proposal penawaran teknis - efront.site90.netefront.site90.net/budi luhur/elnusa-dephub/proposal...
TRANSCRIPT
PROPOSAL PENAWARAN TEKNIS
PENYUSUNAN RENCANA INDUK PEMANFAATAN IT DAN KOMUNIKASIDI DEPARTEMEN PERHUBUNGAN
Diajukan oleh :PT. Medcom Indosa Engineering
Diajukan kepada:Kepala Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Departemen Perhubungan
RAHASIA
April 2006
Daftar IsiDaftar Isi.......................................................................................................................2
Daftar Gambar dan Tabel.............................................................................................5
1. Pendahuluan............................................................................................................8
1.1. Umum................................................................................................................8
1.2. Pembabakan Usulan Teknis..............................................................................8
2. Pengalaman Perusahaan.......................................................................................10
3. Pemahaman Terhadap KAK (Kerangka Acuan Kerja)...........................................11
4. Tanggapan Terhadap KAK (Kerangka Acuan Kerja).............................................14
4.1. Latar Belakang.................................................................................................14
4.2. Maksud dan Tujuan.........................................................................................15
4.3. Ruang Lingkup.................................................................................................17
5. Apresiasi Inovasi....................................................................................................26
6. Pendekatan dan Metodologi...................................................................................28
6.1. Sistematika Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
Departemen Perhubungan.....................................................................................29
6.1.1. BAB II Elemen Obyektif - Stakeholder......................................................33
Klasifikasi Stakeholder....................................................................................33
Atribut Tanggung Jawab..................................................................................35
6.1.2. BAB II Elemen Aktivitas - Proses..............................................................35
6.1.3. BAB II Elemen Data - Informasi................................................................37
Dimensi X. Level Transaksi Informasi.............................................................37
Dimensi Y. Manajemen Data...........................................................................39
Dimensi Z. Kriteria Informasi...........................................................................40
Metode Integrasi Data Departemen Perhubungan..........................................42
6.1.4. BAB II. Elemen Manusia - Struktur Organisasi.........................................45
6.1.5. BAB II. Elemen Teknologi – Teknologi Informasi......................................45
Karakteristik Teknologi Informasi....................................................................45
Kualitas Teknologi Informasi...........................................................................47
Kualitas Pemenuhan Kebutuhan Organisasi...................................................47
Kualitas Perkembangan Sistem Informasi.......................................................51
6.1.6. BAB III Elemen Obyektif - Users...............................................................53
6.1.7. BAB III Elemen Aktivitas – Program dan Aplikasi.....................................55
6.1.8. BAB III Elemen Data – Struktur Basis Data..............................................56
Kualitas Perkembangan Sistem Informasi.......................................................56
Central Multidimensional Database System....................................................57
Metadata and Integration Database System...................................................57
6.1.9. BAB III Elemen Manusia – Jaringan dan Sistem Operasi.........................58
Intranet Departemen Perhubungan.................................................................58
Extranet Departemen Perhubungan................................................................59
Internet Departemen Perhubungan.................................................................59
Sistem Operasi Departemen Perhubungan.....................................................59
Keamanan Sistem Jaringan Komputer (Security System) Departemen
Perhubungan...................................................................................................60
Pengukuran Keamanan Sistem Jaringan Komputer (Security System)
Departemen Perhubungan..............................................................................70
Program Pendidikan dan Pelatihan Sistem Keamanan (Security System)
Departemen Perhubungan..............................................................................71
6.1.10. BAB III Elemen Teknologi – Perangkat Keras dan Perangkat Lainnya. .73
6.1.11. BAB IV Elemen Obyektif – Manajemen User..........................................74
Acuan Kajian Kompetensi SDM Departemen Perhubungan...........................74
3600 HR Competency Assessment.................................................................77
Rangka Kerja Tingkat Kematangan SDM Departemen Perhubungan............79
6.1.12. BAB IV Elemen Aktivitas– Manajemen Aplikasi Terpadu.......................81
Karakteristik Aplikasi.......................................................................................81
Model Pengelolaan Aplikasi............................................................................81
6.1.13. BAB IV Elemen Data – Sistem Manajemen Basis Data.........................82
Jaringan Arsitektur Basis Data........................................................................82
Kualitas Data dan Sistem Manajemen Basis Data..........................................82
6.1.14. BAB IV Elemen Manusia – Manajemen Jaringan...................................83
Pengelolaan Jaringan Berkualitas...................................................................83
Kebutuhan Stakeholder dan Manajemen Kualitas..........................................84
Ketersediaan Infrastruktur Telekomunikasi.....................................................85
Tahap Pengembangan Teknologi Informasi....................................................86
6.1.15. BAB IV Elemen Teknologi – Manajemen Perangkat Keras....................87
6.1.16. BAB V Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi
Departemen Perhubungan..................................................................................88
Latar Belakang Ilmu Manajemen Proyek.........................................................88
Prioritas Pengembangan Sistem Informasi Departemen Perhubungan..........91
Kerangka Portofolio Modular Prioritas Pengembangan Sistem Informasi
Departemen Perhubungan..............................................................................93
6.2. Sistematika Audit Teknologi Informasi Departemen Perhubungan
menggunakan Rangka Kerja COBIT.....................................................................93
6.2.1. Tujuan Audit Teknologi Informasi..............................................................94
6.2.2. Proses Audit teknologi informasi menggunakan COBIT...........................95
6.2.3. Keluaran Proses Audit Teknologi Informasi Departemen Perhubungan. .96
6.2.4. Metodologi Audit.......................................................................................96
6.3. Benchmarking..................................................................................................97
7. Rencana Kerja......................................................................................................100
8. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan...........................................................................102
9. Tenaga Ahli dan Tanggung Jawabnya.................................................................104
10. Jadwal Penugasan Tenaga Ahli.........................................................................107
11. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan...................................................................120
12. Laporan..............................................................................................................122
13. Fasilitas Pendukung...........................................................................................124
14. Penutup..............................................................................................................125
Referensi..................................................................................................................126
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi.........................................126
E-Government...............................................................................................129
Daftar Gambar dan TabelGambar 4.3.1.............................................................................................................24
Kerangka Arsitektur Sistem Informasi Menggunakan Zachman Framework.............24
Gambar 6.1.1. Metodologi Baku Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi.................................................................................................................30
Gambar 6.1.2.............................................................................................................33
Sistematika Penyusunanan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
Departemen Perhubungan.........................................................................................33
Gambar 6.1.3.............................................................................................................34
Rangka Kerja Pemetaan Stakeholder Departemen Perhubungan............................34
Gambar 6.1.4.............................................................................................................36
Rangka Kerja Pemetaan Proses Inti dan Proses Penunjang.....................................36
Gambar 6.1.5.............................................................................................................37
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan..................37
Gambar 6.1.6.............................................................................................................38
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan..................38
Dimensi Level Transaksi Informasi............................................................................38
Gambar 6.1.7.............................................................................................................39
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan Dimensi
Manajemen Data........................................................................................................39
Gambar 6.1.8.............................................................................................................40
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan Dimensi
Kriteria Informasi........................................................................................................40
Tabel6.1.1..................................................................................................................41
Kode Definisi Klasifikasi Informasi Departemen Perhubungan..................................41
Gambar 6.1.10...........................................................................................................43
Rangka Kerja Metadata berdasarkan standar Dublin Core......................................43
Gambar 6.1.11...........................................................................................................51
Matriks Faktor-faktor Software Quality.......................................................................51
Gambar 6.1.12...........................................................................................................54
Kelompok Pengguna Sistem Informasi Departemen Perhubungan...........................54
Gambar 6.1.13...........................................................................................................56
Rangka Kerja Kebutuhan Teknologi Informasi Departemen Perhubungan...............56
Gambar 6.1.14...........................................................................................................60
Elemen Dasar Sistem Keamanan Informasi..............................................................60
Gambar 6.1.15...........................................................................................................62
Aspek Sistem Keamanan Informasi...........................................................................62
Tabel6.1.2..................................................................................................................66
Klausul Sistem Keamanan Informasi pada ISO 17799..............................................66
Tabel6.1.3..................................................................................................................68
Pemetaan Klausul Sistem Keamanan Informasi pada ISO 17799 dengan COBIT....68
Skala Kematangan Sistem Keamanan Informasi.......................................................70
Program Pendidikan dan Pelatihan Sistem Keamanan Informasi Departemen
Perhubungan..............................................................................................................72
Tabel6.1.4..................................................................................................................76
Kompetensi pada Perencanaan dan Pengorganisasian Teknologi Informasi............76
Tabel6.1.5..................................................................................................................76
Kompetensi pada Pengadaan dan Implementasi Teknologi Informasi......................76
Tabel6.1.6..................................................................................................................77
Kompetensi pada Pemeliharaan dan Pelayanan Teknologi Informasi.......................77
Tabel6.1.7..................................................................................................................77
Kompetensi pada Evaluasi dan Pengawasan Teknologi Informasi...........................77
Gambar 6.1.18...........................................................................................................78
Elemen-elemen pendukung kompetensi....................................................................78
Gambar 6.1.19...........................................................................................................80
Level Kematangan SDM pada P-CMM......................................................................80
Gambar 6.1.20...........................................................................................................84
Level Kematangan SDM pada P-CMM......................................................................84
Gambar 6.1.21...........................................................................................................89
Ragam Ilmu Pendukung Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi......89
Gambar 6.1.22...........................................................................................................90
Area Pengetahuan Manajemen Proyek.....................................................................90
Gambar 6.1.23...........................................................................................................92
Matriks Prioritas Pengembangan Sistem Informasi...................................................92
Gambar 6.2.1.............................................................................................................95
Gambar 6.2.2.............................................................................................................96
Langkah-langkah proses Audit menggunakan COBIT...............................................96
Gambar 6.2.3.............................................................................................................96
Referensi COBIT yang digunakan..............................................................................96
Gambar 7.1..............................................................................................................101
Siklus Rencana Kerja Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
.................................................................................................................................101
Gambar 11.1............................................................................................................120
Susunan Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan..........................................................120
Gambar 21.1............................................................................................................122
Laporan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan
.................................................................................................................................122
1. Pendahuluan
1.1. Umum Usulan teknis kegiatan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
di Departemen Perhubungan disusun berdasarkan dokumen Kerangka Acuan Kerja
(KAK) Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Sesuai dengan
petunjuk-petunjuk yang terdapat pada dokuen Kerangka Acuan Kerja (KAK), usulan
penawaran terdiri dari dua (2) bagian, yakni Sampul Pertama berisi usulan teknis dan
kelengkapan administrasi dan Sampul Kedua berisi Usulan Biaya.
Setelah mempelajari Kerangka Acuan Kerja (KAK), PT. Medcom Indosa Engineering
yakin dan sanggup menyelesaikan pekerjaan ini dengan baik dan tepat waktu.
Kayakinan tersebut didasarkan pada kemampuan organisasi baik teknis dan non-
teknis serta kualifikasi tenaga ahli yang dimiliki dalam melaksanakan pekerjaan
sejenis.
1.2. Pembabakan Usulan Teknis Usulan teknis berisikan bab-baba mengenai Pemahaman terhadap KAK, Tanggapan
terhadap KAK, Apresiasi Inovasi, Pendekatan dan Metodologi, Rencana Kerja,
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan, Tenaga Ahli dan Tanggung Jawabnya, Jadwal
Penugasan Tenaga Ahli, Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan, Laporan dan Fasilitas
Pendukung.
Setelah bagian 1. Pendahuluan, usulan teknis dilanjutkan dengan bab-bab
berikutnya:
1. Bagian 2. Pengalaman Perusahaan – Untuk menunjukkan kemampuan
perusahaan dan tenaga ahli dalam menangani pekerjaan ini dijelaskan
pengalaman perusahaan dalam kurun waktu tujuh (7) terakhir;
2. Bagian 3. Pemahaman Kerangka Acuan Kerja (KAK) – Petunjuk-petunjuk
dan penjelasan yang termuat dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK)
dinilai sudah cukup jelas utuk penyusunan Usulan Teknis dan pelaksanaan
nantinya. Akan tetapi untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memperjelas
lingkup pekerjaan, konsultan membuat beberapa Tanggapan terhadap KAK
dan kemudian dijelaskan kembali dalam bagian Apresiasi Inovasi;
3. Bagian 4. Pendekatan dan Metodologi – Bagian ini menguraikan
pendekatan dan metodologi yang diajukan oleh konsultan untuk
mengerjakan kegiatan Penyusuanan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di Departemen Perhubungan.
4. Bagian 5. Rencana Kerja – Pada dasarnya, bagian ini disusun berdasarkan
bagian 4. Pendekatan dan Metodologi. Uraian pada bagian ini tersusun atas
model perencanaan yang digunakan sebagai acuan dalam menyelesaikan
pekerjaan;
5. Bagian 6. Jawal Pelaksanaan Pekerjaan – Bagian ini disusun berdasarkan
bagian 5. Rencana Kerja;
6. Bagian 7. Tenaga Ahli dan Tanggung Jawabnya – Bagian ini berisikan
uraian mengenai tanggung jawab yang dimiliki oleh masing-masing tenaga
ahli dalam melakasanakan pekerjaan Penyusunan Rencana Induk
Pemanfaaatan IT dan Komunikasi;
7. Bagian 8. Jadwal Penugasan Tenaga Ahli – Bagian ini menguraikan
penugasan tenaga ahli sesuai dengan rencana kerja, Jadwal Pelaksanaan
Pekerjaan serta tanggung jawab masing-masing tenaga ahli.
8. Bagian 9. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan – Bagian ini menguraikan
pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan berdasarkan rencana yang telah
ditetapkan pada bagian-bagian sebelumnya;
9. Bagian 10. Laporan – Merupakan bagian yang menguraikan tentang
laporan-laporan yang diberikan kepada pihak Departemen Perhubungan
sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan;
10. Bagian 11. Fasilitas Pendukung – Bagian ini menguraikan tentang fasilitas
yang digunakan untuk mendukung terlaksananya pekerjaan Penyusunan
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi agar efektif dan Efisien
sesuai dengan jawal kerja dan biaya yang ada.
2. Pengalaman Perusahaan
3. Pemahaman Terhadap KAK (Kerangka Acuan Kerja) Secara umum, dokumen kerangka acuan kerja (KAK) memberikan informasi yang
cukup lengkap mengenai proyek Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di Departemen Perhubungan. Pemanfaatan IT dan Komunikasi yang
disebutkan dalam dokumen kerangka acuan kerja (KAK) tersebut, didasarkan atas
latar belakang bahwa:
1. Kemajuan teknologi informasi yang demikian pesat serta potensi
pemanfaatannya secara luas memberikan peluang bagi pengaksesan,
pengelolaan, dan pendayagunaan informasi secara cepat dan akurat yang
pada akhirnya membawa masyarakat dunia saat ini mengalami perubahan
atau transformasi menuju masyarakat informasi (Information Society-Based);
2. Dokumen kerangkat acuan kerja juga menyebutkan bahwa ketidakmampuan
untuk menyesuaikan diri dengan kecenderungan global tersebut dapat
menyebabkan bangsa Indonesia ke dalam jurang digital devide;
3. Perubahan-perubahan tersebut pada akhirnya memberikan tantangan
kepada pemerintah untuk dapat membentuk dimensi baru ke dalam
organisasi, sistem manajemen dan proses kerjanya serta dapat
memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan
kemampuannya dalam memberikan pelayanan publik.
4. Atas dasar tersebut, dokumen kerangkat acuan kerja (KAK) menyebutkan
bahwa sistem dan teknologi informasi yang dikembangkan secara partial
ternyata membentuk pulau-pulau informasi yang berakibat adanya
ketidakselarasan integrasi informasi antar unit kerja yang ada pada
Departemen Perhubungan;
5. Terkait dengan kebutuhan akan integrasi, efektivitas dan efisiensi
pengembangan sistem informasi, maka diperlukan sebuah acuan yang dapat
digunakan sebagai pedoman dalam pengembangan sistem informasi
perhubungan.
Atas dasar latar belakang di atas, maka Departemen Perhubungan bermaksud
untuk mengembangkan sebuah Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
di lingkungan Departemen Perhubungan.
Jika dilihat dari Maksud dan Tujuan yang tertuang ke dalam kerangka acuan
kerja (KAK), maka dapat disimpulkan bahwa proyek Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen Perhubungan merupakan
sebuah proyek yang bertujuan untuk membuat sebuah dokumen formal yang
dapat dijadikan acuan dan pedoman dalam pengembangan dan pemanfaatan
teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan di Departemen Perhubungan.
Pemahaman konsultan terhadap maksud dan tujuan serta ruang lingkup dari
proyek Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi tertuang dalam
pengertian sebagai berikut:
1. Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi merupakan dokumen
formal Departemen Perhubungan yang berisikan panduan kerangka
kerja dalam mengembangkan perencanaan strategis teknologi informasi
sesuai dengan kebutuhan;
2. Tujuan pengembangan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
di Departemen Perhubungan adalah menghindarkan Departemen
Perhubungan dari situasi pengembangan dan implementasi solusi
teknologi informasi dimana:
a. Tidak Sejalan dengan perencanaan strategis Departemen
Perhubungan;
b. Tidak sesuai dengan kebutuhan dari stakeholder Departemen
Perhubungan;
c. Sistem yang dikembangkan tidak terintegrasi, holistik dan
koheren;
d. Rendahnya kualitas dari sistem yang dikembangkan.
3. Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen
Perhubungan dikembangkan dengan menggunakan metodologi umum
dan baku yang dipilih berdasarkan asas berikut:
a. Karakteristik Organisasi Departemen Perhubungan
(Permasalahan, Tantangan, Kondisi dan sebagainya);
b. Kebutuhan stakeholder Departemen Perhubungan;
c. Obyektif yang ingin dicapai Departemen Perhubungan;
d. Layanan yang ingin diberikan Departemen Perhubungan kepada
setiap stakeholder terkait;
e. Kualitas yang diharapkan;
4. Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi dimaksudkan sebagai
pedoman yang dapat digunakan untuk mengembangkan teknologi
informasi sebagai alat bantu menjalankan roda pemerintahan pada
Departemen Perhubungan.
Dokumen kerangka acuan kerja (KAK) juga menyebutkan bahwa faktor Sumber
Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu komponen utama Penyusunan
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Dalam hal pengalaman konsultan
membantu beberapa pihak dalam mengembangkan Penyusunan Rencana Induk
Sistem/Teknologi Informasi yang dimilikinya, faktor analisa dan perhatian yang
seimbang terhadap penentuan prioritas antara perangkat keras, perangkat lunak,
kebijakan dan kesiapan SDM merupakan faktor utama dan dominan sukses tidaknya
implementasi Rencana Induk tersebut.
4. Tanggapan Terhadap KAK (Kerangka Acuan Kerja) Tanggapan konsultan terhadap kerangka acuan kerja (KAK) dan pandangan
konsultan dalam proyek Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di Departemen Perhubungan adalah sebagai berikut:
4.1. Latar Belakang Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) proyek Penyusunan Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen Perhubungan sesuai dengan
pemahaman konsultan telah dapat menunjukkan latar belakang atau dasar pemikiran
Penyusunan Rencana Induk IT dan Komunikasi. Pada bagian Latar Belakang
dokumen kerangka acuan kerja (KAK), juga disebutkan bahwa berbagai perubahan
dalam bentuk transformasi menuju era masyarakat informasi pada akhirnya
menuntut terbentuknya kepemerintahan yang bersih, transparan, akuntabel dan
mampu menjawab tutuntan perubahan secara efektif. Tuntutan perubahan tersebut
dapat dideskripsikan sebagai terbentuknya pemerintahan yang Good Governance.
Pencapaian organisasi yang Good Governance saat ini pada prinsipnya tidak dapat
dilepaskan dari keberadaan teknologi dan sistem informasi yang dimiliki oleh
organisasi tersebut. Demikian erat kaitan antara organisasi dan teknologi dan sistem
informasi yang dimiliki, maka lahirlah konsep yang disebut dengan IT Governance.
Tujuan dari IT Governance adalah untuk menselaraskan tujuan dari keberadaan
teknologi dan sistem informasi dengan tujuan dari organisasi bersangkutan.
Definisi yang dikeluarkan oleh ITGI (Information Technology Governance Institute)
tentang IT Governance adalah sebagai berikut:
”Struktur keterkaitan dan proses yang mengarahkan dan mengatur nilai-nilai organisasi
mencapai tujuannya dengan cara mengelola resiko terhadap investasi teknologi informasi
serta proses-proses terkait”
Jika diperhatikan dari definisi di atas, maka terlihat bahwa asas-asas IT Governance
merupakan bagian dari asas Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi. Beberapa organisasi di Indonesia (Badan Narkotika Nasional,
Pertamina, Universitas Atmajaya, PT. Perusahaan Listrik Negara dll) menggunakan
model IT Governance (dalam hal ini COBIT) untuk menjamin bahwa keberadaan
teknologi dan sistem informasi yang dimiliki selaras dengan tujuan organisasi dengan
karakteristiknya masing-masing.
Dari pengertian yang dijabarkan melalui Latar Belakang dokumen Kerangka Acuan
Kerja (KAK), maka asas IT Governance merupakan bagian tidak terpisah dari
pengerjaan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi di
Departemen Perhubungan. Model yang digunakan sebagai IT Governance adalah
COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) yang sekaligus
digunakan sebagai model proses audit teknologi informasi di lingkungan Departemen
Perhubungan sesuai dengan Ruang Lingkup yang dipersyaratkan pada Kerangka
Acuan Kerja (KAK).
4.2. Maksud dan Tujuan Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT
dan Komunikasi telah memberikan gambaran yang jelas tentang maksud dan tujuan
dari proyek Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi di
Departemen Perhubungan. Jika digambarkan, maksud dari Penyusunan Rencana
Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen Perhubungan dapat dilihat
sebagai berikut:
Gambar 4.2.1. Maksud dari Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan
Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) juga menyebutkan bahwa komponen
Rencana Induk mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Perangkat Keras dan Jaringan;
2. Perangkat Lunak;
3. Aplikasi; dan
4. Sumber Daya Manusia (SDM).
Dalam hal ini maksud dari Kerangka Acuan Kerja (KAK), sudah dapat memberikan
gambaran jelas kepada konsultan dan akan dijadikan acuan dasar dalam
menentukan pendekatan dan metodologi yang akan digunakan untuk menyusun
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Pendekatan dan metodologi yang
digunakan akan dibahas lebih lanjut pada bagian pendekatan dan metodologi.
Dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK), juga telah didefinisikan tujuan dari
Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Secara umum,
terdapat dua tujuan utama yang ingin dicapai dalam menyusun Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Kedua tujuan tersebut adalah:
1. Departemen Perhubungan berkeinginan agar tersedianya sebuah Rencana
Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi yang memenuhi kebutuhan dan
berpandangan ke masa depan, berdayacipta dan mampu menjawab
tantangan pembangunan nasional, perubahan masyarakat, dan globalisasi
secara efektif yang akan menjadi pedoman dan acuan setiap unit kerja di
lingkungan Departemen Perhubungan dalam kegiatan pengembangan
sistem informasi perhubungan sehingga terlaksana pengembangan Sistem
Informasi Perhubungan yang terencana, terintegrasi, efektif dan efisien;
2. Menetapkan kerangka strategis (strategic IT Planning) dukungan teknologi
informasi bagi pencapaian visi dan misi Departemen Perhubungan.
Pihak konsultan berpendapat bahwa kedua tujuan ini telah dapat menggambarkan
bagaimana kompleksitas Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di lingkungan Departemen Perhubungan. Oleh sebab kompleksitas
tersebut, maka pihak konsultan berpendapat agar sebuah dokumen Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan dapat menjadi pedoman
dan acuan disetiap unit kerja, sehingga pengembangan Sistem Informasi
Perhubungan yang dimaksud dapat terencana dengan baik, terintegrasi, efektif dan
efisien, maka perlu ditetapkan beberapa tujuan tambahan sebagai berikut:
1. Persentase keselarasan antara visi dan misi Departemen Perhubungan
dengan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen
Perhubungan dan dapat diterjemahkan ke dalam rencana jangka pendek,
jangka menengah dan panjang serta keterkaitan dengan tanggungjawab
pihak yang memiliki wewenang dalam menjalankan rencana diatas;
2. Persentase tingkat pemahaman tiap unit kerja terhadap teknologi dan sistem
informasi yang akan, sedang dan telah diimplementasikan yang sekaligus
digunakan sebagai penjaminan kesuksesan implementasi teknologi dan
sistem informasi pada unit kerja;
3. Rencana Induk Pemanfaatan IT dan komunikasi harus memiliki metodologi
survei yang dapat menunjukkan keterkaitan dan keselarasan antara tujuan
strategis Departemen Perhubungan dengan tujuan strategis dari teknologi
informasi yang digunakan;
4. Persentase teknologi informasi pada setiap unit kerja yang telah terpenuhi
dalam implementasi Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
Departemen Perhubungan; dan
5. Efektifitas dan Efisiensi implementasi Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi berdasarkan persentase kesesuaian pentahapan pada Rencana
Induk dan hasil implementasi.
4.3. Ruang LingkupDalam hal ruang lingkup kegiatan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di lingkungan Departemen Perhubungan, dokumen Kerangka Acuan
Kerja (KAK) telah memberikan panduan yang jelas dan dapat dipahami dengan
mudah oleh pihak konsultan. Masing-masing poin pada ruang lingkup pekerjaan
setidaknya dapat dijadikan dasar bagi pihak konsultan untuk dapat menyusun
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen Perhubungan.
Konsultan akan membahas satu demi satu berdasarkan Bab III. Ruang Lingkup
dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) sebagai pemahaman konsultan terhadap
KAK.
