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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNADEscuela de Ciencias Básicas, Tecnología e IngenieríaProyecto de Grado (Ing. de Sistemas) - Trabajo Colaborativo 3
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
CURSO: PROYECTO DE GRADO (ING. DE SISTEMAS)
MEJORAS EN LAS ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS Y TECNOLÓGICAS
PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN LOS PROYECTOS DE
SERVICIOS Y SEGURIDAD EN LA NUBE
PRESENTADO POR:
ALEXANDER CANTILLO MENDOZA
PEDRO ANTONIO ORDOÑEZ
NELSON YESSY LÓPEZ
LEIDY CAROL PEÑALOZA
GRUPO COLABORATIVO:
201014_6
TUTOR:
WILMAR LIBERTO COPETE
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNADCOLOMBIAJUNIO 2016
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INDICE ESQUEMATICO
ANTECEDENTES.............................................................................................................................3
PROPÓSITO U OBJETIVO DEL ESTUDIO....................................................................................5
Objetivo General............................................................................................................................5
Objetivos Específicos.....................................................................................................................5
LÍMITES DEL ESTUDIO.........................................................................................................................7
Marco Teórico................................................................................................................................7
Marco Práctico...............................................................................................................................7
Tipo de estudio..........................................................................................................................7
Hipótesis....................................................................................................................................8
Universo y Muestra...................................................................................................................8
JUSTIFICACIÓN..............................................................................................................................9
APORTACIÓN A LA CARRERA..................................................................................................10
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.........................................................................................................11
Tipo de Investigación....................................................................................................................11
Metodología.................................................................................................................................11
Potenciales colaboradores para el proyecto de Investigación.....................................................12
Tiempo de ejecución del proyecto de investigación....................................................................12
Técnica de recolección de datos..................................................................................................12
DEFINICIÓN DE LOS TÉRMINOS...............................................................................................14
SUPUESTOS Y ESPECTATIVAS..................................................................................................17
Supuestos.....................................................................................................................................17
Expectativas.................................................................................................................................17
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................................19
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ANTECEDENTES
En la actualidad diferentes compañías perciben contar con soluciones tecnológicas y
servicio de asistencias en Cloud services, tales como:
Almacenamiento de datos
Internet
Consultorías
Implementaciones
Migración
Capacitaciones
Soporte técnico
Asesorías especializadas en seguridad informática
Que le permiten tener nuevos accesos para los clientes, presencia en nuevos mercados
nacionales e internacionales, información importante de la empresa disponible en todo
momento, integración de portales con demás servicios on line, para para las empresas que
prestan éste tipo de soluciones, es prioritario que cuenten con metodologías claras y un
personal especializado, que ayude en el buen desempeño a la hora de llevar a cabo
procedimientos eficientes y de calidad, con el propósito de presentar productos y servicios
tecnológicos seguros y confiables para satisfacer y resolver las necesidades de sus clientes
y posibles prospectos. Esto ha permitido que las que lo aplican se posicionen día a día en un
mercado más globalizado.
Servicios y Seguridad en La Nube es una empresas que trabaja en proyectos para
desarrollo de soporte y service desk en general, adicionalmente somos integradores de
tecnología y buscamos ser socios tecnológicos estratégicos, nuestras sedes se encuentran
ubicadas en la ciudad de Barranquilla y contamos con una sede en la ciudad de Pasto, cada
día se esfuerza para ser competitiva y crecer en el mercado, lo que ha hecho que tenga
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importantes clientes a los que debe entregar resultados óptimos y para lo cual es consciente
debe trabajar. Es por esto que no pretende limitarse a cumplir solamente con los
requerimientos actuales de sus clientes, prevé realizar mayores modificaciones a sus
procesos internos para contar con sistemas seguros y servicios de alta calidad, buscando la
entera satisfacción de todos sus clientes en el desarrollo de sus proyectos. Su visión se
enfoca en ser una compañía líder a nivel nacional que evoluciona con el cambio de las
tecnologías y las necesidades del mercado actual. De esta manera se intenta lograr que los
clientes vean como un aliado estratégico para la solución de sus requerimientos y no un
simple proveedor de productos y servicios.
Por tanto nuestro portafolio de servicios incluye:
Asistencia remota para resolución de problemas que se puedan manejar por
este medio
Instalación y configuración de servidores
Configuración de dispositivos de cómputos e impresoras.
Instalación de software empresarial.
