunos que não constam da lista.
- No final da coluna da ordem numérica dos alunos deve ser colocado o total de alunos presentes.
- Solicitar o carimbo e a assinatura da direção escolar.
- Encaminhar a Relação Nominal de Atendidos (formulário extraído da secretaria escolar) para os
setores descritos no cronograma, separados por escola, se possível encadernado.
c) Declaração de Atendidos do Programa Vida Feliz - utilizar o formulário 29, declaração de a-
tendidos do programa Vida Feliz, para registrar atividades como Rebu, Formação de Professores e
Formação de Pais e/ou responsáveis: registrar os dados solicitados no formulário (colocados em cor azul)
e solicitar assinatura da direção escolar ou do Núcleo Regional de Educação, dependendo do evento reali-
zado.
d) Os dados coletados durante o ano, descritos na letra ―b‖ e ―c‖, deste tópico, devem ser insertos
no SIUS, em campo próprio, somente no encerramento das atividades letivas, a fim de compor o ―Relató-
rio Social Filantrópico”.
4.14. Orientações de comunicação
As questões operacionais cabem à assessoria de Marketing e Comunicação das Mantenedoras, des-
critas no item 1.7, deste documento.
65
A DEAS, por sua vez, é responsável pela estratégia de comunicação e relacionamento e pela coor-
denação das ações de alta complexidade, como o planejamento estratégico de comunicação; o desenvol-
vimento de ações de relacionamento com parceiros; ações de advocacy (public support of a proposal),
com base em comunicação; especificação de necessidades de comunicação e elaboração de briefings;
aprovação de materiais e conteúdo, e desenvolvimento e revisão de conteúdo técnico.
4.14.1. Registro e arquivo dos materiais produzidos pelos Centros Sociais
Enviar mensalmente à DEAS cópia dos materiais resultantes dos projetos socioeducativos que pos-
sam ser socializados e divulgados interna e externamente, tais como produções audiovisuais, produtos
culturais, artigos técnicos e textos em geral.
4.15. Unidades prestadoras de serviço remunerado (Colégios)
Os Colégios são caracterizados pela prestação de serviços educacionais e culturais em Educação In-
fantil, Ensino Fundamental e Médio. Eles têm como referência a ação social educativa, solidária e pasto-
ral, instituindo direitos que promovam a participação cívica.
Os Colégios também desenvolvem práticas de assistência social, por meio do Serviço de Concessão
de Bolsas Sociais para Educação Básica, parciais e totais, a partir de análise socioeconômica e parecer
técnico do assistente social. Há também projetos e ações que visam ao desenvolvimento do Programa
Cultura de Solidariedade numa perspectiva cristã, de garantia de direitos, fomentando atitudes de justiça
para uma consciência ético-social e política mais profunda. Este Programa é desenvolvido e articulado
pelo Núcleo de Pastoral de cada Colégio.
4.15.1. Orientações gerais
Aos Colégios prestadores de serviços remunerados é solicitado que sigam as orientações descritas
abaixo.
a) Participar efetivamente das reuniões dos CMDCA, no CMAS e no CME – Conselho Municipal
de Educação, bem como de fóruns afins. Na participação de conselhos e fóruns:
- Os Colégios que desejarem ingressar no processo de eleição para a representação nos Conse-
lhos de Direitos da Criança e Adolescente e Assistência Social, em instâncias municipais e
estaduais, devem solicitar apreciação da DEAS e aprovação da Mantenedora, bem como as-
sumir coordenações em fóruns.
- Os representantes eleitos devem encaminhar relatório das reuniões à DEAS, mensalmente.
b) Seguir as orientações do anexo 13 - manual de ética para prestação de serviço voluntário e
formulário 32, termo de adesão do voluntário.
c) Elaborar projetos segundo a orientação do Setor de Pastoral e DEAS, no que tange ao Programa
Cultura de Solidariedade.
d) Sistematizar os projetos e ações desenvolvidas, bem como seus devidos registros.
e) Encaminhar planos, relatórios e formulários à Mantenedora, segundo cronograma.
f) Arquivar todos os documentos, relatórios e formulários, no Colégio.
g) Participar das formações promovidas pela DEAS, previstas em calendário da Mantenedora.
h) Consultar a DEAS antes de realizar qualquer mudança nos procedimentos que possam interferir
nos relatórios e formulários anexados.
i) Acompanhar e atender as solicitações da auditoria externa contratada pela Mantenedora, ou in-
terna, para auditoria dos documentos, procedimentos e processos, sempre que necessário.
j) Seguir as orientações dos setores, a fim de unificar os procedimentos e processos institucionais
filosóficos, sociais, educativos, administrativos, entre outros.
l) Deliberar sobre doações de recursos monetários ou físicos é função exclusiva da Mantenedora.
m) Comunicar à DEAS que há materiais que podem ser remanejados para outras Unidades Maris-
tas ou mesmo ser doados a Entidades Assistenciais.
n) Seguir criteriosamente as orientações no que tange à concessão de bolsas. Este processo está no
rol de indicadores a serem auditados anualmente.
o) Consultar a DEAS em caso de dúvidas.
