p.r.o.p.o.s.a.l sistem informasi akademik · pdf filetulis kantor (atk). ... gambar tabel data...

P.R.O.P.O.S.A.L SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Proposal Sistem Informasi Akademik

Suteki IT Solutions

of 23

Head Office : Jl. Sarijadi Raya No. 52

Sukasari, Bandung Jawa Barat

Telp. 022 -2010576

Email : [email protected] http://www.suteki.co.id


Suteki IT Solutions

of 23

DAFTAR ISI :: DAFTAR ISI 3

:: PENDAHULUAN 4

:: SEKILAS TENTANG SI AKADEMIK 4

:: KEUNGGULAN SI AKADEMIK 5

:: FITUR SI AKADEMIK 8

:: LAYANAN SUTEKI 21

:: PENGGUNA SOFTWARE SUTEKI 22

:: CONTACT SUTEKI 23


Suteki IT Solutions

of 23

Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kinerja suatu

organisasi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses

otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga

menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan

sebuah sistem yang terintegrasi .

Pemanfaatan teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat

ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting

dalam mendukung upaya menciptakan sistem perusahaan/organisasi yang

terkendali, efisien dan kompetitif.

Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi

kebutuhan Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan

yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas layanan, daya

saing serta kualitas SDM yang dihasilkannya.

Pengembangan Sistem Informasi Akademik dilakukan secara kontinu dan

intensif, mengikuti perkembangan teknologi dan kebutuhan mendasar

perguruan tinggi, sehingga kemampuan Sistem Informasi Akademik akan terus

meningkat.

Teknologi

informasi menjadi

kebutuhan yang tak

dapat ditawar lagi,

karena ketersediaan

informasi yang

terintegrasi makin

penting dalam

mendukung upaya

menciptakan sistem

perusahaan/organisa

si yang efisien dan

kompetitif.

Pendahuluan

Sekilas tentang Sistem Informasi Akademik


Suteki IT Solutions

of 23

Sistem Informasi Akademik dapat membantu Anda dalam pengelolaan

data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta

administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan

dengan bantuan Software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan

biaya operasional.

Sistem Informasi Akademik juga telah disesuaikan dengan kebutuhan

pembuatan laporan Perguruan Tinggi, diantaranya pembuatan laporan

EPSBED SK-034 (Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) yang

diserahkan kepada DIKTI setiap semester serta SK-108 untuk perpanjangan

izin program studi secara OTOMATIS

1. User Friendly Disain tampilan dan menu-menu yang mudah dioperasikan dengan

tidak menghilangkan informasi penting yang ingin disampaikan.

2. Sesuai dengan kebutuhan Perguruan Tinggi

SI AKADEMIK dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan sistem

akademik pada Perguruan Tinggi seperti sistem pengambilan mata kuliah,

format transkrip nilai, pengelolaan data mahasiswa dan dosen, pengelolaan

program studi dan lain-lain.

3. Kompatibel dengan laporan DIKTI (SK-034)

SI AKADEMIK dapat mengakomodir kebutuhan pembuatan laporan

EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) sk-034 dari

DIKTI. Sehingga laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan

cepat dan akurat karena diambil dari ‘transaksi’ kegiatan harian instansi

Anda.

4. Kompatibel dengan laporan DIKTI (SK-108)

SI AKADEMIK dapat

mengakomodir kebutuhan

pembuatan laporan

EPSBED (Evaluasi Program

Studi Berbasiskan Evaluasi

Diri) sk-034 dari DIKTI.

Sehingga laporan ke DIKTI

setiap semester dapat

dibuat dengan cepat karena

diambil dari ‘transaksi’

kegiatan harian.

Keunggulan Sistem Informasi Akademik


Suteki IT Solutions

of 23

SK-108 diperlukan sebagai syarat untuk perpanjangan izin program studi.

Dengan bantuan SI Akademik, Anda tidak perlu lagi repot membuat laporan

yang harus diserahkan setiap 2 tahun ini.

5. Menekan Biaya Operasional

SI Akademik terbukti efektif memangkas biaya operasional pengelolaan

data akademik terutama dalam hal efektifitas kerja dan biaya untuk alat

tulis kantor (ATK).

6. Berbasis Web/Jaringan

SI Akademik dapat digunakan dalam sebuah jaringan lokal (LAN)

maupun internet sehingga memudahkan koordinasi dan efektif kerja.

7. Bebas biaya lisensi untuk komputer client

Biaya lisensi software hanya dikenakan pada komputer server. User

berhak/dibebaskan menggunakan komputer client tanpa dibebani biaya

tambahan, berapapun jumlah komputer client yang digunakan.

