propuesta de mejoras de los procesos administrativos usando bmm (modelado de negocios) en la pyme
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TEG Isis PiñaPROPUESTA DE MEJORAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOSUSANDO BMM (MODELADO DE NEGOCIOS) EN LA PYME. CASO:IMPORTADORA Y EXPORTADORA AYACUCHO C.A.TRANSCRIPT
PROPUESTA DE MEJORAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS USANDO BMM (MODELADO DE NEGOCIOS) EN LA PYME. CASO: IMPORTADORA Y
EXPORTADORA AYACUCHO C.A.
Autor: AdS Isis Beatriz PiñaTutor: Ing. Msc. Jorge Luis Guerrero
Barquisimeto, Junio 2011
Contenido
El Problema
Marco Teórico
Marco Metodológico
Presentación y Análisis de los Resultados
Diseño de la Propuesta
Conclusiones y Recomendaciones
Preguntas
AdS Isis Piña
El Problema
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Pyme
Trabajadores
Ventas Anuales
Pequeña Empresa: Trabajadores mayor a once(11) y menor a cincuenta (50)
Ventas anuales entre nueve miluna (9.001) UT y cien mil(100.000) U.T.
Mediana Empresa:Trabajadores mayor a cincuentay un (51) y menor a cien(100).
Ventas anuales entre cien miluna (100.001) U.T. ydoscientos cincuenta mil(250.000) U.T.
El Problema
Empirismo
Visión Crecimiento o Desarrollo
Estandarización y Formalización
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Tendencia Negativa
ImpactandoNegativamente
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Estandarización o formalización Comunicación
Modelado de Negocio Mejorar y estandarizar los procesos
El Problema
Facilita
Herramienta útil
Caso de estudioCrecimiento Acelerado Estandarización
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Modelado de Negocio (BMM)Objetivos TIC
El Problema
Origen del Problema, necesidad de:
ObjetivosGeneral
Desarrollar una propuesta para la mejora de los procesos administrativos usando BMM Modelado de Negocios para la Pyme Importadora y Exportadora Ayacucho C.A.
Específicos
Diagnosticar la situación actual
de la empresa en función a sus
procesos administrativos
de importación y su estructura organizativa
Definir misión, visión y los objetivos
generales y específicos y de la
empresa
Identificar las tecnologías y
reglas del negocio que regulan la ejecución del proceso de importación
Detallar las actividades y tareas que
intervienen en el proceso de
importación y en los procesos de
apoyo
Definir los recursos
requeridos para ejecutar el proceso de importación
Identificar los eventos internos y
externos asociados al proceso de
importación y sus procesos de
apoyo
Definir los diferentes actores que se encuentran
asignados al proceso de importación
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Formalización de los procesos, objetivos específicos, definición de la misión y visión, actividades, tareas y cargos
Modelado de Negocio (BMM)
Facilitar el cumplimiento correcto y eficiente de sus objetivos y estrategias
Obtener el máximo aprovechamiento de los recursos, en función al entorno dinámico y cambiante de la competitividad global
Logrando este estudio una gran relevancia en el ámbito organizacional
Justificación e Importancia
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AntecedentesIxcot (2006), desarrolló una Tesis de Grado, titulada “Rediseño Organizacional del ÁreaAdministrativa de una empresa productora de Cardamomo, (Universidad de San Carlos deGuatemala)”
Rangel (2007) presenta un trabajo titulado “Análisis comparativo de técnicas de obtención derequerimientos para el modulo de Facturación del aplicativo Gestasotf Hospitalario paraIMSALUD (Instituto Municipal de Salud de San José de Cúcuta)”
Montilva y Vázquez (2007), realizaron un proyecto sobre “Modelo de Negocios del Sistema deRegistro y Control de Bienes de la Universidad de los Andes”
Reyes (2007), trabajo titulado “Modelado empresarial, metodología para el rediseñoorganizacional y la automatización”, la Zona Libre Cultural, Científica y Tecnológica del estadoMérida (ZOLCCYT)
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Marco Teórico
Bases Teóricas
Organización Chiavenato (1987). Montero, Arcos y García (2007). Hall (1973)
Pymes González (1997). Sotomayor y Toribio (1999). Tewaire (1997)