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4.15.2. Programa Marista de Cultura da Solidariedade
a) Aproveitar o Programa Marista de Cultura da Solidariedade organizado pela DEAS, em conjun-
to com a Pastoral, para implementar projetos de solidariedade e protagonismo junto aos jovens
do Colégio.
b) Desenvolver projetos de articulação com outras organizações afins, promovendo o envolvimen-
to dos educandos em projetos de continuidade que fomentem o exercício da cidadania.
c) Orientações para realização das campanhas.
- A ação deve estar prevista no calendário do Colégio.
- Realização de contato prévio com o CMDCA e o CMAS para identificar as organizações so-
ciais que necessitam de recursos e estejam devidamente legalizadas para recebê-los.
- Registro da campanha por meio de relatórios, descrevendo objetivos, participantes, quanti-
dade de alimentos e destinatários devidamente identificados: nome, CNPJ e endereço.
- Estabelecer cadastro das unidades beneficiárias com descrição mínima da atividade desen-
volvida.
- Estabelecer mala direta com as instituições beneficiárias para envio de material institucional,
como ―Jornal Cidadania Marista‖.
d) Orientações para cessão de espaço gratuito
- A análise e a aprovação de pedidos para cessão de espaço estão condicionadas à disponibili-
dade e importância para a Unidade.
- Dar prioridade às organizações sociais e públicas ligadas à defesa da Política de Direitos da
Criança e do Adolescente e à Assistência Social.
- Formalização do contrato de cessão de espaço gratuito, anexo 14, podendo ser aplicado à
Pessoa Física e à Pessoa Jurídica. Este modelo de contrato pode ser assinado pelo diretor lo-
cal.
- Anexar lista dos participantes ou declaração dos presentes no final do encontro para a com-
provação da cessão de espaço.
4.15.3. Serviço de concessão de bolsa social para educação básica, procedimentos me-todológicos.
Na concessão de bolsa social para educação básica, faz-se necessário considerar os seguintes proce-
dimentos metodológicos
1) Diferenciar os tipos de bolsa concedidos e desconto.
- Bolsa social gratuidade é aquela concedida após análise socioeconômica realizada pelo as-
sistente social, que deverá emitir seu Parecer Técnico e ser aprovado pela Direção do Colé-
gio. Os valores a serem aplicados serão negociados com cada Colégio.
- Bolsa convenção coletiva é determinada pela Convenção Coletiva de Trabalho para filhos
dos funcionários. Valores e porcentagem vigoram com base na convenção coletiva acordada
com o Colégio. Esta concessão deve-se restringir apenas ao previsto na Convenção, não
contemplando quaisquer atividades complementares oferecidas pelo Colégio: período inte-
gral ou ampliado.
- Desconto comercial é estratégia de marketing para manutenção e captação de alunos, uma
renúncia de receita que não se caracteriza como bolsa gratuidade. Os valores e porcenta-
gem são negociados com cada Colégio. É necessário ter alinhamento com a Assistência So-
cial, pois em muitos casos, desde que enquadrados no critério de renda per capita, podem
ser considerados como bolsas sociais.
2) Preenchimento do requerimento de bolsa social, formulário 30, e entrega deste à Tesouraria
do Colégio, ou outro espaço previamente acordado internamente, que somente protocolará o pe-
dido, segundo protocolo de requerimento de bolsa social, formulário 31, mediante conferên-
cia dos documentos a serem entregues devidamente anexados.
- Em cópia simples:
- comprovante de remuneração dos últimos três meses;
- declaração e Notificação do Imposto de Renda Pessoa Física (todas as páginas);
- comprovante de pagamento de luz, água, telefone e condomínio (último mês);
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- comprovante de pagamento de aluguel ou financiamento.
- Via original: DECORE devidamente emitido por profissional habilitado perante o Conselho
Regional de Contabilidade, conforme termos da Resolução CFC 872/2000; este profissional
será considerado legalmente responsável pela informação prestada, quando se trate de pro-
fissionais liberais ou autônomos.