8. Dikembangkan secara kontinue dan konsisten

SI AKADEMIK dikembangkan secara berkesinambungan dan konsisten

demi meningkatkan kemampuannya terutama dalam penyesuaian dengan

versi terbaru dari sistem laporan ke DIKTI.

9. Perbaikan Bug/Error jarak jauh

Suteki menjamin bug program (jika Anda temukan) akan kami tangani

dan perbaiki dengan segera, walaupun lokasi instansi Anda jauh dari

kantor pusat kami (Bandung). Update perbaikan bug akan segera kami

upload ke website Suteki. Karena itu relasi-relasi Suteki yang tersebar di

seluruh Indonesia tetap nyaman menggunakan sofware-software

Suteki.

10. Fiturnya Lengkap

Data Badan Hukum dan Perguruan Tinggi

Data [Fakultas – Departemen - Program studi]

Data Dosen, Mahasiswa dan Alumni

Biaya lisensi software

hanya dikenakan pada

komputer server. User

berhak/dibebaskan

menggunakan komputer

client tanpa dibebani biaya

tambahan, berapapun

jumlah komputer client

yang digunakan.


Suteki IT Solutions

of 23

Data Mata Kuliah dan Kurikulum

Data Dosen Pengajar Mata Kuliah

Data Komponen Nilai Mata Kuliah

Data Nilai Mahasiswa

Transkrip Nilai

Semester Pendek

Konversi Nilai Mata Kuliah

Keuangan Mahasiswa

Bahan Kuliah dan Tugas Kuliah

Data Referensi DIKTI

Migrasi Data ke Laporan EPSBED (SK-034 DIKTI)

Migrasi Data ke Laporan SK-108 DIKTI

Back up Data

KRS Online

Dan data penunjang lainnya


Suteki IT Solutions

of 23

F I T U R Sistem Informasi AKADEMIK

Gambar halaman depan SI Akademik

1. Badan Hukum/Perguruan Tinggi

Gambar form data badan hukum

2. Data [Fakultas-Jurusan-Program Studi]

User SI Akademik terdiri dari Pegawai, Dosen dan Mahasiswa yang masing-masing hanya dapat mengakses SI Akademik sesuai status user tersebut.


Suteki IT Solutions

of 23

Fitur ini digunakan untuk mengelola informasi fakultas, jurusan dan program

studi yang terdapat pada Perguruan Tinggi.

Gambar tabel data program studi

Melalui menu ini, staf administrasi dapat mengolah data fakultas, jurusan dan

program studi yang mencakup:

1. Entri data

2. Update data

3. Pencarian data

4. Cetak data hasil pencarian

Data yang dimasukkan melalui menu ini berkaitan dengan data lain yang ada

pada program SI Akademik secara keseluruhan.

3. Data Dosen

Data dosen berguna untuk mengelola informasi staf pengajar/dosen pada

Perguruan Tinggi tersebut.

Gambar tabel update data dosen

Informasi tentang data dosen terdiri atas:

1. Biodata

2. Aktivitas Mengajar

3. Dosen keluar/cuti/studi lanjut

4. Riwayat pendidikan

Proses pendataan

mahasiswa, dosen dan

data Perguruan Tinggi

terstruktur secara

sistematis sehingga cukup

dengan sekali

memasukkan data, data

tersebut dapat digunakan

untuk berbagai keperluan

SI Akademik .


Suteki IT Solutions

of 23

5. Publikasi

Data dosen yang dimasukkan melalui menu ini berkaitan dengan data lain yang

ada pada program SI Akademik, terutama pada dosen pengajar mata kuliah,

pemberian nilai dan lain-lain.

4. Data Mahasiswa

Menu mahasiswa ditujukan untuk mengarsipkan informasi secara lengkap dan

digital mengenai Program studi, Angkatan, Dosen Wali, NIM, Nama, foto,

Alamat, Tempat tanggal lahir, asal sekolah, Status (DO, Kuliah, cuti, libur),

Dosen pembimbing dan data penting lainnya tentang mahasiswa.

Gambar tabel update data mahasiswa

Data mahasiswa yang dimasukkan melalui menu ini berkaitan dengan data lain

yang ada pada program SI Akademik, terutama pada fitur-fitur yang terdapat

pada menu nilai dan pengambilan mata kuliah.

Informasi data mahasiswa terdiri atas:

1. Biodata

2. Aktivitas Kuliah*

3. Nilai Semester*

4. Kelulusan/Cuti/Non aktif/D.O

5. Skripsi

6. Pindahan

7. Riwayat pendidikan untuk S3


Suteki IT Solutions

of 23

Ket. * Terisi otomatis dari transaksi harian SI Akademik

5. Data Mata Kuliah Mendata Mata Kuliah

Fasilitas ini berguna untuk mengelola informasi mengenai mata kuliah yang

terdapat dalam kurikulum.