1. Poin pertama pertama Ruang Lingkup Kerangka Acuan Kerja membahas
tentang Inventarisir dan Evaluasi Informasi di setiap unit kerja serta mengkaji
kebutuhan informasi perhubungan sampai dengan 10 tahun mendatang.
Dalam hal menginventarisir dan mengevaluasi informasi di setiap unit kerja
Departemen Perhubunngan mengacu kepada Tugas Pokok dan Fungsi dari
masing-masing unit kerja. Pengkajian terhadap tugas pokok dan fungsi
memungkinkan konsultan tidak saja dapat menginventasir informasi
perhubungan tetapi juga dapat melakukan evaluasi dalam bentuk tingkat
optimisasi informasi perhubungan pada setiap unit kerja. Proses evaluasi ini
dilakukan atas dasar pertimbangan teknis seperti:
a. Standar Arsitektural Informasi yang digunakan pada unit kerja
Departemen Perhubungan;
b. Model representasi informasi yang digunakan pada setiap unit kerja
Departemen Perhubungan;
c. Kepemilikan data dan klasifikasi keamanan atau kritikalitas informasi
yang digunakan; dan
d. Aturan sintaks data yang dipergunakan.
Dalam menginventarisir dan mengevaluasi informasi perhubungan, konsultan
telah memasukkan hal ini dengan lebih detail pada bagian 6.1.3. Bab II
Elemen Data – Informasi pada bagian Pendekatan dan Metodologi.
2. Dalam ruang lingkup pekerjaan seperti tercantum dalam dokumen kerangka
acuan kerja, konsultan juga diminta untuk melakukan proses audit teknologi
informasi. Dalam hal ini, konsultan akan menggunakan model COBIT yang
digunakan sebagai acuan proses audit teknologi informasi. Pemilihan COBIT
dilakukan dikarenakan melihat pentingnya peranan teknologi informasi, maka
harus ada suatu mekanisme yang dapat mengukur kinerja perangkat
teknologi tersebut. Mekanisme COBIT memiliki konsep information
technology scorecards (balanced scorecards untuk kinerja teknologi
informasi), dimana pada information technology scorecards terdapat 4
(empat) akses kinerja yang harus diukur, masing-masing adalah:
a. User Orientation untuk mengukur kepuasan para pengguna atau
user terhadap kinerja teknologi informasi yang bertanggung jawab
dalam menyediakan informasi untuk mendukung tugas pokok dan
fungsi Departemen Perhubungan;
b. Corporate Contribution untuk mengukur seberapa jauh keberadaan
teknologi informasi dapat mendukung kebutuhan atau requirements
dari Departemen Perhubungan;
c. Operational Excellence untuk mengukur tingkat efisiensi dan
efektivitas proses atau aktivitas terkait dengan manajemen atau
pengelolaan teknologi informasi; dan
d. Future Orientation untuk mengukur seberapa jauh teknologi
informasi dapat memberikan kontribusi terhadap tantangan di masa
mendatang.
Metodologi audit teknologi informasi pada Departemen Perhubungan akan
dibahas lebih detail sebagai salah satu bagian 6.2. Sistematika Audit
Teknologi Informasi Departemen Perhubungan Menggunakan Rangka Kerja
COBIT.
3. Dalam menyusun Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi,
Departemen Perhubungan merasa perlu untuk melakukan perbandingan
(benchmarking) dengan instansi pemerintah lainnya. Dalam hal ini konsultan
akan melakukan proses perbandingan dengan instansi pemerintah seperti:
a. Badan Narkotika Nasional;
b. Kementrian Komunikasi dan Informasi;
c. Pemerintah Daerah DKI Jakarta;
d. Pemerintah DKI Jakarta.
Proses perbandingan dengan organisasi lainnya yang digunakan sebagai
tambahan referensi adalah:
a. PT. Perusahaan Listrik Negara;
b. PT. Angkasapura I; dan
c. Universitas Atmajaya Jakarta
Hal-hal yang menjadi poin pembanding (benchmarking) merupakan bagian
yang tidak terpisah dari dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi Departemen Perhubungan pada bagian 6.3. Benchmarking pada
bagian Pendekatan dan Metodologi.
4. Ruang lingkup pekerjaan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi juga menyebutkan adanya proses analisis terhadap
kecenderungan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dalam
hal ini konsultan berpendapat bahwa Teknologi Informasi telah berkembang
sedemikian rupa hingga mempengaruhi cara menjalankan organisasi. Dalam
perlombaan pemanfaatan teknologi ini, ternyata muncul kendala bagi
perkantoran dan instansi pemerintah; yakni dalam upaya menerapkan
teknologi informasi untuk kepentingan peningkatan layanan dengan cara
memberikan layanan terbaik dan tercepat yang bisa diberikan kepada
masyarakat dengan memanfaatkan Internet. Untuk itu, analisis terhadap
kecenderungan perkembangan teknologi informasi dilakukan berdasarkan
perkembangan umum seperti:
a. Trend dikembangkannya berbagai perangkat keras berbasis
pervasive computing (embedded devices) yang lama kelamaan akan
menjadi media alternatif pengganti komputer personal (PC) yang saat
ini menjadi standar komponen sistem informasi;
b. Perkembangan riset dan produk perangkat keras telekomunikasi yang
lebih mengarah kepada wireless devices dibandingkan dengan
perangkat keras berbasis koneksi fisik kabel;
c. Semakin banyaknya perangkat keras yang beroperasi dengan
menggunakan aplikasi berbasis open source;
d. Kenyataan terjadinya ”perang” sejumlah standar besar di dunia yang
banyak didominasi oleh sistem Amerika, Eropa, dan Jepang;
Untuk dapat menginventarisir perkembangan teknologi informasi yang terkait
langsung dengan tugas pokok dan fungsi Departemen Perhubungan, maka
pihak konsultan akan melakukan studi referensi terhadap beberapa pihak
seperti:
a. Vendor penyedia perangkat teknologi informasi;
b. Lembaga riset terkemuka, baik yang bersifat standar atau pemicu
terjadinya trend setter; dan
c. Lembaga-lembaga penyedia informasi standardisasi teknologi
informasi.
5. Dalam melakukan analisis terhadap perkembangan e-Goverment, konsultan
memiliki beberapa pendekatan sebagai berikut:
a. Analisis dilakukan terhadap berbagai kebijakan nasional baik dalam
bentuk Inpres, Surat Keputusan Bersama dan atau berbagai panduan
yang dikeluarkan oleh Kementrian Komunikasi dan Informasi selaku
lembaga yang memiliki kewenangan dalam mengeluarkan berbagai
kebijakan nasional e-Government;
b. Melakukan studi referensi terhadap berbagai artikel, jurnal, buku dan
presentasi seminar;
c. Mengkaji berbagai standar penerapan e-Government yang
dikeluarkan oleh lembaga internasional seperti Perserikatan Bangsa-
Bangsa, Pasific Council, Bank Dunia dan lain sebagainya.
6. Salah satu poin pada ruang lingkup pekerjaan pada dokumen Kerangka
Acuan Kerja (KAK) adalah ”melakukan analisis Criticall Success Factor (CSF)
terhadap sistem informasi Departemen Perhubungan”. Dalam terminologi
pihak konsultan, bahwa analisis Criticall Success Factor, merupakan salah
satu indikator yang dapat digunakan untuk mengukur hal-hal apa saja yang
menjadi poin kritis keberhasilan sebuah implementasi teknologi informasi.
Sebagai kelengkapan pengukuran, pihak konsultan berpendapat bahwa
selain Criticall Success Factor, perlu juga diterapkan analis tambahan seperti
Key Goal Indicator dan Key Performance Indicator.
Alasan terhadap penambahan tersebut adalah Critical Success Factors atau
biasa disingkat CSF, merupakan hal-hal yang dianggap sebagai kunci
keberhasilan organisasi dalam mengelola teknologi informasi yang dimiliki
agar dapat secara efektif menjadi penunjang setiap usaha untuk pencapaian
obyektif bisnis. Secara prinsip, CSF memiliki karakteristik sebagai berikut:
a. Pemacu utama untuk pencapaian keberhasilan pelaksanaan proses
manajemen;
b. Suatu kondisi yang akan menjadi batu pijakan tercapainya
keberhasilan pelaksanaan aktivitas secara optimal;
c. Hal yang dianggap sangat penting untuk meningkatkan probabilitas
tingkat kesuksesan terlaksananya sebuah proses;
d. Parameter yang dapat diukur dan diamati agar organisasi dapat
sukses;
e. Bernuansa strategis, melibatkan teknologi, berorientasi organisasi,
dan memiliki aspek prosedural;
f. Fokus pada pencapaian perbaikan kapabilitas dan kemampuan
pelaksanaan aktivitas; dan
g. Cenderung berorientasi pada level proses.
Untuk memudahkan analisis terhadap Criticall Success Factor, maka
diperlukan analisis lainnya yang disebut dengan Key Goal Indicator (KGI) dan
Key Performance Indicator (KPI) . Key Goal Indicator atau disingkat KGI
adalah merupakan sasaran atau target yang ingin dicapai oleh sebuah proses
atau aktivitas di dalam organisasi. Karena KGI sifatnya sebuah obyektif yang
ingin dicapai di masa mendatang, maka secara berkala perlu dilakukan
pengukuran-pengukuran untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan
organisasi berada di “jalan yang benar” (on the right track) dalam arti kata
menuju pada tercapainya KGI tersebut. Indikator ukuran ini lah yang
dinamakan sebagai Key Performance Indicator atau KPI.
Terkait dengan penggunaan teknologi informasi di lingkungan Departemen
Perhubungan, contoh KGI yang dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:
a. Persentasi investasi teknologi informasi yang berhasil memenuhi atau
bahkan melebihi manfaat yang diharapkan atau ditargetkan
sebelumnya, berdasarkan perhitungan semacam ROI atau kepuasan
pemakai (user satisfaction);
b. Peningkatan jumlah dan kualitas layanan yang diberikan melalui
pemanfaatan teknologi informasi;
c. peningkatan jumlah pengguna dan stakeholder lainnya yang dapat
dilayani melalui pemanfaatan teknologi informasi;
d. Tingkat ketersediaan sistem dan layanan;
e. Berkurangnya resiko operasi;
f. Perbaikan dan peningkatan produktivitas pengguna.
Sementara itu, KPI yang dapat dipergunakan sebagai indikator kinerja adalah
sebagai berikut:
a. Persentasi proyek teknologi informasi yang menggunakan standar
baku pengembangan;
b. Jumlah proyek teknologi informasi yang berhasil memberikan manfaat
sesuai dengan harapan;
c. Reduksi terhadap waktu proses dan pengembangan aplikasi;
d. Reduksi terhadap proses pengerjaan kembali akibat kegagalan
sebuah proses atau aktivitas;
e. Berkurangnya downtime terhadap sistem yang digunakan.
Pihak konsultan berpendapat bahwa keseluruhan ruang lingkup pada
dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) menjelaskan batasan-batasan yang
harus dilakukan dan tidak harus dilakukan. Keseluruhan bagian pada ruang
lingkup tersebut harus dapat diintegrasikan menjadi satu alur mekanisme
kerja yang disebut dengan rangka kerja (framework). Penggunaan rangka
kerja atau framework diharapkan dapat meningkatkan kualitas dari dokumen
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan.
Dalam hal pemenuhan terhadap ruang lingkup tersebut, PT. Medcom Indosa
Engineering akan menggunakan sebuah rangka kerja (framework) yang
dapat mengintegrasikan setiap bagian pada ruang lingkup dokumen
Kerangka Acuan Kerja (KAK). Rangka kerja yang dimaksud akan dipaparkan
pada bagian pendekatan dan metodologi.
7. Untuk merumuskan analisis pengembangan perangkat keras dan perangkat
lunak yang dapat terintegrasi di lingkungan Departemen Perhubungan, pihak
konsultan mengembangkan sebuah metodologi dalam bentuk matriks yang
terdiri atas tiga domain, yaitu domain operasi, domain revisi dan domain
transisi. Keduanya akan disesuai dengan strategi menajamen pemeliharaan
dan perangkat yang dinilai berdasarkan:
a. Spesifikasi perangkat keras yang harus selalu disesuaikan dengan
kebutuhan Sistem Informasi Departemen Perhubungan dari masa ke
masa, dimana organisasi harus memiliki mekanisme pemantauan
terhadap trend teknologi baru dan prosedur pengadaannya
(menggantikan spesifikasi perangkat keras yang telah usang); dan
b. Standarisasi yang efektif harus dapat diterapkan di dalam Sistem
Informasi Departemen Perhubungan agar berbagai jenis komponen
perangkat keras yang ada dapat saling dihubungkan satu dengan
lainnya tanpa kesulitan teknis yang berarti;
Kedua model di atas akan dibahas lebih mendetail pada Bab II Elemen
Teknologi – Teknologi Informasi sebagai bagian dari Pendekatan dan
Metodologi.
8. Merumuskan arsitektur sistem informasi merupakan salah satu bagian dari
ruang lingkup pekerjaan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di Departemen Perhubungan. Pemahaman konsultan akan
bagian ini adalah bahwa arsitektur sebuah sistem informasi bukan
merupakan bagian tunggal yang secara utuh menggambarkan sebuah
informasi, melainkan terdiri atas beragam komponen penyusunnya. Dari
sekian banyak teori yang ada, kerangka Zachman merupakan yang
terlengkap menggambarkan komponen dari sebuah arsitektur sistem
informasi.
Dengan menggunakan aspek 4W-1H, Zachman menggambarkan bahwa
sebuah sistem informasi memiliki komponen-komponen yang berkaitan
dengan aspek: data, proses dan fungsi, teknologi, sumber daya manusia, waktu, dan motiviasi atau obyektif.
Gambar 4.3.1
Kerangka Arsitektur Sistem Informasi Menggunakan Zachman Framework
9. Ruang lingkup pada dokumen Kerangka Acuan Kerja juga mensyaratkan
adanya penyusunan sistem dan prosedur pelaksanaan, mekanisme tata cara
dan alur informasi. Tujuan dari ruang lingkup pada bagian ini menurut
pemahaman konsultan adalah untuk memastikan bahwa penggunaan
aplikasi, teknologi, SDM dan atau sumber daya teknologi informasi sejalan
dengan kebutuhan Departemen Perhubungan. Dalam mengembangkan
sistem dan prosedur pelaksanaan, mekanisme tata cara dan alur informasi
beberapa pertimbangan berikut akan dijadikan sebagai acuan, seperti:
a. Menentukan desain proses dan atau aktivitas terkait dengan
penggunaan dan pengoperasian beragam sumber daya teknologi
informasi;
b. Menempatkan berbagai sistem dan prosedur, mekanis tata cara dan
alur informasi dengan proritas yang sama dengan sumber daya
teknologi informasi lainnya;
c. Penetapan prosedur dalam bentuk kebijakan-kebijakan, surat
keputusan dan dasar-dasar hukum lainnya yang diperlukan; dan
d. Pelatihan terhadap penggunaan sistem dan prosedur, mekanis tata
cara dan alur informasi.
10. Pada bagian akhir dari ruang lingkup dokumen kerangka acuan kerja
mensyaratkan proses penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di Departemen Perhubungan yang sistematis dan terintegrasi
dalam kurun waktu jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Bagian ini
dipahami oleh konsultan sebagai akumulasi dari langkah-langkah mulai dari
tahap persiapan, survei dan pengumpulan data, tahapan analisa dan tahapan
pelaporan keseluruhannya dibuat dalam bentuk laporan.
5. Apresiasi Inovasi Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) telah mendefinisikan secara jelas dan
lengkap kualifikasi tenaga ahli dan staf pendukung. Setidaknya terdapat delapan (8)
kualifikasi tenaga ahli yang dipersyaratkan oleh Departemen Perhubungan yang
bertugas untuk mengerjakan penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi. Selain tenaga ahli juga ditambah tenaga pendukung yang bertugas
untuk melakukan fungsi administrasi.
Mengingat bahwa ruang lingkup pekerjaan dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja
(KAK) menyebutkan adanya proses audit teknologi informasi, pihak konsultan
berpendapat bahwa perlu dipersiapkan tenaga ahli khusus yang memiliki kualifikasi
sebagai auditor. Konsultan juga berpendapat bahwa proses audit harus
menggunakan metodologi baku untuk memperoleh hasil proses audit yang sesuai
dengan kebutuhan yang dalam hal ini akan digunakan standar COBIT. Penggunaan
COBIT tidak hanya digunakan sebagai rangka kerja proses audit, tetapi digunakan
juga untuk melakukan pengukuran terhadap Criticall Success Factor, Key Goal
Indicator, Key Performance Indicator dan Information Technology Maturity Level.
Keseluruhan indikator pengukuran tersebut akan menjadi bagian dari model IT
Governance sebagai pendukung keberhasilan implementasi sistem informasi pada
Departemen Perhubungan nantinya.
Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) juga menyebutkan adanya tenaga ahli untuk
Keamanan Sistem Jaringan Komputer. Dalam hal ini, pihak konsultan memberikan
masukan untuk menggunakan standar internasional dalam hal keamanan jaringan.
Standar yang dimaksud adalah ISO 17799 yang sekaligus merupakan standar yang
direkomendasikan oleh Kementrian Komunikasi dan Informasi. Penggunaan model
standar ISO 17799 akan dibahas dengan detail pada bagian Pendekatan dan
Metodologi.
Selain beberapa apresiasi inovasi di atas, masalah umum yang kerap terjadi pada
organisasi seperti Departemen Perhubungan adalah lemahnya proses integrasi data
yang berujung kepada kurangnya informasi untuk pengambilan keputusan ataupun
kebijakan lainnya. Kendala yang umum ditemui adalah:
1. Otonomi daerah, dimana dinas-dinas perhubungan yang berada di daerah
memiliki tanggung jawab langsung kepada Pemerintah Daerah setempat;
2. Belum adanya kebijakan untuk menciptakan komitmen bersama terhadap
integrasi data dan pelaporan yang tertuang dalam bentuk aturan dan
panduan teknis;
3. Belum ada standar teknologi informasi yang dipilih dan ditetapkan sebagai
standar untuk keperluan pelaporan.
4. Tidak meratanya distribusi kesiapan sistem informasi dan sumber daya
manusia, sehingga berujung kepada ketidaksiapan proses koordinasi dari
mulai pusat sampai dengan daerah.
Terhadap berbagai kendala tersebut, pihak konsultan memberikan masukan untuk
membuat standardisasi teknologi yang disebut dengan metadata untuk keperluan
integrasi data dan informasi serta didukung oleh sebuah Surat Keputusan Bersama
(SKB) antara Mentri Perhubungan dengan Kepala Pemerintah Daerah baik di tingkat
Provinsi ataupun tingkat Kabupaten/Kotamadya. Detail dari apresiasi inovasi ini akan
diuraikan lebih lanjut pada bagian Pendekatan dan Metodologi Bab II Elemen Data –
Informasi.
6. Pendekatan dan Metodologi Departemen Perhubungan merupakan sebuah organisasi pemerintah yang dipimpin
oleh seorang Mentri dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden Republik
Indonesia dalam bidang perhubungan. Sebagai sebuah Departemen yang
berhubungan dengan bidang perhubungan, Departemen Perhubungan memiliki
fungsi sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan dan kebijakan teknis
di bidang perhubungan;
2. Pelaksanaan urusan pemerintahan di bidang perhubungan;
3. Pengelolaan barang milik / kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab
Departemen Perhubungan;
4. Pengawasan dan pelaksanaan tugas dibidang perhubungan;
5. Penyampaian laporan hasil evaluasi, saran dan pertimbangan di bidang tugas
dan fungsi bidang perhubungan kepada Presiden;
Sementara Visi dari Departemen Perhubungan adalah sebagai berikut:
Terwujudnya penyelenggaraan pelayanan perhubungan yang handal, berdaya saing dan
memberikan nilai tambah;
Sedangkan misi yang diemban oleh Departemen Perhubungan adalah sebagai
berikut:
1. Mempertahankan tingkat jasa pelayanan sarana dan prasarana
perhubungan;
2. Melaksanakan konsolidasi melalui restrukturisasi dan reformasi di bidang
sarana dan prasarana perhubungan;
3. Meningkatkan aksesibilitas masyarakat terhadap pelayanan jasa
perhubungan;
4. Meningkatkan kualitas pelayanan jasa perhubungan yang handal dan
memberikan nilai tambah;
Mengingat besarnya kewenangan yang harus dikelola oleh Departemen
Perhubungan, maka Departemen Perhubungan memiliki banyak sekali unit kerja
yang bertugas untuk membantu tercapainya visi dan misi organisasi. Unit-unit kerja
yang terdapat pada Departemen Perhubungan sesuai dengan keputusan Mentri
Perhubungan No. 43 tahun 2005 adalah sebagai berikut:
1. Mentri Perhubungan;
2. Sekretariat Jenderal;
3. Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;
4. Direktorat Jenderal Perhubungan Laut;
5. Direktorat Jenderal Perhubungan Udara;
6. Direktorat Jenderal Perhubungan Perkeretaapian;
7. Inspektorat Jenderal;
8. Badan Search And Rescue Nasional;
9. Badan Penelitian dan Pengembangan Perhubungan;
10. Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan;
11. Staf Ahli;
12. Pusat Data dan Informasi;
13. Pusat Kajian Strategis Pelayanan Jasa Perhubungan;
14. Unit Pelaksana Teknis.
Pihak konsultan berpendapat bahwa salah satu kunci keberhasilan Departemen
Perhubungan dalam berbagai usaha untuk mencapai visi dan misinya terletak pada
kemampuan organisasi dalam membangun sistem informasi yang efektif dan efisien.
Sistem informasi dengan kinerja tinggi secara mutlak harus dimiliki oleh Departemen
Perhubungan mengingat bahwa penguasaan terhadap informasi merupakan tulang
punggung keberhasilan proses pencapaian visi dan misi organisasi seperti yang
telah disebutkan di atas. Untuk membangun sebuah sistem informasi yang holistik
dan terintegrasi secara baik, langkah pertama yang harus dilakukan oleh
Departemen Perhubungan adalah menyusun sebuah dokumen berkaitan dengan
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi.
6.1. Sistematika Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan. Metodologi yang digunakan dalam penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi Departemen Perhubungan merupakan metodologi baku yang secara
konsisten digunakan untuk mengembangan sebuah Rencana Induk Pemanfaatan IT
dan Komunikasi. Jika digambarkan, metodologi baku tersebut akan terlihat seperti
pada gambar berikut:
Gambar 6.1.1. Metodologi Baku Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
Gambar6.1.1. di atas memperlihatkan bahwa pengembangan sebuah sistem
informasi tidak terlepas dari aspek hukum supply dan demand. Jika diperhatikan,
bahwa sebuah sistem informasi dikembangkan atas dasar adanya kebutuhan Sistem
Informasi sebagai aspek Demand. Setelah dapat mendefinisikan aspek Demand
sistem informasi dalam bentuk Kebutuhan Sistem Informasi, barulah kemudian
ditentukan aspek Supply sebagai jawaban atas kebutuhan sistem informasi. Kualitas
sebuah teknologi informasi yang akan dikembangkan dalam hal ini sangat terkait erat
dengan kualitas dan tingkat ketajaman dalam mendefinisikan Kebutuhan Sistem
Informasi. Setelah dapat ditentukan teknologi informasi apa saja yang diperlukan,
maka langkah selanjutnya adalah menentukan strategi manajemen sistem informasi
sebagai tata kelola dari sistem informasi secara keseluruhan. Metode inilah yang
disebut sebagai domain Pengelolaan dari sebuah dokumen Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Dari metode sederhana ini pada dasarnya sebuah
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi dapat disusun.
Dengan menambahkan domain elemen, maka dokumen Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan ini dibagi menjadi 5
(lima) bagian utama sesuai dengan langkah-langkah baku metodologi perencanaan
dan pengembangan sistem informasi sebuah organisasi.
Elemen-elemen yang dimaksud sebagai bagian dari penyusunan Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen Perhubungan adalah sebagai
berikut:
1. Elemen Obyektif – adalah elemen yang berkaitan dengan tujuan
dibangunnya sistem informasi, terutama dilihat dari berbagai perspektif
pengguna atau mereka yang berkepentingan;
2. Elemen Aktivitas – adalah elemen yang berkaitan dengan ragam proses
kerja sehari-hari, terutama di dalam usahanya untuk mencapai visi dan misi
yang telah dicanangkan;
3. Elemen Data – adalah elemen yang berkaitan dengan kebutuhan
manajemen dan stakeholder terkait terhadap berbagai data dan informasi
sebagai bahan baku dalam proses pengambilan keputusan;
4. Elemen Manusia – adalah elemen sumber daya manusia yang dalam hal ini
berfungsi sebagai pengguna dan penerima manfaat dari sistem informasi
yang dibangun; dan
5. Elemen Teknologi – adalah elemen yang berkaitan dengan berbagai jenis
teknologi komputer dan telekomunikasi yang perlu dimiliki dan diinstalasi
Secara konseptual hubungan antara kelima bagian tersebut beserta komponen-
komponen pembentuknya diperlihatkan sebagai berikut:
1. BAB I diawali dengan definisi visi dan misi dari Departemen Perhubungan
yang merupakan landasan utama dalam pembentukan komponen organisasi
lainnya seperti tujuan, strategi, obyektif, dan lain sebagainya. Inti dari bagian
ini adalah membangun landasan atau jembatan penghubung antara visi dan
misi yang dicanangkan organisasi dengan peranan strategis sistem informasi
yang ingin dibangun.
