prosesstyring som styringsverktøy kvalitetssystem og virksomhetsplan 22. januar 2009
DESCRIPTION
Prosesstyring som styringsverktøy Kvalitetssystem og Virksomhetsplan 22. Januar 2009 Aleksander Nikolic Organisasjons – og kvalitetssjef. Hvorfor denne innlegget?. Bakgrunn: - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Prosesstyring som styringsverktøy
Kvalitetssystem og Virksomhetsplan
22. Januar 2009
Aleksander Nikolic
Organisasjons – og kvalitetssjef
Hvorfor denne innlegget?
Bakgrunn:
• Deltaker i arbeidsgruppe som skulle planlegge og gjennomføre et "NPH/seminar om analyse- og planarbeid i private høyskoler"
• Diskusjon i arbeidsgruppen rundt rapporteringen til departementet
• Komplisert å rapportere• Utfordring å navigere seg på nettet for å ta ut riktige rapporteringskriterier• Uoversiktlig og komplisert struktur på nettet (hva er gjeldende?)
• Dobbeltarbeid• Bruker mye tid på å konvertere våre mål inn i departementets mal• En mal mest praktisk for departementet?
• Hva brukes rapporten til?• Hvem leser denne?• Fordeles statsstøtten på bakgrunn av denne eller studiepoengsproduksjon som
rapporteres gjennom studentdata til DBH?
• Hvorfor ikke levere inn det vi allerede har av rapporter?• Sektormålene er like de kriterier (NOKUT) og lovverk (UH-loven) vi allerede følger
• Spørsmål fra gruppen; Hvordan styrer vi?
• Mange ulike systemer som sikrer kvalitet i prosessene som gjennomføres på Markedshøyskolen
• Drifts- og rapporteringssystemer• Læringsplattform• Økonomisystem• Studentsystem• Markedsføringssystemer• Kundeoppfølgingssystemer• Kvalitetssystem
• Styringssystemer/verktøy• Kvalitetssystem• Virksomhetsplan
Hvordan styrer Markedshøyskolen?
1. Virksomhetsplanen
2. Kvalitetssystemet
Styringsverktøy ved Markedshøyskolen
De personlighetstrekk som vi ønsker at Markedshøyskolen skal identifisere seg med
Verdiene skal kjennetegne Markedshøyskolen i alt vi gjør
Hvem er Markedshøyskolen til for?
Hva skal Markedshøyskolen levere?
Hvilken posisjon har Markedshøyskolen og hvilken posisjon ønsker vi at Markedshøyskolen
skal ha? hvordan skal vi posisjonere oss? hva skal våre komparative fortrinn være? hvorfor
skal studentene velge oss?
Målene skal hjelpe oss med å nå visjonen
Målene forteller oss om vi er på rett vei
Hvilke mål skal vi ”jakte på” i kommende strategiperiode?
Hvordan skal vi nå målene våre? Vi utvikler strategier for hvert mål.
For å nå visjonen må vi velge; hva skal vi gjøre og hva skal vi ikke gjøre
Når valg er tatt må vi ta konsekvensen av valgene
Hva ønsker vi at Markedshøyskolen skal være?
Hva ønsker vi at Markedshøyskolen skal strekke seg mot?
Strategi for Markedshøyskolen
Misjon
Posisjon
Mål
Kjerneverdier
Visjon
Strategier
Mål kategoriseres inn i 4 perspektiver
Visjon
Strategisk plan
Student
ØkonomiMedarbeider
Interne prosesser
Student (perspektivet ser på oss gjennom studenten øyne. Det definerer hvordan vi skal skille oss fra konkurrentene for å kunne tiltrekke oss studenter. Hva skal våre fortrinn være?)
Interne prosesser (perspektivet beskriver prosessene og aktivitetene som er kritiske for å nå målene i kundeperspektivet og det finansielle perspektivet).
Økonomi/finans (det finansielle perspektivet skal si noe om hvilke økonomiske mål som må nås for å tilfredsstille virksomheten)
Medarbeider (perspektivet er fundamentet i virksomhetens fremtidige evne til å oppnå suksess).
Systematisering - styringskort
Perspektiv Hovedmål Strategi Styringsindikator Resultatmål Tiltak Hovedmål kategoriseres under perspektiv
Hovedmål for strategiperioden defineres.
Hvilke veivalg tar vi for å nå målet?
Hva skal vi måle på?
Et konkret og målbart mål som viser om vi er på rett vei.
Hvilke aktiviteter må gjennomføres for at vi klarer å nå målet?
Student Markedshøyskolen skal gjennom internasjonalisering bli en attraktiv institusjon å studere ved for nasjonale og internasjonale studenter.
Markedshøyskolen skal etablere nye utvekslingsavtaler.