Gambar tabel data matakuliah

Informasi mata kuliah terdiri atas:

1. Data master mata kuliah

2. Data Dikti/Kurikulum (Laporan persemester)

Data mata kuliah diisi lengkap dengan informasi teknisnya seperti bobot

SKS, semeseter perkuliahan serta keterangan pendukung lainnya.

Dosen Pengajar Mata Kuliah

Menu ini digunakan untuk mendefenisikan data dosen pengajar untuk setiap

mata kuliah.

Dosen tersebut nantinya bertanggung jawab memberikan materi

perkuliahan dan memberi nilai untuk mata kuliah yang dipegangnya.

KRS Online dan Pengambilan Mata Kuliah

Sistem pengambilan mata kuliah atau Kartu Rencana Studi (KRS) dapat

dilakukan langsung oleh mahasiswa berdasarkan jadwal dan syarat-syarat yang

berlaku.


Suteki IT Solutions

of 23

Waktu KRS online dapat ditentukan sesuai dengan jadwal kurikulum di instansi

Anda.

Selain waktu, KRS mahasiswa biasanya juga dibatasi jumlah pengambilan SKS

nya biasanya dibatasi oleh IP mahasiswa yang bersangkutan pada semester

sebelumnya.

Mata Kuliah Prasyarat


Suteki IT Solutions

of 23

Seringkali untuk mengambil suatu mata kuliah, mahasiswa harus telah lulus

atau minimal pernah mengambil mata kuliah lain yang merupakan dasar dari

mata kuliah tingkat lanjut tersebut.

Syarat lunas biaya pendidikan (SPP)

Dengan berbagai pertimbangan, di beberapa perguruan tinggi mahasiswa

diwajibkan untuk melunasi kewajiban pembayaran biaya pendidikan terlebih

dahulu untuk bisa mengikuti perkuliahn. SI Akademik menyediakan setting

yang dapat mengakomodir kebutuhan tersebut.

Pengambilan Mata Kuliah

Pengambilan mata kuliah merupakan menu yang berguna untuk melakukan

penambahan ataupun pengurangan mata kuliah yang biasanya berlangsung

pada saat awal semester atau pada jadwal PRS (perubahan rencana studi).

Gambar form edit data pengambilan M-K

Sistem pengambilan mata kuliah dapat dilakukan berdasarkan paket

persemester atau permata kuliah.

Sistem Informasi Akademik

memungkinkan sistem

pembobotan nilai yang

berbeda antara satu mata

kuliah dengan yang lainnya

sesuai dengan keinginan

dosen penanggung jawab

mata kuliah tersebut.


Suteki IT Solutions

of 23

6. Data Nilai

Komponen Nilai Mata Kuliah Perhitungan nilai akhir mahasiswa menjadi lebih mudah karena pengaturan

komponen penilaiannya dapat dilakukan dengan menggunakan fitur ini.

Gambar tabel data komponen nilai

Konversi Nilai Mata Kuliah

Pengaturan konversi nilai mata kuliah dapat dilakukan melalui fasilitas ini.

Dalam menu ini disertakan skala konversi nilai sehingga diperoleh mutu dan

lambang yang ekuivalen.

Menu Konfigurasi Konversi Nilai yang memiliki 2 pilihan, yaitu semua mata

kuliah memiliki nilai konversi yang sama atau berdasarkan dosen pengajar

mata kuliah yang bersangkutan.

Gambar konfigurasi konversi nilai

Pemilihan tipe konversi nilai ini tentunya dapat dipilih sesuai dengan sistem

yang terdapat pada instansi Anda.

Data nilai yang masih

berupa angka dapat

dikonversikan ke dalam

format huruf


Suteki IT Solutions

of 23

Data Nilai Mahasiswa

Menu ini bermanfaat untuk mengelola data nilai mahasiswa. Dosen atau

petugas yang berwenang dapat memasukkan atau mengedit data nilai untuk

mata kuliah tesebut.

Nilai akhir mahasiswa akan didapat secara otomatis, sesuai dengan

perhitungan persentase bobot tiap komponen mata kuliah tersebut.

Transkrip Nilai Pembuatan transkrip nilai mahasiswa secara manual membutuhkan

ketelitian yang tinggi dan proses yang cukup lama karena perlu

pemeriksaan kembali nilai-nilai mahasiswa yang bersangkutan.

