Tugas Sistem Informasi Akuntansi

Analisis Proses Bisnis dalam Aplikasi Northwind Trader

S1 Akuntansi Alih Jenjang Star BPKP

Puspita Agustin YasaputriC1G014008

A. Proses Bisnis Northwind

Northwind Traders merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang jual beli makanan. Northwind Trader menggunakan aplikasi dengan database microsoft acces dalam melakukan proses bisnisnya.

Untuk memulai menggunakan aplikasi ini, hanya beberapa pegawai yang dapat mengakses aplikasi, yaitu:

No. Nama Jabatan1 Andrew Cencini Vice president sales2 Steven Thorpe Sales manager3 Laura Giussani Sales Coordinator4 Anne Hellung-Larsen Sales Representative5 Jan Kotas Sales Representative6 Mariya Sergienko Sales Representative7 Michael Neipper Sales Representative8 Nancy Freehafer Sales Representative9 Robert Zare Sales Representative

Gambar 1. Tampilan menu login

Setelah melakukan proses login, pegawai akan langsung masuk pada tampilan interface aplikasi seperti gambar 2 dibawah ini.

Page 2 of 13

Gambar 2. Tampilan interface aplikasi northwind trader

Dalam tampilan interface ini, pegawai yang melakukan login dapat langsung melihat active order dari pelanggan sehingga pegawai dapat langsung membuat invoice atas order tersebut. selain itu, pegawai juga dapat langsung melihat persediaan barang dagang yang sudah mencapai reorder poin/ pemesanan kembali sehingga pegawai dapat melakukan proses pembelian barang dagang kepada supplier.

1. Persediaan Barang dagang (Inventory)

Gambar 3. Tampilan Inventory List

Pada tahap ini dilakukan penatausahaan atas persediaan barang dagang. Pada gambar 3 diatas ditampilkan semua produk yang dijual oleh Norhtwind Trader. Untuk menambah produk dapat dilakukan melalui menu add product seperti gambar 4 dibawah ini.

Page 3 of 13

Gambar 4. Tampilan form input new product

Inventory list menampilkan informasi mengenai jumlah persediaan (total inventory), persediaan yang telah dipesan (allocated inventory), persediaan tersedia untuk dijual (available inventory), persediaan yang telah dilakukan pembelian (inventory due from supplier), batas minimum persediaan (target level), dan jumlah persediaan yang harus dilakukan reorder (quantity to reorder). Dengan adanya berbagai informasi mengenai persediaan seperti gambar diatas, perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengawasan atas persediaan. Kapan waktu yang tepat perusahaan harus melakukan pembelian barang dagang, sehingga ketika terdapat order dari pelanggan tidak ada persediaan yang habis. Jika jumlah produk (combined total) lebih kecil dari batas minimum persediaan (target level) maka bagian gudang/pengelola persediaan dapat mengajukan pembelian barang dagang ke bagian pembelian dengan menu purchase. Setelah menu purchase di-klik, maka secara otomatis masuk ke dalam list barang persediaan yang akan dilakukan pembelian (purchase order list).

2. Transaksi PembelianTransaksi pembelian dilakukan melalui menu add new purchase sehingga muncul tampilan purchase order seperti gambar 5 dibawah ini.

Gambar 5. Tampilan form purchase order

Untuk transaksi pembelian yang merupakan permintaan dari bagian gudang, akan secara otomatis masuk ke dalam purchase order list seperti gambar 6 dibawah ini. Dalam hal ini, bagian

Page 4 of 13

pembelian hanya melakukan persetujuan atas order pembelian tanpa melakukan proses input produk yang akan dibeli pada form purchase order.

Gambar 6. Tampilan purchase order

3. Pemasok (Supplier)Perusahaan memiliki database pemasok barang dagang yang menampilkan informasi mengenai pemasok, seperti data umum pemasok, produk yang dimiliki, serta data pembelian yang telah dilakukan. Untuk input pemasok baru dapat dilakukan dengan menu new supplier.

Gambar 7. Tampilan supplier list

Gambar 8. Tampilan informasi pemasok

Page 5 of 13

Gambar 9. Tampilan form input new supplier

4. Transaksi PenjualanTransaksi penjualan dilakukan melalui menu new costumer order sehingga muncul tampilan order seperti gambar 10 dibawah ini.

Gambar 10. Tampilan new costumer order

Ketika ada order dari costumer, bagian penjualan melakukan pengisian pada order form dengan mengisi nama costumer, alamat email costumer. Setelah itu bagian penjualan mengisi order details, shipping information, dan payment information seperti pada gambar 11 dibawah ini.

Page 6 of 13Gambar 11. Tampilan input costumer order

Setelah melakukan penginputan pada form costumer order dibuat invoice penjualan pada menu create invoice sehingga muncul invoice penjualan seperti gambar 12 dibawah ini.