2. BAB II merupakan suatu bagian yang mendefinisikan secara spesifik
mendefinisikan ruang lingkup sistem informasi yang dibutuhkan oleh
Departemen Perhubungan. Ada lima buah elemen kebutuhan yang
didefinisikan, masing-masing terkait dengan aspek: obyektif, aktivitas, data,
manusia, dan teknologi. Masing-masing aspek tersebut akan menentukan
lima buah komponen utama Sistem Informasi Departemen Perhubungan,
yaitu: stakeholders, proses, informasi, struktur organisasi, dan teknologi
informasi.
3. BAB III di dalam dokumen ini adalah merupakan jawaban atas kebutuhan
Sistem Informasi Departemen Perhubungan yang telah didefinisikan pada
bagian sebelumnya. Pada bagian ini diperlihatkan secara detail spesifikasi
teknologi informasi (teknologi komputer dan telekomunikasi) yang perlu
dibangun sesuai dengan kebutuhan organisasi, meliputi 5 (lima) buah
klasifikasi komponen, yaitu: users, program dan aplikasi, struktur basis data,
jaringan dan sistem operasi, dan perangkat keras serta peralatan fisik
lainnya. Pada bagian ini dianalisa pula teknologi informasi yang saat ini telah
dimiliki dan dipergunakan dalam lingkungan Departemen Perhubungan.
4. BAB IV adalah bagian yang sangat penting karena berisi strategi organisasi
dalam melakukan perencanaan, pengembangan, pemeliharaan, dan
pengelolaan sistem informasi yang dimilikinya. Termasuk di dalam aspek
pengelolaan di sini adalah: manajemen users, manajemen aplikasi terpadu,
sistem manajemen basis data, manajemen jaringan, dan manajemen
perangkat keras.
5. BAB V yang merupakan bagian terakhir dalam dokumen ini berisi rencana
pengembangan dan pembangunan portofolio proyek terkait dengan berbagai
modul Sistem Informasi Departemen Perhubungan yang telah dideskripsikan
sebelumnya. Bagian ini disusun dengan menggunakan standar baku
manajemen proyek yang menyangkut hal-hal terkait dengan: ruang lingkup
proyek, kualitas sistem, durasi pengembangan, dan perkiraan biaya.
Termasuk pula di dalam bagian ini strategi pemeliharaan dan pengembangan
sistem di kemudian hari dengan berpedoman pada sistem manajemen
kualitas dan tata pamong manajemen sistem informasi.
Jika digambarkan, sistematika yang digunakan untuk penyusunan Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan adalah sebagai berikut:
Gambar 6.1.2.
Sistematika Penyusunanan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan
Berdasarkan gambar6.1.2. di atas, bab II merupakan bagian khusus yang
membahas strategi menentukan kebutuhan sistem informasi Departemen
Perhubungan. Detail dari pemetaaan kebutuhan sistem informasi Departemen
Perhubungan akan di bahas berikut.
6.1.1. BAB II Elemen Obyektif - Stakeholder
Klasifikasi StakeholderStakeholder adalah sejumlah individu, sekumpulan orang, atau organisasi/institusi
yang memiliki kepentingan terhadap Sistem Informasi Departemen Perhubungan,
terutama yang berkaitan dengan informasi yang diciptakan dan didistribusikan oleh
teknologi terkait. Secara umum stakeholder Departemen Perhubungan dapat
dikategorikan menjadi 4 (empat) kelompok:
Gambar 6.1.3.
Rangka Kerja Pemetaan Stakeholder Departemen Perhubungan
Gambar di atas merupakan rangka kerja yang digunakan oleh konsultan untuk
memetakan ragam stakeholder yang berada di Departemen Perhubungan / Unit
Kerja. Masing-masing kuadran memiliki atribut seperti berikut:
1. Kuadran 1 (Internal-Langsung) adalah kumpulan dari stakeholder yang
berada di dalam organisasi internal Departemen Perhubungan / Unit Kerja
dan setiap harinya berinteraksi secara langsung dengan Sistem Informasi
Departemen Perhubungan / Unit Kerja, dalam arti kata menjadi pengguna
aktif dari teknologi informasi yang dibangun;
2. Kuadran 2 (Internal-Tidak Langsung) adalah kumpulan dari stakeholder
yang berada di dalam organisasi internal Departemen Perhubungan / Unit
Kerja namun tidak menjadi pengguna aktif yang berinteraksi secara intensif
dengan teknologi informasi yang dibangun;
3. Kuadran 3 (Eksternal-Langsung) adalah kumpulan dari stakeholder yang
berada di luar organisasi internal Departemen Perhubungan / Unit Kerja dan
setiap harinya berinteraksi secara langsung dengan Sistem Informasi
Departemen Perhubungan / Unit Kerja, dalam arti kata menjadi pengguna
aktif dari teknologi informasi yang dibangun; dan
4. Kuadran 4 (Eksternal-Tidak Langsung) adalah kumpulan dari stakeholder
yang berada di luar organisasi internal Departemen Perhubungan / Unit Kerja
namun tidak menjadi pengguna aktif yang berinteraksi secara intensif dengan
teknologi informasi yang dibangun.
Atribut Tanggung Jawab Klasifikasi stakeholder di atas akan sangat membantu dalam proses pengkajian
terhadap posisi dan kebutuhan masing-masing dari setiap stakeholder terhadap
produk Sistem Informasi Departemen Perhubungan. Obyektif dari masing-masing
stakeholder tersebut akan sangat berpengaruh terhadap strategi pengembangan
Sistem Informasi Departemen Perhubungan. Secara prinsip, ada 4 (empat) atribut
pembeda terhadap masing-masing kelompok stakeholder, yaitu:
1. Atribut ACCOUNTABLE (A) merupakan posisi dimana stakeholder terkait
merupakan pihak yang berwenang atau memiliki kekuasaan tertinggi
terhadap berbagai aset terkait dengan Sistem Informasi Departemen
Perhubungan yang akan dibangun, termasuk di dalamnya sumber daya
keuangan, material, intelektual, data/informasi, teknologi, manusia, dan lain
sebagainya;
2. Atribut RESPONSIBLE (R) merupakan posisi dimana stakeholder terkait
merupakan pihak yang memiliki tanggung jawab operasional terhadap
mekanisme dan kinerja Sistem Informasi Departemen Perhubungan sehari-
hari;
3. Atribut CONSULTED (C) merupakan posisi dimana stakeholder terkait
berfungsi sebagai pihak yang kerap/harus dilibatkan dalam berbagai inisiatif
pengembangan Sistem Informasi Departemen Perhubungan; dan
4. Atribut INFORMED (I) merupakan posisi dimana stakeholder terkait
merupakan pihak yang kerap/harus selalu diberitahukan terhadap berbagai
perkembangan pembangunan Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
6.1.2. BAB II Elemen Aktivitas - Proses
Value chain dari Michael Porter merupakan dasar untuk melakukan analisa terhadap
rangkaian proses bisnis atau aktivitas dan pemetaan sistem informasi dan untuk
berbagai keperluan analisa model aplikasi atau model lain. Analisis proses bisnis
terhadap suatu unit kerja atau organisasi dilakukan dengan cara melihatnya sebagai
organisasi yang mengubah nilai (value) layanan menjadi sesuatu yang lebih bernilai
(added value) kepada seluruh stakeholder yang terkait.
Berdasarkan teori Value Chain yang diperkenalkan Michael Porter, Sistem
(informasi) selalu terdiri dari unsur data, aplikasi dan teknologi. Pemetaan dilakukan
atas seluruh sistem yang ada sekarang plus sistem informasi baru yang akan
dipasang ke dalam proses/ aktifitas value chain. Sistem-sistem tersebut boleh atau
bisa mendukung beberapa atau semua aktifitas primer sekaligus dan harus
dipetakan secara simultan, namun bersifat unik untuk proses pendukung. Peta
sistem ini menginformasikan bagaimana posisi sistem informasi di dalam aktivitas
dengan lebih rinci dan mampu menunjukkan di area aktifitas mana yang over atau
under coverage, sehingga diketahui kebutuhan sistem selanjutnya
Gambar 6.1.4.
Rangka Kerja Pemetaan Proses Inti dan Proses Penunjang
Dari gambar6.1.4 di atas, terlihat bahwa yang dimaksud dengan Proses Inti adalah
sejumlah aktivitas utama yang menjadi tanggung jawab manajemen Departemen
Perhubungan dalam rangka pengelolaan organisasi sehari-hari. Sementara proses
penunjang adalah berbagai aktivitas di dalam Departemen Perhubungan yang
berfungsi sebagai penunjang sejumlah proses inti yang telah didefinisikan
sebelumnya
6.1.3. BAB II Elemen Data - Informasi
Data dan informasi pada dasarnya dapat diklasifikasikan menjadi dua bagian utama
sesuai dengan kebutuhan setiap stakeholder. Klasifikasi tersebut adalah:
1. Laporan – baik yang bersifat berkala maupun ad-hoc; dan
2. Query – baik yang bersifat berkala maupun ad-hoc.
Mengingat bahwa Departemen Perhubungan merupakan sebuah organisasi besar
dengan karakteristik dan kompleksitas kerjanya, maka pihak konsultan menetapkan
sebuah matriks yang dapat digunakan untuk mengklasifikasikan data dan informasi
sesuai dengan gambar berikut :
Gambar 6.1.5.
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan
Gambar6.1.4. memperlihatkan bahwa setidaknya terdapat tiga dimesi yang
digunakan untuk mengklasifikasikan data dan informasi pada Departemen
Perhubungan. Masing-masing dari dimensi akan diterangkan sebagai berikut :
Dimensi X. Level Transaksi InformasiDimensi X. Yang merupakan Level Transaksi Informasi seperti terlihat pada
gambar6.1.4. terlihat bahwa ada tiga tingkatan pengolahan data menjadi suatu
informasi. Tingkat pertama adalah pada tingkat transaksi, dimana untuk pertama
kalinya data mentah direkam ke dalam perangkat penyimpan komputer (data
storage). Proses ini biasa dinamakan data entry. Tingkat kedua adalah pada saat
data yang berasal dari berbagai macam sumber, memasuki tahap konsolidasi.
Teknologi informasi yang biasa dimanfaatkan untuk keperluan ini adalah data
warehousing, dimana seluruh data yang terkumpul tersentralisasi dan
dikonsolidasikan satu sama lain di sistem ini. Di organisasi yang belum memiliki data
warehouse, konsolidasi biasanya dilakukan secara manual (data di-entry ulang) atau
pun dengan membuat program-program interface yang menghubungkan antara
beberapa modul yang terpisah. Tingkatan terakhir adalah proses dimana data
diproses sehingga menjadi informasi yang relevan bagi pengguna/pemakai (users)
sistem komputer. Pada dasarnya, proses yang terjadi di sini adalah aktivitas
meringkas data yang telah tersimpan di data warehouse atau sistem basis data
(database) terkait. Seorang penyelia / Kepada Bagian perlu mendapatkan ringkasan
data transaksi yang ada terjadi di divisinya (transactional information system). Di
tingkatan manajemen, biasanya terjadi peringkasan lebih lanjut terhadap informasi
yang dihasilkan transactional information system sehingga sesuai dengan kebutuhan
jajaran manajemen (management information system). Di tingkat yang lebih tinggi
lagi, informasi harus disajikan sedemikian rupa sehingga dapat mendukung proses
pengambilan keputusan.
DATABASE DATABASE DATABASE DATABASE
DATAWAREHOUSE
TRANSACTIONALINFORMATION SYSTEM
MANAGEMENTINFORMATION SYSTEM
DECISIONSUPPORT SYSTEM
EXECUTIVEINFORMATION
SYSTEM
TRANSACTION TRANSACTION TRANSACTION TRANSACTION
QueryingSystem
ReportingSystem
ConsolidationSystem
TransactionSystem
•Users•Customer Services
•Chief Executive Officer•CIO, COO, CFO, CTO•Senior Executives
•Line Managers•Junior Managers
•Supervisors•Assistants
DATABASE DATABASE DATABASE DATABASE
DATAWAREHOUSE
TRANSACTIONALINFORMATION SYSTEM
MANAGEMENTINFORMATION SYSTEM
DECISIONSUPPORT SYSTEM
EXECUTIVEINFORMATION
SYSTEM
TRANSACTION TRANSACTION TRANSACTION TRANSACTION
DATABASE DATABASE DATABASE DATABASE
DATAWAREHOUSE
TRANSACTIONALINFORMATION SYSTEM
MANAGEMENTINFORMATION SYSTEM
DECISIONSUPPORT SYSTEM
EXECUTIVEINFORMATION
SYSTEM
TRANSACTIONALINFORMATION SYSTEM
MANAGEMENTINFORMATION SYSTEM
DECISIONSUPPORT SYSTEM
EXECUTIVEINFORMATION
SYSTEM
TRANSACTION TRANSACTION TRANSACTION TRANSACTION
QueryingSystem
ReportingSystem
ConsolidationSystem
TransactionSystem
•Users•Customer Services
•Chief Executive Officer•CIO, COO, CFO, CTO•Senior Executives
•Line Managers•Junior Managers
•Supervisors•Assistants
Gambar 6.1.6.
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan
Dimensi Level Transaksi Informasi
Dimensi Y. Manajemen DataTerdapat hal-hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan manajemen
pengolahan data dan informasi yang merupakan bahan mentah dari sebuah laporan.
Adapun aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan secara sungguh-sungguh adalah
sebagai berikut:
Gambar 6.1.7.
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan Dimensi Manajemen Data
Keseluruhan aspek tersebut perlu diperhatikan agar data yang dikelola benar-benar
dapat dijamin kualitasnya. Disamping itu, standar internasional juga menetapkan
sejumlah komponen yang perlu diperhatikan dalam proses analisa data, yang
menyangkut hal-hal sebagai berikut:
1. Sumber data;
2. Pengembangan proses analisa;
3. Ruang lingkup analisa;
4. Tingkat kompatibilitas laporan hasil analisa dengan standar format
internasional;
5. Potensi pengembangan analisa lanjutan;
6. Prioritas analisa data;
7. Reliabilitas teknik analisa data;
8. Pemenuhan kebutuhan pelatihan sumber daya manusia;
9. Keberadaan sumber daya teknologi (infrastruktur);
10. Institusi penanggung jawab analisa data; dan
11. Usulan strategi pengembangan lebih lanjut.
Dimensi Z. Kriteria InformasiJajaran Manajemen pada Departemen Perhubungan akan berfungsi secara efektif
apabila para pengambil keputusan selalu ditunjang dengan keberadaan informasi
yang berkualitas. Kualitas informasi kerap disebut dengan nama kriteria informasi
yang menurut standar internasional COBIT memiliki karakteristik seperti pada
gambar berikut.
Gambar 6.1.8.
Rangka Kerja Klasifikasi Data dan Informasi Departemen Perhubungan Dimensi Kriteria Informasi
Penjelasan untuk masing-masing kriteria informasi seperti yang terlihat pada gambar
di atas adalah sebagai berikut:
1. Efektivitas – informasi yang dihasilkan haruslah relevan dan dapat
memenuhi kebutuhan dari setiap proses bisnis terkait dan tersedia secara
tepat waktu, akurat, konsisten, dan dapat dengan mudah diakses;
2. Efisiensi – informasi dapat diperoleh dan disediakan melalui cara yang
ekonomis, terutama terkait dengan konsumsi sumber daya yang dialokasikan;
3. Konfidentialitas – informasi rahasia dan yang bersifat sensitif harus dapat
dilindungi atau dijamin keamanannya, terutama dari pihak-pihak yang tidak
berhak mengetahuinya;
4. Integritas – informasi yang dihasilkan haruslah lengkap, akurat, valid,dan
memiliki nilai bisnis sesuai dengan harapan yang membutuhkannya;
5. Ketersediaan – informasi haruslah tersedia bilamana dibutuhkan dengan
kinerja waktu dan kapabilitas yang diharapkan;
6. Komplain – informasi yang dimiliki harus dapat dipertanggung-jawabkan
kebenarannya dan mengacu kepada hukum maupun regulasi yang berlaku,
termasuk di dalamnya mengikuti standar nasional atau internasional yang
ada;
7. Reliabilitas – informasi yang dihasilkan haruslah berasal dari sumber yang
dapat dipercaya sehingga tidak menyesatkan para pengambil keputusan
yang menggunakan informasi tersebut.
Dalam kasus-kasus tertentu, klasifikasi informasi dilakukan berdasarkan atas tingkat
sensitivitas data dan informasi terhadap potensi kehilangan dan penyingkapan.
Alasan mendasar yang digunakan untuk melakukan klasifikasi informasi adalah
sebagai berikut:
1. Memudahkan proses komitmen Departemen Perhubungan dalam hal
keamanan informasi;
2. Memudahkan Departemen Perhubungan mengidentifikasikan informasi yang
bersifat paling sensitif atau vital bagi kinerja Departemen Perhubungan;
3. Mendukung pengembangan sistem keamanan informasi seperti kerahasiaan,
integritas dan ketersediaan data dan atau informasi yang digunakan oleh
Departemen Perhubungan;
4. Membantu Departemen Perhubungan dalam mengidentifikasikan jenis
proteksi yang diterapkan terhadap setiap informasi yang ada.
Pembagian level klasifikasi informasi pada Departemen Perhubungan akan
dilakukan berdasarkan kode definisi.
Kode Keterangan
UC Unclassified
CF Confidential
SC Secret
TS Top Secret
Tabel6.1.1.
Kode Definisi Klasifikasi Informasi Departemen Perhubungan
Klasifikasi Tambahan yang digunakan untuk menentukan klasifikasi informasi pada
Departemen Perhubungan adalah sebagai berikut:
1. Informasi yang bersifat For Official Use Only (FOUO)
2. Informasi yang bersifat Sensitive But Unclassified (SBU)
Terkait dengan pengklasifikasian informasi tersebut, terdapat beberapa kriteria yang
digunakan untuk menentukan nilai sebuah informasi, seperti:
1. Value – terkait dengan nilai dari informasi yang dimaksud.
2. Age – terkait dengan nilai informasi seiring dengan bertambahnya waktu.
3. Useful Life – terkait dengan tingkat akurasi informasi jika terdapat informasi
baru sehingga informasi lama menjadi tidak atau kurang berharga.
4. Personal Association – terkait dengan nilai informasi bagi seseorang atau
individu tertentu.
Metode Integrasi Data Departemen PerhubunganRata-rata organisasi di Indonesia, baik Pemerintah dan Swasta pada umumnya
memiliki pulau-pulau informasi sebagai akibat implementasi teknologi informasi yang
bersifat sporadis. Adalah merupakan kenyataan jika sebuah dokumen Rencana
Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi hendak di implementasikan dihadapkan pada
kondisi perbedaan format data dan teknologi pengolah data tersebut. Pihak
konsultan berpendapat bahwa hal yang sama juga terjadi pada Departemen
Perhubungan mengingat besarnya organisasi Departemen Perhubungan. Proses
pengembangan sistem informasi yang tidak terpusat juga menjadi salah satu alasan
terjadinya pulau-pulau informasi pada Departemen Perhubungan.
Kebutuhan akan sistem informasi terintegrasi sudah merupakan keharusan yang
tidak dapat ditunda, sehingga fokus perhatian pada dokumen Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi terhadap proses integrasi sudah seharusnya
mendapatkan prioritas. Pada dasarnya proses integrasi dapat dilakukan tanpa harus
melakukan pengembangan ulang terhadap berbagai aplikasi yang sudah ada. Untuk
itu, pihak konsultan mengajukan konsep Metadata sebagai bagian dari dokumen
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan.
Dalam kaitannya dengan dokumen pemerintahan, metadata dapat berisi karakteristik
dari arsip terkait yang digolongkan berdasarkan kriteria standar tertentu. Untuk dapat
secara efektif diimplementasikan, Departemen Perhubungan harus memiliki
kerangka standar sehubungan dengan metadata tersebut. Pemerintah Inggris telah
mengembangkan kerangka metadata e-Governmentnya yang didasarkan pada
empat aspek keputusan:
1. Pemakaian bentuk sederhana dari Dublin Core sebagai standar metadata;
2. Penambahan beberapa field atau elemen pada metadata agar sesuai
dengan kebutuhan spesifik;
3. Perencanaan untuk mengembangkan apa yang disebut sebagai e-Government Metadata Standard Application Profile untuk menambahkan
elemen-elemen lebih detail yang dapat memperbaiki kinerja proses yang
berkaitan dengan metadata; dan
4. Pengembangan sebuah Pan e-Government Thesaurus.
Gambar 6.1.10.
Rangka Kerja Metadata berdasarkan standar Dublin Core
Dublin Core merupakan standar metadata internasional yang paling banyak dipakai
dalam merepresentasikan arsip-arsip pemerintahan untuk implementasi e-
Government. Standar metadata Dublin Core yang sederhana memiliki lima belas
elemen dasar, yaitu masing-masing:
1. Title
2. Author and creator
3. Subject and keywords
4. Description
5. Publisher
6. Other contributor
7. Date
8. Resource type
9. Format
10. Resource identifier
11. Source
12. Language
13. Relation
14. Coverage
15. Rights management
Karena kelima belas elemen dasar ini masih perlu dikembangkan lagi agar sesuai
dengan karakteristik berbagai kategori dokumen dan arsip yang ada, maka pihak
konsultan perlu mendefinisikan tambahan-tambahan elemen tersebut.
Penggunaan metadata akan lebih efektif apabila didukung oleh perangkat kebijakan
yang mendukung implementasinya. Dalam hal ini konsultan berpendapat perlu
dikeluarkan sebuah Surat Keputusan Bersama (SKB) antara Mentri Perhubungan
dengan Kepala Pemerintah Derah, baik tingkat Provinsi maupun
Kabupaten/Kotamadya. Dasar utama pembuatan SKB tersebut untuk mengikat
pihak-pihak yang terlibat dalam proses integrasi data dan pelaporan Departemen
Perhubungan dari mulai pusat sampai dengan daerah. Beberapa poin yang menjadi
elemen mendasar dari SKB adalah;
1. Penentuan pihak-pihak yang terlibat dalam mendukung pelaksanaan SKB
tersebut;
2. Artikulasi penjabaran terhadap misi yang diemban dalam SKB tersebut;
3. Komitmen dalam hal kualitas informasi dan data;
4. Kebijakan keamanan dan kontrol internal;
5. Program perbaikan dan peningkatan kinerja berkelanjutan, baik dari sumber
daya teknologi dan kesiapan sumber daya manusia;
6. Penyediaan panduan implementasi integrasi data menggunakan metadata;
dan
7. Penentuan sebuah proyek percontohan (pilot project) sebagai acuan
pengembangan.
6.1.4. BAB II. Elemen Manusia - Struktur Organisasi
Langkah lanjutan sesuai dengan rangka kerja Penyusunan Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi yang diusulkan dalam pendekatan dan metodologi
oleh konsultan adalah melakukan kajian terhadap Elemen Manusia. Dikarenakan
sifatnyanya yang digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi, maka Elemen
Manusia yang dimaksud adalah melakukan kajian terhadap Struktur Organisasi
Departemen Perhubungan. Dari perspektif konsultan, kajian terhadap setiap tugas
pokok dan fungsi setiap stakeholder yang terlibat dalam struktur organisasi
Departemen Perhubungan akan memudahkan konsultan didalam menentukan
kebutuhan akan sistem dan teknologi informasi, jaringan komputer dan perangkat
keras, prosedur operasi standar dan lain sebagainya.
6.1.5. BAB II. Elemen Teknologi – Teknologi Informasi
Karakteristik Teknologi InformasiSalah satu komponen utama dari sebuah sistem informasi yang efektif adalah
teknologi informasi. Berbeda dengan teknologi lainnya, teknologi informasi (komputer
dan telekomunikasi) ini memiliki sejumlah karakteristik unik yang harus
dipertimbangkan secara sungguh-sungguh oleh organisasi yang ingin membangun
sistem informasinya, seperti:
1. Perkembangan teknologi yang teramat sangat cepat (menunjukkan gejala
grafik pengembangan secara eksponensial), sehingga harus dipersiapkan
strategi pengembangan sistem yang fleksibel dan dapat selalu beradaptasi
dengan perubahan;
2. Industri teknologi yang mendunia (global) dimana terdapat sekian banyak
pemain (produsen dan vendor) berbagai komponen teknologi informasi yang
masing-masing menawarkan sejumlah solusi dan keunggulan yang berbeda-
beda sehingga Departemen Perhubungan harus benar-benar jeli dalam
menentukan standar maupun spesifikasi teknologi informasi yang
dibutuhkannya;
3. Alokasi investasi yang tidak sedikit terutama jika ingin membangun sistem
terintegrasi atau terpadu, dimana manfaat dari investasi tersebut banyak
yang bersifat intangible dan sulit untuk dikuantifikasikan, sehingga
merupakan tantangan tersendiri bagi organisasi untuk dapat memilih
teknologi yang sesuai dengan kekuatan anggaran finansialnya;
4. Rendahnya tingkat pemahaman teknologi informasi (technology and
information literacy) di negara-negara berkembang seperti Indonesia
sehingga organisasi harus secara berhati-hati melakukan seleksi terhadap
teknologi yang ingin dipilihnya;
5. Tingkat ketergantungan terhadap infrastruktur teknologi informasi nasional
yang cukup tinggi, dalam arti kata walaupun Departemen Perhubungan telah
memiliki sejumlah perangkat keras yang canggih namun tidak didukung oleh
infrastruktur yang kuat, akan sulit membangun sebuah sistem informasi yang
efektif dan efisien;
6. Ragam produksi dan spesifikasi teknologi informasi mendatangkan pula
permasalahan interkoneksi, terutama bagi organisasi yang memiliki
kebutuhan untuk menghubungkan sistemnya dengan berbagai sistem dari
organisasi lain yang berbeda;
7. Kenyataan bahwa tidak semua teknologi yang diinginkan dijual dan memiliki
kantor perwakilan di tanah air, sehingga harus benar-benar dipertimbangkan
faktor jasa/pelayanan pasca pembelian, terutama yang berkaitan dengan
aktivitas pemeliharaan sistem;
8. Semakin banyaknya konsep dan teori baru berkaitan dengan sistem dan
teknologi informasi yang ditawarkan, dimana beberapa di antaranya sudah
teruji kinerjanya sementara yang lain masih dalam tahap uji coba – sehingga
organisasi harus jeli dalam memilah-milah konsep mana saja yang ingin
diterapkan;
9. Tingginya tingkat resistansi kebanyakan sumber daya manusia organisasi
terhadap penerapan teknologi informasi karena berbagai alasan dan
penyebab, sehingga untuk menerapkan sebuah sistem informasi diperlukan
strategi dan skenario yang berbeda pada masing-masing organisasi; dan
10. Terbatasnya aplikasi teknologi informasi yang terkait langsung dengan
proses-proses khusus dari sebuah organisasi semacam Departemen
Perhubungan sehingga diperlukan usaha dari organisasi untuk membangun
solusi spesifik yang diinginkannya.
