provac 5.0 lineamientos y procedimientos · • lea cuidadosamente el instructivo antes de llenar...

Secretaría de SaludSecretaría de SaludCentro Nacional para la Salud de la Infancia Centro Nacional para la Salud de la Infancia

y Adolescenciay Adolescencia

Secretaría de SaludSecretaría de SaludCentro Nacional para la Salud de la Infancia Centro Nacional para la Salud de la Infancia

y Adolescenciay Adolescencia

PROVAC 5.0PROVAC 5.0

•Lineamientos y Procedimientos

Primer Taller Regional deCapacitación de PROVAC 5.0

Noviembre 2008

Lineamientos

LINEAMIENTOS

El objetivo, establecer los procedimientos necesarios quepermitan la implementación y el buen uso del PROVAC 5.0,con el fin de que, éste sea el instrumento que permitaconocer, dar seguimiento y operar oportunamente lasacciones del Programa de Vacunación Universal.

Todas las instituciones de salud participarán en laimplementación del programa y utilizarán los mismosformatos, con el fin de estandarizar los datos utilizados en elPrograma y con ello favorecer los mecanismos de medición.

Será responsabilidad de la Secretaría de Salud en cadaEntidad Federativa, manejar la información concentrada delos niveles jurisdiccionales y estatales de cada institución.

Lineamientos

El sistema esta diseñado para evaluar las acciones y los avancesdel Programa de Vacunación de las áreas de responsabilidad delas unidades, así como en los distintos niveles: Estado, institución,jurisdicción, delegación o zona (pendiente de realizar)

El CeNSIA, es responsable de concentrar la información de lasentidades y de retroalimentar a las Secretarías de Salud y a lasInstituciones a nivel central.

El flujo de información seguirá las líneas establecidas por cadainstitución y ésta se debe hacer llegar (para su validación) a niveljurisdiccional.

La información se trabaja en los siguientes niveles de operación:Brigada de vacunación, Supervisor, Unidad de salud, Jurisdicción oDelegación, Estatal y Nacional.

SSA ESTADO: RECIBE LA INFORMACIÓN DE LAS JURIDICCIONES E INTEGRA LA INFORMACIÓN

FLUJO DE INFORMACIÓN

CENSIA

EL VACUNADOR REALIZA EL LLENADO DEL CENSO NOMINAL Y

LO PROPORCIONA AL SUPERVISOR

SUPERVISOR Y VACUNADOR REVISAN LOS DATOS REGISTRADOS EN EL FORMATO

Y ELABORAN EL REPORTE PARA ENVIARLO A LA JURISDICCIÓN

Nivel Jurisdicción, Zona ó Delegación:INTEGRA LA INFORMACIÓN Y LA ENVIA AL NIVEL ESTATAL

JURIDICCIONES E INTEGRA LA INFORMACIÓN DEL SECTOR PARA ENVIAR Al COEVA

RETROALIMENTACIÓN A LAS INSTITUCIONES a

nivel nacional

CRITERIOS A SEGUIR PARA INGRESO DE DATOS EN EL SISTEMA

Uso estandarizado de formatos del Censo Nominal a nivel Sectorial

La implementación del sistema PROVAC 5.0 a nivel sectorial

El llenado de los datos del Censo Nominal se trabajará completo; El llenado de los datos del Censo Nominal se trabajará completo; es decir, se anotarán todos los campos de información, dejando vacíos sólo aquellos que no corresponda inscribir en ese momento

Los registros de la base de datos del Certificado de Nacimiento, como la fuente primaria de información para ingresar a los niños al PROVAC

Se debe hacer una búsqueda intencionada de todo individuo Recién Nacido, para dar seguimiento a su esquema de vacunación.

CRITERIOS A SEGUIR PARA INGRESO DE DATOS EN EL SISTEMA

Cuando un Recién Nacido, no tenga nombre en el momento de vacunarlo e ingresarlo al sistema, se debe escribir en los datos de Nombre: SIN NOMBRE

Se consideran posibles registros duplicados, cuando los datos de Se consideran posibles registros duplicados, cuando los datos de una personan coincidan en los registros de los campos de apellido paterno, apellido materno, nombre, fecha de nacimiento, gemelar, sexo, calle, colonia, localidad y entidad de nacimiento.