Gambar form cetak transkrip nilai

SI Akademik membuat proses tersebut menjadi jauh lebih cepat dan

akurat sehingga mahasiswa tidak perlu menunggu terlalu lama untuk

mendapatkan transkrip nilai mereka. Selain itu SI Akademik juga dapat

menentukan predikat kelulusan mahasiswa tersebut secara otomatis.

SI Akademik menyediakan beberapa pilihan format transkrip nilai yang telah

disesuaikan dengan kebutuhan Perguruan Tinggi.

Kartu Hasil Studi

SI Akademik juga menyediakan fasilitas pembuatan Kartu Hasil Studi (KHS)

mahasiswa yang akan diberikan setiap akhir semester perkuliahan.

SI Akademik membuat

proses pembuatan

transkrip nilai mahasiswa

menjadi jauh lebih cepat

dan akurat

Nilai akhir mahasiswa akan didapat secara otomatis, sesuai dengan perhitungan persentase bobot tiap komponen mata kuliah tersebut.


Suteki IT Solutions

of 23

Gambar Kartu Hasil Studi dan Grafik

Rekap Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) dan IP Semester

Indeks Prestasi Kumulatif dan Indeks Prestasi Semester seluruh mahasiswa

dapat diketahui dan terus dipantau sehingga pihak administrasi dapat

segera mengetahui bila ada mahasiswa yang bermasalah dengan nilai

akademiknya.

Gambar tabel rekap IPK

Rekap Indeks Prestasi

Kumulatif sangat membantu

para dosen wali untuk

mengetahui perkembangan

akademik mahasiswa didiknya.

Sistem Informasi

Akademik juga

menyediakan fasilitas

pembuatan Kartu Hasil

Studi (KHS)

mahasiswa yang akan

diberikan setiap akhir

semester perkuliahan.


Suteki IT Solutions

of 23

Fasilitas ini sangat membantu para dosen wali untuk mengetahui

perkembangan akademik mahasiswa didiknya.

7. Bahan Kuliah dan Tugas Kuliah

Melalui fitur ini, dosen dan pihak tata usaha dapat mengupload file-file

penunjang perkuliahan seperti bahan kuliah, tugas besar, PR dan lain-lain.

Mahasiswa dapat mendownload file-file mata kuliah yang telah di upload oleh

dosen atau pegawai tata usaha demi kelancaran studi mereka.

8. Data Alumni

Menu alumni ditujukan untuk mengarsipkan informasi secara lengkap

data tentang para alumni Perguruan Tinggi tersebut.

Melalui fitur data alumni ini, pihak yang berkompeten dapat memantau

perkembangan para alumninya sehingga dapat juga dijadikan sebagai

bahan evaluasi.

9. Keuangan Mahasiswa Fitur ini digunakan untuk mencatat pembayaran pendidikan mahasiswa,

memeriksa serta membuat laporan mengenai pembayaran biaya

pendidikan.

Mahasiswa dapat mendownload file-file yang telah di upload oleh dosen atau pegawai tata usaha demi kelancaran studi mereka.


Suteki IT Solutions

of 23

10. Cetak Kartu Fitur ini digunakan untuk mencetak KRS, kartu ujian,

absensi ujian, absensi harian dan lain-lain.

11. Transaksi Lain Fitur ini digunakan untuk memasukkan beberapa

data penting yang digunakan untuk membuat

laporan kepada DIKTI, yang terdiri atas:

1. Kapasitas mahasiswa baru

2. Fasilitas perguruan tinggi

3. Nama pimpinan dan tenaga non Akademik

4. Kepemilikan Laboratorium

5. Bobot nilai

6. Copy data semester

12. Referensi Refensi merupakan menu yang berisikan data

referensi dari DIKTI yang terdiri atas:

1. Tabel Perguruan Tinggi

2. Tabel Program Studi

3. Tabel Propinsi/Negara

4. Tabel Dosen

Konversi Data Dikti

digunakan untuk

mengkonversi data dari

SI Akademik untuk

disesuaikan dengan

laporan EPSBED dari

DIKTI sehingga

Perguruan Tinggi tidak

lagi kesulitan dalam

membuat laporan untuk

DIKTI, karena laporan

yang diberikan dapat

dibuat dengan mudah

dari transaksi sehari-hari

pada SI Akademik.