Poin-poin di atas merupakan berbagai pertimbangan yang akan digunakan oleh
pihak konsultan dalam menentukan karakteristik teknologi informasi yang sesuai
dengan kebutuhan pada Departemen Perhubungan. Tentu saja faktor pertimbangan
integrasi data dan sistem yang sudah ada dan berjalan saat ini tetap menjadi salah
satu pertimbangan utama oleh pihak konsultan.
Kualitas Teknologi InformasiTeknologi informasi yang akan dipilih dan diimplementasikan dalam kerangka format
Sistem Informasi Departemen Perhubungan haruslah memiliki kualitas dan kinerja
yang tinggi. Ada dua perspektif kualitas yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Kualitas dipandang dari perspektif pemenuhan kebutuhan organisasi; dan
2. Kualitas dipandang dari perspektif perkembangan sistem informasi.
Kualitas Pemenuhan Kebutuhan OrganisasiDalam salah satu referensi disebutkan bahwa yang dimaksud dengan perangkat
lunak quality adalah pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional dan kinerja yang
didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan
secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah perangkat lunak
yang dibangun secara profesional. Berdasarkan definisi di atas terlihat bahwa
sebuah perangkat lunak dikatakan berkualitas apabila memenuhi tiga ketentuan
pokok:
1. Memenuhi kebutuhan pemakai – yang berarti bahwa jika perangkat lunak
tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna perangkat lunak tersebut, maka
yang bersangkutan dikatakan tidak atau kurang memiliki kualitas;
2. Memenuhi standar pengembangan perangkat lunak – yang berarti bahwa
jika cara pengembangan perangkat lunak tidak mengikuti metodologi standar,
maka hampir dapat dipastikan bahwa kualitas yang baik akan sulit atau tidak
tercapai; dan
3. Memenuhi sejumlah kriteria implisit – yang berarti bahwa jika salah satu
kriteria implisit tersebut tidak dapat dipenuhi, maka perangkat lunak yang
bersangkutan tidak dapat dikatakan memiliki kualitas yang baik.
McCall dan kawan-kawan pada tahun 1977 telah mengusulkan suatu penggolongan
faktor-faktor atau kriteria yang mempengaruhi kualitas perangkat lunak. Pada
dasarnya, McCall menitikberatkan faktor-faktor tersebut menjadi tiga aspek penting,
yaitu yang berhubungan dengan:
1. Sifat-sifat operasional dari perangkat lunak (Domain Operasi);
Sifat-sifat operasional suatu perangkat lunak berkaitan dengan hal-hal yang
harus diperhatikan oleh para perancang dan pengembang yang secara teknis
melakukan penciptaan sebuah aplikasi. Hal-hal yang diukur di sini adalah
yang berhubungan dengan teknis analisa, perancangan, dan konstruksi
sebuah perangkat lunak. Faktor-faktor McCall yang berkaitan dengan sifat-
sifat operasional perangkat lunak adalah:
a. Correctness – sejauh mana suatu perangkat lunak memenuhi
spesifikasi dan mission objective dari users;
b. Reliability – sejauh mana suatu perangkat lunak dapat diharapkan
untuk melaksanakan fungsinya dengan ketelitian yang diperlukan;
c. Efficiency – banyaknya sumber daya komputasi dan kode program
yang dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk melakukan fungsinya;
d. Integrity – sejauh mana akses ke perangkat lunak dan data oleh
pihak yang tidak berhak dapat dikendalikan; dan
e. Usability – usaha yang diperlukan untuk mempelajari,
mengoperasikan, menyiapkan input, dan mengartikan output dari
perangkat lunak.
2. Kemampuan perangkat lunak dalam menjalani perubahan (Domain Revisi);
Setelah sebuah perangkat lunak berhasil dikembangkan dan
diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki
berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah perangkatlunak yang
dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat
direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh perangkat lunak tersebut dapat
diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Faktor-faktor
McCall yang berkaitan dengan kemampuan perangkat lunak untuk menjalani
perubahan adalah:
a. Maintainability – usaha yang diperlukan untuk menemukan dan
memperbaiki kesalahan (error) dalam perangkat lunak;
b. Flexibility – usaha yang diperlukan untuk melakukan modifikasi
terhadap perangat lunak yang operasional
c. Testability – usaha yang diperlukan untuk menguji suatu perangkat
lunak untuk memastikan apakah melakukan fungsi yang dikehendaki
atau tidak
3. Daya adaptasi atau penyesuaian perangkat lunak terhadap lingkungan baru
(Domain Transisi).
Setelah integritas perangkat lunak secara teknis telah diukur dengan
menggunakan faktor domain operasi dan secara implementasi telah
disesuaikan dengan faktor domain revisi, faktor terakhir yang harus
diperhatikan adalah faktor transisi – yaitu bagaimana perangkat lunak
tersebut dapat dijalankan pada beberapa platform atau kerangka sistem yang
beragam. Faktor-faktor McCall yang berkaitan dengan tingkat adaptibilitas
perangkat lunak terhadap lingkungan baru:
a. Portability – usaha yang diperlukan untuk mentransfer perangkat
lunak dari suatu perangkat keras dan/atau sistem perangkat lunak
tertentu agar dapat berfungsi pada perangkat keras dan/atau sistem
perangkat lunak lainnya
b. Reusability – sejauh mana suatu perangkat lunak (atau bagian
perangkat lunak) dapat dipergunakan ulang pada aplikasi lainnya
c. Interoperability – usaha yang diperlukan untuk menghubungkan satu
perangkat lunak dengan lainnya
Menimbang tingkat kesulitan yang dihadapi para programmer dalam mengukur
secara langsung dan kuantitatif kualitas perangkat lunak yang dikembangkan
berdasarkan pembagian yang diajukan McCall di atas, sebuah formula diajukan
untuk mengukur faktor-faktor perangkat lunak quality secara tidak langsung menurut
hubungan:
dimana :
Fq = Faktor software quality
c1 = Bobot yang bergantung pada produk dan kepentingan
m1 = Metric yang mempengaruhi faktor software quality
Adapun matriks yang dipakai dalam skema pengukuran di atas adalah sebagai
berikut:
1. Auditability – kemudahan untuk memeriksa apakah perangkat lunak
memenuhi standar atau tidak;
2. Accuracy – ketelitian dari komputasi dan kontrol;
3. Communication Commonality – sejauh mana interface, protokol, dan
bandwidth digunakan;
4. Completeness – sejauh mana implementasi penuh dari fungsi-fungsi yang
diperlukan telah tercapai;
5. Conciseness – keringkasan program dalam ukuran LOC (line of commands);
6. Consistency – derajat penggunaan teknik-teknik desain dan dokumentasi
yang seragam pada seluruh proyek pengembangan perangkat lunak;
7. Data Commonality – derajat penggunaan tipe dan struktur data baku pada
seluruh program;
8. Error Tolerance – kerusakan yang terjadi apabila program mengalami error;
9. Execution Efficiency – kinerja run-time dari program;
10. Expandability – sejauh mana desain prosedur, data, atau arsitektur dapat
diperluas;
11. Generality – luasnya kemungkinan aplikasi dari komponen-komponen
program;
12. Hardware Independence – sejauh mana perangkat lunak tidak bergantung
pada kekhususan dari perangkat keras tempat perangkat lunak itu
beroperasi;
13. Instrumentation – sejauh mana program memonitor operasi dirinya sendiri
dan mengidentifikasi error yang terjadi;
14. Modularity – functional independence dari komponen-komponen program;
15. Operability – kemudahan mengoperasikan program;
16. Security – ketersediaan mekanisme untuk mengontrol dan melindungi
program dan data terhadap akses dari pihak yang tidak berhak;
17. Self-Dokumentation – sejauh mana source-code memberikan dokumentasi
yang berarti;
18. Simplicity – Kemudahan suatu program untuk dimengerti;
19. Traceability – kemudahan merujuk balik implementasi atau komponen
program ke kebutuhan pengguna perangkat lunak; dan
20. Training – sejauh mana perangkat lunak membantu pemakaian baru untuk
menggunakan sistem.
Hubungan antara faktor-faktor software quality dan metric-metric tersebut
ditunjukkan dalam gambar di bawah ini.
AuditabilityAccuracy
Communication Comm.Completeness
Conciseness...
TraceabilityTraining
Corre
cten
ess
Relia
bility
Effic
ienc
yIn
tegr
ity. . . In
tero
pera
bility
Usab
ility
Met
rics
Quality Factors
AuditabilityAccuracy
Communication Comm.Completeness
Conciseness...
TraceabilityTraining
Corre
cten
ess
Relia
bility
Effic
ienc
yIn
tegr
ity. . . In
tero
pera
bility
Usab
ility
Met
rics
Met
rics
Quality Factors
Gambar 6.1.11.
Matriks Faktor-faktor Software Quality
Dengan memanfaatkan formula ini, paling tidak seorang perancang, programmer,
evaluator, dan pengguna perangkat lunak dapat mendeskripsikan secara kuantitatif
tingkat kualitas sebuah software. Semakin tinggi nilai Fq yang dihasilkan, semakin
baik kualitas perangkat lunak tersebut. Hal yang perlu diperhatikan sebelum
melakukan evaluasi terhadap nilai kuantitatif sebuah perangkat lunak adalah:
1. Konsultan akan menentukan terlebih dahulu faktor-faktor apa yang ingin
diukur berdasarkan matriks kualitas yang ada; dan
2. Untuk masing-masing matriks, akan ditentukan bobot yang sesuai, sejalan
dengan kebutuhan dari kualitas yang diharapkan terhadap perangkat lunak
yang ingin dievaluasi.
Kualitas Perkembangan Sistem InformasiPenerapan sebuah teknologi informasi di dalam Sistem Informasi Departemen
Perhubungan bukanlah merupakan suatu upaya jangka pendek yang akan langsung
membuahkan hasil, tetapi merupakan sebuah aktivitas jangka panjang berevolusi.
Departemen Perhubungan sebagai sebuah organisasi harus memiliki ukuran kualitas
dimana nampak bahwa dari waktu ke waktu, Sistem Informasi Departemen
Perhubungan terus mengalami perkembangan ke arah yang lebih baik. Salah satu
teknik yang dapat dipergunakan untuk memastikan hal tersebut adalah dengan
menerapkan konsep Maturity Model terhadap Sistem Informasi Departemen
Perhubungan yang akan dibangun dan diimplementasikan.
Adapun standar internasional yang diusulkan untuk dipergunakan di dalam kerangka
ini adalah COBIT (Control OBjectives for Information and related Technology).
Alasan pemilihan metode ini adalah karena selain telah menjadi menjadi
kesepakatan nasional (berdasarkan Masterplan Sistem Informasi Nasional yang
dikeluarkan oleh Kementrian Komunikasi dan Informasi), metode ini menekankan
pula pada aspek Good Governance dari sebuah sistem informasi, yang tentu saja
sejalan dengan semangat reformasi di Indonesia. Terdapat 4 (empat) domain
perkembangan kualitas yang dinilai di dalam COBIT (yang menilai 34 aspek
kualitas), yaitu masing-masing:
1. Domain Planning and Organisation, dengan aspek penilaian terhadap
proses:
a. Define a strategic planning
b. Define the information architecture
c. Determine the technology direction
d. Define the IT organisation and relationships
e. Manage the IT investment
f. Communicate management aims and direction
g. Manage human resources
h. Ensure compliance with external requirements
i. Assess risks
j. Manage projects
k. Manage quality
2. Domain Acquisition and Implementation, dengan aspek penilaian terhadap
proses:
a. Identify solutions
b. Acquire and maintain application software
c. Acquire and maintain technology architecture
d. Develop and maintain IT procedures
e. Install and accredit systems
f. Manage changes
3. Domain Delivery and Support, dengan aspek penilaian terhadap proses:
a. Define service levels
b. Manage third-party services
c. Manage performance and capacity
d. Ensure continuous service
e. Ensure systems security
f. Identify and attribute costs
g. Educate and train users
h. Assist and advise IT customers
i. Manage the configuration
j. Manage problems and incidents
k. Manage data
l. Manage facilities
m. Manage operations
4. Domain Monitoring, dengan aspek penilaian terhadap proses:
a. Monitor the processes
b. Assess internal control adequacy
c. Obtain independent assurance
d. Provide for independent audit
Keseluruhan standar tersebut akan dipilah berdasarkan kesepakatan dengan
Departemen Perhubungan. standar-standar tersebut juga akan dimasukkan menjadi
satu bagian rangka kerja yang digunakan untuk proses audit teknologi informasi
Departemen Perhubungan.
6.1.6. BAB III Elemen Obyektif - Users
Berdasarkan kajian stakeholder terdahulu dan hal-hal terkait dengan posisi serta
peranan Sistem Informasi Departemen Perhubungan, para pengguna (user) Sistem
Informasi Departemen Perhubungan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) jenis,
yaitu:
Gambar 6.1.12.
Kelompok Pengguna Sistem Informasi Departemen Perhubungan
1. Tipe User 1 (Special & Individual User) – merupakan pengguna Sistem
Informasi Departemen Perhubungan yang memiliki hak akses khusus
terhadap seluruh (atau mayoritas) fasilitas yang tersedia dan bersifat
eksklusif (hanya dapat dipergunakan oleh yang bersangkutan saja –
menempel kepada jabatan struktural). Seluruh stakeholder utama termasuk di
dalam tipe user ini.
2. Tipe User 2 (Special & Active User) – merupakan pengguna Sistem
Informasi Departemen Perhubungan yang memiliki hak akses khusus
terhadap seluruh (atau mayoritas) fasilitas yang tersedia, namun tidak bersifat
eksklusif, dalam arti kata hak tersebut dapat dipergunakan secara bersama-
sama dan/atau bergantian oleh orang yang berbeda (biasanya hak tersebut
menempel pada tugas fungsional). Melihat bahwa sejumlah departemen dan
institusi pemerintahan serta beberapa BUMN memiliki keterkaitan dengan
Sistem Informasi Departemen Perhubungan, maka manajemen di masing-
masing unit tersebut yang berkepentingan untuk mengakses Sistem Informasi
Departemen Perhubungan dapat diberikan hak akses user tipe ini.
3. Tipe User 3 (Common & Individual User) – merupakan pengguna Sistem
Informasi Departemen Perhubungan yang memiliki sejumlah hak akses
sistem sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dan
bersifat eksklusif. Hak khusus ini diberikan kepada seluruh karyawan
Departemen Perhubungan maupun departemen atau institusi terkait yang
berada pada level manajemen menengah (middle management).
4. Tipe User 4 (Common & Active User) – merupakan pengguna Sistem
Informasi yang memiliki hak akses terhadap sebagian fasilitas Sistem
Informasi Departemen Perhubungan dan bersifat inklusif (dapat menyerahkan
hak aksesnya kepada orang lain yang memiliki tugas fungsional yang sama).
Seluruh karyawan dan staf Departemen Perhubungan serta departemen atau
institusi terkait dapat diberikan hak akses user tipe ini, termasuk publik
(masyarakat) yang berkepentingan terhadap data dan informasi yang diolah
oleh Departemen Perhubungan.
Setelah dapat menentukan kelompok pengguna dari Sistem Informasi Departemen
Perhubungan, langkah lanjutan yang dilakukan oleh pihak konsultan adalah
menentukan perkiraan pengguna yang akan terlibat dalam Sistem Informasi
Departemen Perhubungan.
6.1.7. BAB III Elemen Aktivitas – Program dan Aplikasi
Bab II Elemen Aktivitas – Proses pada bagian terdahulu digunakan untuk
memetakan keseluruhan proses inti dan proses penunjang pada setiap unit kerja
yang berada pada Departemen Perhubungan. Bagian tersebut digunakan oleh pihak
konsultan untuk memetakan kebutuhan Sistem Informasi pada unit-unit kerja
bersangkutan. Atas dasar kebutuhan tersebut, maka pada Bab III Elemen Obyektif –
Program dan Aplikasi pihak konsultan melakukan kajian terhadap jenis teknologi
informasi apa saja yang diperlukan terhadap kebutuhan sistem informasi. Pihak
konsultan berpendapat bahwa secara garis besar terdapat dua jenis perangkat lunak
yang akan digunakan pada setiap unit-unit kerja pada Departemen Perhubungan.
Pertama adalah Sistem Operasi dan berbagai perangkat lunak dasar lainnya yang
terkait dengan pengoperasian berbagai perangkat keras dan jaringan komputer.
Kedua adalah sejumlah aplikasi yang berkaitan dengan aktivitas atau proses
manajemen Departemen Perhubungan. Mengingat bahwa jenis perangkat lunak
pertama erat kaitannya dengan kebutuhan perangkat keras dan jejaring Departemen
Perhubungan, maka pembahasannya akan dilakukan pada bagian lain dalam
dokumen ini. Khusus untuk jenis yang kedua, portofolio kerangka aplikasi yang
diperlukan oleh Departemen Perhubungan akan meliputi 3 (tiga) domain utama
berdasarkan rangka kerja sebagai berikut:
Gambar 6.1.13.
Rangka Kerja Kebutuhan Teknologi Informasi Departemen Perhubungan
1. Transactional and Operational System – merupakan kumpulan dari
aplikasi yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengorganisasian,
penstrukturan, penyimpanan, dan pendistribusian dokumen (data dan
informasi) dengan tujuan utama sebagai pusat pengelolaan dan operasional
informasi yang dimiliki oleh Departemen Perhubungan;
2. Decision Support System – merupakan kumpulan dari aplikasi yang
berkaitan proses-proses pengambilan keputusan; dan
3. Communication and Networking Tools– merupakan kumpulan dari aplikasi
yang berkaitan dengan proses koordinasi, komunikasi, kooperasi, dan
kolaborasi antar berbagai stakeholder di dalam Departemen Perhubungan
sehingga terjadi suatu jalinan kerja yang efektif dan efisien.
6.1.8. BAB III Elemen Data – Struktur Basis Data
Kualitas Perkembangan Sistem InformasiDalam kaitannya dengan Sistem Informasi Departemen Perhubungan, terdapat 4
(empat) jenis struktur basis data (database) seperti berikut:
1. Central Multidimensional Database System – merupakan sistem basis
data utama terpusat yang merupakan lokasi penyimpanan seluruh data dan
informasi yang dimiliki oleh Departemen Perhubungan;
2. Metadata and Intregration Database System – merupakan kumpulan dari
berbagai sistem basis data tempat penyimpanan sejumlah data dan informasi
yang berasal dari unit-unit kerja daerah. Bagian ini juga memiliki database
metadata server yang digunakan untuk keperluan intregasi sistem;
3. Departemental Database System – merupakan beragam sistem basis data
yang dimiliki oleh sejumlah departemen dan institusi pemerintahan yang
terkait dengan aktivitas Departemen Perhubungan (para stakeholder); dan
4. Departemental Database Module – merupakan sebuah modul basis data
yang merupakan bagian dari Departemental Database System dimana data
terkait telah terstruktur sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan
Departemen Perhubungan.
Central Multidimensional Database SystemSistem basis data utama ini dibangun dengan menggunakan konsep multi-dimensi
yang di dalamnya terkandung sejumlah basis data. Secara umum jenis basis data
yang ada dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kategori yang sejalan dengan konsep
pengembangan portofolio aplikasi yang telah dijelaskan sebelumnya.
Metadata and Integration Database SystemSecara umum Metadata and Integration Database System memiliki struktur yang
sama dengan induknya (Central Multidimensional Database System). Perbedaannya
adalah terletak pada karakteristik dari masing-masing komponen basis data dan
elemen-elemen standar yang digunakan untuk mendeskripsikan metadata. Berikut
adalah keempat karakteristik masing-masing komponen basis data:
1. Centralised yang berarti bahwa secara utuh basis data terkait terletak pada
sistem basis data utama (Central Multidimensional Database System);
2. Client-Server yang berarti bahwa basis data terkait menggunakan struktur
client-server (dua buah sistem basis data yang saling berpasangan);
3. Replication yang berarti bahwa basis data terkait merupakan salinan serupa
dari sistem basis data utama; dan
4. Local yang berarti bahwa basis data terkait hanya terdapat pada area tertentu
saja.
6.1.9. BAB III Elemen Manusia – Jaringan dan Sistem Operasi
Berdasarkan visi, misi, tujuan, dan strategi, serta mempertimbangkan kebutuhan
aplikasi dan sistem basis data yang telah didefinisikan, Departemen Perhubungan
paling tidak harus membangun tiga domain jaringan infrastruktur dan teknologi
informasi sebagai berikut:
1. Intranet – adalah jaringan yang menghubungkan seluruh stakeholder dan
unit-unit kegiatan di dalam organisasi Departemen Perhubungan;
2. Extranet – adalah jaringan yang menghubungkan antara jaringan
Departemen Perhubungan dengan sejumlah jaringan mitra kerjanya, dalam
hal ini adalah berbagai departemen dan institusi terkait; dan
3. Internet – adalah jaringan yang memungkinkan masyarakat, publik,
organisasi, dan pihak-pihak eksternal lain mengakses sejumlah data dan
informasi yang dimiliki oleh Departemen Perhubungan.
Intranet Departemen Perhubungan Tulang punggung utama dalam jaringan intranet Departemen Perhubungan adalah
hubungan antara jaringan Departemen Perhubungan dan jaringan milik
Kantor/Unit/Dinas di daerah. Secara prinsip jaringan Intraner Departemen
Perhubungan akan terdapat beberapa komponen perangkat keras, antara lain:
1. Application Server merupakan perangkat komputer yang akan bertanggung
jawab terhadap pengelolaan setiap domain aplikasi;
2. Database Server merupakan perangkat komputer yang digunakan sebagai
tempat penyimpanan dari data dan informasi dari setiap domain aplikasi;
3. Clients yang merupakan kumpulan dari berbagai komputer personal tempat
para pengguna (users) menjalankan akses terhadap berbagai aplikasi yang
ada;
4. Input-Output Devices yang merupakan kumpulan dari sejumlah peralatan
input, output, maupun produk-produk portabel lainnya yang dipakai sebagai
penunjang kegiatan organisasi sehari-hari seperti misalnya: printer, scanner,
kamera digital, dan lain sebagainya;
5. Hubs dan/atau Router yang merupakan peralatan khusus untuk
menghubungkan berbagai komputer dan perangkat keras lainnya ke dalam
sebuah jaringan lokal maupun jaringan yang lebih luas; dan
6. Modem yang merupakan peralatan khusus yang berfungsi untuk merubah
sinyal analog menjadi digital dan sebaliknya.
Extranet Departemen Perhubungan Ekspansi jaringan internal Departemen Perhubungan terhadap sebagian sub-
jaringan departemen dan institusi terkait dinamakan sebagai extranet.
Pengembangan perencanaan jaringan extranet pada Departemen Perhubungan
akan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan pihak Departemen Perhubungan
dikarenakan beberapa faktor seperti otonomi daerah, kewenangan pelaksanaan
proyek dan penganggaran dan lain sebagainya.
Internet Departemen Perhubungan Sesuai dengan hakekatnya, internet merupakan sebuah jaringan raksasa yang
memungkinkan Sistem Informasi Departemen Perhubungan dapat diakses secara
luas oleh publik, dalam arti kata masyarakat nasional maupun internasional. Oleh
karena itulah sejumlah aplikasi tertentu dibangun berbasis web agar mudah
diintegrasikan ke dalam sistem berbasis internet.
Sistem Operasi Departemen Perhubungan Sistem operasi merupakan perangkat lunak krusial yang harus secara hati-hati dipilih
oleh manajemen Departemen Perhubungan. Berdasarkan kerangka arsitektur
jaringan, perangkat keras, aplikasi, dan sistem basis data, kriteria sistem operasi
yang dipergunakan harus memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut:
1. Multi-platform dan open standard – dapat beroperasi pada sejumlah
lingkungan yang beragam spesifikasinya teknisnya;
2. Security – memiliki fasilitas keamanan data yang efektif;
3. Scalability – mudah dikembangkan sejalan dengan kemajuan organisasi
yang menyangkut pertambahan volume dan frekuensi transaksi komputasi;
4. Flexible – dapat beradaptasi dengan perubahan cepat teknologi dan
dinamika lingkungan organisasi; dan
5. Cost efficient – harga terjangkau dengan kemampuan finansial organisasi.
Keamanan Sistem Jaringan Komputer (Security System) Departemen PerhubunganPada bagian ini pihak konsultan juga akan melakukan kajian terhadap keamanan
sistem pada Departemen Perhubungan dan memberikan solusi pengembangan
keamanan sistem sebagai bagian dari Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi. Secara umum, keamanan terdiri atas elemen besar seperti diterangkan
berikut ini:
1. Kerahasiaan, merupakan elemen yang menjamin bahwa informasi hanya
dapat diakses oleh orang-orang yang berhak untuk mengakses informasi
tersebut;
2. Integritas, merupakan elemen yang menjamin kelengkapan dan akurasi dari
informasi tersebut dan proses pembuatan informasi tersebut;
3. Ketersediaan, merupakan elemen yang menjamin bahwa hanya pengguna
yang berhak mengakses informasi dan semua aset terkait yang dapat
menggunakannya jika dibutuhkan;
Gambar 6.1.14.