Gambar 12. Tampilan invoice penjualan

5. Pelanggan (Costumer)

Untuk memudahkan perusahaan dalam menginput data pelanggan pada form costumer order, terdapat database pelanggan yang berisi informasi mengenai data umum pelanggan dan history atas penjualan kepada pelanggan tersebut. untuk menambah pelanggan baru dapat dilakukan dengan menu new costumer.

Gambar 13. Tampilan costumer list

Gambar 14. Tampilan informasi pelanggan

Page 7 of 13

6. Pengirim (Shippers)

Untuk memudahkan perusahaan dalam menginput data pengirim pada form costumer order, terdapat database pengirim (shippers) yang berisi informasi mengenai data umum pengirim. untuk menambah pengirim baru dapat dilakukan dengan menu new shippers.

Gambar 15. Tampilan shippers list

Gambar 16. Tampilan informasi pengirim

7. Pegawai (employee)

Pada aplikasi ini juga terdapat database pegawai yang berisi informasi umum pegawai dan

penjualan yang telah dilakukan. Untuk menambah data pegawai dilakukan pada menu new

employee.

Gambar 17. Tampilan list employee

Page 8 of 13

Gambar 18. Tampilan informasi pegawai

8. Laporan

1) Laporan Pemasok

Tampilan laporan pemasok dapat dilihat pada gambar 19 dibawah ini.

Gambar 19. Tampilan laporan pemasok

2) Laporan Pelanggan

Tampilan laporan pelanggan dapat dilihat pada gambar 20 dibawah ini.

Page 9 of 13

Gambar 20. Tampilan Laporan Pelanggan

3) Laporan Penjualan

Laporan penjualan dapat ditampilkan berdasarkan kategori, kota, pelanggan, pegawai, ataupun produk. Selain itu laporan penjualan dapat ditampilkan berdasarkan penjualan per bulannya, per triwulan dan pertahun, seperti gambar 21 dibawah ini.

Gambar 21. Tampilan pilihan laporan penjualan

Page 10 of 13

Page 11 of 13

Gambar 22. Tampilan laporan penjualan

4) Laporan Pegawai

Tampilan laporan pegawai dapat dilihat pada gambar 23 dibawah ini.

Page 12 of 13Gambar 23. Tampilan laporan pegawai

B. Manfaat dari Aplikasi Northwind TraderManfaat yang didapatkan dengan menggunakan aplikasi northwind trader dalam melakukan proses bisnisnya yaitu sebagai berikut:1. Memudahkan perusahaan dalam melaksanakan penatausahaan persediaan.2. Memudahkan perusahaan dalam melaksanakan proses pembelian kepada pemasok.3. Memudahkan perusahaan dalam melaksanakan penjualan kepada pelanggan.4. Laporan penjualan dapat setiap saat tersaji dalam laporan, dan dapat disajikan

dengan berbagai macam kategori.5. Data pemasok, pelanggan, pegawai tersimpan rapih di dalam aplikasi, sehingga

ketika perusahaan memerlukan data-data tersebut langsung dapat tersaji dalam bentuk laporan pemasok, pelanggan ataupun pegawai.

C. Kekurangan dari Aplikasi Northwind TraderKekurangan dari aplikasi northwind trader adalah sebagai berikut:1. Ketika masuk ke menu login, pegawai yang melakukan login tidak memasukan kata sandi

(password).2. Tidak terdapat laporan barang dagang yang telah dikirim oleh shippers.3. Pada penginputan data suppliers dan costumer terdapat input alamat email, namun dalam

laporan tidak disajikan.4. Pegawai dapat dengan mudah melakukan edit aplikasi melalui tabel ataupun query.5. Tidak terdapat proses akuntansi dalam aplikasi northwind trader.6. Tidak ada laporan pembelian.7. Dalam penginputan data pemasok maupun pelanggan, primary key (no. Id) otomatis muncul

ketika data pemasok atau pelanggan disimpan, sehingga memungkinkan dengan nomor id yang berbeda data pemasok/pelanggan sama (double input dengan id yang berbeda).

D. Saran Perbaikan untuk Aplikasi Northwind TraderSaran perbaikan atas kelemahan dari aplikasi northwind trader adalah sebagai berikut:1. Melengkapi menu login dengan kata sandi (password).2. Melengkapi pelaporan dengan laporan atas barang dagang yang telah dikirm oleh shippers.3. Menyajikan alamat email baik pada laporan suppliers maupun laporan costumers. 4. Pegawai hanya dapat mengakses aplikasi sesuai dengan bidangnya, sehingga pegawai tidak

bisa melakukan edit atas aplikasi.5. Melengkapi aplikasi dengan menambahkan proses akuntansinya.6. Melengkapi aplikasi dengan menambahkan laporan pembelian.7. Dalam penginputan data pemasok ataupun pelanggan, primary key (no.id) diinput secara

manual bersamaan dengan proses input data pelanggan/pemasok, sehingga tidak terdapat double entry/data ganda.

Page 13 of 13