Utvekslingsavtaler Markedshøyskolen skal innen 2009 ha etablert X antall avtaler med internasjonale universitet og høyskoler
Handlingsplan som beskrives i virksomhetsplan
Økonomi
Medarbeider
Interne prosesser
• Virksomhetsplanen tar utgangpunkt i høyskolens strategi og de strategiske mål som er etablert for strategiperioden
• Virksomhetsplanen gjelder for et år av gangen
• Alle mål og aktiviteter er kategorisert inn under de 4 perspektivene – student, økonomi, interne prosesser og medarbeider
• Planen gir en detaljert oversikt over hvilke aktiviteter som skal utføres i løpet av året og som skal sikre at etablerte mål nås
• Planen er utgangspunkt for budsjettprosessen
• Virksomhetsplanen skal tydelig vise for de ansatte de mål høyskolen har og hvilken retning den går for å nå disse
• Mål og aktiviteter i virksomhetsplanen vil bli fulgt opp gjennom året og evaluert og rapportert i slutten av året til høyskolen internt, konsernledelsen og til styret for Campus Kristiania
Virksomhetsplanen
1. Virksomhetsplanlegging
2. Kvalitetssystem
Styringsverktøy
Kort om systemet
Studentperspektivet til grunn for utformingen/design av systemet
• Med NOKUT`s krav om studentperspektivet i tankene opprettet høyskolen i felleskap en ”verdikjede” som bestod av alle møtepunkt studenten har med høyskolen og som påvirker studentens hverdag
• Møtepunktene ble definert som hovedprosesser i verdikjeden
• Kvalitetssystemet er et prosessbasert system bestående av en verdikjede, hovedprosesser, delprosesser, flytskjemaer med aktiviteter og prosedyre/rutine beskrivelser
• Klassisk kvalitetstankegang med planlegging – gjennomføring – evaluering – korrigering
• Systemet er et styringsverktøy for høyskolen gjennom delene: evaluering og korrigering
Målet med systemet - tredelt
1. Kvalitet i leveransen• Gjennom klart beskrevne prosesser, prosedyrer, roller og ansvarsforhold sørger systemet
for at studiekvaliteten blir mest mulig optimal for studenten.
2. Informasjon og opplæring• Systemet fungerer som et informasjonssystem som synliggjør hvilke prosesser høyskolen
ufører og slik sikrer en stabil kompetanse i organisasjonen, samt en forutsigbarhet for ansatte og studenter.
• Systemet skal aktivt benyttes i opplæringssammenheng og alle ansatte skal vite hvorfor oppgaven skal gjøres, hvordan oppgaven skal utføres og utføre denne riktig ved første forsøk.
3. Forbedringsarbeide og utvikling• Kvalitetssikringssystemet følger standard kvalitetstankegang• Inndelt fasene: planlegging, gjennomføring, evaluering og forbedring og følger hverandre
sekvensielt• Tilbakemeldinger i form av evalueringer og rapporter blir grunnlaget for en kontinuerlig
prosess der målet er en stadig forbedring av kvaliteten og en videre utvikling av høyskolen
Design på kvalitetssystemet
Systemets 4 faser
Forbedring
Evaluering
GjennomføringPlanlegging
Organisering
Opptak
Eksamen
UndervisningMarkedsføring
Studentinvolvering
Studentevaluering
Studentoppfølging
Drift
Mottak
ØkonomiPersonal
Bibliotek
Strategi
Utvalg og råd
Planlegging avundervisning
Resultater og rapportering
Forbedringsarbeide
$$
• Resultater og rapportering er dokumentasjonen som kommer ut av kvalitetssystemet.
• Dokumentasjonen gir høyskolen informasjon om hvordan de forskjellige prosessene utføres, om prosessene har oppnådd sine hensikter og om de har gjort dette tilfredsstillende i henhold til etablerte kvalitetsmål og strategiske mål
• Dokumentasjonen sikrer at ledelsen ved høyskolen får nødvendige tilbakemeldinger fra studenter og ansatte
• Kvalitetsrapporten – er styringsdokumentet som samler all dokumentasjon og blir grunnlag for handling, endring og forbedring
Kvalitetssystemet som styringsverktøy
1. Kvalitetssystemet – viser oss om vi utfører våre prosesser tilfredsstillende eller om det er behov for forbedringer/endringer1. Operasjonalisering av kvalitet
2. Virksomhetsplanen – viser oss om vi når våre mål eller ikke1. Operasjonalisering av strategi
3. I tillegg til disse forholder høyskolen seg til gjeldende kriterier og lovverk (NOKUT og Departementet)
UH - loven:§ 1-1. Lovens formål Denne lov har som formål å legge til rette for at universiteter og høyskoler a) tilbyr høyere utdanning på høyt internasjonalt nivå. b) utfører forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid på høyt internasjonalt nivå. c) formidler kunnskap om virksomheten og utbrer forståelse for prinsippet om faglig frihet og anvendelse av vitenskapelige og kunstneriske metoder og resultater, både i undervisningen av studenter, i egen virksomhet for øvrig og i
offentligforvaltning, kulturliv og næringsliv.
Styringsverktøy – oppsummert
Strategiprosess
Misjon og Visjon
Hovedmål fordelt på perspektiver
Strategier
Aktiviteter
Styringsparametre og resultatmål
Virksomhetsplanlegging som prosess
Planlegge aktiviteter
Kostnadsestimere
BudsjettereGjennomføring
Måloppnåelse
Budsjettprosess
Virksomhetsplanlegging
Budsjettforslag
Justering av budsjett
Budsjettoppfølging og prognoser
Godkjenning av budsjett
Kvalitetssystem som prosess
Planlegging
Gjennomføring
Evaluering
Korrigering
Samlet styringsprosess
Misjon - Visjon – Posisjon - Mål - StrategierStyringsindikatorer/måleparameter - Resultatmål
Aktiviteter - Budsjett
Planlegging
VirksomhetsplanKvalitetssystemBudsjett
Gjennomføring
KvalitetssystemStrategiVirksomhetsplan Korrigering
VirksomhetsplanKvalitetssystemBudsjettprognoser
Evaluering