Elemen Dasar Sistem Keamanan Informasi
Dalam mengembangkan sistem keamanan informasi diperlukan panduan dalam
bentuk kumpulan kontrol yang mencakup pengembangan kebijakan, prosedur sistem
keamanan informasi, struktur organisasi serta pendidikan dan pelatihan. Dalam
mengembangkan sistem keamanan informasi pada Departemen Perhubungan, pihak
konsultan akan mengacu kepada standar yang disebut dengan ISO 17799.
ISO/IEC 17799 pertama kali dipublikasikan pada tahun 2000 oleh sebuah lembaga
yang disebut International Organization for Standardization (ISO). Sistem ini diadopsi
dari standar yang dikeluarkan oleh pemerintah Inggris yaitu BS7799. Standar sistem
keamanan informasi yang dikeluarkan oleh ISO terdiri atas 10 sesi utama yang
memuat berbagai klausul, yaitu:
1. Security Policy, merupakan bagian pertama dari standar ISO/IEC 17799
yang bertujuan untuk membuat kebijakan sistem keamanan informasi;
2. Organizational Security, terdiri atas tiga subbagian yang mengatur
infrastruktur keamanan informasi, keamanan akses layanan pihak ketiga, dan
alihdaya;
3. Asset Classification and Control, merupakan bagian dimana ISO/IEC
17799 memandang bahwa tidak semua aset memiliki tingkat kepentingan
keamanan yang sama, sehingga diperlukan klasifikasi untuk memilah tingkat
kontrol yang perlu diterapkan terhadap aset tersebut;
4. Personnel Security, terdiri atas tiga subbagian yang mengatur tugas dan
tanggung jawab pengguna, pelatihan dan respon pengguna terhadap setiap
permasalahan keamanan yang timbul;
5. Physical and Environment Security, merupakan bagian yang mengatur
keamanan fisik dan lingkungan dari sistem keamanan informasi;
6. Communication and Operation Management, bagian ini memuat beberapa
standar seperti tugas dan tanggungjawab operasional, perencanaan sistem
dan tingkat penerimaan, perlindungan terhadap perangkat lunak tak dikenal,
housekeeping, manajemen jaringan, penanganan media, pertukaran
informasi dan perangkat lunak dengan manajemen yang lain;
7. Access Control, merupakan bagian yang menjelaskan berbagai kontrol
akses;
8. System Development and Maintenance, merupakan bagian yang mengatur
bentuk-bentuk keamanan secara teknis yang akan diimplementasikan;
9. Business Continuity Management, merupakan bagian yang mengatur
tentang tentang pengukuran dan reduksi terhadap berbagai ancaman
potensial terhadap aktivitas organisasi; dan
10. Compliance, merupakan bagian yang mengatur kesesuaian sistem
keamanan informasi dengan berbagai regulasi terkait dengan organisasi
bersangkutan.
Jika digambarkan, kesepuluh bagian utama tersebut dapat dibagi menjadi tiga
bagian, yaitu:
1. Aspek Teknis;
2. Aspek Organisasi; dan
3. Aspek Fisik.
Gambar 6.1.15.
Aspek Sistem Keamanan Informasi
Dalam konteks pengembangan sistem keamanan informasi yang akan digunakan
oleh Departemen Perhubungan, maka klausul yang digunakan dalam ISO/IEC 17799
adalah sebagai berikut:
Kode Klausul Keterangan
5.1.1 Dokumen Kebijakan Keamanan Informasi
5.1.2 Review Kebijakan Keamanan Informasi
6.1.1 Komitmen Manajemen terhadap Keamanan Informasi
6.1.2 Koordinasi Keamanan Informasi
6.1.3 Alokasi Tanggungjawab Keamanan Informasi
6.1.4 Proses Otorisasi Fasilitas Pemrosesan Informasi
6.1.5 Kesepahaman Kerahasiaan
6.1.6 Hubungan dengan Otoritas
6.1.7 Hubungan dengan Kelompok-kelompok Bidang Tertentu
6.1.8 Review Independen Keamanan Informasi
6.2.1 Identifikasi Resiko Terkait dengan Pihak-pihak Eksternal
6.2.2 Penentuan Keamanan sesuai dengan Persetujuan Kostumer
6.2.3 Penentuan Keamanan dalam Kesepahaman Pihak Ketiga
7.1.1 Inventori Aset
7.1.2 Kepemilikan Aset
7.1.3 Penerimaan Penggunaan Aset
7.2.1 Panduan Klasifikasi
7.2.2 Penanganan dan Pelabelan Informasi
8.1.1 Tugas dan Tanggungjawab
8.1.2 Penyaringan
8.1.3 Syarat dan Kondisi Pekerja
8.2.1 Tanggungjawab Manajemen
8.2.2
Pelatihan, Pendidikan dan Peningkatan Kesadaran Keamanan
Informasi
8.2.3 Proses Kepatuhan
8.3.1 Penghentian Tanggungjawab
8.3.2 Pengembalian Aset
8.3.3 Penghapusan Hak atas Akses
9.1.1 Perimeter Keamanan Fisik
9.1.2 Kontrol Masuk Fisik
9.1.3 Perlindungan terhadap Pekerja, Ruangan dan Fasilitas
9.1.4 Perlindungan terhadap Ancaman Eksternal dan Lingkungan
9.1.5 Area Kerja yang Aman
9.1.6 Akses Publik dan Deliveri
9.2.1 Perlindungan Perlengkapan
9.2.2 Utilitas Pendukung
9.2.3 Pengamanan Pengkabelan
9.2.4 Perawatan Perlengkapan
9.2.5 Pengamanan Perlengkapan Lainnya
9.2.6 Pengamanan Perlengkapan Yang Dapat Digunakan Ulang
9.2.7 Penghapusan Properti
10.1.1 Dokumentasi Prosedur Operasi
10.1.2 Manajemen Perubahan
10.1.3 Pemisahan Kewajiban
10.1.4 Pemisahan Fasilitas Pengembangan, Ujicoba dan Operasional
10.2.1 Dukungan Layanan
10.2.2 Pengawasan dan Review Layanan Pihak Ketiga
10.2.3 Menajemen Perubahan Layanan Pihak Ketiga
10.3.1 Manajemen Kapasitas
10.3.2 Penerimaan Sistem
10.4.1 Kontrol terhadap Kode Tak Dikenal
10.4.2 Kontrol Terhadap Kode Bergerak Tak Dikenal
10.5.1 Salinan Informasi
10.6.1 Kontrol Jaringan
10.6.2 Keamanan Layanan Jaringan
10.7.1 Manajemen Media Removeable
10.7.2 Pembuangan Media
10.7.3 Prosedur Penanganan Informasi
10.7.4 KeamananDokumentasi Sistem
10.8.1 Prosedur dan Kebijakan Pertukaran Informasi
10.8.2 Persetujuan Pertukaran
10.8.3 Transisi Media Fisik
10.8.4 Pesan Elektronis
10.8.5 Sistem Informasi Bisnis
10.9.1 Perdagangan Elektronis
10.9.2 Transaksi Online
10.9.3 Ketersediaan Informasi Publik
10.10.1 Audit Pencatatan
10.10.2 Pengawasan Penggunaan Sistem
10.10.3 Perlindungan Pencatatan Informasi
10.10.4 Pencatatan Administrator dan Operator
10.10.5 Kesalahan Pencatatan
10.10.6 Sinkronisasi Waktu
11.1.1 Kebijakan Kontrol Akses
11.2.1 Registrasi Pengguna
11.2.2 Manajemen Hak Istimewa
11.2.3 Manajemen Password Pengguna
11.2.4 Review terhadap Hak Akses Pengguna
11.3.1 Penggunaan Password
11.3.2 Perlengkapan Pengguna Yang Terlantar
11.3.3 Kebijakan untuk Clear Screen dan Clear Desk
11.4.1 Kebijakan terhadap Layanan Penggunaan Jaringan
11.4.3 Identifikasi Perlengkapan Jaringan
11.4.4 Diagnosa Remote dan Perlindungan Konfigurasi Port
11.4.5 Pemisahan Jaringan
11.4.6 Kontrol Koneksi Jaringan
11.4.7 Kontrol Routing Jaringan
11.5.1 Prosedur Pengamanan Log-on
11.5.2 Autentikasi dan Identifikasi Pengguna
11.5.3 Sistem Manajemen Password
11.5.4 Utilitas Penggunaan Sistem
11.5.5 Sesi Time-Out
11.5.6 Pembatasan Waktu Koneksi
11.6.1 Pembatasan Akses Informasi
11.6.2 Isolasi Sistem Sensitif
11.7.1 Komunikasi dan Komputasi Bergerak
11.7.2 Telenetworking
12.1.1 Spesifikasi dan Analisa Kebutuhan Keamanan
12.2.1 Validasi Masukan Data
12.2.2 Pemrosesan Kontrol Internal
12.2.3 Integritas Pesan
12.2.4 Keluaran dan Validasi
12.3.1 Kebijakan Penggunaan Kontrol Kriptografi
12.3.2 Manajemen Kunci
12.4.1 Kontrol Perangkat Lunak Operasi
12.4.2 Perlindungan ujicoba Data Sistem
12.4.3 Kontrol Akses ke Kode Sumber Program
12.5.1 Prosedur Kontrol Perubahan
12.5.2 Review Teknis Aplikasi Setelah Perubahan Sistem Operasi
12.5.3 Pembatasan Perubahan Paket Perangkat Lunak
12.5.4 Kebocoran Informasi
12.5.5 Pengembangan Perangkat Lunak Yang Dialihdayakan
12.6.1 Kontrol Tingkat Kerentanan Teknis
13.1.1 Pelaporan Even Keamanan
13.1.2 Pelaporan Kelemahan Keamanan
13.2.2 Pembelajaran dari Insiden Keamanan Informasi
13.2.3 Koleksi Fakta
14.1.1
Penyertaan Keamanan Informasi Ke Dalam Business
Continuity Management
14.1.2 Kesinambungan Bisnis dan Kajian Resiko
14.1.3 Pengembangan dan Implementasi Perencanaan
Kesinambungan termasuk Keamanan Informasi
14.1.4 Framework Perencaan Kesinambungan Bisnis
14.1.5
Ujicoba, Perawatan dan Uji Berkala Perencanaan
Kesinambungan Bisnis
15.1.1 Identifikasi Perundangan yang Diterapkan
15.1.2 Hak Atas Kekayaan Intelektual
15.1.3 Perlindungan Rekaman Organisasional
15.1.4 Perlindungan Data dan Privasi Informasi Personal
15.1.5 Pencegahan Penyalahgunaan Fasilitas Pemrosesan Informasi
15.1.6 Regulasi Kontrol Kriptografi
15.2.1 Komplain dengan Standar dan Kebijakan Keamanan
15.2.2 Pengecekan Komplain Teknis
15.3.1 Kontrol Audit Sistem Informasi
15.3.2 Perlindungan Kontrol Audit Sistem Informasi
Tabel6.1.2.
Klausul Sistem Keamanan Informasi pada ISO 17799
Dokumen ISO 17799 menyebutkan bahwa dalam implementasi sistem keamanan
informasi, maka terdapat beberapa faktor yang bersifat kritis / Critical Success Factor
(CSF) sebagai penentu keberhasilan implementasi pada organisasi. Faktor-faktor
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kebijakan, obyektif dan aktivitas keamanan informasi harus merefleksikan
obyektif bisnis organisasi.
2. Harus ada konsistensi pendekatan dan framework yang sesuai dengan
budaya organisasi dalam hal implementasi, perawatan, pengawasan dan
perbaikan keamanan informasi.
3. Adanya dukungan dan komitmen dari semua level manajemen.
4. Adanya pemahaman yang tepat terhadap kebutuhan keamanan informasi,
kajian resiko dan manajemen resiko.
5. Efektivitas komunikasi keamanan informasi kepada semua manajer,
karyawan dan pihak-pihak lainnya yang berkepentingan.
6. Distribusi panduan keamanan informasi kepada manajer, karyawan dan
pihak-pihak lainnya yang berkepentingan
7. Menentukan pembiayaan yang tepat terhadap aktivitas manajemen
keamanan informasi.
8. Menyediakan pendidikan, pelatihan dan peningkatan kesadaran terhadap
sistem keamanan informasi.
9. Menentukan proses manajemen insiden keamanan informasi yang efektif.
10. Mengimplementasikan sistem pengukuran yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi unjukkerja manajemen keamanan informasi dan menyediakan
umpanbalik untuk keperluan perbaikan.
Terkait dengan beberapa faktor CSF, ISO 17799 tidak memiliki detail CSF untuk
setiap klausul yang dimilikinya. Termasuk dalam hal ini adalah ISO 17799 tidak
menyediakan metode pengukuran skala kematangan sehingga diperlukan adanya
standar lainnya yang dapat memenuhi kebutuhan CSF untuk setiap klausul dan
penentuan skala kematangan. Dalam hal ini standar tambahan yang digunakan
adalah Control Objective for Information and Related Technology (COBIT)
dikarenakan COBIT juga digunakan sebagai standar proses audit teknologi informasi
dalam penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen
Perhubungan. Selain itu, COBIT juga menyediakan adanya faktor-faktor pembanding
terhadap unjuk kerja proses yang disebut dengan Key Performance Indicator (KPI)
dengan tujuan tertentu untuk setiap proses terkait yang disebut dengan Key Goal
Indicator (KGI).
Tabel berikut adalah pemetaan proses antara klausul yang digunakan dalam ISO
17799 dengan obyektif kontrol yang digunakan dalam standar COBIT.
No ISO CoBIT
[ 1 ] 5.1.1 PO 6.8
[ 2 ] 5.1.2 PO 6.5
[ 3 ] 6.1.1 PO 4.6
[ 4 ] 6.1.2 PO 4.6
[ 5 ] 6.1.3 PO 4.4
[ 6 ] 6.1.4 DS 5.4
[ 7 ] 6.1.5 DS 2.7
[ 8 ] 6.1.6 DS 10.5
[ 9 ] 6.1.7 PO 8.1
[ 10 ] 6.1.8 M 4.1
[ 11 ] 6.2.1 PO 9.3
[ 12 ] 6.2.2 DS 2.7
No ISO CoBIT
[ 37 ] 10.10.4 DS 13.6
[ 38 ] 10.10.5 DS 10.1
[ 39 ] 10.10.6 AI 3.4
[ 40 ] 11.1.1 DS 5.3
[ 41 ] 11.2.1 DS 5.4
[ 42 ] 11.2.2 DS 5.4
[ 43 ] 11.2.3 DS 5.4
[ 44 ] 11.2.4 DS 5.5
[ 45 ] 11.3.1 PO 6.8
[ 46 ] 11.3.2 AI 3.3
[ 47 ] 11.3.3 DS 12.1
[ 48 ] 11.4.1 PO 6.8
[ 13 ] 6.2.3 DS 2.7
[ 14 ] 7.1.1 DS 1.6
[ 15 ] 7.1.2 DS 5.8
[ 16 ] 7.1.3 DS 5.8
[ 17 ] 7.2.1 DS 5.8
[ 18 ] 7.2.2 DS 11.22
[ 19 ] 8.1.1 PO 4.4
[ 20 ] 8.1.2 PO 7.6
[ 21 ] 8.1.3 PO 7.1
[ 22 ] 8.2.1 PO 7.2
[ 23 ] 8.2.2 DS 7.3
[ 24 ] 8.2.3 PO 7.3
[ 25 ] 8.3.1 PO 7.8
[ 26 ] 8.3.2 PO 7.8
[ 27 ] 8.3.3 PO 7.8
[ 28 ] 9.1.1 DS 12.1
[ 29 ] 9.1.2 DS 12.1
[ 30 ] 9.1.3 DS 12.1
[ 31 ] 9.1.4 DS 12.1
[ 32 ] 9.1.5 PO 6.10
[ 33 ] 9.1.6 DS 12.1
[ 34 ] 9.2.1 DS 12.1
[ 35 ] 9.2.2 DS 12.6
[ 36 ] 9.2.3 PO 3.1
[ 49 ] 11.4.3 DS 5.16
[ 50 ] 11.4.4 AI 3.3
[ 51 ] 11.4.5 PO 3.1
[ 52 ] 11.4.6 DS 5.20
[ 53 ] 11.4.7 AI 3.3
[ 54 ] 11.5.1 DS 5.2
[ 55 ] 11.5.2 DS 5.2
[ 56 ] 11.5.3 DS 5.2
[ 57 ] 11.5.4 AI 3.7
[ 58 ] 11.5.5 AI 3.3
[ 59 ] 11.5.6 DS 5.16
[ 60 ] 11.6.1 DS 5.3
[ 61 ] 11.6.2 DS 5.1
[ 62 ] 11.7.1 PO 6.10
[ 63 ] 11.7.2 PO 6.10
[ 64 ] 12.1.1 PO 9.3
[ 65 ] 12.2.1 DS 11.6
[ 66 ] 5.1.1 PO 6.8
[ 67 ] 5.1.2 PO 6.5
[ 68 ] 6.1.1 PO 4.6
[ 69 ] 6.1.2 PO 4.6
[ 70 ] 6.1.3 PO 4.4
[ 71 ] 6.1.4 DS 5.4
[ 72 ] 6.1.5 DS 2.7
Tabel6.1.3.
Pemetaan Klausul Sistem Keamanan Informasi pada ISO 17799 dengan COBIT
Dengan demikian, setiap klausul yang berada pada ISO 17799 akan memiliki sendiri
Critical Success Factor, Key Performance Indicator dan Key Goal Indicator yang
secara generik akan mengikuti model COBIT sebagai berikut:
Critical Success Factor
1. Performa kinerja [Klausul ISO 17799 yang dipetakan ke COBIT] dapat diukur secara finansial terkait dengan kepuasan pelanggan/pengguna, efektivitas proses dan kapabilitas kinerja dimasa mendatang sehingga penghargaan atas keberhasilan kinerja dinilai berdasarkan pengukuran kinerja tersebut.
2. Proses [Klausul ISO 17799 yang dipetakan ke COBIT] sejalan dengan strategi teknologi informasi dan tujuan organisasi (visi/misi)
3. setiap orang yang terlibat dalam proses [Klausul ISO 17799 yang dipetakan ke COBIT] berorientasi kepada tujuan akhir dan memahami konsekuensi terhadap berbagai keputusan yang dibuat
4. Budaya organisasi yang telah terdefinisi, adanya kerjama tim lintas fungsi dan divisi.
5. Diterapkannya kontrol [Klausul ISO 17799 yang dipetakan ke COBIT] sehingga dapat meningkatkan transparansi, mengurangi kompleksitas proses dan meningkatkan fleksibilitas.
6. Tujuan dan obyektif dari [Klausul ISO 17799 yang dipetakan ke COBIT] dapat dikomunikasikan kepada semua pihak dan dapat dipahami.
7. Organisasi mengetahui bagaimana mengimplementasikan dan memantau obyektif proses [Klausul ISO 17799 yang dipetakan ke COBIT] dan mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap kinerja proses tersebut.
8. Diterapkannya perbaikan kualitas proses [Klausul ISO 17799 yang dipetakan ke COBIT] secara berkelanjutan
Key Goal Indicator
1. Meningkatnya tingkat layanan yang diberikan2. Jumlah pengguna dan biaya per pengguna yang dilayani3. ketersediaan sistem dan layanan yang diberikan 4. hilangnya resiko integritas dan kerahasiaan 5. Efisiensi biaya proses [Klausul ISO 17799 yang dipetakan
ke COBIT] dan operasi 6. Reliabilitas dan Efektivitas proses [Klausul ISO 17799 yang
dipetakan ke COBIT]7. Peningkatan produktivitas
Key Performance Indicator
1. Tingkat Downtime Sistem 2. Waktu respon3. Jumlah Kesalahan dan Pekerjaan Ulang 4. Jumlah staf yang mendapatkan pelatihan terhadap teknologi
terbaru 5. Perbandingan Bencmarking 6. Reduksi waktu pengembangan dan waktu proses
Pengukuran Keamanan Sistem Jaringan Komputer (Security System) Departemen PerhubunganStandar pada ISO 17799 tidak menyediakan rekomendasi terhadap pengukuran
tingkat kematangan sistem keamanan informasi. Dalam dokumen tersebut
disebutkan bahwa pengukuran tingkat kematangan (maturity level) bukan merupakan
bagian standar pada ISO 17799.
Dalam mengelola sistem keamanan informasi diperlukan suatu ukuran tingkat
kematangan yang memudahkan pihak manajemen mendefinisikan pencapaian dan
kinerja atas dikembangkannya sistem keamanan informasi. Dalam hal ini, metodologi
pengembangan yang telah disebutkan di atas akan menggunakan referensi COBIT
sebagai acuan pengembangan. Dikarenakan sifatnya yang masih umum atau
generik, maka dilakukan kustomisasi terhadap acuan skala kematangan tersebut
dengan pendekatan level kematangan implementasi sistem keamanan informasi.
Gambar 6.1.16.
Skala Kematangan Sistem Keamanan Informasi
Level kematangan seperti yang terlihat pada gambar di atas terdiri atas lima tahapan
kematangan seperti diterangkan berikut ini:
1. Level I. Level dimana sebuah organisasi baru mendefinisikan tujuan yang
ingin dicapai terhadap dikembangkannya sistem keamanan informasi.
Pendefinisian tujuan ini kerap dilakukan dengan melakukan pengembangan
kebijakan keamanan informasi (Policy Development). Proses pada bagian ini
biasanya dimulai dari awal dimana Data Availability belum tersedia, Collection
Difficulty masih sangat tinggi dan Collection Automation belum tersedia.
2. Level II. Level dimana sebuah organisasi telah mengidentifikasikan obyektif
yang ingin dicapai terhadap dikembangkannya sistem keamanan informasi.
Identifikasi tujuan ini kerap dilakukan dengan mengembangkan prosedur
(procedure development).
3. Level III. Level dimana sebuah organisasi mulai dapat mengimplementasikan
kontrol terhadap prosedur yang telah dikembangkannya.
4. Level IV. Level dimana sebuah organisasi selalu melakukan pengujian
terhadap kontrol dan prosedur yang telah dikembangkan. Sampai pada level
ini, kinerja sistem keamanan informasi dapat dipantau secara teratur.
5. Level V. Merupakan level kematangan terakhir dimana prosedur dan kontrol
sudah merupakan bagian yang terintegrasi dari diterapkannya sistem
keamanan informasi. Proses pemantauan kinerja merupakan merupakan
prosedur standar dimana organisasi bersangkutan sudah dapat mengetahui
implikasi dari pengembangan sistem keamanan informasi.
Program Pendidikan dan Pelatihan Sistem Keamanan (Security System) Departemen PerhubunganPengembangan sistem keamanan informasi pada Departemen Perhubungan sangat
tergantung pada dua hal berikut:
1. Mengembangkan kebijakan dan prosedur sistem keamanan informasi yang
merefleksikan kebutuhan organisasi Departemen Perhubungan;
2. Menginformasikan dan mengkomunikasikan tanggungjawab keamanan
informasi kepada seluruh pengguna sesuai dengan kebijakan dan prosedur
sistem keamanan informasi yang telah dikembangkan; dan
3. Menetapkan proses baku untuk melakukan proses evaluasi dan pengawasan
terhadap keseluruhan rangkaian proses yang ada.
Efektivitas dari ketiga hal di atas akan sangat bergantung pada efektivitas
penyelenggaran pendidikan, pelatihan dan peningkatan kesadaran sistem keamanan
informasi kepada semua level pengguna. Efektivitas dari penyelenggaran
pendidikan, pelatihan dan peningkatan kesadaran sistem keamanan informasi dibuat
dengan menggunakan pendekatan metodologis disesuaikan dengan kebutuhan pada
Departemen Perhubungan sebagai berikut:
Gambar 6.1.17.
Program Pendidikan dan Pelatihan Sistem Keamanan Informasi Departemen Perhubungan
Berdasarkan pendekatan pada gambar di atas, maka pembagian proses pendidikan
dan pelatihan sistem keamanan informasi dibagi menjadi tiga (3) program, yaitu:
1. Awareness. Program peningkatan kesadaran dilakukan dan didesain untuk
merubah kebiasaan setiap pengguna agar memiliki perhatian terhadap sistem
keamanan informasi. Program ini dilakukan tidak dengan menggunakan
model pelatihan intensif tetapi dengan menyebarkan pengetahuan dan
informasi lainnya dalam bentuk pamflet, poster dan lain sebagainya. Sasaran
akhir dari program ini ditujukan kepada semua pengguna;
2. Training. Program pelatihan dilakukan dan didesain untuk peningkatan
pengetahuan dan kemampuan pengguna sesuai dengan kompetensi dan
fungsionalitas di dalam organisasi Departemen Perhubungan. Sasaran akhir
dari program ini ditujukan kepada pengguna yang terlibat langsung dalam
teknologi informasi yang digunakan Departemen Perhuungan seperti
administrator sistem, administrator database dan lain sebagainya.