3) Contratação de assistente social, por prestação de serviço, prazo determinado ou indeterminado,
considerados os seguintes critérios:
- ser comunicativo e saber ouvir;
- ter capacidade de negociação e articulação;
- lidar com conflito e pressão;
- conhecer o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA), compreensão do público atendido;
- conhecer a Lei Orgânica da Assistência Social (LOAS); leitura das ações estruturantes da
sociedade;
- conhecer os Conselhos de Assistência Social ou de Direitos da Criança e do Adolescente;
- ter experiência de no mínimo dois anos, no trabalho com famílias;
- saber realizar análise do perfil socioeconômico e sua sistematização e emitir parecer;
- realizar entrevistas pessoais;
- seguir orientações descritas neste documento;
- verificar a concepção de cidadania, de direito e de vulnerabilidade; violência e conflito que
permeiam todas as classes sociais;
- apresentar cópia do registro no Conselho Regional de Assistência Social; arquivar no pron-
tuário.
4) Contratação da assistente social por prestação de serviço autônomo – neste caso faz-se necessá-
rio formalizar contrato jurídico de prestação de serviço, fazendo-se as devidas retenções de im-
postos e arquivando-se tais documentos no Colégio.
5) As atribuições do assistente social do Colégio estão contidas no anexo 18, atribuições do as-
sistente social, Colégios.
6) Apresentação do assistente social dos Colégios à DEAS ([email protected]), a fim de que se
estabeleçam orientações da Mantenedora. Caso o Colégio esteja em processo seletivo para a
contratação do assistente social, a DEAS participará na última etapa de seleção.
7) O assistente social levará em consideração os seguintes critérios para emitir o parecer técnico:
- Análise da renda per capita familiar dos alunos do Colégio.
- Fazer constar a renda per capita no cadastro do aluno.
- Recebimento do ―Requerimento de Bolsa Social‖ somente com os documentos anexados,
feito pela secretaria; a não entrega da documentação exigida implicará o indeferimento do
Requerimento.
- Estudo do levantamento socioeconômico, considerando o ―Requerimento de Bolsa Social‖.
- Caso haja reincidência na solicitação de bolsa, observar o histórico do solicitante.
- Entrevista com as famílias, quando necessárias, respeitando as orientações previstas para a-
nálise do requerimento (apresentação de toda a documentação), com agendamento prévio.
- Visitas domiciliares somente quando necessárias para apurar informações, com agendamen-
to prévio;
- Análise da Convenção Coletiva das diversas categorias de funcionários no que tange à con-
cessão de bolsas gratuitas; poderão ser concedidas bolsas sociais a filhos de funcionários das
Unidades de uma mesma cidade que excedam as definidas pela Convenção Coletiva, desde
que atendam aos demais critérios. No momento de lançamento da bolsa no sistema, tais va-
lores devem estar desmembrados ―x%‖ em Convenção Coletiva e ―y%‖ em bolsa social. No
momento do cálculo, o assistente social deve incluir o valor da Bolsa de Convenção Coleti-
va na composição da renda familiar, como benefício.
- Análise comparativa da declaração de renda, holerite ou DECORE, com o patrimônio decla-
rado.
8) O parecer do Assistente Social nos assegura validação e confidencialidade técnica perante os
órgãos de fiscalização.
68
9) Preenchimento, pelo assistente social, no campo reservado ao parecer técnico do ―Requerimen-
to de Bolsa Social‖, descrevendo nome do aluno, motivos e porcentagem exata da concessão de
bolsa, ou parecer desfavorável.
10) As Bolsas serão concedidas a partir da anuidade, vetada a cobrança de janeiro ou taxa de ma-
trícula.
11) No término do processo de concessão de bolsa o assistente social deverá emitir relatório para a
DEAS, descrevendo o processo de concessão de bolsa, pontos positivos e os que precisam ser
melhorados nos próximos encaminhamentos.
12) No decorrer do ano pode-se encaminhar uma reavaliação da bolsa pelo assistente social.
13) Aprovação de bolsas 50% ou 100% respeitará o limite acordado entre o Colégio, a DERC e a
Mantenedora.
14) As bolsas de 50% e 100% deverão respeitar os critérios de renda per capita.
15) Informação ao assistente social do montante de bolsa social que o Colégio possui para ser dis-
tribuído no processo de concessão, autorizado pela DERC e pela Mantenedora.
16) A Comissão pode levar em conta outros pareceres em relação ao aluno para concessão de bol-
sa, tais como disciplina e participação.