Fitur Transaksi lain digunakan

untuk memasukkan data penting

yang digunakan untuk membuat

laporan kepada DIKTI, yang

terdiri atas:

Kapasitas mahasiswa baru

Fasilitas perguruan tinggi

Nama pimpinan dan tenaga

non Akademik

Kepemilikan Laboratorium

Bobot nilai

Copy data semester


Suteki IT Solutions

of 23

13. Konversi Data Dikti SK-034 dan SK-108 Fitur ini digunakan untuk mengkonversi data dari SI Akademik untuk

disesuaikan dengan laporan EPSBED (SK-034) dan perpanjangan program studi

SK-108 dari DIKTI sehingga Perguruan Tinggi tidak lagi kesulitan dalam membuat

laporan untuk DIKTI, karena laporan yang diberikan dapat dibuat dengan mudah

dari transaksi sehari-hari pada SI Akademik.

14. Data Operator

Fitur ini digunakan untuk menentukan operator-operator yang akan

bertugas dalam mengelola SI Akademik beserta mengatur hak akses dari

operator tersebut agar setiap entri maupun perubahan data hanya bisa

dilakukan oleh orang-orang yang berwenang dan berkompeten.


Suteki IT Solutions

of 23

Selain fitur-fitur yang berhubungan langsung dengan data akademik Perguruan

Tinggi seperti yang disampaikan diatas, SI Akademik juga menyediakan fitur-

fitur pendukung demi memperlancar pekerjaan staf administrasi. Fitur-fitur

tersebut antara lain:

1. Pengumuman dan Info Sangat bermanfaat untuk menyampaikan berita atau pengumuman

terbaru yang perlu diketahui oleh para pegawai.

2. Password Dapat digunakan oleh setiap user untuk mengganti password login

mereka, demi keamanan data dan kenyamanan user.

3. Tukar File Tukar file sangat membantu para staf administrasi dan dosen untuk

saling tukar file yang sering dibutuh oleh pegawai atau dosen lainnya.

4. Pesan Menu pesan bekerja seperti e mail, fasilitas ini akan memperlancar dan

mempercepat komunikasi antar user.

5. Cadangan Basis Data

Cadangan data dibuat demi keamanan data instansi. Cadangan data

perlu disimpan dengan baik, sebagai back up bila sewaktu-waktu

terjadi kerusakan atau hal-hal yang tidak diinginkan pada data yang

ada.

SI Akademik menyediakan fasilitas untuk membuat cadangan data

baik secara otomatis maupun manual.


Suteki IT Solutions

of 23

6. Lain-lain

Selain yang telah diatas masih terdapat fitur-fitur SI Akademik lainnya

yang akan mendukung komputerisasi sistem akademik instansi Anda.

Selain memasarkan dan melakukan pengembangan secara intensif pada

produk-produk yang telah ada, Suteki juga menyediakan pelayanan yang

berkenaan dengan bidang TI.

Layanan yang disediakan oleh Suteki antara lain:

1. Penambahan fitur produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

2. Jasa konsultasi TI.

3. Pengadaan Barcode Scanner.

4. Pengadaan Scanner untuk produk DMR (Digital Mark Reader).

5. Pemeriksaan LJK untuk seleksi penerimaan, registrasi data dan

kuesioner dengan memanfaatkan DMR

6. Pengembangan website dengan menitikberatkan pada kemampuan

situs melakukan pengolahan dan pencarian data.

Bila menemui kendala dalam mengaplikasikan teknologi informasi di instansi

Anda, kami menyediakan layanan support TI penuh sehingga instansi Anda

dapat menggunakannya tanpa harus dipusingkan oleh hal-hal yang bersifat

teknis.

Layanan SUTEKI


Suteki IT Solutions

of 23

User Sistem Informasi Akademik

Politeknik Pajajaran, Bandung

Akademi Meteorologi dan Geofisika Jakarta

Politeknik Negeri Pontianak

Universitas Negeri Gorontalo

Universitas Negeri Makassar

Stikes Immanuel, Bandung

Universitas Borneo, Kalimantan

Universitas Batam

Universitas Malahayati, Lampung

Universitas Abulyatama, Aceh

FT Universitas Muhammadiyah Jakarta

STIE Indonesia, Jakarta

President University, Cikarang

Universitas Bunghatta, Padang

Universitas Lancang Kuning, Pekan Baru


Suteki IT Solutions

of 23

Untuk memperoleh informasi lebih lanjut, anda dapat menghubungi:

Marketing executive kami:

a. Devid Hardi HP : (081310931528) Yahoo Messenger : [email protected]

b. Habib Rahman Hakim HP : (081374375111) Yahoo Messenger : [email protected]

Head Office : Jl. Sarijadi Raya No. 52, Bandung Phone : [022] 2010576 Website : www.suteki.co.id email : [email protected]

Info SUTEKI

p.r.o.p.o.s.a.l sistem informasi akademik · pdf filetulis kantor (atk). ... gambar tabel data...

Documents