3. Education. Program pendidikan dilakukan dan didesain untuk
mengintegrasikan semua kemampuan dan kompetensi terhadap sistem
keamanan informasi Departemen Perhubungan yang disesuaikan dengan
fungsionalitas pengguna dalam organisasi. Tujuan akhir dari pendidikan
sistem keamanan informasi adalah untuk menciptakan profesionalitas sistem
keamanan informasi yang mendukung kebutuhan organisasi Departemen
Perhubungan serta memiliki tingkat responsif tinggi terhadap dinamika
organisasi. Pendidikan ditujukan kepada profesional pengelola sistem
keamanan informasi baik dalam bentuk pelatihan intensif sampai kepada
sertifikasi profesional. Output atau keluaran akhir dari bagian ini merupakan
rekomendasi yang akan diberikan kepada Departemen Perhubungan agar
dapat digunakan sebagai referensi dan panduan untuk mengembangkan
kompetensi dan profesionalitas staf yang dimiliki.
6.1.10. BAB III Elemen Teknologi – Perangkat Keras dan Perangkat Lainnya
Berpegang kepada konsep dan kerangka arsitektur yang telah didefinisikan
sebelumnya, maka pihak konsultan akan melakukan analisa kebutuhan perangkat
keras komputer yang diperlukan yang dikategorikan menjadi beberapa jenis sebagai
berikut:
1. Server – merupakan komputer dengan spesifikasi teknis yang cukup tinggi
karena dipergunakan sebagai pengatur lalu lintas data pada aplikasi dan
pengaturan sejumlah sumber daya perangkat keras dan jaringan lainnya;
2. Personal Computer – merupakan komputer dengan spesifikasi umum yang
akan dimanfaatkan oleh seluruh pengguna (user) dalam menjalankan aplikasi
yang ada;
3. Notebook – merupakan komputer portabel untuk kebutuhan aktivitas yang
mobile (berpindah-pindah dari satu tempat ke tempat yang lain); dan
4. Personal Digital Assistant – merupakan komputer saku yang kerap
dibutuhkan oleh kalangan manajemen yang sering berpergian.
Sejumlah peralatan input dan output dibutuhkan di dalam Departemen Perhubungan,
seperti misalnya:
1. Printer – alat cetak digital dalam format hitam putih dan berwarna;
2. Scanner – alat pemindai gambar dua dimensi;
3. PC Camera – kamera kecil yang dihubungkan dengan komputer untuk
keperluan tele-conference;
4. Digital Camera – kamera khusus yang bekerja dengan mekanisme dan
format digital;
5. Video Handycam – kamera khusus untuk mengambil citra video; dan
6. Video Projector – proyektor khusus untuk keperluan presentasi.
Sampai pada bagian ini pihak konsultan akan melakukan penghitungan untuk
mengetahui jumlah perangkat keras yang dibutuhkan oleh Departemen
Perhubungan.
6.1.11. BAB IV Elemen Obyektif – Manajemen User
Bagian ini akan mengkaji berbagai strategi yang perlu diimplementasikan dalam
dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Pengkajian akan
dilakukan berdasarkan proses-proses sebelumnya terutama pada bagian elemen
obyektif pada perspektif Stakeholder dan User. Pihak konsultan juga akan mengkaji
berbagai faktor tugas dan wewenang yang perlu ditambahkan sebagai akibat dari
adanya dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen
Perhubungan melalui usulan struktur organisasi.
Acuan Kajian Kompetensi SDM Departemen PerhubunganSelain memberikan usulan terhadap struktur organisasi pengelolaan sistem informasi
Departemen Perhubungan, pihak konsultan akan melakukan kajian terhadap
kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) pada setiap level fungsi. Proses kajian
terhadap kompetensi SDM di Departemen Perhubungan dilakukan dengan
pertimbangan seperti:
1. Kondisi saat ini dari SDM Departemen Perhubungan;
2. Kondisi yang diharapkan dari SDM Departemen Perhubungan;
dan
3. Dampak yang diharapkan dari proses manajemen Sumber
Daya Manusia Departemen Perhubungan terkait dengan implementasi dan
operasional Sistem Informasi.
Kompetensi sendiri merupakan gabungan dari pengetahuan, keterampilan, dan nilai-
nilai dasar yang direfleksikan dalam kebiasaan berpikir dan bertindak. Kompetensi
dalam Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam mendukung Sistem Informasi
Deparemen Perhubungan terkait dengan pengetahuan, keterampilan, dan nilai-nilai
dasar SDM Departemen Perhubungan dalam lingkup penggunaan dan pengelolaan
teknologi informasi dan komunikasi yang akan diterapkan untuk mendukung
pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya. Kompetensi Teknologi Informasi dan
Komunikasi pengguna Sistem Informasi Departemen Perhubungan merupakan
pengetahuan, keterampilan, dan nilai-nilai dasar SDM aparatur dalam menggunakan
Sistem Informasi. Sedangkan Kompetensi Teknologi Informasi dan Komunikasi
pengelola Sistem Informasi Departemen Perhubungan merupakan pengetahuan,
keterampilan, dan nilai-nilai dasar SDM aparatur dalam kewenangannya untuk
mengelola berbagai program.
Sejalan proses audit pada Departemen Perhubungan menggunakan rangka kerja
COBIT, maka secara konsisten konsultan memberikan usulan untuk menggunakan
COBIT sebagai dasar pemetaan kompetensi seperti ditunjukkan pada tabel-tabel
berikut:
KODE ACUAN KOMPETENSI
PO1 Kemampuan memahami pentingnya teknologi informasi dan komunikasi
serta memahami proses menyusun perencanaan strategis teknologi
informasi dan komunikasi bagi Departemen Perhubungan.
PO2 Kemampuan mendefinisikan kebutuhan dan arsitektur informasi yang
sesuai dengan karakteristik instansi pemerintah.
PO3 Kemampuan mengenal dan mempelajari kecenderungan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi di masa mendatang dan dampaknya
terhadap lembaga pemerintahan.
PO4 Kemampuan membentuk struktur organisasi dengan perangkat
perlengkapannya agar proses manajemen Sistem Informasi dapat berjalan
dengan baik.
PO5 Kemampuan menganalisis, memperhitungkan, dan mengelola investasi
teknologi informasi dan komunikasi dalam pengembangan e-Government.
PO6 Kemampuan mengkomunikasikan dan mensosialisasikan arah dan tujuan
diimplementasikannya e-Government di Departemen Perhubungan kepada
seluruh jajaran SDM aparatur.
PO7 Kemampuan mengelola SDM yang terlibat langsung maupun tidak
langsung dengan berbagai program atau inisiatif e-Government.
P08 Kemampuan memahami dan menaati implementasi e-Government sesuai
dengan regulasi dan perundang-undangan yang berlaku.
PO9 Kemampuan menganalisis, memperhitungkan, dan mengelola aspek resiko
dalam implementasi program e-Government.
PO10 Kemampuan mengelola proyek e-Government sesuai dengan konsep dan
prosedur yang baku.
PO11 Kemampuan memahami dan menjamin kualitas implementasi setiap
program e-Government yang ada.Tabel6.1.4.
Kompetensi pada Perencanaan dan Pengorganisasian Teknologi Informasi
KODE ACUAN KOMPETENSI
AI1 Kemampuan merumuskan solusi teknologi informasi dan komunikasi
dan/atau solusi Sistem Informasi yang sesuai dengan kebutuhan
Departemen Perhubungan.
AI2 Kemampuan merumuskan dan memutuskan perangkat lunak (software)
yang sesuai dengan kebutuhan Departemen Perhubungan.
AI3 Kemampuan mengelola dan memelihara infrastruktur teknologi informasi
dan komunikasi yang dipergunakan pada Departemen Perhubungan.
AI4 Kemampuan menyusun pedoman dan prosedur pengelolaan sumber daya
Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
AI5 Kemampuan menginstalasi dan mengakreditasi kinerja sistem.
AI6 Kemampuan mengelola perubahan yang disyaratkan dalam maupun
diakibatkan oleh implementasi Sistem Informasi.
Tabel6.1.5.
Kompetensi pada Pengadaan dan Implementasi Teknologi Informasi
KODE ACUAN KOMPETENSI
DS1 Kemampuan mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan aplikasi pada
Departemen Perhubungan.
DS2 Kemampuan mengelola relasi dengan pihak ketiga yang terkait dengan
implementasi Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
DS3 Kemampuan mengelola kinerja dan kapasitas penggunaan teknologi
informasi dan komunikasi terkait dengan implementasi Sistem Informasi
Departemen Perhubungan.
DS4 Kemampuan menjamin terjadinya pelayanan yang kontinu dan
berkesinambungan.
DS5 Kemampuan menjamin kinerja keamanan Sistem Informasi yang
diterapkan.
DS6 Kemampuan mengidentifikasikan dan mengalokasikan biaya terkait dengan
implementasi Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
DS7 Kemampuan mendidik dan melatih para pengguna teknologi informasi dan
komunikasi serta aplikasi Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
DS8 Kemampuan memberikan asistensi dan nasehat yang dibutuhkan oleh para
pengguna Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
DS9 Kemampuan mengelola aspek konfigurasi teknologi informasi dan
komunikasi.
DS10 Kemampuan mengatasi permasalahan dan keadaan darurat yang terjadi.
DS11 Kemampuan mengelola data dan informasi.
DS12 Kemampuan mengelola fasilitas dan prasarana teknologi informasi dan
komunikasi.
DS13 Kemampuan mengelola aktivitas operasional Sistem Informasi Departemen
Perhubungan.
Tabel6.1.6.
Kompetensi pada Pemeliharaan dan Pelayanan Teknologi Informasi
KODE ACUAN KOMPETENSI
M1 Kemampuan memantau (monitoring) keseluruhan proses manajemen
penyelenggaraan Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
M2 Kemampuan mengkaji dan memenuhi persyaratan standar kontrol internal.
M3 Kemampuan memperoleh penjaminan kualitas secara independen.
M4 Kemampuan menyediakan keperluan untuk audit independen.
Tabel6.1.7.
Kompetensi pada Evaluasi dan Pengawasan Teknologi Informasi
Usulan-usulan kompetensi tersebut akan diolah lebih lanjut oleh pihak konsultan
berdasarkan masukan-masukan yang diberikan oleh tim pendamping dan pengarah
dari Departemen Perhubungan.
3600 HR Competency AssessmentUntuk mencapai hasil kajian terhadap kompetensi SDM secara obyektif, tim
konsultan akan menggunakan sebuah rangka kerja kajian (Assessment Framework)
yang disebut dengan 3600 HR Competency Assessment. 3600 HR Competency
Assessment sendiri merupakan metode pengkajian yang digunakan mengetahui
kompetensi individu (dengan tugas serta wewenang yang dimilikinya) dengan
menggunakan perspektif beragam. Disebut beragam karena selain dilakukan proses
kajian terhadap individu yang bersangkutan, juga dilakukan proses kajian terhadap
lingkungan tempat individu tersebut berada, dimulai dari bawahan, atasan sampai
dengan rekan kerja.
Secara prinsip, proses kajian terhadap Sumber Daya Manusia (SDM) dilakukan atas
elemen-elemen pendukung kompetensi seperti:
1. Pengetahuan;
2. Keahlian;
3. Kemampuan;
4. Gaya Kerja dan Personalitas; dan
5. Motivasi
Mengkaji terhadap elemen pertama dan kedua bisa dikatakan tidak akan menemui
kendala yang berarti dikarenakan elemen-elemen tersebut merupakan elemen yang
paling mudah terlihat. Sementara elemen-elemen ketiga, keempat dan kelima
merupakan elemen yang lebih sulit untuk dikaji. Dikarenakan tingkat kesulitan yang
cukup tinggi, menurut hemat pihak konsultan, banyak konsultan sistem/teknologi
informasi yang hanya memberikan solusi pelatihan dan peningkatan SDM hanya
pada elemen satu dan dua.
Gambar 6.1.18.
Elemen-elemen pendukung kompetensi
Rangka Kerja Tingkat Kematangan SDM Departemen PerhubunganSetelah proses pengkajian dapat dilakukan dengan menggunakan metode di atas,
pihak konsultan merasa perlu untuk menetapkan tingkat kematangan SDM.
Penetapan tingkat kematangan SDM memudahkan pihak manajamen menilai
seberapa jauh kemampuan SDM yang dimilikinya untuk mendukung terlaksananya
sebuah Sistem Informasi yang handal. Rangka kerja yang digunakan untuk
menetapkan level kematangan SDM Departemen Perhubungan adalah dengan
menggunakan rangka kerja yang disebut dengan P-CMM (Personal Capability
Maturity Model). P-CMM dikembangkan oleh badan yang diakui sebagai standar
internasional, yaitu Software Engineering Institute (SEI) yang mendapatkan
dukungan sepenuhnya dari Carnegie Mellon University dan badan-badan serta
lembaga konsultan internasional lainnya.
Dalam mengembangkan model tingkat kematangan SDM, P-CMM dibuat atas dasar
sepuluh (10) prinsip-prinsip utama seperti:
1. Organisasi yang memiliki tingkat kematangan tinggi menunjukkan bahwa
tingkat kematangan SDM akan berpengaruh langsung pada kinerja
organisasi;
2. Kemampuan SDM yang terukur merupakan isu utama ketika berbicara
mengenai kinerja organisasi;
3. Pendefinisian kemampuan SDM harus dilakukan sejalan dengan pencapaian
tujuan organisasi;
4. Pergeseran fokus kemampuan SDM dari elemen pekerjaan kepada
kompetensi SDM;
5. Kapabilitas SDM dapat terukur dan ditingkatkan dalam beragam level, mulai
dari individu, tim kerja, unit kerja sampai dengan skala organisasi;
6. Meningkatnya investasi terhadap peningkatan kompetensi SDM sehingga
harus dapat diukur berdasarkan kontribusi peningkatan kompetensi terhadap
pencapaian tujuan organisasi;
7. Adanya tanggun jawab dari pihak manajemen untuk mengelola kemampuan
SDM;
8. Pergeseran paradigma dari pengelolaan kemampuan SDM dari prosedur
baku menuju proses yan terpadu;
9. Organisasi merasa perlu untuk memberikan berbagai kesempatan
peningkatan kemampuan SDM; dan
10. Terintegrasinya teknologi ke dalam proses dan aktivitas dalam organisasi
sehingga organisasi merasa perlu untuk selalu meningkatkan kemampuan
SDM yang dimilikinya.
Dalam hal menentukan tingkat kematangan, P-CMM membagi tingkat
kematangan SDM menjadi lima (5) tingkatan dimulai dari level satu (1) sampai
dengan level lima (5). P-CMM juga memetakan kelima level tersebut
berdasarkan empat (4) persepektif seperti:
1. Mengembangkan kemampuan individu;
2. Mengembangkan budaya kerja tim;
3. Motivasi dan Manajemen Kinerja; dan
4. Menempatkan kebutuhan SDM.
Gambar berikut ini memperlihatkan model tingkat kematangan yang digunakan
pada P-CMM.
Gambar 6.1.19.
Level Kematangan SDM pada P-CMM
Dengan menggunakan dua rangka kerja di atas baik P-CMM dan 3600 HR
Competency Assessment, konsultan akan membuat strategi manajemen user mulai
dari perencanaan, pendidikan dan pelatihan sampai dengan evaluasi yang
terintegrasi dengan kebutuhan Sistem Informasi Departemen Perhubungan.
6.1.12. BAB IV Elemen Aktivitas– Manajemen Aplikasi Terpadu
Dalam hal aktivitas terhadap bagian Manajemen Aplikasi Terpadu, pihak konsultan
melakukan dua pendekatan dalam Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi Departemen Perhubungan. Pendekatan pertama yagn digunakan adalah
penentuan Karakteristik Aplikasi dan pendekatan kedua adalah penentuan Model
Pengelolaan Aplikasi.
Karakteristik Aplikasi Berdasarkan hakekat pengembangannya, beragam aplikasi yang ada dapat
dikategorikan menjadi 3 (tiga) jenis berbeda, yaitu masing-masing:
1. Package Implementation (PI) – yaitu aplikasi siap pakai yang secara utuh
tidak perlu dilakukan modifikasi lagi oleh internal organisasi Departemen
Perhubungan;
2. Custom Development (CD) – yaitu aplikasi yang dibangun secara 100% dari
awal karena harus secara spesifik memenuhi kebutuhan internal organisasi
Departemen Perhubungan; dan
3. Modular Customisation (MC) – yaitu aplikasi yang dapat dimodifikasi
sedemikian rupa (tidak seluruhnya) sehingga memenuhi kebutuhan internal
organisasi Departemen Perhubungan.
Model Pengelolaan AplikasiPengelolaan Aplikasi Departemen Perhubungan akan diklelompokkan menjadi 3
(tiga) jenis model pengelolaan aplikasi, masing-masing adalah:
1. Self-Managed adalah metode pengelolaan mandiri yang dilakukan oleh tim
internal Departemen Perhubungan;
2. Full Outsource adalah metode pengelolaan yang secara utuh diserahkan
kepada pihak ketiga yang menjadi mitra atau rekanan Departemen
Perhubungan; dan
3. Semi Outsource adalah metode pengelolaan dimana sebagian proses
diserahkan kepada pihak ketiga sementara proses lainnya tetap merupakan
tanggung jawab tim internal Departemen Perhubungan.
6.1.13. BAB IV Elemen Data – Sistem Manajemen Basis Data
Jaringan Arsitektur Basis DataDalam hal Manajemen Basis Data, pihak konsultan mengusulkan menerapkan
sejumlah sistem jaringan arsitektur basis data (struktur kombinasi), seperti:
1. Sistem Basis Data Terpusat (Sentralisasi) – dimana seluruh data dan
informasi terkait secara fisik maupun logika dipusatkan letaknya pada satu
tempat, yaitu di Kantor Pusat Departemen Perhubungan;
2. Sistem Basis Data Tersebar (Desentralisasi) – dimana sejumlah data dan
informasi terkait diletakkan pada beberapa titik simpul akses; dan
3. Sistem Basis Data Terintegrasi – dimana sejumlah data dan informasi
diambil dan/atau diintegrasikan dari berbagai sistem informasi yang dimiliki
oleh sejumlah departemen atau institusi terkait.
Kualitas Data dan Sistem Manajemen Basis DataBasis data atau database merupakan gudang dari seluruh data dan informasi yang
merupakan aset atau kekayaan intelektual dari Departemen Perhubungan yang
sangat berharga. Terkait dengan kualitas data dan informasi yang perlu selalu dijaga
mengingat data dan informasi tersebut memiliki nilai yang sangat strategis, terutama
berkaitan dengan proses pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan maka
aktivitas pengelolaan yang dilakukan harus memperhatikan aspek-aspek data dan
informasi sebagai berikut:
1. Relevan – data dan informasi yang dihasilkan harus benar-benar sesuai
dengan kebutuhan Departemen Perhubungan dan para stakeholdernya;
2. Clear – data dan informasi yang dimiliki harus jelas sehingga tidak
mengundang terlampau banyak asumsi yang dapat menyesatkan;
3. Timely – data dan informasi yang disajikan selain harus cepat dan tepat
waktu, harus pula memiliki konteks atau relevansi yang tinggi terhadap
kondisi internal dan eksternal pada saat itu;
4. Accurate – data dan informasi yang ada haruslah memiliki tingkat keakuratan
yang tinggi, dalam arti kata benar-benar diambil dan diakses dari sumber
yang kompeten;
5. Sufficient – data dan informasi yang ditawarkan perlu memiliki tingkat detail
sesuai dengan kebutuhan atau konteks yang ada;
6. Reliable - data dan informasi yang tersedia haruslah dapat dipercaya
kebenarannya;
7. Targeted – data dan informasi yang disajikan telah diolah sedemikian rupa
sehingga disesuaikan dengan berbagai target stakeholder yang berbeda; dan
8. Worthwhile – data dan informasi yang diolah haruslah memiliki nilai atau
value yang tinggi, sehingga perlu diperhatikan mekanisme seleksi dan
prioritas.
6.1.14. BAB IV Elemen Manusia – Manajemen Jaringan
Dalam konteks manajemen jaringan Departemen Perhubungan, pihak konsultan
akan menggunakan tiga (3) pendekatan. Pendekatan tersebut adalah Pengelolaan
Jaringan Berkualitas, Kebutuhan Stakeholder dan Manajemen Kualitas dan
Ketersediaan Infrastruktur Telekomunikasi.
Pengelolaan Jaringan Berkualitas Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pemantauan jaringan dapat dilihat dari
3 (tiga) perspektif dasar sebagai berikut:
1. Kebutuhan Stakeholder dan Manajemen Kualitas;
2. Ketersediaan Infrastruktur Telekomunikasi; dan
3. Tahap Pengembangan Teknologi Informasi.
Gambar 6.1.20.
Level Kematangan SDM pada P-CMM
Kebutuhan Stakeholder dan Manajemen KualitasTerdapat 5 (lima) komponen kualitas yang akan dinilai oleh para stakeholder Sistem
Informasi Departemen Perhubungan sehubungan dengan kinerja jaringan yang
dibangun, masing-masing adalah:
1. Speed – berkaitan dengan kecepatan komunikasi dan pengolahan
data/informasi dari para stakeholder terhadap jaringan Sistem Informasi
Departemen Perhubungan yang dimiliki;
2. Security – berkaitan dengan jaminan keamanan data/informasi maupun
interaksi komunikasi rahasia antar personal yang terjadi;
3. Reliability – berkaitan dengan tingkat kepercayaan pengguna terhadap
performa jaringan, terutama dalam hal koneksitas dan ketersediaan
infrastruktur;
4. Scalability – berkaitan dengan kemampuan jaringan yang ada untuk
dikembangkan secara lebih lanjut berdasarkan kemajuan organisasi dan
kebutuhan yang bertambah di masa mendatang; dan
5. Cost – berkaitan dengan biaya yang perlu dialokasikan bagi masing-masing
pengguna untuk dapat mengakses Sistem Informasi Deaprtemen
Perhubungan sesuai dengan tingkat kebutuhannya masing-masing.
Ketersediaan Infrastruktur TelekomunikasiAda 2 (dua) hal yang perlu dipertimbangkan sehubungan dengan hal ini, masing-
masing adalah: Devices Layers dan Community Layers.
1. Devices Layers merupakan sejumlah lapisan infrastruktur teknologi informasi
(komputer dan telekomunikasi) yang saling terkait satu dengan lainnya,
dalam arti kata jika satu saja lapisan terganggu, akan mengakibatkan kinerja
keseluruhan sistem menjadi menurun karena terpengaruh. Terdapat 5 (lima)
lapisan di dalam sistem infrastruktur ini, masing-masing adalah:
a. Internet Protocol Layer – berkaitan dengan lapisan infrastruktur
yang berfungsi menyesuaikan berbagai peralatan yang berbeda
menjadi satu aturan standar transmisi data melalui medium internet;
b. Integration Management Layer – berkaitan dengan lapisan yang
membantu Internet Protocol Layer dalam hal menjalankan berbagai
aplikasi komunikasi seperti: email, chatting, conferencing, online
support, dan lain sebagainya;
c. Appliances Layer – berkaitan dengan lapisan dimana berbagai jenis
produk telekomunikasi semacam telepon, televisi, komputer personal,
dan lain-lain beroperasi sebagai alat akses data dan komunikasi;
d. Location Layer – berkaitan dengan lapisan dimana berbagai lokasi
fisik maupun virtual didefinisikan sebagai tempat melakukan
komunikasi, seperti misalnya: kantor, rumah, fasilitas publik, kios,
kendaraan, dan lain sebagainya; dan
e. Customer Layer – berkaitan dengan lapisan dimana berbagai jenis
pelanggan dengan kepentingannya masing-masing berinteraksi
dengan cara melakukan komunikasi satu dengan lainnya.
2. Community Layers merupakan sejumlah lapisan infrastruktur dimana 3
(tiga) buah komponen yang kerap diistilahkan dengan ”3C” saling membentuk
sebuah sistem telekomunikasi, masing-masing adalah:
a. Connectivity yang merupakan keberadaan fasilitas infrastruktur fisik
teknologi informasi sebagai komponen mutlak yang diperlukan untuk
kebutuhan media transmisi data antar satu simpul jaringan dengan
simpul-simpul lainnya (komponen hardware);
b. Communication yang merupakan keberadaan beragam aplikasi dan
perangkat lunak pendukung berbagai proses transaksi, interaksi, dan
komunikasi antar satu pihak dengan pihak-pihak lain yang terjadi
(komponen software); dan
c. Community yang merupakan keberadaan sejumlah masyarakat atau
komunitas yang bersepakat untuk menggunakan teknologi informasi
sebagai alat bantu dan sarana penunjang aktivitas kegiatannya
sehari-hari.
Tahap Pengembangan Teknologi InformasiSecara alami, sebuah organisasi semacam Departemen Perhubungan akan tumbuh
berkembang teknologi informasi yang dimilikinya menuju pada suatu tahap
kematangan tertentu (maturity level). Terkait dengan penggunaan infrastruktur
teknologi informasi, maka Sistem Informasi Departemen Perhubungan akan
berkembang mengikuti 5 (lima) tahap maturity yaitu masing-masing:
1. Tahap Brochurware dimana Sistem Informasi Departemen Perhubungan
akan mulai beroperasi sebagai sebuah kanal akses penyedia informasi (satu
arah) yang dapat diakses oleh berbagai pihak yang berkepentingan;
2. Tahap Customer Interaction dimana Sistem Informasi Departemen
Perhubungan akan memanfaatkan fasilitas teknologi yang ada sebagai media
telekomunikasi antar berbagai pihak yang berkepentingan (dua arah dan
multi arah) secara efektif dan efisien;
3. Tahap Transaction Enabler dimana Sistem Informasi Departemen
Perhubungan akan menjadi sebuah arena terjadinya berbagai transaksi
administrasi maupun operasional terkait dengan visi dan misi yang
diembannya antara berbagai pihak;
4. Tahap Real-Time Organisation dimana Sistem Informasi Departemen
Perhubungan akan merupakan bentuk representasi utuh dari Departemen
Perhubungan yang secara real-time dan online akan selalu beroperasi
selama 24 jam sehari dan 7 hari per minggu untuk melayani stakeholdernya;
dan
5. Tahap Communities of Interests dimana Sistem Informasi Departemen
Perhubungan akan menjadi sebuah tempat berkumpul secara virtual berbagai
komunitas terkait yang memiliki kepentingan yang sama.