Actualizaciones de software
Capacitación a usuarios
Soporte técnico
Asesorías especializadas en seguridad informática
Servicios en la nube
Aseguramiento de información mediante Backups programados
Migración de datos
Integración de servicios webs.
Con estas soluciones y servicios pretende incursionar en los sectores de educación,
Gobierno, seguros y alimentos y servicios.
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PROPÓSITO U OBJETIVO DEL ESTUDIO
El propósito del siguiente proyecto de investigación es encontrar soluciones y técnicas que
optimice la metodología de trabajo que se lleva a cabo actualmente en el área de
implementación y soporte de Servicios y Seguridad en la Nube para que sus productos y
servicios sean de calidad y sean de entera satisfacción para sus clientes.
Objetivo GeneralProponer una estrategia metodológica y tecnológica al área de Soporte e implantación de
Servicios y Seguridad en la Nube que nos permita hacer uso de procesos más eficientes y
más productivos, a la hora de llevar a cabo un proyecto para cualquiera de sus clientes
actuales y prospectos.
Objetivos Específicos
- Analizar las referencias bibliográficas que cuenten con información teórica y
práctica sobre los temas a tratar que ayuden con la solución a la problemática de la
empresa.
- Obtener información del perfil, personal del área de soporte e implantación,
desarrollo, metodología de administración y calidad, junto con la herramienta
tecnológica que maneja la empresa.
- Analizar datos característicos del área de soporte e implantación de la empresa que
permitan identificar de forma precisa las fallas y dificultades en la ejecución y
producción de sus proyectos.
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- Identificar los cargos y funciones del grupo de trabajo con que cuenta el área de
soporte e implantación de la empresa.
- Identificar el esquema actual de los procedimientos que siguen para la ejecución de
un proyecto.
- Diseñar un cambio estratégico de los procedimientos de trabajo en el área de
implantación y soporte de la empresa basados en las falencias encontradas.
- Implementar una solución tecnológica de fácil acceso y manejo como complemento
del cambio estratégico en los procedimientos de trabajo.
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LÍMITES DEL ESTUDIO
Marco Teórico
Servicios y Seguridad en la Nube es una compañía pequeña pero que día a día gracias a la
calidad de sus productos se está consolidando en el área de se hace necesario optimizar al
máximo los limitados recursos con los que cuenta la Organización. El punto crítico se
presenta en el área de desarrollo de la compañía, en donde se evidencian periodos de ocio
seguidos de extensas y agotadoras jornadas para poder cumplir con los cronogramas
establecidos de cara al cliente. Esta situación desencadena una serie de reacciones que
afectan no solo a la organización, sino también la calidad de vida de los colaboradores,
pues dejan de compartir tiempo con sus familias y pueden presentar cuadros de estrés por la
carga laboral. A nivel de la organización, se incrementan los costos de los productos pues
se le deben presupuestar los tiempos muertos de los programadores y la mala planeación de
las actividades.
Por otra parte, se ha evidenciado que se requiere ajustar la estructura organizacional con el
fin de facilitar el flujo de los procesos y los procedimientos establecidos en la compañía, así
como también se deben establecer unos Acuerdos de Servicios al interior de la compañía
para garantizar que toda la cadena cuente permanentemente con actividades asignadas.
Marco Práctico
Tipo de estudioTeniendo en cuenta las falencias encontradas en Servicios y Seguridad en la Nube en
cuanto al manejo del tiempo se refieren, apoyaremos nuestra investigación en Clockin
IT una herramienta libre diseñada para realizar seguimiento a actividades y el tiempo
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invertido en cada una. Vamos a adoptar un enfoque Sistémico con el cual podamos
determinar el antes y el después del proyecto así como las relaciones que existen entre las
diferentes áreas de la compañía y los efectos en cadena que la intervención genere.
HipótesisActualmente se evidencian muchos tiempos muertos en el desarrollo de un proyecto para el
equipo de Soporte e implantación. Se requiere optimizar los procesos para evitar estas
situaciones que incrementan los costos y reducen el margen de utilidad de la compañía.
Universo y MuestraEl universo de los datos es el Departamento de Desarrollo de Servicios y Seguridad en la
Nube, la muestra que tomaremos para realizar la investigación la obtendremos de una
Herramienta que nos permite medir las actividades ejecutadas y el tiempo invertido en cada
una de ellas. Sería oportuno realizar esta recolección en un periodo mínimo de 30 días
durante los cuales se presenten las situaciones descritas anteriormente. Así mismo, analizar
las entradas y salidas del proceso para sincronizar dichas actividades con otras áreas de la
compañía.