17) Podem ser acrescidos outros critérios internos para a concessão de bolsas, desde que os apre-
sentados neste documento sejam prioritariamente contemplados.
18) Impossibilidade de acumular bolsa social e desconto comercial.
19) Impossibilidade de conceder a bolsa para quem estiver irregular no período anterior.
20) Uma vez aprovada a concessão de bolsa social, poderá ser emitida a comunicação pelo ―Pare-
cer de Concessão de Bolsa Social‖ para os responsáveis, via Sistema Anuidades:
- cadastrar modelo de parecer de bolsa ou alterar; seguir o seguinte caminho: cadastro genéri-
co, cf. modelo carta-bolsa.
- registro do deferimento ou indeferimento e emissão da correspondência; utilizar o caminho
seguinte: anuidade, bolsista, carta resposta, com a possibilidade de optar por bolsa deferida
e bolsa indeferida.
21) O ―Parecer de Concessão de Bolsa‖ deve ser assinado pelo diretor e arquivado junto com to-
dos demais formulários.
22) A bolsa se encerra com o término previsto no ―Parecer da Solicitação da Bolsa Social‖, tendo
duração máxima de 12 meses, sendo no mesmo período letivo.
23) No momento da alimentação do Sistema de Receita deve-se seguir rigorosamente o percentual
destacado no parecer técnico; a Mantenedora fará constantes averiguações por meio de auditori-
as internas e externas.
24) Manter um prontuário dos alunos bolsistas com todos os documentos e formulários integran-
tes ao processo de bolsa social por dez anos; os processos devem estar arquivados no Departa-
mento Administrativo Comunitário.
25) O ―Relatório Anual de Concessão de Bolsas‖, que deve ser extraído do Sistema de Receita,
quando cumpre selecionar opção: relatórios, bolsas, concessão de bolsa; optar pelo período anu-
al. Enviar para os endereços do Cronograma deste instrumental, devidamente assinado e rubri-
cado.
26) O ―Relatório de Gratuidades Social‖ pode ser extraído do Sistema, acessando a opção: relató-
rios\bolsas, gratuidades; neste campo optar somente para as bolsas de Gratuidade Social; im-
primir o relatório de gratuidade social ―parcial‖ e gratuidade social ―total‖. Este relatório é anu-
al. Enviar para os endereços do Cronograma deste instrumental, devidamente assinado e rubri-
cado.
27) Há outros relatórios relevantes para controle das bolsas: Social, Convenção Coletiva para a-
companhamento e subsídio ao gestor e equipes que lidam nesta área. Para tal, selecionar opção:
relatórios, bolsas, escolher o relatório. Importa salientar que para ter acesso a estes relatórios há
necessidade de autorização prévia.
28) Todos os documentos encaminhados à Mantenedora devem estar em papel timbrado, assina-
dos pelo Diretor e contendo rubrica em todas as páginas. Deve-se manter uma cópia no arquivo
da Unidade, para efeito de fiscalização, assinada e rubricada.
Observar, além das informações aqui contidas, o Manual de Padrões de Qualidade Operacional da DERC.
69
4.16. Política de Compra de Veículos para os Centros Sociais
A substituição de veículos nos Centros Sociais deve ser orientada pelos critérios descritos nos itens
1.6.4.3.6., 1.6.4.3.7., 1.6.4.3.8. deste manual.
4.17. Política de Transferência de Equipamentos de Informática para o Centro Social Ma-rista Curitiba
O Centro Social Marista Curitiba é um centro de recondicionamento de computadores e pode rece-
ber doações de equipamentos de outras Unidades, desde que observados os requisitos abaixo.
1. Preenchimento da Proposta de Transferência de Equipamentos, anexo 27, pela Unidade porta-
dora dos equipamentos.
a. Somente poderão ser remanejados os seguintes equipamentos e peças:
Computadores (gabinete completo);
Peças: mouse; teclado; monitor; HD; placa mãe; memórias; cooler; fonte e gabinete.
2. A Proposta de Transferência de Equipamentos, anexo 27, deverá ser encaminhada à área de
Tecnologia da Mantenedora, via [email protected]. Aprovado o remanejamento, encaminha-
rá a documentação ao Centro Social Marista Curitiba.
3. O Centro Social Marista Curitiba estando de acordo com o remanejamento, emitirá parecer eletrô-
nico da Proposta de Transferência de Equipamentos, anexo 27, para a área de Tecnologia da
Mantenedora, via [email protected].