Ketiga pendekatan di atas merupakan model pendekatan yang diusulkan oleh pihak
konsultan untuk menjadi dasar dalam hal manajemen jaringan pada Departemen
Perhubungan berdasarkan kajian yang dilakukan pada bagian-bagian sebelumnya.
6.1.15. BAB IV Elemen Teknologi – Manajemen Perangkat Keras
Dalam menentukan strategi manajemen pemeliharaan dan pengembangan
perangkat keras, perlu diperhatikan sejumlah karakteristik khusus dari beragam
komponen perangkat keras yang terdapat dari Sistem Informasi Departemen
Perhubungan, terutama yang berkaitan dengan dua hal utama, yaitu masing-masing:
1. Spesifikasi perangkat keras yang harus selalu disesuaikan dengan kebutuhan
Sistem Informasi Departemen Perhubungan dari masa ke masa, dimana
organisasi harus memiliki mekanisme pemantauan terhadap trend teknologi baru
dan prosedur pengadaannya (menggantikan spesifikasi perangkat keras yang
telah usang); dan
2. Standarisasi yang efektif harus dapat diterapkan di dalam Sistem Informasi
Departemen Perhubungan agar berbagai jenis komponen perangkat keras yang
ada dapat saling dihubungkan satu dengan lainnya tanpa kesulitan teknis yang
berarti;
Terhadap kedua aspek di atas, perlu pula dipahami pentingnya mengetahui trend
teknologi informasi khususnya perangkat keras di kemudian hari, karena akan
sangat berpengaruh terhadap segala usaha pemilihan spesifikasi maupun
standarisasi, misalnya dalam hal-hal sebagai berikut:
1. Trend dikembangkannya berbagai perangkat keras berbasis pervasive
computing (embedded devices) yang lama kelamaan akan menjadi media
alternatif pengganti komputer personal (PC) yang saat ini menjadi standar
komponen sistem informasi;
2. Perkembangan riset dan produk perangkat keras telekomunikasi yang lebih
mengarah kepada wireless devices dibandingkan dengan perangkat keras
berbasis koneksi fisik kabel;
3. Semakin banyaknya perangkat keras yang beroperasi dengan menggunakan
aplikasi berbasis open source;
4. Kenyataan terjadinya ”perang” sejumlah standar besar di dunia yang banyak
didominasi oleh sistem Amerika, Eropa, dan Jepang;
5. dan lain sebagainya.
6.1.16. BAB V Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi Departemen Perhubungan
Bagian ini merupakan bagian yang dianggap penting karena merupakan hasil akhir
dari penyusunana Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen
Perhubungan. Untuk mengembangkan rumusan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi Departemen Perhubungan dalam tata kala waktu berdasarkan jangka
pendek (3 tahun), menengah (5 tahun) dan panjang (10 tahun), pihak konsultan
merasa perlu untuk menggunakan sebuah metodologi baku pengembangan proyek.
Metodologi baku tersebut dikenal sebagai Project Management atau Manajemen
Proyek. Secara definisi, manajemen proyek digambarkan sebagai :
Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses
pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak
yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.
Biasanya, pemenuhan kepentingan berbagai pihak tersebut berkisar pada hal-hal
utama sebagai berikut:
1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan
dengan keterbatasan uang dan waktu;
2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan/keinginan dan harapan pihak-
pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek yang
kerap kali berbeda dan saling bertolak belakang; dan
3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan secara jelas dan tegas hal-
hal yang diinginkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang
tangible maupun yang intangible
Latar Belakang Ilmu Manajemen ProyekSeringkali dipersoalkan mengenai ada tidaknya perbedaan prinsip antara
kemampuan manajerial dalam mengelola aktivitas berbasis proyek (manajemen
proyek) dengan kemampuan mengelola aktivitas operasional organisasi sehari-hari
(manajemen umum). Menurut teori, ilmu Manajemen Umum berkisar pada proses
perencanaan, pengelolaan, penyelenggaraan, dan pengawasan aktivitas sehari-hari
yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Untuk menunjang kemampuan ini, ilmu-ilmu
lain kerap perlu dipelajari semacam riset operasional, riset dan statistik, sumber daya
manusia, ekonomi mikro, akuntansi dan keuangan, teknologi informasi, perilaku
organisasi, dan lain-lain. Sebagian dari pokok-pokok ilmu terkait tersebut
dipergunakan dalam mengelola sebuah proyek.
Gambar 6.1.21.
Ragam Ilmu Pendukung Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi
Selain Manajemen Umum, terdapat satu buah ilmu lain yang sangat berhubungan
erat dengan proses mengelola proyek, yaitu yang bersifat keahlian untuk
menerapkan berbagai aplikasi yang dikususkan/spesifik untuk jenis proyek tertentu.
Dalam standarisasi pengelolaan manajemen proyek internasional, perlu diketahui
tiga hal mendasar yang akan dijelaskan secara lebih mendalam, yaitu masing-
masing:
1. Konteks Manajemen Proyek (Project Management Context), yang merupakan
deskripsi secara detail mengenai lingkungan internal maupun eksternal
dimana manajemen proyek tersebut dilaksanakan;
2. Rangkaian Proses Manajemen Proyek (Project Management Processes),
yang merupakan gambaran umum mengenai bagaimana biasanya proses-
proses dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan
keterkaitan di antaranya; dan
3. Aspek Pengetahuan Manajemen Proyek (Project Management Knowledge
Areas), yang membahas mengenai sembilan aspek pengetahuan mendasar
yang harus diketahui oleh semua pihak yang berkepentingan dalam
melaksanakan sebuah proyek. Kesembilan aspek utama tersebut adalah
Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management), Manajemen
Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management), Manajemen Waktu
Proyek (Project Time Management), Manajemen Biaya Proyek (Project Cost
Management), Manajemen Kualitas Proyek (Project Quality Management),
Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek (Project Human Resource
Management), Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication
Management), Manajemen Resiko Proyek (Project Risk Management), dan
Manajemen Pengadaan Proyek (Project Procurement Management). Gambar
3 memperlihatkan bagaimana hubungan antara kesembilan aspek
pengetahuan tersebut.
Gambar 6.1.22.
Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Dari kesembilan aspek tersebut terlihat hal-hal keterkaitan sebagai berikut:
1. Berdasarnya fungsi dan peranannya dalam manajemen proyek, pengetahuan
yang ada dapat dibagi menjadi dua aspek besar, yaitu fungsi utama dan
fungsi pendukung. Kedua kelompok fungsi ini akan bermuara pada
Manajemen Integrasi Proyek karena aspek inilah yang akan memadukan
kedelapan aspek pengetahuan lainnya sehingga satu dan lainnya saling
konvergen menuju ke suatu titik, tidak berjalan sendiri-sendiri dan saling
kontradiktif.
2. Fungsi Utama merupakan kumpulan dari empat aspek pengetahuan
manajemen proyek, yaitu: ruang lingkup, waktu, biaya, dan kualitas.
Dikatakan sebagai fungsi utama karena pada dasarnya keempat hal inilah
yang secara mendasar harus dikelola oleh pihak yang terkait dalam
mengelola proyek karena jika dilihat secara sungguh-sungguh, keempat
aspek ini saling kontradiktif satu dengan lainnya. Dengan kata lain sukses
tidaknya sebuah proyek memenuhi harapan atau obyektif stakeholders akan
sangat tergantung dari “tarik ulur” keempat aspek utama tersebut.
3. Fungsi Pendukung merupakan kumpulan dari aspek pengetahuan
manajemen proyek yang ada “di belakang layar” dengan tugas utama
mempersiapkan berbagai hal (terutama yang berkaitan dengan sumber daya
dan penyediaan fasilitas) sehubungan dengan pelaksanaan aktivitas keempat
aspek yang ada dalam Fungsi Utama. Aspek tersebut meliputi manajemen
sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan pengadaan.
Dalam menterjemahkan hasil kajian yang telah dilakukan pada bagian-bagian
sebelumnya, pihak konsultan akan menggunakan sembilan knowledge area di atas
sebagai model pengelolaan proyek dalam penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan
IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan.
Prioritas Pengembangan Sistem Informasi Departemen PerhubunganSalah satu bagian terpenting pada sebuah dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT
dan Komunikasi dalam kerangka e-Government di suatu negara biasanya
membahas mengenai rencana pemerintah melaksanakan beberapa proyek e-
Government untuk jangka pendek, menengah, dan panjang. Tentu saja karena
adanya keterbatasan sumber daya, tidak semua proyek di dalam portofolio dapat
dijalankan sekaligus pada waktu yang bersamaan. Dalam hal ini Departemen
Perhubungan harus dapat memilah-milah proyek mana yang harus didahulukan
(prioritas) dan proyek yang mana yang lebih baik dikembangkan belakangan. Untuk
menentukan skala prioritas tersebut, ada satu sebuah matriks yang dikembangkan
oleh Pasific Council seperti yang diperlihatkan berikut.
Gambar 6.1.23.
Matriks Prioritas Pengembangan Sistem Informasi
Hal pertama yang harus dilakukan adalah memetakan keseluruhan proyek yang ada
ke dalam empat kuadran yang ada pada matrik terkait, berdasarkan dua aspek:
1. Aspek Customer Focus berhubungan dengan tipe pelanggan yang akan
memperoleh manfaat langsung dari aplikasi Sistem Informasi Departemen
Perhubungan yang dikembangkan. Ada dua tipe pelanggan di sini, yaitu
internal (mereka yang merupakan bagian dari pemerintahan atau para
birokrat) dan eksternal (masyarakat dan kalangan lain di luar pemerintahan).
2. Aspek Ruang Lingkup berhubungan dengan batasan orang-orang atau
lembaga yang terlibat di dalam proyek. Ada dua jenis ruang lingkup di sini,
yaitu Departemental jika ruang lingkup proyek hanya sebatas satu buah
departemen atau institusi saja, atau Government-Wide yang pada dasarnya
merupakan proyek yang melibatkan lebih dari satu organisasi unit
Departemen Perhubungan, atau yang kerap diistilahkan sebagai lintas
sektoral.
Setelah keseluruhan aplikasi dipetakan, barulah dilakukan langkah berikutnya yaitu
menentukan skala prioritas proyek. Secara prinsip, berikut adalah urut-urutan dari
proyek yang perlu didahulukan dan yang dapat ditunda, berdasarkan kuadran yang
ada:
1. Prioritas Pertama : Internal & Departemental
2. Prioritas Kedua : External & Departemental
3. Prioritas Ketiga : Internal & Governtment - Wide
Prioritas keempat tidak disertakan dikarenakan ruang lingkup penyusunan Rencana
Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan tidak sampai
kepada antar Departemen.
Kerangka Portofolio Modular Prioritas Pengembangan Sistem Informasi Departemen PerhubunganSesuai dengan strategi dan kondisi model pengembangan Sistem Informasi saat ini,
maka pengembangan seluruh komponen sub-sistem pembentuk Sistem Informasi
Departemen Perhubungan dikembangkan dengan menggunakan prinsip modular
sebagai berikut:
1. Setiap sub-sistem dinyatakan dalam sebuah modul yang pada hakekatnya
dapat berdiri sendiri (seperti yang telah dikodekan untuk setiap sub-sistem
aplikasi dan basis data dalam Sistem Informasi Departemen Perhubungan);
2. Setiap modul dapat dibangun secara mandiri dan bertahap dengan
menggunakan prinsip ”rumah tumbuh”;
3. Setiap modul yang dibangun merupakan entiti terkecil dari sebuah
manajemen proyek sehingga dapat dibangun secara terpisah maupun
digabungkan dengan beberapa modul yang lain;
4. Setiap modul dapat diukur kinerjanya sehingga akan memudahkan
manajemen Sistem Informasi Departemen Perhubungan dalam melakukan
pengelolaan terhadap masing-masing modul tersebut; dan
5. Setiap modul yang dibangun harus dapat saling dihubungkan dengan modul-
modul lainnya sehingga masalah spesifikasi dan standarisasi harus selalu
diperhatikan dalam setiap proyek pengembangan yang ada.
6.2. Sistematika Audit Teknologi Informasi Departemen Perhubungan menggunakan Rangka Kerja COBIT. Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) kegiatan Penyusunan Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan mensyaratkan adanya
proses audit teknologi informasi. Kerangka Acuan Kerja (KAK) tersebut tidak secara
eksplisit menentukan metodologi audit teknologi yang harus dipergunakan. Dalam
hal ini konsultan mengajukan model COBIT sejalan dengan penggunaan rangka
kerja COBIT yang dipergunakan untuk penyusunanan Rencana Induk yang telah
dibahas pada bagian-bagian sebelumnya.
6.2.1. Tujuan Audit Teknologi Informasi
Agar dapat mengadaptasikan berbagai perubahan dan arah pengembangan
teknologi informasi ke depan, Departemen Perhubungan perlu mengetahui
bagaimana kondisi implementasi teknologi informasi saat ini sehingga memudahkan
untuk melakukan perencanaan pengembangan teknologi informasi yang akan
datang. Menjalankan audit manajemen teknologi informasi untuk mengetahui kondisi
saat ini akan sangat membantu Departemen Perhubungan memverifikasi bagaimana
implementasi teknologi informasi selama ini dilakukan.
Gambar 6.2.1.
Rangka Kerja Audit Teknologi Informasi Menggunakan COBIT
6.2.2. Proses Audit teknologi informasi menggunakan COBIT
Secara teknis, tim konsultan membagi langkah-langkah proses audit teknologi
informasi menjadi sepuluh (10) bagian, yang terdiri atas:
1. Menentukan Visi, Misi dan Obyektif organisasi pengelola sistem informasi
yang dalam hal ini adalah Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Departemen
Perhubungan;
2. Mengkaji manfaat, tugas dan nilai manfaat dari keberadaan teknologi
informasi di Departemen Perhubungan;
3. Mengkaji aspek resiko keberadaan teknologi informasi Departemen
Perhubungan beserta berbagai ancaman yang ada;
4. Menentukan kontrol obyektif yang diperlukan berdasarkan kontrol obyektif
yang dimiliki oleh COBIT;
5,6,7,8,9,10. Merupakan langah-langkah kerja yang terdiri atas penentuan
domain audit, penentuan materi audit, penentuan maturity level sampai dengan
pembuatan laporan dan rekomendasi.
Detail langkah-langkah proses audit teknologi informasi Departemen Perhubungan
terlihat seperti pada gambar berikut:
Gambar 6.2.2.
Langkah-langkah proses Audit menggunakan COBIT
6.2.3. Keluaran Proses Audit Teknologi Informasi Departemen Perhubungan
Hasil utama dari proses audit teknologi informasi adalah berupa laporan yang terdiri
atas:
1. Skala kematangan TI / IT Maturity Level (skala 0 – 5), yang dilengkapi
dengan laporan detail untuk setiap domain;
2. Analisa kematangan TI terkait dengan Critical Success Factor, Key Goal
Indicator dan Key Performance Indicator untuk setiap domain;
3. Analisa resiko tingkat kematangan teknologi informasi.
Gambar 6.2.3.
Referensi COBIT yang digunakan
6.2.4. Metodologi Audit
Cobit menyediakan metode dan prosedur untuk melakukan proses audit dalam
bentuk Cobit Framework. Berdasarkan framework yang telah tersedia, metodologi
yang digunakan untuk melakukan audit adalah sebagai berikut:
1. Assessment dilakukan terhadap berbagai sumberdaya TI seperti manusia,
sistem aplikasi, teknologi, fasilitas dan data;
2. Material assessment, termasuk dalam hal ini adalah daftar pertanyaan
berdasarkan standar dan struktur Cobit. Materi assessment terdiri atas 4
domain: Planning & Organization (PO), Acquisition & Implementation (AI),
Delivery & Support (DS) dan Monitoring (M);
3. Audit akan didasarkan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Berdasarkan fakta-
fakta yang ditemukan, tim konsultan melakukan analisa tingkat efektivitas dan
efisiensi dari manajemen teknologi informasi;
4. Selama proses audit, tim konsultan juga akan melakukan pertemuan dan
wawancara dengan pihak-pihak terkait seperti manajemen, pengguna dan
personel TI lainnya.
6.3. Benchmarking Ruang lingkup pekerjaan pada dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) mensyaratkan
adanya proses benchmarking terhadap instansi pemerintah yang telah
mengembangkan Rencana Induk Sistem Informasi. Proses penentuan instansi yang
termasuk dalam proses benchmarking ini akan menggunakan referensi instansi yang
dimiliki oleh pihak konsultan. Jika dimungkinkan, referensi dapat disediakan oleh
Departemen Perhubungan terhadap instansi pemerintah untuk proses
benchmarking.
Untuk mencapai hasil benchmarking yang obyektif, konsultan menetapkan beberapa
parameter yang digunakan sebagai acuan. Pengembangan acuan tersebut dilakukan
atas dasar pemikiran sebagai berikut:
1. Pada dasarnya setiap instansi pemerintah memiliki karakteristik organisasi
yang hampir sama, akan tetapi perbedaan visi, misi dan strategi organisasi
menyebabkan pemenuhan kebutuhan sistem informasi menjadi berbeda;
2. Skala prioritas pengembangan sistem informasi berbeda untuk setiap instansi
pemerintah, sehingga tingkat sukses implementasi sebuah Rencana Induk
Sistem Informasi menjadi berbeda;
3. Tingkat information literacy yang berbeda antar tiap instansi; dan
4. Perbedaan skala tugas dan tanggung jawab antar tiap instansi pemerintah.
Atas dasar pemikiran di atas, konsultan mengembangkan acuan dasar yang secara
prinsip berisikan poin-poin mengenai sistematika dan standar dalam
mengembangkan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Acuan yang
akan dipergunakan oleh konsultan untuk proses benchmarking adalah sebagai
berikut:
1. Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
merupakan dokumen strategis yang dianggap memiliki peran untuk
suksesnya pencapaian visi dan misi organisasi;
2. Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
menempatkan perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang dalam
implementasi teknologi informasi;
3. Adanya struktur dan pendekatan yang baku untuk menetapkan
Rencana Induk IT dan Komunikasi;
4. Adanya keterkaitan antara strategi organisasi dengan strategi
teknologi informasi;
5. Adanya definisi yang jelas tentang dukungan teknologi informasi
terhadap pencapaian tujuan organisasi;
6. Studi fisibilitas dan pengawasan terhadap implementasi Dokumen
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi;
7. Adanya pengkajian terhadap kondisi teknologi informasi yang telah
ada sebelum Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
disusun dan dikembangkan;
Diluar acuan terkait dengan Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan
Komunikasi di atas, konsultan juga menetapkan acuan yang terkait dengan kinerja
instansi pemerintah yang bersangkutan dalam menjalankan dan
mengimplementasikan Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi.
Acuan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Adanya kajian terhadap kapabilitas teknologi informasi yang dikembangkan
setelah Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi selesai
dibuat;
2. Umur Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi sampai
dengan kondisi terkini dan berapa kali proses perubahan dan update
dilakukan;
3. Persentase jumlah stakeholder yang terpuaskan karena implementasi dari
Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi;
4. Index partisipasi yang terlibat dalam Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan
IT dan Komunikasi; dan
5. Index kualitas dari Dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
yang didasarkan pada tatakala waktu pengembangan, pendekatan
pengembangan yang terstruktur dan kelengkapan dari Dokumen Rencana
Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi.
7. Rencana Kerja Pekerjaan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi di
Departemen Perhubungan direncanakan akan dimulai setelah keluar Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) tanggal 12 Mei 2006. Pekerjaan ini akan dilaksanakan kurang
lebih dua ratus sepuluh (210) hari atau paling lambat 7 bulan setelah keluar SPMK.
Pada tahap-tahap awal konsultan akan melakukan workshop dengan tim
pendamping dan pengarah Departemen Perhubungan. Workshop dilakukan untuk
mensosialisasikan metode dan rencana kerja dari pihak konsultan seperti proses
assessment, benchmarking, inventarisasi dan wawancara. Dalam workshop,
konsultan akan memintah bantuan kepada tim pendamping dan pengarah terutama
untuk mendapatkan data-data, jawal wawancara dan assessment dan hak akses
untuk proses inventarisir.
Dalam melaksanaan pekerjaan tersebut, tiap-tiap konsultan akan dibekali dengan
berbagai dokumen pelaksanaan teknis pengembangan Rencana Induk Pemanfaatan
IT dan Komunikasi. Dokumen tersebut digunakan untuk mempermudah pihak
konsultan dan tim pendamping serta pengarah agar mendapatkan obyektif pekerjaan
yang maksimal. Dokumen-dokumen tersebut dibuat berdasarkan rangka kerja dan
standar yang dimiliki oleh konsultan.
Sesuai dengan Pendekatan dan Metodologi yang telah diajukan pada bagian
sebelumnya, termasuk pemahaman, tanggapan dan tanggapaan konsultan terhadap
KAK, maka rencana kerja konsultan secara umum terdiri atas:
1. Audit teknologi informasi menggunakan rangka kerja COBIT. Bagian ini telah
dijabarkan mendetail pada bagian 6.2.1. sampai dengan 6.2.4.
2. Bagian inti dari dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi,
yang berdasarkan rangka kerja milik konsultan telah mencakup semua poin
yang berada pada ruang lingkup pekerjaan diluar proses Audit Teknologi
Informasi. Bagian inti ini telah dijabarkan secara mendetail pada bagian 6.1.1.
sampai dengan bagian 6.1.16;
3. Proses Benchmarking Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
Departemen Perhubungan dengan instansi pemerintah lainnya. Bagian ini
juga telah dijabarkan mendetail pada bagian 6.3.
Setiap bagian dari rencana kerja tersebut terbagi atas empat (4) bagian dari siklus
rencana kerja yang akan digunakan oleh konsultan. Tujuan dari penggunaan siklus
rencana kerja oleh konsultan adalah:
1. Penyusunan dokumen Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
memiliki kualitas yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan Departemen
Perhubungan;
2. Ketepatan konsultan terhadap tata kala waktu dan biaya yang telah
dipersyaratkan oleh pihak Departemen Perhubungan;
Gambar 7.1.
Siklus Rencana Kerja Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi
Siklus tersebut memperlihat bahwa setiap bagian dari rencana kerja konsultan yang
akan dipaparkan lebih detail pada Jawal Pelaksanaan Pekerjaan akan dimulai dari
Perencanaan, Pengerjaan, Evaluasi dan Perbaikan.
8. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Lanjutan Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
9. Tenaga Ahli dan Tanggung Jawabnya1. Project Manager
a. Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll) dan
keluar;
b. Dibantu semua koordinator menyiapkan rencana kerja operasi proyek,
meliputi aspek teknis, waktu, administrasi dan keuangan proyek;
c. Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga operasi
proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana (on track);
d. Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan
timbul agar dapat diantisipasi secara dini;
e. Mengkomunikasikan dalam bentuk lisan dan tertulis (Laporan
Kemajuan Pekerjaan).
2. Ahli Sistem Informasi Manajemen
a. Melakukan proses Analisa Terhadap Kondisi System yang sdang dan
telah berjalan;
b. Melakukan analisa terhadap prosedur-prosedur yang berlaku dalam
sebuah system life cycle;
c. Melakukan proses identifikasi terhadap kebutuhan user (user
requirements);
d. Melakukan Proses Design untuk membentuk suatu Sistem yang baru;
e. Berkoordinasi dengan ahli database dalam merancang Database;
f. Membuat laporan Analisa dan rancang bangun system;
g. Dibantu team teknis membuat laporan kemajuan pekerjaan;
3. Ahli Jaringan Komputer
a. Melakukan proses identifikasi terhadap kondisi eksisting jaringan;
b. Membuat design infrastruktur jaringan;
c. Membuat dokumentasi infrastruktur jaringan;
d. Membuat design rules untuk setiap user yang tergabung dalam
network;
e. Memastikan setting yang benar terhadap switch, wireless,
workstation, server, dll.
4. Ahli Manajemen Database
a. Berkoordinasi dengan ahli system informasi melakukan proses analisa
terhadap kondisi existing dari system yang sedang / telah berjalan;
b. Berkoordinasi dengan ahli system informasi melakukan proses design
database;
c. Melakukan perhitungan terhadap jumlah table space, congestion, dll
dari database yang di rancang;
d. Menyiapkan proses backup dan recovey database;
e. Melakukan installasi database pada server yang telah disediakan;
f. Membuat dokumentasi database design;
g. Melakukan pemetaan terhadap distribusi database pada infrastruktur
jaringan komunikasi data.
5. Ahli Sistem Keamanan Jaringan Komputer
a. Membuat perencanaan assessment keamanan jaringan komputer;
b. Membuat dokumen proses assessment keamanan jaringan komputer
menggunakan standar ISO 17799;
c. Melakukan analisa terhadap keamanan jaringan komputer;
d. Membuat pelaporan sistem keamanan jaringan komputer,
merekomendasikan Standard Operating Procedure (SOP), dan
mendesain rangka kerja sistem keamanan jaringan komputer.