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JUSTIFICACIÓN
Para una empresa moderna y que brinde soluciones tecnológicas, el tener un equipo de
trabajo especializado junto con un proceso o metodología bien definida, que dé seguimiento
y cumplimiento a cada una de las fases que componen el ciclo de un proyecto es
fundamental, puesto que sin lugar a dudas ayudaran en la productividad y reducción a
errores de los productos y servicios a brindar, lo que hace que el ambiente laboral sea
tranquilo y el nivel de confianza y satisfacción de sus clientes vayan en continuo aumento.
Un punto importante en las empresas de outsourcing informático en general es que tomen
conciencia de la importancia que es tener una estructura organizacional sólida, con
metodologías de trabajo altamente calificados, aplicando procesos de calidad, pues de esto
dependerá el éxito y crecimiento frente al mercado.
En base a esto, el área de desarrollo de Servicios y Seguridad en la Nube tiene la
necesidad de hacer cambios en los procesos y metodologías que actualmente llevan a cabo,
porque internamente han identificado una falta de planeación y de organización a la hora de
ejecutar e implementar sus productos y servicios, lo cual se ha visto reflejado en la demora
en los tiempos de respuesta, cambios de última hora, sobrecarga de funciones de alguno de
sus trabajadores y clientes no tan satisfechos.
Es por esto que con el presente proyecto de investigación y la propuesta que se incluye
busca diseñar mejoras en las estrategias metodológicas y tecnológicas para la optimización
de sus procesos en los proyectos que llevan a cabo en el área de desarrollo, siendo ésta el
área más importante de la empresa puesto que todo producto y servicio solicitado depende
de ella.
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APORTACIÓN A LA CARRERA
Como estudiantes y próximos en graduarnos de la carrera de Ingeniería de Sistemas, con la
siguiente propuesta se estaría profundizando la forma de hacer un diagnóstico en una
organización de soluciones outsourcing o en un área específica de ella y de esta manera
diseñar y establecer soluciones óptimas de acuerdo a las necesidades y problemas con la
ayuda de herramientas metodológicas y tecnológicas establecidas en el mercado.
Por lo tanto el aporte que podemos dar a los estudiantes de la carrera, va relacionado con la
generación de conocimientos o mejoras a las metodologías que se pueden usar en empresas
prestadoras de servicios de soportes en línea (Cloud Services).
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DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Tipo de Investigación
El estudio que se pretende utilizar para el desarrollo de la presente propuesta se hará como
una investigación no experimental de tipo aplicado, ya que no se pretende manipular
deliberadamente las actuales variables del estudio, pero si se quiere plantear una alternativa
de solución al problema que presenta la empresa Servicios y Seguridad en la Nube con
base en los avances y resultados que existen actualmente.
Además éste proyecto se basará en la Investigación Aplicada Tecnológica, ya que se dará
uso de herramientas de software ya existentes que ayudarán para el caso de Servicios y
Seguridad en la Nube a llevar un control y seguimientos de sus proyectos internos, así
mismo se aplicarán técnicas de mejoras para sus procesos a la hora de llevar a cabo todas
las actividades a realizar en su grupo de trabajo y de esta manera lograr resultados positivos
y clientes satisfechos con los productos y servicios entregados.
MetodologíaPara ejecutar la metodología y cumplir con el objetivo de la presente investigación se
pretende ejecutar los siguientes pasos:
- Analizar las referencias Bibliográficas y documentos técnicos que refieren a las
metodologías, procedimientos y herramientas tecnológicas para llevar a cabo el
ciclo de vida de los proyectos en las áreas de Desarrollo.
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- Realizar un levantamiento de información en el área de Desarrollo sobre la
metodología de trabajo que se usa actualmente.
- Analizar los datos característicos de la metodología de trabajo usada actualmente
para identificar cuales procesos cumplen y cuales no con respecto a las fases del
ciclo de un proyecto.
- Diseñar la estrategia metodológica como propuesta para darle uso en el área de
Desarrollo para la optimización de sus procesos en los proyectos.
- Proponer y probar una herramienta tecnológica robusta y de fácil manejo que
complemente la estrategia metodológica.
- Ejecutar el plan estratégico para dar respuesta a la problemática planteada en el área
de Desarrollo.
