protocolo 2010 2011
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Por Thompson Pagung
PROTOCOLO
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FUNÇÃO
A função do PROTOCOLO é dar sua contribuição de modo que a reunião seja mais organizada, evitando assim que sejam cometidos imprevistos que possam prejudicar o bom andamento da reunião, proporcionando que o clube se destaque pela ordem e eficácia de sua reunião, causando assim, uma boa impressão aos visitantes e convidados.
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APRESENTAÇÃO DO CARGO
• Discrição• Trabalha diretamente com o
Presidente e Secretário do clube• Primeiro a chegar e ultimo a sair
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CUIDADOS QUE ANTECEDEM A REUNIÃO
• Chegar ao local de 15 a 30 minutos antes do seu início.
• Sino.• Martelo.• Panóplia.• Púlpito / Tribuna.• Cadeiras.• Toalhas.• Iluminação, som, ventilação e extintores.
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CUIDADOS QUE ANTECEDEM A REUNIÃO
• Audiovisual.• Composição da Mesa Diretora.• Cardápio / Garçons (caso haja
alimentação).• Providenciar os recursos necessários
ao orador.• Providenciar a recepção dos
convidados, principalmente aos que se destinarem a mesa da Presidência.
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CUIDADOS QUE ANTECEDEM A REUNIÃO
• Confirmar pessoalmente a pronúncia de cada convidado.
• Definir em conjunto com o Presidente a composição da mesa principal.
• Assuntos de última hora inseridos na pauta.
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CARACTERÍSTICAS DESENVOLVIDAS PELO PROTOCOLO
• Entusiasmo• Atenção• Tratamento dos companheiros, visitantes
e convidados com educação• Melhora a dicção• Desembaraço• Espontaneidade
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PANÓPLIA
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FORMAÇÃO DE PANÓPLIA
• 1- Bandeira do País Anfitrião• 2- ONU• 3- Países• 4- Estados• 5- Municípios• 6- Organizações
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ORDEM DAS BANDEIRAS NA PANÓPLIA - PAR
• Coloca a bandeira mais importante na panóplia;
• As próximas, bandeiras são colocadas na seguinte ordem:Direita da mais importante, e segue depois a esquerda, direita, ...
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ORDEM DAS BANDEIRAS NA PANÓPLIA - IMPAR
• Coloca a bandeira mais importante ao centro;
• As próximas, bandeiras são colocadas na seguinte ordem:Esquerda da mais importante, e segue depois, a direita, a esquerda, ...
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PÚLPITO
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ORGANIZAÇÃO PROTOCOLAR DO CERIMONIAL
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COMPOSIÇÃO DE MESA - REUNIÕES DO CLUBE
Fica assim definida composição de mesa para 3 lugares nas reuniões Ordinárias e Extraordinárias do clube;
11 Presidente do Clube
22Convidado / Palestrante / Chairman de Rotaract / Rotariano / Presidente de Rotary / Governador etc.
33 Secretário do Clube
OBS.: O (A) Secretário(a) ocupará a mesa preferencialmente em composição de 3 OBS.: O (A) Secretário(a) ocupará a mesa preferencialmente em composição de 3 lugares. A partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que o mesmo não lugares. A partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que o mesmo não faça parte de sua composição.faça parte de sua composição.
PÚBLICO
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COMPOSIÇÃO DE MESA - DISTRITAL
Fica assim definida composição de mesa para 3 lugares nas reuniões distritais;
11 Representante Distrital de Rotaracts Clubs
22Governador / Presidente do Clube Anfitrião / Chairman de Rotaract da Governadoria / Palestrante etc.
33 Secretário Distrital
OBS.: O (A) Secretário(a) ocupará a mesa preferencialmente em composição de 3 OBS.: O (A) Secretário(a) ocupará a mesa preferencialmente em composição de 3 lugares. A partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que o mesmo não lugares. A partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que o mesmo não faça parte de sua composição.faça parte de sua composição.
PÚBLICO
22 11 33
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MODELO DE ABERTURA DE REUNIÃO
• Companheiros e convidados, queiram por favor tomarem seus lugares (à mesa), afim de darmos início a reunião do Rotaract Club de:
• “Companheiros e convidados, é com imensa satisfação que apresento os componentes da mesa que dirigirá os trabalhos desta: reunião / festiva / etc.
• Ao centro o companheiro:________________________________Presidente / RDR / Governador / etc deste clube.A sua direita _______, a sua esquerda. etc...
• Presidente: Ao darmos inicio a Reunião Ordinária do Rotaract Club de:_______________ solicito para que todos de pé saúdem o Pavilhão Nacional.
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MODELO DE ABERTURA DE REUNIÃO - continuação
Presidente passa do Protocolo
Caso não haja lugar para todos na mesa principal, apresentar da seguinte forma:“Gostaríamos ainda de anunciar a presença das seguintes: autoridades; convidados ou visitantes”
“Aos companheiros da Mesa da Presidência, aos nossos visitantes e convidados, solicito dos presentes uma caudalosa salva de palmas”.
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MODELO DE ABERTURA DE REUNIÃO - RECOMENDAÇÕES
– Antes da apresentação certifique-se da pronuncia correta dos componentes da Mesa da Presidência e dos convidados e visitantes que serão por você apresentados;
– Inicia-se sempre a apresentação da Mesa da Presidência pelo nº1 (Presidente do Clube, RDR, Presidente da Omir ou Presidente de Evento), apresentando a seguir os componentes dos lugares pares e em seguida os dos lugares impares;
– Primeiramente, ao anunciar os componentes da mesa, cite o nome, o clube a que pertence (se membro da família rotária) e finalize com o cargo que ocupa;
– Após a apresentação do Orador, solicite sempre do plenário uma salva de palmas;
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MODELO DE ABERTURA DE REUNIÃO - RECOMENDAÇÕES
– Quando de um evento maior, faça antecipadamente uma lista de pessoas (com nome e cargo) que provavelmente comparecerão a reunião;
– Caso haja a previsão de presença de autoridades que não façam parte da composição da mesa, é de bom tom, deixar lugares reservados, tais como cadeiras, filas ou mesas.
– Não confie na memória, aponte tudo que for necessário para a correta apresentação;
– Combinar previamente com o Orador e o Presidente o tempo de explanação e a forma de avisá-lo caso seja necessário;
– Nunca esquecer de detalhes básicos ao Orador, tais como: Som, Material de Apoio, Água etc.