4. Esta área (Tecnologia da Mantenedora) emitirá parecer do remanejamento para o Centro Social
Marista Curitiba e a relação final para os interessados, ou seja: Contabilidade da Mantenedora,
Centro Social Marista Curitiba (para direção/ coordenação geral e supervisor/ assistente adminis-
trativo) e Unidade portadora dos equipamentos.
5. Uma vez aprovado o remanejamento, a Unidade que está disponibilizando os equipamentos deverá
apresentar pelo menos três orçamentos ao Centro Social Marista Curitiba (direção/ coordenação
geral e supervisor/ assistente administrativo), para que deliberem sobre os custos da transportado-
ra, uma vez que o Centro Social Marista Curitiba fará o pagamento, bem como acordar os prazos
de entrega.
a. Caso a Unidade envie ao Centro Social Marista Curitiba equipamentos que não sejam aqueles
previamente combinados e aceitos, os equipamentos serão devolvidos e o frete correrá por
conta da Unidade remetente, bem como o custo proporcional ou total do frete, correspondente
ao envio dos respectivos equipamentos. O valor será debitado para a Unidade remetente por
meio de nota de débito, emitida pelo Centro Social Marista Curitiba, e enviada à Mantenedora
(Gerência de Planejamento, Controle e Finanças).
6. Caso haja outros itens não combinados e aceitos pelo Centro Social Marista Curitiba, cabe à área
(Tecnologia da Mantenedora) orientar a Unidade sobre o destino dos respectivos equipamentos.
7. É de responsabilidade da Unidade que está disponibilizando os equipamentos realizar:
a. Formatação dos equipamentos, por questão de segurança e licença do software.
b. A embalagem adequada para o remanejamento.
c. A certificação de que os itens relacionados na Proposta de Transferência de Equipamentos,
anexo 27, estejam condizentes com o material enviado ao Centro Social Marista Curitiba, uma
vez que se está realizando remanejamento de imobilizado.
8. Caso a Unidade que está disponibilizando os equipamentos seja da UCE, APC, FTD ou de tercei-
ros (pessoa jurídica), deve ainda preencher o Recibo de Doação de Computadores e Periféricos,
anexo 28, e emissão de documento fiscal; o Anexo II deverá ter quatro vias, devidamente assinado
(portanto fisicamente) e ser encaminhado a cada interessado, a saber:
a. Unidade que está disponibilizando os equipamentos.
b. Centro Social Marista Curitiba.
c. Tecnologia da Mantenedora;
d. Contabilidade da Mantenedora.
Procedimentos exclusivos do Centro Social Marista Curitiba
9. Quando o equipamento chegar ao Centro Social Marista Curitiba, a equipe local deverá identificar
a sua procedência.
70
a. No caso de ser da ABEC o equipamento:
Fazer uma avaliação deste equipamento, para identificar o estado de funcionamento.
Estando em bom funcionamento, identificar o equipamento e deixar a placa do patrimônio
na máquina.
Caso o equipamento apresente pequenos defeitos, identificar quais os possíveis problemas
e deixar a placa do patrimônio na máquina;
Caso o equipamento se encontre em condições precárias ou já não sirva, cumpre realizar o
desmanche, para que as peças sejam colocadas em estoque, com a finalidade do recondi-
cionamento de outras máquinas (descritas nos dois casos anteriores). Em tal caso, reco-
lham-se as placas do patrimônio. As placas devem ser encaminhadas à contabilidade da
Mantenedora ABEC.
Obs. Os equipamentos recondicionados podem ser transferidos aos Centros Sociais
da Mantenedora ABEC, desde que não tenham sido tiradas as placas de patrimônio. Faz-se
necessário o aval da área de Tecnologia e da DEAS, bem como o preenchimento da Pro-
posta de Transferência de Equipamentos, anexo 27.
Fica vedada a transferência a Terceiros, incluindo outras Mantenedoras Maristas.
b. Sendo de terceiros, incluindo UCE, APC e FTD:
Fazer uma avaliação do equipamento para identificar o estado de funcionamento.
Estando em bom funcionamento identificar o equipamento.
Caso o equipamento apresente pequenos defeitos, identificar quais os possíveis problemas.
Caso o equipamento se encontre em condições precárias ou já não sirva, realizar o des-
manche, para que as peças sejam colocadas em estoque.