Importancia de las Pymes Alonzo (2007). Arana (2007)
Tecnologías de Información y Comunicación Haag, Cummings y
MaCubbrey (2004). Tello (2007).Barrios (2009). Macau (2004)
Modelado de Negocio Ortín, García, Moros y Nicolás (2007). Eriksson & Penker
(2000). León y Asato (2009). Montilva y Barrios (2004)
Estandarización de Procesos Falconi (1992). Guevara (2008). Martínez
(2009). Davenport (2005)
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Bases Legales
Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación
Ley para la Promoción y Desarrollo de la
Pequeña y Mediana Industria
Ley Orgánica de Simplificación de Trámites
Administrativos
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Operacionalización de VariablesVariable Dimensión Sub-dimensión Indicadores
Desarrollo de una propuesta para la
mejora de los procesos
administrativos
Modelado de Negocio Captura y
Reprentación de los conceptos principales de la empresa y sus
relaciones según metodo BMM por Montilva y Barrios
(2004)
Definición del Modelo de Negocio Descripción de la empresa
Modelado de Objetivos
Visión de la empresa, que quiere llegar a ser
Misión de la empresa, que es actualmente
Objetivos deseados
Metas a futuro
Modelado de Reglas y Tecnologías
Reglas, Normas o Leyes que rigen a la empresa
Uso de correo electrónico interno
Uso de sistemas de información
Usos de otras tecnologías de infomación
Modelado de Procesos de NegocioProcesos Fundamentales
Procesos de Apoyo
Actividades y tareas realizadas
Modelado de Objetos del NegocioEntidades que intevienen para el logro de los objetivos
Recursos requeridos para el logro de los objetivos
Modelado de EventosEventos internos
Eventos externos
Modelado de Actores y UnidadesActores que participan en los procesos
Roles de los actores
Unidades que participan en los procesos
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Marco Metodológico
Tipo de Investigación
Población y Muestra
Diseño de la Investigación
Fases de la Investigación
Técnicas e Instrumentos de recolección de datos
Validez y Confiabilidad de los instrumentos
Técnicas de Procesamiento y Análisis de datos
De campo, tipo descriptiva
13 individuos
No Experimental
7 Fases
Observación directa, cuestionario y entrevista
Juicio expertos
Microsoft Excel 2007 Tablas estadísticas y gráficos tipo pastel
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Resultados Fase I. Diagnosticar la situación actual de la empresa en función a su proceso de importación y estructura organizativa
Levantamiento de información a través de la observación directa
Aplicación de un cuestionario a: empleados, gerentes y directivos y una entrevista a los gerentes y directivos de la empresa
Análisis y representación de la información obtenida de los instrumentos
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Resultados
31%
46%
23%
Conoce actualmente a dónde quiere llegar y cuáles son las metas a futuro de la empresa
Muy de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
Desacuerdo
Muy en desacuerdo
36%
21%
43%
Se conoce cuáles son los objetivos deseados de la empresa
Muy de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
Desacuerdo
Muy en desacuerdo
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Resultados
39%
46%
15%
Se utilizan dentro la empresa sistemas de información para el desarrollo de sus procesos
Muy de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
Desacuerdo
Muy en desacuerdo
69%
31%
Se conocen todas las actividades y tareas que se realizan a diario en la empresa
Muy de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
Desacuerdo
Muy en desacuerdo
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Diseño de la propuestaFase II. Definir visión, misión y los objetivos generales y específicos de la empresa
Visión: Importar y distribuir a nivel nacional gran variedad de
productos alimenticios y artículos del Agro, cumpliendo a cabalidad con todos los permisos requeridos por la ley, contando con un gran
equipo de trabajo capacitado para así ofrecer los mejores precios y la
mayor calidad de los productos, superando de esta manera las
expectativas de nuestros clientes y consumidores.