6. IT Auditor
a. Mengkoordinasikan dan Merencanakan proses Audit
b. Mengidentifikasikan resiko dan kendali
c. Mengevaluasi kendali dan mengumpulkan bukti-bukti
d. Menentukan Critical Success Factor, Key Performance Indicator, Key
Goal Indicator dan Maturity Level Index
e. Mendokumentasikan temuan-temuan dan mendiskusikan dengan
auditee
f. Membuat laporan akhir dan Mempresentasikan hasil-hasil yang
diperoleh
7. Ahli Manajemen Transportasi
8. Ahli Administrasi dan Kebijakan Publik
a. Mengkaji dampak sosial terhadap kebijakan publik terkait dengan
bidang transportasi;
b. Melakukan kajian terhadap kecenderungan kebijakan publik terkait
dengan impelementasi teknologi dan sistem informasi;
c. Mengkaji komunikasi interaktif kebijakan publik di bidang transportasi;
d. Menganalisis utilisasi pengetahuan terkait dengan pengambilan
kebijakan publik dibidang transportasi;
9. Ahli Telekomunikasi dan Komunikasi Data
8. Melakukan analisa dan evaluasi beban kapasitas data yang ditransmisikan
melalui jaringan;
9. Melakukan analisa terhadap teknologi eksisting yang digunakan untuk
komunikasi data;
10. Melakukan analisa terhadap pilihan teknologi ke depan yang dapat digunakan
untuk telekomunikasi dan komunikasi data.
10. Jadwal Penugasan Tenaga Ahli
No. Posisi Nama PersonilNama
PerusahaanBULAN KE
KETERANGANI II III IV V VI VII1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Project
ManagerIr. Ady Wiidjaja, MSc, MM
PT. Medcom Indosa engineering
7 Bulan
2 Ahli Sistem Informasi Manajemen
Hestya Patrie, SKom, MSSE Idem
7 Bulan
3 Ahli Sistem Informasi Manajemen
Brury Trya Sartana, Skom, MM
Idem
7 Bulan
4 Ahli Sistem Informasi Manajemen
Drs. Nazir Harjanto, MSc
Idem 7 Bulan
5 Ahli Jaringan Komputer
Bobby Reza, Skom, MM Idem
7 Bulan
6 Ahli Jaringan Komputer
Ir. Hendra Burhan, MSc, MM Idem
7 Bulan
7 Ahli Sistem Manajemen Database
Ir. Wendi Usino, MSc, MM Idem
7 Bulan
8 Ahli Sistem Manajemen Database
Mohammad Syafrullah, MKom
Idem
7 Bulan
9 Ahli Sistem Manajemen Database
Gunawan, SKom, MSc
Idem
7 Bulan
Lanjutan Jadwal Penugasan Personil
10 Ahli Sistem Keamanan Jaringan Komputer
Ir. Mardi Hardjianto,Mkom
Idem
7 Bulan
11 Ahli IT Audit Ir. Bullion Dragon, MSc
Idem 7 Bulan
12 Administrator Dudy Rudianto, ST Idem 7 Bulan
13 Administrator Prasetya Ambang Utomo, ST
Idem 7 Bulan
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Project Manager Ir. Ady Wiidjaja, MSc, MM
Kick of MeetingPersiapan AdministratifPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Tupoksi Departemen PerhubunganMateri Audit Teknologi InformasiMateri Sumber Daya ManusiaInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di BalikpapanSurvei di BandungInterim Report 2Analisa Elemen UserKompilasi Hasil Analisa dan AuditDraft Cetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem InformasiDraft Cetak Biru Pengembangan Perangkat LunakDraft Cetak Biru Pengembangan SDMCetak Biru Pengembangan Perangkat LunakFinal ReportExecutive SummaryKick of MeetingPersiapan AdministratifPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Tupoksi Departemen PerhubunganMateri Audit Teknologi InformasiMateri Sumber Daya ManusiaInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di MedanSurvei di ManadoSurvei di BandungInterim Report 2Analisa Elemen UserAnalisa Sumber Daya ManusiaKompilasi Hasil Analisa dan AuditTahapan Pelaporan
Draft Cetak Biru Kebijakan, Standar dan ProsedurDraft Cetak Biru Pengembangan SDMDraft Draft Final ReportCetak Biru Kebijakan, Standar dan ProsedurCetak Biru Pengembangan SDMFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Sistem
Informasi Manajemen
Hestya Patrie, SKom, MSSE Kick of MeetingPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Kebutuhan Sistem InformasiMateri Manajemen Sistem InformasiInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di BandungInterim Report 2Analisa Elemen UserInterim Report 3Draft Cetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem InformasiDraft Draft Final ReportCetak Biru Pengembangan Perangkat LunakCetak Biru Pengembangan SDMFinal ReportKick of MeetingPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Kebutuhan Sistem InformasiMateri Manajemen Sistem InformasiInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di ManadoSurvei di BandungInterim Report 2Analisa Elemen UserAnalisa Sumber Daya ManusiaTahapan Pelaporan
Draft Cetak Biru Kebijakan, Standar dan ProsedurDraft Cetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiDraft Cetak Biru Pengembangan SDMCetak Biru Kebijakan, Standar dan ProsedurCetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiCetak Biru Pengembangan SDMFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Sistem
Informasi Manajemen
Brury Trya Sartana, Skom, MM
Kick of MeetingInception ReportMateri Kebutuhan Sistem InformasiMateri Manajemen Sistem InformasiMateri Sumber Daya ManusiaInterim Report 1Survei di Kantor PusatAnalisa Program dan AplikasiTahapan PelaporanCetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiFinal ReportKick of MeetingInception ReportMateri Kebutuhan Sistem InformasiMateri Manajemen Sistem InformasiMateri Sumber Daya ManusiaInterim Report 1Survei di Kantor PusatInterim Report 2Analisa Program dan AplikasiDraft Cetak Biru Pengembangan Perangkat LunakDraft Cetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiCetak Biru Pengembangan Perangkat LunakCetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas
1 Ahli Sistem
Informasi Manajemen
Drs. Nazir Harjanto, MSc Kick of MeetingInception ReportMateri Kebutuhan Sistem InformasiMateri Manajemen Sistem InformasiInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di ManadoSurvei di BandungAnalisa Program dan AplikasiTahapan PelaporanCetak Biru Pengembangan SDMFinal ReportKick of MeetingInception ReportMateri Kebutuhan Sistem InformasiMateri Manajemen Sistem InformasiInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di BalikpapanSurvei di BandungInterim Report 2Analisa Program dan AplikasiDraft Cetak Biru Pengembangan Perangkat LunakDraft Cetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiCetak Biru Pengembangan Perangkat LunakCetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Jaringan
KomputerBobby Reza, Skom, MM Kick of Meeting
Persiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Teknologi InformasiMateri Keamanan Sistem InformasiInterim Report 1Survei di Jayapura
Survei di BalikpapanAnalisa Struktur Basis DataTahapan PelaporanDraft Draft Final ReportKick of MeetingPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Teknologi InformasiMateri Keamanan Sistem InformasiInterim Report 1Survei di MakassarSurvei di MedanInterim Report 2Analisa Jaringan dan Sistem OperasiTahapan PelaporanFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Jaringan
KomputerIr. Hendra Burhan, MSc, MM Kick of Meeting
Inception ReportMateri Teknologi InformasiInterim Report 1Survei di MakassarAnalisa Jaringan dan Sistem OperasiTahapan PelaporanDraft Cetak Biru Kebijakan, Standar dan ProsedurCetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiKick of MeetingInception ReportMateri Teknologi InformasiInterim Report 1Survei di MakassarInterim Report 2Analisa Jaringan dan Sistem OperasiAnalisa Perangkat KerasDraft Cetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem InformasiCetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem InformasiFinal Report
Executive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Sistem
Manajemen Database
Ir. Wendi Usino, MSc, MM Kick of MeetingPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportInterim Report 1Survei di MakassarSurvei di JayapuraSurvei di ManadoAnalisa Jaringan dan Sistem OperasiTahapan PelaporanDraft Draft Final ReportCetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiKick of MeetingPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportInterim Report 1Survei di MakassarSurvei di JayapuraSurvei di BalikpapanInterim Report 2Analisa Perangkat KerasTahapan PelaporanDraft Cetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem InformasiCetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem InformasiFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas
1 Ahli Sistem Manajemen Database
Mohammad Syafrullah, MKom Kick of MeetingInception ReportInterim Report 1Survei di SurabayaAnalisa Perangkat KerasTahapan PelaporanKick of MeetingInception ReportInterim Report 1Survei di JayapuraInterim Report 2Analisa Struktur Basis DataFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Sistem
Manajemen Database
Gunawan, SKom, MSc Kick of MeetingInception ReportInterim Report 1Survei di JayapuraSurvei di SurabayaSurvei di MedanSurvei di BalikpapanSurvei di BandungAnalisa Perangkat KerasKick of MeetingInception ReportInterim Report 1Survei di MakassarSurvei di JayapuraSurvei di SurabayaSurvei di MedanSurvei di ManadoInterim Report 2Final ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli IT Audit Ir. Bullion Dragon, MSc Persiapan Manajemen
Persiapan TeknisInception ReportInterim Report 1Survei di MedanAnalisa Sumber Daya ManusiaCetak Biru Kebijakan, Standar dan ProsedurPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportInterim Report 1Survei di SurabayaInterim Report 2Tahapan PelaporanFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Administrator Dudy Rudianto, ST Inception Report
Materi Audit Teknologi InformasiInterim Report 1Analisa Sumber Daya ManusiaInception ReportMateri Audit Teknologi InformasiInterim Report 1Interim Report 2Final ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas
1 Administrator Prasetya Ambang Utomo, ST Persiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Sumber Daya ManusiaInterim Report 1Survei di ManadoAnalisa Keamanan Sistem Informasi Cetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem InformasiPersiapan ManajemenPersiapan TeknisInception ReportMateri Sumber Daya ManusiaInterim Report 1Survei di BalikpapanInterim Report 2Tahapan PelaporanFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Kebijakan
Publik………………………………. Persiapan Administratif
Persiapan ManajemenInception ReportInterim Report 1Survei di Kantor PusatInterim Report 2Kompilasi Hasil Analisa dan AuditDraft Cetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiDraft Cetak Biru Pengembangan SDMExecutive SummaryPersiapan AdministratifInception ReportInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di Kantor PusatInterim Report 2Kompilasi Hasil Analisa dan AuditDraft Draft Final ReportFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Kebijakan
Publik………………………………. Persiapan Administratif
Persiapan ManajemenInception ReportInterim Report 1Survei di Kantor PusatInterim Report 2Kompilasi Hasil Analisa dan AuditDraft Cetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiDraft Cetak Biru Pengembangan SDMExecutive SummaryPersiapan AdministratifInception ReportInterim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di Kantor PusatInterim Report 2Kompilasi Hasil Analisa dan AuditDraft Draft Final ReportFinal ReportExecutive Summary
No. Posisi Nama Personil Deskripsi Tugas 1 Ahli Manajemen
Transportasi………………………………. Persiapan Administratif
Persiapan ManajemenInception ReportInterim Report 1Survei di Kantor PusatInterim Report 2Kompilasi Hasil Analisa dan AuditDraft Cetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem InformasiDraft Cetak Biru Pengembangan SDMExecutive SummaryPersiapan AdministratifInception Report
Interim Report 1Survei di Kantor PusatSurvei di Kantor PusatInterim Report 2Kompilasi Hasil Analisa dan AuditDraft Draft Final ReportFinal ReportExecutive Summary
11. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
Gambar 11.1.
Susunan Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
Bagan organisasi pelaksanaan pekerjaan di atas memperlihatkan beberapa aspek
pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan
IT dan Komunikasi, dimana:
1. Semua konsultan yang terlibat bertanggung jawab langsung dan berada di
bawah koordinasi dari Project Manager yang sekaligus bertanggung jawab
kepada pananggung jawab konsultan pelaksana yang dalam hal ini adalah
Direktur PT. Medcom Indosa engineering;
2. Project Manager dan konsultan dibantu oleh administrator;
3. Konsultan pelaksana berkoordinasi langsung kepada pemberi pekerjaan,
yaitu Kepala Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Departemen Perhubungan
yang direpresentasikan melalui tim pengarah dan tim pendamping.
12. Laporan Kegiatan Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi pada
dasarnya merupakan kegiatan perencanaan dimana hasil-hasil pekerjaan akan
dibuat dalam bentuk dokumen-dokumen pelaporan. Berdasarkan pendekatan dan
metodologi yang dibuat oleh konsultan seperti telah dibahas pada bagian-bagian
sebelumnya beserta dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK), maka laporan-laporan
yang dihasilkan adalah:
1. Buku I. Cetak Biru Kebijakan, Standar, dan Prosedur Sistem Informasi
Perhubungan;
2. Buku II. Cetak Biru Pengembangan Prasarana Sistem Informasi
Perhubungan;
3. Buku III. Cetek Biru Pengembangan Perangkat Lunak Sistem Informasi
Perhubungan;
4. Buku IV. Cetak Biru Pengembangan Pelayanan Sistem Informasi
Perhubungan;
5. Buku V. Cetak Biru Pengembangan Sumber Daya Manusia yang mendukung
Operasional Sistem Informasi Perhubungan.
Gambar 21.1.
Laporan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi Departemen Perhubungan
Kelima laporan-laporan hasil kerja tersebut akan disusun berdasarkan proses
kemajuan pekerjaan yang dipersyaratkan dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja
(KAK) yang terdiri dari:
1. Laporan Awal (Inception Report);
2. Laporan Antara (Interim Report);
3. Rancangan Laporan Akhir (Draft Final Report); dan
4. Laporan Akhir (Final Report) dilengkapi dengan Executive Summary dan
dokumen pendukung.
13. Fasilitas Pendukung
14. Penutup
Dokumen Penawaran Teknis ini merupakan dokumen proposal yang diajukan oleh
PT. Medcom Indosa Engineering kepada Kepala Pusat Data dan Informasi
(Pusdatin) Departemen Perhubungan. Dokumen ini memuat usulan-usulan teknis
sesuai dengan panduan pada dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) Kegiatan
Penyusunan Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen
Perhubungan.
Keseluruhan dari usulan teknis ini merupakan hasil dari pengalaman, kompetensi,
keahlian, penelitian best practice untuk diterapkan sebagai dasar memenuhi
kebutuhan Departemen Perhubungan dalam menyusun Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi. Atas dasar tersebut di atas, PT. Medcom Indosa
Engineering yakin dapat menyelesaikan pekerjaan Penyusunan Rencana Induk
Pemanfaatan IT dan Komunikasi di Departemen Perhubungan secara tepat waktu
dan tepat biaya sesuai dengan kebutuhan pihakDepartemen Perhubungan.
Referensi
Rencana Induk Pemanfaatan IT dan Komunikasi • Adrian Davies, A Strategic Approach to Corporate Governance, Gower
Publishing Ltd, England, 1999
• Alex Miller, Strategic Management, third edition, Irwin McGraw-Hill,
international edition, USA, 1998
• Arnoldo C.Hax, Nicolas S.Majluf, Strategic Management, An Integrative
Perspective, Prentice Hall International Edition, New York, 1984
• Arthur A.Thomson Jr, A.J.Strickland III, Strategic Management, Concepts and
Cases, seventh edition, Richard D.Irwin Inc, USA, 1993
• Bengt Karlof & Svante Ostblom, Benchmarking, A Signpost to Excellence in
Quality and Productivity, John Wiley & Sons Ltd, England, 1993
• Brian E.Becker, Mark A.Huselid, Dave Ulrich, The HR Scorecard, Linking
People, Strategy, and Performance, Harvard Business School Press, Boston,
2001
• Carleton University Website, Strategic Planning, Office of the Vice-President
(Finance and Administration), September 24, 2002
• Charles Hampden-Turner, Corporate Culture, from Vicious to Virtuous
Circles, Hutchinson Business Books Ltd, Great Britain, 1990
• Chet Warzynski, How Can the Balanced Scorecard Improve Performance at
Your Institution ?, presentation in NCCI Regional Conference Pennsylvania
State University, April 11, 2001
• Ciaran Walsh, Key Management Ratios, How to Analyse, Compare and
Control the Figures that Drive Company Value, Prentice-Hall/Pearson
Education, UK, 1996
• Cook, Melissa A. Building Enterprise Information Technology Architectures –
Reengineering Information Systems, Upper Saddle River: Prentice-Hall Inc.,
1996.
• Council for Higher Education Accreditation (CHEA), Recognition of
Accrediting Organizations Policy and Procedure, www.chea.org, 1998
• David A.Aaker, Managing Brand Equity, The Free Press - McMillan Inc, New
York, 1991
• Earl, M. Management Strategies for Information Technology, New Jersey:
Prentice Hall, 1989.
• J.David Hunger, Thomas L.Wheelen, Strategic Management, Addison Wesley
Publishing Company, fifth edition, USA, 1996
• Gary Dessler, Management, Leading People and Organizations in the 21st
Century, Prentice Hall, second edition, New Jersey, 2001
• Geoffrey Lockwood & John Davies, Universities : The Management
Challenge, The NFER-NELSON Publishing Company Ltd, UK
• George R.Terry, Principles of Management, Richard D.Irwin Inc, Illinois, sixth
edition, 1972
• Harvard University, Harvard Business Review on Corporate Governance,
Harvard Business School Publishing, Boston, 2000
• Harvard Business Review, On NonProfits, Harvard Business School Press,
USA, 1999
• Herman E.Daly, Globalization Versus Internationalization, Some Implications,
Global Policy Forum, website, 1999
• Iman Syahputra Tunggal, Amin Widjaja Tunggal, Membangun Good
Corporate Governance (GCG), Harvarindo, Jakarta, 2002
• James H.Ryan – Vice President for Outreach and Cooperative Extension,
Using the Balanced Scorecard in Higher Education, speech at Penn State
University, April 11, 2001
• John A.Pearce II, Richard B.Robinson Jr, Strategic Management,
Formulation, Implementation, and Control, Richard D. Irwin Inc Coy, sixth
edition, USA, 1997
• Kay Herr Gillespie (editor), A Guide to Faculty Development, Practical Advice,
Examples, and Resources, Anker Publishing Company Inc, Bolton, USA,
2002
• Louisiana State University of Reengineering Project Homepage, The Balance
Scorecard, last update June 16,1998
• BN Marbun, Candra Gautama (editors), Human Rights, Good Governance,
and Civil Society, National Commission on Human Rights Publications,
Jakarta, 2000
• McLeod, Raymond, Jr. Management Information System, Englewood Cliffs,
New Jersey: Prentice-Hall Inc., 1995.
• Megan Santosus & Jon Surmacz, The ABC of Knowledge Management,
Knowledge Management Research Center, CIO.com, 2002
• Michael F.Middugh, Understanding Faculty Productivity, Standards and
Benchmarks for Colleges and Universities, Jossey Bass Publishers, San
Francisco, 2001
• Paul R.Niven, Balanced Scorecard, Step-By-Step : Maximizing Performance
and Maintaining Result, John Wiley & Sons Inc, New York, 2002
• Paul Temporal, Branding in Asia, The Creation, Development and
Management of Asian Brands for the Global Market, John Wiley & Sons
(Asia) Pte Ltd, Singapore, 2000
• Peter F.Drucker, Managing the Non-Profit Organization, Principles and
Practices, Harper Collins Publishers, New York, 1992
• Robert S.Kaplan, David P.Norton, Translating Strategy into Action : The
Balanced Scorecard, Harvard Business School Press, Boston, 1996
• Remenyi, Dan, Arthur Money, and Alan Twite. Effective Measurement and
Management of IT Costs and Benefits, Linacre House, Jordan Hill, Oxford:
Butterworth-Heinemann Ltd, 1995.
• Richardus Eko Indrajit, Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem
Informasi dan Teknoogi Informasi, Jakarta: Elex-Media Komputindo, 1999.
• Rudi Suardi, Sistem Manajemen Mutu , ISO 9000:2000, Penerapannya Untuk
Mencapai TQM, Seri Manajemen Operasi No.10, Penerbit PPM, Jakarta,
2001
• Scott, George M. Principles of Management Information System, New York:
McGraw Hill, 1994.
• Scott-Morton, M. The Corporation of the 1990s, Information Technology and
Organizational Transformation, Oxford: Oxford University Press, 1991.
• Sprague, and Barbara C McNurlin. Information Systems Management in
Practice, Englewood cliffs, New Jersey: Prentice-Hall Inc., 1993.
• Steven W.Relyea, From Gutter Balls to Strikes : UCSD’s Balanced Scorecard
Program, Nacubo Business Officer, June, 1998
• Tennessee Today-Current News From UT, UT Trustees Endorse Strategic
Agenda, Scorecard, September 12, 2002
• The University of California Website, Organization of the University, last
updated Fall 2002
• Thomas Sheridan, Nigel Kendall, Corporate Governance, Pitman Publishing,
London, 1992 (terjemahan : Pengendalian Perusahaan oleh Anna W.Bangun,
Pt Elex Media Komputindo, Jakarta, 1999)
• University of Bristol Website maintained by Alan Stealy, Grounds Services :
Balanced Scorecard, September 24, 2002
• University of California Berkeley Website, Business and Administrative
Services : Our Balanced Scorecard, latest update September 2002.
• University of London Website, Financial Report and Consolidated Accounts
2000-2001, Corporate Governance Statement, London 5 December 2001
• Walter Reid & D.R.Myddelton, The Meaning of Company Accounts, fourth
edition, Gower Publishing Company, USA, 1988
• W. Warren Haynes, Joseph L.Massie, Management : Analysis, Concepts, and
Cases, second edition, Prentice-Hall Inc, USA
• Wilson, David A. Managing Information, Linacre House, Jordan Hill, Oxford:
Butterworth-Heinenmann, 1993.
E-Government • Belt, Juan A.B., E-Government: an Essential Element of a Strategy to
Promote a Knowledge-Based Society, World Bank, June 2001.
• Caldow, Janet, e-Gov Goes Wireless: From Palm to Shining Palm, IBM
Institue for Electronic Government, August 2001.
• Caldow, Janet, Seven E-Government Leadership Milestones, IBM Institue for
Electronic Government, 2001.
• Caldow, Janet, The Quest for Electronic Government: A Defining Vision, IBM
Institute for Electronic Government, July 1999.
• Darcy, David, E-Government Best Practices – An Implementation Manual,
Robert H. Smith School of Business, University of Maryland, May 2001.
• Dickshon, Brooke J., Update on E-Government, Information Policy and
Technology – Office of Management and Budget of US Government, 2000.
• Frater, Tony, e-Government in the US Federal Government, Information
Policy and Technology, OMB, September 2001.
• Forman, Mark A., Achieving the Vision of e-Government, July 2001.
• Galby, Douglas A., E-Government: Developing State Communications in a
Free Media Environment, Federal Communications Commission, February
2001.
• Governo do Estado de Sao Paulo, Improving Service Delivery to Citizens:
The Right to Information and Communication, Washington DC, June 2001.
• Haedtler, David, Transforming the Public Sector through E-Government, US
Symposium IT Expo 2001, Colorado Convention Center, May 2001.
• Ho, Alfred T., Reinventing Local Governments and the E-Government
Initiative, Iowa State University, Public Administration Review, 2002.
• Kelly, Carol, The Information Nexus and the Transformation to e-Government,
Public Sector Strategies – META Group, 1999.
• Khandelwal, Mukesh, Electronic Government Implementation – Multi-
Dimensional Challenge, Oyster Solution, 2001.
• Mak, Stephen, An Enabling IT Architecture and Infrastructure to Support E-
Government, Information Technology Services Department, April 2001.
• McConnell International, Seizing E-Government Opportunities: Assessment,
Prioritization, and Action, A World Free of Property, June 2001.
• Morin, Theresa, Ken Devansky, Gard Little, and Craig Petrun, The Future of
Information Leadership, Price Waterhouse Coopers Know-How Series, 2000.
• National Association of Counties, 2000 E-Government Survey, NACO, 2000.
• Office of Liaison with International Financial Institutions, An Overview of E-
Government Opportunities at the World Bank and the Inter-American
Development Bank, Canada Embassy, September 2001.
• Palmer, Jonathan, Alternative Funding Strategy for Electronic Commerce
Projects, Robert H. Smith School of Business, University of Maryland, May
2000.
• Pellici, Jack, Next Generation e-Government: Making the Tranformation,
Oracle Service Industries, September 2001.
• Presidenza del Consiglio dei Ministri, E-Government Action Plan,
Dipartimento Della Funzione Pubblica, June 2000.
• Rimmer, John, Electronic Government in Australia’s Information Economy,
National Office for the Information Economy, Canberra, Australia, September
2001.
• Ronen, Joiwind, Empowering Citizens and Communities, Technology
Leadership Consortium, 2000.
• SilverSource e-Government Steering Committee, Nevada’s Electronic
Government Statement of Direction – Appendix B, March 2001.
• Strover, Sharon, and Joe Straunbhaar, E-Government Services and
Computer and Internet Use in Texas, A Report from the Telecommunications
and Information Policy Institute, University of Texas at Austin, June 2000.
• Suda, Bob, Buyers/Sellers Views on B2G, GSA Federal Technology Services,
Septemebr 2001.
• Treasury Board of Canada Secretariat, e-Government Capacity Check –
Lessons Learned Report, Chief Informat-ion Officer Branch August 2000.
• UNDP, E-Government: Consideration for Arab States, April 2001.
• World Bank Group, Electronic Government Procurement: Mexico’s
Compranet Pilot Project, Washington, June 2001.
• Westcott, Clay G., E-Government in the Asia-Pacific Region, Asia
Development Bank, 2001.
• Westcott, Grant., Business Case for e-Government 2005, Government
Telecommunications and Informatics Services, Canada, 2000.
• West, Darrell M., State and Federal Government in the United States, Brown
University, 2001.
• World Markets Research Centre, Global E-Government Survey, Brown
University, USA, September 2001.
• Zhu, Raphael, Case Study: “Digital Park”, Beard Hi-Tech Ltd. Corp.,
November 2000.