Obs. Os equipamentos recondicionados podem ser doados aos Centros Sociais da
Mantenedora UCE, desde que sigam as orientações da letra b deste item e outras pertinen-
tes a este desdobramento.
c. Todos os equipamentos transferidos das Unidades da Mantenedora ABEC para o Centro Soci-
al Marista Curitiba devem ser tratados como Transferência de Ativo Fixo; quando desmonta-
do, deve ser preenchido o formulário, anexo 29, retirada a placa de patrimônio e enviado o
formulário à contabilidade da Mantenedora ABEC. As peças devem ser registradas no controle
de estoque do Centro Social Marista Curitiba.
d. O Centro Social Marista Curitiba deve decompor o equipamento da seguinte forma de identifi-
cação: Memória, HD, placa mãe, mouse, teclado, monitor, cooler, fonte, gabinete e computa-
dor (gabinete completo).
Todos os computadores doados por Terceiros, até mesmo UCE, APC e FTD, devem ser
registrados no controle de estoque, bem como as peças dos computadores desmontados.
10. A realização teórica e prática com os Aprendizes pode incluir as etapas anteriores, mais especi-
ficamente o recondicionamento, segundo a proposta aprovada no DRT e CMDCA.
11. Antes de o Centro Social Marista Curitiba efetivar a doação, caberá à Entidade de Assistência
Social apresentar cópia simples do explicitado abaixo.
a. Registro no CMAS (sede), com prazo de validade vigente.
b. Declaração de Utilidade Pública de pelo menos uma das Entidades: Municipal, Estadual e Fe-
deral; preferencialmente a Municipal.
c. CNPJ.
d. Estatuto Social vigente.
e. Ata da Diretoria vigente;
f. Ofício de solicitação dos equipamentos: quantidade, em que projetos serão utilizados, entre
outras especificações necessárias, com as devidas identificações da Entidade.
12. Tendo em mãos os itens destacados no item 11 e os equipamentos recondicionados, o Centro
Social Marista Curitiba providenciará o preenchimento, em quatro vias, do Termo de Recebi-
mento de Doação de Computadores Reciclados, anexo 30, com a assinatura dos responsáveis; o
dito Termo de recebimento será enviado:
a. Ao Donatário;
b. Ao Centro Social Marista Curitiba;
c. À Tecnologia da Mantenedora;
71
d. À Contabilidade da Mantenedora.
13. Acondicionamento adequado dos equipamentos para o transporte.
14. Definição da forma de envio dos equipamentos do Centro Social Marista Curitiba à Entidade so-
licitante, segundo orçamento do Centro Social e possibilidades da Entidade.
15. Fica vedado o envio a terceiros, junto aos computadores, de qualquer tipo de software, bem co-
mo devem ser retiradas quaisquer identificações da Instituição Marista, até mesmo as placas do
patrimônio, que deverão ser encaminhadas à Contabilidade da ABEC. Nos computadores será co-
lada uma identificação com a seguinte informação: ―Equipamento recondicionado‖.
16. Todas as peças e equipamentos que forem retirados do estoque devem ser solicitados e baixados
por meio de requisição, anexo 31, ao menos até o momento em que esteja em operação manual.
As peças e o material sem serventia devem ser descartados. É de responsabilidade do Centro Social
Marista Curitiba elaborar o controle simples das peças descartadas para efeito de auditoria.
CRONOGRAMA – exclusivo para Centros Sociais
DOCUMENTOS
Quantidade
vias Data de en-
vio
Diretoria Executiva de
Ação Social - DEAS
Forma de envio
Plano de Ação (ano subsequente)* -
Formulário 23
3 31/outubro Original e e-mail
Relatório Social Filantrópico Anual -
SIUS*
3 28/fevereiro Original e e-mail
Relatório Social Descritivo* - Formulá-
rio 26 3
31/janeiro Original e e-mail
Relatório Nominal de Atendidos – SIUS
*
3 28/fevereiro Original
Relatório Nominal de Desligados – SIUS
*
3 28/fevereiro Original
Relação Nominal de Atendidos do Pro-
grama Vida Feliz item 5.11.3*
1 28/fevereiro Original
Declaração de Atendidos do Programa
Vida Feliz – Formulário 29*
1 Mensal, via
SIUS Original
Cronograma de Comunicação – Formu-
lário 20
1 31/outubro E-mail
Registro no CMDCA e CMAS
1 Envio imedia-
to após expe-
dição
Original
Utilidade Pública Municipal (em caso de
renovação)
1 Envio imedia-
to após expe-
dição
Original
Vistoria do Corpo de Bombeiros 2 31/março Cópia autenticada
Vistoria Vigilância Sanitária 2 31/março Cópia autenticada
Alvará de Funcionamento 2 31/março Cópia autenticada
Registro de Banco de Horas* - Formulá-
rio 27
1 Trimestral,
até o dia 20
do mês de
vencimento
Original
* Encaminhar documentos assinados pelo Diretor Geral e rubrica em todas as folhas.