Potenciales colaboradores para el proyecto de Investigación
Los potenciales colaboradores estimados que serán de gran apoyo y muy importantes para
que pueda darse ésta investigación serán los empleados y colaboradores profesionales del
área de Servicios y Seguridad en la Nube. junto con el equipo de apoyo de la Universidad
Nacional Abierta y a Distancia – UNAD.
Tiempo de ejecución del proyecto de investigaciónEl tiempo máximo estimado para el desarrollo de la metodología del presente proyecto de
investigación luego de su aprobación son de 6 meses con el asesoramiento y
acompañamiento de un profesional especializado de la Universidad UNAD que nos guíe en
la construcción del mismo.
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Técnica de recolección de datosLa técnica a usar para obtener información veraz y completa de la empresa que ayude en la
ejecución de la presente investigación es la de la entrevista a través una previa captura de
información de la metodología y procesos que sigue actualmente el área de talento humano
de Servicios y Seguridad en la Nube en la ejecución de sus proyectos, buscando
diagnosticar las fallas e inconsistencias que tienen éstos en sus procedimientos, su
estructura organizacional del área y herramientas tecnológicas. Se hará un intercambio de
información entre el integrante del grupo investigativo y un integrante de la empresa que
tenga acceso y conozca en detalle información de la empresa y del área de Soporte e
implantación.
El levantamiento de información tendrá en cuenta analizar y documentar los siguientes
puntos:
1. El perfil de la Empresa: Aquí se buscará obtener los datos de la empresa que tienen
que ver con: Visión, Misión, productos y servicios que ofrecen, Sector económico,
tipo de mercado, ventas, entre otras.
2. Recurso humano del área de Desarrollo o Sistemas: Obtener información del equipo
de trabajo que hace parte del área de Desarrollo y el que permite llevar cabo la
ejecución del proyecto para la satisfacción del cliente. Para esto se indagará sobre
las funciones del personal que conforma el equipo de trabajo, su área de formación,
experiencia en años y certificaciones.
3. Proceso de Gerencia de Proyecto: Se obtendrá información sobre los
procedimientos que manejan al momento de dirigir, dar seguimiento y control a
cada una de las actividades realizadas por el equipo de trabajo y el manejo de
herramientas tecnológicas que ayuden en llevar una administración del tema.
4. Proceso de calidad en los procesos actuales: Se obtendrá información sobre las
etapas que se ejecutan durante el desarrollo del producto, el sistema de gestión de
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seguridad de la información que manejan, pruebas de los desarrollos realizados,
modelos de calidad conocidos por la empresa, entre otros.
5. Herramientas Tecnológicas: Se obtendrá información sobre la existencia de
herramientas tecnológicas para la automatización y administración del seguimiento
del proyecto a nivel general.
DEFINICIÓN DE LOS TÉRMINOS
- Estructura Organizacional: Corresponde a la organización jerárquica de
subordinaciones dentro de una entidad o áreas de ella, donde a través de cargos y
responsabilidades definidos, trabajan en equipo para desarrollar y alcanzar de forma
óptima las metas y objetivos de la empresa.
- Metodología de desarrollo de Software: Son un conjunto de técnicas y procedimientos
documentadas que dan dirección para el buen manejo de un desarrollo de producto de
Software.
- Ciclo de vida de un Proyecto: Son las fases en las que se divide un proyecto y las cuáles
conectan su inicio hasta su fin.
- Gestión de Proyectos: Es la disciplina de planear, organizar, motivar y controlar los
recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos dentro de una organización
y aplicada a todas sus áreas.
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- Planeación: Es el proceso donde se formula el estado futuro para una organización o los
proyectos de una empresa. Con base en éste, se plantea acciones para definir los
mecanismos adecuados a seguir para lograr la satisfacción en los objetivos propuestos
de la organización o del proyecto a trabajar.
- Sistema Operativo: Conjunto de órdenes y programas que controlan los procesos
básicos de una computadora y permiten el funcionamiento de otros programas.
- Conectividad es la capacidad de un dispositivo (ordenador personal, periféricoPDA,
móvil, robot, electrodoméstico,automóvil, etc.) de poder ser conectado, generalmente a
un ordenador personal u otro dispositivo electrónico, sin la necesidad de un ordenador,
es decir en forma autónoma.
- Rol es un término que proviene del inglés role, que a su vez deriva del francés rôle. El
concepto está vinculado a la función o papel que cumple alguien o algo.