Para indicar que una vacuna o dosis fue aplicada, se tendrá que escribir la fecha de aplicación en el formato del Censo Nominal con el siguiente formato: dd-mm-aaaa

Llenado del formato de Censo Nominal (CN)

Objetivo: Registrar los datos generales de la población menor de ocho años y mujeres embarazadas, así como el historial de dosis aplicadas de acuerdo al esquema de vacunación para la edadFrecuencia de uso: DiarioResponsable del Llenado: Personal Vacunador del Servicio de InmunizacionesInmunizacionesResponsable de Validación: Supervisor del Servicio de InmunizacionesResponsable de Captura: Capturista de PROVAC de la Unidad de Salud y/o Personal VacunadorÁmbito de aplicación: Cualquier unidad de salud que brinde los Servicios de Inmunizaciones en el SectorDistribución: Original para las carpetas de PROVAC del Centro o Unidad de Salud correspondiente

Recomendaciones generales para el llenado del CN

• Lea cuidadosamente el Instructivo antes de llenar el Formato de Censo Nominal en Servicio de Inmunizaciones• Utilice tinta negra para el llenado del formato• Utilice tinta azul para registrar las dosis aplicadas con anterioridad en los esquemas de vacunaciónanterioridad en los esquemas de vacunación• Utilice tinta roja para registrar las dosis que se apliquen en el momento del llenado y actualización del esquema de vacunación• Utilice letra de molde en mayúsculas, que sea legible y números arábigos, en cada uno de los apartados y variables• No se permiten borraduras, tachaduras ni enmendaduras

Nota: Los datos de identificación del formato y de la persona censada deberá llevarse con estricto apego a los criterios establecidos en el presente instructivo.

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

•Revisión, validación y homologación de los catálogosoficiales de Municipios y Localidades vs. los actuales en elPROVAC 4.11

Procedimientos anterioresProcedimientos anterioresa la migracia la migracióón del Censo Nominaln del Censo Nominal

Procedimientos anterioresProcedimientos anterioresa la migracia la migracióón del Censo Nominaln del Censo Nominal

PROVAC 4.11

• Revisión y asignación de la Clave Única deEstablecimientos de Salud (CLUES) al catálogo de UnidadesOperativas

• Integración del catálogo de Regionalización Operativa

• Migración del Censo Nominal

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

Migración de Base de Datos

Se realizará la migración de los datos del Censo Nominalrespetando los siguientes puntos:

� EsquemaEsquema 20062006:: niños nacidos hasta diciembre del 2006y años anteriores

�� EsquemaEsquema 20072007:: niños nacidos de enero a diciembre2007, con sus datos generales migrándose igual; sin2007, con sus datos generales migrándose igual; sinembargo, para los datos de vacunas todos, exceptoSABIN y PENTA.

�� EsquemaEsquema 20082008:: niños nacidos de enero 2008 a la fechade migración. Sus datos generales pasan igual; sinembargo, para los datos de vacunas se migrarán todos,excepto SABIN, para los que tengan fecha de capturaregistrada hasta el 30 de julio del 2008. Los datos deSABIN Con fecha de captura del 1° agosto en adelante,pasarán como hepatitis B y los datos de PENTA comopentavalente acelular.

PASOS A SEGUIRPASOS A SEGUIRPASOS A SEGUIRPASOS A SEGUIR

Actualización de esquemas 2007

• Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) y loscapturistas, tendrán la obligación de revisar, asignar y corregirel esquema que les corresponda a los niños nacidos yvacunados durante 2007. Las opciones que pueden serelegidas son: esquema 2007 ó esquema mixto (2006-2007)

Procedimientos a seguirProcedimientos a seguirProcedimientos a seguirProcedimientos a seguir

elegidas son: esquema 2007 ó esquema mixto (2006-2007)

NOTA: para verificar el esquema que le corresponde a cadaniño, se deben usar las tablas de cálculos de coberturas deesquemas de vacunación.

� Este trabajo se realizará apoyándose en los CN y listados deseguimiento que obran en la unidad vacunadora.

� Además de asignar el esquema vacunación correcto, sedeberá actualizar las anotaciones de dosis aplicadas y noregistradas en el sistema PROVAC 4.1.1


Actualización de esquemas 2008

� Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) ylos capturistas, tendrán la tarea de revisar y actualizar lasdosis aplicadas y no registradas en el sistema PROVAC4.1.1


� Este trabajo se realizará apoyándose en los CN y listadosde seguimiento que obran en la unidad vacunadora.


Actualización del registro tardío de niños en el CN del PROVAC

Este punto se refiere a niños no capturados en el PROVAC4.11 y nacidos antes del proceso de migración al sistemaPROVAC 5.0.

� Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) y


� Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) ylos capturistas, tendrán la tarea de capturar los datos detodos estos niños no registrados con anterioridad en elPROVAC 5.0

� Este trabajo se llevará a cabo apoyándose en los CN quese llevan manualmente en la unidad vacunadora.

� Se recomienda que se actualicen los datos en el formatoactual del CN; esto, con el fin de propiciar el usoestandarizado del formato.


Captura de nuevos registros

� Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) ylos capturistas, tendrán la encomienda de capturar losdatos de las personas de nuevo ingreso al sistema.

� Este trabajo se realizará apoyándose en los CN que se


� Este trabajo se realizará apoyándose en los CN que sellevan manualmente en la unidad vacunadora yposteriormente en los listados de seguimiento.

� Para el caso de Recién Nacidos se respetarán lossiguientes criterios:

-- Si el vacunado es recién nacido y no tiene nombre ingrese SIN NOMBRE

-- Si no es recién nacido y no tiene nombre ingrese SIN NOMBRE


Seguimiento de posibles Registros Duplicados

La finalidad de este procedimiento, es depurar la base de datos de posibles registros repetidos, en ocasiones en más de un registro.

Filtrar los registros duplicados, permite una mayor confiabilidad en el indicador de concordancia y muestra un panorama más apegado a la realidad de las coberturas de vacunación.


�Los responsables del manejo del sistema deberán generar en elMódulo Auditor el listado de posibles duplicados. En esta nuevaversión se muestra mayor información del vacunado, como son losdatos de la madre, nombre completo, CURP, dirección, etc.

� La vacunadora al momento de hacer el recorrido casa a casa,deberá verificar, si se trata de un registro duplicado o si existendos personas (homonimia)


Seguimiento de posibles Registros Duplicados

� En caso de resultar positiva, una duplicidad del registro, debeser eliminada de la Base de datos

�Para el caso de resultar una homonimia, los registros debenpermanecer .


NOTA: Al generar el listado de posibles registros duplicados, losregistros que coincidan en los datos de apellido paterno, apellidomaterno, nombre, fecha de nacimiento, gemelar, sexo, calle,colonia, localidad y entidad de nacimiento, no serán tomados encuenta al momento del respaldo de la información.


RESPALDO DE INFORMACIÓNNivel Unidad Vacunadora

�Generar los archivos de respaldo en el sistema PROVAC 5.0.,utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información.Con el fin de enviar los datos de generales, domicilio, dosisaplicadas, resultados de tamiz y mediciones a la fecha de corte


�El supervisor debe de validar los datos capturados

�Guardar los archivos en la ruta deseada

�Enviar la información al nivel jerárquico superior en medioelectrónico (correo, messenger, CD, etc.) especificando siempre lafecha de corte y la CLUES (Clave Única de Establecimientos deSalud)

�Verificar la recepción de información.


RESPALDO DE INFORMACIÓNNivel Jurisdiccional

� Antes de iniciar el respaldo, debe asegurar haber finalizado conel proceso de integración de información de universo de unidadesinvolucradas

�Generar los archivos de respaldo en el sistema PROVAC 5.0.,utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información.


utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información.Con el fin de enviar los datos de generales, domicilio, dosisaplicadas, resultados de tamiz y mediciones a la fecha de corte

�El supervisor debe de validar los datos capturados o integrados


�Enviar la información al nivel jerárquico superior en medioelectrónico (correo, Messenger, CD, etc.) especificando siempre lafecha de corte y el número de jurisdicción que envía la información



RESPALDO DE INFORMACIÓNNivel Estatal

� Antes de iniciar el respaldo, debe asegurar haber finalizado conel proceso de integración de información de universo dejurisdicciones e instituciones

�Generar los archivos de respaldo en el sistema PROVAC 5.0.,utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información.


utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información.Con el fin de enviar los datos de generales, domicilio, dosisaplicadas, resultados de tamiz y mediciones a la fecha de corte

�El responsable de vacunación debe de validar los datos capturados o integrados


�Enviar la información al nivel jerárquico superior en medioelectrónico (correo, Messenger, CD, etc.) especificando siempre lafecha de corte y nombre del estado que envía la información



RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓNNivel jurisdicción

�Verificar que el contenido del envío, llegue completo, esto es,que contenga los 5 archivos creados por el sistema denominadosgenerales.txt, dosis_aplicadas.txt, domicilios.txt, mediciones.txt, ytamiz.txt

�Crear una carpeta central donde almacenar los envíos de todas


las unidades; dentro de ella, carpetas por cada unidad; dentro de la carpeta de la unidad una carpeta con el mes y año del corte, donde guardar los archivos del envío, por ejemplo “documentos /asssa0000512 /mar_08” o “documentos/asssa0000512/sep_08”

NOTA: Se recomienda conservar la información histórica del año , para lo cual, se creará una carpeta por periodo de corte (4 en total), como requisito mínimo, conservar la copia del corte anterior y el actual.


RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓNNivel estatal

�Verificar que el contenido del envío, llegue completo, esto es,que contenga los 5 archivos creados por el sistema denominadosgenerales.txt, dosis_aplicadas.txt, domicilios.txt, mediciones.txt, ytamiz.txt

�Crear una carpeta central donde almacenar los envíos de todas


las jurisdicciones; dentro de ella, carpetas por cada jurisdicción; dentro de la carpeta de la jurisdicción una carpeta con el mes y año del corte, donde guardar los archivos del envío, por ejemplo “documentos/asssa0000512 /mar_08” o “documentos /asssa0000512/sep_08”

NOTA: Se recomienda conservar la información histórica del año , para lo cual se creará una carpeta por periodo de corte (4 en total), como requisito mínimo, conservar la copia del corte anterior y el actual.


RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓNNivel estatal-jurisdicción

� Integrar previamente los archivos generados por lasjurisdicciones

� Con la información validada, el responsable deberá generar los archivos de retroalimentación utilizando el menú Utilerías con la opción Envío de Retroalimentación. Seleccionando la


jurisdicción de la cual se va a realizar el envío.A fin de generar los 5 archivos correspondientes a la jurisdicción escogida

� Guardar los archivos en la ruta deseada.NOTA: se recomienda crear una carpeta con el nombre de la jurisdicción, ejemplo coyoacan, milpa alta etc. Dentro de esta crear una carpeta con el nombre retro-fecha de corte, ejemplo retro_sep2008; con lo cual la ruta quedaría de la siguiente forma coyoacan\retro_sep2008


RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓNNivel estatal-jurisdicción

� Enviar la información al nivel jerárquico inferior en medioelectrónico (correo, messenger, CD, etc.) especificando siemprela fecha de corte

� Verificar la recepción de información.


PASOS A SEGUIRPASOS A SEGUIRPASOS A SEGUIRPASOS A SEGUIRProcedimientos a seguirProcedimientos a seguirProcedimientos a seguirProcedimientos a seguir

RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓNNivel estatal-delegación

� Integrar previamente los archivos generados por lasdelegaciones

� Con la información validada, el responsable deberá generar los archivos de retroalimentación utilizando el menú Utilerías con la Opción Envío de Retroalimentación. Seleccionando la delegación de la cual se va a realizar el envío.Esto con el fin de generar los 5 archivos correspondientes a la jurisdicción o delegación escogida

� Guardar los archivos en la ruta deseada.NOTA: se recomienda crear una carpeta con el nombre de la delegación, ejemplo coyoacán, milpa alta etc. Dentro de esta crear una carpeta con el nombre retro-fecha de corte, ejemplo retro_sep2008; con lo cual la ruta quedaría de la siguiente forma coyoacan\retro_sep2008


RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓNNivel estatal-delegación

� Enviar la información al nivel jerárquico inferior en medioelectrónico (correo, messenger, CD, etc.) especificando siemprela fecha de corte

� Verificar la recepción de información.


INTEGRACIÓN DE RETROALIMENTACIÓNProceso de la información generada y/o enviada al nivel

estatal

� Verificar que el contenido del envío este completo, esto es, queestén los 5 archivos creados por el sistema denominadosgenerales.txt, dosis_aplicadas.txt, domicilios.txt, mediciones.txt,y tamiz.txt

� Crear una carpeta que donde se almacenen los envíos del nivel estatal, una carpeta con el mes y año del corte, como nombre y finalmente guardar los archivos del envío en esta carpeta ejemplo “mis documentos/mar_08” o “mis documentos/sep_08”

� Utilizando el menú Utilerías con la opción Recepción de retroalimentación del sistema PROVAC 5.0. seleccionando la carpeta del corte actual y especificando el archivo indicado.