72
5 - ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
Seguem algumas noções e critérios para a organização de arquivos e preservação de documentos.
Em nossas instituições, há documentos que, por lei, devem ser preservados por algum tempo, ou
mesmo permanentemente. Outros, por seu valor histórico, deverão ser guardados para sempre.
5.1. Arquivo e biblioteca
As publicações, livros e revistas, são classificados e guardados na biblioteca. O arquivo recolherá e
classificará os documentos (geralmente únicos), que contêm informações sobre as atividades da institui-
ção ou são provas de direitos das pessoas.
A documentação escolar é guardada no arquivo da Secretaria.
Os documentos administrativos, pedagógicos, de atividades pastorais... devem ser guardados em ar-
quivo próprio, devidamente classificados e acondicionados, de forma que possam ser preservados e ime-
diatamente encontrados, caso se necessite deles.
5.2. Sala para o arquivo
Os inimigos da preservação dos documentos são: fogo, umidade, insetos, luz solar, agentes quími-
cos (fitas adesivas, colas, grampos, clips, elásticos, sacos plásticos comuns) e a ação do próprio homem
pela manipulação ou guarda inadequada. Ao preparar uma sala para acolher os documentos do arquivo
podemos optar por duas possibilidades:
a) Sala fechada, com ar condicionado próprio para arquivo;
b) Sala onde as janelas de vidro são substituídas por venezianas na parte externa, para impedir a
entrada da luz, e tela fina na parte interna para conter a entrada de insetos. A exclusão dos vi-
dros possibilita o arejamento constante, necessário para a preservação dos documentos.
Em ambos recomendam-se estantes de metal, não de madeira.
5.3. Precauções para a preservação
A umidade será evitada com cuidados na forma de fazer a limpeza: jamais lavar o chão com pano
molhado ou limpar caixas com pano úmido. Utilizar aspirador de pó próprio, com duplo filtro, para conter
ácaros e esporos de fungos.
Para guardar os documentos utilizar caixas de arquivo de plástico polionda branco, evitando a posi-
ção vertical das caixas.
O tipo de papel utilizado na confecção dos documentos definirá sua durabilidade. Papéis ácidos e
outros de qualidade questionável (em sua fabricação foi utilizado ácido) tendem a ficar amarelos, sinal da
deterioração. Recomenda-se produzir documentos em papel alcalino, de durabilidade maior.
A tinta usada na impressão pode causar danos ao papel ou à informação. Impressos com ―jato de
tinta‖ não são muito duráveis. Os impressos com toner (fotocopiadoras, impressoras LASER) também
têm problemas de durabilidade, sobretudo quando foram utilizadas as duas faces do papel. Submetidos à
pressão do próprio peso, os documentos aderem um ao outro e a informação se perde. Documentos a se-
rem preservados devem ser impressos em uma só face da folha.
5.4. Arquivo morto?
Arquivo morto quase sempre é sinônimo de coisa desorganizada. Essa expressão não é mais usada e
foi substituída por outras mais adequadas. Qualquer documento pode passar por três fases.
a) Arquivo corrente, formado pelos documentos que ainda estão em uso, geralmente ao acesso
das pessoas em seus ambientes de trabalho.
b) O arquivo intermediário reúne documentos que devem ser preservados temporária ou defini-
tivamente. Para eles se faz uma ―tabela de temporalidade‖, que indica em que data podem ser
descartados. Devem ser devidamente classificados para facilitar a consulta.
73
c) O arquivo permanente guarda os documentos que devem ser preservados para sempre, por lei
ou pelo seu valor histórico. Um documento comum, pela idade, pode assumir valor histórico
significativo.
5.5. Fotografias
Fotografias são documentos interessantes, mas muito frágeis. Para a preservação precisam ser acon-
dicionadas dentro de pastas feitas de papel neutro, encontrado em casas especializadas. Para garantir que
a informação de que uma fotografia seja significativa, deve-se colocar ao seu lado (não no verso), a lápis:
data, lugar, evento e pessoas.