- Permisos: Los permisos son reglas asociadas a los objetos de un equipo o red, como
archivos y carpetas. Los permisos determinan si se puede obtener acceso a un objeto y
lo que se puede hacer con él. Por ejemplo, puede tener acceso a un documento en una
carpeta compartida de una red. Y aunque pueda leer el documento, es posible que no
tenga permisos para modificarlo.
- La seguridad informática, también conocida como ciberseguridad o seguridad de
tecnologías de la información, es el área de la informática que se enfoca en la
protección de la infraestructura computacional y todo lo relacionado con esta y,
especialmente, la información contenida o circulante, La seguridad informática se
dedica principalmente a proteger la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad
de la información,
- Requerimientos Funcionales: Son las características de los servicios y funcionamiento
con los que debe contar el sistema que se requiere. Éstos deben ser plasmados en un
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documento donde quede muy bien explicado y sirva de guía para el desarrollo del
mismo.
- Ingeniero/Asistente de Soporte: Su función es brindar apoyo a las áreas de negocio,
clientes y proveedores, con el fin de mantener los diferentes sistemas en
funcionamiento normal. Proveer soporte y capacitación acerca del funcionamiento
de las diferentes herramientas de usuario final, software básico y hardware.
- Líder de Proyectos: Es la persona dentro de una organización o área que se encarga de
planear, dirigir y dar seguimiento a las actividades de un proyecto para garantizar el
buen desarrollo con calidad del producto o servicio que se esté implementando.
- Analista Funcional: En el desarrollo de un Software o sistema de información, es la
persona de obtener los Requerimientos Funcionales a las partes interesadas (clientes)
- Analista de Calidad: En el desarrollo de un Software o sistema de información, es la
persona encargada de realizar las pruebas de productos de software con una mayor
profundidad y detalle para diagnosticar los posibles problemas y dar recomendaciones
antes de ser implementados y entregados al cliente.
- Software Libre: Es la denominación que se le da a un software que respeta la libertad de
los usuarios y la comunidad, teniendo ellos la libertad de usar, copiar, modificar,
estudiar y mejorar el software.
- Diagramas de flujo: Es una representación gráfica de un proceso, donde representado
por símbolos se evidencia cada actividad o paso que debe ejecutar cada integrante del
grupo.
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SUPUESTOS Y ESPECTATIVAS
SupuestosLos supuestos que se tienen para el desarrollo del presente proyecto de investigación son:
- La empresa Servicios y Seguridad en la Nube se encuentra en total disposición de
suministrar toda la información que se requiera para la elaboración satisfactoria del
presente proyecto de investigación.
Expectativas
Se espera que al proponer a la empresa Servicios y Seguridad en la Nube a través de éste
proyecto de investigación, se obtenga una mejora en sus procesos metodológicos y
tecnológicos en el área de Implantación y Soporte y Desarrollo, éstos al momento de ser
implementados y ejecutados ayuden a:
- Llevar a cabo procedimientos claros, representados a través de diagramas de flujos,
que debe ejecutar el equipo de trabajo en el ciclo de vida de los proyectos
manejados y los que están por venir.
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- Optimizar el organigrama que conforma el equipo de trabajo, mejorando la
definición de cargos, responsabilidades y funciones, donde estos sean claros y se
ejerzan de acuerdo a la especialización que tiene cada integrante.
- Implementar una herramienta tecnológica que permita llevar la administración y
control real de los diferentes proyectos, manejado por el líder o gerente de proyecto
establecido previamente en el nuevo organigrama de la empresa.
- Controlar y medir los procesos críticos de los proyectos, reduciendo los costos
operativos con el aumento de personal especializado.
- Aumento de la productividad de la empresa y satisfacción de los clientes en los
productos y servicios adquiridos.
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BIBLIOGRAFÍA.
Bilib. Soluciones tecnológicas para las empresas. Recuperado el 12 de mayo de 2015 en: http://www.bilib.es/recursos/articulos-tecnologicos/articulo-tecnologico/doc/10-soluciones-tecnologicas-imprescindibles-para-tu-empresa/
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LOOGIC (2008), ClockingIt, un sencillo pero completo software de gestión de proyectos. Recuperado el 4 de abril de 2005 en: http://loogic.com/clockingit-un-sencillo-pero- completo-software-de-gestion-de-proyectos/
Material de apoyo Momento II (2015). Recuperado de la plataforma de la Universidad del curso Proyecto de Grado (Ing. De Sistemas).
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Sampieri, R., Fernandez, C., Baptista P. (2004), Metodología de la Investigación. Tercera Edición. Impreso en Chile. Editorial McGraw-Hill Interamericana.