Actualización de Catálogos

Para la actualización de catálogos es necesario seguir lossiguientes puntos, según el caso:

NUEVO MUNICIPIO: Para la incorporación de un nuevo municipioes necesario hacer la solicitud mediante oficio al CeNSIA,señalando la clave y nombre del estado a que corresponde, asícomo su nombre y clave que le corresponde según INEGI.


como su nombre y clave que le corresponde según INEGI.

NUEVA LOCALIDAD: Para la incorporación de una nuevalocalidad es necesario hacer la solicitud mediante oficio alCeNSIA, señalando la clave y nombre del estado y del municipio aque corresponde, el nombre y clave de la nueva localidad que lecorresponde según INEGI ó la asignada por el estado sin que éstase repita con las existentes en su propio municipio.



NUEVA AGEB’s: Para la incorporación de un nuevo AGEB’s esnecesario hacer la solicitud mediante oficio a los Servicios deSalud Estatales, señalando la clave y nombre del estado, delmunicipio y localidad a que corresponde, el nombre y clave de lanueva AGEB’s que le corresponde según INEGI (SCINCE) ó laasignada por el estado sin que ésta se repita con las existentesdentro de su propio municipio y localidad.


dentro de su propio municipio y localidad.

Las solicitudes aceptadas, deberán ser notificadas al CeNSIA,mediante oficio y señalando la clave y nombre del estado, delmunicipio y localidad a que corresponde, el nombre y clave de lanueva AGEB’s que le corresponde según INEGI ó la asignada porel estado sin que ésta se repita con las existentes dentro de supropio municipio y localidad.

NOTA: LO ANTERIOR DEBE FORTALECER EL USO DECATÁLOGOS UNICOS EN EL ESTADO A NIVEL SECTOR



NUEVO SECTOR: Para la incorporación de un nuevo SECTOR esnecesario hacer la solicitud mediante oficio a los Servicios deSalud Estatales, señalando la clave y nombre del estado,municipio, localidad y AGEB’s (solo en caso de trabajar con éstas)a que corresponde, el nombre y clave del nuevo SECTORasignado por el estado sin que ésta se repita con las existentesdentro de su propio municipio, localidad y AGEB’s


dentro de su propio municipio, localidad y AGEB’s

Las solicitudes aceptadas, deberán ser notificadas al CeNSIA,mediante oficio y señalando la clave y nombre del estado,municipio, localidad y AGEB’s (solo en caso de trabajar con éstas)a que corresponde, el nombre y clave del nuevo SECTOR laasignada por el estado sin que ésta se repita con las existentesdentro de su propio municipio, localidad y AGEB’s.

NOTA: LO ANTERIOR DEBE FORTALECER EL USO DECATÁLOGOS UNICOS EN EL ESTADO A NIVEL SECTOR



NUEVO MANZANA: Para la incorporación de una nuevaMANZANA es necesario hacer la solicitud mediante oficio A LOSServicios de Salud en el Estado, señalando la clave y nombre delestado, del municipio, localidad y AGEB’s (solo en caso de trabajarcon éstas) a que corresponde, el nombre y clave del nuevoMANZANA asignado por el estado sin que ésta se repita con lasexistentes dentro de su propio municipio, localidad, AGEB’s y


existentes dentro de su propio municipio, localidad, AGEB’s ySECTOR

Las solicitudes aceptadas, deberán ser notificadas al CeNSIA,mediante oficio y señalando la clave y nombre del estado,municipio, localidad y AGEB’s (solo en caso de trabajar con éstas)a que corresponde, el nombre y clave del nuevo SECTOR laasignada por el estado sin que ésta se repita con las existentesdentro de su propio municipio, localidad y AGEB’s.

NOTA: LO ANTERIOR DEBE FORTALECER EL USO DE CATÁLOGOS UNICOS EN EL ESTADO A NIVEL SECTOR


Actualización de regionalización operativa

En los COEVAS se determinará en acuerdo con las instituciones

Las áreas geográficas de acuerdo al porcentaje de responsabilidad


El área de responsabilidad debe delimitarse preferentemente hasta nivel de localidad, AGEB (puede o no utilizarse), sector y manzana

Su ubicación requiere un trabajo de validación y aplicación de manera corresponsable de todas las instituciones participantes

Los periodos de actualización en el sistema serán determinadospor CeNSIA, de acuerdo a los requerimientos institucionales.


OTROS PROCEDIMIENTOSOTROS PROCEDIMIENTOS

Reubicación de los registros del Censo Nominal, por cambio o actualización de Catálogos


Catálogos

Actualización de Población

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