As fotografias digitais apresentam maior dificuldade de preservação, pois os arquivos digitais são
mais frágeis do que o suporte de papel.
a) Para preservar fotografias em arquivos digitais, colocar no nome dos respectivos arquivos: data
(ano, mês, dia), local, evento, pessoas. Gravá-las em CDs de boa qualidade, de grande durabilidade, en-
contrados em casas especializadas. Mesmo com essas precauções, sua durabilidade não está garantida,
pois ninguém nos assegura que existirão leitores de CDs no ano 2050.
b) O modo que parece mais seguro de preservar fotografias digitais é imprimi-las e dar-lhes o mes-
mo tratamento das fotografias tradicionais. A impressão deve ser feita com equipamento próprio, não com
impressoras comuns de jato de tinta.
5.6. Guardar arquivos digitais
A maior dificuldade nos arquivos digitais reside nos nomes que lhes são dados. A cópia de um ar-
quivo pode apagar outro, se tiverem mesmo nome. Nomes inadequados dificultam muito sua localização.
Para resolver isso recomenda-se nomeá-los colocando: data (ano, mês, dia), instituição, organismo,
atividade. Por exemplo, o nome de uma ata do Conselho de Administração da APC será: 20081110 APC
Cons Adm ata 76. Se todos os arquivos digitais receberem nomes desse tipo, ficarão em ordem nas pastas
do computador e poderão ser encontrados facilmente. Importa salvá-los em CDs de boa qualidade, pois os
CDs comuns têm baixa durabilidade pela possibilidade de oxidação da camada de gravação.
5.7. Classificação do acervo
Qualquer massa documental precisa ser classificada. Ao contrário das bibliotecas, que já possuem
uma classificação universal, cada arquivo precisa criar sua própria classificação.
No ano 2002, antes da reestruturação das Províncias Maristas, os Secretários Provinciais fizeram
uma proposta sobre a qual foram organizados os arquivos das Províncias. Isso, depois de longo estudo do
tema com pessoas conhecedoras do assunto e visitas a vários arquivos na cidade de S. Paulo.
Os itens 6 e 7 correspondem às atividades próprias da instituição. Portanto, ao organizar o arquivo
de uma Unidade, podem ser usados esses números.
5.7.1. Plano de organização do ARQUIVO PROVINCIAL
1. Governo Geral
2. Maristas no mundo
3. América Latina
4. Brasil Marista - Interprovincialismo
5. Documentos da Província
5.1. História
5.2. Capítulos e Assembléias Provinciais
5.3. Conselho Provincial
5.4. Correspondências (Provincial)
5.5. Comissões e Movimentos Provinciais
5.6. Administração, Mantenedoras
6. Sistema Informatizado de Secretaria (SI)
6.1. Acompanhamento da Formação
6.2. Irmãos
6.3. Cadastro de Obras
74
6.4. Localização de Documentos
6.5. Estatística
7. Publicações da Província
8. Organismos de Igreja
9. Periódicos
10. Fotografias
11. Logos e Imagens
12. Objetos
13. Vídeos
14. Discos e fitas
5.7.2. Exemplo
Para auxiliar a compreensão transcrevemos o esquema já implantado num colégio, de acordo com a
indicação acima.
6. Colégio Marista de Brasília
6.1. Direção geral
6.2. Direção Educacional
6.3. Administração
6.3.1. Contabilidade
6.3.2. Contratos
6.3.3. Comprovação da Filantropia
6.3.4. Controles diversos
6.3.5. Orçamento e custos
6.3.6. Movimentação financeira
6.3.7. Registros fiscais e tributários
6.4. Trabalhista
6.4.1. Registro de empregados
6.4.2. Folha de pagamentos
6.4.3. Registro de Ponto
6.4.4. Recibo de Férias
6.5. Sindical
6.5.1. Convenções Coletivas
6.5.2. Orientações do SINEPE
6.6. Patrimonial
6.6.1. Escrituras
6.6.2. Plantas de edifícios
6.6.3. Doc. Públicos
6.6.4. Notas fiscais
6.7. Setores do Colégio
6.7.1. Núcleo psicopedagógico
6.7.2. Núcleo de Pastoral
6.7.3. Núcleo de Tecnologia
6.7.4. Atividades complementares
6.7.6. Marketing
6.8. Relatórios diversos
6.9. Estatísticas diversas
7. Publicações
- Livros produzidos no Colégio
- Folhetos ou jornais
- Publicações na imprensa sobre o Colégio
8. Organismos anexos ao Colégio
8.1. Associação de Pais e Mestres (APM)
8.2. Livraria
8.3. Antigos Alunos
75
10. Fotografias
Seguindo tal classificação, se porventura uma Unidade for fechada, ficará mais fácil acomodar a
documentação em outro arquivo existente na Província.