Misión: Ser una empresa de comercialización sólida,
competitiva y líder en el mercado nacional de productos alimenticios y agrícolas, que contribuya con el
mejoramiento de la calidad de vida de los consumidores y desarrollo
del país
Objetivos Generales:
n de alimentos y productos del Agro
Generar mayores utilidades anuales Incrementar la
rentabilidad de la empresa
Cumplir con todas las leyes y normas establecidas por el
Gobierno Nacional
n de los clientes
Objetivos Específicos:
Satisfacer la creciente demanda del mercado
n posible
pida y eficaz
n financiera de la empresa
n
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Fase III. Identificar las tecnologías y reglas del negocio queregulan la ejecución del proceso de importación
Diseño de la propuesta
Tecnologías de InformaciónLeyes
Reglamentos
Instructivos y Manuales
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Fase IV. Detallar las actividades y tareas que intervienen en elproceso de importación y en los procesos de apoyo
Objetivo del proceso
Fronteras
Actores
Diseño de la propuesta
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Diseño de la propuestaDiagrama General del Proceso
Diagrama General del Proceso de ImportaciónAdS Isis Piña
Diseño de la propuestaDiagrama de actividades
Diagrama de actividades Proceso de Importación
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Diseño de la propuestaProcedimiento
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Fase V. Definir los recursos que son requeridos para ejecutar el proceso de importación
Diseño de la propuesta
Humanos
Materiales
Técnicos
Financieros
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Fase VI. Identificar los eventos internos y externos asociadosal proceso de importación y sus procesos de apoyo
Diagrama de evento Solicitud de factura Proforma
Diseño de la propuesta
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Fase VII. Definir los diferentes actores que se encuentran asignadosal proceso de importación
Descripción de Cargos
Diseño de la propuesta
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Propuesta de la estructura organizativa
Organigrama Jerárquico propuesto para la empresa Importadora y Exportadora Ayacucho C.A
Diseño de la propuesta
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ConclusionesEl personal que labora en la empresa posee conocimientos claros aunque generalessobre qué es actualmente la empresa
Desconocimiento de las metas de la empresa, cuales son sus objetivos específicos,los recursos necesarios para el logro de estos objetivos y los procesos de apoyo
Los procesos internos se ejecutan mediante procedimientos informales, no existeningún tipo de estandarización
No existe ningún manual que los defina formalmente y a la vez especifique cualesson estas actividades y/o tareas que responde cada persona según su cargo
No se ha establecido formalmente la estructura organizativa actual
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Conclusiones
Sobre las leyes y reglamentos que rigen la empresa existe ciertodesconocimiento por parte de su personal
En cuanto a las Tecnologías de Información, la empresa cuenta con conexión ainternet, además poseen un sistema Administrativo Automatizado.
Solo el personal de la alta gerencia tiene conocimiento general, amplio ydetallado hacia donde se dirige la empresa y qué es actualmente, toda estainformación no se ha dado a conocer con exactitud y de manera formal a todo elpersonal que labora en la empresa
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Recomendaciones
Implementar el desarrollo un sitio Web para la empresa que permita mejorar suimagen corporativa
Adquirir un correo corporativo con nombre y dominio propio
Aplicar mejoras internas en la empresa formalizando sus procesos, mediante lapropuesta desarrollada para esta investigación
Dar a conocer a todo el personal de la empresa la formalización de los procesos, lapuesta en marcha de la nueva estructura organizativa y la definición detallada delos cargos que intervienen en los procesos
Integrar al sistema administrativo automatizado un modulo para la gestión yseguimiento del proceso de importación
Muchas Gracias por su atención
Preguntas